Informe seguimiento ejecucion contrato # 170351-0-2017.pdf

Carrera 30 No. 25-90 Código Postal 111311 PBX: (571) 338 5000 Información: Línea 195 www.haciendabogota.gov.co [email protected] Nit. 899.999.061-9 Bogotá, Distrito Capital – Colombia

SECRETARÍA DISTRITAL DE HACIENDA

DESPACHO DE LA SECRETARIA DE HACIENDA

OFICINA DE CONTROL INTERNO

INFORME

SEGUIMIENTO EJECUCIÓN PROCESO DE CONTRATACIÓN No. 170351-0-2017

Bogotá D. C., 31 de diciembre de 2018

mailto:[email protected]


Tabla de contenido

1. INTRODUCCIÓN ........................................................................................................................... 4

2. OBJETIVOS ................................................................................................................................... 5

3. ALCANCE DEL SEGUIMIENTO ................................................................................................... 5

4. DESARROLLO .............................................................................................................................. 5

4.1 SOLICITUD DE INFORMACIÓN ...................................................................................................... 5 4.2 CONTRATO NO. 170351-0-2017 ............................................................................................... 6

4.2.1 Garantía única ................................................................................................................. 6 4.2.2 Acta de inicio ................................................................................................................... 7 4.2.3 Control de pagos ............................................................................................................. 7 4.2.4 Contrato de soporte y licenciamiento ............................................................................ 11 4.2.5 Reuniones adelantadas por los supervisores ............................................................... 14 4.2.6 Informes mensuales de interventoría ............................................................................ 16 4.2.7 Especificaciones técnicas y Business Blue Print (BBP) ................................................ 17 4.2.8 Pruebas integrales ......................................................................................................... 18

4.3 SOLICITUD DE INFORMACIÓN EJECUCIÓN CONTRATO NO. 170363-0-2017 ................................. 19

5. CONCLUSIONES ........................................................................................................................ 21

6. RECOMENDACIONES ................................................................................................................ 22



Listado de cuadros

CUADRO NO. 1. CUADRO CONTROL DE PAGOS SEGÚN MODIFICACIÓN NO. 170351-1-2017 ........................ 7 CUADRO NO. 2. EXTRACTO DE LA FACTURA DE VENTA NO. 1 ...................................................................... 9 CUADRO NO. 3. EXTRACTO DE COMPROBANTE DE INGRESO DE ELEMENTOS NO. 51 .................................... 9 CUADRO NO. 4. ORDEN DE PAGO NO. 1099 ............................................................................................ 10 CUADRO NO. 5. COMPROBANTE DE INGRESO VS. ORDEN DE PAGO........................................................... 11 CUADRO NO. 6. CANTIDAD DE BBP CON Y SIN REQUERIMIENTOS ............................................................. 17 CUADRO NO. 7. TRM -DEUDA PÚBLICA, SESIONES Y PASOS .................................................................... 18 CUADRO NO. 8. RESPUESTA A SOLICITUD DE INFORMACIÓN SEGÚN CORDIS 2018IE5187 ....................... 19 CUADRO NO. 9. RESPUESTA A SOLICITUD DE INFORMACIÓN SEGÚN CORDIS 2018IE13134 ..................... 20

Listado de imágenes

IMAGEN NO. 1. VIGENCIA DE LA OFERTA CONTRATO DE SOPORTE Y LICENCIA DE SOFTWARE .................... 11 IMAGEN NO. 2. EXTRACTO DEL ANEXO DE SAP ENTERPRISE SUPPORT (“ANEXO”) ................................... 12 IMAGEN NO. 3. EXTRACTO DE TÉRMINOS Y CONDICIONES GENERALES “TCG” O “EULA” .......................... 12 IMAGEN NO. 4. EXTRACTO FECHA DE LA FIRMA DEL CONTRATO ................................................................ 13 IMAGEN NO. 5. EXTRACTO FECHA DE LA FIRMA DEL ACTA DE INICIO .......................................................... 13 IMAGEN NO. 6. CERTIFICADO DE REGISTRO PRESUPUESTAL NO. 513 DEL 2017 ....................................... 14 IMAGEN NO. 7. EXTRACCIÓN SECOP I – INFORME DE EJECUCIÓN ABRIL 2018 ......................................... 16 IMAGEN NO. 8. CERTIFICACIÓN EJECUTADO INFORME DE SUPERVISIÓN MES DE ABRIL DE 2018 .................. 16



1. INTRODUCCIÓN

La Ley 87 de 1993 definió que el Control Interno es el sistema integrado por el esquema de la

organización y el conjunto de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y

mecanismos de verificación y evaluación, los cuales se comprueban a través de la auditoría interna;

de igual forma, con el principio de responsabilidad que rige la contratación pública, las Entidades

Estatales están obligadas a vigilar la correcta ejecución del objeto contratado y a proteger tanto los

derechos de la propia entidad como los del contratista y terceros que puedan verse afectados por la

ejecución del contrato; esta vigilancia tiene como objetivo proteger la moralidad administrativa.

En atención a lo anterior y en cumplimiento de las funciones que le asisten de evaluador

independiente de la gestión, la Oficina de Control Interno (OCI) efectuó seguimiento, con corte a 31

de diciembre del 2018, a las actividades que han sido efectuadas con ocasión de la ejecución del

contrato 170351-0-2017, cuyo objeto es: “Adquirir e implementar el CORE Tributario y el ERP para

la Secretaría Distrital de Hacienda con el fin de optimizar los procesos de la Entidad”.



2. OBJETIVOS

• Comprobar las actividades que han sido desarrolladas con ocasión de la ejecución del

contrato No 170351-0-2017, durante el periodo comprendido entre la firma del contrato

(14 de diciembre de 2017) hasta el 31 de diciembre de 2018.

• Verificar las actividades realizadas por el (los) supervisor(es) y/o interventor del

contrato, atendiendo a las actividades indicadas en la normatividad interna y externa

vigente aplicable al caso.

• Validar la aplicación del concepto de integralidad que ofrece la herramienta tecnológica

SAP.

• Conocer la funcionalidad de la herramienta tecnológica SAP durante las sesiones de

pruebas integrales.

3. ALCANCE DEL SEGUIMIENTO

El seguimiento contempla las actividades desarrolladas en cumplimiento del objeto del contrato No.

170351-0-2017, así como aquellas que se relacionen con el contrato de interventoría No. 170363-0-

2017, cuyo objeto es: “Realizar la interventoría del proceso de adquisición e implementación del

CORE Tributario y el ERP para la Secretaría Distrital de Hacienda con el fin de optimizar los

procesos de la Entidad”; efectuadas durante el periodo comprendido entre la firma del contrato No.

170351-0-2017 (14 de diciembre de 2017) con corte a 31 de diciembre de 2018.

4. DESARROLLO

4.1 Solicitud de información

De conformidad con el seguimiento efectuado por la OCI respecto del proyecto CORE-ERP, se

procedió a revisar la información del contrato 170351-0-2017, para lo cual se comprobaron los datos

publicados en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública (SECOP I), que se encuentran en

el siguiente link:

https://www.contratos.gov.co/consultas/detalleProceso.do?numConstancia=17-1-179301

Para el mencionado contrato se adelantó un proceso contractual mediante la modalidad de

concurso de méritos para escoger la interventoría del contrato del CORE-ERP; se hizo necesario

revisar lo pertinente al contrato de interventoría, puesto que hace parte integral del proyecto; para lo

cual se verificó la información publicada en el SECOP I en el siguiente link:






Como resultado de la búsqueda efectuada, se verificó la información relacionada con el contrato No.

170363-0-2017.

Atendiendo al desarrollo de los mencionados contratos, la OCI procedió a verificar su ejecución, por

lo cual se solicitó, mediante memorando con CORDIS No 2018IE5187 de 1 de marzo de 2018, a los

supervisores designados de conformidad con lo indicado en el contrato, información pertinente a la

ejecución del contrato No 170363-0-2017.

De igual manera, mediante memorando con CORDIS No. 2018IE5188 del 1 de marzo de 2018, la

OCI efectuó solicitud de información de la ejecución del contrato 170351-0-2017 a los supervisores

designados (Subdirector de Soluciones TIC, Subdirectora de Servicios TIC, Subdirector de

Infraestructura de TIC) de conformidad con lo establecido en el contrato.

Mediante memorando No. 2018IE5815 del 7 de marzo de 2018 los supervisores del contrato

170351-0-2017 (Subdirector de Soluciones TIC, Subdirectora de Servicios TIC, Subdirector de

Infraestructura de TIC) remitieron los soportes de los pagos que se han efectuado con corte al 5 de

enero de 2018, copia de los entregables, relación de licencias de la solución CORE Tributario y ERP

de la Secretaría Distrital de Hacienda (SDH) y el comprobante de ingreso al almacén de las

licencias SAP.

De igual manera, la OCI procedió en fecha del 7 de marzo de 2018 a revisar las carpetas físicas de

los dos contratos (170351-0-2017 y 170363-0-2017), con el fin de verificar los documentos que

hacen parte de los mismos y los que se originaron con posterioridad a la suscripción de los

contratos (legalización, aprobación de pólizas, comunicación a los supervisores, acta de inicio del

contrato); así mismo, se verificaron las actuaciones realizadas por los supervisores.

4.2 Contrato No. 170351-0-2017

4.2.1 Garantía única

Se procedió a verificar la constitución de la garantía única a favor de la Secretaría Distrital de

Hacienda, que ampara:

• Calidad y correcto funcionamiento de los bienes y equipos suministrados

• Calidad del servicio

• Cumplimiento

• Responsabilidad civil extracontractual

• Pago de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones laborales

Donde se valida que tanto el valor y la vigencia del amparo, cumplen lo exigido en la cláusula 8

(Garantías) del contrato.



4.2.2 Acta de inicio Se procedió a verificar el acta de inicio del contrato No. 170351-0-2017, el cual señala como fecha

de suscripción el 18 de diciembre de 2017. Teniendo en consideración que el numeral 3.1.1 indica

que las licencias “deberán entregarse dentro de los 15 días hábiles siguientes a la firma del acta de

inicio”, es decir, hasta el 9 de enero de 2018.

4.2.3 Control de pagos Revisado el CD que fue adjuntado según CORDIS No. 2018IE14237 del 7 de junio de 2018 enviado

a la Oficina de Control Interno como respuesta al CORDIS No. 2018IE13134 del 28 de mayo de

2018, se encontró que está vacío. Por lo anterior, se solicitó hacer llegar dicha información lo antes

posible para posteriormente continuar con el seguimiento al proyecto CORE-ERP.

Dentro del seguimiento efectuado por la OCI se verificaron los pagos realizados con ocasión de la

ejecución del contrato 170351-0-2017, atendiendo lo establecido en la Modificación No. 170351-1-

2017, relativo a la forma de pago. Ver cuadro No. 1.

Cuadro No. 1. Cuadro control de pagos según Modificación No. 170351-1-2017

Fuente: Elaboración propia tomando en cuenta la Modificación 170351-1-2017

La Modificación No. 170351-1-2017 señala:

“…

3.1 Hasta un TREINTA Y CUATRO PUNTO DOS POR CIENTO (34.2%) del valor total del

contrato, una vez el Contratista entregue y haya obtenido del interventor del contrato, el recibo a

satisfacción de:

3.1.1. Las licencias de la Solución CORE Tributario y ERP, las cuales deberán entregarse dentro

de los quince (15) días hábiles siguientes a la firma del acta de inicio del contrato.

3.1.2. Una vez el Contratista entregue y haya obtenido del interventor del contrato, aprobación y

recibo a satisfacción de los siguientes entregables:

3.1.2.1 ENTREGABLES

Vr. Contrato

% Producto Valor % Producto Valor % Producto Valor % Producto Valor

30 Entrega de las licencias 11.948.542.500$

4,2

Entregables (plan de gestión

e implementación, plan de

aseguramiento de calidad,

plan de RH, plan de

comunicaciones, etc.)

1.672.795.950$

$ 6.292.899.050 20

Recibo a satisfacción

de la estabilización del

software y

cumplimiento 100% de

las obligaciones

$ 7.965.695.000

Primer pago

PROYECTO CORE-ERP

Segundo pago Tercer pago Último pago

PLAN DE PAGOS - CONTRATO 170351-0-2017, SEGÚN MODIFICACIÓN No. 170351-1-2017

$ 39.828.475.000 30

Recibo a satisfacción de la

solución en ambiente de

pruebas

$ 11.948.542.500 15,8

Uso estable del

software en

ambiente de

producción



3.1.2.1.1 Plan de Gestión e Implementación del Proyecto que contenga sin limitarse a, el cual

deberá entregarse al interventor del contrato dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a

la firma del acta de inicio, y que incluye mínimo:

3.1.2.1.2 Plan de aseguramiento de calidad (que incluya plan de pruebas, criterios de aceptación

de líneas de negocio y módulos de las soluciones).

3.1.2.1.3 Plan de recursos humanos

3.1.2.1.4 Plan de Comunicaciones

3.1.2.1.5 Plan de gestión del riesgo (que incluya lista de riesgos, estrategia de mitigación y

seguimientos semanales).

3.1.2.1.6 Plan de gestión del cronograma (que incluya la metodología y herramienta de

seguimiento, medición de la implementación e indicadores de desempeño (KPI).

3.1.2.1.7 Plan de capacitación

3.1.2.1.8 Plan de gestión de requerimientos (que incluya gestión de la bolsa de horas)

3.1.2.1.9 Plan de puesta en producción (que incluya estrategia de continuidad del negocio y

transición ordenada entre sistemas y estrategia de lanzamiento)

3.1.2.1.10 Plan de gestión del cambio

3.1.2.1.11 Metodología de proyecto (que incluya su descripción)

NOTA: En todo caso sobre el valor del primer pago se realizará un primer desembolso

correspondiente al valor facturado de las licencias y el segundo desembolso corresponderá al

recibo de los entregables enunciados”.

Mediante comprobante de ingreso de elementos No. 51 con número interno 2353, del 22 de

diciembre de 2017 efectuado por Subdirección Administrativa de la SDH, se registró bajo la

descripción de “Licencias de Software“ y se le asignó la placa No. 2071371 y se indicó en las

observaciones “CORE TRIBUTARIO ERP SHD” para su identificación dentro del sistema, lo cual

implica que para la fecha antes citada se recibieron por parte de la Entidad las licencias

relacionadas con la “Solución CORE Tributario y ERP”, cuatro (4) días posteriores a la fecha de

suscripción del acta de inicio, estando dentro de los términos establecidos en el numeral 3.1.1 del

clausulado del contrato 170351-0-2017.

Así mismo, se procedió por parte de la OCI a verificar los valores pagados con ocasión de la

entrega de las licencias de la “Solución CORE Tributario y ERP”, teniendo en cuenta que el valor del

contrato es por TREINTA Y NUEVE MIL OCHOCIENTOS VEINTIOCHO MILLONES

CUATROCIENTOS SETENTA Y CINCO MIL PESOS MONEDA CORRIENTE ($39.828.475.000) y

de conformidad con la Modificación No. 170351-1-2017, numeral 3.1: respecto de la forma de pago

indica que se pagará hasta un treinta y cuatro puntos dos por ciento (34.2%) del valor total del

contrato; se procedió a establecer la equivalencia del porcentaje antes indicado, dando como



resultado el valor de TRECE MIL SEISCIENTOS VEINTIÚN MILLONES TRESCIENTOS TREINTA

Y OCHO MIL CUATROCIENTOS CINCUENTA PESOS MONEDA CORRIENTE ($13.621.338.450). Así las cosas, se procedió a verificar la factura de venta No. 1 proferida por la Unión Temporal Core

Tributario SDH, por valor de ONCE MIL NOVECIENTOS CUARENTA Y OCHO MILLONES

QUINIENTOS CUARENTA Y DOS MIL QUINIENTOS PESOS M/CTE ($11.948.542.500),

correspondiente al primer desembolso del primer pago, equivalente al 30% del valor del contrato,

por efecto de licenciamiento de la solución Core tributario y ERP para la SDH, tal como se observa

en el cuadro No. 2.

Cuadro No. 2. Extracto de la factura de venta No. 1

DESCRIPCION VALOR

UNITARIO

VALOR TOTAL

Licenciamiento de la solución

CORE Tributario y ERP de la

Secretaría de Hacienda Distrital

conforme al contrato No. 170351-

0-2017

$10.040.792.017 $10.040.792.017

Valor en letras:

Once mil novecientos cuarenta y

ocho millones quinientos cuarenta

y dos mil quinientos pesos m/cte.

Subtotal $10.040.792.017

IVA $1.907.750.483

Subtotal $11.948.542.500

Retención en la

Fuente

$351.427.721

Rete IVA $286.162.572

Rete ICA $69.281.465

TOTAL $ 11.241.670.742

Fuente: Información extraída de la carpeta contractual No. 170351-0-2017

Aunado a lo anterior, se verificó el Comprobante de ingreso de elementos No. 51 (con número

interno 2353) aprobado en fecha 22 de diciembre de 2017, mediante el cual se efectuó el registro de

las licencias en el inventario de la entidad; en el mencionado documento se relaciona el valor

unitario de las licencias y los valores respecto de los créditos (impuestos), tal como se observa en el

cuadro No. 3. Cuadro No. 3. Extracto de comprobante de ingreso de elementos No. 51

Ítem Elemento Descripción

Elemento Placa Serial

Cuenta

Débito Valor Unitario Valor Neto

1 1421 Licencias de

software

2071371 N/A 1-6-35-04-

002-001

$10.040.792.017 $11.948.542.500

TOTAL ELEMENTOS

DEVOLUTIVOS

$11.948.542.500

Cuenta Contable Nombre Cuenta Contable Valor Débito Valor Crédito

1-6-35-04-002-001 En bodega – Equipos de Computación

-General $11.948.542.500 $ 0.00

2-4-36-27 Retención de Impuesto de Industria y

comercio $ 0.00 $110.850.344

2-4-36-90-001 Estampilla Universidad Distrital $ 0.00 $100.407.920



2-4-36-90-002 Estampilla Procultura $ 0.00 $50.203.960

2-4-01-02-001 Proyectos de Inversión Administrativa $ 0.00 $11.687.080.276

TOTALES $11.948.542.500 $11.948.542.500


Mediante el documento Orden de Pago No. 1099, del 27 de diciembre de 2017, se indicó que el

valor neto a girar por parte de la SDH es la suma de DIEZ MIL OCHOCIENTOS NOVENTA

MILLONES DOSCIENTOS CUARENTA Y TRES MIL VEINTE PESOS ($10.890.243.020), valor que

resulta de aplicar los descuentos (Rete-ICA, Rete-fuente, etc.) al valor bruto ($11.948.542.500),

como se puede observar en el cuadro No. 4.

Cuadro No. 4. Orden de pago No. 1099

IMPUTACION PRESUPUESTAL

Disponibilidad Código Registro Nombre Valor Aplicación

245 3.3.1.15.07.44.1087.192 513 192 - Modernización

tecnológica de la SDH $7.567.410.250

245 3.3.1.15.05.34.1084.170 513

170 - Actualización de la

solución tecnológica de gestión

tributaria de la SDH

$4.381.132.250

VALOR BRUTO

ONCE MIL NOVECIENTOS CUARENTA Y OCHO MILLONES QUINIENTOS CUARENTA Y DOS MIL QUINIENTOS PESOS

$11.948.542.500

MOVIMIENTO FINANCIERO Y CONTABLE

Descripción %

Descuento Base de Retención Código Contable VALORES

Valor Bruto 1-9-95-01 $11.948.542.500

RETEFUENTE

SERVICIO 3.5% 3.5 $10.040.792.017 2-4-36-05 $351.427.721

RETEICA 6.9 X MIL .69 $10.040.792.017 2-4-36-27 $69.281.465

ESTAMPILLA

PROCULTURA .5 $10.040.792.017 2-4-36-90-002 $50.203.960

ESTAMPILLA UNIV.

FRANCISCO JC 1 $10.040.792.017 2-4-36-90-001 $100.407.920

RETEIVA 15% 15 $1.907.750.483 2-4-36-25 $286.162.573

ESTAMPILLA

PROADULTO

MAYOR

2 $10.040.792.017 2-4-36-90-003 $200.815.841

TOTAL DESCUENTOS $1.058.299.480

VALOR NETO

DIEZ MIL OCHOCIENTOS NOVENTA

MILLONES DOSCIENTOS CUARENTA Y

TRES MIL VEINTE PESOS

$10.890.243.020

Fuente: Información extraída de la Orden de Pago No. 1099

Se pudo observar que, tanto el valor establecido en la factura No. 1 ($11.241.670.742) como el valor

bruto establecido en la orden de pago efectuado ($11.948.542.500), se encuentran acorde con lo

establecido en la cláusula No. 3.1, en cuanto al valor facturado de las licencias correspondiente al

primer desembolso del 30% del primer pago.

Por otro lado, se encontró una inconsistencia en cuanto a una cifra registrada en “valor crédito” en el

documento “Comprobante Ingreso de Elemento” No. 51 (2353), puesto que comparado con la Orden



de Pago No. 1099 presenta un valor diferente para la descripción de la misma cuenta contable, tal y

como se puede observar en el cuadro No. 5.

Cuadro No. 5. Comprobante de ingreso vs. Orden de pago

COMPROBANTE DE INGRESO DE ELEMENTOS No. 51

ORDEN DE PAGO No. 1099

Cuenta Contable

Nombre Cuenta Contable

Valor Crédito Código Descripción Valores

2-4-36-27

Retención de Impuesto de Industria y comercio

$110.850.344 2-4-36-27 RETEICA 6.9 X

MIL $ 69.281.465

Fuente: Elaboración propia tomando en cuenta la información del proceso 170351-0-2017

4.2.4 Contrato de soporte y licenciamiento

Dentro de la revisión efectuada se evidenció que el 13 de diciembre de 2017 se suscribió el

Contrato de Soporte y Licencia de Software, por parte de Informática El Corte Inglés S.A. Sucursal

Colombia (Sublicenciante) y la Secretaría Distrital de Hacienda (Licenciatario). No obstante, llama la

atención el que se hubiere suscrito el contrato de soporte y licencia de software (13 de diciembre de

2017) antes de haberse suscrito el contrato 170351-0-2017 (14 de diciembre de 2017) y de haberse

suscrito el acta de inicio del contrato (18 de diciembre de 2017). La imagen No.1 muestra la fecha

de vigencia y firma de la oferta de soporte y licencia de software.

Imagen No. 1. Vigencia de la oferta Contrato de Soporte y Licencia de Software


La imagen No. 2 muestra la fecha y firma de las partes según el Anexo de SAP Enterprise Support

(“Anexo”), que regula la provisión de los servicios de soporte del Sublicenciante para todo el

software autorizado por el Licenciatario en virtud del contrato.



Imagen No. 2. Extracto del Anexo de SAP Enterprise Support (“Anexo”)


La imagen No. 3 muestra la fecha y firma de las partes del documento Términos y Condiciones Generales del Sublicenciante “TCG” o “EULA”.

Imagen No. 3. Extracto de Términos y Condiciones Generales “TCG” o “EULA”




La imagen No. 4 muestra la fecha y firma de las partes según contrato 170351-0-2017.

Imagen No. 4. Extracto fecha de la firma del contrato


La imagen No. 5 muestra la fecha y firma del acta de inicio según contrato 170351-0-2017.

Imagen No. 5. Extracto fecha de la firma del Acta de Inicio


Mediante los certificados de registros presupuestales No. 513 de 2017, No. 22 de 2018 y No. 22 de

2019), se señalaron los valores referentes para la atención de los compromisos, tal y como se

observa en la imagen No. 6.



Imagen No. 6. Certificado de Registro Presupuestal No. 513 del 2017


4.2.5 Reuniones adelantadas por los supervisores

Dentro de la documentación remitida por los supervisores del contrato a la OCI, se pudo observar lo

siguiente:

En fecha del 26 de diciembre de 2017 se efectuó reunión entre funcionarios de la SDH (Área de

Contabilidad) y el director SGC IECISA, en los que tuvo como agenda tratar los temas referentes a:

Cierre anual y contable, Proceso de consolidación, Usuarios y terceros.

En fecha del 27 de diciembre de 2017, se efectuó reunión entre funcionarios de la SDH (SOTIC) y el

director SGC IECISA en los que se tuvo como agenda “las implicaciones desde el punto de vista del

cierre anual, para definir cuándo será la salida a producción”.

En fecha del 29 de diciembre de 2017 se realizó reunión entre el director SGC IECISA y

funcionarios de la SDH (SAC – DIB – SOTIC) sobre temas relacionados con el proceso de la

contratación de la entidad. El mismo día también se efectuó reunión entre el director SGC IECISA y

funcionarios de la SDH (OPF - SOTIC – DIB) sobre temas relacionados con la planeación financiera,

operaciones financieras e inversiones. Así mismo, se realizó el mismo día reunión con funcionarios

de la SDH (Presupuesto -SOTIC- DIB) respecto de la programación de gastos de funcionamiento,

nóminas de funcionamiento y de inversión; se indicó que se remite a cuatro sistemas (FUT – CHIP -

CICEP-SIRECI) así como temas de reservas presupuestales, indicando que existen cerca de 2500

usuarios activos.

En fecha del 15 de enero de 2018 se efectuó presentación de la interventoría (INDUDATA), donde

en el acta de reunión se destaca lo siguiente:

- De igual se indicó en el acta de la reunión que el 11 de enero de 2018, en cumplimiento de

las obligaciones contractuales correspondientes a la fase de planeación, la Unión Temporal

envió a la SDH doce (12) entregables sujetos a revisión y aprobación por parte de la SDH.



- La Unión Temporal se compromete a modificar el cronograma de trabajo para generar un

Otrosí al contrato por el cambio de forma de pago, el cual será sujeto (sic) a revisión y

aprobación por parte de la SDH.

En el Acta No. 8, efectuada el 22 de febrero de 2018, se indicó que la fase dos BBP inició el 29 de

enero de 2018 y termina aproximadamente el 23 de abril de 2018, indicando la realización de 12

reuniones:

1. Inventario

2. Nómina

3. Recursos Humanos

4. Contratación

5. Planeación Estratégica

6. Presupuesto

7. Seguridad y Salud en el trabajo

8. Tesorería

9. Contabilidad

10. Administración de Deuda Pública

11. Planeación Financiera

12. Impuestos.

De acuerdo con el cronograma de trabajo establecido, los productos y/o servicios recibidos durante

la ejecución del contrato han sido los siguientes:

1. Licenciamiento de la solución CORE Tributario y ERP de la Secretaría Distrital de Hacienda

conforme al contrato No. 170351-0-2017.

2. Planes de proyecto CORE Tributario y ERP de la Secretaría Distrital de Hacienda conforme

al contrato No. 170351-0-2017:

• Plan de Gestión de Implementación

• Plan de Aseguramiento de Calidad

• Plan de Recursos Humanos

• Plan de Comunicaciones

• Plan de Gestión del Riesgo

• Plan de Gestión del Cronograma

• Plan de Capacitación

• Plan de Gestión de Requerimientos

• Plan de Puesta en Producción

• Plan de Gestión del Cambio

• Metodología del Proyecto

• Plan de Migración



4.2.6 Informes mensuales de interventoría

Se observó que los informes mensuales de interventoría comprendidos entre abril y diciembre de

2018, publicados en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública – SECOP I, presentan una

inconsistencia respecto del periodo de ejecución del contrato certificado, puesto que se está

indicando un alcance diferente (18 de diciembre de 2017 al 31 de diciembre de 2019), tal como se

observa en la imagen No. 7, extraída del informe de ejecución correspondiente al mes de abril de

2018, el cual se toma como ejemplo.

Imagen No. 7. Extracción SECOP I – Informe de ejecución abril 2018

Fuente: Información extraída del link:https://www.contratos.gov.co/consultas/detalleProceso.do?numConstancia=17-1-179301

La imagen No. 8 muestra el periodo de ejecución del contrato certificado.

Imagen No. 8. Certificación ejecutado informe de supervisión mes de abril de 2018

Fuente: Información extraída del informe de supervisión del contrato 170351-0-2017 para el mes de abril

Cabe resaltar que están publicados en el SECOP I los informes de supervisión de los meses

comprendidos entre enero y diciembre del 2018.




4.2.7 Especificaciones técnicas y Business Blue Print (BBP)

Al interior de la OCI, se realizó el cruce entre los 1162 requerimientos solicitados por la SDH

(documento: “ANEXO 1 ESPECIFICACIONES TECNICAS Y SUS APENDICES.pdf”, publicado en

SECOP I), y los BBPs publicados en la carpeta BBPs Aprobados del SHAREPOINT; tal como se

indica en el cuadro No. 6.

Cuadro No. 6. Cantidad de BBP con y sin requerimientos

Fuente: Elaboración propia

Por lo anterior, se solicitó vía correo electrónico el 7 de noviembre de 2018 al líder del proyecto Bog DATA, aclarar o indicar cuáles son los documentos BBP que satisfacen los 234 requerimientos.

Según correo electrónico del 7 de noviembre de 2018, el líder del proyecto BOG Data envió las siguientes aclaraciones:

• Todas las requerimientos y obligaciones no necesariamente deben tener un BBP, ejemplo: 47 El proveedor debe realizar el soporte de las Soluciones CORE y ERP en idioma español.

• En las obligaciones hay algunas que son de tipo general, por ejemplo: 28 El proveedor debe asegurar hasta 10.000 horas de consultoría, para atender desarrollos adicionales no especificados; limitándose al aseguramiento del funcionamiento óptimo de las Soluciones CORE y ERP a implementar.

Adicionalmente, la Gerente de Proyecto - Unión Temporal CORE TRIBUTARIO ERP, a través de

correo electrónico del 13 de noviembre de 2018, envía el archivo

SDH_ANX2_IGM_201810_V_1.0.xls mapeado con las evidencias una a una de los ítems del anexo

técnico que están en proceso.

Según correo electrónico del 13 de noviembre de 2018, la Oficina de Control Interno solicitó a la Gerente de Proyecto - Unión Temporal CORE TRIBUTARIO ERP, indicar cuáles son los nombres de los módulos de solución SAP y su descripción.

Según correo electrónico del 15 de noviembre de 2018, la Gerente de Proyecto - Unión Temporal

CORE TRIBUTARIO ERP, envió el archivo Rompecabezas-SAP.png que muestra el mapeo de los

procesos de la SDH que pertenecen a cada uno de los módulos SAP; y el archivo SDH_Glosario de

Terminos_SAP.pdf que contiene la terminología técnica usada en el proyecto.

Según correo electrónico del 19 de noviembre de 2018, enviado al Director de Informática y Tecnología -DIT, se solicita aclarar:

• Por qué los módulos Gestión de deuda e inversiones (TRM) y Gestión de impuestos y recaudación (TRM) tienen el mismo nombre de módulo TRM.

RQs con BBP 928

RQs sin BBP 234

Total RQs 1162



• Por qué el proceso Manejo de Terceros se encuentra tanto en el módulo de Finanzas (FI) y en el de Gestión de impuestos y recaudación (TRM).

A través de correo electrónico del 21 de noviembre de 2018, el Director de la DIT manifiesta que

TRM significa Treasury and Risk Management, en el caso de Deuda Pública; y TRM también

significa Tax and Revenue Management en el caso de Impuestos. Adicionalmente, “Terceros en

SAP se maneja por el módulo FI, pero como en nuestra implementación tenemos que tener la vista

de los ciudadanos se ha visto que el área de Impuestos también debe manejar su “vista” en el

manejo de este dato maestro”. Este punto aún no ha terminado de dilucidarse y siguen en reuniones

al respecto.

4.2.8 Pruebas integrales La OCI participó en las pruebas integrales adelantadas para el módulo TRM_Crédito Largo Plazo Banca Multilateral, iniciadas el 29 de noviembre de 2018; donde se evidenció un script de pruebas con 47 pasos a seguir. El cuadro No. 7 resume la cantidad de pasos ejecutados durante las sesiones del 2018.

Cuadro No. 7. TRM -Deuda Pública, sesiones y pasos

Escenario

Número de

sesión

Fecha

Pasos ejecutados del script

de pruebas

Observaciones

Crédito LP Banca Multilateral

1 29 nov 2018 1 a 6

2 5 dic 2018 7 a 16

3 12 dic 2018 17

4 20 dic 2018 Ninguno Desarrollos de software pendientes


Durante las sesiones se contó con la participación de las áreas de Presupuesto, Tesorería, Contabilidad, Consultores SAP, líderes funcionales y la Oficina Asesora de Planeación (OAP). Así mismo, se verificó la utilización de las planillas de asistencia como soporte de la realización de las pruebas llevadas a cabo.

Por lo anterior, se solicitó a la Oficina Asesora de Planeación, vía correo electrónico el 24 de

diciembre de 2018, enviar las planillas de asistencia de las sesiones desarrolladas hasta dicha fecha

en el piso 16 Sala de PCs. A la fecha de este informe siguen pendientes algunas planillas por

entregar.

Dentro de las incidencias detectadas durante las pruebas integrales:

• No hay claridad en la definición de roles y perfiles de los usuarios

• Las pruebas se retrasan mientras se asignan autorizaciones y accesos a los usuarios

• Existen operaciones que se hacen de forma manual

• El número de desarrollos de software pendiente es considerable

• Falta implementar validaciones de datos de entrada o en la sobreescritura de archivos

• Los datos reportados por los log de errores no permiten identificar de forma clara y rápida la

causa del problema



• Campos que no deben ser modificados la herramienta lo permite

• No hay claridad por parte de las áreas en la definición de los workflows

• En algunas transacciones no se “disparan” mensajes de alerta o advertencia de errores que

informen al usuario lo que está ocurriendo para proceder a solucionarlo.

4.3 Solicitud de información ejecución contrato No. 170363-0-2017

Por medio de documento con CORDIS No. 2018IE5899 del 8 de marzo de 2018, los supervisores

del contrato No. 170363-0-2017 dieron respuesta a los interrogantes que había efectuado la Oficina

de Control Interno, las cuales se sintetizan en el cuadro No. 8.

Cuadro No. 8. Respuesta a solicitud de información según CORDIS 2018IE5187

No. PREGUNTA EFECTUADA POR LA OCI RESPUESTA PROFERIDA

1 Soporte de los pagos realizados a la

fecha del contrato No. 170363-0-2017 A la fecha no se han generado pagos

2 Informe de Supervisión efectuados a la

fecha

Se adjunta archivo informe de Supervisión Enero

2018.pdf

3 Copia de los entregables asociados a

los pagos efectuados A la fecha no se han generado pagos

4 Plan de interventoría, metodología

Se adjunta archivos: SDH – Metodología de Interventoría V1.2.docx, SDH-Plan-Interventoría-V1.2.docx. La herramienta tecnológica dispuesta es Enterprise Architec con un componente MDG, esta herramienta permite modelar cada una de las obligaciones que hacen parte del contrato 170363-0-2017, con su descripción, estado, y la información propia de cada una de estas obligaciones, permitiendo realizar trazabilidad y generar reportes para cada una de estas obligaciones.

5 Cronograma de Actividades

Para el contrato del asunto no existe una obligación de cronograma de actividades, sin embargo, las actividades del contrato de la interventoría se encuentran descritas en el Plan y Metodología del contrato, así mismo este plan y metodología se encuentran alineados con el cronograma presentado por el contrato principal 170351-0-2017. Adicionalmente, se adjunta el informe de supervisión con corte a enero de 2018.

6 Soporte que dé cuenta de la ejecución

del seguimiento exigido

Se adjuntan las actas y/o listas de asistencias de los seguimientos realizados desde la supervisión a este contrato, como se muestra a continuación: -SDH_20180116_001-Presentacion Formal

Equipo.pdf

-SDH_20180119_002-Entrega Carpeta Contrato

170351.pdf

-SDH_20180123_003- Seguimiento Interventoría –

Lista de Asistencia.pdf

-SDH_20180205_004- Seguimiento interventoría

Acta y Lista de Asistencia.pdf

-SDH_20180212_005- Seguimiento Interventoría –




-SDH_20180212_005-Seguimiento Interventoria.pdf

-SDH_20180219_006- Seguimiento Interventoria -


-SDH_20180219_006-Seguimiento Interventoria.pdf

-SDH_20180221_007- Seguimiento Interventoria.pdf

-SDH_20180221_007-Socializacion Plan y

Metodologia.pdf

Fuente: información extraída del memorando No 2018IE5899

Dentro de la verificación efectuada se pudo observar que mediante memorando con CORDIS No.

2017IE26806 del 29 de diciembre de 2017, se comunicó a los supervisores asignados el

perfeccionamiento y legalización del contrato No. 170363-0-2017.

Por medio de documento con CORDIS No. 2018IE14237 del 7 de junio de 2018, los supervisores

del contrato No. 170363-0-2017 dieron respuesta a los interrogantes que había efectuado la Oficina

de Control Interno, las cuales se sintetizan en el cuadro No. 9.

Cuadro No. 9. Respuesta a solicitud de información según CORDIS 2018IE13134

No. PREGUNTA EFECTUADA POR LA

OCI RESPUESTA PROFERIDA

1

Soportes de los pagos realizados a la

fecha en el contrato No. 170363-0-2017

(Interventoría contrato CORE-ERP)

Se adjunta en el cd del anexo la carpeta “Soporte

Pagos”

2

Copia de los entregables asociados a

los pagos efectuados para el contrato

No. 170363-0-2017

Se adjunta en el cd del anexo la carpeta

“Entregables Pagos”

3

Soporte que dé cuenta a la fecha de la

ejecución de los seguimientos exigidos

al interventor del contrato No. 170351-

0-2017

Se adjunta en el cd del anexo la carpeta

“Seguimientos” (Actas y Presentaciones)

4

Soporte de las alertas y seguimientos,

que se hayan efectuado en los casos

de retrasos de los cronogramas

aprobados (Obligación Especial No. 4

del contrato No. 170363-0-2017)

Se adjunta en el cd del anexo la carpeta “Seguimientos” (Actas y Presentaciones)

5

Soporte que dé cuenta de las

situaciones, que a juicio del contratista

han sido causal de retrasos en la

ejecución, así como el soporte de las

sugerencias efectuadas por el

contratista de las acciones correctivas

que se deben realizar (Obligación

Especial No. 5 del contrato No. 170363-

0-2017)

Se adjunta en el cd del anexo la carpeta “Seguimientos” (Actas y Presentaciones)

6

Copia del documento con la

metodología (trazabilidad, control,

estimaciones y las demás necesarias

para informar, advertir, estimar,

Se adjunta en el cd del anexo la carpeta “Plan y

Metodología” (Actas y Presentaciones)



proyectar, recomendar) a ser utilizada

en la ejecución del contrato (Obligación

Especial No. 8 del contrato No. 170363-

0-2017).

7

Copia del documento en el que se

describen las técnicas de

programación, evaluación y

seguimiento a ser utilizadas durante la

interventoría (Obligación Especial No. 9

del contrato No. 170363-0-2017).

Se adjunta en el cd del anexo la carpeta “Plan y

Metodología”

8

Copia de la certificación de que los

entregables de la Licitación Pública No.

SDH-LP-05-2017 cumplen con las

condiciones (Obligación Especial No.

13 del contrato No. 170363-0-2017).

Se adjunta en el cd del anexo la carpeta,

“Entregables Pagos”

9

Copia del informe (en medio

magnético) del análisis y seguimiento y

recomendaciones de cada uno de los

hitos de desarrollo del proyecto de

implementación de la solución CORE-

ERP (Obligación especial No. 25 del

contrato No. 170363-0-2017).

Se adjunta en el cd del anexo la carpeta,

“Entregables Pagos”, archivo Informe Obligación

25.pdf


En cuanto a los informes mensuales de supervisión al contrato de interventoría, publicados en el

Sistema Electrónico para la Contratación Pública – SECOP I:

• No están publicados los meses correspondientes a junio y julio de 2018.

• El mes de septiembre de 2018, en el ítem Constancia de cumplimiento Obligaciones del

contratista, certifican el periodo del mes de agosto (01/08/2018 al 31/08/2018).

• Para los meses de noviembre y diciembre del 2018, en el ítem Constancia de

cumplimiento Obligaciones del contratista, certifican el periodo 01/11/2018 al 26/11/2018.

5. CONCLUSIONES

Cabe anotar que las inconsistencias encontradas durante el seguimiento fueron reportadas a los responsables, a través del correo electrónico para las aclaraciones del caso. Las respuestas serán registradas en un próximo informe.

Realizado el seguimiento al proyecto CORE-ERP, con corte a 31 de diciembre del 2018, se

concluye que:

• La integralidad SAP se ve reflejada según los procesos definidos por la entidad y no por las áreas funcionales que la conforman.



• La integralidad que ofrece la herramienta tecnológica SAP no está definida claramente entre los usuarios, pues se evidencian confusiones entre las áreas durante las pruebas integrales, en cuanto al qué hacer y al alcance que tiene cada una sobre las transacciones.

• Los reportes estándar generados por SAP no satisfacen las necesidades de la entidad.

• La rotación de consultores SAP posiblemente ha impactado el desarrollo del proyecto.

• Mejorar la comunicación entre los líderes funcionales y los consultores SAP.

6. RECOMENDACIONES

Después del seguimiento realizado a la ejecución del proyecto CORE-ERP, y en procura de lograr que la utilización de la nueva herramienta tecnológica SAP facilite el quehacer diario de la Secretaría Distrital de Hacienda, la Oficina de Control Interno recomienda:

• Asistencia a las pruebas integrales de todos los “actores” que intervienen directa o indirectamente, incluida la interventoría; lo que garantiza completitud de los roles a intervenir y fluidez de la sesión.

• Para mejorar y aumentar la curva de aprendizaje, que sean los usuarios quienes lideren las

posteriores pruebas funcionales, con el acompañamiento del consultor SAP.

• Implementar mecanismos de auditoría y trazabilidad sobre las transacciones realizadas, que permitan detectar acciones realizadas sobre la información, como crear, modificar, borrar o actualizar; incluyendo registro de mensajes de errores, excepciones y eventos de seguridad.

• Validar los workflows durante las sesiones de pruebas.

• Propender por que la herramienta automatice al máximo las tareas, esto evita la generación

de archivos que se manipulen por fuera del sistema.

• Revisar los controles de seguridad en la manipulación de los datos, por ejemplo, para

aquellos funcionarios que realizan pagos.

• Unificar el formato visual para las aplicaciones SAP. La versión SAP Fiori ofrece gran

interactividad con el usuario, utiliza iconos.

• Verificar que los roles funcionalmente ejecuten lo que realmente deben hacer; roles como el

de anular y aprobar no deben definirse para un mismo usuario.

• Claridad en los nombres de los campos de las interfases, con el fin de facilitar la interacción

con los usuarios.

• Identificar aquellos documentos que ameritan utilizar firmas digitales autorizadas.



• Homologar en un documento la terminología SAP con la de la SDH, por ejemplo, cuentas

por pagar en la SDH es una orden de pago en SAP; liquidar en SAP es aprobar para la

SDH.

• Inactivar aquellos campos de las interfases que por su importancia así lo requieran, para

evitar alteraciones o modificaciones y garantizar la integralidad del dato.


Informe seguimiento ejecucion contrato # 170351-0-2017.pdf

Documents

Transcript of Informe seguimiento ejecucion contrato # 170351-0-2017.pdf