Dicas para a Elaboração de Auditorias Públicas e Controle Interno

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ISBN: 978-85-912570-5-8

Castro, Claudio Henrique de

C355 Dicas para a elaboração de auditorias públicas e controle interno.

/ Claudio Henrique de Castro. Curitiba : Ed. sob Demanda, 2015.

136 p.

1. Auditoria Pública 2.Controle Interno 3. Contabilidade Governamental

I.Título

CDU 657.64

Ficha catalográfica elaborada por Maury Antonio Cequinel Junior

Bibliotecário CRB9ª/896

C L A U D I O H E N R I Q U E D E C A S T R O

DICAS PARA A ELABORAÇÃO

DE AUDITORIAS PÚBLICAS E CONTROLE INTERNO

C U R I T I B A | 2 0 1 5

E D I Ç Ã O S O B D E M A N D A

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Claudio Henrique de Castro

Dicas para a Elaboração de Auditorias Públicas e Controle Interno

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Introdução

Um médico perito sempre descontraía seus pacientes nas perícias contando piadas. Certa feita, um

paciente com invalidez na perna esquerda, rindo muito das piadas, foi apalpado na perna direita, e o

médico perguntava: - Aqui é que doí? E aqui? E o paciente: - Ai, ai, doutor; é aí mesmo!

No desenrolar do novelo dos fatos investigados se percebem situações às vezes jamais imaginadas.

Sempre se deve estar atento às minúcias.

Sempre há pistas e indícios, pois não existe fraude perfeita.

Comissões parlamentares de inquérito, perícias, investigações privadas e auditorias em empresas ou

em instituições públicas, respeitabilíssimas, revelam desvios e fraudes elementares, jamais imaginadas,

mas que ocorrem com a maior desfaçatez e facilidade, nas barbas de gestores e sob todo um aparato de

controle.

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Após 20 anos no Tribunal de Contas do Paraná atuando em auditorias externas, inspeções e em

milhares de processos, podemos oferecer dicas simples e objetivas sobre como desenvolver o trabalho em

auditorias e em controles internos.

A atenção aos detalhes e a busca de situações ainda não vistas, com a análise de hipóteses prováveis

dentro do quadro fático que se nos apresenta, podem revelar muitos fatos velados sob a capa da honestidade.

O preparo intelectual, técnico e psicológico é fundamental para desvelar fatos não muito bem

conduzidos sob o manto da probidade.

A objetividade, a isenção de ânimos na análise de dados e fatos, o poder de reflexão, o profundo

conhecimento técnico e a tranquilidade são peças-chaves para com elas desenvolver-se uma excelente

auditoria ou controle interno.


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Nenhuma auditoria é imparcial. A auditoria deve guiar-se pelo interesse público.

Neste sentido, tem-se que compreender que há uma opção clara pela aplicação

dos princípios de Direito público e pela exatidão contábil do objeto analisado.


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IRREGULARIRREGULAR


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Não se pode supor já desde o início dos trabalhos,

que o auditado esteja em situação irregular.

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A existência da auditoria por si mesma é um fator que levanta inúmeras suspeitas

sobre o ente auditado, daí a razão para se tomar todas as cautelas possíveis para não

se concluir, antes dos trabalhos de auditoria realizados, que necessariamente existem

situações irregulares que serão comprovadas.


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Cada palavra proferida nos trabalhos da auditoria, perante o ente fiscalizado

tem que ser sopesada com muito cuidado, posto que até mesmo piadas ou observações corriqueiras

mal colocadas podem retirar a seriedade e o profissionalismo dos trabalhos.

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A proximidade, em almoços, jantares ou encontros sociais entre os auditores e o ente

auditado não são recomendáveis; de modo algum. Aproximações em tons de intimidade

entre o auditor e o auditado nunca são recomendáveis.


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Uma palavra dita de forma jocosa certamente compromete toda a auditoria.

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O auditor deve ter uma postura correta, elegante e sem excessos de qualquer espécie para

ter garantida a respeitabilidade e que, acima de tudo, seu trabalho seja essencialmente

técnico e imparcial.


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Jamais deve antecipar os resultados de uma auditoria. Ao ser perguntado, poderá dizer que

posteriormente haverá um aprofundamento no estudo dos documentos coletados, numa

segunda fase. Não deve revelar nem indícios nem desconfianças.

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Discrição, sempre. Falar sobre o trabalho de auditoria, no almoço com alguém, no elevador

ou em qualquer local público, é fatal. Nunca se sabe quem está ao seu lado ouvindo suas

considerações a respeito de determinada auditoria.


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A auditoria pode ser usada em processos judiciais. Assim, sempre deve ser feita em

conformidade com as regras e normativas legais que possibilitem sua utilização,

em questionamentos policiais.

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A auditoria superficial não é uma boa auditoria; é uma mera constatação de documentos

ou situações possíveis. Trata-se de inspeção de regularidade, portanto, deve ser profunda.


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A auditor ia ope rac ional é como se fosse um conse lho dos avós. Alguns defendem

que não se rve para nada, que se r ia apenas um me ro aconse lhamento ao gestor.

Contudo, sab emos que os conse lhos dos avós são sábios e por isso não devem e

nem não po dem se r desprezados.

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As auditorias privadas costumam ser muito caras e cogita-se, por isso, na encomenda de

resultados. Não se pode duvidar da sua regularidade. Aqueles que duvidam da sua isenção

afirmam que, muitas vezes, há uma auditoria pro forma e existe uma outra, verdadeira,

que fica nas mãos de poucos, para apontar os modos de se blindar o caixa dois.


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Descobrir o seu escopo é como pescar: tem que se ter paciência e perseverança.

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Um escopo é a finalidade da auditoria. Não pode ser definido previamente, senão a

auditoria seria totalmente desnecessária. Algum indício é fundamental para a construção

do objetivo inicial, e principal.


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Um escopo, amplo ou reduzido, é perigosíssimo.


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O escopo amplo pode ocultar um caminho diverso daquele em que se pensou inicialmente.

Sem problemas, o que importa é chegar a conclusões.

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Entre um escopo amplo e um reduzido, prefira-se o primeiro, posto que a possibilidade de

se descobrirem caminhos diversos da primeira avaliação preliminar é bastante provável.

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Escopo é algo que se descobre na própria auditoria, confirma-se ou não. Depende do

feeling do auditor. A experiência é fundamental para se chegar a um escopo bem delineado.


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Toda busca documental é difícil. Não se pode desaminar em nenhum momento, para se

alcançar o objetivo proposto.


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O pedido de documentos sempre deve estar documentado e com data estabelecida para

entrega. Também se deve ter a assinatura responsável pelo recebimento do ofício em que

se solicitaram os documentos.


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Como pode haver manipulação de documentos, o ideal é pedir e pegá-los imediatamente.


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Prazo ampliado para serem remetidos documentos e arquivos pedidos pode ser indício

de manipulação de dados e provas.

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A busca de provas documentais deve ser feita diretamente nos setores sobre os quais

há interesses, antecedida ou não, de uma pequena reunião para se estabelecer com

clareza quais dados se buscam.


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Sempre se deve ter total colaboração do ente auditado, até no momento de se pedir

os documentos que contemplam irregularidades.

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Todos os documentos e pequenas reuniões devem ter anotados, o horário, o nome dos

servidores, a pauta, o assunto, as conclusões.


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A retrospectiva das reuniões e o perfil psicológico de quem estabelece o diálogo com o auditor

e as suas respostas são importantes. Auditor experiente percebe por meio da análise de

trejeitos, da voz trêmula, da pseudossegurança e de outros sinais, onde estão os possíveis

dados relevantes ou aqueles que se pretende ocultar da auditoria.


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Toda auditoria causa estresse. Cabe ao auditor tranquilizar os auditados no sentido de que o

trabalho não significa uma caça às bruxas, mas é tão somente a análise dos atos relevantes

e necessários às conclusões da auditoria.


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Cordialidade e profissionalismo são fundamentais durante o exercício da auditoria.


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As entrevistas de campo também devem se r registradas; igualmente os

part ic ipantes , pe rguntas, respostas , do cumentos apresentados, horár io de iníc io e

término e qual o cargo do entrevistado.

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As reuniões de campo devem ser feitas preferencialmente no local da auditoria, com a busca

imediata dos documentos e não sua procura posterior. A verificação deve ser imediata; salvo

para documentos muito antigos, deve-se buscar os documentos e as comprovações no local

onde estão guardados, e suas cópias devem ser imediatas.


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Pode ocorrer de cópias serem feitas posteriormente, mas há o risco de se alterarem os

documentos que foram vistos originalmente e corrigidos dados, ou até “perdidas” provas

importantes para a auditoria.

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Os documentos devem ser mantidos em local seguro, fechado com chave, e, se

digitalizados, sempre com cópias.


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Arquivos d ig i ta is devem se r sempre guardados em segurança e com cópias . Não se

deve usar fre quentemente a rede, sem senha para envio de minutas do re latór io

entre os membros e fundamentalmente em computadores compart i lhados no órgão

auditado, nem, muito menos, em lap tops frágeis ou passíveis de pe rda ou ex travio .


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A estrutura e a logística de qualquer auditoria são fundamentais. Segurança de dados e

a existência dos meios suficientes para a segura consecução do trabalho são princípios

elementares para a confecção de um ótimo trabalho.

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O auditor deve ser examinador desconfiado, detalhista e atento a todos os aspectos que

o rodeiam. É nos detalhes que se desvendam os maiores rombos financeiros, as fraudes

contábeis, ou as artimanhas jurídicas que levam a constituir os achados da auditoria.

A essência do ato é mais importante do que a forma.


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Colocar-se no lugar dos personagens auditados é fundamental. A pergunta elementar é:

- Onde a aparência de ato regular oculta a imperfeição?


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O que os papéis po dem nos d ize r? O que o cenário de uma obra supe rfaturada, uma

transação f inancei ra ou uma despesa po dem reve lar? O auditor consegue “escutar”

esses se res inanimados. Tem um sex to sent ido que lhe pe rmite se comunicar com

fatos , papéis , ed i ta is , b a lanços e obras “pe rfe i tas”.

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Há imperfeições propositais que desviam o foco da auditoria, previamente colocadas para

desfocar os atos relevantes nos quais se emolduram as fraudes.

FRAUDE


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O fechamento do re latór io é um drama. To das as palavras devem se r revisadas mais

de uma vez. To do re latór io f inal deve se r confe r ido, l ido e re l ido por vár ias vezes e

por d ife rentes pesso as, conjunta e iso ladamente . Deve-se dar um inte rvalo de uma

semana da revisão f inal para a entrega.

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O c o n t ra d i t ó r i o e a a mp l a d efe s a s ã o i mp o r t a n t e s e e s s e n c i a i s . C o n t u d o , n ã o ex i s t e

a u d i t o r i a c o m c o n t ra d i t ó r i o e a a mp l a d efe s a i n s t a n t â n e o s . T o d a s a s c o n s i d e ra ç õ e s

s ã o l eva d a s a c a b o d u ra n t e a a u d i t o r i a e p o s t e r i o r m e n t e s e rã o n ova m e n t e

a n a l i s a d a s d e fo r m a re g u l a r e t e mp e s t i va .


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A estrutura multidisc iplinar da auditoria depende essencialmente do escopo que lhe foi

definido. O tripé mínimo é uma equipe formada por advogado, um engenheiro e um

contador, mas podem ser inseridos, médicos, peritos c ientíficos, botânicos, analistas de

sistemas, engenheiros químicos e outros. Equipes ou empresas podem ser contratadas

para analisar um item da auditoria, durante este tempo o trabalho fica suspenso. Pode

inclusive ser contratada empresa para analisar um único detalhe do trabalho.


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Período de Auditoria


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A atual idade da auditor ia c i rcunscreve-se ao pe río do de anál ise . O trab alho re trata

os fatos do momento anal isado.

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A independência da auditoria é fundamental. Sem ela, o trabalho torna-se um mero

expediente para validar ou não, o objeto auditado.


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A pro cura de i rregular idades po de segui r b as icamente dois caminhos. Po de-se faze r

uma confe rênc ia , de ta lhada, de to das as entradas e saídas contáb eis . Ou, pe la escolha

mais prováve l , o exame é fe i to pe lo vol ume de despesas, onde provave lmente po de

te r o corr ido a i rregular idade.

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Situações aparentemente corriqueiras podem conter grandes desvios de numerário, diante

do volume em larga escala. É apropriada a metáfora do desperdício de água com a torneira

pingando. No caso da auditoria, o vazamento deve ser descoberto.


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A auditoria de dados e sistemas é algo ainda pouco explorado, mas que pode contribuir

enormemente para elucidar grandes desvios de condutas que passam despercebidos em

auditorias mais simples.


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A visão global da auditoria é algo que se percebe apenas no final do trabalho e, normalmente,

é então que se detectam os pontos que ficaram carentes de maior profundidade; por isso,

durante a execução deve-se ter a preocupação e o monitoramento integral da auditoria.

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A liderança na coordenação da auditoria é fundamental, pois, sem ela, haverá espaço para

discussões intermináveis sobre pontos, muitas vezes, de simples e fácil solução.


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Auditoria é o trabalho que demonstra, com a mais apurada técnica, os pontos

comprovadamente irregulares e passíveis de aperfeiçoamento. Nenhum órgão

governamental ou privado, resiste a uma boa auditoria ou a um bom controle interno.

Sempre é possível melhorar e atingir altíssimos índices de qualidade no trabalho executado.

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Se o controlador interno for desafeto político do gestor, a gestão estará totalmente paralisada.

Por esta razão a razoabilidade e a proporcionalidade são fundamentais no controle interno.


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O controle interno não deve ser tão rígido para paralisar a administração nem tão frouxo

para contaminar a gestão de ilegalidades. A virtude está no meio: In medio virtus.


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IRREGULARIDADES


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Como a responsabi l idade c iv i l , penal e administrat iva é compart i lhada entre o

controlador inte rno e a gestão, tudo que lhe parece r i rregular deve se r re latado

formalmente , por corre io e l e trônico, mensagens escr i tas , ofíc ios , ou por outros

meios que registrem as i rregular idades come t idas .

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Licitações, contratações, despesas ou até investimentos, tudo pode ser motivo de glosa ou de

ações judiciais em desfavor do gestor, razão pela qual é recomendável uma sólida formação

jurídica e contábil para os membros do controle interno.

LICITAÇÃO

EDITAIS

CONTRATOS

BDIADITIVOS

DESPESAS

INVESTIMENTOS


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Pode ocorrer de o gestor discordar do controle interno; assim, faz-se uma nota técnica

explicativa e motivada, salvaguardando o controle interno do aviso de irregularidade.

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A cortesia, a afabilidade e o respeito devem sempre pautar o controlador interno; ele não

está acima da administração, mas em favor dela.


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As notas téc nicas , as opiniões ve rb ais ou escr i tas devem se r emit idas entre

o controlador inte rno e o gestor; qualque r exposição públ ica de desacordo é

prejudic ia l ao func ionamento da administração.


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A atuação do controlador inte rno deve se reve lar pe la economic idade da

administração, impondo a e la também um control e de custos . Este tema é a inda

pouco explorado pe los controladores inte rnos que buscam, muitas vezes , apenas o

control e da l egal idade dos atos administrat ivos.


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O controlador interno pode efetivar auditorias internas nos órgãos da administração. Sua

atuação deve ser discreta, comedida e imperceptível visando a não instaurar um clima de

correição nos departamentos, diretorias e unidades da administração.

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A atuação preventiva é a principal característica do controlador interno, visando corrigir

rotas e melhorar a Administração Pública nos seus mais variados aspectos: atendimentos,

prazos, emissão de documentos etc., naquilo que for a atividade-fim do órgão.


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