SIX SIGMA : SUATU TEROBOSAN DARI SISTEMMANAJEMEN KUALITAS

Paulina Permatasari

Abstract

Within the last several years, Six Sigma has exploded onto theAmerican scene as a prominent method of improving the effectiveness andefficiency of businesses. Companies like General Electric, Allied Signal, andothers have saved literally billions of dollars that have resulted in increasedprofitability. Six Sigma is a management philosophy that attempts to improvecustomer satistaction to near perfection. A six sigma company has littlemore than three bad customer experiences for every million opportunities.This levet of near perted pertormance is a significant distance from wheremost organizations are today. It is estimated that most companies are at thetwo to three sigma pertormance level....

Pendahuluan

Tekanan persaingan global menyebabkan organisasi harusberupaya menemukan berbagai cara yang lebih baik untuk memenuhikeinginan pelanggannya, mengurangi biaya dan untuk meningkatkanproduktivitas. Peningkatan terus menerus / continuous improvement darikualitas produk dan jasa yang dihasilkan telah menjadi bagian yang sangatpenting dan integral dari strategi bisnis perusahaan.

Mencapai kualitas produk dan jasa yang tinggi telah menjadi fokusperhatian sejak awal abad ke dua puluh, yaitu saat terjadi pergeseran daribudaya agraria menjadi budaya industri. Sebagaimana perusahaan -perusahaan di Amerika berevolusi dari suatu budaya ' craftsmanship '

menjadi produksi masal, meyakinkan kualitas produk bergeser dari individu

- individu yang menginspeksi produknya ke pengembangan suatu kelompokspesialis yang menginspeksi komponen dan produk setelah dibuat (

George Eckes,2001 )Berbagai konsep mengenai fungsi pengendalian kualitas telah

berevolusi selama bertahun - tahun. Wadsworth, Stephens, dan Godfrey,2002 mengemukakan bahwa kebanyakan konsep inidikembangkan sebagaireaksi atas keberhasilan ide ini di Jepang. Konsep - konsep ini ditujukanuntuk menjadi perhatian bagi perlunya pengendalian kualitas oleh setiapkaryawan dalam organisasi. Salah satu ide awal mengenai ini adalahdengan apa yang disebut 'Total Quality Control 'yang dikemukakan oleh

Six Sigma : suatu terobosan dari sistem manajemen kualitas @aulina Permatasari) 2l

A.V. Feigenbaum. Feigenbaum menekankan bahwa tanggung jawab ataspengendalian kualitas terletak pada seluruh departemen, bukan hanyadepartemen qualtty control. Keseluruhan ruang lingkup dari manajemenkualitas telah digambarkan oleh Juran ( 1979 ), yang menyatakan perlunyaleadership bagi manajemen puncak dan program pelatihan yang luas gunamemperlengkapi seluruh karyawan dengan teknik pengendalian kualitas.Pendekatannya menekankan pada konsep bisnis dasar darl pengembalianatas modal untuk menyeleksi dan mengimplementasikan setiap programpeningkatan kualitas.

Di samping konsep kualitas di atas, Phil Crosby jugamengembangkan konsep yang berfokus pada berbagai upaya peningkatankualitas dan pemotongan biaya kualitas. Selain itu, berkembang pulaberbagai metode / alat bantu dalam konsep pengendalian kualitas, seperti 'Control Chart Method ', Pareto Diagram serta'Cause and Effect Diagramatau lshikawa Diagram'.

. Kombinasi dari Statistical Quality Control, Continuous qualityimprovement, quality planning, modern quality system, dan strategic qualityplanning menjadi apa yang disebut dengan Total Quality Management (TOM ). Perusahaan telah memperkenalkan metode pengendalian kualitas,peningkatan kualitas, dan perencanaan kualitas bagi manajemen. Di sinipenekanannya bu.kan saja hanya pada proses bisnis sebagai senjata untukmemenangkan persaingan, namun juga menjadi peluang untukmeningkatkan efisiensi. Dengan meningkatnya ruang lingkup sistemkualitas, terlihat bahwa kualitas tidak lagi menjadi suatu masalah taktistetapi telah menjadi masalah strategis yang membutuhkan kepemimpinanmanajemen senior.

Tekanan substansial untuk menerapkan TQM dan mencapaisasaran ' world - class quality system ' telah mendorong adanya standardan sertifikasi kualitas baik secara nasional maupun internasional, sepertiISO 9000 - 2000 maupun ANSI/|SO/ASQ/Q9000-2000

Perkembangan selanjutnya dari konsep kualitas adalah suatukonsep yang disebut Six sigma, yang pertama kali diterapkan oleh Motorola.Manajemen Motorola melaksanakan sejumlah studi dalam berbagai pabrik /plant dan memantau seberapa jauh proses telah bergeser dari yangseharusnya. Pergeseran ini kemudian diukur secara statistik yang menjadistandar deviasi dari rata - rata, yang diwakilkan dengan simbol yunani yaitusigma. Atas pergeseran yang terjadi selanjutnya dikembangkan untuk 'continuous improvemenf '. Motorola mengadopsi suatu sasdran Six Sigmayaitu secara ekuivalen hanya memproduksi 3.4 defect per satu juta produk,mendekati Zero Defect ( George Eckes ,2AC/' )

22 BINA EKONOMI Vol. 8, No. 2, Agustus 20M: l-76

Definisi Six Sigma

Huruf kecil "sigma" dalam alphabet Yunani - c - merupakan sebuah

symbol yang digunakan dalam notasi statistic untuk menunjukkan "deviasi

siandad dari sebuah populasi. Deviasi standar merupakan indikator iumlah'Variasi" atau inkonsistensidisemua kelompok item atau proses.

Six sigma didefinisikan sebagai suatu cara mengukur sukses, tuiuan

mendekati sempurna, yang disaiikan dengan 3.4 DPMO ( defects per million

opportunities ), merupakan sebuah sistem yang luas dan komprehensif

uhiuf membangun dan menopang kinerja, sukses dan kepemimpinan bisnis

Langkah pertama, yang mendasar bagi Six Sigma, adalah

menentukan dengan jelas apa yang diinginkan oleh para pelanggan sebagai

suatu kebutuhan eksplisit. Di dalam bahasa Six Sigma kebutuhan itu sering

disebut 'CTQ" singkatan dari "Critical For Quality''. (Kita iuga dapat

menyebutnya "Key heSulf', atau "Y'dari prOSes, afau "batas speSifikasi".)

langkah berikutnya adalah menghitung iumlah detect.yang terjadi. Kami

suci-ah bantak menggunakan istilah tersebut, tapi kami perlu memberikan

definisiyang jelas.Defect adalah semua kejadian atau peristiwa dimana produk atau proses

gagal memenuhi kebutuhan seorang pelanggan, Dengan menghitung

defiect, selanjutnya dapat dihitung "hasil" proses (presentase item tanpadefect), dan menggunakan sebuah tdble untuk menentukan "level sigma'.Level sigma dari kinerja iuga sering diekspresikan dalam "Defects per

Million Opportunities" (Kesalahan per seiuta peluang) atau "DPMO" -ditunjukkan dalam gambar 2.6. DPMO mengindikasikan berapa banyak

kesalahan yang akan muncul iika sebuah aktivitas diulang satu juta kali.

Dalam melikulian kalkulasi, dengan memfaktorkan peluang-peluang dalam

defect, Motorola membuat lebih realistis untuk menyamakan kineria pada

proses-proses yang berbeda.

Berikut disaiikan tabel konversi Sigma yang disederhanakan.

Tabel koversi Sigma yang disederhanakan

Jika hasil anda: DPMO anda: Sioma anda:

30,9%69,293,399,499,98

99,9997

690.000308.00066.8000

6.2103203,4

1,02,03,04,05,06.0

Six Sigma : suatu terobosan dari sistem manajemen kualitas (Paulina Permatasari) 23

Manfpat Ukuran Sigma

Perusahaan-perusahaan yang mengadopsi system six sigmarnenelukan bahwa pendekatan "skafa sigma;' untuk mengevaluasi kinirjaproses memberikan kepada mereka keuntungan-keuntungan yangsignifikan.

Secara ringkas, sigma mengukur:1. Dimulai'dengan pefanggan.

Ukuran-ukuran sigma membutuhkan adanya definisi yang jelasterhadap pgrsyaratan pelanggan, Kejelasan tersebut - ciapatmenguntungkan anda dan juga pelanggan, dalam hal memikirkanapa yang benar-benar penting.

2. Memberikan sebuah metrics yang konsisten.o Dengan fokus kepada defect dan peluang defect, ukuran sixsigma dapa! digunakan untuk - mengukur danmembandingkah proses-proses yang sangat berbeda disebuah organisasi secara keseluruhan - atau antarorganisasi.

3. Berhubungan langsung ke tujuan ideal.organisasi keseluruhan yang berfokus pada tujuan kinerja gg,gggTpersen sempuma dapat menciptakan momentum signifikan untukperbaikan. Pendekatan ukuran six sigma-anda harui berpikir danberusaha untuk mengaturnya dengin tepat-dapat menciptakan"bahasa ukuran" yang dapat digunakan di semua bigian darisebuahbisnis.

Terkait ukuran six sigma ada beberapa halyang harus diperhatikan :o Agar ukuran-ukuran six sigma diterapkan secara efektif diorganisasi, mala diperlukan petunjuk atau panduan untukmelakukannya.. sebaliknya ukuran dapat dihitung dengan tidakkonsisten-membuatnya tidak adil jika dua kelomp6k dibindingkanberdasarkan asumsi-asumsi yang berbeda. Di Motorola, misainya,digunakan sebuah komite untuk menyusun petunjuk-petunjukperhitungan ukuran sigma.o ukuran-ukuran sigma tidaklah "statis". sebagaimana persyaratanpelanggan berubah, kinerja sigma pun akan oeruuin-uiasanyatampak lebih buruk. pada beberapa organisasi six sigma, untltsementara kalkulasi-kalkulasi secara terus-menerus- dilakukansecara simultan pada'peran lama" dan*peran baru" untuk membuattransisi menjadi lebih lancer (smooth).

. seperti semua ukuran, diperlukan waktu dan sumber daya untukmencapai skor sigma pada proses keseluruhan organisasi. Dalamhal ini perlu ditentukan prioritas mengenai apa yang-dapat dan yangseharusnya diukur: jangan berharap memiliki dattar lengkap tntani

24 BINAEKONOMIVoI. 8, No.2, Agustus Z0A4:1..76

data kinerja sigma yang akurat untuk setiap bagian dari sebuahperusahaan dalam waktu yang singkaViangka pendek-

Perbaikan Six Sigma dan Strategi'strategi Manaieman

Pengetahuan pelanggan dan ukuran-ukuran yang efektif merupakan

bahan bakJr system Six S1gma. Keduanya mendorong mesin yang terdiri

dari tiga unsui dasar yaitq perbaikan proses' desain ulang proses dan

manaj6men proses, yang semuanya berfokus pada proses organisasi.

Hubungan pendekatan-pendekatan tersebut merupakan salah satu inovasi

paling penting yang membuat six sigma berhasil.'lstilati;perbaikan proses" (process improvement) meruiuk kepada

sebuah strateji membangun solusi-solusi terfokus untuk mengeliminasi

akar penyebaS dari masilah kineria bisnis. lstilah lain yang digunakan

secar; simonim mencakup "perbaikan terus'menerus', "perbaikan

incremental", atiau nkaizen" (bahasa Jepang untuk "perbaikan terus

menerus"). Pada dasamya, usaha perbaikan .proses berusaha

menyelesaikan sebuah masalah sementara meninggalkan struktur dasar

dari jrroses keria yang utuh. Dalam istilah six sigma, penekananya a{al3Lt

menemukan din hentargetkan solusi-solusi untuk factor-faktor tvital" (X)

y"ng menyebabkan masilah atau kerugian (Y). jadi, mayoritas proyek Six

Sigma adalah usaha perbaikan proses.

Strategi kunci ketiga dari Six Sigma merupakan strategj yang paling

evolusiondr. Strategi ini melibatkan suatu perubahan focus, dari kekeliruan

dan arah fungsi-fungsi kepada memahami dan memfasilitasi proses-proses'

aliran keria yang memberikan nilai kepada para pelanggan dan para

pemegang sitram. Dalam pendekatan manaiemen pros€s yang dewasa'

lema ianhetode Six Sigma menjadisuatu bagian integraldari menjalankan

bisnis.. Proses-proses didokumentasikan dan dikelola 'end-to-end" - dan

tanggung iawab diberikan dengan suatu cara tertentu untuk

memastiran manaiemen lintas f ungsi dari proses-proses kritis.

. persyaratan pelanggan ditentukan dengan jelas dan diperbaharui

secara regular.o Mengukur output, aktivitas proses, dan input, secara teliti

. para manaier dan kolega (termasuk "pemilik proses") menggunakan

ukuran-ukuran dan pengetahuan proses untuk menilai kineria dalam

"real time" dan mengamUit tinOafan untuk mengatasi masalah dan

peluang-Peluang.o Perbaikan proses dan perancangar/perancangan ulang.prpses ;

dibangun disekitar alat-alat perbaikan Six Sigma - digunakan untuk

secari konstan mencapai tingkat kineria perusahaan, daya saing,

dan profitabilitas.

Six Sigma : suatu terobosan dari sistem manajemen kualitas @aulina Permatasari) 25

Model perbaikan six sigma DMAIC

Ada banyak "model perbaikan" yang diterapkan pada proses selamabertahuntahuan sejak gerakan kualitas dimulai. Sebagian besar dari modeltersebut, didasarkan pada langkah-langkah yang diperkenalkan oleh W.Edwards Deming - Plando-check-act, atau P-D-C-A - menggambarkanlogika dasar dari perbaikan proses berbasis data:

I Plan. Meninjau berbagaiisu:dan keseniangan yang ada pada kinerjasaat ini. Mengumpulkan data mengenai masalah-masalah kunci.Mengidentifikasi dan menyelesaikan , akar. penyebab masalah,Memkirkan solusi-solusi yang rnungkin, dan merencanakan sebuahimplemantasi uji coba terhadap solusi yang paling potensial.

o Do. Uli coba.solusiyang telah direncanakan. "Check (atau pelajAri). Mdngukur hasil-hasil uji coba untuk

mengetahui a6kah hasll yang dimaksudkan sedang dicapai. Jikamuncul masalah, perhatlkan penghalang-penghalang yangmen ggan ggu :usah€tsusaha perbaikan perusahaan.

o Act. Berdasarkan solusi uji coba dan evatuasi, perbaiki dan perluastingkatail solusi ' untuk membuatnya permanent, danmenggabungkan pendekatan baru bilamana mungkin diterapkan.

FERBAKAN PROSES SIX SIGiIA

DEFINE

MEASURE

ANALYZE

IMPROVE

coNTROt_

Pebaikan prcses

ldentifikasi masalahMenehtukan persyaralanMenetapkan tujuan:: "

Vatidasi masalah/prosesMenyaring masalah/tujuaniftengukur &ingil<ah' kunci/lnputMengembangkan hlpotesis kaqsalldentifikasi beberapa masalahyang pentingValidasi hipotesis

Mengembangkan ., ide untukmeniadakan akar masalahSolusi dengan pengujianStandarisasi solusVmengukurhasilMgndirikan standar pengukuranuntuk meniaga penampilantvbmperbaiki kesalahansebagaimana perlu

Desain/desain ulang proses

ldentifikasi masalah spesifik atau garisbe6arMenentukan tujuary'mengubah visiKlarifikasi jangkauan dan persyaratanpelangganMengukur pemanpilan untukpersyaratanMencari prcses efisiensi data :

ldentif ikasi'praKek terbaiKMenaksir proses desain

o Penarnbahan bemilai/takbemilai

r Leher botol/tidakmenyambung

r Jalur altemativeMenyaring persyaratanMendesain proses baru

r Menantang asurnsi. Menerpkan asumsir Menerapkankreativitas. Prinsio aliran keria

26 BINAEKONOMIVoI. S, No.2, Agustus 2OO4: L-76

lmplementasi proses baru, struktur,systemMendirikan pengukuran & review untukmenjaga penampilanMemperbaiki kesalahan sebagaimanaperlu

Perbedaan Six Sigma dan Total Quality Management

Banyak perusahaan masih sibuk dalam usaha perbaikan

berdasarkan pronsip-prinsip dan alat-alat TQM. Dan six sigmasebagaimana ditunjukkan dalam sejarah yang dalam berbagai cafamerupakan kelahiran kembali semangat ide-ide dan metode-meto'dekualitas, sebagaimana semangat tersebut diterapkan bahkan dengankeinginan dan komitmen yang jauh lebih besar dibanding yang terjadi pada

masa lalu.Six sigma menyatakan sebuah potensi untuk sukses melampaui

tingkat perlcaikan yang telah dicapai memalui banyak usaha TQM. Program-program kualitas di masa lalu sering menjadi korban kesalahan yang

melukai hasil dan juga reputasi TQM - kesalahan yang dapat denganmudah diulangi oleh perusahaan-perusahaan yang sekarang sedangmencoba six sigma.Jika TQM meninggalkan warisan positif, masih terdapat di banyakorganisasi, dan telah mencetuskan pembuatan system six sigma namunternyata TQM masih memiliki kelemahan. Berikut disaiikan perbandingan

antara modelTQM dan Six Sigma.

Kelemahan TQM: kurangnYainteorasi

Solusi six sigma:llnk (hubungan) kelllnl",dasar' bisnis dan personal

Kualitas seringkali merupakan aktivitas"sambilin' yang terlepas dari isu'isukunci strategi dan kineria bisnis.Tanda-tanda peringatan mencakuP"dewan kualitas" yang membentukdelegasi-delegasi daripada membentuktim manajemen inti, atau staf"departemen" kualitas dengan tidakada hubungan ke P&L atau konsiderasidari lini dasar lainnya. "gap integrasi'lainnya muncul ketika menejer madyaperusahaan mengabaikan Proseskeputusan, dan wewenang Pemecahanmasalah diserahkan kepada tim-timdimana manajer tidak memPunYaicontrol resmi terhadap tim tersebut.lnteorasi vanq sebenamya dirusak

Organisasi-organisasi six sigmamenempatkan manajemen Proses,perbaikan, dan pengukuran ke dalamtindakan sebagai bagian dari tanggungjawab sehari-hari terutama manajeroperasi mereka. lnsentif GEmengumumkan bahwa 40 Persen daribonus akan terkait erat dengan sixsigma - membentu memperkuat Pesanbahwa six sigma adalah "bagian daripekerjaan". Satu area yang masihmembutuhkan perhatian adalah aplikasisix sigma pada proses administrasiataujasa. Akan tetapi, beberapa sukses luarbiasa telah dicapai di unit keuanganGE's CapitalServices.

Six Sigma : suatu terobosan dari sistem manajemen kualitas (Paulina Permatasari) 27

Itetika - sekalipun istilahnya adalahkualitas total" - usaha dibatasi padaproduk dan fungsi-fungsipemanufakturan.

Kelemahan TQM: kepemimplnanyanq apatls

Solusi sir slgma: kepemimpinan dibarlsan depan

Pada setiap usaha TQM yang telahberkembang dengan cepat,kepemimpinan secara aktif dikaitkandengan memimpin proses. Akan tetapi,sering kali muncul sikap skeptis darimanajemen puncak, atrau rendahnyakemauan mereka untuk mendorongide-ide kualitas. Dalam organisasiseperti itu, kualitas dirasakantemporef - dan ketika para pemimpinyang memprakarsai TQMmeninggalkan perusahaan, kualitaspun terbuktitemporer.

Hasrat untuk dan percaya kepada sixsigma di puncak bisnis dipertanyakan diperusahaan-perusahaan sepertibombardier, allied signal, dan GE.Bersama dengan hasrat atau keinginankuat tersebut - dan kesiapan untukmenabuh secara terus menerusgendedng six sigma - ada pengakuanseorang pemimpin bahwa six sigrnaslnonim dengan penciptaan kembalibisnis secara konstan. Kita selalumengatakan bahwa tanda-tandakeslapan bagi sebuah perushaan ataudepartemen untuk masuk ke dalam sixsigma adalah membuat suatukeputusan bahwa perubahan adalahpenting bagi sukses terus menerus.

Kelemahan TQM: konsep yang $daklelas

Solusl slx slgma: peean sodeilranayang dlulanrulanq secara lonslsien

Kelemahan TQM dimulai dengan katakualitas itu sendiri. Kualitas merupakanistilah yang familier dengan banyakperbalaan makna. Di banyakperusahaan, kualitias adalah sebuah&pertemen yang sudah ada dengantarqgung jawab khusus terhadap'con[ol ku,alihs' atau 'iaminankualilias", sementara ilmunya serdficerderung berfokus pada stabilitasdisbading pada perbaikan proses. fdekeseluruhan dad'fibsoff kualitas jugamdfbuat konsep keseluruhan tampakmbtedus bagi banlak orang.Kelidakiehsan TQM lebfir buruk ketika,seperti perdekatan-pendekatran barubermunculan missal sertifikadlSO9000 atau reerqinee*tg - merekatidak terintegrasi ke dalam usahakualitas yang sudah ada. KelemahanTQM dimulai dengan kata kualitas ltuserdiri. Kualitras merupakan istilahyang familier dengan banyakperbedaan makna. Di banyakperusahaan, kualitas adalah sebuahdepedemen tang sudah ada denoan

Pada sbi ini, sh sigma mungkhmempunyai kesulitan )rang sama sepertiTQM. Bagaimanapun, kata'sh sigma"lidak menjelaskan secara sempumasltstom yang saat ini kami sajikan.Definisi singkat adalah system bisnisuntuk merrcapai dan mempertahankansukses melalui focus pelanggan,manaiemen dan perbaikan proses, danpenggunaan falda' serta data secarabiiaksana. lehs, akurat, dan spesifik.Dengnn terus-mgnerusmengkommikasikan definisi tersebut,dan menghildad debat tentang alat-ahtmana yang digunakan, atau filoeofi sixsi,grna rnane lrar€ anda ikuti, andadapat meniaga supaya focus tidakmelebar ke mana-mana.

28 BINA EKONOMI Vol. 8, No. 2, Agustus 2Co4: l-76

tanggung iawab khusus terhadaP"control kualitas" atau "jaminankualitas", sementara ilmunya sendiricenderung berfokus pada stabilitasdisbanding pada perbaikan proses. ldekeseluruhan dari "filosofi" kualitas juga

membuat konsep keseluruhan tampakmisterius bagi banYak orang.Ketidakjelasan TQM lebih buruk ketika,seperti pendekatan'pendekatan barybeimunculan - rnisal sertifikasi|SO900O atau reengineering - merekatidak terintegrasi ke dalam usahakualitas vano sudah ada.

Kelemahan TQM: tuiuan Yang tidakielas

Solusi six sigma: menetapkan tuiuanambisius vang tidak mungkin

A"anyaf peiusahaan membuat kualitasbahkan menjadi lebih tidak jelas

dengan memPunYai tujuan Yaryterdengar positif seperti "memenuhiatau melamPaui Persyaratanpelanggan", dengan tidak ada carauntuk melacak kemajuan terhadaPtujuan tersebut. Metode'metodekualitas yang diajarkan pada tahuq1980-an dan 1990-an juga melakukantugas buruk berkaitan dengan realitaspelbedaan dan perubahan kebutuhanpelanggan. Tanpa alat untuk secaranyata memahami kebutuhanpblanggan, mambuat TQM besarkemungkinannya menjadi system yang

"open looP" di mana sebuahperusahaan daPat memenuhikebutuhan Pelanggan saat ini, taPi

tidak siap untuk kebutuhan pelangganyang akan datang. Pada kenyataannya'itutah yang tampaknya terjadi pada

sejumlah "kisah sukses" yang nantinyaberubah menjadi "kisah seram"knrnorat)-

Stujuan yang jelas merupakan pusat sixsigma. Ini adalah tujuan yang sangatmenantang, tapi masih dapat dipercaya,tidak seperti "zeto defecf'' Apakahtujuan itu dinYatakan dalam hasil(sempurna 99,9997 persen), defects per

million opportunities (3,4 DPMO)' atausigma (6 o), orang orang yang terlibatOalam inisiatif six sigma dapat melihathasil mereka bertumbuh; dan merekadapat menyamakannYa dengan uang.

Yang juga sama PentingnYa denganmemfokuskan Pada cara-cara untkmelacak perubahan'perubahan pada

kebutuhan dan persyaratan pelanggan,perusahaan-Perusahaan six sigmasedang membangun sebuah sYstem

, dinamis untuk mengukur kinerja

I berdasarkan permintaan pelanggan

I y"ng paling baru dan Paling aneh.

I Meskipun tujuan berubah sepanjang

I waktu, system six sigma yang "closed

I loop" akan membantu organisasi untuk

I menyesuaikan diri.

Kelemahan TQM: sikaP Yang Puritandan fanatic teknis

Sotusi six sigma: mengadaptasi alatdan tinEkat kekakuan lirylqngel-

Sann satu Pengaruh Palingmenjengkelkan dari "ahli" TQM adalahpembuatan sesuatu yang dapat dis..epyt;kebilakan kualitas": individu-individuyang akan bersikeras melakukanberbagai hal dengan sebuah caratertentu (hanya satu cara tertentu).Menvimoanolah dari cara tersebut atau

Setarna anda dan para pemimpin bisnisanda menyadari bahwa six sigmaadalah sebuah cara untuk menciptakandan menjalankan sebuah organisasiyang lebih sukses - menuntut diversitasketrampilan yang sangat besar, bukanhanya keahlian teknis - anda daPat

menqhindari masalah ini. Ada banyak

Six Sigma : suatu terobosan dari sistem manajemen kualitas @aulina Permatasari) 29

dari keyakinan tersebut, dan anda akanmemperlihatkan ideal kualitas ataupengajaran dari seorang guru yangberkata 'seperti ini... seperti ini...'tPurisme kualitas mempunyai dua efek:1) sumber daya digunakan untukmenganalisis masalah denganmenggunakan alat-alat yang tidak tepatatau tidak perlu; dan bahkan lebihburuk, 2) orang-orang "awam" yangberusaha menerapkan kualitas (bukanahli) dijauhkan dari usaha. Sikapstereotip tersebut muncul palingbanyak dari orang-orang yangmendukung teknik-teknik tersebutditerapkan bahkan ketika tidak benar-benar diperlukan. Sederhanakan alatuntuk kebutuhan anda, dan hati-hatilahdengan kemarahan mereka! Bagibanyak orang yang menjadi"penyelenggara" kualitas, alat adalahsegala-galanya.

"six sigma wat'. Sikap yang palingsehat untuk mengadopsinyaadalah:'kita akan menggunakan alatdan pendekatan yang mendatangkanhasil dengan kemudahan dnkesederhanaan paling besaf. Bukan:lkita mengharuskan setiap orang untukmelakukan analisis yang mendalamentah itu diperlukan atau tidak'. Tidakada yang salah dengan mempunyaimetode ytang konsisten, ataumenerapkan teknik-teknik lanjutanuntuk mengukur dan meningkatkanproses. Six sigma, karena ia mencakupbegitu banyak ide dan metode, dapatmengatasi "masalah puritas". Kamiakan mengingdtkan semua organisasibahwa fanatisme yang melukai TeMmasih bersembunyi sebagai suatubahaya dalam system six sigma. Hati-hatilah dengan kebijakan six sigma!

Kelemahan TQM: gagal untukmenghancurkan penghalang-penghalang intemal

Solusi six slgma: prioritas tertriOapmanalemen proses llntas fungsi

Ketika TQM berada dalam jamankeemasannya, TQM masih marupakanaktivitas 'depertemental" dalamkebanyakan organisasi. Tidaksemuanya buruk karena ada parapelanggan departemental dandepertemen-depertemen yangmempunyai proses-proses yang dapatdiukur dan ditingkatkan. Tetapikebanyakan pembicaraan mengenaikualitas total" - menekankan padaorganisasi keseluruhan prosesperentangan hanya sekadarpembicaraan. proyek-proyekperbaikadperbaikan dilakukan dalambagian-bagian yang terisolasi:engineering mempunyai proyek sendiri,demikian juga keuangan,pemanufakturan, atau HR. jikaberkembang, TQM justru menjadi lebihlintas fungsi, tetapi dalam banyakkasus, TOM mentargetkan banyakkonflik kecil, bukannya konflik beiar,yakni isu-isu kritis pelanggan.

Kaum praktisi six sigma yangfalingpintar menempatkan patung silo (siloadalah gudang tertutup tempatmenyimpan makanan temak) di puncakdaftar prioritas mereka. Hal itu pentingbaik sebagai' sasaran untukmembantu menciptakan perusahaanyang lebih smooth, tebih efektif, danlebih efisien - maupun sebagai alatuntuk mengurangi pengerjaan ulangkarena hubungan yang terputus ataumiskomunikasi. Bahkan sukses sixsigma untuk menghancurkanpenghalang-penghalang organisasionalakan ditentukan pada jangka panjang:sedikit sukses tidak berartikemenangan. ltulah mengapa. disiplinmanajemen proses sama sentralnyadengan system six sigma sebagai carauntuk mengukur atau meningkatkanproses.

30 BINA EKONOMI Vol. 8, No.2, Agusrus 2C[,4: l-76

Kelemahan TQM: perubahanincremental vs. perubahaneksoonensial

Solusi slx slgma: perubahanIncrcmental eksponenslal

Penjaran TQM seringkali menekankanbahwa perubahan akan dikendalikanoleh banyaknya perbaikan kecil. Tidakada ekslusi nyata mengenai perubahanyang lebih radikal dalam TQM - toolkit,tetapi tidak dapat ditolak bahwa adaketidak sabaran diantara banyakpemimpin ketika "konsepreengineering" mengalami kegagalan.Kembali ke kasus klasik "thiranny ofthe of, seperti dijelaskan di bagianpengantar dari buku ini. TQMmenyatakan bahwa kebobrokanreengineering menjadi godam yangmengakibatkan kerusakanperusahaan, sementara Penganjurreengineering mengejek TQM sebagai"tidak berefek". Tidak ada titik temu.Itulah peperangan di banyakperusahaan yang mengakibatkankeduanva terluka parah atau mati.

Salah satu peluang besar darisix sigmaadalah memulai dengan segar, denganpengakuan bahwa perbaikan kecilmaupun perubahan besar adalahbagian pentuing dari sukses bisnis diabad21

Kelemahan TQM: pelatihan Yangtidak efektif

Solusi six sigma: blackbelts,qreenbelts, master blackbelts

Kami menggunakan istilah "tidakefektif' karena mencakup semua jenismasalah yang dapat muncul selamamenjalankan pelatihan TQM. Memangbenar bahwa tidak ada cara sempurnauntuk melatih sebuah organisasi untukTQM - atau six sigma. Selalu adatantangan disekitar waktu (kapan saatyang tepat untuk memberikanketerampilan baru kepada banyakorang?), dan sumber daya (berapabanyak waktu dan uang yang daPatkita berikan untuk mengadakanpelatihan?). tidak berarti pelatihanTQM selalu tidak efektif, tetapipelatihan itu cenderung menjadi"cahaya" dan lebih banyak berfokuspada mengajarkan alat-alat daripadamemberikan sebuah konteks Yangjelas tentang bagaimana perbaikandapat dilakukan. Akibatnya, orangmengetahui alat-alat, tetapi tidakmengetahui kapan dan bagaimanamenerapkannya dengan paling naik.Penekanan pelatihan TQM adalah

Perusahaan-perusahaan six sigmamenetapkan standar yang sangat ketatuntuk pembelajaran, dan mem-back-up-nya dengan investasi yang diperlukandalam hal waktu dan uang untukmembantu banyak orang memenuhistandar tersebut. Sementarakebahyakan organisasi berteriakkesakitan karena pelatihanmembutuhkan waktu lebih dari 2 iam,GE's blackbelts - penggerak utamaperbaikan six sigma - mengambilwaktu3 minggu untuk pelatihan, dengan ujian-ujian tindak lanjut dan terus belajarmelalui konferensi dan forum-forumlainnya. Bahkan yang lebihmengesankan adalah komitmen"greenbelt": setiap karyawanmanajemen diberi [pelatihan minimum 2minggu dalam metode six sigma.Mudah (dan kita telah mendengarbanyak orang melakukannya) untukmenolak usaha GE sebagai satu-satunya kemungkinan karenabanvaknva sumber daya yang hebat

31Six Sigma : suatu terobosan dari sistem manajemen kualitas (Paulina Permatasari)

pada proyek-proyek - batas waktu,usaha perbaikan otf-line - dan karenaitu tampak tidak relevan dengantanggung jawab sehari-hari dari banyakorang (factor lain dalam kurangnyaintegrasi yang telah dijelaskansebelumnya). Barangkali yang palingburuk adalah pelatihan kualitasseringkali menjatuhkan korban untuksejumlah permainan, dengan suksesditentukan oleh 'Jumlah orang yangdilatih' atau'tim-tim yang dibentuk".

yang ia miliki. Tetapi tidak adil untukmenganggap bahwa orang-orang GEyang mendapatkan ketrampilan tersebutadalah mereka yang kurang sibukdibanding yang lain. Yang benar adalah,komitmen pelatihan merupakan suatupengorbanan - sebuah investasi - yangdibuat dengan sadar. Anda tidak perlumeniru GE atau kursus-kursusperusahaan six sigma lainnya untukmenjadi sukses, tetapi prinsippembaruan dan perbaikan terusmenerus menuntut incestasi yang lebihbesar dan ekspektasi pembelajaranyang lebih tinggi dibanding anggapanyang secara tradisional dimiliki olehkebanyakan perusahaan. Tantangan-tantangan lainnya mengkaitkanpelatihan pada tugas atau pekerjaanorang, dan menciptakan ukuran-ukuranhasil yang melampaui "muatan" (metricpelatihan standar) - ditekankan baikpada rancangasn pelatihan maupunekspektasi yang ditetapkan pada paratrainee (orang-orang yang dilatih)sebelum dan sesudah pengalamanoembelaiaran

Kelemahan TQM: focus padakualltas produk

Solusi six sigma: perhatian padasemua proses bisnls

Disamping descriptor "total", banyakusaha kualitas dikonsentrasikan padaproses produksi aatu pemanufakturan,bukan pada layanan, logistic,pemasaran, atau area-area lain yangsama kritisnya. Kita mengetahui,sebagai contoh, sebuah perusahaanpercetakan yang menfokuskan tim-timnya pada pengurangan millimeterpenyimpangan dalam pemotongankertas (memang merupakan factorkualitas yang penting), sementaraproses pelacakan pemesanan merekadalam keadaan kacau balau. Bahkanjika kualitas produk adalah sempumaatau unggul, para pelanggan tidakmemoerolehnva denoan teoat waktu.

Sebagaimana kita tahu dari bab 4, sixsigma tidak hanya bekerja dalam jasadan dalam proses-proses transaksional,tetapi mungkin menawarkan peluanglebih banyak disbanding dalampemanufakturan. Jadi, six sigmamempunyai potensi untuk menjadi'total" disbanding total qualitf !

Sumber :The Six Sigma Way ( Peter S. Pande, Robert P. Neuman, dan Roland R.Cavanagh),2000

32 BINA EKONOMI Vol. 8, No. 2, Agustus 2N4: l-76

Alat-alat visual untuk analisis dataBerikut ini akan disajikan gambaran dari empat alat visual yang

digunakan untuk menganalisis data yang digunakan dalam sistem Six sigmayang paling umum.

a. Diagram pareto atau analisis paretoPaieto digunakan untuk menstratifikasi data ke dalam kelompok-

kelompok dari yang paling besar sampai yang paling kecil. Dengan

bentuknya berupa diagram batang, pareto membantu anda untuk

mengidentifikasi kejadian-kejadian atau penyebab masalah yang paling

umum. Untuk menggunakan diagram pareto, anda perlu memastikan bahwa

anda memiliki data diskrit atau kategori - diagram ini tidak akan bekerja

dengan ukuran-ukuran seperti berat atau temperature (data kontinus).

Analisis pareto didasarkan pada "hokum 80120" - bahwa 80 persen

pengeluaran atau kerugian di dalam sebuah organisasi dibuat oleh hanya

2O fersen masalah. Angkanya tidak selalu tepat 80 dan 20, tetapi efeknya

seringkali sama. Anda dapat menggunakan diagram pareto untuk:. menyaring data masalah menurut wilayah, dan menemukan wilayah

mana yang memiliki paling banyak masalah. membandingkan data defect menurut tipe, dan mengetahui defect

mana yang paling umum. membandingkan masalah menurut hari dalam minggu (atau bulan,

atau waktu dalam hari), untuk mengetahui selama periode mana

masalah Paling sering terjadio menyaring komplain pelanggan menurut tipe komplain, untuk

mengetahui komplain apa yang paling umum

b. Histogram atau FrequencY PlotHistogram digunakan untuk menuniukkan range dan kedalaman variasi

pada sebuah kelompok data (populasi). Histogram secara teknis

menunjukkan hanya data kontinus, sementara Frequency Plot dapat

menampilkan data "hitungan" diskrit (yakni iumlah defect). Keduanya

mempeilihatkan data di depanjang sebuah kontinum atau peningkatan

kuaniitas pada sumbu horizontal (x) dan jumlah frekuensi

kejadian/observasi pada sumbu vertical (V). dalam perbaikan proses,

keiompok-kelompok data dikelompokkan dan disajikan dalam diagram

batang; tapi yang lebih klasik dari Histogram adalah "kurya bentuk bel".

Anda dapat menggunakan Histogram atau Frequency Plot untuk:o rn€ogetahui range dan distribusi factor-faktor kontinus (misal berat

untu[ setiap pengiriman; iumlah uang per pembelian; ukuran setiap

lubang; waktu booting ulang untuk setiap computer).o Mengetahui variasi dan kinerja seputar spesifikasi/persyaratan

pelanggan (missal ukuran, waktu siklus, temperature, biaya).(catatan: hanYa data kontinus).

Six Sigma : suatu terobosan dari sistem manajemen kualitas (Paulina Permatasari)

o Mengetahui berapa banyak defect yang terjadi pada setiap unit didalam sebuah kelompok item defektif (ketika ada banyak peluangbagi teriadinya kesalahan). (ini dapat mencakup karakteristik-karakteristik diskrit).

c. Run Chart atau Time Series PlotRun Chart memperlihatkan variasi pada sebuah proses, produk, atau

faktor lainnya sepanjang waktu alat yang sangat berharga untukmemahami proses yang secara alamiah berubah. Run Chart (juga disebut"trend Charf' atau "Line Graph"), dan sesaudara dengan Control Chart(Kartu Kontrol), memperlihatkan bagaimana sesuatu berubah dari waktu kewaktu, hari ke hari, dan sebagainya - Run Chart merupakan alat terbaikuntuk melacak aktivitas atau kinerja secara terus menerus. Dalammenstruktur Run Chart, sumbu horizontal atau sumbu x selalu berupa waktuatau urutan kejadian yang bergerak dari kiri ke kanan. Sumbu vertical (y)dapat mewakili sembarang ukuran kontinus atau suatu hitungan, termasukpersentase, jumlah defect, dan temperature. Setiap observasi atau sampleobservasi yang dilakukan, dicatat dalam urutan waktu yang tepat pada nilaiyang diobservasi. Anda dapat menggunakan RunChart atau Time Plotuntuk:

o Mengetahui tingkat dan pola variasi dalam sebuah proses atauproduk sepanjang waktu; sebagai contoh, berapa banyak perbedaandalam data uji dari hari ke hari; atau berapa banyak variasi terjadidalam waktu siklus proses dari item ke item

. Mengidentifikasi pola waktu yang mungkin dalam variasi; missal:apakah ada siklus mingguan? Apakah kejadian-kejadian tedentusesuai dengan perubahan dalam proses?

. Mengetahui bagaimana sebuah proses atau factor-faktor kuncimerespon perubahan; misal bagaimana perbaikan prosesmempengaruhi kinerja; bagaimana sistem telepon yang baru akanmempengaruhi hold time dari pihak pemanggil/penelepon.

d. Scatter Plot atau Correlation DiagramScatter Plot memperlihatkan suatu hubungan atau "korelasi" antara

dua factor yang bervariasi menurut angka atau pada sebuah kontinum.Scatter Plot menunjukkan hubungan kausal yang penting antara satu factordan factor lainnya. Sebagai contoh sederhana, tingginya temperature hariandan penjualan es krim akan cenderung berkorelasi. Cukup masuk akaluntuk menyimpulkan bahwa iklim yang lebih panas menyebabkan orangmembeli lebih banyak es krim. Akan tetapi, berbahaya jika kitamengasumsikan bahwa adanya korelasi menjamin bahwa satu factormenyebabkan factor lainnya. Penjualan klorin di toko persediaan kolamrenang, misalnya, juga dapat meningkatkan penjualan es krim (yakni"berkorelasi positif"); tapi kita yakin bahwa yang satu tidak menyebabkan

BINA EKONOMI Vol. 8, No. 2, Agustus 20CI4: l-76

yang lainnya. Penyebab yang lain - cuaca yang lebih panas, mungkin - bisa

jadi mempengaruhi keduanYa.'ttl"run d'emiiian, Scatter Plot dapat menjadi alat yang sangat baik untuk

menguji hubungan antara penyebab yang diduga terhadap terjadinya

masiAn. Korelisi yang kuat dapat menjadi indicator yang baik bahwa

hipotesis anda valid, asilkan anda menerapkan pemikiran yang logis ketika

anda menarik kesimpulan. Berikut ini beberapa tipe korelasi yang dapat

anda temukan:o Korelasi positif. Sebagaimana telah disebutkan, korelasi positif

adalah hubungan di mana peningkatan/perbaikan pada sebuak

factor diikuti dengan perbaikan pada factor lainnya'o Korelasi negative. Dalam hal ini, peningkatan atau penurunan

-padasatu factor, menyebabkan efek yang berlawanan terhadap factor

lain.o Korelasi kurva linier. Inilah versi Scatter Plot tentang "yang naik

harus turun". Untuk beberapa factor, korelasi positif atau korelasi

negative dapat naik pada titik tertentu, tetapi sebenarnya di sisi lain

kondisinya berlawanan (turun)'Jika tidak ada korelasi, titi-titik akan disebarkan di sekitar diagram seperti

awan artinya perubahan pada sebuah factor tidak mempengaruhi

perubahan pada factor lainnya. Anda dapat mengukur kuatnya hubungan

antara dua iactor secara statistic - dapat dilakukan dengan mudah, dengan

rumus-rumus yang ada di sebagian besar program spreadsheet' Anda

dapat menggunakan scatter Plot atau diagram korelasi untuk:. Mengetahui tingkat perbaikan sebuah factor dalam hal nilai atau

kinerJa dikaitkan dengan peningkatan atau penurunan pada factor

lainnya.. tvtenguji hubungan antara akar masalah yang diduga dan tingkat

masalah (defect, biaya, dan sebagainya).

PenutuP

Six sigma adalah suatu filosofi manajemen yang berfokus pada

upaya mengeliminir kesalahan, waste, dan rework. Yang penting di sini

abaian bahwa six sigma bukanlah sekedar alat memotivasi karyawan

namun merupakan sistem yang mengembangkan status yang dapat diukur

untuk dapat dicapai, dan mencakup metode pemecahan masalah yang

bermanfaat untuk meningkatkan kepuasan pelanggan.

Dalam Six Sigma, ukuran standar deviasi mengukur dua hal,

pertama yaitu seberapa besar sesuatu bervariasi / menyimpang dari target

iertentu yang telah ditetapkan. Dalam istilah bisnis, hal ini mengukur

kapabilita-s diri proses untuk menyelesaikan pekerjaan yang bebas defect.

Semakin tinggi nilai sigma, semakin sedikit defect yang teriadi'

Six Sigma : suatu terobosan dari sistem manajemen kualitas (Paulina Permatasari)

. r.: sigma atau standar deviasi juga digunakan untuk mengkuantifisirseberapa baik atau seberapa buruk suatu proses berlangsung denganmenentukan seberapa jauh berbeda dari tingkat ideal yang diinginkan.

DAFTAR PUSTAKA

Eckes, George. The six siqma Revolution : How General ElectricAnd Others Turned Process lnto profits, John Wiley & Sons, lnc;2001.

Eckes, George. Makinq six siqma Last : Manaoino the BalanceBetween Cultural and Technical Chanoe, John @2001.

Pande, Peter S; Neuman, Robert p; Cavanagh, Roland R. The Six.Pigma Wgy_-Bag4ir..nan3 GE. Motorota. dan-perusahaan TeGEiLainnva Menqasah Kineria Mereka. penerbit nnoiVogyakarta, 2002

chowdhury, subir. The Power of six siqma. singapore : prenticeHall, 2001.

chowdhury, subir. Desion for six sioma. united stated : prenticeHa|1,2002.

1.

2.

4.

5.

36 BINAEKONOMI Vol. 8, No. 2, Agustus 20O4: l-?6