Universitas Muhammadiyah Kendari · User dalam sistem SIMAK diberi hak sesuai dengan levelnya....

MANUAL SISTEM ADMINISTRASIAKADEMIK

Universitas

Muhammadiyah

Kendari

UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH KENDARI

2016

MEMUTUSKAN

Menetapkan :Pertama : Mengesahkan Manual Prosedut sebagai berikut :

- Manual Sistem Informasi Kepegawaian- Manual E-Learning- Manual Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Asset- Manual Pengisian Website- Manual E-Librarye- Manual Sistem Adminstrasi Akademik- Website dan Jaringan Internet- Kepemilikan Software yang berlisensi- Cetak Biru Teknologi dan Komunikasi, sebagaimana terlampir.

Kedua : Hal-hal yang belum diatur dalam keputusan ini akan ditetapkan dalamkeputusan tersendiri.

Ketiga : Keputusan ini berlaku mulai tanggal ditetapkan dengan ketentuan apabilaterdapat kekeliruan didalamnya akan diadakan perbaikan dan atauperubahan sebagaimana mestinya.

Ditetapkan di : Kendari

Pada tanggal : 11 Rabiul Awal 1436 H

Bertepatan tanggal : 23 Februari 2016 M

Rektor,

Muhammad Nur, S.P., M.Si

NIDN. 0908107501

Tembusan:1. Ketua BPH UMK di Kendari2. Wakil Rektor Lingkup UMK di Kendari3. Dekan dalam lingkup UMK di Kendari4. Para Kepala Biro/Lembaga/Unit Lingkup UMK di Kendari5. File

3

PHKI © 2011 : Sistem Informasi Manajemen Akademik Universitas Muhammadiyah – Kendari --

MANUAL SISTEM ADMINISTRASI AKADEMIK (SIMAK)

Universitas Muhammadiyah Kendari

2016

Kode Dokumen : 11.01 06 01 001

Revisi : -

Tanggal : 23 Februari 2016

Diajukan oleh : Kepala Pusat Dokumentasi dan Pengendali Informasi

Basri Sufa, S.Kom., MP

Dikendalikan Oleh : Kepala Lembaga Penjaminan Mutu

Ahmad Muhlis Nuryadi, S.Pi., M.Si

Disetujui Oleh : Wakil Rektor II

Mustam AR., SP.,MM.

4


MANUAL SISTEM ADMINSTRASI AKADEMIK ( SIMAK )


PUSAT DOKUMENTASI DAN PENGENDALI INFORMASI


2016

5


MMAANNUUAALL

SSIISSTTEEMM IINNFFOORRMMAASSII AAKKAADDEEMMIIKK ((SSIIMMAAKK))

II.. KKUURRIIKKUULLUUMM,, MMAATTAAKKUULLIIAAHH DDAANN SSKKSS

AA.. HHaallaammaann DDeeppaann

Sistem SIMAK bekerja di dalam jaringan intranet Universitas Muhammadiyah Kendari (UMK). Untuk

mengakses SIMAK, klik icon Mozilla atau Internet Explorer (disarankan menggunakan Mozilla). Dalam window

Mozilla, untuk mem-browsing SIMAK, ketik http://192.168.0.100/simakumk/ dan tekan tombol Enter. Tampilan

pertama SIMAK disebut Halaman Depan (gambar 1), yang dapat diakses seluruh komponen civitas akademika

Universitas Muhammadiyah Kendari tanpa menggunakan Login.

Gambar 1. Halaman Depan SIMAK.

User dalam sistem SIMAK diberi hak sesuai dengan levelnya. Level tertinggi merupakan Administrator Super

User dengan hak akses 100%, sedangkan level terendah adalah user Umum, dengan hak hanya baca data

(read only) pada Halaman Depan. Untuk memasuki sistem, sorot menu Depan pilih dan klik Login yang

selanjutnya ditampilkan window Login. Dengan memasukan Username dan Password yang telah diberikan oleh

admin SIMAK dan meng-klik tombol Login, anda akan masuki sistem SIMAK (gambar 2). Sebagai contoh login

Administrator Super User dengan level administrator ditunjukan pada gambar 3.

6


Gambar 2. Login untuk memasuki sistem SIMAK

Gambar 3. Tampilan setelah memasuki login level Administrator

Untuk memasuki window SIMAK, pada level dosen, pegawai dan mahasiswa yang terdaftar di Universitas

Muhammadiyah Kendari, dapat dilakukan dengan mengarahkan pointer mouse ke menu Depan dan pilih/klik

Data Dosen/Data Pegawai/Data Mahasiswa.

11.. LLeevveell DDoosseenn

Dengan memilih dan meng-Klik Data Dosen, selanjutnya akan ditampilkan data dosen yang telah

terdaftar dalam SIMAK, seperti pada Gambar 4. Pada window ini di siapkan 3 tombol pencarian, yaitu Cari

Nama, Cari NIP dan Semua.

7


Gambar 4. Tampilan Data Dosen SIMAK

Gambar 5. Window Login untuk dari menu Data Dosen

Selanjutnya untuk mengakses SIMAK sebagai dosen, klik nama anda yang tertera dalam gambar 4, dan

akan ditampilkan window seperti pada gambar 5, dan dengan mengklik kata di sini, akan ditampilkan window

login seperti pada gambar 2. Dosen yang terdaftar dalam SIMAK, secara default memiliki username dan

password NIP dosen tersebut. (Dianjurkan untuk merubah password sendiri setelah dosen memasuki pertama

kali SIMAK, pada menu Edit Password). Setelah memasukan username dan password secara benar, dosen

akan masuki window SIMAK dengan menu sebagai dosen, sebagai contoh dosen an. Firdaus (Gambar 6). Menu-

menu yang dapat diakses dosen disajikan pada Tabel 1

Gambar 6. Tampilan setelah login level Dosen

Tabel 1. Menu SIMAK Level Dosen

Menu Sub Menu Keterangan

Akademika Data Dosen Mengupdate Data Dosen

Dosen Jadwal Mengajar Melihat Jadwal Mengajar Dosen

Nilai Mahasiswa Memberikan penilaian matakuliah

Perwalian Memberikan Perwalian-PA

Bimbingan Tugas Akhir Melihat Mahasiswa yang TA

8


Catatan Tugas Akhir Memberikan Catatan TA

Report CV Dosen Mencetak CV

Rpt_Stat Bimbingan Dosen Mencetak Daftar Dosen Pembimbing

Rekap Data Mahasiswa Melihat Rekapitulasi Data Mahasiswa

Lap. Kehadiran Mahasiswa Mencetak Laporan Kehadiran Mahasiswa

List Nilai Melihat Nilai Mahasiswa

Info Info SIMAK Melihat informasi SIMAK

About Melihat program SIMAK

22.. LLeevveell MMaahhaassiisswwaa

Untuk mengakses SIMAK sebagai level mahasiswa, dapat dilakukan dengan memilih sub menu Data

Mahasiswa pada menu Depan. Hal ini dilakukan untuk memastikan mahasiswa sudah terdaftar dalam SIMAK.

Dengan memilih dan meng-Klik Data Mahasiswa, selanjutnya akan ditampilkan data mahasiswa yang terdaftar

dalam SIMAK. Selanjutnya untuk memudahkan pencarian, di siapkan 3 tombol pencarian, yaitu Cari Nama,

Cari NIP dan Semua. Sebagai contoh dengan memasukan Nama Haryanto, maka akan disajikan seperti pada

gambar 7.

Gambar 7. Mahasiswa Haryanto terdaftar dan berhak masuk dalam SIMAK

Dengan meng-klik nama mahasiswa akan ditampilkan windows seperti pada Gambar 5 dan, selanjutnya dengan

meng-klik kata di sini, akan ditampilkan window login seperti pada gambar 2. Mahasiswa yang terdaftar dalam

SIMAK, secara default memiliki username dan password NIM mahasiswa tersebut. (Dianjurkan untuk merubah

9


password sendiri setelah mahasiswa memasuki pertama kali SIMAK, pada menu Edit Password). Setelah

memasukan username dan password secara benar, mahasiswa akan masuki window SIMAK dengan menu

sebagai mahasiswa, sebagai contoh mahasiswa Haryanto (Gambar 8). Menu-menu yang dapat diakses dosen

disajikan pada Tabel 2

Gambar 8. Tampilan setelah login level Mahasiswa

Tabel 2. Menu SIMAK Level Mahasiswa

Menu Sub Menu Keterangan

Akademika Data Mahasiswa Mengupdate Data Mahasiswa

Mahasiswa Jadwal Kuliah Melihat Jadwal Kuliah

Kalender Akademik Melihat Kalender akademik

Reg. Ulang Mahasiswa Melihat Registrasi Mahasiswa

KRS Melakukan Penawaran

Jadwal Ujian Melihat dan mencetak jadwal ujian

IP Kumulatif Melihat perkembangan IPK

Daft MK yg tlh Diambil Melihat matakuliah yang telah diprogram

Catatan Tugas Akhir Melihat catatan TA dari pembimbing

Report Kartu Hasil Studi (KHS) Melihat dan mencetak KHS

Rpt_Stat List Nilai Melihat Nilai Mahasiswa

Info Info SIMAK Melihat informasi SIMAK

About Melihat program SIMAK

10


Pada halaman depan dari SIMAK juga dapat diakses data-data statistik tentang perkembangan dosen, pegawai

dan mahasiswa dalam UMK. Hal ini dapat diakses pada menu Statistik seperti pada gambar 9.

Gambar 9. Tampilan sub menu pada menu Statistik

BB.. KKuurriikkuulluumm

Komponen utama pengelolaan data akademik dalam sistem SIMAK ini adalah data mata kuliah yang

ditawarkan seluruh program Studi dalam lingkungan UMK. Untuk memulai entri data mata kuliah diawali dengan

menentukan nama kurikulum Program Studi. Penentuan kurikulum dilakukan pada menu AdmAkd dengan

submenu Kurikulum (gambar 10). Menu ini hanya dapat diakses Administrator.

Gambar 10. Menu AdmAkd

11


Gambar 11. Window Kurikulum

Dengan meng-klik kurikulum, akan ditampilkan window Kurikulum seperti yang disajikan gambar 11. Untuk

mengedit atau menambah kurikulum program studi, arahkan pointer mouse dan klik kode jurusan seperti pada

gambar 12.

Gambar 12. Buat atau Edit Kurikulum

Catatan Untuk bagian ini, mohon tidak diubah selama tidak ada perubahan nama kurikulum

CC.. TTaahhuunn AAkkaaddeemmiikk

Kegiatan akademik diselenggarakan setiap tahun akademik. Setiap tahun akademik terbagi dalam dua

semester yaitu semester ganjil dan semester genap. Sebelum penyelenggaraan akademik, dalam sistem SIMAK

ini perlu ditentukan tahun akademik. Untuk menentukan tahun akademik, dilakukan pada menu AdmAkd

dengan submenu Tahun Akademik. Dengan meng-klik submenu Tahun Akademik, akan ditampilkan window

Tahun Akademik. Sebelum menambah tahun akademik, pilih Jurusan/PS pada Text Box Jurusan, dan pilih

Program Reguler pada Text Box Program. Menu ini hanya dapat diakses Administrator SIMAK.

12


Gambar 13. Tahun Akademik Program Studi PGAUD

Kode Tahun akademik untuk semester ganjil ditandai angka 1 dan angka 2 untuk semester genap di

akhir angka tahun akademik. Sebagai contoh pada gambar 13, tahun akademik 20111 merupakan semester

ganjil tahun 2011/2012.

Gambar14. Window Tambah Tahun Akademik

Untuk menambah tahun akademik, sorot dan klik Buat Tahun Akademik Baru, hasilnya disajikan pada

Gambar 14. Setiap membuat kode tahun akademik jangan lupa memilih jurusan dan program, menuliskan kode

dan memberi nama tahun akademik, akhiri dengan meng-klik tombol Simpan.

CC.. SSeebbaarraann MMaattaa KKuulliiaahh

Sebaran mata kuliah persemester, dilakukan pada menu AdmAKd dengan submenu MK per

Semester. Dengan meng-klik submenu ini akan ditampilkan window Mata Kuliah, seperti pada gambar 15.

Sub Menu ini hanya dapat diakses Administrator SIMAK.

13


Gambar 15. Window Sebaran Mata Kuliah Per Semester

Untuk menambah mata kuliah dalam sebaran mata kuliah per semester sorot dan klik Tambah Mata Kuliah

dan hasilnya seperti yang disajikan pada gambar 16 (jangan lupa memilih Jurusan). Sedangkan untuk mengedit

matakuliah yang telah diinput, arahkan pointer mouse dan klik ke Kode Matakuliah atau Nama Matakuliah yang

akan diedit. Hal yang mendasar yang perlu diinput dalam menambah dan mengedit matakuliah adalah :

Kode,

Nama Indonesia,

SKS Mata Kuliah,

Semester, dan

Wajib

14


Gambar 16. Window Tambah Mata Kuliah

Gambar 17. Window Maksimum SKS yg Dpt Diambil

DD.. BBaattaassaann SSKKSS

Pembatasan SKS yang dapat diambil mahasiswa sesuai dengan indeks prestasinya dilakukan pada menu

Utility dengan submenu Maksimum SKS. Dengan memilih menu ini maka akan ditampilkan Window

Maksimum SKS yg Dpt Diambil seperti pada gambar 17. Untuk menentukan batasan SKS berdasarkan IP

yang diperoleh mahasiswa, klik kode Jurusan/PS yang akan ditentukan batasan SKS-nya dan klik teks Tambah,

yang selanjutnya ditampilkan gambar 18. Dengan menentukan batasan minimal dan maksimal IP dan SKS maks

15


yang dapat diambil dan klik tombol simpan maka sudah menentukan satu batasan SKS (Gambar 19) dan untuk

mengeditnya klik teks Edit.

Gambar 18. Menambah SKS Max

Gambar 19. Batasan SKS yang telah ditentukan

16


MMAANNUUAALL


IIII.. DDAATTAA MMAAHHAASSIISSWWAA,, DDOOSSEENN,, DDAANN PPEEGGAAWWAAII

AA.. DDaattaa MMaahhaassiisswwaa

Mahasiswa yang telah dinyatakan lulus dan diterima di Universitas Muhammadiyah Kendari harus

terdaftar dalam database SIMAK. Untuk meng-entry data mahasiswa dilakukan di menu Akademika dengan

sub menu Data Mahasiswa (Gambar 1). Submenu ini hanya dapat diakses oleh level administrator. Dengan

meng-klik submenu Data Mahasiswa, akan tampil window Data Mahasiswa seperti pada gambar 2. Pada

window ini, terdapat Text Box Cari mahasiswa berdasarkan NAMA, NIM atau SEMUA dan Text Box Jurusan.

Gambar 1. Menu Akademika

Gambar 2. Window Daftar Mahasiswa

Untuk menambah data baru mahasiswa, klik teks Tambah data baru, jangan lupa memilih Jurusan/PS, dan

REG-Program Reguler sebagai Program, seperti yang ditunjukan pada gambar 3. Prosedur tambah data

adalah mengimput NAME dan NIM dan meng-klik tombol Simpan atau tekan Enter.

17


Gambar 3. Tambah Data Baru Mahasiswa.

Untuk mengedit data mahasiswa sorot dan klik NIM mahasiswa yang akan diedit pada window Data Mahasiswa

atau dapat dilakukan dengan mode cari yaitu dengan memasukan Nama atau NIM pada Text Box Cari

Mahasiswa

Untuk menciptakan database mahasiswa yang lengkap, maka haruslah dilengkapi data-data setiap

mahasiswa. Melengkapi data-data mahasiswa dapat dilakukan oleh administrator dan mahasiswa yang

bersangkutan. Data-data yang harus dilengkapi untuk setiap mahasiswa adalah :

Data Pribadi (dapat dilakukan oleh administrator dan mahasiswa)

Data Orang Tua (dapat dilakukan oleh administrator dan mahasiswa)

Data Orang Tua/Wali (dapat dilakukan oleh administrator dan mahasiswa)

Akademik (Hanya dapat dilakukan oleh administrator)

Asal Sekolah (dapat dilakukan oleh administrator dan mahasiswa)

Sebagai contoh pada Gambar 4 mahasiswa dengan NIM : 21002001.

18


Gambar 4a. Komponen Data Mahasiswa-Data Pribadi

Gambar 4b. Komponen Data Mahasiswa-Data Orang Tua

19


Gambar 4c. Komponen Data Mahasiswa-Data Orang Tua Wali

Gambar 4d. Komponen Data Mahasiswa-Akademik

Gambar 4e. Komponen Data Mahasiswa-Asal Sekolah

20


Data mahasiswa yang paling penting diinput selain NAMA dan NIM adalah data komponen Akademik yang

meliputi : SSttaattuuss KKeemmaahhaassiiwwaaaann,, SSttaattuuss AAwwaall mmaahhaassiisswwaa,, JJaalluurr MMaassuukk UUMMKK,, PPrrooggrraamm,, JJuurruussaann,, dan

DDoosseenn ppeemmbbiimmbbiinngg//PPAA Mahasiswa.

Selain data-data tersebut, setiap mahasiswa juga harus meng-upload pas foto kedadalam database,

dengan cara meng-klik Teks box Upload Foto. Dengan mengklik teks Box ini akan ditampilkan window seperti

pada gambar 5. Klik tombol Browse untuk mem-browsing foto dalam komputer yang dipakai untuk meng-

upload foto. Pastikan Ukuran file foto yang akan di-upload tidak lebih dari 150 KB. Setelah foto ditemukan klik

tombol Upload, dan apabila foto berhasil di upload akan di berikan konfirmasi seperti pada gambar 6. Untuk

kembali kedalam SIMAK, klik Teks Box Kembali.

Gambar 5. Dialog Box meng-Upload foto

Gambar 6. Dialog Box konfirmasi foto berhasil di-Upload

BB.. LLooggiinn MMaahhaassiisswwaa

Dalam SIMAK, mahasiswa yang berstatus aktif dapat melakukan transaksi akademik misalnya menawar

matakuliah secara online dalam jaringan UMK. Untuk dapat mengakses SIMAK secara online, maka setiap

mahasiswa harus memiliki login. Login Mahasiswa secara default diperoleh pada saat terdaftar pertama kali

dalam SIMAK, yaitu usernama dan password adalah NIM mahasiswa yang bersangkutan. Perubahan Login

mahasiswa dapat dilakukan oleh administrator dan mahasiswa yang bersangkutan. Perubahan password login

mahasiswa dapat dilakukan oleh mahasiswa yang bersangkutan setelah masuki window SIMAK pertama kali.

Perubahan password oleh mahasiswa dapat dilakukan di menu seperti pada gambar 7 . Dengan meng-klik

submenu Edit Password, selanjutnya akan ditampilkan window Edit Password seperti pada gambar 8,

selanjutnya ubah password sesuai keinginan mahasiswa dan klik tombol kirim untuk mengganti password.

21


Gambar 7. Menu Mahasiswa.

Gambar 8. Menu Edit Password.

Catatan Untuk menjaga kerahasian data setiap mahasiswa, maka mahasiswa wajib merubah passwordyang telah diberikan secara default oleh sistem SIMAK

CC.. DDaattaa DDoosseenn

Entri data dosen dilakukan pada menu Akademika dengan submenu Data Dosen. Submenu ini hanya

dapat diakses oleh level administrator dan dosen. Dengan meng-klik submenu Data Dosen akan ditampilkan

window Daftar Dosen (gambar 9). Pada window ini, terdapat Text Box Cari dosen berdasarkan CARI NAMA,

CARI NIP, atau SEMUA dan Text Box Jurusan/PS.

Gambar 10. Window Master Berkas Dosen

22


Dalam window ini dapat dilakukan menambah dosen dan mengedit data dosen. Untuk menambah dosen baru,

klik tombol Tambah Dosen. Sedangkan untuk mengedit data dosen, klik NIP atau Nama Dosen yang ada pada

window Daftar Dosen. Data dosen yang harus diinput dalam SIMAK ini terdiri dari

Data pribadi dosen (Gambar 10a)

Profile dosen (Gambar 10b)

Pengajaran (Gambar 10c)

Publikasi dan Penelitian (Gambar 10d)

Pengabdian pada Masyarakat (Gambar 10e)

Pendidikan, Pelatihan, seminar yang telah diikuti Dosen (Gambar 10f)

Jabatan Organisasi, Fungsional dan Pangkat dosen (Gambar 10g)

Keluarga : Anak, istri, saudara dan orang tua dosen (Gambar 10h)

Gaji dosen (Gambar 10i),

Perbantuan, Penghargaan, dll (Gambar 10j), dan

Keterangan Organisasi yang pernah diikuti sejak SMA (Gambar 10k).

Setiap lembar komponen data yang diinput harus di klik tombol simpan.

23


Gambar 10a. Komponen Data Dosen-Data Pribadi

Gambar 10b. Komponen Data Dosen-Profile

Gambar 10c. Komponen Data Dosen-Pengajaran

24


Gambar 10d. Komponen Data Dosen-Publikasi/Penelitian

Gambar 10e. Komponen Data Dosen-Pengabdian

Gambar 10f. Komponen Data Dosen-Pendidikan, Pelatihan, seminar dll

Gambar 10g. Komponen Data Dosen-Jabatan

25


Gambar 10h. Komponen Data Dosen-Keluarga

Gambar 10i. Komponen Data Dosen- Gaji

Gambar 10j. Komponen Data Dosen- Perbantuan

Gambar 10k. Komponen Data Dosen- Keterangan Organisasi

Catatan Khusus Data Pengajaran : Untuk Matakuliah yang diajarkan akan secara otomatis masuk kedalamdatabase setiap dosen

26


DD.. LLooggiinn DDoosseenn

Dalam sistem SIMAK ini, dosen mempunyai hak akses dalam perwalian dan pemberian nilai mata kuliah

setiap mahasiswa. Untuk dapat bekerja dalam sistem ini, maka setiap dosen diberikan nama login dan password.

Login Dosen secara default diperoleh pada saat terdaftar pertama kali dalam SIMAK, yaitu usernama dan

password NIP dosen yang bersangkutan. Perubahan password login dosen dapat dilakukan oleh dosen yang

bersangkutan setelah berada pada window SIMAK.

Gambar 11. Window Edit Password Dosen

Catatan Untuk menjaga kerahasian data setiap mahasiswa, maka mahasiswa wajib merubah passwordyang telah diberikan secara default oleh sistem SIMAK.

EE.. DDaattaa PPeeggaawwaaii

Dalam sistem SIMAK, selain data mahasiswa dan dosen, data pegawai juga perlu dientri. Untuk

mengentri data pegawai, dilakukan di menu Akademika dengan submenu Data Pegawai. Submenu ini hanya

dapat diakses oleh level administrator dan pegawai yang bersangkutan. Prosedur melengkapi data-data setiap

komponen data Pegawai dapat dilakukan seperti uraian pada uraian Data Dosen.

27


MMAANNUUAALL


IIIIII.. RREEGGIISSTTRRAASSII DDAANN PPEENNJJAADDWWAALLAANN

AA.. KKaalleennddeerr AAkkaaddeemmiikk

Setelah kurikulum, dan data sumber daya manusia (Mahasiswa, dosen dan Pegawai) telah di-entry

dalam sistem, maka SIMAK sudah dapat digunakan sebagai media transaksi akademik mahasiswa. Supaya terjadi

transaksi maka diperlukan norma untuk mengikat user-user SIMAK. Norma yang pertama harus ada adalah

Kalender Akademik. Kalender akademik merupakan kontrol waktu dalam penyelenggaraan akademik setiap

tahun akademik di Jurusan dan Program Studi. Untuk membuat kalender akademik, dilakukan pada menu

AdmAkd dengan submenu 08 Kalender Akademik (gambar 1).

Gambar 1. Menu AdmAkd

Dengan meng-klik submenu Kalender Akademik tersebut akan ditampilkan window Batas Waktu KRS,

Penilaian dan Pembayaran (Gambar 2). Untuk membuat kalender akademik, pilih REG-Program reguler

pada Teks Box program dan input kode tahun akademik yang telah didefinisikan pada submenu Tahun

Akademik sebelumnya. Dengan meng-klik tombol Refresh, maka akan ditampilkan Kalender Akademik yang

telah dibuat (Gambar 3). Namun bila kalender akademik belum dibuat pada tahun akademik tertentu misalnya

tahun 20112, maka akan tampil window seperti pada gambar 4.

28


Gambar 2. window Batas Waktu KRS, Penilaian dan Pembayaran

29


Gambar 3. Kalender Akademik pada Semester Ganjil 2011/2012

Penyusunan waktu dalam kalender akademik secara otomatis akan menyesuaikan waktu pada Server SIMAK.

Sehingga kegiatan KRS mahasiswa, penilaian dosen yang dilakukan secara online tidak akan dilayani bila

melewati waktu dalam kalender akademik. Sehingga bagi mahasiswa/dosen yang terlambat dalam kegiatan

akademik penawaran atau penilaian, maka hal ini hanya dapat dilakukan oleh level user yang lebih tinggi

(administrator SIMAK)

BB.. RReeggiissttrraassii MMaahhaassiisswwaa

Norma selanjutnya untuk melakukan transaksi akademik di SIMAK UMK ini adalah registrasi mahasiswa

yang memberikan status mahasiswa. Untuk meregistrasi mahasiswa dapat dilakukan pada menu AdmAkd

30


dengan submenu Status Mahasiswa. Dengan meng-klik submenu ini akan ditampilkan window Perubahan

Status Mahasiswa (gambar 4). Pada window ini tampil Dialog Box pesan “Kesalahan : tidak ada yang dicari”,

karena tidak ada NIM atau nama mahasiswa yang di entry pada Text Box Cari Mhsw.

Gambar 4 . Window Perubahan Status Mahasiswa

Untuk merubah status mahasiswa, ketikan nama atau NIM atau pada Text Box Cari Mhsw, misalnya dengan

memasukan 21002001, hasilnya ditampilkan window seperti pada gambar 5. Untuk meregistrasi mahasiswa

tersebut, sorot dan klik NIM mahasiswa yang dimaksud, hasilnya ditampilkan seperti pada gambar 6

Gambar 5. Hasil Pencarian NIM 21002001

31


Gambar 6. Perubahan Status Mahasiswa NIM 21002001

Selanjutnya sorot dan klik tambah semester dan hasilnya ditampilkan Box Tambah Semester Mahasiswa (gambar

7). Selanjutnya pada Box ini masukan semester, tahun akademis dan pilih status mahasiswa tersebut dan akhiri

dengan klik tombol Simpan. Hasilnya akan tampak seperti pada gambar 8.

Gambar 7. Window Tambah Sesi/Semester mahasiswa NIM 21002001

Gambar 8. Hasil Perubahan Status Mahasiswa

Dengan perubahan status mahasiswa menjadi aktif di semester Ganjil 2011/2012 (20111), maka mahasiswa

tersebut sudah dapat melakukan penawaran secara online.

CC.. PPeennjjaaddwwaallaann KKuulliiaahh

Jadwal kuliah merupakan suatu dokumen yang sangat menentukan dalam proses penawaran Online.

Untuk membuat jadwal kuliah dalam sistem SIMAK ini dilakukan pada menu AdmAkd dengan submenu

Penjadwalan Kuliah. Dengan meng-klik submenu tersebut, selanjutnya akan ditampilkan window Jadwal

32


Kuliah Untuk membuat jadwal kuliah, masukan semester pada Text Box Tahun akademik, pilih REG-Program

Reguler pada Text Box Program, pilih Jurusan untuk Text Box Jurusan, selanjutnya klik tombol Refresh

(Gambar 10).

Gambar 10. Window Penjadwalan Kuliah

33


Gambar 12. Window Setelah Ada Jadwal Kuliah

Untuk menambah jadwal kuliah, klik Tambah Jadwal, akan ditampilkan window dengan Dialog Box Tambah

Jadwal (Gambar 13). Untuk mengedit jadwal kuliah, klik icon edit pada kolom KodeMK matakuliah yang akan

diedit. Sebagai contoh meng-klik icon edit FIS3112 untuk mengedit matakuliah Mekanika I, hasilnya seperti

pada gambar 14.

34


Catatan Dalam proses pembuatan jadwal mata kuliah harus diperhatikan agar tidak terjadi bentrokpenjadwalan dosen, tempat dan waktu

Bila suatu matakuliah, dimana diampu lebih dari 1 (satu) orang dosen, maka hal ini dapat dilakukan penambahan

dosen dengan cara, meng-klik icon edit pada kolom Dosen matakuliah tersebut dalam jadwal matakuliah.

Sebagai contoh matakuliah Seminar Fisika diampu oleh dua dosen, maka klik icon edit pada kolom Dosen

matakuliah Seminar Fisika, dan hasilnya seperti pada gambar 15.

Gambar 15. Window Edit Dosen Pengampu

Untuk menambah dosen pengampu, klik Tambah Dosen, hasilnya seperti pada gambar 16. Pilih dosen yang

terdaftar untuk tambah dosen pengampu selanjutnya klik tombol Simpan. Untuk membatalkan penambahan

dosen pengampu klik icon Recycle Bin untuk menghapus. Sedangkan untuk menambah dosen lagi klik Tambah

Dosen atau untuk melihat hasilnya atau mengakhiri tambah dosen pengampu klik Kembali ke Jadwal.

Untuk mencetak Jadwal yang telah dibuat, dilakukan dengan meng-klik Cetak Jadwal pada Window Jadwal

Kuliah, dan hasilnya seperti pada gambar 18.

35


Gambar 18. Window Print Jadwal Kuliah

Jadwal yang telah dibuat, nantinya akan dapat diakses oleh dosen dan mahasiswa. Untuk melihat jadwal kuliah,

dosen dapat melakukan di menu Dosen dan submenu 01 Jadwal Mengajar. Gambar 19, sebagai contoh

Jadwal mengajar dosen Ali Amin Suwarno, S.T., MURP.

Gambar 19. Window Jadwal Mengajar Dosen

sedangkan mahasiswa yang berstatus aktif, telah diregistrasi dan telah melakukan penawaran matakuliah dapat

melihat jadwal kuliah di menu Mahasiswa dengan sub menu 01 Jadwal Kuliah (gambar 20)

36


Gambar 20. Window Jadwal Kuliah Mahasiswa MANUAL

37


SISTEM INFORMASI AKADEMIK (SIMAK)

IV. PENAWARAN MATAKULIAH

A. Pembimbingan PA

Dalam penawaran matakuliah, Penasehat Akademik (PA) memiliki peran penting dalam penentuan SKS

yang akan diambil mahasiswa. Untuk melakukan pembimbingan dalam rangka penawaran SKS, dosen dapat

melakukan di menu Dosen dan submenu 04 Perwalian. Dengan meng-klik submenu ini akan ditampilkan

window Perwalian dari dosen yang bersangkutan beserta mahasiswa bimbingan akademiknya seperti yang

disajikan pada gambar 1.

Gambar 1. Window Perwalian Dosen

Untuk memberikan perwalian pada mahasiswa, dosen dalam hal ini Penasehat Akademik dapat melakukan

dengan meng-klik NIM mahasiswa yang akan diberikan hak untuk menawar. Sebagai contoh dengan meng-klik

NIM 21002001, akan ditampilkan window Indeks Prestasi Kumulatif seperti gambar 2. Untuk mahasiswa baru,

PA dapat memberikan SKS mahasiswa pada kolom Max SKS lalu klik tombol Ubah. Sedangkan mahasiswa lama

jumlah SKS yang dapat diberikan mahasiswa dikontrol oleh batasan-batasan SKS akibat Indeks Prestasi

Semester yang lalu mahasiswa.

38


Gambar 2. Window IPK Untuk Memberikan Batasan SKS

Setiap mahasiswa yang akan diberi hak perwalian oleh Penasehat Akademik, mahasiswa haruslah berstatus

teregistrasi. Gambar 3, menunjukan bahwa mahasiswa NIM 21002001 belum teregistrasi.

Gambar 3. Window IPK Untuk Mahasiswa yang Belum Teregistrasi

B. Pengisian KRS level Mahasiswa

Pengisian KRS merupakan kegiatan penawaran mata kuliah. Syarat berlakunya Penawaran secara online

dalam SIMAK ini yaitu mahasiswa berstatus aktif-teregistrasi, Nilai matakuliah dari dosen sudah di entry (bagi

mahasiswa lama) dan mahasiswa mendapat persetujuan dari pembimbing/Penasehat akademik, serta tidak

keluar dari batasan-batasan yang telah ditentukan pada kalender akademik. Dalam sistem SIMAK ini pengisian

KRS dilakukan oleh level user mahasiswa, pada menu Mahasiswa dengan submenu 04 KRS seperti yang

ditunjukan pada gambar 4.

39


Gambar 4.. Menu Mahasiswa dengan Submenu Kartu Rencana Studi (KRS)

Dengan meng-klik submenu Kartu Rencana Studi (KRS), akan ditampilkan window Kartu Rencana Studi

seperti pada gambar 5.

Gambar 5. Window Kartu Rencana Studi

Pengisian KRS mahasiswa dilakukan dengan meng-klik Tambah KRS, yang hasilnya disajikan seperti pada

gambar 6. .

Gambar 6. Window Matakuliah yang Ditawarkan

40


Untuk mengisi KRS, centeng pada chek box kolom Ambil matakuliah yang akan diprogramkan. Jumlah

maksimum SKS yang akan diprogramkan mahasiswa tergantung pada IP mahasiswa dan atas persetujuan

Penasehat Akademik. Dalam memprogramkan matakuliah tetap memperhatikan panduan akademik yang

berlaku di Universitas Muhammadiyah Kendari. Disamping itu penawaran matakuliah dalam SIMAK, harus

memilih matakuliah yang tidak bentrok waktu, tempat dan dosen pengampunya. Bila Total SKS yang diambil

masih lebih kecil dengan Maksimum SKS yang boleh diambil, maka dapat ditambah matakuliah dengan

meng-klik kembali Tambah KRS. Sedangkan untuk membatalkan matakuliah klik icon Recycle Bin pada kolom

Hapus matakuliah yang akan dibatalkan. Untuk mendokumentasikan hasil Penawaran matakuliah, maka

mahasiswa dapat mencetak KRS, dengan cara meng-klik Cetak KRS, dan hasilnya seperti pada gambar 9.

Gambar 9. Hasil Cetakan KRS

C. Pengisian KRS level Administrator

Pengisian KRS mahasiswa juga dapat diwakilkan ke Administrator SIMAK. Prosedur pengisian KRS oleh

administrator dilakukan pada menu AdmAkd dengan submenu 10 KRS Mahasiswa. Bila submenu ini di klik

akan tampil window seperti pada gambar 5. Dengan meng-entry Tahun akademik dan NIM mahasiswa, maka

akan dapat dilakukan pengisian KRS. Pengisian KRS mahasiswa dengan level administrator ini, mahasiswa tetap

harus mendapat persetujuan dari Penasehat Akademik. Gambar 10, pengisian KRS pada level administrator

dimana mahasiswa belum mendapat persetujuan dari Penasehat Akademiknya.

41


Gambar 10. Pengisian KRS Mahasiswa yang Belum Disetujui PA

D. Dispensasi KRS

Penawaran mata kuliah dalam sistem SIMAK, harus dilakukan berdasarkan kalender akademik. Bila ada

mahasiswa karena sesuatu hal sehingga terlambat melakukan pengisian KRS berdasarkan kalender akademik,

mahasiswa melakukan modifikasi KRS atau penyetaraan matakuliah mahasiswa pindahan, maka ini dapat

dilakukan di menu AdmAkd dengan submenu 12 Dispensasi KRS. Menu ini hanya dapat diakses oleh

Administrator.

Gambar 11. Window Dispensasi KRS

Dengan meng-klik submenu Dispensasi KRS, hasilnya ditampilkan window Dispensasi KRS seperti pada

gambar 11. Untuk menambah Dispensasi KRS, klik Tambah Dispensasi, yang selanjutnya akan ditampilkan

daftar matakuliah yang ditawarkan seperti pada gambar 12, pilih matakuliah sebagai tambahan KRS dengan

meng-klik tombol Ambil serta tuliskan Alasannya. Sedangkan untuk membatalkan matakuliah yang telah

diprogramkan pada gambar 11 klikico Recycle Bin pada kolom hapus (Hps) sesuai mata kuliah yang dibatalkan.

42


Gambar 12. Penawaran mata kuliah dalan Dispensasi KRS.

Universitas Muhammadiyah Kendari · User dalam sistem SIMAK diberi hak sesuai dengan levelnya....

Documents

Transcript of Universitas Muhammadiyah Kendari · User dalam sistem SIMAK diberi hak sesuai dengan levelnya....