MANUAL DE USUARIO DEL SISTEMA DE MATRICULA PARA EL CETPRO JULIO C. TELLO

1. MANUAL DE USUARIO

1.1.DIAGRAMAS DE SECUENCIA DEL SISTEMAS1.1.1. REGISTRAR PROGRAMACION DE ESPECIALIDAD

1.1.1. REGISTRAR ASIGNACION ACADEMICA

1.1.2. REGISTRAR HORARIO

1.1.3. OBTENER DEUDORES DE PAGO

1.1.4. REGISTRAR PAGO DE MATRICULA

1.1.5. REGISTRAR NUEVO ALUMNO

1.1.6. REGISTRAR INSCRIPCION DE MODULO

1.1.7. REGISTRAR NOTA PROMOCIONAL MODULO

1.1.8. REGISTRAR PLAN CURRICULAR

1.1.9. REGISTRAR NUEVO DOCENTE

1.1.10. CONTROL DE ACCESO AL SISTEMA

1.2. DIAGRAMA DE CASO DE USOSISTEM A ACADEM ICO

<<include>>

Adm inistrador

SS. COOPAC

Secretaria

Usuario

Director

alum no

Reg. Plan Curricular

Reg. Program acion de Carreras

Reg. Program acion Academ ica

Reg. Horario

Reg. Inscripcion de Curso

Reg. Nota Final por Curso

Reg. M atricula

Reg. Pago de M atricula

Reg. Nuevo Docente

Reguistrarse

Pago de M atricula

cajero

DREP

<<include>>

Reg. Pago de M atricula

Reg. M atricula

Reg. Plan Curricular

Reg. Program acion de Carreras

Reg. Program acion Academ ica

Reg. Horario

Reg. Inscripcion de Curso

Reg. Nota Final por Curso

Secretaria

Director

Adm inistrador

SS. COOPAC

alum no

cajero

UsuarioReguistrarse

Pago de M atricula

Reg. Nuevo Docente

1.3. DETALLE CASOS DE USOACTOR CASO DE USO TIPO DESCRIPCION

Usuario

(Director,SecretariayAdministrador)

Registrarse Primario

El usuario ingresa laclave y contraseña paraacceder al sistema. Elsistema verifica e informala disponibilidad delacceso solicitado ypermite el acceso alsistema.

Secretaria RealizarMatricula Primario

La secretaria es quienrealiza la matrícula delos alumnos.

Administrador

AsignarDocente Primario El administrador asigna

docente por especialidad.

Docentes GestionarHorarios

Secundario

El docente gestiona loshorarios y emite alcoordinador.

Administrador

RegistrarProgramación deCarreras

Primario

Administrador registraprogramación de carrerasal.

Administrador

RegistrarProgramación Académica

Primario

El administrador registrala programación Académicarespetando la asamblea dedocente.

Administrador

Registrarhorario

Secundario

El administrador es quienregistra los horarios.

Secretaria RegistrarInscripciónde cursos

PrimarioLa secretaria registra loscursos en los que se hainscrito un alumno.

Secretaria Registrarnotapromocionalde

Primario

La secretaria es quienregistra las notaspromocionales de cadaasignatura, para lo cual

asignatura cada docente hace entregade notas a la secretaria

Administrador

Registrarnuevo plancurricular

Secundario

El Administrador registracada uno de los cursoscontenidos en el nuevoplan curricular

Director Registrarnuevodocente

PrimarioEl Director registra losdatos del docente.

1.4. CONTROL ACCESO. Curso Normal de Eventos

Acción de los actores Respuesta del Sistema

1. Este caso de uso comienzacuando el operador del sistemaenciende el equipo de cómputopara utilizar el sistema. Ypresiona el icono del SIApara utilizar el sistema.

3. El operador (Secretaria oCoordinador) teclea la clavey contraseña. Se oprime elbotón Aceptar.

5. El operador tiene ladisponibilidad de usar elsistema.

2. Presenta el formularioControl de Acceso. Muestra elnombre de la instituciónacadémica. Muestra el semestreactual.

4. Verifica y presenta el menúprincipal.

Cursos Alternos:

Clave y/o contraseña no válidas. Desplegar mensaje: clave y/ocontraseña no son válidas

Casos de Uso Control Acceso.

Actores Secretaría, Coordinador

Propósito Capturar la clave y contraseña para iniciar elsistema.

Resumen El operador (Secretaria o Coordinador) registrala clave y contraseña para inicializar elsistema.

Tipo Primario

1.5. MENU PRINCIPAL

El diseño de las ventanas o pantallas responde a losrequerimientos del sistema, ya que dentro de los atributos delsistema se encuentra la metáfora de interfaz, es decir, detallarlas ventanas que faciliten el trabajo al usuario final. Elproceso de desarrollo de la aplicación se ha basado en este casoen los procesos académicos y en las actividades de los usuariosfinales. Siendo los formularios la base para crear la interfaz deuna aplicación, se ha creado como pantalla principal una ventanaen la que podemos apreciar la estructura del sistema.

Se dispone del menú y sus opciones para el desarrollo de lasopciones necesarias:

Generalidades : Proporcionar información sobre Alumnos, Docentes,Cursos, Planes de Estudios, Carreras Profesionales, es decir,información elemental.

Aplicaciones : Realizar los procesos académicos del sistema.

Consultas: Proporcionar la información oportuna.

Reportes: Emitir reportes de los procesos llevados cabo.

Utilitarios : Opción que permite realizar operaciones de cálculoe informarse de la fecha, etc.

Ayuda : Ventana que permite obtener información sobre el sistema.

Todas estas funciones del menú principal nos han llevado a lanecesidad de contar con las siguientes ventanas:

Ventana de acceso al sistema

Ventana del menú principal.

Ventana para la Programación de Carreras.

Ventana para registrar los horarios.

Ventana para el Proceso de Matricula.

Ventana para la inscripción de módulos.

Ventana para la carga de notas.

Reportes

Permite la presentación y modificación de los datos. Laelaboración de los informes o reportes constituyen la mejor manerade crear una copia impresa de la información extraída o calculadaa partir de la base de datos.

Reporte para el Directorio Alumnos, Docentes, CarrerasProfesionales, Aulas (detalles), lista de carreras programadas.

1.6. REGISTRAR PROGRAMACIÓN DE CARRERASCurso Normal de Eventos

Acción de los actores Respuesta del Sistema

1. Este caso de uso comienzacuando el Jefe del Dpto.Académico realiza laprogramación de carreras delsemestre actual. ElCoordinador elige del menúprincipal la opción RegistrarProgramación de Carrera.

3. Con cada programación decarrera, el coordinadorselecciona el nombre de lacarrera, sección y turno. Seselecciona el nombre del aulaasignada Al terminar decapturar la programación decarreras, el operador cierrael formulario.

5. Al terminar de capturar laprogramación de carreras, elcoordinador cierra elformulario.

2. Presenta el formularioRegistrar Programación deCarrera de la figura Muestrael periodo por modulo actual.

4. Determina y muestra elcódigo, estado y capacidad delaula. Agrega la información.

Cursos Alternos:

Programación de carrera, turno y sección no es válida. Desplegarmensaje informando que programación ya existe.

Casos de Uso Registrar Programación de Carreras.

Actores Jefe del Dpto. Académico (iniciador),Coordinador

Propósito Capturar la programación de carreras y elaula asignada a una carrera en un semestre.

Resumen El Jefe del Dpto. académico define elcuadro de carreras programadas en unsemestre por modulo e informa alCoordinador. El coordinador registra cadauna de las carreras programadas en elsemestre y el aula que le ha sido asignada.Al terminar la transacción, el coordinadorrealiza un reporte al Jefe del Dpto.académico.

1.7. REGISTRAR HORARIOCurso Normal de Eventos

Acción de los actores Respuesta del Sistema

1. Este caso de uso comienzacuando el Jefe del Dpto.

2. El menú principal muestrael formulario Registrar

Académico define el horario declases de una carrera. Elcoordinador elige del menúprincipal la opción RegistrarHorario.

3. El coordinador seleccionala carrera, turno y sección.Después se oprime el botón VERCURSOS.

5. Por cada asignatura, elcoordinador selecciona elnombre de la asignatura yselecciona el día y la hora.Después de registrar elhorario oprime el botónGUARDAR

7. Al terminar de capturarel horario de todos los cursosde una carrera, el coordinadorcierra la ventana y escoge unade las opciones del móduloreporte según losrequerimientos. El operadorindica un informe de loshorarios por docente.

9. El operador envía losreportes para ser entregados acada uno de los interesados.

horario, que solicita losdatos de una carrera. Muestrael actual modulo.

4. Determina y muestra lalista de asignaturasprogramadas a la carrera deacuerdo a la sección.

6. Agrega la información delcurso en la actualtransacción. El código ynúmero de horas de lasignatura se muestran. El auladonde se dictará el curso, yel nombre del profesor semuestra.

8. Genera reportes.

Cursos Alternos:

Lista de cursos por modulo no existe. Verificar que programaciónacadémica de carrera se haya efectuado.

Día y hora de horario no son válidos. Desplegar mensajeinformando que ese horario ya fue ocupado.

Casos de Uso Registrar Horario.

Actores Jefe del Dpto. Académico

(iniciador),Coordinador

Propósito Capturar la distribución de horas declase de los módulos programados a unacarrera.

Resumen El Jefe del Dpto. Académico defineel horario de distribución de horas declase de una carrera en un semestre pormodulo e informa al coordinador. Elcoordinador registra los horarios de cadauno de los cursos programados a unacarrera. Al terminar la operación, elcoordinador solicita un reporte de horariospor docente para enviarlo a los que serelacionan.

Tipo Primario.

1.8. REGISTRAR PAGO DE MATRÍCULA. Curso Normal de Eventos

Acción de los actores Respuesta del Sistema

1. Este caso de uso comienzacuando el alumno realizó en elSIS COOPAC el respectivo pagopor matricula el cual seapersona a Secretaría con sucopia del pago por derecho dematrícula. El operador eligeen el menú principal la opciónregistrar matricula.

3. El operador oprime elbotón Nueva matrícula paraindicar que se trata de unanueva matricula. Por defectoescoge la opción AlumnoRegular y teclea el código delAlumno.

5. Al verificar la boleta deingreso o solicitud delalumno, el operador escoge lacondición de matrícula yteclea el número, fecha y pagode la boleta. Se oprime elbotón Grabar.

7. Registrada la matricula, eloperador retorna losdocumentos.

2. Presenta el formularioRegistrar Matricula.

4. Agrega la información sobreel alumno a la actualtransacción.

6. Agrega la información sobreel pago de matrícula a laactual transacción. Actualizael saldo de matrícula.

Cursos Alternos:

Código de alumno es incorrecto. Despliega mensaje informando queel código del alumno no existe.

N de boleta es incorrecta. Se despliega mensaje informando queel número no es válido. Si el pago es mayor que el costo dematrícula. Se despliega un mensaje informando que el monto no esválido

Casos de Uso Registrar pago de matrícula.

Actores Alumno (iniciador), Secretaría.

Propósito Capturar una matrícula y su correspondientepago.

Resumen El Alumno entrega en Secretaria la copiade la boleta de pago por derecho dematrícula. La secretaria registra el CUA(código único del alumno), el número, fechay monto de la boleta. Al terminar latransacción, el operador remite la copia alCoordinador

La secretaria registra los módulos en losque se ha inscrito un alumno. Al terminarla transacción, la secretaria retorna lacopia de la ficha de matrícula.

La Secretaria entrega al coordinador lacopia de la ficha de matrícula de unalumno.

Tipo Primario.

1.9. REGISTRAR INSCRIPCIÓN DE CURSO. Curso Normal de Eventos

Acción de los actores Respuesta del Sistema

1. Este caso de uso comienzacuando el Secretario realizala matrícula de un alumno conlos módulos por carrera en losque se ha inscrito. Eloperador elige del menúprincipal la opción Inscripciónde Curso.

3. El operador teclea elcódigo del alumno.

5. Por cada asignatura, eloperador selecciona el nombrede la asignatura. Se oprime el

2. Presenta el formularioInscripción de Módulos.

4. Agrega la información sobreel alumno a la actualinscripción.

Determina y muestra el nombre,especialidad, turno y seccióndel alumno matriculado.

Muestra una lista de todos losmódulos programadas a lacarrera y sección donde elalumno se ha matriculado.

botón Inscribir después decapturar cada carrera y sumódulo.

7. Al terminar de capturar loscursos, el operador retorna lacopia de la ficha de lamatrícula.

6. Agrega la información sobrela carrera a la actualinscripción.

El código, tipo, número dehoras y encargado del curso semuestran.

Calcula y presenta el total dehoras inscritas en la pestañaMódulos Inscritos.

8. Genera un reporte de losmódulos inscritos.

Cursos Alternos:

El código del alumno es incorrecto. Desplegar mensaje informandoque el código del alumno no es válido

Casos de Uso Registrar pago de matrícula.

Actores Secretaria (iniciador), Coordinador.

Propósito Capturar los módulos en los que se hainscrito un alumno.

Resumen La secretaria registra los módulos en losque se ha inscrito un alumno. Al terminarla transacción, la secretaria retorna lacopia de la ficha de matrícula.

La Secretaria entrega al coordinador lacopia de la ficha de matrícula de unalumno

Tipo Primario

1.10. REGISTRAR NOTA FINAL POR MÓDULO.Curso Normal de Eventos

Acción de los actores Respuesta del Sistema

1. Este caso de uso comienzacuando el Docente entrega aSecretaría el acta con lasnotas obtenidas por losalumnos inscritos en un módulopor carrera. El operador eligedel menú principal la opciónRegistrar Nota.

3. El operador selecciona laespecialidad, turno y secciónen, luego presiona el botónVer Cursos.

2. Presenta el formularioRegistrar Nota.

4. Determina y muestra unalista de todos módulosprogramados a una carrera,turno y sección.

6. Agrega la información delalumno a la actual transacción.Agrega la información delmódulo a la actual transacción.El código clave de la carrera,

5. El operador selecciona elnombre de la asignatura y porcada alumno inscrito en laasignatura, el operadoringresa el código del alumno yel valor de la nota obtenida.Se oprime el botón Grabardespués de capturar laevaluación del alumno.

7. Al terminar de capturar lasnotas de los alumnos inscritosen un módulo, el operadorremite el acta.

así como el nombre del docente,el nombre del alumno, laobservación de la evaluación.

8. En la pestaña Relación deNotas se muestra el número deaprobados y desaprobados

Cursos Alternos:

La nota no es válida. Desplegar un mensaje informando que lanota no es válida

Casos de Uso Registrar pago de matrícula.

Actores Docente (iniciador), Secretaría, Director

Propósito Capturar las notas promocionales obtenidaspor los alumnos inscritos en un módulo porasignatura.

Resumen El Docente entrega al operador el acta denotas de una asignatura. La secretariaregistra las notas de los alumnos inscritosen un módulo por carrera. Al terminar latransacción, Secretaría retorna el acta alDirector.

Tipo