ANALISIS DAN PERANCANGAN APLIKASI E-RECRUITMENT

BERBASIS WEB UNTUK FORUM ASISTEN (FA) STMIK AMIKOM

YOGYAKARTA

NASKAH PUBLIKASI

diajukan oleh

Ferian Fauzi Abdulloh

09.11.2894

kepada

JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER

AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA

2013

Analysis dan Designing Web Based E-Recruitment Application For Forum Asisten (FA) STMIK “AMIKOM” Yogyakarta

Analisis dan Perancangan Aplikasi E-Recruitment Berbasis Web Untuk Forum

Asisten (FA) STMIK “AMIKOM” Yogyakarta

Ferian Fauzi Abdulloh Kusnawi

Jurusan Teknik Informatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA

ABSTRACT

In the development of technology, function and role of the Internet is increasingly widespread. Aside from being a storehouse of knowledge, the internet can also be a negative impact on someone who is not careful in using it.. However, when used for positive things internet will be a powerful weapon in improving the performance of a particular institution or individual. Even, the internet is able to support in winning a business competition though.

In this case the author take STMIK AMIKOM Assistant Forum Yogyakarta as an object, which the authors will focus on the problems of E-Recruitment website used as a medium of information and data processing recruitment which would be effective, efficient, and modern in supporting the performance of Assistant Forum and help realizing the vision of

STMIK AMIKOM Yogyakarta "The Best In Information Technology."

So to achieve this, the author will design and build a website E-Recruitment which is able to provide information and services to students. With the new system, the staff Forum Assistant will be facilitated in providing information about the recruitment to candidates of the lab assistant, while students can receive information quickly and accurately.

Keywords: E-Recruitment website, recruitment, Forum Assistant, STMIK “AMIKOM” Yogyakarta.

1. Pendahuluan

Latar belakang dari penilitian ini adalah tentang permasalahan yang

timbul akibat masih adanya sistem rekrutmen yang masih manual, sehingga

masih mengalami kesulitan dalam penghimpunan data asisten praktikum.

Pentingnya pendataan secara terdistribusi pada suatu instansi diperlukan untuk

memberikan efektifitas dan efisiensi dalam pengeditan data,pengurutan

data,pemilihan data,dan pengambilan kembali data. Hilangnya data yang bersifat

fisik juga merupakan kendala besar ketika suatu hari nanti ada mantan asisten

praktikum yang meminta legalisir atas sertifikat yang pernah dikeluarkan oleh

Forum Asisten.

Dalam beberapa tahun ini, teknologi komputer berkembang sangat pesat

sehingga pengguna dapat melakukan olah data dengan sangat cepat dan akurat.

Dengan banyaknya pengguna komputer aplikasi konvensional manualpun mulai

ditinggalkan dan beralih menuju komputerisasi. Salah satunya adalah

pengolahan data menggunakan database sebagai tempat penyimpanan data

yang diolah. Perekrutan asisten praktikum yang masih manual di STMIK

AMIKOM Yogyakarta, mengakibatkan waktu yang digunakan menjadi tidak

efisien. Sebagai contoh untuk rekrutmen asisten praktikum tahap administrasi,

petugas akan memasukkan identitas asisten praktikum dengan cara menulis ke

dalam sebuah file excell secara manual. Dengan cara manual tersebut petugas

masih banyak melakukan kesalahan karena banyaknya data yang harus

dihimpun dan kurangnya ketelitian dari petugas.

Petugas harus mendata ulang secara manual dari formulir yang

diberikan calon asisten praktikum, hal ini mengurangi efisiensi waktu. Selain

banyak terjadi kesalahan seperti kesalahan dalam menuliskan nama, dan

variable identitas lain. Dengan melihat kondisi tersebut, dengan pelayanan yang

begitu terbatas dalam rekrutmen asisten di STMIK AMIKOM Yogyakarta, peniliti

untuk melakukan penelitian dan membuat sebuah aplikasi berbasis web untuk

menggantikan system rekrutmen dan pengumpulan data asisten praktikum

secara manual dengan system terkomputerisasi. Sehingga dengan adanya

aplikasi tersebut akan mempermudah petugas ketika mengambil,menyortir,dan

mengedit data asisten praktikum, serta menambah tingkat efektivitas dan

efisiensi waktu.

2. Landasan Teori

2.1 Analisis Sistem

Menurut Bodnar dan Hopwood yang diterjemahkan Jusuf, A. A. dan

Tambunan, R. M.(2001) menyatakan, “Analisis sistem merupakan tanggung jawab

untuk pengembangan rancangan umum aplikasi-aplikasi sistem” (p.356).1

2.2 Pengertian Informasi

Bodnar dan Hopwood yang diterjemahkan Jusuf, A. A. dan Tambunan, R. M.

(2001) menyatakan, “Perancangan sistem merupakan formulasi spesifikasi rinci dari

sistem yang diusulkan” (p.357).2

2.3 Pengertian Aplikasi

Aplikasi berasal dari kata application yang artinya

penerapan,lamaran,penggunaan.Secara istilah aplikasi adalah: program siap pakai

yang direkam untuk melaksanakan suatu fungsi bagi pengguna atau aplikasi yang

lain dan dapat digunakan oleh sasaran yang dituju.(www.totalinfo.or.id)

2.4 Aplikasi Web

Pada perkembangan berikutnya, sejumlah skrip dan objek dikembangkan

untuk memperluas kemampuan HTML seperti PHP dan ASP pada skrip dan Apllet

pada objek. Aplikasi Web dapat dibagi menjadi dua jenis yaitu aplikasi web statis

dan dinamis.Web statis dibentuk dengan menggunakan HTML. Kekurangan aplikasi

seperti ini terletak pada keharusan untuk memelihara program secara terus

menerus untuk mengikuti setiap perkembangan yang terjadi. Kelemahan ini diatasi

oleh model aplikasi web dinamis.

2.5 Definisi Rekrutmen

Rekrutmen adalah proses pencarian dan pemikatan para calon guru yang

mampu untuk melamar sebagai guru. Dalam kamus Besar Bahasa Indonesia (2001:

942), rekrutmen memiliki makna pengerahan.

2.6 Definisi E-Recruitment

1 ,2 Bodnar, George H., & Hopwood, William S. (2010). Accounting information systems.

(10th edition). Boston: Pearson Education.

Menurut Armstrong (2006, p.421) merupakan proses menarik, menyaring dan

melacak pelamar, memilih dan menawarkan pekerjaan atau menolak kandidat.3

2.7 Perangkat Lunak yang digunakan

Aplikasi ini ditulis dan dibangun dengan menggunakan bahasa PHP sehingga

ada beberapa pilihan Application Building Tools. Akan tetapi untuk saat ini salah

satu tool paling tersohor dalam pengembangan sebuah aplikasi berbasis web adalah

Netbeans, disamping gratis, juga sangan powerful.

3. Analisis dan Perancangan Sistem

3.1 Gambaran Umum Aplikasi

Dalam bab ini berisi tentang pembahasan tahapan analisis dan perancangan

aplikasi E-recruitment berbasis web. Aplikasi ini merupakan aplikasi web yang dibuat

untuk mempermudah mahasiswa untuk mendapatkan informasi terkait rekrutmen

yang dibuka oleh Forum Asisten STMIK AMIKOM Yogyakarta. Selanjutnya,

mahasiswa akan dimanjakan oleh fitur pendaftaran online yang disajikan sistem ini.

3.2 Analisis

3.2.1 Analisis Sistem

Analisis sistem adalah sebuah istilah yang secara kolektif

mendeskripsikan fase-fase awal pengembangan sistem. Al Fatta (2007: 44)

4mengatakan “analisis sistem adalah teknik pemecahan masalah yang

menguraikan bagian-bagian komponen dengan mempelajari seberapa bagus

bagian-bagian komponen tersebut bekerja dan berinteraksi untuk mencapai

tujuan mereka.”

3.2.2 Analisis Kebutuhan Sistem

Analisis kebutuhan sistem merupakan proses menemukan, memperbaiki,

memodelkan, dan menspesifikasikan kebutuhan-kebutuhan apa saja yang

nantinya ada di dalam sistem.

3.2.2.1 Analisis Kebutuhan Fungsional

Analisis kebutuhan fungsional berisi proses-proses apa saja yang

nantinya dilakukan oleh sistem. Kebutuhan fungsional juga berisi

3 Amstrong, M. 2006. A handbook of Human Resource Management Practice, 10th

edition. London: Cambridge University Press.

4 Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis & Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan & Organisasi Modern. Yogyakarta : Penerbit ANDI

informasi-informasi apa saja yang harus ada dan dihasilkan oleh sistem.

Fungsi-fungsi tersebut meliputi :

1. Dapat menampilkan informasi rekrutmen yang dibuka oleh

Forum Asisten STMIK AMIKOM Yogyakarta.

2. Dapat menampilkan data-data pendaftar dan status diterima

dan tidaknya.

3. Dapat membantu mahasiswa untuk mendaftar secara cepat

tanpa terbatas ruang.

4. Dapat membuat report seluruh informasi yang tersimpan

didalamnya, termasuk diantaranya data asisten, calon asisten,

dan pendaftar baru.

3.2.2.2 Analisis Kebutuhan Non Fungsional

Analisis kebutuhan non fungsional menjabarkan apa-apa saja

yang harus dimiliki oleh sistem agar dapat berjalan. Kebutuhan non

fungsional meliputi ketersedian perangkat keras, perangkat lunak dan

pengguna.

3.2.3 Analisis Kelayakan Sistem

Analisis kelayakan sistem digunakan untuk menentukan kemungkinan

apakah pengembangan aplikasi ini dapat diteruskan atau tidak. Hal ini

dilakukan supaya sistem yang akan dibuat benar-benar bermanfaat.

3.2.3.1 Analisis Kelayakan Teknik

Kelayakan teknik berkaitan dengan kelayakan perangkat keras

dan perangkat lunak. Kelayakan teknik akan memfokuskan pada

kebutuhan sistem yang telah disusun dari aspek teknologi apa yang

digunakan.

3.2.3.2 Analisis Kelayakan Hukum

Kelayakan hukum akan memfokuskan pada isi dari system

tersebut, dan karena system ini hanya diakses secara penuh oleh

administrator maka konten yang ada lebih terjamin. Software pendukung

yang digunakan Netbeans adalah software yang bersifat opensource.

Sehingga aplikasi ini layak secara hukum.

3.2.3.3 Analisis Kelayakan Operasional

Pengoperasian sistem ini tidak membutuhkan keterampilan

khusus. Karena semua mahasiswa STMIK AMIKOM Yogyakarta adalah

praktisi IT. Hal ini memungkinkan aplikasi ini dapat digunakan oleh

semua mahasiswa. Dengan ditunjang tampilan aplikasi yang user friendly

maka secara operasional, sistem ini layak.

3.2.4 Analisis SWOT

Analisis SWOT adalah metode perencanaan strategis yang digunakan

untuk menganalisis dan mengevaluasi kekuatan (strength), kelemahan

(weakness), peluang (opportunity), dan ancaman (threat) dalam suatu proyek.

3.2.4.1 Strength

Proses ini melibatkan penentuan tujuan yang spesifik dari

spekulasi aplikasi dan mengidentifikasi faktor internal yang mendukung

untuk mencapai tujuan tersebut. Di bawah ini beberapa kekuatan dari

aplikasi E-Recruitment berbasis web antara lain :

1. Dapat menampilkan informasi rekrutmen yang dibuka oleh

Forum Asisten STMIK AMIKOM Yogyakarta.

2. Dapat menampilkan data-data pendaftar dan status

diterima dan tidaknya.

3. Dapat membantu mahasiswa untuk mendaftar secara

cepat tanpa terbatas ruang.

4. Dapat membuat report seluruh informasi yang tersimpan

didalamnya, termasuk diantaranya data asisten, calon

asisten, dan pendaftar baru.

3.2.4.2 Weakness

Proses ini melibatkan penentuan tujuan yang spesifik dari

spekulasi aplikasi dan mengidentifikasi faktor internal yang tidak bisa

mendukung untuk mencapai tujuan tersebut. Di bawah ini beberapa

kelemahan dari aplikasi ini antara lain :

1. Ketika koneksi internet lambat, tampilan web akan menjadi

sangat bergantung.

3.2.4.3 Opportunity

Proses ini melibatkan penentuan tujuan yang spesifik dari

spekulasi aplikasi dan mengidentifikasi faktor eksternal yang

mendukung untuk mencapai tujuan tersebut. Di bawah ini beberapa

peluang dari aplikasi E-Recruitment berbasis web antara lain :

1. Data tersimpan secara online yang memudahkan staff

Forum Asisten dalam pengolahan

2. Dapat memberikan pilihan bagi mahasiswa STMIK AMIKOM

Yogyakarta sebagai salah satu media dalam mendaftarkan

diri menjadi asisten praktikum.

3.2.4.4 Threat

Proses ini melibatkan penentuan tujuan yang spesifik dari

spekulasi aplikasi dan mengidentifikasi faktor eksternal yang tidak bisa

mendukung untuk mencapai tujuan tersebut. Di bawah ini beberapa

ancaman dari aplikasi E-Recruitment berbasis web antara lain :

1. Server hosting mengalami gangguan / down.

2. Jaringan internet mengalami gangguan

3.3 Perancangan

3.3.1 Perancangan Konsep

Sistem aplikasi E-Recruitment berbasis web ini akan diberi nama.

Aplikasi ini memberikan informasi terkait rekrutmen asisten praktikum oleh

Forum Asisten. Aplikasi E-Recruitment berbasis web akan menyimpan data-

data dari administrator. Kemudian akan ditampilkan dan disajikan melalui

website kepada para calon pendaftar asisten praktikum .

3.3.2 Perancangan Flowchart

3.3.2.1 Perancangan Flowchart

Flowchart menjelaskan apa yang akan dilakukan oleh sistem

yang akan dibangun dan siapa yang berinteraksi dengan sistem. Di

bawah ini adalah perancangan flowchart dari aplikasi E-Recruitment

berbasis web.

3. 1 Gambar Perancangan Flowchart

3. 2 Perancangan DiagramFlow Diagram

3. 3 Perancangan Entity Relations Diagram

3.3.3 Perancangan Interface/Antarmuka

4. Implementasi dan Pembahasan

4.1 Implementasi

Implementasi merupakan salah satu tahapan dalam rekayasa perangkat lunak

setelah tahapan analisis dan perancangan sistem. Dalam tahapan ini dapat

diketahui sejauh mana aplikasi telah dibangun, bagaimana keluaran dari aplikasi ini,

apakah sesuai dengan tujuan awalnya.

Implementasi dan pembahasan perancangan aplikasi ini menggunakan host

pada local PC dan secara online .

4.1.1 Implementasi Interface

Pada aplikasi E-Recruitment berbasis web ini terdiri dari beberapa

halaman interface, yaitu Home, Menu Daftar Pendaftar, Menu Daftar Asisten,

Menu Pendaftaran Baru, Menu Hubungi Kami, Menu Status Penerimaan, Menu

Cetak Formulir dan Menu Keluar.

Gambar 4.1 Tampilan home

Gambar 4.2 Tampilan pendaftaran baru

Gambar 4.3 Tampilan status penerimaan

4.1.2 Uji Coba Program

Pada pengujian sistem ini mempunyai tujuan untuk menghindari

kesalahan pada program yang dibuat. Pengujian program ini biasanya

dilakukan selama proses coding dan setelah program aplikasi selesai dibuat.

4.1.3 Uji Coba Sistem

Tahapan uji coba sistem digunakan untuk memeriksa apakah sistem

yang dibuat sesuai dengan rancangannya. Tujuan dari uji coba sistem adalah

untuk memastikan semua komponen-komponen dari sistem telah berfungsi

sesuai dengan yang diharapkan oleh pengguna. Setelah pengujian dengan

menggunakan local hosting berjalan dengan baik, kemudian dilakukan uji coba

sistem pada online hosting, hal ini bertujuan untuk mengetahui apakah aplikasi

dapat berjalan dengan baik sesuai dengan yang direncanakan.

4.2 Pembahasan

4.3 Pembahasan Program

Penulisan program bertujuan untuk mengimplementasikan rancangan yang

sudah dibuat dengan menuliskan perintah-perintah atau logika. Langkah ini

merupakan salah satu tahapan dari tahap implementasi, sehingga hasil akhir

implementasi sesuai dengan rancangan yang telah dibuat.

4.4 Pemeliharaan Sistem

Setelah melakukan tahapan pengujian pada aplikasi, baik pengujian dengan

localhost maupun pada onlinehost, maka sistem dapat digunakan. Untuk

memastikan sistem yang dibuat berjalan dengan baik, perlu dilakakukan

pemeliharaan sistem, agar aplikasi ini dapat mengikuti perkembangan teknologi

khususnya perkembangan versi database dan bahasa pemrogramannya. Oleh

karena itu perlu dilakukan pemeliharaan dan pengembangan sistem sebagai berikut

:

1. Memback up semua file source code, dengan cara menyimpan pada media

penyimpanan lain, seperti CD, DVD, Flashdisk atau hardisk.

2. Melakukan update sistem, meliputi update user interface, update data,

update fiture, dan update kemanan sistem lainnya.

5. Penutup

5.1 Kesimpulan

Berdasarkan pembahasan pada halaman sebelumnya, yang mencakup data-

data penelitian pada Forum Asisten dan pembuatan laporan skripsi dengan judul

“Analisis dan perancangan aplikasi E-recruitment berbasis web pada Forum Asisten

STMIK AMIKOM Yogyakarta”, serta sekaligus menjawab rumusan masalah pada

Bab I, maka dapat diambil kesimpulan sebagai berikut:

1. Dengan adanya website ini maka cita-cita mewujudkan STMIK AMIKOM

Yogyakarta “Terdepan dalam Teknologi Informasi” akan segera terwujud.

2. Dengan adanya website ini akan tercipta metode rekrutmen yang efektif, efisien,

dan modern.

3. Dengan adanya website ini staff Forum Asisten akan dimudahkan dalam

memberikan pengumuman perihal rekrutmen asisten.

4. Dengan adanya website ini mahasiswa akan dimudahkan dalam pendaftaran

dengan tanpa terbatas ruang.

5. Dengan adanya website ini akan memudahkan Forum Asisten dalam

menghimpun data-data dari para pendaftar/calon asisten dan asisten aktif.

6. Dengan adanya website ini akan mengurangi biaya operasional pengumuman

kelulusan yang selama ini dilakukan melalui sms dan hardcopy yang ditempelkan

di papan pengumuman yang ada di Forum Asisten.

5.2 Saran

Mengingat tidak ada yang sempurna di dunia ini kecuali Sang Pencipta, penulis

juga menyadari bahwa penulisan skripsi ini masih banyak kekurangan, maka dari itu

kritik dan saran dari para pembaca yang sekiranya dapat membangun dan

memperbaiki system ini sangat diharapkan. Adapun saran dari penulis yang akan

disampaikan kepada para mahasiswa, instansi, dan masyarakat yang akan

melakukan penelitian baru pada Forum Asisten serupa diantaranya:

1. Dengan adanya system baru ini pihak instansi supaya lebih memperhatikan

website untuk selalu terupgrade terutama dalam teknik dalam mengamankan

system ini.

2. Dalam penyusunan skripsi ini penulis membuat login calon asisten yang mampu

mengedit table tertentu dalam database secara langsung, sehingga akan sangat

rentan terhadap keamanan data,sehingga perlu dilakukan back up database

secara berkala.

Daftar Pustaka

Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis & Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan

Bersaing Perusahaan & Organisasi Modern. Yogyakarta : Penerbit ANDI

Achmatim, Pemrograman Web dengan PHP dan MySQL,

http://achmatim.net/2009/04/15/buku-gratis-pemrograman-web-dengan-php-dan-

mysql.pdf, diakses tanggal 11 Oktober 2012.

Arief, M. Rudyanto. 2011. Pemrograman Website Dinamis Menggunakan

PHPdanMySQL. Andi, Yogyakarta.

Fatta, Hanif Al. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan

Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern. Andi, Yogyakarta.

Hakim, Lukmanul. 2011. Membongkar trik para master PHP. Lokomedia,Yogyakarta.

Jogiyanto, 2005. Analisis & Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur Teori dan

Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta : Penerbit ANDI

Kusrini, M.Kom. 2006. Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data.

Andi,Yogyakarta.

Pangera, Ali. dan Ariyus, Dony. 2005. SistemOperasi. Andi Offset.

Sunyoto, Andi. 2007. AJAX Membangun Web dengan Teknologi Asynchronouse

JavaScript dan XML. AndiOffset,Yogyakarta.