DocuWare 5

Ver

zija

productinfo

2

1. Uvoz dokumenata

Objedinjenoupravljanje dokumentima

DocuWare 5 je vrhunski program za objedinjeno upravljanje dokumentima.Automatski obra uje bilo koji tip dokumenta bez obzira na njegov izvorniformat. To ini pomo u sopstvenih upravlja kih procedura koje vam pomažuda postavite zahteve za pra enje poslovanja. DocuWare 5 uvozi dokumente usvoj sistem, razvrstava ih, indeksira i ini ih raspoloživim za dalju obradu.

Dodatne upravlja ke funkcije garantuju sigurnost pristupa, nadzora i uprav-ljanja dokumentima. Poboljšanim pra enjem toka poslovanja, mogu noš urada putem interneta i univerzalnim funkcijama za me usobno povezivanje,DocuWare 5 obezbe uje snažnu funkcionalnost za upravljanje informacionimsadržajem korporacije (ERP), koja omogu ava napredak svih oblasti sistema.

DocuWare 5 omogu ava komfor u radu i sigurnost podataka. ak inajnapredniji korisnici e biti impresionirani ne samo mogu nostimaprograma, nego i preglednim menijima i jednostavnim koriš enjem. Sve ovo,kao i mogu nost povezivanja sa drugim sistemima ine DocuWare 5proizvodom koji se može još više razvijati u skladu sa vašim potrebama.

2

5

6778

8

10 10

1214

Performanse i prihvatljivost sistemaza upravljanje dokumentima najvišezavise od toga kojom brzinom i la-ko om može u itati mnoštvo doku-menata razli itih tipova i izvora.Osnovni princip DocuWare-a jerešavanje problematike svakodnev-nog kancelarijskog poslovanja. Pro-gram preuzima dokumente u elek-tronskom obliku i smešta ih u ula-znu zonu, gde ih povezuje i sortira.

Odavde, dokumenti se smeštaju uarhive (fajl-kabinete) i dodaju im seinformacije koje omogu uju njihovpregled i upravljanje preko ra unar-ske mreže. DocuWare-ove karak-teristike uvoza razli itih tipova

Sadržaj

1. Uvoz dokumenata2. Arhiviranje je organizovano i

bezbedno3. Upravljanje dokumentima:

arhiviranje i pristup4. Pronalaženje dokumenata5. Obrada dokumenata6. Radni procesi7. Udaljene lokacije i mobilni

korisnici8. Pristup dokumentima putem

interneta (WCM)9. Konfigurisanje sistema

Dodatni moduliKarakteristike

3

dokumenata mogu biti automatizo-vane dodatnim opcijama, što omo-gu ava arhiviranje svih tipova do-kumenata na odgovaraju a mesta.

Dokumenti na hartijiPisma, poslovna dokumenta, dne-vnici, nacrti, beleške i ostali pisanimaterijal se u sistem unose uz po-mo skenera. DocuWare objedinjujebrojne uobi ajene procedure, odupravljanja jednostavnim ulaznimure ajima do upotrebe najkvali-tetnijih skenera.

Tako e, dokumenta preuzetapomo u mrežnih skenera, multi-funkcijskih ure aja, digitalnih

fotokopira se mogu direktno inte-grisati u sistem bez upotrebe do-datnih programa. Skenirani doku-menti se drže u DocuWare korpi(ulaznoj zoni) gde ekaju na daljuobradu ili arhiviranje.Postoji i mogu nost prepoznavanjateksta, ili BAR koda skeniranogmaterijala (OCR), koji koristimo zaindeksiranje i raspore ivanje tihdokumenata u odgovaraju e arhive(fajl-kabinete). DocuWare podržavauvoz podataka uz pomo svih vrstaulaznih ure aja povezanih sa ra u-narom preko standardnih priklju-aka.

Prednosti DocuWare-a� Jedna baza za svu dokumentaciju

� Informacije su dostupne sa bilo kojelokacije

� Jednostavna pretraga i brz pregleddokumenata

� Povezuje sve radne tokove

� Optimalna bezbednost podataka

4

Formati ulaznih dokumenata(MS Office, CAD i drugi)

DocuWare nudi nekoliko na ina zauvoz fajlova: preko menija za uvozili prevla enjem ikonice dokumenta(pointerom miša) direktno na Docu-Ware ikonicu za ulaznu zonu (kor-pu). Postoji mogu nost nadgledanjaodabranog foldera i po prispe u no-vog fajla automatski se vrši njegovopreuzimanje u ulaznu zonu (korpu)ili direktno u arhivu (fajl-kabinet).Bilo koja informacija iz fajla možebiti upotrebljena za njegovu katego-rizaciju i indeksiranje. Operacija for-miranja indeksnog fajla koji pratidokument se obavlja automatski, apo potrebi je možemo obaviti i ru-no. DocuWare poseduje specijalni

dodatak za programe iz MS Officepaketa, koji vrši direktno preuzima-nje dokumenata iz programa Word,Excel ili PowerPoint. Sli na funkcijaje raspoloživa i za programe drugihproizvo a a. DocuWare-ov TOOL-KIT tako e olakšava proces uvozapodataka. Svi fajlovi se unose neiz-menjeni, u svom originalnom for-matu.

DocuWare dozvoljava da navedetekoji program e biti koriš en za pri-kazivanje, a koji za izmenu svakogtipa dokumenta. Uobi ajeno, Docu-Ware prikazuje dokumente sopstve-nim programom za pregled, a kori-sti postavke operativnog sistema priodabiru programa za obradu poda-taka.

Kao alternativa, dokumenti mogubiti u itani u sistem pomo u funk-cije TIFFMAKER. Ovaj dodatakproizvodi verodostojnu sliku TIFFili PNG formata koju upisuje uDocuWare arhivu. Za dokumenta-ciju odre enog tipa (cenovnici, listeprijava sistemu) indeksi podataka seitaju direktno iz dokumenta i upi-

suju u indeksni deo, tako da je mo-gu e izvršiti potpuno automatizo-vano arhiviranje dokumenata.

Poslovni izveštaji korporacijePomo u svojih univerzalnih funkci-ja i mogu nosti povezivanja Docu-Ware može biti integrisan u bilo ko-ju poslovnu aplikaciju. Dokumentekoje sami proizvodite, kao što suizlazne fakture, dnevnici, izveštaji irazne liste DocuWare arhivira pot-puno automatski, pomo u modulaTIFFMAKER, preuzimanjem poda-taka koje operativni sistem Win-dows šalje štampa u (ili koriste iposeban fajl za štampanje u MAIN-FRAME okruženju). Za ovu opera-ciju program koristi odgovaraju iCOLD/READ modul. Preuzeti po-daci za štampanje se pamte kao in-dividualni dokumenti (slikovni for-mat), dok se indeksni podaci pre-tvaraju u alfanumeri ke i upisuju uarhivu. Ukoliko je potrebno Docu-Ware može koristiti tipske obrasce imemorandume.Podaci o periodu uvanja dokume-nata zbog zakonske regulative ilidrugih razloga se automatski unoseu DocuWare. Dokumente koji suvam potrebni kasnije DocuWaregeneriše u originalnom formatu inazivu. DocuWare tako e nudi po-

sebne module za preuzimanje poda-taka/dokumenata proizvedenih SAPR/3 sistemima ili samo dokumenataR/3 formata. Tako e je obezbe enovlaš en pristup dokumentima pro-gramskog sistema Navision i doku-mentima drugih ERP (EnterpriseResource Planning) sistema.

Elektronska poštaSve je ve i broj primljenih i poslatihdokumenata putem elektronske po-šte. DocuWare ih može arhivirati udelu za elektronsku poštu ili grupi-sati zajedno sa odgovaraju im do-kumentima koji se odnose na odre-

enu problematiku. DocuWare ta-ko e može arhivirati elektronskupoštu primljenu pomo u programaMicrosoft Outlook ili Exchange iopciono, iz programa Lotus Notes/Domino. Za automatsko indeksira-nje koristi nazive pošiljaoca, prima-oca, datum, razlog slanja i ostaleinformacije iz poruke. Imena osoba ikompanija su povezana sa informa-cijama iz adresara i ostalim podaci-ma iz baze podataka. Arhiviranje jeautomatsko ili ru no uz potvrdu i/ili korekciju od strane korisnika.

2. Arhiviranje je organizovano i bezbedno

Za automatsko indeksiranje DocuWare koristi nazive pošiljaoca, primaoca, datum i razlog slanja iz e-mail poruke

Bez obzira na originalni format, svaarhivirana dokumenta DocuWareprikazuje istovetno, koriste i stan-dardni na in prikaza. Ovo se odnosina svu dokumentaciju, bez obzirada li je skenirana ili proizvedena uposlovnom procesu, koja obuhvata:poslovnu prepisku, nacrte, slike,elektronsku poštu, kao i sve vrstedokumenata proizvedene program-skim paketom MS Office.

Formati dokumenata i indeksnihpodatakaDokumenti se arhiviraju ili u svomoriginalnom formatu ili kao slikaTIFF ili PNG formata, koriste i draj-ver za štampa TIFFMAKER. Zasvaki dokument se proizvodi odgo-varaju e zaglavlje (header), koje sepamti kao novi fajl (metafile) u XMLformatu. On sadrži podatke o nazi-vu, elektronskim pe atima i potpisi-

ma i kopiju indeksnih podataka zasvaki originalni dokument. Indeksnipodaci se pamte u bazi podatakazajedno sa odgovaraju im vezama(linkovima) prema mestu gde jeuskladišten originalni dokument.Ovo vam omogu ava lako ponovnoprikazivanje dokumenata, koje mo-žete unaprediti koriš enjem indeksaza tekstualno pretraživanje.

Automatsko preuzimanjeindeksnih podatakaDocuWare nudi razli ite metode zaautomatsko preuzimanje indeksnihpodataka iz spoljnih izvora, kao štosu tekstualni fajlovi, fajlovi drugihbaza podataka, adresne knjige (npr.MS Outlook), koje olakšavaju pra-vilno indeksiranje. Neke od ovihmogu nosti su standardni deo pro-gramskog paketa, dok druge zahte-vaju dodatne module.

Sistemi arhiviranja na zahtevDokumenti DocuWare-ovih arhivaprolaze kroz slede e faze svogživotnog veka: od faze unošenja usistem kroz period obrade i izmenepodataka do prestanka potrebe zanjihovim daljim uvanjem. Podrža-ne su sve glavne tehnologije arhivi-ranja: snimanje podataka na harddiskove (pojedina no ili RAID) ilina CD/DVD medijume — kada jelokalni ra nar u pitanju ili snimanjepodataka na mrežne diskove raznihsistema vidljive sa svakog ra unarau lokalnoj ra unarskoj mreži (LAN).Sistemi arhiviranja mogu biti: CAS iSAN. Prvi sistem CAS koristi se zaarhiviranje sadržaja za koji ne o e-kujemo da e u budu nosti pretrpetiizmene (slike, izdati ra uni, elek-tronska pošta...). Arhiviranim poda-cima se dodeljuje jedinstvena adresauskladištenja. Sistem SAN, poredarhiviranja, vodi ra una i o progra-mima koji se koriste za vezu i pre-nos podataka od mesta arhiviranja(uglavnom mrežni disk) do mestapregleda i dalje obrade (uglavnomlokalni ra unar). U sklopu toga ko-ristimo i sisteme za prenos do naj-pogodnijeg medijuma za arhivira-nje, zavisno od njihovog trenutnogstatusa, npr. koliko esto im pristu-pate u toku radnog vremena ili koli-ko brzo je traženi podatak potreban.Ovaj sistem nazivamo HierarchicalStorage Management (HSM).

Mogu nost pristupa arhivamaSvim ili odre enim dokumentimaneke arhive možete pristupiti i akoje snimljena na prenosivi medijumpoput CD-a ili DVD-a. Za njihovpregled na drugom ra unaru nijepotrebno da imamo instaliran Docu-Ware. To vam omogu ava da kori-snicima koji nemaju instaliran Do-cuWare sistem šaljete dokumente,kataloge i tehni ke crteže putemCD/DVD medija ili elektronskompoštom.

6

3. Upravljanje dokumentima: arhiviranje i pristup

DocuWare poseduje sopstvene si-gurnosne mehanizme za upravlja-nje i proveru podataka od momentaunošenja u sistem do neposrednogupisivanja i uvanja na odgovaraju-em medijumu.

Omogu eno je koriš enje standarda(AO, HIPAA, Basel II i SarbanesOxley) kao pomo za utvr ivanjetipa i roka uvanja pojedinih doku-menata. DocuWare automatski nad-gleda rok uvanja odgovaraju ihpodataka, koji ste po zakonu dužnida poštujete. Podaci iji je rok uva-nja istekao se automatski brišu, aukoliko su uskladišteni u papirnojformi dobijate poruku da je njihovodalje uvanje nepotrebno.

Pristup podacima koji imajuperiod uvanjaDocuWare preko izvoznih funkcijaobezbe uje mogu nost pristupa po-dacima koje ste po zakonu dužni dauvate do isteka odgovaraju eg ro-

ka. Postoji mogu nost kreiranja ob-razaca u DocuWare-u, koji osigura-vaju da e podaci koje obra ujemo,a koje smo automatski preuzeli izdrugog poslovnog programa ili pro-izveli koriste i TIFFMAKER modulili COLD zapis, biti prikazani usvom originalnom obliku.

Prava pristupa dokumentimaKontrolu pristupa dokumentimaregulišemo dodeljivanjem razli itihovlaš enja. Pojedini izvršioci mogubiti lanovi jedne ili više grupa, ulo-ga ili profila. Ovaj sistem omogu a-va da izvršioci, njihovi kontrolori,kupci, dobavlja i i sl. mogu da pri-stupe samo onim dokumentima kojiim dozvoljava stepen njihove auto-rizacije. Direktan pristup dokumen-tima u bazi nije dozvoljen. Funkcijapra enja prijava sistemu dokazujeko je i kada pristupio odre enimpodacima, a ko ih je i kada izmenio.Period uvanja ovakvih dnevnikanije ograni en.

Elektronski potpisDocuWare je prilago en svim obli-cima elektronskog potpisivanja:obi nog, naprednog i kvalifikova-nog, kao i vremenskim elektron-skim pe atima i svojeru nim potpi-sima. Sve ove mogu nosti su deoDocuWare sistema, raspoložive susvim korisnicima i obezbe uju imdodatne garancije za integritet do-kumenata i autenti nost potpisnika(korisnika). Uz pomo sigurnosnihosobina koje poseduje, DocuWareobezbe uje pridržavanje pravilimakoja važe unutar kompanije.

7

4. Pronalaženjedokumenata

5. Obrada dokumenata

Prihvatljivost sistema za upravljanjedokumentima zavisi uglavnom odbrzine pronalaženja potrebnih infor-macija. DocuWare ovo ini vrlo jed-nostavno i prakti no: kao kriterijumpretrage možete zadati celu re , deore i, kombinaciju re i ili ga odabratisa ponu ene liste. Možete kombino-vati pretragu cele baze ili samo ne-kog njenog dela. Bez obzira na me-tod koji koristite rezultate dobijatetrenutno, u obliku liste koju možetesortirati po bilo kom kriterijumu.Arhive sa dokumentima mogu e jetako e prikazati u obliku hijerar-hijske strukture tipa stabla.

Pretrage po tekstuDocuWare-ova mogu nost pretraži-vanja po tekstu arhiviranih doku-menata može biti primenjena usvim podržanim sistemima baza

podataka. Pored toga, postoji i mo-gu nost izdvajanja teksta iz skeni-ranih dokumenata. Dozvoljena je ipretraga samo korena re i; prefiksili sufiks može biti bilo koji niz zna-kova. Prona eni tekst je u pregleduprikazan drugom bojom.

Napredne pretrage i na iniarhiviranjaAdministratori sistema mogu defi-nisati razli ite menije za postavlja-nje upita za pretragu, kao i da li elista prikazanih rezultata biti rezul-tat pretrage samo jedne ili više arhi-va. U menijima za postavljanje upitasu prikazana polja u koja unositekriterijum pretrage, a neka od njihmogu biti unapred popunjena po-etnim vrednostima. Pojedinim gru-

pama korisnika, u zavisnosti od nji-hovih privilegija, mogu biti prikaza-ni razli iti meniji za postavljanjeupita. Korisnici biraju da li e zarešavanje svojih zadataka koristitistandardni meni ili meni za pristuppojedina noj arhivi — fajl-kabinetu.Ovo je pogodno za dokumenta ko-jima pristupate na uobi ajen na in,kao i za tipove dokumenata poputugovora ili izveštaja, pošto morajubiti obra eni na poseban na in.

Povezivanje sa drugimprogramimaDokumentima arhiviranim Docu-Ware-om možete pristupiti i prika-zati ih i pomo u drugih aplikacija.DocuWare omogu uje brojne mo-gu nosti za to: upotrebu tzv. LINKmodula koji je mogu e konfigurisatipomo u menija, zatim upotrebu ra-zvojnog alata (Software DeveloperKit) koji omogu ava rad sa C, COMi .NET objektima, upotrebu pretra-živa a (browser) i podršku doku-mentima SAP aplikacije. Programeza vezu sa ostalim programima ERPsistema obezbe uju nezavisni proi-zvo a i — partnerske kompanije.

DocuWare poseduje mnogo mogu -nosti za naprednu obradu dokume-nata.

Verzije dokumentaDokumenti arhivirani DocuWare-om mogu u svako doba biti izme-njeni ukoliko su arhivirani u origi-nalnom formatu. U zavisnosti odstepena autorizacije izmenu u fajluizvodite ili direktno (dok se nalazi uarhivi — fajl-kabinetu) ili pošto gaiz fajl-kabineta u itate u radnu zo-nu. Tom prilikom se kopija u fajlkabinetu zaklju ava za izmenu odstrane ostalih korisnika do upisiva-nja nove — izmenjene verzije. Pret-hodna verzija se uva zbog eventu-alne kontrole.

Ozna avanje, unošenjekomentara i potpisaDocuWare-ov Program za pregleddokumenata poseduje alate kojimamožete vršiti izmene u originalnomdokumentu. Možete dodavati napo-mene, komentare, rukom pisaneoznake, istaknuti neki deo tekstadrugom bojom i elektronski potpi-sati skoro svaki format dokumenta.Sam dokument, me utim ostajeneizmenjen. Svi dodati elementi segrupišu u poseban dodatak i pamtese odvojeno od originalnog doku-menta. Pe ati mogu biti postavljenida onemogu e (zaklju aju) ili omo-gu e (otklju aju) pristup dokumen-tu, a dokument može sadržati ielektronski potpis. Ako posedujetegrafi ku tablu ili Tablet PC možete,u dokument koji obra ujete, vrlojednostavno uneti potpis ili skicunapisanu rukom.

Statusna linija u programu za pregleddokumenata pokazuje da li dokumentima ovlaš en elektronski potpis i (posleprovere) pokazuje da li je potpis važe i

8

6. Radni procesi7. Udaljene lokacije i mobilni korisnici

Maksimum transparentnostiPored toga što korisnici veoma lakokoriste funkcije DocuWare-a, glavnakarakteristika njegovog toka doku-mentacije je transparentnost. Svakikorak u procesu koji se oslanja nape at se automatski inicira uz po-mo pe ata u dokumentu koji sadržidatum i ime izvršioca. Dalji tok jevidljiv iz samog dokumenta i možebiti lak za razumevanje i nekom kose ne razume dovoljno u procesrada. U zavisnosti od unutrašnjeorganizacije možete odabrati da lida se napomene i pe ati prikazujuna ekranu odnosno štampaju zajed-no sa dokumentom ili ne.

Direktan pristup dokumentima, bezobzira na lokaciju na kojoj su sme-šteni, je jedna od najve ih privilegijaelektronske obrade dokumenata. Sakorisni kog ra unara možete pristu-piti fajl-kabinetu i dokumentima ucentralnoj bazi sa bilo koje lokacije usvetu — putem interneta. Jedino jepotrebno da znate IP adresu serverana kome se nalaze podaci.

Sinhronizovanje fajl-kabinetaSadržaji fajl-kabineta na razli itimlokacijama mogu biti me usobnouskla eni. Postoji dobro organizo-van sistem pravila koja odre ujukoji dokumenti pripadaju centralnojbazi podataka i koriste se za uskla-

ivanje sadržaja arhive centralnebaze sa arhivom ra unara na drugojlokaciji i obrnuto. Time je omogu-eno da glavna kancelarija i ostala

odeljenja mogu koristiti odgovara-ju a dokumenta sa minimalnimkašnjenjem. Ovo je optimalan na inpovezivanja odeljenja na više lokaci-ja, što predstavlja veliku pomo va-šem dokument menadžment sis-temu.

Rad uz pomo samostalnoglaptop ra unaraIsta tehnologija sinhronizacije, kaoizme u centralne baze i ostalih ode-ljenja, primenjuje se i u slu aju kadakoristite laptop ra unar. Zaposleniu prodaji uvek treba da imaju ažur-nu bazu korisnika. Elektronska po-šta koju šalju se pamti u fajl-kabine-tima laptopa. Pri slede oj sinhroni-zaciji ovi podaci se automatski pre-nose na centralno mesto gde postajuraspoloživi ostalim korisnicima.

DocuWare vam pomaže da automa-tizujete radne procese zasnovane naobradi pojedinih dokumenata i osi-gurava da odgovaraju i dokumentuvek stigne nadležnoj osobi. Konfi-gurisanje procesa vršite vrlo jedno-stavno, uz pomo unetog potpisakoji prati svaki dokument, kao i listezaduženja, koja se nalazi u CON-TENT-FOLDER-u.

Upravljanje procesomProces obrade dokumentacije po i-nje jednostavnim prihvatanjem iliodbijanjem elektronskog pe ata nadokumentu. Na dalji tok dokumen-ta uti ete postavljanjem pojedina -nih pe ata ili unošenjem odgovara-ju e vrednosti u pe at. To odre ujekome e dokument biti prosle en.Koriš enje pe ata u upravljanju pro-cesima se zasniva na toku papirnedokumentacije i doprinosi lakšemrazumevanju procesa. Statusi doku-menata mogu biti postavljeni auto-matski, koriste i DocuWare-ovAUTOINDEX modul ili programi-ranjem posebnog alata. Ovo omogu-ava ostalim programima da uti u

na pojedina ne korake u procesurada.

Prilagodljiva lista zaduženjaLista poslova je definisana u CON-TENT-FOLDER-u. Lista sadrži svedokumente koji ekaju na obraduod strane pojedinog izvršioca. Tomože da bude lista dokumenata kojiekaju na odobrenje.

Kada primenite pe at na dokument kojije prikazan programom za pregled,informacija o tome se primenjuje i nadokument za definisanje radnog toka,koji istovremeno možete koristiti

9

dokumenata postižete ve u efikas-nost nego što je to slu aj kod papir-ne dokumentacije.

Sinhronizacija centralnih DocuWarearhiva (fajl-kabineta) sa arhivama nadrugim lokacijama ili na laptopra unarima

injenica da i zaposleni unutar si-stema i zaposleni na terenu imajupristup kompletnoj bazi ne doka-zuje samo da imate dobro organizo-van sistem, nego pruža i zadovolj-stvo zaposlenima u radu. To zna ida i mobilne korisnike možete uk-lju iti u poslovne tokove.

Poslovni procesi na udaljenimlokacijamaArhitektura DocuWare-a ga inilako primenljivim u slu aju potrebeda se pojedini poslovi obavljaju sadrugih poslovnih lokacija ili od ku-e. Mobilni korisnici mogu biti

povezani u sistem tako da posloveobavljaju na svom ra unaru, a po-datke prosle uju sistemu putemsinhronizacije, gde dalji tok preuzi-ma DocuWare. Uklju ivanjem mo-bilnih i korisnika na drugim lokaci-jama u proces elektronske obrade

10

9. Konfigurisanje sistema8. Pristup dokumentima putem interneta

DocuWare-ov modul INTERNET-SERVER omogu ava pristup doku-mentima sa bilo kog mesta u svetuuz pomo internet pretraživa a.(Web Content Management)

Jednostavno povezivanjeDocuWare-ova web arhitektura jevrlo jednostavna i pregledna. Pre-duslov za pristup dokumentima jepokretanje internet pretraživa a naklijentskom ra unaru (dovoljan jeThin-client), nezavisno od operativ-nog sistema koji koristimo. Dijalogmeniji mogu biti prilago eni bilokom web sajtu, a njihov izgled odre-

ujete unapred definisanim stilovi-ma. Jednostavnim HTML programi-ranjem možete dijalog za koriš enjeDocuWare-a ugraditi u portal. Ser-verska komponenta se pokre e narazli itim web serverima i njenofunkcionisanje može biti podešenopojedina no.

Portali za zaposlene, proizvo a e ikorisnikeKorisnik putem interneta može jed-nostavno preuzeti sve neophodne in-formacije zavaljuju i prilagodljivostii mogu nosti integracije DocuWare-ove web arhitekture. Izrada novihportala za zaposlene unutar firme ilikorisnike, kao i povezivanje sa posto-je im su veoma laki zahvaljuju i fun-kcijama DocuWare-a. Zaposleni svo-jim podacima mogu pristupiti i saradnog mesta i kada su na putova-nju, a korisnici uvek imaju najnovijeinformacije o proizvodima ili usluga-ma, što poboljšava naš servis i ini gaefikasnijim za korisnika.

Dodatni modul INTERNET-SERVERomogu ava prikazivanje dokumenata izDocuWare arhive pomo u obi nog webpretraživa a. Arhiviranje dokumenatatako e izvršavate pomo u ovog modula

Od neovlaš enog pristupa podacima,ak i putem interneta štite nas usavr-

šeni sigurnosni mehanizmi. Celokup-nu bazu podataka možemo u initipristupa nom korisnicima ili je obja-viti internetu na vrlo jednostavan na-in — uz pomo standardnih Docu-

Ware-ovih alata. Za predstavljanjepodataka na internetu vašim zapo-slenima nisu neophodna posebnaznanja, nego je dovoljno da su auto-rizovani korisnik DocuWare sistema.

Jednostavnost instaliranja i upravlja-nja sistemom su atributi po kojima jeDocuWare dobro poznat. Iako se brojraspoloživih funkcija u poslednjojverziji programa višestruko uve ao,zadržao je lako u i jednostavnostfunkcionisanja, što je osnovni predu-slov za njegovu široku prihva enostod strane korisnika.

11

Mogu nost proširenjaAko imate veliki broj radnih stanicaserverski modul možete postaviti naviše ra unara. Ovakvom podelomštitite sistem od preoptere enja i osi-guravate ve u brzinu rada. Ovo jeomogu eno upotrebom istih modulai funkcija bilo da su u pitanju pojedi-na ne radne stanice ili rad sa grupa-ma korisnika. Rezultat ovakvog pri-stupa je jednostavno i prilagodljivoadministriranje sistema i u slu ajuproširenja broja radnih stanica iliuvo enjem novih poslovnih lokacija.

Sigurnost podatakaOsnovna arhitektura DocuWare-apruža visok stepen zaštite podatakaod neovlaš enog koriš enja. Kaodokaz verodostojnosti podatakaprogram koristi posebnu proceduruautentikacije nazvanu „Ticket-Gran-ting-Ticket“. Identifikacija pojedina -nih korisnika je apsolutno sigurna iobuhvata prijavu sistemu kao Docu-

Ware korisnik ili jednokratnu prijavukao Windows korisnik (Single Sign-on).Upotrebom ENTERPRISE Server mo-dula na raspolaganju su vam dodat-ne funkcije zaštite kojima poverljivedokumente inite nedostupnim i zasamog administratora sistema. Do-datnoj zaštiti od neovlaš enog kori-š enja doprinosi i zapisivanje istori-jata pristupa i pokušaja pristupa do-kumentima od strane korisnika. Za-štitu podataka od gubitka obezbe u-jete dvostrukim zapisivanjem njiho-vih indeksnih informacija, pri emuse jedne nalaze u samoj bazi podata-ka, a druge u metafajlovima XMLformata. Na ovaj na in je omogu e-no jednostavno oporavljanje ošte e-nih delova baze podataka. Rezervnekopije celokupnog sadržaja baze po-dataka pravite pomo u standardnihDocuWare alata ili sopstvenom pro-cedurom na unapred definisan na in.

Arhitektura budu nostiDocuWare-ova višeslojna arhitekturapravi razliku izme u klijentskog de-la, serverskog dela i programske in-frastrukture. Klijentski sloj na koris-ni koj strani sa klijentskim slojem naserverskoj strani komunicira putemTCP/IP protokola. DocuWare-oviserveri (Autentication, Content iWorkflow) neposredno komunicirajusa sistemima za arhiviranje podataka,bazom podataka i prostorom za upi-sivanje samih arhiva. Ovo sistem inimaksimalno sigurnim i jednostavnimza proširenje.

Centralno administriranje sistemaAdministriranje svih komponenatasistema je centralizovano i izvršavase uz pomo centralne DocuWareadministracije. Tu spadaju raspoloži-vost servera za administriranje kori-snika, administriranje arhiva doku-menata u cilju postavljanja poslovnihprocesa, povezivanje sa korisnicimana drugim lokacijama, kao i ukupnoadministriranje sistema. UpotrebomENTERPRISE Server modula možetepostaviti i objediniti upravljanje sanekoliko celina jednog sistema, što jevrlo korisno za opsluživanje višeklijenata istovremeno.

DocuWare se lako prilago ava porastu broja dokumenata u sistemu

12

Dodatni moduli

Sistem za upravljanje dokumentimatreba da ima mogu nost integracije upostoje e informati ko okruženje.DocuWare na tom planu nudi opti-malnu razmenu podataka i dokume-nata sa drugim poslovnim aplikaci-jama uz minimalnu administraciju.

Ovo postiže upotrebom brojnihdodatnih modula, koji koriste stan-dardne funkcije i korisni ke dijalog-menije. Ovi moduli omogu avajuprecizno podešavanje funkcionisanjasistema prema zahtevima korisnika.

Sledi kratak pregled raspoloživihdodatnih modula. Detaljne infor-macije o svakom modulu možetepogledati na DocuWare web sajtu:http://www.docuware.com.

Dodatni moduli omogu uju idealnu integraciju DocuWare-a u postoje e informati ko okruženje

13

CONTENT-FOLDER elektronskiupravlja radnim procesima zasnova-nim na sadržaju nekih dokumenata iraspore uje ih u zamišljene radnefoldere. Preko njega se mogu defini-sati radne liste, dodeliti izvršiocima ipratiti rokovi izvršenja zadataka.

LINK omogu ava povezivanje arhi-viranih dokumenata DocuWare-a sadokumentima ostalih aplikacija (npr.dokumentima knjigovodstvenogprograma). Pritiskom na odgovaraju-i taster LINK modul prikazuje sve

povezane dokumente iz raznih arhi-va. Kriterijum izbora odgovaraju eglinka možete preuzeti i iz drugihprograma, i to bez dodatnog progra-miranja.

RECOGNITION prepoznaje vred-nosti BAR koda i teksta sa skeniranihdokumenata koriste i mogu nostopti kog prepoznavanja znakova(OCR). Ove informacije u itava saprethodno definisanog podru ja ulaz-nog dokumenta i koristi ih za auto-matsko indeksiranje dokumenata.

REQUEST ini dostupnim sve oda-brane arhive ili dokumente i to naCD/DVD medijumu. Funkcije pretra-ge kao i programi za pregled i obra-du fajlova razli itih formata mogubiti dodati prema potrebi. Dokumen-te možemo pregledati i bez instalira-nog DocuWare Klijenta.

ACTIVE IMPORT je modul koji sepokre e zajedno sa glavnim progra-mom i radi u pozadini. Njegov zada-tak je da nadgleda unapred definisa-ne foldere i da prispele fajlove i ob-jekte, uz automatsko indeksiranje,prebaci u DocuWare ovu ulaznuzonu (korpu) ili direktno u arhivu(fajl-kabinet). Dokumenta kreiranaskenerom ili digitalnim fotokopiromse smeštaju na odgovaraju e mestona mrežnom disku koje nadgledaovaj modul i po pojavljivanju ske-niranog dokumenta vrši njegovoindeksiranje i prebacivanje u Docu-Ware. Sli no se dešava i po prispe ue-maila u odgovaraju i folder, koji jenadgledan ovim modulom. Podržanisu programi Microsoft Outlook iExchange i sli ni MAPI sistemi elek-tronske pošte.

INTERNET SERVER omogu avapristup arhiviranim dokumentima(pisma, elektronska pošta, ra uni)DocuWare-a uz pomo internet pre-traživa a sa bilo kog mesta u svetuputem internet ili intranet mreže.Pristup dokumentima ostvarujemo saobi nog ra unara (Thin Client) pove-zanog na internet ili intranet, bez ob-zira na operativni sistem koji koristi.

SDK— (Software Development Kit)RAZVOJNI ALATI daju podršku APIfunkcijama i OLE procesima i omo-gu uju upravljanje glavnim funkcija-ma DocuWare-a iz drugih aplikacija(TOOLKIT for C, VB, .NET).

AUTOINDEX uvozi dokumente izdrugih programa npr. knjigovodstve-nih i šalje ih u arhivu automatskigenerišu i indekse i termine zanjihovu pretragu.

COLD/READ ita i arhivira doku-mente: predra une, potvrde o ispo-ruci, stanje ra una i ostale dnevneizveštaje iz fajla koji je sistem generi-sao za štampanje. Podaci su prikazaniu svom originalnom obliku, koriš e-njem postoje ih obrazaca i memoran-duma.

CONNECT to NOTES uvozi u Docu-Ware dokumenta iz programa LotusNotes. Koriste i informacije o prima-ocu i pošiljaocu iz e-mail adrese, pre-uzeti podaci se automatski indeksi-raju i svrstavaju u grupe. Mogu a je iobrnuta procedura tj. da se skeniranimaterijal iz DocuWare-a ubaci u pro-gram Lotus Notes.

CONNECT to SAP/R3 omogu ava ra-zmenu dokumenata i podataka sa do-kumentima iz poslovnog sistema SAP,kao i njihovo arhiviranje. Pristup ovimdokumentima je mogu i ako nemamoinstaliran programski paket SAP.

14

Karakteristike� Unošenje pe ata u dokument- Prilago avanje li nih i javnih pe ata sa, npr. svo-

jeru nim potpisom, datumom, vremenom i koris-ni kim imenom osobe (izvršioca) potpisnika do-kumenta

- Dodeljivanje pe ata pojedinim korisnicima i koris-ni kim profilima

- Pe ati s ru nim potpisom za Tablet PC pružajumaksimalnu sigurnost zbog pam enja biomet-rijskih podataka korisnika

- Automatsko preuzimanje indeksnih podataka iznajviše pet polja iz dokumenta

- Prilago avanje pe ata dodavanjem polja za po-punjavanje. U polja pe ata upisujemo odgovara-ju e podatke ili ih preuzimamo iz ponu enestandardne ili spoljne liste

- Ubrzanje toka rada npr. automatskim zatvaranjemprograma za pregled dokumenata po unošenjuelektronskog pe ata

- Elektronski pe at primenjujemo i na skeniranadokumenata i na dokumenata iz drugih prog-ramskog paketa: MS Office, PDF i dr.

� Elektronski potpisi- Mogu biti obi ni, napredni i kvalifikovani (Simple,

Advanced, Qualified Electronic Signature)- Elektronski vremenski potpisi, beleže datum i vre-

me potpisivanja dokumenta- Podrška za višestruko potpisivanje; automatsko

postavljanje oznake elektronskog potpisa u svedokumente u korpi (ulaznoj zoni) npr. skeniranedokumente; mogu nost kontrole prikazivanjemsvakog n-tog dokumenta

- Dokument potpisujemo samo postavljanjem ozna-ke elektronskog pe ata

- Jednostavno povezivanje sa nezavisnom organi-zacijom od koje preuzimamo ta an datum i vreme(Time Stamp Services) prilikom izrade elektron-skog vremenskog potpisa

- Sami definišemo važnost pe atne oznake (npr.pe at se odnosi samo na stranu na kojoj je pos-tavljen, sa ili bez komentara na drugom sloju ilipe at se odnosi na ceo dokument bez komentaraili na ceo dokument uklju uju i komentar)

- Tipovi potpisa: definisanje zahteva za koriš enjepotpisa, zahtev za autorizaciju uverenja

- Provera i potvrda potpisa se vrši unutar sistema

� Organizacija dokumenata uulaznoj zoni

- Skenirani i drugi ulazni dokumenti se privremenosmeštaju u elektronsku ulaznu zonu — korpu

- Razmeštanje dokumenata kopiranjem ipremeštanjem jednostavnim prevla enjemkursorom miša

- Povezivanje više stranica u jedan dokument iobrnuto

- Dokumente prikazujemo u obliku liste ili kao mini-jaturne slike (thumbnails)

- Biramo boju za svaku korpu- Dokument se rotiranjem automatski postavlja u

normalan položaj za pregled- Izvoz dokumenata iz ulazne korpe

� Prikazivanje dokumenata- Arhivirane dokumente prikazujemo DocuWare-

ovim programom za pregled ili programom kojimje proizveden originalni dokument ili za prikazbiramo neki tre i program

- DocuWare pruža podršku svim uobi ajenim for-matima dokumenata

- Prikazuje i dokumente koji se sastoje iz više ce-lina razli itog formata, npr. elektronska pošta sadodacima

- Postoji mogu nost istovremenog prikaza u trirazli ita prozora

- Štampanje celog ili dela dokumenta koji gledamo- Kopiranje ozna enog dela dokumenta u klipbord

kao slike ili kao teksta (uz pomo OCR programa)i postavljanje u druge dokumente/aplikacije

- Pretvaranje skeniranih dokumenata u druge for-mate, npr. BMP

- Prikazivanje prethodnog ili slede eg dokumentasa liste ili iz ulazne zone — korpe

� Arhiviranje dokumenata- Pojmove kojima opisujemo arhiviranje biramo iz

ponu enog dijalog menija- Za podršku pri unosu koristimo dijalog polja- Logi ka kontrola i provera valjanosti indeksnih

termina- Svaka arhiva može da sadrži preko 4 milijarde

dokumenata- Mogu nost upravljanja skeniranim dokumentima,

COLD zapisima, elektronskom poštom i ostalimfajlovima u zajedni kim arhivama

- Opcija: pam enje imena i adrese (putanje dofajla) umesto kopiranja samog fajla*

- Opcija: pam enje fajlova sa komprimovanimsadržajem*

- Opcija: pam enje šifriranih dokumenata (prekointegrisanih AES i RSA procedura)*

- Brzo indeksiranje pomo u unapred indeksiranihdokumenata u ulaznoj zoni (korpi)

- Usvajamo kriterijume pretrage dokumenata pri-likom njihovog arhiviranja

- Biramo listu prethodno unetih pojmova za svakopolje baze podataka

- U cilju o uvanja jedinstvene klasifikacione stru-kture koristimo fiksnu listu za izbor polja

- Dodatnu listu koja opisuje uslove klasifikacijeobezbe ujemo iz spoljnih izvora ili arhiva

- Automatsko grupno arhiviranje svih unapredindeksiranih dokumenata

- Na jedan CD medijum možemo arhivirati oko12.000, a na DVD oko 88.000 dokumenata A4formata

� Pronalaženje arhiviranihdokumenata

- Pretraga po klju nim re ima uz upotrebu džokera- Logi ka kontrola i provera valjanosti indeksnih

termina- Termine unosimo preko dijalog-polja- Složene pretrage uz pomo relacionih i logi kih

operatora i prikaz rezultata po azbu nom redupojmova u pojedina nom polju

- Pretraga i prikaz na odre enom nivou uhijerarhijskoj strukturi

- Postavljanje logi kih operatora I/ILI unutar jednogili više polja

- Izbor koja e polja arhive koju pretražujemo initilistu rezultata

Funkcije ozna ene * su raspoložive samo ako imateinstaliranu verziju programa ENTERPRISE Server.Sve ostale funkcije možete koristiti i saPROFESSIONAL i sa ENTERPRISE verzijom.

Dokumenti� Uvoz dokumenata- Skenira sve formate papirnih dokumenata do

crteža 1E (A0) elektronskog formata, C/B ili u boji- Podržava TWAIN i ISIS sisteme skeniranja- Proizvodi slike formata TIFF ili JPEG- Za skenirani A4 format dokumenta u C/B tehnici

potrebno je oko 50 KB memorijskog prostora- Dodatni modul za direktno preuzimanje dokume-

nata iz MS Office programskog paketa (Word,Excel i PowerPoint)

- Unošenje dokumenata u sistem jednostavnim pre-vla enjem njegove ikonice kursorom miša ili uzpomo DocuWare-ovog menija

- Programe za pregled i obradu unetih dokumenataDocuWare odre uje automatski ili ih biramo sami

- Pra enje novih fajlova u folderu za automatski unos- Automatsko preuzimanje elektronske pošte

� TIFFMAKER- Tiffmaker je drajver za štampa koji dokumente iz

Windows aplikacija pretvara u zapis grafi kog for-mata (TIFF) koji nije mogu e izmeniti

- Može se koristiti u kombinaciji sa postoje im draj-verima za štampa e i tako automatski dobiti TIFFkopiju dokumenta koji štampamo ili šaljemo faksom

- Omogu en je rad u više slojeva (layer) tako da mo-žemo dopisivati podatke preko skeniranih dokume-nata ili obrazaca

- Omogu ava direktno upisivanje fajla u odgovara-ju u arhivu

- Automatsko izdvajanje indeksnih podataka iz doku-menta

� Obrada dokumenata- Unošenje oznaka i napomena u druge slojeve do-

kumenata- Delovi teksta mogu biti uokvireni providnim ili ne-

providnim poljima u boji- Omogu eno je pisanje rukom pomo u miša ili

grafi ke olovke, sa izborom boje i debljine linije- Naglašavanje teksta jednostavnim klikom miša ili

grafi ke olovke- Napomene i tekst postavljate na bilo koje mesto, a

oblik, veli inu i boju slova odre ujete sami- Za ispis koristimo pet slojeva, a sami odre ujemo

koji od njih e biti vidljiv, a koji nevidljiv- Neki od slojeva, po potrebi, mogu biti odštampani- Skenirani dokumenti zadržavaju svoju autenti nost

(originalnost)- Komentari mogu biti spojeni s dokumentom- Postoji mogu nost automatskog spajanja komenta-

ra sa dokumentom prilikom pretvaranja u grafi kiformat

- Mogu nost postavljanja glasovnih komentara- U slu aju obrade, original dokumenta je nedostu-

pan za ostale korisnike, sve dok se ne odjavikorisnik koji ga je zaklju ao

- Direktna obrada dokumenata u arhivi- Tekst prepoznat OCR programom kopirate na

klipbord ili ga unosite u dijalog-meni- BAR kod itate direktno iz dokumenta, kopirate na

klipbord ili unosite u dijalog-meni

Upravljanje sistemom iarhivama- Pristup DocuWare-u je mogu i putem intraneta ili

interneta koriste i standardni TCP/IP komunikaci-oni protokol

- Za pristup sistemu je neophodna autorizacija prekokorisni kog imena i lozinke, ali je mogu e obezbe-diti i jednokratan pristup sistemu (Single Sign-On)

- Administriranje sistema vršimo samo jednim pro-gramom, koji podatke prikazuje u hijerarhijskojstrukturi tipa stabla

- Sistemom, organizacijom sistema i arhivama up-ravljamo preko DocuWare administracije

- Kontrolu pristupnih funkcija podešavamo preko do-deljivanja prava korisniku ili grupi; opcije za kojekorisnik ne poseduje prava nisu mu ni prikazane

- Mogu nost za klijente: mogu a je višestruka orga-nizacija sistema*

- Istovremeni pristup arhivama iz dva odvojenasistema, npr. klijent iz ra unarske mreže i klijent samobilne radne stanice

- Mogu nost: neopozivo brisanje dokumenata*

� DocuWare Serverski moduli- Authentication Server: upravlja korisnicima i licen-

cama, dodeljuje prava pristupa programu i doku-mentima i upravlja ostalim postavkama sistema

- Content Server: upravlja dokumentima, nadgledapristup dokumentima i indeksnim podacima

- Workflow Server: upravlja radnim tokovima i kon-troliše grupne obrade podataka

- SAP HTTP Server: arhivira dokumente preuzete izaplikacije SAP

- Load balancing: posebna tehnika ravnomerne ras-podele raspoloživih resursa primenjena je pri pri-stupu arhivama*

� Administracija sistema- Omogu ava upravljanje sistemom i njegovu inte-

graciju u IT okruženje, kao i povezivanje sa drugimdavaocima usluga

- Putanja do podataka: centralna administracija jenezavisna od medijuma na koji je postavljena

- Povezivanje i autorizacija baza podataka i fajlova:upravlja se centralizovano na sistemskom nivou;može se izvršiti objedinjavanje pomo u baza poda-taka (MS-SQL, Oracle i MySQL) proverenih odstrane DocuWare-a

- Administriranje DocuWare servera: AuthenticationServer, Content Server, Workflow Server, SAPHTTP Server

- Karakteristike i slojevitost sistema: možete koristitinekoliko Content Server-a koji mogu biti postavljenina razli itim ra unarima, možete koristiti više bazapodataka gde se arhive mogu prostirati na razli i-tim fizi kim medijumima ili ra unarima; dozvoljenoje koriš enje razli itih baza podataka u okviru istogsistema

� Administracija organizacije sistema- Upravljanje organizacijom korisnika, licencama,

pravima pristupa, korisni kim nalozima, pe atima ilistama podataka

- Stati ne liste podataka: listu dobijate jednokratnimitanjem podataka iz spoljnih sistema (baze poda-

taka, tekstualni fajlovi) ili jednokratnim unošenjempodataka u sistem

- Pretraga u jednoj ili povezanim arhivama- Prikaz prona enih dokumenata zajedno sa klju nim

re ima u listi rezultata- Dinami ko povezivanje: ukoliko više dokumenata

zadovoljava kriterijum pretrage biramo da li e nambiti prikazani u listi iz koje biramo koji dokumentželimo ga vidimo ili e svi biti automatski u itaniprogramom za pregled dokumenata.

- Sužavanje liste rezultata njenim dodatnim pretra-živanjem

- Izvoz dokumenata u druge arhive, radnu zonu,drugu lokaciju ili kao elektronske pošte

- Izvoz prona enih dokumenata u dBASE fajl ilitekstualni fajl

- Štampanje i slanje prona enih dokumenata(faksom ili na drugi na in)

� Indeksiranje i pretraga teksta- Vrši se automatsko indeksiranje svih dokumenata

koji se nalaze u okviru jedne arhive, bez obzira natip baze podataka koju koristimo

- Programi za prepoznavanje znakova (OCR) itajutekst iz skeniranih dokumenata, a ugra eni tekstfilter sortira pro itane re i i smešta ih u indeksni fajl

- Pronalaženje dokumenata na osnovu re i: iz tekstadokumenta, iz zaglavlja ili COLD zapisa

- Pretraga samo po delu re i uz koriš enje džokeroznake koja zamenjuje znake koji prethode ili sle-de traženi niz

- Ozna avanje prona enih re i drugom bojom prili-kom prikaza dokumenta

- Mogu nost prikaza kompletne stranice dokumenta,na kojoj su ozna ene prona ene re i

� Elektronska pošta i faks- Mogu nost direktnog slanja celog dokumenata ili

samo jedne strane elektronskom poštom ili faksomiz korpe, arhive ili iz programa za pregled

- Upotreba MAPI-kompatibilnih sistema elektronskepošte (MS-Mail, internet, itd.)

- Automatsko arhiviranje dolazne i odlazne pošte izprograma MS Outlook uz pomo modula ACTIVEIMPORT

- Koriš enje sadržaja polja: naziv primaoca, nazivpošiljaoca, datum, razlog slanja kao indeksnihpodataka u arhivi — fajl-kabinetu

- Automatsko dodeljivanje svih indeksnih podataka:kada popunjavanjem jednog polja (npr. e-mail ad-resa) do e do podudaranja podataka prenosimocelu grupu podataka u odgovaraju a polja

- Slanje faksa direktno iz DocuWare-a koriste iprogram operativnog sistema Windows

Prilagodljivost- Veli inu i položaj glavnog menija DocuWare-a sa

pripadaju im podmenijima je mogu e prilagoditivašim potrebama za razli ite ekranske rezolucije

- Mogu nost podešavanja veli ine pojedinih prozora,ikonica i tastera

- Dijalog-meniji za pronalaženje i arhiviranje doku-menata, kao i liste rezultata mogu biti prilago enepojedina nim korisnicima ili grupama

- Maksimalna itljivost dokumenata primenom inter-polacione procedure za ekranski prikaz

- Sveobuhvatna pomo kako za koriš enje tako i zaadministriranje DocuWare-a, organizovana po prin-cipu prikazivanja pomo i za rešenje konkretnogproblema, kao i veze ka njegovim uzrocima (con-text-sensitive help)

- Spoljne liste podataka: listu dobijate postavljanjemvišestrukih upita spoljnim sistemima (npr. ERP si-stemi, baze podataka)

- Prenošenje podataka iz liste podataka u indeksnapolja i menije za administraciju arhiva (fajl-kabi-neta)

- Upravljanje ekranskim prikazom, programima zaobradu dokumenata, postavljanje parametara zaotvaranje dokumenata itd.

- Za proveru valjanosti konfiguracije koristimo pro-gramske biblioteke

- Postavka ulazne zone za korisnike ili ulazne zonena mrežnom disku za mrežne korisnike sa jednogmesta

� Administracija prava- Svim korisnicima i njihovim pravima se upravlja s

jednog mesta- Funkcijska prava: pravo pristupa pojedina nim

funkcijama, pe atima, listama podataka i po etnimmodelima definišete na organizacionom nivou

- Prava arhiva: prava pristupa dokumentima uarhivama podataka definišete na nivou arhiva

- Profili: grupisanjem više funkcijskih prava dobijatefunkcijski profil, a grupisanjem više prava arhivadobijate profil arhive

- Uloge: kombinacijom funkcijskg profila i profilaarhive dobijate ulogu

- Unapred definisane uloge imaju: administrator sis-tema, administrator organizacije sistema i vlasnikarhive

- Sistem administrator je administrator celog Docu-Ware sistema

- Administrator organizacije sistema upravlja organi-zacionom postavkom sistema npr. korisnicima injihovim pravima

- Vlasnik arhive administrira strukturu prava pristupapoljima unutar arhive

� Administracija korisnika- Više korisnika istih zaduženja, po potrebi, možete

svrstati u grupu- Direktno dodeljivanje pojedina nih prava, profila i

uloga razli itim korisnicima- Dodeljivanje uloga grupama- Jednostavno upravljanje korisnicima i grupama:

povezivanje i pokretanje sinhronizacije korisnika igrupa u spoljnim servisima (Directory Services) sakorisnicima i grupama u DocuWare sistemu, postojipodrška za LDAP i Active Directory Services

� Struktura i prava arhive- Fajlovi su u arhivama organizovani po sistemu

razgranate hijerarhijske strukture tipa stabla- Navodimo uslove za povezivanje prikazanog

dokumenta sa pridruženim dokumentima- Identifikacija arhiva preko jedinstvene oznake- Naziv arhive može imati najviše 64 znaka- Arhive upisujemo na: hard diskove (pojedina no ili

RAID), CD i DVD medijume sa WORM podrškom,prate i CAS (Content Addressed Storage) ili SAN(Storage Area Network) sisteme arhiviranja

- Organizacija upisivanja podataka zahteva definisa-nje logi kih diskova ograni enog kapaciteta, npr.CD, DVD

- Jedna arhiva može da se prostire na najviše999.999 logi kih diskova

- Upravljanje dokumentima putem sopstvene ilispoljne baze podataka

- Izbor tipa baze podataka za svaku pojedina nuarhivu i njeno pridruživanje DocuWare sistemu

- Automatsko kreiranje liste evidencije pristupa sva-koj arhivi: sadrži korisni ko ime i datum, vremepam enja, vreme poslednjeg pam enja i vremeposlednjeg pristupa

- Broj polja u arhivi je ograni en na 50, a tip poljamože biti tekstualni, numeri ki i datumski

- Tekstualna polja mogu imati najviše 255 znakova- Maksimalna dužina numeri kih polja zavisi od ogra-

ni enja baze podataka koju koristimo.- GMT je osnovni vremenski sistem koji koristimo za

dalji prikaz datuma i vremena- Osam polja za klju ne re i za svaku arhivu, svako

polje sadrži najviše 64 re i sa najviše 20 znakova- Prenos podataka iz liste dokumenata u polja za

indeksiranje i dijalog-menije- Detaljno definisanje prava za svaki kabinet (npr. za

prikazivanje, obradu, brisanje, izmenu) i za indek-sna polja i njihove relacije sa drugim slojevima

- Dodatno definisanje prava polja: polje mora biti po-punjeno, vrednost polja mora postojati u listi poda-taka, nema novih vrednosti; pristup dijalog-meni-jima za pretragu i arhiviranje i listama rezultata

- Povezivanje prava arhiva sa odgovaraju imindeksnim oznakama dokumenta (index filter)

� Automatizovana manipulacijadokumentima

- Automatske procedure za sinhronizaciju podataka,njihov izvoz i premeštanje iz jednih u druge arhive

- Ne postoji ograni enje za broj automatskihprocedura

- Manipulacijom dokumentima upravljamo prekoDocuWare administracije

- Korisnik postavlja kriterijum za izbor za dokumenta- Mogu e je standardno prijavljivanje arhivama za

radne tokove

� Sinhronizacija arhiva- Vršimo sinhronizaciju glavnog servera (glavne arhi-

ve) sa arhivama smeštenim na ostalim nosiocimapodataka (serveri na drugim lokacijama, mobilnikorisnici)

- Arhive na laptop ra unarima u kojima menjamo po-datke lokalno i arhive na drugim lokacijama na koji-ma nemamo stalnu vezu sa serverom sinhronizu-jemo uz minimalno optere enje mrežnih resursa

- Ukoliko je struktura arhiva koje sinhronizujemo raz-li ita, definišemo indekse polja kojaželimo da sin-hronizujemo

- Postoji mnoštvo opcija za prenos podataka izme uglavne i satelitske arhive (u bilo kom smeru)

- Konfliktne situacije rešavamo izmenom (podešava-njem) opcija za prenos podataka

- Po etak sinhronizacije možemo inicirati i sa klijent-skog ra unara

� Izvoz arhiva- Izvoz postoje ih arhiva unutar sistema vršite kopi-

ranjem arhive na traženu lokaciju ili formiranjemnove arhive na osnovu podataka iz postoje e

- Arhive možemo direktno prebaciti i u drugi sistem

� Premeštanje arhiva na drugimedijum

- Postoji mogu nost automatskog kopiranja ili pre-meštanja dokumenata unutar jedne arhive, npr. sahard diska na opti ki (CD/DVD)

- Snimanje: eventualno pravljenje kopije podatakakoje obra ujemo zbog njihove kasnije rekonstruk-cije ili obrade drugim programom

� Brisanje dokumenata- Postoji automatska kontrola perioda uvanja do-

kumenata; po isteku roka automatski se brišudokumenti i njihove veze u bazi podataka

� Nadgledanje prijavljivanja irada u sistemu

- Automatsko evidentiranje svih prijava sistemu i svihpromena u sistemu, kao i promena dokumenata iradnih tokova

- Navodimo koja vrsta promena u sistemu i koja vr-sta promena aktivnosti je mogu a u zavisnosti odtoga da li se sistemu prijavio sistem administrator,administrator organizacije ili vlasnik arhive

- Za svaku pojedina nu prijavu sistemu detaljno na-vodimo parametre za nadzor

- Prijavu sistemu definišemo na osnovu prava koris-nika

- Mogu nost filtriranja informacija o prijavljivanju sis-temu: npr. izdvajanje podataka o pristupu pojedi-nom polju baze podataka ili o aktivnostima odre-enog korisnika

- Liste prijavljivanja sistemu pamtimo u formatu bazepodataka, XML fajla ili TXT fajla

- Postoje dodatni mehanizmi koji nas upozoravaju namogu nost greške u izlazu podataka, npr. neuspe-šno slanje e-mail poruke

Zaštita autorskih prava- Skenirani dokumenti u bazi podataka poseduju oz-

naku „autorska prava zašti ena“- Nema istovremenog pristupa dokumentima ozna-

enim oznakom „autorska prava zašti ena“- Kontrolišemo štampanje bilo koje stranice zašti e-

nih dokumenata

Sigurnost sistema i podataka- Dvostruko osiguranje podataka: dodatno memori-

sanje meta-podataka dokumenta koje unosimo ubazu i kao poseban fajl (header) XML formata

- Postoji mogu nost šifriranja dokumenata i njihovihmeta-podataka (header) povezivanjem sa AED iRSA procedurama*

- Obnavljanje ošte enih baza podataka koriste iinformacije iz heder-fajla XML formata

- Postoji mogu nost šifriranja podataka koji se, kori-ste i Windows mehanizme, razmenjuju izme uservera i klijenta

- Me usobnu komunikaciju izme u serverâ je mogu-e zaštititi koriste i kriptografski protokol SSL

- Sistemu se prijavljujemo kao DocuWare korisnik ilikoristimo mogu nost jednokratnog prijavljivanja(Single Sign-On)

- Transakcije: sistem neprekidno štiti integritet poda-taka, kontroliše izmene u dokumentima (u sadržajudokumenta i indeksnih podataka) i njihovo memo-risanje

- Pristup dokumentima je mogu jedino preko Con-tent servera, nema direktnog pristupa folderu sadokumentima

- Pristup bazi podataka je tako e mogu jedino pre-ko Content servera, ali nije neophodno pristupitikao DocuWare korisnik ili ODBC korisnik

- Postignut je visok nivo sigurnosti arhiva i korisnika:Samo korisnici sa visokim nivoom autorizacije (ne ikorisnici sa jednokratnim pristupom) mogu pristupitiarhivama visokog sigurnosnog nivoa*

Sistemski zahtevi

� Operativni sistemKonfiguracija za klijente i server: Windows2000 SP4, Windows XP Professional SP1,Windows 2003 Server SP1 (Komponente kojesadrži DocuWare Server ne zahtevaju server-ski operativni sistem)Konfiguracija za web klijente (INTERNET-SERVER): Bilo koji operativni sistem i bilo kojiinternet pretraživa

� OpremaServer: Pentium IV sa 512 MB sistemske me-morije (preporuka 1 GB)Klijent u mreži: Pentium IV sa 128 MB sistem-ske memorije (preporuka 512 MB)Samostalni/Mobilni korisnik: Pentium IV sa 256MB sistemske memorije (preporuka 512 MB)

� PodrškaDocuWare podržava koriš enje slede ih bazapodataka: MySQL, MS SQL i OracleDokumente možemo arhivirati koriste i: Win-dows fajl-sistem, kao i preko operativnih siste-ma koji ga podržavaju, npr. Linux, SUN, Novell

Za ostale informacije posetite:http://www.docuware.com:

� ProspektiFunkcije i karakteristike svih DocuWaredodatnih modula

� DokumentiTehni ke informacije o konceptu i arhitekturiprograma

� Mogu a rešenjaDocuWare-ova rešenja za razne mogu nostiprimene

� Strategija razvojaDocuWare je u upotrebi u celom svetu

ALFA Digital d.o.o.

11030 BeogradRadni ka 5aTel: +381 (0)11 305 16 00Fax: +381 (0)11 305 16 15