URAIAN JABATAN (JOB...

Alimatus Sahrah Universitas Mercu Buana Yogyakarta

URAIAN JABATAN (JOB DESCRIPTION)

Oleh

Dr. Alimatus Sahrah, M.Si, MM.

Jika suatu proses analisis jabatan dilakukan maka setidaknya ada tiga hal yang dapat

dihasilkan, yaitu:

1. URAIAN JABATAN (Job Description): yaitu suatu pernyataan faktual yang

menyangkut tugas-tugas dan tanggung jawab dari suatu pekerjaan tertentu.

2. SPESIFIKASI JABATAN (Job Specification): yaitu suatu pernyataan tentang

kualitas minimum seseorang yang dapat diterima dan yang perlu untuk

melaksanakan suatu pekerjaan sebagaimana mestinya. Dengan demikian

spesifikasi jabatan adalah suatu standar personalia dan menunjukkan kualitas yang

diharuskan untuk prestasi yang dapat diterima.

3. KLASIFIKASI JABATAN (Job classification): yaitu penggelompokan pekerjaan

atas beberapa dasar khusus; seperti jenis kerja, pembayaran, atau sifat-sifat yang

terpilih yang akan dipergunakan untuk job evaluation.

Dalam makalah ini kita hanya akan memperdalam cara membuat uraian jabatan saja, walau

spesifikasi jabatan juga dilatihkan dengan secara singkat. Hal ini disebabkan karena hasil

pertama dan langsung dapat dilihat hasilnya dari suatu proses analisis jabatan adalah uraian

jabatan.

Format diskripsi jabatan atau uraian jabatan dalam satu organisasi biasanya semua

mempunyai gaya (style) yang sama; meskipun di antara organisasi satu dengan yang lain

berbeda dalam bentuk dan isi apa yang didiskripsikan.

Kemudian, sebagaimana ditunjukkan dari namanya, uraian jabatan ini bersifat deskriptif dan

merupakan suatu catatan dari fakta-fakta pekerjaan yang ada dan yang berkaitan. Fakta-fakta

itu harus disusun dalam suatu cara agar dapat dipergunakan. Urutan yang disarankan adalah

sbb:

1. Identifikasi jabatan

2. Uraian singkat tentang pekerjaan

3. Tugas-tugas yang dilaksanakan

4. Penyeliaan / pengawasan yang diberikan dan yang diterima

5. Hubungan dengan pekerjaan-pekerjaan lain

6. Bahan dan peralatan yang dipergunakan

7. Kondisi kerja

8. Definisi dari istilah yang tidak biasa digunakan

9. Penjelasan yang menambah dan memperjelas hal-hal di atas


Penjelasan untuk masing-masing butir tersebut di atas adalah:

1. Identifikasi Jabatan

Bagian ini mencakup informasi seperti judul / nama pekerjaan, sebutan alternatif

pekerjaan, departemen, devisi, bagian dan nomor kode pekerjaan. Selain itu juga memuat

tanggal penyusunan.

2. Uraian singkat tentang pekerjaan (job summary)

Uraian ini mempunyai dua tujuan, yaitu

a. untuk memberikan definisi singkat yang akan berguna sebagai informasi tambahan

tentang identifikasi jika judul pekerjaan tidak cukup, dan

b. memberikan uraian singkat untuk mempersiapkan pembaca ke arah pemahaman

informasi yang lebih terperinci.

3. Tugas-tugas yang dilaksanakan (job content)

Bagian ini merupakan jantung dari uraian jabatan yang paling sukar dalam penulisannya.

Dalam bagian inilah yang menceritakan apa yang harus dilakukan, bagaimana

melakukannya (tanpa melibatkan rincian telaah gerak), dan maksud yang berada di

belakang setiap tugas. Seringkali disarankan untuk menyususn daftar tugas utama dengan

pernyataan tentang “apa” dan “mengapa”, diikuti oleh bagian-bagian tugas yang merinci

“bagaimana”nya. Sedapat mungkin ini dituliskan secara kronologis, dan berapa besar

prosentase waktu yang dihabiskan untuk melakukan suatu tugas utama.

Tugas-tugas harus ditulis dengan cara singkat, tepat, langsung, dan memberi kesan adanya

tindakan. Petunjuk penulisannya adalah:

a. Pergunakanlah kalimat dengan format waktu sekarang (present tense)

b. Mulailah setiap kalimat dengan kata kerja yang menunjukkan tindakan

c. Pergunakan kata “kadang-kadang” jika suatu tugas dilakukan dengan interval

yang tidak teratur teratur.

d. Gunakanlah format kalimat

Kata Kerja + Kata Benda + tambahkan informasi Mengapa dan Bagaimana

Melakukan

apa?

Apa yang harus

dilakukan?

Kata keterangan

Menggunakan apa?

(action verb) (object) mengapa

dilakukan?

bagaimana

melakukannya?

(mesin, peralatan kerja

yang membantu)

Tugas #1

Tugas#2

Tugas#3

Tugas#4


Petunjuk penulisan ini diperlukan guna memudahkan komunikasi dengan cara yang lengkap,

padat dan jelas. Hal ini diperlukan karena seorang penulis uraian jabatan dapat menulis

uraian jabatan dengan cara yang lebih mengesankan (mungkin ditulis secara dramatis).

Suatu contoh uraian pekerjaan yang menyesatkan dapat dilihat pada contoh uraian

jabatan-1.

4. Penyeliaan / pengawasan yang diberikan dan yang diterima

Bagian ini menunjuk pada:

a. Judul-judul pekerjaan yang langsung berada di bawah dan di atas pekerjaan ini.

b. Tingkat kepenyeliaan: langsung, umum, atau hanya bersifat antara saja

5. Hubungan dengan pekerjaan-pekerjaan lain

Bagian yang menyangkut hubungan dengan pekerjaan lain menunjukkan hubungan

vertikal untuk promosi, hubungan horisontal untul aliran dan prosedur kerja

6. Bahan dan peralatan yang dipergunakan

Di bagian ini dapat disebut mesin, peralatan dan bahan yang dipergunakan dalam suatu

tugas. Dalam hal ini jika perlu dapat menyebutkan jenis dan merk-nya. Informasi ini

diperlukan untuk merencanakan program pelatihan (training)

7. Kondisi kerja

Di sini dapat digunakan alternatif seperti, panas, dingin, kering, berdebu, bising, di luar

ruangan, di dalam ruangan dls. Keadaan-keadaan berbahaya harus di catat secara khusus.

8. Definisi dari istilah yang tidak biasa digunakan

Di bagian ini dapat dicantumkan daftar arti istilah-istilah teknis atau yang tidak biasa

digunakan.

9. Penjelasan yang menambah dan memperjelas hal-hal di atas

Bagian ini menampung semua informasi yang belum tercakup pada bagian di atas tetapi

dianggap relevan sebagai uraian jabatan pada posisi tertentu.


CONTOH-SATU

1. Identifikasi jabatan

a. Jabatan : Direktur Industri dan Pertanian

b. Departemen : Pemeliharaan

2. Tugas-tugas pekerjaan

a. Mengarahkan, mengendalikan, dan mengatur perdagangan antar pu;au, menyajikan

contoh yang baik dari kemakmuran Indonesia. Mempergunakan kebijaksanaan dan

pertimbangan bebas dengan ruang gerak yang luas tanpa pengawasan langsung dan

pengawasan antara.

b. Menyatukan faktor-faktor yang berubah ubah dalam situasi yang sedang berkembang

dengan mempergunakan pertimbangan pribadi, didasarkan akan pengalaman masa

lampau, dipersiapkan oleh pengetahuan, dan ditertibkan oleh kekuatan pendirian

mental.

c. Berhubungan dengan semua jenis kepribadian dan semua tingkatan pendidikan dari

sektor perguruan tinggi dan raja industri sam pai sopir truk, yang mempergunakan

inisiatif, kecerdikan, imaginasi, kecerdasan, kerajinan yang tajam dalam banyak hal.

Melaksanakan motivasi yang terkoordinasi pada pihak masyarakat, yang konsisten

dengan pemegang jabatan.

d. Menilai perbedaan-perbedaan kecil dari perkembangan situasi yang terbentang dan

memerintahkan perbaikan terhadapnya sesuai dengan keseriusan dan kepentingannya.

CONTOH DUA

SEBUTAN PEKERJAAN PETUGAS MONITORING PROGRAM

PELAKSANAAN

BIRO PERENCANAAN

SETJEN

RINGKASAN

PEKERJAAN Memonitoring dan mengevaluasi pelaksanaan serta perkembangan

program kegiatan pembangunan transmigrasi

TANGGUNG JAWAB

UTAMA Data hasil monitoring perkembangan pelaksanaan kegiatan program

ketransmigrasian dapat disajikan

PERINCIAN TUGAS 1. Menerima surat laporan kemajuan pelaksanaan program

pembangunan transmigrasi untuk daerah pusat dan instansi

vertikal

2. Menyusun satuan III dan LK (lembaga kerja) DIP PO Proyek-

proyek Departemen transmigrasi

3. Menyusun jadwal terpadu kegiatan program pembangunan

transmigrasi

4. Mencatat data evaluasi kegiatan proyek dari DITJEN, PANKIM,

RAHBIN, SETJEN.

5. Merencanakan gambar bangunan dari proyek tertentu.

URAIAN PERINCIAN 1.a. Mencatat dan mengklasifikasikan hasil laporan rapat yang

meliputi rapat nasional/ BAPEDA, RAKERNIS, DUP,


TUGAS KANWIL daerah asal maupun daerah penempatan

b. Mempelajari permasalahan yang ada, dan mengkonsultasikan

kepada unit kerja terkait.

2.a. Mencatat usulan-usulan dari kantor pusat dan instansi vertikal

tentang program pembangunan pada tahun berjalan,

b. Menyeleksi usulan-usulan untuk menentukan apakah program

tersebut sudah diusulkan apa belum untuk dasar membuat label

usulan program tahun berjalan

c. Membuat tabulasi berdasarkan data usulan program

pembangunan transmigrasi pada tahun berjalan.

d. Mengajukan hasil evaluasi, analisis data berupa tabel kepada

atasan untuk dikoordinasikan ke BAPPENAS/DITJEN

Anggaran.

3.a. Mengumpulkan seluruh usul program pembangunan

transmigrasi lalu diolah dan disusun kembali untuk

ditabulasikan sesuai dengan program kegiatan

4.a. Menerima data serta informasi yang dipergunakan dari DITJEN,

PANKIM, RAHBIN, SETJEN, serta unit kerja yang terkait.

b. Meneliti dan menyeleksi data yang masuk

c. Mengalokasikan data yang masuk yang sejenis dan kemudian

mencatatnya di buku

5.a. Menerima data / informasi alat proyek tersebut

b. Mengkonsultasikan pada atasan

c. Merencanakan sesuai dengan kebutuhan ruang, terhadap

lingkungan

d. Mengajukan hasil perencanaan dan hasil gambar pada atasan

DIMENSI PEKERJAAN 1. Pengawasan yang diterima: melalui petunjuk pelaksanaan,

pedoman, ukuran/kriteria tertentu

2. Pengawasan yang diberikan:

3. Hubungan Kerja:

Intern: hubungan kerja sama dengan DITJEN, PANKIM,

RAHBIN, SETJEN

Ekstern:

KONDISI KERJA Di dalam kantor yang ber AC = 60%; di lapangan 40%. Waktu kerja

mulai jam 08.00 sampai jam 16.00 kecuali jika berada di lapangan.

PENGETAHUAN

PEKERJAAN 1. Pendidikan: SLTA / Teknik

2. Kursus/Latihan: Bahasa Inggris dan Administrasi manajemen

3. Pengetahuan: Kebijaksanaan pelaksanaan kegiatan program

ketransmigrasian dalam merekap program pembangunan

trasmigrasi untuk Pusat dan instansi vertikal


4. Pengalaman: Pelaksana lapangan

5. Ketrampilan: (a) Penyusunan jadwal terpadu program

pembangunan transmigrasi kantor pusat dan instansi vertikal (b)

ketentuan dalam melaksanakan tugas-tugas pekerjaan

6. Fisik: sehat

7. Lain-lain

CONTOH-TIGA

Lengkapilah

I. IDENTITAS JABATAN

SEBUTAN JABATAN Manajer latihan dan

Pngembangan

KODE JABATAN 014530.02

UNIT ORGANISASI Kantor Pusat TANGGAL 24-1-1989

DEPUTI Personalia PENYUSUN Yogi P.

II. RINGKASAN JABATAN

Di bawah supervisi umum Direktur personalia, mengembangkan, menyelenggarakan

dan mengevaluasi program-program latihan on-the-job dan off-the-job. Bertindak

sebagai penasehat bagi manajemen operasional dalam pelaksanaan latihan.

III. TANGGUNG JAWAB

1. Bertanggung jawab atas kelancaran pelaksanaan program-program latihan

2. Bertanggung jawab atas biaya-biaya latihan yang dikeluarkan

IV. PERINCIAN TUGAS

1. Menentukan instruktur dan para pelaksana program latihan

2. Mengusulkan program-program latihan yang diperlukan

3. Meminta fasilitas yang diperlukan untuk penyelenggaraan latihan

4. Dengan persetujuan Direktur, menentukan skedul program latihan


V. URAIAN PERINCIAN TUGAS

1. a.

b.

c.

2. a.

b.

c.

3. a.

b.

c.

4. a.

b.

c.

VI. DIMENSI PEKERJAAN

1. Pengawasan yang diterima:


3. Hubungan Kerja:

a. Intern:

b. Ekstern:

VII. KONDISI KERJA

1. Berkerja di dalam ruangan:

2. Bekerja di luar ruangan:

3. Waktu kerja:

VIII. PENGETAHUAN PEKERJAAN

1. Pendidikan:

2. Kursus/Latihan:

3. Pengetahuan:

4. Pengalaman:

5. Ketrampilan:

6. Persyaratan Fisik:

7. Lain-lain


CONTOH - EMPAT

Silahkan dikoreksi

I. IDENTITAS JABATAN

SEBUTAN JABATAN DATA INFORMASI 01230.01

UNIT ORGANISASI TANGGAL 28-9-1985

II. RINGKASAN JABATAN

1. Memanggil penumpang untuk naik kendaraan

2. Menagih ongkos dari penumpang

3. Menurunkan penumpang stasiun/halte tujuan dengan selamat

III. TANGGUNG JAWAB

1. Tagihan ongkos dari penumpang

2. Penumpang naik dan turun dari bus kota dengan selamat.

IV. PERINCIAN TUGAS

1. Menerima ongkos dari penumpang

2. Menurunkan penumpang dengan selamat pada Halte tujuan dengan menyebut “kiri depan”

agar bus berhenti.

3. Memanggil penumpang untuk naik dengan menyebut stasion tujuan dan halte-halte yang

dilalui

4. Memberi aba-aba “sebelah kiri aman”.

5. Menaikkan dan menurunkan bawang bawaan para penumpang

6. Membersihkan kendaraan bus kota dengan melap tempat duduk, kaca, serta menyapu lantai

kendaraan.

7. Mengisi air radiator

8. Mengganti ban yang kempes

9. Menutup muntahan dengan pasir/tanah.

V. URAIAN PERINCIAN TUGAS

1. a. Menerima ongkos dari para penumpang

b. Mengembalikan uang pengembalian


2. a. Menyebut nama halte yang di depan

b. Melihat penumpang yang mau turun

c. Menyebutkan “kiri depan” dengan mengetokkan uang logam pada dinding/tiang

kendaraan

d. Menyebut “tarik” bila penumpang telah turun dengan selamat.

3. Menyebutkan nama stasion tujuan dan halte-halte yang disinggahi

4. a. Memperhatikan lalu lintas sebelah kiri kendaraan

b. Memberi aba-aba seperti “awas kiri atau masuk kiri”

5. a. Membantu mengangkat barang-barang yang tidak dapat diangkat penumpang pada waktu

naik dan turun.

b. Meletakkan barang bawaan tersebut di tempat yang aman

6. a. Melap kaca dengan kain lap

b. Melap tempat duduk dengan kain lap

c. Menyapu lantai kendaraan dengan sapu ijuk.

7. Menuangkan air ke radiator.

8. a. Membuka ban yang kempis

b. Mengambil ban cadangan

c. Menyimpan ban yang kempis

9. a. Mengambil pasir/tanah di tepi jalan

b. Menaburkan pasir/tanah di permukaan muntahan..

VI. DIMENSI PEKERJAAN

1. Pengawasan yang diterima:


3. Hubungan Kerja:

a. Intern:

b. Ekstern:

VII. KONDISI KERJA

1. Berkerja di dalam ruangan:

2. Bekerja di luar ruangan:

3. Waktu kerja:

4. Resiko pekerjaan:


VIII. PENGETAHUAN PEKERJAAN

1. Pendidikan:

2. Kursus/Latihan:

3. Pengetahuan:

4. Pengalaman:

5. Ketrampilan:

6. Persyaratan Fisik:

7. Lain-lain

o0o


ANGKET INFORMASI JABATAN - 1

Sebutan

jabatan/pekerjaan:

Biro:

Nama pemangku jabatan: Bagian:

Tanggal mulai menjabat: Sub-Bagian:

Unit Organisasi: Urusan:

Deputi:

1. RINGKASAN TUGAS: Beri gambaran secara singkat tugas-tugas utama saudara.

2. KUALIFIKASI KHUSUS: Untuk menjalankan tugas-tugas yang disebutkan pada no.1,

menurut saudara ijazah, sertifikat, lisensi, izin dst. apa saja yang diperlukan.

3. PERLENGKAPAN: Untuk menjalankan tugas-tugas utama, alat apa saja yang

diperlukan, dan berapa lama pemakaiannya. (misalnya: kalkulator, komputer, kendaraan,

dls.)

TUGAS NAMA ALAT RATA-RATA JUMLAH JAM PER MINGGU

4. TUGAS REGULER: Tuliskan tugas-tugas yang secara teratur saudara laksanakan.

Daftarlah menurut persentase waktu yang dihabiskan dalam sebulan.


TUGAS REGULER RATA-RATA PERSENTASE PER BULAN

5. HUBUNGAN DENGAN DEPARTEMEN LAIN: Tuliskan tugas-tugas apa saja yang

menuntut saudara harus berhubungan dengan departemen lain, dan seberapa sering?

TUGAS DEPARTEMEN FREKUENSI

6. KEPENYELIAAN: Apakah posisi saudara memiliki tanggung jawab kepenyeliaan? Jika

ya, beri gambaran kepenyeliaan itu bersifat langsung atau tidak; dan jika ada format

penilaiannya jelaskan pula.

7. PENGAMBILAN KEPUTUSAN: Keputusan apa saja yang harus saudara ambil dalam

melaksanakan tugas, beri gambaran apa akibatnya jika keputusan tersebut jelek/keliru.

TUGAS KEPUTUSAN KONSEKUENSI


8. TANGGUNG JAWAB: Tuliskan laporan yang perlu saudara persiapkan, dan sebutkan

untuk siapa hal itu dibuat (termasuk untuk arsip), serta berapa frekuensinya.

LAPORAN UNTUK SIAPA FREKUENSI DALAM SATU TAHUN

9. FREKUENSI PENYELIAAN: Tuliskan berapa sering saudara harus meminta

persetujuan / berdiskusi dengan penyelia untuk menentukan langkah yang akan diambil?

(S=sering; K=kadangkala; J=jarang; T=tidak pernah)

TUGAS FREKUENSI

10. KONDISI KERJA: Tuliskan kondisi kerja yang saudara miliki (di dalam ruangan, di luar

ruangan)

KONDISI KERJA RATA-RATA PERSENTASE

1. Di dalam ruangan

2. Di luar ruangan

3.

4.


11. TUNTUTAN JABATAN: Tuliskan tuntutan minimum yang diyakini perlu agar supaya

dapat melaksanakan posisi saudara dengan baik.

(a) Pendidikan

Ijazah paling rendah :

Jumlah tahun pendidikan :

Spesialisasi / jurusan :

(b) Pengalaman

Jenis :

Jumlah tahun pengalaman :

© Pelatihan Khusus

Jenis :

Jumlah tahun :

(d) Ketrampilan Khusus

Jenis :

Jumlah tahun :

12. INFORMASI TAMBAHAN: Berilah informasi tambahan yang saudara anggap perlu

untuk menggambarkan posisi saudara, tetapi belum tercakup pada butir-butir sebelumnya.

Yogyakarta, ………………………

Tanda tangan karyawan .

Nama Terang


TUGAS E-LEARNING:

LAKUKANLAH DESKRIPSI KERJA UNTUK SATU JABATAN DI

SUATU LEMBAGA/INSTITUSI/PERUSAHAAN

DIKUMPULKAN DI SAAT UTS

SELAMAT BELAJAR

DO YOUR BEST

URAIAN JABATAN (JOB...

Documents

Transcript of URAIAN JABATAN (JOB...