zaki-tugas sia Mei 2014.pdf

GARDEN CAFE Jl. Basuki Rahmad Malang Telp : (0341) 491598

DR. ZAKI BARIDWAN, SE.,MSI.,AK.CA 2014

Draft Prosedur G.1

TUGAS MAHASISWA ADALAH MEMBUAT FLOWCHART ATAS

SEMUA PROSEDUR PEMBELIAN BAHAN GARDEN CAFE

DIBAWAH INI

PROSEDUR PEMBELIAN BAHAN

GARDEN CAF



Draft Prosedur G.2

7.1. Tujuan

Tujuan dari prosedur ini adalah untuk menjelaskan tata cara Pelaksanaan

Pembelian Bahan Baku Garden Caf kepada Supplier, Pelaksanaan Permintaan

Barang ke Rumah Tangga.

7.2. Ruang Lingkup

Ruang Lingkup dari prosedur ini meliputi Prosedur Pembelian Bahan Basah

kepada Supplier dengan Tunai, Prosedur Pembelian Bahan Basah kepada

Supplier dengan Kasbon, Prosedur Pembelian Bahan Kering kepada Supplier,

Prosedur Retur Pembelian Bahan Baku, Prosedur Permintaan Barang kepada

Rumah Tangga, dan Prosedur Pembuangan Bahan Baku.

7.3. Unit-Unit Yang Terkait

Unit-unit yang terkait pada prosedur ini meliputi :

Supplier

Unit Rumah Tangga & Pemeliharaan Sarana

Manajer Departemen Marketing

Direktur Umum

Unit Administrasi, Umum & Keuangan

Unit Pajak & Akuntan

7.4. Prosedur-Prosedur Pembelian Garden Caf

7.4.1. Prosedur Pembelian Bahan Basah ke Supplier

Naratif prosedur pembelian bahan basah ke supplier

Koki mengecek jumlah fisik barang,kurang / tidak, tiap pagi atau malam;

a. Jika stok tidak kurang, maka tidak akan dilakukan pembelian

b. Jika stok kurang, maka Koki membedakan bahan yang dibeli tunai atau

kasbon



Draft Prosedur G.3

- Jika dibeli dengan Kasbon, maka akan dilanjutkan ke Prosedur

Pembelian Kasbon

- Jika dibeli dengan Tunai, maka Koki akan membuat Nota Belanja

Bahan Pokok dan menandatanganinya, lalu menyerahkannya pada

Supervisor (Spv)

Supervisor menerima Nota Belanja Bahan Pokok lalu mengecek kesesuaian

Nota Belanja Bahan Pokok dengan stok

a. Jika tidak sesuai, maka permintaan pembelian ditolak

b. Jika sesuai, maka Supervisor menandatangani Nota Belanja Bahan

Pokok lalu diserahkankan pada Kasir sebagai bukti penerimaan barang.

- Nota Belanja Bahan Pokok (lembar 1) untuk Supplier

- Nota Belanja Bahan Pokok (lembar 2) untuk Kasir

Kasir memesan Barang pada Supplier lewat telpon.

Naratif prosedur penerimaan bahan basah dari supplier

Kasir menerima Barang dan Nota Pembelian (rangkap 2) dari Supplier.

Kasir mengecek jumlah, fisik barang serta kesesuaian faktur dengan Nota

Belanja Bahan Pokok

- Jika tidak sesuai, maka konfirmasi dengan Supplier

- Jika cacat, barang ditukar atau tidak

- Jika jumlah barang kurang, maka yang ditulis pada Laporan Penerimaan

Barang hanya barang yang diterima saja

- Jika sesuai, maka Kasir membuat dan menandatangani Formulir

pembelian.

Kasir menyerahkan Laporan Penerimaan Barang (rangkap 2) dan Nota

Pembelian (lembar 1) pada Supervisor. Kasir mengarsip Nota Pembelian

(lembar 2).

Supervisor mengecek kesesuaian harga pd Laporan Penerimaan Barang dg

Nota Pembelian.

a. Jika tidak sesuai, maka konfirmasi pada Kasir.

b. Jika sesuai, maka Supervisor menandatangani Laporan Penerimaan

Barang (rangkap 2), dan mengarsip Laporan Penerimaan Barang (lembar

2)



Draft Prosedur G.4

Naratif prosedur pembayaran bahan basah ke supplier

Supervisor meminta Surat Perintah Membayar dari Unit Administrasi, Umum

& Keuangan dan mengisi Surat Perintah Membayar sesuai dengan total

pembelian bahan pada Nota Belanja Bahan Pokok dan Nota Pembelian.

Petugas caf menyerahkan Surat Perintah Membayar, Nota Pembelian

(lembar 1), dan Laporan Penerimaan Barang (lembar 1) kepada Manajer

Departemen Marketing.

Manajer Departemen Marketing mengecek kesesuaian Surat Perintah

Membayar, Nota Pembelian, dan Laporan Penerimaan Barang.

a. Jika tidak sesuai, maka konfirmasi ke Supervisor Caf

b. Jika sesuai, maka Manajer Departemen Marketing akan menandatangani

Surat Perintah Membayar.

Kemudian Petugas caf menyerahkan Surat Perintah Membayar, Nota

Pembelian, dan Laporan Penerimaan Barang kepada Direktur.Umum

Direktur Umum mengecek Surat Perintah Membayar, Nota Pembelian, dan

Laporan Penerimaan Barang lalu mengotorisasi Surat Perintah Membayar.

Petugas caf menyerahkan Surat Perintah Membayar, Nota Pembelian, dan

Laporan Penerimaan Barang kepada Unit Administrasi, Umum & Keuangan.

Unit Administrasi, Umum & Keuangan mengecek Surat Perintah Membayar,

Nota Pembelian, & Laporan Penerimaan Barang, lalu menandatangani SPM;

Unit Administrasi, Umum & Keuangan meminta Supplier menandatangani

Surat Perintah Membayar yang sudah diotorisasi Direktur Umum sebagai

tanda terima uang pembelian bahan (maksimal jam 12.00);

Unit Administrasi, Umum & Keuangan membuat Laporan Kas Keluar

(rangkap 2)

- Laporan Kas Keluar lembar 1 untuk Unit Pajak dan Akuntan.

- Laporan Kas Keluar lembar 2 untuk diarsip

Surat Perintah Membayar, Nota Pembelian, Laporan Penerimaan Barang dan

Laporan Kas Keluar diserahkan pada Unit Pajak dan Akuntan;

Unit Pajak dan Akuntan.mengecek Surat Perintah Membayar, Nota

Pembelian, Laporan Penerimaan Barang dan. Laporan Kas Keluar;

Setelah sesuai bagian Unit Pajak dan Akuntan membuat Jurnal Pengeluaran

Kas.



Draft Prosedur G.5

Kebijakan manajemen prosedur pembelian bahan basah ke supplier

a. Semua formulir yang dihasilkan oleh RS Yasmin bernomor urut tercetak.

b. Adanya pemisahan fungsi, antara Fungsi Pengadaan Barang (Koki), Fungsi

Penerimaan Barang (Kasir), dan Fungsi Pembelian (Supervisor).

c. Satu fungsi tidak boleh diberi tanggungjawab penuh untuk melaksanakan

semua kegiatan transaksi

d. Pengecekan jumlah fisik barang dilakukan tiap pagi atau malam.

e. Bahan basah yang mudah busuk harus disimpan dalam lemari pendingin.

f. Pengiriman bahan paling lambat adalah pukul 12.00, jika melebihi batas

waktu tidak akan diterima oleh kasir.

g. Pembelian hanya pada supplier yang telah disetujui.

h. Pembelian dilakukan secara tunai.

i. Setiap dilakukan penerimaan barang, dilakukan pengecekan terhadap

jumlah, fisik barang serta kesesuaian faktur dengan Nota Belanja Bahan

Pokok.

j. Supervisor wajib mengecek kesesuaian Nota Belanja Bahan Pokok dengan

fisik barang yang dikirim.

k. Penggunaan dokumen harus dapat diandalkan dan pemakaiannya dapat

dipertanggungjawabkan.

l. Setiap pembelian harus disertai dengan faktur atau Nota Pembelian.

m. Harga barang tidak ditulis pada Surat Perintah Membayar, yang tertulis hanya

total harga barang

n. Bukti-bukti transaksi yang diarsip oleh Garden Caf wajib disimpan dengan

baik pada tempatnya, sampai minimal 12 bulan

o. Yang berhak melakukan pemesanan / pembelian hanya Supervisor (Jika

Supervisor berhalangan hadir, maka dapat digantikan oleh Manajer

Departemen Marketing)

p. Yang berhak mengatahui informasi tentang persediaan barang hanya Koki

dan Supervisor.

q. Pembelian hanya bisa dilakukan oleh Manajer Departemen Marketing dan

Direktur Umum

r. Otorisasi tertinggi berada di tangan Direktur Umum.



Draft Prosedur G.6

s. Untuk otorisasi Nota Belanja Bahan Pokok jika Supervisor tidak masuk, maka

ditandatangani pada Kasir.

t. Untuk otorisasi Surat Perintah Membayar jika Manajer Departemen Marketing

tidak masuk, maka langsung diotorisasi Direktur Umum.

u. Koki sebagai pusat informasi tentang persediaan barang.

v. Sanksi akan diberikan apabila tidak mematuhi kebijakan manajemen yang

sama sebanyak 3 kali dalam jangka waktu 1 tahun. Sanksi tersebut yaitu:

- Untuk pelanggaran pertama kali pihak maka manajemen RS Yasmin akan

memberikan teguran.

- Untuk pelanggaran kedua kali maka manajemen RS Yasmin akan

mengeluarkan Surat Peringatan.

- Untuk pelanggaran ketiga kali maka manajemen RS Yasmin berhak untuk

memberikan tindakan yang lebih tegas berupa Pemutusan Hubungan

Kerja.

Kebijakan akuntansi prosedur pembelian bahan basah ke supplier

a. Metode arus biaya persediaan menggunakan Average Method.

b. Metode pencatatan persediaaan menggunakan metode fisik.

c. Pengukuran pembelian adalah berdasarkan jumlah Netto (Harga Pembelian

bahan baku adalah sebesar Harga Perolehan).

d. Pendapatan pembelian secara tunai diakui pada saat.penerbitan Surat

Perintah Membayar di Unit Administrasi dan Keuangan.

Jurnal standar prosedur pembelian bahan basah ke supplier

Pencatatan Pembelian secara Tunai

Pembelian xx

Kas xx



Draft Prosedur G.7

7.4.2. Prosedur Pembelian Bahan Kering ke Supplier

Naratif prosedur pembelian bahan kering ke supplier

Koki mengecek jumlah fisik barang,kurang / tidak, tiap pagi atau malam.

a. Jika stok tidak kurang, maka tidak akan dilakukan pembelian

b. Jika stok kurang, maka Koki akan membuat Nota Belanja Bahan Pokok

dan menyerahkannya pada Supervisor (Spv)

- Nota Belanja Bahan Pokok (lembar 1) untuk Supplier

- Nota Belanja Bahan Pokok (lembar 2) untuk Kasir

Supervisor menerima Nota Belanja Bahan Pokok lalu mengecek kesesuaian

Nota Belanja Bahan Pokok dengan fisik barang;

a. Jika tidak sesuai, maka permintaan pembelian ditolak

b. Jika sesuai, maka Supervisor menandatangani Nota Belanja Bahan

Pokok, lalu dikembalikan pada Kasir sebagai bukti penerimaan barang.

Kasir memesan barang pada Supplier lewat telpon;

Naratif prosedur penerimaan bahan kering ke supplier

Supplier konfirmasi pada petugas caf bahwa barang siap dikirim;

Petugas caf mengambil barang dan Memo di Supplier. Lalu tanda tangan

pada Buku Permintaan Caf sebagai bukti bahwa barang telah diambil.

Petugas Caf menyerahkan barang pada Kasir caf.

Kafe menerima barang dan Memo dari Supplier

Kasir mengecek jumlah, fisik barang serta kesesuaian Memo dg Nota

Belanja Bahan Pokok

- Jika tidak sesuai, maka konfirmasi dengan Supplier

- Jika cacat, barang ditukar atau tidak

- Jika jumlah barang kurang, maka ditulis pada Laporan Penerimaan

Barang

- Jika iya, maka Kasir membuat dan menandatangani Memo;

Kasir membuat Laporan Penerimaan Barang dan menandatanganinya;

Kasir menyerahkan Laporan Penerimaan Barang (rangkap 2) dan Memo

pada Supervisor;

Supervisor mengecek kesesuaian harga pd Laporan Penerimaan Barang

dengan faktur.



Draft Prosedur G.8

a. Jika tidak sesuai, maka konfirmasi pada kasir.

b. Jika sesuai, maka Supervisor Laporan Penerimaan Barang (rangkap 2),

dan mengarsip Laporan Penerimaan Barang (lembar 2).

Naratif prosedur pembayaran bahan kering ke supplier

Supervisor meminta Surat Perintah Membayar dari Unit Administrasi, Umum

& Keuangan dan mengisi Surat Perintah Membayar sesuai dengan total

pembelian bahan pada Nota Belanja Bahan Pokok dan Memo dari Supplier;

Petugas caf menyerahkan Surat Perintah Membayar, Memo, dan Nota

Belanja Bahan Pokok kepada Manajer Departemen Marketing;

Manajer Departemen Marketing mengecek kesesuaian Surat Perintah

Membayar, Memo, dan Nota Belanja Bahan Pokok.

a. Jika tidak sesuai, maka konfirmasi ke Supervisor Caf

b. Jika sesuai, maka Manajer Departemen Marketing akan menandatangani

Surat Perintah Membayar

Kemudian Petugas caf menyerahkan Surat Perintah Membayar, Memo, dan

Nota Belanja Bahan Pokok kepada Direktur.Umum;

Direktur Umum mengecek Surat Perintah Membayar, Memo, dan Nota

Belanja Bahan Pokok, lalu mengotorisasi Surat Perintah Membayar;

Petugas caf menyerahkan Surat Perintah Membayar, Memo, dan Nota

Belanja Bahan Pokok kepada Unit Administrasi, Umum & Keuangan;

Unit Administrasi, Umum & Keuangan mengecek Surat Perintah Membayar,

Memo, dan Nota Belanja Bahan Pokok, lalu menandatangani Surat Perintah

Membayar;

Unit Administrasi, Umum & Keuangan meminta Supplier menandatangani

Surat Perintah Membayar yang sudah diotorisasi Direktur Umum sebagai

tanda terima uang pembelian bahan (maksimal jam 12.00).

Unit Administrasi, Umum & Keuangan membuat Laporan Kas Keluar (rangkap

2)

- Laporan Kas Keluar lembar 1 untuk Unit Pajak dan Akuntan.

- Laporan Kas Keluar lembar 2 untuk diarsip

Surat Perintah Membayar, Nota Pembelian, Laporan Penerimaan Barang dan

Laporan Kas Keluar diserahkan pada Unit Pajak dan Akuntan;



Draft Prosedur G.9

Unit Pajak dan Akuntan.mengecek Surat Perintah Membayar, Nota

Pembelian, Laporan Penerimaan Barang dan. Laporan Kas Keluar;

Setelah sesuai bagian Unit Pajak dan Akuntan membuat Jurnal Pengeluaran

Kas.

Kebijakan manajemen prosedur pembelian bahan kering ke supplier

a. Semua formulir yang dihasilkan oleh RS Yasmin bernomor urut tercetak.

b. Adanya pemisahan fungsi, antara Fungsi Pengadaan Barang (koki), Fungsi

Penerimaan Barang (Kasir), dan Fungsi Pembelian (Supervisor).

c. Satu fungsi tidak boleh diberi tanggungjawab penuh untuk melaksanakan

semua kegiatan transaksi

d. Pengecekan jumlah fisik dilakukan tiap pagi atau malam.

e. Pengiriman bahan kering paling lambat adalah pukul 12.00, jika melebihi

batas waktu tidak akan diterima oleh kasir.

f. Pembelian hanya pada supplier yang telah disetujui.

g. Pembelian dilakukan secara tunai.

h. Setiap dilakukan penerimaan barang, dilakukan pengecekan terhadap

jumlah, fisik barang, tanggal Expired Date serta kesesuaian faktur dengan

Nota Belanja Bahan Pokok.

i. Supervisor wajib mengecek kesesuaian Nota Belanja Bahan Pokok dengan

fisik.

j. Penggunaan dokumen harus dapat diandalkan dan pemakaiannya dapat

dipertanggungjawabkan.

k. Setiap pembelian harus disertai dengan faktur atau Nota Pembelian

l. Bukti-bukti transaksi yang diarsip oleh Garden Caf wajib disimpan dengan

baik pada tempatnya, sampai minimal 12 bulan

m. Harga barang tidak ditulis pada Surat Perintah Membayar, yang tertulis hanya

total harga barang.

n. Yang berhak melakukan pemesanan / pembelian hanya Supervisor (Jika

Supervisor berhalangan hadir, maka dapat digantikan oleh Manajer

Departemen Marketing)

o. Yang berhak mengatahui informasi tentang persediaan barang hanya Koki

dan Supervisor



Draft Prosedur G.10

p. Pembelian hanya bisa dilakukan jika mendapat persetujuan dari Manajer

Departemen Marketing dan Direktur Umum.

q. Otorisasi tertinggi berada di tangan Direktur Umum.

r. Untuk otorisasi Nota Belanja Bahan Pokok jika Supervisor tidak masuk,

maka ditandatangani pada Kasir.

s. Untuk otorisasi Surat Perintah Membayar jika Manajer Departemen Marketing

tidak masuk, maka langsung diotorisasi Direktur Umum.

t. Koki sebagai pusat informasi tentang persediaan barang.

u. Sanksi akan diberikan apabila tidak mematuhi kebijakan manajemen yang

sama sebanyak 3 kali dalam jangka waktu 1 tahun. Sanksi tersebut yaitu:

- Untuk pelanggaran pertama kali pihak maka manajemen RS Yasmin akan

memberikan teguran.

- Untuk pelanggaran kedua kali maka manajemen RS Yasmin akan

mengeluarkan Surat Peringatan.

- Untuk pelanggaran ketiga kali maka manajemen RS Yasmin berhak untuk

memberikan tindakan yang lebih tegas berupa Pemutusan Hubungan

Kerja.

Kebijakan akuntansi prosedur pembelian bahan kering ke supplier

a. Metode arus biaya persediaan menggunakan Average Method.

b. Metode pencatatan persediaaan menggunakan metode fisik.

c. Pengukuran pembelian adalah berdasarkan jumlah Netto (Harga Pembelian

bahan baku adalah sebesar Harga Perolehan).

d. Pendapatan pembelian secara tunai diakui pada saat.penerbitan Surat

Perintah Membayar di Unit Administrasi dan Keuangan.

Jurnal standar prosedur pembelian bahan kering ke supplier

Pencatatan Pembelian secara Tunai

Pembelian xx

Kas xx

zaki-tugas sia Mei 2014.pdf

Documents

Transcript of zaki-tugas sia Mei 2014.pdf