SAP S/4HANA Implementation

SAP S/4HANA ImplementationSAP NavigationJuly 2019

SAP S/4HANA ImplementationTổng quan về các thao tác trên SAPJuly 2019

Mavin | Implementation of SAP S/4HANA Copyright © 2019 Deloitte Consulting Vietnam Co. Ltd. All rights reserved. 3

Agenda

1. Accessing SAP

2. SAP Screen

3. Basic Navigating SAP

4. Shortcut

5. System Message

6. Search in SAP

7. Upload Data into SAP

8. Display Keys

9. Display Transaction Code

10. Change Password

11. Using Favorites

12. Checking Authorization Error

13. Using Performance Assistant


Agenda

1. Truy cập SAP

2. Màn hình SAP

3. Thao tác trên màn hình SAP

4. Các thao tác cơ bản và phím tắt

5. Thông báo của hệ thống

6. Tìm kiếm dữ liệu trên SAP

7. Chuyển dữ liệu từ bên ngoài lên SAP

8. Hiển thị khóa chính

9. Hiển thị mã câu lệnh trên hệ thống

10. Thay đổi mật khẩu

11. Thư mục lưu các câu lệnh thường dùng

12. Kiểm tra lỗi phân quyền

13. Sử dụng hệ thống hỗ trợ


What is SAP?

SAP stands for

English : Systems Applications and Products in Data Processing

German: System Analyse und Programmentwicklung

It is an enterprise-wide software application with modules based on business areas such as finance, sales and materials

management.

These SAP modules are fully integrated and share common data.


SAP là gì?

SAP là ba chữ cái viết tắt của cụm từ sau:

Tiếng Anh : Systems Applications and Products in Data Processing

Tiếng Đức: System Analyse und Programmentwicklung

SAP là một hệ thống ứng dụng kinh doanh nghiệp vụ tích hợp, quản lý thông tin trọn vẹn, bao gồm nhiềulĩnh vực khác nhau như là bán hàng, sản xuất, tài chính, kế toán …

Các phân hệ trong hệ thống SAP được liên kết chặt chẽ với nhau và chia sẻ thông tin chung.


SAP Integration Model

client/serverarchitecture

Compliant with local legal

requirement

Multi-currencyMulti-company

SAP S/4HANA

FIFinancial

Accounting

WFWorkflow

ISIndustrySolutions

MMMaterials

Mgmt.

HRHuman

Resources

SDSales &

Distribution

PPProductionPlanning

PMPlant Main-

tenance

Integrated solution

Opensystem

Company data model

COControlling

TRTreasury

PSProjectSystem

QMQuality

Manage-ment

Integration with other system


Mô hình liên kết của SAP

Kiến trúcclient/server

Tuân thủ yêu cầu pháp lý của địa

phương

Nhiều Loại tiềnNhiều Công ty

SAP S/4HANA

FIKế toán tài chính

WFWorkflow

ISGiải pháp

ngành

MMQuản lý hàng hóa

HRQuản lý nhân sự

SDBán hàng & phân phối

PPSản xuất

PMBảo trì

Giải pháp tích hợp

Hệ thống mở

Mô hình dữ liệu công ty

COKế toán quản trị

TRNgân quỹ

PSQuản lýdự án

QMQuản lý

chất lượng

Tích hợp với hệ thống khác

1. Accessing SAPTruy cập SAP


Password Rules

Accessing SAP

A password can consist of:

Eight characters at least

Letters a - z, A - Z

Numbers 0 - 9

Punctuation, but not with "?" "!" or a blank space.

Must be easily remembered

Must be Kept secret


Nguyên tắc đặt mật khẩu cho tài khoản SAP

Truy Cập SAP

Mật khẩu có thể là:

Một chuỗi từ 8 kí tự

Kí tự a - z, A - Z

Số 0 - 9

Có thể đặt tùy ý nhưng không chứa các kí tự "?" "!" hay khoảng trắng

Phải dễ nhớ

Phải bảo mật


Logon to SAP

Accessing SAP

1. Select the menu path: Start All Programs SAP Frontend SAPlogon

2. OR symbol on your desktop

=> double-click it to access the SAP Logon dialogue box.


Đăng nhập vào SAP

Truy Cập SAP

1. Theo đường dẫn:

Start All Programs SAP Frontend SAPlogon

2. Hoặc biểu tượng trên Desktop (the SAP Logon dialogue box)

=> Nhấn đúp vào biểu tượng trên.


Logon to SAP

Accessing SAP

Client: for the Trainingclient enter ‘180’

Password: Enter your assigned password.

English is the system language. You may be able to start the system in another language. But as you have to maintain special language tables for certain screens, it will not work for all transactions.

Click or press to begin working in SAP.



Truy Cập SAP

Client: nhập “180”

Password: Nhập mật khẩu

Tiếng Anh là ngôn ngữ mặc định của hệthống. Tuy nhiên, bạn có thể sử dụnghệ thống SAP bằng ngôn ngữ khác. Lưuý là một vài nghiệp vụ sẽ không chophép sử dụng ngôn ngữ khác ngoàitiếng Anh.

Nhấp hoặc nhấn nút

để bắt đầu làm việc trên SAP.


Logon to SAP

Accessing SAP

If u logon to SAP successfully, the screen will be displayed as below :



Truy Cập SAP

Nếu bạn đăng nhập thành công, giao diện SAP sẽ hiện ra như hình sau :


Logoff to SAP

Accessing SAP

2 methods:

1. Follow the link: System Log off

2. Click on log off symbol


Đăng xuất SAP

Truy Cập SAP

Có 2 cách :

1. Chọn đường dẫn: System Log off

2. Nhấp vào biểu tượng log off

2. SAP Screen Màn hình SAP


Giao diện menu chuẩn

Easy Access Menu

Standard SAP Easy access menu


Giao diện menu chuẩn

Màn hình SAP

Menu chuẩncủa SAP


SAP Toolbar and Status Bar

SAP Screen

Status Bar

Standard Tool Bar


Thanh công cụ và thanh trạng thái của SAP

Màn hình SAP

Thanh trạng thái

Thanh côngcụ chuẩn


SAP Screen Elements

SAP Screen

Quick-access

buttons

Menu bar

Standard Toolbar

Title bar

Transaction Toolbar

Tabs

Field

Status bar

Buttons

Group

Server name, (session number), (client number)Client node name

Text Insert/ Overtype Indicator


Các thành phần trên màn hình SAP

Màn hình SAP

Thanh công cụ chuẩn

Thanh nghiệp vụNút nhanh

Thanh menu ngang

Thanh tiêu đề

Bảng

Trường

Thanh trạng thái

Các nút

Nhóm

Tên server, (Số Client)Tên Client

Trạng thái chèn vào


Standard Toolbar

SAP Screen

The toolbar contains a series of common function icons

If an icon appears “greyed-out”, the function is disabled for this particular screen

Equivalent to the key on your keyboard

Saves and posts data

Returns you to the previous screen or function

Exits out of a transaction or menu level

Cancels any data you have entered in a screen and returns you to the top level screen of the current function

Provides help for the current field. <F1> key is the equivalent.


Thanh công cụ chuẩn

Màn hình SAP

Thanh công cụ có các nútthường dùng.

Nếu có 1 biểu tượng hiển thịmàu xám, nghĩa là nó khôngđược sử dụng cho màn hình hiệntại

Giao tác như nút trên bàn phím

Lưu dữ liệu

Trở lại màn hình hay tác vụ trước

Thoát khỏi giao dịch hay menu

Hủy dữ liệu vừa nhập, hay dừng thao tác

Truy cập hệ thống hỗ trợ cho trường dữ liệuhiện tại


Status Bar

SAP Screen

Displays warning, error, and

information messages about your

data entry

Displays the database you

are working in

Indicates which session

you are working in

Displays the server

you are connected to

Displays the current mode of entry.

OVR means overwrite and INS means insert.

You can toggle between overwrite and insert mode

by pressing on the keyboard


Thanh trạng thái

Màn hình SAP

Hiển thị thông báo của hệ thống

Hiển thị cơ sở dữ liệu đang

làm việc

Chỉ ra phần hành bạn đang

làm việc

Hiển thị máy chủ đang kết nối

Hiển thị chế độ nhập liệu.

OVR là ghi đè và INS là chèn vào.

Bạn có thể ấn định chế độ bằng cách

nhấn nút trên bàn phím


Graphical Element

SAP Screen

Radio Button

Check boxes

Buttons

Group boxes

Fields

Statistics

0001

A

B

C

Header


Thành phần giao diện

Màn hình SAP

Radio Button

Check boxes

Buttons

Group boxes

Fields

Statistics

0001

A

B

C

Header


Field

SAP Screen

An SAP field usually contains two parts:

The label text, describing the field

The input or display area.

Fields in SAP can be:

Optional,

Required

Displayed


Trường dữ liệu

Màn hình SAP

Trường dữ liệu trên SAP thường có 2 phần:

Tên trường

Ô nhập liệu hay hiển thị.

Trường dữ liệu trên SAP có thể là:

Optional – tùy chọn

Required – bắt buộc

Displayed – chỉ hiển thị

3. Basic Navigating in SAPThao tác trên màn hình SAP


Start a transaction in SAP

Basic Navigating in SAP

There are 2 ways:

1. Menu Path - Use the mouse to drill-down a series of menu options.


Bắt đầu một tác vụ trên SAP

Thao tác trên màn hình SAP

Có 2 cách:

1. Sử dụng menu – Dùng chuột để mở đến tác vụ cần thực hiện.




Transaction code - From the SAP Easy Access screen, type the transaction code in the Command field and press or click on




Sử dụng mã câu lệnh (t-code): Nhập câu lệnh vào ô như hình bên dưới và nhấn nút hoặc nhấp vào




/n This allows you to jump to the required transaction from any screen.

/o This allows you to create new screen with the required transaction from any screen.

E.g. /nFD01/oAS01




/n : khi gõ “/n” trước 1 t-code, đóng giao tác hiện tại và chỉ mở giao tác cần.

/o: khi gõ “/o” trước 1 t-code, giữ giao tác hiện tại và mở thêm giao tác cần.

Ví dụ/nMM01/oCS01


Working with SAP Sessions


You can work on several tasks at once by opening several sessions.

To open a new session, select the Create session function in the system menu. SAP opens a new window in which you can work on a different task independently of other sessions.

Remarks

You can open up to six sessions for each user session.

To activate a session, click on any part of the window containing the session you require.

Session 1Session 4

Session 2 Session 5

Session 3Session 6


Làm việc với nhiều màn hình SAP


Bạn có thể làm 1 lúc nhiều màn hình trên SAP.

Để mở 1 màn hình mới, chọn nút Create session trên thanh công cụ. SAP sẽ mở một cửa sổ mới và bạn có thể làm nhiềumàn hình trên các cửa sổ khác nhau.

Lưu ý:

Bạn có thể mở tối đa 6 màn hình một lúc.

Để kích hoạt 1 màn hình bạn chỉ cần nhấp chuột vào màn hình bạn muốn.

Session 1Session 4

Session 2 Session 5

Session 3Session 6

4. Shortcut Các phím tắt


Shortcuts Icons Description Shortcuts

Back F3

Exit Shift+F3

Cancel session F12

Search Ctrl+F

Tìm tiếp theo Ctrl+G

Initial page Ctrl+Page up

Previous page Page up

Next page Page down

Last page Ctrl+page down

Stop current transaction Ctrl+F1

Tạo phím tắt trên màn hình

Help F1

Tùy chỉnh giao diện Alt+F12

Complete/ Ok

Refresh F8

Details Ctrl+Shift+F11

Overview Shift + F1


Các thao tác cơ bản và phím tắtBiểu tượng Miêu tả Phím tắt

Lùi một bước F3

Thoát Shift+F3

Đóng session F12

Tìm kiếm Ctrl+F

Tìm tiếp theo Ctrl+G

Trang đầu Ctrl+Page up

Trang trước Page up

Trang tiếp theo Page down

Trang cuối Ctrl+page down

Ngừng giao tác hiện tại Ctrl+F1

Tạo phím tắt trên màn hình

Giúp đỡ F1

Tùy chỉnh giao diện Alt+F12

Hoàn thành / Ok

Làm mới F8

Chi tiết Ctrl+Shift+F11

Tổng quan Shift + F1


Shortcuts

Display file Ctrl+Shift+F8

Initial colum of report Ctrl+F5

Left column of repor Ctrl+F2

Right column of report Ctrl+F3

Lats column of report Ctrl+F4

Display details Ctrl+Shift+F3

Ascending Ctrl+Shift+F5

Descending Ctrl+Shift+F4

Select all F5

Cancel selecting all F6

Save file into local F9

information

Change Ctrl+F11

Delete Shift+F2


Các thao tác cơ bản và phím tắt

Hiển thị file Ctrl+Shift+F8

Cột đầu của báo cáo Ctrl+F5

Cột trái của báo cáo Ctrl+F2

Cột phải của báo cáo Ctrl+F3

Cột cuối cùng của báo cáo Ctrl+F4

Xem chi tiết Ctrl+Shift+F3

Thứ tự tăng dần Ctrl+Shift+F5

Thứ tự giảm dần Ctrl+Shift+F4

Chọn tất cả F5

Bỏ chọn tất cả F6

Lưu trữ trong tập tin máy vi tính F9

Thông tin

Giao tác trên SAP Ctrl+F12

Thay đổi Ctrl+F11

Xóa bỏ Shift+F2

5. System messagesThông báo của hệ thống


Messages in SAP

SAP messages are displayed in the status bar of the SAP screen. The status bar is located at the bottom of

the SAP screen.

Error: You have made an incorrect entry.

You cannot continue until you correct the error.

Warning: You have made a potential error.

Check the entry before continuing.

A warning message does not prevent you from

continuing with the transaction.

Information: Provides helpful information.

For example, “Document 10000030 created”.


Một số thông báo của hệ thống

Thông báo của SAP hiển thị ở thanh trạng thái trên màn hình SAP. Thanh trạngthái nằm ở góc cuối bên trái

Lỗi: Bạn đã nhập sai thông tin yêu cầu.

Không thể tiếp tục nếu chưa khắc phục

Cảnh báo : Bạn có thể nhập sai 1 lỗi hoặc thực hiện sai một thao tác

Kiểm tra lại nhập liệu trước khi tiếp tục.

Đây là một thông điệp cảnh báo, không có tính ngăn chặn.

Do đó bạn vẫn có thể tiếp tục thực hiện thao tác

Thông tin: Thông báo các thông tin cần thiết

6. Searching dataTìm kiếm dữ liệu


Choose from the available list

Selecting from List

SAP is customized to display information that XXXX considers valid for some data entry fields. This information is contained in lists

If a field has a list, user can see one of those below symbol:


Chọn từ danh sách có sẵn

Tìm kiếm dữ liệu trên SAP

SAP cho phép bạn chọn thông tin cho các trường dữ liệu bằng cách tìm kiếm trên 1 danh sách có sẵn.

Nếu 1 trường có thể được phép chọn trong danh sách, bạn sẽ thấy 1 trong các biểu tượng sau:



Selecting from List

When press one of the previous symbol, the searching screen will be displayed




Khi nhấn vào các biểu tượng trên, hộp thoại tìm kiếm sẽ xuất hiện



Selecting from List

Fill in parameters and press or click on

Available list will be displayed. Double click on the desired object




Nhập điều kiện cần tìm và nhấn nút hay biểu tượng

Danh sách các dữ liệu cần tìm sẽ hiện ra. Nhấn đúp để chọn thông tin bạn cần

7. Upload data into SAPChuyển dữ liệu từ bên ngoài lên SAP


Upload file text into SAP

Upload data into SAP

There are two ways: 1. Click on to upload data into SAP


Chuyển dữ liệu từ file text bên ngoài lên SAP

Chuyển dữ liệu từ bên ngoài lên SAP

Có 2 cách1. Nhấp vào biểu tượng để chuyển dữ liệu từ bên ngoài lên SAP


Upload file text into SAP


After that, choose file from clipboard

Excel file was saved as tab delimited text file


Chuyển dữ liệu từ file text bên ngoài lên SAP


Sau đó, chọn file chuẩn bị trước từ clipboard

Excel file was saved as tab delimited text file


Copy and Paste


2. Choose this symbol=>then choose this symbol


Sao chép và dán dữ liệu


2. Chọn biểu tượng =>Sau đó chọn biểu tượng

8. Display KeysHiển thị khóa chính


Display key

To display keys in the list, users need to choose Customized Local Layout on status bar


Hiển thị khóa chính

Để hiển thị key trong danh sách, đầu tiên người dùng phải chọn biểu tượng Customized Local Layout trênthanh công cụ chuẩn.


Display key

Choose Interaction Design => Visualization & Interaction on the screen

After that choose Show keys within dropdown list in Control.

Press or click on OK



Chọn thư mục Interaction Design => Visualization & Interaction trên màn hình bên trái.

Sau đó nhấp vào bản Show keys within dropdown list trong mục Control.

Nhấn nút hoặc chọn nút OK


Display key

Keys will be displayed in the list as below



Các key trong danh sách sẽ hiển thị như hình bên dưới

9. Display transaction codes Hiển thị mã câu lệnh


Display transaction codes

Choose Menu -> Extra -> Setting:


Hiển thị mã câu lệnh trên hệ thống

Chọn Menu -> Extra -> Setting (cài đặt):



Choose Display technical names as below



Nhấp chọn Display technical names như màn hình bên dưới



Transaction codes will be displayed as below



Mã sẽ được thể hiện như hình bên dưới

10. Change passwordThay đổi mặt khẩu


Change password

Double click on desired system


Thay đổi mật khẩu

Chọn hệ thống bạn muốn đăng nhập vào và nhấp đúp vào như hình bên dưới


Change password

SAP screen will be displayed. Client will be defaulted by system



Màn hình SAP như bên dưới sẽ hiện ra. Client sẽ được mặc định bởi hệ thống


Change password

Fill in User Name and Password and click on “New Password”



Đăng nhập tên tài khoản và mật khẩu. Sau đó nhấp vào nút “New Password”


Change password

Below screen will pop up. Fill in new password. And click on



Màn hình như hình bên dưới sẽ hiện ra. Nhập mật khẩu mới và nhấp vào biểu tượng

11. Setting Favorites Thư mục lưu các câu lệnh thường dùng


Setting Favorites

Choose Favorites -> choose Insert Folder


Thư mục lưu các câu lệnh thường dùng

Bạn vào mục Favorites -> Chọn Insert Folder


Setting Favorites

Below box will pop up. Name the folder



Hộp như hình bên dưới sẽ xuất hiện, bạn có thể đặt tên cho thư mục mới này :


Create Folder

Setting Favorites

Press , then new folder will be appeared


Tạo thư mục


Nhấn nút ,thư mục mới sẽ được tạo vào như hình bên dưới


Insert Transaction

Setting Favorites

Click on Favorites -> Choose Insert transaction


Tạo tác vụ


Chọn vào mục Favorites -> Chọn Insert transaction


Insert Transaction

Setting Favorites

Below box will be pop up. Fill in transaction code


Tạo tác vụ


Hộp thoại như hình bên dưới sẽ hiện ra. Bạn hãy nhập mã của tác vụ.


Insert Transaction

Setting Favorites

Press and new transaction code will be appeared


Tạo tác vụ


Nhấn nút , tác vụ mới sẽ được tạo như hình bên dưới

12. Checking Authorization Error Kiểm tra lỗi phân quyền


Check Authorization Error

If system announce: “You are not authorized to perform this function”

Access into T-code SU53 or /nSU53 and press

=> Capture picture and send to BASIS team


Câu lệnh kiểm tra lỗi phân quyền

Sau khi hệ thống báo lỗi : “You are not authorized to perform this function” (VN - bạn không được phân quyền thực

hiện trong chức năng này).

Bạn hãy gõ T-code SU53 hoặc /nSU53 trong ô nhập dữ liệu ngay lập tức.

=> Sau đó nhấn nút

=> Chụp hình màn hình và gởi đến người có thẩm quyền (nhóm BASIS)

13. Sử dụng hệ thống hỗ trợUsing Performance Assistant


Using Performance Assistant

To use Helpdesk:

Click on

Or press F1


Sử dụng hệ thống hỗ trợ của SAP

Để sử dụng hệ thống hỗ trợ của SAP:

Nhấp vào biểu tượng

Hoặc nhấn nút F1 trên bàn phím


THANK YOU


Important notice

This document has been prepared by Deloitte Consulting Vietnam Co., Ltd (“DeloitteConsulting”) for the sole purpose of providing a proposal to the parties to whom it is addressedin order that they may evaluate the capabilities of Deloitte Consulting to supply the proposedservices.

The information contained in this document has been compiled by Deloitte Consulting andincludes material which may have been obtained from information provided by various sourcesand discussions with management but has not been verified or audited. This document alsocontains confidential material proprietary to Deloitte Consulting. Except in the general contextof evaluating our capabilities, no reliance may be placed for any purposes whatsoever on thecontents of this document or on its completeness. No representation or warranty, express orimplied, is given and no responsibility or liability is or will be accepted by or on behalf ofDeloitte Consulting or by any of its partners, members, employees, agents or any other personas to the accuracy, completeness or correctness of the information contained in this documentor any other oral information made available and any such liability is expressly disclaimed.

This document and its contents are confidential and may not be reproduced, redistributed orpassed on, directly or indirectly, to any other person in whole or in part without our priorwritten consent.

This document is not an offer and is not intended to be contractually binding. Should thisproposal be acceptable to you, and following the conclusion of our internal acceptanceprocedures, we would be pleased to discuss terms and conditions with you prior to ourappointment.

In this document, references to Deloitte are references to Deloitte Consulting which is anaffiliate of Deloitte Southeast Asia Ltd, a member firm of Deloitte Touche Tohmatsu Limited.

© 2019 Deloitte Consulting Vietnam Co., Ltd

About DeloitteDeloitte refers to one or more of Deloitte Touche Tohmatsu Limited (“DTTL”), its global network ofmember firms, and their related entities. DTTL (also referred to as “Deloitte Global”) and each ofits member firms and their affiliated entities are legally separate and independent entities. DTTLdoes not provide services to clients. Please see www.deloitte.com/about to learn more.

Deloitte is a leading global provider of audit and assurance, consulting, financial advisory, riskadvisory, tax and related services. Our network of member firms in more than 150 countries andterritories serves four out of five Fortune Global 500® companies. Learn how Deloitte’sapproximately 286,000 people make an impact that matters at www.deloitte.com.

Deloitte Asia Pacific Limited is a company limited by guarantee and a member firm of DTTL.Members of Deloitte Asia Pacific Limited and their related entities provide services in Australia,Brunei Darussalam, Cambodia, East Timor, Federated States of Micronesia, Guam, Indonesia,Japan, Laos, Malaysia, Mongolia, Myanmar, New Zealand, Palau, Papua New Guinea, Singapore,Thailand, The Marshall Islands, The Northern Mariana Islands, The People’s Republic of China(incl. Hong Kong SAR and Macau SAR), The Philippines and Vietnam. In each of these, operationsare conducted by separate and independent legal entities.

Disclaimer

This communication contains general information only, and none of Deloitte Touche Tohmatsu

Limited, its member firms, or their related entities (collectively, the “Deloitte Network”) is, by

means of this communication, rendering professional advice or services. No entity in the Deloitte

Network shall be responsible for any loss whatsoever sustained by any person who relies on this

communication.

http://www.deloitte.com/about

http://www.deloitte.com/

SAP S/4HANA Implementation

Documents

Transcript of SAP S/4HANA Implementation