TINDAK LANJUT DAN PELAPORAN HASIL SUPERVISI MAJERIAL

Dalam pembelajaran 3 ini, ibu/bapak akan membaca dan mendiskusikan tentang salah satu tugas pengawas yaitu menyusun tindak lanjut dan laporan hasil supervisi manajerial secara konsep dasar dan praktik. Hal ini sesuai dengan amanat Peraturan Meteri Pendayagunaan Aparatur Negara Reformasi dan Birokrasi nomor 21 tahun 2010 tentang Jabatan Fungsional Pengawas Sekolah dan Angka Kreditnya. Produk akhir dari pembelajaran ini adalah pengawas terampil melakukan tindak lanjut dan menyusun laporan hasilsupervisi manajerial.

1. Tindak Lanjut

Setelah pengawas sekolah melakukan pemantuan terhadap pengelolaan sekolah, langkah berikutnya adalah melakukan tindak lanjut. Tindak lanjut dalam kegiatan supervisi manajerial dapat berupa tindak lanjut korektif yang memperbaiki temuan ketidaksesuai dalam pengelolaan sekolah dan tindak lanjut preventif yang berupa upaya untuk mengatasi timbulnya permasalahan di masa yang akan datang. Tindak lanjut supervisi manajerial dapat berupa tindakan saran-saran improvisasi untuk meningkatkan keunggulan pengelolaan sekolah.Tindak lanjut korektif dan preventif memerlukan kegiatan analisis akar penyebab masalah secara terstruktur agar tindakan efektif dan efisien. Terdapat berbagai metode evaluasi terstruktur untuk mengidentifikasi akar penyebab (root cause analysis) suatu kejadiaan yang tidak diharapkan (undesired outcome).

Analisis Penyebab Masalah merupakan pendekatan terstruktur untuk mengidentifikasi faktor-faktor berpengaruh pada satu atau lebih kejadian- kejadian yang lalu agar dapat digunakan untuk meningkatkan kinerja (Corcoran 2004). Selain itu, analisis penyebab masalah dapat memudahkan pelacakan terhadap faktor yang mempengaruhi kinerja. Penyebab masalah adalah bagian dari beberapa faktor (kejadian, kondisi, faktor organisasional) yang memberikan kontribusi, atau menimbulkan kemungkinan penyebab dan diikuti oleh akibat yang tidak diharapkan.Jing (2008) menjelaskan lima metode yang populer untuk mengidentifikasi akar penyebab (root cause) suatu kejadiaan yang tidak diharapkan (undesired outcome) dari yang sederhana sampai dengan komplek yaitu :a. Is/Is not comparative analysis merupakan metoda

komparatif yang digunakan untuk permasalahan sederhana, dapat memberikan gambaran detil apa yang terjadi dan telah sering digunakan untuk menginvestigasi akar masalah.

b. 5 Why methods merupakan alat analisis sederhana yang memungkinkan untuk menginvestigasi suatu masalah secara mendalam.

c. Fishbon diagram merupakan alat analisis yang populer, yag sangat baik untuk menginvestigasi penyebab dalam jumlah

besar. Kelemahanutamanya adalah hubungan antar penyebab tidak langsung terlihat, daninteraksi antar komponen tidak dapat teridentifikasi.

d. Cause and effect matrix merupakan matrik sebab akibat yang dituliskan dalam bentuk tabel dan memberikan bobot pada setiap faktor penyebabmasalah.

e. Root Cause Tree merupakan alat analisis sebab – akibat yang paling sesuai untuk permasalahan yang kompleks. Manfaat utama dari alat analisis tersebut yaitu memungkinkan untuk mengidentifikasi hubungandiantara penyebab masalah.

Chandler (2004) dalam Ramadhani et. al (2007) menyebutkan bahwa dalam memanfaatkan analsisi penyebab masalah terdapat empat langkah yang harus dilakukan pertama mengidentifikasi dan memperjelas definisi undesired outcome(suatu kejadiaan yang tidak diharapkan), kedua mengumpulkan data, ketiga menempatkan kejadian-kejadian dan kondisi- kondisi pada event and causal factor table, dan keempat lanjutkan pertanyaan “mengapa” untuk mengidentifikasi penyebab masalah yang paling kritis.Metode yang mudah untuk dilaksanakan dalam melakukan analisis penyebab masalah adalah metode Why Analysis (analisa kenapa) adalah suatu metode yang digunakan dalam rangka problem solving yaitu mencari akar suatu masalah atau penyebab dari defect supaya sampai ke akar penyebab masalah.Istilah lain dari why analysis adalah 5 why‟s analysis. Metoda ini dikembangkan oleh pendiri Toyota Motor Corporation yaitu Sakichi Toyoda yang menginginkan setiap individu dalam organisasi memiliki skill problem solving dan mampu menjadi problem solver di area masing-masing.

Metoda yang digunakan oleh why analysis adalah dengan menggunakan iterasi yaitu pertanyaan MENGAPA yang diulang beberapa kali sampai menemukan akar masalahnya.Tahapan umum saat melakukan root cause analysis dengan why why analysis:a. Menentukan masalahnya dan area masalahnyab. Mengumpulkan team untuk brainstorming sehingga kita bisa

memiliki berbagai pandangan, pengetahuan, pengalaman, dan pendekatan yangberbeda terhadap masalah

c. Melakukan gemba (turun ke lapangan) untuk melihat tempat, objek dan data aktual

d. Mulai bertanya menggunakan mengapa (why)Sebagai contoh masalah : Sarana prasarana yang rusak tidak berfungsi ditumpuk di suatu pojok ruangan dan terjadi selama bertahun-tahun.a. Mengapa ? Komponen karena sudah rusak dan tidak bisa

diperbaiki dan tidak dibuang.b. Mengapa rusak dan tidak dibuang? Tidak pernah diperbaiki

dan sarana prasarana milik negara, jadi susah dihapuskan.c. Mengapa tidak diperbaiki dan tidak dihapuskan? Tidak ada yang tahu

d. Mengapa tidak ada yang tahu? Tidak ada jadwal rutin pemeliharaan dan tidak tahu prosedurnya.

e. Mengapa tidak tahu prosedurnya? Inilah akar masalahnyaTerkadang untuk sampai pada akar masalah sampai pada pertanyaan kelima atau bahkan bisa lebih atau juga bisa bahkan kurang tergantung dari tipe masalahnya. Metode analisis ini cukup mudah efektif, bukan hanya di permukaan saja dan mencegah masalah.Setelah sampai pada akar masalah, ujilah setiap jawaban dari yang terbawah apakah jawaban tersebut akan berdampak pada akibat di level atasnya. Contoh: apakah kalau mengetahui prosedur dan ada jadwal rutin pemeliharaan maka akan mudah buat pemeliharaan untuk melakukan pemeliharaan dan penghapusan barang. Apakah hal tersebut paling masuk akal dalam menyebabkan dampak di level atasnya. Apakah ada alternatif kemungkinan penyebab lainnya? Pada umumnya solusi tidak mengarah pada menyalahkan ke orang tapi bagaimana cara melakukan perbaikan sistem atau prosedur. Jika akar penyebab sudah diketahui maka segera implementasikan solusinya.Tindak lanjut supervisi manajerial merupakan tindakan yang dilakukan oleh kepala sekolah dan pengawas dalam rangka memperbaiki temuan-temuan ketidaksesuaian atau mengatasi permasalahan yang ditemukan. Temuan dalam kegiatan supervisi dapat dikategorikan berdasarkan tingkat kepentingannya, berdasarkan dampak yang ditimbulkan, frekuensinya. Temuan yang mempunyai tingkat kepentingan tinggi, berdampak luas dan sering terjadi berulang kali memerlukan tindak lanjut sesegera mungkin. Efektivitas tindak lanjut supervisi manajerial dalam mengatasi ketidaksesuaian atau temuan bergantung dari ketepatan dalam melakukananalisis akar penyebab masalah dan pemilihan alternatif solusi yang dipilih untuk mengatasi permasalahan.Bentuk tindak lanjut supervisi manajerial harus tidak menimbulkan masalah- masalah baru. Pengawas sekolah dalam memberikan saran tindak lanjut harus memperhatikan ketentuan, standar, rencana, atau norma yang telah ditetapkan, solusi terpilih tidak menimbulkan permasalahan yang baru.Beberapa dokumen resmi yang dapat dijadikan referensi dan standar dalam kegiatan supervisi manajerial antara lain.

Aspek SNP Standar dan Referensi TerkaitStandar KompetensiLulusan

Permendikbud no 54 tahun 2013 dsb

Standar Isi Permendibud no 67, 68, 69,70 tahun 2013 dsbStandar Proses Permendikbud 65 thn 2013

Permendikbud 81 a thn 2013 dsbStandar Penilaian Permendibud no 66 tahun 2013Standar PTK PP no 53 tahun 2010 dsb

Perka BKN no 1 tyhn 2013 dsbStandar Pengelolaan Permendiknas no19 thn 2007

PP no 34 tahun 1974 dsbStandar SaranaPrasarana

Permendiknas no 24 thn 2007Permendagri no 17 tahun 2007Permendikbud 71 tahun 2013 dsb

Standar Pembiayaan Permendiknas no 69 tahun 2009Panduan penggunaan dana BOS dsb

.Bentuk tindak lanjut supervisi manajerial dapat berupa :

1) pembinaan secara individual yaitu pembinaan yang dilakukan secara perseorangan setelah supervisi tersebut selesai dilakukan,

2) pembinaan secara kelompok yaitu pembinaan yang dilakukan secara kelompok sepanjang permasalahan, dan kendala yang dihadapi kepala sekolah sama untuk dicarikan solusi pemecahannya dan

3) pembinaan terpadu yaitu pembinaan yang dilakukan secara terpadu dalam lingkungan sekolah, untuk menyamakan persepsi tentang bidang tugas kepala sekolah, kebersamaan dalam upaya menjaga ketahanan sekolah dan lain sebagainya.

2. Laporan Supervisi ManajerialLaporan berarti segala sesuatu yang dilaporkan, dan pelaporan berarti perihal melaporkan. Laporan hasil supervisi manajerial merupakan media yang digunakan oleh pengawas untuk mengkomunikasikan hasil supervisi manajerial kepada pimpinan organisasi, unit-unit kerja, serta pihak lain yang berkepentingan untuk meningkatkan kinerja organisasi.Pelaporan hasil supervisi manajerial kepada pihak-pihak yang berkepentingan merupakan hal yang penting dan nilai tambah pekerjaan pengawas terletak pada penilaian dan penyajian informasi tersebut. Penerimaan dan perhatian pihak yang berkepentingan terhadap simpulan akhir laporan hasil supervisi, serta tindak lanjut terhadap permasalahan yang dilaporkan merupakan ukuran kesuksesan supervisi manajerial.

Fungsi Laporan Hasil SupervisiLaporan hasil supervisi berfungsi sebagai media komunikasi untuk menyampaikan informasi kepada pihak-pihak yang berkepentingan. Informasi tersebut digunakan oleh pihak-pihak yang berkepentingan untuk pengambilan keputusan yang sangat beragam sesuai dengan kepentingan masing-masing. Laporan hasil supervisi menginformasikan hasil penilaian kebenaran, kecermatan, kredibilitas, efektivitas, efisiensi, dan keandalan informasi pelaksanaan tugas dan fungsi sekolah. Laporan hasil supervisi menginformasikan apakah kegiatan tersebut telah dilaksanakan sesuai dengan ketentuan, standar, rencana, atau norma yang telah ditetapkan. Laporan juga menginformasikan hasil penilaian kemajuan suatu program/kegiatan.Laporan hasil supervisi berfungsi sebagai dokumen pertanggungjawaban kegiatan pengawas. Pelaksanaan kegiatan supervisi manajerial menyerap sumber daya dan harus dipertanggungjawabkan penggunaannya dalam bentuk kinerja. Laporan hasil supervisi dapat dijadikan sebagai indikator output kegiatan supervisi.Untuk dapat memberikan fungsinya secara optimal maka laporan supervisi manajerial harus memenuhi kriteria empat tepat yaitu:a. Tepat Isi. Laporan harus didasarkan pada hasil pelaksanaan

supervisi yang didokumentasikan secara baik. Isi laporan harus sesuai dengan pedoman pelaporan yang berlaku.

b. Tepat Waktu. Laporan hasil supervisi harus disampaikan tepat waktu.

Keterlambatan pelaporan dapat membuat manfaat laporan berkurang bahkan tidak bermanfaat.

c. Tepat Saji. Laporan hasil supervisi disajikan secara menarik sehingga mengundang minat manajemen untuk

membacanya. Laporan ditulismenggunakan bahasa yang lugas dan sederhana serta materi laporan mudah dipahami pembaca.

d. Tepat Alamat. Laporan hanya boleh disampaikan kepada pihak-pihak

yang berwenang membaca. Laporan yang salah alamat tidak berguna, bahkan dapat disalahgunakan pihak yang tidak berwenang.

Tujuan Laporan Supervisi ManajerialPenyusunan laporan supervisi manajerial oleh setiap pengawas sekolah bertujuan untuk:a. Memberikan gambaran mengenai keterlaksanaan setiap butir

kegiatan yang menjadi tugas pokok pengawas sekolah.b. Memberikan gambaran mengenai kondisi sekolah binaan

berdasarkan hasil supervisi manajerial berupa hasil pembinaan, pemantauan, dan penilaian.

c. Menginformasikan berbagai aktor pendukung dan penghambat/kendala dalam pelaksanaan setiap butir kegiatan supervisi manajerial

Bagi pengawas laporan hasil supervisi dapat dimanfaatkan sebagai landasan dalam penyusunan program kerja supervisi tahun yang akan datang. Bagi Dinas Pendidikan, laporan hasil supervisi dapat dimanfaatkan sebagai bahan dalam menilai kinerja pengawas sekolah yang bersangkutan, sumber

informasi untuk mengetahui gambaran spesifikasi sekolah, landasan untuk menentukan tindak lanjut pembinaan dan fasilitasi terhadap sekolah, sumber informasi untuk menyusun data statistik Sekolah.Sistematika Pelaporan Hasil SupervisiSistematika pelaporan supervisi manajerial adalah sebagai berikut:Kerangka Laporan Pelaksanaan Program Supervisi Manajerial

Kerangka Laporan Pelaksanaan Program Supervisi ManajerialHALAMAN JUDUL (SAMPUL) HALAMAN PENGESAHAN KATA PENGANTARDAFTAR ISIBAB I PENDAHULUAN

A. Latar BelakangB. Fokus MasalahC. Tujuan dan Sasaran SupervisiD. Tugas Pokok /Ruang Lingkup Supervisi

BAB II KERANGKA PIKIR PEMECAHAN MASALAH BAB III PENDEKATAN DAN METODEBAB IV HASIL SUPERVISI MANAJERIAL PADA SEKOLAH BINAAN

Hasil Pemantauan dan PembinaanPembahasan Hasil

BAB V PENUTUPA. SimpulanB. Rekomendasi

LAMPIRAN-LAMPIRAN:Surat Tugas Supervisi, Surat Keterangan telah melaksanakan tugas, Daftar hadir Guru dan atau Kepala Sekolah pada saat pembinaan/pemantauan/ penilaian kinerja, Contoh-contoh instrumen dll.

Mekanisme LaporanBerdasarkan lingkup sasaran kegiatan, terdapat dua jenis laporan hasil supervisi manajerial yang disusun pengawas sekolah yaitu:a. Setiap pengawas sekolah membuat laporan per sekolah

binaan dan seluruh sekolah binaan. Laporan ini lebih ditekankan kepada pencapaian tujuan dari setiap butir kegiatan supervisi manajerial yang telah dilaksanakan pada setiap sekolah binaan.

b. Laporan hasil-hasil supervisi manajerial di semua sekolah binaannya sebanyak satu laporan untuk semua sekolah binaan dengan sistematika yang telah ditetapkan. Laporan ini lebih merupakan informasi komprehensif tentang keterlaksanaan, hasil yang dicapai, serta kendala yang dihadapi oleh pengawas yang bersangkutan dalam melaksanakan tugas pokok pada semua sekolah binaan.

c. Setiap pengawas Sekolah membuat laporan per sekolah dan seluruh sekolah binaan diserahkan kepada koordinator pengawas (KORWAS)

atau ketua kelompok kerja pengawas Sekolah (KKPS) setiap jenjang pendidikan. Laporan secara lengkap, kemudian menyampaikan laporannya kepada Kepala Dinas Pendidikan Kabupaten/Kota.

d. Penulisan laporan supervisi manajerial harus lengkap, dengan data yang akurat, komunikatif dan mudah dipahami, penyajiannya menarik, dan enak dibaca.

Kualitas Laporan Hasil SupervisiSetiap pihak yang berkepentingan dan setiap jenjang manajemen sebagai pengguna laporan hasil supervisi manajerial memiliki tuntutan yang spesifik terhadap isi, bentuk, dan frekuensi laporan hasil supervisi. Walaupun setiap pengguna memiliki kebutuhan spesifik, namun secara umum mereka menuntut laporan yang memenuhi delapan karakteristik standar kualitas yaitu:a. Langsung. Laporan menghendaki penyajian hasil supervisi yang

terus terang dan faktual. Laporan langsung dapat menggunakan: kalimat pembuka yang konklusif, judul yang informatif, serta lebih dahulu menyajikan poin utama.

b. Ringkas. Laporan yang ringkas mengemas ide pokok. Pembaca, yang pada umumnya sibuk, menginginkan laporan yang singkat tetapi padat. Laporan ringkas yang berkualitas dihasilkan dari pembatasan detail, pemilihan masalah yang signifikan, serta pengikhtisaran data pendukung.

c. Tepat. Setiap laporan harus menggunakan tekanan dan strategi yang tepat untuk menegaskan informasi yang disajikan. Bahasa laporan harus kreatif. Pemilihan dan penyusunan kata harus mencerminkan berbagai tingkatan untuk menunjukkan signifikansi di antara informasi yang disajikan.

d. Meyakinkan. Pembaca harus peduli/tertarik terhadap informasi yang disajikan sebelum mereka terdorong untuk melaksanakan tindak lanjut. Laporan hasil supervisi harus relevan dengan kegiatan organisasi, menjelaskan risiko dari temuan, serta manfaat dari rekomendasi yang disampaikan. Laporan yang meyakinkan mencakup: argumentasi pendukung simpulan yang terpercaya, penjelasan yang memadai, akibat dari kondisi yang diungkapkan, serta kuantifikasi akibat dari kondisi yang ditemukan.

e. Membangun. Isi dan bahasa laporan harus dipilih agar menunjukkan manfaat positif dan memperoleh komitmen dari pembaca. Laporan yang konstruktif menyajikan sebab (bukan gejala) dari suatu permasalahan, menyampaikan aspek positif dan negatif secara seimbang, serta menghargai tindakan manajemen

f. Berorientasi Hasil. Pimpinan instansi tidak hanya sekedar membaca untuk mengetahui masalah, tetapi berusaha untuk menemukan solusinya. Laporan yang efektif menekankan pada hasil dengan cara: menyampaikan rekomendasi yang spesifik dan terukur, bersifat praktik

dan berorientasi pada solusi, serta menjelaskan tindakan yang telah dilakukan manajemen.

g. Menarik. Laporan yang menarik akan memperoleh perhatian pembaca daripada laporan yang bersifat ancaman. Laporan yang menarik pembaca memuat: ringkasan eksekutif, menggunakan format yang profesional, serta menggunakan judul yang jelas untuk setiap bagian.

h. Tepat waktu. Manfaat dari laporan terkait langsung dengan ketepatan waktu penyajian dengan: penyampaian segera kepada manajemen, penyampaian laporan segera untuk masalah yang serius, serta penegakan standar ketepatan waktu secara tegas.

E. Rangkuman

1. Tindak lanjut supervisi merupakan tindakan untuk mengatasi permasalahan yang ditemukan dalam supervisi manajerial.

2. Tindak lanjut hasil supervisi manajerial harus diawali dengan analisis penyebab masalah.

3. Terdapat berbagai metode analisis penyebab masalah.4. Bentuk tindak lanjut dapat berupa

pembinaan individual, pembinaan kelompok dan pembinaan terpadu.

5. Efektivitas tindak lanjut bergantung pada ketepatan dalam analisis penyebab masalah dan pemilihan alternatif solusi pemecahan masalah.

6. Laporan hasil supervisi manajerial merupakan media untuk

mengkomunikasikan hasil supervisi manajerial kepada pimpinan dan para pihak yang berkepentingan untuk meningkatkan kinerja organisasi.

7. Laporan supervisi manajerial sebagai bukti pertanggungjawaban pelaksanaan kegiatan.

8. Untuk dapat memberikan fungsinya secara optimal laporan supervisi harus

tepat isi, tepat waktu, tepat saji dan tepat alamat.9. Delapan karakteristik standar kualitas

laporan yaitu langsung, ringkas, tepat, meyakinkan, membangun, berorientasi hasil, menarik dan tepat waktu.

F. Refleksi

Setelah kegiatan pembelajaran 3, ibu/bapak dapat melakukan refleksi dengan menjawab pertanyaan berikut ini.

1. Apa yang ibu/bapak pahami setelah mempelajari materi tindak lanjut dan laporan supervisi manajerial?

2. Pengalaman penting apa yang ibu/ bapak peroleh setelah mempelajari materi tindak lanjut dan laporan supervisi manajerial?

3. Apa manfaat materi pelatihan ini terhadap pelaksanaan tugas ibu/ bapak sebagai pengawas sekolah?

4. Apa rencana tindak lanjut yang akan ibu/ bapak laksanakan?