erlanggaandis.files.wordpress.com · Web view2018-09-03 · Identifikasi pihak-pihak yang...

MODUL PRAKTEK

ADMINISTRASI LOGISTIK

Modul ajar ini dibiayai dengan Dana DIPANomor: .................................. tanggal 9 Desember 2015

Politeknik Negeri Malang

Oleh:

Drs. Pudji Herijanto, M.AB NIP. 19611218 198910 1 001

POLITEKNIK NEGERI MALANG2016

i

HALAMAN PENGESAHANMODUL PRAKTEK

1. Judul Modul Ajar : MODUL PRAKTEK ADMINISTRASI LOGISTIKDigunakan Pada Matakuliah : Administrasi LogistikSemester : 3 (Tiga)

2. Penulis Utama1. Nama Lengkap : Drs. Pudji Herijanto, M.AB2. NIP : 1961121819891010013. Pangkat/Golongan : Pembina Tk 1/IV B4. Jabatan : Staf Pengajar5. Program Studi : D3 Administrasi Bisnis6. Jurusan : Administrasi Niaga Politeknik Negeri Malang

3. Jumlah Anggota Tim Penulis : -1. Nama Anggota 1 : -2. Nama Anggota 2 : -

4. Bidang Ilmu : Administrasi Perkantoran

5. Sumber Dana : Modul ajar ini dibiayai dengan dana DIPA Nomor:................................................. tanggal 9 Desember 2015 Politeknik Negeri Malang

Malang, 24 Januari 2017Menyetujui,Ketua Jurusan Penulis Utama,

Heru Utomo, SE, MElecCommNIP 19641208 199003 1 003

Drs. Pudji Herijanto, M.ABNIP 19611218 198910 1 001

Mengetahui,Direktur

Ir. Tundung Subali Patma, MTNIP 19590424 198803 1 002

ii

DAFTAR ISI

HALAMAN PENGESAHAN .................................................................... ....... ii

DAFTAR ISI ................................................................................... ................... iii

BAB I. PETUNJUK PENGGUNAAN MODUL............................................ 11.1 Pentingnya Mata Kuliah Praktik ............................................... 11.2 Kompetensi Mata Kuliah Praktik ............................................ 11.3 Hasil yang diharapkan ............................................................ 11.4 Strategi dalam Mempelajari Modul Praktik ............................ 11.5 Hasil yang Diharapkan ............................................................ 2

BAB II. Praktek: Menerapkan Konsep Administrasi Dalam Arti Sempit pada Suatu Aktivitas Kantor ..................................................................... 32.1 LO ................................................................................... 32.2 Bagan Alur Prosedur Administrasi .......................................... 32.3 Alat dan bahan yang digunakan ............................................... 32.4 Langkah Kerja .................................................................. 42.5 Penilaian Hasil Praktek .......................................................... 4

BAB 3 Praktek: Menerapkan Konsep Logistik Kantor .............................. 73.1 LO ................................................................................... 73.2 Bagan Alur Prosedur Administrasi .......................................... 73.3 Alat dan bahan yang digunakan ............................................... 83.4 Langkah Kerja .................................................................. 83.5 Penilaian Hasil Praktek .......................................................... 8

BAB 4 Praktek: Menyajikan Bagan Alur Prosedur Administrasi Pengadaan Barang, Sub Aktivitas Persiapan Pengadaan 114.1 LO ................................................................................... 114.2 Bagan Alur Prosedur Administrasi .......................................... 114.3 Alat dan bahan yang digunakan ............................................... 124.4 Langkah Kerja .................................................................. 124.5 Penilaian Hasil Praktek .......................................................... 13

BAB 5 Praktek Simulasi Administrasi Persiapan Pengadaan Barang 175.1 LO ................................................................................... 175.2 Alat dan bahan yang digunakan ............................................... 175.3 Langkah Kerja .................................................................. 175.4 Penilaian Hasil Praktek .......................................................... 18

BAB 6 Praktek: Menyajikan Bagan Alur Prosedur Administrasi Pengadaan Barang, Sub Aktivitas Penganggaran Pengadaan 206.1 LO ................................................................................... 206.2 Bagan Alur Prosedur Administrasi .......................................... 206.3 Alat dan bahan yang digunakan ............................................... 21

iii

6.4 Langkah Kerja .................................................................. 216.5 Penilaian Hasil Praktek .......................................................... 22

BAB 7 Praktek Simulasi Prosedur Administrasi Pengadaan Barang, Sub Aktivitas Penganggaran Pengadaan 247.1 LO ................................................................................... 247.2 Bagan Alur Prosedur Administrasi .......................................... 247.3 Langkah Kerja .................................................................. 247.4 Penilaian Hasil Praktek .......................................................... 25

BAB 8 Praktek Simulasi Prosedur Administrasi Pengadaan Barang, Sub Aktivitas Pelaksanaan Pengadaan 278.1 LO ................................................................................... 278.2 Bagan Alur Prosedur Administrasi .......................................... 278.3 Alat dan bahan yang digunakan ............................................... 288.4 Langkah Kerja .................................................................. 288.5 Penilaian Hasil Praktek .......................................................... 30

BAB 9 Praktek Prosedur Administrasi Penerimaan Barang, Sub Aktivitas Pelaksanaan Pengadaan 329.1 LO ................................................................................... 329.2 Bagan Alur Prosedur Administrasi .......................................... 329.3 Alat dan bahan yang digunakan ............................................... 329.4 Langkah Kerja .................................................................. 339.5 Penilaian Hasil Praktek .......................................................... 33

BAB 10 Praktek Simulasi Prosedur Administrasi Pengadaan Barang, Sub Aktivitas Pelaksanaan Pengadaan 3510.1 LO ................................................................................... 3510.2 Bagan Alur Prosedur Administrasi .......................................... 3510.3 Alat dan bahan yang digunakan ............................................... 3610.4 Langkah Kerja .................................................................. 3610.5 Penilaian Hasil Praktek .......................................................... 38

BAB 11 Praktek Simulasi Prosedur Administrasi Pengadaan Barang, Sub Aktivitas Pelaksanaan Pengadaan 4011.1 LO ................................................................................... 4011.2 Bagan Alur Prosedur Administrasi .......................................... 4011.3 Langkah Kerja .................................................................. 4011.4 Penilaian Hasil Praktek .......................................................... 42

DAFTAR PUSTAKA

iv

BAB I

PETUNJUK PENGGUNAAN MODUL

1.1 Pentingnya Mata Kuliah Praktik.

Mata kuliah ini membahas tentang administrasi logistik. Pembahasan mencakup

aspek teori dan juga praktek. Praktek yang dilakukan masuk topik per topik. Jadi dalam

setiap topik bahasan akan selalu ada latihan yang merupakan aplikasi dari teori yang dibahas

pada topik yang bersangkutan. (GBPP MATA KULIAH ADMINISTRASI LOGISTIK)

1.2 Kompetensi Mata Kuliah Praktik

Setelah mengikuti mata kuliah ini diharapkan mahasiswa akan dapat memahami prosedur penanganan dan administrasi logistik kantor, minimal dalam suatu simulasi. (GBPP MATA KULIAH ADMINISTRASI LOGISTIK)

1.3 Hasil yang Diharapkan

Mahasiswa memiliki salah satu kompetensi utama Lulusan D3 Administrasi Bisnis

yaitu terampil dalam melaksanakan prosedur penanganan dan administrasi logistik kantor.

Selain itu juga merupakan keterampilan utama yang menunjang Kompetensi Utama 1 pada

Kerangka Kualifikasi Nasional Indonesia Level 5 Bidang Administrasi Bisnis sebagai

berikut:

KU-1 : Mampu menyelesaikan pekerjaan administrasi bisnis yang berlingkup luas dan memilih metode yang tepat dari berbagai pilihan, baik yang baku maupun belum baku dengan melakukan analisa data serta menunjukkan kinerja yang memuaskan.

1.4 Strategi dalam Mempelajari Modul Praktik

Untuk mencapai sasaran pembelajaran mata kuliah ini, perlu dilakukan hal-hal

sebagai berikut:

a. Memahami konsep dasar administrasi dalam arti sempit!

b. Memahami konsep dasar logiatik kantor.

c. Menyajikan dan mendeskripsikan prosedur dan administrasi pengadaan logistik, yang

meliputi persiapan, penganggaran, dan pelaksanaan pengadaan.

d. Mensimulasikan prosedur dan administrasi pengadaan logistik, yang meliputi persiapan,

penganggaran, dan pelaksanaan pengadaan.

1

e. Menyajikan dan mendeskripsikan prosedur dan administrasi penerimaan logistik.

f. Mensimulasikan prosedur dan administrasi penerimaan logistik.

g. Menyajikan dan mendeskripsikan prosedur dan administrasi penyimpanan dan

penggunaan logistik.

h. Mensimulasikan prosedur dan administrasi dan penggunaan logistik.

Selanjutnya setelah menyelesaikan perkuliahan ini, diharapkan pada saat Praktek

Kerja Lapangan (PKL), mahasiswa mempraktekan di tempat PKL.

1.5 Manfaat Mempelajari Modul Praktik

Manfaat yang diperoleh jika dapat menyelesaikan modul ini dengan baik adalah

akan dapat:

menguasai konsep teoritis bidang pengetahuan dan keterampilan prosedur dan

administrasi logistik secara umum.

Menyelesaikan prosedur dan administrasi logistik, dengan memilih metode yang sesuai

di antara berbagai metode.

2

BAB II

Praktek: Menerapkan Konsep Administrasi Dalam Arti Sempit pada Suatu Aktivitas

Kantor

2.1 LO:

Mahasiswa akan dapat menerapkan konsep administrasi dalam arti sempit dalam suatu aktivitas kantor yang meliputi:[1].Mahasiswa dapat menyajikan bagan alur prosedur administrasi suatu aktivitas kantor.[2].Menyajikan contoh Dokumen Pendukung yang akan digunakan dalam prosedur

tersebut.[3].Menyajikan Formulir Pendukung yang akan digunakan dalam dalam prosedur

tersebut.

2.2 Bagan Alur Prosedur Administrasi.

Bagan alur prosedur administrasi menyajikan informasi tentang :1. Nama kegiatan operasional, (pilih salah satu Aktivitas Kantor yang Saudara pahami,

misalnya “Pendistribusian Surat Masuk”).2. Uraian tahapan pelaksanaan kegiatan “Pendistribusian Surat Masuk” secara rinci.

Uraian ini menguraikan langkah pencapaian tujuan , sehingga di akhir uraian harus tersaji tujauan dari “Pendistribusian Surat Masuk”, yaitu tersaji informasi bahwa surat telah terdistribusikan sesuai alamat tujuan.

3. Aktivitas pokok administrasi (6 M) pada setiap tahapan pelaksanaan kegiatan “Pendistribusian Surat Masuk”.

4. Pihak-pihak yang terlibat dalam pelaksanaan dan administrasi “Pendistribusian Surat Masuk”, baik internal maupun eksternal .

5. Alur dokumen yang digunakan dalam pelaksanaan “Pendistribusian Surat Masuk”.6. Waktu Standar yang dibutuhkan untuk pelaksanaan setiap tahapan pelaksanaan

aktivitas dan waktu secara keseluruhan.7. Bagan tersebut disajikan dengan menggunakan format sebagai berikut:

2.3 Alat dan bahan yang digunakan

Peralatan yang digunakan terdiri dari:

1. Komputer/laptop

2. Printer

Sedangkan bahan-bahan yang diperlukan adalah:

1. Format 1

2. Kertas HVS dengan ukuran yang sesuai dengan formulir untuk pelaksanaan

administrasi aktivitas kantor.

3

3. Kertas HVS A3, untuk mencetak Bagan Alur Prosedur Administrasi aktivitas

kantor.

2.4 Langkah Kerja

1. Buatlah Format Bagan Alur Prosedur seperti pada Format 1.2. Tuliskan nama aktivitas (mencerminkan What).3. Uraian prosedur secara rinci (mencerminkan How), dimana pada akhir prosedur

menggambarkan tujuan atau target akhir yang harus diwujudkan dari aktivitas terkait (mencerminkan Why). Uraian ini dilakukan pada kolom Uraian Aktivitas.

4. Berdasarkan urain aktivitas, identifikasi kegiatan administrasi (6M) yang harus dilakukan, termasuk dokumen yang menyertai (yang akan diterima) dan atau formulir yang dibutuhkan untuk diterbitkan.

5. Identifikasi pihak-pihak yang terlibat (Who) dan di unit kerja mana mereka berada (Where), dalam pelaksanaan aktivitas. Mereka adalah pihak yang akan menerima dokumen dan atau harus menerbitkan formulir pendukung. Berilah kode gambar dokumen pada kolom Alur Dokumen pada sub kolom unit/bagian organisasi dan sub-sub kolom Pihak yang Terlibat.

6. Hitunglah waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tiap sub aktivitas (When) dalam satuan menit. Tuliskan hasilnya pada kolom Standar Waktu.

Tuliskan nama-nama dokumen dan atau formulir pendukung aktivitas di kolom Dok &/ Form Pendukung, sesuai dengan urutan pelaksanaannya. Berilah keterangan D untuk dokumen dan F untuk formulir, dibelakang nama. Contoh: Daftar Usulan Kebutuhan Barang (F).

2.5 Penilaian Hasil Praktek

Penilaian hasil praktek mengikuti rubrik berikut:

No Nama Bagan Alur Formulir Pendukung Rata-rataUA 6M AD SW FP&/DP 5 IP Isi UK TF

1 Adi Lina Sekar Arum

4

No Kode Arti1 UA Uraian Aktivitas, diuraikan secara rinci sesuai proses penyelesaian aktivitas

dan diakhiri dengan perwujudan tujuan akrivitas (mencerminkan How & Why)2 6 M Pelaksanaan aktivitas pokok administrasi (6 M = Mengumpulkan, Mencatat,

Mengolah, Menggandakan, Mendistribusikan, dan Menyimpan) untuk menunjang peleksanaan uraian aktivitas opersional

3 AD Alur Dokumen, menggambarkan pergerakan dokumen pendukung aktivitas operasional dan sesuai dengan aktivitas administrasi yang diperlukan

4 SW Standar Waktu yang digunakan untuk menyelesaikan aktivitas opersional dan administrasi

5 FP Formulir Pendukung yang harus diterbitkan dan atau DP = Dokumen Pendukung yang akan diterima guna menunjang aktivitas operasional dan aktivitas administrasi.

6 5 IP Identitas Pokok Arsip/Dokumen tercantum secara lengkap7 Isi Isi dokumen pada formulir sesuai /merekam semua uraian aktivitas operasional8 UJK Ukuran & Jenis Kertas menggunakan ukuran kertas standar yang disesuaikan

dengan isi dokumen9 TF Tampilan Fisik formulir baik tata-letak maupun penggunaan huruf baik.

5

Format 1: Format Bagan Alur Prosedur

KOPPROSEDUR: PENGADAAN BARANGSub Aktivitas: Persiapan Pengadaan

No.

Uraian Aktivitas(Opersion

al)

Aktivitas Administrasi

Alur Dokumen/Pihak Yang Terlibat Standar Waktu(Menit)

Dok &/ Form

Pendukung

Bagian Umum BagianA

BagianB

BagianC

M1

M2

M3

M4

M5

M6

Kabag

Umum

Kasubbag

Keuangan

Kasubbag

Umum

Kabag A

Kasubbag A.1

Kasubbag A.2

Kabag A

Kasubbag A.1

Kasubbag A.2

Kabag A

Kasubbag A.1

Kasub

bag A.2

1

Keterangan: M1 =

Mengumpulkan M2 = Mencatat M3 = Mengolah

M4 = Menggandakan M2 = Mendistribusikan M3 = Menyimpan

6

BAB III

Praktek: Menerapkan Konsep Logistik Kantor

3.1. LO:

Mahasiswa akan dapat menerapkan konsep logistik kantor yang meliputi:

[1].Dapat mengidentifikasi berbagai jenis logistik kantor.

[2].Dapat mengidentifikasi mata-rantai pasokan logistik kantor.

[3].Dapat menyajikan Daftar Logistik Kantor yang umum digunakan pada sebuah kantor.

3.2. Bagan Alur Prosedur Administrasi.

Logistik Kantor adalah melibatkan proses pengelolaan kegiatan pengadaan, pendistribusian,

penyimpanan, pemeliharaan dan penghapusan barang & jasayang diperlukan di kantor, dan

informasi terkait dari asal ke titik konsumsi dengan tujuan memenuhi kebutuhan karyawan

kantor dan atau sekretaris guna mendukung efektivitas dan efisiensi dalam upaya pencapaian

tujuan organisasi.

Supply Chain (Rantai Pasokan) adalah: Merupakan arus material dan jasa dari pemasok

sampai pengguna akhir/ konsumen. Tujuan dalam rantai suplai ialah memastikan material

terus mengalir dari sumber ke konsumen akhir.

Perpindahan/arus material dan jasa dari pemasok sampai pengguna akhir/ konsumen

melibatkan PESERTA RANTAI PASOKAN.

PESERTA UTAMA: bertugas mengelola hasil produksi dan memasarkan produk. Mereka

adalah:

Produsen: Pihak utama yaitu perusahaan manufaktur yang mengelola hasil produksi

dan memasarkan produk.

Distributor: Pihak-pihak yang membeli produk dalam jumlah besar untuk dijadikan

persediaan dalam jumlah banyak dari produsen dan dipasarkan kepada pihak lain

dalam satu paket dengan produk lain yang bisa saja merupakan produk dari produsen

yang berbeda.

Pengecer: Pihak yang membeli produk baik membelinya langsung dari produsen atau

melalui distributor dalam jumlah yang kecil yang kedian dijual kepada pelanggan

Pelanggan/Konsumen: semua pihak yang membeli baik langsung ke distributor

ataupun ke pengecer dalam jumlah kecil yang akan dibunakan untuk kepentingan

pribadi dan tidak untuk dijual kembali.

7

PESERTA PENDUKUNG: Tidak mengelola hasil produksi dan memasarkan produk, tetapi

menyediaakan jasa pendukungnya.

Penyedia Jasa Logistik: Pihak yang memberikan jasa kepada para konsumen dengan cara

memberikan nilai tambah dari suatu produk dengan menambahkan pelayanan di dalamnya,

dan biasanya pihak ini hanya mengandalkan pelayanan jasa sedangkan produk didapatkan

dari rekanan bukan hasil produksi perusahaan sendiri.

3.3. Alat dan bahan yang digunakan dalam mengetik huruf besar terdiri dari:


1. Komputer/laptop

2. Flashdisk

3. Printer

3.4. Langkah Kerja

1. Buatlah kelompok yang terdiri dari 3 orang.

2. Lakukan observasi untuk mengidentifikasi logistik kantor. Observasi bisa dilakukan

di kantor, atau toko stasionary dan peralatan kantor.

3. Logistik yang harus diperoleh datanya adalah berupa Barang (terdiri dari mesin-5

macam, peralatan- 15, BHP-30, perabot-5) dan Jasa -5 macam. Selain nama logistik,

yang harus diperolah adalah spesifikasi, harga pasar, dan rantai pasokan yang terlibat.

Akan lebih baik lagi jika ditambah data dukung, seperti brosur, atau alamat tautan

yang bisa dihubungi.

4. Susunlah hasil observasi kelompok menjadi Daftar Logistik Kantor, yang minimal

terdiri dari Kode Barang, Nama, Spesifikasi, Perkiraan Harga, Rantai Pasokan, dan

Data Dukung. Daftar dibuat dengan MS Excell.

5. Share Daftar Logistik Kantor kelompok Saudara dengan kelompok lain.

6. Gabungkan Daftar Logistik Kantor kelompok Saudara dengan Daftar dari kelompok

lain, sehingga minimal Daftar Logistik Kantor kelompok Saudara menjadi 5 kali dari

sebelum digabung.

3.5. Penilaian hasil praktek


No Kelompok Poin Penilaian Rata-rata

8

Coding

Nama

Baran

g Spesifikasi SC

Data

Dukung

Jumlah

Total

Item

1 Adi Lina Sekar Arum

No Kode Arti

1 Coding Sistem pengkodean logistik baik, yaitu bisa membedakan kelompok

logistik dan membedakan tiap-tiap item logistik

2 Nama

Barang

Nama barang (logistik) menggunakan nama yang formal di lingkungan

kantor

3 Spesifikasi Menunjukkan jenis dan kualitas logistik yang dibutuhkan kantor

4 SC Menunjukkan rantai pasokan yang paling efektif dan efisien

5 Data

Dukung

Data dukung melengkapi data yang sudah ada

6 Jumlah

Total Item

Jumlah total item logistik yang berhasil dilaporkan

9

Jasa/Pelayanan Data &/Informasi

Administrasi Pengadaan Barang

Manajemen Operasional: Logistik AdministrasiFungsi: Fungsi: Fungsi: Output:PerencanaanPengorganisasianPelaksanaanPengecekan

PerencanaanPelaksanaanPengecekanTindak Lanjut

Pengadaan: Persiapan Penganggaran Pelaksanaan

Pengadaan6 M

Dokumen &/

Formulir Penerimaan Penyimpanan Pemakaian Pengendalian Harian Periodik

10

BAB 4Praktek: Menyajikan Bagan Alur Prosedur Administrasi Pengadaan Barang,

Sub Aktivitas Persiapan Pengadaan

Sumber: http://www.anwariz.com/2015/03/5

4.1. LO:

[1].Mahasiswa dapat menyajikan bagan alur prosedur administrasi persipan pengadaan barang

[2].Menyajikan contoh Dokumen Pendukung yang akan lahir dalam proses perencanaan pengadaan barang dan jasa (dokumen yang diterima dari pihak lain).

[3].Menyajikan Formulir Pendukung yang akan digunakan dalam proses perencanaan pengadaan barang dan jasa.

4.2. Bagan Alur Prosedur Administrasi Persiapan Pengadaan Barang

Bagan alur prosedur administrasi persiapan pengadaan barang menyajikan informasi tentang :1. Nama kegiatan operasional, yaitu Persiapan Pengadaan Barang yang merupakan

sub-kegiatan Pengadaan Barang. Jadi bagan alur ini merupakan bagian dari Bagan Alur Prosedur Administrasi Pengadaan Barang.

2. Uraian tahapan pelaksanaan kegiatan Persiapan Pengadaan Barang secara rinci. Uraian ini menguraikan langkah pencapaian tujuan , sehingga di akhir uraian harus tersaji tujauan dari persiapan pengadaan barang, yaitu tersaji informasi barang dan jasa yang dibutuhkan organisasi untuk tahun depan.

3. Aktivitas pokok administrasi (6 M) pada setiap tahapan pelaksanaan kegiatan Persiapan Pengadaan Barang.

4. Pihak-pihak yang terlibat dalam pelaksanaan Persiapan Pengadaan Barang, baik internal maupun eksternal .

5. Alur dokumen yang digunakan dalam pelaksanaan Persiapan Pengadaan Barang.6. Waktu Standar yang dibutuhkan untuk pelaksanaan setiap tahapan pelaksanaan

aktivitas dan waktu secara keseluruhan.

11

7. Dokumen yang lahir (diterima) dan atau Formulir yang harus diterbitkan untuk pelaksanaan administrasi Persiapan Pengadaan Barang.

8. Lampiran Formulir yang harus diterbitkan untuk pelaksanaan administrasi Persiapan Pengadaan Barang.

4.3. Alat dan bahan yang digunakan terdiri dari:


1. Komputer/laptop

2. Printer


1. Gambar 1

2. Format 1


administrasi Persiapan Pengadaan Barang.

4. Kertas HVS A3, untuk mencetak Bagan Alur Prosedur Administrasi Persiapan

Pengadaan Barang

4.4. Langkah Kerja

1. Mengacu pada Gambar 1, buatlah Format Bagan Alur Prosedur seperti pada Format 1.

2. Tuliskan nama aktivitas (mencerminkan What): Pengadaan Barang, pada kolom PROSEDUR.

3. Sub Prosedur: Persiapan Pengadaan. 4. Uraian sub prosedur secara rinci (mencerminkan How), dimana pada akhir prosedur

menggambarkan tujuan atau target akhir yang harus diwujudkan dari sub aktivitas terkait (mencerminkan Why). Uraian ini dilakukan pada kolom Uraian Aktivitas. Adapun uraian detail dari aktivitas persiapan pengadaan barang adalah sebagai berikut:

a. Kabag umum menginformasikan kepada kabag lain untuk menyusun kebutuhan barang tahunan tahun yang akan datang.

b. Kabag Operasional menginstruksikan kepada para kasubbagnya untuk menindaklanjuti instruksi Kabag Umum di masing - masing Sub Bagiannya.

c. Semua kasubag menindaklanjuti intruksi kabag dengan cara menginvertarisir kebutuhan barang yang dibutuhakan

d. Berdasarkan usulan dari kasubbag, kabag menyusun kebutuhan barang untuk departmennya.

e. Kabag menyerahkan / mengirim kebutuhan ke kabag umum.

12


6. Identifikasi pihak-pihak yang terlibat (Who) dan di unit kerja mana mereka berada (Where), dalam pelaksanaan tiap sub aktivitas. Mereka adalah pihak yang akan menerima dokumen dan atau harus menerbitkan formulir pendukung. Berilah kode gambar dokumen pada kolom Alur Dokumen pada sub kolom unit/bagian organisasi dan sub-sub kolom Pihak yang Terlibat.


8. Tuliskan nama-nama dokumen dan atau formulir pendukung aktivitas di kolom Dok &/ Form Pendukung, sesuai dengan urutan pelaksanaannya. Berilah keterangan D untuk dokumen dan F untuk formulir, dibelakang nama. Contoh: Daftar Usulan Kebutuhan Barang (F).

4.5. Penilaian Hasil Praktik


No Nama Bagan Alur Formulir Pendukung Rata-

rataUA 6M AD SW FP&/DP 5 IP Isi UK TF1 Adi Lina Sekar

Arum

No Kode Arti

13

1 UA Uraian Aktivitas, diuraikan secara rinci sesuai proses penyelesaian aktivitas dan diakhiri dengan perwujudan tujuan akrivitas (mencerminkan How & Why)

2 6 M Pelaksanaan aktivitas pokok administrasi (6 M = Mengumpulkan, Mencatat, Mengolah, Menggandakan, Mendistribusikan, dan Menyimpan) untuk menunjang peleksanaan uraian aktivitas opersional






14

Format 1: Format Bagan Alur Prosedur

KOPPROSEDUR: PENGADAAN BARANGSub Aktivitas: Persiapan Pengadaan

No.

Uraian Aktivitas(Opersion

al)

Aktivitas Administrasi

Alur Dokumen Standar Waktu(Menit)

Dok &/ Form

Pendukung

Bagian Umum BagianA

BagianB

BagianC

M1

M2

M3

M4

M5

M6

Kabag

Umum

Kasubbag

Keuangan

Kasubbag

Umum

Kabag A

Kasubbag A.1

Kasubbag A.2

Kabag A

Kasubbag A.1

Kasubbag A.2

Kabag A

Kasubbag A.1

Kasub

bag A.2

1

Keterangan: M1 = Mengumpulkan M2 = Mencatat M3 = Mengolah

M4 = Menggandakan M2 = Mendistribusikan M3 = Menyimpan

15

Gambar 1: Struktur Organisasi

16

NICE PRINTING Bagian UmumSub Bag LogistikSub Bag KeuanganSub Bag UmumBagian PersonaliaAdministrasi PersonaliaFungsi PersonaliaBagian PemasaranAdministrasi PemasaranHumas dan Pelayanan PelangganRiset dan PengembanganBagian ProduksiAdministrasi ProduksiPra CetakCetak

BAB 5Praktek Simulasi Administrasi Persiapan Pengadaan Barang

5.1. LO:

[1].Mahasiswa dapat mempraktekkan simulasi administrasi persiapan pengadaan barang sesuai bagan alur prosedur administrasi persipan pengadaan barang yang telah dibuat.



1. Komputer/laptop

2. Printer

3. Peralan Surat-menyurat seperti stempel dan yang lainnya.

4. Peralatan kearsipan.


1. Gambar 1

2. Softcopy Format dokumen pendukung hasil praktek sebelumnya.


administrasi Persiapan Pengadaan Barang.

4. Tempat penyimpanan arsip

5. Kertas untuk membuat guide/penunjuk pada pemberkasan/penyimpanan arsip.

5.3. Langkah Kerja

1. Simulasikan prosedur yang telah disusun untuk persiapan pengadaan logistik kantor yang meliputi bahan habis pakai (masing-masing sub-bagian kerja 10 item), peralatan kantor (masing-masing sub-bagian 6 item), mesin kantor (masing-masing sub-bagian kerja 2 item). Masing-masing item logistik pada tiap unit kerja boleh ada yang sama.

2. Untuk melengkapi data spesifikasi barang dan harga pasar dapat menggunakan hasil praktek Menerapkan Konsep Logistik Kantor atau mengunduh dari internet, sehingga bisa memperolah data yang terbaru.

3. Selanjutnya ikuti bagan alur prosedur administrasi persiapan pengadaan barang, sebagai berikut:3.1. Bagilah anggota kelompok Saudara untuk berperan sebagai Kabag Umum,

Administrasi Personalia, Administrasi Pemasaran, dan Administrasi Produksi. Jika anggota tidak mencukupi satu orang boleh merangkap lebih dari satu peran.

3.2. Kabag Umum menginformasikan kepada kabag lain untuk menyusun kebutuhan barang tahunan tahun yang akan datang, dengan menerbitkan surat yang dikirimkan kepada semua Kabag Operasional (Gunakan form surat yang

17

sudah dibuat pada Praktek sebelumnya, lakukan sesuai bagan alur prosedur administrasi yang telah dibuat).

3.3. Kabag operasional menginstruksikan kepada para kasubbagnya untuk menindaklanjuti instruksi kabag umum di masing - masing sub bagiannya, dengan menerbitkan Disposisi yang dilampiri copy surat dari Kabag Umum. Penerbitan disposisi dilakukan oleh administrasi masing-masing bagian. (Gunakan form Disposisi yang sudah dibuat pada Praktek sebelumnya, lakukan sesuai bagan alur prosedur administrasi yang telah dibuat. Jangan lupa untuk meng-copy surat dari Kabag Umum sesuai jumlah disposisi yang diberikan kepada semua Kasubbag).

3.4. Semua kasubag menindaklanjuti intruksi kabag dengan cara menginvertarisir kebutuhan barang yang dibutuhakan, hasilnya dicatat pada formulir kebutuhan barang. (Gunakan form Kebutuhan Barang Sub Bagian yang sudah dibuat pada Praktek sebelumnya, lakukan sesuai bagan alur prosedur administrasi yang telah dibuat.) Hasilnya yang asli diserahkan kepada Kabag dan tembusannya diarsip oleh Kasubbag.

3.5. Berdasarkan usulan dari kasubbag, dengan dibantu oleh administrasi bagian, kabag menyusun kebutuhan barang untuk departmentnya. (Gunakan form Kebutuhan Barang Bagian yang sudah dibuat pada Praktek sebelumnya, lakukan sesuai bagan alur prosedur administrasi yang telah dibuat.)

3.6. Kabag menyerahkan / mengirim daftar kebutuhan asli ke Kabag Umum dan tembusannya diarsip oleh administrasi bagian.

3.7. Tembusan Daftar ini diarsip bersamaan dengan Daftar Kebutuhan Barang Sub Bagian yang ada, Surat dari Kabag Umum, dan disposisi yang diberikan ke semua kasubag. Kumpulan arsip ini diberi nama Berkas Pengadaan Tahun Berjalan (tulis tahun sesuai tahun pengadaan barang). Berkas ini disimpan sesuai dengan kronologis pelaksanaan aktivitas operasional. Buatkan guide (penuntun) berdasarkan nama arsip/berkas tiap tahapan aktivita operasional sehingga bisa membantu mempermudah pengelolaan berkas tersebut.



No Nama Urain 6 M Dokumen Pendukung Rata-rataM1 M2 M3 M4 M5 M6 5 IP Isi UK TF

1 Adi Lina S A

18

No Kode Arti1 M1 Uraian aktivitas pengumpulan data uraian aktivias operasional

2 M2 Uraian aktivitas pencatatan data hasil pengumpulan data

3 M3 Uraian aktivitas pengolahan data yang mendukung proses pengambilan keputusan terkanit pencapaian tujuan aktivitas operasional

4 M4 Uraian aktivitas penyimpanan dokumen hasil pencatatan dan atau pengolahan data

5 M5 Uraian aktivitas penggandaan dokumen hasil pencatatan dan atau pengolahan data sesuai dengan kebutuhan pengiriman/pendistribusian dokumen

6 M6 Uraian aktivitas pendistribusian dokumen hasil pencatatan dan atau pengolahan data

7 5 IP Identitas Pokok Arsip/Dokumen tercantum secara lengkap8 Isi Isi dokumen pada formulir sesuai data aktivitas operasional9 UJK Ukuran & Jenis Kertas menggunakan ukuran kertas standar yang disesuaikan

dengan isi dokumen10 TD Tampilan Fisik dokumen baik tata-letak maupun penggunaan huruf baik.

19


Sub Aktivitas Penganggaran Pengadaan

Sumber: http://www.anwariz.com/2015/03/5

6.1. LO:

1. Mahasiswa dapat menyajikan bagan alur prosedur administrasi penganggaran pengadaan barang

2. Menyajikan contoh Dokumen Pendukung yang akan muncul dalam proses penganggaran pengadaan barang dan jasa.

3. Menyajikan Formulir Pendukung yang akan digunakan dalam proses penganggaran pengadaan barang dan jasa.

6.2. Bagan Alur Prosedur Administrasi Penganggaran Pengadaan Barang

Bagan alur prosedur administrasi persiapan pengadaan barang menyajikan informasi tentang :1. Nama kegiatan operasional, yaitu Penganggaran Pengadaan Barang yang

merupakan sub-kegiatan Pengadaan Barang. Jadi bagan alur ini merupakan bagian dari Bagan Alur Prosedur Administrasi Pengadaan Barang.

2. Uraian tahapan pelaksanaan kegiatan Penganggaran Pengadaan Barang secara rinci. Uraian ini menguraikan langkah pencapaian tujuan , sehingga di akhir uraian harus tersaji tujauan dari penganggaran pengadaan barang, yaitu tersajinya anggaran pengadaan barang jasa yang dibutuhkan organisasi untuk tahun depan.

3. Aktivitas pokok administrasi (6 M) pada setiap tahapan pelaksanaan kegiatan Penganggaran Pengadaan Barang.

4. Pihak-pihak yang terlibat dalam Penganggaran Pengadaan Barang, baik internal maupun eksternal .

20

5. Alur dokumen yang digunakan dalam Penganggaran Pengadaan Barang.6. Waktu Standar yang dibutuhkan untuk pelaksanaan setiap tahapan pelaksanaan

aktivitas dan waktu secara keseluruhan.7. Dokumen yang lahir (diterima) dan atau Formulir yang harus diterbitkan untuk

pelaksanaan administrasi Penganggaran Pengadaan Barang.8. Lampiran Formulir yang harus diterbitkan untuk pelaksanaan administrasi

Penganggaran Pengadaan Barang.

6.3. Alat dan bahan yang digunakan


1. Komputer/laptop

2. Printer


1. Gambar 1

2. Format 1


administrasi Penganggaran Pengadaan Barang.

4. Kertas HVS A3, untuk mencetak Bagan Alur Prosedur Administrasi

Penganggaran Pengadaan Barang

6.4. Langkah Kerja



3. Sub Prosedur: Penganggaran Pengadaan. 4. Uraian sub prosedur secara rinci (mencerminkan How), dimana pada akhir prosedur

menggambarkan tujuan atau target akhir yang harus diwujudkan dari sub aktivitas terkait (mencerminkan Why). Uraian ini dilakukan pada kolom Uraian Aktivitas. Adapun uraian detail dari aktivitas Penganggaran pengadaan barang adalah sebagai berikut:a. Kabag umum menerima Daftar Kebutuhan logistik tahun yang akan datang dari

semua Bagian Operasional.b. Kabag Umum mengistruksikan Kasubbag Logistik untuk merangkum kebutuhan

logitik semua bagian menjadi Kebutuhan Logistik Perusahaan untuk tahun yang akan datang dalam bentuk Draft Daftar Kebutuhan Logistik Perusahaan untuk tahun yang akan datang.

c. Kasubbag Logistik menyerahkan Draft Daftar Kebutuhan Logistik Perusahaan untuk diperiksa dan disahkan menjadi Daftar Kebutuhan Logistik Perusahaan.

21

d. Kabag Umum menginstruksikan Kasubbag Keuangan untuk menyusun anggaran kebutuhan logistik organisasi untuk tahun yang akan datang, berdasarkan Daftar Kebutuhan logistik/barang yang telah disusun oleh Kasubbag Logistik.

e. Kasubag Keuangan Menyusun draf Datar harga perolehan sendiri (HPS) Setiap Barang Yang dibutuhkan.

f. Kasubag Keuangan Mengusulkan draf Daftar harga perolehan sendiri (HPS) kepada Kabag umum untuk mengesahkannya.

g. Setelah mendapatkan pengesahan dari Kabag Umum, Kasubag Keuangan menyusun Rancangan Anggaran Pengadaan Barang.

h. Setelah Rancangan Anggaran Pengadaan Barang tersusun, diserahkan kepada Kabag Umum untuk disahkan.

i. Setelah disahkan oleh Kabag Umum menjadi Anggaran Pengadaan Barang, diinformasikan kepada Kasubag Keuangan untuk dasar penyiapan anggaran pengadaan. Selain itu juga diinformasikan kepada Kasubag Logistik sebagai dasar pelaksanaan pengadaan barang.




8. Tuliskan nama-nama dokumen dan atau formulir pendukung aktivitas di kolom Dok &/ Form Pendukung, sesuai dengan urutan pelaksanaannya. Berilah keterangan D untuk dokumen dan F untuk formulir, dibelakang nama. Contoh: Daftar Harga Perolehan Sendiri (F).





Arum

22

No Kode Arti1 UA Uraian Aktivitas, diuraikan secara rinci sesuai proses penyelesaian aktivitas

dan diakhiri dengan perwujudan tujuan akrivitas (mencerminkan How & Why)2 6 M Pelaksanaan aktivitas pokok administrasi (6 M = Mengumpulkan, Mencatat,

Mengolah, Menggandakan, Mendistribusikan, dan Menyimpan) untuk menunjang peleksanaan uraian aktivitas opersional






23

BAB 7Praktek Simulasi Prosedur Administrasi Pengadaan Barang,

Sub Aktivitas Penganggaran Pengadaan

7.1. LO

[1].Mahasiswa dapat mempraktekkan simulasi administrasi penganggaran pengadaan barang sesuai bagan alur prosedur administrasi persipan pengadaan barang yang telah dibuat.



1. Komputer/laptop

2. Printer




1. Gambar 1



administrasi Penganggaran Pengadaan Barang.



7.3. Langkah Kerja

1. Simulasikan prosedur yang telah disusun untuk penganggaran pengadaan logistik kantor.

2. Ikuti bagan alur prosedur administrasi penganggaran pengadaan barang, sebagai berikut:2.1 Bagilah anggota kelompok Saudara untuk berperan sebagai Kabag Umum, Sub

Bag Logistik, Sub Bag Keuangan, Sub Bag Umum. Jika anggota tidak mencukupi satu orang boleh merangkap lebih dari satu peran.

2.2 Kabag umum menerima Daftar Kebutuhan logistik tahun yang akan datang dari semua Bagian Operasional.

2.3 Kabag Umum mengistruksikan Kasubbag Logistik untuk merangkum kebutuhan logitik semua bagian menjadi Kebutuhan Logistik Perusahaan untuk tahun yang akan datang dalam bentuk Draft Daftar Kebutuhan Logistik Perusahaan untuk tahun yang akan datang. (Gunakan form Daftar Kebutuhan Logistik Perusahaan

24

yang sudah dibuat pada Praktek sebelumnya, lakukan sesuai bagan alur prosedur administrasi yang telah dibuat.)

2.4 Kasubbag Logistik menyerahkan Draft Daftar Kebutuhan Logistik Perusahaan untuk diperiksa dan disahkan menjadi Daftar Kebutuhan Logistik Perusahaan.

2.5 Kabag Umum menginstruksikan Kasubbag Keuangan untuk menyusun anggaran kebutuhan logistik organisasi untuk tahun yang akan datang, berdasarkan Daftar Kebutuhan logistik/barang yang teah disusun oleh Kasubbag Logistik.

2.6 Kasubag Keuangan Menyusun draf Datar harga perolehan sendiri (HPS) Setiap Barang Yang dibutuhkan. . (Gunakan form Daftar HPS yang sudah dibuat pada Praktek sebelumnya, lakukan sesuai bagan alur prosedur administrasi yang telah dibuat.)

2.7 Kasubag Keuangan Mengusulkan draf Daftar harga perolehan sendiri (HPS) kepada Kabag umum untuk mengesahkannya.

2.8 Setelah mendapatkan pengesahan dari Kabag Umum, Kasubag Keuangan menyusun Rancangan Anggaran Pengadaan Barang. (Gunakan form Rancangan Anggaran Pengadaan Barang yang sudah dibuat pada Praktek sebelumnya, lakukan sesuai bagan alur prosedur administrasi yang telah dibuat.)

2.9 Setelah Rancangan Anggaran Pengadaan Barang tersusun, diserahkan kepada Kabag Umum untuk disahkan.

2.10 Setelah disahkan oleh Kabag Umum menjadi Anggaran Pengadaan Barang, diinformasikan kepada Kasubag Keuangan untuk dasar penyiapan anggaran pengadaan. Selain itu juga diinformasikan kepada Kasubag Logistik sebagai dasar pelaksanaan pengadaan barang.

7.4. Penilaian Hasil Praktek



1 Adi Lina S A

25









26


Sub Aktivitas Pelaksanaan Pengadaan

Sumber: http://logistik.ui.ac.id/alur-pengajuan-pengadaan-barang-dan-jasa/

8.1 LO:

1. Mahasiswa dapat menyajikan bagan alur prosedur administrasi pelaksanan pengadaan barang

2. Menyajikan contoh Dokumen Pendukung yang akan muncul dalam proses pelaksanaan pengadaan barang dan jasa.

3. Menyajikan Formulir Pendukung yang akan digunakan dalam proses pelaksanaan pengadaan barang dan jasa.

8.2 Bagan Alur Prosedur Administrasi Pelaksanaan Pengadaan Barang

Bagan alur prosedur administrasi persiapan pengadaan barang menyajikan informasi tentang :1. Nama kegiatan operasional, yaitu Pelaksanaan Pengadaan Barang yang merupakan

sub-kegiatan Pengadaan Barang. Jadi bagan alur ini merupakan bagian dari Bagan Alur Prosedur Administrasi Pengadaan Barang.

2. Uraian tahapan pelaksanaan kegiatan Pelaksanaan Pengadaan Barang secara rinci. Uraian ini menguraikan langkah pencapaian tujuan , sehingga di akhir uraian harus tersaji tujauan dari pelaksanaan pengadaan barang, yaitu diterimmanya barang

27

dan jasa dari penyedia barang dan jasa dan tersaji informasi penerimaan barang dan jasa yang dibutuhkan organisasi untuk tahun depan dari para penyedia barang dan jasa.

3. Aktivitas pokok administrasi (6 M) pada setiap tahapan pelaksanaan kegiatan Pelaksanaan Pengadaan Barang.

4. Pihak-pihak yang terlibat dalam Pelaksanaan Pengadaan Barang, baik internal maupun eksternal .

5. Alur dokumen yang digunakan dalam Pelaksanaan Pengadaan Barang.6. Waktu Standar yang dibutuhkan untuk pelaksanaan setiap tahapan pelaksanaan

aktivitas dan waktu secara keseluruhan.7. Dokumen yang lahir (diterima) dan atau Formulir yang harus diterbitkan untuk

pelaksanaan administrasi Pelaksanaan Pengadaan Barang.8. Lampiran Formulir yang harus diterbitkan untuk pelaksanaan administrasi

Pelaksanaan Pengadaan Barang.

8.3 Alat dan bahan yang digunakan


1. Komputer/laptop

2. Printer


5. Gambar 1

6. Format 1


administrasi Pelaksanaan Pengadaan Barang.

8. Kertas HVS A3, untuk mencetak Bagan Alur Prosedur Administrasi Pelaksanaan

Pengadaan Barang

8.4 Langkah Kerja



3. Sub Prosedur: Pelaksanaan Pengadaan. 4. Uraian sub prosedur secara rinci (mencerminkan How), dimana pada akhir prosedur

menggambarkan tujuan atau target akhir yang harus diwujudkan dari sub aktivitas terkait (mencerminkan Why). Uraian ini dilakukan pada kolom Uraian Aktivitas. Adapun uraian detail dari aktivitas Pelaksanaan pengadaan barang adalah sebagai berikut:

28

a. Kabag Umum menginstruksikan Kasubbag Logistik untuk melaksanakan pengadaan barang dengan mengacu pada Daftar Kebutuhan barang dan Anggaran Pengadaan Barang.

b. Berdasarkan rekap yang telah dibuat dan Anggaran Pengadaan Barang, Kasubag Logistik meyeleksi Para Calon Supplier yang diperkirakan mampu menyediakan logistik dengan jenis barang, spesifikasi, harga satuan yang sesuai kebutuhan. Selain itu juga yang menyediakan fasilitas potongan yang diberikan, cara pembayaran, cara penyerahan dan kemudahan yang diperoleh dalam penyediaan logistik yang diperluan.

c. Kasubag Logistik memesan barang kepada para Supplier yang telah diseleksi. Pemesanan barang dilakukan pada Supplier yang dapat menyediakan barang secara efisien dan efektif. Efektif sesuai dengan tujuan yang diharapkan, sesuai dengan kualitas dan kuantitas, dan efisien dalam penggunaan sumber daya untuk mencapai tujuan yang berpengaruh pada waktu dan biaya.

d. Kasubang Logistik membuat kesepakatan kerja pengiriman barang yang prosesnya barang pakai atau barang tidak tahan lama agar dikirim dalam 3 kali selama setahun dan pembayaran dilakukan secara lunas, serta penerimaan barang jika ada yang cacat dan tidak sesuai akan dikembalikan lalu minta ganti dengan barang yang sesuai. Hal ini dilakukan dengan sepengetahuan Kabag Umum.

e. Penerimaan barang. Penerimaan barang dari supplier dilakukan oleh Tim Penerima Barang yang diketuai oleh Kasubag Logistik. Proses penerimaan barang disesuaikan dengan jenis kelompok barang sebagai berikut: Bahan Habis Pakai. Sebelum Kasubag Logistik benar - benar menerima

barang harus dilakukan cek fisik dan cek administratif. Dalam penerimaan barang Kasubag Logistik harus memastikan barang yang dipesan dan dibeli telah sesuai dengan kebutuhan, sesuai dengan kualitas dan kuantitas, dan lain sebagainya. Apabila barang diperlukan uji coba maka akan melibatkan pihak - pihak lain untuk mengujinya. Kasubag Logistik juga harus terlibat dalam pengujian barang untuk memastikan layak atau tidaknya barang tersebut.

Alat Tulis Kantor. Untuk ATK juga diperlakukan seperti proses penerimaan BHP.

Mesin Kantor. Untuk mesin kantor, selain seperti BHP dan ATK, uji coba pemakaian wajib dilakukan.

f. Berdasarkan urain aktivitas, identifikasi kegiatan administrasi (6M) yang harus dilakukan, termasuk dokumen yang menyertai (yang akan diterima) dan atau formulir yang dibutuhkan untuk diterbitkan.

g. Identifikasi pihak-pihak yang terlibat (Who) dan di unit kerja mana mereka berada (Where), dalam pelaksanaan tiap sub aktivitas. Mereka adalah pihak yang akan menerima dokumen dan atau harus menerbitkan formulir pendukung. Berilah kode gambar dokumen pada kolom Alur Dokumen pada sub kolom unit/bagian organisasi dan sub-sub kolom Pihak yang Terlibat.

h. Hitunglah waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tiap sub aktivitas (When) dalam satuan menit. Tuliskan hasilnya pada kolom Standar Waktu.

29

i. Tuliskan nama-nama dokumen dan atau formulir pendukung aktivitas di kolom Dok &/ Form Pendukung, sesuai dengan urutan pelaksanaannya. Berilah keterangan D untuk dokumen dan F untuk formulir, dibelakang nama. Contoh: Daftar Usulan Kebutuhan Barang (F).




8. Tuliskan nama-nama dokumen dan atau formulir pendukung aktivitas di kolom Dok &/ Form Pendukung, sesuai dengan urutan pelaksanaannya. Berilah keterangan D untuk dokumen dan F untuk formulir, dibelakang nama. Contoh: Surat Permintaan Penawaran Barang (F).

8.5 Penilaian Hasil Praktik




Arum

30

No Kode Arti








31

BAB 9Praktek Simulasi Prosedur Administrasi Pengadaan Barang,

Sub Aktivitas Pelaksanaan Pengadaan

9.1 LO

Mahasiswa dapat mempraktekkan simulasi administrasi pengadaan barang sesuai bagan alur prosedur administrasi pengadaan barang yang telah dibuat.

9.2 Alat dan bahan yang digunakan terdiri dari:


1. Komputer/laptop

2. Printer




1. Gambar 1



administrasi Pelaksanaan Pengadaan Barang.



9.3 Langkah Kerja

1. Simulasikan prosedur yang telah disusun untuk pelaksanaan pengadaan logistik kantor.

2. Ikuti bagan alur prosedur administrasi pelaksanaan pengadaan barang, sebagai berikut:2.1 Bagilah anggota kelompok Saudara untuk berperan sebagai Kabag Umum, Sub

Bag Logistik, dan Sub Bag Umum. Jika anggota tidak mencukupi satu orang boleh merangkap lebih dari satu peran.

2.2 Kabag Umum menginstruksikan Kasubbag Logistik untuk melaksanakan pengadaan barang dengan mengacu pada Daftar Kebutuhan barang dan Anggaran Pengadaan Barang.Instruksi ini diberikan dengan menerbitkan surat penugasan. . (Gunakan form surat yang sudah dibuat pada Praktek sebelumnya, lakukan sesuai bagan alur prosedur administrasi yang telah dibuat.)

2.3 Berdasarkan rekap yang telah dibuat dan Anggaran Pengadaan Barang, Kasubag Logistik meyeleksi Para Calon Supplier yang diperkirakan mampu menyediakan

32

logistik dengan jenis barang, spesifikasi, harga satuan yang sesuai kebutuhan. Selain itu juga yang menyediakan fasilitas potongan yang diberikan, cara pembayaran, cara penyerahan dan kemudahan yang diperoleh dalam penyediaan logistik yang diperluan. Untuk keperluan ini diterbitkan Surat Permintaan Penawaran untuk semua calon supplier. Tiap kelompok jenis logistik dikirim 3 supplier. (Gunakan form surat permintaan penawaran yang sudah dibuat pada Praktek sebelumnya, lakukan sesuai bagan alur prosedur administrasi yang telah dibuat.)

2.4 Kasubag Logistik memesan barang kepada para Supplier yang telah diseleksi. Pemesanan barang dilakukan pada Supplier yang dapat menyediakan barang secara efisien dan efektif. Efektif sesuai dengan tujuan yang diharapkan, sesuai dengan kualitas dan kuantitas, dan efisien dalam penggunaan sumber daya untuk mencapai tujuan yang berpengaruh pada waktu dan biaya. Dari 3 supplier untuk masing-masing kelompok jeni logistik, asumsikan dipilih salah satu supplier. Pemesanan dilakukan dengan menerbitkan Surat Pesanan kepada masing-masing supplier. (Gunakan form surat pesanan yang sudah dibuat pada Praktek sebelumnya, lakukan sesuai bagan alur prosedur administrasi yang telah dibuat.)

2.5 Kasubang Logistik membuat kesepakatan kerja pengiriman barang yang prosesnya barang pakai atau barang tidak tahan lama agar dikirim dalam 3 kali selama setahun dan pembayaran dilakukan secara lunas, serta penerimaan barang jika ada yang cacat dan tidak sesuai akan dikembalikan lalu minta ganti dengan barang yang sesuai. Hal ini dilakukan dengan sepengetahuan Kabag Umum. (Gunakan form surat kesepakatan kerja yang sudah dibuat pada Praktek sebelumnya, lakukan sesuai bagan alur prosedur administrasi yang telah dibuat.)

2.6 Penerimaan barang. Penerimaan barang dari supplier dilakukan oleh Tim Penerima Barang yang diketuai oleh Kasubag Logistik. Proses penerimaan barang disesuaikan dengan jenis kelompok barang sebagai berikut: Bahan Habis Pakai. Sebelum Kasubag Logistik benar - benar menerima

barang harus dilakukan cek fisik dan cek administratif. Dalam penerimaan barang Kasubag Logistik harus memastikan barang yang dipesan dan dibeli telah sesuai dengan kebutuhan, sesuai dengan kualitas dan kuantitas, dan lain sebagainya. Apabila barang diperlukan uji coba maka akan melibatkan pihak - pihak lain untuk mengujinya. Kasubag Logistik juga harus terlibat dalam pengujian barang untuk memastikan layak atau tidaknya barang tersebut.

Alat Tulis Kantor. Untuk ATK juga dilakukan seperti BHP. Mesin Kantor. Untuk mesin kantor pengecekkannya dilakukan bersama

dengan perwakilan dari supplier hingga mesin bisa difungsikan di tempat kerja, termasuk juga instalasi atau pemasangan mesin jika memang diperlukan.

9.4. Penilaian hasil praktek


33


1 Adi Lina S A









34

BAB 10Praktek: Menyajikan Bagan Alur Prosedur Administrasi Penyimpanan dan Penggunaan

Barang

Sumber: http://konsultanwarehouse-etalenta.blogspot.co.id/p/warehouse-kartu-stock.html

10.1. LO:

1. Mahasiswa dapat menyajikan bagan alur prosedur administrasi penyimpanan dan penggunaan barang

2. Menyajikan contoh Dokumen Pendukung yang akan muncul dalam proses penyimpanan dan penggunaan barang dan jasa.

3. Menyajikan Formulir Pendukung yang akan digunakan dalam proses pelaksanaan penyimpanan dan penggunaan barang.

10.2. Bagan Alur Prosedur Administrasi Pelaksanaan Pengadaan Barang

Bagan alur prosedur administrasi persiapan pengadaan barang menyajikan informasi tentang :1. Nama kegiatan operasional, yaitu Penyimpanan dan Penggunaan Barang.2. Uraian tahapan pelaksanaan kegiatan Penyimpanan dan Penggunaan Barang

secara rinci. Uraian ini menguraikan langkah pencapaian tujuan , sehingga di akhir uraian harus tersaji tujauan dari pelaksanaan Penyimpanan dan Penggunaan

35

Barang, yaitu (1) tersimpannya semua barang yang telah diterima dari Unit penerimaan barang dan jasa dan tersaji informasi setiap barang di gudang. (2) Terpenuhinya permintaan kebutuhan barang dari semua unit kerja yang ada dan tersajinya arus keluar dari setiap barang, sehingga status keadaan barang bisa selalu dimonitor dan di akhir tahun bisa diketahui persediaan akhir dari setiap barang.

3. Aktivitas pokok administrasi (6 M) pada setiap tahapan pelaksanaan kegiatan Pelaksanaan Penyimpanan dan Penggunaan Barang.

4. Pihak-pihak yang terlibat dalam Pelaksanaan Penyimpanan dan Penggunaan Barang.

5. Alur dokumen yang digunakan dalam Pelaksanaan Penyimpanan dan Penggunaan Barang.

6. Waktu Standar yang dibutuhkan untuk pelaksanaan setiap tahapan pelaksanaan aktivitas dan waktu secara keseluruhan.

7. Dokumen yang lahir (diterima) dan atau Formulir yang harus diterbitkan untuk pelaksanaan administrasi Pelaksanaan Penyimpanan dan Penggunaan Barang.

8. Lampiran Formulir yang harus diterbitkan untuk pelaksanaan administrasi Pelaksanaan Penyimpanan dan Penggunaan Barang.

10.3. Alat dan bahan yang digunakan


1. Komputer/laptop

2. Printer


9. Gambar 1

10. Format 1


administrasi Pelaksanaan Penyimpanan dan Penggunaan Barang.

12. Kertas HVS A3, untuk mencetak Bagan Alur Prosedur Administrasi Pelaksanaan

Penyimpanan dan Penggunaan Barang

10.4. Langkah Kerja


2. Tuliskan nama aktivitas (mencerminkan What): Penyimpanan dan Penggunaan Barang, pada kolom PROSEDUR.

3. Sub Prosedur: -- 4. Uraian sub prosedur secara rinci (mencerminkan How), dimana pada akhir prosedur

menggambarkan tujuan atau target akhir yang harus diwujudkan dari sub aktivitas

36

terkait (mencerminkan Why). Uraian ini dilakukan pada kolom Uraian Aktivitas. Adapun uraian detail dari aktivitas Pelaksanaan Penyimpanan dan Penggunaan Barang adalah sebagai berikut:A. Penyimpanan Baranga. Kasubbag Logistik menginstruksikan Kasi Gudang untuk melakukan

penyimpanan semua logistik yang telah diperoleh dari pengadaan barang.b. Kasi Gudang melakukan penyimpanan barang. Penempatan barang disesuaikan

dengan susunan yang ada pada Daftar Barang. Setiap barang disusun berdasarkan tanggal penerimaan barang. Dengan demikian akan mempermudah proses pengontrolan masuk-keluarnya barang, dan dapat mengetahui dengan mudah jumlah persediaan masing-masing barang dan secara keseluruhan.

c. Setelah semua barang tersimpan di tempat masing-masing, Kasi Gudang melaporkan keadaan barang awal tahun di Gudang kepada Kasubbag Logistik.

d. Kasubbag Logistik melanjutkan laporan tersebut kepada Kabag Umum.e. Kabag Umum menginformasikan keadaan barang awal tahun kepada Kabag yang

lain dan sekaligus memberitahukan bahwa proses pelayanan permintaan barang sudah bisa dimulai.

B. Penggunaan Barang. Prosedur penggunaan barang diatur sebagai berikut:a. Penggunaan barang habis pakai. Proses penggunaan bahan habis pakai diatur

sebagai berikut: Kebutuhan Bahan Habis Pakai diajukan untuk kebutuhnan operasional di

masing-masing Sub Bagian selama 2 minggu atau minimal untuk 1 minggu. Pengajuan dilakukan hanya untuk barang yang sudah mendekati batas jumlah

minimal persediaan di Sub Bagian. Pengajuan kebutuhan harus sepengetahuan masing-masing KaBag. Pengajuan kebutuhan diajukan kepada Kasubbag Logistik. Jika disetujui,

pemenuhan kebutuhan akan ditindaklanjuti oleh Kasi Gudang. Kasi Gudang melakukan pelayanan sesuai dengan nomor urut persetujuan

Kasubbag Logistik. Setiap barang yang keluar akan dimonitor secara harian, demikian juga untuk

keseluruhan barang yang keluar pada hari itu. Dengan demikian akan selalu diketahui keadaan setiap item barang setiap harinya.

..........b. Peralatan Kantor

Proses penggunaan bahan habis pakai diatur sama dengan penggunaan bahan habis pakai.

c. Mesin dan Perabotan KantorPenggunaan mesin dan perabotan kantor langsung diserahkan pada saat penerimaan barang dari supplier, dimana unit dan atau bagian yang mengajukan termasuk sebagai anggota tim penerima barang.

37




8. Tuliskan nama-nama dokumen dan atau formulir pendukung aktivitas di kolom Dok &/ Form Pendukung, sesuai dengan urutan pelaksanaannya. Berilah keterangan D untuk dokumen dan F untuk formulir, dibelakang nama. Contoh: Surat Permintaan Penawaran Barang (F).





Arum

No Kode Arti

38








39

BAB 11Praktek Simulasi Prosedur Administrasi Penyimpanan dan Penggunaan Barang

11.1. LO

Mahasiswa dapat mempraktekkan simulasi administrasi penyimpanan dan penggunaan barang sesuai bagan alur prosedur administrasi penyimpanan dan penggunaan barang yang telah dibuat.



1. Komputer/laptop

2. Printer




6. Gambar 1



administrasi Penyimpanan dan Penggunaan Barang.



11.3. Langkah Kerja

1. Simulasikan prosedur yang telah disusun untuk pelaksanaan pengadaan logistik kantor.

2. Ikuti bagan alur prosedur administrasi pelaksanaan pengadaan barang, sebagai berikut:2.1 Bagilah anggota kelompok Saudara untuk berperan sebagai Kabag Umum, Sub

Bag Logistik, Sub Bag Keuangan, Sub Bag Umum. Jika anggota tidak mencukupi satu orang boleh merangkap lebih dari satu peran.

2.2 Kabag Umum menginstruksikan Kasubbag Logistik untuk melaksanakan pengadaan barang dengan mengacu pada Daftar Kebutuhan barang dan Anggaran Pengadaan Barang.Instruksi ini diberikan dengan menerbitkan surat penugasan. . (Gunakan form surat yang sudah dibuat pada Praktek sebelumnya, lakukan sesuai bagan alur prosedur administrasi yang telah dibuat.)

40

2.3 Berdasarkan rekap yang telah dibuat dan Anggaran Pengadaan Barang, Kasubag Logistik meyeleksi Para Calon Supplier yang diperkirakan mampu menyediakan logistik dengan jenis barang, spesifikasi, harga satuan yang sesuai kebutuhan. Selain itu juga yang menyediakan fasilitas potongan yang diberikan, cara pembayaran, cara penyerahan dan kemudahan yang diperoleh dalam penyediaan logistik yang diperluan. Untuk keperluan ini diterbitkan Surat Permintaan Penawaran untuk semua calon supplier. Tiap kelompok jenis logistik dikirim 3 supplier. (Gunakan form surat permintaan penawaran yang sudah dibuat pada Praktek sebelumnya, lakukan sesuai bagan alur prosedur administrasi yang telah dibuat.)

2.4 Kasubag Logistik memesan barang kepada para Supplier yang telah diseleksi. Pemesanan barang dilakukan pada Supplier yang dapat menyediakan barang secara efisien dan efektif. Efektif sesuai dengan tujuan yang diharapkan, sesuai dengan kualitas dan kuantitas, dan efisien dalam penggunaan sumber daya untuk mencapai tujuan yang berpengaruh pada waktu dan biaya. Dari 3 supplier untuk masing-masing kelompok jeni logistik, asumsikan dipilih salah satu supplier. Pemesanan dilakukan dengan menerbitkan Surat Pesanan kepada masing-masing supplier. (Gunakan form surat pesanan yang sudah dibuat pada Praktek sebelumnya, lakukan sesuai bagan alur prosedur administrasi yang telah dibuat.)

2.5 Kasubang Logistik membuat kesepakatan kerja pengiriman barang yang prosesnya barang pakai atau barang tidak tahan lama agar dikirim dalam 3 kali selama setahun dan pembayaran dilakukan secara lunas, serta penerimaan barang jika ada yang cacat dan tidak sesuai akan dikembalikan lalu minta ganti dengan barang yang sesuai. Hal ini dilakukan dengan sepengetahuan Kabag Umum. (Gunakan form surat kesepakatan kerja yang sudah dibuat pada Praktek sebelumnya, lakukan sesuai bagan alur prosedur administrasi yang telah dibuat.)

2.6 Penerimaan barang. Penerimaan barang dari supplier dilakukan oleh Tim Penerima Barang yang diketuai oleh Kasubag Logistik. Proses penerimaan barang disesuaikan dengan jenis kelompok barang sebagai berikut:

Bahan Habis Pakai. Sebelum Kasubag Logistik benar - benar menerima barang harus dilakukan cek fisik dan cek administratif. Dalam penerimaan barang Kasubag Logistik harus memastikan barang yang dipesan dan dibeli telah sesuai dengan kebutuhan, sesuai dengan kualitas dan kuantitas, dan lain sebagainya. Apabila barang diperlukan uji coba maka akan melibatkan pihak - pihak lain untuk mengujinya. Kasubag Logistik juga harus terlibat dalam pengujian barang untuk memastikan layak atau tidaknya barang tersebut.

Alat Tulis Kantor. Untuk ATK juga dilakukan seperti BHP. Mesin Kantor. Untuk mesin kantor pengecekkannya dilakukan bersama

dengan perwakilan dari supplier hingga mesin bisa difungsikan di tempat kerja, termasuk juga instalasi atau pemasangan mesin jika memang diperlukan.

11.4. Penilaian Hasil Praktek

41



1 Adi Lina S A









42

erlanggaandis.files.wordpress.com · Web view2018-09-03 · Identifikasi pihak-pihak yang...

Documents

Transcript of erlanggaandis.files.wordpress.com · Web view2018-09-03 · Identifikasi pihak-pihak yang...