BAB 3

GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

3.1 Latar Belakang Pendirian PT. Thomas Expres

PT. Thomas Expres didirikan berdasarkan Akte no.31 tanggal 19 Maret 1976,

yang dibuat di hadapan Maria Mantha Lamanto, SH, Notaris di Surabaya. Akte notaris

tersebut telah mendapat pengesahan dari Departemen Kehakiman no. Y.A.5/531/12

tanggal 12 November 1976 dan telah diumumkan dalam Berita Negara Republik

Indonesia no. 442 tahun 1980 serta tambahan Berita Negara Republik Indonesia no.50

tanggal 20 Juni 1980.

Pada saat berdirinya, perseroan ini berkantor pusat di Surabaya. Kota Surabaya

dipilih karena lebih dekat daerah Indonesia Timur sebagai basis operasi PT. Thomas

Expres. Di samping itu, untuk menjadi Agen PT. (Persero) Garuda Indonesia akan lebih

mudah mendapatkan izin keagenan dibandingkan di Jakarta. Mengingat perkembangan

usaha yang semakin meningkat dan melakukan ekspansi daerah operasi ke Indonesia

Tengah dan Indonesia Barat, maka pihak manajemen memindahkan usaha operasi dari

Kota Surabaya ke Jakarta. Kepindahan ke Jakarta telah dinyatakan dalam Akte no. 81

tanggal 20 Februari 1984 dan Akte no. 173 tanggal 24 September 1988 yang dibuat di

hadapan Sinta Susikto SH, notaris di Jakarta.

Setelah pindah ke Jakarta, PT. Thomas Expres melakukan permohonan untuk

menjadi Agen cargo di Jakarta. Karena sudah menjadi Agen cargo di Surabaya dan

persyaratan telah dipenuhi semuanya, maka dari pihak manajemen PT. (Persero) Garuda

Indonesia memberikan izin keagenan di bidang cargo dengan nomor 5544. PT. Thomas

54

Expres juga telah mendapat kepercayaan untuk menjadi Agen cargo PT. (Persero)

Merpati Nusantara dengan nomor 10186.

Dalam rangka Undang-Undang Republik Indonesia No. 1 tahun 1995 tentang

Perseroan Terbatas telah dibatalkan kedua Akte tersebut di atas dan telah diganti Berita

Acara Rapat dengan Akte no. 78 tanggal 22 Oktober 1997 yang dibuat di hadapan Sinta

Susikto SH, notaris di Jakarta. Perubahan akte dan anggaran dasar perseroan tersebut

telah mendapat pengesahan dari Departemen Kehakiman Republik Indonesia dengan

Surat Keputusan Nomor: C-18162HT.01.04 tahun 1999 tanggal 26 Oktober 1999, dan

telah diumumkan dalam Berita Negara Republik Indonesia dengan Nomor 21/2001

Tambahan Berita Negara Nomor 1620/2001 tanggal 13 Maret 2001.

Modal dasar perseroan adalah sebesar Rp.300.000.000,- yang terdiri atas 300

lembar saham dengan nilai nominal Rp.1.000.000,- tiap lembar saham. Dari modal

dasar tersebut di atas telah ditempatkan dan disetor penuh sejumlah Rp.200.000.000,-

oleh pemegang saham Tn. Thomas John Wungkana sebagai Direktur sebesar

Rp.190.000.000,- dan Nn. Ellen Datunsolang sebagai Komisaris sebesar

Rp.10.000.000,-.

3.2 Badan Hukum PT. Thomas Expres

Di samping Berita Acara Rapat dengan Akte no. 78 tanggal 22 Oktober 1997 yang

disahkan oleh Departemen Kehakiman Republik Indonesia dengan Surat Keputusan

Nomor: C-18162 HT.01.04 TH.99 tanggal 26 Oktober 1999 yang diumumkan dalam

Berita Negara Republik Indonesia dengan Nomor 21/2001 serta Tambahan Berita

55

Negara Nomor 1620/2001 tanggal 13 Maret 2001. PT. Thomas Expres juga memiliki

ijin usaha sebagai berikut:

• SIUP No. 7207/2034/P/09-01/PM/1988 dari Departemen Perdagangan Republik

Indonesia.

• SIPJT No. 001/SIPJT/Dir.Jen/1996 tanggal 25 Juni 1996 dari Departemen

Pariwisata Pos dan Telekomunikasi Republik Indonesia

• SIUJPT No. AL.003/17/17/W.DKI.JKT - 1989 dari Departemen Perhubungan

Republik Indonesia

Berdasarkan ijin usaha yang dimiliki saat ini PT. Thomas Expres berlokasi di jalan

Gunung Sahari No. 51A Jakarta Pusat.

3.3 Organisasi PT. Thomas Expres

Organisasi merupakan bentuk persekutuan antara dua orang atau lebih yang

bekerja bersama-sama untuk mencapai suatu tujuan yang telah direncanakan

sebelumnya. Agar organisasi tersebut dapat berjalan dengan baik, maka harus diatur

dalam suatu struktur organisasi yang merupakan kerangka kerja organisasi. Struktur

organisasi akan mempermudah pimpinan mengawasi bawahannya dan meminta

pertanggungjawaban atas pelaksanaan tugas-tugasnya. Struktur organisasi dalam suatu

perusahaan digunakan untuk menunjukkan kerangka dan susunan perwujudan pola tetap

hubungan antara fungsi-fungsi, bagian-bagian maupun orang-orang dengan kedudukan,

tugas, wewenang dan tanggung jawab yang berbeda.

56

Dalam perusahaan, keberadaan organisasi merupakan hal yang mutlak. Tanpa

organisasi mustahil tujuan dari perusahaan akan tercapai, dengan organisasi akan dapat

tercapai suatu tujuan yang tidak dapat dicapai individu secara perorangan.

Setiap perusahaan memiliki struktur organisasi yang berbeda-beda. Dalam

perusahaan yang telah mengeluarkan sahamnya untuk pembiayaan perusahaan, para

pemegang saham mempunyai kekuasaan tertinggi melalui Rapat Umum Pemegang

Saham (RUPS). Para pemegang saham memiliki hak suara dalam menentukan Dewan

Komisaris dan Dewan Direksi. Selain itu mereka juga mempunyai hak dalam

pembagian dividen atas laba yang diperoleh perusahaan.

Bila ditinjau dari bentuk organisasi, maka bentuk bagan organisasi PT. Thomas

Expres yang digunakan cenderung menunjukkan struktur organisasi fungsional. PT.

Thomas Expres mempunyai bagan struktur organisasi yang akan disajikan pada

halaman berikut.

57

Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Thomas Expres Sumber: PT. Thomas Express

Komisaris

Direktur

Manager Umum

Ka. Bag. Marketing Ka. Bag. Akuntansi & Keuangan

Ka. Bag. Operasional Ka. Bag. Personalia

Salesman

Salesman

Salesman

Kolektor

Akuntansi

Keuangan

Pajak

Customer Service

Pengepakan

Pengiriman

Administrasi

Bandara

58

Komisaris bertindak sebagai wakil pemegang saham dalam melindungi harta

perusahaan. Tugas dewan Komisaris adalah bertanggung jawab kepada RUPS dan

menetapkan kebijakan perusahaan. Selanjutnya Komisaris membawahi:

a. Direktur

Mempunyai wewenang dan tanggung jawab sebagai berikut:

1. Memantau jalannya operasional perusahaan.

2. Menentukan arah dan strategi bisnis perusahaan.

3. Mengatur dan memastikan jalannya kebijakan yang telah ditetapkan.

4. Memutuskan dan menentukan kebijakan untuk mencapai tujuan perusahaan

b. Manajer Umum

Mempunyai wewenang dan tanggung jawab sebagai berikut:

1. Menyusun rencana tahunan tentang rencana aktivitas perusahaan tahun yang

akan datang.

2. Mengadakan dan memimpin rapat untuk mengevaluasi kinerja perusahaan.

3. Menampung, menganalisa, dan memecahkan masalah, keluhan dan saran dari

semua bagian.

4. Berinisiatif untuk memecahkan masalah insidentil baik dari dalam maupun dari

luar perusahaan.

5. Survey ke lokasi bandara untuk memastikan bahwa barang-barang telah

terkirim.

c. Kepala Bagian Operasional

Mempunyai wewenang dan tanggung jawab sebagai berikut:

1. Memonitor dan mengawasi proses pengepakan barang.

59

2. Memonitor barang dari keberangkatan sampai tiba ke lokasi bandara.

3. Menyelesaikan semua kegiatan pengiriman barang dan penerimaan barang dari

daerah-daerah.

d. Kepala Bagian Akuntansi dan Keuangan

Mempunyai wewenang dan tanggung jawab sebagai berikut:

1. Mengadministrasikan semua barang yang akan dan telah dikirim.

2. Melakukan proses pembayaran dan penerimaan uang.

3. Membuat invoice tagihan.

4. Membuat laporan kas dan bank bulanan.

5. Membuat cash flow proyeksi dan budget untuk Direktur.

6. Melakukan inventorisasi fisik terhadap saldo kas besar dan saldo kas kecil

menurut kebutuhan.

7. Membuat laporan rekonsiliasi bank.

8. Mengurus pajak perusahaan yang harus dibayar kepada pemerintah.

9. Membuat laporan keuangan bulanan dan tahunan.

e. Kepala Bagian Pemasaran

Mempunyai wewenang dan tanggung jawab sebagai berikut:

1. Menentukan kebijakan penjualan.

2. Melakukan promosi, reklame dan iklan.

3. Mengusahakan agar perusahaan mendapatkan laba.

4. Mengatur tim pemasaran yang dinamis dan kreatif.

5. Menjadi pusat informasi dari buyer publik.

f. Kepala Bagian Personalia

60

Mempunyai wewenang dan tanggung jawab sebagai berikut:

1. Membuat tata tertib dan pemenuhan syarat-syarat tentang keselamatan kerja

serta asuransi kesehatan.

2. Mengadakan evaluasi prestasi kerja bagi para karyawan.

3. Melaksanakan administrasi personalia sesuai dengan wewenangnya termasuk

promosi karyawan.

4. Mengurus absensi dan cuti karyawan.

Bagian Marketing terdiri dari 2 orang, karena saat ini PT. Thomas Expres sudah

mempunyai banyak pelanggan tetap yang terus menggunakan jasa mereka. Jumlah

karyawan di kantor ada sekitar 30 orang, tidak termasuk komisaris, dimana total 21

orang di bagian operasional. Karyawan di bandara terdiri dari sekitar 12 orang. Di

masing-masing perwakilan daerah terdapat satu orang yang bertugas memberikan

laporan, yang sekarang berjumlah 23 daerah perwakilan, yang dapat dilihat pada

gambar 3.2.

3.4 Kegiatan Operasi PT. Thomas Expres

PT. Thomas Expres sejak berdiri telah melakukan kegiatan di bidang pengiriman

barang, pengepakan, pengantaran cargo, jasa titipan dan lain-lain ke berbagai kota di

seluruh Indonesia. Barang adalah suatu sifat yang kompleks dapat diraba secara fisik

dalam bentuk nyata yang dapat memenuhi kebutuhan konsumen dalam bisnis

penerbangan. Cargo (barang muatan) adalah suatu muatan atau isian atau beban yang

diangkut oleh suatu pesawat udara dari suatu tempat ke tempat tujuan atau dengan

perkataan lain, cargo adalah segala sesuatu yang diangkut dalam pesawat terbang,

61

kecuali bagasi, barang lain yang dibawa pax, pos yang dicantumkan dalam surat muatan

udara (SMU). Klasifikasi barang dibedakan menjadi 4 jenis, yaitu:

1. Dangerous Goods, yaitu barang-barang yang berbahaya seperti bahan-bahan kimia,

senapan yang telah terisi peluru. PT. Thomas Expres tidak menerima jenis barang

ini untuk dikirim.

2. Flammable Goods, yaitu barang-barang yang mudah terbakar selain bahan peledak

tapi disebabkan karena gesekan atau hal lainnya. Contoh: film.

3. Durable Goods, yaitu barang-barang pecah belah seperti guci, gelas-gelas kristal,

minuman dalam botol, dan lain-lain.

4. General Cargo, yaitu barang-barang yang bersifat umum seperti koran, majalah,

pakaian, dan lain-lain.

5. Perishable Goods, yaitu barang-barang yang tidak bisa ditunda pengirimannya

seperti makanan jadi atau makanan yang sudah matang.

Beberapa jenis barang yang dapat dikirim, namun dengan syarat-syarat tertentu,

yaitu:

• Valuable goods.

Disebut barang berharga, karena mempunyai nilai yang tinggi jika dibandingkan

dengan uang, seperti emas, berlian, dan lain-lain. Barang-barang ini dapat diangkut

dengan syarat-syarat sebagai berikut:

a. Barang tersebut dibungkus rapi dan kuat.

b. Harganya dinyatakan dalam SMU.

c. Si penerima telah diberitahukan sebelumnya, dalam hal ini dinyatakan tertulis.

62

d. Si penerima dapat mengambil langkah-langkah pengamanan sewaktu menerima

barang-barang tersebut.

e. Setelah A/C (air craft) atau pesawat udara take-off, point of destination harus

diberitahukan tentang pengiriman dari barang tersebut.

f. Valuable goods diusahakan pengirimannya jangan pada hari-hari sabtu, minggu

atau hari-hari libur.

• Flammable goods. Contoh: bahan peledak, film, dan lain-lain.

Syarat-syarat pengangkutan film:

a. Gulungan film harus dibuat atau dibungkus pada tempat yang terbuat dari besi

metal, seng atau aluminium dan ditutup rapat tidak bergeser, gulungan film

ditutup dengan perekat.

b. Peti dibuat dari bahan besi atau kayu yang tidak terbelah-belah.

c. Kunci harus diberitahukan pada SMU, nama dan ukuran film harus dicantumkan

dalam SMU.

• Durable goods. Syaratnya harus dipacking dengan benar.

Dari ketiga jenis barang yang dapat dikirimkan, namun harus dengan syarat-syarat

tertentu di atas, hanya durable goods yang diterima oleh PT. Thomas Expres.

Sedangkan untuk kedua jenis lainnya, PT. Thomas Expres tidak melayani, karena syarat

yang banyak dan ribet pengurusan surat-suratnya.

Di dalam masalah pengiriman barang-barang atau muatan, maka akan kita temui 3

pihak yang saling berkepentingan antara satu dan lainnya. Ketiga pihak tersebut adalah:

1. Shipper (pengirim cargo), adalah orang atau badan hukum (CV, PT, dan

sebagainya) yang telah mengatasnamakan di dalam ”Airway-bill” (SMU) pada

63

pengangkut atau carrier. Dalam hal ini, PT. Thomas Expres bertindak sebagai

shipper.

2. Carrier, adalah perusahaan penerbangan yang telah bersedia mengangkut sejumlah

barang yang diserahkan oleh shipper untuk diangkut ke tempat tujuan barang

tersebut. Dalam hal ini, PT. (Persero) Garuda Indonesia dan PT. (Persero) Merpati

Nusantara bertindak sebagai carrier.

3. Consignee, adalah penerima barang atau orang yang berhak menerima barang

kiriman (SMU) yang dikirimkan oleh shipper dan diserahkan melalui carrier.

Dalam hal ini, konsumen atau pelanggan yang menggunakan jasa cargo milik PT.

Thomas Expres di tempat tujuan.

Yang dikehendaki oleh shipper dari carrier:

a. Barang kiriman akan sampai di tempat tujuan dengan aman, cepat, dan tepat.

b. Waktu pemberangkatan dan kedatangan air cargo dapat segera diberitahukan

kepada shipper dan consignee.

c. Cargo rate relatif rendah.

d. Schedule flight teratur.

Yang dikehendaki oleh carrier dari shipper dan consignee:

a. Condition of good, yaitu agar shipper berlaku jujur dalam memberikan keterangan

mengenai isi barang yang akan dikirim.

b. Packing dan identification, yaitu shipper harus memberikan tanda atau mark pada

barang atau masing-masing koli, sehingga mudah dikenal oleh carrier.

c. Packing, yaitu shipper hendaknya membuat pembungkus atau peti yang kuat dan

rapi terhadap barang yang akan dikirm.

64

d. Shipper dan consignee harus menuliskan alamatnya dengan terang dan jelas.

e. Shipper dan consignee bersedia membayar cargo rate yang telah ditetapkan atau

ditentukan.

Yang dikehendaki oleh consignee dari carrier:

a. Barang kiriman datang tepat pada waktunya dalam keadaan baik

b. Carrier harus memberitahukan kedatangan barang tersebut kepada consignee.

Faktor-faktor yang harus diperhatikan dalam pengiriman cargo:

a. Alamat sedapat mungkin dibubuhkan pada cargo (packing atau box daripada cargo)

dalam hal ini bisa juga dengan menuliskan nomor telepon, atau PO BOX. Kecuali

untuk pengiriman binatang hidup (life animals), tujuan kiriman barang harus dicek

kembali. Tetapi dalam hal mengangkut binatang hidup, PT. Thomas Expres tidak

melakukan jasa pengiriman, karena akan banyak resiko yang akan diterima,

misalnya binatang yang dikirim mati di tengah perjalanan.

b. Jenis barang harus diperhatikan barangnya, tidak membahayakan penerbangan dan

barang-barang tersebut harus dalam keadaan baik serta aman.

c. Pembungkusan harus cukup kuat, sehingga dapat melindungi isinya.

d. Berapa potong (colli) atau jumlah ataupun barang, harus diperhatikan volume

maupun berat maksimumnya.

e. Marking dan labelling, shipper membubuhkan kode tertentu pada barang yang akan

dikirim.

f. Harus diperhatikan form of payment: cash atau credit.

65

g. Harus ada Surat Muatan Udara (SMU) untuk penerbangan dalam negeri atau Airway

Bill (AWB) untuk penerbangan luar negeri dan menyelesaikan surat-surat lainnya

yang berhubungan dengan pengiriman barang tersebut.

h. SMU harus terdaftar pada manifest barang muatan.

Hal-hal yang harus diperhatikan pada waktu penyerahan cargo kepada perusahaan

penerbangan:

a. Setelah barang dibongkar dari badan pesawat (belly compartuned) harus diperiksa

terlebih dahulu mengenai keadaan barang serta dokumen-dokumen yang

menyertainya.

b. Memberitahukan dan menyerahkan cargo secepatnya pada si penerima.

c. Menghubungi pihak ketiga (bea cukai atau pejabat yang berwenang di bandara)

dalam penyelesaian cargo tersebut.

d. Untuk barang tertentu, seperti perishable goods (barang yang tidak boleh ditunda

pengirimannya, contoh: makanan, koran), valuable goods (barang berharga),

penyerahan mendapat prioritas utama dengan diantarkan langsung ke alamat si

consignee.

e. Barang-barang yang tidak ada tetapi tercatat pada cargo manifest, harus ditanyakan

secepat mungkin dan barang yang belum diambil oleh si penerima atau barang yang

belum dikirim ke penerima harus disimpan dalam gudang tertentu.

Tarif yang diberikan oleh pihak PT. Garuda Indonesia pun bervariasi tergantung

kota yang dituju, berat dan jenis barang. Cargo rates adalah suatu balas jasa angkutan

yang harus dibayar oleh pemakai jasa kepada perusahaan angkutan tersebut.

66

Rate adalah suatu perhitungan oleh carrier yang harus dibayar oleh shipper (si

pengirim barang) atas barang-barang yang akan diangkut, berapa berat, volume maupun

nilai barang tersebut. Pada bagian lampiran, disajikan persyaratan tarif Cargo Domestic

tahun 2006.

Perhitungan Cargo Rates:

Minimum charge adalah biaya angkutan yang paling rendah yang harus dibayar

oleh shipper untuk pengangkutan barang. Minimum charge ini dapat ditentukan sebagai

berikut:

Minimum weight = 2 kg, artinya setiap barang kiriman di bawah 2 kg, dihitung tarifnya

2 kg x tarif cargo/kg. Normal berat yang dikenakan biaya pengangkutan dibulatkan

menjadi setengah (½)

Contoh: 7.150 kg ------ 7 ½ kg

7.650 kg ------ 8 kg

Syarat-Syarat Pembayaran

Kebijakan yang dilakukan manajemen PT. Thomas Expres dalam pembayaran cargo

adalah dengan sistem tunai bagi yang bukan langganan dan sistem kredit untuk para

langganan yang sudah lama mengirimkan cargonya kepada PT. Thomas Expres.

Kebijakan ini dilakukan karena perusahaan cargo lainnya di Jakarta dan sekitarnya

melakukan hal yang sama. Dalam situasi persaingan kerapkali perusahaan-perusahaan

saling berlomba di dalam memberikan fasilitas kredit sedemikian rupa, sehingga mereka

akhirnya tidak mendapatkan apa-apa kecuali bahwa dana yang tertanam pada piutang

menjadi sangat besar. PT. Thomas Expres memberikan kredit kepada pelanggan sangat

besar jumlah piutangnya. Seringkali pelanggan yang kurang kuat keuangannya berusaha

67

sekuat tenaganya untuk menunda-nunda pembayaran, dan seringkali pihak pemberi

kredit tidak dapat berbuat apa-apa. Namun menurut pengalaman, PT. Thomas Expres

dalam memberikan pembayaran sistem kredit antara 2 sampai 3 bulan. Pada umumnya

debitur melunasi kewajibannya pada saat jatuh tempo. Untuk jaringan domestik, PT.

Thomas Expres hanya menerima pembayaran dengan ”Rupiah”. Berikut perhitungan

biaya angkutan:

a. Tarif Barang Muatan Biasa

Yaitu tarif barang muatan yang diumumkan ialah tarif angkutan dengan pesawat

udara dari airport pemberangkatan (point of origin) ke airport tujuan (point of

destination) berdasarkan atas jumlah berat dan isi.

b. Biaya Minimum

Yaitu suatu jumlah minimal yang dikenakan untuk pengiriman barang muatan

(cargo) dari satu stasiun ke stasiun tujuan. Sebagaimana diuraikan bahwa untuk

jaringan penerbangan domestik, tarif minimum angkutan ialah sebesar 5 x tarif

normal tiap kg, kecuali untuk surat kabar, majalah dan dokumen-dokumen pers,

biaya minimum angkutannya 1 kg dan mendapatkan reduksi 25%.

Biaya keseluruhan barang yang akan dikirimkan tergantung berat, volume, jenis,

jarak dan sebagainya. Khusus dalam hal ini dikenal rumus volumenous, yang digunakan

untuk menghitung volume cargo, yaitu (panjang x lebar x tinggi) dibagi 7 (tujuh).

Rumus ini biasanya digunakan untuk jenis barang yang ringan, misalnya kapas.

Meskipun ringan, namun jika dalam jumlah besar, maka muatan kapas akan memakan

tempat muatan cargo di pesawat; oleh karena itu dalam kasus ini menggunakan rumus

volumenous dalam perhitungan biaya pengiriman, yang sudah berlaku umum.

68

Sebaliknya, untuk barang yang berat namun volumenya kecil, maka tetap menggunakan

weight dalam perhitungan biayanya. Jadi, rumus volumenous digunakan dalam kasus-

kasus tertentu.

PT. Thomas Expres juga memakai jasa airlines yang lainnya mengingat efisiensi

dan efektifitas kinerja perusahaan. Beberapa alasan mengapa perusahaan ini memakai

airlines lain selain PT. (Persero) Garuda Indonesia, antara lain terutama disebabkan

karena keterbatasan jadwal dan tujuan kota yang ditawarkan oleh pihak PT. (Persero)

Garuda Indonesia. Alasan lainnya karena kecepatan barang untuk tiba di kota tujuan

(misalnya barang yang dipesan oleh pelanggan untuk tiba secepatnya maka perusahaan

harus menyusun strategi bagaimana barang tersebut cepat sampai tetapi dengan harga

yang relatif lebih murah), kondisi barang dijamin aman, tidak rusak atau hilang. PT.

Thomas Expres mendapatkan komisi dari setiap penjualan SMU dari PT. (Persero)

Garuda Indonesia.

Kegiatan usahanya berlangsung dengan fasilitas fisik maupun sumber daya

manusia yang minim dari segi kuantitas. Hal ini disebabkan karena perusahaan tersebut

tidak memiliki cabang perusahaan lainnya, kecuali perwakilan di beberapa daerah di

Indonesia. Oleh karena itu, perusahaan tersebut menggunakan fasilitas yang ada

semaksimal dan seefisien mungkin dalam memberikan pelayanan kepada konsumen.

PT. Thomas Expres adalah sebuah perusahaan yang bergerak dalam bidang jasa

courier dan cargo. Seperti diuraikan sebelumnya bahwa cargo adalah segala sesuatu

yang diangkut dalam pesawat terbang, kecuali bagasi, barang lain yang dibawa pax, pos

yang dicantumkan dalam surat muatan udara (SMU) dan manifest muatan (cargo

manifest). Dalam melakukan kegiatan operasinya, perusahaan lebih banyak

69

menggunakan jasa airlines PT. (Persero) Garuda Indonesia dan PT. (Persero) Merpati

Nusantara.

Adapun kegiatan operasi pada perusahaan ini lebih banyak dilakukan di luar

kantor yaitu di lokasi bandara Soekarno-Hatta dengan menggunakan fasilitas berupa 15

unit mobil box. Untuk menunjang kelancaran kegiatan operasi pengiriman dan

penerimaan cargo yang masuk ke bandara Soekarno-Hatta, perusahaan menyediakan

staf yang sudah berpengalaman di bidang cargo. Sedangkan jam operasi perusahaan

untuk keperluan administrasi di kantor pusat mulai bekerja dari jam 09.00 - 17.00 dan

kegiatan pengiriman barang mulai dari kantor pusat ke lokasi bandara dimulai dari jam

17.00 - 10.00. Jadi PT. Thomas Expres melakukan kegiatan selama 24 jam setiap

harinya.

Adapun kegiatan operasi PT. Thomas Expres adalah sebagai berikut:

a. Langkah awal dalam proses kegiatan operasi perusahaan adalah melakukan

reservasi ke PT. (Persero) Garuda Indonesia setiap harinya. Tanpa reservasi terlebih

dahulu, perusahaan tidak dapat melakukan pengiriman barang milik konsumen.

Reservasi dilakukan 21 hari sebelumnya. Setelah melakukan reservasi, perusahaan

dapat membeli Surat Muatan Udara (SMU) yang diterbitkan oleh pihak PT.

(Persero) Garuda Indonesia. Surat Muatan Udara (SMU) adalah suatu tanda terima

yang diberikan oleh carrier kepada shipper atas barang yang diterimanya, yang

menyatakan bahwa barang tersebut telah diserahkan dan disetujui untuk diangkut

oleh carrier ke tempat tujuan yang tertera pada Surat Muatan Udara (SMU), serta

akan menyerahkan barang-barang tersebut kepada consignee yang telah ditunjuk

oleh shipper.

70

SMU (Airway Bill) mempunyai kegunaan sebagai berikut:

1. Sebagai pelindung terhadap barang-barang yang dikirimkan.

2. Merupakan syarat perjanjian utama antara shipper, carrier, consignee.

3. Sebagai tanda bukti pengiriman barang ke tempat tujuan.

4. Sebagai tanda bukti pembayaran mengenai tarif dan rate atau biaya pengiriman

barang.

5. Sebagai tanda bukti penyerahan barang dari carrier kepada consignee.

Satu set SMU dikenakan biaya sebesar Rp.800.000,-. Jumlah SMU yang dipesan

oleh perusahaan tidak tetap, tetapi selalu berubah-ubah. PT. Thomas Expres

biasanya membayar kurang lebih 25 lembar SMU per hari. Jika dalam waktu satu

hari, ternyata SMU yang dipakai hanya 20 lembar, maka sisa SMU tersebut dipakai

untuk hari berikutnya. SMU terdiri dari 9 rangkap, penjabarannya sebagai berikut:

• Asli 1 untuk bagian administrasi

• Asli 2 untuk penerima barang di daerah

• Asli 3 untuk pengirim

• Copy 4 sebagai tanda terima

• Copy 5 untuk stasiun tujuan

• Copy 6 untuk lampiran manifest muatan II

• Copy 7 untuk lampiran manifest muatan I

• Copy 8 untuk agen

• Copy 9 untuk stasiun keberangkatan

b. Setelah SMU diperoleh maka pihak perusahaan bisa melakukan layanan antar-

jemput, terutama bagi pelanggan. Perusahaan memberikan jasa ini secara gratis

71

sebagai salah satu bentuk pelayanan yang diberikan oleh PT. Thomas Expres kepada

para pelanggan dalam menghadapi persaingan yang semakin ketat. Lokasi barang

yang dijemput pun bervariasi mulai dari pabrik-pabrik, agen-agen distributor,

sampai perorangan. Umumnya pelanggan memberitahukan bahwa ada barang yang

akan dikirim, yang biasanya melalui jasa komunikasi yaitu telepon. Tetapi ada juga

pelanggan yang datang sendiri ke kantor pusat mengantarkan barang yang ingin

dikirim ke daerah yang dituju.

c. Ketika barang-barang telah sampai di kantor pusat, para petugas mulai melakukan

kegiatan pengklasifikasian barang menurut kota tujuan yang dikehendaki oleh para

pelanggan, memeriksa dokumen pendukungnya. Setelah proses pengklasifikasian

selesai, petugas mulai menimbang dan mengukur barang-barang tersebut. Kemudian

dipacking dengan rapi dan hati-hati untuk menjaga dan menjamin barang-barang

dalam keadaan baik. Kegiatan selanjutnya adalah petugas memberi label Garuda

Indonesia (jenis label yang diberikan berbeda-beda tergantung jenis dan bentuk

barang yang dikirim. Contoh label: mudah pecah, jangan dibanting, jangan terbalik,

dan sebagainya.)

d. Sesudah barang diukur, ditimbang, dipacking dan diberi label, petugas mulai

mengisi surat muatan udara (SMU) dengan lengkap dan teliti sesuai dengan berat,

volume, tarif, kota tujuan dan jenis barangnya. Setelah pengisian SMU selesai dan

lengkap, maka barang-barang diangkat ke dalam mobil box dan siap untuk dibawa

ke bandara. Pada proses awal sampai dengan tahap ini dilakukan pada jam 09.00 -

17.00 di lokasi kantor pusat.

72

e. Ketika mobil box tiba di bandara, barang-barang satu-persatu diturunkan dengan

hati-hati agar tetap dalam keadaan baik. Petugas atau pegawai airlines, barang-

barang tersebut dibongkar dan dicek kembali. Biaya pembongkaran ini dikenakan

biaya sebesar Rp.60,- per kilogram. Tujuan pembongkaran ini untuk mengecek

apakah tarif, berat dan volumenya sudah sesuai, antara yang tertulis di SMU dengan

barang fisiknya dan menjaga adanya barang-barang yang berbahaya untuk

penerbangan. Jika ternyata didapati kekeliruan dalam pencatatan SMU, maka

petugas harus membuat atau melampirkan Surat Cargo Charge Correction Advice

(CCCA). Surat Cargo Charge Correction Advice (CCCA) adalah surat yang berisi

koreksi atas kesalahan yang tercantum di SMU mengenai volume, berat ataupun

tarif barang-barang yang ingin dikirim. Surat ini diterbitkan karena SMU yang telah

terisi tidak boleh diperbaiki atau didapati coretan. CCCA dilampirkan bersama-sama

dengan SMU.

f. Setelah proses pembongkaran dan pengecekan ulang selesai, barang-barang

dimasukkan ke gudang, dan dikenakan biaya sewa gudang sebesar Rp.200,- per

kilogram dalam satu hari.

g. Setelah sampai di gudang, petugas Garuda Indonesia dan Merpati Nusantara

menyiapkan surat conform cargo atau shipments booked, yaitu surat yang berisi

apakah barang yang diterima sesuai yang dicantumkan dalam SMU dan ditujukan

kepada penerima di alamat yang dituju. Kemudian dibuat surat manifest muatan

(cargo manifest). Cargo manifest adalah daftar barang-barang yang diangkut oleh

perusahaan penerbangan, dari suatu tempat ke tempat lain, berisi keterangan-

keterangan jumlah colli, jenis maupun beratnya.

73

h. Proses akhir di airlines adalah barang-barang tersebut dimuat ke pesawat dan dibuat

check list. Check list ini diperlukan karena adakalanya tidak semua barang yang

telah dipacking bisa dimuat dalam pesawat. Kalau kondisi ini terjadi maka

diterbitkan refund SMU yang dapat dilakukan oleh shipper atau kuasanya, yang

berarti barang tersebut tidak jadi dikirim karena ada beberapa alasan, antara lain:

(1) Jumlah penumpang bertambah atau semua kursi penumpang terisi sehingga daya

angkut (payload) untuk cargo berkurang.

(2) Cuaca di kota tujuan tidak baik, sehingga muatan dalam pesawat tidak boleh

terlalu berat dan adanya penambahan bahan bakar, sehingga daya angkut

(payload) berkurang untuk cargo.

Seandainya tidak semua barang dapat dimuat dalam pesawat maka harus

didahulukan barang-barang perishable untuk dimuat dahulu.

i. Jika barang sudah sampai di tempat tujuan, maka kantor perusahaan atau agen PT.

Thomas Expres akan mengambil barang tersebut di gudang bandara penerbangan

dan dimasukkan ke gudang perusahaan atau agen PT. Thomas Expres. Sebelum

mengambil barang di gudang bandara penerbangan, kantor PT. Thomas Expres akan

melakukan pengecekan ulang terhadap barang tersebut.

j. Di gudang agen PT. Thomas Expres, barang-barang tersebut diklasifikasi

berdasarkan kota tujuan. Lalu baru dikirim ke consignee barang. Penerima akan

menandatangani tanda terima atau bukti pengiriman barang, sebagai bukti untuk PT.

Thomas Expres bahwa barang telah sampai ke tujuan dengan kondisi yang baik.

Jaringan kegiatan operasi PT. Thomas Expres di wilayah Indonesia (23 kota) akan

disajikan pada halaman berikut:

74

Gambar 3.2 Jaringan Kegiatan Operasi PT. Thomas Expres di Indonesia Sumber: PT. Thomas Express

Balikpapan

Yogyakarta

Bandar Lampung

Surabaya Malang

Semarang Pontianak

Palembang Pekanbaru

Palangkaraya

Padang

Pangkal Pinang

Medan

Manado

Makasar

Jayapura

Jambi

Denpasar

Biak

Batam

Banda Aceh

Banjarmasin

Bandung

J A K A R T A

Ambon

75

Keterangan:

Untuk pengiriman cargo ke semua kota tersebut di atas dilayani oleh maskapai

penerbangan PT. (Persero) Garuda Indonesia.

Contoh:

• PT. Thomas Expres Pusat mengirim barang ke Ambon:

Perwakilan PT. Thomas Expres di Ambon mengambil barang di bandara Pattimura.

Setelah itu, dikirimkan ke alamat tujuan yang tertera di box atau di surat pengantar.

• Perwakilan PT. Thomas Expres di Ambon mengirim barang ke Medan:

Perwakilan PT. Thomas Expres di Ambon mengirim barang tersebut ke Jakarta.

Kemudian PT. Thomas Expres pusat menerima barang tersebut di bandara

Soekarno-Hatta, kemudian dikirimkan ke Medan. Setelah itu, perwakilan PT.

Thomas Expres di Medan mengambil barang di bandara Polonia, yang kemudian

dikirimkan ke alamat si consignee beserta tanda terima yang sesuai dengan barang

tersebut.

76

Berikut ini adalah tabel data perwakilan PT. Thomas Expres:

Tabel 3.1 Data perwakilan PT. Thomas Expres

Kota Alamat dan Telepon Ambon Jl. Philip Latumahina No. 17. Telp. (0911) 52345, 52829, 411999.

Fax.54363 Bandung Jl. Mangger Girang No. 72 (Bypass Soekarno - Hatta). Telp. (022)

5231679 Banjarmasin Jl. Achmad Yani Km. 6, 7 Komp. ASDI Karya No. 21Rt. 11. Telp.

(0511)267785 Banda Aceh Jl. K.H. A. Dahlan No. 41. Telp. (0651) 22245. R. 27686. Fax.

31163 Batam Jl. Komp. Wira Mustika Blok F No.6, Jl. Raja Ali Haji. Telp. (0778)

459025. Fax. 451119, 427213 Biak Jl. Imam Bonjol No. 16. Telp. (0981) 21616. Fax. 21535 Denpasar Jl. Merdeka I No. 3A. Telp. (0361) 243518. Fax. 243548 Jambi Jl. Camar III No. 106/107. Telp. (0741) 23941. Fax. 55077 Jayapura Jl. Raya Kelapa Dua No. 807, Entrop. Telp. (0967) 537723. Fax.

531317 Makasar Jl. Gunung Latimojong No. 98. Telp. (0411) 311741. Fax. 314495 Manado Jl. Panjaitan No. 14. Telp. (0431) 856164. Fax. 863873 Medan Jl. Darat No. 6. Telp. (061) 4529135. Fax. 243548 Pangkal Pinang Jl. Jend. Sudirman No. 32. Telp. (0717) 422688 Padang Jl. Khatib Sulaiman No. 66. Telp. (0751) 580000. Fax. 53970 Palembang Jl. Veteran No.324. Telp. (0711) 356025. Fax. 361838 Palangkaraya Komplek Pertokoan Pasar Kamelon Blok A2 No. 114. Telp. (0536)

21104. Fax. 23333 Pekanbaru Jl. Sisingamangaraja No. 3. Telp. (0761) 24907. Fax. 24009 Pontianak Jl. Sisingamangaraja No. 2Y. Telp. (0561) 734214. Fax. 735002 Semarang Jl. Lingkar Tanjung Mas A10. Telp. (024) 513337. Fax. 3558160 Surabaya Jl. Kapasari No. 17. Telp. (031) 3761568. Fax. 5350200 Bandar Lampung Jl. Bypass Soekarno - Hatta Blok B No. 3. Telp. (0721) 704231 Yogyakarta Jl. Jetis Harjo Jt. II/267. Telp. (0274) 563054. Fax. 562178

Sumber: PT. Thomas Express

PT. Thomas Expres menggunakan komputer untuk beberapa kegiatan

operasionalnya, yang berjumlah 3 buah pada bagian penerimaan barang dari pelanggan

dan 2 buah untuk menyortir barang-barang berdasarkan tempat tujuan.

77

3.5 Penyajian Laporan Keuangan PT. Thomas Expres

Laporan keuangan yang disajikan adalah laporan keuangan tahun 2003 sampai

dengan tahun 2005. Laporan keuangan tersebut telah diaudit pada tanggal 31

Desember tahun 2003, 31 Desember tahun 2004 dan 31 Desember tahun 2005

oleh Kantor Akuntan Publik Ishak, Saleh, Soewondo & Rekan yang beralamat di

jalan Tebet Dalam II No. 19 Jakarta, dengan Ijin No.Kep-268/KM.06/2003 dan

Ijin Akuntan Publik No.98.1.0386. Laporan keuangan yang disajikan berupa

neraca dan laporan laba rugi. Laporan tahun 2004 dan 2005 merupakan hasil audit

akhir, kecuali tahun 2003 masih berupa laporan dalam bahan diskusi. Namun

penulis tetap memakai laporan tahun 2003 untuk analisa pembuatan anggaran,

karena dianggap laporan dalam bahan diskusi tersebut tidak jauh berbeda dari

hasil audit akhir. Selain itu, supaya analisa penyusunan anggaran lebih akurat,

karena berdasarkan data historis selama 3 tahun terakhir.

78

Tabel 3.2 Laporan Laba Rugi PT. Thomas Expres tahun usaha yang berakhirpada tanggal 31 Desember 2005, 2004 dan 2003

PT. THOMAS EXPRES

LAPORAN LABA - RUGI

TAHUN USAHA YANG BERAKHIR PADA

TANGGAL 31 DESEMBER 2005, 2004 DAN 2003 2005 2004 2003 Rp. Rp. Rp. Penjualan 3.141.361.821 2.716.750.288 2.601.822.122

Harga Pokok Penjualan 1.557.596.411 1.302.107.053 1.397.102.094

Laba Kotor 1.583.765.410 1.414.643.235 1.204.720.028 Beban Usaha:

- Beban Pemasaran 72.121.790 95.805.964 77.628.064

- Beban Umum dan Administrasi 1.275.171.188 1.104.398.512 947.687.645

1.347.292.978 1.200.204.476 1.025.315.709

Laba Usaha 236.472.432 214.438.759 179.404.319 Pendapatan (Beban) Lain-lain:

Pendapatan Lain-lain 0 1.930.600 0

Beban Bank (26.091.213) (47.915.320) (39.892.376)

Jumlah Pendapatan (Beban) Lain-l ain (26.091.213)

(45.984.320)

(39.892.376)

Laba Sebelum Pajak 210.381.219 168.454.039 139.511.943

Pendapatan (Beban) Pajak Perseroan:

Pajak Tahun Berjalan (45.614.300) (33.036.200) (24.353.300)

Pajak Tangguhan 0 0 0 Laba (Rugi) Bersih Tahun Berjalan

164.766.929

135.417.839

115.158.643

Sumber: PT. Thomas Express dan telah diaudit oleh Kantor Akuntan Publik Ishak, Saleh, Soewondo & Rekan.