Procedimiento de Tesorería

16 de Enero 2013 01

LUZ JANETH LOPEZ VELA ANTONIO CALDERON M. JAVIER PAZ MORA Coordinadora Financiera Representante de Dirección Gerente

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PROCEDIMIENTO DE

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1.OBJETIVO

Garantizar el cumplimiento, control de las obligaciones financierasadquiridas por MEDINUCLEAR S.A.S. por todo concepto (Adquisición debienes y servicios, pago de impuestos, obligaciones bancarias, entreotras), así mismo garantizar una información fidedigna, veraz yoportuna

2.ALCANCE

El procedimiento de tesorería inicia con la planeación mensual de lospagos a realizar por todo concepto (Adquisición de bienesy servicios, pago de impuestos, obligaciones bancarias, entreotras) y finaliza con el consolidado del cumplimiento logrado.

3.POLÍTICAS

3.1 PolíticasGenerales

A fin de garantizar la correcta administración ydistribución de los documentos que forman partedel Sistema de Gestión Integral, es importante quese cumplan los lineamientos estipulados en el presenteprocedimiento por todo el personal de la empresa.

No se pueden utilizar documentos, fuera delcontrol del presente procedimiento, esto incluyeformatos, instructivos, entre otros.

Para el desarrollo de las diferentes actividades incluidas en los procedimientos, se debe contar con la versión

actualizada del documento, a fin de garantizar lautilización de la documentación vigente (ver procedimiento“Control de documentos”.

Cuando se presenten incumplimientos derivados de laaplicación del presente procedimiento y dependiendo de

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la magnitud del caso, la Gerencia y los líderes deproceso deciden la pertinencia de la generación de unreporte de Acción Correctiva y/o Preventivaconforme el procedimiento “Manejo de noconformidades, acciones correctivas, preventivas y demejora”.

Los registros mencionados en el presente documento debencontrolarse según lo establecido en el procedimiento “Controlde Registros”.

Toda información referente a los clientes, seconsidera de carácter confidencial, por tanto no puedeser divulgada, sino con autorización expresa por parte delos mismos.

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3.2 Políticas Específicas

Presentación oportuna de la planeación mensual de pagos, yde toda la información requerida por la gerencia yla coordinación financiera referente a estados bancarios,cumplimiento de obligaciones crediticias y que abarquetodos los rubros que representan obligaciones económicaspara MEDINUCLEAR SA.S.

Todo documento será revisado aprobado por la CoordinaciónFinanciera y la Gerencia, respectivamente para su posteriorcontabilización y pago.

4. VOCABULARIO

FINANCI: Programa deContabilidad

5. DOCUMENTOS RELACIONADOS

PROCEDIMIENTOSControl de documentosControl de registros

FORMATOSProgramación mensual pago de obligacionesCertificado de disponibilidad presupuestalRegistro de saldo diario en bancosEjecución presupuestalFactura o documento equivalente para el régimen simplificado y no Radicador de obligaciones económicas

OTROSInstructivo PresupuestoPrograma Financi- Comprobantes de egresoFacturasCuentas de cobroEstados de cuentaFormularios pago de impuestosCopias de chequesRegistro de movimientos efectuados desde los portales

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Consignaciones

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6. DESARROLLO

No ACTIVIDAD REGISTRO RESPONSABLE

1.

Se recepcionan diariamente las facturas y documentos querepresentan obligaciones económicas (Facturas, estadosde cuenta de obligaciones crediticias, cuentas de cobro, impuestos, nomina, gastos notariales entre otros)debidamente presupuestadas y contabilizadas, esto es; agotando el Instructivo de

- Instructivode presupuesto

- Certificadode disponibilidad presupuestal

- Ejecuciónpresupuestal

- Factura o documento equivalentepara el régimen

-SecretariaGerencia

-Coordinadorafinanciera-Gerente-AuxiliarContable-Jefe

logística

2.

Una vez recepcionados los documentos que representan obligaciones económicas para Medinuclear en la jefatura logística, se procede a analizar mensualmente cada uno de estos para dar prioridad a las obligaciones que no pueden presentar retrasos en su pago teniendo entre estas las siguientes:

Obligaciones bancarias Servicios públicos(Acueducto

, Alcantarillado y Aseo, Energía Eléctrica, Telefonía fija, Internet y telefonía celular)

-Jefe Logística

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3.

Igualmente cada mes se analizan las facturas y cuentas de cobro de proveedores de bienes y /o servicios con los cuales se maneja sistema de crédito paradar prioridad a pagos que están próximos a cumplir su fecha de vencimiento, ello conel objetivo de garantizar una cartera sana con estas

-Jefe Logística

4.

Con base en el análisis de la priorización de pagos anteriormente descrita, se procede a diligenciar el formato “Programación mensual pago de obligaciones”, el cualse presenta vía correo electrónico a la Gerencia y a

-Programaciónmensual pago

deobligaciones

-Jefe Logística

5.

Una vez que el formato “Programación mensual pago de obligaciones” ha sido recibidopor la Coordinación Financieray la Gerencia se procede a su revisión, aprobación y /o modificaciones si fuera el caso, las cuales se comunican directamente a la Jefe Logística para que proceda a

-Programaciónmensual pago

deobligaciones

-Coordinadorafinanciera-Gerente-Jefe

logística

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6.

Una vez aprobado y firmado el formato “Programación mensual pago de obligaciones” es viable su ejecución. Los pagosen mención se realizarán a través de los siguientes medios:

Portales de banca electrónica

Chequeras Pagos en efectivo Tarjeta de crédito

Cabe resaltar que los pagos que no se encuentren consignados dentro del formatoen mención no cuentan con autorización para su respectiva cancelación. Si se

-Programaciónmensual pago

deobligaciones

-Coordinadorafinanciera-Gerente-Jefe

Logística

7.

Pago a través de portales de banca electrónica

Para realizar un pago por estemedio es necesario ingresar alportal del banco que cuente con los recursos disponibles para el efecto. Desde la jefatura logística, se preparael documento ingresando datos del acreedor, y el monto a cancelar. Para ello el funcionario a cargo de dicha jefatura cuenta con un usuarioy una clave personal e intransferible con la cual tendrá acceso a cada portal. Posteriormente se solicita al Gerente como ordenador del

-JefeLogística-Gerente

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8.

Pago a través de cheque

Para esta forma de pago, se diligencia el cheque con losdatos del acreedor, y se consignan las firmas tanto de la Coordinadora Financieracomo del Gerente y el sello de bancos para las entidadesque así lo soliciten. Títulovalor que para su respectiva firma deberá contar con los soportes de factura, que origina el pago y el respectivo comprobante de egreso del programa contable

Nota: Todo cheque sin excepción

-JefeLogística-Gerente

-CoordinadoraFinancier

a

9.

Los pagos que no se hayan efectuado y que hayan sido contemplados dentro de la programación aprobada deberán incluirse en el formato “Programación mensual pago de

-Programaciónmensual pago

deobligaciones

-Jefe Logística

11.

Al finalizar cada mes se deberá presentar a la Gerenciay a la Coordinación Financierael porcentaje de cumplimiento de la proyección previamente

-Programaciónmensual pago

deobligaciones

-Jefe Logística

12

Cuando una obligación bancariano pueda pagarse dentro el díaprogramado, y por este hecho se generen intereses de mora, es necesario determinar las causas que lo generaron para emitir lasacciones correctivas y de

- Jefe Logística- Coordinadora

Financiera

- Gerencia

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13.

Reporte de saldos de bancosEl/la jefe logístico se encargará de presentar diariamente tanto a la coordinación financiera como a la gerencia los saldos que se reporten en los bancos. Para ello se diligenciará el formato “Registro de saldo diario en bancos”, que se remitirá vía correo electrónico a ambos funcionarios.

“Registro desaldo diarioen bancos

- Jefe logística.