BAB 2

LANDASAN TEORI

2.1. Teori-teori Dasar/Umum

2.1.1. Pengertian Sistem

Sistem adalah sekelompok objek yang terdiri dari orang,

sumber, konsep dan prosedur yang berinteraksi untuk menjalankan

fungsi dalam mencapai tujuan. Hal ini sesuai menurut John W.

Satzinger, Robert B. Jackson, dan Stephen D. Burd(2008,p6) dalam

bukunya yang berjudul ‘Object-Oriented Analysis & Design with the

Unified Process’ yang menyatakan bahwa sistem adalah sekumpulan

prosedur yang saling terintegrasi yang memiliki maksud yang sama

yaitu untuk menyelesaikan suatu tujuan.

2.1.2. Pengertian Informasi

Informasi adalah data yang telah diproses secara sistematis

sehingga menjadi lebih bermakna dan berguna. Hal ini sesuai dengan

R. Kelly Rainer, Efraim Turban, Richard E. Potter(2007,p5) dalam

bukunya ‘Introduction to Information Systems Supporting and

Transforming Business’, menyatakan bahwa Informasi merupakan

data yang telah diorganisir sehingga memiliki suatu nilai yang

berguna bagi penggunanya.

Menurut Raymond McLeod, jr. dan George P Schell(2007, p.

9) dalam bukunya ‘Management Information System’, menyebutkan

7

8

bahwa informasi merupakan data yang telah diolah sehingga lebih

bermakna.

2.1.3. Pengertian Sistem Informasi

Sistem Informasi merupakan kombinasi antara hubungan yang

terstruktur dari sejumlah komponen(manusia, hardware, software,

jaringan komunikasi dan data resource) yang mengumpulkan,

mengubah, dan menyebarkan informasi dalam pengambilan keputusan

, pengkoordinasian, penyediaan analisis dan menampilkannya dalam

suatu organisasi. Hal ini didukung oleh beberapa orang yakni:

Menurut O’Brien dan Marakas (2006,p5), Sistem informasi

merupakan kombinasi teratur apapun dari manusia, hardware,

software, jaringan komunikasi dan data resource yang

mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam

sebuah organisasi.

Menurut Laudon (2002,p7), secara teknis, sistem informasi

didefinisikan sebagai suatu kumpulan komponen yang saling

berhubungan yang mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan

mendistribusikan informasi untuk membantu dalam pengambilan

keputusan, pengkoordinasian, pengendalian analisis dan

menampilkannya dalam suatu organisasi.

Dalam buku ‘Object-Oriented Analysis & Design with the

Unified Process’, John W. Satzinger, Robert B. Jackson, Stephen D.

Burd.(2008, p6), Menjelaskan bahwa Sistem Informasi adalah

kumpulan dari beberapa komponen yang saling berhubungan yang

9

berfungsi untuk mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan

menghasilkan output informasi yang dibutuhkan untuk menyelesaikan

tugas bisnis.

2.1.4. Activity Diagram

Menurut Satzinger(2008, p141), Activity diagram adalah

sebuah tipe dari diagram workflow yang mendeskripsikan aktivitas-

aktivitas user dan aliran urutannya.

Gambar 2.1 Komponen-komponen Activity Diagram

1. Synchronization bar

Menurut Satzinger(2008, p141), synchronization bar

adalah sebuah simbol yang dipakai dalam sebuah activity

diagram untuk mengendalikan pemisahan atau penyatuan dari

proses yang digambarkan.

2. Swimlane

10

Menurut Satzinger (2008, p141), Swimlane digambarkan

sebagai area persegi panjang pada activity diagram yang

mewakili aktivitas yang dikerjakan oleh single agent.

2.1.5. Pengertian Sumber Daya Manusia

Pengertian sumber daya manusia menurut Wirawan (2009)

adalah sumber daya yang di gunakan untuk menggerakkan dan

menyinergikan sumber daya lainnya untuk mencapai tujuan

organisasi. Tanpa sumber daya manusia (SDM), sumber daya lainnya

menganggur dan kurang bermanfaat dalam mencapai tujuan

organisasi. Istilah SDM mencakup semua yang terdapat dalam diri

manusia, antara lain terdiri atas di mensi deimensi berikut :

1. Fisik manusia

2. Psikis manusia

3. Sifat atau karatersitik manusia

4. Pengetahuan dan ketrampilan manusia

5. Pengalaman manusia

2.2 Teori-teori Khusus

2.2.1 ERP

2.2.1.1 Pengertian ERP

Pengertian ERP (Enterprise Resource Planning ) menurut

O’Brien(2006:p320) adalah tulang punggung dari fungsi perusahaan

yang mengintegrasikan dan mengoptimasisasi banyak proses dari

11

mulai proses internal dan menangani fungsi produksi , logistik,

distribusi, akuntansi, keuangan dan sumber daya manusia perusahaan.

Menurut Monk dan Wagner(2009:p239), ERP adalah sebuah

sistem yang membantu mengatur proses bisnis seperti marketing,

produksi, pembelian dan accounting dalam suatu kesatuan yang

terintegrasi.

2.2.1.2 Konsep ERP

Konsep dasar ERP menurut Wijaya dan Darudiato(2009:p26-

28) dapat di terjemahkan sebagai berikut:

1. ERP terdiri atas paket software yang menintegrasikan

semua informasi di perusahaan yang meliputi dari

keuangan, akuntansi, sumber daya manusia/hcm, rantai

pasok dan informasi konsumen.

2. Sistem ERP adalah paket sistem informasi yang dapat

dikonfigurasi, yang mengintegrasikan informasi dan proses

yang berbasis informasi didalam dan melinta area

fungsional di dalam sebuah organisasi

2.2.1.3 Sejarah Perkembangan ERP

Menurut Wijaya dan Darudiato (2009:15-22), sistem ERP

telah ada sejak tahun 1960an, di mana awalnya hanya berfokus pada

sistem fabrikasi untuk pengendalian persediaan (Inventory control).

Seiring bertambahnya waktu, sistem ERP mengalami evolusi

pergeseran dari pengendalian menjadi pengelolaan sumber daya.

12

Pada tahun 1970an, konsep MRP (Material Requirement Planning)

yang merupakan cikal bakal perkembangan sistem ERP adalah

metode untuk mengelola pemesanan material dan komponennya yang

harus disediakan untuk proses suatu produk. MRP digunakan untuk

mensimulasikan persamaan manufaktur universal. Simulasi ini

menggunakan jadwal perencanaan utama (master schedule) untuk

mengetahui apa yang diperlukan untuk membuat produk tersebut, dan

data persediaan (inventory) untuk mengetahui apa yang dimiliki dan

apa yang harus disediakan atau dibeli.

MRP kemudian berkembang menjadi Close Loop MRP.

Fungsi yang sudah ada di MRP ditambahkan di dalam Close Loop

MRP seperti alat bantu berupa sistem untuk mendukung perencanaan

hingga penjualan dan produksi (Sales and Distribution), jadwal

pembuatan produk (Master Scheduling), perkiraan perencanaan

penjualan dan perencanaan order konsumen (Demand Management),

serta analisa sumber daya. Sistem ini dirancang untuk membantu

menjalankan rencana pekerjaan diberbagai lokasi pabrik, penjadwalan

persediaan internal dan eksternal (pemasok.)

Close loop MRP kemudian berkembang menjadi

Manufacturing Resource Planning atau biasa dikenal dengan MRP II.

MRP II sama seperti Close Loop MRP, hanya ada penambahan

elemen perencanaan penjualan dan operasi,anatarmuka keuangan,dan

simulasi kemampuan melakukan analisi “what if” untuk mendapatkan

jawaban yang mungkin diterapkan.

13

MRP II berkembang menjadi Enterprise Resource Planning

(ERP). Dasar ERP sebenarnya diturunkan dari MRP II, tetapi proses

bisnisnya diperluas dan lebih sesuai diterapkan pada kondisi

perusahaan yang memiliki beberapa unit bisnis. Tujuan implementasi

ERP adalah untuk mengintegrasikan unit bisnis yang ada dalam

perusahaan agar perusahaan dapat menjalankan bisnis dalam kondisi

yang cepat berubah dan sangat kompetitif.

2.2.2 SAP

SAP adalah perangkat lunak yang di kembangkan untuk

mendukung suatu organisai dalam menjalankan kegiatan

operasionalnya secara lebih efisien dan efektif.

SAP terdiri dari sejumlah modul aplikasi yang memiliki

kemampuan untuk mendukung semua transaksi yang di lakukan

perusahaan dan tiap aplikasi bekerja secara berkaitan satu dengan

yang lainnya. Semua modul aplikasi yang terdapat di SAP dapat

bekerja secara terintegrasi yang satu dengan lainnya.

2.2.2.1 Sejarah SAP

Menurut Anderson (2011:7-8) SAP didirikan 40 tahun yang

lalu di Mannheim, Jerman oleh sekelompok mantan insinyur IBM

dengan visi tunggal yaitu membangun sebuah paket perangkat lunak

yang menggabungkan beragam fungsi bisnis perusahaan. Idenya

adalah untuk membantu perusahaan mengganti 10 atau 15 aplikasi

bisnis yang berbeda seperti sistem keuangan, aplikasi warehouse,

14

aplikasi perencanaan produksi, dst dengan sistem tunggal yang

terintegrasi. Lebih baik lagi, para mantan karyawan IBM ini ingin

menciptakan sistem yang mewujudkan praktek terbaik bagi berbagai

tipe bisnis dan industri. Dalam prosesnya, dibayangkan bahwa

software baru ini dapat meminimalkan kompleksitas dan menjalankan

bisnis dengan komputasi secara real time. Visi ini menjadi nyata

ketika System, Application, and Product in Data Processing (SAP),

atau dalam bahasa Jerman Systemanalyse und Programentwicklung

berdiri pada tahun 1972.

Tujuan SAP dari hari pertama adalah untuk mengubah dunia,

dan hal itu terus dilakukan sampai saat ini. Disamping dari visi utama

yang dimiliki, para pemimpin perusahaan mencipatakan platform

multibahasa dan multinasional yang mampu secara mudah

mengakomodasi standardan teknik bisnis proses yang baru. Pada saat

ini SAP digunakan lebih dari satu juta business user dengan lebih dari

seratus ribu pelanggan di sekitar 120 negara diseluruh dunia.

15

2.2.2.2 Modul SAP

Gambar 2.2 Modul Aplikasi SAP R/3

Menurut Monk dan Wagner (2009:27-29) Sistem SAP terdiri

dari beberapa modul yang mendukung jalannya proses bisnis dalam

perusahaan.

Berikut merupakan modul aplikasi yang ada di SAP.

FI-CO(Finance Accounting and Controlling): yang

berhubungan dengan standart accounting dan acost

accounting dan analisa profitabilitas.

MM(Material Management): membantu menjalankan

proses pembelian dan pengelolaaan inventory

SD(Sales and Distribution): membantu meningkatkan efisien

kegiatan operasional berkaitan dengan proses pengelolaan

customer order (proses sales,shipping dan billing)

HCM (Human Capital Mangement): mengintegrasikan proses

proses mulai dari aplikasi pendaftaranm administrasi pegawai,

16

manajemen waktu, pembiayaan untuk perjalanan sampai ke

proses pembayaran gaji pegawai.

PP (Production Planning): membantu proses perencanaan dan

kontrol dan kegiatan produksi.

QM (Quality Management): membantu melakukan pengecekan

kualitas proses proses yang ada di keseluruhan rantai logistik.

PM (Plant Manager): suatu solusi untuk proses administrasi

dan perbaikan sistemsecara teknis.

AM (Asset Manager): membantu pengelolaan atas keseluruhan

fixed assets, meliputi proses asset account tradisional dan

technical asset accounting tradisional dan technical assets

management, sampai ke investment controlling.

PS(Project System): mengintegrasikan keseluruhan proses

perencaaan proyek, pengerjaan dan kontrol.

2.2.3 Modul Human Capital Management

Modul Human Capital Management yang di gunakan adalah

mySAP ERP HCM yang memberikan fasilitas kepada perusahaan

agar dapat mengelola sumber daya manusianya secara real time.

Kegiatan pengelolaan itu dapat meliputi memetakan struktur

organisasi perusahaan, perhitungan pembayaran gaji dan lain lain

yang dilakukan secara terintegrasi, MySAP ERP HCM memiliki

beberapa elemen sebagai berikut:

(Sumber buku HR050 Business Processes in Human Capital

Management)

17

1. Organizational Management

Organizational Management di gunakan untuk

memetakan struktur organisasi perusahaan dalam sistem

manajemen sumber daya terkait dengan laporan dan untuk

memperlihatkan hirarki serta hubungan para karyawan dalam

sebuah perusahaan. Selain itu, organizational management

juga memberi pandangan yang luas tentang perusahaan di

masa lalu, masa sekarang dan masa yang akan datang. Di

dalam organizational management terdapat:

Organizational Plan

Organizational plan menggambarkan sebuah model dari

lingkungan kerja yang struktural dalam perusahaan yang

bisa di evaluasi kapan saja

Organizational Unit

Organizational unit menggambarkan semua jenis unit

bisnis yang ada dalam perusahaan. Hubungan dari

beberapa unit bisnis yang ada akan membentuk sebuah

struktur organisasi.

Jobs

Jobs adalah pengklasifikasian dari posisi yang akan

ditempati oleh para karyawan. Misalanya Manager ,

Secretary, dan lain lain.

Posisitions

18

Posisitions adalah unit organisasi terkecil yang

menggambarkan tugas tugas dari karyawan secara individual.

Posisitions akan di tempatai oleh Persons.

Persons

Persons adalah sebuah objek yang memegang posisi dalam

suatu struktur organisasi yang secara umum di gambarkan

sebagai karyawan.

2. Personnel administration

Personal administration terkait dengan fungsi untuk melakukan

maintain data para karyawan. Sistem dalam mySAP ERP HCM

menyimpan data dengan menggunakan infotype Records. Istilah

istilah yang terdapat dalam personnel administration ini adalah :

Single Screen Maintenance

Infotype akan dimaintain untuk subjek atau situasi tertentu.

Satu infotype akan digunakan untuk satu karyawan

Personnel actions

Personnel actions digunakan untuk situasi situasi yang lebih

kompleks lagi dan di butuhkan lebih dari satu infotype.

Misalnya dalam situasi untuk hiring seorang karyawan.

Fast Entry

Fast entry digunakan untuk maintain satu infotype untuk

lebih dari satu orang karyawan. Misalnya dalam situasi

pemberian bonus atau bayaran tambahan untuk para

karyawan.

3. Time Mangement

19

Time management di gunakan untuk mengelola semual hal

yang berhubungan dengan waktu dalam proses kerja para karyawan,

misalnya absensi, cuti dan lain lain. Ada beberapa cara untuk

mencata data waktu dalam time management, seperti:

Dilakukan online oleh time administrator

Menggunakan sistem pencatatan date tERPisah

Menggunakan Cross-Aplication Time Sheet (CATS)

Menggunakan Employee Self Service (ESS).

4. Payroll

Secara umum payroll adalah sebuah perhitungan dari

pembayaran atas hasil kerja dari para karyawan. Jika dilihat secara

lebih khusus payroll dapat mengelola beberapa hal seperti

pemrosesan hasil penggajian, transfer bank, dan pembayaran gaji

dengan menggunakan cek. Perhitungan gaji secara umum dilakukan

dengan tahap sebagai berikut:

Mengelola data karyawan terkait dengan master data,

travel data dan time data untuk perhitungan gaji.

Membuat remuneration statement untuk mengetahui jumlah

gaji seluruhnya tiap karyawan.

Mengirim gaji pada karyawan.

Mentransfer gaji kepada bagian Accounting.

5. Recruitment

Komponen dalam recruitment dapat digunakan untuk

melengkapi seluruh proses perekrutan dari mulai mengisi data data

20

awal sampai dengan mengisi posisi posisis untuk lowongan

pekerjaan. Proses umum dari recruitment adalah sebagai berikut :

Jika diintegrasikan dengan organizational management,

perusahaan dapat membuat vacancy infotype(1007) untuk

memuat seluruh persyaratan tenaga kerja yang dibutuhkan

untuk perusahaan.

Mengiklankan posisi lowongan pekerjaan.

Menerima informasi tentang pelama dan menyimpannya.

Menentukan status pelamar, seperti to be hired atau rejected

Membuat kontrak untuk pelamar yang di terima

Memperkerjakan karyawan dan menyimpan datanya dalam

master data.

6. Personnel Development

Komponen dalam personnel development dapat

memungkinkan perusahaan untuk menilai para karyawan terkait

dengan performanya yang dimiliki karyawann dengan kebutuhan

posisi ditempat mereka bekerja dapat diukur dengan Qualifications

and Requirements.

Dengan personnel development, perusahaan dapat

merencanakan dan mengimplementasikan berbagai training yang di

perlukan untuk mengembangkan kemampuan dan kualifikasi yang

dibutuhkan di setiap bidang

7. Training and Event management

Para karyawan yang memiliki kualifikasi kurang memadai

akan diikutsertakan dalam event business atau kursus pelatihan

21

yang menyediakan sarana untuk meningkatkan kinerja karyawan

dalam bidang tertentu. Training and event management memiliki

empat proses utama, yaitu:

Business Event Preparation

Dalam proses ini dibahas mengenai persiapan untuk

melakukan business event dengan mempersiapkan data yang

akan di gunakan dalam membuat business event catalog seperti

jadwal waktu, lokasi, sumber daya dan lain lain.

Business event catalog

Tahap selanjutnya adalah pembuatan business event catalaog

termasuk tanggal event yang akan di tentukan.

Day to Day Activities

Proses booking dalam kegiatan event dilakukan. booking dapat

diikuti oleh para peserta internal atau eksternal ada juga

fasilitas booking seperti prebook attendance, replace booking,

rebook dan cancel attendees.

Recuring Activities

Tahap ini melibatakan kegiatan kegiatan yang butuuh untuk

dilakukan secara periodic seperti melakukan penilaian kembali

atas training yang telah dilakukan oleh karyawan.

8. Enterprise Compensation Management

Enterprise compensation management di gunakan untuk

mengontrol dan mengelola kebijakan remunerasi perusahaan serta

memfasilitasi perencanaan kompensasi dan budgeting. Empat

22

komponen utama dari entERPrise compensation management

adalah sebagai berikut:

Job Pricing

Job pricing digunakan untuk mengevaluasi survey atas gaji.

Budgeting

Budgeting digunakan untuk merencanakan dan mengontrol

semua biaya untuk penyesuaian dalam pemberian kompensasi.

Compensation Administration

Compensation administration digunakan untuk

mendistribusikan kenaikan gaji karyawan yang disesuaikan

dengan kebijakan remunerasi perusahaan.

Long-Term Incentives

Pemberian sebuah penghargaan dari suatu pencapaian yang

dilakukan(award).

9. Personnel Cost Planning

Personnel cost planning terkait tentang seluruh biaya yang

di perlukan untuk karyawan, seperti biaya gaji, training kegiatan

dinas dan lain lain. Proses planning tersebut meliputi:

Planning preparation

Data collection

Cost planning run

Detail planning

Consistency check and release

2.2.4 System Landscape

23

Standar software SAP perlu disesuaikan untuk dapat memenuhi

kebutuhan spesifik perusahaan. Upgrades atau perubahan

membutuhkan kostumisasi di dalam sistem tersebut.

Tetapi untuk menjamin konsistensi sistem, SAP

merekomendasikan three-system landscape, yang terdiri dari:

Pengembangan customer-spesific programs begitu pula

dengan kustomisasi yang di butuhkan. Tahap ini dinamakan

development system (DEV).

Pengembangan dan perubahan akan di lanjutkan ke quality

assurace system (QAS) untuk di lakukan pengecekan pengaruh

dari perubahan terhadap produksi. Object yang telah di uji dan

di setujui akan dibawa ke test system, copy dari production

system. Dan tahap yang terakhir adalah production system

(PROD). (SAP AG,2006, p7-8)

2.2.5 ASAP

Metodologi implementasi Accelerated SAP (ASAP) adalah alat

terbaru yang diperkenalkan oleh SAP dalam mengimplementasikan

sistem SAP dengan cepat di dalam suatu organisasi. ASAP adalah

pendekatan implementasi terstruktur dan dapat membantu perusahaan

mencapai implementasi lebih cepat dengan user acceptance yang

lebih cepat, pemetaan yang baik, dan dokumentasi efisien di berbagai

tahapan. Fase-fase kunci dalam metodologi ASAP antara lain:

1. Project preparation

2. Business blueprint

3. Realization

24

4. Final preparation

5. Go live and support

Dengan mempromosikan best-of-business practices untuk

implementasi, SAP menyingkirkan langkah-langkah yang memakan

waktu dan menjemukan dari pencatatan kebutuhan dan analisa seperti

yang disebutkan di atas.

Popularitas, efektivitas, dan keandalan pendekatan tersebut

dibangun dari kesuksesan yang diraih oleh metodologi serupa yang

diadopsi untuk pengembangan aplikasi sederhana di era 1980-an,

yaitu SSAD (Structured Systems Analysis and Design) yang

diperkenalkan oleh Gane dan Sarson. SAP membawa langkah-

langkah metodologi SSAD lebih jauh dengan mengoptimisasi desain

tradisional dan tahap pengembangan dari daur hidup proyek dengan

memanfaatkan best-of-business practices dan proses pre-implemented

untuk setiap industri.

Diluncurkan tahun 1996, ASAP merupakan proses

implementasi cepat dari SAP dan metodologi optimisasi

berkesinambungan. ASAP terdiri dari metodologi yang disebut

Roadmap yang terhubung dengan alat konfigurasi seperti IMG di

dalam sistem R/3.ASAP secara spesifik didesain untuk usaha kecil

menengah yang melakukan implementasi dalam jadwal yang ketat.

Karena ASAP merepresentasikan akumulasi pengetahuan dari

proyek yang lampau, ASAP dapat dipandang untuk menggunakan

semua informasi tersebut untuk mempercepat proses implementasi itu

sendiri. ASAP terdiri dari sejumlah besar checklist, spreadsheet,

25

kuesioner, jawaban, template dokumen, rekomendasi, dan lain

sebagainya. ASAP juga menyediakan halaman untuk isu penting,

termasuk di dalamnya buku panduan, alat belajar, dan akseletor dalam

masalah teknikal yang berhubungan dengan infrastruktur SAP,

instalasi, dan operasi.

ASAP mendukung keseluruhan daur hidup instalasi SAP, tidak

terbatas pada fase implementasi saja. ASAP juga menyediakan

dukungan pada perbaikan yang sedang berjalan maupun usaha saat

upgrade sistem SAP. ASAP mengintergrasikan tiga komponen berikut

ini yang bekerja sama untuk mendukung kecepatan dan efisiensi

implementasi dari sistem R/3:

ASAP Roadmap --> Adalah langkah demi langkah metodologi

untuk sebuah kesuksesan implementasi proyek SAP.

ASAP tools -> Meliputi tools manajemen proyek, kuesioner

untuk konsultas proses bisnis, dan sejumlah buku panduan dan

checklist

Layanan R/3, dukungan, dan pelatihan --> Termasuk semua

konsultasi, pelatihan, dan layanan dukungan seperti Go Live

check, remote upgrade, dsb.

Karakteristik metodologi ASAP antara lain:

ASAP adalah metodologi yang sudah terbukti, telah digunakan

dengan sukses di ratusan proyek, yang dimulai di Amerika,

dan kemudian di seluruh penjuru dunia.

ASAP merupakan metodologi yang komprehensif dan mulus

dengan integrasi dengan berbagai fase di dalam proyek.

26

ASAP melewatkan fase yang banyak bermasalah yang

ditemukan di metodologi tradisional, langsung menuju

dokumentasi dan analisis dari proses bisnis.

ASAP mendukung tiga peran yang berbeda untuk memastikan

perhatian penuh kepada semua aspek dari proyek, konsultasi

aplikasi, dan implementasi teknikal.Masukkan dari fase

business blueprint digunakan sebagai input langsung untuk

konfigurasi di fase realisasi.

27

2.2.5.1 ASAP Roadmap

Gambar 2.3 ASAP Roadmap

SAP menyediakan implementation roadmap yang

berorientasi proses, jelas, dan ringkas untuk proyek implementasi

individual. Roadmap ini berperan sebagai panduan proyek yang

menspesifikasikan langkah, mengidentifikasi kejadian penting

dan secara umum menentukan kecepatan pada keseluruhan

proyek, untuk menyampaikan sistem berjalan pada kecepatan dan

kualitas terbaik dengan memanfaatkan pendanaan dan sumber

daya secara optimal. ASAP Roadmap terdiri dari fase fase berikut

: project preparation, business blueprint, realization, final

preparation, dan go live & support.

28

2.2.5.1.1 Project Preparation

Fase project preparation berhubungan dengan pengaturan

organisasi proyek, termasuk tim, peran, dan tanggung jawab.

Pada fase ini, tujuan dan sasaran dari implementasi diputuskan.

Strategi dan konsep perencanaan proyek disiapkan. Infrastruktur

proyek,termasuk perangkat keras dan isu jaringan, ditentukan

dan difinalisasi.

Ukuran dan benchmarking dari gambaran instalasi

dilakukan dan akuisisi dari sistem SAP diinisialisasi. Proyek

mulai dengan resmi dengan meeting yang dihadiri oleh anggota

dari eksekutif dan komite utama, anggota tim proyek, dan

konsultan SAP.

2.2.5.1.2 Business Blueprint

Fase business blueprint sebagian besar berhubungan

dengan dokumentasi dan finalisaisi dari kebutuhan. Anggota tim

dan konsultan mengadakan wawancara dan workshop di area

yang berbeda untuk meyakinkan kebutuhan dari berbagai proses

bisnis. Fungsionalitas yang disediakan R/3 didemonstrasikan

menggunakan IDES dan didukung melalui kuesioner dan

diagram proses dari R/3 Business Engineer.

Semua kekeurangan dalam mengalamatkan kebutuhan

fungsional diidentifikasi, selanjutnya solusi yang sesuai

diekspolrasi dan dirancang. Hasil akhir dari fase ini adalah

dokumen business blueprint, yang menjabarkan secara rinci

29

tentang apa yang akan diproses, termasuk representasi gambar

maupun tertulis mengenai struktur perusahaan dan proses

bisnisnya. Setelah dokumen ini disetujui, blueprint tersebut

menjadi dasar fase-fase setelahnya.

2.2.5.1.3 Realization

Tujuan dari realisasi adalah untuk mengkonfigurasi

Baseline System berdasarkan dokumen Business Blueprint.

Untuk melakukan hal tersebut, proses bisnis dibagi menjadi

siklus yang saling terkait dengan prosses bisnis lainnya. Sistem

didokumnetasikan menggunakan ahli bisnis R/3. Baseline sistem

yang disiapkan disini adalah dasar dari sistem yang diproduksi.

Tim SAP melakukan pelatihan level 3 dimana sistem

dipresentasikan ke suatu kelompok power user yang juga

melakukan pelatihan yang dibtuhkan di dalam area operasi

mereka. Baseline system tersebut diperbaiki melalui validasi

yang dilakukan oleh power user. Tim yang menangani masalah

teknis membangun sistem administrasi, serta merencakan antar

muka dan transfer data.

2.2.5.1.4 Final Preparation

Fase persiapan akhir di tujukan untuk mempersiapkan

sistem dan perusahaan dalam mengimplementasikan SAP. Hal

tersebut berkaitan dengan semua aktivitas dari fase fase

yangtelah di lakukan sebelumnya. Setiap pengeceualian dan

30

situasi yang belum di selesaikan di fokuskan dan di lakukan

penyelesaian. Pengguna mahir di bawah pengawasan dari

anggota tim SAP melakukan end- user training. Konversi dan

antarmuka program di cek, pengujian voloume data, pengujian

stress (batas maksimum) di lakukan dan user acceptace test di

lakukan. Fase ini di ikuti dengan migrasi data ke system yang

baru.

2.2.5.1.5 Go Live and Support

Fase go live and support berfokus pada masalah

menempatkan sistem SAP ke dalam tahap produksi. PAda saat

ini di jalankan pengecekan pasca go live. Pengecekan tersebut

meliputi penanganan masalah operasional sehari- hari, termasuk

masalah dan is berkaitan dengan keamanan dari pemakai akhir.

SAP juga di perhatikan untuk kemungkinan optimalisasi setiap

fungsi yang ada di dalamnya. Fase ini juga meliputi verifikasi,

memastikan pemrosesan harian, mingguan, bulanan, perempat

tahunan, dan tahunan berjalan dengan benar. Pada akhirnya,

manfaat bisnis dari system dengan benar. Pada akhirnya,

manfaat bisnis dari system yang baru di ukur untuk memonitor

pengembalian modal (ROI) dari proyek tersebut, yang

memungkinkan pengulangan lebih jauh dari siklus implementasi

untuk meningkatkan proses bisnis.

2.2.6 HRIS (Human Resource Information System)

31

HRIS menurut O’Brien (2005,G9) adalah sistem informasi

yang mendukung kegiatan pengelolaan sumber data manusia seperti

perekrutan, seleksi, pengangkatan, penempatan kerja, penilaian

kinerja, pelatihan dan pengembangan sumber data manusia.

HRIS menurut O’Brien (2005,p238) di rancang untuk

mendukung:

1. Perencanaan untuk memenuhi kebutuhanbisnis karyawan

2. Pengembangan potensi karyawan

3. Pengendalian kebijakan dan program pengembangan

karyawan

Banyak perusahaan sudah melewati fungsi manajemen

personal secara tradisional dan telah mengembangakan HRIS yang

juga mendukung:

1. Perekrutan, seleksi, dan pengangkatan karyawan

2. Penempatan kerja

3. Penilaiaan kerja

4. Analisa bonus karyawan

5. Pelatihan dan pengembangan karyawan

6. Tunjangan kesehatan, keamanan dan keselamatan.

2.2.7 ESS/MSS

Menurut Asido Situmorang (2007:1) dalam jurnalnya,

Employee Self Service adalah suatu transformasi aplikasi web yang

digunakan untuk mempermudah dan mempercepat transaksi SDM yang

melibatkan baik pegawai, atasan maupun Administrator SDM sehingga

32

tugas dan pekerjaan menjadi lebih efektif dan efisien. Aplikasi ini

digunakan oleh karyawan untuk menampilkan, membuat, dan

mengelola data di dalam SAP melalui jaringan intranet atau internet.

Beberapa fungsi tambahan yang dibutuhkan oleh karyawan dapat

ditambahkan kedalam aplikasi ini, seperti pengajuan cuti, pengajuan

lembur, melihat data absen, dan sebagainya.

Aplikasi Employee self services melibatkan pegawai , atasan

maupun Administrator SDM. Dimana pemanfaatan aplikasi ini berbeda

beda, yaitu:

1. Bagi Pegawai

Employee Self Services memungkinkan pemberdayaan

pegawai untuk menangani sendiri proses administrasi

kepegawaian bagi dirinya (Self-Administration). Hal ini akan

mengurangi ketergantungan pegawai terhadap atasan dan

Human Resource Administrator sehingga efesiensi dan

efektivitas pegawai dapat di tingkatkan dengan lebih fokus

kepada pekerjaan masing masing

2. Bagi Atasan

Employee Self Services memungkinkan pemberdayaan

atasan untuk melakukan approval terhadap proses

administrasi kepegawaian (self-apporval). Hal ini akan

meningkatkan efisiensi dan efektivitas atasan baik people

management maupun Business management.

3. Bagi Administrator SDM

33

Employee Self-Service memungkinkan pemberdayaan

administrator untuk melakukan final checking/aproval

terhadap proses administrasi kepegawaian employee (self-

finalization). Hal ini akan meningkatkan efisiensi dan

efektivitas Human Resource administrator secara signifikan.

Sedangkan Manager Self Service (MSS) juga merupakan sebuah

web based application yang digunakan oleh manajer untuk membantu

dalam menjalankan tugas mereka seperti penyetujuan permohonan cuti

dan lembur, mengelola data bawahan, merancang jadwal pekerjaan,dll.

Aplikasi ini diintegrasikan dengan ESS agar data-data di dalam

database SAP menjadi real time. Manajer dapat melakukan MSS untuk:

Memperoleh informasi yang relevan

Merekrut karyawan

Menampilkan perencanaan kompensasi

Mengontrol biaya-biaya

Menampilkan perencanaan biaya

Membuat perubahan data personel

Menangani budget

2.2.8 Testing

Menurut Rex Black Testing di bagi menjadi 3 tahap yaitu:

1. Ongoing evaluation

Evaluasi yang dilakukan oleh pengembang sesuai standar

bersama dan dilakukan dalam proses pengembangan dan

tidak adanya formulir resmi.

2. Alpha testing

34

Tujuanya untuk identifikasi dan menghilangkan sebanyak

mungkin masalah sebelum akhirnya sampai ke user, di

lakukan setelah software jadi oleh orang – orang yang

tidak terlibat dalam pengembangan dan memang ahli

dibidangnya. Terdapat formulir resmi evaluasi.

3. Beta testing

Evaluasi sepenuhnya oleh pengguna/ user. Pengguna

dipilih 3 orang yang dibagi menjadi: potential, average dan

slow learner. Mereka diberitahukan prosedur evaluasi,

diamati proses penggunannya, di wawancarai lalu dinilai

dan dilakukan revisi.

Menurut Myers (2004:11), testing adalah proses yang

menjalankan suatu program untuk menemukan kesalahan.

Ada 3 macam testing :

1. Unit Test

Biasanya konsultan melakukan unit test. Dan jika

hasilnya belum benar dari kacamata konsultan, maka

dilakukan perbaikan konfigurasi. Setelah selesai, maka

konsultan akan melangkah ke testing berikutnya

bersama team leader, yaitu UAT (User Acceptance

Testing)

2. User Acceptance Testing

Konsultan akan menyediakan tahapan- tahapan/

langkah – langkah dalam transaksi menggunakan SAP.

User akan menggunakan langkah – langkah tersebut,

35

dan men-tes apakah sudah tepat atau belum dengan

kebutuhan user.

3. Integration Test

Pada fase ini, dilihat bagaimana hubungan antar modul

– modul yang diimplementasi. Apakah pengaruhnya

sudah benar atau belum.

2.2.9 User Acceptance Testing

Menurut Fajardo (2007:120) User Acceptance Testing

memungkinkan pengguna akhir/ end user dari sistem secara mandiri

mengeksekusi kasus pengujian dari perspektif bagaimana pengguna

akhir tersebut berencana untuk melaksanakan tugasnya di lingkungan

production. Yang melakukan proses user acceptance testing hanyalah

pengguna akhir.

Anggota tim konfigurasi dan pengujian mengatasi masalah

yang diidentifikasi saat user acceptance testing tersebut. Tim pengujian

dan anggota team change management membantu melatih pengguna

akhir dan mempersiapkan mereka untuk user acceptance test.

2.2.10 Training

Menurut Mathis (2002), Pelatihan adalah suatu proses dimana

orang-orang mencapai kemampuan tertentu untuk membantu

mencapai tujuan organisasi. Oleh karena itu, proses ini terikat dengan

berbagai tujuan organisasi, pelatihan dapat dipandang secara sempit

maupun luas. Secara terbatas, pelatihan menyediakan para pegawai

36

dengan pengetahuan yang spesifik dan dapat diketahui serta

keterampilan yang digunakan dalam pekerjaan mereka saat ini.

Terkadang ada batasan yang ditarik antara pelatihan dengan

pengembangan, dengan pengembangan yang bersifat lebih luas dalam

cakupan serta memfokuskan pada individu untuk mencapai

kemampuan baru yang berguna baik bagi pekerjaannya saat ini

maupun di masa mendatang.

Sedangkan Payaman Simanjuntak (2005) mendefinisikan

pelatihan merupakan bagian dari investasi SDM (human investment)

untuk meningkatkan kemampuan dan keterampilan kerja, dan dengan

demikian meningkatkan kinerja pegawai. Pelatihan biasanya

dilakukan dengan kurikulum yang disesuaikan dengan kebutuhan

jabatan, diberikan dalam waktu yang relatif pendek, untuk membekali

seseorang dengan keterampilan kerja.

Pelatihan didefinisikan oleh Ivancevich sebagai usaha untuk

meningkatkan kinerja pegawai dalam pekerjaannya sekarang atau

dalam pekerjaan lain yang akan dijabatnya segera.

2.2.11 Teknik Pengumpulan Data

2.2.11.1 Interview (Wawancara)

Menurut Sugiyono (2007:129) “wawancara digunakan

sebagai teknik pengumpulan data apabila peneliti ingin melakukan studi

pendahuluan untuk menemukan permasalahan yang harus diteliti dan

juga apabila peneliti ingin mengetahui hal-hal dari responden yang

lebih mendalam dan jumlah respondennya sedikit”.

37

2.2.11.2 Observasi

Menurut Sugiyono (2007:p203), observasi sebagai teknik

pengumpulan data mempunyai ciri yang spesifik bila dibandingkan

dengan teknik lain, yaitu wawancara dan kuesioner. Kalau wawancara

dan kuesioner secara berkomunikasi dengan orang maka observasi tidak

terbatas pada orang tetapi juga obyek-obyek alam yang lain.

2.2.11.3 Intership

Menurut Hamadeh et al (2004:p1) Internship adalah suatu

metode ujicoba di perusahaan dan merupakan salah satu cara terbaik

untuk mencoba bidang karir profesional atau mencoba suasana kerja

pada suatu perusahaan. Internship dapat berlangsung selama dua

minggu sampai satu tahun penuh, meskipun kebanyakan hanya

berlangsung selama tiga bulan atau lebih. Biasanya durasi kerja pada

kegiatan internship adalah full time, tetapi tidak tertutup kemungkinan

ada yang berdurasi sebagai part time.

2.2.11.4 Kerangka Pikir

Berikut ini merupakan gambaran kerangka pikiran dalam

menyusun skripsi ini :

38

Gambar 2.4 Kerangka Pikir

1. Langkah yang dilakukan pertama kali adalah mencari serta

menentukan topik. Setelah itu mencari perusahaan apa yang kira

kira cocok dan bisa di ambil topiknya berdasarkan pilihan kami.

Setelah menentukan perusahaan lalu kami melakukan diskusi

dengan perusahaan untuk memastikan ruang lingkup apa yang

mungkin dapat kita ambil yang nantinya kita cocokan dengan

topik skripsi yang telah kami pilih sesuai dengan yang diberikan

oleh jurusan.

Menentukan Topik dan berdiskusi dengan

perusahaan

Identifikasi masalah

Melakukan studi pustaka dan

pengumpulan data

Membuat UAT dokumen

Pembuatan user guide dan training video

Requirement dari HCIS

39

2. Setelah berdiskusi dengan perusahaan, maka kami dapat

melakukan identifikasi masalah yang terjadi di perusahaan

tersebut setelah melalui tahap wawancara dan intership.

3. Setelah mengidentifikasi masalah, langkah selanjutnya adalah

melakukan pengumpulan data dan studi pustaka secara paralel

sehingga selain mengumpulkan data yang di dapat dari perusahaan

bersangkutan kita melakukan studi pustaka untuk mengetahui data

data apa saja yang di perlukan untuk mengolah data tersebut, data

apa yang di perlukan dan teori teori apa saja yang nantinya akan di

gunakan untuk mengolah data tersebut.

4. Membuat UAT dokumen berdasarakan requirement dari HCIS,

UAT ini di gunakan untuk melakukan testing apakah ESS/MSS

yang di implementasikan sesuai dengan requirement yang di

berikan.

5. Setelah proses testing dengan metode UAT selesai dan memiliki

status Pass, langkah selanjutnya adalah pembuatan user guide dan

training video yang berguna untuk training ke pada end user

supaya sistem baru yang di implementasikan bisa berjalan

maksimal dan perubahan dari HRIS ke ESS/MSS bisa berjalan

lancar.