ÍNDICE

CAPÍTULO I: INTRODUCCIÓN.......................................3CAPÍTULO II: MARCO TEÓRICO.....................................41.1. Concepto de instrumento público.........................41.2. Efecto del instrumento público..........................51.3. Diferentes tipos de instrumentos públicos...............61.3.1....................................Administrativos:

61.3.2.........................................Judiciales:

61.3.3.........................Extendidos por particulares:

61.3.4........Extendido por profesional, funcionario público (Notariales):..............................................61.3.5............................................Civiles

61.3.6.........................................Probatorios

61.3.7.........................................Ejecutivos

81.4. Reproducción de los instrumentos........................91.4.1.........................................Testimonios

91.4.2.....................................Certificaciones

111.4.3.............................................Copias

121.5. El protocolo notarial o co-notariado...................121.5.1. Delimitación del acto connotarial..................13

1.6. Certificaciones........................................131.6.1. Certificaciones electrónicas.......................151.6.2. Características de la Certificación Notarial y Diferencia con Otros Documentos Notariales................16

1.7. Legalización de documentos del exterior................171.7.1...........................................Concepto

181.7.2.......................................Clasificación

18

1.7.3.....................................Características18

1.7.4........................................Formalidades18

1.7.5.....................Órganos de conservación y guarda18

1.7.6...............................Extravío y reposición18

CAPÍTULO 3: CONCLUSIONES......................................19CAPÍTULO 4: BIBLIOGRAFÍA......................................20

CAPÍTULO I: INTRODUCCIÓN

CAPÍTULO II: MARCO TEÓRICO

1.1. Concepto de instrumento público

Según Salas Marrero O. & Hernández Valle R: El vocablo instrumento

es utilizado para designar varias cosas a la ves. En sentido

lato, instrumento designa todo lo que le sirva en una causa para

la correcta averiguación de los hechos. En esta categoría se

incluyen, desde luego, todo tipo de instrumentos.

En sentido específico, son instrumentos públicos los documentos

autorizados por el encargado de ejercer la función Notarial. En

terminos generales, el instrumento público puede ser definido

como “el documento público autorizado por el Notario, producido

para probar hechos, solemnizar o dar forma a actos o negocios

jurídicos y asegurar la eficacia de sus efectos jurídicos”.

El instrumento público también es definido por el Código Civil

de Costa Rica en el artículo 732 de la siguiente manera “Todos

aquellos que han sido redactados o extendidos por funcionarios

públicos, según las formas requeridas y dentro del límite de sus

atribuciones". También son documentos públicos, las fotocopias

de los originales certificados por el funcionario

correspondiente, con razón de ser copias fieles.

Además amplia esta definición en el artículo 732:

"Las fotocopias de los documentos originales, tendrán el

carácter que este artículo establece, si el funcionario

correspondiente de la oficina que las autoriza, certifica en

ellas la razón de que son copias fieles de los originales, y

cancela con el sello de la oficina, las especies fiscales de

ley."

Las fotocopias certificadas por notario, también serán

documentos públicos, según el artículo 82 bis de la Ley Orgánica

del Notariado: "El Notario también podrá extender, bajo su

responsabilidad, certificaciones relativas a inscripciones o

documentos existentes en registros y oficinas públicas incluso

piezas de expedientes, así como de libros, documentos o

atestados particulares o privados, sin que fuere necesario

levantar acta en el protocolo, haciendo constar si la

certificación es literal, en lo conducente o en relación. Si se

tratare de certificación literal podrá usarse el sistema de

fotocopias.

Para todos los efectos legales, esas certificaciones tendrán el

valor que las leyes conceden a las extendidas por los

funcionarios de aquellas dependencias mientras no se compruebe

con certificación emanada de éstos que carecen de exactitud, sin

que sea necesario en este caso arguir de Falsedad.

El Notario que en dichas certificaciones consignare datos

falsos, aparte de las responsabilidades penales y civiles,

correspondientes, será sancionado de acuerdo con las

disposiciones del capítulo V (Régimen Disciplinario) de esta ley

conforme a la gravedad de la falta.

Las certificaciones que expidan los notarios según lo autoriza

este artículo deberán satisfacer las especies fiscales que

corresponda pagar a las que extienda la oficina o Registro de

los cuales se certifiquen inscripciones o documentos. Pero si se

tratare del Registro Público deberán pagarse los derechos

respectivos o agregarse su importe en timbre del Registro

Nacional".

1.2. Efecto del instrumento público

El artículo 124 del Código Notarial establece que “La existencia

del instrumento público se comprueba mediante el original o las

reproducciones de la matriz legalmente expedida. Produce, por sí

mismo, los efectos jurídicos que deban derivarse de la voluntad

de los otorgantes; obliga a las oficinas correspondientes para

darle el trámite necesario a fin de cumplir lo querido por los

otorgantes y prueba, también por sí mismo, los hechos, las

situaciones y las demás circunstancias de que el notario haya

dado fe en el ejercicio de su función.”

Y el artículo 123 del mismo código se refiere a la competencia

de los notarios públicos con respecto a los instrumentos: “Para

todos los efectos legales, las actuaciones de los notarios en

los asuntos de su competencia tendrán igual valor que las

practicadas por los funcionarios judiciales.

1.3. Diferentes tipos de instrumentos públicos

La clasificación más básica de los documentos públicos se puede hacer según su origen.

1.3.1. Administrativos:

Emitidos por instituciones públicas.

1.3.2. Judiciales: Emitidos por la instancia judicial.

1.3.3. Extendidos por particulares:

Emitidos por personas particulares.

1.3.4. Extendido por profesional, funcionario público (Notariales):

Emitidos por un funcionario público o un notario.

Los instrumentos públicos también se pueden clasificar de acuerdo con su efecto:

1.3.5. Civiles

Pueden ser constitutivos, dispositivos o afirmativos:

1.3.5.1. Constitutivos: cuando en ellos se consolide o

constituye un derecho.

1.3.5.2. Dispositivos: cuando en ellos se hacen constar

obligaciones o derechos futuros o sujetos a condición

suspensivas o resolutorias.

1.3.5.3. Afirmativos: cuando solamente hacen constar algún hecho, como el caso del acta Notarial.

1.3.6. Probatorios

En principio, consiste este efecto en la indubitabilidad, es decir,

que no puede dudarse de su

contenido.

Los efectos probatorios del documento o instrumento público, se

encuentra en los artículos 735 a 740 del Código Civil, que dicen:

Artículo 735: Los documentos o instrumentos públicos mientras no sean

arguidos de falsos, hacen plena prueba de la existencia material de

los hechos que el oficial público afirma en ellos haber realizado él

mismo, o haber pasado en su presencia en el ejercicio de sus

funciones.

(Así reformado por Ley No. 16 del 12 de diciembre de 1887).

Artículo 736: En el caso de ser acusada criminalmente la falsedad de

un documento o instrumento público por ese solo hecho y hasta que se

resuelva el juicio sobre la falsedad; y en el caso de aparecer prueba

de falsedad en lo accesorio podrán los tribunales suspender

provisinalmente la ejecución del contrato.

La falsedad consiste en no ser cierto alguno o algunos de los hechos

afirmados en el documento por el funcionario que lo autoriza.

(Así reformado por Ley N° 16 del 12 de diciembre de 1887).

Artículo 737: El documento otorgado por las partes ante cartulario

hace fe, no sólo de la existencia de la convención o disposición para

prueba de la cual ha sido otorgado, sino aún de los hechos o actos

jurídicos anteriores que se relatan en él en los términos simplemente

enunciativos, con tal que la enunciación se enlace directamente con la

convención o disposición principal.

Las enunciaciones extrañas a la convención o disposición principal, no

puede servir de otra cosa que de principio de prueba por escrito.

(Así reformado por Ley Ng 16 del 12 de diciembre de 1887).

Artículo 738: La prueba que resulta de los instrumentos públicos se

hace por los originales o por medio de copias legalmente sacadas de

los mismos originales.

Artículo 739: La copia sacada de la matriz, con observancia de las

formalidades legales, hará fe por sí sola de su exactitud con el

original, pero la parte a quien perjudique puede pedir que se

confronte con éste y si no resultaren conformes se estará a lo que

diga la escritura original o matriz, salvo que aquella contenga

enmendaduras, raspaduras y otros defectos legales semejantes pues en

esos casos, así como en el de no poder verificar la confrontación, por

haberse perdido el protocolo hará fe la copia mientras legalmente no

se demuestre su inexactitud o falsedad.

(Así reformado por Ley No. 16 del 12 de diciembre de 1887).

Artículo 740: El documento en que se consigna una obligación sin

expresar la causa de ella, hace presumir la existencia y legalidad de

dicha causa, mientras el deudor no niegue; pero si éste negare, el

acreedor estará obligado a probar la existencia de la causa, sirviendo

el documento como principio de prueba escrita. La disposición de este

artículo comprende también los documentos privados.

1.3.7. Ejecutivos

Los instrumentos públicos tienen fuerza o mérito ejecutivo, para

efectos procesales, de acuerdo

con el artículo 428 del Código Procesal Civil que establece:

Son títulos ejecutivos:

1)  El testimonio de una escritura pública no inscribible

debidamente expedida o, en su caso, la certificación de este

testimonio. El notario autorizante no podrá negarse a

extenderla; tampoco el Archivo Notarial, cuando sean

inscribibles.

2)  El testimonio de una escritura pública debidamente inscrito

en el Registro Público.

3)  Las certificaciones de asientos de inscripción del Registro

Público.

4)  El documento privado reconocido ante la autoridad judicial

competente, o declarado reconocido en rebeldía de la parte.

5)  La confesión judicial hecha por la parte y la que se tenga

por prestada en rebeldía de la misma parte.

6)  Las certificaciones de resoluciones judiciales firmes que

establezcan, a cargo de un tercero o de una parte, la obligación

de pagar una suma líquida, cuando ésta no hubiere podido

cobrarse dentro del mismo proceso.

7)  Toda clase de documentos que por leyes especiales tengan

fuerza ejecutiva.

(Reformado por ley 7764 Código Notarial)

1.4. Reproducción de los instrumentos

Para la reproducción de los instrumentos públicos aplican los

artículos 112 a 123 del Código Notarial, los cuales indican los

supuestos normativos aplicables a tal actuación notarial.

Dentro de la reproducción de instrumentos públicos, el Código

contempla en el artículo 112 tres tipos, que consisten en: a)

Testimonios; b) Certificaciones, y c) Copias auténticas.

1.4.1. Testimonios

Los testimonios constituyen la reproducción del instrumento

público original.

En el Artículo 113 del código notarial se establece que:

Solamente el notario podrá expedir testimonios de los

instrumentos públicos otorgados en su protocolo, mientras el

respectivo tomo esté en su poder. Si ya el protocolo hubiere

sido devuelto a la oficina correspondiente, los testimonios

podrán ser expedidos por el notario o el funcionario encargado

de custodiar el tomo, salvo lo dispuesto por el Artículo 123.

El testimonio consta de dos partes, según el artículo 114 del

mismo código: la copia literal total o parcial, de la matriz y

el engrose, que le confiere calidad ejecutoria para producir los

efectos jurídicos respectivos.

El código establece sobre el engrose en el artículo 115 lo

siguiente:

El engrose debe hacer constar que se reproduce el instrumento

matriz, identificándolo con su número, la página donde se inicia

y el tomo del protocolo donde consta; la conformidad de la

confrontación con el original; además, si se trata del primer

testimonio o de ulterior y en qué momento se expide, así como el

lugar, la hora y la fecha, si se extiende con posterioridad a la

autorización de la matriz. En la reproducción parcial debe

expresarse esta circunstancia.

Al expedirse el testimonio en virtud de orden judicial o de

funcionario autorizado por

ley, en el engrose se indicará el tribunal o el funcionario que

lo ordena, su nombre y el

cargo que desempeña, la fecha de la orden o la hora y la fecha

de la resolución

respectiva.

El notario deberá firmar el testimonio e imprimir al lado o al

pie su sello.

Al testimonio el notario podrá realizarle “correcciones” según

establece el artículo 118 del código:

Al copiarse la escritura original, podrán incorporarse al

testimonio las adiciones y enmiendas practicadas en la matriz o

bien agregarse por medio de nota al pie.

Los errores y las omisiones de copia que se detecten al expedir

el testimonio, se especificarán y salvarán a continuación del

engrose, como nota antes de la firma respectiva. Los que se

adviertan después podrán enmendarse mediante razón notarial,

fechada y autorizada por el notario público, al pie del

testimonio.

Con igual autorización, los errores y las omisiones del engrose

podrán corregirse después de la firma del testimonio.

El notario que, con vista en la matriz, corrija un error

inexistente en ella, será sancionado según este código, sin

perjuicio de la responsabilidad penal.

El código también establece en el artículo 119 las razones

notariales de los testimonios: “Las reproducciones de

instrumentos públicos y documentos extraprotocolares, podrán

llevar al pie las razones notariales exigidas por las leyes y

los reglamentos para efectos administrativos o de otra índole;

no será necesario anotar en la matriz las razones consignadas en

dichas reproducciones.”

1.4.1.1.Clases de testimonios

1.4.1.1.1. Primeros

Los primeros son los expedidos al firmarse la escritura original

o dentro de los diez días hábiles siguientes y serán firmados

por el notario y las partes cuando estas lo deseen.

1.4.1.1.2. Ulteriores

Los ulteriores son los expedidos en cualquier otra oportunidad.

El notario los extenderá o, en su caso, el Archivo Notarial,

cuando cualquiera de las partes o una persona con interés

legítimo lo solicite, o lo ordene algún funcionario autorizado

por ley. Aun cuando el tomo respectivo esté depositado, el

notario podrá expedir testimonios de escrituras que haya

autorizado.

1.4.2. Certificaciones

Las certificaciones se regulan en el artículo 120 del Código Notarial el cual establece que:

Las certificaciones de instrumentos públicos deben

indicar, al comienzo, el nombre y los apellidos del

notario público o del funcionario que las extienda, la

condición de notario o el puesto que el funcionario

desempeña, el tomo del protocolo y la página donde se

asentó o inició el instrumento público, el nombre del

notario y la manifestación de que la reproducción es

parcial, en su caso.

A continuación se copiará el instrumento original, ya sea

en forma total o en lo conducente.

Como conclusión se expresará la conformidad con la

escritura original, la adición y la cancelación, cuando se

exijan, tanto de las especies fiscales como de los

derechos de ley; además, el lugar, la hora y la fecha de

expedición.

Seguidamente, el notario o el funcionario autorizará el

documento con su firma y sello.

Las certificaciones deben indicar el nombre y los

apellidos del solicitante.

Respecto de errores y notas, se aplicarán las normas

anteriores sobre testimonios.

1.4.3. Copias

El Código Notarial establece sobre las copias en su artículo 121

lo siguiente: “Para usos administrativos o particulares, podrán

expedirse copias simples y constancias de los instrumentos

públicos, las que no sustituirán los testimonios ni las

certificaciones.”

1.5. El protocolo notarial o co-notariado

La figura del connotariado surge cuando dos o más notarios

autorizan instrumentos conjuntamente en el tomo de protocolo de

alguno de ellos. El connotariado está regulado por el Código

Notarial que establece los siguiente puntos a resaltar:

Artículo 20: Si dos o más notarios actuaren en conjunto,

todos serán solidariamente responsables por las faltas u

omisiones, salvo si las circunstancias revelaren que son

imputables solo a uno o algunos de ellos.

Artículo 45: Los notarios deberán actuar en su protocolo,

excepto en las actuaciones conjuntas o extraprotocolares.

Solo podrán tener en uso un tomo del protocolo. Una vez

concluido, debe depositarse en el Archivo Notarial, que

expedirá el comprobante para solicitar, a las autoridades

correspondientes, un nuevo tomo y autorizarlo.

Artículo 123: En instrumentos públicos autorizados por dos

o más notarios públicos, cualquiera de ellos puede expedir

reproducciones del instrumento en que haya actuado.

1.5.1. Delimitación del acto connotarial

La forma normal de que los notarios elaboren instrumentos

públicos es mediante el uso de su tomo de protocolo en curso,

cuyo préstamo esta prohibido y es penado por ley. A modo de

excepción se admite el connotariado, cuyo límite es que todos

los notarios intervinientes están sujetos a las obligaciones

propias del desempeño como es brindar la asesoría jurídica y

notarial respectiva, identificar debidamente a las partes,

actuar con imparcialidad, guardar el secreto profesional,

formular advertencias y reservar y llevar a cabo la

autorización.

Los connotarios están obligados a participar activamente del

otorgarmiento del instrumento público y no basta solo con firmar

con posterioridad al acto, ya que esto puede implicar la

autorización de actos o contratos cuyos ortorgamientos no han

presenciado.

El artículo 146 del Código Notarial establece una suspensión de

tres a diez años para los notarios que autoricen actos o

contratos cuyos otorgamientos no hayan presenciado o faciliten

su protocolo o partes de él a terceros, para la confección de

documentos notariales.

1.6. Certificaciones

Las certificaciones, como se menciona anteriormente son un tipo

de reproducción de un instrumento publico.

El artículo 66 de los Lineamientos para el Ejercicio y Control

del Servicio Notarial definen una certificación como: “Actuación

extraprotocolar mediante la cual el notario, por intermedio de

la fe pública y bajo su responsabilidad, hace constar hechos,

situaciones o datos presentes en documentos públicos o

privados.”

Con respecto al ámbito de la certificación el mismo lineamiento

establece en el artículo 68 que: “La autorización del notario

para extender certificaciones se constriñe al ámbito documental

o asientos informáticos, por lo que no es posible la

certificación de manifestaciones verbales o acontecimientos

observados, pues para ello la legislación ha reservado otros

mecanismos.”

La potestad certificadora es asignada en el artículo 110 del

Código Notarial que dice:

Los notarios podrán extender, bajo su responsabilidad,

certificaciones relativas a inscripciones, expedientes,

resoluciones o documentos existentes en registros y

oficinas públicas, así como de libros, documentos o piezas

privadas en poder de particulares. Para este fin, pueden

utilizar fotocopias. En todo caso es necesario indicar si

el documento se certifica literalmente, en lo conducente o

en relación.

Si lo certificado fueren documentos privados, el notario

debe dejar copia auténtica en el archivo de referencias,

con indicación del solicitante y de la hora y fecha en que

se expidió.

En estas certificaciones, podrán corregirse errores

materiales o subsanarse omisiones en la pieza original y

en las protocolizaciones, lo cual debe advertirse.

Siempre deben satisfacerse las especies fiscales

correspondientes, los timbres o derechos que deban

cubrirse, como si las certificaciones fueran expedidas por

la oficina o el registro donde constan las piezas

originales.

Para todos los efectos legales, esas certificaciones

tendrán el valor que las leyes conceden a las extendidas

por los 3 funcionarios de dichas dependencias, mientras no

se compruebe, con certificación emanada de ellos, que

carecen de exactitud sin que sea necesario, en este caso,

arguir falsedad.

El notario que en dichas certificaciones consigne datos

falsos, aparte de las responsabilidades penales y civiles,

será sancionado disciplinariamente.

En las certificaciones de documentos privados en poder de

particulares será aplicable, en lo pertinente, el artículo

107.

Sobre las certificaciones el notario deberá tener el cuenta

también lo siguiente:

Control de certificaciones (Artículo 73 Lineamientos para

el Ejercicio y Control del Servicio Notarial): El notario

deberá asignar un consecutivo a toda certificación que

expida. Además deberá llevar un registro con el número de

certificación, nombre del solicitante y el número del

pliego de papel de seguridad que utilizó, salvo si

certifica en la copia misma, sin perjuicio de las copias

que se deben incorporar al archivo de referencia.

Vigencia (Artículo 74 Lineamientos para el Ejercicio y

Control del Servicio Notarial): Notarialmente no existe

norma que indique la vigencia de las certificaciones,

entendiéndose que su vigencia se mantendrá hasta tanto los

datos que sustentan la certificación no varíen.

1.6.1. Certificaciones electrónicas

Los artículos 71 y 72 de los Lineamientos para el Ejercicio y

Control del Servicio Notarial establecen sobre las

certificaciones electrónicas lo siguiente:

Artículo 71. Certificación de medios electrónicos. Cuando lo

certificado es extraído de una base informática, el notario está

obligado a conservar una impresión de la información obtenida en

su archivo de referencias, indicando el nombre del solicitante,

la fuente, fecha y hora de la consulta.

Artículo 72. Requisitos para certificar medios electrónicos. La

impresión de un documento electrónico es admisible como medio

mecánico para la expedición de certificaciones, en el tanto se

cumpla la normativa que rige la materia y los siguientes

lineamientos:

a. Deberá expedirse en papel de seguridad con el fin de

garantizar la identidad del notario.

b. Al igual que todos los documentos notariales, deberá llevar

sello blanco y la firma del notario.

c. La razón de certificación contendrá el nombre completo y

apellidos del fedatario, lugar de oficina, número de

consecutivo, cantidad de papel de seguridad utilizado, fecha,

hora y minutos de la consulta y si se trata de una certificación

literal o en lo conducente. Se debe indicar que corresponde a

una reproducción fiel e idéntica de la información y caracteres

contenidos en la consulta correspondiente, con identificación

del aspecto o circunstancia objeto de certificación.

d. Satisfacer las especies fiscales o tasas impositivas.

1.6.2. Características de la Certificación Notarial y Diferencia con Otros Documentos Notariales

Según Pelosi las diferencias más importantes de la certificación

notarial son las siguientes:

I) Sólo contienen declaraciones del escribano, en tanto que en

las escrituras y en las actas hay además declaraciones de los

sujetos instrumentales.

II) Se trata de un documento autorizado por notario sin la

concurrencia de persona alguna y por ello no es de esencia la

llamada audiencia notarial. No hay obstáculo en que estén

presentes en el momento de la autorización las personas que

legítimamente corresponda.

III) Es una especie de acta, en cuanto sólo se autentican hechos

y no actos jurídicos. Sin embargo, se diferencian de ellas por

la razón ya apuntada que no se recogen declaraciones de las

partes y en que la narración es breve o sintética. Sin descartar

que en algunos casos hay relación más que narración.

IV) En nuestra legislación dentro de los certificados se

comprenden los testimonios por exhibición y por referencia,

denominaciones éstas que no han tenido recepción ni en los

textos ni en la práctica notarial argentina; por lo contrario,

los testimonios se confunden o identifican con las copias, que

sólo deben estar constituidas por los traslados o reproducciones

de los documentos matrices.

V) Por lo expuesto en el punto anterior se explica que aun en

los supuestos en que reproduzcan literalmente (en forma total o

parcial) documentos en general y por extracto documentos

matrices, los certificados pertenecen a la categoría de

documentos extraprotocolares, cuyas principales notas han sido

descriptas. Ello sin perjuicio de que, en su caso, configuren

traslados. En esta afirmación no hay antinomia, pues quiero

significar que a pesar de ser documento extraprotocolar y por lo

tanto original, cumple en esos supuestos la función de traslado.

VI) Se refieren a hechos presentes o pasados, sin necesidad de

que provengan de fuentes documentales.

VII) Deben estar revestidos de las solemnidades y requisitos

formales de los instrumentos públicos en general y de cada clase

de certificado en particular. Será menester aplicar

correctamente las normas y principios notariales y en algunos

casos las disposiciones dictadas por los oréanos de

superintendencia (caso más frecuente: las certificaciones de

firmas).

VIII) En general tienen fe pública originaria y sólo la tienen

derivada cuando documentan hechos ya recogidos, registrados o

conocidos a través de otros documentos.

1.7. Legalización de documentos del exterior

1.7.1. Concepto

1.7.2. Clasificación

1.7.3. Características

1.7.4. Formalidades

1.7.5. Órganos de conservación y guarda

1.7.6. Extravío y reposición

CAPÍTULO 3: CONCLUSIONES

CAPÍTULO 4: BIBLIOGRAFÍA

ASAMBLEA LEGISLATIVA. Ley 7764 del diecisiete de abril de 1998.

Código Notarial. Fecha de vigencia desde: 22/11/1998. Versión de

la norma: 9 de 10 del 04/01/2010. Datos de la Publicación Gaceta

98 del 22/05/1998. Alcance: 17.

DIRECCIÓN NACIONAL DE NOTARIADO. Lineamientos para el Ejercicio

y Control del Servicio Notarial. Publicados en el Boletín

Judicial No 99 del jueves veinticuatro de mayo de dos mil siete.

Salas Marrero O. & Hernández Valle R. (1970). Apuntes de Derecho

Notarial. Tomo I. Universidad de Costa Rica. Facultad de

Derecho. 152.

Palacios Echeverría. I. (1992). Manual de Derecho Notarial.

Investigaciones Jurídicas S.A. San José, Costa Rica. 101-113.

PELOSI, Carlos A. (1992). El Documento Notarial. Editorial ASTREA.

Buenos Aires, Argentina. Pp 266 y 267.