BAB 3 ANALISIS SISTEM INFORMASI AKUNTANSI …thesis.binus.ac.id/doc/Bab3/2007-2-00003-AKSI_Bab...

BAB 3

ANALISIS SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN

P.D. SINAR MULIA

3.1. The Task

1. Gambaran Umum Perusahaan

Perusahaan ini berawal dari sebuah toko pada tahun 1955 yang dirintis oleh Almarhum

Bapak Buddy Tanoto. Toko ini menjual lampu minyak dan perlengkapannya, yang pada

saat itu digunakan sebagai alat penerangan yang lebih baik yang dapat dipergunakan

untuk memenuhi kebutuhan masayarakat yang belum terjangkau listrik. Penggunaan

lampu petromak dinilai lebih praktis dan efesien. Seiring berkembangnya usaha tersebut,

toko ini menjadi sebuah Perusahaan Dagang oleh Almarhum Bapak. Buddy Tanoto,

selaku pimpinannya. Sparepart lampu petromak keseluruhan di impor dari Singapura

dan Hongkong. Pada tahun 1977, karena permintaan yang semakin meningkat dibuat

sebuah pabrik untuk pembuatan sparepart lampu petromak dengan nama PT.Sintika

diperuntukkan khusus untuk menyuplai kebutuhan sparepart lampu petromak kepada

PD.Sinar Mulia. Pada era 90-an, banyak daerah-daerah yang telah terjangkau listrik.

Sehingga akhirnya, PT.Sintika tidak lagi menjadi penyuplai tetap sparepart lampu

petromak kepada PD.Sinar Mulia. Untuk perluasan produknya PD. Sinar Mulia,

menambah lampu dan kompor gas dan produk lainnya. PD. Sinar Mulia sampai saat ini

masih mendapatkan suplai sparepart lampu dari PT.Sintika, supplier lokal dan sebagian

dari impor.

44

Pada tahun 2000 hingga sekarang , pimpinan PD. Sinar Mulia dialihkan kepada Bapak

Santoso Suryadi anak dari Almarhum Bapak Buddy Tanoto. Pelanggannya tersebar di

Jakarta, Jawa Barat, Jawa Tengah, Jawa Timur, Sumatera, Kalimantan, Sulawesi, dan

sekitarnya.

2. Tujuan Perusahaan

Tujuan dari perusahaan ini disamping untuk mendapatkan laba, yaitu untuk

menyediakan produk yang berkualitas kepada para pelanggan serta mendukung

pemerintah dalam penyedia sarana penerangan.

3. Struktur Organisasi

Struktur Organisasi PD. Sinar Mulai ditunjukkan dengan gambar 3.1.

Gambar 3.1. Struktur organisasi P.D. Sinar Mulia

Sumber: Hasil wawancara dengan P.D. Sinar Mulia

Direktur

Bagian Pembelian

Bagian Penjualan

Bagian Keuangan

Bagian Gudang Bagian Pengiriman Service dan Perakitan

45

4. Tugas dan Tanggung jawab

Direktur:

tanggungjawab dalam mengadakan perencanaan, mengkoordinir dan mengawasi serta

memberikan penilaian hasil-hasil tugas dari tiap-tiap bagian serta menetapkan

kebijaksanaan-kebijaksanaan untuk mencapai tujuan perusahaan serta menyetujui

penjualan dan pembelian barang.

Bagian Pembelian:

1. memilih supplier untuk membeli suatu barang

2. mencari supplier dan melakukan kerjasama dengan berbagai pihak untuk

kelancaran pembelian suatu barang untuk mendapatkan biaya yang minimal.

Bagian Penjualan:

1. melayani pelanggan dengan baik, menawarkan barang kepada pelanggan, menjalin

hubungan yang baik dengan pelanggan

2. menerima pesanan pelanggan dengan tepat

3. mengecek barang yang akan dikemas apakah sesuai dengan pesanan.

4. membuat surat jalan

Bagian Keuangan:

1. Bertugas untuk menagih pembayaran kepada pelanggan, dan menerimapembayaran

atas penjualan kepada pelanggan

2. melakukan pembayaran kepada supplier

46

3. melakukan penyetoran kas ke Bank

4. membuat laporan harian kas masuk dan keluar

Bagian Gudang : 1. Bertugas menerima barang dari supplier dan menyediakan barang atas pesanan dari

pelanggan .

2. Bertugas membuat faktur penjualan atas catatan dari bagian penjualan

3. Bertugas mencatat kurangnya order di buku order

4. Melakukan stok opname periode satu tahun.

5. Bertugas melakukan pencatatan barang masuk dan barang keluar untuk

mengendalikan jumlah persediaan

6. Menginformasikan kepada bagian pembelian untuk barang-barang yang harus dibeli.

Bagian Pengiriman :

1. Bertugas dan bertanggungjawab mengirim barang.

Bagian Service atau Perakitan :

1. Bertugas untuk merakit suatu barang pesanan pelanggan

2. Bertugas melakukan service atau perbaikan atas permintaan pelanggan dari barang

yang pernah dibelinya.

47

5. Produk Perusahaan

1. Lampu Minyak Tanah

1. Alcohol type :NO. 821/250 C.P., NO. 826/350 C.P.,NO. 832/500 C.P.

2. Rapyd Type :NO. 828/350 C.P., NO. 830/500 C.P.

Sparepart:

1. Kap Luar

2. Kap dalam

3. Kap tebeng

4. Rangka

5. Stang pompa

6. Bengkokan

7. Mangkok api

8. Mepel

9. Sarangan

10. Tempat spiritus

11. Bakaran spiritus

12. Corong Minyak Tanah

13. Pipa bawah

14. Pipa atas

15. Meteran

16. Kaos lampu kaca

17. Tatakan tengah

18. Kunci lampu

19. Tangki

48

2. Kompor minyak tanah

SparePart :

1. Burner : NO. 100B, NO. 203, NO. 100, NO. 202, NO. 768

2. Oil-Valves : NO.904 4WAYS, NO.903 3WAYS, NO.902

i. 2 WAYS

3. Copper Tube : NO.905 1/8 “, NO. 906 3/16”

3. Kompor listrik

SparePart : pompa listrik

1. 401 Adjustment Nut, 402 Retaining Ring, 403 Plastic Tube,404 Hat-

Shape Washer, 405 Copper Wire Coil, 406 Large Raubber Ring, HW

407 Pump Stand

2. 301 Pump Tube, 302 Rubber Ring, 303 Adjustment road, 304 Spring,

305 Pump Piston, 306 Pump Core, 307 Spring, 308 Pump Core Cover,

309 Rubber Ring

3. 501 Filter, 502 Large Washer, 503 power Switch, 504 Fuse Holder, 505

Rubber Ring, 506 Diodes,507 Fuse, 508 Turning Wheel, 509 Jet Set

4. 800 Washer, 801 Rubber Ring, HW 802 Small Pump Stand, 803

Hexagonal Nut, 804 Plastic tube Connector, 805 Small Gauze, 806

Valve, 807 Screw, 808 Large Hexagonal Nut

49

4. Kompor gas

1. High Pressure Serries : TS-50, TS-60,TS-80 II, PF-2, PF-2T, PF-50

2. Low Pressure Series : E- 40, GSM-20,GSM-30, GSM-40, GSM-50,

GSM 201, GSM 301, GSM 401, GSM 501

Spare Part:

1. Burner Cup

2. Base

3. Body/ bowl

4. Stand

5. High Pressure Control

6. Burner PF-2

7. Burner CF-600

6. Prosedur sistem penjualan yang berjalan

1. Prosedur penerimaan pesanan

Bagian penjualan mendapat pesanan dari pelanggan melalui telepon, faximili, pos surat

ataupun dengan datang langsung ke perusahaan. Bila pesanan secara lisan, bagian

penjualan mencatat pesanan di secarik kertas. Perjanjian penjualan tunai ataupun kredit,

dilakukan pada saat awal pemesanan. Khusus, untuk pelanggan baru penjualan pertama

harus dilakukan secara tunai. Untuk pelanggan lama dapat dilakukan secara tunai

maupun kredit. Jika penjualan terjadi secara kredit dibuat kesepakatan waktu

pembayaran yang biasanya dalam waktu 2 minggu.

50

Pesanan yang sudah dicatat kemudian diberikan ke bagian gudang untuk melihat jumlah

persediaan di buku stok. Bagian gudang akan menginformasikan kembali kepada bagian

penjualan mengenai tersedia atau tidak pesanan tersebut. Kemudian bagian penjualan

akan menginformasikan kembali ke pelanggan melalui telepon ataupun faximili. Setelah

mendapat informasi dari pelanggan, bagian penjualan menginformasikan kembali ke

bagian gudang atas pesanan tersebut Bila jumlah tidak mencukupi, maka akan dikirim

sesuai dengan jumlah yang ada dan akan ada catatan tambahan di faktur penjualan,

bahwa barang akan segera dikirim setelah jumlahnya tersedia. Perhitungan pembayaran

dilakukan berdasarkan jumlah pesanan awal. Bagian gudang akan mencatat jenis dan

jumlah persediaan yang kurang di buku order.

Bagian gudang mengambil barang di gudang, kemudian membuat faktur penjualan tiga

rangkap yang akan diberikan ke bagian penjualan bersama barang pesanan. Faktur

penjualan di otorisasi oleh bagian penjualan. Faktur penjualan rangkap 3 disimpan

bagian penjualan untuk dijadikan arsip.

Untuk penjualan kredit :

Faktur penjualan rangkap 1 dan 2 akan dikirimkan ke pelanggan bersama

barang pesanannya.

Faktur penjualan rangkap 1 yang sudah ditandatangani oleh pelanggan

kemudian diserahkan kepada bagian keuangan sebagai bukti untuk

melakukan penagihan. Faktur penjualan rangkap 2 diberikan ke pelanggan.

Untuk penjualan tunai :

Faktur penjualan rangkap1 akan langsung diberikan ke pelanggan pada saat

pengiriman barang.

51

Barang pesanan kemudian dicocokkan oleh bagian penjualan dengan catatan order yang

dibuat oleh bagian penjualan pada saat adanya pesanan dari pelanggan dengan faktur

penjualan yang dibuat oleh bagian gudang. Untuk barang yang dirakit, bagian gudang

memberikan kepada bagian perakitan untuk dirakit terlebih dahulu.

2. Prosedur pengiriman

Setelah adanya penyesuaian barang yang dipesan dengan barang yang disiapkan bagian

gudang, bagian penjualan membuat surat jalan tiga rangkap yang di otorisasi oleh bagian

penjualan dan memberikannya kepada bagian pengiriman beserta barang pesanan untuk

dikemas. Surat jalan rangkap 3 disimpan oleh bagian penjualan.

Untuk penjualan kredit dengan pengiriman dalam kota :

1. Surat jalan rangkap 1 dan rangkap 2 akan dikirim bersama barang

ke pelanggan.

2. Faktur penjualan rangkap 1 dan rangkap 2 akan dikirim bersama barang ke

pelanggan

Surat jalan rangkap 2 akan diberikan kepada bagian keuangan setelah di

tanda tangani pelanggan. Faktur penjualan rangkap 1 yang sudah

ditandatangani oleh pelanggan diberikan untuk bagian keuangan. Faktur

penjualan rangkap2 dan surat jalan rangkap 1 untuk pelanggan.

Untuk penjualan kredit dengan pengiriman luar kota , pengiriman barang

melalui ekspedisi yang ditunjuk oleh pelanggan. Surat jalan rangkap2

sebagai dokumen ke pihak ekspedisi. Perusahaan akan mendapat tanda

terima dari pihak ekspedisi, dan diberikan kepada bagian keuangan sebagai

lampiran faktur penjualan.

52

Untuk penjualan tunai, dengan kondisi pengiriman dalam maupun luar kota dokumen

surat jalan yang diberikan ke pelanggan maupun pihak ekspedisi sama dengan penjualan

kredit, hanya saja pelanggan akan mendapat faktur penjualan rangkap1 dan faktur

penjualan rangkap 2 disimpan oleh bagian keuangan.

3. Prosedur penagihan ( untuk penjualan kredit)

Pengiriman surat tagihan dilakukan oleh bagian keuangan. Untuk pelanggan dalam kota

bagian keuangan membuat surat tagihan atas dasar faktur penjualan dan surat jalan

rangkap 2 yang sudah ditanda tangani pelanggan. Surat tagihan akan dikirim oleh bagian

keuangan menggunakan faximili maupun surat pos.

4. Prosedur Penerimaan Kas

Pelanggan yang melakukan pembelian secara tunai maupun kredit dapat melakukan

pembayaran melalui uang tunai, transfer rekening bank, giro maupun cek. Bila sudah

membayar, pelanggan akan menginformasikan ke perusahaan melalui telepon atau

mengirimkan bukti pembayaran melalui faximili. Bagian keuangan melakukan

pengecekan rekening bank dan melakukan pencatatan atas kas yang masuk dan kas

keluar setiap hari.

Untuk penjualan kredit, Setelah melunasi pembayaran, bagian keuangan akan

mengirimkan faktur penjualan rangkap 1 akan dikirimkan kembali untuk pelanggan.

Untuk penjualan tunai, Setelah adanya pembayaran, pesanan pelanggan dapat diproses

untuk dikirimkan.

53

3.1.1. Purpose

Sistem pencatatan transaksi harian penjualan pada P.D. Sinar Mulia masih bersifat

manual dan belum menerapkan sistem yang terkomputerisasi sehingga tidak

memudahkan fungsi-fungsi yang terkait dalam proses pencatatan transaksi harian.

Tujuan dari analisis sistem penjualan ini untuk mencari kelemahan-kelemahan pada

sistem penjualan yang sedang berjalan sehingga dalam pembuatan analisis dan

perancangan sistem informasi akuntansi penjualan diharapkan dapat menghasilkan

sistem penjualan yang mendukung pencatatan transaksi harian dan menghasilkan

laporan disertai dengan pengendalian internal.

3.1.2. System Definition

Sebuah Sistem Informasi Akuntansi Penjualan untuk mendukung proses penjualan yang

dilakukan oleh tiap-tiap bagian di dalam perusahaan yang terkait dengan proses

penjualan tersebut. Untuk saling mengkomunikasikan informasi yang dihasilkan dari

setiap transaksi harian kepada setiap fungsi yang terkait, serta sebagai sumber untuk

pengambilan keputusan oleh pimpinan. Sistem ini menggunakan arsitektur client dan

server. Setiap client dan server menggunakan PC berbasis windows dan client akan

terhubung dengan server menggunakan LAN. Untuk lebih jelasnya tabel 3.1.

menunjukkan karakteristik Sistem Informasi Akuntansi Penjualan.

54

Tabel 3.1. Sistem Definition dengan FACTOR CRITERIA

Functionallity Mendukung pencatatan transaksi harian proses penjualan

sehingga menghasilkan informasi yang tepat yang disertai

pengendalian internal.

Application Domain Bagian Penjualan, Gudang, Keuangan, dan Akuntansi

Condition Sistem Informasi Akuntansi Penjualan dikembangkan atas

usulan dari permasalahan yang ditemukan dalam aktivitas

penjualan di dalam perusahaan.

Technology sebuah PC dengan perangkatnya

Objects karyawan, pelanggan, penjualan, penagihan, pembayaran

Responsibility untuk pencatatan dan pengendalian internal.

55

3.1.3. Context

Gambar 3.2 menunjukkan hubungan tiap bagian yang terkait dalam transaksi penjualan.

Gambar 3.2. Rich Picture

3.1.3.1. Problem Domain

56

Setiap pesanan dari pelanggan akan dilakukan pengecekan terhadap data pelanggan oleh

bagian penjualan, jika pelanggan belum terdaftar maka akan dilakukan input terhadap

data pelanggan baru tersebut. Proses selanjutnya adalah pengecekan terhadap persediaan

barang. Kemudian, bagian penjualan akan melakukan pembuatan pesanan penjualan

dengan pembuatan sales order.

Penjualan secara kredit akan mengurangi limit kredit si pelanggan dan akan bertambah

bila sudah dilakukan pembayaran. Limit kredit dapat ditambahkan jumlahnya oleh

bagian keuangan dengan membuat surat permohonan kredit berdasarkan informasi

penjualan dan penerimaan kas. Penambahan limit kredit berdasarkan ketentuan

perhitungan yang ditetapkan perusahaan. Kemudian surat permohonan kredit ditanda

tangani oleh bagian akuntansi dan pimpinan.

Sarana pengiriman yang akan digunakan juga ditentukan pada saat pemesanan

berdasarkan lokas i pengiriman. Jika pelanggan berlokasi di Jakarta, maka pengiriman

akan dilakukan dengan menggunakan kurir perusahaan. Jika pelanggan berlokasi di luar

Jakarta, pengiriman menggunakan perusahaan pengangkutan berdasarkan permintaan

pelanggan atau rekomendasi perusahaan.

Penjualan dengan back order terjadi apabila barang yang dipesan pelanggan melebihi

barang yang tersedia di perusahaan.

Pencatatan order akan dicetak sebagai dokumen sales order ataupun langsung dilakukan

pencetakan picking list maupun packing slip yang disiapkan oleh bagian penjualan.

57

Pelanggan akan menerima dokumen sales order sebagai order acknowledgment .

Pencetakan sales order menjadikan order dari pelanggan tersebut masih dalam status

waiting yang artinya masih dapat dilakukan pengubahan maupun pembatalan apabila

sudah mendapatkan konfirmasi kembali dari pelanggan. Status order menjadi OK

apabila sudah dilakukan pencetakan picking list dan packing slip. Bagian akuntansi akan

mendapatkan dokumen sales order yang sudah OK. Untuk penjualan tunai, bagian

keuangan akan mendapatkan rangkap dari dokumen sales order dari bagian akuntansi

untuk pendataan sewaktu pelanggan membayar. Penjualan yang dilakukan secara tunai

akan diproses bila telah dilakukan pembayaran oleh pelanggan. Bagian keuangan akan

mencetak bukti pembayaran dan memberikan kepada bagian akuntansi untuk diotorisasi.

Untuk pembayaran atas sales order tunai, bagian akuntansi akan menginformasikan

pembayaran pelanggan tersebut kepada bagian penjualan. Setelah adanya pembayaran,

sales order untuk penjualan tunai akan diproses oleh bagian penjualan. Picking list

diberikan kepada bagian gudang sebagai surat pengambilan barang di gudang yang

nantinya akan di tandatangani oleh si pengambil barang. Picking list diserahkan oleh

bagian gudang kepada bagian pengiriman bersamaan dengan barang. Packing slip

diberikan kepada bagian pengiriman untuk disesuaikan dengan barang yang di ambil

oleh bagian gudang, dan akan ditandatangani oleh si pengemas sekaligus yang akan

mengirim barang.

Kemudian picking list bersama packing slip akan diberikan oleh si pengemas barang

kepada bagian gudang untuk dibuatkan surat jalan. Surat jalan berisi jumlah barang yang

58

dikirim pada saat itu, dan bila barang yang di kirim adalah back order maka akan terisi

jumlah barang yang sudah pernah dikirim. Surat jalan akan diotorisasi oleh si pengirim.

Rangkap surat jalan akan diberikan kepada bagian penjualan dan rangkap yang lain akan

disimpan oleh bagian gudang. Kemudian akan dibuatkan Invoice oleh bagian penjualan

berdasarkan surat jalan. Jumlah pembayaran yang tertera di invoice berdasarkan jumlah

order si pelanggan tanpa dikurangi dengan jumlah back ordernya. Sehingga pada saat

pengiriman back order, tidak dilakukan pembuatan invoice. Invoice diotorisasi oleh

bagian akuntansi dan disimpan rangkapnya oleh bagian akuntansi dan penjualan. Untuk

penjualan kredit rangkap invoice akan diberikan kepada bagian keuangan sebagai

sumber informasi apabila pelanggan membayar, dan akan diberikan kembali kepada

bagian akuntansi bila sudah ada pembayaran.

Pengiriman barang yang dilakukan dengan kurir perusahaan, barang akan dikirim

bersama dengan surat jalan dan invoice. Untuk penjualan tunai, invoice rangkap 1 akan

di berikan ke pelanggan. Invoice rangkap 2 akan disimpan oleh bagian akuntansi. Untuk

penjualan kredit, invoice rangkap 2 akan diberikan ke pelanggan. Invoice rangkap 1 akan

disimpan bagian akuntansi. Untuk penjualan baik tunai maupun kredit surat jalan

rangkap 1 diberikan ke pelanggan dan surat jalan rangkap 2 yang telah ditandatangani

pelanggan akan diberikan ke bagian gudang untuk dilakukan update tanggal sampainya

barang yang kemudian akan diberikan kepada bagian akuntansi. Untuk pengiriman

dengan perusahaan angkutan, invoice yang dikirim adalah invoice dan surat jalan

rangkap 1 saja untuk penjualan tunai. Sedangkan untuk penjualan kredit adalah invoice

rangkap 2 dan surat jalan rangkap1. Perusahaan angkutan akan memberikan tanda

59

terima, yang akan diberikan ke bagian gudang untuk dilakukan update tanggal

sampainya barang yang kemudian akan diserahkan kepada bagian akuntansi.

Bagian Akuntansi dapat melakukan pengecekan daftar piutang yang akan jatuh tempo

dan segera melakukan pencetakan dan pengiriman surat tagihan ke pelanggan. Rangkap

surat tagihan juga diberikan kepada bagian keuangan .

Untuk pembayaran dapat dilakukan secara uang tunai, transfer rekening Bank

Perusahaan, cek maupun giro. Pelanggan menginformasikan ke bagian keuangan atas

pembayaran yang telah dilakukannya dan mengirimkan bukti pembayarannya.

Pembayaran dicatat di bukti kas masuk berdasarkan nomor sales order. Untuk

pembayaran secara tunai, transfer, cek maupun giro yang telah jatuh tempo dimasukkan

dalam tipe deposit, sedangkan untuk cek dan giro yang belum jatuh tempo dimasukkan

dalam kondisi undeposit. Bagian keuangan dapat melihat daftar undeposit untuk dicatat

sebagai kondisi deposit pada saat jatuh tempo. Bukti pembayaran akan dicetak oleh

bagian keuangan dengan otorisasi bagian akuntansi. Kemudian invoice rangkap, yang

pada saat awal diberikan oleh bagian akuntansi akan dilampirkan bersama bukti

pembayaran kepada bagian akuntansi. Untuk penjualan kredit, bagian akuntansi akan

mengirimkan bukti pembayaran beserta invoice rangkap1 kepada pelanggan. Untuk

penjualan tunai, bukti pembayaran akan dikirimkan bersama barang beserta invoice

rangkap1.

3.1.3.2. Application Domain

60

Sistem yang membantu tugas-tugas yang ditangani oleh karyawan penjualan, karyawan

gudang, karyawan akuntansi, dan karyawan keuangan yang terkait dengan transaksi

penjualan untuk menyelesaikan transaksi-transaksi harian serta dapat menghubungkan

tiap bagian terkait tersebut.

1. Bagian Penjualan

Menerima pesanan dari pelanggan dengan membuat Sales Order, mendata pelanggan

baru, membuat Back Order untuk sisa jumlah dari pesanan pelanggan, membuat invoice.

2. Bagian Gudang

Membuat surat jalan, dan update surat jalan.

3. Bagian Akuntansi

Mengecek daftar piutang jatuh tempo, membuat surat tagihan, melakukan otorisasi atas

beberapa dokumen transaksi.

4. Bagian Keuangan

Membuat bukti kas masuk, menyetorkan kas ke bank, mengubah limit kredit pelanggan

dengan ketentuan perhitungan berdasarkan laporan terkait masing-masing pelanggan.

3.1.4. Identifikasi Masalah

61

1. Tidak adanya konfirmasi dokumen pemberitahuan kepada customer, setelah order

disetujui.

Bagian penjualan menerima order dari pelanggan melalui lisan maupun dokumen

tertulis. Untuk order yang diterima secara lisan, bagian penjualan mencatatnya terlebih

dahulu dicatatan order tanpa membuat suatu dokumen tertulis yang diberikan kepada

pelanggan untuk memastikan kembali order tersebut beserta keterangan yang berkaitan

seperti alamat pengirimannya. Salah satu dokumen yang dibutuhkan dalam siklus

pendapatan perusahaan dagang adalah order acknowledgment yaitu rangkap dari sales

order sebagai konfirmasi kepada pelanggan atas suatu order(Wilkinson et al,2000).

Sebab tidak dibuat dan dikirimkannya kembali dokumen tertulis tersebut kepada

pelanggan, dikarenakan sistem kepercayaan perusahaan tersebut kepada pelanggannya.

Hal ini dapat mengakibatkan suatu risiko kesalahan dalam pencatatan order maupun hal

yang berkaitan dengan pengirimannya. Selain itu, risiko pelanggan tidak mengakui

barang pesanannya pun dapat terjadi. Bagian keuangan akan kesulitan dengan informasi

pembayaran pelanggan atas penjualan secara tunai, karena untuk penjualan tunai

pelanggan tidak mendapatkan suatu dokumen apapun sehingga pada saat membayar

pelanggan hanya memberikan informasi total harga saja.

2. Tidak adanya persyaratan limit kredit bagi pelanggan

Kondisi yang terjadi diperusahaan, untuk keputusan apakah pelanggan berhak atau tidak

mendapatkan kredit adalah berdasarkan keputusan dari bagian penjualan yang hanya

mengandalkan intuisinya. Prosedur siklus pendapatan dimulai dengan penerimaan order

dari pelanggan yang salah satu langkahnya adalah persetujuan kredit. Suatu order di

setujui apabila sudah melalui pengecekan limit kredit. Batas kredit diverifikasi atas akun

62

dari pelanggan sebelumnya di tambah dengan jumlah order yang dipesan saat ini, bila

tidak melebihi limit kredit maka di setujui, bila melebihi limit kredit maka tidak

disetujui (Romney dan Steinbart (2006) dan Wilkinson et al (2000)). Sebab tidak adanya

persyaratan limit kredit di perusahaan tersebut karena adanya sistem kepercayaan dan

kekeluargaan dari perusahaan kepada pelanggan. Seringkali, pelanggan yang memiliki

hubungan yang baik dengan bagian penjualan dapat dengan mudah memperoleh kredit.

Sehingga, pelanggan yang mendapatkan kredit tersebut sulit dalam pelunasan

hutangnya, karena tidak sesuai dengan kemampuannya. Hal ini dapat mengakibatkan

suatu risiko kemungkinan tidak tertagihnya piutang atau kredit macet yang dapat

mengakibatkan kerugian besar bagi perusahaan akibat meningkatnya kredit macet.

3. Perangkapan tugas di bagian gudang dan bagian penjualan.

Bagian Gudang membuat faktur penjualan setelah mendapatkan informasi dari bagian

penjualan mengenai adanya pesanan dari pelanggan. Bagian gudang mengecek

persediaan barang, jika barang tersedia akan dibuatkan faktur penjualan. Bila tidak

tersedia, akan dicatat di buku order untuk melakukan back order setelah barang tersedia.

Kemudian faktur penjualan beserta barang akan diberikan kepada bagian penjualan

untuk disesuaikan dengan catatan pesanan yang dibuat bagian penjualan pada saat ada

pemesanan. Faktur penjualan akan diotorisasi oleh bagian penjualan. Bagian penjualan

membuat surat jalan, yang akan diotorisasi sendiri oleh bagian penjualan. Bagian

pengiriman hanya bertugas mengirim barang tanpa mengetahui jumlah barang yang

dikemasnya. Hal ini menjadikan kondisi setiap fungsi melaksanakan tugas tidak sesuai

dengan tanggung jawabnya. Pelaksanaan tanggung jawab fungsi penjualan, gudang, dan

63

pengiriman tidak berjalan sebagaimana fungsi dari sebuah prosedur penjualan dilakukan

( Mulyadi, 2001). Kondisi ini dapat terjadi karena perusahaan menganggap pelaksanaan

tugas yang dilaksanakan setiap fungsi dapat memudahkan tiap fungsi gudang, penjualan,

dan pengiriman untuk melaksanakan tugasnya dalam hal pencatatan transaksi dan

pengecekan barang yang dikirim. Selain itu, perusahaan juga memberikan kepercayaan

penuh pada karyawannya.

Akibatnya proses pelayanan yang diberikan perusahaan kepada pelanggan mengenai

persediaan barang tidak cepat karena informasi persediaan ada di gudang. Sedangkan

pelanggan, bila ingin memesan ditangani fungsi penjualan. Bagian gudang juga

mengetahui harga penjualan. Fungsi pengiriman yang harusnya bertanggung jawab atas

barang yang dikirim tetapi tidak mengetahui sesuai atau tidaknya barang yang dikirim

dengan barang yang dikeluarkan oleh bagian gudang.

4.Fungsi Keuangan merangkap dengan fungsi Pencatatan Kas.

Hasil pembayaran yang diterima dari pelanggan ditangani oleh fungsi keuangan yang

juga bertugas sebagai pencatat buku harian kas masuk dan keluar. Kondisi ini terjadi

karena perusahaan tidak mempunyai karyawan khusus yang bertugas sebagai pencatat

buku harian kas masuk dan keluar. Perusahaan menganggap pencatatan transaksi akan

lebih mudah dilakukan. Unsur pengendalian intern yang baik, fungsi akuntansi harus

dipisahkan dari kedua fungsi pokok yang lain : fungsi operasi dan fungsi penyimpanan

( Mulyadi,2001). Akibatnya bila kondisi ini dipertahankan kemungkinan adanya

penyelewengan dan kecurangan terhadap kas perusahaan dengan mengubah catatan akun

64

seperti lapping. Karyawan dapat menunda pencatatan terhadap kas yang diterima dan

menggunakannya terlebih dahulu untuk kepentingan pribadi.

5. Tidak adanya daftar pencatatan faktur jatuh tempo , tidak tercantumnya tanggal jatuh

tempo difaktur dan tidak adanya perangkapan surat tagihan.

Karyawan keuangan yang bertanggungjawab untuk membuat dan mengirimkan surat

tagihan kepada pelanggan. Bagian Keuangan membuat surat tagih dengan berdasarkan

dokumen rangkap dari faktur penjualan dan surat jalan. Tidak adanya pencatatan jatuh

tempo terhadap faktur tersebut dan difaktur pelanggan pun tidak tercantum tanggal jatuh

tempo sehingga surat tagihan dibuat dan dikirimkan ke pelanggan sering melampaui

batas dari tanggal jatuh tempo. Kondisi ini menyulitkan karyawan untuk membuat surat

tagihan, sehingga pembuatannya pun tanpa ketentuan khusus melainkan berdasarkan

kebebasan dari karyawan untuk mengecek faktur-faktur yang akan jatuh tempo. Surat

tagihan juga tidak dibuatkan rangkap untuk arsip perusahaan maupun persetujuan fungsi

lain. Sebab kondisi ini terjadi karena perusahaan tidak mempunyai karyawan khusus

yang ditugaskan sebagai pembuat dan pengirim surat tagihan kepada pelanggan. Salah

satu sasaran dari Sistem Informasi Akuntansi adalah untuk melakukan penagihan atas

produk atas jasa secara tepat pada waktunya dan dengan proses yang benar yaitu adanya

struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas dan sistem

wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup

terhadap kekayaan, utang, pendapatan, dan biaya. Wilkinson et al ( 2000 ) dan

( Mulyadi,2001)

65

Akibat bila kondisi ini dipertahankan adalah fungsi keuangan dapat beresiko melakukan

kecurangan dengan piutang yang telah ditagihnya. Karena tidak adanya fungsi lain yang

mengetahui adanya pengiriman surat tagihan dan penerimaan piutang dari pelanggan

tersebut. Disamping itu, karena telatnya penagihan kepada pelanggan beresiko piutang

menjadi lama tertagih sehingga dapat mengurangi arus kas masuk bagi perusahaan.

6. Tidak adanya dokumen yang distandarkan dan laporan-laporan yang terkait dengan

penjualan.

a. Bagian Gudang mengambil barang tidak berdasarkan dokumen pengambilan barang

yang terotorisasi.

b. Bagian Pengiriman tidak mendapatkan dokumen untuk menyesuaikan barang yang

diterima dari gudang dan yang akan dikemas untuk disesuaikan dengan order

pelanggan.

Kurangnya laporan-laporan yang dihasilkan mengakibatkan tiap fungsi yang terkait

dengan penjualan serta pimpinan tidak dapat mengetahui kondisi perusahaan dan sulit

untuk mengambil keputusan.

66

3.1.5. Usulan dari permasalahan

1. Pihak perusahaan memberikan order acknowledgement kepada pelanggan

berdasarkan sales order yang dibuat pihak perusahaan untuk konfirmasi order yang

dipesan pelanggan untuk memastikan order sehingga adanya kesepakatan penjualan

antara pihak perusahaan dengan pelanggan.

2. Adanya persyaratan limit kredit untuk pelanggan yang akan melakukan pemesanan.

Dengan adanya persyaratan limit kredit ini maka pelanggan tidak dapat memperoleh

kredit apabila sudah melebihi limit kreditnya. Pelanggan diharuskan untuk membayar

terlebih dahulu. Sehingga meminimumkan resiko tidak tertagihnya piutang dan

mengantisipasi timbulnya kerugian dari dampak ketidak tertagihan piutang.

Penambahan mengenai limit kredit seorang pelanggan juga dapat dilakukan oleh bagian

keuangan atas dasar pertimbangan yang didapat dari bagian penjualan mengenai

transaksi penjualan dan bagian akuntansi mengenai pembayaran piutang dari pelanggan

tersebut.

3. Sebaiknya perusahaan menyesuaikan setiap fungsi dengan tanggung jawab yang

harus dilaksanakannya. Fungsi penjualan yang bertanggung jawab untuk membuat sales

order, mencetak picking list, packing slip, dan invoice berdasarkan surat jalan yang

dibuat oleh bagian Gudang.

Invoice yang dibuat akan diotorisasi oleh fungsi akuntansi. Surat jalan yang dibuat akan

diotorisasi oleh fungsi Penjualan. Surat jalan dibuat berdasarkan adanya kesesuaian

67

barang yang telah disesuaikan oleh fungsi pengiriman antara barang yang diambil oleh

bagian gudang dengan packing slip dari bagian Penjualan.

4. Sebaiknya tanggungjawab Penerimaan Kas ditangani oleh fungsi Keuangan kemudian

Perusahaan membentuk fungsi akuntansi yang bertanggungjawab sebagai pencatat kas

harian.

5. Sebaiknya ada pencatatan mengenai daftar piutang pelanggan yang akan jatuh tempo

dan adanya tanggal jatuh tempo disetiap faktur penjualan sehingga pembuatan surat

tagihan dapat dilakukan sebelum piutang tersebut jatuh tempo sehingga pelangganpun

dapat melakukan pembayaran sebelum jatuh tempo. Tanggungjawab penagihan piutang

ke pelanggan ditangani oleh fungsi lain yaitu Fungsi Piutang karena tanggungjawab

mengenai pencatatan daftar piutang pelanggan ada di fungsi ini. Di dalam struktur

organisasi fungsi piutang ada dibawah bagian Akuntansi.

6. Sebaiknya dalam setiap transaksi penjualan yang terjadi terdapat dokumen-dokumen

yang distandarkan seperti acknowledgement copy untuk dikirimkan ke pelanggan

sebagai pemberitahuan kembali atas order yang telah dipesannya, picking list adalah

dokumen yang diberikan ke gudang untuk menyiapkan barang untuk diserahkan ke

bagian pengiriman, packing slip dokumen untuk menyesuaikan dengan barang yang

diterima dari bagian gudang. Disamping itu sebaiknya juga tersedia laporan-laporan

yang terkait dengan penjualan seperti laporan penjualan, laporan penerimaan kas, dan

68

laporan analisis umur piutang yang memudahkan tiap fungsi terkait dan pimpinan untuk

mengambil keputusan.

3.2. Problem Domain

3.2.1. Clusters

Gambar 3.3. menunjukkan kegiatan penjualan di perusahaan meliputi karyawan,

pelanggan, penjualan, penagihan, dan pembayaran.

Gambar 3.3. Cluster

3.2.2. Structure

1. Karyawan

Karyawan adalah orang yang melakukan tugas-tugas yang terkait dengan transaksi

penjualan. Gambar 3.4. menunjukkan Karyawan yang terspesialisasi menjadi bagian

Penjualan, bagian Gudang, bagian Pengiriman , bagian Keuangan dan bagian Akuntansi.

Gambar 3.4. Struktur untuk Karyawan

69

2. Pelanggan

Gambar 3.5. menunjukkan struktur untuk pelanggan. Pelanggan adalah orang yang

melakukan transaksi pembelian secara tunai maupun kredit.

Gambar 3.5.Struktur untuk pelanggan

3. Penjualan

Terdiri dari Sales Order, Barang, Back Order, Surat Jalan, Invoice. Gambar 3.6.

menunjukkan struktur untuk penjualan. Sales order memiliki agregasi dengan back

order, sales order memiliki asosiasi dengan barang, dan sales order memiliki asosiasi

dengan surat jalan. Surat jalan berasosiasi dengan invoice. Satu atau banyak sales order

dapat mempunyai satu atau lebih barang, satu sales order dapat mempunyai nol atau

satu back order. Satu sales order mempunyai satu surat jalan. Satu surat jalan

mempunyai satu invoice.

Gambar 3.6. struktur untuk penjualan

70

4. Penagihan

Surat tagihan dibuat untuk transaksi penjualan kredit yang invoicenya akan jatuh tempo.

Gambar 3.7.menunjukkan struktur untuk penagihan.

Gambar 3.7. struktur untuk penagihan

5. Pembayaran

Terdiri dari Bukti kas masuk. Gambar 3.8. menunjukan struktur untuk pembayaran.

Gambar 3.8 Struktur untuk pembayaran

71

3.2.3. Classes

Gambar 3.9. menunjukkan class diagram

Gambar 3.9. class diagram

72

3.2.3.1. Behavioral Pattern

1. Karyawan

Karyawan bagian penjualan mulai aktif saat di create. Pada saat aktif, karyawan

penjualan dapat melakukan pengubahan, pencarian, membuat sales order, dan invoice.

Gambar 3.10. menunjukkan behavioral pattern karyawan utnuk bagian penjualan.

Gambar 3.10. behavioral pattern untuk bagian penjualan.

Karyawan bagian gudang mulai aktif saat di create. Pada saat aktif, karyawan gudang

dapat melakukan pengubahan, pencarian, membuat surat jalan.

Gambar 3.11. behavioral pattern untuk bagian gudang

73

Karyawan bagian pengiriman mulai aktif saat di create. Pada saat aktif, karyawan

pengiriman dapat membuat surat jalan.

Gambar 3.12. behavioral pattern untuk bagian pengiriman

Karyawan bagian akuntansi mulai aktif saat di create. Pada saat aktif, karyawan bagian

akuntansi dapat melakukan pengubahan, pencarian, membuat daftar piutang jatuh

tempo, membuat surat tagih.

Gambar 3.13. behavioral pattern untuk bagian akuntansi

74

Karyawan bagian keuangan mulai aktif saat di create. Pada saat aktif, karyawan

keuangan dapat melakukan pengubahan, pencarian, membuat bukti kas masuk.

Gambar 3.14. behavioral pattern untuk bagian keuangan

2. Pelanggan

Pelanggan mulai aktif saat di create. Pada saat aktif pelanggan dapat melakukan

pengubahan, pencarian, dan pemesanan. Gambar 3.15. menunjukkan behavioral pattern

pelanggan.

Gambar 3.15. behavioral pattern untuk pelanggan

75

3. Barang

Barang diasumsikan tersedia saat sudah di create. Pada saat tersedia, barang dapat

melakukan pengubahan dan pencarian. Pada saat dalam kondisi dipesan, barang akan

terupdate. Gambar 3.16. menunjukkan behavioral pattern untuk barang.

Gambar 3.16. Behavioral pattern untuk barang

4. Sales Order

Sales Order mulai aktif saat di create. Saat aktif, sales order dapat melakukan pencarian

dan pengubahan. Pada saat kondisi sales order dicetak, maka sales order berstatus

waiting. Setelah adanya konfirmasi kembali dari pelanggan, sales order dapat aktif

kembali untuk dilakukan pencarian dan pengubahan. Sales Order berakhir saat sudah

tercetak picking list ataupun dibatalkan. Gambar 3.17. menunjukkan behavioral pattern

untuk sales order.

76

Gambar 3.17. behavioral pattern untuk sales order.

5. Back Order

Back Order mulai aktif pada saat di create. Back Order berakhir pada saat dilakukan

pencetakan. Gambar 3.18. menunjukkan behavioral pattern untuk back order.

Gambar 3.18. behavioral pattern untuk back order

77

6. Surat Jalan

Surat jalan mulai aktif pada saat di create. Saat aktif, surat jalan dapat melakukan

penambahan. Setelah surat jalan dalam kondisi sudah tercetak dan dikirim, surat jalan

dapat melakukan pengubahan terhadap tanggal diterimanya surat jalan tersebut. Surat

jalan berakhir saat kondisi tersimpan. Gambar 3.19. menunjukkan behavioral pattern

untuk surat jalan.

Gambar 3.19. behavioral pattern untuk surat jalan

7. Invoice

Invoice aktif saat di create. Invoice berakhir saat dilakukan pencetakan. Gambar 3.20.

menunjukkan behavioral pattern untuk invoice.

Gambar 3.20. behavioral pattern untuk invoice

78

8. Bukti Kas Masuk

Bukti Kas Masuk aktif, saat di create. Bukti Kas Masuk berakhir pada saat dilakukan

pencetakan.Gambar 3.21. menunjukkan behavioral pattern untuk bukti kas masuk.

Gambar 3.21. behavioral pattern untuk bukti kas masuk

9.Surat tagihan

Surat tagihan aktif saat dicreate. Surat tagihan berakhir pada saat dilakukan pencetakan.

Gambar 3.22. behavioral pattern untuk surat tagihan.

Gambar 3.22. behavioral pattern untuk surat tagihan

79

3.2.4. Event Table

Tabel 3.2 menunjukkan event-event dari class-class behavioral pattern

Tabel 3.2. event table

class

event

Pelanggan Karyawan Barang Sales

Order

Back

Order

Surat

Jalan

Invoice Bukti

Kas

Masuk

Surat

Tagihan

create + + + + + + + + +

update * * * * +

batal +

cetak + + + + + +

cari * * * * *

3.3. Application Domain

3.3.1. Usage

3.3.1.1. Overview

Terdapat empat actor dalam Sistem Informasi Akuntansi Penjualan P.D. Sinar Mulia

yang akan menggunakan sistem yaitu karyawan Penjualan, karyawan Gudang, karyawan

Akuntansi dan Karyawan Keuangan.

Tabel 3.3.. menunjukkan actor table untuk Sistem Informasi Akuntansi Penjualan P.D.

Sinar Mulia.

Tabel 3.3.. actor table untuk Sistem Informasi Akuntansi Penjualan

80

P.D. Sinar Mulia.

Actors Use Cases

Bagian

Penjualan

Bagian

Gudang

Bagian

Akuntansi

Bagian

Keuangan

Update pelanggan X X

Input pelanggan X

Mencari barang X

Membuat sales order X

Update sales order X

Membuat back order X

Mencetak Laporan

Penjualan

X X

Membuat invoice X

Membuat surat jalan X

Update surat jalan X X

Membuat bukti kas

masuk

X

Mencari undeposit X

Mencetak Laporan

Penerimaan Kas

X X

Membuat daftar piutang

jatuh tempo

X

Mencetak surat tagih X

Mencetak Laporan

Analisis Umur Piutang

X

3.3.1.2 Actor

81

Tabel 3.4. menunjukkan spesifikasi actor untuk karyawan penjualan

Tabel 3.4. Actor Specification untuk karyawan penjualan

Karyawan Penjualan

Goal : Karyawan yang bertanggung jawab dalam menangani

transaksi pemesanan barang termasuk pendataan

terhadap pelanggan.

Characteristics : memiliki kemampuan dalam menggunakan sistem dan

mengetahui proses bisnis yang terjadi. Pada saat

karyawan menggunakan sistem, maka sistem akan

mencatat nama karyawan tersebut.

Examples : Karyawan Penjualan menangani pendataan pelanggan

dan transaksi pemesanan barang, maka ia juga

mengetahui tugas yang harus dilaksanakannya. Pada

saat melaksanakan tugasnya tersebut maka sistem

akan mencatat nama karyawan tersebut.

82

Tabel 3.5. Actor Specification untuk karyawan gudang

Karyawan Gudang

Goal : Karyawan yang bertanggung jawab dalam menangani

pembuatan dan update surat jalan.

Characteristics : memiliki kemampuan dalam menggunakan sistem

dan mengetahui proses bisnis yang terjadi dalam

pembuatan surat jalan tersebut. Pada saat karyawan

menggunakan sistem, maka sistem akan mencatat

nama karyawan tersebut.

Examples : Karyawan Gudang membuat surat jalan, ia juga

mengetahui proses dan kondisi yang terjadi sehingga

dapat melaksanakan tugasnya. Pada saat

melaksanakan tugasnya tersebut maka sistem akan


Tabel 3.6. Actor Specification untuk karyawan akuntansi

83

Karyawan Akuntansi

Goal : Karyawan yang bertanggung jawab untuk piutang,

pencetakan surat tagih, pencetakan laporan

penjualan, laporan penerimaan kas, dan analisis

umur piutang.


dan mengetahui proses bisnis dan kondisi yang

terjadi. Pada saat karyawan menggunakan sistem,

maka sistem akan mencatat nama karyawan

tersebut.

Examples : Karyawan Piutang membuat surat tagih, ia juga

mengetahui proses dan kondisi yang terjadi

sehingga dapat melaksanakan tugasnya. Pada saat

melaksanakan tugasnya tersebut maka sistem akan


Tabel 3.7. Actor Specification untuk karyawan keuangan

84

Karyawan Keuangan

Goal : Karyawan yang bertanggung jawab menerima

pembayaran dari pelanggan dan melakukan

penyetoran uang tunai ke Bank


dan mengetahui proses bisnis dan kondisi yang

terjadi untuk membuat bukti pembayaran. Pada

saat karyawan menggunakan sistem, maka sistem

akan mencatat nama karyawan tersebut.

Examples : Karyawan Keuangan menangani penerimaan

pembayaran dari pelanggan maka ia mengetahui

proses dan kondisi dalam melaksanakan tugasnya.

Pada saat melaksanakan tugasnya tersebut maka

sistem akan mencatat nama karyawan tersebut.

3.3.1.3. UseCases

85

Gambar 3.23 menunjukkan use case yang mengidentifikasikan empat actor.

Sistem Informasi Akuntansi PenjualanP.D. Sinar Mulia

bagian penjualan

input pelanggan

membuat sales order

mencari barang

membuat surat jalan

membuat daftarpiutang jatuh tempo

update surat jalan

bagian Gudang

membuat back order

membuat invo ice

update pelanggan

update sa les order

mencetak laporanpenjualan

mencetak surattagih

mencetak laporananalisis umur piutang

bagian Keuangan

membuat bukti kasmasuk

mencari undeposit

mencetak laporanpenerimaan kas

Bagian Akuntansi

Gambar 3.23. Use Case Diagram Sistem Informasi Akuntansi Penjualan

Use Cases Specification

86

Tabel 3.8. menjelaskan spesifikasi use-case untuk update pelanggan.

Tabel 3.8. Use Case Specification untuk update pelanggan

Update Pelanggan

Use Case : update pelanggan diawali dengan pencarian data pelanggan.

Karyawan bagian penjualan dan keuangan dapat

melakukan pencarian data pelanggan di master pelanggan.

Pencarian dapat menggunakan nama pelanggan ataupun

kode pelanggan tersebut. Untuk pelanggan yang sudah

terdaftar, dapat dilakukan pengecekan terhadap data

pelanggan termasuk limit kreditnya. Karyawan penjualan

juga dapat melakukan pengubahan data pelanggan tersebut

kecuali data limit kreditnya, yang dapat melakukan

pengubahan limit kredit yaitu karyawan keuangan.

Objects : Bagian penjualan, bagian keuangan, pelanggan.

Functions: create, mengambil detail pelanggan, update.

Tabel 3.9. Use Case Specification untuk input Pelanggan

input Pelanggan

Use Case : input atau mencatat pelanggan dilakukan bila pada saat

pengecekan data pelanggan ternyata pelanggan belum

terdaftar.

Object : bagian Penjualan, pelanggan

Functions : create, save

87

Tabel 3.10. Use Case Specification untuk Mencari barang

Mencari barang

UseCase : Mencari barang dilakukan pengecekan data barang di master

barang. Bagian penjualan melakukan pengecekan barang

dengan melihat master barang untuk memastikan bahwa

barang yang di pesan pelanggan tersedia atau tidak.

Pengecekan di master barang dapat menggunakan kode

barang ataupun nama barang.

Objects : Bagian penjualan, barang.

Function : create, mengambil detail barang.

Tabel 3.11. Use Case Specification untuk membuat sales order

88

Membuat Sales Order

Use Case : Membuat sales order di windows sales order dengan

mengambil data dari pelanggan dan barang. Dengan

memasukkan kode pelanggan dan nama barang , maka akan

tampil data pelanggan dan data barang yang terkait dengan

sales order. Sales Order yang sudah ter-save dapat

dilakukan pencetakan sales order maupun picking list dan

packing slip. Pencetakan sales order akan menjadikan status

sales order menjadi waiting. Pencetakan picking list dan

packing slip akan menjadikan status sales order menjadi

OK. Sales Order dalam kondisi waiting, masih dapat

dilakukan pengubahan dan pembatalan. Sales Order dalam

kondisi OK tidak dapat dilakukan pengubahan dan

pembatalan.

Object : Bagian Penjualan, sales order, barang, pelanggan.

Function :create, mengambil detail pelanggan, mengambil detail

barang, hitung total, hitung back order,update back order,

update barang, update limit kredit, update status sales order,

save, mencetak sales order.

89

Tabel 3.12. Use Case Specification untuk update sales order

Update Sales Order

Use Case : Update Sales Order dilakukan untuk melihat dan melakukan

perubahan terhadap status sales order. Status waiting terjadi

apabila belum dilakukan pencetakan picking list dan

packing slip. Status OK terjadi apabila telah dilakukan

pencetakan picking list dan packing slip.

Selain itu juga untuk melihat status back order apakah

waiting atau OK. Back order dalam kondisi waiting bila

belum dilakukan pembuatan back order dan akan menjadi

OK bila sudah dilakukan pembuatan back order.

Object : bagian penjualan, sales order, back order,barang, pelanggan.

Function: create, mengambil detail sales order, mengambil detail back

order, mengambil detail pelanggan, update barang, update

limit kredit, update back order, update status sales

order,cetak .

90

Tabel 3.13. Use Case Specification untuk Membuat Back Order

Membuat Back Order

Use Case : Back Order terjadi pada saat jumlah barang yang dipesan

pelanggan melebihi jumlah barang yang tersedia di gudang.

Back order dibuat setelah barang yang menjadi back order

tersebut sudah tersedia. Membuat back order berdasarkan

pendataan di windows data sales order.

Object : bagian penjualan, back order, sales order, pelanggan, barang.

Function : create, mengambil detail sales order, mengambil detail

pelanggan, mengambil detail barang, update status back

order,save, cetak.

Tabel 3.14. Use Case Specification untuk Membuat Surat Jalan

Membuat Surat Jalan

Use Case : Surat jalan dibuat pada saat pesanan barang sudah diambil

dari gudang dan sudah disesuaikan oleh bagian pengiriman.

Dengan berdasarkan picking list, bagian gudang membuat

surat jalan dengan input nomor berdasarkan tipe sales order

ataupun back order.

Object : Bagian gudang, pengiriman, surat jalan, sales order, back

order, pelanggan, barang.

Function: create, mengambil detail sales order, mengambil detail back

order, mengambil detail pelanggan, mengambil detail

barang, mengambil detail pengirim, mengambil detail

gudang, save, mencetak surat jalan.

91

Tabel 3.15. Use Case Specification untuk update surat jalan

Update Surat Jalan

Use Case : Update surat jalan dengan melakukan perubahan tanggal

sampainya barang. Dapat juga dilakukan pencarian data

surat jalan berdasarkan nomor sales order oleh bagian

penjualan.

Object : bagian gudang, bagian penjualan, surat jalan, back order.

Function : create,mengambil detail surat jalan, mengambil detail sales

order, save.

Tabel 3.16. Use Case Specification untuk membuat invoice

Membuat Invoice

Use Case : Membuat invoice dilakukan oleh bagian penjualan setelah

adanya pembuatan surat jalan. Invoice dibuat berdasarkan

nomor surat jalan untuk tipe sales order.

Object : bagian penjualan, invoice, surat jalan, sales order, pelanggan,

barang.

Function : create, mengambil detail surat jalan, mengambil detail sales

order, mengambil detail pelanggan, mengambil detail

barang, save, update invoice, mencetak invoice.

92

Tabel 3.17. Use Case Specification untuk Membuat Bukti Kas Masuk

Membuat Bukti Kas Masuk

Use Case : Membuat Bukti Kas Masuk pada saat bagian keuangan telah

menerima pembayaran dari pelanggan. Keuangan akan input

pembayaran berdasarkan nomor sales order . Sistem juga

akan mengenerate jenis penjualan tersebut apakah tunai

ataupun kredit. Jika penjualan terjadi secara tunai maka

sistem tidak akan mengenerate nomor invoice karena untuk

penjualan tunai invoice akan dibuat setelah adanya

pembayaran. Untuk penjualan yang terjadi secara kredit,

sistem akan mengenerate nomor invoice. Status invoice

tersebut juga akan tergenerate apakah paid atau unpaid.

Kemudian bagian keuangan juga dapat melakukan

pencetakan bukti pembayaran.

Object : bagian Keuangan, bukti kas masuk, sales order, invoice,

pelanggan.


invoice,mengambil detail pelanggan, save, update limit

kredit, update status invoice, mencetak bukti pembayaran.

93

Tabel 3.18.Use Case Specification untuk Mencari Undeposit

Mencari Undeposit

Use Case : Bagian keuangan mencari undeposit berdasarkan tanggal

cair cek atau giro.

Object : Bagian Keuangan, bukti kas masuk, pelanggan, sales order,

invoice.

Function : create, mengambil detail bukti kas masuk, mengambil detail

pelanggan,mengambil detail sales order, mengambil detail

invoice.

Tabel 3.19.Use Case Specification untuk Membuat Daftar Piutang

Jatuh Tempo

Membuat Daftar Piutang Jatuh Tempo

Use Case : Daftar piutang jatuh tempo menampilkan daftar invoice

yang akan jatuh tempo berdasarkan tanggal yang diinput

bagian akuntansi.

Object : bagian akuntansi, Bukti Kas Masuk, pelanggan, invoice.

Function : create, mengambil detail pelanggan, mengambil detail

invoice, mengambil detail bukti kas masuk.

94

Tabel 3.20. Use Case Specification untuk mencetak surat tagihan

Mencetak Surat Tagihan

Use Case : Surat tagihan dibuat oleh bagian akuntansi setelah melihat

daftar piutang jatuh tempo. Surat tagihan dibuat berdasarkan

nomor invoice.

Object : bagian piutang, surat tagihan, invoice.

Function : create, mengambil detail invoice, save, mencetak surat

tagihan.

Tabel 3.21. Use Case Specification untuk Mencetak Laporan Penjualan

Mencetak Laporan Penjualan

Use Case : Membuat Laporan Penjualan dapat dibuat berdasarkan

pelanggan, ataupun barang. Masing-masing pilihan tersebut

dapat dikategorikan berdasarkan periode atau keseluruhan.

Object : bagian penjualan, bagian akuntansi, sales order, pelanggan,

barang


pelanggan, mengambil detail barang, cetak laporan

penjualan.

95

Tabel 3.22. Use Case Specification untuk Mencetak Laporan Analisis

Umur Piutang

Mencetak Laporan Analisis Umur Piutang

Use Case : Membuat Laporan Piutang dapat dibuat berdasarkan

periode, bulan dan keseluruhan.

Object : bagian akuntansi, invoice, pelanggan.

Function : create, mengambil detail invoice, mengambil detail

pelanggan, mencetak laporan piutang.

Tabel 3.23. Use Case Specification untuk mencetak Laporan Penerimaan

Kas

Mencetak Laporan Penerimaan Kas

Use Case : Laporan Penerimaan Kas dapat dibuat berdasarkan

pelanggan. Masing-masing dapat di kategorikan menurut

periode, ataupun keseluruhan.

Object : bagian keuangan, bagian akuntansi , pelanggan, bukti kas

masuk, invoice, sales order.

Function : create, mengambil detil pelanggan, mengambil detail bukti

kas masuk, mengambil detail sales order, mengambil detail

invoice, mengambil detail pelanggan, mencetak laporan

penerimaan kas.

96

3.3.2. Function List

3.3.2.1. Complete Function List

Tabel 3.24. Function List

Function List

Complexity Type

Use Case : Update pelanggan simple read,update

Create simple update

Mengambil detail pelanggan simple read

Update pelanggan simple update

Use Case : input Pelanggan simple update


Save simple update

Use Case : Mencari Barang simple read,update


Mengambil detail barang simple read

Use Case : Membuat sales order complex update,read,

compute




Hitung back order medium compute

Hitung total medium compute

Update back order medium compute

Update barang complex compute

update limit kredit complex compute

save simple update

update status sales order simple update

cetak sales order simple read

97

Use Case : Update Sales Order complex read,update,

compute


Mengambil detail Sales Order simple read

Mengambil detail back order simple read


Membatalkan Sales Order simple update

Mengambil detail pelanggan medium update

Update barang complex compute

Update limit kredit complex compute

Update back order complex compute

Update status sales order simple update

Use Case : Membuat Back Order simple read,update



Mengambil detail sales order simple read


Update status back order simple update

Save simple update

Cetak simple read

Use Case : Membuat Surat Jalan simple read,update



Mengambil detail back order simple read



Mengambil detail pengirim simple read

Mengambil detail gudang simple read

Save simple update

Mencetak surat jalan simple read

98

Use Case : Update Surat Jalan medium read,update

Mengambil detail surat jalan simple read

Mengambil detail sales order medium read

Save simple update

Use Case : Membuat Invoice simple read,update


Mengambil detail surat jalan simple read




Save simple update

Mencetak invoice simple read

Use Case: Membuat bukti kas masuk complex read,update,

compute


Mengambil detail invoice simple read

Update status invoice simple update



Save simple update

Update Limit Kredit complex compute

Mencetak bukti pembayaran simple read

Use Case : Mencari undeposit simple read,update


Mengambil detail bukti kas masuk simple read




99

Use Case :

Mencari daftar piutang jatuh tempo simple read




Buat surat tagih simple read

UseCase : Mencetak Surat Tagih simple read,update



Mencetak surat tagih simple read

Save simple update

Use Case :

Membuat laporan penjualan simple read,update

Create laporan penjualan simple update



Mencetak laporan penjualan simple read

Use Case :

Membuat Laporan Penerimaan Kas simple read,update






Mencetak laporan penerimaan kas simple read

100

Use Case : Membuat Laporan

Analisis Umur Piutang complex read,compute





Menghitung umur piutang complex compute

Mencetak laporan piutang simple read

101

Sequence Diagram

Gambar 3.24. sequence diagram update pelanggan

102

Gambar 3.25. sequence diagram input pelanggan

Gambar 3.26. sequence diagram mencari barang

103

Gambar 3.27. sequence diagram membuat sales order

104

Gambar 3.28. sequence diagram update sales order

105

Gambar 3.29. sequence diagram membuat back order

106

W indows Input Surat Jalan Surat Jal an Back Order Pelanggan Barang

get back order()

create()

get_gudang()

c lose()

get_NO_Surat_jalan()

result ()

Sales Order

get pelanggan()

resul t()

get barang()

Pengiriman G udang

get pengi ri m()

save()

result()

cetak()

get sal es order()

result()

result ()

resul t()

resul t()

result ()

l oad_t ipe()

s im pan()

get_sales_order()

result ()

Bagian G udang

Gambar 3.30. sequence diagram membuat surat jalan

107

Gambar 3.31. sequence diagram update surat jalan

108

Gambar 3.32. sequence diagram membuat invoice

109

Windows Bukti Kas Masuk P elanggan S ales Order

create()

InvoiceBuk ti K as M asuk

get pe langgan( )

res ul t( )

get invo ic e()

save()

get sales order()

result()

c etak ()

close()

get_no_pembayaran()

result()

resu lt()

entry ()

resul t()

load_via_pembayaran()

load_tipe()

update_lim it_kredit()

update_s tatus _invoice()

B agian Keuangan

Gambar 3.33. sequence diagram membuat bukti kas masuk

110

Gambar 3.34. sequence diagram mencari undeposit

111

Gambar 3.35. sequence diagram membuat piutang jatuh tempo

112

Gambar 3.36. sequence diagram mencetak surat tagihan

113

Gambar 3.37. sequence diagram mencetak laporan penjualan

114

Gambar 3.38. sequence diagram mencetak laporan penerimaan kas

115

Gambar 3.39. sequence diagram mencetak laporan analisis umur piutang

116

3.3.3. User Interface

Bahasa Indonesia adalah bahasa yang umumnya digunakan dalam P.D. Sinar Mulia.

Sehingga, bahasa indonesia digunakan dalam sebagian besar user interface Sistem

Informasi Akuntansi Penjualan P.D. Sinar Mulia. Istilah bahasa inggris juga ada yang

digunakan dalam rancangan muka Sistem Informasi Akuntansi Penjualan tersebut.

3.3.3.1.Dialogue Style

Setiap user interface mempunyai sebuah windows untuk setiap kelas-kelas penting di

dalam sistem. Setiap windows mendukung pencatatan transaksi penjualan rutin di

perusahaan. Sistem juga mendukung pencarian data dan fasilitas pencetakan yang dapat

digunakan untuk menginformasikan perkembangan transaksi penjualan kepada tiap

bagian yang terkait dalam kegiatan tersebut seperti pelanggan, karyawan penjualan,

karyawan gudang, karyawan akuntansi, dan karyawan keuangan.

Untuk lebih jelasnya gambaran rancangan muka dan hasil pencetakannya dapat dilihat di

table 3.25

117

Tabel 3.25. windows user interface dan printouts

Windows Printouts

Main Menu

Master Pelanggan

Input Pelanggan

Update Pelanggan

Master Karyawan

Input Karyawan

Master Barang

Cari Barang

Transaksi Sales Order

Input Sales Order Sales Order, Picking list,Packing Slip

Update Sales Order Picking list,Packing Slip

Transaksi Back Order Picking List,Packing Slip

Transaksi Surat Jalan

Input Surat Jalan Surat Jalan

Update Surat Jalan

Transaksi Invoice Invoice

Transaksi Bukti Kas Masuk Bukti Pembayaran

Transaksi Cari undeposit -

Transaksi Daftar -

Piutang Jatuh Tempo

Transaksi Cetak Surat Tagih Surat Tagihan

Laporan Penjualan Laporan Penjualan

Laporan Analisis Umur Piutang Laporan Analisis umurPiutang

Laporan Penerimaan Kas Laporan Penerimaan Kas

118

3.3.3.2.Overview

Gambar 3.40. menunjukkan sebuah navigasi diagram , yang menyediakan sebuah

gambaran dari windows user interface dan hubungan antar windows user interface.

Windows di rancang serupa dengan bentuk windows yang terdapat di navigation

diagram dan semua fungsi yang penting dapat di aktivasi secara langsung di tiap

windows.

119

Gambar 3.40. Navigation Diagram

120

Gambar 3.41. User Interface Menu Login

Gambar 3.42 User Interface Menu File

121

Gambar 3.43. User interface Menu Master

.

122

Gambar 3.44. User Interface Input Pelanggan Baru

Menambah data

Menyimpandata

Menutup windows

123

Gambar 3.45. User Interface Update Pelanggan

Mencari berdasarkan pilihan

Menampilkan semua data

Menutup Windows

124

Gambar 3.46. User Interface Cari Barang

125

Gambar 3.47. User Interface Menu Transaksi

126

Gambar 3.48. User Interface Sales Order

Menambah data

Menyimpan data

Bersihkan fi eld Menutup Windows

Mencetak

127

Gambar 3.49. User Interface Update Sales Order

128

Gambar 3.50. User Interface Back Order

129

Gambar 3.51. User Interface Input Surat Jalan

130

Gambar 3.52. User Interface Update Surat Jalan

131

Gambar 3.53. User Interface Invoice

132

Gambar 3.54. User Interface Bukti Kas Masuk

133

Gambar 3.55. User Interface Cari Undeposit

Gambar 3.56. User Interface Piutang Jatuh Tempo

134

Gambar 3.57. User Interface Cetak Surat Tagih

Gambar 3.58. User Interface Menu Laporan

135

Gambar 3.59. User Interface Laporan Penjualan

Print Preview

Cetak

Pilih

136

Gambar 3.60. User Interface Laporan Penerimaan Kas

Print Preview

Cetak Pilih

137

Gambar 3.61. User Interface Laporan Analisis Umur Piutang

Print Preview

Cetak

138

3.3.4. The Technical Platform

Sistem Informasi Akuntansi Penjualan P.D. Sinar Mulia dikembangkan untuk PC

dengan menggunakan bahasa pemrograman berorientasi objek yaitu Visual Basic 6 dan

menggunakan Microsoft Access 2000.

User interface yang digunakan sesuai dengan standar windows. Sistem ini akan

dioperasikan dengan mouse dan keyboard.

3.4. Recommendations

3.4.1. The System’s Usefulness and Feasibility

Sistem yang dibuat dapat membantu dan mempermudah penggunaan dalam transaksi

penjualan. Selain itu sistem juga dapat menghasilkan laporan-laporan mengenai

transaksi harian penjualan yang dilakukan selama periode tertentu dengan tujuan untuk

mengkontrol transaksi-transaksi tersebut.

3.4.2. Strategy

Rancangan sistem yang baru akan dipresentasikan kepada perusahaan sebelum

diimplementasikan dengan menjelaskan konsep sistem. Diharapkan perusahaan dapat

lebih memahami kegunaan sistem dan dapat menerapkannya dalam kegiatan perusahaan.

Apabila mereka dapat menggunakannya, maka sistem tersebut sesuai dengan kebutuhan

pengguna. Sistem diterapkan dengan menggunakan strategi cut off yaitu penerapan

sistem dengan langsung menggunakan s istem yang baru dengan alasan untuk

menghemat waktu proses implementasi dan mengurangi beban kerja karyawan apabila

dibandingkan dengan strategi paralel.

139

3.4.3. Development Economy

Biaya dari sistem yang dirancang dihitung berdasarkan keseluruhan tahap implementasi

proyek mulai dari tahap analisis hingga user evaluation yang diperkirakan akan

membutuhkan anggaran sebesar lima belas juta rupiah dalam kurun waktu tujuh bulan.

BAB 3 ANALISIS SISTEM INFORMASI AKUNTANSI …thesis.binus.ac.id/doc/Bab3/2007-2-00003-AKSI_Bab...

Documents

Transcript of BAB 3 ANALISIS SISTEM INFORMASI AKUNTANSI …thesis.binus.ac.id/doc/Bab3/2007-2-00003-AKSI_Bab...