Manejo de las hojas

Facultad de Ingeniería

Departamento de Ingeniería en Sistemas Profesor: Luis Alberto Ostos D.

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Tabla de Contenido

Formatos Formato a las celdas Separador número Separador alineación Separador fuentes Separador bordes Separador relleno Separador proteger Menú contextual Altura de la fila Ancho de la columna Estilo - Autoformato Manejo de las hojas Ilustraciones

Ficha Revisar Comentarios a una celda Ortografía Cambios Proteger archivo

Trabajo con ventanas Visualizar más datos en la pantalla Pantalla completa Cambiar el factor de escala Ventanas Movimiento entre los diferentes libros de trabajo Guardar y cerrar libros de trabajo Visualizar múltiples libros de trabajo Abrir ventanas múltiples del mismo libro de trabajo División de ventanas en paneles Mantener visibles las etiquetas de filas y columnas Vistas Área de trabajo Formato condicional

Algunos contenidos hacen referencia a documentos inicialmente elaborados por el profesor Alexander Herrera

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FORMATOS

Formato a las celdas

El formato de celdas sirve para modificar el tipo de letra, tamaño, espaciado, etc., de las celdas y su contenido. El formato de las celdas está concentrado en una sola caja de diálogo. Para acceder a ésta se presiona <Ctrl+1> o se selecciona la ficha Inicio y en cada uno de los grupos: Fuente, Alineación o Número puede hacer clic en el Iniciador de cuadro de diálogo.

Al hacerlo aparece la siguiente caja de diálogo:

Cada separador tiene una función distinta y se accesa dando un clic en el separador deseado.

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FORMATOS

Separador Número

La división Número sirve para asignar una notación especial a las celdas que contengan números. Se tienen varias Categorías y en cada una están distintos Códigos de formato. Según el tipo de datos numéricos que se tengan es el formato que se puede elegir. Además, se pueden modificar estos formatos en la caja de Código o se pueden crear nuevos códigos seleccionando la Categoría Personalizada y escribiendo el Código. Algunas de las operaciones que se realizan en este separador tienen equivalencia en la barra de herramientas de formato.

Formato de moneda

Formato de porcentaje

Agrega separadores y dos decimales

Agrega decimales

Disminuye decimales. En la ficha inicio el grupo número facilita estas tareas de manera inmediata.

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FORMATOS

Separador Alineación

Con este separador se controla la alineación de las celdas.

La división Alineación controla el lugar Horizontal y Vertical que va a ocupar la celda dentro de la hoja.

En Orientación se elige como se acomoda el contenido a través de la celda. Con Retorno automático, si el contenido es más largo que el ancho de la columna, se acomoda en varios renglones adaptados al ancho del renglón. Centrar dentro de la selección

Retorno automático

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FORMATOS

En la barra de herramientas, también se pueden hacer algunas alineaciones horizontales como se muestra a continuación:

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FORMATOS

Separador Fuentes

A través de este separador se cambia las fuentes, estilos y tamaño de las celdas. En esta caja seleccionaremos la Fuente, su Estilo y Tamaño. Podremos subrayarlo con Subrayado y escoger el tipo de Subrayado. Además, le daremos efectos de Tachado, Subíndice, Superíndice, Oculto, Versales o Mayúsculas. También se puede cambiar el Color eligiéndolo de la lista correspondiente.

En esta caja seleccionaremos la Fuente, su Estilo y Tamaño. Podremos subrayarlo con Subrayado y escoger el tipo de Subrayado, además, le daremos efectos de Tachado, Subíndice y Superíndice. También se puede cambiar el Color eligiéndolo de la lista correspondiente.

En la barra de herramientas se tienen también algunas de estas acciones, aquí se muestran con su icono correspondiente: Lista de tipos de letra Lista de tamaños de letra

Negritas Cursivas

Subrayado

Lista de colores para las letras

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FORMATOS

Separador Bordes

Con este separador asignamos bordes a las celdas. Con esta división, se pueden asignar los Bordes de la(s) celda(s), su Estilo y elegir un Color de la lista.

Para asignar bordes también se puede utilizar este icono de la barra de formato.

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FORMATOS

Separador Relleno

Con este separador se le da color o diseño a las celdas seleccionadas.

.. A las celdas se les puede asignar un Color en el fondo y un Diseño para que resalte su contenido. El color del fondo de la celda, se puede elegir también con el icono de la barra de formato.

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FORMATOS

Separador Proteger

La protección de una celda, sirve para evitar que se realicen cambios o que no se vea el contenido de la celda.

Seleccione Bloqueada para bloquear la celda y Oculta para que su contenido no se vea. El bloquear y ocultar una celda no basta para que éstas estén ocultas o protegidas. Una vez que se seleccionaron alguna de estas dos opciones, de la ficha Revisar. Esta opción permite Proteger hoja o Proteger libro. Proteger hoja muestra la siguiente caja de diálogo:

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FORMATOS

Se puede escribir una Contraseña pero es opcional. Las opciones de Contenido, Objetos y Escenarios, permiten proteger una o todas estas opciones. Después de realizar esta acción, las celdas que se hayan marcado como bloqueadas no se podrán modificar. Las que se hayan marcado como ocultas, no aparecerán. Proteger libro muestra la anterior caja de diálogo. La Contraseña funciona como en el comando anterior. Con la opción Estructura seleccionada, se protege contra borrado de hojas, cambios de lugar o de nombre, en general se cuida la estructura del libro. Con Ventanas se evita que se cierren, redimensionen o muevan las ventanas. Se puede tener tanto la hoja como el libro protegidos, o sólo uno o ninguno.

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FORMATOS

Menú Contextual

Otra forma de cambiar el formato es presionado el botón derecho del ratón con el texto seleccionado o las teclas <Mayús+F10>. Al hacerlo aparece el siguiente menú junto a la selección: De este menú se puede seleccionar el comando Formato de celdas y seguir el mismo procedimiento que se explicó anteriormente.

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FORMATOS

Alto de la fila

Para dar un efecto distinto o adorno a la hoja, cada fila puede variar su altura. Esto ayuda también, cuando se asigna un tamaño de letra más grande. Para cambiar el alto de la fila, seleccione de la ficha Diseño de página Alto.

En Alto de fila se escribe la medida deseada. Con Alto estándar automáticamente asigna 12.75 que es la medida por omisión para la altura de las filas. Con Ocultar, la fila se reduce a una medida en que desaparece y puede volver a aparecer con la acción contraria que es Mostrar. Mediante Ctrl + 9 del teclado alfabético también se oculta la fila. Otra forma de cambiar el alto de la fila es directamente con el ratón. Colocándolo justo en la división de las filas, el apuntador del ratón cambia a . Con un clic sostenido se varía el alto de la fila. La nueva medida se muestra en la barra de fórmula.

Con un doble clic, automáticamente toma el alto necesario para que el contenido de la fila se vea claramente.

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FORMATOS

Ancho de la columna

Es muy común que la información capturada en una celda no se adapte al ancho de ésta, ya sea que sobre o falte. Por lo tanto, se tiene la opción de cambiar el ancho de la columna. De la ficha Diseño de página seleccione el comando ancho.

En Ancho de columna se escribe la medida deseada. Con Ancho estándar automáticamente asigna 12.29 que es la medida por omisión para el ancho de las columnas. Con la opción Ajustar a la selección se va a tomar el ancho necesario para que se vea claramente el área que este seleccionada. Con Ocultar, la fila desaparece y puede volver a aparecer con la acción contraria que es Mostrar. Otra forma de cambiar el ancho de la columna es directamente con el ratón. Colocándolo justo en la división de las filas, el apuntador del ratón cambia a . Con un clic sostenido se varía el ancho de la columna, y la nueva medida se muestra en la barra de fórmula.

Con un doble clic, automáticamente toma el ancho necesario para que el contenido de la columna se vea claramente.

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FORMATOS

Estilos de celda

Como se vió anteriormente en esta sección, podemos definir una serie de formatos para una o varias celdas. Además de esto, podemos definir un Estilo que es un conjunto de formatos. Ya que se tiene este modelo, se puede aplicar a las celdas sin necesidad de estar aplicando los formatos por separado. Para aplicar, crear o modificar un modelo, seleccione del menú Inicio el comando Estilo, al hacerlo aparece la siguiente caja de diálogo:

En Nombre del modelo se elige qué modelo se va a aplicar. Para crear un nuevo modelo se escribe el nuevo nombre. En esta caja y en el área El modelo incluye se define qué se va a manejar en estos modelos y se incluye a la lista con el botón Nuevo estilo de celda.

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FORMATOS

Si se desea hacer algún cambio, con el botón derecho puede ver Modificar en cada estilo.

El botón Combinar estilos, permite utilizar modelos de otros libros abiertos.

Al hacer clic despliega la siguiente caja de diálogo:

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FORMATOS

De esta caja, se elige el libro del cual se quieran tomar los modelos y después de esto, la lista de modelos cambia por los del libro seleccionado.

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FORMATOS

Autoformato

Es muy común que Excel se utilice para crear tablas de cualquier tipo. Por lo tanto, el formato a estas tablas se hace en base a sus filas y columnas con ciertos criterios ya establecidos. Por esto Excel cuenta con una opción especial para dar un formato automático a las tablas. Para realizar esto, debe de seleccionar la tabla que desea formatear o estar dentro de ella.

Seleccione después del menú Inicio el comando Dar formato como tabla.

En Formato de tabla se tiene la lista de los formatos disponibles que se pueden ver en Muestra. Con el botón Opciones aparecen los Formatos a aplicar en la parte inferior de la caja y de estos formatos se eligen cuáles se van a aplicar, para hacerlo solo seleccione el formato de la tabla.

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FORMATOS

Manejo de hojas

Cada hoja tiene asignado un nombre y una posición dentro de cada libro. Las posiciones y nombre de cada hoja se pueden modificar, con el comando Hoja del menú Formato.

Otra forma de cambiar el nombre de una hoja, es dando un doble clic sobre la etiqueta de la hoja que aparece en la parte inferior de la pantalla. Puede cambiar de esta forma también el color de la etiqueta, las opciones Ocultar y Mostrar funcionan igual que con las filas o columnas o celdas. Ocultar esconde la hoja, y Mostrar la vuelve a aparecer.

Para cambiar una hoja de lugar, se da un clic sostenido sobre la etiqueta de la hoja en la parte inferior de la pantalla. El apuntador del ratón cambia y el lugar a donde se va a mover es señalado con una flecha.

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FORMATOS

Ilustraciones

Excel puede incluir en las hojas, imágenes a modo de ilustración para las mismas. Para incluir una imagen se utiliza el comando Imagen o Imágenes prediseñadas Desde el menú Insertar.


Hay imágenes que se encuentran en el directorio CLIPART de Word. Excel no cuenta con un subdirectorio de imágenes, pero se pueden insertar de esa aplicación o de cualquier otra siempre y cuando Excel las reconozca. Una vez que la imagen ha sido seleccionada e insertada podemos hacerle cambios dando un clic sobre ella. Al hacerlo aparece un cuadro negro con puntos alrededor, de la siguiente forma. Estando así la imagen se puede cambiar de lugar con un clic sostenido en el centro de la imagen y llevándolo a la nueva posición. También se puede cambiar de tamaño, con un clic sostenido sobre cualquiera de los cuadros que rodea la imagen, con un doble-clic se puede modificar el borde y sombreado del dibujo.

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FICHA REVISAR

Comentario a una celda

Para documentar el contenido de las celdas, se cuenta con una opción para añadir un texto a cada celda, sin que ocupe el espacio de éstas para las fórmulas o contenido en general. Para hacer esto, señale la celda a que le quiere agregar la nota y realice alguna de las siguientes operaciones: Presionamos simultáneamente <Mayús> + <F2> o con clic derecho sobre la celda. Cualquiera de las operaciones da como resultado:

Seleccione en la lista Insertar comentario y automáticamente se le desplegará la opción para insertar su comentario.

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FICHA REVISAR

Se escribe el texto deseado, y si se desea se puede Eliminar Comentario seleccionando la celda y dando clic derecho allí encontrara la opción, o puede modificarlo en el mismo menú.

El grupo Comentarios proporciona una herramienta para ubicar “notas” o comentarios sobre las celdas, desplazarse por los comentarios, mostrarlos u ocultarlos y eliminarlos.

Si quiere imprimir los comentarios, lo puede hacer desde la ficha Diseño de página, en el grupo Configurar página

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FICHA REVISAR

Haga clic en el iniciador del cuadro de diálogo situado en el extremo inferior derecho de Configurar página.

En la pestaña Hoja

dentro del cuadro comentarios haga clic en Como en la hoja o Al final de la hoja y por último haga clic en Imprimir.

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FICHA REVISAR

Ortografía

Para revisar la ortografía de una hoja de cálculo, Haga clic dentro de la hoja que esté editando y oprima F7 o seleccione el botón ortografía para revisar la hoja activa completa, incluidos los valores de las celdas, comentarios de las celdas, gráficos incrustados, cuadros de texto, botones, encabezados de página y pies de página.

Excel no revisa las hojas de cálculo protegidas, las fórmulas ni el texto resultante de una fórmula. Además, si la barra de fórmulas está activa al revisar la ortografía, Excel sólo revisará el contenido de la barra de fórmulas. Opcionalmente, para revisar sólo una parte específica del texto, seleccione dicha parte.

El grupo Revisión adicionalmente proporciona las siguientes herramientas:

• Referencia: Busca en los materiales de referencia como diccionarios, enciclopedias y servicios de traducción con el fin de dar el significado.

• Sinónimos: para ubicar palabras con significado parecido a las palabras seleccionadas. • Traducir: Traduce el texto seleccionado a un idioma diferente.

Ejercicio corrección ortografía

• En una celda escriba la palabra nino y oprima F7, corrija la tílde.

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FICHA REVISAR

• Luego halle su significado en el diccionario de la real academia de la lengua • Halle su equivalente en Francés

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FICHA REVISAR

Cambios

El grupo Cambios permite personalizar la protección tanto para evitar la edición del libro como de la Hoja de trabajo.

Proteger Libro restringiendo su edición

De esta forma se protege la estructura y ventanas de un libro mediante una contraseña o sin ella, impidiendo que un usuario cambie, mueva o elimine por accidente o premeditadamente datos importantes, puede proteger determinados elementos de la hoja de cálculo o libro. "No olvide que contraseña es el modo de restringir el acceso a una hoja de cálculo, una hoja de datos o parte de una hoja de cálculo. Las contraseñas de Excel pueden tener hasta 255 letras, números, espacios y símbolos. Debe escribir correctamente las letras mayúsculas y minúsculas cuando defina y especifique contraseñas".

Restringir Edición

Impide que se realicen cambios no deseados en la estructura del libro como mover, eliminar o agregar hojas.

Para proteger la estructura de un libro, active la casilla de verificación Estructura.

Para que las ventanas del libro tengan siempre el mismo tamaño y posición cada vez que se abra el libro, active la casilla de verificaciónVentana.

Active esta casilla de verificación Para impedir que los usuarios Estructura · Vean hojas de cálculo que se hayan ocultado. · Muevan, eliminen, oculten o cambie los nombres de las hojas de cálculo. · Inserten nuevas hojas de cálculo u hojas de gráfico. · Muevan o copien hojas de cálculo en otro libro

· En informes de Tabla Dinámica, muestren los datos de origen de una celda en el área de datos, o muestren páginas de campo de página en hojas de cálculo independientes.

· En escenarios, creen un informe de resumen de escenario.

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FICHA REVISAR

· En el complemento Herramientas para análisis, usen las herramientas de análisis que colocan los resultados en una nueva hoja de cálculo.

· Graben nuevas macros. Ventanas · Cambien el tamaño y la posición de las ventanas del libro cuando éste se abre. · Muevan, cambien de tamaño o cierren las ventanas. Nota Los usuarios podrán ocultar y mostrar las ventanas.

Proteger elementos de la hoja de cálculo.

Impide que un usuario cambie, mueva o elimine por accidente o premeditadamente datos importantes, puede proteger determinados elementos de la hoja de cálculo o libro, con o sin una contraseña.

Antes de Proteger la Hoja, debe bloquear las celdas que se quieren proteger. Por lo general toda la hoja está protegida, por lo tanto debe señalar toda la hoja

Y desbloquearla para luego bloquear solo las celdas que se quieren proteger.

En la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en Formato y luego en Formato de celdas.

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FICHA REVISAR

En la ficha Protección, active o desactive la casilla de verificaciónBloqueada según su elección y, a continuación, haga clic enAceptar.

Para ocultar las fórmulas que no desea mostrar, haga lo siguiente: En la hoja de cálculo, seleccione las celdas que contienen las fórmulas que desea ocultar. En la ficha Inicio, en el grupoCeldas, haga clic en Formato y luego en Formato de celdas. En la ficha Protección, active la casilla de verificación Oculta y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Para desbloquear objetos gráficos (como imágenes, imágenes prediseñadas, formas o gráficos SmartArt) de forma que otros usuarios puedan modificarlos, haga lo siguiente: Mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en cada objeto gráfico que desee desbloquear. Se mostrarán las Herramientas de imagen o las Herramientas de dibujo junto con la ficha Formato.Sugerencia Puede utilizar también el comando Ir a para seleccionar rápidamente todos los objetos gráficos de una hoja de cálculo. En la ficha Inicio, en el grupo Modificar, haga clic en Buscar y seleccionar y, a continuación, haga clic en Ir a. Haga clic enEspecial y luego en Objetos. En la ficha Formato, en el grupoTamaño, haga clic en el iniciador del cuadro de diálogo situado junto a Tamaño. En la ficha Propiedades, desactive la casilla de verificación Bloqueado y, si aparece, active la casilla de verificaciónBloquear texto.

Nota No hace falta que desbloquee los botones o los controles para que los usuarios puedan hacer clic en ellos y usarlos. Puede desbloquear gráficos incrustados, cuadros de texto y otros objetos creados con herramientas de dibujo que desee que los usuarios puedan modificar.

En la ficha Revisión, en el grupo Cambios, haga clic en Proteger hoja.

En la lista Permitir a los usuarios de esta hoja de cálculo, seleccione los elementos que desee que los usuarios puedan cambiar, teniendo en cuenta la siguiente tabla:

Active o desactive esta casilla de verificación Para impedir que los usuarios

Seleccionar celdas bloqueadas

· Muevan el puntero a celdas que tienen activada la casilla de verificación Bloqueadoen la ficha Protección del cuadro de diálogoFormato de celdas. De forma predeterminada, los usuarios pueden seleccionar celdas bloqueadas.

Seleccionar celdas desbloqueadas

· Muevan el puntero a celdas que tienen desactivada la casilla de verificaciónBloqueado en la ficha Protección del cuadro de diálogo Formato de celdas. De forma predeterminada, los usuarios pueden seleccionar celdas desbloqueadas, y pueden presionar la tecla TAB para desplazarse por las celdas desbloqueadas de una hoja de cálculo protegida.

Formato de celdas

· Cambien cualquiera de las opciones de los cuadros de diálogo Formato de celdas oFormato condicional. Si aplicó formatos condicionales antes de proteger la hoja de cálculo, el formato seguirá cambiando si un usuario especifica un valor que satisfaga una condición diferente.

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FICHA REVISAR

Formato de columnas · Utilicen cualquiera de los comandos de formato de columnas, incluidos los que permiten cambiar el ancho de columna u ocultar las columnas (ficha Inicio, grupoCeldas, botón Formato).

Formato de filas · Utilicen cualquiera de los comandos de formato de filas, incluidos los que permiten cambiar el ancho de fila u ocultar las filas (ficha Inicio, grupo Celdas, botón Formato).

Insertar columnas · Inserten columnas.

Insertar filas · Inserten filas. Insertar hipervínculos · Inserten nuevos hipervínculos, incluso en celdas desbloqueadas.

Eliminar columnas

· Eliminen columnas.

Nota Si Eliminar columnas está protegida e Insertar columnas no está también protegida, un usuario podría insertar columnas que no puede eliminar.

Eliminar filas

· Eliminen filas.

Nota Si Eliminar filas está protegida eInsertar filas no está también protegida, un usuario podría insertar filas que no puede eliminar.

Ordenar

· Utilicen cualquier comando para ordenar datos (ficha Datos, grupo Ordenar y filtrar).

Nota Los usuarios no pueden ordenar rangos que contienen celdas en una hoja de cálculo protegida, independientemente de esta configuración.

Usar Autofiltro

· Usen las flechas desplegables para cambiar el filtro en rangos al aplicar autofiltros.

Nota Los usuarios no pueden aplicar ni quitar rangos de autofiltros en una hoja de cálculo protegida, independientemente de esta configuración.

Usar informes de tabla dinámica

· Apliquen formato, cambien el diseño, actualicen o modifiquen de algún otro modo informes de tabla dinámica, o creen nuevos informes.

Modificar objetos

Realicen alguno de estos procedimientos:

• Efectúen cambios en los objetos gráficos, incluidos mapas, gráficos incrustados, formas, cuadros de texto y controles, que no se bloquearon antes de proteger la hoja de cálculo. Por ejemplo, si una hoja de cálculo tiene un botón que ejecuta una macro, puede hacer clic en el botón para ejecutar la macro, pero no puede eliminar el botón.

• Efectúen cambios, como modificar el formato, en un gráfico incrustado. El gráfico sigue actualizándose cuando cambian sus datos de origen.

• Agreguen o editen comentarios.

Modificar escenarios

· Vean escenarios que ha ocultado, realicen cambios en escenarios protegidos frente a modificaciones y eliminen dichos escenarios. Los usuarios pueden cambiar los valores de las celdas modificadas, si las celdas no están protegidas, y agregar nuevos escenarios.

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FICHA REVISAR

Compartir Libro

Permite que varias personas trabajen en un libro al mismo tiempo.

El libro se debe guardar en una ubicación de red donde varias personas puedan abrirlo.

Los libros que contienen Tablas no se pueden compartir.

Para compartir el libro active la casilla de verificación

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FICHA REVISAR

Proteger Archivo o Libro de trabajo

Protejer Libros de Trabajo. Para proteger el acceso al libro existen dos tipos de contraseñas:

• Contraseña de apertura: Para que solo puedan acceder al libro aquellas personas que conocen la contraseña.

• Contraseña de escritura: Para que cualquier persona pueda acceder al libro de trabajo, pero solamente lo puedan modificar aquellas personas que conozcan la contraseña, en caso contrario se puede guardar el contenido del libro pero con otro nombre, garantizando que el archivo protegido permanezca original.

• Se recomienda solo lectura: Informa al usuario que preferiblemente debe ser para lectura.

Pasos para proteger el acceso al Libro

• Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Guardar como.

• Haga clic en Herramientas y, a continuación, en Opciones generales.

• Active la casilla de verificación que desee.

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FICHA REVISAR

• Haga clic en Aceptar. • Haga clic en Guardar. • En el caso de seleccionar Se recomienda sólo lectura • Si se desea dejar intacto el Libro debe responder SI, pero que si desea hacerle algun cambio

debe responder al mensaje NO

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TRABAJO CON VENTANAS

Visualizar más datos en pantalla

Una de las opciones para visualizar el máximo posible de datos en la pantalla es maximizar la ventana del documento, aunque la mayoría de las veces no es una medida suficiente. Otra posibilidad es ocultar ciertos elementos de la pantalla con la orden Pantalla completa:

O cambiar el factor de escala de visualización de los datos con la orden de Zoom:

O bien activar la opción Vista previa de salto de página:

Pantalla Completa

Si las barras de herramientas no se usan a menudo, se pueden ocultar al igual que otros elementos tales como el título de la ventana de aplicación, la barra de Estado y la barra de Fórmulas al ejecutar Ver, Pantalla. En pantalla aparece el botón Pantalla completa.

Cambiar el factor de escala

La orden Zoom del menú Vista o la caja Zoom de la barra de herramientas Estándar permiten aumentar o reducir el factor de escala para visualizar la hoja, lo que permite ver un área mayor o menor a la misma. Las escalas inferiores al 100 por 100 reducen el tamaño de las celdas, con lo que se puede visualizar un mayor número de celdas. Una escala superior al 100 por 100 aumenta el tamaño de las celdas al mismo tiempo que reduce el número de celdas visibles. Aunque se haya aumentado o reducido la ampliación de las celdas, éstas se pueden modificar, introducir datos en ellas o ejecutar cualquier orden. El factor de ampliación no influye a la hora de imprimir la hoja.

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Para ajustar el tamaño de las celdas a su valor por defecto, se debe elegir la opción de escala de 100 por 100. Para elegir el factor escala, seleccione del menú Vista el comando Zoom.


Seleccione el factor de escala deseado e introdúzcalo, de 10 a 400. La opción Selección amplia el área seleccionada hasta llenar la ventana de documento.

Ventanas

Cuando se abre un libro de trabajo, éste se sitúa y se gestiona en una ventana de documento al ser éstas las unidades que usan los programas en el entorno Windows. El número de ventanas abiertas está limitado únicamente por la cantidad de memoria de los computadores, pero sólo se puede trabajar en la ventana activa, la situada delante de las demás o al lado de las otras, si son lo suficientemente pequeñas. De todas formas, sólo hay una hoja activa en cada momento, aquella cuya barra de título aparece resaltada. El tamaño de las ventanas de los libros de trabajo será el mismo que el tamaño del libro activo. Las ventanas pueden estar visibles o en forma de iconos. Cuando una ventana de documento se maximiza, las demás ventanas abiertas también lo hacen y se expanden hasta ocupar toda la pantalla. Además, la barra de Título de la ventana de documento se une con la barra de título de la ventana de la aplicación.

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Movimiento entre los diferentes libros de trabajo

Para moverse por los libros de trabajo abiertos hay diversas posibilidades, según las ventanas que ocupen: Sean visibles total o parcialmente; bastará con hacer clic con el mouse en cualquier zona de la ventana deseada. No están visibles, en cuyo caso: Ejecute el menú vista y allí en Cambiar ventanas puede ver las otras ventanas abiertas.

Haga clic sobre el nombre del libro de trabajo al que se desea acceder.

Guardar y cerrar libros de trabajo

Para cerrar el libro de trabajo activo, ejecute botón de Office, Cerrar.

Si se han realizado cambios, aparece la siguiente cada de diálogo:

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En esta caja de diálogo se pregunta si se desea guardar el contenido antes de cerrar. Si no se desea cerrar la ventana, se selecciona el botón Cancelar. Para cerrar todos los libros de trabajo abiertos al mismo tiempo: Pulse la tecla <Shif> antes de desplegar el botón de office. Seleccione cerrar todo.

Visualizar múltiples libros de trabajo

En el caso de que se desee ver varios libros de trabajo al mismo tiempo, Ejecute Vista, Organizar todo.

Al hacerlo aparece el siguiente cuadro de diálogo:

Las opciones que aparecen en la lista Organizar ventanas son: En mosaico: coloca todas las ventanas como si fueran baldosas. Horizontales: Reduce e iguala el tamaño de las ventanas y las dispone de arriba abajo. Verticales: Reduce e iguala el tamaño de todas las ventanas y las visualiza de izquierda a derecha. Cascada: Superpone las ventanas a lo largo de la pantalla. Seleccione cómo desea ver los libros de trabajo de la lista y haga clic en Aceptar.

Abrir ventanas múltiples del mismo libro de trabajo

En diferentes ocasiones puede ser necesario visualizar dos partes diferentes de la misma hoja o del mismo libro de trabajo; por ejemplo, para introducir información en una parte de la hoja y ver los resultados en otra zona de la hoja, o en más de una hoja del mismo libro de trabajo. Al ejecutar Vista, Nueva Ventana, Excel permite abrir una segunda ventana del libro de trabajo activo.

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Para abrir una segunda ventana de una hoja de cálculo:

• Active la hoja de cálculo deseada • Ejecute Vista, Nueva ventana. Aparentemente no sucede nada. • Ejecute Vista, Organizar. Aparece el cuadro de diálogo Organizar Ventana. • Seleccione el tipo de organización: mosaico, horizontal, etc. • Activar la caja Ventanas del libro activo. • Haga clic en el botón aceptar.

Cuando se abren ventanas múltiples sobre el mismo documento, Excel las diferencia añadiendo dos puntos y un número al nombre del documento en la barra de título: la ventana original: 1 y la nueva ventana: 2, que pasa a ser la ventana activa. Cada vez que se ejecuta Ventana, Nueva ventana, la ventana recién creada pasa a ser la ventana activa con las mismas propiedades que las ventanas de documento. y aparece sobre las ventanas preexistentes, como se ve en la siguiente figura:

Pueden dimensionarse, maximizarse, moverse y convertirse en iconos. Si se desea ver más información en ambas ventanas, deberán moverse y redimensionarse en la forma que se desee. Sólo puede haber una ventana activa en cada momento, aquella con la cual se está trabajando.

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Para cambiar de ventana activa se puede realizar una de las siguientes acciones: Hacer clic con el ratón en cualquier lugar de la otra ventana. Pulsar Ctrl + F6 o Ctrl + <Shif> + F6 En cada ventana del libro de trabajo se puede visualizar la hoja de cálculo deseada siempre que pertenezca al mismo libro de trabajo. Para cerrar este tipo de ventana, ejecute Archivo, Cerrar. Si el libro de trabajo ha cambiado su contenido, guarde los cambios.

División de ventanas en paneles

Otra forma de dividir una hoja en nuevas ventanas, para poder ver diferentes partes de la misma, consiste en dividir horizontal y/o verticalmente la ventana de documento en paneles. Su principal ventaja es la capacidad de desplazamiento sincronizado. La creación de una división vertical/horizontal se realiza de la siguiente forma:

Active la celda a partir de la cual se desea efectuar la división. Ejecute Vista, dividir. La ventana se divide en dos o cuatro paneles al dibujar Excel dos líneas en la parte superior izquierda de la celda activa.

Para dividir ventanas verticalmente haciendo uso del ratón: Coloque el ratón en la barra, situada en

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la parte derecha de la barra de desplazamiento horizontal. El puntero del ratón adopta la forma de dos líneas verticales con pequeñas flechas horizontales.

Arrastre hacia la izquierda la barra de división hasta el punto deseado y suelte como se ve en la siguiente figura:

La división horizontal se realiza de la misma forma, pero situando el puntero del ratón en la barra horizontal, situada en la parte superior de la barra de desplazamiento vertical.

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Arrastre hacia abajo la barra de división hasta el punto deseado y suelte como se ve en la siguiente figura:

La división horizontal genera un sincronismo vertical, mientras que la división vertical lo genera horizontalmente. Una vez dividida la ventana se sitúan en cada panel las celdas deseadas.

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Para eliminar la división, ejecute Vista, Quitar división o haga doble clic con el ratón en la línea de división que se desea eliminar. Haga clic para ver el tutorial dinámico

http://www.javeriana.edu.co/atico/ova/excel/clase2_a.html

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Mantener visibles las etiquetas de filas y columnas

Si la hoja de cálculo es muy grande y no se puede visualizar en una sola pantalla, al desplazarnos de una celda a otra cambia el rango de visualización y pueden desaparecer los rótulos de las filas y de las columnas.

En consecuencia, a la hora de introducir información no se sabe exactamente a qué fila y columna pertenece la celda activa. Para que esto no ocurra, es posible mantener siempre visibles los rótulos de las filas y/o columnas, independientemente de la zona en que nos encontremos en la hoja de cálculo. Si se desea: Inmovilizar los rótulos de las filas, active la celda de la columna A situada debajo de la fila que se desea inmovilizar. Inmovilizar los rótulos de las columnas, active la celda de la fila 1 situada a la derecha de la fila que se desea inmovilizar. Inmovilizar los rótulos de las filas y de las columnas, active la celda situada debajo de la fila y de la columna que se desea inmovilizar. Por último, ejecute ventana, Inmovilizar paneles. Excel traza una línea horizontal por encima de la celda activa y otra vertical a la izquierda de la celda activa como se muestra en la siguiente imagen:

Para eliminar la división, ejecute Vista, Quitar división o haga doble clic con el ratón en la línea de división que se desea eliminar. Haga clic para ver el tutorial dinámico http://www.javeriana.edu.co/atico/ova/excel/clase2_b.html

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Vistas

Excel incorpora un administrador de vistas que permite ver una hoja de cálculo con diferentes configuraciones de presentación en pantalla y de impresión. También se pueden presentar, imprimir y almacenar diferentes vistas de la misma hoja sin necesidad de guardarlas por separado. Una vista guarda los siguientes aspectos de una hoja de cálculo:

• Las celdas seleccionadas así como la celda activa. • El tamaño y la posición de la ventana. • Rótulos inmovilizados. • Porcentaje de ampliación o reducción de las celdas. • Esquemas. • Área de impresión.

Para crear una vista, ejecute Vista, Vistas personalizadas.

Verá la siguiente caja de diálogo:

Haga clic en el botón Agregar

Se abrirá la siguiente caja de diálogo:

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Escriba el nombre que se desea dar a la vista en el cuadro Nombre, para facilitar la identificación de las vistas, se recomienda incluir el nombre de la hoja activa en el nombre. Seleccione las opciones deseadas de Incluir en la lista

• Configuración de Impresora • Configuración de filas ocultas, columnas ocultas y filtros.

Haga clic en el botón Aceptar. Para mostrar una vista: Ejecute Vista, Vistas personalizadas. Seleccione el nombre de la caja Vistas. Haga clic en el botón Mostrar. Para borrar una vista: Ejecute Vista, Vistas personalizadas. Seleccione el nombre de la caja Vistas. Haga clic en el botón eliminar. Para imprimir una vista: Ejecute Vista, Vistas personalizadas. Seleccione el nombre de la caja Vistas. Haga clic en el botón mostrar. Haga clic en el botón imprimir de la barra de herramientas estándar.

Área de trabajo

Un área de trabajo es un grupo de libros en los que se guarda información sobre los libros de trabajo abiertos incluyendo su organización, tamaño y posición de la ventana de documento en la pantalla. Para crear un área de trabajo:

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Abra todos los libros de trabajo que desee incluir en el área de trabajo. Sitúe los libros tal y como desee que aparezcan al abrir el área de trabajo. Ejecute Vista, Guardar área de trabajo

Se abrirá la siguiente caja de diálogo:

Acepte el nombre sugerido, REANUDAR.XLW, o introduzca el deseado en la caja Nombre del archivo. Haga clic en el botón Guardar. Para abrir un área de trabajo: Ejecute Archivo, Abrir Seleccione el archivo deseado de la lista de la caja Nombre del archivo. Haga clic en el botón aceptar.

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Formato condicional

Utilice un formato condicional que le ayude a explorar y analizar datos visualmente, a detectar problemas importantes y a identificar modelos y tendencias. El formato condicional ayuda a responder estas preguntas porque facilita el proceso de resaltar celdas o rangos de celdas interesantes, de destacar valores inusuales y de ver datos empleando barras de datos, escalas de colores y conjuntos de iconos. Un formato condicional cambia el aspecto de un rango de celdas en función de una condición (o criterio). Si la condición es verdadera, el rango de celdas basa el formato en dicha condición; si la condición es falsa, el rango de celdas no tiene formato basado en dicha condición. Seleccione un rango de celdas o asegúrese de que la celda activa está en una tabla o en un informe de tabla dinámica. En la ficha Inicio, en el grupo Estilos, haga clic en la flecha situada junto a Formato condicional y, después, en Escalas de color o cualquiera de las otras opciones.

Las más usadas son:

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Depende de la opción seleccionada, podrá configurar los valores y colores a condicionar

Hay una opción muy útil que permite resaltar celdas con datos repetidos que se encuentra en Resaltar reglas de celdas – Duplicar valores.

Manejo de las hojas

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