Bpk sia MI peb 2013

BAB IPENDAHULUAN

TUJUAN INSTRUKSIONAL UMUM YANG AKAN DICAPAIMahasiswa mampu menjelaskan tentang pengertian dankarakteristik Sistem Informasi Akuntansi.

Tujuan Instruksional Khusus yang akan dicapai:1. Mahasiswa dapat memahami pengertian system informasi akuntansi2. Mahasiswa dapat memahami penugasan system informasi akuntansi3. Mahasiswa dapat memahami prinsip-prinsip yang harus dipegang

dalam penugasan system informasi akuntansi

A. PENGERTIAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI1. PENGERTIAN SISTEM

Sistem adalah Sesuatu yang memiliki bagian – bagianyang saling berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentumelalui tiga tahapan , yaitu input, proses, dan output.

Subsistem adalah Bagian-bagian yang salingberinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu

Gambar 1-1 Hubungan antara Sistem dan Subsistemb

Gambar 1-2 Rangkaian unsure dalam suatu system

Huriyah, M.Si, 2011, Sistem Informasi Akuntansi 1

SISTEM

Subsistem

Subsistem

Subsistem

Subsistem

Subsistem

Subsistem

Subsistem

INPUT PROSES OUTPUT

Pada dasarnya Suatu dapat dikatakan system apabila memenuhi duasyarat, yaitu :

a. Syarat PertamaMemiliki bagian – bagian yang berinteraksi dengan

maksud untuk mencapai tujuan tertentu. bagian itu disebut subsistem atau ada pula yang menyebutnya sebagaiprosedur.

b. Syarat KeduaBahwa suatu system haru memiliki tiga unsure, Yaitu

input, Proses, out put. input merupakan pengerak ataupemberi tenaga diman system itu dioperasikan, Out putadalah hasil operasi. Dalam pengertian sederhana , Outputberarti yang menjadi tujuan. Sasaran atau targetpengorganisasian suatu system. sedangkan proses adalahaktivitas yag mengubah input menjadi output.

2. SISTEM INFORMASI AKUNTANSISistem Informasi Akuntansi adalah Susunan berbagai

dokumen, alat komunikasi, tenaga pelaksana dan berbagailaporan yang di desain untuk mentransformasikan data.

Manajemen pada dasarnya membutuhkan informasi tentang :a. Jumlah pendapatan dan biaya yang dihasilkan dalam suatu

periode tertentu.b. Posisi keuangan perusahaan, yang meliputi aktiva,

kewajiban dan ekuitas pada suatu saat tertentu.c. Berbagai informasi manajerial lain yang terinci sebagai

pendukung informasi mengenai pendapatan, biaya, aktiva,kewajiban dan ekuitas, seperti misalnya informasimengenai penjualan, piutang, pembelian , utang dan Lain –lain.

d. Informasi lain yang di sajikan kepada para stakeholderatau berbagai pihak yang berkepentinagn denganperusahaan, Seperti misalnya instansi pajak, bankkreditur pemegang saham dan Lain – lain.

Sistem Informasi Akuntansi juga berperan sebagaipengamanan harta kekayaan perusahaan dengan adanya unsur –unsur pengendalian atau pengecekan dalam sistem akuntansi,berbagai kecurangan, penyimpangan dan kesalahan, dapat dihindarkan atau di lacak sehingga dapat di perbaiki. MenurutDefinisi Data adalah bhan sutu informasi, dengan demikiandapat di katakana bahwa informasi akuntansi di susunberdasarkan input yang berupa data akuntansi, SedangkanProses yang mengubah data akuntansi menjadi informasiakuntansi adalah proses akuntansi.


Mahasiswa Lulus

Tenaga pengajar

Sarjana Siap Pakai

Meskipun Demikian, tanpa memandang perusahaan, suatu systeminformasi akuntansi selalu terbentuk dari :a. Serangkaian formulir yang tercetak, seperti faktur, nota

( Voucher ), cek, dan laporan – laporan, yang dipergunakan untuk membangun system akuntansi danadministrasi perkantoran, trmasuk berbagai prosedur yangmerupakan dasar pembuatan ayat –ayat akuntansi.

b. Serangkaian buku, baik dalam bentuk fisik berupa kartu –kartu dan buku – buku yang berbentuk harfiah, ataupundalam bentuk format yang hanya tebaca oleh mesin. Buku –buku ini meliputi jurnal, ( Journals, books of original entry ),maupun buku besar ( ledger, subsidiary Ledger ).

c. Serangkaian laporan atau pernyataan (statement), sepertimisalnya neraca saldo, abstraksi buku besar, perhitunganrugi laba dan buku besar.

d. Serangkaian kegiatan klerikal, termasuk pengolahan dataelektronik , yang harus di laksanakan untuk mencatatberbagai informasi akuntansi pada formulir, buku, jurnaldan buku besar, serta dalam penyususnan dan suratpernyataan.

e. Penggunaan peralatan kreatikal, khususnya computer, mesinketik, sarana komunikasi untuk mentranfer dta , yang diperlukan dalam kegiatan system.

Gambar Rangkaian Unsur dalam Sistem Informasi Akuntansi

3. PENUGASAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSIPerusahaan yang ingin menyusun dan menerapkan system

informasi akuntansi dapat mempergunakan jasa akuntan, Baikyang berada di dalam perusahaan sebagai, Controller ataupunyang berada di luar perusahaan sebagai akuntan public. Akantetapi jika perubahan dan penyesuaian terhadap systemInformasi akuntansi sering di lakukan, pekerjaan systeminformasi akuntansi dapat di laksanakan oleh : Asisten Akuntansi dibawah pengawasan Controller Pada perusahaan besar oleh Staf Departemen system dan

prosedur atau oleh staf satuan Pengawasan Intern( Internal Audit )

System Man, atau orang yang benar – benar menguasaisystem informasi akuntansi, yang biasanya bekerja samadengan perusahaan produsen perangkat lunak atau perangkatkeras computer.

Analisis Transaksi Bisnis, Prinsip ini di gunakanuntuk mengetahui karakteristik bisnis yang di lakukanperusahaan. Setiap perusahaan cenderung untuk memperlebar


INPUTData

akuntansiFaktur, memo

PROSESProses

AkuntansiKaryawan,

OUTPUTLaporanAkuntansi

usaha, sehingga dalam kegiatannya akan selalu terdapatkegiatan investasi. Penerimaan atau pengeluaran kas,pembelian dan penjualan barang dan bagi perusahaan tertentujuga mencangkup kegiatan manufaktur. Oleh sebab itu, langkahpertama dalam pengembangan dan penerapan system akuntansiadalah Penyusunan dan analisis transaksi bisnis yang dilakukan sehari – hari atau pun periodik.

Pencatatan transaksi ke dalam formulir dokumen,setelah transaksi di analisis, khususnya mengenai frekuensikejadiannya dan nilai materiallitasnya, kita perlumenentukan cara yang terbaik untuk mencatat danmengkhitiarannya untuk itu perlu di rancang formulir –formulir yang dapat di gunakan untuk menghimpun dan merekamtransaksi – transaksi tersebut, seperti misalnya faktur,memo, kwitansi dan sejenisnya. Formulir ini akan di gunakansebagai dasar dan otorisasi pencatatan dalam jurnal ( bukuharian ). Penelitian mengenai transaksi dan formulir tidakhanya bertujuan untuk menentukan jenis jurnal dan buku besarapa yang mesti di buat, melainkan juga untuk menentukanmetode pencatatan yang terbaik untuk merekam transaksi baikyang di lakukan secara individual, yaitu setiap transaksi –transaksi di catat satu persatu,ataupun secara kelompok.Selain itu, penelitian juga di lakukan untuk memperolehmasukan bagi pemilihan peralatan yang akan di gunakan,apakah secara manual, menggunakan mesin ataukah denganmemanfaatkan system pengolahan data elektronik.

Untuk menyusun system informasi akuntansi, di perlukan bakalpengetahuan tentang :a. Sistem Administrasi Perkantoran yang meliputi pula system

pengolahan data elektronikb. Organisasi Fungsi Akuntansi pada perusahaan kecil maupun

besarc. Prinsip dan Praktek auditing sehingga pembukuan dapat di

cek kebenarannya dan aktiva perusahaan dapat terjagakeamanannya melalui mekanisme internal check.

4. PRINSIP – PRINSIP UMUM DALAM PELAKSANAAN PENUGASAN SISTEMPrinsip –Prinsip Umum dalam pelaksanaan system, meliputi :

a. Analisis transaksi bisnisb. Pencatatan transaksi ke dalam formulir dokumen secara

cermatc. Perancangan system internal chekd. Pencatatan transaksi dari formulir dokumen ke bukue. Perancangan Laporanf. Pelaksanaan pemeriksaan intern yang bersinambungg. Penyajian laporan untuk instasi pemerintah

Laporan yang di hasilkan system informasi akuntansi pada dasarnyadapat di klasifikasikan ke dalam tiga jenis, Yaitu :a. Laporan Historis, yang mengemukakan tentang perhitungan

rugi laba untuk periode yang lalu.b. Laporan mengenai kondisi atau status perusahaan pada

suatu waktu tertentu, yang di sajikan dalam bentuk neracadan laporan mengenai laba di tahan.


c. Laporan untuk mengendalikan manajerial yang bisaberbentuk analiis, Seperti misalnya analisis penjualan,analisis biaya, analisis aliran kas dan analisisinvestasi dll.

Sistem Informasi Akuntansi harus di desain sedemikianrupa sehingga informasi yang di hasilkannya. tidak hanyadapat diperoleh dengan cepat dan mudah, namun juga akurat.

BAB IITENTANG SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

TUJUAN INSTRUKSIONAL UMUM YANG AKAN DICAPAIMahasiswa mampu menjelaskan tentang hubungan antara SistemInformasi Manajemen dan Sistem Informasi Akuntansi.

Tujuan Instruksional Khusus yang akan dicapai:1. Mahasiswa dapat memahami peranan System Informasi Akuntansi

dalam organisasi perusahaan2. Mahasiswa dapat memahami konsep daur transaksi dikaitkan

dengan system informasi akuntansi3. Mahasiswa dapat memahami pengendalian intern4. Mahasiswa dapat memahami hubungan Sistem Informasi Manajemen

dan System Informasi Akuntansi

1. PERANAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI DALAM ORGANISASI PERUSAHAANPemakaian Informasi Akuntansi dapat di bagi kedalam dua kelompok, yaitu :

a. Kelompok Internal adalah Para manajer yang terdapat di dalamperushaan itu sendiri yang kebutuhannya sangat tergantungpada jenjang organisasi atau pada fungsi tertentu yang dilaksanakan.

b. Kelompok Eksternal adalah kelompok di luar perusahaanseperti pemegang saham, kreditur masyarakat umum. Kelompokeksternal

pada umunya memerlukan informasi yang bersifat umum dalambentuk laporan keuangan yang terdiri dari neraca, Perhitunganrugi laba , laporan arus kas, di sertai dengan berbagaipenjelasannya. Pengertian umum dalam hal ini adalah dapat dipergunakan oleh berbagai pihak. Oleh karena itu, penyusunaninformasi ini di dasarkan pada prinsip – prinsip akuntansiyang berlaku umum pula. Di Indonesia prinsip – prinsipakuntansi itu di sebut standar akuntansi keuangan.

2. ALUR SISTEM INFORMASI AKUNTANSIApabila dikaitkan dengan pengertian system yang memiliki

alur input-proses-output, system informasi akuntansi memilikialur seperti nampak pada peraga 2-2 pada peraga tersebutterlihat bahwa alur system informasi akuntansi terpenggalmenjadi dua bagian, yaitu :a. Daur Operasional, Yang merupakan daur dari mulai terjadinya

transaksi atau kejadian – kejadian ekonomis sampaiterekamnya transaksi tersebut ke dalam bentuk dokummen –


dokumen (source Documents ). Daur operasional ini padaumumnya terbagi ke dalam empat alur atau subsistem. Daur atau subsistem Pendapatan ( revenue cycle ) yang

mencangkupkegiatan penjualan barang atau jasa yangmerupakan factor out put atau produk perusahaan.

Daur atau Subsistem pengeluaran ( expenditure cycle )yang mencangkup kegiatan pengadaan bahan baku, barangdagangan, bahan pembantu, berikut biaya factor inputlainnya.

Daur subsistem produksi ( production cycle ) yangmencangkup kegiatan manufaktur yang mengubah bhan bakumenjadi produk jadi.

Daur atau subsistem keuangan ( finance cyle ) yangmencangkup kegiatan penerimaan dan pengeluaran uangsebagai akibat dari daur pendapatan, pengeluaran danproduksi.

b. Daur Penyusunan Laporan, Yaitu Daur yang mengubah dokumen –dokumen hasil rekaman transaksi yang berasal dari dauroperasional menjadi laporan, baik dalam bentuk laporanKeuangan untuk pihak eksternal, maupun laporan Manajemenyang di tujukan untuk pihak internal perusahaan( manajemen )

Gambar .Alur Sistem Informasi Akuntansi


3. PENGENDALIAN INTERNPengendalian Intern ( Internal Control ) adalah Suatu

system pengendalian yang meliputi struktur organisasibeserta semua metode dan ukuran yang di terapkan dalamperusahaan dengan tujuan untuk :a. Mengamankan Aktiva Perusahaanb. Mengecek Kecermatan dan Ketelitian data Akuntansic. Meningkatkan efisiensi, dand. Mendorong agar kebijakan manajemen di patuhi oleh segenap

jajaran organisasi.Dari pengertian di atas dapat di simpulkan bahwa,

Pengendalian intern bertujuan untuk menjaga interitasinformasi akuntansi, melindungi aktiva perusahaan terhadapkecurangan, pemborosan dan pencurian yang di lakuakn olehpihak dio dalam mupun di luar perusahaan. selain itu,pengendalian intern juga harus dapat memudahkan pelacakankesalahan baik yang di sengaja ataupun tidak.


Kejadian Ekonomis

Processing

Transaksi

Dokumen Bukti

Pembukuan

Jurnal (buku) Harian

Buku Besar (Ledger

)

Laporan Eksterna

l

Laporan Internal

Buku Pembantu (Subsidi

ary Ledger )

Daur Penyusunan Laporan

Daur Operasioanal

Transaksi Bisnis

Revenue CycleExpenditure CycleProduction CycleFinance CycleFakturKuitansiBukti Kas KeluarOrder PembelianDan Lain - lainnya

Agar dapat berjalan efektif, pengendalian internmemerlukan adanya pembagian tanggung jawab yang jelas dalamorganiasi. Setiap fungsi harus ada penanggung jawabannyasecara khusus. Tujuannya adalah agar setiap karyawan dapatmengkonsentrasikan perhatian kepada luang lingkup tanggungjawab masing – masing .

Agar berjalan baik, Suatu system pengendalian intern terus memilikiunsure – unsur poko sebagai berikut :a. Struktur organisasi yng memishkan tanggung jawab

fungsional secara tegas.b. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan

perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang,pendapatan, dan biaya.

c. Pelaksanaan kerja yang sehat dalam melaksanakan tugas danfungsi setiap unit organisasi.

d. Karyawan yang berkwalitas sesuai dengan tanggung jawabyang di pikulnya.

Struktur Organisasi adalah Suatu susunan pembagiantanggung jawab menurut fungsi dan hirarkis. Penyusunanstruktur organisasi dengan demikian harus memperhitungkansemua fungsi yang ada dalam perusahaan dan kemudian membagihabis fungsi – fungsi tersebut kepada pihak – pihak yangharus mempertanggungjawabkannya.

Prinsip – prinsip yang harus di pegang dalam menyusun suatu strukturOrganisasi adalah :a. Harus ada pemisahaan antara fungsi pencatatan,

pelaksanaan, dan penyimpanan atau pengelolaan.b. suatu fungsi tidak boleh di beri tanggung jawab penuh

untuk melaksanakan semua tahap suatu transaksi dari awalsampai akhir.

Sebagai contoh, dalam suatu transaksi pembelian, terdapat urutanproses antara lain sebagai berikut :a. Adanya kebutuhan barang, karena persediaan sudah menipis,

sehingga di perlukan permintaan barang.b. Pemesanan barang oleh perusahan kepada pemasok barang

(rekanan, leveransir, supplier )c. Barang di terima oleh perusahaan dari pemasok barangd. Data – data transaksi di catat, Khususnya mengenai

tambahan jumlah persediaan dan utang.e. Barang di masukkan di gudang.

Tata cara kerja yang sehat adalah pelaksanaan kerjayang di buat sedemikian rupa sehingga mendukung tercapainyatujuan pengendalian intern.

Tata kerja yang sehat antara lain tercermin dalam :a. Penggunaan formulir yang bernomor urut tercetak, sehingga

penggunaannya dapat di pantau. Pemantauan di perlukankarena formulir berperan sebagai alat otorisasi.

b. Pemeriksaan secara mendadak terhadap obyek – obyek yangdi anggap penting., misalnya jumlah kas yang tersimpan dikasir, surat – surat berharga, dan barang – barangberharga lainnya.


c. Rotasi jabatan antar karyawan dengan tujuan untuk memutusmata rantai kolusi yang ada.

d. Kewajiban untuk cuti karyawan agar untuk sementaradigantikan oleh karyawan lain. Tujuannya adalah samadengan rotasi jabatan, yaitu untuk memutus mata rantaikolusi atau mengungkap kecurangan karyawan yang cuti.

e. Percocokan fisik harta perusahaan dengan catatannya,dengan tujuan untuk menjaga ketelitian dan keandalan datadi samping juga untuk mengungkap adanya penyimpangan ataupenyelewengan dalam pengolahan harta perusahaan

f. adanya staf pemeriksa intern ( internal audit staf ) yangdalam perusahaan di sebut staff pengawas intern ( SPI ).staff ini bertugas melakukan audit, mengecek efektivitasunsure – unsure system pengendalian intern, investigasi ,atau pun berperan sebagai “ Konsultan “ intern bagi unit– unit lainnya

g. Mekanisme saling uji antar fungsi.

4. SISTEM INFORMASI MANAJEMENSistem Informasi Manajemen ( Management Information System

– MIS ) adalah Suatu system informasi yang bersifatmenyeluuruh, yang bertujuan untuk menyajikan berbagaiinformasi yang jauh lebih luas dari pada informasi akuntansiyang bersifat histories. Sistem informasi akuntansimerupakan subsistem-MIS yang paling besar. Subsistem lainnyaantara lain adalah Subsistem pemasaran, logistic, danmanajemen data base.

Ada dua aspek yang terkandung dalam pengertian MIS adalah :a. MIS berbasis Komputerb. MIS Menggunakan modal keputusan ( desain Model )

Tujuan Utama MIS adalah Menyediakan Informasi untukmendukung manajemen dalam mengambil keputusan. Konsep yangdi pegang dalam MIS adalah bahwa system Informasi merupakanunsure yang meningkatkan nilai perusahaan. informasimerupakan unsure daya saing yang tercermin dalam istempendukung keputusan ( decision support system – yangterbangun di dalamnya ).

Gambar Sistem Informasi Manajemen


SumberData

Internaldan

DataInternal

danKebutuhanInformasi

BasisData

( Data

MencariDatapada

Analisis Data

InformasiMANAJER

5. PENGOLAHAN DATA UNTUK MANAJEMENDalam Aktivitas proses, atau disebut juga aktivitas

manipulaytif, data yang telah terkumpul sebagai hasilaktivitas input, selanjutnya dio olah dengan beberapaoperasi sebagai berikut :a. Pengklasifikaikan Data

adalah pengelompokkan transaksi dan data yang memilikikarakteritis sama.

b. Pemilihan DataProses pemilhan data sesuai urutan untuk mempermudah

pengolahanc. Perhitungan

Kegiatan mencangkup operasi matematis yang di lakukanterhadap data yang sudah di klasifikasikan dan di pilah.

d. PengkhitiaranProses penyajian hasil olahn data ke dalam bentuk laporan– laporan yang bermakna, ringkas dan efektif.

Dalam aktivitas Output tercangkup beberapa operasi sebagai berikut :a. Komunikasi

Penyampain informasi dari satu pihak ke pihk lain dan bisbersifat timbalbalik.

b. PenyimpananOperasi penempatan data ke dalam file – file untukreferensi apabila suatu saat di perlukan.

c. Penarikan InformasiKegiatan pengambilan data yang di simpan pada saat di

perlukan.d. Reproduksi

Kegiatan menggandakan atau maenyalin data untuk keperluanlin.

Untuk menopang terbentuknya kualitas informasi yang baik, ada beberapaatribut yang diperhitungkan, yaitu :a. Kecermatan (Accurancy )

Perbandingan antara informasi yang benar terhadap totalinformasi yang di hasilkan dalam satui periode.


b. Penyajian Tepat waktu ( Time liness )Kegiatan menyajikan informasi pada saat transaksi terjadiatau pada saat informasi tersebut di butuhkan, yang mampumenutup peluang bagi pesaing untuk mengambil keputusanyang baik dengan lebih cepat.

c. Kelengkapan ( Completeness )adanya relevansi antara informasi dan penggunaannya.

d. Ringkas ( Conciseness )informasi yang di sajikan telah di iktisarkan sesuiakebutuhan pengguna dan bidang – bidang yang menjadi focusutama


BAB IIISEKILAS TENTANG KOMPUTER

TUJUAN INSTRUKSIONAL UMUM YANG AKAN DICAPAIMahasiswa mampu memahami komputer sebagai alat pengolah data

Tujuan Instruksional Khusus yang akan dicapai:1. Mahasiswa dapat memahami karakteristik dan kemampuan komputer 2. Mahasiswa dapat memahami tentang system komputer3. Mahasiswa dapat memahami metode penyimpanan data4. Mahasiswa dapat memahami metode pengolahan data

Pengertian KomputerKomputer adalah suatu alat pengolah data yang dapat

melaksanakan perhitungan secara subtansial, termasuk operasihitung menghitung, dan operasi logika, tanpa campur tanganmanusia. Pengertian subtansial dalam hal ini bisa mengandungmakna yang luas.

Karakteristik dan Kemampuan Agar dapat disebut sebagai komputer, alat pengolah data

harus memiliki karakteristik dan kemampuan sbb: Digerakkan dengan daya elektronik. Komputer tidak dioperasikan

secara mekanis, melainkan menggunakan gerakan pulsa-pulsaelekteronik melalui circuit.

Mampu melaksanakan operasi hitung-menghitung. Komputer harusdapat melakukan kegiatan penambahan, pengurangan, perkaliandan pembagian.

Mampu melakukan operasi pembandingan. Komputer harus dapatmembandingkan suatu informasi dengan informasi yang lainnya,dengan tujuan untuk menentukan apakah kedua informasi itusama, ataukah yang satu lebih kecil dari pada yang lain, dansebagainya. Operasi perbandingan ini juga disebut operasilogika.

Memiliki internal storage dan mampu mengeluarkan data. Komputermemiliki kemampuan yang luar biasa untuk menyimpan danmengeluarkan data. Kapasitas komputer untuk menyimpan danmengeluarkan data ini semakin lama semakin besar sesuai dengankemampuan operasinya.

Dapat melakukan eksekusi sesuai dengan stored program. Komputerdapat menyimpan intruksi-intruksi operasi yang harus dilakukandata. Perangkat Instruksi ini disebut program. Dalam programterdapat pilihan alternatif atau jalur-jalur eksekusi.Komputer bisa memilih atau memutuskan dari beberapa alternatifinstruksi program berdasarkan pada nilai-nilai input data.


Stored Programadalah program yang tersimpan di dalam computer untuk

mengeksekusi data. Dengan adanya stored program, computer memilikitiga keunggulan:

Dapat beroperasi dengan kecepatan elektronik Memiliki keandalan yang tinggi Komputer dapat digunakan dengan berbagai tujuan

Dengan adanya stored program, computer memiliki nilai yanglebih tinggi dibandingkan dengan mesin atau mesin elektronikbiasa.tanpa ada stored program, komputer dapat disamakan dengankalkulator yang kecepatannya amat tergantung pada penggunannya.Selain itu dalam melaksanakan tugasnya, computer memilikikeandalan dan kecermatan yang sangat tinggi, sehingga hasiloperasinnya dapat dikatakan tanpa kesalahan. Banyak orang sepakatbahwa kemampuan ini banyak menggantikan kemampuan manusia yangmemerlukan kecermatan tinggi. Dengan kata lain manusia tidakperlu melakukan pelatihan lagi atas tugas-tugas yang dapatdigantikan perannya oleh komputer, sehingga manusia dapat lebihmengkonsentrasikan diri pada bidang-bidang tugas yang tidak dapatdilaksanakan oleh komputer.

Dengan demikian, dapat dikatakan bahwa penemuan computermerupakan suatu revolusi. Manusia telah memiliki banyak pembantuyang dapat meringankan bebannya, Baru dengan ditemukannyacomputer, daya intelektual manusia bisa dibantu dan diringankansecara signifikan.

Sekilas Tentang KomputerSetiap system computer memiliki empat jenis komponen, yaitu

input, processor, storage, dan output. Sebagaimana telah disinggungsedikit pada bab yang lalu, input adalah data yang dimasukkan kedalam program computer untuk diolah atau diproses. Processor adalahkomponen yang mengolah input atau data untuk menghasilkan output.Storage adalah wadah atau proses untuk menahan data, instruksiprogram, dan output kedalam bentuk yang terbaca mesin. Sedangkanoutput adalah informasi yang dihasilkan computer dari suatu inputtertentu. Peraga 5-1 memberikan penjelasan mengenai hubunganantar komponen tersebut.

Secondary Storage

Perangkat PerangkatProcessing Perangkat Input (Central Processing Output Unit)

Perangkat input adalah media yang digunakan untukmemasukkan data,misalnya keyboard, optical scanner, dll.

Central Processing Unit (CPU)Peran pengolahan data dalam computer dialkukan oleh central

processing unit (CPU). CPU merupakan komponen inti9 dari suatu systemcomputer, yang secara sederhana dapat dikatakan merupakanHuriyah, M.Si, 2011, Sistem Informasi Akuntansi 13

computer itu sendiri. Fungsinya adalah untuk menginterprestasikandan melakukan eksekusi instruksi program. Dengan demikian, CPUsebenarnya melakukan fungsi control terhadap keseluruhan systemcomputer.

CPU memiliki tiga komponen, yaitu (a) control unit, (b)arithmetic logic unit, dan (c) primary storage. Control unitmenerjemahkan instruksi-instruksi program dan mengarahkankomponen lain dari computer untuk melaksanakan tugas yangdimksud instruksi program. Arithmetic logic unit melaksanakankegiatan hitung-menghitung seperti misalnya perkalian, pembagian,pengurangan, penambahan. Unit ini juga melaksanakan operasi-operasi logika seperti pembandingan besaran relative dari duainformasi. Primary storage menyimpan program-program instruksiyang tengah dilaksanakan dan juga menyimpan data pada saat dataitu tengah diproses CPU.

Secondary StorageSecondary storage digunakan sebagasi penyimpan data jangka

panjang. Media secondary storage yang paling banyk digunakanadalah magnetic disk, seperrti disket (floppy disk) yangdigunakan dalam personal computer, dan magnetic tape (pitamagnetis). Agar dapat diproses CPU, data yang disimpan dalaamsecondary storage harus ditransfer dahulu ke primary storage,sehingga data itu bias dibaca dari dan ditulis ke primary storagedala eksekusi berlangsung. Sedangkan data yang tidak digunakanoleh CPU tetap disimpan dalam secondary storage Perbedaan pokokanatara primary storage dan secondary storage adalah bahwaprimary storage merupakan bagian dari CPU, sehingga akses datadaqpat dilkakukkan dengan sangat cepat, bersifat volatile danlebih mahal dibandingkan dengan secondary storage.

Perangkat OutputPerangkat output merekam dan menyajikan data dalam bentuk

terbaca manusia ataupun dalam bentuk yang hannya terbaca mesin.Bentuk yang terbaca manusia antara lain adalah hasil cetakkomputer, sedangkan hanya terbaca oleh mesin antara lain dalambentuk magnetic disk atau magnetic tape. Perangkat output untukmedia terbaca manusia adalah printer yang menggunakan teknologibervariasi, mulai dari dot matrix, ink jet, dan laser. Contohperangkat output lainnya adalah trminal-terminal yang dapatmengeluarkan output berbentuk grafik ataupun perangkat lain yangdapat mengeluarkan suara. Selain itu banyak pula media input yangsekaligus berperan sebagai media output, misalnya magnetic diskatau magnetic tape sebagaimana disinggung di atas.

Metode Penyimpanan DataDalam suatu system informasi terdapat hirarki data sebagai

berikut: Bit adalah salah satu karakter informasi yang terdiri

dari dua digit (Binary digit) Byte adalah salah satu karakter informasi yang terdiri

dari beberapa bit Field atau item adalah salah satu atau lebih byte yang

memuat data mengenai atribut dari satu entitas dalamsystem informasi. Sebagai contoh entitas dari system


upagh adalah setiap karyawan, dan atributnya adalahnama karyawan, upah per jam, nomor induk, danseterusnya.

Record adalah kumplan field yang terkait dengan suatuentitas tertentu

File atau data set adalah kumpulan record terkait.Saebagai contoh, kumpulan record upah unutk semuakaryawan dalam suatu perusahaan disebut file upah

Database adalah kumpulan file yang terstruktur danterintegrasi sedemikian rupa sehingga proses data danpencarian data pada file dapat dilakukan dengan mudah

Susunan diatas disebut hirarki data karena database terdiridari beberapa file, file terdiri dari beberapa record, danseterusnya. Gambar 5-2 menjelaskan hirarki tersebut.

Mencari Data Dalam Sebuah FileOrganisasi file pada dasarnya bisa dibentuk dalam dua jenis:

Sequential access file, atau Direct access file

Sequential Access File adalah file dengan susunan data berurutanseperti saat record itu ditulis pada media penyimpannya, dimanapencarian data harus menelususri data satu demi satu , sampairecord yang dimaksud ditemukan. Direct Access File adalah file dengan susunan data yang memberikanpeluang akses langsung ke setiap record dalam file. Mediaq directacces yang paling banyak dipergunakan adalah magnetic disk,seperti misalnya disket yang dipakai dikomputer personel.


DataBase

File Persona

lia

File Upah

FileRiwayatUpa

h

File Penjualan Karyawan

Record RecordRecord RecordRecord

060041967

Bambang 15.000,00

8,00 120.000,00

1000010

1000001

1001101

1000010

1000001

1001110

1000111

1 0 0 1 1 0 1

Metode Pengolahan DataPada dasarnya komputer memproses data dengan salah satu

dari dua metode berikut: Batch processing Immediate processing

Batch Processing Komputer menggunakan metode batch processing apabila data-

data perubahan dan permintaan data terhadap suatu file tidakdapat dilakukan setiap saat, melainkan harus dilakukan secaraperiodic dalam jangka waktu tertentu. Dengan demikian prosesupdating file tidak dapat dilakukan seketika,karena data-datayang diolah harus ditumpk dulu dan diprosesnya dilakukan menurutjadwal. Rentang waktuperiodik itu bisa harian, mingguan, bahkanbulanan, atau dilakukan ketika ada permintaan data.

Sistem batch processing dapat menggunakan file sequentialmaupun direct access. Gambar dibawah memberikan penjelasantentang penerapan system batch processing dengan menggunakan duakarakteristik file tersebut. Terlihat pada peraga bahwa padafile sequential, data transaksi yang akan dimasukkan ke dalam masterfile (file induk), disortir dulu sesuai sesuai urutan pada datafile. Ketika up dating dilakukan, file transaksi dibaca dandirekam bersamaan dengan pembacaan dan perekaman data masterfile. Dengan demikian akan diperoleh file baru yang akandiupdated.

Peraga menjelaskan bahwa master file dan transaksi yangmengubah master file disimpan dalam media direct access. Perubahandilakukan secara periodic sesuai saat yang ditentukan. Dalampel;aksanaan updating, record pada master file dibaca sesuaiprogram updating. Setiap record diubah dan kemmudian dituliskembali ke lokasi fisik yang sama dengan sebelum perubahanterjadi pada media. Proses updating ini disebut in-place updating.

Gambar Sistem Batch Processing dengan media Disk ( Direct

Access )


Sistem Immediate Processing

Immediate Processing adalah metode pemrosesan data dengan up dating secara langsung segera setelah transaksi terjadi. Pengolahan data yang mempergunakan system immediate processing disebut realtime application. Dengan aplikasi ini, data dapat segera direkam seketika begitu transaksi terjadi. Dengan demikian, master file dalam suatu system real-time selalu menunjukkan informasi yang mutakhir (up-to-date). Informasi yang mutakhir amat diperlukan pada perusahaan-perusahaan penerbangan agar pesanan tempat duduk calon penumpang dapat dilayani dengan cepat dan akurat.

End-User Computing adalah pengguna akhir jasa computer yang bukanahli pengolah data.

Perkembangan teknologi pengolahan data, khususnya denganmenggunakan computer, dewasa ini sudah berkembang demikian pesat.Yang terlibat dalam aktivitas pengolahan data elektronik kinibukan hanya para analisis system, programmer dan operator saja.Huriyah, M.Si, 2011, Sistem Informasi Akuntansi 17

Dokumen belum

disortirTermin

al

Koreksi Manual

Laporan Editing

ProgramUpdatin

g

Laporan

Master File

Sortir dan

editing transaksi

File Transak

si

Dokumen Transaski

Program Updating

Updating Seketika

( Real –Time )

Diinputkan seketika (real

time )

Terminal

Master File

Para end-user, atau pengguna akhir jasa computer, semakinintensif memanfaatkan kecanggihan kemampuan alat elektronik ini.Dengan semakin berkembangnya perangkat lunak bercirikan problemsolving yang semakin mudah dipelajari dan digunakan, end-usercomputing semakin berkembang pula.

Contoh End-user computing yang paling popular adalah decisionsupport system (DSS) dan teknik artificial intelligence. DSS dapat membantupara manajer dengan informasi yang lebih tersaring, ringkas, danteranalisis dengan baik sehingga dapat meningkatkan kinerjamereka. Sedangkan artificial intelligence dapat membantu para manajerdengan informasi yang seimbang dengan kemampuan pengetahuan dankecanggihan yang dimiliki para manajer itu sendiri.

Decision Support Systemadalah suatu system komputer interaktif yangmudah diakses dan dioperasikan oleh mereka yang bukan pakarkomputer dengan tujuan untuk membantu dalam fungsi perencanaandan pengambilan keputusan. Manfaat DSS antara lain mengutamakanmanipulasi data dan tidak terlalu mengandalkan penyimpanan danpenarikan data sebagaiman lazimnya yang terjadi pada systeminformasi manajemen yang umum. DSS dioperasikan langsung olehmanajer yang menjadi penggunanya. Jika mereka ingin mengaksesinformasi, mereka bisa langsung berkonsultasi dengan system on-line mereka sendiri tanpa harus lama menunggu dari departemenpengoalahan data.

Expert System (sistem pakar) adalah system berbasis komputer yangmenggunakan teknik artificial intelligence untuk mendiagnosispermasalahan, merekomendasikan solusi atau pencegahannya, seratmemberikan alasan atas rekomendasi tersebut. Sedangkan artificialintelligence adalah pendekatan pengolahan data komputer denganorientasi meniru karakteristik penalaran manusia dan mendekatiperilaku intelegensia.

Sistem ini bekerja dengan menanyai pengguna denganseperangkat pertanyaan mengenai situasi yang dihadapai danmenarik kesimpulan berdasarkan jawaban-jawaban dari pertanyaanitu. Kemampuan pemecahan ini didukung oleh program yangsusunannya disesuaikan dengan proses penalaran sesungguhnya daripakar manusia di lapangan. Dibandingan dengan system pengolahandata konvensional, expert system khususnya lebih cocok digunakanuntuk menangani permasalahan yang tidak terstruktur dan yanglebih toleran terhadap kesalahan-kesalahan kecil.


Gambar Contoh Proses Transaksi Penjualan On-Line



Ke Gudang, Pelanggan, dan arsip

Penerimaan order

melalui telpon

Order Di Ketikkan ke Terminal

Koreksi Kesalahan

Order di edit Bersamaan dengan saat penetikan

File Transaksi Order

PenjualanMaster File

Piutang

Master File

Persediaan

File Buku Besar

Master File

PenjualanKoreksi Kesalah

an

Updating master file dan cetak faktur

JurnalOrder yang

belum di penuhi

Data Persediaan yang harus di pesan ulang

Laporan Kesalahan

pada layar monitor

laporan kesalahan pada layer monitor

BAB IVKONSEP PENGENDALIAN INTERN

TUJUAN INSTRUKSIONAL UMUM YANG AKAN DICAPAIMahasiswa mampu memahami pentingnya pengendalian internsystem informasi berbasis komputer

Tujuan Instruksional Khusus yang akan dicapai:1. Mahasiswa dapat memahami ancaman terhadap Sistem Informasi

Akuntansi2. Mahasiswa dapat memahami konsep umum pengendalian3. Mahasiswa dapat memahami struktur pengendalian intern4. Mahasiswa dapat memahami pengendalian system informasi

berbasis computer

BAB IVKONSEP PENGENDALIAN INTERN

A. Ancaman Terhadap Sistem Berbasis KomputerAncaman terhadap system yang sudah terkomputerisasi adabeberapa, diantaranya adalah seperti yang diuraikan berikutini:a. Proses dilakukan secara terpusatb. Jejak audit tidak mudah terlihatc. Pertimbangan orang diabaikand. Sistem computer memang canggih, tetapi sebenarnya sangat

rentan

B. Pengawasan Umum dan Pengawasan AplikasiJenis pengawasan yang diterapkan untuk system informasiberbasis computer adalah pengawasan umum (general control) danpengawasan aplikasi (application control). Pada dasarnya keduajenis pengawasan ini didasarkan pada pedoman berikut ini:a. Pengembangan dan perubahan terhadap program computer harus

diotorisasi oleh manajemen, sudah diuji secara meyakinkan,dan sudah disetujui oleh manajemen untuk digunakan.

b. Akses (atau pembacaan) file dan program hanya diijinkankepada dan disediakan untuk pemakai yang berhak.

Pengawasan umum terdiri atass beberapa jenis pengawasanberikut ini:a. Personnel controls (pengawasan SDM atau personalia).b. File security controls (pengawasan keamanan file).c. Backup and contingency planning (rencana kondisi darurat

dan backup).d. Computer facility controls (pengawasan fasilitas computer).e. Access to computer fles (akses terhadap file computer)

Pengawasan aplikasi lebih ditujukan terhadap proses pengolahantransaksi, diawali sejak pencatatan data, pengolahan data,


hingga penyajian berbagai laporan dan informasi ekpada pemakaisystem informasi.Tujuan pengawasan adalah untuk meyakinkan manajemen bahwasemua transkasi sudah diotorisasi sesuai dengan aturan system,sudah dicatat, diklasifikasi, diproses, dan dilaporkan secaraakurat dan benar. Secara garis besar, pengawasan aplikasidibagi ke dalam tiga kelompok, yaitu:a. Input controls (pengawasan input)b. Processing controls (pengawasan proses)c. Output controls (pengawasan output)

C. Pengawasan UmumPengawasan umum dalam lingkungan komputerisasian sifatnya samadengan pengawasan serupa pada lingkungan manual, yaitu berlakuumum atau bisa diterapkan pada berbagai proses yang ada dalamsystem computer perusahaan.1. Pengawasan personalia

Salah satu caranya ialah dengan memisahkan berbagai fungsiyang tidak saling berubungan atau disebut organizationalindependence. Dua fungsi yang harus benar-benar dipisahadalah fungsi perancangan system dan fungsi pengeoperasiansystem.

2. Pengawasan Keamanan FileFile computer tidak dapat dibaca oleh mata telanjang, berisidata dalam jumlah yang sangat banyak, dan tidak membutuhkantempat dengan volume besar (harddisk sebesar telapak tangandapat menyimpan data transaksi yang berasal daripuluhantahun kegiatan perusahaan).

3. Rencana untuk Kondisi darurat dan BackupAgar perusahaan tidak mengalami kerugian yang berarti,secara berkala perusahaan harus membuat cadangan data danfile (membuat backup). Data dan file cadangan dibuatbeberapa tingkat, misalnya data dua hari yang lalu sudahdibuat cadangannya, data hari kemarin dibuat lagicadangannya, dan data hari ini setelah kantor tutup harusdibuat cadangannya. Dengan demikian ada tiga data cadangan..

4. Pengawasan Fasilitas KomputerBeberapa cara untuk mengawasi dan melindungi fasilitascomputer adalah sebagai berikut:a. Pusat pengolahan data harus berada di ruang yang aman,

bukan ruang terbuka, dan tidak perlu diumukan ke public,misalnya dengan membuat papan nama “Pusat PengolahanData”. Kalau banyak orang tahu lokasi “ruang penting”perusahaan akan mudah disabotase.

b. Ruang pengolahan data atau ruang kendali computer harusdibatasi, tidak semua karyawan boleh masuk ke ruangtersebut. Ruang tersebut bila perlu harus dilengkapipintu elektronik atau ber-password.

c. Ruang pengolahan data harus diasuransi , sehingga bilaterjadi kebakaran atau kerusakan lain, perusahaan tidakperlu mengalami kerugian financial yang sangat besar.


5. Akses terhadap File KomputerKata sandi yang baik memiliki karakteritsik sebagai berikut:a. Dibatasi jumlah digitnya, misalnya antara 5 hingga 8

digit dan dapat merupakan gabungan antara huruf danangka, tetapi tidak termasuk tanda baca (seperti *,&, ?, <, dan =).

b. Sebaiknya tidak perlu membedakan huruf capital dan hurufkecil (dengan kata lain tidak perlu case sensitive),karena akan sulit diingat-ingat oleh pemakai.

c. Dibatasi masa pemakaiannya, misalnya apabila tiga bulantidak pernah diganti oleh sistenm di pusat computerotomatis akan diperingatkan dan dipaksa untuk diganti.

d. Pada waktu di-input ke computer, kata sandi tidak bolehtampak atau terbaca, tetapi harus ditampilkan dalambentuk lain, misalnya *** atau ….

e. Layar computer jangan dihadapkan ke ruang terbuka,karena tidak boleh terbaca oleh orang lain. Demikianjuga posisi keyboard harus tidak mudah terlihat oranglain yang tidak berhak.

f. Apabila karyawan yang bersangkutan dipindah ke bagianlain atau diberhentikan dari perusahaan, user id danpassword-nya harus segera dipasifkan. Banyak kasusterjadi karyawan yang sudah keluar dari perusahaan,passwordnya masih dipakai, sehingga dia masih dapatmengakses data perusahaan.

g. Program computer yang dalam beberapa saat tidak dipakai,misalnya pemakai sedang menerima telpon, harus dapatkeluar atau berhenti sendiri, dan bila akan dipakailagi, harus menanyakan password lagi.

h. Password tidak boleh dicatat di tempat terbuka, ataukalau dicatat, harus diubah-ubah susunannya, misalnyapassword “mawar” harus ditulis “bunga”, atau “m4w4r”.Sudah barang tentu ini contoh yang sangat sederhana.

i. Pemakai boleh menetapkan sendiri password yang merekainginkan. Namun pada awalnya, system computer memberipassword awal yang harus segera diganti oleh pemakai.

D. Pengawasan AplikasiPengawasan aplikasi terdiri atas pengawasan input, pengawasanproses, dan pengawasan keluaran.1. Pengawasan Input

a. Pengamatan dan pencatatan data (data observation andrecording), yaitu pengawasan terhadap persiapanpencatatan data dan penggunaan dokumen dan alat yangbenar. Berbagai langkah dalam tahap ini adalah menerapkanpengawasan terhadap formulir dan dokumen yang belumdipakai, menggunakan alat pembaca ode bar (bar codereader) untuk meng-input data transaksi, melakukankonfirmasi untuk transaksi penting seperti padapenggunaan data (misalnya dengan memuka bungkus danmencocokkan apakah isinya sudah benar).

b. Pengubahan data (data transcription), yaitu berisilangkah-langkah pengubahan data pada waktu di-input.Pengawasan yang diterapkan dalam langkah ini meliputi


perancangan dokumen dan tampilan layar yang mirip danmudah diisi, sehingga pemakai tidak mudah berbuatkesalahan, membandingkan secara visual antara data yangsudah di-input di layar dengan data yang tertulis didokumen, dan penjumlahan secara batch totals) atastransaksi yang di-input. Batch totals adalah penjumlahanyang dilakukan terhadap semua data. Ada beberapa macambatch totals, yaitu: financial totals (yaitu menjumlahkan semua data yang

bersifat numeric dan menggunakan mata uang atau jumlahrupiah, seperti jumlah perkalian antara unit barangdengan harga, persentase diskon dan pajak).

nonfinancial totals (yaitu menjumlahkan data yangbersifat numeric tetapi tidak menggunakan rupiah,misalnya jumlah unit barang, jumlah jam kerja, danjumlah persentase diskon yang diberikan kepada seorangpelanggan.

record counts (yaitu menghitung jumlah data, terutamadokumen, yang digunakan dalam suatu proses transaksi,dalam hal ini dapat juga digunakan untuk menghitungbanyaknya barus yang ada dalam satu dokumen;

hash totals (yaitu menjumlahkan data yang tidakbersifat numeric dan biasanya tidak dijumlah, misalnyanomor faktur).

c. Pengujian data transaksi (edit tests of transactiondata), yaitu pengendalian terhadap isian suatu field agarselalu sesuai denan kisaran yang benar, misalnya jumlahanak (harus bilangan bulat positif antara 0 hingga 5, diatas itu muncul pesan peringatan apakah data sudahbenar),jumlah unit barang boleh pecahan tetapi harus kelipatan ¼, besarnya diskon antara 0 hingga 20%, dan lain-lain.

d. Pengawasan lain, yang juga masih dapat diterapkan dalampencatatan data: validity check (yaitu pengawasan untuk menguji apakah

data sudah benar, misalnya jenis kelamin hanya dapatdiisi L atau P, status pelanggan dapat diisi status Auntuk aktif atau P untuk pasif, dan seterusnya.

Limit check (yaitu untuk mengawasi apakah data beradapada kisaran yang benar, misalnya umur karyawan tidakboleh kurang dari 20 tahun, diskon tidak boleh lebihdari 50%,pembelian unit barang tidak boleh melebihi100 unit dan kalau memang benar-benar ada harusmendapat otorisasi dari atasan, dan jumlah jam kerjatidak melebih 40 jam seminggu.

Resonableness check (yaitu pengawasan yang digunakanuntuk menguji apakah isian suatu item masuk akal,misalnya jumlah anak melebihi 10, diskon melebihi 40%,penjualan suatu unit barang lebih dari 100 unit karenabiasanya pembeli hanya membeli di bawah 20 unit).

Field check (yaitu pengawasan terhadap kelengkapansuatu field atau item, misalnya kode pos apakah sudahdiisi, unit barang yang dijual apakah sudah diisi,kode pelanggan apakah sudah diisi, dan pengawasan inijuga dapat diterapkan di dalam program.


2. Pengawasan ProsesPengawasan proses ditujukan untuk menjamin bahwa semuapemrosesan data sudah dilakukan sesuai dengan otorisasi yangtelah diberikan, dan proses sudah menggunakan program yangbenar.

Proses harus dilakukan dengan program yang benar (misalnyauntuk menghitung bunga, harus digunakan program untukmenghitung bunga, bukan untuk menghitung pajak atau diskon),dilakukan oleh orang atau petugas yang berhak dan mendapatotorisasi (ditandai dengan user id dan password yangdigunakan), dan dilakukan pada waktu yang benar (misalnyahanya selama jam kerj dan hari kerja). Proses juga harustepat waktu, misalnya untuk perhitungan bunga harusdilakukan pada akhir bulan, jangan dilakukan sebelumnyakarena ingin lebih cepat atau sesudanya karena karyawansedang liburan.

3. Pengawasan OutputPengawasan output ditujukan untuk menjamin bahwa semuaoutput dan laporan sudah dilakukan sesuai dengan otorisasiyang telah diberikan, dan laporan hanya disajikan kepadapihak yang berhak.Output system informasi dapat berbentuk hardcopy (cetakan)maupun softcopy (tidak berbentuk cetakan, dapat berupatampilan layer, suara, atau tanda tertentu seperti tampilandi layer ponsel atau suara tertentu). Informasi yangdisajikan harus sesuai dengan penerimanya, misalnya laporanpenjualan hanya boleh diketahui oleh manajer penjualan dandirektur perusahaan, rekapitulasi kehadiran kerja hanyadapat dibaca oleh kepala bagian personalia dan kepala bagianmasing-masing karyawan, dan daftar persediaan barang hanyadapat diketahui oleh kepala bagian gudang dan kepala bagianpenjualan.a. Daftar penerima yang berhak membaca dokumen tersebut

(contoh: Dokumen ini diberikan kepada kepala bagiangudang, kepala bagian penjualan, dan kepala bagianproduksi).

b. Waktu dokumen tersebut boleh dibaca (contoh: Dokumen inisah dan dapat dipercaya hanya dalam periode minggupertama bulan Januari, periode berikutnya akan dicetaklaporan yang baru, sehingga laporan lama dapatdimusnahkan.

c. Petunjuk salinan dokumen ditujukan kepada siapa (contoh:di bagian bawah dokumen ada keterangan, lembar ke-1untuk pembeli,lembar ke-2 untuk bagian penjualan, danlembar ke-3 untuk bagian kredit, bisa juga petunjuk iniberupa pembedaan warna dokumen untuk masing-masinglembar.

4. Pengawasan Basis Data


Pengawasan basis data ditujukan untuk menjamin bahwa file-file data selalu siap digunakan, berisi data yangmenggambarkan keadaan yang sebenarnya, dan hanya dapatdiakses oleh orang yang berhak.Basis data terdiri atas banyak tabel-tabel data yang masing-masing berisi data yang sejenis. Masing-masing tabel berisiitem atau field yang jumlahnya juga cukup banyak. Namuntidak semua orang boleh membaca tabel dan semua field. Olehkarena itu harus ada pembagian atau pembatasan wewenangkepada pemakai yang berbeda-beda. Pembagian wewenang inidisebut dengan pembagian logis.

5. Pengawasan Komunikasi DataPengawasan komunikasi data ditujukan untuk melindungi datayang ditransmisikan dari satu lokasi ke lokasi lain, agartetap aman dan dapat diterma oleh yang berhak.

6. Pengawasan DokumenPengawasan dokumen adalah pengawasan yang ditujukan untukmelindungi dokumen agar hanya dapat digunakan oleh staf yangberhak, hanya digunakan untuk mencatat transaksi yang telahdiotorisasi, dan digunakan sesuai dengan peruntukannyasecara tepat waktu.Salah satu bentuk pengawasan terhadap dokumen penting adalahdengan memberi nomor urut tercetak.

E. Pengawasan terhadap Perangkat Komputera. Memasang computer untuk pegolahan data di ruang khusus,

terkunci, dan hanya dapat dimasuki oleh orang yang bertugasuntuk itu. Pintu keluar masuk tidak lebih dari dua, agarmudah diawasi.

b. Mewajibkan semua karyawan yang keluar masuk ruang computeruntuk menggunakan kartu identitas (sebaiknya di-inputdenagan menggesekkan kartu magnetic atau dengan memakaisidik jari).

c. Memasang alarm pada ruang computer, agar bila terjadisesuatu yang tidak sesuai aturan alarm segera berbunyi.

d. Memasang kamera yang dapat memonitor seluruh ruang dandiawasi setiap saat. Ruang pengawasan ada di ruang lain(biasanya terpusat, sekaligus juga mengawasi ruang-ruanglain).

e. Membatasi penggunaan telepon keluar dari ruang computer danjaringan computer, agar staf tidak mudah memasang terminaltambahan untuk mengirim data keluar dari ruang computer.

f. Membatasi penggunaan program-program yang bersifat off-line.

g. Menjauhkan perangkat computer dari kondisi yangmembahayakan, misalnya jauh dari perangkat pengaturkelistrikan, jauh dari pancaran sinar matahari langsung(melalui jendela), dekat pintu atau jendela, dansejenisnya.

h. Memasang pengaman untuk mencegah bahaya kebakaran, antaralain dengan memasang pendeteksi asap dan api, sertamemasang alat pemadam kebakaran.


BAB VSISTEM PENGOLAHAN DATA TRANSAKSI

TUJUAN INSTRUKSIONAL UMUM YANG AKAN DICAPAIMahasiswa mampu memahami aktivitas pengolahan data sampaidengan penyajian laporan Tujuan Instruksional Khusus yang akan dicapai:1. Mahasiswa dapat memahami \kerangka pengolahan data transaksi2. Mahasiswa dapat memahami unsure-unsur pengolahan data

transaksi3. Mahasiswa dapat memahami daur pengolahan data transaksi4. Mahasiswa dapat memahami klasifikasi data dan system kode

PendahuluanSalah satu tujuan utama system informasi adalah mendukungkegiatan bisnis perusahaan sehari-hari. Untuk memenuhi tujuantersebut diperlukan pengolahan data transaksi (transactionprocessing), yaitu aktivitas pengolahan data yang timbul akibattransaksi yang dilaksanakan perusahaan sebagai bahan masukan danpenyajian laporan keuangan kepada manajemen. Akuntan sangatberkepentingan dengan pengolahan data transaksi, karena sebagianbesar data yang diolah merupakan data keuangan. Akuntan sangatberperan serta dalam mendesain pengolahan data transaksi,khususnya aspek-aspek desain formulir, prosedur, ataupun laporan–laporan yang dihasilkan system pengolahan data tersebut.

Kerangka Pengolahan Data TransaksiPengolahan data transaksi berlangsung di tingkat operasionalperusahaan. Proses pengolahan data melibatkan berbagai fungsi danaktivitas yang independen dan saling berinteraksi antara satudengan lainnya. Di sini muncul berbagai kesibukan operasionalfisisk yang semuanya tercermin pada aliran-aliaran dokumen dankegiatan tulis menulis termasuk aktivitas pengolahan dataelektronik. Pada perusahaan besar operasi fisisk danadministrative sangat komplek, karena baik volume aktivitasmaupun jumlah fungsi dan aplikasi yang terlibat dalam aktivitasitu menjadi semakin banyak.

Entitas yang terlibat dalam pengolahan data transaksi padaumumnya adalah pemasok, karyawan, dan pelanggan. Sedangkan fungsidan aplikasi yang terlibat amat tergantung pada jenis usahaperusahaan yang bersangkutan. Pada perusahaan dagang, fungsi danpalikasi yang terlibat antara lain adalah fungsi penerimaanbarang, gudang, penjualan, penagihan, utang, penerimaan kas,pengeluaran kas. Pada perusahaan manufaktur, fungsi-fungsi yangterlibat pada umumnya sama dengan perusahaan dagang, namun dengantambahan fungsi manufaktur itu sendiri, yaitu proses daripengolahan bahan baku (raw materials) dan bahan pembantu (supllies)menjadi hasil selesai (finished goods). Sedangkan pada perusahaanjasa prosesnya berbeda lagi sehingga fungsi-fungsi yang terlibatHuriyah, M.Si, 2011, Sistem Informasi Akuntansi 27

menjadi berbeda pula. Pada perusahaan jasa, fungsi penerimaandan penyimpanan barang pada umumnya tidak terlihat, dandigantikan misalnya dengan fungsi aktuaria (asuransi jiwa),fungsi penilaian (appraisal company), ataupun fungsi angkutan(perusahaan jasa angkutan).Gambar Perbedaan Pengolahan data Transaksi Pada Perusahaan

Manufaktur dan Perusahaan dagang

(a) Perusahaan Dagang


14 4

10

9

Penerimaan

Barang

Persediaan

Pengiriman

Barang

Kebutuhan

Persediaan

Barang

Perkiraan

Penjulan

Unsur-Unsur Pengolahan Data TransaksiDalam hubungannya dengan alur input – proses – output, systeminformasi akuntansi dapat dibagi menjadi dua bagian, yaitu:

1. Daur Operasional, yang terbagi lagi ke dalam empatdaur atau sub system, yaitu: daur pendapatan daur pengeluaran daur produksi daur keuangan

2. Daur penyusunan laporan1. Daur Pendapatan


Pesanan Pembeli

an

Pemasok Pelanggan

Penelitian

Kredit

Manajemen SDM

Akuntansi gaji

dan upah

Karyawan

Akuntansi gaji dan upah

Pesanan Penjual

an

Penerimaan

Barang

Pengiriman

barang

Akuntansi

Hutang

Persediaan

Kebutuhan

Persediaan

Analisis

Penjualan

Akuntansi

Piutang

Pengeluaran Kas

Prakiraan

penjualan

Kebutuhan

Tenaga Kerja

Penerimaan Kas

1

6

22

23

12

13 14 4 5

3

2

11

15

24

20

1918 17

16

8

7

9

10

Daur pendapatan dalam perusahaan meliputi fungsi-fungsi yangdiperlukan untuk menjual produk dan jasa yang dihasilkannyakepada pelanggan. Daur ini mencakup antara lain:

Prosedur atau subsistem penjualan produk dan jasa hasilkegiatan perusahaan, dan

Prosedur ata sub system piutang2. Daur PengeluaranDaur pengeluran adalah daur yang mencakup fungsi-fungsi yangdiperlukan untuk memperoleh barang dan jasa yang dipergunakandalam kegiatan perusahaan.Daur pengeluaran pada umumnya melipti:

Prosedr atau subsistem pembelian barang persediaan dengantujuan untuk dijual kembali atau diproduksi

Prosedur atau subsistem pembayaran gaji dan upah sebgaiimbalan atau jasa yang diberikan karyawan,

Prosedur atau subsistem pembelian aktiva tetap yang tidakdimaksudkan untuk dijual kembali.

3. Daur ProduksiDaur produksi meliputi fungsi-fungsi pengendalian produksi,pengendalian persediaan, akuntansi biaya, dll. Bagi perusahaannon manufaktur, aktivitas daur produksi pada umumnya tidakdiperlakukan terpisah dari daur-daur lainnya.

4.Daur Keuangan. Daur keuangan meliputi kegiatan menarik dan mengelaurakan dana.Dana dieprgunakan untuk permodalan meliputi dana untuk modalkerja yang bersifat jangka pendek dan dana jangka panjang.Bagian ini berkaitan dengan prosedur penerimaan uang dan prosedurpengeluaran uang.

Meskipun daur operasional merupakan daur yang lazim terdapat padaperusahaan-perusahaan manufaktur, muatannya tidak bersifat baku.Setiap perusahaan bisa mendesain daur sesuai dengan kondisi-kondisi yang ada pada perusahaan itu. Daur tersebut juga biasdiklasifikasikan dengan pola lain.


Gambar Alur Sistem Informasi Akuntansi


Pengolahan data transaksi terdiri dari beberapa komponen.Komponen pengolahan data transaksi tersebut adalah:

a. Dokumen (source document)b. Jurnal ( buku harian) dan registerc. Buku besar dan filed. Laporan-laporan dan dokumene. Kode akunf. Jejak audit (audit trial)g. Metode pengolahan data, danh. Alat control dan pengaman

Dokumen adalah alat perekam data transaksi yang peretama. Selainsebagai alat pendukung kejadian dari suatu nransaksi, dokumenjuga berperan sebagai:

a. Alat pemantau aliran fisisk, misalnya dokumen pesananpenjualan (sales order) yang dipergunakan sebagai alat


Kejadian Ekonomis

Processing

Transaksi

Dokumen Bukti

Pembukuan

Jurnal (buku) Harian

Buku Besar (Ledger

)

Laporan Eksterna

l

Laporan Internal

Buku Pembantu (Subsidi

ary Ledger )

Daur Penyusunan Laporan

Daur Operasioanal

Transaksi Bisnis

Revenue CycleExpenditure CycleProduction CycleFinance CycleFakturKuitansiBukti Kas KeluarOrder PembelianDan Lain - lainnya

pemantau pergerakan barang dari gudang ke bagianpengiriman barang.

b. Sebagai pendukung akuntabilitas tindakan yang diambilc. Untuk bahan pemutakhiran data base, misalnya salinan

faktur yang digunakan untuk memutakhirkansaldo,persediaan pada file persediaan.

d. Untuk bahan pembuatan output dokumen lainnya.

Jurnal dan register adalah alat perekam akuntansi yang memuatdata transaksi secara kronologis. Jurnal memuat data transaksifinancial, sedangkan register merupakan pengganti jurnal ataucatatan kronologis tentang data atau kejadian non financial.Jurnal umum adalah catatan harian berkolom dengan format umumyang dapat menampung semua jenis transaksi.Jurnal khusus adalah jurnal dengan format khusus untuk merekamjenis transaksi harian yang paling sering terjadi.Buku Besar (General ledger) adalah buku untuk mencatat data keunganmengenai seluruh akun aktiva, pasiva, pendapatan dan biayaBuku Pembantu (Subsidiary Ledger) adalah kelompok akun dengankarakteristik yang sama (misalnya piutang) yang tersususndemikian rupa dengan tujuan untuk memudahkan proses akuntansisehingga buku besar terbebas dari hal-hal yang rinci mengenaisaldo masing-masing individu.

Voucher Register adalah buku harian atau jurnal yang seringkalidignakan sebagai pengganti jurnal pembelian

Ditinjau dari pengertian pengolahan data transaksi dalamsuatu system informasi akuntansi, suatu file adalah tempatpenyimpanan data dan merupakan bagian dari keseluruhan data baseperusahaan. Ada empat jenis file, yaitu:1. Master File adalah file yang memuat record yang relative

bersifat permanent mengenai entitas dan aktivitas perusahaan.2. Transaction File adalah file yang memuat record yang relative

bersifat temporer mengenai suatu transaksi tertentu.3. Reference File adalah file yang memuat data yang baisanya

berbentuk tabulasi, sebagai bahan pengolahan data4. History file adalah file yang memuat data histories, misalnya file

mengenai perkembangan penjualan dalam lima tahun terakhir.

Hasil dari pengolahan data transaksi pada umumnya dapatdiklasifikasikan ke dalam tiga jenis, yaitu:3. Laporan Keuangan yang umumnya dihasilkan dari pengoalahn data

transaksi adalah neraca, perhitungan R/L, dan laporan aruskas.

4. Laporan manajemen, adalah laporan yang digunakan olehamnajemen mengenai kegiatan operasional (teknis) perusahaan.Laporan manajemen ini bias bersifat taktis ataupun strategissesuai dnegan jenjang manajerial yang membutuhkannya.

5. Dokumen yang dihasilkan oleh system pengolahan data padaumumnya adalah dokumen untuk memicu kegiatan.

Kode Akuntansi Adalah Suatu daftar kode dari semua akun yangterdapat dalam buku besar perusahaan.Jejak Audit Adalah kesinambungan yang terbentuk oleh tahapanpengolahan data transaksiHuriyah, M.Si, 2011, Sistem Informasi Akuntansi 33

Beberapa manfaat dari jejak audit yang terpenting adalah :a. Mempermudah penemuan dari koreksi kesalahanb. Mempermudah pemberian jawaban pertanyaanc. Mempermudah memulihkan kerusakan file

Dua metode pengolahan data yang sampai saat ini di gunakan dalm system informasiakuntansi adalah :

a. Sistem pengolahan data secara manualb. Sistem pengolahan data dengan menggunkaan komputer

Pengolahan data transaksi yang sehat memerlukan systempengendalian dan pengamanan yang baik. Sistem pengendaliantersebut bisa di bangun dengan memberlakukakan kaidah – kaidahdan ukuran – ukuran yang harus di ikuti secara konsisten. Contoh bentuk ukuran pengendalian yang banyak di gunakan antara lain adalah :

a. Penggunaan kode akun dan akun pengendali pada buku besar.b. jejak audit yang jelasc. pembuatan dokumen berganda untuk di gunakan sebagi alat

saling uji aantar departemen atau fungsi.d. Pedoman prosedur ( Procedure Manual )e. Uraian tugas( Job description )f. Peraturan – paraturan dan praktek – pratek yang sehat

DAUR PENGOLAHAN DATA TRANSAKSIDaur Pendapatan meliputi fungsi – fungsi yang di

perlukan untuk menjual produk dan jasa yang di hasilkannyakepada pelanggan.a. Prosedur atau aubsistem penjualan produk dan jasa hasil

kegiatan perusahaanb. Prosedur atau Subsistem piutang

Daur pengamanan mencangkup Fungsi – fungsi yang diperlukan daur pengeluaran adalah daur yang mencangkup fungsi– fungsi yang di perlukan untuk memperoleh barang dan jasayang di pergunakan dalam kegiatan perusahaan.

Daur pendapatan dalam perusahaan meliputi fungsi –fungsi yang di perlukan untuk menjual produk dan jasa yng dihasilkannya pelanggan. Daur ini mencangkup antara lain:

Tiga fungsi pokok itu tercermin dalam prosedur penjualan sebagai berikut :a. Fungsi pelaksanaan penjulan yang tercermin pada

penanganan pesanan dari pelanggan yang di tangani olehbagian penjulan dan bagian kredit

b. Fungsi penguasaan dan pengawasan barang (custodianship )yang tercermin pada kegiatan pengeluaran barang darigudang dan pengiriman barang oleh bagian pengirimanbarang

c. Fungsi pencatatan dan pengolahan tagihan yang di tanganioleh bagian akuntansi dan bagian akuntansi dan bagianpenagihan sebagi akibat dari penjualan dan penyerahanbarang


Daur pengeluaran pada umumnya meliputi :a. Prosedur atau Subsistem, Pembelian barang persediaan

dengan tujuan untuk di jual kembali atau di produksi.b. Prosedur atau Subsistem, Pembayaran gaji dan Upah sebagai

imbalan atas jasa yang di berikan karyawan, danc. Prosedur atau sussistem pembelian aktiva tetap yang tidak

di maksudkan untuk di jual kembali.Prosedur pembelian Barang persediaan

a. Fungsi Pelaksanaan Pembelian oleh bagian pembelian sesuaidengan permintaan pembelian (purchase requisition ) yangdi tujukan oleh petugas pencatat persediaan (inventoryclerk ) atau tugas gudang persediaan.

b. Fungsi penguasaan dan penangan barang (custodianship )yang tercermin pada proses penerimaan barang oleh bagianpenerimaan dan penyimpanan barang oleh bagian gudang

c. Fungsi pencatatan dan pembebenan utang yang di laksanakanoleh bagian akuntansi sebagai akibat dari pembelianbarang.

Gambar Diagram Prosedur Pembelian


5. Barang

6. Pemberitahuan pengiriman Barang

1. Persetujuan Kredit

3. Perintah pengiriman barang

Penyimpanan

Barang

Pengiriman

Barang

Pelanggan

Pencatatan dan Penagih

an

Pencatatan

Kinerja Pelangga

n

Penaganan

Pesanan8. masukan kinerja pelanggan

4. Prengeluaran Barang

1. Pesanan pembelian

7. Faktur

Asumsi yang dipergunakan dalam diagram terssebut adalah bahwa :a. karyawan di bayar dengan menggunakan cekb. Cek itu dikeluarkan dari rekening khusus untuk

pembayaran gaji dan upah, danc. Setelaha menguangkan atau menyetorkan cek mereka masing

– masing bank, karyawan menerima cancelled check, yaitucek gaji yang di setorkan yang telah di beri tanda “tidak berlaku” oleh bank dengan tujuan untuk dapat dijadikan bukti administrasi bagi masing – masingkaryawan.

Gambar dibawah menampilkan suatu diagram prosedur pembebananpembayaran gaji dan upah.


Pemasok

Penerimaan

Barang

Penyimpanan

Barang

Pembelian

Barang

Pencatatan

Utang

Pencatatan Persediaan1. Permintaan

pembelian

6. Barang

5. Copy tanda terima Barang

3. Copy Pesanan pembelian

4. Barang

2. Pesanan Pembelian

7. Faktur

Fungsi Produksi meliputi fungsi – fungsi pengendalian produksi,pengendalian, persediaan, akuntansi biaya,dan akuntansi properti.Pemisahan fungsi di terapkan dalam prosedur di atas antara lainsebagai berikut :

a. Fungsi Perencanaan yang dilaksankan oleh bagianperencanaan produksi berdasarkan masukkan yangdiperoleh dari bagian pemasaran serta persediaan

b. Fungsi Produksi dilaksankan oleh pabrikc. Fungsi Pencatatan yang dilaksankan oleh bagian

akuntansi biaya dan akuntansi persediaan. d. Fungsi Pengelola persediaan yang di lakukan oleh gudang

bahan baku dan bahan penolong serta gudang hasilselesai


Karyawan

Produksi BankAdministrasi

Personalia

Bagian Utang

Akuntansi Biaya dan Buku Besar

Pencatatan Waktu kerja

Bagian Keuangan

Bagian Gaji dan Upah

11. Paycheck

5. Laporan Jam Kerja Karyawan

10. Paycheck

4. Kartu Absensi

3. Daftar Kartawan yang Sah

2. Ikhtisar Jam Kerja

12. cancelled check

7. Voucher Check

8. Voucher

9. Voucher Check

6. Daftar gaji dan upah

1. Jasa Tenaga Kerja

Gambar Diagram Prosedur Produksi

Prosedur Penerimaan UangTujuan utama penerimaan uang, dan tentunya juga pengeluaran uangadalah menghindari atau menekan kemungkinan terjadinya kerugiankas.Gambar dibawah menyajikan suatu diagram aliran data mengenaiprosedur penerimaan uang dengan asumsi bahwa :

a. Uang di terima dalam bentuk cek dan semua cek di terimaoleh unit khusus penerima dana ( mail room ) padabagian kesekretarisan.

b. Cek –cek tersebut di terima dengan disertai suratpengantar (remittance advice ) yang menjelaskanmengenai tujuan pembayaran bersangkutan.

c. uang di asumsikan di terima dari pelunasan piutang,sehingga surat pengantar pembayaran di teruskan olehunit penerima dan ake bagian piutang.


Akuntansi

Biaya

Bagian Perencan

aan Produksi

Gudang Hasil Selesai

Akuntansi Persediaan

Kartu Jam Kerja

dan Move Ticket

Bagian Pemasaran

2b. Order Produks

i

5. Jadwal Produksi

3a. Permintaan Bahan

7. Hasil Selesai

4. Bahan

1b. Laporan persediaan Bahan baku dan penolong

1a. Prakiraan Penjualan

3b. Permintan Bahan

2a. Order Produksi

10. Laporan persediaan Hasil Selesai

PabrikGudang Bahan Baku dan

penolong

Gambar Prosedur Penerimaan Kas

Prosedur Pengeluaran UangProsedur Pengeluaran Uang dirancang dengan tujuan untuk

menerapkan unsure pengendalian pada kegiatan pengeluaran kas( termasuk cek ). Cek pada umumnya di gunakan untuk pengeluaranuang dalam jumlah besar, dan uang dalam arti sesungguhnya hanyadi gunakan utuk jumlah pengeluaran yang kecil. Paraga 14-16menampilkan suatu diagram prosedur pengeluaran kas. Diagram itudi susun dengan asumsi bahwa :

a. Pengeluaran uang di lakukan dengan menggunakan cekb. bank menyampaikan semua colled check kepada perusahaan


Kasir Unit Penerima Kiriman

Akuntansi

Piutang

Akuntansi Buku Besar

Satuan Pengawas Intern

Bank

Pelanggan

1. Cek dan Pengantar bayaran

2a. Cek

2b. Pengantar Pembayaran

7. Pencocokan4.

Total Kelompok

3. Cek dan Slip Setoran

5. Voucher Jurnal

6. Slip Setoran dan Rekening Koran

Pemisahan fungsi yang terdapat dalam prosedur di atas adalahsebagai berikut :

a. Fungsi Pencatatan yang di laksankan oleh bagian bukubesar, buku pembantu biaya, dan bagian utang.

b. Fungsi pengesahan dan pengelolaan dana oleh kasir yangberwenang untuk mempersiapkan, menadatanganmi danmendistribusiokan cek.

c. Fungsi pengawasan oleh satuan pengawasan intern

Gambar Prosedur penngeluaran uang


Kasir Buku Pembantu Biaya

Buku Besar

Bagian Hutang

BankSartuan Pengawa

s Intern

Rekaman

1a.Voucher Jurnal

2.Voucher Pengeluaran,faktur,dan dokumen pendukung

6.Laporan kontrol

1bVoucher Pengeluaran,faktur,dan dokumen pendukung

5.Cancelled check dan rekening koran

3a.Voucher

Jurnal

3b.Rincian Pembayaran

KLASIFIKASI DATA DAN SISTEM KODEKlasifikasi Adalah Pengelompokkan suatu kumpulan data ke

dalam kelas – kelas tertentu dalam konteks system informasi,Klasifikasi berarti pengelompokkan data dan informasi.

Pemberian Kode ( Coding ) Adalah Pemberian symbol,misalnya huruf atau angka , pada data yang telah tersusun kedalam kelas – kelas yang telah di kelompokkan nmenurutklasifikasi tertentu. Sistem Kode Adalah Sistem yang memberikanidentitas pada suatu kejadian atau entitas tertentu.Untuk menyusun system kode yang baik, Syarat – syarat berikut harus di penuhi :

a. kerangka yang di gunakan untuk menetapkan klasifikasidank ode hendaknya sesuia dengan kebutuhan informasimanajemen.

b. Setiap kejadian atau entitas hendaknya di beri kodekhusus yang berbeda dengan kejadian atau entitas lainnya.

c. Kode yang di gunakan hendaknya sederhana dan ringkas,sehingga mudah dan ekonomis.

d. kode yang di gunakan hendaknya luwes dan mudah di perluaspenggunaannya, sehingga tidak perlu dig anti apabilavolume usaha perusahaan meningkat.

e. Kode hendaknya bersifat standar atau baku dan berlakuuntuk semua fungsi sehingga system pelaporan perusahaandapat di integrasikan sepenuhnya.

f. Kode hendaknya sesuai dengan perilaku computer, mislnyamemiliki jumlah digit dan posisi yang tetap.

Sistem kode yang banyak di gunakan di organisasi, termasuk perusahan, dapat dikelompokkan ke dalam tiga jenis, yaitu :

a. Sistem Kode Berurutb. Sistem kode Blokc. Sistem Kode Kelompok

MENGHASILKAN INFORMASI

Langkah terakhir dari siklus pengolahan data adalah menghasilkaninformasi. Informasi biasanya disajikan dalam tiga bentuk, yaitu(1) dokumen yang berisi transaksi atau data perusahaan lain,misalnya cek dan faktur penjualan yang dikirimkan ke perusahaanlain. Jenis yang lain seperti laporan penerimaan barang, danpermintaan pembelian digunakan secara internal. Dokumen yangdihasilkan pada akhir kegiatan pengolahan transaksi disebutdokumen operasional (operational document), untuk membedakannya dengandokumen sumber yang digunakan pada awal proses, (2) laporan yangdibuat untuk keperluan intern dan ekstern. Laporan ini biasanyadigunakan oleh karyawan perusahaan untuk mengawasi kegiatanoperasional dan digunakan oleh manajer untuk membuat keputusanserta merancang strategi untuk perusahaan. Pemakai eksternalmemerlukan laporan untuk berbagai keperluan seperti mengevaluasikemampulabaan perusahaan, menilai ketaatan terhadap peraturanyang berlaku, dan lain-lain. Beberapa jenis laporan, seperti


laporan keuangan dan analisis penjualan, dihasilkan secararegular. Sedangkan jenis laporan lainnya dihasilkan pada saatinformasi pada laporan tersebut dibutuhkan, (3) Query merupakaninformasi yang diberikan oleh system karena system meresponpermintaan data secara spesifik baik bentuk, isi, maupun waktudihasilkannya informasi tersebut. Bentuk laporan ini merupakanjawaban atas meningkatnya kebutuhan informasi yang ternyata tidakdapat dipenuhi hanya dengan menghasilkan dokumen atau laporanperiodic saja. Dengan jenis laporan ini, maka berbagai macampersoalan dan pertanyaan yang memerlukan tindakan cepat danjawaban yang konstan dapat segera diperoleh solusinya.

Tujuan dihasilkannya informasi pada dasarnya ada dua,yaitu (1) tujuan keluar (eksternal), dan (2) tujuan ke dalam(internal). Informasi untuk pemakai eksternal seperti laporankeuangan, dihasilkan untuk memenuhi pertanggungjawabanpengelolaan perusahaan. Informasi untuk pemakai internal,ditujukan untuk memenuhi kebutuhan informasi oleh manajemen, gunamembantu melaksanakan tugas-tugas manajerial, seperti perencanaankegiatan (planning), pengarahan dan motivasi karyawan (directing &motivating), pengendalian (controlling), dan pembuatan keputusan (decisionmaking).


BAB VIDAUR PENDAPATAN

TUJUAN INSTRUKSIONAL UMUM YANG AKAN DICAPAIMahasiswa mampu memahami fungsi-fungsi yang diperlukan untukmenjual produk dan jasa perusahaan kepada pelanggan Tujuan Instruksional Khusus yang akan dicapai:1. Mahasiswa dapat memahami fungsi manajemen pemasaran2. Mahasiswa dapat memahami informasi yang diperlukan oleh

jajaran penjualan dan pemasaran3. Mahasiswa dapat memahami transaksi akuntansi dan pencatatan

daur pendapatan4. Mahasiswa dapat memahami system pengolahan data daur

pendapatan berbasis manual5. Mahasiswa dapat memahami system pengolahan data daur

pendapatan berbasis komputer

PENDAHULUANFUNGSI MANAJEMEN PEMASARANFungsi Manajemen pemasaran pada umumnya di pimpin oleh seorangdirektur pemasaran yang merupakan anggotan dewan direksi.Manajemen Pemasaran Bertanggung jawab atas :a. Perumusan kebikjakan penetapan harga yang mencangkup tidak

hanya harga dasar, melainkan juga diskon, syarat – syaratkredit, serta kebijakan dari garasi

b. Berperan serta dalam berbagai kebijakan signifikan yangterkait dengan bidang – bidang spesifik, misalnya pengeanalanproduk baru atau perencanaan kegiatan pemasaran besar –besaran.

c. Koordinasi dan Evaluasi kinerja jajaran karyawan yang beradadi bawah tanggung jawab. termasuk memberikan motivasi kepadamereka agar roda kegiatan pemasaran berjalan lancar dan terusberkembang.

Contoh Bagan Organisasi jajaran Pemasaran


Beberapa Informasi yang di perlukan oleh para pejabat di jajaran penjualan antara lain adalah sebagai berikut :a. Perkiraan Penjualan ( Sales Forecast ) yang akan di

jadikan bahan bagi kepala divisi penjualan dan paramanajer daerah untuk menyusun perencanaan kegiatanpenjualan

b. Analisis Penjualan Merupakan informasi mengenai realisasipenjualan, Sehingga dapat di jadikan bahan untukmengendalikan kegiatan penjualan.

c. Analisis Kemampuan Meraih Laba ( profitability Analisys )Merupakan informasi yang merinci margin penjulan menurutmasing – masing produk, wilayah, pelanggan, salurdistribusi, ataupun rician lainnya.

d. Analisis aktivitas petugas penjual yang meliputiinformasi, misalnya mengenai jumlah kunjungan pelanggan,jangka waktu yang du gunakn untuk membina.

e. Informasi untuk petugas penjual untuk memperlancar tugasyang di bebankan kepada mereka.

Informasi yang di perlukan oleh para pejabat di jajaran kepada divisi danpromosi antara lain :a. Analisis Penjualanb. Analisis Perilaku Pelangganc. AnalisisBiaya Iklan dan Promosi

Informasi yang di perlukan oleh para peajabat yang di bawah jajaran kepaladivisi perencanaan produk antara lain adalah :a. Analisis Penjualan dan kemampuan laba yang di rinci

menurut lini produk sebagi bahan untuk menyusunkebijakan dan rencana terhadap suatu produk baik yangsudah maupun yang belum di luncurkan.

b. Biaya produk yang sudah ada akan di luncurkan yang akandi gunakan sebagai bahan untuk menentukan tampilan,kemasan dan penghapusn produk.


Direktur Pemasaran

Kepala Divisi

Perencanaan produk

Kepala Divisi

Penelitian Pemasaran

Kepala Divisi

Penjualan

Kepala Divisi

Iklan dan Promosi

Kepala Divisi LayananPelanggan

ManajerDaerah V

ManajerDivisi IV

ManajerDivisi II

ManajerDivisi III

ManajerDaerah I

c. Analisis Perilaku pelanggan yang akan di gunakansebagai bahan untuk menentukan tampilan dan kemasanproduk yang di hrapkan sesuai dengan perilaku tersebut

d. Proyeksi biaya dan pendapatan sebagai bahan untukmenyusun rekomendasikan pengerakan produk baru.

Informasi yang di gunakan jajaran kepala divisi layanan pelanggan padaumumnya bersumber dari pelanggan itu sendiri, antara lain :a. Frekuensi keluhan, pertanyaan, permintaan, pelanggan

untuk menentukan perbaikan dalam pelayanan ataumenentukan bantuan teknis, jasa purna jual, sertainsentif – insentif lain yang masih dan akan diperlukan dalam pelayanan yang akan datang.

b. Biaya kegiatan layanan pelanggan yang di bandingkandengan kinerja layanan pelanggan itu sendiri sehinggaefisiensi dan efektifitas kegiatan pelayanan bisa diketahui dengan jelas.

2. INFORMASI UNTUK JAJARAN PENJUALAN DAN PEMASARANDitinjau dari kepentingan manajemn dari pengolahan pemasaran, system informasiakuntansi dapat menyajikan dua aspek informasi yaitu :

a. Informasi yang di himpun dari pengolahan pesananpembelian, dan b. Laporan Dan analisis biaya

Gambar Diagram Prosedur penjualan

Laporan – Laporan analisis biaya yang dapat di susunoleh system informasi akuntansi perusahaan antara lain :a. Analisis Biaya Produk, Terdiri dari :

Biaya Produksi Biaya Penjualan dan Pemasaran

b. Laporan Biaya menurut pusat – pusat pertanggung jawaban Laporan Biaya Proyek Proyeksi Pendapatan dan Laba


Pencatatan

Pengirman Barang

Penanganan

Pesanan

Pengiriman

Barang

Pelanggan

Pencatatan

kinerja Pelangga

n

Penyimpanan

Barang

2. Persetujuan Kredit

7.Faktur

6.Pemberitahuan

Pengiriman

8. Masukkan Kinerja Pelanggan

3. Perintah

Pengiriman Barang

4. Pengeluaran

Barang

1. Pesanan Pembelian

3. TRANSAKSI AKUNTANSI DAN PENCATATAN DAUR PENDAPATANAda Tiga Jenis master file utama yang di pergunakan dalam daur penjualanadalah :1. Master File Piutang

Input Untuk master File piutang adalah : Transaksi Penjualan Transaksi Penerimaan kas hasil Penjualan Penghapusan Piutang, serta retur dan potongan Penjualan

Out put Untuk master File piutang adalah : Surat Pernyataan piutang yang di kirimkan ke pelanggan

( debitur ) secara periodic Tanggapan terhadap permintaan persetujuan kredit bagi

masing – masing pelanggan Berbagai laporan misalnya laporan usia piutang ( aging

Schedule ), daftar debitur nakal ( delinquencies ),daftar alamat debitur, daftar klasifikasi debitur.

2. Master file Persediaan hasil Selesai Input Untuk master File Persediaan hasil selesai yaitu

: Transaksi Penjualan Perintah Produksi yang di keluarkan Perintah Produksi yang di selesaikan koreksi –koreksi lainnya, seperti susut,

pencurian, barang rusak dan lain - lain Out put Untuk master File Persediaan hasil selesai

yaitu Laporan status Persediaan Laporan kekosongan barang dan persediaan di bawah

minimum. Analisi tingkat perputaran persediaan

3. Master file ikhtisar penjualan Struktur dan uatan file inkhtisar penjualanamat tergantung dari karakteristik system. Dalam sustu systemyang didasarkan pada pengolahan data elektronik, struktur danmuatannya kurang lebih akan nampak sebagai berikut:

Nomor kode pelanggan Nomor kode barang persediaan Nomor kode wilayah penjualan Nomor kode tenaga penjual Total penjualan minggu ini, unit,

realisasi Total penjualan minggu ini, unit, tahun

lalu Total penjualan minggu ini, unit,

anggaran Total penjualan minggu ini, rupiah,

realisasi Total penjualan minggu ini, rupiah,

tahun lalu


Total penjualan minggu ini, rupiah,anggaran

Total akumilasi tahunan sampai denganhari ini, uni, realisasi

Total akumilasi tahunan sampai denganhari ini, uni, tahun lalu

Total akumilasi tahunan sampai denganhari ini, uni, anggaran

4. SISTEM PENGOLAHAN DATA DAUR PENDAPATAN BERBASIS MANUALOrder Penjualan (Sales Order ) adalah Dokumen yang berfungsi

sebagai perinath kepada bagian gudang dan bagian pengiriman untukmemenuhi pesanan pelanggan.

Dokumen Order Penjualan juga memuat :a. Persyaratan Kreditb. Biaya angkutc. Pajakd. perkalian kualitas barang dan harga per unit barange. Total nilai yang di fakturkan

Order Penjualan di gunakan sebagai :a. Dokumen slip pembungkusb. Bukti pencatatan di buku persediaan c. Pemberitahuan kepada bagian penagihan bahwa barang

telah di kirim.

Faktur (Invoice ) adalah Alat untuk menagih pelanggan ataspesanan yang di minta sebesar harga barang di tambah biaya –biaya dan pajak yang di bebankan.

Surat Penyataan Piutang (Statement of costumer Account) adalah surat yang memuat rincian transaksi dalampperiode terakhir dan menyatakan jumlah total piutangperusahaan kepada pelanggan atau debitur yangbersangkutan.

Dari prosedur di atas, kita bisa melihat adanyamekanisme saling mengawasi (Internal chek ) yang terciptakarena adanya independensi organisasi, yaitu adanyapemisahan antara :a. fungsi Pengelolaan 9custodial ) yang di laksankan oleh

bagian Gudang dan bagian pengiriman.b. fungsi pelaksanaan yang di laksankan oleh bagian

penjualan, dan c. Fungsi pencatatan yang di laksankan oleh bagian kredit,

bagian buku besar, bagian piutang, daan bagianpenagihan.

Dengan adanya pemisahaan tugas itu, dapat di jamin bahwa :a. hanya barang – barng yang di kirimkan ke pelanggan saja

yang di keluarkan dari gudangb. barang – barang yang di keluarkan adalah barang yang di

pesan oleh pelangganc. barang – barang yang di kirimkan ke pelanggan benar –

benar di tagihkan harganya ke pelanggan denganbaik.Prosedur penjualan Tunai Manual


Ada beberapa mesin cash register dengan karakteristik berbeda antarasatu dengan lainnya, antar lain :a. Mesin yang hanya mampu mencatat dan mengakumulasikan

total penjualan, namun tidak bisa mengeluarkan tandapenerimaan pembayaran

b. Mesin yang bisa mencetak tanda pembayaran dan mencatatdan mencetak angka kumulatif penerimaan pembayaran

c. Mesin yag bisa mencetak angka penjualan (penerimaanuang ) pada nota penjulaan di tulis tangan sertamencatat dan mengakumulasikan total penjualan pada pitaatau lembar audit pada mesin.

BAB VII

DAUR PENGELUARAN –ITUJUAN INSTRUKSIONAL UMUM YANG AKAN DICAPAIMahasiswa mampu memahami proses pengadaan barang ataupunjasaperusahaan yang menimbulkan pengeluaran sumber daya khususnyakas. Tujuan Instruksional Khusus yang akan dicapai:1. Mahasiswa dapat memahami fungsi manajemen pembelian2. Mahasiswa dapat memahami informasi yang diperlukan oleh

eksekutif pembelian3. Mahasiswa dapat memahami transaksi akuntansi dan pencatatan

data pembelian4. Mahasiswa dapat memahami system pengolahan data daur pembelian

berbasis manual5. Mahasiswa dapat memahami system pengolahan data daur pembelian

berbasis computer6. Mahasiswa dapat memahami peluang penggunaan teknologi

informasi dan prosedur persediaan

PENDAHULUANFUNGSI MANAJEMEN PEMBELIAN

Fungsi pembelian barang sebenarnya berada di bawahatap fungsi logistik. Yang di maksud dengan fungsi logisticadalah Fungsi perencanaan dan pengendalian aliran fisikbarang yang mengalir ke segenap bagian organisasi.

Fungsi Pembelian antara lain bertanggung jawab untuk :a. Menentukan kuantitas barang yang akan di beli secara

tepatb. Menetukan waktu penerimaan barang yang tepatc. Menentukan rekanan pemasok barang yang tepat.

Gambar Bagan Organisasi Departemen Produksi


Untuk menentukan kualitas pembelian dan titikpemesanan kembali yang di lakukan demikian rupa sehinggatercapai keseimbangan yang optimal antara tiga faktortersebut :a. jumlah barang yang di pesanb. biaya pengelolaan barangc. risiko kelngakaan barang

Tujuan utama peruses pembelian adalah menyediakansumberdaya yang di perlukan organisasi perusahaan dengancara yang efisien dan efektif.

Tujuan tersebut dapat di rinci lebih lanjut menjadi sebagai berikut:a. Melaksanakan Pembelian dari rekanan yang andalb. Membeli barang dengan kualitas yang baik sesuai dengan

yang di inginkanc. Memperoleh barang dengan harga yang pantasd. Hanya membeli barang yang di setujui dan sesuai dengan

tujuan perusahaane. Mengelola barang secara sehat sehingga selalu tersedia

manakala di butuhkan perusahaanf. Hanya menerima barang yang sudah di pesan dan harus

menerima semua barang yang di pesan,g. Menerapkan pengendalian barang yang di simpan dan di

terima secara sehat untuk menghindari berbagaikemungkinan yang merugikan.

2. INFORMASI UNTUK ESKLUSIF PEMBELIANTeknik Prakiraan (Forecasting Techniques ) adalah

Teknik untuk memprakirakan kuantitatif penjualan di masa


Direktur Produksi

Divisi Rekayasa Produksi

Divisi Pabrik

Divisi Perencanaan Produksi

Direktur

Produksi

Bagian Pengiriman

Bagian Pengiri

man

Bagian Pemelihara

an

Pabrik Bagian Gudang

Bagian Pengirim

an

Seksi A Pabrik

Seksi B Pabrik

Seksi C Pabrik

Seksi D Pabrik

Seksi E Pabrik

yang akan datang berdasarkan data histories penjualan dimasalalu.

unsure biaya pengelolan persediaan yang paling signifikan adalah:a. Biaya Peluang (opportunity cost ) atas dana yang tertanam

dalam persediaanb. Biaya incremental atas kerusakan, kehilangan, susut,aus

dan usang atas barang,c. Biaya ansuransi, pajak, dan atau penggunaan gudang.

Titik Pemesanan Kembali adalah hasil perhitungan yangmenunjukkan saat yang untuk melaksakan pemesanan kembaliberdasarkan karakteritis kuantitatif pengelolaan persediaandan proses produksi

Kualitas Pesanan Ekonomi adalah kuantitas yang palingefisien untuk di pesan dengan memperhatikan factor-fatorbiaya pemesanan, penjualan, harga beli per unit, dan biayapemesanan. Permintaan Pembelian memberikan informasi bahwajumlah persediaan jumlah di gudang sudah menipis sehinggaperlu di isi kembali dengan mengadakan pembelian barang.Pesanan Pembelian (purchase Order ) adalah dokumen yang digunakan oleh pembeli untuk memesan barang kepada penjual.Laporan penerimaan Barang adalah Dokumen yang di buat olehpejabat penerima barang yang menyatakan bahwa kuantitas dankualitas barang yang diterimanya sesuai dengan pesanan.

3. TRANSAKSI AKUNTANSI DAN PENCATATAN PEMBELIANUntuk memproses transaksi pembelian dapat di buat empat master file

yaitu :a. master file Persediaan

Input yang di gunakan untuk memutakhirkan master file persediaanantara lain yaitu : penerimaan barang dari rekanan pengeluaran bahn baku ke bagian produksi atau pabrik,

dan Order pmbelian, sepanjang master file itu juga memuat

catatan penggadaan barang dalam perjalanan.Output yang di hasilkan dari master file persediaan antara lain yaitu :

laporan posisis persediaan laporan penyimpangan mengenai unsure – unsure barang

yang di milii aktivitas tertinggi dan terendah dokumen permintaan pembelian untuk barang – barang

yang bersaldo rendah dokumen pesanana pembelian sebagai output hasil

samping pada saat file persediaan di mutakhirkan.b. master file utang dagang

Isi master utang dagang pada umumnya adalah sebagai berikut : Nomor kode rekanan atau kreditur (control Field ) Nama dan alamat rekanan Jumlah utang dagang total saldo utang

Input untuk master file utang dagang adalah : Voucher pengeluaran memo debet yang merupakan dokumen intern pendukung

transaksi retur dan potongan pembelian serta berbagaokoreksi dan penyesuaian lainnyaOut put yang di hasilkan master file utang dagang adalah :


Cek untuk pembayaran faktur dari rekanan Ikthisar kebutuhan dana dalam jangka pendek yang

menunjukkan jumlah pembayaran yang harus di lakukandalam beberapa hari mendatang

c. master file pembelian yang masih terbukaInput utama master file pembelian yang masih terbuka

adalah : Pesanan – pesanan pembelian yang baru dikirimkan

kepada pelanggan laporan penerimaan barang yang di pesan

Output utama yang di hasilkan dari master file pembelian yang masihterbuka adalah : jadwal kebutuhan pengeluaran kas jangka pendek daftar pesanan yang penyerahannya telah lewat waktu

d. master file riwayat rekananmaster file ini9 memuat data antara lain sebagai berikut :

nama dan alamat rekanan syarat – syarat pengirimana barang yang di sepakati

dengan rekanan, termasuk jenis angkutan yang digunakan

catatan mengenai hail – hasil kesepakatan danrealisasinya dengan rekanan

penawaran harga yang di minta pesanan yang di serahkan kepada rekanan dalam tahun

berjalan pengiriman barang yang terlambat di terima pengiriman barang yang cepat di terima pengiriman barang yang di tolak karena kualitasnya

tidak memenuhi syarat pengiriman barang yang kuantitasnya tidak sesuai

dengan pesanan.

Semua yang terkait dengan rekanan harus di masukkan ke dalam master fileriwayat rekanan. Dengan demikian, master file ini dapat di gunakan sebagai :

Referensi dasar untuk memilih dan mengevaluasi kinerjareknan.

digunakan sebagai bahan penyusunan laporan kinerjarekanan.

4. SISTEM PENGOLAHAN DATA PEMBELIAN BERBASIS MANUALPermintaan pembelian memberikan informasi bahwa jumlah

persediaan di gudang sudah menipis sehingga perlu di isikembali dengan menggadakan pembelian barang

Pesanan pembelian ( Purchase order ) adalah dokumenyang di gunakan oleh pembeli untuk memesan barang kepadapenjual.

Laporan penerimaan adalah dokumen yang di buat olehpejabat penerima barang yang menyatakan bahwa kualitas dankuantitas barang yang diterimanya sesuai dengan pesanan.

Dari prosedur diatas kita bisa melihat adanya kemandirian tiga fungsi,yaitu : Fungsi operasional atau pelaksanaan dilaksanakan oleh

bagian pembelian Fungsi pengelolaan yang di laksankan oleh bagian

penerimaan barang dan bagian gudang, serta Huriyah, M.Si, 2011, Sistem Informasi Akuntansi 51

Fungsi pencatatan yang di laksanakan oleh bagian utangdan petugas pencatat persediaan.

5. SISTEM PENGOLAHAN DATA PEMBELIAN BERBASIS KOMPUTERAngka –angka kontrol untuk setiap kelompok transaksi

meliputi angka – angka : Record counts dari jumlah transaksi Record counts dari jumlah transaksi penerimaan Record counts dari jumlah transaksi pengeluaran hash total dari kode angka persediaan dari seluruh

transaksi jumlah unit persediaan yang di keluarkan jumlah unit persediaan yang di terimaSelanjutnya angka – angka total kelompok itu di masukkan kesystem pengolahan data elektronik dan rekam suatu filebersifat sementara ( transaction file ) yang memuat seluruhtransaksi yang ada.” Transaksi file persediaan ini dapatjuga di buat menjadi tiga jenis : Transaction file penerimaan Transaction file Pengeluaran Transaction file lainnya, seperti misalnya untuk koreksi

kesalahan

Setelah proses Updating atau pemuktahiran master file persediaan selesai,bagian pengolahan data elektronik menghasilkan empat output, yaitu : Master file persediaan yang updated (mutakhir ) Laporan status persediaan Transaction file yang memuat uraian baranag yang harus di

pesan Perhitungan harga pokok barang yang di keluarkan utuk

produksi

Gambar Proses terjadinya file barang yang harus di pesan



Master file

persediaan belum updated

Percetakan Laporan dan

Updating

Transaksi Lainnya

Transaksi Pengeluar

an

Transaksi Penerimaa

n

Angka total kontro

l

Perekaman data ke dalam

transaction file

Perhitungan Angka Kontrol

Dokumen Transaksi Persediaan

Laporan status

persediaanMaster file

persediaan

Updated

Harga pokok barang yang di

keluarkan

Barang yang harus di pesan

GAmbar bagan Alir Pembuatan pesanan pembelian dan LaporanMingguan

6. PELUANG PENGGUNAAN TEKNOLOGI INFORMASIDalam Prosedur pembelian perlu ada kemandirian tiga fungsi, Yaitu :

Fungsi Operasional atau pelaksanaan di laksankan olehbagian pembelian

Fungsi Pengelolaan yang dilaksankaan oleh bagianbarangdan bagian gudang

Fungsi Pencatatan yang dilaksanakan oleh Bagian utang danpetugas pancatat persediaan

Perhitungan Persediaan perlu di lakukan minimalsetahun sekali. semakin tinggi nilai persediaan harussemakin sering perhitungan fisik di lakukan.

Perhitungan Fisik dilakukan oleh suatu tim terdiridari petugas pengelola persediaan dan bukan petugaspengelola persediaan, ketua tim perhitungan fisik sebaiknyamanajer akuntansi atau kepala satuan pengawas intern.

Perhitungan Fisik Persediaan dilakukan oleh duakelompok. masing – masing kelompok berasal dari petugaspengelola persediaan dan petugas bukan mengealolapersediaan. Dua kelompok melakukan perhitungan secaraterpisah dan hasilnya di tuangkan ke dalam formulir


Riwayat rekanan

Transaksi Penerimaan

Laporan penyerahan barang lewat

waktu

Riwayat rekanan

Pesanan pembelian yang masih terbuka

Kinerja rekanan

Pesanan Pembelia

n


Riwayat rekanan updated

Percetakan Pesanan Pembelian

Persediaan

Updatingriwayat rekanan

Laporan Kinerja rekanan

Barang yang harus di pesan

Laporan konsekuensi aliran kas karena pesanan pembelian


perhitungan yang sesuai, Hasil perhitrungan Fisik persediaandi bandingkan dengan catatan menurut buku persediaan.

BAB VIIIDAUR PENGELUARAN – II

TUJUAN INSTRUKSIONAL UMUM YANG AKAN DICAPAIMahasiswa mampu memahami proses pengadaan jasa tenaga kerja Tujuan Instruksional Khusus yang akan dicapai:1. Mahasiswa dapat memahami fungsi manajemen personalia2. Mahasiswa dapat memahami informasi yang diperlukan oleh fungsi

personalia3. Mahasiswa dapat memahami transaksi akuntansi dan pencatatan

gaji dan upah4. Mahasiswa dapat memahami system pengolahan data gaji dan upah

berbasis manual5. Mahasiswa dapat memahami system pengolahan data gaji dan upah


informasi dalam prosedur gaji dan upah

PENDAHULUANFUNGSI MANAJEMEN PERSONALIA

Fungsi Manajemen Personalia Adalah Fungsi yang palingnTerdesentralisasi, karena setiap pimpinan unit organisasi harusmelaksankan fungsi manajemen personalia terhadap karyawan yangberda di bawah tanggung jawab.

Informasi Kuantitatif adalah Informasi mengenai jumlahkaryawan yang tercinci menurut golongan keterampilan danpengalaman, perkembangan jam kerja obsesi dan perputaran tenagakerja dan lain – lain.

Gambar Contoh Struktur Organisasi Personalia pada suatuperusahaan besar


2. INFORMASI UNTUK FUNGSI PERSONALIADua input penting yang di gunakan dalam penyusunan informasi gaji dan upahadalah :a. Kartu Jam Kerja Pabrik Adalah Kartu yang di gunakn untuk

mencatat distribusi jam kerja yang di jalani oleh masing-masing karyawan pabrikData yang di muat dalam kartu jam kerja pabrik hendaknya memuat : Nama dan Nomor identifikasi Karyawan Departemen dan nomor kode departemen bersanngkutan Petujuk mengenai pesanan pekerjaan atau proses yang di

kerjakan karyawan Waktu mulai dan berakhirnya setiap kegiatan, pesanan

dan proses Tanggal dan tariff upah karyawan, serta Waktu yang di gunakan karyawan dalam melaksanakan

pekerjaannyaBentuk kartu jam kerja bisa bervariasi, namun dalam praktek terdapat tigajenis yaitu : kartu jam kerja per periode upah Kartu jam kerja harian Kartu jam kerja per unit, dan Gang sheet

b. Kartu Absensi karyawan adalah Merupakan kartu yang digunakan untuk masing – masing karyawan guna mencatat saatmasuk dan keluar tempat kerja.

Kartu absensi di gunakan untuk mencatat saat masuk dankeluar karyawan dari tampat kerja. karyawan penerima gajitidak di bayar berbasis jam kerja. karena gaji bersifattetap. Petugas penjual menerima komisi berdasarkan jumlahproduk yang berhasil di jualnya atau jumlah kunjungan yangtelah di lakukan.

Output terpenting dari system informasi Akuntansi gaji dan upah adalah :a. Laporan Penilaian evisiensi dan produktivitas karyawanb. Laporan dan analisis tingkat kemangkiran dan

keterlambatan kerja karyawanc. analisi upah tak langsung menurut jenis biaya


DirekturSumber Daya

Manusia

Divinisi Pendidikan dan Latihan Karyawan

Divisi Tenaga Kerja

Divinisi kesejahteraan dan Keamanan Kerja

Divisi Administras

iTenaga Kerja

d. Analisis realisasui biaya gaji dan upah dibandingkandengan standar atas produk yang di hasilkan

e. analisis biaya lembur per departemenf. analisis biaya untuk tunjangan –tunjangan g. Laporan biaya komisi penjualah. berbagai laporan yang bermanfaat bagi perencanaan tenaga

kerja, misalnya jumlah karyawan, jumlah jam kerja yang dilalui tariff gaji dan upah rata – rata.

Informasi terpenting dari jajaran personalia adalah Informasi yang berkaitandengan karyawan, antara lain mengenai :a. Karakteristik fisik karyawanb. Informasi gaji dasarc. Evaluasi kuantitatif dan kualitatif pengalamannya di masa

lalud. Keterangna Kesehatan dan riwayat medis karyawane. hasil berbagai tes mengenai kemampuan dan sikap.dll.

3. TRANSAKSI AKUNTANSI DAN PENCATATAN GAJI DAN UPAHTugas Utama bagian gaji dan upah adalah Menerjemahkan

jumlah jam kerja karyawan ke dalam jumlah rupiah gaji danupah yang di serahkan kepada karyawan, kegiatan itu meliputi: Mengalikan jumlah jam kerja karyawan dengan tariff gaji

dan upah Mengurangkan berbagai potongan yang di kenakan Mempersiapkan uang, slip atau cek serta berbagai laporan

yang di perlukan.Master file utama dalam prosedur gaji dan upah Adalah

master gaji dan upah, sebenarnya masih master file yangterkait dengan prosdur gaji dan upah, Namun penggunaannyabanyak pula terkait dengan prosedur lainnya, sehinggapenjelasannya dilakukan pada bab lainnya.

Basic Prosedur gaji dan upah Adalah Data personaliayang di selenggarakan oleh bagian personalia, satuanpengawas intrn ( Internal Audit ) harus melakukan pengecekandata personalia tersebut secara periodic. Pencatatan jamkerja di lakukan oleh petugas pencatat jam kerja. Petugasini bila bersifat petugas keliling ataupun petugas mangkal.Bagian pencatat waktu bertugas untuk membandingkan kartu jamkerja dengan kartu absensi

Master file gaji dan upah harus selalu di perbaharuipada setiap periode gaji dan upah sesuai dengan berbagaidata yang ada.Output yang di hasilkan dari proses updatingini antara lain adalah :a. daftar gaji dan upah,b. slip gaji dan upahc. cek pembayaran gaji dan upah ( jika karyawan di bayar

dengan menggunkan cek ).d. daftar potongan gaji dan upah

4. SISTEM PENGOLAHAN DATA GAJI DAN UPAH BERBASIS MANUALKelompok pencatat waktu hadir (absensi ) pada umumnya melakukan

tugas :


a. Menaruh kartu absensi pada rak kartu, dan biasanya halitu di lakukan bersamaan dengan pengambilan kartu absensihari sebelumnya.

b. Mengawsi Pemasukkan kartu ke dalam jam absensi yang dilakukan oleh setip karyawan

c. Memeriksa kartu jam kerja, antara lain dengan caramencari lokasi karyawan yang telah melakukan pencatatan,melakukan pengecekan on – the spot untuk meyakinkan bahwasetiap karyawan yang memasukkan kartu absensi benar –benar msih bekerja

d. Menghitung total jam kerja dan menjumlah kartu ataudaftar absensi

e. Menyampaikan informasi mengenai jam kerja ke bagian Gajidan upah

f. Mengerjakan tugas – tugas lainnya, misalnya mengawasitanda pengenal karyawan dan laci – laci penyimpananbarang karyawan

Kelompok Pencatat jam kerja pada umumnya melakukan tugas :a. Mengeluarkan kartu jam kerjab. Mengecek secara visual dan berkala untuk memastikan bahwa

setiap karyawan memang melaksanakan tugas yang dibebankan kepadanya.

c. Mencocokan jumlah waktu pelaksanaan pekerjaan atau proses( katu jam kerja ) dengan waktu kehaadiran karyawan( kartu absensi ), dan membuat berbagai penyesuaian yangdi perlukan

d. Menjumlahkan jam kerja untuk setiap pekerjaan ataukegiatan, sehingga dapat di bandingkan dengan jam kerjastadar atau jam kerja yang di anggarkan.

e. Menerjemahkan angka – angka produksi ke dalam angka –angka jam kerja dengan jalan mengalikan angka – angkaproduksi tersebut dengan jam kerja standar per unitproduksi

f. Menyampaikan informasi mengenai jumlah produksi dalamsatuan hasil produksi yang di hasilkan setiap karyawan,tim, atau setiap departemen

g. Tugas – tugas lainnya, seperti misalnya penyususnanlaporan – laporan yang bersifat khusus mengai tunjanganpakaian kerja, biaya makan malam untuk kerja lembur.

Gaji dan Upah bisa dibayarkan dengan : Uang Cek Slip setoran ke tabungan masing – masing karyawan

Gambar Proses Gaji dan Upah dengan Penyetoran Langsung kerekening Karyawan di Bank


Independensi Organisaasi terselenggara dengan adanya pemisahanfungsi sebagai berikut :a. Fungsi Pengelolaan dana dan pembayaran gaji dan upah yang

di laksakan oleh kasirb. Fungsi pelaksanaan perhitungan gaji dan upah yang di

laksanakan oleh bagian pencatatan waktu dan bagian gajidan upah

c. Fungsi pencatatan, Status personalia yang di laksakanoleh bagian personalia

d. Fungsi gaji dabn upah yang di laksanakan untuk petugasbuku besar dan akuntansi biaya.

5. SISTEM PENGOLAHAN DATA GAJI DAN UPAH BERBASIS KOMPUTERProsedur gaji dan upah berbasis computer dalam uraian

ini akan di bagi menjadi dua, yaitu : Prosedur dengan pendekatan batch processing prosedur dengan pendekatan real – timeUntuk memproses perhitungan gaji dan upah, membuat daftargaji dan upah, serta pembuatan dokumen –dokumen lainnya,data jam kerja juga harus di sortir terlebih dahulu. setelahitu baru proses perhitungan dan penyusunan daftar gaji danupah serta dokumen – dokumen lainnya dapat di laksanakan.hasil proses tersebut adalah : Daftar gaji dan upah Catata rinci mengenai gaji dan upah untuk masing – masing

kayawan yng menjelaskan jumlah gaji dan upah bruto,potongan – potongan , serta gaji dan upah neto yang diserahkan kepadanya,

Voucher jurnal yang mendebit akun persediaan dalamproses, biaya produksi tak langsung dan biaya umumadministrasi dan mengkredit aakun utang gaji dan upah

Gambar Contoh Sistem real-time Gaji dan Upah


Slip Gaji dan UpahSlip gaji

dan Upah

Surat permintaan pemindahan

bukuan

Cek

Daftar Gaji dan

Upah

Bank mengkreditrekening masing– masing karyawan sesuaipermintaan

BAB IX


Data jam kerja dan perubahan

data personalia

Pemasukan Data

Program gaji dan

upah serta pemilihan profesiona

l

Database Personalia

Daftar gaji dan upah

Faktur didasarkan

jam profesiona

l

Laporan kualifika

si profesion

al

DAUR PRODUKSI

TUJUAN INSTRUKSIONAL UMUM YANG AKAN DICAPAIMahasiswa mampu memahami proses perubahan dari bahan bakumenjadi produk jadi yang dimulai dari kegiatan perencanaanproduksi, pengendalian persediaan, akuntansi biaya danakuntansi aktiva tetap Tujuan Instruksional Khusus yang akan dicapai:1. Mahasiswa dapat memahami fungsi manajemen produksi2. Mahasiswa dapat memahami transaksi akuntansi dan pencatatan

daur produksi3. Mahasiswa dapat memahami laporan untuk manajemen4. Mahasiswa dapat memahami system pengolahan data daur produksi

berbasis manual5. Mahasiswa dapat memahami system pengolahan data daur produksi


informasi.

PENDAHULUANFUNGSI MANAJEMEN PRODUKSIFungsi Manajemen Produksi pada umumnya dialokasikan ke :

ManajerPerencanaan Produksi Manajer Pabrik Pengawas Umum Para pengawas seksi pabrik

Perencanaan Produksi meliputi : Menentukan jenis barang yang harus di produksi Menetukan saat produksi harus di laksanakan

Tujuan dari desain Produk Adalah Mendesain suatu produk yangsesuai dengan keinginan pelanggan baik dalam kwalitas, daya tahan, dan fungsionalitasnya

Fungsi Rekayasa Teknik Adalah menentukan bagaimanamelaksankan produksi barang yang telah di putuskan untuk diproduksi. rekayasa Teknik meliputi kegiatan menentukan spesifikasi

tentang : Kwantitas standar bahan dan komponen yang di perlukan

untuk setiap produk Jumlah tenaga kerja yang di perlukan untuk setiap

produksi Jangka waktu produksi standar yang di perlukan untuk

setiap kegiatan pabrikasi Pabrik atau mesin yang di gunakan untuk melaksanakan

setiap kegiatan pabrikasi

Bill Of Material Adalah Dokumen yang berisi Spesifikasi bahan -bahan untuk membuat suatu produk.

Operator List atau Operator Layout Adalah Daftar tenaga kerja,kebutuhan mesin, dan jangka waktu standar yang di perlukan untukHuriyah, M.Si, 2011, Sistem Informasi Akuntansi 61

menyesuaikan kegiatan perbuatan suatu produk, system JUss – in –time (JIT ) Merupakan system produksi di mana komponen- komponenproduk baru di buat atau di peroleh hanya bila di perlukan padaOperasi berikutnya. Dengan demikian Persediaan menjadiadministrasi atau justru dihapus sama sekali.

Empat Aspek Fundamentat dari JIT adalah: Semua Aktivitas yang tidak memberikan nilai tambah harus

di hapuskan aktivitas ini meliputi aktivitas atau sumberdaya yang dapat di kurangi atau di hapus sepertipersediaan yang di simpan di gudang atau barang dalamproses yang di tumpuk selama beberapa hari sebelum diselesaikan.

Ada komitmen terhadap kualitas yang tinggi, Artinyasekali produksi di laksanakanharus mencapai kwalitas yangtinggi sehingga tidak ada lagi peluang untuk kerja ulang.

Perbaikan yang berkelanjutan ( Continious Improvement )harus selalu di tekankan dalam evisiensi aktivitas

Penyerdahaan dan peningkatan peluang terciptanyaaktivitas bernilai tmbah harus selalu di upayakan secaraberkesimbungan.

Unsur – unsure pokok Sistem produksi JIT antara lain : Lini produksi dilaksankan berdasarkan kebutuhan atau

permintaan, sehingga aktivitas di setiap unit periode ditentukan oleh permintaan unit pabrik berikut di arahhilir.

Harus ada upaya keras untuk mengurangi jangka waktu( Lead Time ) produksi, yaitu jangka waktu mulai daritahap awal produksi sampai saat hasil selesaimeninggalkan lini produksi.

Jika pekerjaan dalam proses catat, Lini produksi dihentikan. Pabrik tidak memiliki persediaan penyangga, dankemacetan bisa di hindari dengan memperhitungkan asumsieconomic – Lot – size tradisional yang terkait denganjangka waktu proses yang terkait.

Harus ada tekanan untuk menyederhanakan aktivitas yangtidak memiliki nilai tambah bisa di kurangi dan akhirnyadi hilangkan.

Gambar Filosofi dan metode operasi JIT

Pengendalian Operasi memerlukan tiga jenis standar, yaitu :


Filosofi JITMenghilangkan aktivitas yang tidak bernilai tambKomitmen pada kualitas tinggikomitmen pada perbaikan berkelanjutanTekanan pada penyederhanaan dan meningkatkan peluang aktivitas bernilai tambah

JIT dalam Metode

Distribusi

JIT dalam Metode Produksi

JIT dalam Metode

Administrasi

JIT dalam Metode

Pembelian

JIT dalam Metode

Pengecer

Standar waktu, tersusun dalam operation layout dantertuang akhirnya pada jadwal produksi

Standar Biaya, dilaksanakan oleh pengawas pabrik Standar Kwalitas, bisa dilakukan oleh bagian rekayasa

teknik atau oleh suatu unit khusus ysng secara konsistenmelakukan inspeksi kualitas

2. TRANSAKSI DAN PENCATATAN AKUNTANSI DAUR PRODUKSISystem Akuntansi Biaya Produksi pada umumnya dapat di bagi menjadi duajenis, yaitu : Sistem Akuntansi biaya pesanan Sistem akuntansi biaya proses

Sistem Biaya Pesanan (job order ) adalah systemakuntansi biaya dimana biaya didistribusikan ke suatupekerjaan tertentu atau pesanan pekerjan tertentu.

Biaya Pesanan (job order ) adalah Sitem akuntansibiaya di mana biaya didistribusikan ke suatu pekerjaantertentu atau pesanan pekerjaan tertentu,

Job Lot Costing adalah Sistem akuntansi biaya yang digunakan jika pekerjaannya mencangkup lebih dari satu unitproduk.

Yang di sebut Pesanan atau pekerjaan bisa berbentuk : satu unit produk ( yang biasanya besar atau sulit di

kerjakan ) misalnya turbin, rumah, pesawat atau kapal,atau

Sekelompok produk yang sama yang tercangkup dalam satupesanan produksi misalnya buku atau kemeja.

Sistem Akuntansi Biaya Proses Adalah Suatu prosedurpembebanan biay yang di terapkan untuk industri produksimasal atau produksi yang bersambung (continuousproduction ).Biaya Proses adalah prosedur pembebanan biaya yang diterapkan untuk industri produksi masal atau produksi yangbersambung.

3. LAPORAN UNTUK MANAJEMEN Beberapa bentuk laporan yang di perlukan pada system biaya pesanan

antara lain adalah :a. Analisis Marjin bruto pesanan yang telah di selesaikan

Adalah selisih antara harga jual dengan biaya produksib. Laporan Pesanan yang telah di selesaikan Adalah laporan

yang memberikan informasi mengenai perbandingan antararealisasi biaya dan estimasi biaya untuk setiap pekerjaanpesanan yang telah diselesaikan.

c. Analisis variasi biaya Adalah Analisis terhadap perbedaan(variance ) antara realisasi biaya dengan estimasi biaya

d. Laporan Kegagalan Pekerjaan

4. SISTEM PENGOLAHAN DATA DAUR PRODUKSI BERBASIS MANUALLaporan pada system biaya proses tidak jauh berbeda

dengan laporan yang di perlukan pada system biaya pemasaran.Perbedaannya hanya terletak pada basis perhitungan laporan


utama yang di perlukan dalam system biaya proses adalahAnalisis biaya produksi per departemen atau per pabrik

Dari prosedur di atas akan dapat di peroleh pemahaman adanyaindenpendensi organisasi dari pengolahn data produksi karena adanyapemisahaan Fungsi pencatatan yang di laksanakan oleh bagian

perencanaan, produksi, petugas pencatat persediaan,bagian akuntansi biaya dan petugas pencatat buku besar.

Fungsi pelaksanaan atau operasional yang di laksanakanoleh berbagai unit pabrik

Fungsi penyimpanan atau pengelolaan yang di laksanakanoleh gudang, baik gudang bahan baku ataupun gudang hasilselesai.

Untuk meminimalisasi kerugian atas kehilanganpersediaan serta menungkatkan pengolaan kegiatan produksiyang efisien, selain dengan menerapkan pemisahan Fungsi,dapat pula di laksanakan melalui : Pengawasan yang efektif oleh pada pengawas pabrik atau

pengawas unit pabrik Pembatasan akses ke gudang bahan baku atau hasil selesai Pengamanan Fisik, Seperti misalnya penempatan karyawan

satuan pengawas keamanan di pinti pabrik Pengendalian dokumen atas semua transfer bahan atau

barang di pabrikBatch Processing adalah Sistem pengolahan data

berbasis computer dimana data dip roses dengan cara dikelompok kelompokkan.

5. SISTEM PENGOLAHAN DATA DAUR PRODUKSI BERBASIS KOMPUTERPembuatan Jadwal produksi di asumsikan dilaksankn

setiap hari dan di susun per unit pabrik. Dengan kata lain,setiap unit pabrik setiap hari akan memperoleh jadwalproduksi.


Gambar Bagan alir Sistem Penyususnan Jadwal Produksi

Akuntansi Biaya Peraga 18-16 memperlihatkan suatubagan alir system akuntansi biaya berbasis computer.Peragatersebut terdiri dari tiga bagian, yang masing – masingmenjelaskan tentang :a. perhitungan biaya bahan bakub. Perhitungan upah langsungc. Updating hasil selesai serta pembuatan berbagai laporan


Dibandingkan

Hitung total nilai

kelompok

Laporan Gerak

Produksi

Totalnilai kelompo

k

Laporangerak

produksi

Sortir menurut nomor

perintah produksi

Masukkanke file

Updating perintah

produksi atas produksi yang

telah diselesaikan

Laporan gerak

produksi tersotir

Biaya & kegiatan produksi updated

Biaya & Kegiata

n produks

i

Pembuatan jadwal

produksi harian per unit pabrik

Daftar kesalahan

dan ikhitisar

Jadwal Kegiat

an

Jadwal produksi

harian per unit pabrik

Gambar Bagan Alir Sistem Pengolahan Data untuk Akuntansi Biaya


Biaya & kegiata

n Produks

i

2

1

biaya pemakaian bahan

Biaya & kegiata

n produks

i

Updating Biaya bahn

bakudaftar

kesalahan & ikhtisar

Harga pokok barang yang di keluarkan

(a) Perhitungan Biaya bahan Baku

Gambar Bagan Alir Sistem Pengolahan Data Untuk Akuntansi

Biaya (Lanjutan )


( b) Perhitungan Biaya Upah

Total nilai Kelompo

k

Masukkan ke file

Data jam

kerja

Hitung total nilai

kelompok

Kartu jam kerja

Sortir menurut

nomor kode perintah produksi

Daftar kesalahan

& ikhtisar

Dibandingkan

Updating biaya upah

Data jam

kerja tersort

ir

Data efisiensi upah

Pekerjaan

selesai

1

4 3


4Disortir

menurut nomor persediaan

hasil selesai

Updating Persediaan

hasil selesai

Pekerjaan

Selesai

Daftar Kesalahan & ikhtisar

Laporan Biaya

Produksi

Laporan Persediaan

Hasil Selesai

Persediaan Hasil selesai

Persediaan hasil selesai

data efisiensi

upah

Disortir menurut nomor

kode unit pabrik

Disortir menurut nomor

kode unit pabrik

Biaya pemakaian bahan

2Pembutan laporan biaya

bahan baku

Pembuatan laporan

biaya upah

Laporan harian

biaya upah

Laporan harian

biaya bahan baku

3

( c) Updating Hasil Selesai dan pembuatan Berbagai Laporan

BAB XDAUR KEUANGAN

TUJUAN INSTRUKSIONAL UMUM YANG AKAN DICAPAIMahasiswa mampu memahami berbagai kegiatan yang menyangkutsumber pembiayaan dalam suatu organisasi Tujuan Instruksional Khusus yang akan dicapai:1. Mahasiswa dapat memahami fungsi manajemen keuangan2. Mahasiswa dapat memahami informasi untuk jajaran manajemen

keuangan3. Mahasiswa dapat memahami transaksi akuntansi dan pencatatan

daur keuangan4. Mahasiswa dapat memahami system pengolahan data daur produksi

berbasis manual5. Mahasiswa dapat memahami system pengolahan data daur produksi

berbasis computer

1. FUNGSI MANAJEMEN KEUANGANFungsi Manajemen keuangan pada dasarnya terbagi menjadi dua Aspek, yaitu :

Fungsi Keuangan (Treasurership ) dan, Memiliki aktivitaspengolahan dana.

Fungsi Kontroler ( Controllership ), Memilki aktivitaspengolahan akuntansi

Gambar Struktur Organisasi manajemen keuangan

2. INFORMASI UNTUK JAJARAN MANAJEMEN KEUANGANFungsi Keuangan memiliki aktivitas pengolahan dana, Sedangkan

Fungsi kontroler memiliki aktivitas pengolahan akuntansi termasukanggaran dan audit. Eklusif keuangan tertinggi adalah Direkturkeuangan yang bertanggung jawab atas pengolahan fungsi keuangan


Direktur Keuangan

Kepala Divisi

Keuangan

Kepala Divisi

Akuntansi

Manajer

keuangan

Manajer Ansurans

i

Pengelola Kas

Manajer

Anggaran

Pengawas Intren

Manajer

Pajak

Manajer Pembukua

n

dalam bentuk pengambilan keputusan dan memberikan saran atasberbagai aspek keuangan yang penting.

a. Termasuk dalam lingkup tanggung jawab eksekutif Keuanganadalah : Pembiayaan Jangka Panjang

Merupakan penjabaran dari rencana pembiayaan strategisyang frekuensi kegiatannya tidak terlalu tinggi,tetapi memerlukan pengawasan keterampilan yangmendalam.

Kebijakan Deviden Anggaran Permodalan Manajemen aliran kas jangka pendek Alokasi sumber daya perusahaan

b. Manajemen Kas, yang menjadi tanggung jawab kepala divisikeuangan, meliputi :

Penyediaan Dana, Untuk membiayai kegiatan perusahaan. Penempatan kelebihan dana yang ada pada jenis investasi

jangka pendek yang paling menguntungkan.Tugas Inti Kontroler Adalah Menyajikan informasi

mengenai perkembangan perusahaan dalam bentuk laporankeuangan. Tanggung jawab kepala divisi akuntansi meliputitanggung jawab perencanaan, pengendalain, pelaporanakuntansi dan tanggung jawab lainnya yang terkait sepertiperpajakan dan pengawasan intern.

Transaksi yg terkait dengan daur keuangan dapat di kelompokkan ke kadalam duajenis, yaitu :

Transaksi Penerimaan Uang Transaksi Pengeluaran uang termasuk yang berkaitan dengan

perolehan aktiva tetap.

Manajamen Kas harus di dasarkan pada prinsip bahwa : Penerimaan kas di lakukan sesegera mungkin Pengeluaran kas harus di terapkan secara hati – hati dan

terus – menerus di sempurnakan.

SISTEM PENGOLAHAN DATA DAUR KEUANGAN BERBASIS MANUALSistem pengolahan data daur keuangan dapat di kelompokkan dalam beberapasubsistem atau prosedur, yaitu :

Prosedur penerimaan uang Prosedur pengeluaran uang Prosedur aktiva tetap

Pembelian aktiva tetap harus mendapat persetujuanmanajemen puncak yang di tuangkan dalam suatu dokumenpelepasan yang di tanda tangani oleh manajemen yangmemberikan persetujuan untuk pelepasa aktiva tetap yangbernilai tinggo di perlukan suatu tim penaksiran harga agarharga yang di peroleh benar – benar objektif danmenguntungkan bagi perusahaan.

Untuk menciptakan mekanisme saling uji dalam prosedur penerimaan kas di perlukanpemisahan fungsi :

Persetujuan pengeluaran yang di pegang oleh bagian hutang Persetujuan Fungsi pengelolaan dan penyimpanan, yang di

pegang oleh kasirHuriyah, M.Si, 2011, Sistem Informasi Akuntansi 70

Fungsi pencatatan yang di pegamg oleh petugas pemegangbuku besar dan bagian utang.

Prosedur – prosedur lainnya yang memperkuat system pengendalian pada prosedurpengeluaran uang di atas adalah meliputi :

Pencocokan secara periodic saldo akun Utang Dagang dengantotal nilai voucher bayar yang masih terbuka ( belum dilunasi )

Angka total control kumpulan voucher yang jatuh temposetiap hari di cocokkan dengan voucher jurnal,

Proses tanda tanda ganda atas cek Penyususnan rekonsiliasi bank yang di lakukan oleh satuan

pengawas intern.

SISTEM PENGOLAHAN DATA DAUR KEUANGAN BERBASIS KOMPUTERDalam paragraph ini kita akan membahas tentang system

pengolahan data daur keuangan berbasis computer. paragraphini akan menguraikan prosedur – prosedur dengan sistematikasebagai berikut : Prosedur penerimaan kas berbasis computer Prosedur Pengeluaran kas berbasis computer prosedur aktiva tetap berbasis computer

Untuk menjaga kecermatan pemasukkan data, pada prosedurdi atas perlu diterapkan mekanisme pengendalian melalui editcheck, yang bdi lakukan oleh petugas piutang pada saatmelakukan pemasukkan data penerimaan kas yang terekam padasurat pengantar sebagai berikut : Validity check, yang di gunakan untuk mengecek nama dan

nomor pelanggan. Closed-loop Verification yang di gunakan untuk memastikan

bahwa akun yang di kredit adalah akun yang benar. Setelahpetugas memasukkan data nomor akun pelanggan, system akanmenampilakan nama pelanggan yang di tunjuk oleh nomorakun tersebut sehingga petugas bisa mengecek apakah namaitu memang cocok dengan yang di maksud.

Field chek yang di gunakan untuk memastikan bahwa yangdimasukkan dalam field pembayaran adalah hanya angka.

Penjumlahan keseluruhan angka nilai pembayaran yang dimasukkan ke dalam proses pengolahan data untuk dibandingkan dengan angka total kontrol yang di buat olehpetugas piutang.

Gambar Prosedur Pengendalian Aktiva Tetap

Kegiatan Prosedur PengendalianPersetujuan untukmelaksanakan transaksi

Pengendalian atau pembelian aktiva tetapdengan harga yang lebih tinggi memerlukanpersetujuan dari jenjang manajemen yanglebih tinggi

Pengamanan aktiva tetap dankecermatan akuntansi aktiva

Pada saat aktiva tetap diterima harusdibuatkan laporan penerimaan aktivatetap


Formulir laporan penerimaan aktiva tetapharus di beri nomor tercetak(Prenumbered )

Yang menerima aktiva tetap adalahpengguna aktiva tetap

Pemisahan Fungsi Pelaksanaan oleh bagian pembelian Pencatataan oleh jajaran akuntansi Pengelolaan oleh departemen pengguna

aktiva tetapDokumentasi dan Laporan Penerimaan Pengadaan aktiva Tetap

Dibuat oleh departemen pengguna yangmemerlukan aktiva tetap tersebut

Harus mendapat persetujuan darimanajemen yang jenjangnya sesuai dengannilai aktiva tetap bersangkutan.Pesanan Pembelian

Hanya dibuat jika di dukung olehpermintaan pengadaan aktiva tetap, danpermintaan itu telah di setujui olehmanajemen yang berwenang.

Diberi nomor tercetak (Prenumbered ) Pemilihan rekanan atau pemasok, damnpersyaratan yang di tawarkan harus dicek dan di evaluasi dengan seksama.Voucher bayar

Faktur di kirim langsung ke bagiangudang

Voucher bayar di beri nomor tercetak 9Prenumbered )

Didukung oleh permintaan penggadaanaktiva tetap, pesanan pembelian, laporanpenerimaan barang, serta faktur asli.

Diteliti dengna seksama.


BAB XIDAUR PENYUSUNAN LAPORAN

TUJUAN INSTRUKSIONAL UMUM YANG AKAN DICAPAIMahasiswa mampu memahami berbagai kegiatan yang menyangkutsumber pembiayaan dalam suatu organisasi Tujuan Instruksional Khusus yang akan dicapai:1. Mahasiswa dapat memahami pengertian daur penyusunan laporan2. Mahasiswa dapat memahami aktivitas yang tercakum dalam daur

penyusunan laporan3. Mahasiswa dapat memahami peluang untuk memanfaatkan teknologi

Informasi

1. PENGERTIAN DAUR PENYUSUNAN LAPORANDaur Penyusunan Laporan meliputi berbagai Kegiatan Pengolahan

data yang di perlukan untuk menyelenggaran buku besar ( GeneralLedger ), Termasuk buku pembantu ( Subsidiary ledger ), danpenyusunan laporan keuangan yang memuat iktisar hasil operasiperusahaan.

Data – data di gunakan sebagai bahn untuk menyususn berbagailaporan guna kepentingan intern maupun ekstern. Selainmenghasilkan laporan periodic, system penyusunan laporan jugaharus di desain sedemikian ruoa agar dapat memenuhi kebutuhaninformasi yang diminta oleh berbagai jajaran dalam organisasi.Disamping disajikan secara periodik, laporan – laporan tersebutharus di sajikan sesuai dengan permintaan , sehingga penyimpangan– penyimpangan dapat di ketahui dan di perbaiki lebih dini.

2. AKTIVITAS DAUR PENYUSUNAN LAPORANDaur Penyusunan Laporan terdiri dari empat kegiatan, yaitu :

Pemutakhiran Buku Besar Pembuatan ayat Jurnal Penyesuaian Penyususnan Laporan Keuangan Penyusunan Laporan Manajerial

Ayat – ayat jurnal yang menjadi sumber pemutakhiran data berasal dari : Subsistem Akuntansi, yang di maksud dengan subsistem

akuntansi dalam hal ini adalah Subsistem –subsistem yangterkait pada msing – masing daur operasioanal

Gambar Diagram Daur Penyusunan Laporan dan Daur Operasional


Subsistem Keuangan. Untuk Memutakhirkan buku besar danbuku pembantu, subsistem keuangna menghasilkan ayat –ayat jurnal yang bersifat individual sehingga dilaksanakan secara “ transaksi demi transaksi.

Gambar Tahapan Daur Penyususnan Laporan


Daur Produks

i

Daur Keuanga

n

Daur Pengelua

ran

Daur Pendapa

tan

Daur Operasional

Daur Penyusun

an Laporan

Pengguna Informasi External

Pengguna Informasi Internal

Subsistem keuangan. Untuk memutakhirkan buku besar danbuku pembantu, Subsistem keuangan menghasilkan ayat –ayat jurnal yang bersifat individual sehinggadilaksanakan secara transaksi demi transaksi.

Ayat Jurnal Penyesuaian terdiri dari lima jenis : Ayat jurnal Accruals Adalah Menyatakan peristiwa yang

telah terjadi, tetapi penerimaan atau pengeluaran kasnyabelum di laksanakan.

Ayat jurnal Deferrals Adalah Menyatakan adanya penerimaanatau pengeluaran kas sebelumnya terjadinya peristiwa atautransaksi yang terkait.

Ayat jurnal Estiminasi Adalah Perhitungan bagian tahunbersangkutan dari suatu biaya yang menyakup beberapaperiod eke depan.

Ayat jurnal Koreksi Adalah yang di gunakan untukmemperbaiki dampak kesalahan – kesalahan yang di temukandalam buku besar.

Penyususnan Laporan keuangan di laksanakan secara bertahap denganurutan Penyususnan perhitungan Rigi laba Penyususnan neraca AdalahDi susun setelah perhitungan

rugi laba Penyususnan Aliran Kas Adalah Disusun berdasarkan data

dari perhitungan rugi laba dan neraca di tambah berbagai


Pemakai Internal

Pemakai External

(4) Penyusunan laporan Manajemen

Subsistem Keuangan

Saubsistem Akuntansi

(2) updating

Buku Pembantu

Voucher Jurnal

Subsistem Daur –daur

Operasional

Buku Besar (2) Ayat Jurnal

Penyesuaian

(3) Penyusunan Laporan Keuangan

informasi mengenai kegiatan investasi dan pembiayaan yanglaksanakan perusahaan.

Laporan Manajemen dapat di kelompokkan ke dalam dua jenis, yaitu : Laporan Kontrol buku Besar, Laporan control Buku Besar

Memuat Daaftar Voucher jurnal yang di susun menuruturutan nomor, nomor akut, atau tanggal dan pencatatansaldo akun buku besar.

Laporan yang terkait dengan AnggaranAnggaran operasional Menyajikan anggaran pendapatan

biaya untuk masing – masing unit organisasi.Beberapa Prinsip Penyusunan Laporan Manajemen :

Penggunaan Prinsip Pertanggungjawaban dalam systemakuntansi pertanggung jawaban ( Responsibility Accounting), Penyebaran Informasi mengenai pendapatan dan biaya dikaitkan dengan unit atau segmen organisasi yang dilaporkan

Penggunaan Prinsip Eksepsi Laporan manajemen yang baik hendaknya menekankan hal –

hal yang menyimpang dari tingkat kegiatan yang wajar Penggunaan Prinsip Komparasi Penyajian laporan hendaknya di lakukan secara komparatif. Laporan untuk jenjang mnajemen yang lebih tinggi sedapat

mungkin di buat lebih ringkas Laporan harus mudah di pahami dan tidak menyesatkan,

tujuan oran adalah untuk mengkomunikasikan gagasan

3. PELUANG PENGGUNAAN TEKNOLOGI INFORMASITeknologi Informasi dapat di terapkan untuk meningkatkan kemampuan

pengolahan data daur penyusunan laporan keuangan, khususnya padakegiatan : Pemuktahiran Buku Pembantu Adalah Proses pemuktahiran itu

dapat di lakukan secara seketika, sehingga buku pembantuakan selalu menampilakn poisisi paling mutakhir

Proses penutupan buku sering kali memerlukan waktu yangpanjang sehingga tidak sebanding dengan periode laporanyang di terbitkan

Penyusunan laporan keuangan Penyusunan dan penyebaranlaporan keuangan ke berbagai pihak yang memerlukanacapkali memerlukan waktu yang cukup panjang.

Gambar Bagan alir Sistem Buku Besar Online


4. MODEL DATA BUKU BESARDatabase Relasional meliputi semua unsure yang terdapat

dalam suatu system informasi akuntansi tradisional; dapat diperoleh dengan menggunakan query ( Program permintaaninformasi ).

Diagram Entity Relationship ( ERA ) Adalah diagram yangmemperlihatkan bahwa daur penyusunan laporan hanya merupakanaktivitas pengolahan informasi dan tidak merupakan aktivitasbisnis yang mencangkup tranformasi sumber daya.

Setiap baris pada file buku besar memuat data mengenaisuatu akun tertentu. Kunci poko dari tabel ini terdiri daridua atribut, yaitu :a. nomor kode akun buku besar yang menggunakan kode blok,

danb. nomor kode departemen yang di gunakan untuk menerapkan

responsibility accounting.atribut lain yang di gunakan adalah :a. nama akun,b. tanggal awal periode,c. saldo akun pada awal periode,d. saldo berjalan,e. penjelasan mengenai apakah akun tersebut secara normal

memiliki saldo debit ataukah kredit, danf. informasi anggaran


Ayat –ayat

Jurnal

Ayat-ayat Penyesuaia

n

Daftar Ayat Jurnal

Processor Transaksi Akuntansi On-Line

Program Penutupan

Buku Bulanan

Laporan Kinerja Keuangan

Kontroler Buku Besar dan Buku Pembantu

Berbagai Manajer

Berbagai Laporan Akuntansi

Program Penyusunan Berbagai Laporan

Akuntansi

Program Sistem

Pendukung Keputusan

( DSS)

Berbagai Analisa Keuangan

Aliran Kas Analisa Audit

Posisi Akun Analisa Varians

Berbgai Subsistem

Setiap baris dari tabel voucher jurnal merupakan ayatjurnal khusus dari yang di buat oleh manajer keuangan ataumanajer akuntansi ( Kontroler ) yang ayat – ayat jurnalikthisar yang berasal dari daur – daur operasional. Kuncipoko dari file ini adalah nomor voucher jurnal. Atributlainnya adalah :a. tanggal ayat jurnalb. penjelasan mengenai pihak yang memuat ayat jurnal

tersebutc. uraian mengenai sifat ayat jurnal.

Dengan demikian dapat di simpulkan bahwa hubunganantara file buku besar dan file voucher jurnal adalahhubungan “ banyak –ke banyak “.kunci poko dari hubungan iniadalah :a. nomor akun buku besarb. nomor kode departemenc. nomor voucher jurnal

Gambar Diagram E-R Buku Besar



AtributNomor kode akunNomor kode departemenBulananTahunanJudul akunSaldo awalSaldo akhirTotal debitTotal kreditkode saldoData anggaran

AtributNomor kode akunNomor kode departemenJudul akunTanggalSaldo awalTotal BerjalanKode penjelasan saldo

AtributNomor voucher jualTanggalDibuat olehUraian

AtributNomor voucher jualNomor kode akunNomor kode departemenJumlahKode penjelasan saldo

Nilai akumulatif buku besar

Terhubung ke

Buku Besar

Ayat Jurnal

Voucher Jual

DAFTAR PUSTAKA

Krismiaji, Sistem Informasi Akuntansi, 2002, AMP YKPN

Yogyakarta

Nugroho Widjajanto, 2001, Sistem Informasi Akuntansi,

Erlangga Jakarta

Zaki Baridwan, 2000, Sistem Informasi Akuntansi, BPFE

Yogyakarta


Bpk sia MI peb 2013

Documents

Transcript of Bpk sia MI peb 2013