ANALISA PROSEDUR PENGARSIPAN DAN FAKTOR-FAKTOR PENGHAMBAT PENGARSIPAN PADA DINAS PEKERJAAN UMUM...

Jurnal Adminika Volume 1. No. 1, Januari – juni 2015 ISSN : 2442-3343

70

ANALISA PROSEDUR PENGARSIPAN DAN FAKTOR-FAKTORPENGHAMBAT PENGARSIPAN PADA DINAS PEKERJAAN

UMUM BINA MARGA PROVINSI SUMATERA SELATAN

MardilaNim :1312 02 003

Mahasiswa, program studi Administrasi Niaga Politeknik Anika

Pembimbing : Eni Cahyani, SE., M.Si

Abstrak

Penulisan ini bertujuan mengetahui (1) prosedur kearsipan (2) faktor-faktor yangmenghambat kersiapan pada dinas Pekerjaan Umum Bina Marga provinsi SumateraSelatan. Metode penulisan menggunakan deskriptif kualitatif sedangkan teknikmengumpulan data dengan wawancara sedangkan teknik analisis data menggunakananalisi interaktif. Berdasarkan hasil analisis peneliti bahwa prosedur pengarsipan terdiri6 tahapan yaitu : penerimaan, pencatatan, penyimpanan, pemeliharaan, penyusutan danpemusnahan dengan menggunakan alat yang membantu kelancaran kegiatanpengarsipan seperti meja, agenda, lembar disposisi, lemari, odner, filling cabinet, boxfile dan folder. Sedangkan factor-faktor penghambat yaitu pegawai belum memilikipengetahuan dibidang kearsipan dan keterbatasan sarana dan prasarana.

Kata Kunci : Prosedur, Pengarsipan, Arsip, Faktor Penghambat

1. PENDAHULUAN1.1 Latar Belakang

Setiap kantor pasti memerlukansuatu unit yang mengelola segalasesuatu yang berhubungan denganadministrasi, kegiatan administrasiadalah sebagai kegiatan kelompok yangmengadakan kerjasama gunamenyelesaikan tugas bersama (Simon,1958: 14), kegiatan administrasi berupasurat menyurat, formulir, danpembuatan laporan serta pengelolahan–pengelolahannya. Surat adalah sehelaikertas atau lebih yang membuat suatubahan komunikasi yang disampaikanoleh seseorang kepada orang lain baikatas nama pribadi kedudukan dalamorganisasi atau kantor (Drs. H. SuhandaPanji, 2005: 5). Kegiatan tersebutdisebut kegiatan pengarsipan.

“Kearsipan adalah suatu bentukpekerjaan tata usaha yang berupa

penyusunan dokumen-dokumen secarasistematis sehingga bila manadiperlukan lagi dokumen-dokumen itudapat ditemukan secara cepat” (Agussugianto dan teguh wahyono, 2005:2).Undang–undang Republik IndonesiaNo.43 Tahun 2009 Pasal 3 tentangKearsipan menerapkan bahwa yangdimaksud dengan arsip adalah hal–halyang berkenaan dengan arsip sedangkanyang dimaksud dengan arsip adalahrekaman kegiatan atau peristiwa dalamberbagai bentuk dan media sesuaidengan perkembangan teknologiinformasi dan komunikasi yang dibuatdan diterima oleh lembaga Negara

Pada dasarnya keberadaan arsippada lingkungan perkantoran tidakdapat dilepaskan dari pelaksanaankegiatan administrasi khususnya padabagian Pekerjaan Umum Bina MargaProvinsi Sumatera Selatan. Kearsipan


71

diatur dangan tata tertib dapat menjadialat informasi dan refisi yangmembantu lembaga – lembagapemerintahan dalam melancarkankegiatan administrasi. Oleh karena itupengelolahan terhadap arsip harusditerapkan sebaik mungkin, agar setiapsaat arsip dapat diambil atau ditemukankembali dalam waktu cepat dalamkondisi baik.

Arsip juga merupakan pusatingatan dari sebuah kantor, dengan arsipdapat diketahui bermacam- macaminformasi yang sudah dimiliki kantortersebut sehingga dapat ditentukansasaran yang dapat dicapai danganmenggunakan potensi yang ada secaramaksimal. Informasi yang diperolehmelalui arsip juga dapat menghindarkansalah komunikasi, mencegah adanyaduplikasi pekerjaan dan membantumencapai efesiensi pekerjaan.

Sistem pengelolaan dalam arsipmeliputi berbagai kegiatan dalammengklasifikasikan surat, memberikode, menyimpan surat, memeliharasecara tepat sampai mengenai carapenyikiran dan pemusnaan surat yangtidak dipergunakan lagi. Sistem sendiriadalah sekelompok kompenen yangteratur yang saling berkaitan denganrencana yang dibuat dalam rangkamencapai tujuan. Sedangkanpengelolaan adalah proses yangmembantu merumuskan kebijaksaandan tujuan organisasi/proses yangmemberi pengawasan pada suatu halyang terlibat dalam pelaksanaankebijakan dan pencapaian tujuan (IbnuSyamsi, 1994:8).

Arsip yang dimiliki oleh sebuahkantor kurang baik pengelolaannya,dapat mengakibatkan sulitnyamenemukan informasi yang telahdisimpan dan akhirnya menghambattahapan proses pekerjaan selanjutnya.Mengingat peran arsip sangat penting,maka sebaiknya arsip dikelolah

menggunakan sistem pengelolahan arsipyang baik dan benar.

Meskipun kearsipan berperanpenting dalam suatu organisasi, tetapimasih fokus pada Dinas PekerjaanUmum Bina Marga Provinsi SumateraSelatan belum melakukan penataanarsip dengan baik, dalam pelaksanaanyamasih banyak dijumpai arsip – arsipyang ditumpukan di dalam lemari yangtidak tersusun rapi ssehingga sulit untukditemukan kembali. Akibatnya dari halini tentunya kelestarian yangterkandung dalam arsip tersebut dapatterjamin dan akan lenyap. Makaberdasarkan alasan tersebutpengamanan dan pemeliharaan arsipmutlakharus dilaksanakan untukmenjamin kelestarian informasi yangterkandung dalam arsip tersebut.

Berdasarkan alasan yang telahdiuraikan diatas, maka penulis tertarikmengambil judul “Analisa ProsedurPengarsipan dan Faktor-FaktorPenghambat Pengarsipan pada DinasPekerjaan Umum Bina MargaProvinsi Sumatera Selatan”.

1.2 Perumusan MasalahMembahas pengelolaan kearsipan

secara keseluruhan merupakan hal yangsangat luas cakupanya. Oleh karena itupenulis merasa perlu untuk membatasipokok permasalahan sebagai berikut :a. Bagaimana prosedur kearsipan pada

Dinas Pekerjaan Umum Bina MargaProvinsi Sumtera Selatan ?

b. Faktor–faktor apa yangmenghambat pengarsipan padaDinas Pekerjaan Umum Bina MargaProvinsi Sumatera Selatan?

1.3 TujuanTujuan Penulisana. Mengetahui prosedur kearsipan

pada Pekerjaan Umum Bina MargaProvinsi Sematera Selatan.


72

b. Mengetahui faktor-faktor yangmenghambat kearsipan pada DinasPekerjaan Umum Bina MargaProvinsi Sumatera Selatan.

2. LANDASAN TEORI2.1 Pengertian Arsip

Arsip berasal dari bahasa Yunani“Arche“ yang artinya permulaan,jabatan, fungsi, atau kuasa hukum.Kemudian berubah menjadi “to arche“yang artinya dokumen, catatan.Sedangkan arsip dalam bahasa Belanda,berasal dari kata Archief. MenurutAtmosudirdjo (1982: 157-158) dalambukunya Ig. Wursanto (1991: 14)Archief dalam bahasa Belandamempunyai beberapa pengertiansebagai berikut :a. Tempat penyimpanan secara teratur

bahan-bahan arsip: bahan-bahantertulis, piagam-piagam, surat-surat,keputusan-keputusan, akte-akte,daftar-daftar, dokumen-dokumen,peta-peta.

b. Kumpulan teratur, daripada bahankearsipan bahan tersebut.

c. Bahan-bahan yang harus diarsip itusendiri.

Sedangkan menurut Undang–undang No. 7 tahun 1971 tentangKetentuan–Ketentuan Pokok Kearsipan,Bab I Pasal I menegaskan bahwa yangdimaksud dengan arsip adalah :a. Naskah-naskah yang dibuat dan

diterima oleh lembaga negara danbadan–badan pemerintah dalambentuk corak apapun, baik dalamkeadaan tunggal maupunberkelompok dalam pelaksanaankegiatan pemerintahan.

b. Naskah–naskah yang dibuat danditerima oleh lembaga negara danbadan–badan swasta atauperorangan, dalam bentuk corakapapun, baik dalam keadaan tunggalmaupun berkelompok dalam rangkapelaksanaan kehidupan kebangsaan.

Kemudian dalam penjelasandalam Undang-Undang Nomor 7 Tahun1971 Tentang ketentuan-ketentuanPokok Kearsipan ini dijelaskan bahwayang dimaksud dalam bentuk corakapapun dari suatu arsip adalah meliputiyang tertulis maupun yang dapat dilihatatau didengar seperti halnya hasil-hasilrekaman, film dan sebagainya.Sedangkan yang dimaksud denganberkelompok ialah naskah-naskah yangberisikan hal-hal yang berhubungan satudengan lainnya yang dihimpun dalamsatu berkas tersendiri mengenai masalahyang sama.

Dikemukakan The Liang Giedalam bukunya A.W Widjaja (1993:100-101) bahwa “Arsip ádalahkumpulan warkat yang disimpan secarasistematis karena mempunyai suatukegunaan agar setiap diperlukan dapatsegera ditemukan kembali”.

“Warkat ádalah setiap catatantertulis atau bergambar yang memuatketerangan mengenai statu hal atauperistiwa yang dibuat orang untukmembantu ingatannya (The Liang Gie,1996 : 115).

Dari beberapa pengertian tersebutdi atas dapat disimpulkan bahwa arsipmerupakan kumpulan warkat yangmemiliki kegunaan tertentu dandisimpan secara sistematis sehinggadapat dengan mudah dapat ditemukankembali apabila saat diperlukan.2.1.1 Fungsi Arsip

Arsip menurut fungsinya dapatdibedakan menjadi 2 (dua) yaitu arsipdinamis dan arsip statis. Menurut UUNo. 7 tahun 1971 yang dimaksuddengan arsip dinamis dan arsip aktifadalah sebagai berikut :1. Arsip Dinamis, adalah arsip yang

dipergunakan secara langsungdalam proses perencanaan,pelaksanaan, penyelenggaraankehidupan kebangsaan padaumumnya atau dipergunakan secara


73

langsung dalam penyelenggaraanAdministrasi Negara.

2. Arsip Statis, adalah arsip yang tidakdipergunakan secara langsung untukperencanaan, penyelenggaraankehidupankebangsaan padaumumnya maupun penyelenggaraansehari-hariAdministrasi Negara.Selanjutnya arsip dinamis menurut

fungsi dan kegunaannya dapatdibedakan menjadi arsip aktif, semiaktif dan arsip inaktif. MenurutA.WWidjaja (1993: 101-102),pengertian arsip aktif, semi aktif dan inaktifadalah sebagai berikut:1. Arsip aktif, yaitu arsip yang masih

dipergunakan terus menerusbagikelangsungan pekerjaan dilingkungan unit pengolah dari suatuorganisasi/kantor.

2. Arsip semi aktif, yaitu arsip yangfrekuensi penggunaanya sudahmulaimenurun

3. arsip in-aktif, yaitu arsip yang tidaklagi dipergunakan secaraterusmenerus, atau frekuensipenggunaanya sudah jarang atauhanya dipergunakan sebagaireferensi saja.

2.1.2 Prosedur KearsipanKegiatan–kegiatan yang termasuk

dalam prosedur kerja kearsipan meliputipenerimaan, pencatatan, penyimpanan,penggunaan, pemeliharaan, penyusutandan pemusnahan benda–benda.1. Penerimaan

Kegiatan penerimaan merupakankegiatan pertama yang dilakukan dalampengelolaan arsip. Langkah-langkahyang dilakukan petugas kearsipan dalampenerimaan adalah :a. Menerima suratb. Memeriksa jumlah dan alamat suratc. Memberi paraf dan nama terang

pada buku ekspedisi/lembarpengantar surat

d. Meneliti tanda-tanda kerahasiaansurat, kesesuaian isi surat serta ke-sah-an surat.

e. Meneruskan surat kepada penyortirSetelah surat diterima maka

kegiatan selanjutnya adalah penyortiran.Kemudian surat-surat tersebutdisampaikan kepada pihak yangbersangkutan dan jika surat tersebutditujukan kepada pimpinan maka surattersebut dilampiri lembar disposisi.2. Pencatatan

Tata cara pencatatan disesuaikandengan sifat surat yaitu surat penting,surat biasa dan surat rahasia. Suratyangditerima diberi nomor dan dicatatdalam buku agenda sesuai dengantanggal pada waktu surat itudiagendakan. Hal ini digunakan untukmembantu mencari surat yang disimpandalam file. Selain dicatat pada bukuagenda, surat yang masuk bisa dicatatpada kartu kendali. Pencatatan suratdalam kartu kendali, surat-surat yangmasuk di bedakan sesuai sifat surat.Penggunaan kartu kendali ini adalahsebagai pengganti buku agenda danbuku ekspedisi.3. Penyimpanan

Arsip merupakan sumberinformasi atau data yang dapatmelancarkan tugas pekerjaan danmenjadi dasar pimpinan dalammengambil keputusan secara tepatmengenai permasalahan yang dihadapi,Menurut A.W Widjaja (1995: 105) ada5 (lima) macam penyimpanan arsipyaitu :a. Sistem Abjad

Penyimpanan arsip denganmenggunakan sistem abjad berartisemua arsip/dokumen diaturberdasarkan abjad nama orang,organisasi, atau kantor. Berdasarkankebiasaan, dalam system abjad diambildari abjad pertama nama si pengirimatau si penerima surat. Untukmengindeks nama Orang atau Badan


74

dalam rangka pemberian kode denganabjad, digunakan pedoman sebagaiberikut :b. Sistem Nomor/Angka

Pada sistem ini yang dijadikankode adalah menggunakan urutanangka–angka sebagai pedoman untukmengaturnya dan nomernya ditentukansendiri oleh unit organisasi yangbersangkutan. Dalam sistempenyimpanan ini terdapat dua sistemyaitu “Sistem Terminal Digit” dan“Sistem Klasifikasi Desimal” atau yangsering disebut “Sistem Dewey”.1) Sistem Terminal Digit

Pada sistem ini arsip yang dibuatdan yang diterima yang memiliki duanomor akhir yang sama disimpan padatempat yang sama. Beberapa ketentuanyang perlu diperhatikan antara lain :a) Filling cabinet yang digunakan

memliki 10 lacib) Guide yang tersedia 100, yang akan

ditempatkan di tiap laci sebanyak10

c) Jumlah map (folder) sebanyak 1000eks

d) Nomor kode dibagi dalam 3 unit,unit pertama adalah 2nomor daribelakang yang menunjukkan nomorlacidan nomor guide. Unit keduasatu nomor berikutnya yangmenunjukkan nomor map. Sedangunit ketiga adalah nomor sisa, yangmenunjukkan nomor surat yang disimpan.Contoh :11435, berarti:Unit I 35 = menunjukkan nomorlaci dan nomor guideUnit II 4 = menunjukkan nomormapUnit III 11 = menunjukkan nomorsurat

2) Sistem Klasifikasi Desimal atauSistem DeweyKlasifikasi masalah untuk

kegiatan utama yaitu sebanyak 10

masalah utama, kemudian masing-masing kelas utama dibagi menjadi 10divisi, selanjutnya masing-masing divisidibagi menjadi 10 seksi. Sehinggasistem klasifikasi ini terdiri dari 10kelas utama, 100 kelas divisi dan 1000kelas seksi.c. Sistem Wilayah/Daerah

Dalam sistem ini susunan arsipdiatur berdasarkan judul namawilayah/daerah. Arsip–arsip yang akandisimpan penyusunannya diaturmenurut satuan wilayah atau daerahyang menjadi alamat surat. Arsip yangtermasuk dalam satuan wilayahdihimpun dalam satu berkas, kemudiandiurutkan menurut abjad. Abjad yangdipergunakan diambil dari hurufpertama nama masing-masing wilayahatau daerah. Misalnya provinsi,kotamadya/kabupaten, kecamatan ,pulau, ibu kota propinsi dan sebagainya.d. Sistem Tanggal

Pada sistem ini susunan arsipdiatur berdasarkan waktu seperti tahun,bulan dan tanggal. Petunjuk pokoknyaadalah tahun, bulan and tanggal. Bentukpenulisannya harus berupa angka–angka. Contoh: Kode: 031283menyatakan tanggal 03, bulanDesember, Tahun 1983

Adapun keuntungan dari systemini adalah:a. Tidak terjadi duplikasi perlengkapan

arsipb. Pelayanan lebih cepat dalam

memenuhi permintaan arsipc. Biaya lebih murah atau rendah

dalam hal pengadaand. Pembuatan salinan-salinan warkat

yang tidak perlu dapat dicegah

Sedangkan kelemahannya adalah:a. Ruangan menjadi semrawut sebab

masing-masing bagian mempunyaikepentingan berbeda-beda seputararsip tersebut


75

b. Keamanan terhadap arsip tersebutkurang terjamin

c. Kerahasiaan arsip kurang terjamind. Tidak semua jenis arsip dapat

disimpan dengan menggunakan satusistem tertentu

Jadi dalam penggunaan arsip yangmasih berkaitan langsung dengankegiatan ketatausahaan adalah arsipdinamis sedangkan arsip statismerupakan arsip yang tidak berperansecara langsung dalam kegiatanketatausahaan. Arsip ini sudah dikelolaoleh Arsip Nasional Republik Indonesia(ARNAS).5. Pemeliharaan

Yang dimaksud denganpemeliharaan arsip adalah usaha–usahayang dilakukan untuk menjaga arsip–arsip dari segala kerusakan dankemusnahan yang datangnya dari arsipitu sendiri maupun dari luar arsiptersebut. Kerusakan dan kemusnahanarsip disebabkan oleh beberapa faktorsebagai berikut :1. Faktor dari dalama. Kertas

Penggunaan kertas yang akan kitapakai sangat berpengaruh pada awet dantidaknya tulisan. Dalam penggunaankertas hendaknya dipilih yang baik dankuat.Selain itu juga harus diimbangidengan perawatan dan jugapenyimpanan yang sebaik-baiknya agarkertas dapat tahan lama.b. Tinta

Penggunaan tinta yang akandigunakan hendaknya disesuaikandengan kebutuhan dan sebaiknya yangberkualitas.c. Pasta/Lem

Dalam penggunaan perekat harusmenggunakan perekat yang baik, janganmenggunakan perekat yang dibuat darigetah arab ataupun celluloce tape dansejenisnya karena akan merusakkankertas.

2. Faktor dari luara. Kelembaban

Kelembaban udara yang tidakterkontrol akan menimbulkanakibat-akibat seperti misalnyatimbulnya jamur, pasta / lemhilang, kertas menjadi lemah danmerusakkan kulit. Hal itu dapatdiatasi dengan menambahedaran udara panas (kering) ataudengan menggunakan panasnyalistrik.

b. Udara yang terlampau keringUdara yang terlampau keringdapat merusakkan kertas,misalnya kertas akan menjadikering, kesat dan mudah patah(getas). Untuk menghindariudara yang terlampau kering,kelembaban udara harus diatursedemikian rupa sehinggamelebihi batas-batas yang telahditentukan. Untuk itu perludipasang hygrometer di dalamruangan.

c. Sinar matahariSinar ultra violet sangatmembahayakan kertas-kertasarsip. Untuk itu tidak boleh adasinar matahari yang jatuh secaralangsung pada kertas. Untukmenghindari jatuhnya sinarmatahari secara langsung makasebaiknya dibuat pintu-pintuatau jendela-jendela yangmenghadap utara atau selatanyangtidak berhadapan langsungdengan sinar matahari.

d. DebuUntuk menghadapi debu dapatdigunakan elektrostatik yangberguna untuk menyaring udarayang masuk. Selain itu jugadapat digunakan jaring kawatyang halus (wire mesh) yangdipasang pada pintu-pintu danjendela-jendela sehingga udarayang masuk dapat disaring.


76

Selain itu juga mencegahmacam-macam serangga yangmasuk dalam ruangpenyimpanan arsip.

e. Kekotoran udaraKekotoran udara terjadi didaerah kawasan industri. Olehkarena itu tempat penyimpananarsip atau perpustakaan yangterletak di kawasan industriharus dipasang AC.

f. Jamur dan sejenisnyaJamur adalah akibat darikelembaban udara dantemperature udara yang tidakterkontrol. Langkah yangdilakukan adalah denganmenempatkan arsip-arsip ditempat yang terang, kering danmemiliki cukup ventilasi. Selainitu jamur dapat dihilangkandengan alkohol, namunpenggunaan alkohol harus hati-hati.

g. RayapRayap dapat merusakkan kertasdan kayu. Untuk menghindariadanya rayap maka sebaiknyatempat penyimpanan arsip yangmasih menggunakan kayu tidakbersentuhan langsung dengantanah.

h. GegatGegat terdapat pada dindingyang basah. Oleh karena itukertas sebaiknya janganbersentuhan dengan dindingyang lembab. Karena selainkertas menjadi lembab, kertasakan rusak oleh gegat atauserangga lainnya. Untukmengatasi hal tersebut jagalaharsip agar tidak bersentuhandengan dinding yaitu denganmeletakkan rak yang dipasangantara antara dinding atau lantaidengan jarak 6 inchi.

Pemeliharaan arsip dapat dilakukandengan hal–hal sebagai berikut:a. Pengaturan ruanganb. Menjaga kebersihan meliputi

kebersihan ruangan dan kebersihankertas – kertas arsip.

c. Pemeliharaan tempat penyimpananarsip.

6. PenyusutanArsip tidak selamanya mempunyai

nilai kegunaan. Pada suatu saat arsiptersebut habis kegunaannya. Tidaksemua warkat disimpan terus menerus,sehingga ada sebagian warkat yangharus disingkirkan bahkandimusnahkan. Adapu alasan-alasandiadakan penyusutan adalah sebagaiberikut:a. Menghindari pencampuradukan

antara arsip-arsip yang masih aktifdengan yang tak aktif (semi aktif),serta antara arsip yang bernilaipenting dan tak penting.

b. Memudahkan kembali mencariarsip, jika sewaktu-waktudiperlukan.

c. Menghemat biaya, baik untukmembeli peralatan, pemeliharaan,kepegawaian dan lain-lain.

d. Tempat yang digunakan untukmenyimpan arsip aktif akan menjadilonggar untuk menampungbertambahnya arsip baru.

e. Untuk memantapkan jangka waktuarsip dan menempatkan arsip takaktif yang bernilai berkelanjutanditempat yang lebih baik.

f. Untuk memantapkan pemeliharaanarsip yang bernilai permanen hinggaarsip tersebut dapat diperlakukanpermanen dan diatur dengan baik,terlindungi dari segala faktorbahaya.

g. Untuk memudahkan pengiriman keArsip Nasional. Langkah awal yangharus dilakukan dalam penyusutanarsipyaitu dengan menggolongkanwarkat. Menurut A.W Widjaja


77

(1993: 182) penggolongan warkatdibagi menjadi 4 (empat) yaitu:1) Warkat Vital atau dengan kode

V2) Warkat Penting atau sengan

kode P3) Warkat Biasa atau sengan kode

B4) Warkat Tak penting atau dengan

kode TUntuk mengetahui bernilai atau

tidaknya suatu arsip dapat diukur dariangka pemakaiannya yaitu angkaprosentase sebagai perbandingan antarajumlah permintaan warkat untuk dipakaikembali dengan jumlah seluruh warkatdalam arsip. Makin besar angkapemakaian maka makin baik arsip yangbersangkutan, artinya arsip tersebutsering digunakan untuk pelaksanaantugas sehari-hari.7. Pemusnahan

Pemusnahan arsip merupakanaktivitas menghancurkan arsip yangtelah habis nilai gunanya. Pemusnahandapat dilakukan dengan dirobek,dibakar atau dihancurkan. ZulkifliAmsyah (1991: 218) menyebutkanbeberapa langkah prosedur pemusnahanyaitu :a. Seleksi.b. Pembuatan daftar jenis arsip yang

dimusnahkan (daftar penelaahan).c. Pembuatan berita acara

pemusnahan.d. Pelaksanaan pemusnahan dengan

saksi-saksi.

2.2 Petugas KearsipanManusia merupakan unsur yang

paling pokok dalam segala kegiatan.Tanpa manusia segala sesuatu tidakakan berjalan. Untuk menjadi petugaskearsipan yang baik diperlukanpersyaratan tertentu.

Menurut The Liang Gie dalambukunya Ig. Wursanto (1991: 39-42)mengatakan bahwa untuk menjadi

petugas kearsipan yang baik diperlukansekurang-kurangnya 4 syarat, yaitu :1. Ketelitian

Ketelitian sangat diperlukan olehsetiap pegawai kearsipan agarpegawaiyang bersangkutan dapat membedakanperkataan-perkataan, nama-nama atauangka-angka yang sepintas lalutampaknya hampir sama. Faktorketelitian tersebut harus didukung oleh:a. Sikap jiwa yang cermat: penuh

minat dan penuh perhatian terhadaptugas dan pekerjaan yang menjaditanggung jawabnya.

b. Kesempurnaan mata, dalam artitidak cacat, tidak buta warna.

2. KecerdasanSetiap pegawai kearsipan harus

mampu menggunakan pikirannyadengan baik, mempunyai daya ingatyang cukup tajam, sehingga tidakmudah lupa. Selain itu, dengankecerdasan diharapkan petugaskearsipan mampu memilih pokok-pokok soal, serta tidak mudah lupa akanpokok soal yangsudah ada kartuarsipnya.3. Kecekatan

Yaitu mampu memahami sesuatudengan cepat, mampu bekerja dengancepat dan mahir melakukan sesuatu.Dalam hal ini petugas kearsipandiharapkan mampu bekerja dengancepat dan gesit.4. Kerapian

Setiap petugas kearsipan harusmampu menciptakan dan menjagakerapian, kebersihan dan ketertibanterhadap arsip-arsip yang disimpan.Seorang petugas arsip harus teliti dalammelaksanakan tugasnya. Karenaketelitian seorang petugas arsip sangatberpengaruh terhadap warkat-warkatyang disimpan.

Syarat lain yang harus dimilikipetugas kearsipan adalah keahlian. Halini dapat dilakukan dengan mengadakan


78

pendidikan atau latihan-latihan kepadapegawai kearsipan.

2.3 Sarana Yang Dipakai DalamPenyimpanan Arsip

Menyimpan dokumen arsip tidaklepas dari menggunakan peralatan arsip.Peralatan arsip merupakan sarana yangdigunakan pada bidang kearsipan,kualitas peralatan arsip secara baik yangtidak langsung akan memperlama umursuatu arsip. Peralatan ini pada umumnyadibuat menggunakan bahan-bahan yangtahan lama seperti, logam, kayu,alumunium, besi, plastic, maupun bahankuat lainnya

Fungsi peralatan arsip adalahsebagai berikuta. Sebagai sarana penyimpanan arsipb. Alat bantu untuk mempercepat,

meringankan, dan mempermudahpekerjaan dibidang kearsipan

c. Alat pelindung arsip dari bahayakerusakan, sehingga arsip bertahanlama

Peralatan arsip yang baik tentunyaakan mendukung penyimpanan arsipsecara maksimal. Ada tiga istilahpenting yang berkaitan denganpenyimpanan arsip, ketiga isitilahtersebut adalah pengarsipan horizontal,pengarsipan vertical, pengarsipanlateral.a. Pengarsipan horizontal, yaitu

penyimpanan arsip/dokumen.mapdilakukan secara mendatar(horizontal), dimana arsip atau

dokumen saling bertumpuk padaarak atau laci yang tidak terlaludalam

b. Pengarsipan vertical, yaitupenempatan atau penyimpananarsip/dokumen/map dilakukansecara tegak lurus (vertical) dimanaarsip disusun berderetan kebelakang

c. Pengarsipan lateral, yaitupenempatan atau penympananarsip/dokumen/map dilakukansecara berdiri (lateral) dimana arsipdisusun berderet menyamping.

Macam-macam peralatankearsipan, peralatan kearsipanmerupakan bagian pekerjaan dalambidang administrasi/ketatausahaan,sehingga peralatan yang digunakansebagaian besar sama dengan yangdigunakan dalam bidang ketatausahaan,jenis-jenis peralatan yang tersebutadalah:1. Filling cabinet

Peralatan ini merupakan “idola”dalam kearsipan karena amat terkenal,lemari ini tersiri dari beberapa laci,antara 1-6 laci, tetapi yang paling seringdigunakan adalah 4 dan 5 laci. Setiaplaci dapat menampung kurang lebih5.000 lembar arsip ukuran surat yangdisusun secara vertical berderetkebelakang. Filling cabinet bergunauntuk menyimpan arsip atau berkasyang masih aktif.


79

Sebelum arsip disimpan dilaci,terlebih dahulu arsip-arsip tersebutdimasukan kedalam folder atau mapgantung (hanging folder). Penyimpananarsip dalam laci sebaik tidak ketatpadat, karena diperlukan ruang longgaruntuk memasukan dan mengeluarkanarsip dari dalam laci. Dalam laci fillingcabinet dilengkapi dangan sepasanggawang yang dipasng di kiri dandikanan bagian atas memanjang kebelakang sepanjang lacinnya.Gawangnya tersebut digunakan untukmenyangkutkan hanging folder fillingcabinet dapat tersebut dari plastik ataulogam.2. Rotary (alat penyimpanan berputar)

Semacam filling cabinet tetapimenyimpan arsip dilakukan secaraberputar. Alat ini dapat digerakan

secara berputar, sehingga dalampenempatan dan menemukankembali tidak banyak memakantenaga.Alat ini teresebut dari bahanyang kuat seperti logam atau besi.Arsip disimpan pada alat ini secaralateral.

3. Lemari arsipLemari arsip adalah tempan

menyimpan berbagai bentuk arsip.Penyusunan arsip dapat dilakukandengan cara berdiri menyamping(lateral) dengan terlebih dahulu arsipdimasukan ke dalam ordner atauditumpukan secara mendatar.

4. Rak arsipRak arsip adalah lemari atnpa

pintu yang menyimpan arsip yangtersusun secara lateral (menyamping).

Arsip-arsip yang akan disimpan di rakterlebih dahulu dimasukan ke dalamordner atau kota arsip. Ordner ataukotak arsip ditempatkan di rak arsipsehingga tampak

punggung dari ordner atau kotak arsip,yang berguna menempatkan label/judularsip yang ada didalamnya.

5. Map arsipMap arsip adalah lipatan kertas

tebal atau plastic yang digunakan untukmenyimpan arsip/surat. Arsip yang


80

disimpan tidak terlalu banyak, berkisar1-5 lembar, map arsip ada beberapamacam, antara lain sebagai berikut:a. Stopmap folio, map yang dimiliki

daun penutupnya pada setiapsisinya. Daun penutup ini berfungsiuntuk menompang surat yang ada didalamnya agar tidak jatuh. Padaumumnya,stopmap folio digunakanuntuk menyimpan arsip yang masihdalam proses, tetapi juga untukmenyimpan arsip yang sudah inaktif.Map snelhecter, map yang memiliki

penjepit di tengahnya. Map inidigunakan untuk menyimpan arsipyang bersifat in aktif, tetapi dapatjuga menyimpan arsip aktif, arsipyang ditempatkan didalamnyaterlebih dahulu harus dilubangimenggunakan perforator.

b. Folder, map yang dilengkapi dengandaun penutup. Map ini berupa lipatankertas tebal/plastic saja, karena tidakada daun penutupnya maka map inifungsinya untuk menyimpan arsipyang selanjutnya akan dimasukan kedalam kotak arsip secara vertical.

c.Hanging folder. Folder yangmempunyai besi penggantung, besipenggantung ini dipasang padagawang yang ada di filling cabinet.Hanging juga mempunyai tab untukmenuliskan kode atau indeks arsipyang ada di dalamnya.

6. GuideGuide merupakan lembaran kerta

tebal atau karton yang digunakansebagai penunjuk atau sekat/pemisahdalam penyimpanan arsip. Guide terdiridari 2 bagian, yaitu sabagai berikut:a. Tab yang menonjol untuk

menuliskan kode-kode, tanda-tanda, atau indeks(pengelompokan) arsip

b. Badan guide, berfungsi untukmenompang arsip-arsip ada dibelakanya.

Guide ditempatkan didepan jikapenyimpanan arsip menggunakan fillingcabinet, atau dapat juga di depan arsipjika menggunakan ordner atau mapsnelhecter. Guide dapat dibuat denganberbagai ukuran disesuikan denganbentuk arsip, jika arsip berupa surat-


81

surat dengan menggunakan kertasukuran folio atau A4 maka badan guidedibuat sesuai dengan ukurannya arsipang disimpan, tetapi jika arsipukurannya kecil, maka guide juga kecil.7. Ordner

Ordner adalah map besar dengaukuran punggung sekitar 5 cm yangdidalamnya besi penjepit. Arsip yangakan disimpan di dalam ordner terlebihdahulu dilubangi dengan menggunakanperforator, ordner terbuat dari kartonyang sangat tabal sehingga cukup kuatjika diletakkan secara lateral padalemari arsip atau rak arsip. Ordnerdapat memuat kurang lebih 500 lembararsip/surat.

8. Alat sortirAlat sortir adalah alat yang

digunakan untuk memisahkan suratyang diterima. Alat sortir mempunyaiberbagai bentuk dan bahan, ada yangberbentuk rak, kotak, bertingkat, dansebaginya. Alat sortir ini dapat dibuatdari berbagai bahan, misalnya logam,kayu, plastic atau karton

9. LabelLabel adalah alat yang digunakan

untuk memberi judul pada map/folder

yang biasa diletakkan pada bagian tabdari sebuahfolder/guide.10. Tickler file

Adalah alat yang terbuat dari kotakkayu atau baja, yang berfungsi untukmenyimpan arsip berbentuk kartu ataulembaran yang berukuran kecil seperti,lembar pinjam arsip, atau kartu-kartulain yang memiliki jatuh tempo. Didalam tickler file dilengkapi jugadengan guide atau pembatas, tickler fileberfungsi sebagai alat pengingat bagipetugas arsip.

11. CardexCardex adalah alat yang digunakan

untuk menyimpan kartu indeks denganmenggunakan laci-laci yang dapatditarik keluar memanjang. Di dalamcardex terdapat semacam kantungpalastik tempat penyimpan kartu indeks,alat inti terbuat bahan besi baja.

12. Alat penyimpanan khususAlat penyimpanan khusus adalah

alat yang digunakan untuk menyimpan


82

arsip dalam bentuk-bentuk khususseperti flash disk, CD, kaset dansabagainya. Alat ini mempunyaiberagam bentuk dan desain, karenasangat tergantung denganperkembangan teknologi, bahkan adapula alat penyimpan data yang berada didunia maya seperti google drive. (DinoAnugerah, 2014: 2)

3. Metode pengumpulan data3.1 Metode Pengumpulan Data

Metode adalah aspek yang sangatpenting dan besar pengaruhnya terhadapberhasil tindaknya suatu penulisanterutama untuk data yangdikumpulkan.Sebab data yang diperolehdalam suatu penulisan ilmiahmerupakan gambaran dari objek yangditulis. Oleh karena itu penulisan iniadalah usaha untuk menemukan,mengungkapkan dan menguji kebenarandari suatu pengetahuan, usaha denganmetode – metode ilmiah, yaitu:

Studi Pustaka (Library Research)yaitu data yang penulis peroleh dariperusahaan dengan cara membaca buku-buku, literatur-literatur dan artikel-artikel yang erat hubungannya denganmasalah yang akan dibahas dalampenyusunan laporan akhir.

Teknik Observasi, yaitu denganmelakukan pengamatan secara langsungterhadap beberapa hal yangberhubungan erat dengan materipenulisan laporan akhir ini.

3.2 Lokasi Pengumpulan DataPenulis melaksanakan paraktek

kerja lapangan di Dinas PekerjaanUmum Bina Marga Provinsi SumateraSelatan di Jalan Ade Irma SuryaniNasution No. 10 Palembang 30129.

3.3 Sumber DataSumberData yang digunakan

dalam penulisan ini adalah sebagaiberikut :

a. Data Primer, yaitu data yangdiperoleh langsung dari sumber datadengan cara jawaban ataupuntanggapan atau beberapa pertanyaanyang diajukan tentang prosedurpengarsipan pada Dinas PekerjaanUmum Bima Marga ProvinsiSumatera Selatan.

b. Data Skunder, adalah data yangdiperoleh secara tidak langsung dariberbagai sumber, baik sumbertertulis maupun sumber lisan yangberkaitan dengan permasalahanprosedur pengarsipan pada dinaspekerjaan umum provinsi sumateraselatan yang diteliti berupaperaturan – peraturan, arsip,dokumen dan lain – lain.

3.4 Teknik Pengumupulan DataGuna memperkuat data yang telah

diperoleh, maka penulis menggunakanmetode interview/ wawancara. MenurutEsterbeg dalam Sugiyonomendefinisikan interview sebagaiberikut.“a meeting of two persons toexchange information and ideathoughquestion and responses, resulting incommunication and joint consthroughof meaning about aparticulartopic”.Wawancara adalah merupakanpertemuan dua orang untuk bertukainformasi dan ide melalui Tanya jawab,sehingga dapat dikonstruksikan maknadalam suatu topik tertentu. MengenaiProsedur Pengarsipan Pada DinasPekerjaan Umum Bina Marga ProvinsiSumatera Selatan.

4. ANALISA DATAKearsipan merupakan faktor

penting untuk mencapai tujuan suatuorganisasi. Administrasi kearsipan yangbaik akan mempermudah suatuorganisasi mencapai tujuannya. PadaDinas Pekerjaan Umum Bina MargaProvinsi Sumatera Selatan pengelolahanarsip diserahkan pada masing-masing


83

unit (Disentralisasi). Jadi setiap unitkerja mempunyai kewenangan untukmengelola, memelihara dan menyimpanarsipnya masing-masing.Selain itu,untuk arsip pegawai seluruh DinasPekerjaan Umum Bina Marga ProvinsiSumatera Selatan disimpan secaradisentralisasi danada di ruangantersendiri.

4.1 Prosedur Kearsipan Pada DinasPekerjaan Umum Bina MargaProvinsi Sumatera SelatanProsedur kearsipan merupakan

langkah-langkah dalam kearsipan.kegiatan-kegiatan yang termasuk dalamprosedur kearsipan adalah sebagaiberikut:1. Penerimaan

Penerimaan merupakan langkahawal dalam proses penciptaan arsip. Halini tentu saja berkaitan dengan surat-surat yang diterima. Surat-surat yangmasuk di Dinas Pekerjaan Umum BinaMarga Provinsi Sumatera Selatanditerima oleh tepatnya staf bagianUmum dan Kepegawaian. Kemudiansetelah surat disortir dan diagenda, suratdidistribusikan ke masing-masing unitkerja. Masing-masing unit kerja diberikewenangan untuk menyimpan arsip-arsipnya sendiri.2. Pencatatan

Kegiatan pencatatan di DinasPekerjaan Umum Bina Marga ProvinsiSumatera Selatan dilakukan denganmenggunakan buku agenda.Surat yangdiagendakan diberi lembar disposisiuntuk dimintakan disposisi pada atasanyaitu Sekretaris dan Kepala Badan.Dalam teori disebutkan bahwa dalampencatatan surat, surat yang diterimadiberi lembar disposisi dan dicatatdalam kartu kendali atau buku agenda.Pada Dinas Pekerjaan Umum BinaMarga Provinsi Sumatera Selatan,pelaksanaan pencatatan surat dilakukanpada buku agenda.

3. PenyimpananPada Dinas Pekerjaan Umum Bina

Marga Provinsi Sumatera Selatan,sistem penyimpanan yang digunakanadalah system pokok soal. Penyimpananini dilaksanakan di Filling cabinet danlemari arsip. Arsip tersebut diletakkandalam folder dan setiap folder diberisatu kode klasifikasi. Kemudian foldertersebut dimasukkan kedalam fillingcabinet atau lemari arsip. Sedangkanuntuk asas penyimpanannya adalahdengan menggunakan asas campuran.Hal ini terlihat pada penyimpanannyayang dilakukan pada masing-masingbagian dan penyimpanan file.4. Pemeliharaan

Dalam pemeliharaan arsip di DinasPekerjaan Umum Bina Marga ProvinsiSumatera Selatan:a. Dengan meletakkan arsip di filling

cabinet, ordner, box file yang dapatmenghindarkan arsip dari seranganhama serta menjauhkan arsip darisinar matahari secara langsung.

b. Memberikan kapur barus agar arsiptidak berbau apek.

5. PenyusutanBegitu pula di Dinas Pekerjaan

Umum Bina Marga Provinsi SumateraSelatan, penyusutan dilakukan dengantujuan untuk menghemat peralatan,mengindarkan pencampuradukan antaraarsip aktif dan arsip inaktif, untukmemudahkan mencari arsip dan untukmemudahkan pengiriman arsip kekantor Arsip Daerah. Dalampelaksanaan penyusutan tersebut, BadanKepegawaian Daerah melakukankoordinasi dengan Kantor ArsipDaerah. Jadi kesimpulannya adalah:a. Penyusutan arsip di Dinas Pekerjaan

Umum Bina Marga ProvinsiSumatera Selatan dilakukan setelaharsip berumur 1 Tahun.

b. Dalam pelaksanaan penyusutanarsip, Badan Kepegawaian Daerahmelakukan koordinasi dengan


84

kantor Arsip Daerah sebagai kantoryang mengelola Arsip Daerah.

6. PemusnahanPada kantor Arsip Daerah, dalam

pelaksanaan pemusnahan dibentukkepanitiaan yang terdiri dari BadanPengawas dan Badan Hukum. Selainitu, instansi pencipta arsip bertindaksebagai saksi dalam pemusnahan arsiptersebut.Jadi dalam hal pemusnahanarsip, Dinas Pekerjaan Umum ProvinsiSumatera Selatan tidak melaksanakanpemusnahan. Akan tetapi pelaksanaanpemusnahan arsip dilakukan di kantorArsip Daerah dimana di kantor ArsipDaerah tersebut.

4.2 Faktor-Faktor yang MenghambatKearsipan Di Dinas PekerjaanUmum Bina Marga ProvinsiSumatera Selatan

A.Hambatan-Hambatan DalamPelaksanaan Kearsipan

Upaya-upaya yang dilakukan diDinas Pekerjaan Umum Bina MargaProvinsi Sumatera Selatan untukmengatasi hambatan tersebut adalahsebagai berikut:1. Pemanfaatan sarana dan prasarana

secara maksimal.2. Meningkatkan kualitas SDM pada

bidang kearsipan dengan cara salingbertukar pikiran mengenai masalah-masalah kearsipan.

3. Pengadaan pegawai kearsipan.Dari data yang berhasil

dikumpulkan oleh penulis, ternyataditemukan beberapa faktor yangmenjadi hambatan dalam prosespelaksanaan administrasi kearsipan diDinas Pekerjaan Umum Bina MargaProvinsi Sumatera Selatan. Hambatan-hambatan tersebut adalah:1. Adanya keterbatasan sarana dan

prasarana.2. Masih dangkalnya pengetahuan

yang dimiliki pengelola arsip dibidang kearsipan.

3. Belum adanya pegawai kearsipan.4. Upaya-upaya yang dilakukan untuk

mengatasi hambatan tersebutBerikut adalah rekap hasil

wawancara yang dilakukan oleh penulispada Dinas Pekerjaan Umum BinaMarga Provinsi Sumatera Selatan.

Tabel 4.1 Rekap dan Jawab Responden


85

Sumber Data: Dinas Pekerjaan Umum Bina MargaProvinsi Sumatera SelatanAgustus Tahun 2014

No Pertanyaan Responden Jawaban1 Asas apakah yang digunakan

untuk menyimpan arsip DinasPekerjaan Umum Bina MargaProvinsi Sumatera Selatan ?

Kepala Dinas Pekerjaan UmumBina Marga Provinsi SumateraSelatan

Di kantor kami, pengelolaan arsip diserahkanpada masing-masing unitkerja. Jadi setiap unit kerja mempunyaikewenangan untuk mengelola,memelihara dan menyimpan arsipnya masing-masing. Selain itu, untuk arsippegawai seluruh Dinas Pekerjaan Umum BinaMarga Provinsi Sumatera Selatan disimpansecara disentralisasi danada di ruangan tersendiri.

2 Bagaimana proses penerimaansurat di Dinas Pekerjaan UmumBina Marga Provinsi SumateraSelatan ?

Kepala Tata Usaha DinasPekerjaan Umum Bina MargaProvinsi Sumatera Selatan

Surat-surat yang kami terima kami telititerlebih dahulu, apakah adakesalahan atau tidak. Sehingga pada saatdilakukan pencatatan nanti tidakmenemui kesulitan karena surat yang salah.Setelah itu petugas penerimamemberi tanda tangan pada tanda penerimasurat.

3 Bagaimana pelaksanaanpenyusutan dan pemusnahan arsipDinas Pekerjaan Umum BinaMarga Provinsi Sumatera Selatan?

Staf Tata Usaha DinasPekerjaan Umum Bina MargaProvinsi Sumatera Selatan

Untuk arsip-arsip yang sudah tidak digunakan,diadakan penyusutan dan pemusnahan. Akantetapi, untuk pemusnahan arsipdilakukan di Kantor Arsip Daerah. Kita seleksiarsip-arsip mana saja yang perlu dimusnahkandan membuat daftar pertelaannya. Kemudiankita koordinasi dengan Kantor Arsip Daeraharsip-arsip mana yang perlu dimusnahkan danpada saat dilakukan pemusnahan, kamimenyaksikannyasehingga arsip tersebut benar-benar musnah.

4 Hambatan-hambatan apa yangdialami sehubungan denganpelaksanaankearsipan?

Kepala Dinas Pekerjaan UmumBina Marga Provinsi SumateraSelatan

Kami mengalami berbagai hambatan dalampengelolaan arsip. Hambatan-hambatantersebut antara lain seperti masih rendahnyakualitas SDM di bidang kearsipan, rendahnyasarana dan prasarana yang ada, tidak adanyaDiklat bidang kearsipanserta kurang adanyaperhatian di bidang kearsipanitu sendiri. Hal ini terlihat pada pegawaikearsipan yang belum ada.

5 Bagaimana proses pencatatansurat masuk?

Staf Bagian Keuangan DinasPekerjaan Umum Bina MargaProvinsi Sumatera Selatan

“Surat yang kami terima kami beri lembardisposisi kemudian dicatat dalam buku agenda”

6 Bagaimana proses peminjamanarsip di dinas pekerjaan umumbina marga provinsi sumateraselatan?

Seksi Penyimpanan DokumenTeknik Dinas Pekerjaan UmumBina Marga Provinsi SumateraSelatan

Sebenarnya di kantor kami juga memiliki kartupinjam arsip.Tetapi pada pelaksanaanya kami tidakmenggunakan prosedur itu. Orangatau unit yang mau pinjam arsip ngomonglangsung pada penanggungjawab.Jadi tanpa menggunakan kartu pinjam arsip.

7 Bagaimana pemeliharaan arsipagar tidak rusak?


Dalam pemeliharaan arsip, yang dilakukan dikantor kami adalah denganmenyimpan arsip di tempat-tempatpenyimpanan arsip seperti fillingcabinet, ordner,box file dan lain-lain.Sedangkan untuk menghindari baupada arsip-arsip yang telah disimpan, kantorkami menggunakan kapurbarus sehingga arsip tidak berbau apek yangdapat merusakkan dan tentu saja mengganggupenemuan arsip serta menghindarkan arsip darisinarmatahari secara langsung.

8 Bagaimana proses pemusnahanarsip di Dinas Pekerjaan UmumBina Marega Provinsi SumateraSelatan


Untuk pemusnahan, kami melakukankoordinasi dengan kantor ArsipDaerah.


86

4.3 Analisis Prosedur Kearsipan PadaDinas Pekerjaan Umum BinaMarga Provinsi SumateraSelatanProsedur kearsipan merupakan

langkah-langkah dalam kearsipan.kegiatan-kegiatan yang termasuk dalamprosedur kearsipan adalah sebagaiberikut:a. Penerimaan

Penerimaan merupakan langkahawal dalam proses penciptaan arsip. Halini tentu saja berkaitan dengan surat-surat yang diterima.Surat-surat yangmasuk di Dinas Pekerjaan Umum BinaMarga Provinsi Sumatera Selatanditerima oleh tepatnya staf bagianUmum dan Kepegawaian. Kemudiansetelah surat disortir dan diagenda, suratdidistribusikan ke masing-masing unitkerja. Masing-masing unit kerja diberikewenangan untuk menyimpan arsip-arsipnya sendiri.

Secara teoritis, dalam penerimaansurat, langkah-langkah yang harusdilaksanakan dalam penerimaan suratadalah sebagai berikut:a. Menerima suratb. Memeriksa jumlah dan alamat suratc. Memberi paraf dan nama terang

pada buku ekspedisi/lembarpengantar surat

d. Menelitih tanda-tanda kerahasiaansurat, kesesuaian isi surat serta ke-sah-an surat

e. Meneruskan surat kepada penyotirBerdasarkan uraian tersebut di atas,

maka dapat dilihat adanya kesesuaianantar teori tentang penerimaan arsipdengan praktek pelaksanaan penerimaanarsip di Dinas Pekerjaan Umum BinaMarga Provinsi Sumatera Selatan.b. Pencatatan

Kegiatan pencatatan di DinasPekerjaan Umum Bina Marga ProvinsiSumatera Selatan dilakukan denganmenggunakan buku agenda.Surat yangdiagendakan diberi lembar disposisi

untuk dimintakan disposisi pada atasanyaitu Sekretaris dan Kepala Badan.Dalam teori disebutkan bahwa dalampencatatan surat, surat yang diterimadiberi lembar disposisi dan dicatatdalam kartu kendali atau buku agenda.Pada Dinas Pekerjaan Umum BinaMarga Provinsi Sumatera Selatan,pelaksanaan pencatatan surat dilakukanpada buku agenda. Hal tersebut sudahsesuai dengan teori mengingat bukuagenda adalah sebagai pengganti kartukendali atau kartu ekspedisi.

Jadi kesimpulannya, langkah-langkah pencatatan surat masuk diDinas Pekerjaan Umum Bina MargaProvinsi Sumatera Selatan adalahsebagai berikut:a. Surat yang diterima diberi lembar

disposisib. Surat yang dicatat dalam buku

agenda surat masukc. Surat diserahkan ke kapala sub

bagian umum untuk dimintakandisposisi pada sekretaris atau kepadabadan kepegawaian.

d. Surat yang diberi disposisi dicatatdisposisinya.

c. PenyimpananDalam teori dijelaskan bahwa

system penyimpanan ada 5 (lima)macam yaitu: system pokok soal, sisemabjad, siatem terminal digit, systemwilayah dan system tanggal. Haltersebut bertujuan untuk mempermudahpenemuan arsip. Selain itu asaspenyimpanan ada 3 (tiga) macam yaituasa sentralisasi, asas desentralisasi dancampuran pada Dinas Pekerjaan UmumBina Marga Provinsi Sumatera Selatan,sistem penyimpanan yang digunakanadalah system pokok soal. Penyimpananini dilaksanakan di Filling cabinet danlemari arsip. Arsip tersebut diletakkandalam folder dan setiap folder diberisatu kode klasifikasi.Kemudian foldertersebut dimasukkan ke dalam fillingcabinet atau lemari arsip.Sedangkan


87

untuk asas penyimpanannya adalahdengan menggunakan asas campuran.Hal ini terlihat pada penyimpanannyayang dilakukan pada masing-masingbagian dan penyimpanan file.

Jadi dapat disimpulkan bahwadalam pelaksanaan penyimpnanyangdigunakan di Dinas PekerjaanUmum Bina Marga Provinsi SumateraSelatan adalah sebagai berikut:a. Penyimpanan arsip menggunakan

system pokok soalb. Asas yang digunakan adalah asas

campuran yaitu asas sentralisasi dandisentralisasi

d. PemeliharaanPemeliharaan merupakan suatu

usaha untuk menjaga arsip agarterhindar dari segala sesuatu yang dapatmerusak arsip tersebut. Sehingga arsipdapat awetdan tahan lama.Pemeliharaan dapat dilakukan denganmeletakan atau menyimpan arsip ditempat yang aman seperti tempat yangdari besi, tidak terkena sinar mataharisecara langsung, air dan lain-lain.

Dalam teori dijelaskan bahwapemeliharaan arsip, yaitu denganmenghindari arsip-arsip dari hal-halyang dapat menyebabkan rusaknya arsipseperti udara yang lembab, udara yangkering, sinar matahari secara langsung,debu, jamur, dan lain sebagainya.

Dalam pemeliharaan arsip diDinas Pekerjaan Umum Bina MargaProvinsi Sumatera Selatan sudah sesuaidengan teori yaitu:a. Dengan meletakkan arsip di filling

cabinet, ordner, box file yang dapatmenghindarkan arsip dari seranganhama serta menjauhkan arsip darisinar matahari secara langsung.

b. Memberikan kapur barus agar arsiptidak berbau apek.

e. PenyusutanPenyusutan merupakan salah satu

sarana untuk mengatasi penumpukanarsip.Arsip-arsip yang sudah jarang dan

tidak digunakan lagi diadakannyapengurangan. Hal tersebut dapatdilakukan dengan cara memindahkanarsip aktif ke dalam arsif in aktif. Dalamteori dijelaskan bahwa penyusutandilakukan karena memiliki tujuan.Adanya tujuan adalah:a. Menghindari pencampuradukan

antara arsip-arsip yang masih aktifdengan yang tak aktif (semi aktif),serta antara arsip yang bernilaipenting dan tak penting.

b. Memudahkan kembali mencariarsip, jika sewaktu-waktudiperlukan

c. Menghambat biaya, baik untukmembeli peralatan, pemeliharaan,kepegawaian, dan lain-lain

d. Tempat yang digunakan untukmenyimpan arsip aktif akan menjadilonggar untuk menampungbertambahnya arsip baru

e. Untuk memantapkan jangka waktuarsip dan menempatkan arsip takaktif yang bernilai berlanjutan ditempat yang lebih baik

f. Untuk memantapkan pemeliharaanarsip yang bernilai permanen hinggaarsip tersebut dapat diperlakukanpermanen dan diatur dengan baik,terlindungi dari segala faktorbahaya.

g. Untuk mempermudahkanpengiriman ke Arsip Nasional.

Begitu pula di Dinas PekerjaanUmum Bina Marga Provinsi SumateraSelatan, penyusutan dilakukan dengantujuan untuk menghemat peralatan,mengindarkan pencampuradukan antaraarsip aktif dan arsip inaktif, untukmemudahkan mencari arsip dan untukmemudahkan pengiriman arsip kekantor Arsip Daerah. Dalampelaksanaan penyusutan tersebut, BadanKepegawaian Daerah melakukankoordinasi dengan Kantor ArsipDaerah. Jadi kesimpulannya adalah:


88

a. Penyusutan arsip di Dinas PekerjaanUmum Bina Marga ProvinsiSumatera Selatan dilakukan setelaharsip berumur 1 Tahun.

b. Dalam pelaksanaan penyusutanarsip, Badan Kepegawaian Daerahmelakukan koordinasi dengankantor Arsip Daerah sebagai kantoryang mengelola Arsip Daerah.

f. PemusnahanPemusnaan arsip merupakan

kelanjutan dari proses penyusutan.Arsip-arsip yang sudah tidak ada nilaigunanya dan telah melampaui jangkawaktu penyimpanan harusdimusnahkan. Sebelum dilakukanpemusnahan, arsip-arsip diseleksi manayang masih perlu di simpan dan manayang perlu dimusnahkan. Secarateoritis, langkah-langkah prosedurpemusnahan adalah sebagai berikut:a. Pembuatan daftar jenis yang

dimusnahkan (daftar penelaahan)b. Pembuatan berita acara pemusnahanc. Pelaksanaan pemusnahan dengan

saksi-saksi dikantor bandankepegawaian pelaksanaanpemusnahan dilakukan di kantorarsip daerah.

Meskipun demikian di kantorarsip daerah, dalam pelaksanaanpemusnahan dibentuk kepanitiaan yangterdiri dari badan pengawasan danbadan hukum. Selain itu, instansipencipta arsip bertindak sebagai saksidalam pemusnahan arsip tersebut. Jadidalam hal pemusnahan bertindaksebagai saksi dalam pemusnahan arsiptersebut. Jadi dalam hal pemusnahanarsip, Dinas Pekerjaan Umum ProvinsiSumatera Selatan tidak melaksanakanpemusnahan. Akan tetapi pelaksanaanpemusnahan arsip dilakukan di kantorArsip Daerah dimana di kantor ArsipDaerah tersebut pelaksanaanpemusnahaan arsip sesuai dengan teori.

4.4 Faktor - Faktor YangMenghambat Kearsipan DiDinas Pekerjaan Umum BinaMarga Provinsi SumateraSelatan

A. Hambatan-Hambatan DalamPelaksanaan Kearsipan

Dalam melakukan suatupekerjaan, hambatan merupakan suatuhal yang wajar. Setiap organisasipastilahakan mengalami hambatandalam mencapai tujuannya. Kami jugamenghadapi berbagai hambatan yangberupa kurangnya sarana dan prasarana,kurangnya pengetahuan di bidangkearsipan dan tidak adanya petugaskhusus bidang kearsipan sendiri.

Hambatan-hambatan tersebutantara lain seperti masih rendahnyakualitas Sumber Daya Manusia dibidang kearsipan, rendahnya sarana danprasarana yang ada, tidak adanya diklatbidang kearsipan serta kurang adanyaperhatian di bidang kearsipan itusendiri. Hal ini terlihat pada pegawaikearsipan yang belum ada.

Dari kedua pendapat tersebutdapat penulis uraikan mengenaihambatan-hambatan dalam pelaksanaankearsipan yang terjadi di DinasPekerjaan Umum Bina Marga ProvinsiSumatera Selatan. Adapun hambatan-hambatan tersebut adalah sebagaiberikut:1. Adanya keterbatasan sarana dan

prasarana.2. Masih dangkalnya pengetahuan di

bidang kearsipan.3. Belum adanya pegawai kearsipan.4. Upaya-upaya untuk mengatasi

hambatan tersebut.Setiap kegiatan selalu ada

hambatan-hambatan, begitu juga denganadanya hambatan-hambatan tersebut,dilakukan upaya-upaya untukmengatasinya. Untuk mengatasihambatan-hambatan tersebut, kamilakukan dengan cara memanfaatkan


89

sarana dan prasarana yang ada secaramaksimal dan sebaik-baiknya. Pegawaitidak memperoleh pendidikan khususbidang arsiparis, dan dalam pelaksanaantugas berdasarkan pengalaman saja,selalu saling bertukar pikiran kalaubelum ada hal-hal yang kurang tahu.Kami juga mengusulkan pengadaanpegawai kearsipan

Dari keterangan tersebut, adapunupaya-upaya yang dilakukan di DinasPekerjaan Umum Bina Marga ProvinsiSumatera Selatan untuk mengatasihambatan tersebut adalah sebagaiberikut:1. Pemanfaatan sarana dan prasarana

secara maksimal.2. Meningkatkan kualitas SDM pada

bidang kearsipan dengan cara salingbertukar pikiran mengenai masalah-masalah kearsipan.

3. Pengadaan pegawai kearsipan.Hambatan Dalam Pelaksanaan

Kearsipan di atas telah diketahui bahwamasalah-masalah yang timbul dalambidang kearsipan adalah sebagai berikut:a. Penemuan kembali secara cepat dan

tepat terhadap arsip-arsip apabilasewaktu-waktu dapat diperlukan,baik oleh pihak pimpinan organisasiyang bersangkutan maupun olehorganisasi lainnya.

b. Hilangnya arsip-arsip sebagai akibatdari sistem penyimpanan yangkurang sistematis, sistempemeliharaan dan penanganan yangkurang sempurna, serta peminjamanatau pemakaian arsip oleh pimpinanatau oleh satuan organisasi lainnya,yang jangka waktu lama, sehinggaarsip lupa dikembalikan kepada unitkearsipan.

c. Bertambahnya terus menerus arsipke dalam bagian kearsipan tanpadiikuti dengan penyingkiran danpenyusutan yang mengakibatkan

tempat penyimpanan arsip tidakmencukupi.

d. Tata kerja kearsipan yang tidakmengikuti perkembangan ilmukearsipan modern karena pegawaikearsipan yang tidak cakap dankurang adanya bimbingan yangteratur dari pihak pimpinan dan daripara ahli kearsipan.

e. Peralatan kearsipan yang kurangmemadai, tidak mengikutiperkembangan ilmu kearsipanmodern, karena kurangnya danayang tersedia serta karena pegawaikearsipan yang tidak cakap.

f. Kurang adanya kesadaran dari parapegawai terhadap peranan danpentingnya arsip-arsip bagiorganisasi sehingga sistempenyimpanan, pemeliharaan danperawatan arsip kurang mendapatperhatian yang semestinya.

Dari data yang berhasildikumpulkan oleh penulis, ternyataditemukan beberapa faktor yangmenjadi hambatan dalam prosespelaksanaan administrasi kearsipan diDinas Pekerjaan Umum Bina MargaProvinsi Sumatera Selatan dimanahambatan-hambatan tersebut telahsesuai dengan teori. Hambatan-hambatan tersebut adalah:a. Adanya keterbatasan sarana dan

prasarana.b. Masih dangkalnya pengetahuan

yang dimiliki pengelola arsip dibidang kearsipan.

c. Belum adanya pegawai kearsipan.d. Upaya-upaya yang dilakukan untuk

mengatasi hambatan tersebutDalam teori dijelaskan bahwa

untuk mengatasi masalah-masalahseperti di atas, maka perlu dipelajari,diatur dan dikembangkan mengenai :a. Sistem penyimpanan arsip yang

tepat bagi masing-masing instansi.b. Penataan ruang kearsipan yang

sesuai dan teratur.


90

c. Penggunaan peralatan yang tepat.d. Diadakannya penataran atau Diklat

bagi pegawai.Hal-hal yang dilakukan oleh

Kantor Badan Kepegawaian Daerahuntuk mengatasi hambatan-hambatantersebut adalah:a. Pemanfaatan sarana dan prasarana

secara maksimal.b. Meningkatkan kualitas SDM pada

bidang kearsipan dengan caramengirim pegawai untuk mengikutiseminar atau Diklat tentangkearsipan.

c. Penataan ruang secara teratur

5. KESIMPULAN DAN SARAN1.1 Kesimpulan

Dari data yang telah dikumpulkandan analisis oleh penulis dapatmengambil kesimpulan dari masalahProsedur Pengarsipan dan Faktor-FaktorPenghambat Pengarsipan Pada DinasPekerjaan Umum Bina Marga ProvinsiSumatera Selatansebagai berikut:1. Prosedur Kearsipan pada Dinas

Pekerjaan Umum Bina MargaProvinsi Sumatera Selatan sebagianbelum sesuai dengan teori yangtelah di pelajari oleh penulis yaitu:a. Penerimaanb. Pencatatanc. Penyimpanand. Pemeliharaane. Penyusutanf. Pemusnahan

2. Faktor-faktor penghambat kearsipandi Dinas Pekerjaan Umum BinaMarga Provinsi Sumatera Selatanantara lain:a. Adanya keterbatasan sarana dan

prasarana.b. Masih dangkalnya pengetahuan

di bidang kearsipan.c. Belum adanya pegawai

kearsipan.

1.2 SaranSehubung dengan belum adanya

pegawai khusus kearsipan, makaalangkah baiknya jika pihak DinasPekerjaan Umum Bina Marga ProvinsiSumatera selatan melakukan rekruitmenuntuk tenaga khusus kearsipan.Alangkah baiknya jika kualitas SDMditingkatkan dengan mengirimkanpegawai ke seminar atau diklat tentangkearsipan mengingat pengelolahan arsiptidak memiliki latar belakangpengetahuan tentang arsip. Alangkahbaiknya jika pihak Dinas PekerjaanUmum Bina Marga Provinsi SumateraSelatan melakukan penambahanperalatan kearsipan seperti, lemari arsipmengingat arsip yang disimpan semakinbanyak sesuai dengan pengembanganorganisasi.

DAFTAR PUSTAKA

Anugrah, Dino. 2014. Jenis-JenisPeralatan Kearsipan: Jakarta

Amsyah, Zulkifli. 1998. ManajemenKearsipan: Jakarta

Render, Barry. Heizer Jay. 2005.Operation Management: Jakarta

HS, Lasa. 2010. Perencanaan StrategiKearsipan. yogyakarta

Liang, The Gie. 2007. AdministrasiPerkantoran Modern, Liberty:Yogyakarta.

Undang-undang No. 7 Tahun 1971Tentang ketentuan – ketentuanpokok kearsipan

Simon.1958 . Manajemen Kearsipan:Jakarta

Suhanda, Panji. 1987. Dasar-DasarKorespondensi Niaga: Jakarta


91

Sutarto. 1993. Sekretaris Dan TataWarkat: Jakarta

Wursanto Ig. 1991. Kearsipan I:Yogyakarta

Widjaja A.W. 1993. AdministrasiKearsipan: Jakarta

Wursanto Ig. 1995. Kearsipan II:Yogyakarta

ANALISA PROSEDUR PENGARSIPAN DAN FAKTOR-FAKTOR PENGHAMBAT PENGARSIPAN PADA DINAS PEKERJAAN UMUM...

Documents

Transcript of ANALISA PROSEDUR PENGARSIPAN DAN FAKTOR-FAKTOR PENGHAMBAT PENGARSIPAN PADA DINAS PEKERJAAN UMUM...