PANDUAN SIMAK Pro – USER ADMINISTRATORsimak-unwiku.ac.id/files/Panduan SIMAK - User...

Consultant

Do

c.

# 0

04

/U

SR

/I

X/

20

15

PANDUAN

S.I.M.A.K Pro ( SISTEM INFORMASI MANAJEMEN AKADEMIK DAN KEMAHASISWAAN )

USER ADMINISTRATOR

UNIVERSITAS WIJAYAKUSUMA PURWOKERTO

PANDUAN SIMAK PRO – USER ADMINISTRATOR Doc. #

004/USR/IX/2015

Copyright © WIZARD Consultant, 2015 1

DAFTAR ISI

Menjalankan SIMAK Pro 3

Login ke SIMAK Pro 4

Tabel dan Master untuk User Administrator 6

[Menu Utama] Tabel DIKTI 7

Modul: Tabel Kode Aplikasi 7

Modul: Tabel Provinsi 8

Modul: Tabel Perguruan Tinggi 9

Modul: Tabel Program Studi 10

[Menu Utama] Master 11

Modul: Master Program Studi 11

Modul: Master Mata Kuliah 15

Modul: Master Dosen 16

Modul: Master Mahasiswa 20

[Menu Utama] Akademik 24

Memulai Semester Baru 25

Modul: Perencanaan Jadwal Aktivitas Kuliah 25

Pra Masa Pengisian Kartu Rencana Studi (KRS) 29

Modul: Administrasi Mahasiswa | Otorisasi User Mahasiswa 29

Modul: Administrasi Dosen | Tabel Bimbingan Mahasiswa 32

Modul: Tabel Nilai Akhir 35

Modul: Administrasi Penandatangan Dokumen 37

Masa Pengisian Kartu Rencana Studi (KRS) 40

Modul: Rencana Studi Mahasiswa | Kartu Rencana Studi Mahasiswa 40

Modul: Konversi Nilai Mahasiswa Pindahan 45

Penutupan Masa Pengisian Kartu Rencana Studi (KRS) 49

Pasca Masa Pengisian Kartu Rencana Studi (KRS) 50

Modul: Administrasi Mahasiswa | Status Aktivitas Mahasiswa 50

Modul: Administrasi Mahasiswa | Kelulusan Mahasiswa (Yudisium) 52

Modul: Administrasi Dosen | Kehadiran Perkuliahan Dosen & Mahasiswa 56

Doc. # 004/USR/IX/2015 PANDUAN SIMAK PRO – USER ADMINISTRATOR

2 Copyright © WIZARD Consultant, 2015

Modul: Hasil Studi Mahasiswa 60

Penutupan Semester 63


004/USR/IX/2015


USER ADMINISTRATOR

User Administrator adalah user yang dibuat (created by) oleh ADMIN. User Administrator mempunyai User-ID, Password dan hak akses (trustee) ke dalam program SIMAK yang telah ditetapkan System Administrator.

Menjalankan SIMAK Pro Setelah aplikasi SIMAK Pro diinstall ke dalam komputer, maka logo SIMAK akan muncul di Desktop dan Program File dalam menu aplikasi Windows, seperti gambar di bawah ini. Untuk login ke SIMAK Pro, double-click pada icon di desktop atau click icon di Menu Windows, dan selanjutnya pada monitor akan akan muncul aplikasi SIMAK Pro, sebagai berikut :

Icon SIMAK Pro

Icon SIMAK Pro

Status Koneksi ke Server

Logo Perguruan Tinggi

Tanggal dan Jam pada Sistem Komputer



Apabila koneksi ke Server berhasil, selanjutnya akan muncul tombol untuk login ke aplikasi SIMAK

Login ke SIMAK Pro Untuk masuk (login) ke dalam Program SIMAK, user harus melakukan login, sebagai berikut : Click tombol Login yang berada di bagian kiri bawah dari Halaman Utama, dan selanjutnya anda akan diminta untuk memasukkan User-ID dan Password anda, dengan tampilan sebagai berikut :

Tombol kembali ke Halaman Utama

Tombol Masuk ke Program SIMAK

Tombol Dropdown untuk memilih Kategori Login

Entry Area untuk mengetikkan User-ID

Entry Area untuk mengetikkan Password

Tombol untuk Login

Tombol Kembali ke Windows

Status Koneksi ke Server


004/USR/IX/2015


- Click Tombol Dropdown untuk memlih Kategori Login, maka akan muncul pilihan sebagai berikut :

Pilih kategori login Administrator dengan menggerakkan bar pilihan dan kemudian click.

- Ketikkan User-ID dan tekan Enter - Ketikkan Password dan tekan Enter - Click Tombol Login ke Program SIMAK



Bila User-ID dan Password anda benar, maka di monitor akan ditampilkan Halaman User Administrator sebagai berikut :

Tabel dan Master untuk User Administrator Menu Utama dalam Halaman User Administrator merupakan Judul dari pengelompokan modul dari SIMAK. Sub Menu merupakan Drop Box yang terdapat di bawah Menu Utama dan di dalam kotak Sub Menu tersebut terdapat Modul yang bisa dijalankan oleh user. Pilihan Modul atau perintah di dalam Sub Menu dibagi 2, yaitu Modul yang berwarna abu-abu (redup) berarti modul tersebut tidak dapat dijalankan (off) dan yang berwarna hitam (terang) berarti modul tersebut bisa dijalankan (on) oleh user bersangkutan.

Menu Utama User Administrator

Nama User Administrator

Sub Menu User Administrator

Pilihan Modul

Halaman Utama User Administrator

Balok Pilihan Menu Utama

Balok Pilihan Sub-Menu


004/USR/IX/2015


Langkah untuk menjalankan modul dalam User Administrator secara umum adalah sebagai berikut : - Gerakkan balok pilihan Menu Utama (berwarna abu-abu) ke Menu Utama yang akan dibuka,

kemudian click untuk membuka Sub Menu. - Dalam kotak Sub Menu gerakkan balok pilihan Modul (berwarna biru) ke pilihan modul yang akan

dijalankan, kemudian click.

[Menu Utama] Tabel DIKTI Menu Utama Tabel Dikti berisikan perintah untuk melihat tabel-tabel kode standar sesuai dengan data yang ada di database PDDIKTI dan akan digunakan oleh program SIMAK.

Modul: Tabel Kode Aplikasi Modul ini digunakan untuk melihat Tabel Kode Aplikasi yang akan digunakan untuk mengentry data dalam program SIMAK sesuai dengan tabel data referensi dalam database PDDIKTI. Kolom Kode Aplikasi menunjukkan kelompok aplikasi, dan kolom sebelah kanan menunjukkan Kode dan Keterangan yang menjadi anggota kelompok aplikasi tersebut.

Kolom Kelompok Kode Aplikasi

Kolom Keterangan Kode Aplikasi

Slider

Slider

Tombol Keluar, dan kembali ke Menu Utama

Tombol Refresh

Balok Penunjuk



- Tombol-tombol

- Balok Penunjuk : Balok Penunjuk digerakkan dengan menggunakan tombol panah ↑↓ di papan keyboard ke pilihan yang dikehendaki.

- Slider : click dan tahan, kemudian gerakkan untuk menggulung daftar pilihan ke atas atau kebawah.

- Tombol Refresh : Untuk melakukan penyegaran data, bila ada user lain melakukan perubahan data.

- Tombol Menu : untuk menutup form dan kembali ke Menu Utama.

Modul: Tabel Provinsi Modul ini digunakan untuk melihat Tabel Kode Provinsi yang akan digunakan untuk mengentry data dalam program SIMAK sesuai dengan tabel data referensi dalam database PDDIKTI. Kolom Kode Propinsi menunjukkan Kode dan Nama Propinsi, dan kolom sebelah kanan menunjukkan Kode dan Nama Kabupaten/Kota yang ada dalam propinsi yang ditunjuk oleh balok penunjuk. - Tombol-tombol





Tombol Refresh


Slider

Kolom Kode Kabupaten/Kota

Kolom Kode Propinsi

Slider

Balok Penunjuk


004/USR/IX/2015


Modul: Tabel Perguruan Tinggi Modul ini digunakan untuk melihat Tabel Kode Perguruan Tinggi yang ada dalam database PDDIKTI dan akan digunakan sebagai data referensi dalam database program SIMAK.

Modul ini menunjukkan Kode dan Nama Perguruan Tinggi seluruh Indonesia yang terdaftar di tabel data

referensi dalam database PDDIKTI.

Untuk mencari Perguruan Tinggi, ketikkan kode atau nama atau kota dari perguruan tinggi yang akan

dicari kemudian click Tombol Cari. Selanjutnya akan ditampilkan daftar perguruan tinggi yang sesuai

dengan teks yang diketikkan di dalam Kolom Pencarian. Atau gerakkan Balok Penunjuk dengan

menggunakan tombol panah ↑↓ di papan keyboard ke pilihan yang dikehendaki. Atau gunakan slider.

- Tombol-tombol





Tombol Refresh


Slider

Balok Penunjuk

Kolom Kode dan Nama Perguruan Tinggi

Kolom Pencarian Tombol Cari



Modul: Tabel Program Studi

Modul ini digunakan untuk melihat Tabel Kode Program Studi yang ada dalam database PDDIKTI dan

akan digunakan sebagai data referensi dalam database program SIMAK.

Modul ini menunjukkan Kode dan Nama Program Studi yang disediakan dalam tabel data referensi

dalam database PDDIKTI.

Untuk mencari Program Studi, ketikkan kode atau nama atau jenjang atau bidang ilmu dari program

studi yang akan dicari kemudian click Tombol Cari. Selanjutnya akan ditampilkan daftar program studi

yang sesuai dengan teks yang diketikkan di dalam Kolom Pencarian. Atau gerakkan Balok Penunjuk

dengan menggunakan tombol panah ↑↓ di papan keyboard ke pilihan yang dikehendaki. Atau gunakan

slider.

- Tombol-tombol





Tombol Refresh


Slider Balok Penunjuk

Kolom Kode dan Nama Program Studi

Kolom Pencarian

Tombol Cari


004/USR/IX/2015


Dalam Panduan User Administrator ini hanya akan dibahas modul Master yang berhubungan dengan operasional User Administrator.

Untuk modul Master yang lain silakan lihat buku “PANDUAN SIMAK PRO – SYSTEM ADMINISTRATOR” (Doc.# 004/SYS/IX/2015).

[Menu Utama] Master

Pilihan modul dalam Menu Utama Master, digunakan untuk mengentry data tabel dasar untuk

mengoperasikan program SIMAK secara keseluruhan. Karena merupakan data yang nantinya akan

digunakan sebagai referensi untuk data relation untuk data transaksi, maka dianjurkan untuk sangat

berhati-hati (prudent) dalam melakukan editing dalam data master ini.

Modul: Master Program Studi

Modul ini digunakan untuk mengentrykan data yang berhubungan dengan identitas Program Studi pada

Form yang telah disediakan. Entrykan sesuai dengan data yang ada pada field dalam Form Master

Program Studi.

Saat pertama kali dijalankan, maka Form Master Program Studi akan tampak seperti gambar di bawah

ini.


Field Kode Program Studi

Tombol Konfirmasi

Tombol Cari



Entry Kode Program Studi atau click Tombol Cari dan pilih Program Studi pada pilihan yang muncul di

daftar pilihan dropdown, kemudian click Tombol Konfirmasi.

Bila Kode Program Studi tersebut ditemukan, maka Form Program Studi siap untuk dientrykan datanya.

- Penjelasan field Form Master Program Studi

- Kode : Kode Program Studi yang akan diedit, sebagai Primary Key untuk Program

Studi dan akan digunakan sebagai referensi untuk tabel-tabel transaksi.

- Nama Prodi : Otomatis, diambil dari referensi Tabel DIKTI.

- No. SK / Tanggal : Nomor dan Tanggal Penetapan Program Studi oleh Kementerian Pendidikan

Tinggi dan Ristek.

- No. BAN PT / Tanggal : Nomor dan Tanggal Penetapan Akreditasi Program Studi terakhir oleh

Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi.

- Akreditasi / Tanggal : Hasil Akreditasi (dipilih dari Kode Akreditasi dari referensi Tabel Dikti) dan

Tanggal Penetapan terakhir oleh Badan Akreditasi Nasional Perguruan

Tinggi.

- Jenjang Prodi : Jenjang Prodi, dipilih berdasarkan Kode Jenjang dari referensi Tabel Dikti.

- Total SKS : Jumlah Total SKS yang harus diselesaikan setiap mahasiswa untuk

memenuhi syarat kelulusan.

- Tgl. Awal : Tanggal awal mulai beroperasinya Program Studi

- Tahun Ajaran Awal : Tahun Akademik dan Semester pertama kali Program Studi mulai

beroperasi.

- e-Mail : alamat email aktif Program Studi.

- HP/Telepon/Fax : Nomor HP/Telepon/Fax dari Program Studi aktif yang bisa dihubungi.

- Fakultas : Kode Fakultas, dipilih dari referensi tabel Fakultas yang telah ditetapkan di

Master Fakultas.

Tombol Batal

Tombol Simpan

Tombol Hapus


004/USR/IX/2015


Selalu lakukan update data Master Program Studi bila ada perubahan data dengan segera, karena data ini akan digunakan sebagai

referensi oleh modul yang lain.

PERHATIAN. Jangan pernah menghapus data Master Program Studi bila masih digunakan sebagai referensi oleh modul operasional yang

lain. Menghapus data ini, berarti akan MENGHILANGKAN seluruh data pada Program Studi.

- Tombol-tombol

- Tombol Konfirmasi : Untuk memastikan data yang diambil sesuai dengan keyword yang dientry. - Tombol Simpan : Menyimpan data pada Form aktif. - Tombol Batal : Membatalkan editing data terakhir yang tercantum dalam Form aktif. - Tombol Hapus : Menghapus data yang tercantum dalam Form aktif. - Tombol Keluar : Untuk menutup form dan kembali ke Menu Utama.

Modul: Master Mata Kuliah

Modul ini digunakan untuk mengentry identitas mata kuliah pada Program Studi tertentu. Entrykan data

sesuai dengan field yang tersedia di Form Tabel Mata Kuliah.

Ketik Kode Program Studi atau click Tombol Cari, pilih Program Studi pada menu dropdown dan double-

click pada Balok Pilihan, kemudian click Tombol Konfirmasi.

atau



Tombol Konfirmasi

Tombol Cari

Ketik Kode Program Studi

Click Tombol Cari

Menu Dropdown

Slider

Balok Pilihan



Bila Kode Program Studi tersebut ditemukan, maka Form Tabel Mata Kuliah siap untuk dientrykan

datanya.

- Entry Mata Kuliah Baru

Langkah-langkah untuk entry Mata Kuliah Baru adalah sebagai berikut :

- Gerakkan Balok Pilihan pada Daftar Kode Kuliah ke pilihan <baru>, dengan menggunakan mouse

atau tombol panah ↑↓ di papan keyboard.

- Double-click pada mouse atau tekan tombol Enter di papan keyboard.

- Dan field pada Form Tabel Mata Kuliah akan menjadi aktif, seperti nampak pada gambar di bawah

ini.

- Isikan data Mata Kuliah sesuai dengan field pada Form Tabel Mata Kuliah (lihat penjelasan field

Form Tabel Mata Kuliah)

- Tekan Tombol Simpan untuk menyimpan data Mata Kuliah baru. Atau tekan Tombol Batal untuk

membatalkan entry pada seluruh field pada Form Tabel Mata Kuliah.

Daftar Kode Mata Kuliah yg telah dientry

Balok Pilihan

Slider

Program Studi yang dipilih

Tombol Batal

Tombol Simpan

Tombol Hapus

Field data Mata Kuliah siap dientry


004/USR/IX/2015


PERHATIAN. (1) Jangan menghapus data Mata Kuliah bila Mata Kuliah tersebut masih digunakan sebagai referensi oleh modul operasional yang lain.

Menghapus data ini, berarti akan MENGHILANGKAN seluruh data yang berhubungan dengan Mata Kuliah bersangkutan. (2) Jangan mengedit Nama Mata Kuliah yang berbeda untuk Kode Mata Kuliah yang sama bila Mata Kuliah tersebut masih digunakan

oleh sebagai referensi oleh modul operasional yang lain. Melakukan hal ini akan berakibat pada seluruh data yang menggunakan Kode Mata Kuliah ini sebagai referensi.

- Edit Mata Kuliah

Langkah-langkah untuk edit Mata Kuliah adalah sebagai berikut :

- Gerakkan Balok Pilihan pada Daftar Kode Kuliah ke pilihan Kode Mata Kuliah yang akan diedit,

dengan menggunakan mouse atau tombol panah ↑↓ di papan keyboard.


- Dan Form Tabel Mata Kuliah akan menjadi aktif dan menampilkan data Mata Kuliah di field pada

Form Tabel Mata Kuliah, seperti nampak pada gambar di bawah ini.

- Lakukan pengeditan data Mata Kuliah sesuai dengan field pada Form Tabel Mata Kuliah. (lihat

penjelasan field Form Tabel Mata Kuliah)

- Tekan Tombol Simpan untuk menyimpan data Mata Kuliah, atau tekan Tombol Batal untuk

membatalkan pengeditan pada seluruh field pada Form Tabel Mata Kuliah, atau tekan Tombol

Hapus untuk menghapus data Mata Kuliah dari database SIMAK.

- Penjelasan field Form Tabel Mata Kuliah

- Kode MK : Kode Mata Kuliah yang akan dientry atau diedit, sebagai Primary Key untuk

Mata Kuliah dan akan digunakan sebagai referensi untuk tabel-tabel

transaksi.

- Semester : Semester Mata Kuliah bersangkutan ditawarkan.

- Nama MK : Nama Mata Kuliah.

- Description : Nama Mata Kuliah dalam bahasa kedua (optional).

Tombol Batal

Tombol Simpan

Tombol Hapus

Field data Mata Kuliah siap diedit



- SKS MK : Total jumlah SKS untuk Mata Kuliah.

- SKS Tatap Muka : Jumlah SKS Tatap Muka untuk Mata Kuliah.

- SKS Praktikum : Jumlah SKS Praktikum untuk Mata Kuliah.

- SKS Lapangan : Jumlah SKS Lapangan untuk Mata Kuliah.

- Jenis MK : Jenis Mata Kuliah, dipilih dari menu dropdown berdasarkan referensi Tabel

Kode database PDDIKTI.

- Kelompok MK : Kelompok Mata Kuliah, dipilih dari menu dropdown berdasarkan referensi

Tabel Kode database PDDIKTI.

- Kurikulum MK : Kurikulum Mata Kuliah, dipilih dari menu dropdown berdasarkan referensi

Tabel Kode database PDDIKTI.

- Status MK : Status Mata Kuliah, dengan pilihan Baru, Lama atau Khusus. Kosongkan bila

hanya menggunakan satu kurikulum.

- Tombol-tombol


Modul: Master Dosen

Modul ini digunakan untuk mengentry identitas dosen pada Program Studi tertentu. Entrykan data

sesuai dengan field yang tersedia di Form Master Dosen.




Field Kode Program Studi Tombol Konfirmasi

Tombol Cari


004/USR/IX/2015


atau

Bila Kode Program Studi tersebut ditemukan, maka Form Master Dosen siap untuk dientrykan datanya.

- Entry Dosen Baru

Langkah-langkah untuk entry Dosen Baru adalah sebagai berikut :

- Gerakkan Balok Pilihan pada Daftar Dosen ke pilihan <baru>, dengan menggunakan mouse atau

tombol panah ↑↓ di papan keyboard.


- Dan field pada Form Master Dosen akan menjadi aktif, seperti nampak pada gambar di bawah ini.

Filter Dosen

Tombol Cari

Daftar Dosen yg telah dientry

Balok Pilihan

Slider


Tombol Batal

Tombol Simpan

Tombol Hapus

Field data Dosen siap dientry


Click Tombol Cari

Menu Dropdown

Slider

Balok Pilihan



Setiap kali dilakukan Simpan data Dosen baru, berarti akan membuat akun user dosen dengan nilai default untuk User-ID dan Password

adalah Kode Dosen.

- Isikan data Dosen sesuai dengan field pada Form Master Dosen. (lihat penjelasan field Form Master

Dosen)

- Tekan Tombol Simpan untuk menyimpan data Dosen baru. Atau tekan Tombol Batal untuk

membatalkan entry pada seluruh field pada Form Master Dosen.

- Edit Dosen

Langkah-langkah untuk edit Master Dosen adalah sebagai berikut :

- Gerakkan Balok Pilihan pada Daftar Dosen ke pilihan Dosen yang akan diedit, dengan menggunakan

mouse atau tombol panah ↑↓ di papan keyboard.

- Atau ketikkan nama atau kode dosen, yang akan diedit di filter Dosen dan click Tombol Cari.

Kemudian gerakkan Balok Pilihan pada Daftar Dosen ke pilihan Dosen yang akan diedit, dengan

menggunakan mouse atau tombol panah ↑↓ di papan keyboard.


- Dan Form Master Dosen akan menjadi aktif dan menampilkan data Dosen di field pada Form Master

Dosen, seperti nampak pada gambar di bawah ini.

Ketik filter Dosen yang akan diedit

Click Tombol Cari

Daftar Dosen menampilkan sesuai dengan filter Dosen

Tombol Batal

Tombol Simpan

Tombol Hapus

Field data Dosen siap diedit


004/USR/IX/2015


PERHATIAN. (1) Jangan menghapus data Dosen bila Dosen tersebut masih digunakan sebagai referensi oleh modul operasional yang lain. Menghapus

data ini, berarti akan MENGHILANGKAN seluruh data yang berhubungan dengan Dosen bersangkutan. (2) Jangan mengedit Nama Dosen yang berbeda untuk Kode Dosen yang sama bila Dosen tersebut masih digunakan oleh sebagai

referensi oleh modul operasional yang lain. Melakukan hal ini akan berakibat pada seluruh data yang menggunakan Kode Dosen ini sebagai referensi.

- Lakukan pengeditan data Dosen sesuai dengan field pada Form Master Dosen. (lihat penjelasan field

Form Master Dosen)

- Tekan Tombol Simpan untuk menyimpan data Dosen, atau tekan Tombol Batal untuk membatalkan

pengeditan pada seluruh field pada Form Master Dosen, atau tekan Tombol Hapus untuk

menghapus data Dosen dari database SIMAK.

- Penjelasan field Form Master Dosen

- Kode Dosen : Kode Dosen yang akan dientry atau diedit, sebagai Primary Key untuk Dosen

dan akan digunakan sebagai referensi untuk tabel-tabel transaksi.

- NIDN : Nomor Induk Dosen Nasional.

- No. KTP : Nomor Kartu Tanda Penduduk yang masih berlaku.

- Nama : Nama Lengkap Dosen.

- Jenis Kelamin : Jenis Kelamin Dosen, click pada pilihan yang sesuai.

- Tmp./Tgl. Lahir : Tempat dan Tanggal Lahir Dosen.

- Alamat : Alamat tempat tinggal Dosen.

- Alumnus PT : Perguruan Tinggi terakhir Dosen dinyatakan lulus, dipilih dari menu

dropdown berdasarkan referensi Tabel Perguruan Tinggi database PDDIKTI.

- Pendidikan : Gelar pendidikan tertinggi yang dicapai oleh Dosen, dipilih dari menu

dropdown berdasarkan referensi Tabel Kode database PDDIKTI.

- Gelar : Gelar yang dipunyai oleh Dosen. Seluruh pencatatan gelar dituliskan di field

ini, baik itu gelar yang diletakkan di depan nama, seperti Prof., DR., Drs.,

Dra., dr., drh., Ir., dan sebagainya, maupun gelar yang diletakkan di

belakang nama, seperti SH., SE., ST., Phd., MM., MH., M.Hum., dan

sebagainya.

- Bidang Ilmu : Konsentrasi bidang ilmu yang dipunyai oleh Dosen, dipilih dari menu


- Jabatan Akd. : Jabatan akademik yang disandang oleh Dosen, dipilih dari menu dropdown

berdasarkan referensi Tabel Kode database PDDIKTI.

- Ikatan Kerja : Ikatan kerja yang dipunyai oleh Dosen dengan perguruan tinggi dimana

Dosen bertugas (homebase), dipilih dari menu dropdown berdasarkan

referensi Tabel Kode database PDDIKTI.



- Tombol-tombol


Modul: Master Mahasiswa

Modul ini digunakan untuk mengentry identitas mahasiswa pada Program Studi tertentu. Entrykan data

sesuai dengan field yang tersedia di Form Master Mahasiswa.



atau

Bila Kode Program Studi tersebut ditemukan, maka Form Master Mahasiswa siap untuk dientrykan

datanya.



Tombol Cari


Click Tombol Cari

Menu Dropdown

Slider

Balok Pilihan


004/USR/IX/2015


Setiap kali dilakukan Simpan data Mahasiswa baru, SIMAK secara otomotis akan membuat akun user mahasiswa dengan nilai default

User-ID dan Password adalah N.R.P. mahasiswa.

- Entry Mahasiswa Baru

Langkah-langkah untuk entry Mahasiswa Baru adalah sebagai berikut :

- Gerakkan Balok Pilihan pada Daftar Mahasiswa ke pilihan <baru>, dengan menggunakan mouse atau

tombol panah ↑↓ di papan keyboard.


- Dan field pada Form Master Mahasiswa akan menjadi aktif, seperti nampak pada gambar di bawah

ini.

- Isikan data Mahasiswa sesuai dengan field pada Form Master Mahasiswa. (lihat penjelasan field

Form Master Mahasiswa)

- Tekan Tombol Simpan untuk menyimpan data Mahasiswa baru. Atau tekan Tombol Batal untuk

membatalkan entry pada seluruh field pada Form Master Mahasiswa.

Filter Mahasiswa

Tombol Cari

Daftar Mahasiswa yg telah dientry

Balok Pilihan

Slider


Tombol Batal

Tombol Simpan

Tombol Hapus

Field data Mahasiswa siap dientry



- Edit Mahasiswa

Langkah-langkah untuk edit Master Mahasiswa adalah sebagai berikut :

- Gerakkan Balok Pilihan pada Daftar Mahasiswa ke pilihan Mahasiswa yang akan diedit, dengan


- Atau ketikkan nama atau kode dosen, yang akan diedit di filter Dosen dan click Tombol Cari.

Kemudian gerakkan Balok Pilihan pada Daftar Dosen ke pilihan Dosen yang akan diedit, dengan



- Dan Form Master Mahasiswa akan menjadi aktif dan menampilkan data Mahasiswa di field pada

Form Master Mahasiswa, seperti nampak pada gambar di bawah ini.

- Lakukan pengeditan data Mahasiswa sesuai dengan field pada Form Master Mahasiswa. (lihat

penjelasan field Form Master Mahasiswa)

Ketik filter Mahasiswa yang akan diedit

Click Tombol Cari

Daftar Mahasiswa menampilkan sesuai dengan filter Mahasiswa

Tombol Batal

Tombol Simpan

Tombol Hapus

Field data Mahasiswa siap diedit


004/USR/IX/2015


PERHATIAN. (1) Jangan menghapus data Mahasiswa bila Mahasiswa tersebut masih digunakan sebagai referensi oleh modul operasional yang lain.

Menghapus data ini, berarti akan MENGHILANGKAN seluruh data yang berhubungan dengan Mahasiswa bersangkutan. (2) Mengedit Nama Mahasiswa yang berbeda untuk N.R.P. Mahasiswa yang sama bila Mahasiswa tersebut masih digunakan oleh

sebagai referensi oleh modul operasional yang lain, akan berakibat pada seluruh data yang menggunakan N.R.P. Mahasiswa ini sebagai referensi.

- Tekan Tombol Simpan untuk menyimpan data Mahasiswa, atau tekan Tombol Batal untuk

membatalkan pengeditan pada seluruh field pada Form Master Mahasiswa, atau tekan Tombol

Hapus untuk menghapus data Mahasiswa dari database SIMAK.

- Penjelasan field Form Master Mahasiswa

- N.R.P. : Nomor Register Pendaftaran Mahasiswa yang akan dientry atau diedit,

sebagai Primary Key untuk Mahasiswa dan akan digunakan sebagai

referensi untuk tabel-tabel transaksi.

- Nama : Nama Lengkap Mahasiswa.

- Jenis Kelamin : Jenis Kelamin Mahasiswa, click pada pilihan yang sesuai.

- Tmp./Tgl. Lahir : Tempat dan Tanggal Lahir Mahasiswa.

- Alamat : Alamat tempat tinggal Mahasiswa.

- Provinsi SMA : Kode Propinsi dari SMA Mahasiswa berasal, dipilih dari menu dropdown

berdasarkan referensi Tabel Propinsi database PDDIKTI.

- Kode Shift : Kode bentuk penerimaan mahasiswa di Perguruan Tinggi, dipilih dari menu


- Tgl. Masuk : Tanggal diterimanya mahasiswa di Perguruan Tinggi.

- Tahun Ajaran : Tahun Ajaran mulai kuliah di Perguruan Tinggi, dipilih dari dropdown tahun

ajaran dan click semester yang sesuai.

- Batas Studi : Batas maksimum studi mahasiswa kuliah di Perguruan Tinggi, dipilih dari

dropdown tahun ajaran dan click semester yang sesuai.

- Angkatan Tahun : Tahun diterimanya mahasiswa di Perguruan Tinggi.

- Status : Status diterimanya mahasiswa di Perguruan Tinggi, click status penerimaan

yang sesuai.

- Pgr. Tinggi : Kode Perguruan Tinggi Asal untuk mahasiswa dengan status penerimaan

pindahan/transfer, dipilih dari menu dropdown berdasarkan referensi Tabel

Perguruan Tinggi database PDDIKTI.

- Prodi : Kode Program Studi Asal untuk mahasiswa dengan status penerimaan

pindahan/transfer, dipilih dari menu dropdown berdasarkan referensi Tabel

Program Studi database PDDIKTI.

- Jenjang : Kode Jenjang Program Studi Asal untuk mahasiswa dengan status

penerimaan pindahan/transfer, dipilih dari menu dropdown berdasarkan

referensi Tabel Kode database PDDIKTI.

- NIM : Nomor Induk Mahasiswa Asal untuk mahasiswa dengan status penerimaan

pindahan/transfer.



Seluruh modul Akademik merupakan modul operasional yang dikerjakan oleh User Administrator dalam menjalankan tahapan proses

akademik di Perguruan Tinggi.

- SKS diakui : Jumlah SKS yang diakui dari Perguruan Tinggi Asal untuk mahasiswa dengan

status pindahan/transfer. Otomatis terisi, dihitung dari entry data konversi

nilai mahasiswa pindahan. (lihat pembahasan modul Konversi Nilai

Mahasiswa Pindahan)

- Aktivitas : Status aktivitas Mahasiswa. Otomatis terisi dari pengoperasian modul

Status Aktivitas Mahasiswa, Kelulusan Mahasiswa (Yudisium) dan Otorisasi

User Mahasiswa. (lihat pembahasan modul Status Aktivitas Mahasiswa,

Kelulusan Mahasiswa (Yudisium) dan Otorisasi User Mahasiswa)

- Status MK : Status Kurikulum Mata Kuliah yang diikuti oleh mahasiswa, dengan pilihan

Baru, Lama atau Khusus. Kosongkan bila hanya menggunakan satu

kurikulum.

- Tombol-tombol


[Menu Utama] Akademik

Pilihan modul dalam Menu Utama Akademik, digunakan untuk mengentry transaksi akademik dalam program SIMAK. Data transaksi akademik, merupakan data yang saling berhubungan dan berkaitan antara satu data dengan data lainnya dalam modul-modul akademik. Maka sangat dianjurkan untuk tetap berhati-hati untuk melakukan entry maupun edit data dalam setiap modul yang ada di Menu Utama Akademik. Pembahasan dalam modul ini mungkin tidak berurutan sebagaimana yang ada dalam daftar Menu Utama Akademik, tapi akan ditekankan pada urutan modul sesuai dengan tahapan proses akademik di Perguruan Tinggi.


004/USR/IX/2015


Entry pada modul ini sangat tergantung pada kesiapan modul Master Mata Kuliah (lihat modul Tabel Mata Kuliah) dan modul Master

Dosen (lihat modul Master Dosen). Kedua modul tersebut merupakan modul referensi utama dari entry modul Perencanaan Jadwal

Aktivitas Kuliah. Tanpa adanya kedua modul tersebut, maka modul Perencanaan Jadwal Aktivitas Kuliah ini tidak bisa dioperasikan.

Memulai Semester Baru

Sebuah semester baru dimulai dari dientrynya modul Perencanaan Jadwal Aktivitas Kuliah oleh User

Administrator dalam program SIMAK. Modul Perencanaan Jadwal Aktivitas Kuliah merupakan rencana

induk (master plan) dari sebuah proses akademik yang akan dijalankan dalam satu semester di sebuah

Program Studi dan sebuah tanda dimulainya Semester Baru.

Modul: Perencanaan Jadwal Aktivitas Kuliah

Modul Perencanaan Jadwal Aktivitas Kuliah ini merupakan desain awal (master) dimana sebuah proses

perkuliahan akan dijalankan dalam Program Studi.



atau

Bila Kode Program Studi tersebut ditemukan, maka Form Master Jadwal Kuliah siap untuk dientrykan

datanya.



Tombol Cari


Click Tombol Cari

Menu Dropdown

Slider

Balok Pilihan



- Edit Perencanaan Jadwal Aktivitas Kuliah

Langkah-langkah untuk edit Master Jadwal Kuliah adalah sebagai berikut :

- Pilih Tahun Akademik yang akan dibuatkan Jadwal Kuliah dari menu dropdown pada field Tahun

Akademik.

- Pilih Semester yang akan dibuatkan Jadwal Kuliah dari menu dropdown pada field Semester. (Untuk

semester gasal pilih Semester 1,3,5,7 dan untuk semester genap pilih Semester 2,4,6,8)

- Kemudian click Sheet Jadwal Kuliah.

Tombol Hapus

Tombol Simpan

Tombol Batal


Field Tahun Akademik

Click di sini

Pilih Tahun Akademik

Field Semester

Click di sini

Pilih Semester

Sheet Jadwal Kuliah

Sheet Jadwal Kuliah

Kolom Jadwal Kuliah

Slider

Baris Aktif

Slider

Balok Penunjuk


004/USR/IX/2015


- Gerakkan Balok Penunjuk ke kolom Kode MK dengan menggunakan tombol panah di papan

keyboard atau click dengan menggunakan mouse.

- Kemudian ketikkan Kode MK yang akan dijadwalkan. Pada kolom Kode MK disediakan fasilitas cari

ke Master Mata Kuliah dengan melakukan,

o double-click pada mouse, atau

o tekan tombol F1 pada papan keyboard, atau

o ketik sebagian Kode atau Nama Mata Kuliah dan tekan Enter.

Selanjutnya akan muncul dropdown dengan pilihan Mata Kuliah, seperti gambar di bawah ini :

Gerakkan Balok Penunjuk ke Mata Kuliah yang akan dipilih, kemudian lakukan double-click pada

mouse atau tekan tombol Enter pada papan keyboard.

Untuk keluar dari menu dropdown Mata Kuliah, tekan tombol ESC pada papan keyboard.

- Selanjutnya entrykan data Perencanaan Jadwal Kuliah di kolom-kolom Sheet Jadwal Kuliah. (lihat

penjelasan Kolom Sheet Jadwal Kuliah)

- Pada kolom Dosen 1 (s/d Dosen 9) disediakan fasilitas cari ke Master Dosen dengan melakukan,



o ketik sebagian Kode atau Nama Dosen dan tekan Enter.

Selanjutnya akan muncul dropdown dengan pilihan Dosen, seperti gambar di bawah ini :



Untuk keluar dari menu dropdown Dosen, tekan tombol ESC pada papan keyboard.

- Langkah untuk menghapus baris dalam Sheet Jadwal Kuliah adalah sebagai berikut,

o Aktifkan baris yang akan dihapus dengan meletakkan Balok Penunjuk ke baris yang akan

dihapus,

o tekan tombol Ctrl-Delete (tekan dan tahan tombol Ctrl kemudian tekan tombol Delete/Del)

pada papan keyboard.

Dan baris-baris yang ada di bawahnya akan naik ke atas (shift up), menggantikan baris yang dihapus.

Pilihan Mata Kuliah pada Menu dropdown Kode MK

Slider

Balok Penunjuk

Pilihan Dosen pada Menu dropdown Dosen

Slider

Balok Penunjuk



PERHATIAN. Jadwal Kuliah merupakan master dan referensi utama dari keseluruhan proses akademik. Jangan menghapus Jadwal Kuliah bila telah digunakan sebagai referensi oleh modul operasional yang lain. Menghapus data master ini, berarti akan MENGHILANGKAN seluruh data yang menggunakan Jadwal Kuliah sebagai referensi.

- Untuk melihat Baris yang tidak terlihat gunakan slider atas-bawah (vertical) yang terletak di bagian

kanan Sheet Jadwal Kuliah.

- Untuk melihat Kolom yang tidak terlihat gunakan slider kanan-kiri (horizontal) yang terletak di

bagian bawah Sheet Jadwal Kuliah.

- Tekan Tombol Simpan untuk menyimpan data Jadwal Kuliah, atau tekan Tombol Batal untuk

membatalkan pengeditan pada seluruh Sheet Jadwal Kuliah, atau tekan Tombol Hapus untuk

menghapus Sheet Jadwal Kuliah dari database SIMAK.

- Penjelasan Kolom Sheet Jadwal Kuliah

- No. : Nomor Urut, otomatis terisi bila Kode MK dalam baris tersebut terisi.

- Kode MK : Kode Mata Kuliah, diambil dari Master Mata Kuliah.

- Mata Kuliah : Nama Mata Kuliah, otomatis terisi sesuai dengan Kode MK.

- SKS : Jumlah SKS dari Mata Kuliah, otomatis terisi sesuai dengan Kode MK.

- Kelas : Nama Kelas, terdiri dari 2 (dua) digit alphanumerik. Contoh: 01, 1A, B2, AB,

dan seterusnya

- Hari : Nama Hari diselenggarakan perkuliahan; nama Hari yang bisa dientrykan

SENIN, SELASA, RABU, KAMIS, JUMAT, SABTU dan MINGGU

- Pukul : Jam diselenggarakan perkuliahan; misalnya 7.30, 8.00, 8.30, 9.45, 10.15

dan sebagainya.

- Paket : Isikan P bila akan mendefinisikan Kelas dan Mata Kuliah dalam baris

tersebut sebagai Kelas Paket dalam penetapan Mata Kuliah. Kosongkan bila

Mata Kuliah tersebut bukan untuk Kelas Paket.

- Jml TM : Jumlah Tatap Muka dalam penyelenggaraan perkuliahan oleh seluruh

Dosen Pengajar, otomatis terisi dan merupakan Total Tatap Muka dari

perencanaan Tatap Muka masing-masing Dosen Pengajar.

- Dosen 1 s/d 9 : Kode Dosen Pengajar Kesatu s/d Kesembilan, diambil dari Master Dosen.

Kosongkan bila tidak digunakan.

- Nama Dosen 1 s/d 9 : Nama Dosen Pengajar Kesatu s/d Kesembilan, otomatis terisi sesuai Kode

Dosen.

- TM 1 s/d 9 : Jumlah Tatap Muka untuk masing-masing Dosen Pengajar Kesatu sampai

dengan Kesembilan. Total dari TM 1 s.d TM 2, akan menjumlahkan secara

otomatis ke Jml TM.


004/USR/IX/2015


Dalam beberapa kasus, pemberian Otorisasi User Mahasiswa dihubungkan dengan penertiban pembayaran biaya kuliah oleh mahasiswa.

Artinya, mahasiswa bisa mendapatkan otorisasi setelah melakukan kewajiban pembayaran biaya kuliah tertentu.

- Tombol-tombol


Pra Masa Pengisian Kartu Rencana Studi (KRS)

Sebelum Masa Pengisian KRS diberlakukan, sebaiknya User Administrator mempersiapkan dengan

menjalankan modul-modul berikut ini, jika tidak, maka akan menghambat kelancaran tahapan proses

Pengisian KRS oleh mahasiswa dan pemberian approval (persetujuan) KRS oleh dosen pembimbing.

Modul: Administrasi Mahasiswa | Otorisasi User Mahasiswa

Modul ini memberikan hak akses kepada setiap mahasiswa untuk mengentry KRS. Bila hak akses ini tidak

diberikan maka mahasiswa tidak bisa mengentry KRS.

KRS merupakan gerbang bagi mahasiswa untuk ikut terlibat dalam tahapan proses akademik dalam

semester aktif. Tanpa melewati tahapan ini mahasiswa tersebut dianggap tidak aktif oleh system SIMAK.





Tombol Cari



Click di sini

atau

Bila Kode Program Studi tersebut ditemukan, maka Form Otorisasi User Mahasiswa siap untuk

dientrykan datanya.

- Edit Otorisasi User Mahasiswa

Langkah-langkah untuk edit Otorisasi User Mahasiswa adalah sebagai berikut :

- Pilih Tahun Akademik aktif dari menu dropdown pada field Tahun Akademik.

- Click Semester sesuai dengan semester aktif pada field Semester dengan pilihan Gasal atau Genap.

- Kemudian click field Nama Mahasiswa. Ketikkan N.R.P. atau sebagian nama mahasiswa sebagai filter

dan click Tombol Cari, selanjutnya akan muncul menu dropdown dengan pilihan nama mahasiswa.

Tombol Hapus

Tombol Simpan

Tombol Batal


Click Tombol Cari

Menu Dropdown

Slider

Balok Pilihan


Field Otorisai User Mahasiswa siap diedit

Field Tahun Akademik Pilih Tahun

Akademik

Ketik N.R.P. atau nama mahasiswa

Click Tombol Cari

Menu Dropdown

Slider

Balok Pilihan


004/USR/IX/2015


PERHATIAN. Menghapus data Otorisasi User Mahasiswa, berarti akan MEMBATALKAN otorisasi pada mahasiswa yang bersangkutan.

- Gerakkan Balok Pilihan dalam menu dropdown ke nama mahasiswa yang akan diberikan otorisasi,

kemudian double-click pada mouse atau tekan Enter di papan keyboard. Untuk menutup menu

dropdown tekan Esc di papan keyboard.

- Selanjutnya entrykan data otorisasi di field dalam Form Otorisasi User Mahasiswa. (lihat penjelasan

field Form Otorisasi User Mahasiswa)

- Untuk memberikan otorisasi, click field Otorisasi User? dengan pilihan Ya atau Tidak. Bila pilihan Ya

yang dipilih, maka akan muncul angka pada field P.I.N.

- Tekan Tombol Simpan untuk menyimpan data Otorisasi User Mahasiswa, atau tekan Tombol Batal

untuk membatalkan pengeditan pada Form Otorisasi User Mahasiswa, atau tekan Tombol Hapus

untuk menghapus data Otorisasi User Mahasiswa dari database SIMAK.

- Penjelasan field Form Otorisasi User Mahasiswa

- Tahun Akademik : Tahun Akademik aktif, dipilih dari menu dropdown Tahun Akademik.

- Semester : Semester aktif, click dengan pilihan Gasal dan Genap.

- Nama Mahasiswa : Nama Mahasiswa yang akan diberikan otorisasi, dipilih dari menu

dropdown Mahasiswa sesuai dengan filter yang diberikan.

- N.R.P. / Angkatan : N.R.P. dan Tahun Angkatan dari mahasiswa yang akan diberikan

otorisasi, otomatis terisi sesuai dengan Nama Mahasiswa yang dipilih.

- No. Kwitansi I & Tanggal : Nomor Kwitansi dan Tanggal Kwitansi Pertama (optional), kosongkan

bila tidak digunakan.

- No. Kwitansi II & Tanggal : Nomor Kwitansi dan Tanggal Kwitansi Kedua (optional), kosongkan bila

tidak digunakan.

- No. Kwitansi III & Tanggal : Nomor Kwitansi dan Tanggal Kwitansi Ketiga (optional), kosongkan bila

tidak digunakan.

- Otorisasi User? : Click Ya bila otorisasi akan diberikan kepada mahasiswa yang dipilih. Dan

pada field P.I.N akan muncul Personal Identification Number yang

nantinya akan digunakan sebagai key untuk pengisian KRS. Click Tidak

untuk membatalkan otorisasi pada mahasiswa yang dipilih.

- P.I.N. : Personal Identification Number, PIN dibuat secara otomatis oleh system

SIMAK. Digunakan sebagai key untuk pengisian KRS. PIN ini berfungsi bila

telah terjalin kerjasama dengan pihak Bank atau Lembaga Keuangan Lain

yang mengeluarkan PIN sebagai tanda telah diterimanya pembayaran.

Abaikan bila belum terbentuk kerjasama dengan pihak Bank atau

Lembaga Keuangan Lain dalam bentuk host to host network dalam

sistem komputerisasi.



Penetapan Dosen Pembimbing dan Mahasiswa Bimbingan harus dientry. Tanpa ditetapkan melalui modul ini, maka Dosen Pembimbing

tidak bisa memberikan approval (persetujuan) atas KRS yang dientry oleh mahasiswa.

- Tombol-tombol


Modul: Administrasi Dosen | Tabel Bimbingan Mahasiswa

Modul ini digunakan untuk menetapkan Dosen Pembimbing dan Mahasiswa yang dibimbingnya pada

setiap semester.



atau

Bila Kode Program Studi tersebut ditemukan, maka Form Dosen Pembimbing siap untuk dientrykan

datanya.



Tombol Cari


Click Tombol Cari

Menu Dropdown

Slider

Balok Pilihan


004/USR/IX/2015


- Edit Dosen Pembimbing

Langkah-langkah untuk edit Dosen Pembimbing adalah sebagai berikut : - Pilih Tahun Akademik aktif dari menu dropdown pada field Tahun Akademik.


- Gerakkan Balok Pilihan di Daftar Dosen Pembimbing ke nama dosen yang akan ditetapkan sebagai

Dosen Pembimbing, dengan menggunakan mouse atau tombol panah ↑↓ di papan keyboard.


Daftar Dosen Pembimbing


Sheet Mahasiswa Bimbingan



Kolom Sheet Mahasiswa Bimbingan

Sheet Mahasiswa Bimbingan siap diedit

Slider

Baris Aktif

Balok Penunjuk

Tombol Hapus

Tombol Simpan

Tombol Batal

Click di sini



- Gerakkan Balok Penunjuk ke kolom NRP dengan menggunakan tombol panah di papan keyboard

atau click dengan menggunakan mouse.

- Kemudian ketikkan N.R.P. Mahasiswa. Pada kolom NRP disediakan fasilitas cari ke Master

Mahasiswa dengan melakukan,



o ketik sebagian NRP atau Nama Mahasiswa dan tekan Enter.

Selanjutnya akan muncul dropdown dengan pilihan Mahasiswa, seperti gambar di bawah ini :

Gerakkan Balok Penunjuk ke Mahasiswa yang akan dipilih, kemudian lakukan double-click pada


Untuk keluar dari menu dropdown Mahasiswa, tekan tombol ESC pada papan keyboard.

- Langkah untuk menghapus baris dalam Sheet Mahasiswa Bimbingan adalah sebagai berikut,


dihapus,




- Tekan Tombol Simpan untuk menyimpan data Mahasiswa Bimbingan, atau tekan Tombol Batal

untuk membatalkan pengeditan pada seluruh Sheet Mahasiswa Bimbingan, atau tekan Tombol

Hapus untuk menghapus Sheet Mahasiswa Bimbingan dari database SIMAK.

- Penjelasan Kolom Sheet Mahasiswa Bimbingan

- No. : Nomor Urut, otomatis terisi bila NRP dalam baris tersebut terisi.

- NRP : Nomor Register Pendaftaran mahasiswa, diambil dari Master Mahasiswa.

- Nama Mahasiswa : Nama Mahasiswa, otomatis terisi sesuai dengan NRP.

- Tgl. Approv : Tanggal disetujuinya KRS mahasiswa oleh Dosen Pembimbing, otomatis

terisi saat Dosen memberikan persetujuan atas KRS mahasiswa. (lihat

Modul Approval KRS pada Panduan SIMAK Pro – Dosen)

- Jam Approv : Jam disetujuinya KRS mahasiswa oleh Dosen Pembimbing, otomatis terisi

saat Dosen memberikan persetujuan atas KRS mahasiswa. (lihat Modul

Approval KRS pada Panduan SIMAK Pro – Dosen)

Pilihan NRP dan Nama Mahasiswa pada Menu dropdown Mahasiswa Slider

Balok Penunjuk


004/USR/IX/2015


- Tombol-tombol


Modul: Tabel Nilai Akhir

Modul Tabel Nilai Akhir digunakan untuk mendefinisikan satuan Nilai Akhir yang bisa diberikan oleh

Dosen Pengajar kepada Mahasiswa.



atau

Bila Kode Program Studi tersebut ditemukan, maka Form Tabel Nilai Akhir siap untuk dientrykan

datanya.



Tombol Cari


Click Tombol Cari

Menu Dropdown

Slider

Balok Pilihan



- Edit Tabel Nilai Akhir

Langkah-langkah untuk edit Tabel Nilai Akhir adalah sebagai berikut : - Pilih Tahun Akademik aktif dari menu dropdown pada field Tahun Akademik.


Tombol Hapus

Tombol Simpan

Tombol Batal


Sheet Nilai Akhir



Click di sini

Kolom Sheet Nilai Akhir

Sheet Nilai Akhir siap diedit

Slider

Baris Aktif

Balok Penunjuk


004/USR/IX/2015


PERHATIAN. Menghapus data Tabel Nilai Akhir akan menyebakan Dosen tidak bisa memberikan Nilai Akhir kepada Mahasiswa.

- Gerakkan Balok Penunjuk ke kolom Nilai Huruf dengan menggunakan tombol panah di papan


- Selanjutnya entrykan data Tabel Nilai Akhir di kolom-kolom Sheet Nilai Akhir. (lihat penjelasan

Kolom Sheet Nilai Akhir)

- Langkah untuk menghapus baris dalam Sheet Nilai Akhir adalah sebagai berikut,

- Aktifkan baris yang akan dihapus dengan meletakkan Balok Penunjuk ke baris yang akan

dihapus,

- tekan tombol Ctrl-Delete (tekan dan tahan tombol Ctrl kemudian tekan tombol Delete/Del)



- Tekan Tombol Simpan untuk menyimpan data Tabel Nilai Akhir, atau tekan Tombol Batal untuk

membatalkan pengeditan pada seluruh Sheet Nilai Akhir, atau tekan Tombol Hapus untuk

menghapus Sheet Nilai Akhir dari database SIMAK.

- Penjelasan Kolom Sheet Nilai Akhir

- No. : Nomor Urut, otomatis.

- Nilai Huruf : Nilai Huruf, dientry sesuai dengan ketetapan yang berlaku.

Contoh: A, A+, A-, AB, B, B+, B-, BC, dan sebagainya.

- Bobot Nilai : Bobot dari Nilai Huruf, dientry sesuai dengan ketetapan yang berlaku.

Contoh: 4.00, 3.75, 3.50, 3.25, 3.00, 2.75, 2.50, 2.00, dan sebagainya.

- Tombol-tombol


Modul: Administrasi Penandatangan Dokumen

Modul Administrasi Penandatangan Dokumen digunakan untuk menetapkan Pejabat yang berwenang

untuk menandatangani dokumen resmi akademik pada semester aktif. Sistem SIMAK menetapkan 3

(tiga) pejabat yang berwenang menandatangani dokumen resmi akademik, yaitu :

- Pejabat yang menandatangani Kartu Hasil Studi Mahasiswa.

- Pejabat yang menandatangani Transkrip dan Ijazah.

- Pejabat tertinggi Institusi yang menandatangani Transkrip dan Ijazah pada kolom “MENGETAHUI”.





atau

Bila Kode Program Studi tersebut ditemukan, maka Form Penandatangan Dokumen Resmi siap untuk

dientrykan datanya.



Tombol Cari

Tombol Hapus

Tombol Simpan

Tombol Batal


Click Tombol Cari

Menu Dropdown

Slider

Balok Pilihan


Field Penandatangan Dokumen Resmi siap diedit


004/USR/IX/2015


- Edit Penandatangan Dokumen Resmi

Langkah-langkah untuk edit Penandatangan Dokumen Resmi adalah sebagai berikut : - Pilih Tahun Akademik aktif dari menu dropdown pada field Tahun Akademik.


- Selanjutnya entrykan data Penandatangan Dokumen Resmi di field yang tersedia pada Form

Penandatangan Dokumen Resmi. (lihat penjelasan field Form Penandatangan Dokumen Resmi)

- Tekan Tombol Simpan untuk menyimpan data Penandatangan Dokumen Resmi, atau tekan Tombol

Batal untuk membatalkan pengeditan pada seluruh Form Penandatangan Dokumen Resmi, atau

tekan Tombol Hapus untuk menghapus data Penandatangan Dokumen Resmi dari database SIMAK.

- Penjelasan field Form Penandatangan Dokumen Resmi

Pejabat Penandatangan KHS

- Jabatan : Nama Jabatan dari Pejabat Penandatangan Kartu Hasil Studi (KHS) Mahasiswa.

- Nama : Nama Lengkap dengan gelar akademik dari Pejabat Penandatangan Kartu Hasil

Studi (KHS) Mahasiswa.

- N.I.P. : Nomor Induk Pegawai dari Pejabat Penandatangan Kartu Hasil Studi (KHS)

Mahasiswa.

Pejabat Penandatangan Transkrip

- Jabatan : Nama Jabatan dari Pejabat Penandatangan Transkrip dan Ijazah Mahasiswa.

- Nama : Nama Lengkap dengan gelar akademik dari Pejabat Penandatangan Transkrip

dan Ijazah Mahasiswa.

- N.I.P. : Nomor Induk Pegawai dari Pejabat Penandatangan Transkrip dan Ijazah

Mahasiswa.

Pejabat Penandatangan Pimpinan Institusi

- Jabatan : Nama Jabatan dari Pejabat Penandatangan sebagai Pimpinan Institusi pada

Transkrip dan Ijazah Mahasiswa.

- Nama : Nama Lengkap dengan gelar akademik dari Pejabat Penandatangan sebagai

Pimpinan Institusi pada Transkrip dan Ijazah Mahasiswa.

- N.I.P. : Nomor Induk Pegawai dari Pejabat Penandatangan sebagai Pimpinan Institusi

pada Transkrip dan Ijazah Mahasiswa.



Click di sini



- Tombol-tombol


Masa Pengisian Kartu Rencana Studi (KRS)

Masa Pengisian Kartu Rencana Studi adalah waktu dimana mahasiswa merencanakan dan mengentry

rencana studinya (atau lebih dikenal dengan istilah KRS). Pada masa ini, aktivitas akan lebih fokus pada

Mahasiswa untuk merencanakan dan berkosultasi dengan Dosen Pembimbing. Dan aktivitas akses ke

system SIMAK lebih banyak dilakukan oleh Mahasiswa untuk mengentry Kartu Rencana Studi

(penjelasan lebih lanjut lihat Panduan SIMAK Pro – Mahasiswa) dan Dosen untuk memberikan approval

(persetujuan) secara digital atas Kartu Rencana Studi yang dibuat oleh mahasiswa bimbingannya

(penjelasan lebih lanjut lihat Panduan SIMAK Pro – Dosen).

Sebagai petugas administrasi akademik, User Administrator telah disediakan modul untuk membantu

mahasiswa untuk mengentrykan Kartu Rencana Studi. Hal ini dimaksudkan agar kelancaran proses

akademik tetap berjalan baik.

Selain itu, selama dalam masa Pengisian Kartu Rencana Studi, bisa dimanfaatkan oleh User

Administrator untuk mengentry dan/atau melengkapi data Konversi Nilai bagi mahasiswa

pindahan/transfer.

Modul: Rencana Studi Mahasiswa | Kartu Rencana Studi Mahasiswa

Bila ada mahasiswa dengan alasan tertentu, tidak bisa mengentry Kartu Rencana Studi (KRS), maka

menjadi tugas User Administrator untuk membantu mengentrykan Kartu Rencana Studi (KRS) tersebut.

Namun seluruh syarat dan kondisi dari entry Kartu Studi Mahasiswa tetap melekat di dalamnya. Artinya

level User Administrator akan menjadi setingkat level User Mahasiswa.

Syarat dan kondisi yang melekat dalam entry Kartu Rencana Studi dalam level User Mahasiswa, adalah :

- Mahasiswa telah mendapatkan Otorisasi User Mahasiswa;

- Kartu Rencana Studi tidak bisa diedit, setelah dilakukan Approval (persetujuan) digital dari Dosen

Pembimbingnya, kecuali dilakukan pembatalan Approval secara digital dari Dosen Pembimbingnya.

- Kartu Rencana Studi tidak bisa diedit, setelah System Administrator melakukan Close (Penutupan)

Masa Pengisian Kartu Rencana Studi.

- Kartu Rencana Studi tidak bisa diedit, setelah Dosen Pengajar mengentrykan Nilai Akhir.


004/USR/IX/2015



click pada Balok Pilihan, kemudian click Tombol Konfirmasi. atau

Bila Kode Program Studi tersebut ditemukan, maka Form Kartu Rencana Studi siap untuk dientrykan

datanya.



Tombol Cari

Tombol Hapus

Tombol Simpan

Tombol Batal


Click Tombol Cari

Menu Dropdown

Slider

Balok Pilihan


Sheet Kartu Rencana Studi

Field Form Kartu Rencana Studi Mahasiswa

Kolom Sheet Kartu Rencana Studi

Slider

Baris Aktif

Balok Penunjuk

Slider



- Edit Kartu Rencana Studi Mahasiswa

Langkah-langkah untuk edit Kartu Rencana Studi Mahasiswa adalah sebagai berikut : - Pilih Tahun Akademik aktif dari menu dropdown pada field Tahun Akademik.




- Gerakkan Balok Pilihan dalam menu dropdown ke nama mahasiswa yang akan dientrykan KRSnya,

kemudian double-click pada mouse atau tekan Enter di papan keyboard. Untuk menutup menu

dropdown tekan Esc di papan keyboard.

- Selanjutnya, entrykan field tipe Mata Kuliah yang akan diambil oleh mahasiswa bersangkutan.

Apakah mahasiswa tersebut mengikuti tipe mata kuliah Paket atau mengambil mata kuliah secara

Pilihan.

o Bila mata kuliah tipe Paket, click pada Paket dan ketikkan Kelas Paket yang akan diikuti.

Dan Jadwal Mata Kuliah pada Kelas Paket sesuai dengan Kelas yang dipilih akan ditampilkan

dalam Sheet Kartu Rencana Studi, tanpa memperhatikan batasan pengambilan jumlah SKS

Maksimum seperti yang tercantum dalam field SKS Maksimum. (lihat Penjelasan field Form

Kartu Rencana Studi Mahasiswa)



Click di sini


Click Tombol Cari

Slider

Balok Pilihan

Menu Dropdown

Click untuk tipe Mata Kuliah Paket

Ketik Kode Kelas Paket


004/USR/IX/2015


o Bila mata kuliah tipe Pilihan, click pada Pilihan dan entrykan mata kuliah yang akan dipilih pada

Sheet Kartu Rencana Studi.

- Mengentry pilihan Mata Kuliah pada Sheet Kartu Rencana Studi, gerakkan Balok Penunjuk ke kolom

Mata Kuliah dengan menggunakan tombol panah di papan keyboard atau click dengan

menggunakan mouse.

- Pada kolom Mata Kuliah disediakan fasilitas cari ke data Jadwal Kuliah aktif, dengan melakukan :



o ketik sebagian Kode atau Nama Mata Kuliah dan tekan Enter atau double-click pada mouse.

Selanjutnya akan muncul dropdown dengan pilihan Jadwal Mata Kuliah, seperti tampak pada

gambar di bawah ini :

Gerakkan Balok Penunjuk ke Jadwal Mata Kuliah yang akan dipilih, kemudian lakukan double-click

pada mouse atau tekan tombol Enter pada papan keyboard.

Untuk keluar dari menu dropdown Jadwal Mata Kuliah, tekan tombol ESC pada papan keyboard.

- Langkah untuk menghapus baris dalam Sheet Kartu Rencana Studi adalah sebagai berikut,


dihapus,





kanan Sheet Kartu Rencana Studi.


bagian bawah Sheet Kartu Rencana Studi.

- Tekan Tombol Simpan untuk menyimpan data Kartu Rencana Studi, atau tekan Tombol Batal untuk

membatalkan pengeditan data Kartu Rencana Studi, atau tekan Tombol Hapus untuk menghapus

data Kartu Rencana Studi dari database SIMAK.

Click untuk tipe Mata Kuliah Pilihan

Menu dropdown Jadwal Mata Kuliah Slider

Balok Penunjuk

Nama Mata Kuliah

Nama Dosen Pengajar

Nama Kelas



- Penjelasan field Form Kartu Rencana Studi Mahasiswa



- Nama Mahasiswa : Nama Mahasiswa yang akan dientrykan Kartu Rencana Studi, dipilih dari

menu dropdown Mahasiswa sesuai dengan filter yang diberikan

berdasarkan data Master Mahasiswa.

- N.R.P. / Angkatan : Nomor Register Pendaftaran dan Tahun Angkatan dari mahasiswa yang

akan dientrykan Kartu Rencana Studi, otomatis terisi sesuai dengan

Nama Mahasiswa yang dipilih.

- Mata Kuliah : Pilihan tipe Jadwal Mata Kuliah yang akan diambil Mahasiswa, dilakukan

dengan melakukan click pada field Paket dan diikuti oleh nama Kelas

untuk tipe Jadwal Mata Kuliah paket atau click pada field Pilihan untuk

tipe Jadwal Mata Kuliah pilihan.

- IP Semester Lalu : Indeks Prestasi Semester sebelum semester aktif, otomatis terisi

berdasarkan Nilai Akhir pada semester lalu, digunakan sebagai

parameter jumlah SKS maksimum yang bisa diambil pada semester aktif.

- SKS Maksimum : Jumlah SKS maksimum yang bisa diambil oleh mahasiswa dalam

semester aktif, otomatis terisi berdasarkan perolehan Indeks Prestasi

semester sebelum semester aktif.

- SKS Diambil : Jumlah SKS yang diambil pada semester aktif, otomatis terisi

berdasarkan entry pada Sheet Kartu Rencana Studi.

- SKS Tersedia : Jumlah SKS yang masih bisa diambil setelah dientrykannya pilihan mata

kuliah pada Sheet Kartu Rencana Studi, otomatis terisi berdasarkan entry

pada Sheet Kartu Rencana Studi.

- Penjelasan Kolom Sheet Kartu Rencana Studi

- No. : Nomor Urut, otomatis terisi bila Mata Kuliah dalam baris tersebut terisi.

- Mata Kuliah : Nama Mata Kuliah yang diambil oleh mahasiswa, dientry berdasarkan

pilihan mata kuliah yang ditawarkan pada Jadwal Mata Kuliah pada

semester aktif melalui menu dropdown Jadwal Mata Kuliah.

- Kode MK : Kode Mata Kuliah yang dipilih, otomatis terisi sesuai dengan pilihan pada

kolom Mata Kuliah.

- SKS : Jumlah SKS Mata Kuliah yang dipilih, otomatis terisi sesuai dengan pilihan

pada kolom Mata Kuliah.

- Kelas : Nama Kelas untuk Mata Kuliah yang dipilih, otomatis terisi sesuai dengan

pilihan pada kolom Mata Kuliah.

- Hari : Nama Hari yang direncanakan tatap muka untuk Kelas Mata Kuliah yang

dipilih, otomatis terisi sesuai dengan pilihan pada kolom Mata Kuliah.

- Jam : Jam yang direncanakan tatap muka untuk Kelas Mata Kuliah yang dipilih,

otomatis terisi sesuai dengan pilihan pada kolom Mata Kuliah.


004/USR/IX/2015


Kartu Rencana Studi (KRS) Mahasiswa adalah tahap pertama seorang mahasiswa untuk megikuti tahapan proses akademik yang

berlangsung selama satu semester. Tanpa mengentry KRS, mahasiswa akan dianggap tidak aktif mengikuti proses perkuliahan dalam

semester yang sedang berlangsung dan akan diberikan status NON-AKTIF dalam system SIMAK. Dengan status tersebut maka nama

mahasiswa tidak akan tercantum dalam Daftar Presensi dan Daftar Nilai.

- Dosen Mata Kuliah : Nama Dosen untuk Mata Kuliah yang dipilih, otomatis terisi sesuai dengan

pilihan pada kolom Mata Kuliah.

- Tombol-tombol


Modul: Konversi Nilai Mahasiswa Pindahan

Modul digunakan untuk entry Mata Kuliah Yang Diakui untuk mahasiswa dengan status pendaftaran

Pindahan/transfer dari Perguruan Tinggi lain atau Program Studi lain. Mata Kuliah dari Perguruan Tinggi

Asal yang diakui harus dikonversikan ke dalam Kode Mata Kuliah yang terdaftar dalam Master Mata

Kuliah yang telah dientry ke dalam sistem SIMAK terlebih dahulu agar jumlah SKS dan Nilai Akhir mata

kuliah yang dapat diakui masuk ke dalam data Master Mahasiswa. Dan digunakan sebagai dasar

penghitungan Indeks Prestasi Kumulatif dari mahasiswa bersangkutan.


Tombol Cari


Tombol Hapus

Tombol Simpan

Tombol Batal





Bila Kode Program Studi tersebut ditemukan, maka Form Konversi Mata Kuliah Mahasiswa Pindahan

siap untuk dientrykan datanya.

- Edit Konversi Mata Kuliah Mahasiswa

Langkah-langkah untuk edit Konversi Mata Kuliah Mahasiswa adalah sebagai berikut : - Pilih Tahun Akademik aktif dari menu dropdown pada field Tahun Akademik.



Click Tombol Cari

Menu Dropdown

Slider

Balok Pilihan


Sheet Konversi Mata Kuliah

Field Form Konversi Mata Kuliah Mahasiswa

Kolom Sheet Konversi Mata Kuliah

Slider

Baris Aktif

Balok Penunjuk

Slider



Click di sini


004/USR/IX/2015




- Gerakkan Balok Pilihan dalam menu dropdown ke nama mahasiswa yang akan dientrykan Konversi

Mata Kuliahnya, kemudian double-click pada mouse atau tekan Enter di papan keyboard. Untuk

menutup menu dropdown tekan Esc di papan keyboard.

- Gerakkan Balok Penunjuk ke kolom Kode MK dengan menggunakan tombol panah di papan


- Kemudian ketikkan Kode MK yang akan dijadwalkan. Pada kolom Kode MK disediakan fasilitas cari

ke Master Mata Kuliah dengan melakukan,



o ketik sebagian Kode atau Nama Mata Kuliah dan tekan Enter.

Selanjutnya akan muncul dropdown dengan pilihan Mata Kuliah, seperti gambar di bawah ini :



Untuk keluar dari menu dropdown Mata Kuliah, tekan tombol ESC pada papan keyboard.

- Langkah untuk menghapus baris dalam Sheet Konversi Mata Kuliah adalah sebagai berikut,


dihapus,





Click Tombol Cari

Slider

Balok Pilihan

Menu Dropdown

Pilihan Mata Kuliah pada Menu dropdown Kode MK

Slider

Balok Penunjuk



- Tekan Tombol Simpan untuk menyimpan data Konversi Mata Kuliah Mahasiswa, atau tekan Tombol

Batal untuk membatalkan pengeditan data Konversi Mata Kuliah Mahasiswa, atau tekan Tombol

Hapus untuk menghapus data Konversi Mata Kuliah Mahasiswa dari database SIMAK.

- Penjelasan field Form Konversi Mata Kuliah Mahasiswa



- Nama Mahasiswa : Nama Mahasiswa yang akan dientrykan Konversi Mata Kuliah, dipilih

dari menu dropdown Mahasiswa sesuai dengan filter yang diberikan

berdasarkan data Master Mahasiswa.

- N.R.P. : Nomor Register Pendaftaran dari mahasiswa yang akan dientrykan

Konversi Mata Kuliah, otomatis terisi sesuai dengan Nama Mahasiswa

yang dipilih.

- Tanggal Diterima : Tanggal mahasiswa diterima masuk ke Perguruan Tinggi, otomatis terisi

sesuai dengan Nama Mahasiswa yang dipilih.

- Asal Perguruan Tinggi : Nama Perguruan Tinggi darimana mahasiswa sebelumnya berasal,

otomatis terisi sesuai dengan Nama Mahasiswa yang dipilih.

- Program Studi : Nama Program Studi darimana mahasiswa sebelumnya berasal, otomatis

terisi sesuai dengan Nama Mahasiswa yang dipilih.

- Jenjang : Jenjang Studi Program Studi darimana mahasiswa sebelumnya berasal,

otomatis terisi sesuai dengan Nama Mahasiswa yang dipilih.

- N.I.M. : Nomor Induk Mahasiswa yang diperoleh dari Perguruan Tinggi darimana

mahasiswa sebelumnya berasal, otomatis terisi sesuai dengan Nama

Mahasiswa yang dipilih.

- SKS Diakui : Jumlah SKS yang diakui oleh Program Studi berdasarkan total SKS dari

Konversi Mata Kuliah yang Diakui. SKS Diakui ini akan mengupdate

Master Mahasiswa saat dilakukan Simpan data.

- Penjelasan Kolom Sheet Konversi Mata Kuliah

- No. : Nomor Urut, otomatis terisi bila Mata Kuliah dalam baris tersebut terisi.

- Kode MK : Kode Mata Kuliah yang diakui, dipilih berdasarkan Mata Kuliah pada Master

Mata Kuliah melalui menu dropdown Jadwal Mata Kuliah.

- Mata Kuliah : Nama Mata Kuliah yang diakui, otomatis terisi sesuai dengan pilihan pada

kolom Kode Mata Kuliah.

- SKS : Jumlah SKS Mata Kuliah yang diakui, otomatis terisi sesuai dengan pilihan

pada kolom Kode Mata Kuliah.

- Nilai : Nilai Mata Kuliah yang diakui, otomatis terisi sesuai dengan pilihan pada

kolom Kode Mata Kuliah.


004/USR/IX/2015


- Nilai Mata Kuliah Yang Diakui adalah nilai yang sudah fix. Artinya bahwa mahasiswa tidak bisa mengulang Mata Kuliah tersebut karena

Nilai tersebut berasal dari Perguruan Tinggi lain dan hanya Perguruan Tinggi yang bersangkutan yang bisa mengubah Nilai tersebut.

- Apabila mahasiswa ingin memperbaiki Nilai Mata Kuliah tersebut di Perguruan Tinggi baru, maka Nilai Mata Kuliah tersebut HARUS

DIHAPUS dari jumlah Konversi Mata Kuliah Mahasiswa, baru setelah itu mahasiswa mengambil Mata Kuliah pada Kartu Rencana Studi

untuk Mata Kuliah tersebut.

PERHATIAN. Sebelum System Administrator melakukan Penutupan Masa Pengisian Kartu Rencana Studi, pastikan terlebih dahulu seluruh data Kartu Rencana Studi Mahasiswa terentry dengan lengkap dan benar dan Dosen Pembimbing telah memberikan approval (persetujuan) digital ke seluruh Kartu Rencana Studi Mahasiswa.

- Tombol-tombol


Penutupan Masa Pengisian Kartu Rencana Studi (KRS)

Masa Pengisian Kartu Rencana Studi dipergunakan untuk menutup rangkaian tahapan proses Akademik

untuk proses entry Kartu Rencana Studi oleh Mahasiswa (lihat Panduan SIMAK Pro – Mahasiswa) dan

pemberian Appropal (persetujuan) atas Kartu Rencana Studi yang dientry oleh mahasiswa oleh Dosen

Pembimbingnya (lihat Panduan SIMAK Pro – Dosen).

Untuk mengakhiri masa tersebut, maka dilakukan Penutupan Masa Pengisian Kartu Rencana Studi (KRS)

dengan menjalankan proses yang tersedia dalam Modul : Rencana Studi Mahasiswa | Tutup Proses

Masa Rencana Studi Mahasiswa (penjelasan lebih lanjut lihat Panduan SIMAK Pro – System

Administrator), yang akan dilakukan oleh System Administrator.

Setelah proses Penutupan Masa Pengisian Kartu Rencana Studi selesai dilakukan oleh System

Administrator, maka mahasiswa sudah tidak bisa lagi entry Kartu Rencana Studi baru ataupun

melakukan pengeditan (perbaikan) Kartu Rencana Studi; dan Dosen Pembimbing juga tidak bisa lagi

melakukan approval (persetujuan) atau membatalkan approval (persetujuan) atas Kartu Rencana Studi

yang dibuat oleh mahasiswa.

Hasil dari Proses Penutupan ini akan dijadikan bahan laporan oleh System Administrator untuk diunggah

(upload) ke Pangkalan Data Kementrian Riset dan Pendidikan Tinggi (PDDIKTI), melalui program aplikasi

PDDIKTI FEEDER. Selanjutnya database lokal Perguruan Tinggi akan disinkronkan dengan database

PDDIKTI, sehingga database yang ada di server lokal Perguruan Tinggi akan sama dengan database yang

ada di server Pangkalan Data Kementrian Riset dan Pendidikan Tinggi (PDDIKTI). (penjelasan lebih lanjut

lihat Panduan SIMAK Pro – System Administrator)



Pasca Masa Pengisian Kartu Rencana Studi (KRS)

Setelah proses Penutupan Masa Pengisian Kartu Rencana Studi selesai dilakukan oleh System

Administrator dan masa perkuliahan telah dimulai, user administrator mempunyai tugas untuk

menjalankan tahapan proses akademik selanjutnya. Diantaranya adalah melakukan entry data status

mahasiswa yang tidak aktif pada semester yang sedang berlangsung, entry data Yudisium Mahasiswa

dan membantu Dosen Pengajar dalam melakukan entry Presensi Kehadiran Dosen dan Mahasiswa serta

Nilai Akhir, bagi dosen yang memerlukan bantuan.

Modul: Administrasi Mahasiswa | Status Aktivitas Mahasiswa

Modul ini digunakan untuk memberikan status untuk mahasiswa yang TIDAK AKTIF dan alasan

ketidakaktifan pada semester yang sedang berlangsung. Sedangkan mahasiswa yang telah diberikan

otorisasi dan mengisi Kartu Rencana Studi (KRS), maka sistem SIMAK secara otomatis akan memberikan

status AKTIF.



Bila Kode Program Studi tersebut ditemukan, maka Form Aktivitas Mahasiswa siap untuk dientrykan

datanya.


Tombol Konfirmasi

Tombol Cari


Tombol Hapus

Tombol Simpan

Tombol Batal


Click Tombol Cari

Menu Dropdown

Slider

Balok Pilihan


004/USR/IX/2015


- Edit Aktivitas Mahasiswa

Langkah-langkah untuk edit Aktivitas Mahasiswa adalah sebagai berikut : - Pilih Tahun Akademik aktif dari menu dropdown pada field Tahun Akademik.




- Gerakkan Balok Pilihan dalam menu dropdown ke nama mahasiswa yang akan dientrykan

Akativitasnya, kemudian double-click pada mouse atau tekan Enter di papan keyboard. Untuk

menutup menu dropdown tekan Esc di papan keyboard.

- Selanjutnya entrykan data Aktivitas Mahasiswa di field yang tersedia pada Form Aktivitas

Mahasiswa. (lihat penjelasan field Form Aktivitas Mahasiswa)


Field Aktivitas Mahasiswa siap diedit



Click di sini


Click Tombol Cari

Slider

Balok Pilihan

Menu Dropdown



- Tekan Tombol Simpan untuk menyimpan data Aktivitas Mahasiswa, atau tekan Tombol Batal untuk

membatalkan pengeditan pada seluruh Form Aktivitas Mahasiswa, atau tekan Tombol Hapus untuk

menghapus data Aktivitas Mahasiswa dari database SIMAK.

- Penjelasan field Form Aktivitas Mahasiswa



- Nama Mahasiswa : Nama Mahasiswa yang akan dientrykan Aktivitasnya, dipilih dari menu

dropdown Mahasiswa sesuai dengan filter yang diberikan berdasarkan

data Master Mahasiswa.

- N.R.P. / Angkatan : Nomor Register Pendaftaran dan Tahun Angkatan dari mahasiswa yang

akan dientrykan Kartu Rencana Studi, otomatis terisi sesuai dengan

Nama Mahasiswa yang dipilih.

- No. Permohonan : Nomor Surat Permohonan Tidak Aktif (optional), kosongkan bila tidak

ada Surat Permohonan yang diajukan oleh mahasiswa.

- Tgl. Permohonan : Tanggal diajukannya Permohonan Tidak Aktif (optional), kosongkan bila

tidak permohonan yang diajukan oleh mahasiswa.

- Aktivitas Dimohon : Status Aktivitas yang dimohonkan, dipilih dari menu dropdown Aktivitas

(dibuka dengan click Tombol Cari) berdasarkan Tabel Kode Aplikasi.

- Tombol-tombol


Modul: Administrasi Mahasiswa | Kelulusan Mahasiswa (Yudisium)

Modul ini digunakan untuk entry data Kelulusan (Yudisium) untuk mahasiswa yang telah dinyatakan

memenuhi syarat kelulusan pada semester berjalan.

Selain untuk entry data Kelulusan (Yudisium) Mahasiswa, modul ini juga akan mengupdate status

Aktivitas Mahasiswa menjadi Lulus secara otomotis. Jadi bila ada mahasiswa yang telah dinyatakan Lulus

(Yudisium) pada semester berjalan, untuk mengentry Status Aktivitas Mahasiswa bukan melalui Modul:

Administrasi Mahasiswa | Kelulusan Mahasiswa (Yudisium), tetapi menggunakan modul ini.


004/USR/IX/2015




Bila Kode Program Studi tersebut ditemukan, maka Form Kartu Rencana Studi siap untuk dientrykan

datanya.


Tombol Cari


Tombol Hapus

Tombol Simpan

Tombol Batal

Click Tombol Cari

Menu Dropdown

Slider

Balok Pilihan



Sheet Kululusan Mahasiswa

Field Form Kelulusan Mahasiswa (Yudisium)

Kolom Sheet Kelulusan mahasiswa

Slider

Baris Aktif

Balok Penunjuk

Slider



- Edit Kelulusan Mahasiswa (Yudisium)

Langkah-langkah untuk edit Kelulusan Mahasiswa (Yudisium) adalah sebagai berikut : - Pilih Tahun Akademik aktif dari menu dropdown pada field Tahun Akademik.


- Selanjutnya entrykan data Kelulusan Mahasiswa (Yudisium) di field yang tersedia pada Form

Kelulusan Mahasiswa (Yudisium). (lihat penjelasan field Form Kelulusan Mahasiswa (Yudisium))

- Gerakkan Balok Penunjuk ke kolom NRP dengan menggunakan tombol panah di papan keyboard

atau click dengan menggunakan mouse.

- Kemudian ketikkan N.R.P. Mahasiswa. Pada kolom NRP disediakan fasilitas cari ke Master

Mahasiswa dengan melakukan,



o ketik sebagian NRP atau Nama Mahasiswa dan tekan Enter.

Selanjutnya akan muncul dropdown dengan pilihan Mahasiswa, seperti gambar di bawah ini :

Gerakkan Balok Penunjuk ke Mahasiswa yang akan dipilih, kemudian lakukan double-click pada


Untuk keluar dari menu dropdown Mahasiswa, tekan tombol ESC pada papan keyboard.

- Langkah untuk menghapus baris dalam Sheet Kelulusan Mahasiswa adalah sebagai berikut,


dihapus,






Click di sini

Pilihan NRP dan Nama Mahasiswa pada Menu dropdown Mahasiswa Slider

Balok Penunjuk


004/USR/IX/2015


- Sejenis dengan menu dropdown mahasiswa, pada kolom

- Predikat,

- Status,

- Dosen1,

- Dosen2,

- Dosen3,

- Dosen4 dan

- Dosen5

juga dientry dengan memilih dari menu dropdown. Menu dropdown dalam kolom-kolom tersebut,

diakses dengan cara sebagai berikut :


o tekan tombol F1 pada papan keyboard.

Untuk keluar dari menu dropdown, tekan tombol ESC pada papan keyboard.

- Entrykan data Kelulusan Mahasiswa (Yudisium) di kolom yang tersedia pada Sheet Kelulusan

Mahasiswa. (lihat penjelasan kolom Sheet Kelulusan Mahasiswa)


kanan Sheet Kelulusan Mahasiswa.


bagian bawah Sheet Kelulusan Mahasiswa.

- Tekan Tombol Simpan untuk menyimpan data Kelulusan Mahasiswa (Yudisium), atau tekan Tombol

Batal untuk membatalkan pengeditan pada seluruh Form Kelulusan Mahasiswa (Yudisium), atau

tekan Tombol Hapus untuk menghapus data Kelulusan Mahasiswa (Yudisium) dari database SIMAK.

- Penjelasan field Form Kelulusan Mahasiswa (Yudisium)



- No. Ketetapan / Tanggal : Nomor dan Tanggal ditetapkannya Kelulusan Mahasiswa (Yudisium).

- Kode Aktivitas / Tanggal : Kode Aktivitas Mahasiswa dan Tanggal dinyatakan aktivitas tersebut.

Nilai default dari Kode Aktivitas adalah L yang berarti Lulus, dipilih dari

menu dropdown berdasarkan Tabel Kode Aplikasi.

- Penjelasan Kolom Sheet Kelulusan Mahasiswa

- No. : Nomor Urut, otomatis terisi bila NRP dalam baris tersebut terisi.

- NRP : Nomor Register Pendaftaran mahasiswa, diambil dari Master Mahasiswa.

- Nama Mahasiswa : Nama Mahasiswa, otomatis terisi sesuai dengan NRP.

- No. Ijazah : Nomor Ijazah Mahasiswa, kolom ini harus dientry karena Nomor Ijazah akan

digunakan untuk pencetakan Ijazah Mahasiswa.

- SKS : Jumlah SKS yang telah ditempuh oleh Mahasiswa, otomatis terisi sesuai

dengan data yang ada dalam database SIMAK.



- IPK : Indeks Prestasi Kumulatif Mahasiswa selama mengikuti proses perkuliahan,

otomatis terisi sesuai dengan data yang ada dalam database SIMAK.

- Predikat : Predikat Kelulusan Mahasiswa, dipilih dari menu dropdown berdasarkan

Tabel Kode Aplikasi.

- Status : Status Program Studi saat Kelulusan Mahasiswa (Yudisium) terjadi, dipilih

dari menu dropdown berdasarkan Tabel Kode Aplikasi.

- Judul Skripsi : Judul Skripsi/Tugas Akhir Mahasiswa, terdiri dari 5 (lima) kolom yang

masing-masing kolom dengan panjang 50 huruf. Judul Skripsi ini akan

ditampilkan pada saat pencetakan Transkrip Nilai Mahasiswa.

- Dosen 1 s/d 5 : Kode Dosen Pembimbing Mahasiswa dalam penyusunan Skripsi/Tugas

Akhir, dipilih dari menu dropdown berdasarkan Master Dosen.

- Nama Dosen 1 s/d 5 : Nama Dosen Pembimbing Mahasiswa dalam penyusunan Skripsi/Tugas

Akhir, otomatis terisi sesuai dengan Kode Desen yang dipilih.

- Awl Skripsi : Bulan dan Tahun dimulainya mahasiswa menyusun skripsi, dientry dengan

format 2 digit bulan dan 4 digit tahun tanpa spasi (BLTHUN). Contoh: bulan

Maret 2015 ditulis 032015, bulan November 2014 ditulis 112014.

- Akh Skripsi : Bulan dan Tahun mahasiswa selesai menyusun skripsi, dientry dengan

format 2 digit bulan dan 4 digit tahun tanpa spasi (BLTHUN). Contoh: bulan

Januari 2015 ditulis 012015, bulan Oktober 2014 ditulis 102014.

- Tombol-tombol


Modul: Administrasi Dosen | Kehadiran Perkuliahan Dosen & Mahasiswa

Modul ini sebenarnya didisain untuk dosen, sehingga entry dari presensi kehadiran dosen dan

mahasiswa menjadi tugas dosen. Idealnya, entry pada modul ini dilaksanakan saat terjadi pertemuan

(tatap muka) antara dosen dan mahasiswa dalam kelas, sehingga data yang terrecord terjadi secara on-

time dan dapat diakses oleh user lain secara real-time. (Penjelasan lebih lanjut lihat Panduan SIMAK Pro

– Dosen)

Akan tetapi, bila terjadi sesuatu hal dengan berbagai alasan, dosen tidak bisa melakukan entry

kehadiran dosen dan mahasiswa, maka tugas entry ini dapat diambil alih User Administrator melalui

modul ini.


004/USR/IX/2015




atau

Bila Kode Program Studi tersebut ditemukan, maka Form Aktivitas Kuliah siap untuk dientrykan datanya.


Tombol Cari



Click Tombol Cari

Menu Dropdown

Slider

Balok Pilihan




- Edit Aktivitas Kuliah

Langkah-langkah untuk edit Aktivitas Kuliah adalah sebagai berikut : - Pilih Tahun Akademik aktif dari menu dropdown pada field Tahun Akademik.


- Gerakkan Balok Pilihan di Daftar Mata Kuliah dan Kelas ke mata kuliah dan kelas yang akan

dilakukan pengeditan, dengan menggunakan mouse atau tombol panah ↑↓ di papan keyboard.


- Selanjutnya entrykan data Aktivitas Kuliah di field yang tersedia pada Form Aktivitas Kuliah. (Lihat

penjelasan field Form Aktivitas Kuliah)

- Gerakkan Balok Penunjuk ke kolom Nama Mahasiswa dalam Sheet Presensi Mahasiswa dengan

menggunakan tombol panah di papan keyboard atau click dengan menggunakan mouse. Kemudian

click pada kolom kehadiran mahasiswa. (Lihat penjelasan Kolom Sheet Presensi Mahasiswa)

- Tekan Tombol Simpan untuk menyimpan data Aktivitas Kuliah, atau tekan Tombol Batal untuk

membatalkan pengeditan pada seluruh Form Aktivitas Kuliah, atau tekan Tombol Hapus untuk

menghapus data Aktivitas Kuliah dari database SIMAK.



Click di sini

Daftar Mata Kuliah dan Kelas

Baris aktif

Slider Field Form

Aktivitas Kuliah

Sheet Presensi Mahasiswa

Slider

Kolom Sheet Presensi Mahasiswa

Balok Penunjuk

Tombol Hapus

Tombol Simpan

Tombol Batal


004/USR/IX/2015


- Penjelasan field Form Aktivitas Kuliah

- Mata Kuliah : Nama Mata Kuliah, otomatis terisi sesuai dengan pilihan pada

Daftar Mata Kuliah dan Kelas.

- Kode M.K. : Kode Mata Kuliah, otomatis terisi sesuai dengan pilihan pada


- S.K.S. : Jumlah SKS Mata Kuliah, otomatis terisi sesuai dengan pilihan

pada Daftar Mata Kuliah dan Kelas.

- Dosen M.K. : Nama Dosen Mata Kuliah, otomatis terisi sesuai dengan pilihan


- Kelas : Nama Kelas Mata Kuliah, otomatis terisi sesuai dengan pilihan


- Jadwal : Jadwal Kuliah Mata Kuliah yang direncanakan, otomatis terisi

sesuai dengan pilihan pada Daftar Mata Kuliah dan Kelas.

- Pelaksanaaan Aktivitas Kuliah Ke- : entrykan Aktivitas Kuliah keberapa yang akan dilakukan

pengeditan, harus dientry karena akan digunakan sebagai

Primary Key untuk modul yang lain.

- Tanggal / Hari : Tanggal dilaksanakannya Aktivitas Kuliah berlangsung.

- Jam .. s/d .. : Jam dilaksanakannya Aktivitas Kuliah berlangsung.

- Dosen P’Ajar : Kode dan Nama Dosen Pengajar, pilih dari menu dropdown

diambil dari daftar dosen dalam Jadwal Perkuliahan.

- Materi Kuliah (baris 1 & 2) : Penjelasan singkat dari materi kuliah yang diberikan saat

Aktivitas Kuliah berlangsung, terdiri dari dua baris yang masing-

masing baris maksimum memuat 50 huruf.

- Penjelasan Kolom Sheet Presensi Mahasiswa

- No. : Nomor Urut, otomatis terisi sesuai dengan pilihan pada Daftar Mata Kuliah

dan Kelas.

- Nama Mahasiswa : Nama Mahasiswa, otomatis terisi sesuai dengan pilihan pada Daftar Mata

Kuliah dan Kelas.

- NRP : Nomor Register Pendaftaran mahasiswa, otomatis terisi sesuai dengan

pilihan pada Daftar Mata Kuliah dan Kelas..

- H : Hadir, click kolom H bila mahasiswa hadir saat Aktivitas Kuliah berlangsung.

H adalah nilai default untuk Presensi Mahasiswa.

- S : Sakit, click kolom S bila mahasiswa tidak hadir saat Aktivitas Kuliah

berlangsung dengan alasan sakit.

- I : Ijin, click kolom I bila mahasiswa tidak hadir saat Aktivitas Kuliah

berlangsung dengan ada pemberitahuan alasan ketidakhadiran

sebelumnya.

- A : Alpa, click kolom A bila mahasiswa tidak hadir saat Aktivitas Kuliah

berlangsung tanpa ada pemberitahuan alasan ketidakhadiran sebelumnya.



- Tombol-tombol


Modul: Hasil Studi Mahasiswa

Modul ini sebenarnya didisain untuk dosen, sehingga entry dari Hasil Studi Mahasiswa berupa Nilai Akhir

menjadi tugas Dosen Pengajar. (Penjelasan lebih lanjut lihat Panduan SIMAK Pro – Dosen)

Akan tetapi, bila terjadi sesuatu hal dengan berbagai alasan, dosen tidak bisa melakukan entry Nilai

Akhir mahasiswa yang merupakan Hasil Studi Mahasiswa, maka tugas entry ini dapat diambil alih User

Administrator melalui modul ini, tetapi validitas Nilai Akhir yang dientry oleh User Administrator

sepenuhnya menjadi tanggungjawab Dosen Pengajar yang mempunyai hak untuk memberikan Nilai

Akhir untuk mahasiswa.



atau


Tombol Cari



Click Tombol Cari

Menu Dropdown

Slider

Balok Pilihan


004/USR/IX/2015


Bila Kode Program Studi tersebut ditemukan, maka Form Nilai Akhir Mahasiswa siap untuk dientrykan

datanya.

- Edit Nilai Akhir Mahasiswa

Langkah-langkah untuk edit Nilai Akhir Mahasiswa adalah sebagai berikut : - Pilih Tahun Akademik aktif dari menu dropdown pada field Tahun Akademik.


- Gerakkan Balok Pilihan di Daftar Mata Kuliah dan Kelas ke mata kuliah dan kelas yang akan

dilakukan pengeditan, dengan menggunakan mouse atau tombol panah ↑↓ di papan keyboard.





Click di sini

Daftar Mata Kuliah dan Kelas

Baris aktif

Slider

Field Form Aktivitas Kuliah

Sheet Nilai Akhir Mahasiswa

Slider

Kolom Sheet Nilai Akhir Mahasiswa

Balok Penunjuk

Tombol Simpan

Tombol Batal



- Gerakkan Balok Penunjuk ke kolom Nama Mahasiswa dalam Sheet Nilai Akhir Mahasiswa dengan

menggunakan tombol panah di papan keyboard atau click dengan menggunakan mouse. Kemudian

click pada kolom Nilai dan entry Nilai Mahasiswa. (Lihat penjelasan Kolom Sheet Presensi Nilai Akhir

Mahasiswa)

- Tekan Tombol Simpan untuk menyimpan data Aktivitas Kuliah, atau tekan Tombol Batal untuk

membatalkan pengeditan pada seluruh Form Aktivitas Kuliah.

- Penjelasan field Form Nilai Akhir Mahasiswa

- Mata Kuliah : Nama Mata Kuliah, otomatis terisi sesuai dengan pilihan pada


- Kode M.K. : Kode Mata Kuliah, otomatis terisi sesuai dengan pilihan pada


- S.K.S. : Jumlah SKS Mata Kuliah, otomatis terisi sesuai dengan pilihan


- Dosen M.K. : Nama Dosen Mata Kuliah, otomatis terisi sesuai dengan pilihan


- Kelas : Nama Kelas Mata Kuliah, otomatis terisi sesuai dengan pilihan


- Jadwal : Jadwal Kuliah Mata Kuliah yang direncanakan, otomatis terisi

sesuai dengan pilihan pada Daftar Mata Kuliah dan Kelas.

- Penjelasan Kolom Sheet Nilai Akhir Mahasiswa

- No. : Nomor Urut, otomatis terisi sesuai dengan pilihan pada Daftar Mata Kuliah

dan Kelas.

- Nama Mahasiswa : Nama Mahasiswa, otomatis terisi sesuai dengan pilihan pada Daftar Mata

Kuliah dan Kelas.

- NRP : Nomor Register Pendaftaran mahasiswa, otomatis terisi sesuai dengan

pilihan pada Daftar Mata Kuliah dan Kelas..

- Nilai : Nilai Akhir mahasiswa dari hasil studi, double-click atau Tekan Tombol F1

pada kolom Nilai dan akan memunculkan menu dropdown pilihan Nilai

Akhir sesuai dengan Tabel Nilai Akhir.

- % Hadir : Persentasi Kehadiran mahasiswa, otomatis terisi sesuai dengan data

Presensi Mahasiswa dalam modul Aktivitas Kuliah.

- Tombol-tombol

- Tombol Konfirmasi : Untuk memastikan data yang diambil sesuai dengan keyword yang dientry. - Tombol Simpan : Menyimpan data pada Form aktif. - Tombol Batal : Membatalkan editing data terakhir yang tercantum dalam Form aktif. - Tombol Keluar : Untuk menutup form dan kembali ke Menu Utama.


004/USR/IX/2015


PERHATIAN. Sebelum System Administrator melakukan Penutupan Semester, pastikan terlebih dahulu seluruh data Nilai Akhir mahasiswa telah dientry dengan lengkap dan benar.

Penutupan Semester

Dengan selesainya entry Nilai Akhir Mahasiswa, maka selesai sudah rangkaian tahapan proses akademik

dalam satu semester. Untuk mengakhiri rangkaian tersebut, maka dilakukan Penutupan Semester

dengan menjalankan proses yang tersedia dalam Modul : Close Semester (Masa Akhir Semester)

(penjelasan lebih lanjut lihat Panduan SIMAK Pro – System Administrator), yang akan dilakukan oleh

System Administrator.

Setelah proses Penutupan Semester selesai dilakukan oleh System Administrator, maka seluruh kegiatan

entry atau pengeditan dalam modul-modul akademik sudah tidak dapat dilakukan lagi.

Hasil dari Proses Penutupan ini akan dijadikan bahan laporan oleh System Administrator untuk diunggah

(upload) ke Pangkalan Data Kementrian Riset dan Pendidikan Tinggi (PDDIKTI), melalui program aplikasi

PDDIKTI FEEDER. Selanjutnya database lokal Perguruan Tinggi akan disinkronkan dengan database

PDDIKTI, sehingga database yang ada di server lokal Perguruan Tinggi akan sama dengan database yang

ada di server Pangkalan Data Kementrian Riset dan Pendidikan Tinggi (PDDIKTI). (penjelasan lebih lanjut

lihat Panduan SIMAK Pro – System Administrator)

PANDUAN SIMAK Pro – USER ADMINISTRATORsimak-unwiku.ac.id/files/Panduan SIMAK - User...

Documents

Transcript of PANDUAN SIMAK Pro – USER ADMINISTRATORsimak-unwiku.ac.id/files/Panduan SIMAK - User...