Empresa Triyit S.A

Empresa Triyit S.ANUESTRA MISIÓN...............................................4NUESTRA VISIÓN...............................................4

NUESTROS VALORES.............................................4PRINCIPIOS INSPIRADORES......................................5

POLÍTICA DE CALIDAD..........................................5COMO PUEDO SER EMPRESARIA(O) NIVI-PISAME.....................5

¿QUÉ ES LA VENTA POR CATÁLOGO NIVI-PISAME?.....................5BENEFICIOS DE SER EMPRESARIA(O) NIVI-PISAME..................6

¿CÓMO PUEDO SER EMPRESARIA(O) NIVI-PISAME?,....................6¿CÓMO HAGO MI PEDIDO?..........................................7

PROCEDIMIENTO PARA LA VENTA ABIERTA..........................7ORGANIGRAMA DEL CENTRO DE NEGOCIOS DE TRIYIT S.A.............7

FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DEL PERSONAL QUE LABORA........8EN EL CENTRO DE NEGOCIOS DE TRIYIT S.A.......................8

ASESORAMIENTO COMERCIAL......................................9PICKING DEL PEDIDO FACTURADO................................10

PROCEDIMIENTO DE PRODUCION..................................11PROCESO GENERAL DE COMPRAS..................................12

FORMATO DE LA ORDEN DE COMPRA...............................12POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS..................................13

PROCESO DE ADMINISTRACIÓN DE COMPRAS GENERALES..............13PROCEDIMIENTOS ESPECÍFICOS..................................14

GERENCIA ADMINITRATIVA......................................15Talento humano................................................15

LOGISTICA...................................................16ABASTECIMIENTO Y ADMINISTRACIÓN DE LAS BODEGAS..............16

DESPACHO Y ENTREGA DE LA MERCADERÍA.........................17CAMBIOS Y DEVOLUCIONES......................................18

PROCEDIMIENTO DE FINANCIERO.................................19PROCEDIMIENTO DE MERCADEO...................................20

ORGANIGRAMA DEL ÁREA PRINCIPAL................................20

IMPORTANCIA DEL CATÁLOGO....................................20POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS..................................21

Creación del producto.........................................21Comité de Producto y Costo....................................21

Comité de Enfoque.............................................21Pre- Producción Fotográfica...................................21

Producción Fotográfica........................................21Proceso de Selección de Fotografía............................22

Solicitud de retoque..........................................22Listado de referencias y precios a incluir en el catálogo.....22

Impresión del borrador del Catálogo...........................22Comité de Revisión del Catálogo...............................22

Impresión de Catálogos Finales................................23POLÍTICAS ESPECÍFICAS A CUMPLIR.............................23

Características del Catálogo..................................23Portada.......................................................23

Contraportada.................................................24SEGUIMIENTO A LA DISTRIBUCIÓN DE CATÁLOGOS..................24

PLANIFICACIÓN DEL PAGO A LA IMPRENTA........................24CAPACITACIÓN................................................24

INTRODUCION: En el año 2002 inicio solo la empresa NIVI en un local de Bahía Mall pero con muchas ideas que tenia Nicolás Villegas el dueño de la empresa, poco a poco se fueron implementaron procesos y en el año 2007 se cambiaron de sede al km 2 ½ de la Carlos julioArosemena en el año 2009 nació el catalogo PISAME y en el año 2013 se compro su propia sede en el km 8 ½ vía Daule.

Tenemos 3 locales de punto de venta 1 en la ciudad de Guayaquil y 2 en la ciudad de quito

Es una empresa consolidad y con sus objetivos claros y creyente.

ORGANIGRAMA:

NUESTRA MISIÓN Crear, Mantener y Enamorar Empresarias.

NUESTRA VISIÓN 2020 || Presencia de marca en 10 países.

NUESTROS VALORES

HUMILDAD: Cualidad de ser modestos y no creernos superiores a nuestros compañeros en ningún aspecto. “El éxito del servicio a los demás proviene de la humildad”

COLOMBIA

ECUADOR

PERÚ

HONESTIDAD: Lo expresamos al ser reales, auténticos, genuinos y rectos en todas nuestras acciones.

CONFIANZA: Cumplimos responsablemente nuestras obligaciones, y actuamos dentro de lo acordado.

ESPIRITUALIDAD: Identificamos la espiritualidad con laentrega generosa, la tolerancia y la paz interior

PRINCIPIOS INSPIRADORES

SIMPLICIDAD: Trabajamos buscando la simplicidad y las buenas prácticas.

POTENCIALIZAR EL SER HUMANO: Fortalecemos las competencias y cualidades del ser humano.

VOCACIÓN DE SERVICIO: Nos identifica la obsesión por el servicio.

SINERGIA: “Ninguno de nosotros es más inteligente que todos nosotros juntos”

INICIATIVA CREATIVA: Siempre hay una mejor manera de hacer las cosas.

POLÍTICA DE CALIDAD

Brindamos oportunidades de desarrollo personal, satisfaciendo las necesidades de nuestros clientes con efectividad, mediante un variado portafolio de productos, anticipándonos a las tendencias del mercado y garantizando un óptimo nivel de abastecimiento, mediante procesos de innovación y de mejora continua, que se soportan en un personal competente y adaptable al cambio.

COMO PUEDO SER EMPRESARIA(O) NIVI-PISAME

Antes que nada, gracias por Interesarte en CRECER comoPersona y como Empresaria(o) y la vez, ser parte de unagran Familia como lo es NIVI. Queremos ser claros desde elprincipio, por eso, entérate qué es y ‘cómo funciona laVenta por Catálogo, para así comenzar a GANAR desde hoy.

¿QUÉ ES LA VENTA POR CATÁLOGO NIVI-PISAME?

La Venta de Prendas, Calzado, Accesorios, elementos para elHogar y el Cuidado Personal del Catálogo NIVI-PISAME, es unsistema que permite a personas con o sin empleo, generarfuentes de ingreso más allá de sus actividades normales.NIVI-PISAME es un catálogo de fácil venta, de mucha calidadpero sobre todo de mucha GANANCIA. Hoy NIVI-PISAME, haceparte de las compañías Colombianas más importantes en Ventapor Catálogo.

Nuestro objetivo es muy claro: Brindar mejoresOportunidades de Vida a Mujeres y Hombres, que a través dela venta por catálogo puedan tener MEJORES INGRESOS,trabajando INDEPENDIENTES y manejando su PROPIOHORARIO. Nuestro Objetivo eres TU!

BENEFICIOS DE SER EMPRESARIA(O) NIVI-PISAME

✔ Tienes tu propio Negocio, sin jefes ni horarios

✔ Las mejores comisiones del mercadeo

✔ Entre más vendes, más ganas

✔ Tus ganancias son inmediatas

✔ Ofreces el mejor Catálogo de Moda

✔ Dispones de una amplia red bancaria, para realizar lospagos

✔ En NIVI No tienes que hacer ‘Pedido Mínimo‘

✔ Puedes comprar desde una sola prenda

✔ Dispones de Capacitación para tu Crecimiento

✔ Cuentas con el apoyo del Centro de Contacto Niviglobal

✔ GANAS MÁS, porque pasa los pedidos que quieras durantela campaña vigente.

✔ GANAS HASTA el 30% en COMISIONES

¿CÓMO PUEDO SER EMPRESARIA(O) NIVI-PISAME?, tienes dosopciones:

1. Haz clic odigita www.niviglobal.com/registroecuador allí, ingresa tusDatos y nos pondremos en contacto contigo.

2. Comunícate al Centro de Contacto Niviglobal: (6) 2599655- tomaremos tus datos y te explicaremos todo acerca deNIVI-PISAME.

Es así de fácil ingresar a NIVI-PISAME y comenzar a GENERARMEJORES INGRESOS desde hoy.

¿CÓMO HAGO MI PEDIDO?

Es muy fácil, cuando ya tengas tu pedido completo, ingresaa www.niviglobal.com/pedidosecuador allí, ingresa tuusuario y contraseña, que es tu número de cédula y listo,puedes proceder a realizar tu pedido, por ti misma(o) y alinstante. Para ayuda o más información, puedes ver el paso a paso enwww.niviglobal.com/tutoriales

PROCEDIMIENTO PARA LA VENTA ABIERTA

ORGANIGRAMA DEL CENTRO DE NEGOCIOS DE TRIYIT S.A.

Gerente Comercial

Jefe de Almacén

Personal que labora en las instalaciones del Centro deNegocios

El personal que labora en las instalaciones del Centro deNegocios de Triyit S.A. incluye a los colaboradores deTriyit S.A. a realizar las actividades que se detallan acontinuación:

Asesoría Comercial de los productos que ofrece Triyit S.A.

Cobro de dinero y facturación

Gestión de despacho interno de la mercadería previo a laentrega del cliente

Gestión de validación y entrega de la mercadería al cliente

Gestión de Cambios y Devoluciones

Gestión de inscripción y ofrecer información autorizada alcliente

Gestión de recepción y envío de mercadería al CEDI deTriyit S.A.

Entre otras actividades

FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DEL PERSONAL QUE LABORA EN EL CENTRO DE NEGOCIOS DE TRIYIT S.A.

Jefe de Almacén:

Es responsable de mantener las instalaciones del Centro deNegocio de Triyit S.A. en óptimas condiciones.

Es responsable de proporcionar al personal que labora enCentro de Negocio de Triyit S.A. los recursos y condicionesde trabajo necesarios para realizar su función.

Es responsable de velar por la seguridad en la custodia ytraslado de mercadería y valores en el Centro de Negocios.

Es responsable de cumplir y hacer cumplir las disposicionesmunicipales y gubernamentales aplicables al Centro deNegocio; evitando multas y clausuras del Centro de Negociospor incumplimientos.

Es responsable de realizar seguimiento mensual de lasventas de producto de la marca Nivi y Písame efectuada enel Centro de Negocios de Triyit S.A.; con la finalidad deproporcionar enfocadas a la mejora continua.

Es responsable de supervisar la gestión realizada por elpersonal que labora en el Centro de Negocios; en función alcumplimiento de las disposiciones establecidas por TriyitS.A.

Es responsable de velar por el óptimo desempeño de sussubalternos, así como controlar la generación de horasextraordinarias o suplementarias.

Es responsable de incurrir a la utilización de horasextraordinarias y suplementarias únicamente cuando seaestrictamente necesario.

Es responsable de solicitar al Gerente de Mercadeo materialpublicitario necesario para realizar la gestión decomercialización de productos ofrecidos por Triyit S.A. en

el Centro de Negocios; por lo menos con 15 días deanticipación.

Es responsable de verificar que el Centro de Negociosobtenga la cantidad de catálogos necesarios de la marcaPísame y Nivi acorde a la estimación de ventas proyectadapor los respectivos Gerentes Comerciales.

Es responsable de coordinar con el Gerente de Mercadeoacerca de la decoración del Centro de Negocios y exhibiciónde producto en el Centro de Negocios de Triyit S.A. por lomenos 15 días antes de exhibiciones posteriores.

Es responsable de velar por la buena utilización de lamarca Nivi y Písame en el Centro de Negocios de TriyitS.A.; acorde a los lineamientos proporcionados por elGerente de Mercadeo.

Es responsable de comunicar inmediatamente (menos de doshoras) por escrito al Contador en caso de identificarinconformidades en el Centro de Negocios; que afectenprincipalmente aspectos: contables, financieros otributarios de Triyit S.A.

Es responsable de trasladar mercadería del Centro deNegocios al CEDI en horarios permitidos por la Muy IlustreMunicipalidad de Guayaquil y entidades gubernamentales.

Es responsable de cumplir y hacer cumplir las disposicionesestablecidas por Triyit S.A. referente a la gestión detraslado de mercadería entre el CEDI y el Centro deNegocios.

Es responsable de verificar que el Jefe de Capacitacióninstruya al personal que labore en el Centro de Negociosacerca del contenido del catálogo y programas de premios aejecutarse en el Centro de Negocios por lo menos 8 díashábiles previos.

Es responsable de verificar que el Jefe de Producto de Niviy Písame instruya al personal que labore en el Centro deNegocios acerca del producto promocionado mediante el

catálogo facturado en el Centro de Negocios por lo menos 8días hábiles previos.

Es responsable de cumplir y hacer cumplir las medidas deseguridad y salud ocupacional en el Centro de Negociosestablecidas por Triyit S.A.

Es responsable de velar por el buen funcionamiento ymantenimiento del hardware y software utilizado por elpersonal del Centro de Negocios de Triyit S.A.

Es responsable de administrar los recursos humanos yfísicos del Centro de Negocios de Triyit S.A

ASESORAMIENTO COMERCIAL

Es responsable de dar un cordial trato al cliente y a suscompañeros de trabajo.

Es responsable de velar por el orden y la exhibiciónadecuada de los productos en el Centro de Negocios durantesu gestión de ventas.

Es responsable de conocer las características del productoque ofrece el catálogo de Nivi y Písame que se comercializaen el Centro de Negocios.

Es responsable de ofrecer asesoramiento al cliente previoy/o durante el ingreso del pedido.

Es responsable de ofrecer un buen servicio al cliente.

Es responsable de verificar en el sistema que la mercaderíaque contiene solicitada mediante el pedido esté abastecidaen la bodega del picking.

Es responsable de orientar al cliente en cuanto se refierea información, cambios y/o devoluciones o referente alproducto.

Es responsable de solicitar al Jefe de Almacén informar alJefe de Almacén las novedades que necesitan ser revisadasen el Centro de Negocios.

Es responsable de utilizar adecuadamente el uniformeproporcionado por

Triyit S.A.

Es responsable de utilizar la credencial durante la jornadalaboral.

Es responsable de mantenerse maquillada y peinadaadecuadamente durante la jornada laboral en el Centro deNegocio.

Es responsable de no comentar al cliente informaciónconfidencial de la compañía.

PICKING DEL PEDIDO FACTURADO

Es responsable de ofrecer un cordial trato al cliente y asus compañeros de trabajo.

Es responsable de conocer los código y características delproducto que ofrece el catálogo de Nivi y Písame que secomercializa en el Centro de Negocios.

Es responsable de conocer la distribución de la bodega delPicking y ubicación de los productos.

Deberá ser cuidadoso al enviar a imprimir la factura paradespachar.

Es responsable de ofrecer un buen servicio.

Es responsable de mantener en el sistema que el stock de lamercadería de la bodega del picking actualizado.

Es responsable de informar al Jefe de Almacén las novedadesque necesitan ser revisadas en el Centro de Negocios.

Es responsable de utilizar adecuadamente el uniformeproporcionado por Triyit S.A.



PROCEDIMIENTO DE PRODUCION

Gerente de Producción y de Compras

Es responsable de cumplir y hacer cumplir las políticas ydisposiciones establecidas en la institución, con la finalidad de ofrecer ala empresa una calidad de la compra.

Especialista de Compras Generales y Premios

Es responsable llevar a cabo la gestión de compras demanera eficiente y eficaz para beneficio de la compañía, encumplimiento de las políticas y disposiciones establecidaspor la administración de Triyit S.A.

Es responsable de verificar y considerar el stock delinventario de los productos requeridos previo a realizar lagestión de compras.

Es responsable de ofrecer a Triyit S.A. una calidad decompra y de administrar la compra de manera eficiente,eficaz y seria.

Es el responsable de realizar negociaciones serias,éticas y disciplinadas con nuestros proveedores.

Es responsable de considerar en toda gestión de compra:

Producto y/o servicio Precios Garantías Calidad del producto y/o servicio Tiempos de respuesta Plazos y condiciones de pago Forma de recibir la mercadería Capacidad de reaccionar ante las reprogramaciones Tener 3 o más alternativas de proveedores en caso de

necesitar abastecimientos masivos de manera inmediata Entre otros

PROCESO GENERAL DE COMPRAS

FORMATO DE LA ORDEN DE COMPRA

La Orden de Compra u otro formato utilizado para la gestiónde compras generales deberán contener la siguienteinformación:

Tipo de requerimiento Producto Nombre del departamento Área solicitante Nombre y firma de la persona solicitante Fecha y hora de solicitud Cantidad Descripción detallada y correcta de lo solicitado Destino de lo requerido y Catálogo/Campaña (especificandoperiodo de uso) Firma de autorización departamental para el requerimientoFirma de aprobación presupuestaria por el Área FinancieraFirma de autorización por parte de la GerenciaAdministrativa, Gerencia Financiera o Gerencia Corporativa dependiendo los casos. La Orden de Compra incluye un campo llamado“Observaciones”, para detallar información adicional que elEspecialista de Compras Generales e Insumos debe tomar enconsideración al negociar con el proveedor, informacióncomo: Fecha máxima de entrega requerida, sugerencia demarca o tipo de calidad, etc. El formato de la Orden deCompra de Triyit S.A. es el que se adjunta a continuación:

POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS Políticas Generales

1) Todo proveedor calificado deberá considerarse como socioestratégico.

2) No se gestionarán aquellos pedidos o requerimientos que hayan sido comunicados en forma verbal y que no hayan sido presentados en el formato autorizado por la empresa.

3) Cada compra requeridas por las diferentes áreas de la empresa, serán solicitadas al Dpto. Compras mediante el formato establecido por Triyit S.A., actualmente la Orden de Compra.

4) El Especialista de Compras Generales y Premios puede sercolaborado por el Asistente de Compras, durante su gestión.

5) Los requerimientos por medio de Órdenes de Compras de: suministros de oficina, limpieza, cafetería y medicina, deberán ser receptados los días veinte de cada bimestre.

PROCESO DE ADMINISTRACIÓN DE COMPRAS GENERALES

PROCEDIMIENTOS ESPECÍFICOS

1) Emisión de la Orden de Compra

2) Aprobación en caso de requerimiento para adquisición de Activos

3) Aprobación de la Orden de Compra por el Área Financiera

4).Recepción y revisión de la Orden de Compra por el Área de Compras

5).Revisión del Stock de Inventario

6).Gestión de compras y análisis de cotizaciones

7).Aprobación de la compra basada en cotizaciones

8).Ejecución y Administración de la compra

9).Recepción de la mercadería comprada

10). Entrega de mercadería al área solicitante

El departamento de producción como su nombre mismo lo indica es el encargado de producir, pero este a su vez realiza las compras de los diferentes insumos para diseñar las diferentes prendas del catalogo. Una vez recibido el informe del catalogo este pasa por bodega de insumos para que verifique si algún insumo que se vaya a utilizar mantiene en stock, y los insumos que no tenga deberá pasar al área de compras para que realice la respectiva compra.

Una vez que todos los insumos ya se encuentren en bodega seprocede al requerimiento de los mismos y la tela primero pasa por el área de calidad para ser verificada y ver si pasa o no los niveles de calidad.

Cuando ya tengamos todos los insumos listos, procedemos a la elaboración de las diferentes prendas, en este mismo proceso de producción tenemos prendas que son sublimizadas y también prendas que son maquiladas siempre y cuando la prenda así lo requiera.

Una vez que la prenda ya esta lista con todos los acabados esta pasa al área de empaque donde se encargan de ponerle el etiquetado y a su vez en su respectiva funda. Después deque la prenda esta empacada, estas pasan al área de recepción de bodega.

GERENCIA ADMINITRATIVA

Talento humano

Es fundamental tener a nuestros empleados bien comprometidos con sus respectivos cargos que tienen en nuestra empresa y cumplir responsablemente sus funciones, dando de si su mayor desempeño físico e intelectual para así poder alcanzar los objetivos de la empresa y los suyos.

Talento Humano se encargara de:

Contratación de personal (Vía Online) Revisión y estructuración de los contratos con nuestros

empleados Pago de Nomina el cual es elaborado por Talento humano,

posteriormente revisado y aprobado por gerente financiero Elaboración y cumplimiento del control interno de la

entidad Designación de Uniformes a nuestros empleados de acuerdo

a la función que realice y días programados por la empresa Programación de actividades Informativas y recreativas

Programación y entrega de Premios que son gestionado porel Área de Mercadeo

LOGISTICA

Nuestra área deberá llevar a cabo el proceso de Almacenaje, Control, y Administración de Inventario que se custodia en le CEREPAD, manteniendo una efectiva comunicación con los demás miembros del proceso, para así abarcar de manera eficaz y amplia la ventas de nuestros productos.

Se deberán cumplir y hacer cumplir con lo siguiente:

Toda recepción de mercadería en el CEREPAD deberá sercomunicada de inmediato al área que se solicito.

La mercadería deberá estar en buen estado físico quecumpla con los estándares de la empresa.

Toda mercadería que ingrese y salga deberá estardebidamente validad en: cantidades, características ytallas.

Se prohíbe mantener mercadería fuera de sus respectivascajas

Coordinar la distribución eficaz y ágil de nuestrasmercaderías.

ABASTECIMIENTO Y ADMINISTRACIÓN DE LAS BODEGAS Es responsable de mantener las bodega principal y la delpicking abastecida y con la información actualizada en elsistema.

Es responsable de realizar los ingresos, salida y trasladosde bodega permanentemente.

Es responsable de verificar que la mercadería recibida seaesté acorde a la Orden de Traslado

Es responsable de recibir mercadería en los horariosdefinidos por Triyit S.A.

Es responsable de mantener las bodegas de manera ordenada,cuadrada y limpia.







Las únicas personas autorizadas para ingresar a las bodegasson: Dueños de la compañía, Gerente Corporativo, Auditor,Jefe de Almacén y encargado de la bodega.

No deberá salir o ingresar mercadería sin el consentimientodel Jefe del Almacén y delencargado de la bodega.

La mercadería deberá estarordenada y debidamenteidentificada.

En caso de identificarse faltanteen la bodega principal y/opicking del Centro de Negociosserá descontada a los encargadosde la administración de la bodega

y al Jefe de Almacén.

El encargado de la bodega deberá enviar al CEDI lamercadería en estado de imperfecto máximo 5 díasposteriores al identificar el imperfecto; comunicando porcorreo electrónico al Coordinador de Cambios y Devolucionesdel CEDI el detalle de la mercadería enviada y el tipo deimperfecto identificado; quien deberá confirmar larecepción del mismo. El correo electrónico deberá sercopiado a: Jefe de Producto Nivi, Jefe de Producto Písame,Jefe de Compras, Jefe Logístico, Jefe de Almacén,Supervisor de Calidad; con la finalidad de realizarseguimiento y tomar medidas correctivas inmediatas.

DESPACHO Y ENTREGA DE LA MERCADERÍA

Es responsable de ofrecer uncordial trato al cliente y a suscompañeros de trabajo.

Es responsable de verificar que lamercadería que se entrega alcliente esté en óptimascondiciones y sea la que describela factura u orden de pedido.

Es responsable de solicitar al cliente la revisión de lamercadería entregada y recordarle los plazos y condicionesgenerales para realizar cambios y devoluciones delproducto.





Es responsable de hacer firmar al cliente la copia yoriginal de las facturas que despacha.


CAMBIOS Y DEVOLUCIONES


Es responsable de realizar los cambios y devolucionesacorde a los lineamientos establecidos por Triyit S.A. y alo descrito en el Manual de Políticas y Procedimientos deCambios y Devoluciones.

Es responsable de emitir la respectiva Nota de Crédito porcada cambio y/o devolución; y de enviar al cliente a lacaja con el respectivo Formulario de Cambio o Devoluciónfirmado y autorizado.

Es responsable de revisar y validar la mercadería antes derealizar el cambio y/o devolución.

En caso de aceptar el cambio y/o devolución de lamercadería deberá recibirla y entregarla de manerainmediata al área del picking.





PROCEDIMIENTO DE FINANCIERO

Somos una de las partes fundamentales de la entidad tantocomo todos los departamentos, nos encargamos de administrarlos recursos económicos de la misma, además de la obtenciónde apalancamientos financieros, con diversos bancos del

país, como es el Banco Bolivariano y Banco de Guayaquil.Tenemos la misión de conseguir los préstamos con tasas deinterés bajo y mayor tiempo de pago.

La compañía cuenta con su flujo mensual en el cual sedetallan los gastos proyectados que incurrirán y susingresos. Además tenemos nuestro Cash Flow en el cual seprograman los pagos de la semana y menos los ingresosobtenidos. Se realiza una comparación con el proyectadoanual para conocer cómo se encuentra la liquidez de laentidad.

Este cash flow nos ayuda para cumplir con la cancelaciónde las obligaciones por concepto de pago a proveedores,nómina y gastos varios.

Estos valores son aprobados por el Departamento deProducción y luego por la Gerencia Financiera para que a suvez el cheque sea firmado o se realice la transferencia através de la Gerencia General.

Nuestro crédito con los proveedores para la cancelación desus valores corresponde a 60 días de plazo una vezreceptada la factura. Nuestro departamento se encarga de laobtención de estos créditos, para que nuestro flujo mensualno disminuya del presupuesto anual proyectado el mismoaprobado por la Gerencia General.

La facturación se la realiza por medio de una orden depedido que puede ser recibida por medio de la página web dela entidad o por pedidos de las empresarias.

Como somos una empresa de venta de ropa de catálogo lasempresarias se encargan de cancelar antes de que el pedidose entregue, por lo que tiene un 25% de descuento del valorneto de la prenda.

Las ventas de la entidad corresponden al 95% al Contado yel 5% a Crédito correspondiente a los Directores.

A nuestro cargo también se encuentra revisar que lascuentas contables se encuentren totalmente cuadras para lapresentación del Estado de Situación Financiera y Estado deResultados mensual. De esta forma podemos controlar que lacompañía no se sobrepase en los gastos.

PROCEDIMIENTO DE MERCADEO

ORGANIGRAMA DEL ÁREA PRINCIPAL

IMPORTANCIA DEL CATÁLOGO

El catálogo publicitario es importante porque: Es laprincipal herramienta del marketing directo.

Los compradores realizan un viaje a través de las páginasdel catálogo.

Contado75%

Crédito25%

El catálogo es un elemento extremadamente fuerte, en elsector de consumo.

La competencia cada día es más intensa, motivo por el cualse deben considerar los costos y poner énfasis en laeficacia de los procesos para la optimización de losrecursos.

La calidad del papel, la utilización de imágenesatractivas y los textos permiten crear un productoverdaderamente atractivo, es decir una vitrina sobre papelque despierte el interés y la atención de nuestro públicoobjetivo.

POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS Creación del producto El diseñador de modas evaluará el enfoque y latendencia del diseño de la referencia, considerandolas telas y la moda, para proponer las prendas que sepueden producir.

Comité de Producto y Costo

Previo a la presentación del Comité de Producto y Costo, elÁrea de Diseño en su elaborará las muestras; el Área deIngeniería analizará y determinará el costo de las prendassegún: costo, rendimiento, consumo, entre otros; cuyosdatos serán entregados al Jefe de Producto para larespectiva presentación en Comité.

El Jefe de Producto presentará al Comité las prendasseleccionadas, adjuntando su respectivo Leader List dondese detallada prenda.

En el Comité de Producto debe participar por lo menos: Jefede Producto, Especialista de Compras de Materia Prima eInsumos, Analista de Compras Full Pack y Jefe de Demanda.

Comité de Enfoque

Durante el Comité de Enfoque se debe analizarprincipalmente el Brief del Concepto enviado por el Jefe deProducto de NIVI Colombia; y determinar el concepto yenfoque del catálogo. En este comité no debe faltar lapresencia del: Jefe de Producto, Especialista de Comprasde Materia Prima e Insumos, Especialista de Compras FullPack, Jefe de Demanda, Gerente Comercial, Gerente deMercadeo y Coordinador de Catálogo.

Pre- Producción Fotográfica

En esta etapa se realiza en NIVI Colombia con lafinalidad de: crear, planear y organizar conceptos que semanejarán en el catálogo para poder plasmarlos en lafotografía. Durante esta etapa se deben realiza reunionescon la productora y el fotógrafo para planificar:escenarios, localizaciones, utilería, modelos, vestuarios yfotografía que se tomarán el día de la producción.

Producción Fotográfica

La producción fotográfica para la elaboración de catálogosde la marca NIVI se realizará en Colombia; sólo serealizará en otro país con la autorización de la Gerencia oCoordinación Corporativa.

Proceso de Selección de Fotografía

NIVI Colombia enviará al Jefe de Producto y al Coordinadorde Catálogo, las fotos adquiridas de la producciónfotográfica, con la finalidad de realizar la selección delas fotografías que se van a publicar en el catálogo.

Solicitud de retoque

Luego de la selección de las fotografías, el Coordinador deCatálogo revisa técnicamente las fotos y solicita elretoque digital y de darse el caso solicita troquelar alretocador contratado por Triyit S.A.

Listado de referencias y precios a incluir en el catálogo El Jefe de Demanda enviará al Coordinador de Catálogo un listado detallando las características de las prendas que se van a incluir en el catálogo, información que servirá como base para el Coordinador de Catálogo elabore el LeaderList.

Impresión del borrador del Catálogo Una vez revisado el catálogo digital por el Coordinador de Catálogo, se procede a imprimir cuatro veces el catálogo para la revisión de las diferentes áreas por medio del Comité de Revisión del Catálogo.

Comité de Revisión del Catálogo Las reuniones del Comité de Revisión del Catálogo serán direccionadas por el Coordinador de Catálogo. Con la finalidad de mitigar riesgos de error y resolver cuestionamientos acerca del catálogo de las diferentes áreas, motivo por el cual deben estar presentes en el Comité de Revisión del Catálogo el:

Gerente Corporativo y/o Coordinador Corporativo

Gerente Comercial

Gerente de Mercadeo

Jefe de Demanda

Jefe de Producto

Coordinador de Catálogo

El Jefe de Demanda deberá validar principalmente: precios,referencias y tallas; y es la única persona que tiene poderde decisión para excluir alguna prenda del catálogo siempreque tenga sustento válido. El Jefe de Producto deberá centrarse en los detalles de la foto para evaluar la exposición del producto y contenido del catálogo. El

Gerente Comercial deberá emitir su comentario referente a las ventas de dichos productos, y el Comité decidirá lo que mejor convenga. La revisión del Gerente Corporativoy/o Coordinador Corporativo deberá ser de apoyo.

Todos los miembros del Comité son responsables de la perfección del catálogo, motivo por el cual todas las decisiones que se tomen en los Comités deberán ser respaldadas mediante sus respectivas actas.

Impresión de Catálogos Finales

Luego de realizar los cambios sugeridos en el Comité de Revisión de Catálogo, el Coordinador de Catálogo deberá imprimir dos catálogos finales:

1) Un catálogo para recopilar la firma de aprobación de los miembros del Comité de Revisión de Catálogo.

2) El segundo catálogo para entregarlo a la Especialista de Compras de Materia Prima e Insumos, con la finalidad de adjuntar la tela en la fotografía de la prenda que ayudará a la comparación de colores.

POLÍTICAS ESPECÍFICAS A CUMPLIR

Características del Catálogo Todo Catálogo emitido por Triyit S.A. deberá transmitir al consumidor la percepción de:

disponibilidad, autoridad, valor y de satisfacción.

La dimensión del catálogo de NIVI es de: 20.50 x 27.50 cm, más 3 milímetros de exceso.

El contenido del Catálogo deberá ser: claro, específico y con un lenguaje sencillo.

La cantidad de catálogos a imprimir será en función al número de empresarias activas.

El Catálogo de Nivi mantendrá mínimo 108 páginas.

El catálogo no debe contengan información innecesaria.

La estructura de catálogo debe ser ordenada.

Los catálogos no deben tener faltas ortográficas ni erroresen el contenido del Leader List, especialmente en cuanto a:referencia y precio.

Portada La portada, contraportada, páginas internas y contenido deben ser atractivos; especialmente la portada que será la encargada de llamar la atención y de invitar e introducir al lector en el resto del catálogo, en la compañía y en el tipo de producto o servicio que nos va a presentar.

La Portada del Catálogo siempre deberá contener los siguientes elementos: Foto, logo, número de la campaña, vigencia del catálogo, portada, contraportada.

El número del catálogo y la vigencia deberá ubicarse en la parte superior izquierda de la portada en un mismo formato.

La Portada del Catálogo deberá ser aprobada por: Gerente de Mercadeo y Gerente Corporativo y/o Coordinador Corporativo.

La portada debe tener un tipo de letra visible.

Se puede hacer uso de la doble portada en caso de que el catálogo se enfoque a dos temporadas, con previa autorización de la Gerencia Corporativa y Coordinación Corporativa.

Contraportada

La contraportada deberá contener siempre los siguientes elementos: Mandala, logo de NIVI, logo de la Asociación Ecuatoriana de Venta Directa, código QR, elemento novedoso,nombre del contacto, dirección, teléfono, correos electrónicos, dirección electrónica, redes sociales.

SEGUIMIENTO A LA DISTRIBUCIÓN DE CATÁLOGOS El Jefe de Logística del CEDI al finalizar la campaña deberá emitir un reporte de la mercadería

(productos y catálogos) que no se hayan distribuido y queestá en custodia del CEDI; dirigido a: Inteligencia de Negocios, Jefe de Producto, Diseñadora de Catálogo Písame, Gerente Comercial Písame con copia a Auditoría Interna.

El Gerente de Mercadeo será responsable de realizar el seguimiento a la distribución de los catálogos por cada campaña; el mismo que se deberá documentar por medio de un informe dirigido a: Gerencia Corporativa, Auditoría Interna, Inteligencia de Negocios, Gerencia Financiero y Gerencia Comercial.

PLANIFICACIÓN DEL PAGO A LA IMPRENTA Todo pago incurrido para la impresión masiva de catálogo deberá ser planificado y comunicado por el Gerente de Mercadeo al Gerente Financiero por medio del Reporte de Flujo de Caja Semanal.

CAPACITACIÓN Todo el personal del Área de Diseño debe estar debidamente capacitado para desarrollar su labor. Todo el personal que labora en y para Triyit S.A., en especial el personal comercial (Gerente Comercial, Directores, Gerentes Regionales, Gerentes de Zona, Líderes y empresarias) deberáser debidamente capacitado en cuanto a los términos técnicos que se describen en el Leader List de las referencias en los catálogos.

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