USER GUIDE APLIKASI SIMTATA -...

M a n u a l B o o k A p l i k a s i S I M T A T A S p e c i a l E d i t i o n | i

www.aplikasipintar.com 0853 9433 3301 Aisyah-Golden-Software

PETUNJUK PENGGUNAAN APLIKASI

SISTEM INFORMASI DAN PENATAUSAHAAN PERSURATAN (SIMTATA)

USER GUIDE APLIKASI SIMTATA

PRODUCT BY GREEN SOFTWARE

SPECIALIST SOFTWARE PROGRAMMING & DEVELOPER

WWW.APLIKASIPINTAR.COM

M a n u a l B o o k A p l i k a s i S I M T A T A S p e c i a l E d i t i o n | ii


KATA PENGANTAR

Segala puji bagi Allah, kita memuji-Nya dan meminta pertolongan,

pengampunan, dan petunjuk-Nya. Kita berlindung kepada Allah dari

kejahatan diri kita dan dari keburukan amal kita. Barang siapa mendapat

dari petunjuk Allah maka tidak akan ada yang dapat menyesatkannya,

dan barang siapa yang disesatkan oleh Allah maka tidak akan ada

pemberi petunjuk baginya. Aku bersaksi bahwa tidak ada Tuhan yang

berhak disembah selain Allah dan bahwa Muhammad adalah hamba dan

Rasul-Nya. Sholawat dan salam kami curahkan kepada Nabi Muhammad

dan keluarganya, dan sahabat-sahabatnya serta siapa saja yang

mengikuti mereka dengan baik hingga hari kiamat.

Tahukah Anda? sistem manual berimbas pada proses

pencatatan, penyimpanan dan pencarian surat yang membutuhkan waktu

lama. Hal ini berimbas pada manajemen arsip persuratan di instansi

pemerintahan yang tidak efisien. Masalah akan semakin kompleks ketika

surat yang dicari ternyata rusak atau hilang. Sudahkah Anda

membayangkan betapa rumitnya mengurus hal ini?

Aplikasi Persuratan (Sistem Informasi dan Manajemen Penatausahaan

Persuratan - Simtata) dibuat guna mengatasi masalah tersebut. sistem

backup dan restore data dan dokumen sangat ringan dan fleksibel

memungkinkan seluruh arsip surat bisa dibawa kemana-kemana dan

kapan saja.

M a n u a l B o o k A p l i k a s i S I M T A T A S p e c i a l E d i t i o n | iii


DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL

KATA PENGANTAR ........................................................................................ i

DAFTAR ISI ................................................................................................ ii

BAB 1 Download dan Instal Aplikasi SIMTATA ........................................... 1

BAB 2 Melakukan Regisrasi dan Memasukkan File Registrasi ke Dalam Aplikasi SIMTATA ................................................................ 2

BAB 3 Pengaturan Password .................................................................... 4

BAB 4 Klasifikasi Arsip ............................................................................. 5

BAB 5 Pengaturan Awal ........................................................................... 6 BAB 6 Posisi Awal Surat ........................................................................... 8

BAB 7 Posisi Awal Surat Keluar ................................................................ 10

BAB 8 Surat Masuk .................................................................................. 11

BAB 9 Disposisi Surat Masuk .................................................................... 13

BAB 10 Surat Keluar .................................................................................. 15

BAB 11 Backup Data ................................................................................. 16

BAB 12 Restore Data ................................................................................. 18 BAB 13 Terima Data .................................................................................. 19

Hubungi Kami

M a n u a l B o o k A p l i k a s i S I M T A T A S p e c i a l E d i t i o n | 1


BAB 1

DOWNLOAD DAN INSTAL APLIKASI SIMTATA

Untuk mengunduh aplikasi SIMTATA dan update-update terbarunya dapat Anda

lakukan melalui website www.aplikasipintar.com, setelah pengunduhan aplikasi

SIMTATA selesai, lakukanlah proses Instalasi Aplikasi, klik saja Next tanpa

mengubah variable pada saat melakukan penginstalan sampai proses penginstalan

selesai.

LOGIN USER

Setelah proses penginstalan selesai, Klik Ganda pada icon Aplikasi SIMTATA di

Desktop seperti pada gambar berikut :

Setelah jendela Login muncul, masukkan Nama User : admin dan Password juga

admin, kemudian masukkan tahun sesuai periode tahun yang Anda inginkan

misalnya 2018 lalu klik tombol Login seperti terlihat pada gambar berikut :

Icon Aplikasi SIMTATA di Desktop

http://www.aplikasipintar.com/



BAB 2

MELAKUKAN REGISTRASI DAN MEMASUKKAN FILE REGISTRASI KE DALAM APLIKASI SIMTATA

Untuk registrasi Anda dapat menghubungi langsung Konsultan kami yang tercantum

di website resmi kami www.aplikasipintar.com atau dengan cara yang kami tuliskan

di web tersebut.

Setelah proses registrasi selesai, selanjutnya adalah memasukkan file registrasi ke

dalam aplikasi SIMTATA. Caranya yaitu :

1. Download file registrasi yang kami kirimkan lewat email Anda,

2. Buka Aplikasi SIMTATA,

3. Klik pada menu nomor 32. Restore Data,

4. Kemudian klik tombol Cari Data,

5. Pilih file registrasi yang telah Anda download dari email Anda, lalu klik tombol

Ok,

http://www.aplikasipintar.com/



6. Setelah itu klik tombol Restore

7. Tunggu sampai proses selesai

8. Klik tombol Keluar untuk keluar dari jendela Form Restore Database

Catatan :

Form Restore Data ini juga digunakan untuk mengembalikan data hasil backup

apabila telah dilakukan backup.



BAB 3 PENGATURAN PASSWORD

Langkah selanjutnya pemgaturan Password :

1. Klik Tombol Tampilkan Menu Utama,

2. Setelah muncul menu utama, Klik tombol Nomor 21. Pengaturan

Password,

3. Seletalah jendela Manajemen Password terbuka, Klik tombol Tambah untuk

menambah user dan password,

4. Setelah itu lengkapi semua kolom yang tersedia dan untuk hak akses,

gunakan Super Admin jika hanya ada 1 petugas persuratan, lalu tekan tombol

Simpan.

Tombol Ubah Tambah

Pilih Super Admin jika hanya ada 1

petugas



5. Lalu klik tombol Keluar untuk keluar dari jendela tersebut.

BAB 4 KLASIFIKASI ARSIP

Sebelum kita mulai mengiput daftar nama pegawai terlebih dahulu kita melakukan

penginputan daftar jabatan dan kelas jabatan sesuai dengan peraturan dan

ketentuan yang berlaku pada Instansi Anda caranya adalah sebagai berikut :

1. Klik Tombol Tampilkan Menu Utama,

2. Setelah muncul menu utama, Klik tombol Nomor 22. Klasifikasi Kearsipan,

3. Setelah jendela Klasifikasi Kearsipan terbuka, Pilih tahapan klasifikasi,

a. Klasifikasi Induk

1. Pada Pilihan Tahapan Klasifikasi pilih Induk,

2. Lalu klik tombol Masuk,

3. Setelah jendela Tabel Klasifikasi Induk terbuka, klik tombol Tambah

untuk menambah data Anak,

4. Setelah mengisi semua kolom yang tersedia, klik tombol Simpan untuk

menyimpan data

1. Pilih Induk

2. Klik tombol Masuk



5. Proses Penambahan Klasifikasi Pokok sama dengan cara penambahan

klasifikasi Induk

4. Klik tombol Keluar untuk kembali ke Halaman Utama

BAB 5 PENGATURAN AWAL

Langkah selanjutnya adalah pengaturan awal, disini kita akan menset Template

Nomor Surat yang sesuai dengan peraturan yang berlaku di instansi Anda, adapun

caranya adalah sebagai berikut :

1. Pada menu utama, Klik tombol Nomor 23. Pengaturan Awal,

2. Setelah jendela Pengaturan Awal terbuka,

a. Klik tombol Ubah,

b. Isi semua kolom yang tersedia, tentukan target surat keluar dan surat

masuk dalam setahun (ini berkaitan dengan SKP pejabat yang menangani

persuratan)

c. Kemudian isi di template nomor sesuai kode yang berlaku di instansi Anda

misal KP.001/001/0001/OP-MMKS-18, maka di kolom tersebut kita

hanya mengambil OP-MMKS-

Klik tombol Tambah



d. Isi Kolom jumlah baris perhalaman, ini untuk menetapkan maksimal data

dalam satu lembar halaman kartu persuratan (Buku Agenda Surat).

e. Kemudian mengisi Kolom Halaman Referensi Awal Surat Keluar dengan

nomor halaman terakhir di buku agenda surat keluar,

f. Kemudian mengisi Kolom Halaman Referensi Awal Surat Masuk dengan

nomor halaman terakhir di buku agenda surat masuk,

g. Kemudian isi kolom Nomor Referensi Awal Surat Keluar dengan nomor

akhir di buku agenda Surat Keluar

h. Kemudian isi kolom Nomor Referensi Awal Surat Masuk dengan nomor

akhir di buku agenda Surat Masuk

i. Lalu klik tombol simpan untuk menyimpan perubahan.

(2a) Target Surat Keluar setahun

(2b) Target Surat

Masuk setahun

(2c) Template Nomor Surat

(2i) Klik tombol

Simpan

(2d) Target Surat Keluar setahun

(2e), (2f), (2g), (2h)



BAB 6 POSISI AWAL SURAT MASUK

Jika Anda menggunakan aplikasi SIMTATA dipertengahan tahun atau setelah

berjalan secara manual, maka lakukan pengisian data di posisi awal surat masuk,

pindahkan semua data manual kedalam aplikasi melalui form Posisi Awal Surat

Masuk, adapun caranya adalah sebagai berikut :

1. Klik Tombol Menu Utama,

2. Setelah muncul menu utama, Klik tombol Nomor 13. Posisi Awal Surat

Masuk,

3. Setelah jendela Posisi Awal Surat Masuk terbuka, klik tombol Tambah untuk

menambah data,

4. Setelah jendela penambahan data terbuka,

a. Masukkan Halaman referensi di kolom referensi, (masukkan halaman

referensi sesuai halaman pada lembar buku agenda surat yang telah

dilakukan secara manual),

b. Masukkan Nomor referensi di kolom referensi, (masukkan nomor referensi

sesuai nomor urut surat pada buku agenda surat),

c. Kemudian cari klasifikasi arsip lalu isi kolom yang masih kosong,

d. kemudian klik tombol Simpan untuk menyimpan data

Klik Tombol Tambah



5. untuk melihat dokumen yang telah tersimpan, klik ganda pada salah satu record

yang diinginkan pada tabel,

6. klik tombol Selesai untuk keluar dari jendela

(4a) Halaman Referensi

(4b) Nomor Referensi

(4c) Klasifikasi

Arsip

(5) Klik ganda

untuk melihat dokumen



BAB 7 POSISI AWAL SURAT KELUAR

Jika Anda menggunakan aplikasi SIMTATA dipertengahan tahun atau setelah

berjalan secara manual, maka lakukan pengisian data di posisi awal surat keluar,

pindahkan semua data manual kedalam aplikasi melalui form Posisi Awal Surat

Keluar, adapun caranya adalah sebagai berikut :


2. Setelah muncul menu utama, Klik tombol Nomor 14. Posisi Awal Surat

Keluar,

3. Setelah jendela Posisi Awal Surat Keluar terbuka, klik tombol Tambah untuk

menambah data,


a. Masukkan Halaman referensi di kolom referensi, (masukkan halaman

referensi sesuai halaman pada lembar buku agenda surat yang telah

dilakukan secara manual),

b. Masukkan Nomor referensi di kolom referensi, (masukkan nomor referensi

sesuai nomor urut surat pada buku agenda surat),



(4a) Halaman

Referensi

(4b) Nomor Referensi

(4c) Klasifikasi

Arsip



BAB 8 SURAT MASUK

Setelah kita mengisi Posisi Awal Surat Masuk, Langkah selanjutnya adalah

penginputan daftar Srat Masuk, adapun caranya adalah sebagai berikut :


2. Setelah muncul menu utama, Klik tombol Nomor 1. Surat Masuk,

3. Setelah jendela Surat Masuk terbuka, klik tombol Tambah untuk menambah

data,


a. Dalam pengisian daftar surat masuk ini, halaman referensi dan nomor

referensi insyaa Allah secara otomatis akan terisi,

b. Kemudian Isi tanggal dan jam masuk surat,



Klik Tombol Tambah



5. untuk melihat dokumen yang telah tersimpan, klik ganda pada salah satu

record yang diinginkan pada tabel,

6. Untuk Menghapus atau mengubah data, klik salah satu pada record yang

diinginkan lalu klik tombol Hapus untuk menghapus data atau klik tombol

Ubah untuk mengubah data,

Halaman Referensi dan Nomor Referensi Insyaa Allah akan secara

Otomatis Terisi

Klasifikasi Arsip

Klik Tombol Hapus atau Ubah Klik salah satu

record



BAB 9 DISPOSISI SURAT MASUK

Setelah kita mengisi Surat Masuk, Langkah selanjutnya adalah Mencetak

Disposisi Surat serta menimpannya sebagai dokumen, adapun caranya adalah

sebagai beriku t:


2. Setelah muncul menu utama, Klik tombol Nomor 03. Disposisi Surat,

3. Setelah jendela Disposisi Surat terbuka, klik pada record surat yang akan

dicetak disposisinya, kemudian klik tombol Cetak untuk Mencetak disposisi,

4. Setelah didisposisi oleh pimpinan, kita simpan dalam bentuk pdf file

disposisinya dengan cara, klik salah satu record surat yang diinginkan, lalu

klik tonbol Ubah,

Klik Tombol Cetak untuk mencetak

Disposisi Klik salah satu record



5. Setelah Jendela Ubah terbuka, Klik tombol Browse, lalu klik tombol Simpan

Klik Tombol Ubah Klik salah satu record

Klik Tombol Browse untuk mencari file

disposisi surat



BAB 10 SURAT KELUAR

Setelah kita mengisi Posisi Awal Surat Keluar, Langkah selanjutnya adalah

penginputan daftar Surat Keluar, adapun caranya adalah sebagai berikut :


7. Setelah muncul menu utama, Klik tombol Nomor 1. Surat Keluar,

8. Setelah jendela Surat Keluar terbuka, klik tombol Tambah untuk menambah

data,


a. Dalam pengisian daftar surat masuk ini, halaman referensi dan nomor

referensi insyaa Allah secara otomatis akan terisi,

b. Kemudian Isi tanggal dan jam masuk surat,



Klik Tombol Tambah



BAB 11

BACKUP DATA

Kegunaan atau manfaat back up data yaitu kita masih mempunyai cadangan

data dari data yang hilang/rusak/terhapus, baik yang disebabkan oleh kesalahan kita

sendiri atau faktor lain di luar kemampuan kita, seperti: terkena virus, file rusak

(tidak bisa dibuka), perangkat komputer error/bermasalah, mati listrik, bencana, dan

lain sebagainya.

Dengan begitu cadangan data yang sudah kita simpan tersebut dapat kita

gunakan kembali sebagai pengganti data yang telah hilang/rusak/terhapus tadi.

Fungsi back up data lebih mengacu pada faktor keamanan dan kenyamanan dalam

menggunakan komputer.

Halaman Referensi dan Nomor Referensi Insyaa Allah akan secara

Otomatis Terisi

Klasifikasi Arsip



adapun cara untuk membackup data adalah sebagai berikut :

1. Klik tombol Nomor 31. Backup Data pada kelompok menu Utility,

2. Setelah jendela Backup Data terbuka, Pilih jenis data yang akan di backup,

kemudian klik tombol Lokasi Penyimpanan untuk menentukan letak file

hasil backup disimpan, kemudian berikan nama pada kolom Nama File,

setelah itu klik tombol Backup untuk membackup data.

3. Klik tombol Keluar unutuk kembali ke jendela utama.

Masukkan nama file hasil backup

Pilih Jenis Data yang akan dibackup

Klik tombol ini untuk

menentukan lokasi file hasil backup

Klik tombol Backup

untuk memulai proses backup



BAB 12

RESTORE DATA

System Restore adalah suatu utility yang digunakan untuk mengembalikan

suatu data pada hasil backup yang telah kita bahas sebelumnya, Nah, system ini

merupakan salah satu fitur (utility) dalam aplikasi e-Persuratan (SIMTATA) yang

sangat berguna.

adapun cara untuk membackup data adalah sebagai berikut :

1. Klik tombol Nomor 31. Restore Data pada kelompok menu Utility,

2. Setelah jendela Restore Data terbuka, Pilih jenis data yang akan di restore ,

kemudian klik tombol Cari Data untuk mencari letak file hasil backup yang

telah dibuat sebelumnya, kemudian klik tombol Restore untuk mulai

merestore datanya.

Catatan : Proses restore ini akan menimpa data yang lama sehingga data

yang ditampilkan adalah data hasil backup.

Pilih salah satu jenis datanya

Klik Tombol Cari Data

Untuk mencari lokasi file hasil backup

Klik Tombol Restore

untuk memulai proses restore data



BAB 13 TERIMA DATA

Terima Data adalah suatu utility yang digunakan untuk menyatukan dua data

dari dua lokasi yang berbeda, proses ini tidak akan menimpa data yang lama nakan

tetapi menyatukan data yang lama dengan data yang baru (data hasil terima data),

adapun caranya adalah sebagai berikut :

1. Klik tombol Nomor 33. Terima Data pada kelompok menu Utility,

2. Setelah jendela Terima Data terbuka, Pilih jenis data yang akan di terima ,

kemudian klik tombol Cari Data untuk mencari letak file hasil backup yang

telah dibuat sebelumnya, kemudian klik tombol Restore untuk mulai

menerima datanya.

Pilih salah satu jenis datanya

Klik Tombol Cari Data Untuk mencari lokasi

file hasil backup

Klik Tombol Restore untuk memulai proses

terima data



KONTAK PERSON

JIKA ANDA MENGALAMI KESULITAN ATAU MENGINGINKAN INFORMASI YANG LEBIH BANYAK MENGENAI

APLIKASI SIMTATA, SILAHKAN MENGHUBUNGI KAMI DISALAH SATU DARI NOMOR BERIKUT

BY PHONE OR WHATSAPP

0853 9433 3301 Irvan Mamala

www.aplikasipintar.com

USER GUIDE APLIKASI SIMTATA -...

Documents

Transcript of USER GUIDE APLIKASI SIMTATA -...