Guía Documentos Tributarios

Electrónicos en organismos públicos

Mayo 2012

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Introducción El sistema para la gestión de Documentos Tributarios Electrónicos (DTE) en organismos

públicos, es una aplicación de MercadoPublico.cl que se dispone a usuarios compradores

y proveedores.

Esta funcionalidad le permite realizar la recepción conforme en línea del DTE de los

bienes o servicios adquiridos por su institución, entre otros beneficios.

El uso del DTE en mercado público genera beneficios en cuanto a eficiencia, ahorro de

recursos y en materia medioambiental. Gracias a esta aplicación, los compradores

públicos pueden gestionar las facturas electrónicas de sus proveedores, a través

de diferentes roles, contando con mayor información para aprobar o rechazar este

documento. La aplicación permite aceptar total, parcialmente o rechazar en línea el DTE,

de acuerdo a lo establecido en la ley 19.983 que regula la transferencia y otorga mérito

ejecutivo a la copia de la factura.

Los proveedores, a su vez, pueden visualizar los estados de los documentos electrónicos

emitidos y registrar el número de la orden de compra en el DTE, permitiendo un mejor

seguimiento y facilitando la gestión de sus negocios.

Esta aplicación incluye las siguientes características y mejoras:

Contar con el rol para gestionar y/o para visualizar los DTE.

Realizar una validación masiva de los DTE, verificando que los documentos

electrónicos sean los mismos que mantiene el Servicio de Impuestos Internos

(SII), de forma previa a la disponibilización de los DTE a los compradores públicos.

Esto permite que las facturas electrónicas (entre otros documentos electrónicos)

ya estén validadas en el aspecto de estructura y contenido, debiendo el comprador

sólo aceptar, aceptar con reparos o rechazar el documento en

www.mercadopublico.cl. La acción de validación del DTE requiere que los

compradores públicos cuenten con firma electrónica para autentificar dicha

acción, así como ser receptores de DTE ante el SII. Para ello es necesario

incorporar el uso de la firma electrónica en su gestión. Si usted necesita obtener

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su firma electrónica, ésta fue adquirida previamente por la Dirección ChileCompra

y debe contactarse con pperez@ccs.cl.

Integrar la recepción conforme de la factura a través de la plataforma

www.mercadopublico.cl.

Ingresar –por parte del proveedor- el número de orden de compra al DTE. En tal

caso, la aplicación permite al comprador visualizar dicha orden de compra, lo que

facilita su gestión. Recomendamos, por tanto, incentivar a sus proveedores en esta

práctica.

Visualizar, guardar e imprimir el PDF del DTE con código de barras incluido.

Disponer, para su gestión, de los DTE que se generen a partir de la misma fecha

en que esta aplicación es puesta a su disposición en www.mercadopublico.cl.

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Alcance Este manual va dirigido a los usuarios compradores de MercadoPublico.cl que requieren

operar/consultar los documentos tributarios electrónicos.

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Gestión de Documentos Tributarios Electrónicos - Organismos

Compradores

Pasos para operar con la aplicación de Documentos tributarios electrónicos

Para operar con esta funcionalidad el usuario comprador debe generar dos acciones:

1. Ingresar al sitio público www.mercadopublico.cl, opción Aplicaciones y descargar

el software Aplicación para Firma Electrónica. Al instalar la aplicación el usuario

comprador podrá firmar con su certificado electrónico los documentos tributarios

electrónicos (Ver Anexo 1). Para la utilización de esta aplicación el usuario requiere

en Mercado Público contar con un Certificado de Firma Digital.

2. Para utilizar la funcionalidad debe registrarse en www.mercadopublico.cl y dirigirse

al menú principal del sistema, donde encontrará la opción Documentos

Tributarios

Al presionar la opción aparecen dos menús:

a) Documentos Tributarios > Gestión de Documentos Tributarios

Si se selecciona el menú Gestión de Documentos Tributarios se ingresará a un

buscador de documentos tributarios, este buscador cuenta con dos modalidades

de búsqueda.

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b) Documentos Tributarios > Configuración de Plug-In Firma Digital.

Si se selecciona el menú Configuración de Plug-In Firma Digital se ingresará a la

siguiente funcionalidad:

Después de ejecutar el link, debe salir de su sesión en www.mercadopublico.cl y cerrar

todas las ventanas abiertas del explorador.

Descripción de la funcionalidad

El usuario ingresará a un buscador de documentos tributarios, este buscador cuenta con

dos modalidades de búsqueda.

Documentos Tributarios > Gestión de Documentos Tributarios

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Búsqueda simple: sólo debe ingresar el número de folio del documento (número de

documento tributario) que desea buscar.

Búsqueda avanzada: permite filtrar la búsqueda mediante rango de fechas,

documento tributario manual o electrónico, tipo de documento (factura electrónica,

factura exenta, factura de compra electrónica, etc.), rut del emisor del documento,

estado del documento y unidad de compra.

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Información de los resultados de búsqueda

Los resultados de búsquedas sólo contemplan los documentos que se encuentren

correctamente válidos para ser gestionados, es decir en los que ya se realizó la

validación de la estructura del documento, su firma y validación del contenido con el

Servicio de Impuestos Internos (SII).

En la información contenida en los resultados de búsqueda además de la información

propia del documento, se obtiene información respecto del estado de validación del

documento, del estado del documento, del número de la orden de compra y la fecha de

alarma de vencimiento.

Validación de documento: Es el estado que indica la validez del contenido del

documento, la que es realizada con el SII.

Alarma Vencimiento: La alarma de vencimiento es una alarma que indica la fecha

tope en que debe ser respondido el documento. Esta fecha tope es la cantidad de

días mínimo que estipula la ley para responder un documento tributario electrónico.

Estado: Este campo indica el estado actual del documento, dentro del ciclo de

gestión del documento.

Orden de compra: El campo orden de compra indica la referencia a la orden de

compra que tiene el documento, al presionar el identificador de la orden de compra,

la aplicación permite visualizada, siempre y cuando tenga un origen válido en

Mercado Público.

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Funcionalidades

Por cada documento tributario electrónico, se visualizarán las siguientes funcionalidades:

Aceptar: Funcionalidad que permite responder electrónicamente un DTE en

MercadoPublico.cl. Presionando el botón Aceptar el usuario podrá acceder a las

opciones de Aceptar, Aceptar Parcialmente o Rechazar. Después de ejecutar estas

opciones el usuario debe generar la respuesta en Responder un Documento Tributario

Electrónico (DTE). Posteriormente a esto el usuario debe Enviar la respuesta.

PDF: Funcionalidad que permite visualizar el documento en formato pdf.

Adjunto: Funcionalidad que permite descargar el documento tributario electrónico

en formato XML.

Historial: Funcionalidad que permite visualizar el historial de cambios de estado del

documento.

Responder un Documento Tributario Electrónico (DTE)

Responder un DTE es la aceptación total, parcial o rechazo formal que se le da al DTE.

Esta respuesta es firmada electrónicamente, por lo cual hay un registro formal de que se

aceptó o rechazó el documento.

Para poder utilizar la presente funcionalidad, se debe instalar la componente que permite

firmar digitalmente. Esta componente se descarga desde el sitio público

https://www.mercadopublico.cl/Portal/MP2/secciones/aplicaciones/aplicacion.html, en

Plugin Factura Electrónica.

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Solamente los usuarios que tengan el rol Administrador de Documentos Tributarios

Electrónicos pueden responder documentos. Además estos usuarios deben contar con

un certificado digital válido por el SII y no revocado, emitido por una entidad

certificadora.

La instalación de certificado digital se debe realizar según las instrucciones indicadas por

la entidad certificadora que emitió el certificado.

Por consideraciones de seguridad, es muy conveniente que al momento de instalar su

certificado digital para ser utilizado con el Plug -In de firma electrónica, se seleccionen

las siguientes opciones, las cuales deben ser consultadas con su proveedor de certificado

digital:

Habilitar protección segura de claves privadas

Establecer el nivel de seguridad alto

A continuación se visualiza la funcionalidad que permite responder electrónicamente un

documento. Esta funcionalidad es accedida desde el icono “Aceptar” el documento.

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Pasos para generar la respuesta a un documento:

PASO 1. Completar la información del formulario

1. Seleccionar tipo de respuesta: Aceptar, Aceptar con reparos o Rechazar

2. Si la respuesta es Rechazar, el campo comentarios debe ser completado

obligatoriamente, señalando el motivo del rechazo.

PASO 2. Generar respuesta

1. Una vez completada la información requerida en el formulario, se procede a

crear la respuesta mediante el botón “Generar Respuesta” ubicado al

costado inferior izquierdo de la pantalla. Si la respuesta es generada con éxito

se visualizará el mensaje “La respuesta fue generada exitosamente” al costado

superior de la página.

PASO 3. Enviar respuesta

1. Una vez realizado exitosamente el paso 2, la respuesta debe ser enviada al

proveedor, presionando el botón “Enviar Respuesta” ubicado al costado

inferior derecho de la pantalla.

2. El sistema preguntará si está seguro de enviar la respuesta al documento, si es

así, presione Aceptar.

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3. Se desplegará una pantalla en donde debe seleccionar el certificado digital con

el cual desea firmar la respuesta del documento como se muestra en la

siguiente imagen. Esta pantalla sólo se visualiza cuando el usuario firmante

tiene más de un certificado digital cargado en su equipo.

Una vez seleccionado el certificado con el cual desea firmar, presione el botón

aceptar.

4. Luego se solicitará la contraseña de acceso al certificado.

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Ingresada la contraseña, presione el botón aceptar.

Una vez realizada la firma de la respuesta se desplegará el siguiente mensaje

“La respuesta fue firmada y enviada exitosamente”.

Al responder el DTE, éste cambiará de estado según la respuesta realizada: si se

aceptó o aceptó con reparos el estado será “Aceptado”; si el documento fue

rechazado, el estado será “Rechazado”. Al refrescar la búsqueda de documentos se

podrá reflejar el cambio realizado.

Esta respuesta al documento se verá reflejada en el ambiente del proveedor donde

podrá visualizar y descargar la respuesta del documento.

Estados del DTE del Comprador

A continuación se detallan los estados que se visualizarán en el organismo

comprador.

EN PROCESO DE PAGO: el documento es válido y está en proceso de pago.

PROCESADO: El documento quedará procesado, una vez que se realice la validación

automática interna (validación de esquema y firma) y la validación del documento contra

SII devuelva un estado del documento que permita al usuario aceptarlo o rechazarlo.

ACEPTADO: El documento es revisado y aceptado por el comprador, quedando listo para

gestionar su pago.

RECHAZADO: El documento es revisado por el usuario comprador y éste lo rechaza en

la respuesta al documento.

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Anexos

ANEXO 1

Manual de instalación de componente de la Aplicación para Firma

Electrónica.

La presente guía está dirigida a usuarios con conocimientos avanzados en

computación, se recomienda que las configuraciones indicadas a continuación sean

ejecutadas por personal de soporte computacional de su organización o personal

idóneo.

Pre-requisitos

Sistema Operativo:

o Windows XP con Service Pack 1 o Superior

o Windows Vista

o Windows 7

Microsoft Internet Explorer Versión 6 o superior

.NET FRAMEWORK 2.0 o superior

Usuario con permisos de administrador

Certificado digital valido por SII.

Instalación y configuración

Paso 1

Desde www.mercadopublico.cl descargar la componente Aplicación para Firma

Electrónica. Esta acción debe ser realizada por un usuario con permisos de

administrador del computador.

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La aplicación sugiere que por defecto la aplicación se instale para todos los usuarios

que acceden al computador.

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