SISTEM PERENCANAANSUMBER DAYA PERUSAHAAN

indikator• Tradisional vs ERP• Konfigurasi ERP• Penggudangan data• Resiko terkait dengan implementasi yang berhubungan dengan ERP

• Masalah pengendalian internal dan audit yang berhubungan dengan ERP

ERP

Gambaran umum ERPERP berkembang dari Manufacturing Resource Planning (MRP II) dimana MRP II sendiri adalah hasil evolusi dari Material Requirement Planning (MRP) yang berkembang sebelumnya.

ERP bertujuan untuk membantu mengintegrasikan aktivitas bisnis seperti penjualan, pengiriman, produksi, manajemen persediaan, manajemen kualitas dan sumber daya manusia.

Aplikasi Utama ERPAplikasi Inti - OLTP

Pendukung kegiatan sehari-hari bisnis. Meliputi: penjualan dan distribusi, perencanaan bisnis,shop floor, perencanaan produksi, logistik.

Perencanaan bisnis meliputi meramal permintaan, perencanaan produksi, dan pengiriman informasi rinci

Perencanaan kapasitas dan perncanaan produksi sangat rumit, sehingga beberapa ERP memberikan alat untuk simulasi

Bila jadwal produksi induk sudah lengkap, data masuk ke modul MRP yang menyediakan 3 bagian informasi yaitu : laporan pengecualian, daftar kebutuhan bahan baku, dan peermintaan persediaan.

Permosesan analitis - OLAPaplikasi analitik yang meliputi : pendukung keputusan, pemodelan, penarikan informasi, analisis/informasi khusu, dan analisis what-if.Modul khusus ditambahkan untuk kebutuhan masing masing perusahaan.

GUDANG DATAbasis data yang dibuat untuk dapat melayani pencarian dengan cepat, penarikan, permintaan khusus, dan kemudahan dalam penggunaan.Data yang masuk adalah hasil ekstraksi dari basis data operasional secara berkala.

pelanggan pemasok

PesananSistem pemasuk

an

Manufakturing dan

sistem distrib

usi

Sistem pengada

an

Pelanggan

penjualan

piutang dagang

Produksi penjadwal

an pengirima

n

Penjual utang dagang persedi

aanDatabase pelanggan

Database manufakturing

Database pengadaan

PERUSAHAAN BISNIS

Produk Bahan bahan

pesanan pembelian

pelanggan

Pemasok

Gudang data

Basis data operasional :

Pelanggan, pemasok, produksi, persediaan,

dsb.

Sistem lama

OLAP Aplikasi Khusus

Penjualan dan distribusi

Perencanaan bisnis

Pengendalian pabrik

logistik

OLTP

SISTEM ERP

Konfigurasi ERP

KONFIGURASI SERVERKebanyakan ERP memakai model klien-

server, yaitu topologi jaringan dimana klien mengakses program ERP melalui server. Terbagi atas:

Model 2 tingkatserver menangani pekerjaan aplikasi dan basis data

Model 3 tingkatPemenuhan permintaan klien melewati server aplikasi kemudian diteruskan pada server basis data

Perbedaan OLAP dan OLTP

Aplikasi OLAP

Gudang data

Basis data

operasional

AplikasiOLTP

Lapisan presentasi

pengguna

Lapisan

aplikasi

Lapisan

basis data

Server OLTP

Server OLAP

Server Basis Data

Operasi

Server Gudang Data

KONFIGURASI BASIS DATA• Sistem ERP sangat kompleks dan terdiri atas ribuan basis data

• untuk memudahkan, dilakukan modifikasi yang dilakukan dengan membuat pengganti dalam sistem.

• Konfigurasi dapat dilakukan dengan modifikasi ERP atau modifikasi proses perusahaan.

PERANTI LUNAK KHUSUS (bolt – on)

• Penggunaan piranti lunak khusus dapat membantu pengendalian proses dalam perusahaan.

• Untuk minimalisir resiko, perusahaan biasanya memilih piranti lunak khusus yang direkomendasikan pemasok, namun beberapa ada yang mengambil pendekatan independen.

Penggudangan Data

1.Pemodelan untuk gudang data2.Ekstraksi data dari basis data

operasional3.Pembersihan data yang

diekstraksi4.Transformasi data dalam model

gudang5.Pemindahan data dalam basis

gudang data

Keputusan yang didukung oleh gudang datagudang data dioptimalisasikan tingkat penggalian datanya dengan pembuatan otomatis informasi standar yang mempermudah pengguna dan mempermudah memenuhi kebutuhan pembuat keputusan

Mendukung keputusan rantai pasokan dari gudang datadata yang dibagi secara eksternal memberikan keuntungan strategis karena perusahaan dapat meningkatkan hubungan dan memberikan pelayanan yang lebih baik.

Resiko yang Berkaitan dengan Implemetasi ERP

Big Bang Vs BertahapPenerapan ERP yang bertahap dianggap lebih aman daripada penerapan ERP dengan cara merombak total sistem lama.

Penolakan perubahan budaya perusahaanERP adalah bagian dari infrastruktur perusahaan, dan sangat penting untuk kelangsungan hidup perusahaan. Semua orang dan bagian yang akan terpengaruh oleh adanya ERP harus terlibat dan memberikan dukungan

Memilih ERP yang salahInvestasi ERP sangat mahal dan pilihan ERP yang salah bisa menjadi mimpi buruk.ERP yang berhasil digunakan oleh sebuah perusahaan tidak menjadi jaminan berhasil di perusahaan yang lain

Memilih konsultan yang salahSebelum melibatkan konsultan luar, pihak manajemen harus : melakukan wawancara dengan staf yang akan terlibat, menuliskan bagaimana perubahan staf akan ditangani, pemeriksaan referensi, menyelaraskan kepentingan konsultan dan kepentingan perusahaan, serta menetapkan lama kontrak bagi konsultan.

Biaya tinggi dan Kelebihan biaya• Masalah yang umumnya timbul : biaya pelatihan,

biaya pengujian dan integrasi sistem, biaya konversi basis data.

• Untuk menilai apakah manfaat ERP lebih besar daripada biaya, manajemen harus mengetahui apa yang diinginkan dan dibutuhkan perusahaan dari ERP tersebut.

• Pembentukan kelompok independen untuk penilaian dan monitoring kerja dapat dilakukan maksimalisasi kinerja.

Gangguan terhadap operasi

IMPLIKASI ATAS PENGENDALIAN INTERNAL DAN

AUDIT

Otorisasi transaksi• penggunaan sistem ERP memaksimalkan integrasi

modul, sehingga bila ada gangguan di satu departemen maka akan berimbas juga ke departemen lain yang berkaitan

• Tantangan bagi auditor adalah dalam hal mendapatkan pengetahuan mengenai konfigurasi ERP dan pemahaman tentang proses bisnis dan arus informasi antar komponen sistem.

Pemisahan Pekerjaan• Proses manual yang biasanya membutuhkan pemisahan

pekerjaan sering ditiadakan sehingga perusahaan dengan sistem ERP harus membuat alat keamanan, audit, dan pengendalian baru untuk memastikan efektifitas pemisahan pekerjaan.

Supervisi• Para supervisor perlu mendapatkan pemahaman teknis

dan operasional sehingga pada praktek penggunaan ERP, tidak hanya tim implementasi saja yang paham cara kerja sistem baru.

• Kurangnya pemahaman supervisor akan berdampak besar dan buruk pada bisnis perusahaan

Catatan Akuntansi• Keakuratan data memerlukan perhatian khusus,

misalnya pada transferring data warisan ke sistem Erp, dan entri data yang akan diolah ke buku besar, ringkasan piutang dan utang usaha, dst.

• Kurangnya akurasi data dapat diminimalisir dengan program pembersihan (scrubber), pengecekan silang, dan tampilan data pengguna tertentu

Pengendalian Akses• Pemebrian batas keamanan untuk data berdasar

resiko dan kesensitifan data.• ERP sering disebut sebagai Back Office System yang

mengindikasikan bahwa pelanggan dan publik secara umum tidak dilibatkan dalam sistem ini, tidak seperti front system (e-Commerce, Customer Relationship Management (CRM), e-Government dan lain-lain).

Audit Gudang data• Auditor melakukan tinjauan data analitis untuk

mengumpulkan bukti yang berkaitan dengan pernyataan manajemen tentang laporan keuangan perusahaan.