Norma Técnica Nacional: Lineamientos para la conformación de expedientes administrativosPablo Ballestero Rodríguez, profesional DSAE

Agenda de la charla

Conceptos generales

Concepto de expediente

Unidad organizada de documentos,reunidos por el productor para su usocorriente durante el proceso deorganización archivística, porque serefieren al mismo tema, actividad oasunto.

• Fuente: ISAD-G

1. Expedientes elaborados por procedimiento:

Método de ejecutar algunas

cosas

Actuación por trámites judiciales o administra-tivos

Expediente de contratación

administrativa

Expediente judicial

2. Expedientes elaborados por actividad

Conjunto de operaciones o tareas propias de una persona o entidad:

• Expediente de salud

• Expediente estudiantil

3. Expedientes elaborados por asuntos:

Materia de que se trata: expediente sobre la inflación, expediente sobre la pobreza

Tema o argumento de una obra: expediente de mantenimiento de

edificios

Ocupación, quehacer: expediente sobre un negocio

Expediente administrativo

Conjunto ordenado de documentos yactuaciones que sirven deantecedentes y fundamentos a laresolución administrativa, así como lasdiligencias encaminadas a ejecutarlas.

Características del expediente administrativo

Existencia de un proceso y

procedimiento administrativo

Afectación de derechos

de particulares

Requisitos formales

Secuencia lógica de actuaciones y

resoluciones

Objetivo del expediente administrativo

1. Testimonio de la rendición de cuentas

2. Transparencia administrativa

3. Conservar el valor probatorio en posibles litigios

4. Evidenciar lo actuado por la administración (forma ordenada)

Exp

ed

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Acto Administrativo

Proceso Administrativo

Procedimiento Administrativo

Componentes del expedientes administrativo

Actividad individual 01:-Elaborar una lista detalla de los expedientes que cada uno de los

participantes administra. -Por favor colocar la información en el chat de la plataforma

Acto administrativo

"... es una declaración unilateral de decisión, conocimiento o juicio efectuada en el ejercicio de la

función administrativa, que produce efectos jurídicos concretos o generales, de alcance

normativo o no, en forma directa o inmediata (...)".

• Fuente: Ernesto Jinesta Lobo

Proceso administrativo

Conjunto de actuaciones coordinadas y orientadas a la producción de una

decisión administrativa

Procedimiento Administrativo

Conjunto de reglas de tramitación delos asuntos propios de laadministración (el camino que debeseguirse para obtener lo que elproceso persigue).

El procedimiento administrativo: según el art. 214 de la LGAP:

Sirve para asegurar el mejor cumplimiento posible de la

Administración

Asegura el respeto de los derechos del administrado

Permite la verificación de la verdad real de los hechos que sirven de

motivo al acto final.

El jurista Ernesto Jinesta Lobo

• Define al procedimiento administrativo como la secuencia o concatenación de actos, actuaciones, formalidades u operaciones de trámite, necesarias para la formación, exteriorización y eventual impugnación del acto administrativo final o definitivo.

Cobro administrativo

Disciplinarios

Reclamos administrativos

Gestiones de despido

Tipos de procedimientos administrativos

Actividad individual 02

De la lista anteriormente elaborada, identifique cuáles expedientes inician o contienen un acto administrativo. Por favor anote sus respuestas en el chat de la plataforma

Actividad individual 03

Escriba en el chat de la plataforma cuál es el procedimiento administrativo que corresponde a los expedientes identificados anteriormente.

GESTIÓN DEL EXPEDIENTE ADMINISTRATIVO

Conformación del expediente

Constitución de un “fólder”, “ampo” o “carpeta”, en el cual se van agregando,

en orden cronológico, todos los documentos que se presenten, ya sea

por parte del administrado o de la misma Administración

Gestión de un expediente

1. Apertura del

expediente2.

Identificación del expediente

3. Agregación

4. Clasificación/Ordenación del expediente

5. Foliatura del

expediente

6. Acceso

7. Custodia

LEGISLACIÓN ENTORNO AL EXPEDIENTE ADMINISTRATIVO

Código procesal contencioso administrativo, Ley n°8508. 28 abril 2006

Art 51

• El expediente administrativo deberá aportarse, cuando así corresponda jurídicamente, mediante copia certificada, debidamente identificado, foliado, completo y en estricto orden cronológico y la Administración conservará el expediente original. Asimismo, en la certificación del expediente administrativo deberá consignarse que corresponde a la totalidad de las piezas y los documentos que lo componen a la fecha de su expedición.

LEY GENERAL DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA LEY N°6227 de 2 MAYO 1978

Art 214

• Dispone que el procedimiento administrativo servirá para asegurar el mejor cumplimiento posible de los fines de la Administración; con respeto de los derechos del administrado, de acuerdo con el ordenamiento jurídico. Su objeto más importante es la verificación de la verdad real de los hechos que sirven de motivo al acto final.

Art 215

• El procedimiento administrativo se aplicará cuando el acto final haya de producir efectos en la esfera jurídica de otras personas.

Art 217

• Las partes tendrán derecho a conocer el expediente con las limitaciones de esta ley y a alegar sobre lo actuado para hacer valer sus derechos antes de la decisión final.

Art 296

• En el despacho de los expedientes se guardará el orden riguroso de presentación.

• La infracción de lo anterior dará lugar a la responsabilidad del funcionario que la hubiere cometido.

Actividad individual 04

Mencione en el chat de la plataforma la unidad de instalación que utiliza para confirmar sus expedientes.

LEY GENERAL DE CONTROL INTERNO, LEY N° 8292. 31 JULIO 2002

Artículo 16 sistemas de información

a)

• Contar con procesos que permitan identificar y registrar información confiable, relevante, pertinente y oportuna; asimismo, que la información sea comunicada a la administración activa que la necesite, en la forma y dentro del plazo requeridos para el cumplimiento adecuado de sus responsabilidades, incluidas las de control interno.

b)• Armonizar los sistemas de información con los objetivos institucionales y verificar que sean adecuados

para el cuido y manejo eficientes de los recursos públicos.

c)• Establecer las políticas, los procedimientos y recursos para disponer de un archivo institucional, de

conformidad con lo señalado en el ordenamiento jurídico y técnico.

Actividad individual 05

Identifique en el chat de la plataforma, cual documento inicia cada uno de los expedientes administrativos que gestiona.

LEY DE PROTECCIÓN AL CIUDADANODEL EXCESO DE REQUISITOS YTRÁMITES ADMINISTRATIVOS, Ley N°8220 de 4 marzo 2002 y su reglamento

Art 32

• La Administración Pública guardará y respetará el orden riguroso de tramitación en los asuntos de la misma naturaleza, de conformidad con su fecha de ingreso.

Art 32

• La alteración del orden sólo podrá realizarse cuando exista causa debidamente motivada, de la cual debe quedar constancias en el expediente.

Art 32

• Para la rastreabilidad y el control de los documentos al presentarse por primera vez ante cualquier entidad u órgano público se creará un expediente numerado y foliado.

Actividad individual 06

Describa en el chat de la plataforma los elementos de identificación de los expedientes administrativos a su cargo.

LEY DE CERTIFICADOS Y FIRMAS DIGITALES Y DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS. Ley n°8454 30 de agosto de 2005

Reconocimiento de la equivalencia funcional

Art 3

• En cualquier norma del ordenamiento jurídico en la que se haga referencia a un documento o comunicación, se entenderán de igual manera tanto los electrónicos como los físicos.

Art 3

• No obstante, el empleo del soporte electrónico para un documento determinado no dispensa, en ningún caso, el cumplimiento de los requisitos y las formalidades que la ley exija para cada acto o negocio jurídico en particular.

Gestión y conservación de documentos electrónicos

Art 6

• Cuando legalmente se requiera que un documento sea conservado para futura referencia, se podrá optar por hacerlo en soporte electrónico, siempre que se apliquen las medidas de seguridad necesarias para garantizar su inalterabilidad, se posibilite su acceso o consulta posterior y se preserve, además, la información relativa a su origen y otras características básicas.

Art 6

• La transición o migración a soporte electrónico, cuando se trate de registros, archivos o respaldos que por ley deban ser conservados, deberá contar, previamente, con la autorización de la autoridad competente.

Art 6

• En lo relativo al Estado y sus instituciones, se aplicará la Ley del Sistema Nacional de Archivos, N.°7202, de 24 de octubre de 1990. La Dirección General del Archivo Nacional dictará las regulaciones necesarias para asegurar la gestión debida y conservación de los documentos, mensajes o archivos electrónicos.

Valor equivalente

Art 9

• Los documentos y las comunicaciones suscritos mediante firma digital, tendrán el mismo valor y la eficacia probatoria de su equivalente firmado en manuscrito. En cualquier norma jurídica que se exija la presencia de una firma, se reconocerá de igual manera tanto la digital como la manuscrita.

Art 9• Los documentos públicos electrónicos deberán llevar la firma digital

certificada.

LEY DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA Y SU REGLAMENTO

Art 6

• Principio de publicidad “… Todo interesado tendrá libre acceso al expediente de contratación administrativa y a la información complementaria …”

Art 7

• Inicio del procedimiento “ … se inicia con la decisión administrativa de promover el concurso, emitida por el funcionario o el órgano competente. Esta decisión, que encabezará el expediente que se forme, será motivada y contendrá, por lo menos, una justificación …”

Art 40

• Toda la actividad de contratación regulada en la presente ley, así como aquella que se regule bajo cualquier régimen especial, deberá realizarse por medio del Sistema digital unificado de compras públicas.

Art 40• El sistema deberá reproducir toda la información relativa a cada una

de las etapas del procedimiento de compras.

Artículos del reglamento

Art 11

• “Expediente. La decisión inicial dará apertura al expediente electrónico de la contratación que estará disponible en el SICOP. Excepcionalmente se conformarán expedientes físicos bajo custodia de la Proveeduría. Dicho expediente deberá estar debidamente foliado y contendrá los documentos en el mismo orden en que se presentan por los oferentes o interesados, o según se produzcan por las unidades administrativas internas. Los borradores no podrán formar parte de dicho expediente.”

Art 11

• La incorporación de los documentos al expediente no podrá exceder de dos días hábiles una vez recibidos por la Proveeduría. Para ello, la Administración, deberá adoptar las medidas necesarias a fin de cumplir la actualización del expediente.

Art 11

• Todo interesado tendrá libre acceso al expediente que podrá ser consultado en el SICOP o en su defecto en la Proveeduría institucional.

• En caso de que el expediente físico se encuentre en alguna otra dependencia, así se deberá indicar al consultante, quien podrá accesarlo en la respectiva oficina donde se encuentre el expediente.

Art 11

• Los expedientes electrónicos se conservarán en el SICOP durante un período mínimo de cinco años posterior a la ejecución total del respectivo contrato o finalización del procedimiento de contratación, su conservación y disposición se realizará aplicando lo dispuesto en la normativa establecida por la Dirección General de Archivo Nacional.”

Norma Técnica Nacional: Lineamientos para la conformación de expedientes administrativos

Esta norma técnica fue aprobada por la Junta Administrativa delArchivo Nacional, órgano rector del Sistema Nacional de Archivos,mediante acuerdo 9 tomado en la sesión ordinaria 24-2020, celebradael 01 de julio de 2020

Publicada en el alcance n° 168 a la Gaceta n° 165 de fecha 08 de julio de 2020

Disponible en la página web del Archivo Nacional:https://www.archivonacional.go.cr/pdf/normativa/norma_expedientes_administrativos.pdf

Presentación

Objetivo: establecer y unificar en las instituciones queconforman el Sistema Nacional de Archivos, los criterios y requisitos para la elaboración de los expedientes administrativos

Aplicación: Obligatoria para el SNA y se instruye al resto del aparato Estatal implementar dentro de su normativa estos lineamientos

Introducción

Estructura de la NTN

Introducción

Administración

Resumen

Definiciones, conceptos generales, abreviaturas …

Especificaciones de la NTN-001

Referencias

Lineamientos para la conformación de expedientes administrativos

Características del expediente administrativo

Conformación del expediente

Acceso

Seguridad

Secuestro

Elementos de control

Consideración del expediente electrónico

Características del Expediente Administrativo

Contar de requisitos formales

Secuencia lógica de actuaciones y resoluciones

Proceso o procedimiento administrativo

Afectación de los derechos o interés particulares

Conformación del expediente

Apertura Identificación Agregación

Otras

consideracionesOrdenaciónFoliatura

Control

Apertura

1) Apertura: Los expedientes administrativos tienen que

iniciar con un documento de solicitud o escrito que dé inicio al procedimiento

administrativo

Identificación

2) Identificación: Para la identificación del expediente, se debe elaborar una carátula

con la información necesaria que permita su recuperación. Entre otros elementos se debe

contemplar: el nombre de la institución, nombre del departamento o unidad

administrativa, titulo del expediente, número de trámite o solicitud, fecha de apertura, fecha de cierre, entre otros elementos.

Agregación

3) Agregación: En esta fase, los documentos que forman parte de un expediente, se

incorporarán dentro de una carpeta siguiendo la secuencia del trámite o la

acción. La carpeta no debe superar los 100 folios, y si llegara a superar esa cantidad se

tiene que abrir un nueva carpeta

Otras consideraciones

4) Otras disposiciones: En un expediente administrativo, no debe incorporar

documentos duplicados, entendiendo estos como repetidos o fotocopias del mismo

documento con las mismas características (sellos, firmas, observaciones escritas por el

usuario, entre otras).

Ordenación del expediente

5) Ordenación: En esta fase, los documentos se deben incorporar, en orden cronológico

ascendente, es decir, del más antiguo al más reciente, de modo que, al abrir el expediente, debe aparecer el folio con la numeración más

baja. Los anexos que forman parte de un documento u oficio, al momento de ordenarlos cronológicamente dentro de un expediente, se considera la fecha del oficio o documento, no la

fecha de los anexos.

Ordenación cronológica

1 de enero del 2003

2002003

5 de abril del 2003

7 de mayo del 2003

4 de julio del 2003

4 de setiembre del 2003

11 de octubre del 2003

1 de diciembre del 2003

Foliatura

Foliación de documentos

Disposiciones técnicas

Números arábigos (1,2)

No adicionar suplementos

Utilizar un mínimo de cuatro caracteres

Se foliará la primera cara del documento

Corrección de la foliatura

Disposiciones técnicas (1)

La foliación se efectuará en números arábigos.

•No utilizar números con el suplemento A, B, C, cifras como 1º, 1 B, 1 i, o los términos “bis” o “tris“.

La numeración deberá ser consecutiva y continua, es decir, sin omitir ni repetir números.

•Utilizar mínimo cuatro caracteres por folio, por ejemplo: “0003, 0100, 1234”. Se debe de iniciar en el folio 0001. No debe existir un folio “0000”.

El folio se colocará en el margen superior derecho de la hoja.

•El número asignado a cada folio deberá consignarse legiblemente sobre un espacio en blanco

Disposiciones técnicas (2)

Solo se foliará en la primera cara del documento, es decir, no se foliará el reverso; aunque exista información en ambas caras de la hoja.

•Evitar realizar la foliatura con trazo fuerte o exceso de tinta, porque puede dañar el soporte.

Para realizar la foliatura se utilizará un foliador con tinta indeleble.

•Dentro del expediente administrativo se foliará todos los documentos en estricto orden cronológico según su fecha de recibido, independientemente se plasme información textual o gráfica, por ejemplo, planos o mapas.

Cuando existen documentos en distintos soportes al papel, como por ejemplo: fotografías, cintas; discos magnéticos, ópticos o de acetato, u otros tipos de dispositivos de almacenamiento, entre otros, y que sean parte del expediente pero que por sus características físicas y de conservación, tienen que almacenarse en otro espacio. Se debe realizar una referencia cruzada en la cual se anote el número de folio correspondiente y el lugar de custodia de dicha pieza documental.

•Cuando se soliciten fotocopias certificadas de un expediente administrativo, lo aconsejable es que, si existen folios con información en ambas caras, frente y vuelto, de esa misma manera se saque la fotocopia por ambas caras, para que no se preste a confusión laeventual existencia de fotocopias sin número de folio consignado.

Corrección de la foliatura (1)

La corrección de la foliatura es una tarea administrativa mediante la cual, al detectarse errores en la foliación de un documento o en la unidad documental, se procede a su respectiva corrección. Para proceder con la corrección debe existir lo siguiente:

• Omisión de la foliatura

• Repetición de foliatura

• Error material al realizar el foliado (ejemplo: que el foliador numérico tenga un daño físico)

• Que un mismo documento cuente con doble foliatura

Corrección de la foliatura (2)

Para la corrección de folios, se debe colocar una línea paralela con lapicero azul o negro (color de tinta distinta al color del folio), sobre el número equivocado, para que sea legible y posteriormente colocar el número correcto en un lugar visible .

• Una vez hecho esto, se debe reiniciar nuevamente la foliación del expediente. Se recomienda utilizar un color de tinta distinto al utilizado, cuando haya que corregir un folio por repetición, error u omisión. En este caso el funcionario responsable del trámite deberá dejar evidencia sobre la corrección de la foliatura a través de un acta donde se plasmen todos los hallazgos, la que se colocará al principio del expediente. Esta acta no se foliará.

Elementos de control

Hoja de control

Índice

Acta de correción de la foliatura

Acceso

Dar acceso a los instrumentos de búsqueda de información pertinente.

• Proveer la infraestructura, el mobiliario y el equipo necesario para la prestación de los servicios de consulta de los expedientes a los usuarios.

Facilitar la reproducción física o electrónica de los expedientes solicitados por los usuarios.

• Considerar las restricciones que regulan el acceso y la consulta de expedientes contenidos en la legislación vigente.

Distinguir los expedientes que se cataloguen secreto de Estado, confidenciales, sensibles o de uso limitado por sus características particulares, con el fin de proteger el interés o información privada.

• Para expedientes administrativos en formato electrónico, se debe considerar la Norma Técnica para la Gestión de Documentos Electrónicos en el Sistema Nacional de Archivos

Seguridad

Las instituciones que forman parte del Sistema Nacional de Archivos son responsables de los expedientes administrativos que son propiedad de la entidad durante su gestión y su permanencia en los respectivos archivos; y los que posean valor científico cultural formarán parte del fondo documental que custodia la Dirección General del Archivo Nacional. La gestión de los expedientes debe ser normada en función de las leyes generales y específicas y los procedimientos establecidos por el Archivo Central de cada institución.

• Los encargados de los archivos centrales y archivos de gestión son responsables de velar por la seguridad, fidelidad, autenticidad e integridad de los expedientes administrativos que custodian, así como de su organización y conservación.

Secuestro de expediente

El secuestro de expedientes administrativos sucede cuando se apersonan a la institución agentes judiciales, con una orden emanada por un juez de la República o por el Ministerio Público, solicitando disponer de aquellos expedientes que estén relacionados con un presunto delito, y que tengan que ser confiscados para servir como medio de prueba.

• Cada institución deberá crear un procedimiento para los casos de secuestro de expedientes administrativos, que se respalde en la normativa nacional e institucional vigente, que garantice la adecuada trazabilidad del expediente y su correcta reincorporación a la institución una vez finalizado el secuestro.

Instrumento de control

Inventarios

• La realización de inventarios deberá hacerse acorde con lo estipulado en la Norma Nacional de Descripción Archivística, además deberá consignarse la cantidad de tomos y la cantidad de folios que contiene cada tomo del expediente.

Registro de préstamo

•Para el diseño del registro de préstamo deberá mantenerse una bitácora que consigne al menos la siguiente información:

•Unidad que custodia los expedientes

•Fecha en que se realiza el préstamo

•Detalle del expediente facilitado

•Cantidad de folios (en caso de que el expediente posea varios tomos, deberán consignarse los folios de cada tomo)

•Nombre de la persona solicitante

•Firma de la persona solicitante

•Fecha en que se devuelve el documento

•Nombre y firma del funcionario que lo recibe

•Un espacio para observaciones

Boletas de préstamo

• Cada vez que un usuario, ya sea interno o externo solicite un expediente deberá de cumplimentarse una boleta que documente dicha solicitud. Esta boleta deberá incluir al menos los siguientes datos:

• Nombre del usuario solicitante.

• Fecha en que se realiza el préstamo.

• Detalle del expediente solicitado (información, contenido, cantidad de folios).

• Firma del usuario solicitante.

Tablas de acceso

• La tabla de acceso es un instrumento formal que identifica los derechos de acceso y el régimen de restricciones aplicables a los expedientes, adjudicando categorías de acceso y seguridad a los documentos.

• Se deberá contemplar para la elaboración de la tabla de acceso del expediente, como mínimo los siguientes elementos:

• Oficina productora

• Tipo documental

• Tipo de usuario

• Categoría de acceso

• Normativa que ampara la restricción de los expedientes

Consideraciones especiales para el expediente electrónico

Primero, gestionar documentoselectrónicos (en estado definitivo

o finalizado). Contemplando la política de formatos oficiales del

MICIT

Segundo, contar con una políticade gestión de documentos

electrónicos. Se debe elaborar por parte del archivista en conjunto con un equipo interdisciplinario. Aprobada por la jerarquía de la

institución. Ser divulgada.

Tercero, poseer un sistema de gestión de documentos

electrónicos de archivo. Si la institución no cuenta con un SGDEA no se puede gestionar

expedientes electrónicos

Finalmente tener un repositoriodigital.

Requisitos para gestionar expedientes electrónicos

Fuente: Guía de aplicación de la Norma Técnica de Interoperabilidad de Expediente Electrónico

Documentos electrónicos: Cualquier manifestación con carácter representativo o

declarativo expresada o transmitida por un medio electrónico o informático, se tendrá por

jurídicamente equivalente a los documentos que se otorguen, residan o transmitan por medios

físicos. El empleo del soporte electrónico, para un documento determinado no dispensa en ningún

caso el cumplimiento de los requisitos y formalidades que la ley exija para cada acto o

negocio jurídico en particular.

Índice electrónico generado automáticamente: Esla relación de documentos electrónicos de un

expediente electrónico, firmado por la administración, órgano o entidad, según proceda y

cuya finalidad es garantizar la integridad del expediente electrónico y permitir su recuperación

siempre que sea preciso.

Firma digital del índice electrónico. Conjunto de datos en forma electrónica, consignados junto a

otros o asociados con ellos, que pueden ser utilizados como medio de identificación del

firmante.

Metadatos del expediente electrónico: Dato que define y describe otros datos. Existen diferentes

tipos de metadatos según su aplicación.

Componentes del expediente electrónico

Fase de apertura

Fase de tramitación

Fase de conservación

y selección

Expedientes híbridos

Para evitar la generación de expedientes híbridos, se digitalizarán y se obtendrán copias electrónicas auténticas de los documentos en soporte papel o físico, de modo que serán estas copias las que se incorporen al expediente electrónico.

Con respecto a la autenticidad de las copias electrónicas, se respetará las normas nacionales emitidas por la JAAN en esta materia.

Preguntas

“Una buena pregunta es una semilla que debe sembrarse para que

produzca más semillas, con la esperanza de

reverdecer el paisaje de las ideas.”

John Ciardi

Gracias

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