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M e r i s e et le cahier des charges

ALAIN COLLONGUES Ancien élève de l'Ecole Nationale de la Statistique

et de l'Administration Economique

BERNARD LAROCHE Maître ès Mathématiques

DUNOD informatique

Les auteurs :

Alain COLLONGUES : ancien élève de l'École Nationale de la Statistique et de l'Administration Économique et titulaire d'une maîtrise de mathématiques. Il est res- ponsable de l'ensemble des développements informatiques au sein du Groupement d'Intérêt Public chargé de gérer l'action sociale de la Poste et de France-Télécoms.

Bernard LAROCHE : titulaire d'une maîtrise de mathématiques. Chef de projet informatique, il est responsable du pilotage de plusieurs projets nationaux au sein du Groupement d'Intérêt Public chargé de gérer l'action sociale de la Poste et de France-Télécoms.

Les auteurs sont également chargés de cours en matière de conception de systèmes d'information au sein de divers organismes de formation, en particulier le CEPIA. Ils sont auteurs ou co-auteurs de deux ouvrages consacrés à la méthode MERISE :

MERISE 1 : Méthode de conception par A. Collongues, J. Hugues et B. Laroche dans la collection Dunod Informatique. MERISE 2 : Études et exercices par A. Collongues dans la collection Dunod Informatique.

(0 BORDAS, Paris, 1991 ISBN 2-04-019878-4

Toute représentation ou reproduction, intégrale ou partielle, faite sans le consentement de l'auteur, ou de ses ayants-droit, ou ayants- cause, est illicite (loi du 11 mefrs 1957, alinéa ler de l'article 40). Cette représentation ou reproduction, par quelque procédé que ce soit,* constituerait une contrefaçon sanctionnée par les articles 425 et suivants du Code pénal.. La loi du 11 mars 1957 n'autorise, aux termes des alinéas 2 et 3 de l'article 41, que les copies ou repro- ductions strictement réservées à l'usage privé du copiste et non des- tinées à une utilisation collective d'une part, et, d'autre part, que les analyses et les courtes citations dans un but d'exemple et d'illus- tration "

. . . " "les terrifiants pépins de la réalité "

Jacques Prévert

Paroles (Promenade de Picasso)

Avertissement au lecteur

Le tome 2 (Études et exercices) avertissait le lecteur en ne dissimulant pas une lacune résiduelle dans la présentation de Merise. À propos de la cinquième étude, le lecteur attentif pouvait lire : "...elle n'est toutefois pas une étude de cas complète, telle que pourrait la décrire un cahier des charges, par exemple..." Voici avoué qu'il n'est pas clos le champ de l'analyse, voici lâché le maître-mot, le Graal analytique : cahier des charges. Les mots galvaudés occupent notre langue, si usités qu'ils ont perdu toute significa- tion, trop déformés par tant d'écrits et de paroles. "Cahier des charges" est de ceux- là. Mais, secret bien gardé, rares en sont les exemples exposés au grand jour, téméraire est celui qui ose en montrer un... Il n'était pas pensable, dans cette série consacrée à Merise, que ne soit pas préci- sément décrit l'aboutissement de nos efforts. Ce maillon entre concevoir et réaliser, bouclage du fonctionnel et base de l'organique, méritait un ouvrage à lui seul consacré. Il est aussi l'occasion d'illustrer les chapitres du tome 1 qui n'avaient pu l'être dans le tome 2 : modèles externes, validation, niveaux logique et physique des données, niveau opérationnel des traitements. Pour bâtir ce troisième tome, sortir du théorique et illustrer les obstacles, il fallait un support vivant. L'importance (stratégique, mais en nombre de pages aussi) du docu- ment "cahier des charges" ne permettait pas de multiplier les exemples. Il a fallu se limiter pour rester dans les normes de patience du lecteur. Les auteurs ont choisi deux exemples, volontairement issus d'une réalité accessible à tous : une biblio- thèque municipale de loisirs (BIBLIOTHÈQUE ALPHA) et une petite entreprise de location de voitures (CENTRE LOCATION). Le premier, objectif de service public, et le second, visées commerciales, ont cepen- dant des proximités fonctionnelles (réserver, emprunter, restituer...). L'effort demandé au lecteur pour pénétrer les règles de gestion s'en trouve allégé. La com- paraison des schémas proposés, des organisations choisies, est riche d'enseigne- ments. Enfin la patte, l'accent de chacun des deux concepteurs, ne masquent pas le noyau commun, minimum nécessaire à tout cahier des charges digne de ce nom. Au document que ce livre décrit sont assignées trois fonctions d'égale importance : 1) une fonction de communication, quand le cahier des charges expose la percep- tion du besoin et propose une solution d'automatisation. Appuyé de maquettes, de

commentaires, démonté et remonté, critiqué et recommencé, il est outil de dialogue entre concepteur et utilisateur afin qu'ils scellent un accord qui ne soit pas chausse- trape ; 2) une fonction technique, quand le cahier des charges traduit le fonctionnel inté- gral et s'interface avec l'organique. Son langage est précis, rigoureux, dénué d'ambiguïté, de contradictions, de redondances ; les questions et les choix que trai- tera ensuite l'étude technique seront tournés vers les machines, les systèmes, les langages... Il s'agira de le convertir, le plus fidèlement et le plus efficacement pos- sible en un automate ; 3) une fonction contractuelle, quand le cahier des charges associe utilisateurs et concepteurs, concepteurs et développeurs dans un relais cohérent et clairement exposé. "Tout le cahier des charges, mais rien que le cahier des charges", telle est la règle, tel est le contrat.

Certes, selon la fonction que le concepteur entend privilégier, on pourrait imaginer trois documents : - cahier des charges utilisateur ; - cahier des charges réalisateur ; - cahier des charges contractuel. On remarquerait quelques nuances, autour d'un très fort noyau commun, par exemple : - pour un utilisateur le schéma logique est inutile ; - le MCD validé (et non le MCD brut) suffit à un réalisateur ; - le contrat obéit, en plus du descriptif fonctionnel, à des clauses particulières aux marchés de prestations informatiques. A l'exception de l'aspect juridique qui sort du domaine d'application de MERISE, l'enveloppe ici proposée répond à l'ensemble des besoins ; il a semblé de peu d'intérêt de procéder à une distinction de pure forme en trois documents. Le lecteur observera toutefois que le plan du cahier des charges de la bibliothèque diffère de celui de l'entreprise de location. La raison en est à la fois pédagogique et fonctionnelle : 1) Raison pédagogique d'abord avec un souci de présentation sous deux angles dif- férents : - le dossier "Bibliothèque Alpha" présente les documents dans l'ordre où le concep- teur les a produits. C'est, en schématisant, la vue dynamique de la construction du cahier des charges, la "gamme opératoire" pourrait-on dire. - le dossier "Centre Location" offre une présentation plus statique ; indépendam- ment de leur chronologie d'élaboration, les modèles sont attachés à un thème (les données, les traitements...). C'est le cahier des charges propre, une fois démontés les échaffaudages, une fois gommés les traits de construction. Il a semblé intéressant aux auteurs de proposer les deux présentations : le mode de construction et le document bouclé.

2) Raison fonctionnelle ensuite avec deux états d'avancement du projet légerement différents : - le dossier "Bibliothèque Alpha" clôt le fonctionnel mais aussi l'organique ; il pré- pare les choix techniques et la réalisation. C'est le cahier des charges de réalisation complet, au sens strict du terme. Il ne laisse de côté que l'optimisation physique de la base de données dont le bouclage n'est réaliste qu'une fois effectués les premiers essais d'exploitation sur site-pilote. On l'appelle aussi cahier des spécifications fonctionnelles détaillées (schéma de type 1). - le dossier "Centre Location" clôt également le fonctionnel ; il prépare l'interface avec l'organique mais ne le couvre pas entièrement. On le baptise souvent, par abus de langage, cahier des charges, même s'il avance un peu moins que le précédent sur l'organique. On l'appelle aussi cahier des spécifications fonctionnelles générales (schéma de type 2). En se référant au schéma de base de MERISE, on peut matérialiser les frontières qui distinguent les deux types de cahier des charges :

ÉTUDE DE L'EXISTANT

Cahier des charges type 1 (fonctionnel + organique) (Cas BIBLIOTHÈQUE ALPHA)

ÉTUDE DE L'EXISTANT

Cahier des charges type 2 (fonctionnel + interface organique) (Cas CENTRE LOCATION)

Dans les deux cas le cahier des charges est une charnière classique dans un projet ; souvent le lieu de passage du relais entre deux équipes, celui aussi où le recours à une sous-traitance peut s'effectuer sur des bases solides qui préservent et garantis- sent les choix de gestion fondamentaux de l'entreprise. Une dernière différence est observable entre les deux dossiers. Le premier applique un MERISE classique ; le second propose des évolutions de MERISE permettant au formalisme de mieux épouser les choix de conception tout en conservant son aspect pratique. D'un point de vue plus concret enfin, la mise en page choisie isole nettement son énoncé de l'étude de cas elle-même ; il est ainsi permis au lecteur de s'exercer à la production du cahier des charges. Pour chaque étape de la construction figurent en ouverture les références au cours de base dont la connaissance est requise pour édi- fier les modèles, puis viennent la solution proposée et des commentaires de concep- tion ; ils discutent la solution, la précisent, la comparent et la justifient. Le souci de ne pas présenter un ouvrage trop volumineux a conduit les auteurs à pratiquer des coupes. Elles sont légères dans le cas BIBLIOTHÈQUE ALPHA dont

la réalité de gestion était peu complexe. Elles concernent essentiellement la descrip- tion du dialogue homme-machine et les modèles externes associés ; une dizaine d'exemples sont présentés. En revanche, le cahier des charges de CENTRE LOCATION a volontairement été amputé d'une partie plus lourde de son contenu. Il gère en effet un nombre élevé de propriétés, d'objets et de relations ainsi que de multiples procédures. Ces caractéris- tiques, que les projets réels doivent affronter fréquemment, expliquent le volume souvent important d'un cahier des charges complet. Ici les niveaux conceptuels des données et des traitements sont présentés dans leur quasi-intégralité. Au niveau organisationnel et suivants n'ont parfois été conservés que des extraits des docu- ments indispensables à la compréhension de l'étude (modèle organisationnel des traitements, description des procédures, dialogue homme-machine, modèles externes...). Le lecteur confronté à la production du cahier des charges de réalisation d'un sys- tème complexe trouvera dans CENTRE LOCATION un exemple, dégagé des sim- plifications souvent peu réalistes des cas d'école. Enfin, le souci pédagogique a conduit les auteurs à utiliser un second critère de sélection dans les documents pré- sentés : l'intérêt des commentaires de conception qui pouvaient les accompagner. Sont parfois mêlés à ces commentaires des éléments de conduite de projet, notam- ment au début et à la fin du cahier des charges ; le sujet n'est qu'évoqué. Il mérite- rait - sujet ardu pour qui le veut complet, sujet ambitieux pour qui le veut opérationnel, sujet piège pour qui le veut original - de constituer la matière d'un autre livre dans un référentiel plus vaste que MERISE. Au basculement entre des préoccupations orientées utilisateurs et d'autres nommées machines, systèmes, programmes, fichiers..., à la jonction de deux métiers (infor- matiseurs et informaticiens, ainsi que le proposait Monsieur MALGOIRE), le cahier des charges est un document capital, concret et rigoureux. Puisse ce livre en témoigner. Ce trop long avertissement serait incomplet, s'il ne mentionnait pas que les auteurs doivent au CEPIA, et à Madame LAUS en particulier, d'avoir pu éprouver les études de cas présentées. Qu'elle en soit remerciée et, avec elle, les élèves dont les contributions, à travers entraînements, examens blancs et surtout dialogues passion- nants et passionnés, ont pesé d'un poids décisif dans ce livre.

Les auteurs

Plan du livre

Avertissement V

Partie 1. BIBLIOTHÈQUE ALPHA (Construire le cahier des charges)

1. En amont du cahier des charges 3 1. Contexte du projet 3 2. Lettre de mission du projet 6

2.1. Objectifs, champ d'étude, contraintes 6 2.2. Commentaires 11

II. Le cahier des charges (partie fonctionnelle) 13 1. Étude de l'existant 13

1.1. Diagramme des flux 13 1.2. Règles de gestion 15 1.3. Liste des actions 18 1.4. Liste des données 19 1.5. Commentaires 20

2. Niveau conceptuel des données 22 2.1. Modèle conceptuel des données brut (initial) 22 2.2. Commentaires 24

3. Niveau conceptuel des traitements 29 3.1. Modèle conceptuel des traitements 29 3.2. Diagramme d'échanges entre processus 36 3.3. Commentaires 37

4. Niveau organisationnel des traitements 40 4.1. Règles d'organisation 40 4.2. Modèle organisationnel des traitements 42 4.3. Commentaires 56 4.4. Dialogue homme-machine ........................... 57 4.5. Commentaires 65 4.6. Modèles extemes .................................... 65 4.7. Commentaires ....................................... 73

5. Validation données/traitements 74 5.1. Cas d'incohérence 74 5.2. Commentaires 75 5.3. Présentation des modèles validés 82 5.4. Modèle conceptuel des données brut (final) 86 5.5. Modèle conceptuel des données validé 87 5.6. Sous-modèles conceptuels validés 89 5.7. Quantification du modèle validé 95

III. Le cahier des charges (partie organique) 99

1. Niveau logique des données 99 1. 1. Passage en formalisme CODASYL 99 1.2. Passage en formalisme RELATIONNEL ............... 100 1.3. Commentaires 105 1.4. Optimisation logique (RELATIONNEL) ............. 107 1.5. Commentaires 108

2. Niveau physique des données 111 2.1. Exemple en dBase 3 111 2.2. Commentaires 118

3. Niveau opérationnel des traitements 119 3.1. Diagramme hiérarchique 119 3.2. Modules programmables 120 3.3. Commentaires 121

IV. En aval du cahier des charges 123 1. Plan de réalisation 123

1.1. Règles techniques 123 1.2. Commentaires 125

2. Conclusion 127

Partie II. CENTRE LOCATION (Présenter le cahier des charges)

Introduction 133

I. Contexte du projet 135

II. Lettre de mission du projet ................................ 139

III. Description de la solution d'automatisation 143 1. Les règles 143

1.1. Dictionnaires des règles de gestion 144 1.2. Dictionnaires des règles d'organisation 155 1.3. Dictionnaires des règles techniques 161

2. Les données 169 2.1. Dictionnaire des données 170 2.2. Modèle conceptuel des données (MCD) brut 182 2.3. Modèle conceptuel des données (MCD) validé 222

3. Les traitements 232 3.1. Domaines et processus de gestion 233 3.2. Le dictionnaire des MCT 234 3.3. Le dictionnaire des MOT 256 3.4. Le dictionnaire des modèles externes 272 3.5. Le diagramme hiérarchique des traitements

automatisés .......................................... 294

CONCLUSION 304

BIBLIOGRAPHIE ................................................ 305

PREMIÈRE PARTIE

BIBLIOTHÈQUE ALPHA Construire le

cahier des charges

1

En amont du cahier des charges

Références à MERISE, Méthode de conception Chapitres 2, 11. Plus précisément : sur l'étude de l'existant

- recueil brut de l'existant - interviews de direction

sur la conduite de projet - le découpage en étapes

1. Contexte du projet La bibliothèque ALPHA est une bibliothèque municipale de moyenne importance. Elle gère un fonds d'environ 40 000 ouvrages qu'elle offre en consultation et en prêt à quelques deux milliers d'adhérents. Sa vocation dominante est d'être une biblio- thèque de loisir et non un organisme de recherche documentaire. Trois types de documents sont offerts, en libre accès, aux adhérents : des livres (70 % du fonds), des préparations de concours sous forme de cassettes ou de fasci- cules (20 % du fonds), et des revues périodiques (10 % du fonds). Actuellement la gestion manuelle repose sur : - un fichier décrivant les livres constitué de fiches catalographiques reproduites en trois exemplaires et classées par :

• nom de l'auteur • titre du livre • thème du livre (code systématique)

- des cahiers enregistrant les autres documents - un fichier d'adhérents constitué pour suivre les prêts. La fréquentation de la bibliothèque conduit à enregistrer une moyenne de 80 em- prunts et autant de restitutions par jour d'ouverture (soit environ 300 jours par an). Le mode de fonctionnement de ALPHA est conforme à celui d'une bibliothèque classique. Simplement, elle n'assure pas la gestion des commandes, car elle est directement alimentée tous les mois par un organe administratif de tutelle qui achète les documents et passe les abonnements pour son compte. Les seuls opérateurs ex-

ternes avec lesquels correspond la bibliothèque sont les routeurs qu'elle contacte directement, dès qu'elle détecte des retards ou des anomalies dans la livraison des journaux périodiques. En fin de trimestre, la bibliothèque transmet à l'organe de tutelle un suivi de son activité (nombre d'adhérents, nombre et durée moyenne des prêts, thèmes les plus demandés, acquisitions souhaitées...). La mise en informatique vise à enrichir les critères de consultation que le système manuel limite considérablement. En revanche, il n'est pas prévu d'étendre la consultation par notice aux documents autres que les livres. Enfin, il est demandé pour les livres et revues d'ajouter une possibilité de consultation par mot-matière, à charge pour la bibliothécaire d'assurer le dépouillement des documents et leur ratta- chement aux mots-matières qui les caractérisent. Mises à part ces améliorations de consultation, il est surtout attendu de l'informa- tique une gestion plus rapide et plus rigoureuse des prêts avec des éditions automa- tiques de lettres de relance à l'intention des emprunteurs négligents. Si celles-ci s'avèrent inefficaces, une procédure contentieuse sera déclenchée. La gestion précise de ces affaires contentieuses (non restitution, refus de rembourse- ment, livres endommagés) pourra conduire à déclarer un adhérent indésirable et à refuser sa ré-inscription à la bibliothèque. Dans le cas où un livre ne peut être récu- péré, une demande de remplacement est adressée à l'organe de tutelle. Un système de réservation actuellement embryonnaire sera développé. La durée souvent longue des prêts des préparations et le peu d'emprunteurs des revues ne jus- tifient pas que la réservation leur soit étendue. Elle ne concernera que les livres, effectivement indisponibles au moment de la demande de prêt. Comme par le passé, à l'occasion de la réception des nouveautés, la bibliothèque continuera de faire connaître son fonds en organisant des expositions ou des anima- tions sur des thèmes de circonstance. A cette occasion elle pourra présenter les livres anciens qu'elle possède et que leur rareté ou leur état de conservation ne per- met pas de proposer en prêt. Enfin, pour les lecteurs qui le souhaiteraient, une information plus sélective que le catalogue des nouveautés pourrait leur être adressée. Elle ne concernerait que les thèmes pour lesquels ils auraient, au préalable, déclaré leur intérêt. Le règlement de la bibliothèque précise les points suivants : - tout adhérent s'engage à rembourser les documents qu'il aurait égarés ou endom- magés - la durée du prêt pour un livre est normalement de trois semaines, d'une semaine pour une revue, mais elle est modulable en fonction du concours pour les prépara- tions - les pénalités pour retard sont de 1 F par jour, l'opportunité de percevoir cette amende restant à la discrétion du gestionnaire de la bibliothèque - les réservations seront accordées pour une durée maximum de deux semaines ; au- delà elles tomberont d'office

- un inventaire annuel sera dressé ; il recensera les documents du fonds et contrôlera le nombre d'exemplaires de chacun. Le contenu d'une notice catalographique de livre (qu'elle soit sur fiche cartonnée ou sur support magnétique) doit permettre de connaître : - les nom, prénom et qualité de l'auteur principal et des co-auteurs éventuels - le nom du préfacier, de l'illustrateur, du traducteur... - le(s) titre(s) principal et secondaire(s) - l'éditeur, l'adresse de l'éditeur et l'année d'édition - la collection, la sous-collection et le numéro du livre dans la collection - le ou les thèmes du livre défini(s) par un code dit "systématique" (religion, roman policier, guide touristique...) - le format du livre et son nombre de pages - des notes complémentaires en format libre. Pour les abonnements, le service de tutelle informe la bibliothèque de ses caracté- ristiques (périodicité, montant, date et durée de souscription, coordonnées du rou- teur...). Pour chaque revue, il est souscrit un seul abonnement. Les préparations aux concours sont communément décrites par les références du concours, la matière enseignée et un numéro de tomaison éventuel. Une carte d'adhérent ne peut être fournie que sur justification de domicile, paie- ment de la cotisation annuelle et communication des informations suivantes : - coordonnées de l'adhérent (nom, prénom...) - adresse et téléphone de domicile et de travail - profession, catégorie tarifaire choisie. Les tarifs d'ahésion, modulés sur l'âge et le nombre de documents simultanément empruntables, sont les suivants : catég. 1 = consultation du fonds, sans emprunt de document : gratuit catég. 2 = âge < 18 ans, moins de 3 documents empruntés : gratuit catég. 3 = âge < 18 ans, de 3 à 6 documents empruntés : 20 F / an catég. 4 = âge > 17 ans, moins de 3 documents empruntés : 30 F / an catég. 5 = âge >17 ans, de 3 à 6 documents empruntés : 50 F / an Il est demandé de concevoir le nouveau système d'information automatisé de la bibliothèque ALPHA. Il sera apte à assurer les fonctions actuellement exercées en gestion manuelle, mais aussi à permettre les améliorations envisagées. Enfin, l'adoption de l'outil informatique ne saurait justifier l'embauche de person- nel supplémentaire. Il est composé de la bibliothécaire et d'un agent auxiliaire, tous deux à temps complet.

DOSSIER DEMANDÉ POUR LE SYSTÈME FUTUR Le projet d'informatisation (contexte du projet) - Lettre de mission du projet (objectifs et fonctionnalités pour les atteindre, contrain- tes fonctionnelles, champ d'étude)

Cahier des charges (partie fonctionnelle) - Diagramme des flux (circulation d'information et de documents entre les diffé- rents acteurs) - Énoncé des règles de gestion - Liste des principales actions et données - Modèle conceptuel des données brut initial (objets, relations, propriétés, cardinalités) - Modèle conceptuel des traitements (opérations, événements déclencheurs, syn- chronisation, résultats, échanges entre processus) - Énoncé des règles d'organisation - Modèle organisationnel des traitements (découpage en phases, choix d'automatisa- tion, ...) - Dialogue homme-machine (pour quelques phases conversationnelles) - Modèles externes (pour les phases conversationnelles décrites) - Validation (pour les phases conversationnelles décrites) - Modèles conceptuels des données validés (MCD brut final, MCD validé, sous- modèles conceptuels associés aux phases conversationnelles décrites, éléments de quantification) Cahier des charges (partie organique) - Modèle logique des données (passage en formalisme CODASYL ou en forma- lisme RELATIONNEL du MCD validé) - Optimisation du modèle logique (quelques orientations) - Modèle physique des données (exemple en dBASE 3) - Modèle opérationnel des traitements (diagramme hiérarchique de l'application, exemple de module programmable en dBASE 3) Plan de réalisation (amorce du plan) - Énoncé de quelques règles techniques (configuration matérielle, logicielle, normes de programmation...).

2. Lettre de mission du projet 2.1. Objectifs, champ d'étude, contraintes 2.1.1. Objectifs du projet La vocation de la bibliothèque est de répondre, du mieux possible, aux aspirations en matière de culture, d'éducation et de loisir du public. Pour cela, son système opé- rant offre à ses adhérents un fonds d'ouvrages : - à la consultation ; - à l'emprunt.

Pour atteindre cette finalité de service, le système d'information automatisé visera quatre objectifs principaux : 1) Objectif de qualité de service Le système offrira aux adhérents une qualité de service meilleure dans les deux fonctions essentielles de la bibliothèque : - consultation d'une information de synthèse décrivant le fonds, aisément consul- table selon plusieurs critères ; - développement d'un système de réservation pour les emprunts momentanément impossibles. 2) Objectif de qualité de gestion Si elle veut survivre économiquement, la bibliothèque est tenue au respect de plu- sieurs contraintes de type fonctionnel, visant à introduire une plus grande rigueur de gestion. Le système devra contribuer à alléger les travaux d'exécution longs et répé- titifs, mais aussi à les rendre plus efficaces. En particulier, il s'attachera aux points suivants : - protéger le fonds par un suivi des prêts et restitutions de ses éléments ; - procéder à des relances auprès des emprunteurs négligents ; - exécuter périodiquement un inventaire complet du fonds ; - suivre le service des abonnements ; - gérer les adhérents qui utilisent ses services. Le personnel ainsi libéré disposera d'une disponibilité plus grande auprès des adhé- rents (conseils, aide dans les recherches...) 3) Objectif de pilotage Le système fournira, pour la bibliothèque et pour l'organe de tutelle, des indicateurs fiables de son activité afin d'orienter la politique de développement qu'ils entendent mener. 4) Objectif d'expansion du service Le système visera à susciter de nouvelles adhésions en faisant connaître la biblio- thèque par la diffusion : - de catalogues, lors des expositions qu'elle organise ; - de catalogues des nouveautés reçues ; - de catalogues personnalisés des nouveautés.

2.1.2. Champ d'étude Toute la fonction "achats" est hors champ d'étude. Elle est prise en charge par l'or- gane de tutelle (commandes, règlements, litiges...) On considérera également que la tenue d'une trésorerie simplifiée (perception des pénalités de retard, remboursement d'ouvrages perdus, encaissement des droits d'adhésion...) est suffisante. En particulier, il n'est pas demandé au système d'assu- rer la tenue d'une comptabilité d'entreprise. Enfin la paye et la gestion du personnel, confiées à l'organe de tutelle, échappent totalement au champ d'étude.

Le cœur du champ d'étude est la gestion du fonds à travers son aspect statique (sa description) et son aspect dynamique (sa circulation). Sur ces deux composantes du champ d'étude, il est utile d'apporter, dès la lettre de mission, quelques précisions. 1) La description du fonds a) La notion de fonds En quoi ce concept de fonds est-il original ? Ne s'agit-il pas simplement de la ges- tion d'un stock classique ? Pour toute entreprise, la tenue d'un stock est un mal nécessaire qu'elle doit subir pour faire face aux délais et aux aléas de livraison, ainsi qu'aux fluctuations des commandes. Son but est de rendre minimum les volumes stockés ; ils représentent des coûts importants. Ici le problème est exactement inverse et le fonds de la bibliothèque constitue, au contraire, par sa taille et sa diversité la richesse de l'entreprise. Il convient de tout mettre en œuvre pour éviter qu'il ne diminue. Mis à part quelques cas de pertes ou d'ouvrages trop endommagés, il n'y a pratiquement jamais de destockage du fonds ; ce dernier est, au contraire, en création permanente. Le prêt et la restitution d'un livre constituent alors des opérations originales qu'on ne saurait assimiler à des entrées et des sorties de stock. Cependant ce fonds pour être consultable aisément doit, comme un stock classique, disposer au sein du système d'information de sa propre représentation. On retrouve là les notions classiques de stock logique et de stock physique, transposées en fonds logique et fonds physique. b) Ouvrages et exemplaires Ces deux concepts correspondent, pour le premier, à l'élément abstrait et, pour le second, à l'élément concret du fonds. L'ouvrage est ce que cherche l'adhérent, que ce soit un livre, un numéro de revue, un fascicule ou une cassette de préparation à un concours. Il le trouvera à travers son titre, son auteur, l'éditeur... Des règles précises (le catalogage, en terme de bibliothéconomie) normalisent la façon dont l'ouvrage doit être décrit dans le sys- tème d'information. Cependant le lecteur consulte ou emprunte un élément physique du système opérant de la bibliothèque : un exemplaire de l'ouvrage qu'il désire. La gestion de chaque exemplaire doit naturellement être aussi assurée par le système d'information, si l'on veut protéger et suivre rigoureusement le fonds. En effet, les exemplaires d'un même ouvrage peuvent avoir des dates d'achat, des prix, des états de conservation différents... Il apparaît donc que l'adhérent recherche un ouvrage, qu'il peut aussi réserver un ouvrage mais qu'il emprunte, consulte et restitue un exemplaire de l'ouvrage. Ces deux concepts devront être gérés par le système d'information. Le fonds logique ne saura donc se contenter de décrire les ouvrages ; il sera aussi descriptif des exemplaires. Enfin, un processus périodique d'inventaire permettra de contrôler la bonne adéquation entre les deux fonds: logique et physique.

2) La circulation du fonds a) Activité de la bibliothèque Les deux fonctions majeures d'exploitation du fonds (consultation et prêt) ne pour- ront bénéficier du même traitement par le système d'information. Pour les prêts, il est clair que la survie de la bibliothèque passe par un suivi précis de ceux-ci. Dès lors la contrainte que représente l'enregistrement du prêt dans le sys- tème d'information (automatisé ou non) sera naturellement acceptée, tant par le ges- tionnaire de la bibliothèque que par ses usagers. Il deviendra ensuite très simple d'in- terroger le système pour connaître toute information jugée utile sur l'activité "prêt". En revanche, pour les consultations sur place, il n'est nullement sûr qu'une telle pro- cédure de suivi puisse sans dommage être imposée. Elle risque, en effet, par son côté policier de décourager de nombreux lecteurs. À moins de refuser le libre accès aux ouvrages ou de mettre en place un système de détection (par exemple, en de- mandant aux lecteurs de ne pas ranger les livres consultés à leur place normale, mais de les déposer à part de façon à en établir un relevé, avant leur rangement par la bibliothécaire), aucune organisation ou moyen technique ne permet d'enregistrer les consultations sur place sans inconvénient excessif. C'est pourquoi le suivi de l'activité "consultation" échappera au système d'information ; aucune statistique la décrivant ne sera ensuite exprimable. Ceci ne signifie pas que le système d'information se désintéresse de la consultation du fonds. Au contraire, il facilitera cette action majeure du système opérant en offrant de nombreux critères que la gestion manuelle ne permettait pas. Mais il n'imprimera pas la mémoire de l'entreprise de son exécution. Le système de pilo- tage se trouvera ainsi dépourvu des éléments permettant d'apprécier l'efficacité et la qualité de ce service. Le suivi de tout un pan de l'activité de la bibliothèque, dans un souci d'ouverture envers les usagers et compte tenu des souhaits d'organisation, est volontairement placé hors du champ d'étude du projet. b) La gestion des adhérents Il s'agit là plus d'une contrainte nécessitée par la protection du fonds, que du moyen d'atteindre une finalité de la bibliothèque. En fait, il n'y a pas, malgré la diffusion des catalogues, de véritable politique de prospection ; il s'agit davantage de gérer des exploitants du fonds que des clients potentiels. L'activité, à but non lucratif, de l'entreprise "Bibliothèque" ne milite pas pour l'identification d'un domaine "Client", comme pourrait le percevoir une entre- prise à finalité commerciale. La gestion des adhérents pourra, sans inconvénient, être intégrée à l'exploitation du fonds. c) La gestion des actes annexes Enfin, il convient d'arrêter la position de la bibliothèque sur la gestion d'actes qu'elle exécute pour le compte de ses adhérents mais que ne conclut pas une action de circulation ou de conservation du fonds. À titre d'exemple on mentionnera toutes les demandes qui n'aboutissent pas : demande d'adhésion, demande de prêt, demande de réservation, refusées pour tel ou

tel motif. De même, des actions de conseil ou d'assistance dans la recherche sont offertes aux adhérents par le personnel bibliothécaire. La décision adoptée est de volontairement sortir du champ d'étude cette part d'acti- vité : il n'y aura pas de gestion proprement dite des demandes, des renseignements, des conseils... Cette décision, motivée par l'aspect marginal des demandes non abouties et par le souci de ne pas contraindre le personnel à enregistrer toute action de conseil, reconduit à l'identique la situation de l'existant. Aucun support phy- sique, hormis la mémoire de la bibliothécaire, ne possèdera d'information sur les actes annexes. En conséquence il sera, par exemple, illusoire de vouloir quantifier le volume des demandes rejetées, celles-ci étant traitées comme des non-demandes, c'est-à-dire sans trace écrite.

2.1.3. Contraintes du projet Destiné à un personnel non-informaticien pour la partie gestion et exploitation du fonds, le système sera aussi ouvert au public, pour les consultations. Il devra, pour être bien accepté, disposer d'un dialogue à haut niveau de convivialité, mais aussi de solides protections logicielles. La profession de bibliothécaire obéit à des règles strictes de catalogage des ouvra- ges. Il n'est pas demandé à la solution informatique de prendre en charge cette fonc- tion (même par la mise en place d'un système expert). L'opération de catalogage restera manuelle, la machine étant seulement chargée d'enregistrer son résultat pour chaque ouvrage entré dans le fonds. La solution technique retenue appartiendra au monde de la micro-informatique mais la fréquentation de la bibliothèque et les besoins de gestion réclament une solution multi-postes, multi-tâches (système d'exploitation multi-postes ou réseau local + micro compatible PC). Enfin, la gestion précédente étant manuelle, il n'y a pas lieu de prévoir d'interface avec d'autres applications informatiques. Simplement il existera un important tra- vail de saisie et de contrôle du fonds initial, actuellement tenu sur les fiches catalo- graphiques.

2.1.4. Conclusion Pour orienter le concepteur du futur système la lettre de mission établit clairement la singularité de l'entreprise "Bibliothèque ALPHA". Contrairement à la majorité des producteurs de biens et services, la bibliothèque n'encadre que partiellement les actions de son système opérant. Elle ne produit pas, pour certaines de ses prestations (consultation sur place, conseil dans la recherche de documents...), la trace d'infor- mation classique que constituent un bon de livraison, un ticket de caisse, une fac- ture... Cette pratique, conforme à celle d'autres entreprises à vocation sociale (associations sportives, culturelles, humanitaires...) n'est pas une défaillance. Elle est au contraire une volonté de conserver un "visage humain" à leur action et il n'est nul- lement demandé au système informatisé de modifier ce mode de fonctionnement.

Le système futur reflétera donc ce choix ; il proposera une aide forte au système opérant (consultation du fonds facilitée, enregistrement rapide des prêts et restitu- tions, mise en place de réservations, ...) mais une assistance beaucoup plus légere au système de pilotage (statistiques sur les prêts, souhaits d'acquisition...).

2.2. Commentaires Outre les trois éléments précisés ci-dessus, la lettre de mission devrait comporter des engagements ou des décisions sur plusieurs points essentiels à la bonne marche du projet. Leur détermination, les difficultés qu'ils soulèvent, les moyens de les contrôler... relè- vent de la conduite générale des projets. L'avertissement au lecteur s'en est expliqué : tous les éléments de pilotage ou de suivi des projets ne sont pas ici décrits mais simplement évoqués. On mentionnera, à propos de la lettre de mission (et en fonction de la méthode de conduite de projet adoptée par l'entreprise) : - nomination d'un comité de pilotage - nomination d'un chef de projet - constitution d'une équipe de projet - nomination d'un représentant des utilisateurs - constitution d'un comité de validation - sélection des experts à intervention ponctuelle (spécialiste des marchés, de l'organisation du travail, de la comptabilité, des problèmes de conversion, de l'ergonomie...)

- rappel du cadre informatique du projet (schéma-directeur, politique informatique appliquée...)

- définition de la méthode de conception (MERISE, par exemple) - définition de la méthodologie de développement - définition de l'atelier de génie logiciel (AGL) - sélection d'un outil de suivi de projet - définition des besoins logistiques du projet (secrétariat, locaux, véhicules, télécopies...)

- estimation du coût global du projet - estimation du coût des principaux postes (conception, développement, machines, formation...)

- estimation des coûts d'exploitation (amortissement, maintenance, télécommunications...)

- problématique du projet -justification économique du projet - justification stratégique du projet - estimation des délais - planification générale de l'ensemble du projet - sanctions en cas de non-respect. Pour la partie qui nous concerne ici (la production du cahier des charges de réalisation) seront définis ou confirmés les points spécifiques suivants (liste non exhaustive) : 1) Moyens de la conception Seront précisés : - le binôme majeur responsable du cahier des charges (chef du projet) responsable de la validation du cahier des charges (représentant des utilisateurs) - les moyens humains équipe chargée de la conception équipe chargée de valider la conception

- les moyens matériels outil logiciel de conception MERISE outil de maquettage machines et liaisons nécessaires - les moyens financiers coûts prévus de la conception conditions de révision tarifaire acceptées - les moyens en temps date prévue de dépot du cahier des charges sanctions en cas de non-respect (pénalités...) 2) Conditions de la conception Seront précisés : - organisation de la production définition des procédures de concertation (concepteurs/utilisateurs : réunions, documents...) échéancier de livraison des modèles et maquettes - validation des solutions proposées choix des modèles à commenter sélection des maquettes infonnatisées à présenter durée accordée à la fonnulation des critiques durée accordée aux corrections conditions de la recette des modèles et maquettes 3) Orientations pour la réalisation Le scénario de réalisation sera esquissé, pour être affiné en cours d'étape : plan de réalisation (global ou fractionné) plan de conversion (si nécessaire) orientations sur les moyens techniques...

2 Le cahier des charges (partie fonctionnelle)

Références à MERISE, Méthode de conception Chapitres 2, 3, 4, 5, 6, 7. Plus précisément : sur l'étude de l'existant

- interviews de postes de travail - consolidation de l'interview - recensement des règles - recensement des données - synthèse des traitements avec organisation

sur le niveau conceptuel des données - les règles de base du formalisme - les cardinalités - les règles de normalisation

sur le niveau conceptuel des traitements - les règles de base du formalisme - description des opérations - découpage en domaines - découpage en processus - événements inter-processus

sur le niveau organisationnel des traitements - règles d'organisation - les règles de base du formalisme - description des phases - découpage en procédures - tâches homme-machine

sur les modèles externes - règles de construction sur la validation - validation d'un modèle externe de mise à jour - validation d'un modèle externe de consulta- tion

- validation du modèle conceptuel des données - quantification - production des sous-modèles conceptuels

r 1. Etude de l'existant 1.1. Diagramme des flux

DIA GRAMME DES FL UX

1.2. Les règles de gestion RG 1 - La bibliothèque ALPHA est, en priorité, une bibliothèque de loisirs. En par- ticulier, elle n'a pas vocation à assurer des missions d'archivage ou une recherche documentaire très élaborée. RG 2 - La bibliothèque offre la consultation sur place de son fonds documentaire et un système de prêt en libre accès à ses adhérents. Elle fait connaître son fonds et les nouveautés reçues par des animations, des expositions, un catalogue périodique... RG 3 - La bibliothèque ne dispose pas de crédits propres. Son fonds est approvi- sionné régulièrement par un service administratif de tutelle qui passe les com- mandes de livres, fascicules ou cassettes de préparation aux concours. Ce service souscrit également les abonnements aux périodiques pour le compte de la biblio- thèque. RG 4 - Le service administratif de tutelle tient informée la bibliothèque du prix de chaque acquisition nouvelle de façon à ce que le responsable de la bibliothèque puisse réclamer le remboursement des documents perdus ou endommagés par les emprunteurs. RG 5 - La bibliothèque gère trois types de documents : - des livres - des documents de préparation de concours, sous forme de fascicule ou de cassette de magnétophone - des revues périodiques. RG 6 - Pour faciliter la consultation du fonds, l'adhérent dispose d'une représenta- tion codifiée de celui-ci. Chaque ouvrage est représenté par une notice comportant des informations descriptives. Ce système, volontairement limité aux livres, n 'est pas mis en place pour les autres documents. A chaque livre reçu, cette opération de catalogage doit être accomplie. RG 7 - Il peut exister plusieurs exemplaires d'un livre, d'une cassette ou d'un fasci- cule. En revanche, chaque numéro de revue est unique (un seul abonnement sous- crit par revue). Dans le cas d'un livre, une seule notice est servie pour tous les exemplaires identiques. RG 8 - En complément de la recherche par consultation des notices, il est demandé de pouvoir pratiquer une recherche documentaire simple par mot-matière. Les mots-matières affectés à un livre ou un numéro de périodique sont sélectionnés, après analyse du document, dans une liste d'autorité fournie par le service de tutelle.

RG 9 - La notice descriptive servie par le catalogage comporte : - les nom, prénom et qualité de l'auteur principal et des co-auteurs éventuels (en cas de doute sur l'auteur principal parmi les co-auteurs, le critère alphabétique est retenu) - le nom et la fonction d'autres collaborateurs du livre tels que préfacier, illustra- teur, traducteur...

- le titre principal - le ou les titres secondaires -l'éditeur, son adresse et l'année d'édition - la collection ou sous-collection et le numéro du livre dans la collection - un ou plusieurs codes systématiques (code principal et codes secondaires) préci- sant le genre du livre (guide touristique, roman policier, religion...) - le format du livre et le nombre de pages - des notes complémentaires en format libre. RG 10 - Les critères de consultation des notices sont les suivants, au minimum : - nom de l'auteur principal - nom du titre principal - code systématique principal ou secondaire. RG 11 - Les adhérents peuvent demander une réservation de livres si ceux-ci sont momentanément indisponibles. Au retour du livre, l'adhérent réservataire le plus ancien est avisé par la bibliothèque. La réservation est accordée pour une durée de deux semaines. Au-delà elle tombe d'office, sans conservation d'historique. RG 12 - Pour être adhérent, il est demandé de fournir les renseignements suivants : - nom - prénom - titre - adresse du domicile - adresse de travail - date de naissance - téléphone du domicile - téléphone de travail - profession - date d'adhésion - catégorie d'emprunteur. Une pièce d'identité, ainsi qu 'une preuve de domiciliation dans la commune, sont réclamées lors de l'adhésion. Par son inscription signée l'adhérent s'engage à rem- placer tout document emprunté en cas de perte ou détérioration. RG 13 - Un droit d'adhésion est perçu selon l'âge et le nombre maximum d'ouvra- ges que l'adhérent désire emprunter simultanément : consultation du fonds, sans emprunt de document : gratuit âge < 18 ans, moins de trois documents empruntés : gratuit âge < 18 ans, de trois à six documents empruntés : 20 Flan âge > 17 ans, moins de trois documents empruntés : 30 F / an âge > 17 ans, de trois à six documents empruntés : 50 Flan. RG 14 - Un inventaire du fonds a lieu à la fin de chaque année. Il est l'occasion de découvrir des livres disparus ou devenus hors d'usage qui sont signalés au service de tutelle pour réapprovisionnement. RG 15 - Certains livres de la bibliothèque sont non-prêtables, en raison de leur caractère d'usuel, de leur taille, de leur prix, de leur rareté, de leur état de conser- vation...

RG 16 - A chaque prêt de livre, de périodique ou de cassette est communiquée à l'emprunteur une date de retour prévue. En cas de dépassement, une pénalité de 1 F /jour de retard peut être perçue. Toutefois l'application de cette amende est lais- sée à l'initiative de la bibliothèque. RG 17 - Le délai de prêt est normalement fixé à trois semaines. En fonction de la période, ce délai peut être modifié (période de vacances, préparation de concours...). Cette décision est laissée à l'appréciation de la bibliothèque. RG 18 - Afin de favoriser la rotation des livres prêtés, quelques incompatibilités ou priorités sont imposées : - pas d'emprunts simultanés, par le même adhérent, de deux exemplaires du même livre - pas de possibilité de prolonger la durée d'un prêt, en demandant une réservation tant que le prêt est en cours - une prolongation de prêt est traitée comme un nouvel emprunt - la mise en réserve d'un exemplaire, durant la validité d'une réservation, interdit son emprunt par tout autre adhérent. RG 19 - Un suivi rigoureux des prêts est mis en place de façon à ce que des relances successives, de plus en plus comminatoires, soient adressées aux emprunteurs négli- gents. Les textes de relance ainsi que l'échéancier des niveaux de relance successifs sont standardisés. RG 20 - Des études statistiques sur les durées moyennes de prêts, sur le nombre de prêts, sur les lecteurs négligents, sur les thèmes les plus recherchés... seront effec- tuées. Elles permettront de mieux connaître et satisfaire les goûts des adhérents et seront communiquées trimestriellement au service administratif de tutelle. RG 21 - Le suivi trimestriel d'activité sera l'occasion de communiquer au service de tutelle, pour orienter sa politique d'achats, les livres absents du fonds, mais dont l'acquisition a été souhaitée par un nombre important d'adhérents. Toute remarque ou suggestion personnelle pourra être jointe à ce suivi d'activité. Enfin, il permet- tra d'apprécier l'opportunité de développer une action de communication (exposi- tion, animation...) de façon à susciter de nouvelles adhésions. Des anniversaires, des commémorations, des événements exceptionnels pourront servir de thème à ces actions. RG 22 - Les préparations aux concours existent sous forme de cassettes ou de fasci- cules. Elles sont enregistrées, à leur réception, sous une forme simplifiée ne men- tionnant que la matière, les références du concours et le numéro de fascicule ou de la cassette dans l'ensemble de la préparation. Elles sont accessibles par ces seuls critères et ne donnent pas lieu à dépouillement. Leur durée de prêt peut différer des durées habituelles ; elle dépend de la nature du concours préparé et reste à la dis- crétion de la bibliothèque. RG 23 - La bibliothèque est abonnée à plusieurs périodiques (hebdomadaires ou mensuels). Pour ces revues, elle gère un descriptif de l'abonnement comportant : - nom de la revue - périodicité de parution

- montant de l'abonnement - date de souscription - numéro d'abonné - nom du routeur - adresse du routeur - numéro de téléphone - durée de l'abonnement. RG 24 - Afin de suivre la bonne exécution de l'abonnement, chaque numéro de revue périodique est enregistré dès sa réception. En cas de réclamation, le respon- sable de la bibliothèque traite directement le litige avec le routeur. La durée de prêt des revues est appréciée au coup par coup, en fonction de la demande ; la norme de durée étant plus courte que pour les livres : une semaine. RG 25 - Les adhérents qui le souhaitent peuvent déclarer les thèmes pour lesquels ils éprouvent de l'intérêt, de façon à bénéficier d'une information sélective sur les nouveaux livres reçus. RG 26 - En cas de relances infructueuses, une action contentieuse pourra être engagée par la bibliothèque. Un adhérent ayant donné lieu à cette procédure ne pourra pas renouveler son adhésion immédiatement. La durée de cette période d'exclusion est laissée à l'appréciation du responsable de la bibliothèque. Si la récupération du livre s'avère impossible, une demande de remplacement est com- muniquée à l'organe de tutelle.

1.3. Liste des actions ANALYSER (l'activité de la biblio- thèque) ANNULER (une réservation périmée) ATTACHER (un mot-matière à un livre) CALCULER (la date de retour souhai- tée) CATALOGUER (un livre) CLORE (une action contentieuse) COMMUNIQUER (un catalogue de nouveautés) COMMUNIQUER (un catalogue d'ex- position) COMMUNIQUER (une information ciblée à un adhérent) CONSEILLER (un adhérent) CONSULTER (le fonds logique) CONSULTER (le fonds physique) CONTRÔLER (la catégorie de l'adhé- rent)

CONTRÔLER (le service des abonne- ments) CONTRÔLER (les livraisons de docu- ments) CONTRÔLER (l'état d'un document) CONTRÔLER (une demande d'adhé- sion) DÉCLARER (un adhérent indésirable) DÉPOUILLER (un livre) DÉPOUILLER (un périodique) ENGAGER (une action contentieuse) ENREGISTRER (un abonnement) ENREGISTRER (un document) ENREGISTRER (une adhésion) ENREGISTRER (une préparation de concours) ENREGISTRER (une réservation) ENREGISTRER (une restitution) ENREGISTRER (un livre catalogué) ENREGISTRER (un prêt)

MERISE LE CAHIER DES CHARGES

La réussite d'une informatisation passe par la qualité de son cahier des charges. Celui-ci est à

la fois un outil de dialogue entre concepteur et utilisateur, un descriptif technique rigoureux et un docu-

ment contractuel engageant les différents partenaires.

Ce maillon entre conception et réalisation, ce savoir-faire jalousement détenu par le praticien, est présenté ici en application de la méthode MERISE. Pour illustrer de manière concrète les obstacles, les auteurs traitent deux exemples issus d'une réalité facilement accessible : - le premier - une bibliothèque de loisirs - s'appuie sur un MERISE classique; - le second - une société commerciale de location de voitu- res - propose des évolutions permettant au formalisme de mieux épouser le choix de conception. Issu de la double expérience pratique et pédagogique des auteurs, cet ouvrage s'adresse aussi bien au professionnel qu'à l'étudiant. Le concepteur de projet y trouvera un guide de rédaction, l'utilisateur un document de référence, le sta- giaire un modèle d'application.

ISBN 2-04-019878-4

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