LAKIP DINAS KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN SUMBAR T a h u n 2 0 1 6
BAB 1 PENDAHULUAN
1. Latar Belakang
2. Gambaran Umum
3. Tugas Pokok dan Fungsi
4. Sumber Daya Manusia (SDM)
5. Struktur Organisasi
6. Sistematika Penyajian LAKIP
LAKIP DINAS KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN SUMBAR T a h u n 2 0 1 6
1.1 Latar Belakang
Peraturan Presiden No. 29 Tahun 2014 Tentang Sistim Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah mengarahkan bahwa pelaksanaan pemerintahan harus berdayaguna, berhasilguna, bersih dan bertanggungjawab. Pelaksanaan lebih lanjut didasarkan atas Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Republik Indonesia Nomor 53 Tahun 2014 tentang Petunjuk Teknis Perjanjian Kinerja, Pelaporan Kinerja dan tatat cara Reviu Laporan Kinerja Instansi Pemerintah dan Perjanjian Kinerja.
Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah adalah perwujudan kwajiban suatu instansi pemerintah untuk mempertanggungjawabkan keberhasilan atau kegagalan pelaksanaaan Visi, misi organisasi dalam mencapai tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan melalui alat pertanggungjawaban secara periodik. Untuk mencapai Akuntabilitas Pemerintah yang baik, Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat, sslaku unsur pembantu pimpinan, dituntut selalu melakukan pembenahan kinerja. Pembenahan Kinerja diharapkan mampu meningkatkan peran serta fungsi Badan Perpustakaan dan Kearsipan sebagai bagian dari sistim Pemerintah Provinsi Sumatera barat yang yang berupaya memenuhi aspirasi masyarakat.
Dalam perencanaan pembangunan bidang perpustakaan dan kearsipan, capaian tujuan dan sasaran pembangunan yang dilakukan, tidak hanya mempertimbangkan visi dan misi Badan Perpustakaan dan Kearsipan, melainkan juga kondisitas dengan tujuan Pemerintah Provinsi Sumatera Barat dan Nasional.
Terwujudnya suatu tata pemerintahan yang baik dan akuntabel, merupakan harapan semua pihak. Oleh karena itu, diperlukan pengembangan dan penerapan sistim pertanggungjawaban yang tepat, jelas, terukur dan legitimate sehingga penyelenggaraan pemerintah dan pembangunan dapat berlangsung secara berdayaguna, berhasil guna, bersih dan bertanggungjawab serta bebas dari korupsi, kolusi dan nepotisme (KKN).
Hal ini sejalan dengan Undang-undang nomor 28 tahun 1999 tentang Penyelenggaraan Negara yang bersih dan bebas dari Korupsi, Kolusi dan Nepotisme, Peraturan Pemerintah Nomor 8 Tahun 2006 tentang Pelaporan Keuangan dan Kinerja Instansi Pemerintah, Instruksi Presiden RI Nomor 7 Tahun 1999 tentang Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah, Instruksi Presiden RI Nomor 5 Tahun 2004 tentang Percepatan Pemberantasan Korupsi serta Peraturan Presiden No. 29 Tahun 2014 tentang Sistim Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah. Dalam salah satu pasalnya disebutkan bahwa azaz umum penyelenggaraan negara meliputi kepastian hukum, azaz tertib penyelenggaraan negara, azaz kepentingan uum, azaz keterbukaan , azaz proporsionalitas dan profesionalitas serta akuntabiltas. Azaz akuntabilitas adalah setiap kegiatan dan hasil akhir
LAKIP DINAS KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN SUMBAR T a h u n 2 0 1 6
dari kegiatan penyelenggara negara harus dipertanggungjawabkan kepada masyarakat atau rakyat sebagai pemegang kedaulatan tertinggi negara sesuai dengan ketentuan perundang-undangan yang berlaku.
Berkaitan hal tersebut, Badan Perpustakaan dan Kearsipan diwajibkan untuk menyusun Laporan Kinerja Instansi Pemerintah (LKIP). Penyusunan Laporan Kinerja Instansi Pemerintah (LKIP) Tahun 2016 dimaksudkan sebagai perwujudan akuntabilitas penyelenggaraan kegiatan yang dicerminkan dari pencapaian kinerja, visi, misi, realisasi pencapaian indikator kinerja utama serta sasaran dengan yang telah ditetapkan. Upaya ini juga selaras dengan tujuan perbaikan pelayanan publik sebagaimana dimaksud dalam Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah.
. 1.2 Gambaran Umum 1.2.1. Tugas Pokok dan Fungsi
Berdasarkan Peraturan Daerah Nomor 3 Tahun 2008 tentang Pembentukan
Organisasi Dan Tata Kerja Inspektorat, Badan Perencanaan Pembangunan Daerah dan Lembaga Teknis Daerah Provinsi Sumatera Barat, Badan Perpustakaan dan Kearsipan merupakan unsur pendukung tugas pemerintah daerah di bidang Perpustakaan dan Kearsipan, yang dipimpin oleh Kepala Badan yang berkedudukan di bawah dan bertanggungjawab kepada Gubernur melalui Sekretaris Daerah. Dalam menyelenggarakan tugas tersebut, Badan Perpustakaan dan Kearsipan menyelenggarakan fungsi : a. Perumusan kebijakan teknis di bidang Perpustakaan dan Kearsipan b. Pelayanan penunjang penyelenggaraan pemerintah Provinsi di Bidang Perpustakaan dan
Kearsipan c. Pemberian dukungan atas penyelenggaraan pemerintahan daerah di bidang Perpustakaan dan
Kearsipan d. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh pimpinan
Dalam melaksanakan tugas dan kewajiban, Badan Perpustakaan dan Kearsipan dipimpin
oleh Kepala Badan yang dalam pelaksanaan tugasnya dibantu :: a. Sekretariat , terdiri dari :
1. Sub Bagian Umum dan Kepegawaian 2. Sub Bagian Keuangan
LAKIP DINAS KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN SUMBAR T a h u n 2 0 1 6
3. Sub Bagian Program Tugas Pokok
Melaksanakan penyiapan perumusan kebijakan teknis, pembinaan, pengkoordinasian penyelenggaraan tugas secara terpadu, pelayanan administrasi dan pelaksanaan di bidang program, keuangan umum dan kepegawaian . Fungsi
a. Penyelenggaraan koordinasi perencanaan dan program Badan; b. Penyelenggaraan pengkajian perencanaan dan program Sekretariat; c. Penyelenggaraan pengelolaan urusan keuangan, umum dan kepegawaian;
b. Bidang layanan Perpustakaan, terdiri dari : 1. Sub Bidang Layanan Umum 2. Sub Bidang Layanan Eksistensi Dan Promosi Tugas Pokok Melaksanakan penyiapan perumusan kebijakan teknis ,pembinaan dan pelaksanaan di bidang layanan umum ,layanan ekstensi dan promosi. Fungsi a. Penyiapan Bahan Perumusan kebijakan teknis , pembinaan dan pelaksanaan dibidang
layanan umum. b. Penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis , pembinaan dan pelaksanaan di bidang
layanan ektensi dan promosi. c. Bidang Otomasi Dan Pengolahan Bahan Pustaka, terdiri dari :
1. Sub Bidang Deposit Dan Pengamatan 2. Sub Bidang Pengolahan dan Pengembangan Bahan Pustaka Tugas Pokok Melaksanakan penyiapan rumusan kebijakan teknis, pembinaan dan pelaksanaan di Bidang Otomasi Perpustakaan, Pengolahan dan Pengembangan Bahan Pustaka. Fungsi a. Penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan pelaksanaan di bidang
otomasi perpustakaan;
LAKIP DINAS KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN SUMBAR T a h u n 2 0 1 6
b. Penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan pelaksanaan di bidang pengolahan dan pengembangan bahan pustaka
d. Bidang Deposit, Pengamatan Dan Pelestarian Bahan Pustaka, terdiri dari
1. Sub Bidang Deposit Dan Pengamatan 2. Sub Bidang Pelestarian Bahan Pustaka Tugas Pokok Melaksanakan penyiapan perumusan kebijakan teknis , pembinaan dan pelaksanaan, di Bidang Deposit, Pengamatan dan Pelestarian Bahan Pustaka. Fungsi a. Penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan pelaksanaan di Bidang
deposit, pengamatan dan pelestarian banhan pustaka; b. Penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis , pembinaan dan pelaksanaan di Bidang
Pelestarian Bahan Pustaka .
e. Bidang Pembinaan Perpustakaan Dan Kearsipan, terdiri dari : 1. Sub Bidang Pembinaan SDM Kelembagaan Dan Sistem Perpustakaan 2. Sub Bidang Pembinaan SDM Dan Sistem Kearsipan Tugas Pokok Melaksanakan penyiapan perumusan kebijakan teknis , pembinaan dan pelaksanaan di bidang pembinaan SDM kelembagaan dan sistem perpustakaan, pembinaan SDM dan sistem kearsipan. Fungsi a. Penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis , pembinaan dan pelaksanaan di Bidang
Pembinaan SDM kelembagaan dan sistem perpustakaan; b. Penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis , pembinaan dan pelaksanaan di bidang
pembinaan SDM dan Sistem Kearsipan.
f. Bidang Pengelolaan Arsip Statis, terdiri dari : 1. Sub Bidang Akuisisi Dan Pengolahan 2. Sub Bidang Layanan Dan Perluasan Khasanah Tugas Pokok
LAKIP DINAS KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN SUMBAR T a h u n 2 0 1 6
Melaksanakan penyiapan perumusan kebijakan teknis , pembinaan dan pelaksanaan di bidang akusisi dan pengolahan , layanan dan perluasan khasanah. Fungsi a. Penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis , pembinaan dan pelaksanaan di bidang
akusisi dan pengolahan ; b. Penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis , pembinaan dan pelaksanaan di bidang
layanan dan perluasan khasanah.
g. Bidang Pengelolaan Arsip In Aktif, terdiri dari : 1. Sub Bidang Penyimpanan Dan Pengolahan 2. Sub Bidang Pengawasan Kearsipan Tugas Pokok Melaksanakan penyiapan perumusan kebijakan teknis , pembinaan dan pelaksanaan di bidang penyimpanan dan pengolahan , pengawasan kearsipan Fungsi
Penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis , pembinaan dan pelaksanaan di bidang penyimpanan dan pengolahan;
Penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis , pembinaan dan pelaksanaan di bidang pengawasan kearsipan
h. Bidang Pemeliharaan Dan Pelestarian Arsip, terdiri dari :
1. Sub Bidang Bahan Konvensional 2. Sub Bidang Bahan Media Baru Tugas Pokok Melaksanakan penyiapan perumusan kebijakan teknis , pembinaan dan pelaksanaan di bidang bahan konvensional dan bahan media baru. Fungsi a. Penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis , pembinaan dan pelaksanaan di bidang
bahan konvensional b. Penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis , pembinaan dan pelaksanaan di bidang
bahan media baru.
LAKIP DINAS KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN SUMBAR T a h u n 2 0 1 6
1. Kelompok Jabatan Fungsional
i. Kelompok Jabatan Fungsional Tugas Pokok
Mempunyai tugas sesuai dengan jabatan fungsional masing-masing berdasarkan peraturan perundang-undangan
1.4. Sumber Daya Manusia
Peran sumber daya manusia dalam organisasi Badan Perpustakaan dan Keasrsipan sangat strategis dan diharapkan dapat secara efektif melaksanakan tugas dan fungsinya serta dapat meningkatkan keterampilannya sesuai dengan kriteria pelaksanaan tugas secara profesional. Sumber daya manusia Badan Perpustakaan dan Keasrsipan saat ini berjumlah 116 pegawai yang terdiri dari 4 (empat ) orang sarjana strata 2, 42 (empat puluh dua) orang Sarjana, 11 (sebelas ) orang Diploma (DIII, DII,dan DI ), 56 (lima puluh enam) orang SLTA, 2 (dua) orang SLTP dan 3 (tiga) orang SD. Secara garis besar, komposisi pegawai dilingkungan Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat per Desember 2016 sebagai berikut :
TABEL 2.1
KOMPOSISI PEGAWAI BPA MENURUT KEPANGKATAN DAN GOLONGAN KEADAAN DESEMBER 2016
NO PANGKAT / GOLONGAN JUMLAH
1. GOL IV/e -
2. GOL IV/d 1 orang
3. GOL IV/c -
4. GOL IV/b 3 orang
5. GOL IV/a 7 orang
6. GOL III/d 25 orang
7. GOL III/c 14 orang
8. GOL III/b 25 orang
9. GOL III/a 7 orang
LAKIP DINAS KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN SUMBAR T a h u n 2 0 1 6
10. GOL II/d 4 orang
11. GOL II/c 10 orang
12. GOL II/b 14 orang
13. GOL II/a 2 orang
14. GOL I/d -
15. GOL I/c 2 orang
16. GOL I/b 1 orang
17. GOL I/a -
JUMLAH 116 orang
Sumber Data : Subag umum dan Kepegawaian
TABEL 2.2 DAFTAR PEGAWAI NEGERI SIPIL MENURUT TINGKAT PENDIDIKAN
KEADAAN DESEMBER 2016 NO JABATAN FUNGSIONAL JUMLAH
(ORANG)
1 S 2 4
2 S 1 42
3 DIII/ DII/ DI 10
4 SLTA/ Sederajat 56
5 SLTP/Sederajat 2
6 SD 2
Total 116
Sumber Data : Subag umum dan Kepegawaian
TABEL 2.3
DAFTAR PEJABAT FUNGSIONAL KEADAAN DESEMBER 2016
Pejabat Fungsional Badan Perpustakaan dan Kearsipan berdasarkan rumpun jabatan:
NO JABATAN FUNGSIONAL JUMLAH
1 Arsiparis Tingkat Keahlian 8
LAKIP DINAS KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN SUMBAR T a h u n 2 0 1 6
2 Arsiparis Tingkat Keterampilan 9
3 Pustakawan Tingkat Ahli 5
4 Pustakawan Tingkat keterampilan 6
Total 28
Sumber Data : Subag umum dan Kepegawaian
2.1. Sarana dan Prasarana Tersedianya 2 (dua) lokasi gedung Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat berlokasi di Jalan Pramuka V No.2 Khatib Sulaiman dan satu lokasi gedung layanan Perpustakaan Umum Provinsi Sumatera Barat di Jalan Diponogoro Nomor 4, Padang telah diresmikan pada Tanggal 30 Oktober Tahun 2014.
TABEL 2.4
TABEL ASSET TANAH BADAN PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN PROVINSI SUMATERA BARAT
Jenis Asset Luas Bangunan
Kondisi Konstruksi Bangunan Status Tanah
1 Tanah Bangunan Kantor Pemerintah ( Gedung Kantor Badan Perpustakaan dan Kearsipan)
6.277 M2 Jln Pramuka V No. 2 Padang
APBD Hak Pakai
2 Tanah Bangunan Kantor Pemerintah ( Gedung Perpustakaan Umum Provinsi Sumatera Barat)
2.374 M2 Jln. Diponegoro No. 4 Padang
APBD Hak Pakai
Sumber Data : Subag umum dan Kepegawaian
TABEL 2.5 TABEL ASSET BANGUNAN
BADAN PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN PROVINSI SUMATERA BARAT
Jenis Asset Luas Tanah
Alamat Asal – usul
Status Tanah
1 Tanah Bangunan Kantor Pemerintah ( Gedung Kantor Badan Perpustakaan dan Kearsipan)
6.277 M2 Jln Pramuka V No. 2 Padang
APBD Hak Pakai
2 Tanah Bangunan Kantor Pemerintah ( Gedung Perpustakaan Umum Provinsi Sumatera Barat)
2.374 M2 Jln. Diponegoro No. 4 Padang
APBD Hak Pakai
Sumber Data : Subag umum dan Kepegawaian
LAKIP DINAS KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN SUMBAR T a h u n 2 0 1 6
TABEL 2.6
TABEL ASSET KENDARAAN BADAN PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN PROVINSI SUMATERA BARAT
Jenis Asset Jumlah Asal – Usul Tahun Pembelian
I Kendaraan Roda 4 ( Empat ) 11 Unit 1 Minibus (Mitsubishi /L.300) 1 APBN 1999
2 Minibus (Toyota) 1 APBD 2004
3 Minibus (Kijang Inova) 1 APBD 2011 4 Mobil Rescue ( Ford / Ranger ) 1 APBN 2011
5 Minibus Puskel ( Truk) 1 APBN 1986
6 Minibus Puskel ( Toyota) 1 APBN 2003
7 Minibus Puskel ( Toyota) 1 APBN 2003
8 Minibus Puskel ( Toyota) 1 APBN 2009
9 Minibus Puskel ( Toyota) 1 APBD 2009
10 Minibus Puskel ( Toyota) 1 APBD 2009
11 Truk Sadar Arsip (Isuzu) 1 APBN 2010
II Kendaraan Roda 2 ( dua ) 4 Unit 1 Sepeda Motor ( GL. Max ) 1 APBN 1996
2 Sepeda Motor ( GL. Pro ) 1 APBN 1997
3 Sepeda Motor ( Suzuki ) 1 APBN 1999
4 Sepeda Motor ( Honda Win ) 1 APBN 1999
Sumber Data : Subag umum dan Kepegawaian
TABEL 2.7 TABEL JENIS DAN JUMLAH FASILITAS / SARANA INFORMASI
PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN
No Fasilitas/Prasarana Jumlah Ket
1 Papan Pengumuman 2
2 Kotak Pengaduan 2
3 Jenis Bahan Promosi 3
4 Mobil Keliling 5
5 Mobil Operasional 3
LAKIP DINAS KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN SUMBAR T a h u n 2 0 1 6
6 Mobil Rescue 1
7 Mobil Sadar Arsip 1
8 Website 3
9 E-mail 1
10 Call Center -
11 Media Center -
12 Majalah
13 Buku Data dan Informasi
14 Booklet Informasi
Sumber Data : Subag umum dan Kepegawaian
LAKIP DINAS KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN SUMBAR T a h u n 2 0 1 6
1.6 Struktur Organisasi
Gambar 1.7 Struktur Organisasi Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi sumatera Barat
KEPALA
SEKRETARIS
KASUBBAG UMUM DAN KEPEGAWAIAN
KASUBBAG KEUANGAN
KASUBBAG PROGRAM
KELOMPOK JABATAN FUNGSIONAL
KABID LAYANAN
PERPUSTAKAAN
KASUBBID LAYANAN UMUM
KASUBBID LAYANAN EKSTENSI
DAN PROMOSI
KABID PEMELIHARAAN
DAN PELESTARIAN ARSIP
KABID PENGELOLAAN
ARSIP IN AKTIF
KASUBBID
BAHAN KONVENSIONAL
KASUBBID
BAHAN MEDIA BARU
KASUBBID PENYIMPANAN
DAN PENGOLAHAN ARSIP
IN AKTIF
KASUBBID PENGAWASAN
KEARSIPAN
KABID OTOMASI &
PENGOLAHAN BAHAN
PUSTAKA
KASUBBID OTOMASI
PERPUSTAKAAN
KASUBBID PENGOLAHAN
DAN PENGEMBANGAN
BAHAN PUSTAKA
KABID PEMBINAAN
PERPUSTAKAAN
DAN KEARSIPAN
Kasubbid Pembinaan SDM
Kelembagaan Dan Sistem
Perpustakaan
KASUBBID PEMBINAAN SDM
SISTEM KEARSIPAN
KABID PENGELOLAAN
ARSIP STATIS
KASUBBID AKUISISI DAN
PENGOLAHAN
KASUBBID LAYANAN DAN
PERLUASAN KHASANAH
KABID DEPOSIT PENGAMATAN DAN
PELESTARIAN BAHAN PUSTAKA
KASUBBID DEPOSIT
PENGAMATAN
KASUBBID PELESTARIAN
BAHAN PUSTAKA
LAKIP DINAS KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN SUMBAR T a h u n 2 0 1 6
1.7 Sistematika Penyajian LAKIP
Laporan Kinerja Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat Tahun
2016, pada hakekatnya memberikan penjelasan pencapaian kinerja Badan Perpustakaan
dan Kearsipan selama tahun 2016. Sebagai tolok ukur keberhasilan tahunan organisasi,
maka capaian kinerja selama tahun 2016 diperbandingkan dengan dengan penetapan
kinerja tahun 2016.
Sistematika penyajian Laporan Kinerja Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi
Sumatera Barat Tahun 2016 berpedoman pada Peraturan Menteri Negara
Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nom,or 53 Tahun 2014
tentang Petunjuk Teknis Perjanjian Kinerja, Pelaporan Kinerja dan tata Cara Reviu atas
Laporan Kinerja Instansi Pemerintah sebagai berikut:
1. Kata Pengantar
2. Daftar Isi
3. Bab I : Pendahuluan
Pada Bab ini menyajikan penjelasan umum organisasi dengan penekanan kepada
aspek strategis organisasi serta permasalahan utama (strategic issued) yang sedang
dihadapi organisasi
Bab II : Perencanaan Kinerja
Diuraikan ringkasan/iktisar perencanaan kinerja tahun yang bersangkutan
a. Rencana Strategis Badan Perpustakaan dan Kearsipan Tahun 2016 -2021
Menguraikan visi, misi, tujuan, sasaran strategis dan indikator Kinerja Utama
(IKU), kebijakan dan Program dari Renstra
b. Perjanjian Kinerja
Menyajikan target-target penting dan disertai penjelasan apabila terhadap
perubahan-perubahan rumusan, sasaran, IKU dan target
Bab III : Akuntabilitas Kinerja Badan Perpustakaan dan Kearsipan
a. Disajikan capaian kinerja organisasi untuk setiap tujuan dan sasaran strategis serta
IKU sesuai dengan hasil pengukuran kinerja sebagai berikut :
1. Membandingkan antara target dan realisasi kinerja tahun ini
2. Membandingkan antara realisasii kinerja serta capaian kinerja tahun ini dengan
tahun lalu dan bebarapa tahun terakhir
LAKIP DINAS KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN SUMBAR T a h u n 2 0 1 6
3. Membandingkan realisasi kinerja sampai dengan tahun ini dengan target jangka
menengah yang terdapat dalam dokumen perencanaan strategis organisasi.
4. Membandingkan realisasi kinerja tahun ini dengan standar nasional (jika ada)
5. Menyajikan analisis penyebab keberhasilan / kegagalan atau peningkatan /
penurunan kinerja serta alternatif solusi yang telah dilakukan
6. Analisis serta efisiensi penggunaan sumber daya. Analisis program kegiatan yang
menunjang keberhasilan ataupun kegagalan pencapaian pernyataan kinerja.
b. Realisasi Anggaran
Disajikan uraian realisasi anggaran yang digunakan dan yang telah digunakan
untuk mewujudkan kinerja organisasi sesuai dengan dokumen perjanjian kinerja.
Bab IV : Penutup
Pada bab ini diuraikan kesimpulan umum atas capaian kinerja organisasi dan langkah
di masa mendatang yang akan dilakukan organisasi untuk meningkatkan kinerja
LAKIP DINAS KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN SUMBAR T a h u n 2 0 1 6
Bab II Berisi : 1. Rencana Strategis 2. Rencana Kinerja Tahun 2015 3. Perjanjian Kinerja (PK) 4. Rencana Anggaran Tahun 2015
BAB II PERENCANAAN DAN
PERJANJIAN KINERJA
Penandatangan Perjanjian Kerja Tahun 2015, di Pelataran Parkir Jl. Pramuka V Nomor 2
Padang
2.1 Rencana Strategis Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat Tahun 2016 – 2021
Rencana strategis (Renstra) Dinas Kearsipan dan Perpustakaan 2016 – 2021 merupakan perencanaan jangka menengah yang berisi tentang gambaran sasaran atau kondisi hasil yang akan dicapai dalam jangka lima tahun oleh Dinas Kearsipan dan Perpustakaan beserta strategi yang akan dilakukan untuk mencapai sasaran sesuai dengan tugas, fungsi dan peran yang diamanahkan.
Dalam sistim akuntabilitas kinerja instansi pemerintah yang merupakan instrumen pertanggungjawaban sekaligus instrumen manjemen kinerja, rencana strategis merupakan langkah awal untuk melakukan pengukuran kinerja instansi pemerintah. Perencanaan strategis instansi pemerintah merupakan integrasi antara keahlian sumber daya manusia dan sumber daya
LAKIP DINAS KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN SUMBAR T a h u n 2 0 1 6
lainnya agar dapat mampu menjawab tuntutan perkembangan lingkungan strategis, nasional, global serta tetap berada dalam tatanan sistem manajemen nasional.
Dalam konteks efisiensi dan efektifitas program agar tetap eksis dan unggul dalam persaingan yang semakin ketat dalam lingkungan yang berubah sangat cepat, suatu instansi pemerintah harus selalu melakukan perubahan menuju perbaikan. Perubahan tersebut perlu disusun dalam suatu pola yang sistematis dalam wujud perencanaan strategis dengan tahapan yang konsisten dan berkelanjutan sehingga dapat meningkatkan akuntabilitas dan kinerja yang berorientasi pada pencapaian hasil. (result oriented).
Rencana strategis Dinas Kearsipan dan Perpustakaan merupakan penjabaran lebih lanjut dari Rencana strategis Provinsi Sumatera Barat tahun 2016-2021 yang memuat visi, misi, tujuan, sasaran, arah kebijakan, strategi, program dan kegiatan selama 5 (lima tahun). Penyusunan renstra juga dimaksudkan sebagai rujukan dalam menjalankan tugas dan fungsinya selama periode 2016-2021.
Dengan demikian, rencana strategis yang disusun telah menjangkau substansi tugas dan fungsi Dinas Kearsipan dan Perpustakaan. Rencana strategis mendefinisikan arah strategis organisasi, cara-cara untuk mencapainya, dan metodologi pengukuran proses pencapaiannya.
2.1.1 Visi dan Misi
Dalam rangka memberikan dukungan teknis dan administrasi kepada Gubernur, Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat menetapkan Visi Tahun 2016 - 2021;
“ Menjadikan Perpustakaan dan Kearsipan Sebagai Pusat Informasi Untuk Mencerdaskan Masyarakat dan Menyelamatkan Memori Daerah “.
Sedangkan untuk mewujudkan Visi Badan Perpustakaan dan Kearsipan tahun 2016-2021
tersebut diatas dilaksanakan misi sebagai berikut : 1. Mengembangkan Budaya Gemar Membaca 2. Mengembangkan dan melestarikan bahan pustaka 3. Mendayagunakan dan mengembangkan semua jenis perpustakaan 4. Meningkatkan penyelamatan, pelestarian dan pemanfaatan arsip 5. Meningkatkan dan mengembangkan SDM, Sistem dan Kelembagaan Kearsipan dan
perpustakaan 6. Meningkatkan pengelolaan, dan pengawasan Arsip
LAKIP DINAS KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN SUMBAR T a h u n 2 0 1 6
4.2. Tujuan dan Sasaran
Dalam rangka mewujudkan visi dan misi Badan perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat perlu dirumuskan langkah-langkah secara terarah dalam bentuk tujuan strategis. Tujuan strategis merupakan penjabaran atau implementasi dari pernyataan visi dan misi. Tujuan adalah hasil akhir yang akan dicapai atau dihasilkan dalam jangka waktu satu sampai lima tahun mendatang. Tujuan akan mengarahkan perumusan, sasaran, kebijakan, program, dan kegiatan dalam rangka merealisasikan visi dan misi. Tujuan strategis Badan Perpustakaan dan Kearsipan yaitu :
1. Menumbuhkan minat dan budaya gemar membaca masyarakat
2. Terwujudnya pelayanan informasi kearsipan
3. Meningkatnya tata kelola kearsipan dan perpustakaan pada semua SKPD,Lembaga Kearsipan dan Perpustakaan Kab/ Kota dan Nagari
Sebagaimana Visi dan Misi Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat yang telah ditetapkan diatas, ditetapkan sasaran strategis Badan Perpustakaan dan Kearsipan dalam kurun waktu 5 (lima) tahun sejak 2016 – 2021. Sasaran tersebut merupakan sesuatu yang akan dicapai atau dihasilkan oleh organisasi dalam rumusan yang lebih spesifik, terukur, berorientasi pada hasil, dapat dicapai, dan memiliki kurun waktu tertentu. Sasaran strategis merupakan penjabaran dari tujuan dan sasaran dalam bentuk kuantitatif sdehingga dapat diukur. Penetapan sasaran strategis memberikan fokus pada penyusunan kegiatan. Indikator sasaran Badan Perpustakaan dan Kearsipan sebagai berikut :
Tabel 1. Indikator Kinerja Tujuan
Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat 2016 -2021 Indikator Kinerja Tujuan Target
2016 2017 2018 2019 2020 2021 Prosentase tumbuhnya minat dan budaya gemar membaca masyarakat
100 % 100 % 100 % 100 % 100 % 100 %
Prosentase terwujudnya pelayanan informasi kearsipan
100 % 100 % 100 % 100 % 100 % 100 %
Prosentase meningkatnya tatakelola kearsipan dan perpustakaan pada semua SKPD,Lembaga Kearsipan dan Perpustakaan Kab/ Kota dan Nagari
100 % 100 % 100 % 100 % 100 % 100 %
Tabel 2. Indikator Kinerja Sasaran
Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat
LAKIP DINAS KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN SUMBAR T a h u n 2 0 1 6
NO. SASARAN STRATEGIS
INDIKATOR KINERJA UTAMA
TARGET KINERJA PADA TAHUN KE- 2016 2017 2018 2019 2020 2021
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) 1
Meningkatnya minat dan budaya gemar membaca
- Jumlah kunjungan perpustakaan
57.500 orang
58.000 orang
59.000 orang
60.000 orang 61.000 orang
- Jumlah Anggota Baru
1000 orang 1000 orang
1.000 orang 1000 orang 100 orang
Bertambah dan terpeliharanya bahan pustaka dalam bentuk koleksi karya tulis dan karya cetak dan atau karya rekam
- Jumlah Penambahan Koleksi Bahan Pustaka
13.000 eksemplar
13.000 eksemplar
10.000 eksemplar
10.000 eksemplar
10.000 eksemplar
- Jumlah Koleksi bahan pustaka yang terpelihara
750 Eksemplar
750 Eksemplar
750 Eksemplar
750 Eksemplar
750 Eksemplar
Mewujudkan Perpustakaan Digital
- Jumlah Entrian Database Bahan Pustaka
4.000 Entry
4.000 Entry 4.000 Entry 4.000 Entry 4.000 Entry 4.000 Entry
2 Meningkatnya kuantitas informasi kearsipan
- Jumlah Arsip Statis yang terselamatkan
2 Dokumen
2 Dokumen
2 Dokumen
2 Dokumen
2 Dokumen 2 Dokumen
3 Meningkatnya Kualitas Sumber Daya Manusia Pengelola Perpustakaan dan Kearsipan
- Jumlah SKPD yan tertib arsip
2 SKPD
2 SKPD
2 SKPD
2 SKPD
2 SKPD
2 SKPD
- Jumlah SKPD yang dibina untuk tata kelola perpustakaan
13 SKPD
10 SKPD
10 SKPD
10 SKPD
10 SKPD
4.3. Strategi dan Kebijakan SKPD
LAKIP DINAS KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN SUMBAR T a h u n 2 0 1 6
Arah dan strategi Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat, mengacu kepada arah kebijakan dan strategi dengan memperhatikan sasaran - sasaran yang ditetapkan terkait dengan agenda pembangunan yang telah dirumuskan dalam RPJMD Provinsi Sumatera Barat. Mengacu pada Strategi Pembangunan Sumatera Barat tahun 2016 s.d. 2021 agar mampu mendorong pertumbuhan ekonomi yang berkualitas dan berkesinambungan serta secara bersamaan dapat meningkatkan kualitas kehidupan masyarakat, strategi dan prioritas pemerintah provinsi yang terkait dan mempunyai relevansi dengan tugas pokok dan strategi dari Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat, yaitu :
a. Upaya mewujudkan pemenuhan hak-hak dasar masyarakat melalui :
Peningkatan akses masyarakat terhadap pendidikan yang berkualitas
Peningkatan akses masyarakat terhadap informasi publik
b. Untuk terpenuhinya hak-hak dasar masyarakat Sumatera Barat dilakukan melalui peningkatan kualitas pelayanan publik.
3. Kebijakan Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat a. Membangun sistem administrasi kearsipan dengan pemanfaatan tekonologi informasi dan penyediaan
pedoman kearsipan dalam bentuk regulasi, meliputi : - Menyusun peraturan / pedoman sistem kearsipan - Mengembangkan kearah sistem administrasi kearsipan digital - Optimalisasi pelatihan – pelatihan SDM kearsipan baik pejabat fungsional arsiparis maupun
pengelola arsip
b. Optimalisasi akuisisi, perbaikan dan alih media arsip yang bernilai guna meliputi : - Akuisisi arsip statis baik diinstansi Pemerintah, BUMN/D, Orsospol/ Ormas, Swasta maupun
Perorangan - Meningkatkan preservasi dan alih media arsip statis - Mengelola dan merawat arsip baik statis maupun inaktif
c. Optimalisasi pelayanan dan sosialisasi kearsipan yang dilakukan dengan berbagai metode sosialisasi, seperti :
- Pameran arsip - Promosi jasa kearsipan - Penerbitan naskah sumber dan buletin kearsipan - Pelayanan informasi arsip
LAKIP DINAS KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN SUMBAR T a h u n 2 0 1 6
d. Menyelenggarakan tugas pelayanan dengan melakukan optimalisasi SDM dan pelayanan publik; pembentukan posko pelayanan publik untuk bahan pustaka maupun arsip; melakukan debirokratisasi dan deregulasi dalam meningkatkan pelayanan publik
e. Menyelenggarakan tugas pengaturan dengan memberikan pembinaan kepada seluruh jajaran pemerintahan dan masyarakat di daerah untuk mengembangkan pelayanan publik yang baik dan optimal, khususnya di bidang perpustakaan
f. Melakukan optimalisasi fasilitas perpustakaan yang sesuai dengan standar perpustakaan
g. Meningkatkan dan mengembangkan koleksi perpustakaan serta memfasilitasi pengembangan koleksi semua jenis perpustakaan
Program dan Kegiatan Program merupakan instrumen kebijakan yang berrisi satu atau lebih kegiatan yang dilaksanakan
oleh satuan organisasi Dinas Kearsipan dan Perpustakaan untuk mencapai sasaran dan tujuan serta memperoleh alokasi anggaran.
Pada tahun 2016, Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat melaksanakanan 5 (Lima) program yaitu : 1. Program Pengembangan Budaya Baca dan Pembinaan Perpustakaan 2. Program Pengembangan Perpustakaan 3. Program Pembinaan dan Peningkatan Kapasitas Sumber Daya Manusia Pengelolaan Sistem
Kearsipan 4. Program Peningkatan Kualitas Pelayanan Informasi Kearsipan 5. Program Penyelengaraan Kearsipan Nasional
4.3. Perjanjian Kinerja
Perjanjian Kinerja tahun 2016 merupakan pernyataan komitmen yang mempresentasikan tekad dan janji untuk mencapai kinerja yang jelas dan terukur dalam rentang waktu satu tahun tertentu dan merupakan tolok ukur keberhasilan organisasi yang menjadi dasar penilaian dalam evaluasi akuntabilitas kinerja pada akhir tahun anggaran 2016.
LAKIP DINAS KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN SUMBAR T a h u n 2 0 1 6
Tujuan perjanjian kinerja sesuai Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi No. 53 tahun 2014 :
1. Sebagai wujud komitmen antara penerima dan pemberi amanah untuk meningkatkan integritas, akuntabilitas, transpransi dan kinerja aparatur
2. Menciptakan tolok ukur kinerja sebagai dasar evaluasi kinerja aparatur
3. Sebagai dasar penilaian keberhasilan/ kegagalan pencapaiuan tujuan dan sasaran organisasi dan sebagai dasar pemberian penghargaan dan sanksi
4. Sebagai dasar bagi pemberi amanah untuk melakukan monitoring, evaluasi dan supervisi atas perkembangan/kemajuan kinerja pemberi amanah
5. Sebagai dasar dalam penetapan sasaran kinerja pegawai.
Dengan mengacu kepada rencana strategis tahun 2016-2021 Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat telah menyusun perjanjian kinerja tahun 2016 sebagai berikut :
LAKIP DINAS KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN SUMBAR T a h u n 2 0 1 6
PERJANJIAN KINERJA
SKPD : BADAN PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN PROVINSI SUMATERA BARAT TAHUN : 2016
No SASARAN STRATEGIS INDIKATOR KINERJA TARGET 1 Meningkatkan Jumlah Kunjungan a. Jumlah Kunjungan (orang) 57.000 Perpustakaan b. Jumlah Anggota Baru (orang) 1.000
2 Bertambah dan Terpeliharanya Bahan Pustaka dalam Bentuk Buku a.
Jumlah Koleksi/ Bahan Pustaka yang Bertambah(Eksemplar) 13.000
dan Non Buku serta Naskah Kuno b. Jumlah Koleksi/Bahan Pustaka 750
yang Terpelihara (Eksemplar)
3 Penyiapan Database Bahan Pustaka Jumlah Entrian Database Bahan Pustaka 4.000
4 Bertambah dan Terpeliharanya Jumlah Arsip Statis di Depo
Jumlah Arsip Statis yang Terselamatkan (dokumen) 2
5 Adanya Keseragaman Tata Kearsipan a. Jumlah SKPD yang dibina untuk 11 dan Perpustakaan serta Peralatan Kearsipan
Kearsipan dan Perpustakaan pada semua SKPD, Lembaga Kearsipan dan b. Jumlah SKPD yang dibina untuk
Perpustakaan 30
Perpustakaan Kab/Kota dan Nagari
NO PROGRAM ANGGARAN KETERANGAN
1. Peningkatan Kualitas Pelayanan Informasi Kearsipan
Rp 577.000.000 APBD
2. Pembinaan dan Peningkatan
Kapasitas Sumber Daya Manusia Pengelolaan Sistem Kearsipan
Rp 360.000.000 APBD
3. Pengembangan Budaya Baca dan
Pembinaan Perpustakaan Rp 2.509.000.000 APBD
4. Penyelengaraan Kearsipan Nasional Rp 326.381.000 APBN
5. Pengembangan Perpustakaan Rp 417.855.000 APBN Jumlah Rp 4.190.236.000
LAKIP DINAS KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN SUMBAR T a h u n 2 0 1 6
Alokasi anggaran belanja langsung tahun 2015 yang dialokasikan untuk membiayai
program-program prioritas yang langsung mendukung pencapaian sasaran
pembangunan adalah sebagai berikut :
Tabel 2.6 : Tabel Alokasi Per Sasaran Strategis Pembangunan Tahun Anggaran 2015
No Sasaran Strategis Anggaran
(Rp )
Persentase
Anggaran
1. Meningkatnya minat dan budaya
gemar membaca
530.883.900,- 12%
2. Bertambah dan terpeliharanya
bahan pustaka dalam bentuk
koleksi karya tulis , karya cetak
dan atau karya rekam
908.073.825,-
21%
3 Mewujudkan Perpustakaan
Digital
295.193.750,-
7%
4 Meningkatnya jumlah SKPD
Provinsi yang tertib arsip
273.618.400,- 6%
5 Meningkatnya SDM
Penyelenggara Perpustakaan dan
Kears ipan
605.689.900,-
14%
Jumlah 2.555.310.525,- 60%
Belanja Langsung Urusan Pendukung 1.702.862.580,- 40%
Total Belanja Langsung Urusan 4.258.173.105,-
100%
Sumber data : Subag Program
Pada tabel di atas, pada pos belanja langsung dibagi menjadi anggaran yang
digunakan untuk penyelenggaraan program/kegiatan yang utama dan anggaran untuk belanja
langsung program/kegiatan pendukung. Jumlah anggaran untuk program/kegiatan utama
sebesar Rp2.555.310.525,-atau sebesar 60 % dari total belanja langsung Urusan
Rp.4.258.173.105,-, sedangkan anggaran untuk program/kegiatan pendukung sebesar
Rp1.702.862.580,-atau 40% dari total anggaran belanja langsung.
LAKIP DINAS KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN SUMBAR T a h u n 2 0 1 6
Pada anggaran untuk program/kegiatan utama, sasaran pembangunan dengan
anggaran paling besar adalah sasaran layanan publik meningkat, terutama pada sasaran
bertambah dan terpeliharanya jumlah bahan pustaka dalam bentuk koleksi karya tulis, karya
cetak dan karya rekam dengan besaran anggaran Rp. 908.073.825 atau 21 % dari total
belanja langsung urusan. Sasaran lain dengan anggaran yang relatif besar adalah sasaran
meningkatnya SDM penyelenggara perpustakaan dan kearsipan Rp. 605.689.900,- atau 14 %
dari total belanja langsung urusan , untuk meningkatnya minat dan budaya gemar membaca yaitu
sebesar Rp. 530.883.900,- atau 12 % dari total belanja langsung, kemudian Sementara itu,
sasaran dengan anggaran yang relatif kecil adalah sasaran Mewujudkan Perpustakaan Digital
sebesar Rp. 295.193.750,-atau 7 % dari total anggaran belanja langsung urusan dan
Meningkatnya jumlah SKPD Provinsi yang tertib arsip sebesar Rp 273.618.400,- atau 6 % dari
total belanja langsung urusan.
LAKIP DINAS KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN SUMBAR T a h u n 2 0 1 6
Bab 3 Berisi : 1. Capaian Kinerja Utama 2016
2. Evaluasi dan Analisis Capaian
Kinerja
3. Akuntabilitas Anggaran
BAB III AKUNTABILITAS
KINERJA INSTANSI PEMERINTAH
3.1 Capaian Kinerja Utama 2016
Pengukuran tingkat capaian kinerja Badan Perpustakaan dan Keasipan Provinsi Sumatera Barat tahun 2016 dilakukan dengan cara membandingkan antara target pencapaian indikator sasaran yang telah ditetapkan dalam perjanjian kinerja tahun 2016 dengan realisasinya yang telah disesuaikan dengan sasaran strategis dan indikator kinerja utama pada Renstra Badan Perpustakaan dan Keasipan
LAKIP DINAS KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN SUMBAR T a h u n 2 0 1 6
Provinsi Sumatera Barat 2016 - 2021. Pengukuran capaian kinerja tujuan dan sasaran dituangkan dalam dokumen laporan kinerja yang merupakan pertanggungjawaban atas keberhasilan dan kegagalan pencapaian kinerja organisasi.
Badan Perpustakaan dan Keasipan Provinsi Sumatera Barat telah menetapkan tujuan dan sasaran strategis beserta indikatornya untuk menginformasikan hasil kinerja. Indikator tujuan menginformasikan akumulasi pencapaian kinerja sampai dengan tahun terakhir periode renstra Badan Perpustakaan dan Keasipan Provinsi Sumatera Barat yang digunakan. Sedangkan indikator sasaran hanya menginformasikan satu tahun terakhir.
1. Capaian Kinerja Tujuan Capaian kinerja tujuan diukur melalui indikator tujuan yang telah ditetapkan dalam Renstra
Badan Perpustakaan dan Keasipan Provinsi Sumatera Barat tahun 2016 – 2021, dimana menginformasikan capaian selama periode Renstra yang digambarkan pada tabel berikut :
Tabel 1. Indikator Kinerja Tujuan
Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat Indikator Kinerja Tujuan Tahun 2016
Target Realisasi Capaian Prosentase tumbuhnya minat dan budaya gemar membaca masyarakat
100 % 100 % 100 %
Prosentase terwujudnya pelayanan informasi kearsipan 100 % 100 % 100 % Prosentase meningkatnya tatakelola kearsipan dan perpustakaan pada semua SKPD,Lembaga Kearsipan dan Perpustakaan Kab/ Kota dan Nagari
100 % 100 % 100 %
Hasil yang telah diperoleh dari tujuan ini merupakan capaian indikator kinerja tujuan tahun 2016 yang merupakan tahun pertama dari periode renstra Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat yang menghasilkan beberapa kegiatan yaitu :
1. Layanan Jasa Perpustakaaan Umum
2. Otomasi Perpustakaan
3. Pemeliharaan Buku - Buku dan Pelestarian Bahan Perpustakaan
4. Pembinaan Perpustakaan Instansi Provinsi 5. Perpustakaan Digital 6. Penilaian Kinerja Pustakawan
7. Pengembangan Koleksi Perpustakaan
8. Electronis Library
9. Perluasan Layanan Perpustakaan 10. Promosi Pengembangan Budaya Baca
LAKIP DINAS KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN SUMBAR T a h u n 2 0 1 6
11. Pembudayaan Gemar Membaca dengan Berbagai Kelompok Masyarakat 12. Survey Kebutuhan Pemakai Bahan Bacaan dan Indeks Kepuasan Masyarakat 13. Pemanfaatan dan Pelestarian Naskah Kuno 14. Pengembangan Koleksi Budaya Sumbar dan Etnis Minangkabau 15. Kerjasama Perpustakaan 16. Bimbingan Teknis Implementasi Peraturan Perundang-undangan 17. Simulasi Perlindungan dan Penyelamatan Arsip Bencana 18. Pengelolaan dan Penyelamatan Arsip Statis 19. Pelayanan Informasi Kearsipan 20. Pemeliharaan dan Pelestarian Arsip Konvensional 21. Penyelamatan dan Pelestarian Dokumen dan Perawatan Arsip Media Baru 22. Pembinaan Arsip Dinamis Aktif pada SKPD 23. Penilaian Kinerja Arsiparis 24. Pembinaan Kualitas dan Wawasan Fungsional Arsiparis 25. Pengawasan Tata Kelola Kearsipan 26. Penataan dan Pengelolaan Arsip In Aktif
2. Capaian Kinerja sasaran a. Capaian Kinerja Sasaran tahun 2016
Untuk mengukur sasaran strategis Badan Perpustakaan dan Kearsipan tahun 2016 dilakukan melalui indikator kinerja seperti tabel berikut :
LAKIP DINAS KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN SUMBAR T a h u n 2 0 1 6
Tabel Indikator Kinerja Sasaran
Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat Tahun 2016
NO. SASARAN STRATEGIS
INDIKATOR KINERJA UTAMA
Kinerja Anggaran Target Realisasi % Pagu (Rp) Realisasi
(Rp) %
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) 1
2
Meningkatnya minat dan budaya gemar membaca
- Jumlah kunjungan perpustakaan
57.500 orang 86 169 orang 151 % 670 000 000 646 021 558 96 %
- Jumlah Anggota Baru
1000 orang 1 789 orang 179 % 180 000 000 172 984 246 96 %
Bertambah dan terpeliharanya bahan pustaka dalam bentuk koleksi karya tulis dan karya cetak dan atau karya rekam
- Jumlah Penambahan Koleksi Bahan Pustaka
13.000 eksemplar
13 056 eksemplar
100 % 3 068 129 600 1 348 742 150 44 %
- Jumlah Koleksi bahan pustaka yang terpelihara
750 Eksemplar
750 Eksemplar
100 % 35.000.000 34.995.375
99,99
3 Mewujudkan Perpustakaan Digital
- Jumlah Entrian Database Bahan Pustaka
4.000 Entry
4 100 entry 103 % 75.000.000
72 770 900
97 %
4 Meningkatnya kuantitas informasi kearsipan
- Jumlah Arsip Statis yang terselamatkan
2 Dokumen 2 dokumen 100 % 380 000 000 363 577 813 96 %
5 Meningkatnya Kualitas Sumber Daya Manusia Pengelola Perpustakaan dan Kearsipan
- Jumlah SKPD yang tertib arsip
2 SKPD 2 SKPD 100 % 360 000 000 347 080 225 96 %
- Jumlah SKPD yang dibina untuk tata kelola perpustakaan
13 SKPD 13 SKPD 100 % 72 000 000 65 192 91 %
LAKIP DINAS KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN SUMBAR T a h u n 2 0 1 6
Pada tahun 2016, rata-rata capaian kinerja sasaran Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi
Sumatera Barat mencapai 116 % atau dapat dikategorikan sangat baik, sedangkan penyerapan anggaran untuk mendukung kegiatan pada sasaran tersebut sebesar Rp. 3 075 901 143 atau 63 % dari total anggaran yang tersedia sebesar Rp. 4 870 129 600
b. Capaian Indikator Kinerja Utama Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera
Barat Tahun 2016
Pengukuran target kinerja dari sasaran strategis yang telah ditetapkan akan dilakukan dengan membandingkan antara target kinerja dengan realisasi kinerja. Kriteria penilaian yang diuraikan dalam tabel dibawah, selanjutnya akan dipergunakan untuk mengukur kinerja Badan Perpustakaan dan Kearsipan untuk tahun 2016. Pencapaian IKU secara ringkas ditunjukkan dalam tabel berikut
Tabel Pencapaian IKU Badan Perpustakaan dan Kearsipan tahun 2016
Indikator Kinerja Utama
Capaian 2015 2016 Target Awal Renstra
(2016)
Capaian s/d 2016 terhadap 2021 (%)
Target Realisasi %
Realisasi
1. Jumlah Kunjungan Perpustakaan 9 401 org 57 000 org 86.169
org
151% 57 000 29%
2. Jumlah Anggota Baru 603 org 1000 org 1789 org 179% 1000 35%
3. Jumlah Penambahan Koleksi Bahan Pustaka 10.246 eks 13.000 eks 13.056
eks
127% 13000 28 %
4. Jumlah Koleksi/bahan Pustaka yang terpelihara - 750 eks 750 eks 100% 750 20%
5. Jumlah entryan data base bahan pustaka 4000 entryan 4100
entryan
105 % 4000
entryan
16 %
6. Jumlah Arsip statis yang terselamatkan 2 dokumen 2
dokumen
100 % 4
dokumen
8 %
7. Jumlah SKPD yang dibina untuk kearsipan 2 SKPD 2 SKPD 100 % 11 SKPD 16 %
8. Jumlah SKPD yang dibina untuk tata kelola
kearsipan
13 SKPD 13 SKPD 100 % 30 SKPD 18 %
Tabel 3.1 Skala Nilai Peringkat Kinerja No Interval Nilai Realisasi
Kinerja Kriteria Penilaian Realisasi Kinerja
Kode Pewarnaan
1 91≤ Sangat Baik 2 76≤90 Tinggi 3 66 ≤ 75 Sedang
LAKIP DINAS KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN SUMBAR T a h u n 2 0 1 6
4 51 ≤ 65 Rendah 5 ≤ 50 Sangat Rendah
Sumber data :Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 54 Tahun 2010
Dari 8 Indikator Kinerja Utama (IKU) Badan Perpustakan dan Kearsipan Provinsi
Sumatera Barat Tahun 2015 , kinerja yang dicapaimenunjukkan bahwa Keseluruhan IKU
telah memenuhi kriteria sangat baik (≥91%). diantaranya, realisasinya bahkan mencapai
lebih dari 100% dari rencana kinerja yang dicanangkan. Sementara bila dilihat dalam
kerangka triwulan, perbandingan antara rencana dan realisasi kinerja untuk seluruh sasaran
adalah sebagai berikut:
LAKIP DINAS KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN SUMBAR T a h u n 2 0 1 6
Gambar 3.1 Pencapaian IKU
Sumber Data : diolah dari bidang layanan, otomasi dan pembinaan
Mayoritas IKU Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat telah
berhasil dicapai dengan kriteria sangat baik 100% sebesar 62%, bahkan 3 dari 8 IKU atau
38% diantaranya realisasinya bahkan mencapai lebih dari 100% dari rencana kinerja yang
dicanangkan. Sementara itu bila dilihat dalam kerangka triwulan perbandingan antara rencana
dan realisasi kinerja untuk seluruh sasaran adalah sebagai berikut:
62%
38%
Pencapaian IKUsangat baik (100%) 5 IKU sangat baik ( >100%) 3 IKU
LAKIP DINAS KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN SUMBAR T a h u n 2 0 1 6
Tabel 3.3 Realisasi dan Capaian Kinerja IKU Tahun 2016 Per Triwulan No Sasaran Indikator Kinerja Target
2016
Triwulan I Triwulan II Triwulan III Triwulan IV
Target Realisasi Realisasi
%
Target Realisasi Realisasi
%
Target Realisasi Realisasi
%
Target Realisasi Realisasi
%
1 Meningkatkan Jumlah
Kunjungan
Perpustakaan
- Jumlah Kunjungan
Perpustakaan (Rata-rata
kenaikan per tahun)
- Jumlah Anggota Baru (org)
57.000 org
1.000 org
14.250
250
22.265
611
156
244
14.250
250
24.944
355
175
142
14.250
250
15.420
260
108
104
14.250
250
23.540
563
165
225
2 Bertambah dan
terpeliharanya bahan
pustaka dalam bentuk
buku dan non buku
serta naskah kuno
-Jumlah Koleksi/Bahan
Pustaka yang Bertambah
(Eksemplar)
-Jumlah Koleksi/Bahan
Pustaka yang Terpelihara
(Eksemplar)
13.000 Eksemplar 750 Eksemplar
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
300
-
300
-
100
13.000
450
13.056
450
100
100
3 Penyiapan Database
Bahan Pustaka
Jumlah Entrian Database
Bahan Pustaka (Eksemplar)
4.000 Eksemplar
- - - - - - - - - 4.000 4.100 102
4 Bertambah dan
Terpeliharanya Jumlah
Arsip Statis di Depo
Jumlah Arsip Statis yang
Terselamatkan (Dokumen)
2 Dokumen - - - - - - 1 1 100 1 1 100
5 Adanya Keseragaman
Tata Kearsipan dan
Perpustakaan serta
Peralatan Kearsipan
dan Perpustakaan pada
semua SKPD,
Lembaga Kearsipan
dan Perpustakaan
Kab/Kota dan Nagari
-Jumlah SKPD yang dibina
untuk Kearsipan
-Jumlah SKPD yang dibina
untuk Perpustakaan
11 SKPD 13 SKPD
-
-
-
-
-
-
-
9
-
9
-
100
2
4
2
4
100
100
-
-
-
-
100
100
LAKIP DINAS KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN SUMBAR T a h u n 2 0 1 6
Sumber data : Berbagai bidang terkait (layanan, Pembinaan, Pemeliharaan dan Otomasi
LAKIP DINAS KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN SUMBAR T a h u n 2 0 1 6
Beberapa IKU yang diuraikan di atas, penetapan target dan pengukuran realisasi triwulan dilakukan dengan menggunakan proxy indicator
karena karakter indikator yang spesifik, termasuk tentang metode pengukuran indikator. Indikator yang dimaksud dan penjelasan
mengapadipergunakan proxy indicator adalah sebagai berikut:
1. Sebagian indikator merupakan indikator pada level outcome, dimana pelaksanaan kegiatan pada tahun berjalan, belum tentu akan
berkontribusi pada pencapaian target kinerja IKU secara langsung, seperti IKU yang pertama.
2. Sebagian indikator mempergunakan data yang dihasilkan oleh pengukuran secara berkala , yang biasanya dilakukan sekali dalam
setahun. Proxy indicator yang dipakai adalah pencapaian sub-indikator yang menjadi penyumbang IKU.
LAKIP DINAS KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN SUMBAR T a h u n 2 0 1 6
3.2 Evaluasi dan Analisis Capaian Kinerja
Bagian ini akan menguraikan evaluasi dan analisis capaian kinerja yang menjelaskan
capaian kinerja secara umum sebagaimana sudah diuraikan dalam sub bab sebelumnya.
Penyajian untuk sub bab ini akan disajikan per sasaran strategis. Beberapa sasaran strategis
yang terkait digabungkan menjadi satu dalam analisis ini.
27. Sasaran Meningkatnya minat dan budaya gemar membaca
Urusan Perpustakaan merupakan salah satu urusan
yang memiliki kedudukan signifikan di Badan
Perpustakaan dan Kearsipan sesuai dengan Undang –
Undang No 43 Tahun 2007 BAB XII Pasal 50
Pemerintah dan pemerintah daerah memfasilitasi dan
mendorong pembudayaan kegemaran membaca
sebagaimana diatur dalam Pasal 48 ayat (2) sampai dengan ayat (4) dengan menyediakan
bahan bacaan bermutu, murah, dan terjangkau serta menyediakansarana dan prasarana
perpustakaan yang mudah diakses Tentang Pembudayaan point 4 menjadi payung tentang
Perpustakaan dimana pengembangan Perpustakaan di Sumatera Barat merupakan wadah
pembelajaran sepanjang hayat.
Tabel 3.5
Rencana dan Realisasi Capaian SasaranMeningkatnya minat dan budaya gemar membaca Urusan Perpustakaan
No Indikator Capaian 2014
Target 2015 Target
Renstra
(orang)
Capaian s.d.
2015
terhadap
2015
(%)
Target
(orang )
Realisasi
(orang )
Realisasi
(%)
LAKIP DINAS KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN SUMBAR T a h u n 2 0 1 6
1. -Kenaikan Jumlah
Kunjungan
Perpustakan
- Kenaikan Jumlah
Anggota
- 510 orang
-112 orang
500
100
9.401
603
1.880
603
500
100
100
100
(Sumber Data : Bidang Layanan) Kenaikan jumlah Kunjungan Pertriwulan :
Gambar 3.2
(Sumber Data : Bidang Layanan )
Sesuai dengan diagram (Chart) di atas dapat dilihat kenaikan junlah kunjungan pada tahun
2015 di triwulan IV mengalami kenaikan cukup signifikan hal ini karena Badan
Perpustakaan dan Kearsipan mendapatkan penambahan anggaran yang diakomodir untuk
peningkatan sarana prasarana serta meningkatnya aktivitas masyarakat di Perpustakaan
Umum Provinsi Sumatera Barat , seperti kunjungan grouping dari sekolah –sekolah,
kunjungan dari pustakawan seluruh Indonesia yang juga menghadiri Kongres Nasional IPI
tanggal 6 -9 Oktober 2016, adanya bazar buku , launching buku dan mendongeng secara
berkala yang dilaksanakan bekerjasama dengan komunitas dan organisasi perpustakaan
seperti Dewan Perpustakaan Provinsi Sumatera Barat , PD –IPI Sumatera Barat , Komunitas
Kampung Dongeng Provinsi Sumatera Barat, Penulis Kretif Anak , Komunitas Fotografi ,
Komnunitas Seribu Guru dan berbagai komunitas lainnya. secara keseluruhan dapat
0
5000
10000
15000
20000
25000
Triwulan I Triwulan II Triwulan III Triwulan IV
oran
g
Peningkatan Jumlah Kunjungan ke Perpustakaan Provinsi Sumatera Barat
2013
2014
2015
LAKIP DINAS KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN SUMBAR T a h u n 2 0 1 6
disimpulkan pada tahun 2015 ini terjadi peningkatan jumlah kunjungan sejumlah 1.880
orang dari tahun 2014.
Gambar 3.3
(Sumber data : Bidang Layanan)
Sesuai dengan diagram diatas dapat dilihat kunjungan pemustaka perempuan lebih
banyak dari kunjungan pemustaka laki dengan total kunjungan di tahun 2015 sebanyak
64.220 orang, 27.332 Orang pengunjung/ 43 % (pemustaka ) Laki- laki dan 36.888
orang pengunjung/ 57 % (Pemustaka ) perempuan hal ini mengambarkan bahwa
perempuan sumatera barat memiliki kegemaran membaca di perpustakaan provinsi
dibandingkan dengan laki –laki .
Analisis capaian kinerja jumlah pada indikator kinerja Peningkatan jumlah kunjungan
ke perpustakaan dengan target peningkatan 500 orang selama 1 tahun , data diperoleh dari
jumlah kunjungan pada Perpustakaan Umum Provinsi , Peningkatan jumlah kunjungan
sebanyak 9.401. orang , di atas dari target yang ditetapkan menggambarkan bahwa dengan
peningkatan kualitas adan kuantitas sarana dan prasarana pelayanan publik dan banyaknya
aktivitas masyarakat setiap hari di Perpustakaan dapat meningkatkan jumlah pengunjung (
pemustaka ) pada Perpustakaan Provinsi Sumatera Barat .
Peningkatan kualitas layanan pada Perpustakaan Provinsi Sumatera Barat saat ini
masih menjadi prioritas pemerintah provinsi, dengan penambahan anggaran tahun 2015
sebesar Rp. 1.323.171.500,- yang digunakan untuk melengkapi fasilitas, sarana dan
prasarana dimana Perpustakaan akan menjadi tempat yang nyaman dan menyenangkan bagi
43%
57%
Jumlah Kunjungan (Pemustaka ) Terpilah Sesuai Gender Tahun 2015
Laki - Laki
Perempuan
LAKIP DINAS KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN SUMBAR T a h u n 2 0 1 6
masyarakat menjadi salah satu destinasi wisata edukasi ( wahana rekreasi bagi pembelajar
sepanjang hayat ).
Jumlah Anggota Baru pada perpustakaan Umum Provinsi Sumatera Barat pada
Tahun 2015 adalah sebanyak 1.589 orang sedangkan di tahun 2014 jumlah anggota baru
adalah sebanyak 986 orang , maka dapat diketahui bahwa jumlah anggota baru pada
layanan perpustakaan umum Provinsi Sumatera Barat meningkat sebanyak 603 orang
melibih dari target yang ditetapkan . Peningkatan ini diharapkan dapat meningkatkan dan
mengembangkan budaya gemar membaca di Perpustakaan Provinsi Sumatera Barat.
Program dan kegiatan yang dilakukan guna pencapaian kinerja ini adalah sebagai berikut :
Program Pengembangan Budaya Baca dan Pembinaan Perpustakaan dimana
telah dialokasikan Anggaran sebesar Rp. 530.883.900,-
1. Penyediaan Bantuan Pengembangan Layanan Umum dan Layanan Sabtu-
Minggu
2. Penyediaan Pengembangan Layanan Ekstensi Pustaka Keliling
3. Penilaian Pemustaka Terbaik
4. Penilaian Pos Layanan Perpustakaan Keliling Se-Sumatera Barat
Pada Tahun 2015 Badan Perpustakaan dan Kearsipan mengadakan Road Show
Perpustakaan keliling pada 6 ( enam ) Kabupaten / Kota antara lain Kabupaten
Solok , Kabupaten Sijunjung , Kota Padang Panjang , Kota Padang , Kota
Bukittinggi dan Kabupaten Dhamasraya .
Permasalahan:
1. Dalam implementasi program dan kegiatan terutama yang berasal dari Dana
APBD dihadapkan pada persoalan keterbatasan Sumber Daya Manusia dalam hal
ini latar belakang pendidikan dan kompetensi PNS penyelenggara dalam hal ini
dalam memberikan pelayanan publik setiap hari nya dan layanan pada hari libur
dan sabtu minggu, Motivasi dan Moralitas PNS dalam melakukan pelayanan
sepenuh hati dan quick responsive masih rendah.
2. Kurangnya kajian dan analisa dalam memenuhi kebutuhan masyarakat baik dari
keterlibatan masyarakat dalam pengembangan dan peningkatan budaya baca
ataupun kajian dan analisa kebutuhan terhadap sarana dan prasarana yang
dibutuhkan oleh masyarakat untuk pencapaian sasaran.
LAKIP DINAS KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN SUMBAR T a h u n 2 0 1 6
3. Jumlah SDM di layanan umum sebanyak 8 orang sementara standar kebutuhan SDM
dilayanan adalah sebanyak 24 orang sehingga masih dibutuhkan 16 orang tenaga
yang berlatar belakang perpustakaan, dari 8 orang pada bidang layanan yang memiliki
pendidikan hanya 2 orang (Pejabat esselon III dan IV yang membidangi layanan).
Solusi:
1. Melakukan perekrutan PNS dan melakukan mutasi dan refresh bagi PNS yang
sudah lama agar dirotasi dan mutasi ke tempat yang baru sehigga masing- masing
PNS bisa mengembangkan kretivitasnyaditempat yang baru dan bertukar
pengalaman
2. Disusunnya analisa dan kajian tentang kebutuhan masyarakat terkait pelayanan
publik baik dari segi peralatan, perlengkapan, SDM pelayanan, jaringan, dengan
memperhatikan kenyamanan masyarakat dan memenuhi standar yang telah
ditetapkan.
2. Sasaran Bertambah dan terpeliharanya bahan pustaka dalam bentuk koleksi
karya tulis , karya cetak dan atau karya rekam
yang dimaksud dengan sasaran
ini adalah bertambahnya dan
terpeliharanya bahan pustaka dalam
berbagai bentuk pada Perpustakaan
Provinsi sesuai dengan pasal 12
undang –undang no 43 Tahun 2007
tentang perpustakaan berbunyi : 1)
Koleksi perpustakaan diseleksi,
diolah, disimpan,dilayankan, dan dikembangkan sesuai dengan kepentingan pemustaka
dengan memperhatikan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi. (2)
Pengembangan koleksi perpustakaan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan
sesuai dengan standar nasional perpustakaan.
Tabel 3.6
Rencana dan Realisasi Capaian Sasaran Bertambah dan terpeliharanya bahan pustaka
dalam bentuk koleksi karya tulis , karya cetak dan atau karya rekam
LAKIP DINAS KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN SUMBAR T a h u n 2 0 1 6
No Indikator Capaian
2014
2015 Target
Renstra
Capaian s.d.
2015
terhadap
2015 (%)
Target Realisasi Realisasi %
1. Jumlah Penambahan
Koleksi Bahan
Pustaka
10.400
eksemplar
10.000
eksemplar
10.246
Eksemplar
(1.730
judul)
102 % 50.000
eksemplar
61.858
eksemplar
2 Persentase Buku/
Koleksi pustaka
dalam kondisi baik
80 % 90% 95% 105% 100% 100%
( Sumber Data : Bidang Otomasi dan Pengolahan Bahan Pustaka dan Bidang Layanan)
Terkait dengan indikator Persentase Buku/ Koleksi Pustaka dalam Kondisi baik sesuai
dengan hasil pendataan pada kegiatan Stock Opname adalah sebanyak 90.019 Eksemplar ,
yaitu 95 % dari jumlah buku yang ada dalam kondisi baik, dan 5 % buku rusak berat dan
ringan yaitu sebanyak 2.500 eksemplar yang telah diperbaiki .
Dari tahun ketahun dilakukan pengadaan dan penambahan koleksi dengan
memperhatikan kebutuhan dan buku – buku yang menarik serta dapat dimanfaatkan
dengan baik oleh masyarakat. Dalam tahun 2015, kegiatan yang dilakukan untuk sasaran
strategis ini terdiri dari :
1. Pengadaan dan Pengembangan Bahan Pustaka
2. Pemeliharaan buku-buku dan pelestarian bahan perpustakaan
3. Penerbitan literatur sekunder
4. Penyusunan indeks berkala
5. Sosialisasi Perda Provinsi Sumatera Barat No.9 tahun 2014 Tentang Serah Simpan
Karya Cetak dan Karya Rekam
6. Hunting Karya Cetak Karya Rekam
Permasalahan:
1. Dalam penyelenggaraan kegiatan yang mendukung tentang pelayanan
Perpustakaan Keliling, dari koleksi yang dilayankan kurang sesuai dengan
kebutuhan masyarakat daerah terpencil dan tidak terjangkau,
Solusi:
1. Dilakukan survey kebutuhan pemustaka dan hasil survey menjadi prioritas
dalam pengadaan.
2. Pengefektifkan jam layanan efektif untuk layanan hari sabtu
LAKIP DINAS KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN SUMBAR T a h u n 2 0 1 6
3. Menambah pemandu dengan cara rekruitmen, mutasi atau rotasi.
4. Menambah tenaga outsourching yang memiliki pendidikan ilmu perpustakaan
dan teknologi informasi
3. Sasaran Mewujudkan Perpustakaan Digital sesuai dengan Pengembangan
perpustakaan , sebagaimana maksud
di atas dilakukan berdasarkan
karakteristik, fungsi dan tujuan, serta
dilakukan sesuai dengankebutuhan
pemustaka dan masyarakat dengan
memanfaatkan teknologi informasi dan
komunikasi, sehingga memudahkan
aksesbilitas informasi dan penelusuran
secara digital.Capaian kinerja berikut ini, merupakan hasil dari berbagai kegiatan yang
dilakukan.
Tabel 3.7
Rencana dan Realisasi Capaian Sasaran Sasaran Mewujudkan Perpustakaan Digital
No Indikator Capaian
2014
Target 2013 Target
Renstra
Capaian s.d.
2014
terhadap
2015 (%)
Target Realisasi Realisasi %
1. Persentase Koleksi
Perpustakaan yang
dapat dicari melalui
penelusuran digital
80% 80% 80% 100% 80% 80%
(Sumber data : Bidang Otomasi dan pengolahan bahan pustaka)
Dalam tahun 2015, program yang dilakukan untuk sasaran strategis ini terdiri dari Kegiatan
yaitu :
a) Otomasi Perpustakaan
b) Pengembangan Perpustakaan Digital
LAKIP DINAS KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN SUMBAR T a h u n 2 0 1 6
c) Alih Media Naskah Kuno
d) Pengembangan Informasi Budaya Local / Center of Excellent
Pada Tahun 2015 Masyarakat telah dapat mengakses / penelusuran buku secara
digital sebanyak 100.000 Eksemplar selain dari buku pengadaan sejumlah 10.246
Eksemplar yang telah sesuai dengan ditargetkan yaitu 100 % tercapai, ditambah juga
melakukan pengntryan buku bantuan diperoleh dari berbagai sumber lainnya peningkatan
database mencapai 100 % Pada Tahun 2015 Pentryan dilakukuan sebanyak 22.000
eksemplar dengan rincian 10.246 eksemplar dari buku APBD (yang menjadi target ) dan
sisanya buku dari sumber lainnya. Pada APBD Perubahan Tahun 2015 Badan Perpustakaan
dan Kearsipan mendapatkan tambahan anggaran sebesar Rp. 290.000.000, untuk
pengembangan Jaringan dan
peningkatan kapasitas IT Layanan
Perpustakaan sehingga akses layanan
internet dan digital lebih cepat
sehingga permasalahan jaringan
ditahun 2014 dapat teratasi dan
menjadi bagian terpenting dalam
pengangaran pada APBD Perubahan
Tahun 2015.
4. Sasaran Meningkatnya SKPD Provinsi yang tertib Arsip,
Capaian kinerja di atas, merupakan hasil dari berbagai kegiatan yang dilakukan . Dalam
tahun 2015,
program yang dilakukan untuk sasaran strategis ini terdiri dari Kegiatan yaitu Penataan
dan
Pengeloaan Arsip in Aktif pada SKPD, Pendataan Arsip in Aktif, Pengawasan
Pengelolaan Kearsipan pada SKPD Tingkat Provinsi, Lomba Pengelolaan dan Tertib
Arsip pada unit kearsipan SKPD dilingkungan Pemerintah Provinsi Sumatera Barat dan
Penataan dan Pengelolaan Arsip in Aktif pada unit kearsipan II.
LAKIP DINAS KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN SUMBAR T a h u n 2 0 1 6
Tabel 3.8
Rencana dan Realisasi Capaian Sasaran Meningkatnya jumlah SKPD Provinsi
yang tertib arsip No Indikator Capaian
2014
Target 2015 Target
Renstra
Capaian s.d.
2014
terhadap
2015 (%)
Target Realisasi Realisasi %
1. Jumlah SKPD yang
telah
mengimplementasikan
regulasi kearsipan
2 SKPD 2
SKPD
2 SKPD 100% 2 50 %
(Sumber Data : Bidang Pembinaan))
SKPD yang telah mengimplementasikan regulasi kearsipan sesuai dengan hasil evaluasi
dan monitoring , penilaian berdasarkan Keputusan Gubernur Sumatera Barat Nomor
0.45.7/62.a/ BPA-2015 pada Lomba Unit Kearsipan Provinsi se Sumatera Barat pada
Tahun 2015 yang telah dilaksanakan pada 48 SKPD , diperoleh data Pemenang Lomba
yaitu :
1. Terbaik I : Rumah Sakit Jiwa HB.Saanin
2. Terbaik II : Kantor Penghubung Sumatera Barat
3. Terbaik III : Dinas Perindustrian dan Perdagangan Prov. Sumatera Barat
SKPD terbaik dari hasil evaluasi dan monitoring di lapangan dari 49 yang dibina SKPD
yang telah menerapkan regulasi Kearsipan terdiri dari 2 SKPD yaitu : Rumah Sakit Jiwa
HB. Saanin dan Kantor Penguhubung Provinsi Sumatera Barat.
5. Sasaran Meningkatnya kualitas SDM Penyelenggara Perpustakaan dan Kearsipan
Capaian kinerja di atas, merupakan hasil
dari berbagai kegiatan yang dilakukan.
Dalam tahun 2015, program yang
dilakukan untuk sasaran strategis ini terdiri
dari Kegiatan yaitu :
- Bimbingan Teknis
Perpustakaan Sekolah
- Pembinaan
LAKIP DINAS KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN SUMBAR T a h u n 2 0 1 6
Perpustakaan Tingkat Provinsi ,
- Penilaian Kinerja Pustakwan
- Bimtek Kearsipan Kab/ Kota se Sumatera Barat
- Bimbingan Teknis Kearsipan Tingkat Provinsi
- Peningkatan Kualitas dan Wawasan Fungsional Arsiparis
- Pembinaan dan Penilaian Kinerja Arsiparis
Tabel 3.9
Rencana dan Realisasi Capaian Meningkatnya kualitas SDM Penyelenggara Perpustakaan dan
Kearsipan
No Indikator Capaian
2014
Target 2015 Target
Renstra
Capaian s.d.
2015
terhadap
2015 (%) Target Realisasi Realisasi
%
1
Jumlah SDM
Perpustakaan (
peserta Bimtek
Terbaik
10 Orang 10 orang 10 orang 100% 10 orang 100%
2 Jumlah SDM
Kearsipan (
peserta Bimtek
Terbaik )
10 Orang 10 orang 10 orang 100% 10 orang 50%
(Sumber Data: Bidang Pembinaan Perpustakaan)
Sesuai dengan penilaian/hasil evaluasi pada bimbingan teknis pembinaan
perpustakaan sekolah dapat dilaporkan SDM yang dinilai memiliki kompetensi adalah
sejumlah 10 orang dengan nilai rata-rata tertinggi 75 dengan nama Desfita Roza dari SMA N
1 Batu Sangkar, Kab. Tanah Datar, berikut hasil penilaian 10 peserta yang dinilai memiliki
kompetensi dapat dijelaskan berdasarkan tabel berikut ini:
LAKIP DINAS KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN SUMBAR T a h u n 2 0 1 6
Tabel 3.10 Hasil Evaluasi Peserta Bimbingan Teknis Pengelola Perpustakaan Sekolah
No NAMA Skor
Penilaian
Asal Nagari dan Kelurahan
1 Desfita Roza 75 SMA N 1 Batu Sangkar, Kab. Tanah Datar
2 Ahmad Arif, S. Pd 73,3 SMP N 8 Kota Bukittinggi
3 Dra. Wasmina 73,3 SMA N 1 Sungai Pua, Kab. Agam
4 Harsidin 70 SMK N 2 Kota Pariaman
5 Suryani, A. Md 66,6 SMP Maria Kota Padang
6 Nendri Gusni, S. Pd 66,6 SMA N Unggul, Kab. Dharmasraya
7 Desi Elise, S. AP 66,6 SMA N 1 Gunung Talang, Kab. Solok
8 Mira Masrianti, S. Si 66,6 SMA N 2 Kota Solok
9 Gusni Marlina 66,6 SMA N 1 Kabupaten Sijunjung
10 Asnawirda, A. Md 66,6 SMK N 2 Kota Sawahlunto
(Sumber Data: Bidang Pembinaan Perpustakaan)
Tabel 3.11 Hasil Evaluasi Peserta Bimbingan Teknis Kearsipan SKPD
No NAMA Skor
Penilaian
Asal
1 Yufrizal 88 RSUD Dr. Achmad Mochtar Bukittuinggi
2 Martinus, SE 78 Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat
3 Ekho Wisa Putra, A. Md 74 Kantor Penghubung Provinsi Sumatera Barat
4 Reni Waldani, A. Md 72 Dinas Pemuda dan Olah Raga
5 Asmawita 70 Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat
6 Nelson, S. Sos 68 Biro Hukum Sekretariat Daerah Provinsi Sumatera Barat
7 Sofia Gusti Amair, S. Sos 66 Biro Bina Sosial Sekretariat Daerah Provinsi Sumatera Bar
8 Desi Harianti 65 Dinas Peternakan Kesehatan Hewan
9 Muslim 64 Badan Pemberdayaan MAsyarakat
10 Deswita 62 Biro Aset Sekretariat Daerah Provinsi Sumatera Barat
(Sumber Data: Bidang Pembinaan Perpustakaan) Tabel 3.12
Hasil Evaluasi Peserta Bimbingan Teknis Kearsipan Lembaga Kearsipan Kabupaten /
Kota No NAMA Skor
Penilaian
Asal
1 Stevani Wina Laura, A. Md 90 Kantor Arsip dan Perpustakaan Kota Payakumbuh
2 Tripurwanja, A. Md 85 Kantor Perpustakaan dan Arsip Kota Bukittinggi
3 Ilfi Rahmi, SS 84 Kantor Arsip, Dokumentasi dan Perpustakaan Kota Solok
4 Karuli, SH 83 Kantor Arsip, Dokumentasi dan Perpustakaan Kab. Solok
LAKIP DINAS KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN SUMBAR T a h u n 2 0 1 6
5 Popy Anggreni, A. Md 77 Kantor Perpustakaan dan Arsip Kab. Agam
6 Opel Sahputra, A.Md 70 Sekretariat Kota Pariaman
7 Krisna Marta Bahari, A.Md 68 Kantor Arsip, Dokumentasi dan Perpustakaan Kota Solok
8 Afnisal 67 Kantor Arsip, Dokumentasi dan Perpustakaan Kota Solok
9 Mulya Fitri 66 Kantor Arsip dan Perpustakaan Kota Payakumbuh
10 Riri Suhardi, S. Sos 65 Kantor Arsip dan Perpustakaan Kota Payakumbuh
3.3 Akuntabilitas Anggaran Penyerapan anggaran belanja langsung pada tahun 2016 sebesar Rp.8.597.730.683,-
dari total anggaran yang dialokasikan Rp. 11.739.000.000 Realisasi anggaran untuk program/kegiatan utama sebesar 73,24%, sedangkan realisasi untuk program/kegiatan pendukung sebesar dengan persentase realisasiJika dilihat dari realisasi anggaran per sasaran, penyerapan anggaran terbesar pada program/kegiatan di sasaran Layanan publik meningkat, realisasi keuangan mengalami penurunan dari tahun sebelumnya yaitu 92,89% menurun sebesar 4, 81% hal ini disebabkan karena pada APBD Perubahan Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat Tahun 2015 mendapatkan tambahan 3 buah kegiatan yaitu Kongres Nasional IPI sebesar Rp.332.071.500,- , Peningkatan Pustaka Hamka sebesar Rp.250.000.000,- dan Peningkatan Pustaka Tan Malaka sebesar Rp.250.000.000,-. Dari Kegiatan tersebut Kegiatan Kongres telah dilaksankan pada tanggal 6-9Oktober 2015 , kegiatan ini tidak menjadi target dalam pencapaian kinerja LAKIP 2015 , karena kegiatan ini dilakukan selama 3 tahun sekali yang pelaksanaanya secara bergilir di seluruh Provinsi di Indonesia bekerjasama dengan Ikatan Pustakawan Indonesia Pusat, Perpustakaan Nasional RI dan Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat.,
Untuk Kegiatan Peningkatan Perpustakaan Hamka dan Peningkatan Perpustakaan Tan
Malaka tidak dilaksanakan karena tidak sesuai dengan regulasi atau mekanisme yang berlaku
dan juga merupakan target prioritas pelayana publik di Bidang Perpustakaan dan Kearsipan .
Adapun Anggaran dan realisasi belanja langsung tahun 2015 yang dialokasikan untuk
membiayai program/kegiatan dalam pencapaian sasaran pembangunan disajikan padatabel
berikut:
Tabel 3.13 Anggaran dan Realisasi Biaya Langsung Tahun 2015
No Interval Nilai Realisasi
Kinerja
Kriteria Penilaian Realisasi Kinerja
Kode Pewarnaan
1 91≤ Sangat Baik 2 76≤90 Tinggi 3 66 ≤ 75 Sedang 4 51 ≤ 65 Rendah 5 ≤ 50 Sangat Rendah
LAKIP DINAS KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN SUMBAR T a h u n 2 0 1 6
Tabel 3.14 Pencapaian Kinerja dan Anggaran Tahun 2015 Per Sasaran
(berdasarkan APBD Perubahan 2015 ) No Sasaran Kinerja Anggaran
Target Capaian % Realisasi
Target (Rp) Realisasi (Rp) % Realisasi
1 Meningkatnya minat dan budaya gemar membaca
500 orang pengunjung, 100 orang anggota baru
9.401 orang pengunjung, 112 orang anggota baru
1880% 530.883.900,- 493.391.575 92.%
2 Bertambah dan terpeliharanya bahan pustaka dalam bentuk koleksi karya tulis , karya cetak dan atau karya rekam
10.000 eks koleksi bahan pustaka, 90% koleksi dalam keadaan baik
10.246 eks koleksi bahan pustaka, 100% koleksi dalam keadaan baik
102% 908.073.825
825.193.000,- 91,%
3 Mewujudkan Perpustakaan Digital
100 % melalui penelusuran digital
100% melalui penelusuran digital
100 % 295.193.750,-
281.150.175,- 95%
4 Meningkatnya jumlah SKPD Provinsi yang tertib arsip
2 SKPD 2 SKPD 100 % 273.618.400 248.849.500,- 91%
5 Meningkatnya Kualitas SDM Penyelenggara Perpustakaan dan Kearsipan
10 orang 10 orang 100 % 605.689.900,-
579.450.000,- 96%
LAKIP DINAS KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN SUMBAR T a h u n 2 0 1 6
Bab 4 Berisi : Kesimpulan dari Hasil Penyusunan Laporan
Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah
(LAKIP ) Badan Perpustakaan dan Kearsipan
Provinsi Sumatera Barat
BAB IV PENUTUP
LAKIP DINAS KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN SUMBAR T a h u n 2 0 1 6
4.1 Kesimpulan
1. Laporan Kinerja Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat tahun 2016 merupakan laporan pertanggungjawaban tahun pertama dari pelaksanaan Renstra Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat 2016-2021 dan merupakan laporan pertanggungjawaban dari pelaksanaan program kegiatan tahun 2016 yang telah disesuaikan realisasi dari perjanjian kinerja tahun 2016, serta menyajikan berbagai keberhasilan maupun kegagalan capaian strategis yang tercermin dalam capaian indikator kinerja utama (IKU), maupun analisis kinerja berdasarkan tujuan, sasaran dan program kerja yang ditetapkan dalam rencana strategis (Renstra) Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat tahun 2016 - 2021.
2. Nn
3. Berdasarkan pengukuran kinerja outcome, rata-rata capaian indikator kinerja Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat tahun 2016 adalah sebesar ......... %. Dari sebanyak ..... ( ) indikator kinerja yang digunakan untuk mengukur pencapaian sasaran strategis dalam Penetapan Kinerja tahun 2016, dengan rincian sebanyak ..... indikator kinerja ( %) capaian kinerjanya sangat tinggi, ..... indikator kinerja ( %) capaian kinerjanya tinggi, ..... indikator kinerja ( %) capaian kinerjanya sedang, ..... indikator kinerja ( %) capaian kinerjanya rendah dan tidak terdapat indikator kinerja dengan capaian kinerjanya sangat rendah. Tabel ..... Urutan Rentang Capaian Kategori Capaian Jumlah IKU Persentase I Capaian ≥ 91 Sangat Tinggi
II 76%≤Capaian<90% Tinggi
III 66%≤Capaian<75% Sedang
IV 51%≤Capaian<65% Rendah
V Capaian<5o% Sangat Rendah
4. Berdasarkan pengukuran kinerja keuangan, rata-rata capaian kinerja keuangan Badan
Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat tahun 2016 adalah sebesar ......... %. Dari sebanyak ..... ( ) program sebanyak .....( %) capaian kinerjanya keuangan sangat tinggi, ..... program ( %) capaian kinerja keuangannya tinggi, ..... program ( %) capaian
LAKIP DINAS KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN SUMBAR T a h u n 2 0 1 6
kinerja keuangannya sedang, ..... program ( %) capaian kinerja keuangannya rendah dan tidak terdapat indikator program dengan capaian kinerja keuangannya sangat rendah. Berikut tabel rekapitulasi tingkat pencapaian kinerja keuangan pada 8 (delapan) program Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat tahun 2016 .........
Berikut tabel rekapitulasi tingkat pencapaian kinerja keuangan pada 8 (delapan) program Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat Tahun 2016
Urutan Rentang Capaian Daya Serap Anggaran
Kategori Capaian Jumlah Program Persentase
I Capaian ≥ 91 Sangat Tinggi
II 76%≤Capaian<90% Tinggi III 66%≤Capaian<75% Sedang
IV 55%≤Capaian<65% Rendah
V Capaian<55% Kurang
5. Dalam melaksanakan tugas dan fungsinya Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi
Sumatera Barat, masih terdapat berbagai masalah/kendala, namun hal tersebut telah dan akan diupayakan langkah-langkah antisipatif untuk mengatasinya.
yang telah disesuaikan dan Rencana Strategis Badan Perpustakaan dan Kearsipan
Provinsi Sumatera Barat 2010-2015 sebagai bagian dari penerjemahan tugas dan fungsi
dalam penyelenggaraan perpustakaan dan kearsipan. Pengukuran-pengukuran kinerja telah
dilakukan, dan dikuatkan dengan data pendukung yang mengurai bukan hanya pencapaian
tahun pelaporan (2015), namun juga melihat trend pencapaiannya dari tahun ke tahun, dan
kontribusinya untuk pencapaian target akhir Rencana Strategis Badan Perpustakaan dan
Kearsipan Tahun 2010-2015 . Secara umum, nampak bahwa kinerja Badan Perpustakaan dan
Kearsipan Provinsi Sumatera Barat pada tahun 2015 adalah sangat baik, karena indikator
memenuhi kriteria sangat baik
Dari evaluasi dan analisis atas pencapaian sasaran dan IKU yang sudah diuraikan
dalam bab III, terlihat bahwa kerja keras telah dilakukan oleh Badan Perpustakaan dan
Kearsipan Provinsi Sumatera Barat untuk memastikan pencapaian kinerja sebagai prioritas
dalam pembangunan daerah. Upaya ini telah dilakukan dengan Pengukuran-pengukuran
kinerja telah dilakukan, dan dikuatkan dengan data pendukung yang mengurai bukan hanya
pencapaian tahun pelaporan (2015), namun juga melihat trend pencapaiannya dari tahun ke
tahun, dan kontribusinya untuk pencapaian target akhir Rencana Strategis Badan
Perpustakaan Provinsi Sumatera Barat Secara umum, nampak bahwa kinerja Badan
LAKIP DINAS KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN SUMBAR T a h u n 2 0 1 6
Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat pada tahun 2015 adalah sangat baik,
karena 8 indikator memenuhi kriteria sangat baik. Dalam IKU tahun 2015.
Walaupun beberapa IKU telah mencapai target yang sangat baik, persoalan-persoalan
di masyarakat belum sepenuhnya bisa dijawab dengan baik pula. Tantangan-tantangan ini
terutama nampak dalam kondisi terkait dengan mudahnya akses teknologi dalam informasi
dan literatur bacaan yang dapat diakses melalui jaringan ini dimana, hal ini juga bisa
diartikan, pentingnya koordinasi dan sinergi antara Badan Perpustakaan dan Kearsipan
Provinsi Sumatera Barat, dengan berbagai unsur baik Pemerintah Kabupaten/Kota di wilayah
Provinsi Sumatera Barat, daerah yang berbatasan dengan Provinsi Sumatera Barat maupun
juga dengan aturan pihak-pihak di luar pemerintah. Beberapa sasaran seperti Peningkatan
jumlah kunjungan ke Perpustakaan dan penambahan koleksi yang semakin lama semakin
tertantang dengan perkembangan tekonologi dan informasi digital sehingga membuat
masyarakat kurang tertarik berkunjung ke Perpustakaan , upaya-upaya mencapai sasaran dan
indikator kinerja akan menjadi lebih sulit untuk dicapai. Bagi instansi di lingkungan Badan
Perpustakaan dan Kearsipan sendiri, ini bisa berarti perlunya peningkatan efektivitas dan
pencapaian kinerja sehingga beberapa tantangan ini bisa dijawab. Sebagai bagian dari
perbaikan kinerja pemerintah daerah yang menjadi tujuan dari penyusunan LAKIP, hasil
evaluasi capaian kinerja ini juga penting dipergunakan oleh instansi di lingkungan Badan
Perpustakaan dan Kearsipan untuk perbaikan perencanaan dan pelaksanaan program/
kegiatan di tahun yang akan datang.
Beberapa permasalahan dan solusi yang sudah dirumuskan akan menjadi tidak punya
makna jika hanya berhenti menjadi laporan saja, namun harus ada rencana dan upaya konkret
untuk menerapkannya dalam siklus perencanaan dan pelaksanaan pembangunan daerah. Hal
ini akan menjadikan LAKIP benar-benar menjadi bagian dari sistem monitoring dan evaluasi
untuk pijakan peningkatan kinerja pemerintahan dan perbaikan layanan publik yang semakin
baik.
LAKIP DINAS KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN SUMBAR T a h u n 2 0 1 6
Lampiran :
1. Surat Keputusan Kepala Badan Perpustakaan
dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat
2. Foto Penghargaan Lembaga Kearsipan Terbaik
ke III Tingkat Nasional
3. Foto Penghargaan Lomba Pustakawan
Peringkat Harapan I Tingkat Nasional
LAKIP DINAS KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN SUMBAR T a h u n 2 0 1 6
KATA PENGANTAR
Alhamdulillah, puji dan syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Kuasa, dalam rangka
meningkatkan pelaksanaan pemerintahan yang lebih berdayaguna, berhasilguna,
bertanggungjawab dan untuk lebih memantapkan pelaksanaan akuntabilitas kinerja sebagai
wujud pertanggungjawaban dalam mencapai visi, misi, tujuan dan sasaran serta dalam rangka
perwujudan good governance, Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Sumatera Barat
telah dapat merumuskan dan menyusun Laporan Kinerja Instansi Pemerintah (LKIP) tahun
2016.
Sesuai dengan dinamika perkembangan yang terjadi, penyusunan Laporan Kinerja
Instansi Pemerintah (LKIP) ini mengacu kepada Peraturan Presiden No. 29 tahun 2014
Tentang Sistim Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah dan Peraturan Menteri
Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Republik Indonesia Nomor 53
Tahun 2014 Tentang Petunjuk Teknis Perjanjian Kinerja< pelaporan Kinerja dan Tata Cara
Reviu Laporan Kinerja Instansi Pemerintah bahwa Perjanjian Kinerja adalah merupakan
deskripsi atas hasil kinerja dari seluruh Kebijakan, Program, Kegiatan yang didasatrkan atas
Visi, Misi, tujuan dan sasaran sebagaimana telah ditetapkan ., termasuk di dalamnya aspek
keuangan.
Semoga Laporan Kinerja Instansi Pemerintah (LKIP) ini dapat bermanfaat bagi kita
semua, khususnya bagi Pemerintah Provinsi Sumatera Barat dalam upaya mewujudkan good
governance .
Top Related