Sistematización Intercambio de Experiencias 5

Intercambio de Conocimientos y Experiencias

Visiones de Trabajo con TIC (SIGD) en el Área de Agricultura Ecológica

Sistematización realizada por Norman Urquidi V.

10 de octubre de 2007

La Paz - Bolivia

Contenido

1. Introducción 2. Objetivo 3. Resultados Esperados 4. Metodología Utilizada

4.1. Lineamiento Metodológico 4.2. Técnicas Utilizadas 4.3. Contexto General del Desarrollo del Evento

5. Desarrollo del Intercambio de Experiencias y Contenido 5.1. Presentación Introductoria del Proyecto 5.2. Demostración como Usuario de Consulta 5.3. Demostración como Administrador 5.4. Análisis de las Presentaciones y los Resultados por los Participantes

6. Resultados 7. Lecciones Aprendidas 8. Evaluación Anexos 1. Documentación electrónica: presentaciones, seguimiento fotográfico y

evaluaciones del evento.

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Sistematización realizada por Norman Urquidi Veneros y el equipo de www.centrowinay.org


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Intercambio de Conocimientos y Experiencias Visiones de Trabajo con TIC (SIGD) en el Área de Agricultura

Ecológica

10 de octubre de 2007 - La Paz

1 Introducción

La Red TIC Bolivia con el fin de mejorar el desempeño de la plataforma de comunicación interna entre sus organizaciones miembros, Directores y Responsables TIC, además de conocer los trabajos de SIG en el área de agricultura ecológica, realizó un Intercambio de Experiencias, en el cual participaron miembros de algunos de sus afiliados en una sesión realizada en la ciudad de La Paz.

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Objetivo

Posibilitar la aplicación de tecnologías de información y comunicación, específicamente Sistemas de Información Geográficos, en el área de agricultura ecológica, en otras regiones con características similares.

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Resultados Esperados

Los participantes comprenden la herramienta tecnológica SIG aplicada en el área de Agricultura Ecológica y su funcionamiento.

Los participantes, en función a los objetivos y necesidades de sus organizaciones, comprometen su participación (previa aprobación de sus directorios) en la conformación de un consorcio, que permita la estructuración de un proyecto conjunto entre las organizaciones participantes y que posibilite una adecuada gestión de financiamiento.

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Metodología utilizada

Se utilizó la metodología para la Sistematización de Experiencias y Seguimiento de la Red TIC Bolivia desarrollada por el Centro de Promoción y Estudios Wiñay (ver


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documento), se dio la misma orientación al proceso de reflexión y se planteó la propuesta de creación de un consorcio entre las organizaciones asistentes.

4.1 Lineamiento metodológico Exposición del proyecto SIGD en dos etapas, una teórica explicando antecedentes, objetivos, problemática, lógica, estructura y resultados; y una práctica con dos demostraciones sobre el funcionamiento del sistema SIGD, como usuario y como administrador. Ambas etapas estuvieron orientadas a lograr la comprensión de las herramientas tecnológicas y promover su aplicación en el resto de las organizaciones participantes.

4.2 Técnicas utilizadas

Intervención de los participantes acerca de sus expectativas al inicio del

evento, Exposiciones en Data Display, Discusiones constructivas y participativas; preguntas y respuestas, Intervención de cada uno de los participantes en un espacio de reflexión sobre

la situación al final del evento, y sobre el posible aprovechamiento del conocimiento de una herramienta tecnológica de punta,

Sistematización con PC portátil, Seguimiento fotográfico y Seguimiento de audio.

4.3 Contexto general del desarrollo del evento

Exposición Introductoria – Edwin Noriega, CEPROEST WIÑAY. Demostración del sistema SIGD a nivel de Usuario de Consulta – Norman

Urquidi, CEPROEST WIÑAY. Demostración del sistema SIGD a nivel de Administrador, innovaciones y

expectativas del sistema – Richard Choquetarqui, CEPROEST WIÑAY. Explicación del Proyecto Café de CEPAC – Alfredo Moya Espacio de reflexión, todos los participantes. Conclusiones, recomendaciones y acuerdos.

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Desarrollo del Intercambio de Experiencias y Contenido

5.1 Presentación Introductoria del Proyecto

Se presentó el proyecto: “Sistema de Información Geográfico Digital - SIGD” que se implementó en la Central de Cooperativas El Ceibo Ltda., esta presentación incluyó los siguientes aspectos: Antecedentes del Proyecto, con un análisis de la situación de El Ceibo y sus

necesidades.


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Problemáticas existentes alrededor del proyecto, entre ellas se citaron a las

siguientes:

• Normas de producción orgánica cada vez más rígidas • Problemas en la elaboración de planes de producción • Gran cantidad de información • Procesos de registro deficientes

Lógica del proyecto

• Ordenamiento y sistematización de datos del plan de producción. • Creación de una base de datos adecuada a las necesidades de El Ceibo. • Aplicar tecnología al proceso de certificación interna. • Registro de productos alternativos potenciales para futura comercialización. • Registros de los aspectos sociales. • Reactivación y equipamiento de las oficinas de campo. • Fortalecer proceso de intercambio de información entre productores y

técnicos de campo. • Desarrollo del Sitio Web Dinámico que mejore la imagen institucional y

soporte del sistema

• Sistema de colección y distribución de datos. Se explicó el procedimiento empleado por los técnicos de El Ceibo para la recolección y actualización de información en la base de datos. Se explicaron los siguientes aspectos de este proceso:

• La toma de datos por parte del Técnico a través del formulario del Plan de

Producción, datos Productivos y Sociales, además de los datos de coordenadas en UTM mediante GPS.

• El retorno a su oficina de campo y alimentación de la base de datos según formulario.

• La descarga de coordenadas obtenidas a su PC en la oficina de campo. • La recolección de datos de cada oficina por parte del Técnico Supervisor. • Actualización de la base de datos de la Oficina Central. • Replicación de la base de datos actualizada a las oficinas de campo.

• Posteriormente se explicó la estructura del SIGD, que consta de tres partes

importantes:

• Registro del plan de producción y aspectos geográficos, cuyo objetivo es la optimización del sistema de control interno para la certificación orgánica.

• Registro de datos productivos para el desarrollo de nuevos proyectos de inversión

• Registro de datos sociales para mejorar la imagen institucional ante el Comercio Justo (Fair Trade), este último componente se implementó en el camino, no fue un objetivo inicial, es un objetivo logrado no previsto.


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Se explicaron los Objetivos del Proyecto, los cuales son:

• 1: Sistematizar y digitalizar el proceso de certificación orgánica. • 2: Describir, geográfica y digitalmente, los lotes y parcelas orgánicas de las

cooperativas miembros de El Ceibo. • 3: Apoyar el desarrollo de otros proyectos productivos, alternativos al

cacao, en base a información colectada y sistematizada • 4: Facilitar el acceso, uso y aprovechamiento de la información para los

diferentes actores del proyecto

Entre los resultados más importantes, se explicaron los siguientes aspectos:

• Creación del Sistema SIGD (incluyendo una Base de datos desarrollada en .Net y un Sitio Web Dinámico).

• Migración de 1.789 registros básicos de los productores. • 400 registros completos a nivel de base de datos y 150 con mapas

detallados de las unidades productivas (planos de ubicación del lote y croquis de parcelas).

• Levantamiento de información geográfica (datos georeferenciados) de lotes y parcelas al interior de las seis áreas de producción.

• Implementación de las Oficinas de Campo. • Capacitación continúa y nivelación de capacidades de uso y

aprovechamiento del sistema SIGD al equipo de trabajo; técnicos de campo.

• Un sistema integral de fácil operabilidad que combina recursos tecnológicos en función de las capacidades de los promotores y técnicos de campo.

• Apropiación del proceso que implica sostenibilidad directa del proyecto.

Expectativas

• Digitalización del 100% de los planes de producción en la base de datos (actualmente existe un 50% de avance).

• Datos reales y detallados de las características geográficas del 100% de lotes y parcelas orgánicas.

• Fortalecimiento del flujo de información y comunicación en línea que favorece la toma de decisiones; participan los técnicos de campo con la realización de la información y los directivos con la toma de decisiones.

• Mayor innovación tecnológica en la toma de datos en campo.

Finalmente se identificaron los Promotores del proyecto y las direcciones Web mediante las cuales se puede acceder al sistema SIGD, ésta son:

• www.elceibo.org • www.centrowinay.org/validar.aspx


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Una vez finalizada la exposición se abrió un espacio de diálogo y discusión con los participantes acerca del contenido de la presentación. Se rescataron los siguientes aspectos:

Hay una falta de conectividad entre oficinas de campo debido a la incipiente

infraestructura tecnológica en la región. La actualización de información en la base de datos se realizó inicialmente con

una frecuencia quincenal y, posteriormente, en forma mensual, debido a que una vez registrados los datos sólo se requieren actualizar la información. Se prevé que después de la última actualización del 2007 se realice esta actividad de manera semestral.

Existen aproximadamente 800 productores orgánicos certificados, los cuales se incrementan a 2.000 si se consideran a los productores en transición y que se cuenta con 6 técnicos de campo, 1 supervisor y 30 promotores que cubren las seis áreas de producción de la región.

La implementación del proyecto tuvo una duración efectiva de aproximadamente de diez meses (Marzo 2006 - Dic 2006), además de varias capacitaciones. Sin embargo, durante el año 2007 se efectuaron capacitaciones y mejoramiento de la base de datos y del sistema, mediante la ejecución de proyecto puntuales.

La definición de los datos sensibles e importantes en la etapa de diseño fue realizada por los Técnicos de El Ceibo y por personal de WIÑAY, debido a que desde un inicio se tomo muy en cuenta los requerimientos de información.

La continuidad del proyecto depende de la captación de fondos de organismos financiadores.

El Know How sobre el sistema está en WIÑAY y el sistema en El Ceibo. WIÑAY compromete como contraparte el Sistema SIGD en caso de darse la

formalización de un consorcio entre las organizaciones interesadas. Se explicó el concepto de trazabilidad, el cual consiste en saber cuáles fueron

las instancias de progreso del producto hasta llegar al mercado.


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5.2 Demostración como Usuario de Consulta

Debido a que la sala donde se realizó el evento no contaba con conexión a Internet, la demostración se efectuó mediante “local host” proyectado mediante Data Display. En esta parte del evento, se realizó la demostración del sistema SIGD, mediante el acceso al mismo a través de un usuario de consulta. En esta demostración se observó la pantalla de inicio, el proceso de registro de un usuario y el acceso al sistema. Una vez efectuado el ingreso, se explicó el contenido de la página de inicio así como las herramientas de búsqueda existentes.

Asimismo, se realizó la demostración de los componentes del SIGD, tales como: El Plan de Producción y todos sus componentes. El Componente Geográfico Visual (planos de ubicación del lote y de la

parcela). El Componente Productivo con datos de la producción de cada parcela;

productos alternativos al cacao. El Componente Social que permite el registro de datos sociales y que apoyan

el mejoramiento de la imagen con el Fair Trade (Comercio Justo, en el Norte)

Finalmente, se observaron las opciones disponibles sobre Reportes y Consultas.

En ese sentido y después de un diálogo abierto y discusión sobre el funcionamiento del sistema, se rescataron los siguientes aspectos principales:

Se avanzó en gran medida en el registro de información en el sistema de los

productores de cacao de la región. Wiñay logró un cambio de “cultura” de los diferentes actores (técnicos,

promotores y productores) en el desarrollo e implementación del sistema, que impulsa a completar todos los datos requeridos y que le brinda un alto grado de sostenibilidad a la integralidad del Sistema SIGD.


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La facilidad de acceso a la información por parte de productores así como de organismos de certificación, en las oficinas de campo ubicadas al interior de las zonas de producción.

La facilidad del acceso a información actualizada en línea cuyo objetivo es apoyar en la toma de decisiones al nivel directivo de El Ceibo.

El mejoramiento de la imagen institucional de El Ceibo con la implementación de un Sitio Web Dinámico que no solamente toma en cuenta la base de datos, sino también el ambiente institucional y comercial de la organización.

La información desplegada en pantalla no puede ser modificada y que solo sirve de consulta a los usuarios autorizados por la organización El Ceibo.

5.3 Demostración como Administrador

En este espacio, se realizó la demostración del sistema SIGD, mediante el acceso con un perfil de administrador. Se realizó una exposición sobre el componente geográfico, mostrando la región de Alto Beni dentro del mapa del país y las herramientas técnicas (Map Server) mediante las cuales es posible visualizar la parcela de un productor específico.

Asimismo, se observó el componente “Plan de Producción Orgánica”, haciendo énfasis, nuevamente, en los planos de ubicación del lote en la región y de la parcela. Se identificaron las diferencias existentes respecto al perfil de usuario de consulta, evidenciándose que como Administrador existe la posibilidad para el registro y/o modificación de los datos, tanto del Plan de Producción Orgánica, como de los componentes Social y Productivo. Luego de un espacio de diálogo y discusión se rescataron los siguientes aspectos:

Las herramientas tecnológicas utilizadas por el SIGD son absolutamente

compatibles con otras herramientas y sistemas de tecnología SIG. La importancia en la capacitación para el manejo de los GPS. Ejemplo, los

datos georeferenciados capturados mediante GPS para este sistema son de alta precisión, debido a que cada dispositivo fue calibrado para utilizar 12 satélites disponibles con una precisión de +/- 5 y 3 metros.


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Como sugerencia se indicó la posibilidad de mostrar información directa cuando el mouse se acerque a un punto georeferenciado, aspecto que es factible de lograr gracias a la flexibilidad del SIGD.

La flexibilidad del sistema permite mayores aplicaciones al brindar información, no sólo al productor sino también al organismo certificador.

No existe dependencia del SIGD hacia las herramientas que utiliza. En el caso específico del Arc View, como el GPS viene con su software original, Map Source, ya no es necesario comprar licencias de Arc View, pues la generación de mapas se las realiza directamente con este software.

Se pretende a futuro contar con otras herramientas tecnológicas y equipos, tales como PDAs con GPS incorporado para el registro de información de los productores, productos, lotes y parcelas, además de los datos georeferenciados.

La herramienta .Net permite mayor rapidez en el acceso a los datos vía Internet. Un ejemplo se puede ver en el siguiente gráfico.

5.4 Análisis de las presentaciones y los resultados por los participantes

Los temas tratados en este espacio de reflexión incluyeron:

los costos que implicaría implementar dicha tecnología en otras

organizaciones, los cuales están relacionados directamente con el equipamiento, la capacitación y el costo del personal asignado; el sistema no tiene costo ya que el Centro de Promoción y Estudios Wiñay colocaría como contraparte el sistema y el conocimiento, de forma que todo el know how estaría a disposición de las organizaciones interesadas, con esto se salvaría gran parte del presupuesto de un proyecto conjunto.

La opción de mayor posibilidad sería lograr un consorcio, desarrollar un solo

proyecto y de forma conjunta buscar financiamiento.


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AGRECOL ANDES y CEPAC, estarían interesados en el desarrollo de un consorcio, debido a que trabajan con producción orgánica y este sistema apoya directamente al fortalecimiento de los Sistemas de Control Interno (SCI) para la Certificación Orgánica dirigida al mercado internacional.

WIÑAY esta interesado en dar continuidad al Proyecto piloto de su socio

estratégico “El Ceibo”, promoviendo el fortalecimiento del Sistema SIGD con mayor innovación tecnológica, además de replicar estas experiencias con productores de café y quinua, debido a que estos rubros, al igual que el cacao, son los principales productos de exportación orgánica de Bolivia.

Todas las instituciones participantes, en mayor o menor grado tienen la

necesidad de estos instrumentos tecnológicos. Algunos lo requieren en forma inmediata y otros, tienen aún cierto tiempo de madurar la idea. En caso de opinar en la misma línea, se debería trabajar en una propuesta como consorcio.

Existió consenso general de trabajar en forma conjunta, considerando los

distintos requerimientos de las organizaciones participantes.

Se concluyó que existen muchas más posibilidades de financiamiento si trabajamos de manera conjunta que por separado; ahí prima la experiencia y las contrapartes que cada organización involucrada podría brindar.

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Resultados

CEPAC esta interesado en que WIÑAY apoye en la implementación de una base de datos SIGD para su proyecto de café orgánico. Se concluyó que dentro el marco de un convenio, previamente se puede ir trabajando con CEPAC para avanzar en temas de implementación y capacitación, y que se pueden aprovechar recursos del componente de capacitación del IICD.

Los participantes que concluyeron el evento, están interesados en la elaboración conjunta de un proyecto SIGD, que incluya los requerimientos de cada organización y combine sus fortalezas de forma de obtener una propuesta conjunta con mayores posibilidades de financiamiento.

Se plantea el financiamiento de un proyecto conjunto a partir de las contrapartes que cada organización interesada pueda brindar, además de buscar otras fuentes independientemente del IICD.

Con el fin de desarrollar un consorcio y lograr una propuesta conjunta, cada participante consultará a los directores de sus organizaciones para obtener una decisión oficial y enviarla lo antes posible.

En el caso de las organizaciones interesadas, deberán designar, de manera oficial, a un responsable de su organización para que intervenga en el proceso de coordinación y desarrollo de un proyecto conjunto a partir de la realización de un taller de elaboración de la propuesta en donde se definirían los objetivos, resultados, cronogramas, aportes y requerimientos de cada organización.


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La Red TIC Bolivia apoyaría en la realización del taller de la elaboración de la propuesta y en la búsqueda de financiadores, este último sería responsabilidad compartida por las organizaciones participantes.

Para iniciar el proceso, WIÑAY socializaría con los representantes de las organizaciones participantes la Nota Conceptual que envió a algunos financiadores en la búsqueda de la continuidad de su proyecto SIGD, para que sirva de base en la formulación de la propuesta conjunta.

Así mismo, los participante señalaron que con el fin de lograr mayor impacto del proyecto, existe la posibilidad de involucrar a otras organizaciones representativas de la producción orgánica a nivel sectorial, tal es el caso de FECAFEB (Federación de Caficultores Exportadores de Bolivia) y CONACOPROQ (Consejo Nacional de Competitividad y Productividad de la Quinua).

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Lecciones Aprendidas

Se lograron rescatar las siguientes lecciones aprendidas dentro el contexto del desarrollo de los proyectos SIGD y del mismo evento de intercambio:

Se debe tener mucho cuidado en la inversión en tecnología para desarrollar proyectos SIGD, suele suceder que se invierte más de lo que realmente se necesita, por ejemplo, la adquisición de equipos con múltiples capacidades técnicas que sobrepasan el requerimiento específico de un proyecto.

Es importante desarrollar un estudio previo de la mejor tecnología a utilizar de acuerdo al grupo objetivo y los objetivos de cada proyecto.

Los organismos, públicos y privados en el contexto nacional, tales como el INE, IGM e INRA, cuentan con datos georeferenciados que, en muchos casos, están muy alejados de la realidad local.

El intercambio de conocimientos y experiencias es un proceso muy relevante que permite aprender de las experiencias desarrolladas por las organizaciones pioneras en el uso de las nuevas tecnologías y logra concienciar y alertar a las organizaciones participantes para que no cometan los mismos errores y más bien aprovechen de los resultados de los procesos desarrollados.

Compartir experiencias con los miembros de la Red con el propósito de no duplicar esfuerzos, ni costos, implica un mejor desarrollo de los procesos TIC al interior de las organizaciones.

Las organizaciones, viendo el cambio que están dando los organismos financiadores, están de acuerdo en constituir consorcios para lograr un trabajo conjunto con base en el aprovechamiento de sus capacidades y fortalezas propias, además de mejorar el impacto con relación a la calidad de sus resultados y el nivel de sus beneficiarios directos.


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8 Evaluación

Se realizó la evaluación a través de la construcción de un cuestionario específico enviado por correo electrónico a la finalización del evento. Esta encuesta contempla las siguientes variables de interés:

Objetivos. Expectativas. Organización general del evento. Facilitación general del evento. Nivel de participación y reflexión temática de los participantes. Percepción del sistema SIGD (desarrollado por CEPROEST Wiñay). Percepción sobre las iniciativas de los participantes. Comentarios finales para mejoras en futuros eventos de la Red TIC Bolivia.

El nivel de participación del evento fue del 100% de las organizaciones convocadas. Los resultados de cuestionario de evaluación del evento fueron los siguientes:

El 57% de los participantes estuvieron de acuerdo con que se lograron los objetivos del evento, un 29% que fue regular, mientras que el 14% de los participantes creen que no se cumplieron los objetivos.

Un 57% de los participantes estuvieron de acuerdo con que sus expectativas

acerca del evento fueron colmadas de manera regular, un 29% piensa que sí se cumplieron sus expectativas y el 14% cree que no.

Un 57% de los participantes piensa que la organización general del evento fue

regular mientras que el 43% opina que fue buena.

El 72% de los participantes piensa que la facilitación general del evento fue buena, el 14% que fue regular y también el 14% que fue mala.

El 57% de los participantes cree que el nivel de participación y reflexión temática

de los participantes, acerca del evento fue regular, mientras que el 43% cree que dicho nivel fue bueno.

Estas variables de interés las podemos observar en el Gráfico No. 1. Entre las opiniones de los participantes sobre el sistema SIGD, se encuentran las

siguientes:

• Se trata de un sistema Innovador. • Experiencia clave y positiva. • El proyecto debe ser complementado y fortalecido. • Permite desarrollar sistemas de control internos más eficientes con

perspectivas de mercados internacionales.


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• Coadyuva en la aplicación de nuevas tecnologías a nuestro medio y según nuestras necesidades.

Las opiniones sobre las iniciativas de los demás participantes durante el evento son muy diversas, entre las cuales se tienen:

• Se notó el interés por parte de los participantes. • La experiencia existente en la temática abordada, puede ser de mucha

utilidad para las organizaciones participantes, ya que muy bien se puede aplicar en sus zonas de acción.

• Se debe analizar a futuro otras posibles aplicaciones. • Se debe trabajar un modelo de sistema que permita a las organizaciones

no duplicar esfuerzos en el diseño y en la utilización de estas herramientas. • La aplicabilidad de esta tecnología en distintos ámbitos, según las

necesidades existentes en cada organización.

Los comentarios de los participantes para mejorar futuros Intercambios de Experiencias realizados por la Red TIC Bolivia fueron:

• Intentar mejorar la presencia de las entidades asociadas a la red TIC

Bolivia. • Las invitaciones deben realizarse en forma oportuna y la convocatoria debe

ser de conocimiento de los participantes al evento. • Comprometer la participación activa y la respuesta inmediata de los

involucrados en una determinada temática ICE. • Ver otras alternativas para el intercambio de experiencias, como visitar las

zonas de acción, para de esta manera tener una idea mas clara de la experiencia expuesta.

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Objetivos Expectativas Organización Facilitación Participación

Variables

Grágico No. 1: Resultados de la Evaluación

Bueno Regular Malo


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• Un ICE es beneficioso cuando se trazan metas y se aúnan esfuerzos para fortalecer la implementación de estos sistemas al interior de nuestras organizaciones y con posibilidades de sostenibilidad en el tiempo.

• Mejorar la puntualidad en el inicio del evento.


Anexo

Presentaciones, seguimiento fotográfico y evaluaciones del evento

[Medio magnético]

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