Workshop KEIMIGRASIAN &

PENGUATAN UNIT

INTERNATIONAL RELATIONS

OFFICE

Hotel Santika, 15 Nov. 2014

Directorate of Partnership, Alumni and Global Initiative

Universitas Gadjah Mada

LATAR BELAKANG1

aSemakin tingginya jumlah kunjungan tamu asing di

UGM

bSemakin tingginya variasi bentuk kunjungan tamu

asing baik tipe kunjungan dan durasi

cVariasi “pernak-pernik” sistem keimigrasian di

Indonesia

dVariasi karakter tamu asing, baik dosen maupun

mahasiswa

BENTUK – BENTUK KUNJUNGAN DI UGM2

aKUNJUNGAN MAHASISWA JANGKA PENDEK

# Internship, short course, exchange, fieldtrip

bKUNJUNGAN MAHASISWA JANGKA PANJANG

# Master degree program, PhD program

cKUNJUNGAN PROFESSOR ASING: MENGAJAR

# Guest lecture, thesis supervision & defense

dDOSEN/MAHASISWA ASING: MENELITI

# Joint-research, PhD students, etc…

Penanganan Mobilitas Staf

(Incoming – Outgoing)

ALUR DOSEN TAMU ASING

Mobilitas Staf Outgoing

Pemroses Ijin Perjalanan Dinas Luar Negeri: SDM

Sedang dikembangkan Sistem Online Pengajuan Ijin

Perjalanan Dinas Luar Negeri oleh SDM

Kesempatan beasiswa exchange staff pendidik dan

kependidikan selama 1 bulan melalui Erasmus

Mundus Lotus+ dan Eramsus Mundus Areas+ (saat

ini sedang buka, deadline akhir Desember 2014)

PENGUSULAN DOKUMEN PERJALANAN DINAS LUAR

NEGERI

Penanganan Mobilitas Mahasiswa

(Incoming – Outgoing)

Mobilitas Mahasiswa Incoming

Mobilitas Mahasiswa Incoming

ALUR

MAHASISWA

ASING

PROGRAM

NON DEGREE (1)

ALUR

MAHASISWA

ASING

PROGRAM

NON DEGREE (2)

ALUR MAHASISWA DEGREE

ACADEMIC REQUIREMENTS

FOR FOREIGN STUDENTS

ACADEMIC REQUIREMENTS

FOR FOREIGN STUDENTS

DOCUMENTS TO BE SUBMITTED

1. UNDERGRADUATE

A. Legalized copy of academic reports (year 11 and 12)

B. Legalized academic highschool certificate/ diplome

C. Curriculum vitae

D. Statement of Financial Support

E. Recommendation letter (applicant’s school/ institution)

F. School Recognition from Indonesian Embassy

G. Health Certificate from certified physician

H. Motivation Letter

I. Personal statement (not to work and obey the regulation)

J. Copy of passport (showing applicant’s data)

K. 4 passport-size photograph

DOCUMENTS TO BE SUBMITTED

2. POSTGRADUATE

A. Legalized copy of Academic transcript

B. Legalized copy of undergraduate degree certificate (master degree

certifictae, for PhD program)

C. Curriculum vitae

D. Statement of Financial Support

E. Recommendation letter (applicant’s school/ institution)

F. University Recognition from Indonesian Embassy

G. Health Certificate from certified physician

H. Motivation Letter

I. Research proposal (for Ph.D applicants)

J. Personal statement (not to work and obey the regulation)

K. Copy of passport (showing applicant’s data)

L. 4 passport-size photographs

MOBILITAS MAHASISWA

OUTGOING

opportunities to student exchange

programs

1. Agreement-based (tuition waiver, partial scholarship, and full

scholarship)

U to U or F to F Exchange & Short Term Summer Program

(Credit & Non-credit earning program)

Consortium-based: Erasmus Mundus Projects, AUN-ACTS

2. Non-agreement based

Full-paying non degree

Full-paying double degree

FLOWCHART

MOBILITAS MAHASISWA OUTGOING

Penanganan Mobilitas Peneliti

(Incoming – Outgoing)

ALUR PROSES

APLIKASI

UNTUK

PENELITI

ASING

Penanganan Kerja Sama

Internasional

membantu merumuskan kebijakan kegiatan kerjasama dengan berbagai mitra strategik; untuk merealisasikan visi dan misi Universitas;

melakukan koordinasi, sinkronisasi, dan integrasi dalam lingkungan Universitas dan instansi lain;

memfasilitasi dan memperlancar proses kegiatan kerjasama yang diusulkan oleh Fakultas dan Unit Kerja di lingkungan Universitas;

merencanakan, mengembangkan, dan melaksanakan penjajakan kegiatan kerjasama dengan pihak mitra;

mengembangkan jejaring kerjasama internasional untuk mendukung bidang akademik, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat, alumni dan pengembangan usaha;

melakukan kegiatan pengadministrasian seluruh kerjasama Universitas;

memfasilitasi, menyiapkan, dan melaksanakan acara penandatanganan Nota Kesepahaman dan/atau Perjanjian Kerjasama;

mengembangkan dan memelihara sistem informasi dan administrasi pelaksanaan kerjasama; dan

melakukan monitoring, evaluasi, pelaporan administrasi pelaksanaan kerjasama, serta penjaminan mutu kerjasama.

Tupoksi Unit Internasional di bidang

Pengembangan Kerja Sama

Kesesuaian dengan Visi dan Misi Universitas

Kemitraan, kesetaraan, kebersamaan;

Saling percaya (mutual trust), saling

menghormati (mutual respect), dan saling

memberi manfaat (mutual benefit)

Prinsip Umum Kerja Sama

Kelembagaan

Analyzing InitiatingLegal Review

& Formalizing

DocumentationCooperating

& Maintaining

Steps to Take

With whom we want to cooperate?

Institutional Capacity and Representation

Profiling universities

Web-based Research

Ranking system

Networking Information

Strategic Partner

Field of expertise

Country’s strategic

Availability for funding

Proses Analisis Kerja Sama

Kelembagaan

Communicate through existing networks

Visit and Hosting a visit from foreign

universities/partners

Write Letters promoting y[our] university

Emails

Personal letter from Rector

Initiation

Work distribution:

Review of agreements

Memorandum of Understanding

Contracts

Exchange Agreements

Double Degree Agreements

Material Transfer Agreements

Non-Disclosure Agreements

Intellectual Property Agreements

Drafting of agreements

Content discussion and negotiation

Legal Review

Otoritas atau kewenangan pembuatan dan penandatanganan Nota Kesepahaman dan/atau Perjanjian Kerjasama diatur berdasarkan lingkup pelaksanaan kerjasama dengan ketentuan sebagai berikut: Nota Kesepahaman (MoU) yang melibatkan lebih dari satu Unit Kerja

ditandatangani oleh Rektor atau Wakil Rektor .

Nota Kesepahaman (MoU) yang hanya melibatkan satu Unit Kerja dapat ditandatangani oleh Pimpinan Unit Kerja setingkat Direktur atau Dekan/ Direktur Sekolah.

Perjanjian Kerjasama (MoA) yang melibatkan lebih dari satu Unit Kerja ditandatangani di tingkat Universitas oleh setidaknya Pimpinan setingkat Direktur yang sesuai tugas pokok dan fungsinya atau oleh beberapa Pimpinan Unit Kerja/ Dekan / Direktur Sekolah yang terkait.

Perjanjian Kerjasama (MoA) yang hanya melibatkan satu Unit Kerja dapat ditandatangani di tingkat Unit Kerja oleh Pimpinan Unit Kerja setingkat Direktur atau Dekan/ Direktur Sekolah.

Proses Legal Formal Perjanjian

Kerja Sama

Media Administrasi dan Dokumentasi:

Sistem Informasi Kerjasama

Database MOU Aktif dan Tidak Aktif

Website

SignedInput in

DatabaseScan

DocumentUpload in Database

Upload in Website

Hardcopy kept in Archive

Administrasi dan Dokumentasi

AREAS OF INTERNATIONAL PARTNERSHIP

Staff/faculty/student mobility

Joint academic activities

Joint research/publication

Prospective Cooperation: Mobility

Staff/faculty mobility

Staff training

Faculty exchange

Student mobility

Non-credit earning or credit earning

Short courses/summer program

internship

Credit earning semester-long program

Credit earning year-long program

Double degree program

Cooperation and Maintaining

Advantages of Mobility

Staff and faculty mobility

Professional enhancement/recognition

Benchmarking

Exposure to different working/academic environment/facilities

Student mobility:

Academic-enhancement

Unique teaching styles/methodology

Cross-cultural experiences

Setting up network

Employability enhancement

Evaluate Existing MOUs

Expired MOUs

Sleeping MOUs

Process extension/revise the substance/addendum

Process MOAs (Student Exchange, Double Degree, etc)

Cooperating and Maintaining

Penanganan Program – Program

Internasional

PERMASALAHAN YANG SERING DI HADAPI1

1Pengurusan surat ijin belajar/setneg dari DIKTI sangat lama

bahkan sampai 3 bulan.

2Proses konversi dari VKSB menjadi VITAS juga memerlukan

waktu yang lama.

3Mahasiswa tinggal selama 4 bulan apakah perlu memakai VITAS

atau cukup VKSB saja dengan perpanjangan per bulan?

4Variasi karakter tamu asing di Fakultas Geografi baik dosen

maupun mahasiswa

5

Mahasiswa exchange yang hanya 4-6 bulan kesulitan meminjam

buku di perpusatkaan dikarenakan tidak punya KTM (KTM

selesai bisa sampai 2-3 bulan).

6

Rumitnya dan mahalnya beaya birokrasi di Indonesia untuk visa

ristek. Tarif visa mencapai 500 USD, belum ada layanan satu

pintu bagi peneliti asing yang mengurus ijin di Jakarta

PERMASALAHAN YANG SERING DI HADAPI2

7Mahasiswa asing yang tidak menguasai bahasa Indonesia

kurang memahami prosedur yang harus dilakukan

8Mahasiswa asing yang tidak memperhatikan kapan Visa habis

dan kapan harus melakukan prosedur perpanjangan

9Mahasiswa / dosen asing yang melakukan penelitian di

lapangan khususnya daerah bencana perlu prosedur keamanan

(risiko tinggi).

10Permasalahan pribadi mahasiswa asing yang berpotensi

membawa dampak terhadap nama baik UGM.

11

Permasalahan kesehatan, asuransi mahasiswa asing

khususnya bagi mahasiswa yang berasal dari negara

berkembang, keamanan, kecopetan dsb…

LAYANAN YANG DIBERIKAN BKLN FGE 6 LAYANAN YANG DIBERIKAN / ANTISIPASI1

1

Mahasiswa asing diminta mengisi formulir perkembangan studi

yang dikirim ke Fakultas dan divaliadasi oleh dosen

pembimbing

2Mahasiswa asing diminta menyusun laporan hasil studi / hasil

penelitian dan diarsip di Fakultas sebagai bahan penyusuan

profil tahunan mahasiswa asing

3Berkomunikasi dengan pembimbing dari universitas partner

sebagai pemberi garansi mahasiswa asing.

4 Pada akhir studi selain memberikan sertifikat, Fakultas Geografi

secara resmi membuat surat pengembalian mahasiswa tersebut

kepada institusi pengirim

5Para peneliti asing diminta presentasid alam seminar di

Fakultas terkat dengan progress / hasil penelitian yang

dilakukan

LAYANAN YANG DIBERIKAN BKLN FGE 6 LAYANAN YANG DIBERIKAN / ANTISIPASI2

6Pengiriman check-list dan contoh-contoh formulir yang

diperlukan baik dari imigrasi ataupun ristek

7Menerbitkan seawal mungkin surat undangan untuk aplikasi

visa ristek ( 1 tahun – 8 bulan sebelum kedatangan)

8Pendampingan mahasiswa / dosen asing dalam proses

keimigrasian

9 Memberikan check list “do” dan “don’t “ kepada mahasiswa

10

Mengingatkan batas waktu kapan visa akan berakhir dan batas

waktu kapan prosedur perpanjangan ke kantor imigrasi perlu

dilakukan untuk menghindari denda

11

Pendampingan bagi mahasiswa asing dengan mahasiswa

Fakultas dengan harapan komunikasi lancar dan apabila ada

permasalahan dapat diantisipasi sedini mungkin.

Terimakasih