Yaris • Corrolla Altis • Haice • Camry • Hilux • FJ Cruiser • Alphard • Dyna • Agya...

41

BAB 3

OBJEK PENELITIAN

3.1 Objek Penelitian

3.1.1 Sejarah Singkat Perusahaan

Pada awalnya ditahun 1978, PT. Setiajaya Mobilindo yang bergerak

dalam bidang penjualan otomotif merintis jalan dengan nama CV. Depok

Motor. Perbedaan yang mendasar antara PT (Perseroan Terbatas) dan CV

(Comanditaire Venootschap) yaitu dimana PT merupakan badan hukum yang

dapat memiliki harta kekayaan terpisah dari pendiri/pemiliknya. Sedangkan

CV , kekayaan pendirianya tidak terpisahkan dari kekayaan CV. Pada tahun

1999, PT. Setiajaya Mobilindo Cibubur yang sebelumnya bernama CV.

Depok Motor diautorisasi oleh Toyota sebagai dealer resmi dan berganti

menjadi PT. Setiajaya Mobilindo. Sebelumnya bertempat di Jalan Margonda

Raya, Pondok Cina Depok dan berkembang dari tahun ke tahun, PT.

Setiajaya Mobilindo yang merupakan perusahaan milik keluarga membuka

cabang kembali di Bogor dan Cibubur. Pada tahun 2003 di bulan akhir

September, PT. Setiajaya Mobilindo resmi dibuka di wilayah Cibubur yang

bertempat di Jl. Alternatif Cibubur, Taman Laguna, Bekasi.

3.1.2 Bidang Usaha

PT. Setiajaya Mobilindo Cibubur adalah dealer outlet resmi penjualan

dan outlet purna jual yaitu penjualan mobil, penjualan suku cadang, layanan

service mobil, body repair, dan pelayanan lainnya yang dibutuhkan oleh

customer yang memiliki kendaraan bermerk Toyota. PT. Setiajaya Mobilindo

Cibubur ini menjalin hubungan jaringan antara PT. Toyota Astra Motor yang

42

didukung sebagai pemasok barang-barang yang dibutuhkan untuk konsumen.

Dalam setiap cabang-cabangnya, PT. Setiajaya Mobilindo ini sangat

memperhatikan kepuasan pelanggan khususnya dalam pelayanan purna jual

dalam ketersediaan suku cadang yang lengkap sesuai kebutuhan konsumen

tersebut.

Oleh sebab itu, PT. Setiajaya Mobilindo Cibubur menerapkan atas

sistem yang diberlakukan untuk sistem persediaan suku cadang yang efektif

dan efesien seperti halnya dalam penggantian suku cadang salah satunya

yaitu oli mobil dalam service berkala. Ketersediaan oli mobil tersebut

tidaklah boleh kurang untuk penyediaan stoknya karena suku cadang tersebut

berperan penting dalam layanan service utama.

3.1.3 Produk-Produk

Untuk dealer resmi Toyota Astra Motor yaitu PT. Setiajaya Mobilindo

Cibubur menyediakan berbagai produk-produk penjualan seperti :

1. Penjualan ketersediaan kendaraan merk Toyota yaitu :

• Avanza

• Kijang Innova

• Yaris

• Camry

• Alphard

• Fortuner

• Rush

• Vios

• Corrolla Altis

• Hilux

• Dyna

• Prius

• Land Cruiser

• Toyota 86

• Haice

• FJ Cruiser

• Agya

• Nav1

2. Penjualan ketersediaan suku cadang asli Toyota (Toyota Genuine Parts)

Toyota Genuine Parts atau Suku Cadang Asli Toyota adalah

suku cadang yang para pembuatnya atau produsen memiliki lisensi dari

Toyota Motor Corporation (TMC) dengan kualitas yang telah

43

memenuhi standar Toyota. Berikut ini terdapat beberapa jenis

persediaan di gudang suku cadang (sparepart) PT. Setiajaya Mobilindo

Cibubur meliputi :

1. Sparepart (suku cadang asli Toyota)

Suku cadang dalam hal ini merupakan genuine part yang digunakan

untuk mobil Toyota dengan berbagai tipe dalam proses servis

mobil. Contohnya : saringan udara, saringan oli, kampas rem dan

lain sebagainya.

2. Material

Material meliputi suku cadang tembahan untuk penggunaan suku

cadang asli Toyota yang digunakan dalam proses mobil di bengkel

PT. Setiajaya Mobilindo Cibubur. Contoh material yang terdapat di

gudang bahan meliputi : lem, carburator cleaner, dan lain

sebagainya.

3. Chemical (oli)

Chemical merupakan salah satu persediaan yang utama atau pokok

yang harus disediakan di dalam gudang suku cadang meliputi oli

mesin maupun oli transmisi. Adapun oli yang tersedia meliputi oli

mesin Toyota, Automatic Transmisson Fluid, dan lain sebagainya.

3. Penjualan ketersediaan aksesoris asli Toyota

Standar material yang digunakan untuk menjaga supaya

material yang digunakan mempunyai daya tahan untuk kondisi yang

akan sering dihadapi. Contoh: Untuk spoiler menggunakan material

ABS karena material ini paling tahan terhadap sinar matahari. Terbuat

dari material yang terbaik sesuai standar Toyota:

44

• Polyprophelene Plastic (PP) Bahan yang tahan benturan,

sering dipakai untuk front & rear bumper guard.

• Acrylonitrie Butadine Styrene (ABS) Bahan yang sangat ringan

sehingga tidak akan mengganggu performa kendaraan.

3.1.4 Struktur Organisasi

PT. Toyota Astra Motor, Toyota Motor Corporotion dan Astra

international berperan sebagai induk perusahaan Toyota di-Indonesia, dan

PT. Setiajaya Mobilindo secara langsung berada dibawah pengawasan Auto

2000 Head Office (Main Dealer) yang berlamat di Jl Gaya Motor 2 sunter 3.

Struktur organisasi merupakan tatanan pembagian pekerjaan, dan

wewenang setiap orang dalam suatu organisasi. Penerapan struktur organisasi

adalah hal yang sangat penting dalam sebuah perusahaan karena struktur

organisasi memberikan memberikan kontribusi bagi perusahaan untuk

mencapai tujuan yang telah ditetapkan dengan menyediakan kerangka kerja

menyeluruh atas planning, implementing, controlling dan monitoring

aktivitas suatu perusahaan.

Dengan adanya struktur organisasi maka wewenang, tanggung jawab

dan garis pelaporan yang tepat dapat ditentukan. Hal ini tergantung pada

ukuran dan sifat aktivitas perusahaan. Berikut adalah paparan gambar struktur

organisasi yang ada didalam PT. Setiajaya Mobilindo Cibubur.

45

Gambar 3.1.4.1 Stuktur Organisasi PT. Setiajaya Mobilindo Cibubur

46

3.1.5 Uraian Tugas

1. Dewan Komisaris

Bertanggung jawab atas:

a. Melakukan pengawasan atas keberlangsungan perusahaan.

b. Dapat dipercaya dalam pertanggung jawaban anggaran

dasar untuk melaksanakan tugas-tugas tertentu direktur,

jika direktur tidak bisa hadir dalam keadaan tertentu.

2. Direktur Utama


a. Bertindak sebagai perwakilan organisasi dalam

hubungannya dengan dunia luar.

b. Memimpin rapat umum, dalam hal ini direktur utama harus

dapat memastikan pelaksanaan tata tertib, keadlian, dan

kesempatan bagi semua untuk berkontribusi secara tepat.

3. Branch Manager


a. Menangani fungsi keuangan dan administrasi serta operasi

cabang.

b. Bertanggung jawab untuk melaksanakan kebijakan,

petunjuk, dan pengarahan dari pihak keuangan, akuntansi,

dan pajak dari kantor pusat.

4. Customer Rentention Coordinator


a. Menyiapkan laporan pencapaian Customer Satisfaction

Indeks (CSI)

47

b. Mempresentasikan pencapaian CSI ke bagian terkait (Sales

& Service)

c. Mengidentifikasikan tingkat kepuasan pelanggan dan

memberikan usulan perbaikan

d. Menjalankan customer retention :

1. Membuat dan mengirimkan surat terima kasih ke

pelanggan

2. Mempersiapkan dan mengirimkan kartu ucapan

ulang tahun ke pelanggan

3. Mempersiapkan dan mengirimkan kartu ucapan

hari raya

4. Melakukan Follow Up 3 day Service Advisor & 3

day Sales

5. Memonitor pengiriman undangan service (CR3)

e. Menyelenggarakan training intern berkaitan dengan

pelayanan pelanggan

f. Menyelenggarakan sosialisasi program Customer Service

dari TAM

g. Menyiapkan jadwal Person In Charge (PIC) Apel pagi

senin

h. Menerima dan mengkoordinir penanganan komplain

pelanggan dengan bagian terkait

i. Membuat laporan penerimaan komplain, rencana

perbaikan dan antisipasi untuk penerimaan komplain

serupa

48

j. Melakukan studi banding (benchmark) tentang penanganan

kepuasan pelanggan

k. Membuat laporan hasil studi banding dan rencana

improvement yang disesuaikan dengan kondisi di cabang

l. Menyusun rencana implementasi, mengkoordinir dan

memonitor program-program kepuasan pelanggan

bersama-sama dengan bagian terkait

3. Supervisor


a. Mengawasi jalannya pekerjaan di tempat kerja.

b. Menjelaskan dan mengawasi pekerjaan Salesman

4. Salesman


a. Memasarkan produk terbaru yaitu kendaraan mobil

b. Mengejar target penjualan kendaraan Toyota

5. Administrasi Bengkel


a. Menerima dan membantu proses Claim Pelanggan.

b. Memantau progress asuransi baik melalui System (Simas,

AAB, Indrapura) maupun manual (Raksa, Abda,Jasindo).

c. Mendata serta melaporkan progress Work In Progress dan

Account Receivable.

d. Memastikan Salvage (barang bekas) sesuai dengan Surat

Perintah Kerja dari pihak Asuransi.

49

e. Mempersiapkan data & dokumen pendukung Penagihan

(salvage & dokumen lain)

6. Cashier


a. Menerima pembayaran dari pelanggan sesuai nilai pada

kwitansi yang diterbitkan.

b. Menerbitkan Surat Izin Keluar Kendaraan (gate pass)

untuk pelanggan yang telah membayar lunas sesuai nilai

pada kwitansi.

c. Menginformasikan kepada petugas Billing untuk

kwitansi-kwitansi yang telah dilakukan pembayaran oleh

pelanggan baik perorangan maupun perusahaan.

d. Mengeluarkan biaya-biaya untuk keperluan bengkel atau

karyawan berdasarkan Bon merah dan Bon hijau diatas

Rp.1.000.000,- yang ditanda-tangani kepala bengkel dan

Kepala Cabang.

e. Membuat laporan penerimaan / transaksi

f. Membuat bilyet giro/cheque, untuk pembayaran Part / oli

untuk diserahkan ke supplier.

7. Messenger


a. Antar jemput perbaikan part (radiator,bubut, dynamo, las,

per).

b. Membeli material untuk keperluan operasional bengkel.

c. Keluar untuk fotocopy, cuci film untuk asuransi.

50

8. Pre Delivery Inspection (PDI)


a. Menginspeksi fisik kendaran yang baru datang dari Auto

2000.

b. Melaksanakan pemeriksaan dan pekerjaan PDI sesuai

standart yang telah ditentukan (check list).

c. Melaksanakan perawatan kendaraan sesuai dengan check

list perawatan kendaraan saat penyimpanan.

d. Mempersiapkan kendaraan yang akan diserahkan ke

pelanggan

e. Membuat laporan LTD (Laporan Transportation Defect)

apabila mengalami Defect dan dikirim ke Pre Delivery

Center dalam waktu 1 x 24 jam

f. Membuat laporan Toyota Warranty Claim yang

mengalami cacat Product/Accessories

g. Mengulangi pemeriksaan bersama-sama wiraniaga sebagai

tanda bukti penyerahan.

h. Menyiapkan dan memeriksa hasil pemasangan optional

kendaraan

i. Menyiapkan dokumen pengiriman antara lain CR 1, Bukti

serah Terima Kendaraan Baru (BSTKB), STNK, buku

service, Driver pengiriman kendaraan

9. Driver/washing


a. Mengantarkan kendaraan baru kerumah customer.

51

b. Mencuci kendaraan customer bengkel sesuai Work Order

(WO).

10. Service Manager


a. Membuat dan melaksanakan rencana kerja tahunan

bersama dengan Service Head Office.

b. Mengevaluasi Kaizen terhadap pencapaian performa

bengkel

c. Menyelesaikan persoalan/problem yang belum dapat

diselesaikan oleh bawahan

d. Melengkapi kebutuhan Spesial Service Tools (SST),

Equipment dan Tool Set sesuai standar Toyota Service

Management (TSM) .

e. Evaluasi dan mengontrol agar tidak terjadi Account

Receivable dan Work In Process

f. Menyetujui adanya pembelian lokal dan pekerjaan luar

g. Memberikan persetujuan untuk kerja lembur

h. Mengontrol pengeluaran dan penerimaan persediaan suku

cadang yang berhubungan dengan operasional bengkel

i. Mengusulkan reward terhadap karyawan yang

berproduktivitas tinggi

j. Menimbang dan memutuskan permohonan karyawan/

bawahannya

k. Mengontrol dan mengevaluasi sistem prosedur yang ada

dibengkel

52

11. Service Advisor


a. Melayani customer, yaitu menganalisa kerusakan dan

memeriksa kendaraan, serta menjelaskan hasil

pemeriksaan pada customer.

b. Memasukkan data keluhan customer mengenai kondisi

kendaraan customer ke komputer.

c. Membuat Work Order (WO)/Perintah Kerja Bengkel

(PKB)

d. Membuat penawaran dari pekerjaan perbaikan kendaraan

atau estimasi biaya dan waktu perbaikan pada customer.

e. Memeriksa kendaraan yang telah diperbaiki, apakah sesuai

dengan PKB/WO.

f. Menyerahkan kembali kendaraan pada customer dalam

keadaan bersih berikut parts bekas sesuai dengan Form

Pemeriksaan kendaraan (FPK).

g. Melakukan follow up ke cutomer setelah 2-3 hari

kendaraan diperbaiki di bengkel.

h. Mengingatkan customer untuk melakukan perawatan

berkala berikutnya pada saat selesai perawatan/perbaikan.

i. Melaporkan setiap pembatalan W/O kepada Kepala

Bengkel dengan melampirkan berkas form W/O dan alasan

pembatalannya

j. Menerima dan menolak permintaan warranty dari

customer

53

k. Memproses dokumen warranty maksimal 3 hari setelah

selesai pekerjaan

12. Foreman/Kepala Regu


a. Menganalisa WO dari Service Advisor untuk

mendistribusikan job kepada mekanik.

b. Mengawasi kerja mekanik sesuai WO dan flate rate yang

ditetapkan.

c. Membantu menyelesaikan persoalan yang dihadapi

mekanik, dengan menjelaskan cara “ Trouble Shooting “.

d. Mendukung mekanik dalam penyediaan suku cadang dan

penyediaan tools.

e. Membuat laporan berkala mengenai job return, problem

yang dihadapi untuk diserahkan pada atasan.

f. Memeriksa hasil kerja mekanik sesuai dengan WO.

g. Melakukan test drive terhadap kendaran yang telah selesai

diperbaiki.

h. Membuat laporan Produktivitas/Efisisensi Mekanik dan

dilaporkan ke Kepala Bengkel

13. Instruktur


a. Pengembangan personil bengkel dengan mengadakan

Training lokal

b. Melakukan perbaikan database di training bengkel

c. Melaksanakan refreshing training & refreshing test

54

d. Memastikan pelaksanaan Basic Service Training berjalan

dengan baik

e. Merencanakan & melaksanakan peningkatan fasilitas

peralatan bengkel sesuai standar

f. Menginformasikan informasi teknik yang terbaru ke

Service Advisor, Foreman, Mekanik Bersama Kepala

bengkel mengevaluasi program pelaksanaan TSM Basic

14. Billing


a. Menerima supporting dokumen (Supply Slip) dan W/O asli

dari S/A

b. Menyerahkan Faktur dan supporting dokumen berikut WO

asli kebagian Kasir

c. Mengontrol dan bertanggungjawab terhadap kwitansi yang

belum terbayar (A/R) dan segera melaporkan kepada

kepala bengkel.

d. Meregistrasi W/O sesuai no.urut dan mengevaluasi W/O

yang belum dibuatkan kwitansi (WIP).

e. Mengarsip/file kwitansi dan sesuai dengan nomor urut.

f. Membuat laporan penjualan setiap minggu/bulannya ke

Accounting tepat waktu dan ditandatangani Kepala

Bengkel.

15. Partman


a. Mengecek part yang datang

55

b. Input data part yang datang ke sistem

c. Melayani counter teknisi/pre-picking.

d. Membuat part order

e. Membuat dan mengisi laporan part performance board

f. Mempersiapkan pre payment part TAM dan supplier non

TAM

g. Melayani counter part untuk customer dari estimasi/

special order part

h. Melakukan peng-update-an Maksimum Inventory Position

i. Melakukan follow up ke PIC booking mengenai special

order part

j. Melaksanakan Return Part Policy

16. PTM (Petugas Teknik Mekanik)

Bertanggung jawab atas :

a. Mendistribusikan pekerjaan secara merata kepada

Foreman atau Mekanik atas sepengetahuan Foreman yang

bersangkutan

b. Mencatat secara lengkap setiap pekerjaan yang dilakukan

oleh Mekanik

c. Mengikuti perkembangan pekerjaan & melaporkan kepada

SA apabila estimasi waktu tidak dapat terpenuhi

d. Mendata kendaraan return dan melaporkan ke Kepala

Bengkel untuk dibahas pada Sidang Return

e. Memberikan Prioritas untuk kendaraan Booking Service

56

17. Gudang/Toolkeeper


a. Menerima stok persediaan suku cadang yang diterima dan

diperiksa oleh partman di area transit.

b. Melayani permintaan suku cadang yang dibutuhkan oleh

Teknisi (Lubbing Man) sesuai work order yang

dikeluarkan oleh Service Advisor. Juga melayani

permintaan pengeluaran suku cadang yang telah dipesan

melalui special order part.

c. Melayani permintaan special service tools & equipment

oleh Teknisi serta mengontrol pengembaliannya sesuai

aturan yang berlaku, yaitu;

a. Peminjaman berdasarkan kartu/koin.

b. Peminjaman dan pengembalian SST & equipment

harus dalam keadaan baik.

c. Setiap peminjaman SST & equipment hanya

berlaku untuk 1 jenis alat untuk satu orang.

d. Meminta bukti pengeluaran (supply slip) persediaan suku

cadang dari gudang part sebagai bukti barang telah keluar

dan mengarsipnya.

e. Mencocokkan saldo fisik persediaan suku cadang dengan

kartu stok persediaan.

f. Menjaga dan mengatur penempatan/pengeluaran atas stok

persediaan suku cadang.

57

g. Membuat laporan bulanan gudang oli, material, SST dan

equipment yang terdiri dari:

a. Penerimaan Oli dan material

b. Pemakaian bulanan Oli dan material.

c. Laporan stock harian Oli dan material.

d. Laporan peralatan SST dan Equipment.

18. Teknisi & Mekanik


a. Mengerjakan perbaikan/perawatan kendaraan sesuai

perintah yang ada di PKB/WO, sesuai dengan standar

pengerjaan & standar K3 yang berlaku.

b. Mencatat pekerjaan yang dilakukan di kolom PKB/WO

dan mencatat waktu kerja (waktu mulai & waktu

penyelesaian pekerjaan) pada kertas kerja atau check sheet

yang berlaku untuk menentukan flate rate.

c. Menginformasikan kerusakan yang ditemukan diluar PKB/

WO pada Foreman/ Kartu untuk ditindaklanjuti.

d. Memeriksa ulang hasil kerjanya dan menyerahkan PKB/

WO yang telah diisi kepada Kepala Regu/Foreman untuk

diperiksa.

19. Pic Booking


a. Melalukan pembaharuan/updating database service dan

menjalankan program Customer Retention untuk

mendapatkan prospek

58

b. Mempersiapkan order perbaikan dengan mengisi form

booking service dan mendistribusikan ke bagian terkait

c. Melakukan konfirmasi ke pelanggan untuk kedatangan

service melalui telepon

20. Kantin


a. Memberikan pelayanan kepada pelanggan Service dengan

menyediakan minuman dan makanan ringan.

3.2 Pelaksanaan Pengendalian Intern Atas Sistem Pengelolaan Persediaan Suku

Cadang Pada PT. Setiajaya Mobilindo Cibubur

Dalam sistem pengelolaan persediaan suku cadang pada PT. Setiajaya

Mobilindo Cibubur adalah:

1. Prosedur pengadaan suku cadang

2. Prosedur penerimaan suku cadang

3. Prosedur penyimpanan suku cadang

4. Prosedur pengeluaran suku cadang

Formulir-formulir yang digunakan dalam prosedur pengelolaan persediaan suku

cadang adalah:

Pemesanan (ordering) suku cadang

1. PO ( Purchase Order )

Khusus untuk pemesanan berdasarkan permintaan pelanggan

1. PO (Purchase Order)

2. Form booking

3. Form pemesanan barang

4. Fotokopi buku indentitas kendaraan

59

Penerimaan suku cadang

1. Surat Jalan

2. Proforma invoice

3. Laporan penerimaan barang (LPB) sebanyak 2 rangkap

Pengeluaran suku cadang dari gudang

1. WO ( Work Order )

2. Supply Slip (bukti pengeluaran suku cadang dari gudang)

3. Nota kontan pembayaran

3.2.1 Sistem Yang Sedang Berjalan Pengelolaan Persediaan Suku Cadang Pada

PT. Setiajaya Mobilindo Cibubur

Sistem yang sedang berjalan dalam pengelolaan persediaan stock suku cadang

pada PT. Setiajaya Mobilindo Cibubur ini menggunakan sistem yang

terkomputerisasi. Pada sistem yang berbasis aplikasi SQL ini beberapa user yang

dapat menggunakan sistem aplikasi ini seperti Kepala Bengkel (Service Manager),

Service Advisor, Foreman, Partman, dan Billing. Dapat dilihat untuk menu-menu

utama (Partman) yang terdapat digambar 3.2.1.1. Dalam sistem ini dapat melakukan

aktivitas pengelolaan persediaan seperti halnya yang meliputi:

Gambar 3.2.1.1 PrintScreen Menu Utama (Partman)

60

Untuk melihat cek stok suku cadang atau jumlah stok yang tersedia digudang

dan lokasi penempatan stok suku cadang dalam menu cek stok. Dalam menu ini,

Partman juga dapat melakukan peng-update-an database dalam stok persediaan suku

cadang seperti jumlah stok dan lokasi yang ada dalam gudang (rak-rak persediaan

stok).

Gambar 3.2.1.2 PrintScreen Menu Check Stock

Dalam pemesanan, penerimaan, dan pengeluaran stok persediaan suku cadang dapat

dilakukan dalam aplikasi ini setelah itu dapat diprint out. Contoh gambar dapat

dilihat sesuai dengan aktivitas tersebut.

1) Purchase Order yang meliputi proses pembelian berdasarkan stok dalam

persediaan suku cadang yang telah habis di gudang ataupun berdasarkan

pesanan customer yang memesan suku cadang tersebut. Berikut ini adalah

gambar printscreen purchase order.

61

Gambar 3.2.1.3 PrintScreen Purchase Order

2) Receive Order merupakan hasil dari penerimaan pesanan suku cadang yang

menunjukkan secara detail berdasarkan kuantitas, harga satuan dan total

jumlah harga yang harus dibayar nantinya. Receive order ini akan

dibandingkan kesesuaiannya dengan purchase order yang diajukan

sebelumnya.

Gambar 3.2.1.4 PrintScreen Receive Order

3) Supply Slip merupakan suatu tanda bukti yang akan diberikan partman kepada

customer nantinya yang berisikan bahwa suku cadang yang telah dibeli oleh

62

customer. Supply Slip ini menunjukkan bahwa salah satu bukti pengeluaran

stok persediaan suku cadang dari gudang.

Gambar 3.2.1.5 PrintScreen Supply Slip

Gambar berikut ini salah satu contoh laporan sparepart inventory bengkel

service cibubur yang menunjukkan bahwa masih ada suku cadang dapat dinamakan

deadstock akibat kesalahan ordering part dan telah melewati batas retur yang telah

ditentukan.

Gambar 3.2.1.6 PrintScreen Laporan Sparepart Inventory (Deadstock)

63

3.2.2 Tipe Pemesanan (Batch) Suku Cadang

PT. Setiajaya Mobilindo Cibubur memiliki berbagai macam tipe

pemesanan (batch) suku cadang. Berikut ini macam-macam tipe pemesanan

(batch) adalah :

1. Tipe 1 atau tipe VOR yang membatasi pemesanan suku cadang tanpa

adanya waktu yang ditentukan (cut off time) untuk pemesanannya dan

akan segera di supply oleh PT TAM SPLD secepatnya atau di utamakan

sesuai aturan yang diberikan oleh pihak supplier.

2. Tipe 2 atau tipe Emergency yang membatasi pemesanan suku cadang

dengan waktu yang ditentukan (cut off time) yaitu pukul 08.00-09.00

WIB. Jika melewati waktu yang ditentukan, pihak supplier tidak akan

menerima pemesanan suku cadang. Barang yang telah dipesan akan

sampai di gudang PT. Setiajaya Mobilindo Cibubur pada pukul 12.00-

14.00 WIB di hari yang sama.

3. Tipe 3 atau tipe Standart yang membatasi pemesanan suku cadang

dengan waktu yang ditentukan (cut off time) yaitu 07.30-11.00 WIB.

Setelah barang dipesan, maka kedatangan barang atau suku cadang

sampai di gudang pada hari berikutnya H+1 kisaran waktu pukul 08.00-

10.00 WIB.

3.2.3 Kebijakan Dalam Special Ordering Part (Return Part Policy)

a) Tujuan RPP:

• Memberikan kemudahan kepada customer booking tanpa perlu

membayar Down Payment (syarat dan ketentuan terlampir).

• Meningkatkan Booking Service rate terutama untuk special order

part.

64

• Mengantisipasi potensial dead stock yang diakibatkan customer batal

datang atau kesalahan prediagnosa saat booking.

b) Kriteria RPP:

• Customer booking untuk special order part yaitu:

• Part dengan harga dibawah 2 juta rupiah/item tidak perlu

dikenakan DP.

• Part dengan harga diatas 2 juta rupiah/item dikenakan DP

minimal 10% atau dengan persetujuan pejabat cabang (Kepala

Bengkel).

• Part yang tidak termasuk criteria RPP, yaitu:

o Part kendaraan CBU non TAM

o Aksesoris baik TGA ataupun Aksesoris A2000

o Tools

o Parts dengan penomoran (Engine, Frame)

c) Dokumen Pendukung Claim RPP

Pengajuan RPP dilakukan dengan prosedur Parts Claim (PC) dengan kode

P4

Dimana cabang harus melampirkan dokumen pendukung sebagai berikut:

• Formulir Return Part Policy

• Booking Form

• Purchase Order (PO) ke TAM

• Invoice TAM

d) Lead Time Claim RPP

• Formulir Claim RPP asli sudah harus diterima TAM-SPLD selambat-

lambatnya 8 hari kerja dari tanggal invoice.

65

• Pengembalian part untuk pengajuan RPP yang dijawab “B” harus

sudah diterima TAM-SPLD selambat-lambatnya 8 hari kerja sejak

jawaban claim diterima.

e) Kriteria Penerimaan Claim RPP

Part ex-booking dapat diterima kembali oleh TAM-SPLD dengan syarat:

• Parts tidak mengalami kerusakan fisik (layak dijual) dan jumlahnya

lengkap

• Kemasan dalam kondisi baik

• Dokumen pendukung lengkap

• Tidak melebihi lead time claim

f) Administrasi Retur Booking

Berdasarkan ketentuan dari TAM-SPLD, maka akan dikenakan administrasi

retur booking kepada tiap cabang sebesar 2% dari Harga Pokok Pembelian

(HPP) untuk setiap claim RPP yang telah disetujui pengajuannya.

3.2.4 Prosedur Pengadaan Suku Cadang (Ordering Sparepart)

Berikut ini adalah prosedur ordering parts yang dilakukan oleh PT.

Setiajaya Mobilindo Cibubur

Untuk Pengadaan Stock Warehouse

1. Partman melakukan pemeriksaan stok yang ada di sistem pada sore hari

untuk persiapan pemesanan untuk esok hari dengan sistem Max max/Sell

One By One, dengan memastikan posisi stok fisik warehouse sama

dengan stok yang ada di sistem. Partman melakukan pemesanan sesuai

dengan output suggest yang dikeluarkan sistem dengan sistem Maximum

Inventory Position (MIP).

66

2. Setelah memastikan Item dan Quantity pesanan, petugas langsung

membuat Purchase Order dan mengirimkan PO tersebut setelah

penentuan tipe batch ke Depo Part Auto 2000 yang terletak dijalan

Siliwangi Bogor dengan menggunakan Email (sebelumnya meminta

persetujuan dari Kepala Bengkel (Service Manager) dan memeriksa PO

tersebut).

3. Untuk pemesanan regular Partman menggunakan sistem pemesanan Type

Batch 3 dimana batas waktu pemesanan hanya sampai jam 11:00 WIB

dan kedatangan part H+1 pada jam 8:00 s/d 10:00 WIB. Kemudian pihak

Depo Auto 2000 akan memberikan No. Purchase Order yang sudah

diteruskan ke Toyota Sparepart Logistic Division yang berlokasi di

krawang. Nomor PO ini dapat digunakan untuk mencari informasi

melalui Toyota Parts Online System (TPOS) apakah part tersedia dan

akan disupply tepat waktu dengan melihat ETA (Estimated Time Arrival).

Untuk Pengadaan Special Order Part (Pesanan berdasarkan pesanan

pelanggan)

1. Jika ada pemesanan part suku cadang melalui counter ataupun

permintaan internal tambahan akibat part yang dibutuhkan tidak tersedia

di stok, Partman memastikan dulu bahwa stok part tidak tersedia dan

sebelumnya melakukan konfirmasi ke cabang PT. Setiajaya Mobilindo

yang lain mengenai ketersedian part jika tidak ada maka partman

melakukan pemesanan part dengan sebelumnya pelanggan atau petugas

bengkel melengkapi data kendaraan agar tidak salah dalam melakukan

pemesanan (data no rangka, kode model, dan tahun kendaraan).

67

2. Partman melakukan pencarian part yang dibutuhkan (Special Part)

dengan melakukan input data kendaraan di Toyota Electronic Parts

Catalog.

Gambar 3.2.4.1 PrintScreen Electronic Parts Catalog

Setelah part di pastikan peruntukkannya maka partman memastikan

ketersedian part dengan memeriksa pada Toyota Parts Online System agar

dapat diputuskan tipe pemesanan yang akan digunakan. Jika Part tidak

ada dan part benar benar dibutuhkan contoh untuk claim maka akan

digunakan Order Tipe 1 (Otomatis akan di Supply jika part sudah

tersedia), jika part urgent dengan syarat pemesanan dibawah jam 09:00

WIB maka akan dilakukan pemesanan tipe 2 dan kedatangan antara pukul

12:00 s/d 14:00 pm. Namun jika part tidak tersedia tipe ini akan

otomatis Kill yaitu tidak ada prioritas Back Order.

Jika pemakaian part masih 3 hari ke depan maka digunakan tipe

pemesanan tipe 3 (regular) dan kedatangan part H+1 dan jika terjadi tiba-

tiba stok tidak ada maka otomatis part tersebut BO dan akan disupply jika

part sudah ada dalam tempo 40 Hari Kerja dan ETA dapat dilihat di

Toyota Parts Online System.

68

Gambar 3.2.4.2 PrintScreen Pemeriksaan ketersediaan Stock.

Gambar 3.2.4.3 PrintScreen Pemeriksaan ETA

3.2.5 Prosedur Penerimaan Suku Cadang

Berikut ini adalah prosedur penerimaan suku cadang yang dilakukan

oleh PT. Setiajaya Mobilindo Cibubur

1. Partman menerima dokumen pengiriman barang yang terdiri Surat

Jalan (menerangkan jumlah koli) meliputi 2 rangkap yaitu 2 rangkap

untuk ekpedisi atau Head Office 1 rangkap untuk perusahaan, dan 1

69

rangkap Proforma Invoice (menerangkan data parts apa saja yg

disupply).

2. Partman menghitung jumlah koli yang telah di turunkan oleh petugas

expedisi dari kendaraannya dan disesuaikan dengan jumlah koli yg

tercatat pada Surat Jalan pada lokasi transit area.

3. Partman mengecek setiap label yang tertera pada pada setiap koli

apakah sudah sesuai dengan dengan Customer Code warehouse.

4. Apabila penghitungan jumlah koli telah sesuai dengan yang terteta

pada surat jalan, partman menandatangani surat jalan tersebut dan

mengisi jam kedatangan expedisi pada surat jalan tersebut.

5. Partman menempatkan barang yang di terima dari petugas expedisi

pada transit area dan di sesuaikan dengan tipe order yg di gunakan

agar mempermudah partman dalam pengecekan part yang di supply.

6. Partman membuka setiap koli barang yang telah dikirim oleh petugas

expedisi dan menyesuaikan setiap parts yang ada pada tiap koli sesuai

dengan proforma invoice yang diterima.

7. Apabila terjadi kekurangan part atau part yang dikirim rusak secara

fisik, partman membuatkan berita acara yang kemudian

ditandatangani oleh partman dan petugas expedisi untuk proses Part

Claim kepada PT TAM SPLD.

8. Partman memeriksa part apa saja yang tidak ada pat di supply oleh

PT. TAM SPLD dengan menggunakan sistem “ Toyota Parts Online

System” dan mencatat status part tersebut pada papan Special Order

Parts kapan part tersebut akan disupply oleh PT. TAM SPLD.

70

9. Partman akan melakukan input stok part yang baru diterima ke sistem

dengan menggunakan form proforma invoice yang diberikan dari

TAM SPLD agar part tersebut dapat segera diberikan ke workshop

atau pelanggan yang melakukan pembelian melalui counter dan

proses ini dinamakan process receiving part.

10. Dalam jangka waktu satu minggu setelah part datang maka Part Depo

akan mengirimkan tagihan ke PT. Setiajaya Mobilindo Cibubur dan

kemudian partman akan memproses invoice tersebut dengan membuat

form Laporan Penerimaan Barang (LPB) yang kemudian dicetak dan

di tandatangani oleh partman dan kemudian meminta persetujuan

Service Manager dan administrasi bengkel untuk segera dilakukan

pembayaran ke Part Depo.

3.2.6 Prosedur Penyimpanan Suku Cadang (Warehousing)

Prosedur penyimpanan suku cadang dimulai setelah prosedur penerimaan

suku cadang ketika suku cadang yang telah diperiksa oleh Partman sesuai dengan

PO yang diajukan yang berada di transit area gudang.

1. Pada rangkap Surat Jalan dan Proforma Invoice bagian gudang atau

partman akan menghitung jumlah dan nama barang yang diterima sesuai

dengan PO menggunakan handheld. Setelah disesuaikan partman, bagian

gudang akan menyimpan suku cadang sesuai nomor part yang tertera

dengan penempatan lokasi berdasarkan database yang telah disusun sesuai

aturannya.

2. Saat penempatan itu berlangsung, bagian gudang akan menghitung kembali

dan melihat atau mengupdate kartu persediaan yang ada di lokasi

penyimpanan suku cadang tersebut. Proses peng-update-an tersebut

71

dilakukan dengan manual yaitu penggunaan kartu persediaan setiap suku

cadang dan menggunakan terkomputerisasi yaitu database persediaan stok

suku cadang di gudang dan memberikan laporan kepada partman.

3. Setelah proses penghitungan stok persediaan antara persediaan yang ada di

gudang dengan persediaan baru yang datang, Selain itu bagian gudang

penyimpanan bertugas untuk menyusun posisi antara suku cadang yang

baru masuk dengan suku cadang yang lama. Apabila suku cadang yang

diterima tidak ada penempatan lokasi di rak, bagian gudang akan

menempatkan suku cadang di rak baru dan mengupdate database juga

kartu persediaan tersebut. Jika suku cadang tersebut berdasarkan pesanan

pelanggan, bagian gudang akan menempatkan suku cadang tersebut di

lokasi rak booking part.

3.2.7 Prosedur Pengeluaran Suku Cadang

Prosedur pengeluaran suku cadang pada PT. Setiajaya Mobilindo Cibubur

ada beberapa proses:

I. Part yang dibutuhkan oleh workshop.

1. Jika part yang dibutuhkan adalah part fast moving (Item berkala)

Petugas Teknik Mekanik (PTM) akan memberikan Work Order

(Warna Kuning) ke partman dengan disertai membunyikan bel,

kemudian partman memastikan ketersedian parts dengan melihat

pada sistem lalu memberitahukan kepada bagian gudang

mempersiapkan parts tersebut dengan sistem pre picking serta

mencetak supply slip (tanda bukti serah terima barang/bukti

pengeluaran barang suku cadang dari gudang).

72

2. Jika Part Pesanan khusus maka partman memastikan bahwa part

yang disupply sesuai dengan part yang dipesan, setelah stok

masuk dalam sistem partman menyiapkan dan menginput pada

sistem part yang akan digunakan sesuai dokumen kendaraan (data

No Rangka Kode Model dan tahun kendaraan) agar dapat segera

digunakan pada kendaraan yang ada di workshop dengan

menghubungi langsung PTM yang mengerjakan kendaraan

tersebut.

3. Jika Part sudah lengkap maka partman mencetak supply slip yang

kemudian akan disertakan bersama work order (Warna Hijau)

yang ada pada PTM sebagai bukti serah terima parts.

II. Part yang dibutuhkan untuk pelanggan Booking

1. Petugas memeriksa part pesanan tersebut apakah untuk customer

booking atau penjualan counter parts , jika booking pada petugas

mengupdate kedatangan part pada form booking (data no rangka,

kode model, dan tahun kendaraan) dan memindahkan form dari

being order ke part arrived dan selanjutnya pic booking akan

menghubungi bahwa part sudah ada dan memastikan kedatangan

pelanggan ke bengkel untuk melakukan pemasangan parts tersebut

dengan limit waktu 7 hari kerja sejak kedatangan Parts (untuk

mencegah part deadstock jika pelanggan tidak datang dilakukan

policy RPP (Return Parts Policy) Ke TAM SPLD). Jika

pelanggan datang ke counter part maka pic booking akan

menghubungi pelanggan menginformasikan bahwa part sudah

ada.

73

2. Saat pelanggan booking masuk ke bengkel maka partman akan

memberikan informasi kepada bagian gudang dengan

mempersiapkan part yang sudah dipesan untuk diberikan kepada

Teknisi/PTM yang mengerjakan kendaraan tersebut dan partman

mencetak supply slip untuk disertakan ke work order (Warna

Hijau) yang ada pada teknisi/PTM, untuk pelanggan counter yang

sudah datang maka petugas part mencetak nota kontan dan supply

slip untuk diberikan kepada pelanggan agar dapat membayar pada

kasir atas pembelian part tersebut.

Catatan :

1. Sebelum memberikan supply slip ke teknisi maka partman memastikan part

yang diberikan sesuai dengan part yang tercantum pada supply slip tersebut

dan sesuai dengan dokumen terkait.

2. Jika Part yang diminta tidak ada maka akan kembali ke prosedur pengadaan

suku cadang.

3. Partman tidak menerima kembali parts yang sudah rusak segelnya.

4. Selain partman dilarang masuk ke ruang penyimpanan Parts.

5. Partman tidak menerima pembayaran di ruang penyimpanan parts.

Yaris • Corrolla Altis • Haice • Camry • Hilux • FJ Cruiser • Alphard • Dyna • Agya...

Documents

Transcript of Yaris • Corrolla Altis • Haice • Camry • Hilux • FJ Cruiser • Alphard • Dyna • Agya...