40

BAB IV

PERANCANGAN DAN IMPLEMENTASI SISTEM

4.1 Analisa Permasalahan Sistem

Permasalahan pada KelurahanDebong Tengah Kota Tegal sistem

pengelolaan pengarsipan surat masuk dan surat keluar pada Kelurahan

Debong Tengah saat ini masi hmenggunakan buku arsip untuk

mengarsipkan surat keluar dan surat masuk dengan cara mencatat satu

persatu data surat jika ada surat masuk dan surat keluar kedalam buku arsip.

Sehingga dibutuhkan sebuah aplikasi untuk membantu pekerjaan para

petugas pengarsipan surat keluar dan surat masuk.

Dengan adanya aplikasi pengarsipan surat masuk dan surat keluar

dengan menggunakan Microsoft Visual Basic 6.0 akan lebih efektif, dan

efisien serta dapat lebih mengoptimalkan sarana dan pemberdayaan Sumber

Daya Manusia (SDM) yaitu dengan cara menggunakan program ini yang

dapat digunakan untuk kepentingan yang akan datang.

4.2 Analisa Kebutuhan Sistem

Sistem merupakan sekumpulan elemen-elemen yang saling berkaitan

dan bertanggung jawab memproses masukan atau input yang satu dengan

yang lain, sehingga mampu melakukan keluaran atau output berupa

informasi.

41

Dalam merancang aplikasi ini tentunya membutuhkan beberapa

perangkat yang terdiri dari perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak

(software) diantaranya :

4.2.1 Perangkat keras (Hardware) yang dibutuhkan

Spesifikasi minimal Hardware yang digunakan akan merancang

program adalah sebagai berikut :

a. Suatu perngkat komputer dengan spesifikasi minimal :

1) ProcessorDual Core CPU.

2) Memori(RAM) 2 GB.

3) Hardisk250 GB.

b. Monitor

c. Keyboard dan Mouse

d. Printer

4.2.2 Perangkat Lunak (Software) yang di butuhkan

Dalam pembuatan aplikasi sangat dibutuhkan perangkat lunak

(software). Dimana Sofware adalah perangkat lunak dalam bentuk

program sesuai dengan kebutuhan. Perangkat lunak (software) yang

digunakan dalam pembuatan aplikasi antara lain :

a. Sistem Operasi Microsoft Windows 7.

b. Program Aplikasi Microsoft Visual Basic 6.0.

c. Database menggunakan Microsoft Access 2007.

42

4.3 Perancangan Sistem

Pada Perancangan sisitem ini dapat diketahui hubungan antara

komponen-komponen pendukung dari yang akan dirancang tersebut. Di

samping itu dapat memberikan gambaran kepada pengguna sistem tentang

informasi apa saja yang dihasilkan dari sistem yang akan dirancang. Dalam

desain tersebut secara global dirancang dalam Context Diagram dan

Diagram HIPO (Hirarchy Input Proses Output).

4.3.1 Context Diagram

Context Diagaram merupakan gambaran umum dari sistem yang

diusulkan, dimana pada diagram ini menggambarkan hubungan

input dan output antara sistem dengan kesatuan luarnya. Aplikasi

Pengarsipan Surat Masuk dan Surat Keluar melibatkan beberapa

entitas antara lain :

a. Admin

b. Kepla Bagian

Context Diagram untuk Aplikasi Pengarsipan Surat Keluar dan

Surat Masuk ditunjukan pada gambar

Tabel 4.1 Indentifikasi Context Diagram

Entitas Input Output

Admin Data Surat masuk

Data Surat Keluar

Kepala Bagian Laporan Surat Masuk

Laporan Surat Keluar

43

Gambar 4.1 Context Diagram

4.3.2 Diagram HIPO ((Hirarchy Input Proses Output).

Diagram HIPO berfungsi memperlihatkan jenjang atau hirarki dari

program yang akan dikembangkan. Dengan demikian dapat

dijabarkan urutan kerja program. Adapun bentuk struktur program

dapat dilihat pada gambar 4.2

44

Gambar 4.2 Hirarchy Chart

4.3.3 Data Flow Diagram (DFD)

1. DFD Level 0

Gambar 4.3 DFD Level 0

45

2. DFD Level 1

Gambar 4.4 DFD Level 1

4.4 Perancangan Database

Dalam pembuatan Aplikasi Pengarsipan Surat masuk dan Surat keluar

Kelurahan Debong Tengah dibutuhkan sebuah Database yang berguna

untuk menyimpan informasi. Adapun perancangan database aplikasi

perpustakaan adalah sebagai berikut :

4.4.1 Tabel Data Surat masuk

Nama Database : db_surat

Nama Tabel : T_Surat_masuk

46

Tabel 4.2 Input Data Surat Masuk

Nama Field Tipe Data Ukuran Keterangan

No_Surat_masuk* Text 20 No Surat mauk

Tanggal_Surat_Masuk Data/Time - Tgl Surat Masuk

Asal_surat Text 30 Asal Surat

Jenis_Surat Text 15 Jenis Surat

Sifat Text 15 Sifat Surat

Perihal_Surat Text 50 Perihal Surat

Tanggal_Masuk Data/Time - Tanggal Masuk

4.4.2 Tabel Data Surat keluar

Nama Database : db_surat

Nama Tabel : T_Surat_Keluar

Tabel 4.3 Input Data Surat Keluar

Nama Field Tipe Data Ukuran Keterangan

No_Surat_Keluar* Text 20 No Surat Keluar

Tanggal_Surat Data/Time - Tgl Surat Keluar

Tujuan Text 30 Asal Surat

Jenis_Surat Text 15 Jenis Surat

Sfat Text 15 Sfat Surat

Perihal_Surat Text 50 Perihal Surat

Tanggal_Pengiriman Data/Time - Tnggal Pengiriman

47

4.5 Diagram Alir atau Flowchart

Perancangan sisem digunakan sebelum mambuat sistem aplikasi,

sebagai bahan landasan dalam menyusun sistem aplikasi Pengarsipan Surat

Masuk dan Surat keluar, diagram alir data sangat diperlukan sebagai

gambaran sistem yang akan dibuat.

Dengan adanya flowchart ukuran proses kegiatan menjadi lebih jelas.

Flowchart dari pembuatan aplikasi pengarsipan surat masuk dan surat

keluar adalah sebgai berikut :

4.5.1 Flowchart Login

Gambar 4.5Flowchart Login

48

4.5.2 Flowchart Data

Gambar 4.6 Flowchart Data

49

4.5.3 Flowchart Data Surat Masuk

Gambar 4.7 Flowchart Surat Masuk

50

4.5.4 Flowchart Data Surat Keluar

Gambar 4.8 Flowchart Data Surat Keluar

51

4.5.5 Flowchart Laporan

Gambar 4.9Flowchart Laporan

4.6 Desain Input Output

Perancangan Input merupakan unit masukan dari sistem informasi

untuk menghasilkan laporan yang diinginkan. Disini tanpa adanya unit

masukan (input) maka laporan-laporan yang diinginkan tidak akan tercapai.

52

Gambar 4.10 Desain Log In

Gambar 4.11 Desain Menu Utama

53

Gambar 4.12 Desain Form Surat Masuk

Gambar 4.13 Desain Form Surat Keluar

Gambar 4.14 Desain Form Laporan Surat Masuk

54

Gambar 4.15 Desain Form Laporan Surat Keluar

Gambar 4.16Desain Report Surat Masuk

Gambar 4.16 Desain Form Report Surat Masuk

55

Gambar 4.18 Desain Form Report Surat Keluar

Gambar 4.17 Desain Report Surat Keluar

4.7 Implementasi Sistem

Cara kerja laporan didasarkan pada bagan alir sistem dari program

yang telah dibuat. Saat program dijalankan, maka tampilan awal dari

program adalah menu login, dimana user harus memasukan password untuk

dapat masuk ke menu utama program aplikasi pengarsipan surat keluar dan

surat masuk.

Dalam menu utama tedapat beberapa plihan program diantaranya

yaitu input data surat masuk dan input data surat keluar.

56

4.7.1 Tampilan Login

Gambar 4.18 Tampilan Login

4.7.2 Tampilan Menu Awal

Gambar 4.19 Tampilan Menu Awal

57

4.7.3 Tampilan Data Surat Masuk

Gambar 4.20 Tampilan Data Surat Masuk

4.7.4 Tampilan Data Surat Keluar

Gambar 4.21 Tampilan Data Surat Keluar

58

4.7.5 Tampilan Form Laporan Data Surat Masuk

Gambar 4.22 Tampilan Form Laporan Data Surat Masuk

4.7.6 Tampilan Form Laporan Data Surat keluar

Gambar 4.23 Tampilan Form Laporan Data Surat Keluar

59

4.7.7 Tampilan Form Laporan Surat Masuk

Gambar 4.24 Tampilan Form Laporan Surat Masuk

4.7.8 Tampilan Form Laporan Surat Keluar

Gambar 4.25 Tampilan Form Laporan Surat Keluar