UNIVERSITAS INDONESIA STRATEGI MANAJEMEN...

UNIVERSITAS INDONESIA

STRATEGI MANAJEMEN PERUBAHAN UNTUK

MENDUKUNG IMPLEMENTASI SISTEM MANAJEMEN

DOKUMEN SHAREPOINT: STUDI KASUS PADA PREMIER

OIL INDONESIA

KARYA AKHIR

BARRA PURNAMA PRADJA

1106144531

FAKULTAS ILMU KOMPUTER

PROGRAM STUDI MAGISTER TEKNOLOGI INFORMASI

JAKARTA

JANUARI 2014

Strategi manajemen …, Barra Purnama Pradja, Fasilkom UI, 2014

i

UNIVERSITAS INDONESIA

STRATEGI MANAJEMEN PERUBAHAN UNTUK

MENDUKUNG IMPLEMENTASI SISTEM MANAJEMEN

DOKUMEN SHAREPOINT: STUDI KASUS PADA PREMIER

OIL INDONESIA

KARYA AKHIR Diajukan Sebagai Salah Satu Syarat Untuk Memperoleh Gelar

Magister Teknologi Informasi

BARRA PURNAMA PRADJA

1106144531

FAKULTAS ILMU KOMPUTER

PROGRAM STUDI MAGISTER TEKNOLOGI INFORMASI

JAKARTA

JANUARI 2014


ii


iii


iv

KATA PENGANTAR

Puji syukur saya ucapkan kepada Alloh SWT, karena atas berkat dan rahmat-Nya,

saya dapat menyelesaikan Karya Akhir ini. Penulisan karya akhir ini dilakukan

dalam rangka memenuhi salah satu syarat untuk mencapai gelar Magister

Teknologi Informasi pada Program Studi Magister Teknologi Informasi, Fakultas

Ilmu Komputer – Universitas Indonesia. Saya menyadari bahwa, tanpa bantuan

dan bimbingan dari berbagai pihak, dari masa perkuliahan sampai pada

penyusunan karya akhir ini, sangatlah sulit bagi saya untuk menyelesaikannya.

Oleh karena itu, saya mengucapkan terima kasih kepada:

1. Dr. Ir. Benny Ranti, M.Sc, selaku dosen pembimbing yang telah

menyediakan waktu, tenaga, dan pikiran untuk mengarahkan saya dalam

penulisan karya akhir ini;

2. Dr. Achmad Nizar Hidayanto, selaku Ketua Jurusan Magister Teknologi

Informasi;

3. Widijanto S. Nugroho, Ph.D dan M. Rifki Shihab, M.Sc sebagai penguji yang

telah membantu saya menyempurnakan Karya Akhir ini;

4. Departemen Sistem Informasi Premier Oil Indonesia yang telah banyak

membantu dalam usaha memperoleh data yang saya perlukan;

5. Orang tua dan keluarga saya yang telah memberikan dukungan moral agar

saya dapat menyelesaikan Karya Akhir ini; Istri saya tercinta dr. Hj. Wuri

Harnaning, Yazid MH Praja yang telah memberikan semangat dan dukungan

yang tiada hentinya dalam menyelesaikan kuliah serta Karya Akhir ini;

6. Teman-teman di 2011FA, dan The WolfGank, yang sangat membantu dalam

kesuksesan saya memperoleh gelar Magister Teknologi Informasi.

Akhir kata, saya berharap Alloh SWT berkenan membalas segala kebaikan semua

pihak yang telah membantu. Semoga Karya Akhir ini membawa manfaat bagi

pengembangan ilmu.

Salemba, 14 Januari 2014

Penulis


v


vi Universitas Indonesia

ABSTRAK

Nama : Barra Purnama Pradja

Program Studi : Magister Teknologi Informasi

Judul : Strategi Manajemen Perubahan untuk Mendukung

Implementasi Sistem Manajemen Dokumen

SharePoint: Studi Kasus pada Premier Oil Indonesia.

Sebuah perusahaan harus mencermati trend-trend yang sedang berkembang untuk

tetap bisa bertahan dan secara terus menerus mengamati kondisi yang sedang

terjadi. Salah satu kunci keberhasilan untuk mencapai itu semua adalah pada

sistem informasi (SI) yang handal yang memang tidak bisa dipungkiri diharapkan

dengan sistem informasi yang efektif dapat membantu perusahaan untuk

melakukan hal-hal yang terkait dengan mekanisme proses pengambilan keputusan

yang berkualitas, proses penyelenggaraan manajemen yang efesien, budaya

komunikasi, berkolaborasi dan bekerjasama yang efektif perlu adanya strategi-

strategi dan langkah-langkah dalam melakukan penerapan manajemen perubahan

dalam implementasi sistem informasi pada sebuah perusahaan. Untuk

menghindari kegagalan implementasi sistem manajemen dokumen SharePoint

pada Premier Oil Indonesia perlu dibuat strategi manajemen perubahan dalam

implementasi tersebut.

Dengan tujuan menemukan kerangka teori yang tepat untuk mengelola perubahan.

Penelitian ini membentuk kerangka baru manajemen perubahan yang dipetakan

kedalam metode manajemen perubahan Lewin, dengan memadukan langkah-

langkah detail dari metode manajemen perubahan Kotter, Anderson and Anderson

serta ADKAR. Hasil dari penelitian ini adalah kerangka baru manajemen

perubahan dan strategi manajemen perubahan yang dapat dijadikan dasar untuk

memastikan implementasi Sistem Manajemen Dokumen pada Premier Oil

Indonesia berjalan sesuai dengan keinginan.

Kata Kunci: Manajemen Perubahan, Sistem Manajemen Dokumen


vii Universitas Indonesia

ABSTRACT

Name : Barra Purnama Pradja

Study Program : Master of Information Technology

Title : Change Management Strategies to Support

Implementation of SharePoint Document Management

System: A Case Study on Premier Oil Indonesia.

A company should examine trends emerging to survive and continually assess the

current conditions. One of the keys to success to achieve it all is in the

information system (IS) that are reliable that it can not be denied, is expected in

the presence of an effective information system that can help the company to do

things related to the mechanism of decision-making prosess quality, process

implementation efficient management, cultural communication, collaboration and

the need for effective collaboration strategies and measures to carry out the

implementation of change management in the implementation of information

systems in a company. To avoid failure of the implementation of SharePoint

document management system at Premier Oil Indonesia needs to be made

implementation of change management strategies.

With the aim of finding the right theoretical framework for managing change.

This research formed the new change management framework that is mapped into

Lewin's change management methods, by combining the detailed steps of Kotter's

change management methods, Anderson and Anderson and ADKAR. The results

of this study is new framework change management and change management

strategies that can be used as a basis for ensuring the implementation of Document

Management Systems at Premier Oil Indonesia running smoothly.

Keywords: Change Management, Document Management System


viii Universitas Indonesia

DAFTAR ISI

HALAMAN PERNYATAAN ORISINALITAS .................................................... ii

HALAMAN PENGESAHAN ................................................................................ iii

KATA PENGANTAR ........................................................................................... iv

HALAMAN PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI KARYA ILMIAH

UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS…………………………………. ........... v

ABSTRAK ............................................................................................................. vi

ABSTRACT .......................................................................................................... vii

DAFTAR ISI ........................................................................................................ viii

DAFTAR TABEL .................................................................................................. xi

DAFTAR GAMBAR ............................................................................................ xii

DAFTAR LAMPIRAN ........................................................................................ xiii

BAB 1 PENDAHULUAN ....................................................................................... 1

1.1. Latar Belakang ............................................................................................. 1

1.2. Perumusan Masalah ...................................................................................... 2

1.3. Penelitian Sebelumnya ................................................................................. 4

1.4. Kontribusi Penelitian .................................................................................... 6

1.5. Tujuan dan Manfaat ...................................................................................... 8

1.6. Ruang Lingkup ............................................................................................. 9

1.7. Metode Penelitian ....................................................................................... 10

1.8. Sistematika Penulisan ................................................................................. 10

BAB 2 LANDASAN TEORI ................................................................................. 12

2.1 Dampak TI terhadap perusahaan ................................................................. 12

2.2 Manajemen Perubahan ................................................................................ 12

2.2.1 Penyebab Perubahan ......................................................................... 13

2.2.2 Dimensi dari Perubahan .................................................................... 14

2.2.3 Kebutuhan dan Pentingnya Manajemen Perubahan .......................... 16

2.2.4 Proses-proses dalam Perubahan ........................................................ 17

2.2.5 Mengatasi Penolakan Perubahan ....................................................... 18

2.2.6 Tipe-tipe Perubahan .......................................................................... 19

2.3 Metode Manajemen Perubahan yang sering digunakan .............................. 20

2.3.1 Manajemen Perubahan versi Kurt Lewin Three Step Model ............ 20


ix Universitas Indonesia

2.3.2 Manajemen Perubahan versi Kotter 8 Stages of Change .................. 23

2.3.3 Manajemen Perubahan versi ADKAR .............................................. 25

2.3.4 Manajemen Perubahan versi Anderson and Anderson Nine Phase

Change Process Model ...................................................................... 29

2.4 Teori Sistem Manajemen Dokumen ............................................................ 30

2.5 Analisis PEST .............................................................................................. 32

2.6 Analisis SWOT ............................................................................................ 33

BAB 3 METODOLOGI PENELITIAN................................................................. 36

3.1 Tahapan Penelitian ...................................................................................... 36

3.2 Kerangka Teoritis ........................................................................................ 39

3.3 Metode Pengumpulan Data ......................................................................... 42

3.4 Profil Premier oil Indonesia ........................................................................ 42

3.4.1 Sekilas tentang Aplikasi-aplikasi terkait dengan Livelink. ............... 42

BAB 4 ANALISIS PENELITIAN ......................................................................... 45

4.1 Data Wawancara .......................................................................................... 45

4.1.1 Data Responden ................................................................................. 45

4.1.2 Hasil Wawancara ............................................................................... 45

4.2 Perumusan Strategi Manajemen Perubahan ................................................ 47

4.2.1 Analisis Lingkungan Internal TI dan Organisasi .............................. 47

4.2.2 Analisis Lingkungan Eksternal TI dan Organisasi ............................ 54

4.3 Formulasi Strategi Manajemen Perubahan .................................................. 57

4.4 Pemetaan Strategi Manajemen Perubahan .................................................. 58

4.4.1 Pemetaan Strategi Manajemen Perubahan Lewin ............................. 63

4.4.2 Pemetaan Strategi Manajemen Perubahan Kotter ............................. 67

4.4.3 Pemetaan Strategi Manajemen Perubahan ADKAR ......................... 71

4.4.4 Pemetaan Strategi Manajemen Perubahan Anderson and Anderson 76

4.5 Perbandingan Metode Manajemen Perubahan ............................................ 80

4.6 Pembentukan Kerangka Baru Manajemen Perubahan ................................ 90

4.6.1 Pemetaan Kerangka Baru Strategi Manajemen Perubahan ............. 100

BAB 5 KESIMPULAN DAN SARAN ............................................................... 104

5.1 Kesimpulan ................................................................................................ 104

5.2 Saran .......................................................................................................... 106

DAFTAR PUSTAKA .......................................................................................... 108


x Universitas Indonesia

Lampiran 1: Transkip Wawancara 1 .................................................................... 110




xi Universitas Indonesia

DAFTAR TABEL

Tabel 1.1 Penelitian Sebelumnya ........................................................................ 8

Tabel 2.1 Elemen-elemen Manajemen Perubahan ............................................ 16

Tabel 2.2 Matriks SWOT .................................................................................. 35

Tabel 3.1 Matriks Kerangka baru Manajemen Perubahan ................................ 41

Tabel 4.1 Hasil Analisis Fakta-Fakta Internal .................................................. 48

Tabel 4.2 Hasil Analisis Fakta-Fakta Eksternal ................................................ 55

Tabel 4.3 Matriks SWOT Formulasi Strategi Manajemen Perubahan ............. 59

Tabel 4.4 Tujuan dari Strategi Implementasi SMD .......................................... 61

Tabel 4.5 Pemetaan Strategi Manajemen Perubahan Lewin ............................ 63

Tabel 4.6 Pemetaan Strategi Manajemen Perubahan Kotter ............................ 68

Tabel 4.7 Pemetaan Strategi Manajemen Perubahan ADKAR ........................ 72

Tabel 4.8 Pemetaan Strategi Manajemen Perubahan Anderson and Anderson 76

Tabel 4.9 Langkah-langkah Kegiatan Manajemen Perubahan ......................... 81

Tabel 4.10 Perbandingan langkah-langkah Kotter dengan Lewin. ..................... 83

Tabel 4.11 Perbandingan langkah-langkah ADKAR dengan Kotter .................. 84

Tabel 4.12 Perbandingan langkah-langkah Kotter dengan Anderson and

Anderson ........................................................................................... 85

Tabel 4.13 Perbandingan langkah-langkah ADKAR dengan Lewin .................. 87

Tabel 4.14 Perbandingan langkah-langkah ADKAR dengan Anderson and

Anderson ........................................................................................... 88

Tabel 4.15 Perbandingan langkah-langkah Anderson and Anderson dengan

Lewin ................................................................................................ 89

Tabel 4.16 Fase Pertama Kerangka Baru Manajemen Perubahan ...................... 90

Tabel 4.17 Fase Kedua Kerangka Baru Manajemen Perubahan ......................... 93

Tabel 4.18 Fase Ketiga Kerangka Baru Manajemen Perubahan ........................ 95

Tabel 4.19 Kerangka Baru Manajemen Perubahan ............................................ 97

Tabel 4.20 Tujuan dari Kerangka Manajemen Perubahan yang Terbentuk ....... 98

Tabel 4.21 Pemetaan strategi manajemen perubahan ....................................... 101


xii Universitas Indonesia

DAFTAR GAMBAR

Gambar 1.1 Diagram Fishbone Permasalahan Implementasi Sistem Manajemen

Dokumen SharePoint .......................................................................... 4

Gambar 2.1 Dimensi dari Perubahan .................................................................... 15

Gambar 2.2 Proses-proses Perubahan ................................................................... 17

Gambar 2.3 Lewin’s Three Steps Model .............................................................. 21

Gambar 2.4 Kerangka Kerja Analisis PEST ......................................................... 33

Gambar 3.1 Tahapan Penelitian ............................................................................ 38

Gambar 3.2 Kerangka Teoritis ............................................................................. 40


xiii Universitas Indonesia

DAFTAR LAMPIRAN





1 Universitas Indonesia

BAB 1

PENDAHULUAN

Bab 1 ini berisi tentang latar belakang, perumusan permasalahan, penelitian

sebelumnya, kontribusi penelitian, tujuan dan manfaat penelitian, ruang lingkup

dan sistematika penulisan dalam penyusunan karya akhir ini.

1.1. Latar Belakang

Saat ini perkembangan teknologi informasi semakin pesat yang mempengaruhi

kehidupan manusia. Perkembangan teknologi informasi yang semakin cepat

mempengaruhi kegiatan operasional sehari-hari, salah satunya dalam bidang dunia

usaha. Kondisi ini berdampak dengan semakin ketatnya persaingan antar

perusahaan. Dengan memanfaatkan teknologi informasi yang tepat guna,

perusahaan dapat meningkatkan daya saingnya, mempercepat proses bisinis yang

berjalan untuk meningkatkan kepercayaan pelanggan.

Sistem Manajemen Dokumen (SMD) banyak digunakan dalam perusahaan

diawali dengan berbagi dokumen antar pengguna secara langsung, penempatan

dokumen-dokumen perusahaan dalam sentralisasi data sampai pada penggunaan

aplikasi untuk sistem manajemen dokumen. Penggunaaan sistem manajemen

dokumen dalam perusahaan umumnya digunakan pada perusahaan menengah dan

atas yang memiliki ratusan bahkan ribuan dokumen. Perusahaan-perusahaan ini

menggunakan manajemen dokumen untuk mengelola, mengelompokkan,

mengurutkan, dan mengontrol dokumen-dokumen perusahaan sesuai dengan

kebutuhan (Heckman, 2008).

Premier Oil Indonesia sebagai salah satu perusahaan yang bergerak di bidang

minyak dan gas di Indonesia sudah menggunakan sistem manajemen dokumen

selama 12 tahun sejak 2001 (lampiran 1, J2). Saat ini Premier Oil Indonesia

menggunakan sistem manajemen dokumen Livelink. Pada tahun 2013,

manajemen memutuskan untuk melakukan perubahan sistem manajemen

dokumen tersebut. Sistem manajemen dokumen Livelink akan digantikan dengan

SharePoint.


2

Universitas Indonesia

Implementasi sistem manajemen dokumen SharePoint yang diterapkan di Premier

Oil Indonesia mengakibatkan perubahan pada proses bisnis. Perubahan-perubahan

ini berdampak pada berubahnya cara pengguna dalam menggunakan sistem

manajemen dokumen. Berubahnya proses bisnis yang diakibatkan implementasi

sistem manajemen dokumen SharePoint menyebabkan timbulnya resistensi dari

pengguna, sebagaimana disampaikan oleh Manajer Operasional Premier Oil

Indonesia (lampiran 2, J5). Resistensi ini ditandai dengan keengganan pengguna

untuk melengkapi isian informasi dokumen sebelum disimpan ke dalam sistem

manajemen dokumen SharePoint. Penyebabnya antara lain tampilan yang

berubah, adanya penambahan informasi yang wajib diberikan ketika menyimpan

dokumen yang membuat pengguna kesulitan dalam menggunakan sistem

manajemen dokumen SharePoint, dan kesiapan yang kurang dari personil TI di

dalam perusahaan. Hal-hal tersebut dikarenakan tidak adanya strategi manajemen

perubahan yang dirancang sebelum dilakukannya implementasi sistem manajemen

dokumen SharePoint, padahal menurut Albert F. Bolognese (Bolognese, 2002)

implementasi TI pasti akan membawa perubahan, baik dalam proses bisnis

maupun kebutuhan sumber daya manusia (SDM). Perubahan organisasi akibat

implementasi TI dapat menimbulkan sikap pesimis dan resistensi pada karyawan

yang mengakibatkan sulit untuk melakukan perubahan atau bahkan tidak mau

melakukan perubahan.

Dalam hal ini Premier Oil Indonesia membutuhkan adanya strategi manajemen

perubahan yang tepat untuk mendukung implementasi sistem manajemen

dokumen SharePoint. Hal ini diperlukan untuk menunjang keberhasilan dan

suksesnya implementasi sistem ini.

1.2. Perumusan Masalah

Pembahasan di dalam penelitian ini berdasarkan permasalahan yang terdapat pada

perusahaan yang menjadi studi kasus penelitian. Permasalahan yang didapatkan

berdasarkan hasil wawancara dan observasi peneliti terhadap kondisi nyata di

Premier Oil Indonesia.


3


Permasalahan tersebut dapat digambarkan pada gambar 1.1, bahwa kegagalan

implementasi sistem manajemen dokumen SharePoint pada Premier Oil Indonesia

disebabkan beberapa faktor, yaitu faktor sumber daya manusia, infrastruktur, dan

komunikasi. Pada penelitian ini akan dibahas faktor yang menyebabkan kegagalan

implementasi sistem manajemen dokumen SharePoint pada Premier Oil Indonesia

berasal dari faktor SDM, yaitu belum adanya strategi manajemen perubahan yang

mendukung implementasi sistem manajemen dokumen SharePoint.

Gambar 1.1 Diagram Fishbone Permasalahan Implementasi Sistem

Manajemen Dokumen SharePoint

Berdasarkan analisis masalah tersebut penulis menganggap bahwa adanya strategi

manajemen perubahan yang tepat akan mampu mendukung keberhasilan

implementasi sistem manajemen dokumen SharePoint pada Premier Oil

Indonesia, dengan membuat sebuah kerangka baru manajemen perubahan

menggunakan 4 (empat) metode manajemen perubahan yaitu Lewin, Kotter,

Anderson and Anderson, dan ADKAR.

Kerangka baru manajemen perubahan ini dilakukan untuk mendapatkan kekuatan-

kekuatan dari masing-masing langkah pada metode-metode manajemen perubahan

tersebut. Pada metode Lewin terdapat kekurangan dalam penerapan manajemen

perubahan yaitu metode Lewin terlalu sederhana dan tidak cocok untuk organisasi


4


besar yang memiliki inovasi yang tinggi dan metode Lewin terlihat menganjurkan

pendekatan manajemen perubahan dari atas ke bawah, di lain pihak

mengesampingkan pendekatan manajemen dari bawah ke atas. Pada metode

Kotter, metode ini menggunakan pendekatan manajemen perubahan dari atas ke

bawah, tidak ada keleluasaan untuk kreasi atau partisipasi aktif dalam perubahan,

serta metode Kotter memicu frustasi diantara penguna jika tahapan kebutuhan

pengguna dan kebutuhan individual pengguna tidak digunakan sebagai

pertimbangan dalam perubahan. Pada metode ADKAR, metode ini meninggalkan

peran dari kepemimpinan dan prinsip-prinsip dari program manajemen untuk

membuat kejelasan dan menyediakan arahan terhadap perubahan, serta metode

ADKAR gagal dalam melihat program manajemen secara lebih luas. Pada metode

Anderson and Anderson, metode ini menggunakan pendekatan manajemen

perubahan dari atas ke bawah, serta tiap-tiap langkah harus dijalankan, tidak dapat

dilewatkan tiap langkahnya.

Pembentukan kerangka baru manajemen perubahan ini diterapkan dalam Sistem

Manajemen Dokumen pada Premier Oil Indonesia yang memiliki karakterisktik

perusahaan yang memiliki keleluasaan untuk kreasi dan partisipasi aktif dalam

perubahan, dan Premier Oil Indonesia adalah perusahaan besar yang memiliki

inovasi tinggi, serta menganut pendekatan perubahan dari bawah ke atas (lampiran

1, J3 dan lampiran 2, J1), sehingga pembentukan kerangka baru manajemen

perubahan ini akan menjawab pertanyaan penelitian yaitu: Bagaimanakah

strategi manajemen perubahan yang mampu mendukung implementasi

sistem manajemen dokumen SharePoint pada Premier Oil Indonesia?

1.3. Penelitian Sebelumnya

Pada bagian ini disajikan penelitian-penelitian terdahulu yang memiliki tema

serupa mengenai manajemen perubahan yang dilakukan oleh peneliti lain untuk

dijadikan bahan referensi dalam penelitian ini yaitu:

1. Strategi Manajemen Perubahan Terhadap Implementasi Sistem Pengisian

Kartu Rencana Studi Online di Institusi Pendidikan: Studi kasus Universitas

Al Azhar Indonesia (Haryadi, 2012).


5


Penelitian yang dilakukan oleh Dody Haryadi pada tahun 2010 bertujuan

menyusun strategi manajemen perubahan terhadap implementasi sistem

pengisian kartu rencana studi online di Universitas Al Azhar. Data yang

didapat dalam penelitian ini melalui wawancara, kuesioner, observasi, dan

FGD. Data yang didapat melalui wawancara, kuesioner dan observasi

selanjutnya akan dimasukan kedalam model ADKAR. Data yang didapatkan

dari hasil FGD untuk mendapatkan draft strategi manajemen perubahan.

Selanjutnya draft strategi tersebut diberi bobot dan diproses dengan

menggunakan metode Analytic Hirarchy Process (AHP).

Kontribusi penelitian ini adalah menyusun strategi manajemen perubahan

dengan menggunakan ADKAR dan AHP.

2. Strategi Manajemen Perubahan Implementasi Teknologi Informasi di STMIK

Indonesia: Studi Kasus Implementasi E-Learning (Indar, 2013).

Penelitian yang dilakukan oleh Sukma Indar pada tahun 2013 bertujuan

menyusun strategi manajemen perubahan terhadap implementasi teknologi

informasi di STMIK Indonesia. Data yang didapat dalam penelitian ini

melalui wawancara, observasi, dan FGD. Data yang didapat melalui

wawancara, yang selanjutnya dianalisa dengan PEST dan SWOT untuk

mendapatkan analisa eksternal dan internal organisasi. Selanjutnya hasil

analisa SWOT dipetakan kedalam system thinking dan selanjutnya dibuatkan

prioritas dari strategi manajemen perubahan dengan metode Analytic

Hirarchy Process AHP.


dengan menggunakan Kotter 8 Stages of changes, SWOT, PEST, System

Thinking dan AHP.

3. Strategi Manajemen Perubahan untuk Mendukung Implementasi ERP: Studi

Kasus Pada PT. NKP Bogor (Wibowo, 2013).

Penelitian yang dilakukan oleh Adi Wibowo pada tahun 2013 bertujuan

menyusun strategi manajemen perubahan terhadap implementasi ERP. Data

yang digunakan dalam penelitian ini melalui wawancara dan observasi

menggunakan SKEPTIC untuk mengetahui lingkungan SIT/TI masa yang

akan datang, selanjutnya menggunakan analisa SWOT dan Value Chain


6


untuk mendapatkan informasi peluang dan ancaman yang ada, yang akan

menghasilkan strategi-strategi manajemen perubahan. Selanjutnya hasil

analisa SWOT dipetakan kedalam System Thinking dan selanjutnya

dibuatkan prioritas dari strategi manajemen perubahan dengan metode

Analytic Hirarchy Process AHP.


dengan menggunakan Lewin Three Step Model, SWOT, Value Chain,

SKEPTIC, System Thinking dan AHP.

4. Strategi Manajemen Perubahan untuk Mendukung Implementasi Sistem

Informasi Rumah Sakit: Studi kasus RSUD RAA Soewondo Pati (Setia,

2009).

Penelitian yang dilakukan oleh Dian Setia Hartana pada tahun 2009 bertujuan

menyusun strategi manajemen perubahan terhadap implementasi ERP. Data

yang digunakan dalam penelitian ini melalui wawancara, kuesioner, dan

observasi. Selanjutnya menggunakan analisa SWOT untuk mendapatkan

informasi peluang dan ancaman yang ada, yang akan menghasilkan strategi-

strategi manajemen perubahan.


dengan menggunakan Anderson and Anderson Nine Phase Change Process

Model dan SWOT.

1.4. Kontribusi Penelitian

Perbandingan dilakukan terhadap kajian sebelumnya yang dilakukan terhadap 4

(empat) kajian studi kasus. Penelitian yang dilakukan sebelumnya secara umum

bertujuan untuk menyusun strategi manajemen perubahan dalam implementasi TI.

Pada tabel 1.1 terlihat bahwa hasil studi kasus memberikan kontribusi dalam

bentuk strategi manajemen perubahan pada jenis industri yang berbeda. Ada 2

(dua) studi kasus pada institusi pendidikan, 1 (satu) dari perusahaan manufaktur

dan 1 (satu) dari rumah sakit umum daerah.

Kontribusi dalam penelitian ini yaitu strategi manajemen perubahan dalam sebuah

perusahaan dengan membuat sebuah kerangka baru dari 4 (empat) metode-metode

manajemen perubahan. Penelitian ini merujuk pada contoh yang digunakan oleh


7


masing-masing studi kasus di atas, sehingga dalam penelitian ini akan digunakan

pendekatan penggabungan dari metode-metode dari manajemen perubahan yang

disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan.

Tabel 1.1 Penelitian Sebelumnya

No Peneliti Penelitian

Perbandingan Penelitian

Metode Objek Studi Jenis

industri

Hasil

akhir

1. Dodi

Haryadi

Strategi

Manajemen

Perubahan

Terhadap

Implementasi

Sistem

Pengisian

Kartu

Rencana

Studi Online

di Institusi

Pendidikan:

Studi kasus

Universitas

Al Azhar

Indonesia

ADKAR Universitas

Al Azhar

Indonesia

Pergurua

n Tinggi

Swasta

Strategi

manajemen

perusahaan

2. Sukma

Indar

Strategi

Manajemen

Perubahan

Implementasi

Teknologi

Informasi di

STMIK

Indonesia:

Studi Kasus

Implementasi

E-Learning

Kotter STMIK

Indonesia

Pergurua

n Tinggi

Swasta

Strategi

manajemen

perusahaan

3. Adi

Wibowo

Strategi

Manajemen

Perubahan

untuk

Mendukung

Implementasi

ERP: Studi

Kasus Pada

PT. NKP

Bogor

Lewin PT. NKP

Bogor

Perusaha

an

Manufakt

ur

Strategi

manajemen

perusahaan

4. Dian

Setia

Hartana

Strategi

Manajemen

Perubahan

untuk

Mendukung

Anderson

and

Anderson

RSUD RAA

Soewondo

Pati

Rumah

Sakit

Umum

Daerah

Strategi

manajemen

perusahaan


8


No Peneliti Penelitian

Perbandingan Penelitian

Metode Objek Studi Jenis

industri

Hasil

akhir

Implementasi

Sistem

Informasi

Rumah

Sakit: Studi

kasus RSUD

RAA

Soewondo

Pati

5. Barra

Purnama

Pradja

Strategi

Manajemen

Perubahan

untuk

Mendukung

Implementasi

Sistem

Manajemen

Dokumen:

Studi Kasus

pada Premier

Oil Indonesia

ADKAR,

Kotter,

Lewin,

Anderson

and

Anderson

Premier Oil

Indonesia

Perusaha

an

Minyak

dan Gas

Strategi

manajemen

perusahaan

Pengumpulan data dilakukan dengan cara wawancara dan observasi. Dari hasil

pengumpulan data tersebut akan dipetakan ke kerangka baru manajemen

perubahan.

1.5. Tujuan dan Manfaat

Tujuan dari penelitian ini adalah untuk membuat strategi dan langkah-langkah

manajemen perubahan untuk mendukung keberhasilan implementasi sistem

manajemen dokumen SharePoint di Premier Oil Indonesia. Strategi ini diharapkan

menjadi bahan pertimbangan bagi manajemen Premier Oil Indonesia dalam

penerapan sistem manajemen dokumen SharePoint.

Manfaat yang diharapkan dari penelitian ini adalah:

1. Bagi perusahaan dapat memanfaatkan hasil penelitian ini sebagai pedoman

strategi manajemen perubahan yang harus dijalankan untuk mendukung

keberhasilan implementasi sistem manajemen dokumen SharePoint.

2. Bagi akademik dapat menjadi sumbangan penulisan mengenai penyusunan

strategi manajemen perubahan dengan menggunakan metode manajemen


9


perubahan baru yang disusun dari Lewin’s three step model, Kotter Eight

Stage Change Process, ADKAR, dan Anderson and Anderson Nine Phase

Change Process Model.

1.6. Ruang Lingkup

Ruang lingkup dalam penulisan karya akhir ini adalah:

1. Membahas beberapa metode yang sering digunakan dalam manajemen

perubahan. Metode-metode tersebut adalah Lewin’s three step model, Kotter

Eight Stage Change Process, ADKAR, dan Anderson and Anderson Nine

Phase Change Process Model.

2. Menerapkan metode manajemen perubahan untuk strategi manajemen

perubahan pada implementasi sistem manajemen dokumen SharePoint dari

masing-masing metode manajemen perubahan yaitu Lewin’s three step

model, Kotter Eight Stage Change Process, ADKAR, dan Anderson and

Anderson Nine Phase Change Process Model.

3. Menyusun kerangka baru dari metode-metode manajemen perubahan Lewin’s

three step model, Kotter Eight Stage Change Process, ADKAR, dan Anderson

and Anderson Nine Phase Change Process Model. Ke empat metode

manajemen perubahan tersebut diambil dari penelitian sebelumnya dalam

membuat strategi manajemen perubahan, seperti yang dijelaskan pada sub

bab 1.3 Penelitian Sebelumnya. Sebagai landasan utama dalam menyusun

kerangka baru ini menggunakan metode manajemen perubahan Lewin’s three

step model, dengan menggabungkan langkah-langkah dari ketiga metode

manajemen lainnya, yaitu Kotter Eight Stage Change Process, ADKAR, dan

Anderson and Anderson Nine Phase Change Process Model.

4. Metode yang digunakan untuk menyusun strategi manajemen perubahan

terhadap implementasi sistem manajemen dokumen SharePoint adalah

dengan menggunakan kerangka baru manajemen perubahan.

5. Pengumpulan data dilakukan pada Premier Oil Indonesia dengan wawancara

dan observasi. Data dari wawancara dan observasi digunakan sebagai

informasi yang digunakan dalam menentukan Perumusan Strategi Manajemen


10


Perubahan yang terbagi kedalam Analisis Lingkungan internal TI dan

Organisasi, serta Analisis Lingkungan Eksternal TI dan Organisasi.

1.7. Metode Penelitian

Penelitian yang dilakukan ini bersifat studi kasus dengan objek perusahaan yaitu

Premier Oil Indonesia. Untuk menunjang proses penelitian, pengumpulan data

dilakukan dengan cara:

1. Melakukan wawancara

Wawancara dilakukan dengan narasumber yang memiliki kapabilitas dalam

implementasi sistem manajemen dokumen SharePoint, yaitu pada tiga

dimensi yang berkaitan dengan manajemen perubahan SI/TI (teknologi,

struktural, dan sumber daya). Manajer SI mewakili dimensi teknologi,

Manajer Operasional mewakili dimensi struktural dan Manajer SDM

mewakili dimensi sumber daya.

2. Melakukan studi literatur

Studi literatur dilakukan pada dokumen yang berkaitan dengan penelitian

seperti metode-metode yang sering digunakan untuk manajemen perubahan,

visi misi perusahaan, aturan atau prosedur yang dijalankan dalam sistem

manajemen dokumen yang berjalan.

3. Melakukan observasi

Observasi dilakukan di sekitar lingkungan Premier Oil Indonesia yang

dijadikan tempat studi kasus penelitian ini.

1.8. Sistematika Penulisan

Sistematika penulisan dalam karya akhir ini dibagi kedalam 5 bab, yaitu sebagai

berikut:

BAB 1 Pendahuluan

Bab ini memuat tentang latar belakang, perumusan permasalahan, penelitian

sebelumnya, kontribusi penelitian, tujuan dan manfaat penelitian, ruang lingkup

dan sistematika penulisan dalam penyusunan karya akhir ini.

BAB 2 Landasan Teori


11


Pada bab ini membahas teori-teori yang digunakan sebagai landasan penelitian

dalam penulisan karya akhir ini, meliputi apa yang dimaksud dengan manajemen

perubahan, penyebab-penyebab perubahan, dimensi dari perubahan itu sendiri,

kebutuhan dan pentingnya dari manajemen perubahan, dan proses-proses dalam

Perubahan. Selain itu juga dalam bab ini membahas 4 metode manajemen

perubahan yang sering digunakan dalam membuat strategi manajemen perubahan.

dalam kegiatan analisis dan desain metodologi manajemen perubahan.

BAB 3 Metodologi Penelitian

Pada bab ini membahas penjelasan tahapan penelitian, kerangka teoritis dan

metode pengumpulan data yang dilakukan dalam penelitian ini, serta profil

singkat dari Premier Oil Indonesia. Pada bab ini juga digambarkan proses yang

dilakukan untuk menganalisa dan melakukan pembentukan metode manajemen

perubahan dalam penelitian ini.

BAB 4 Analisis Penelitian

Bab ini membahas perumusan strategi manajemen perubahan yang akan

diterapkan ke masing-masing metode manajemen perubahan, yaitu metode

Lewin’s three step model, Kotter Eight Stage Change Process, ADKAR, dan

Anderson and Anderson Nine Phase Change Process Model. Selanjutnya akan

dibuat perbandingan dari masing-masing langkah dari ke empat metode

manajemen perubahan, berisi kesesuaian langkah tiap kegiatan. Dilanjutkan

dengan pembentukan kerangka baru metode manajemen perubahan yang diambil

dari keempat metode manajemen perubahan yang akan dikelompokkan kedalam 3

fase manajemen perubahan. Selanjutnya dari kerangka baru metode manajemen

tersebut diterapkan dalam implementasi sistem manajemen dokumen SharePoint

pada Premier Oil Indonesia.

BAB V Kesimpulan dan Saran

Bab ini akan memberikan kesimpulan dari uraian dan penjelasan bab-bab

sebelumnya serta saran yang bermanfaat bagi Premier Oil Indonesia dalam

penerapan manajemen perubahan dalam implementasi sistem manajemen

dokumen SharePoint.



BAB 2

LANDASAN TEORI

Bab 2 menjelaskan landasan teori yang digunakan dalam pembuatan karya akhir

ini, yaitu teori-teori yang digunakan dalam kegiatan analisis dan desain

manajemen perubahan.

2.1 Dampak TI terhadap perusahaan

Penggunaan TI dalam sebuah perusahaan menjadi bagian penting dalam kegiatan

operasional sehari-hari. Banyaknya aplikasi yang digunakan, teknologi terkini

yang mengikuti perubahan, serta semakin banyaknya TI yang diterapkan,

membuat sebuah sebuah perusahaan umumnya tidak dapat menghindari

ketergantungan terhadap penggunaan TI. Aplikasi dalam keseluruhan pengolahan

data, kebutuhan penggunaan TI baru serta kesiapan perusahaan di masa yang akan

datang ikut menentukan TI apa yang akan diterapkan di dalamnya, diharapkan

tujuan TI sejalan dengan tujuan TI bisnis perusahaan tersebut.

Teknologi informasi telah menjadi dasar untuk manajemen transaksi, proses

informasi, mendapatkan pengetahuan, pengerjaan tugas-tugas sehari-hari dan

aktifitas sosial lainnya. Pada banyak perusahaan, TI menjadi bagian penting untuk

mendukung, mempertahankan, berpindah, dan meningkatkan bisnis. Dengan

mengetahui kepemimpinan dalam peran TI dapat membantu pengambil keputusan

dalam memahami mengapa peran TI dalam perusahaan selalu berubah tiap waktu.

Dengan memahami peran TI dalam perusahaan, pengambil keputusan dapat

mengevaluasi pendekatan kepemimpinan TI dan membuat skala, melakukan

pendekatan kapabilitas di dalam perusahaan atau antar perusahaan (Applegate, et

al., 2009).

2.2 Manajemen Perubahan

Kebutuhan perubahan dalam sebuah perusahaan mutlak terjadi. Penggunaan

teknologi baru umumnya menjadi faktor utama yang membuat sebuah perusahaan

untuk melakukan perubahan, baik itu peningkatan dari TI yang ada atau

mengganti TI lama dengan TI yang baru, mengikuti perkembangan TI terkini.


13


Tetapi perubahan yang terjadi tidak akan berjalan dengan lancar tanpa didukung

salah satunya dengan manajemen perubahan.

Manajemen perubahan menjadi bagian penting ketika perusahaan melakukan

perubahan dalam operasional mereka sehari-hari. Manajemen perubahan adalah

kontrol yang kuat dari perpindahan sistem dari tahapan pengembangan,

selanjutnya dilakukan pengetesan, sampai sistem tersebut dapat digunakan dengan

pemahaman yang tepat dari manfaat dan potensi dari masalah-masalah yang tidak

diantisipasi tiap tahapannya. Suksesnya manajer perubahan memperkenalkan

fasilitas sistem baru dalam kegiatan operasional dengan tingkat kepercayaan yang

tinggi dalam perubahan. Manajer perubahan mengetahui tiap waktu, apa yang

berjalan di dalam operasional mereka dengan lebih baik lagi dalam mengetahui

masalah-masalah dan dapat merespon permasalahan dengan cepat (Applegate, et

al., 2009).

Menurut Bennet P. Lientz dan Kathryn P. Rea (Lientz, et al., 2004), manajemen

perubahan adalah pendekatan untuk merencanakan, mendesain,

mengimplementasikan, mengelola, mengukur dan mempertahankan perubahan di

dalam pekerjaan dan bisnis proses. Beberapa aktifitas yang berkaitan dengan

manajemen perubahan adalah:

1. Melakukan review pemicu dan harapan dari perubahan

2. Mengidentifikasi area-area yang potensial dalam perubahan

3. Mendefinisikan tujuan dan lingkup dari perubahan

4. Menentukan aktifitas-aktifitas untuk perubahan

5. Mendefinisikan bagaimana pekerjaan dilakukan setelah perubahan

6. Menentukan strategi implementasi dari perubahan

7. Mengelola dan mengarahkan perubahan

8. Mengukur pekerjaan sebelum, selama, dan setelah perubahan

9. Mengelola momentum dari perubahan

2.2.1 Penyebab Perubahan

Untuk dapat memahami perubahan, adalah penting untuk memahami pemicu atau

apa yang menyebabkan sebuah perubahan. Pemahaman ini menjadi penting

sebelum perusahaan melakukan perencanaan dan penerapan dari sebuah

perubahan (Lientz, et al., 2004).


14


Hal-hal yang menyebabkan perubahan diantaranya adalah sebagai berikut:

1. Perubahan dari manajemen tingkat atas, perubahan perusahaan,

penggabungan perusahaan (mergers).

2. Kompetisi.

3. Peraturan.

4. Tuntutan pengguna.

5. Kesalahan dari metode bekerja sehari-hari.

6. Teknologi.

Keenam penyebab perubahan di atas dapat dikelompokkan menjadi faktor internal

dan eksternal. Faktor internal penyebab perubahan adalah sebagai berikut:

1. Perubahan dari manajemen.

2. Perubahan prioritas dari manajemen.

3. Masalah internal dalam bekerja.

4. Keluar masuk karyawan sangat tinggi.

5. Kehilangan karyawan-karyawan penting.

6. Produk dan jasa baru.

7. Penerapan teknologi baru.

8. Penggabungan perusahaan (mergers).

9. Perubahan perusahaan.

Faktor eksternal penyebab perubahan adalah sebagai berikut:

1. Penjualan meningkat atau menurun.

2. Kompetisi yang sangat ketat, sehingga memerlukan perubahan dalam proses.

3. Teknologi baru muncul dan harus digunakan.

4. Perubahan kebijakan dan peraturan pemerintah.

5. Perubahan dari pemilik perusahaan

6. Rekomendasi dari konsultan untuk melakukan perubahan.

2.2.2 Dimensi dari Perubahan

Setelah faktor-faktor penyebab diketahui, selanjutnya dimensi-dimensi dari

perubahan yang terjadi di dalam perusahaan (Lientz, et al., 2004). Lientz

menyebutkan beberapa dimensi dari perubahan, yaitu:

1. Manajemen (bagaimana pengarahan dari pekerjaan).

2. Pekerjaan itu sendiri (apa yang dikerjakan – lingkup kerja).


15


3. Prosedur (bagaimana pekerjaan diselesaikan).

4. Sistem dan teknologi (bagaimana pekerjaan diselesaikan).

5. Staf dan perusahaan (siapa melakukan pekerjaan dan supervisi).

6. Kebijakan (bagaimana tata kelola pekerjaan).

7. Fasilitas, lokasi, dan infrastruktur (dimana pekerjaan dilaksanakan).

8. Waktu (kapan pekerjaan diselesaikan).

Gambar 2.1 Dimensi dari Perubahan

Dari gambar 2.1 di atas, garis tebal menampilkan karakteristik perubahan

prosedur, dan garis putus-putus merepresentasikan perubahan dari otomatisasi.

Analisa terhadap keberhasilan dan kegagalan telah didefinisikan dalam mendesain

perusahaan, salah satunya adalah transformasi dari perusahaan membutuhkan

lebih dari perubahan struktur. Tidak cukup mudah untuk membuat perubahan dan

mengubah sebuah struktur perusahaan. Perubahan dalam struktur perusahaan akan

menyebabkan kebingungan dalam perusahaan, tetapi dapat membantu untuk

membuat kondisi untuk perubahan. Perubahan di dalam struktur akan membuat

penyelarasan dari karyawan, proses dan informasi (Applegate, et al., 2009).


16


2.2.3 Kebutuhan dan Pentingnya Manajemen Perubahan

Tabel 2.1 di bawah ini berisi kebutuhan dan dampak dari tiap elemen-elemen dari

manajemen perubahan (Lientz, et al., 2004).

Tabel 2.1 Elemen-elemen Manajemen Perubahan

Elements Need Impact, if not addressed

Review of triggers,

expectations

Understand where managers

are coming from

Misjudge what is behind

change

Identification of

areas of potential

change

Need to be able to

understand alternatives for

trade-offs

Missed opportunities

Define objectives Realistic and attainable

objectives

Lack of focus

Define the scope Trade-off between activities,

resources, schedule

Scope creep and

expansion

Market change and

change management

Marketing is required to

compensate for inertia,

resistance, and

political/cultural factors

Support for change will

wane

Select activities for

change

Get management behind the

selection

Without active trade-

offs, the the whole effort

is in danger

Determine how work

will be done after

change

Need for vision of the

change

No common vision of

change effect leads to

confusion,

misunderstanding

Create the

implementation

strategy

Organized approach for

phasing in change

Lack of direction of the

change

Manage the change Need for multiple levels of

management

Problems remain

unresolved for too long


17


Elements Need Impact, if not addressed

Measure the work Essential for benefits,

morale, and momentum

Lack of confidence in

change without

measurement

Ensure lasting

change

Essential in order to get

benefits

Lower morale; more

inefficient work

Maintain change

momentum

Build cumulative effect Change results may later

be undone

2.2.4 Proses-proses dalam Perubahan

Pada gambar 2.2 di bawah ini menerangkan tentang proses-proses di dalam

perubahan. Kotak sebelah kiri menjelaskan proses-proses dan bahan-bahan dari

proses-proses tersebut. Tujuan dari perubahan dan manajemen perubahan adalah

untuk berpindahnya dari situasi dan proses-proses dari kotak sebelah kiri ke

sebelah kanan. Perubahan membutuhkan waktu, sehingga ada waktu yang akan

digunakan ketika berpindah dari kotak sebelah kiri ke kotak sebelah kanan.

Gambar 2.2 Proses-proses Perubahan


18


Di atas kotak sebelah kiri ada issue dan opportunities yang memicu terjadinya

perubahan. Pemicu perubahan ini adalah kombinasi dari faktor-faktor yang

dikumpulkan dalam perusahaan untuk membuat sebuah perubahan. Perusahaan

harus memahami potensi dan pemicu dari sebuah perubahan.

Panah besar dari kiri ke kanan menerangkan bahwa perusahaan harus melakukan

perencanaan untuk perubahan. Dengan melakukan berbagai macam langkah untuk

membuat perubahan itu berjalan. Sebelum perubahan itu dianggap selesai

dilakukan, perubahan harus dapat diukur, diawasi, dan direncanakan manajemen

perubahannya. Pengukuran yang terjadi dapat diselesaikan dengan menggunakan

score cards. Score cards adalah pendekatan kolaboratif untuk secara keseluruhan

menilai unjuk kerja dan keadaan dari proses bisnis (Lientz, et al., 2004).

2.2.5 Mengatasi Penolakan Perubahan

Dalam mengatasi penolakan atas perubahan, Coch dan French Jr. (L, et al., 1948)

mengusulkan ada enam taktik yang bisa dipakai untuk mengatasi resistensi

perubahan, yaitu sebagai berikut:

1. Pendidikan dan Komunikasi. Berikan penjelasan secara tuntas tentang latar

belakang, tujuan, akibat, dari diadakannya perubahan kepada semua pihak.

Komunikasikan dalam berbagai macam bentuk. Ceramah, diskusi, laporan,

presentasi, dan bentuk-bentuk lainnya.

2. Partisipasi. Ajak serta semua pihak untuk mengambil keputusan. Pimpinan

hanya bertindak sebagai fasilitator dan motivator. Biarkan anggota organisasi

yang mengambil keputusan.

3. Memberikan kemudahan dan dukungan. Jika pegawai takut atau cemas,

lakukan konsultasi atau bahkan terapi. Beri pelatihan-pelatihan. Memang

memakan waktu, namun akan mengurangi tingkat penolakan.

4. Negosiasi. Cara lain yang juga bisa dilakukan adalah melakukan negosiasi

dengan pihak-pihak yang menentang perubahan. Cara ini bisa dilakukan jika

yang menentang mempunyai kekuatan yang tidak kecil. Misalnya dengan

serikat pekerja. Tawarkan alternatif yang bisa memenuhi keinginan mereka.

5. Manipulasi dan Kooptasi. Manipulasi adalah menutupi kondisi yang

sesungguhnya. Misalnya memelintir (twisting) fakta agar tampak lebih

menarik, tidak mengutarakan hal yang negatif, sebarkan rumor, dan lain


19


sebagainya. Kooptasi dilakukan dengan cara memberikan kedudukan penting

kepada pimpinan penentang perubahan dalam mengambil keputusan.

6. Paksaan. Taktik terakhir adalah paksaan. Berikan ancaman dan jatuhkan

hukuman bagi siapapun yang menentang dilakukannya perubahan.

2.2.6 Tipe-tipe Perubahan

Seiring dengan bertambahnya pengalaman sebuah organisasi, perubahan di

dalamnya dapat dibedakan menjadi tiga tipe, yaitu development change,

transitional change, dan transformational change (Anderson, et al., 2001).

Penjelasan lengkap dari tiga tipe perubahan dalam organisasi dapat dipaparkan

sebagai berikut:

1. Development Change

Tipe perubahan ini adalah yang paling sederhana diantara tipe perubahan-

perubahan yang lain. Tujuan utama dari perubahan ini adalah untuk

melakukan perbaikan, baik dari sisi keterampilan, metode, kinerja, maupun

kondisi. Fokus dari perubahan ini adalah untuk memperkuat atau

memperbaiki hal yang sudah terjadi dalam organisasi untuk meningkatkan

kinerja guna mencapai target yang lebih tinggi. Perubahan ini umumnya

terjadi karena perubahan kecil di dalam lingkungan kompetisi atau dapat juga

disebabkan tuntutan organisasi untuk dapat meningkatkan kinerja

operasional, oleh karenanya pada perubahan tipe ini hanya akan

menimbulkan penolakan yang kecil pula jika dibandingkan dengan 2 tipe

perubahan yang lain.

2. Transitional Change

Perubahan ini umumnya terjadi karena ada tuntutan perubahan yang

signifikan dari lingkungan kompetisi. Perubahan ini akan mengubah kondisi

yang ada dalam organisasi menjadi sesuatu yang berbeda. Biasanya suatu

organisasi melakukan perubahan ini jika pemimpin organisasi tersebut

menyadari bahwa ada masalah atau tujuan yang tidak tercapai sehingga

organisasi tersebut tidak mampu memenuhi kebutuhan pelanggan. Untuk

mencapai tujuan tersebut, maka organisasi harus meninggalkan keadaan lama

melalui proses transisi menuju keadaan baru. Pada perubahan ini, kebutuhan

akan individu (SDM) dapat diprediksi atau dikelola. Perbedaaan transitional


20


change dengan transformational change adalah pada faktor manusia dan

budaya. Pada transformational change, kedua faktor di atas sangat dominan

dan merupakan faktor kunci.

3. Transformational Change

Perubahan ini adalah yang paling radikal, sehingga membutuhkan pergeseran

budaya, pola pikir, dan perilaku dari organisasi agar perubahan ini berhasil

diimplementasikan dan bertahan lama. Perubahan ini akan dilakukan jika

kondisi organisasi sangat genting sehingga harus dilakukan perubahan secara

menyeluruh untuk menyelamatkan kondisi organisasi dalam kompetisi.

Berdasarkan penjelasan tiga tipe perubahan dalam organisasi di atas, maka tipe

perubahan yang dilakukan di dalam karya akhir ini adalah transitional change.

Hal tersebut dikarenakan Premier Oil Indonesia akan mengubah suatu keadaan

lama menjadi keadaan baru dalam implementasi sistem manajemen dokumen.

Perubahan ini tidak menuntut adanya perubahan atau pergantian SDM dan budaya

organisasi secara menyeluruh.

2.3 Metode Manajemen Perubahan yang sering digunakan

Ada berbagai metode dalam manajemen perubahan, metode manajemen

perubahan yang digunakan dalam penelitian ini adalah versi Kurt Lewin Three

Step Model, Kotter 8 Stages of Change, ADKAR, dan Anderson and Anderson

Nine Phase Change Process Model.

2.3.1 Manajemen Perubahan versi Kurt Lewin Three Step Model

Dalam memahami perubahan, terdapat metode yang dikembangkan oleh seorang

ahli fisika serta ilmuwan sosial yang bernama Kurt Lewin pada tahun 1950-an.

Lewin mengembangkan konsep force field analysis atau teori perubahan untuk

membantu menganalisa dan mengerti suatu kekuatan terhadap suatu inisiatif

perubahan. Force field analysis adalah sebuah teknik untuk melihat gambaran

utama yang melibatkan semua kekuatan yang berjalan sejalan dengan perubahan

(driving forces) dan kekuatan yang merintangi sebuah perubahan (resisting forces).


21


Gambar 2.3 Lewin’s Three Steps Model

Metode Lewin atau sering disebut Lewin’s three step model mengacu pada tiga

konsep atau fase, yaitu unfreezing – movement – refreezing seperti yang

digambarkan pada gambar 2.4. Dari gambar tersebut dapat dilihat tiga fase

perubahan menurut Lewin dengan perbandingan antara driving forces dengan

restraining forces. Berikut penjelasan untuk masing-masing fase dalam Lewin

(Lewin, 1951):

1. Unfreezing

Fase yang pertama ini dibentuk dengan teori perilaku manusia dan perilaku

perusahaan, yang terbagi dalam tiga subproses yang mempunyai relevansi

terhadap kesiapan perubahan yaitu perlunya kondisi perubahan karena adanya

kesenjangan yang besar antara tujuan dan kenyataan. Umumnya, fase ini

melibatkan tiga aktivitas berikut:

a. Menelaah dan memahami status quo atau keadaan perusahaan saat ini

untuk melihat jarak yang ada antara keadaan yang diharapkan dengan

keadaan saat ini.

b. Meningkatkan dan menekankan faktor-faktor yang menguatkan untuk

melakukan perubahan.

c. Mengurangi faktor-faktor yang bersifat resisten terhadap perubahan

tersebut.


22


Proses perubahan ini dipimpin oleh orang yang memiliki jabatan yang tinggi,

misalnya adalah manajer. Manajer perlu memahami pentingnya perubahan

tersebut terlebih dahulu, kemudian barulah melakukan edukasi ke para

anggota lainnya mengenai perubahan tersebut. Proses edukasi tersebut

memerlukan desakan dan motivasi bahwa perubahan yang dilakukan tersebut

merupakan hal yang positif, mendatangkan keuntungan, serta membantu

kegiatan dalam perusahaan kedepannya. Selain itu, manajer juga perlu

memperhatikan dan mengatasi faktor-faktor lainnya yang dapat menghambat

perubahan tersebut, sehingga akhirnya perubahan tersebut mendapatkan

dukungan penuh dari berbagai pihak. Kemudian, manajer perlu membuat

rencana-rencana jangka pendek dan panjang yang berkaitan dengan

perubahan tersebut.

2. Movement

Menganalisa kesenjangan antara desire status dengan status quo, dan

mencermati program-program perubahan yang sesuai untuk dilakukan agar

dapat memberi solusi yang optimal untuk mengurangi resistensi terhadap

perubahan.

Sebagaimana peran berubah, suatu kondisi inefisiensi terjadi, manakala

tujuan perubahan terabaikan. Penerapan gaya kepemimpinan yang baik

adalah penting dan dengan mencermati strategi-strategi perubahan yang

sesuai untuk dilakukan agar dapat memberi solusi yang optimal untuk

mengurangi resistensi terhadap perubahan. Tujuan akhir dari fase ini adalah

agar setiap orang tetap dalam kondisi siap berubah.

3. Refreezing

Merupakan fase dimana perubahan yang terjadi distabilisasi dengan

membantu orang-orang yang terkena dampak perubahan, mengintegrasikan

perilaku dan sikap yang telah berubah ke dalam cara yang normal untuk

melakukan sesuatu. Hal ini dilakukan dengan memberi mereka kesempatan

untuk menunjukkan perilaku dan sikap baru. Sikap dan perilaku yang sudah

mapan kembali tersebut perlu dibekukan, sehingga menjadi norma-norma

baru yang diakui kebenarannya, atau dengan kata lain membawa kembali

perusahaan kepada keseimbangan baru.


23


Fase ini adalah fase dimana keadaan yang diharapkan sudah dapat tercapai

sehingga perubahan tersebut harus diperkuat dan dipermanenkan. Untuk

memperkuat perubahan tersebut dapat dilakukan dengan cara menetapkan

aturan dan kebijakan baru, menciptakan budaya-budaya baru, dan

menerapkan sistem penghargaan terhadap perubahan tersebut. Dengan

melakukan hal-hal tersebut, maka perubahan tersebut mencapai titik stabil

Dengan menerapkan tiga fase perubahan Lewin maka dapat membuat kekuatan

pendukung semakin banyak dan kekuatan penolak semakin sedikit.

Metode lewin digunakan sebagai landasan utama dalam menyusun kerangka baru

manajemen perubahan dalam penelitian ini. Hal ini dikarenakan metode Lewin

secara efektif memungkinkan bisnis untuk sukses dalam merencanakan,

mendesain dan mengimplementasikan perubahan (Longo, 2011). Pendekatan

metode Lewin adalah penting karena tidak hanya merepresentasikan pendekatan

struktur yang bernilai dari manajemen perubahan, tapi juga secara efektif

membantu pengguna untuk mengetahui sampai mana pencapaian yang pengguna

dapatkan dalam arti dari proses perubahan berbeda yang pengguna jalankan dan

akhirnya untuk lebih baik lagi dalam mengikuti kecepatan dunia perubahan

Keterbatasan dari metode manajemen perubahan Lewin adalah:

1. Metode Lewin terlalu sederhana dan tidak cocok untuk organisasi besar yang

memiliki inovasi yang tinggi.

2. Metode Lewin terlihat menganjurkan pendekatan manajemen perubahan dari

atas ke bawah, dilain pihak mengesampingkan pendekatan manajemen dari

bawah ke atas.

2.3.2 Manajemen Perubahan versi Kotter 8 Stages of Change

Menurut John P. Kotter (Kotter, 1996), suatu tindakan perubahan yang dilakukan

tanpa dukungan koalisi yang cukup bisa jadi sukses namun tidak akan bertahan

lama, kemudian akan muncul perlawanan-perlawanan yang akan membuat usaha

dari perubahan menjadi lemah. Kotter mengungkapkan delapan langkah

perubahan, yaitu:

1. Membangun rasa urgensi

Untuk perubahan terjadi, diperlukan agar seluruh perusahaan benar-benar

menginginkannya. Mengembangkan rasa urgensi sekitar perlunya perubahan


24


dapat membantu meningkatkan motivasi awal untuk mendapatkan sesuatu

bergerak. Mempelajari pasar dan realitas kompetitif, identifikasi dan

mendiskusikan krisis-krisis yang ada, krisis-krisis yang potensial atau

peluang-peluang yang utama.

2. Membangun koalisi atau kelompok kerja untuk perubahan

Dalam meyakinkan orang bahwa perubahan diperlukan kepemimpinan yang

kuat dan didukung orang-orang penting dalam perusahaan.

3. Membangun visi dan strategi untuk perubahan

Membangun visi untuk membantu kearah perubahan yang lebih baik,

mengembangkan strategi-strategi perubahan untuk mendorong visi dari

perubahan.

4. Mengkomunikasikan visi perubahan

Menjadikan sarana komunikasi untuk mendukung visi dan strategi perubahan

yang baru. Mengajarkan perilaku-perilaku perusahaan yang baik kepada

koalisi atau kelompok kerja.

5. Memberdayakan tindakan yang menyeluruh (Empowerement)

Membuang rintangan-rintangan yang ada untuk perubahan. Sistem perubahan

atau struktur yang membangun visi. Mendorong untuk menghadapi tantangan

dan ide-ide pembaharuan, aktifitas-aktifitas dan kegiatan-kegiatan.

6. Menghasilkan kemenangan jangka pendek

Perencanaan untuk meningkatkan kemampuan individu. Menciptakan ide-ide

perbaikan untuk perubahan. Pengakuan dan penghargaan karyawan-karyawan

yang mau melakukan perubahan.

7. Mengkonsolidasi hasil dan mendorong perubahan yang lebih besar

Penggunaan angka kredit untuk sistem perubahan, struktur dan kebijakan,

perekrutan, promosi, pengembangan karyawan untuk perubahan. Inovasi

terhadap proses-proses perubahan dengan karya-karya baru, tema-tema dan

agen-agen perubahan.

8. Menambahkan pendekatan baru dalam budaya

Artikulasi hubungan antara perilaku baru dengan keberhasilan perusahaan,

peningkatan kualitas kepemimpinan dan kesuksesan.


25


Keterbatasan dari metode manajemen perubahan Kotter (Consulting, 2013)

adalah:

1. Metode Kotter menggunakan pendekatan manajemen perubahan dari atas ke

bawah, tidak ada keleluasaan untuk kreasi atau partisipasi aktif dalam

perubahan.

2. Metode Kotter memicu frustasi diantara penguna jika tahapan kebutuhan

pengguna dan kebutuhan individual pengguna tidak digunakan sebagai

pertimbangan dalam perubahan.

2.3.3 Manajemen Perubahan versi ADKAR

Jeffrey M. Hiatt (Hiatt, 2006) berpendapat bahwa terdapat 5 (lima) elemen yang

mendorong suksesnya perubahan yaitu: awareness, desire, knowledge, ability, dan

reinforcement. ADKAR adalah suatu metode untuk perubahan dalam bisnis,

pemerintahan dan komunitas, yang mempunyai lima elemen atau objek yang

dibangun dalam sebuah kerangka untuk mencapai perubahan. Kelima elemen ini

dibangun dalam suatu kerangka dan berurutan dalam mengelola individu untuk

melakukan perubahan. Dalam dunia kerja, ADKAR menjadi dasar kegiatan

change management, yaitu assessment, sponsorship, communications, coaching,

training, recognition, dan resistance management.

Berdasarkan urutan dari elemen-elemen metode ADKAR, langkah-langkah dalam

menyusun strategi manajemen perubahan dilakukan sebagai berikut (Hiatt, 2006):

1. Membangun Awareness

Awareness adalah pemahaman seseorang terhadap sifat perubahan, yaitu apa

penyebab adanya perubahan, apa akibat tidak mengikuti perubahan, faktor

internal dan eksternal yang dibutuhkan untuk perubahan, dan apa manfaatnya.

Ada beberapa faktor yang mempengaruhi suksesnya membangun awareness

yaitu:

a. Sudut pandang seorang terhadap keadaan tertentu

b. Bagaimana seseorang merasakan permasalahan

c. Kredibilitas penyampai informasi

d. Informasi yang salah atau rumor yang beredar

e. Alasan perubahan yang tidak dapat dibantah


26


Proses perubahan pertama adalah membangun awareness, pada proses ini

kegiatan atau program yang dilakukan adalah:

a. Komunikasi yang efektif, seperti: face to face meeting, group meeting,

email, newsletter, buletin, executive presentation, training, workshop,

demonstration, project team presentation, poster, banner, flyer, televisi,

radio, dan lain- lain.

b. Executive sponsorship, executive menjadi pembicara yang terbaik dalam

mengkomunikasikan perubahan.

c. Manajer dan supervisor menjadi pembimbing dalam proses perubahan.

d. Menyediakan akses bagi karyawan untuk memperoleh informasi.

Dalam proses membangun awareness, perlu diketahui terlebih dahulu tingkat

awareness stakeholder terhadap perubahan dalam suatu perusahaan.

2. Menciptakan Desire

Desire adalah keinginan yang mendorong dan terlibat dalam perubahan.

Desire berhubungan dengan pilihan individu, pengaruh dari sifat perubahan

itu sendiri, situasi individu, dan motivasi masing-masing individu. Ada

beberapa faktor yang mempengaruhi suksesnya terciptanya desire yaitu:

a. Sifat perubahan (apa yang berubah dan bagaimana dampaknya)

b. Perusahaan atau konteks lingkungan (budaya perusahaan, sejarah

menangani perubahan, penguatan terhadap perubahan)

c. Situasi pribadi seseorang (pekerjaan, pendidikan, keluarga, rekan kerja,

prestasi)

d. Motivasi seseorang (memperoleh manfaat dan kemauan sendiri, atau

menghindari konsekuensi negatif)

Pada langkah ini kegiatan bertujuan untuk menciptakan energi dan

keterkaitan terhadap perubahan yang menghadirkan daya gerak dan

pendorong pada setiap level dalam perusahaan, yaitu:

a. Business leader mendukung penuh perubahan, melakukan koalisi dengan

manajer dan supervisor pada level kunci perusahaan.

b. Mempersiapkan manajer dan supervisor menjadi pemimpin perubahan

dan mengelola resistensi.


27


c. Mengukur tingkat resiko yang berkaitan dengan perubahan dan

merancang strategi untuk mengatasi resiko tersebut.

d. Melibatkan karyawan dalam proses perubahan sehingga karyawan dapat

berpartisipasi dalam mendesain, mengembangkan, menguji dan

menerapkan solusi akhir.

e. Memberikan insentif program dan sistem manajemen performa yang

sejalan dan mendukung perubahan.

Dalam proses membangun desire, perlu diketahui terlebih dahulu tingkat

desire pemangku kebijakan terhadap perubahan dalam suatu perusahaan.

3. Mengembangkan Knowledge

Knowledge adalah informasi, latihan dan edukasi yang diperlukan untuk

mengetahui bagaimana cara untuk perubahan. Knowledge meliputi kebiasaan,

proses, perangkat, sistem, keahlian, dan teknis yang dibutuhkan untuk

perubahan. Ada beberapa faktor yang mempengaruhi berkembangnya

knowledge yaitu:

a. Pengetahuan yang dimiliki saat ini

b. Kemampuan seseorang menambah pengetahuan

c. Sumber-sumber yang tersedia untuk edukasi dan pelatihan

d. Akses atau ketersediaan pengetahuan yang dibutuhkan

Dalam mengembangkan knowledge membutuhkan aktivitas yang

memungkinkan masing-masing individu belajar dengan satu cara yang paling

efektif bagi mereka, yaitu:

a. Memberikan training dan program edukasi

b. Menggunakan job sides yang membantu karyawan dalam proses belajar

c. Memberikan one-on-one coaching (satu pembimbing satu pembelajar)

d. Membuat user group dan forum untuk berbagi

Dalam proses membangun knowledge, perlu diketahui terlebih dahulu tingkat

knowledge stakeholder terhadap perubahan dalam suatu perusahaan.

4. Meningkatkan Ability

Ability adalah kemampuan menerapkan pengetahuan menjadi terealisasi atau

pelaksanaan perubahan. Ability dicapai jika seseorang mempunyai

kemampuan mengimplementasikan perubahan pada level performa yang


28


ditentukan. Ada beberapa faktor yang mempengaruhi berkembangnya ability

yaitu:

a. Hambatan psikologis

b. Kemampuan fisik

c. Kemampuan intelektual

d. Waktu yang tersedia untuk mengembangkan keahlian

e. Ketersediaan sumber yang mendukung kemampuan

Dalam meningkatkan Ability, sebaiknya diterapkan beberapa cara untuk

membantu karyawan mengembangkan kemampuan mereka, yaitu:

a. Melibatkan supervisor dalam praktek sehari-hari, sehingga tercipta

lingkungan yang nyaman untuk belajar keterampilan dan kebiasaan baru.

b. Menyediakan akses pada subject matter experts, agar memperkecil

kesenjangan pengetahuan dan memperoleh demonstrasi satu per satu.

c. Menerapkan program performance monitoring sehingga kemajuan

terukur seperti hasil yang diharapkan dalam perubahan.

d. Memberikan hands-on exercises selama training agar karyawan dapat

mempraktekkan apa yang sudah dipelajari.

Dalam proses membangun ability, perlu diketahui terlebih dahulu tingkat

kemampuan pemangku kebijakan terhadap perubahan dalam suatu

perusahaan.

5. Membuat Reinforcement

Reinforcement adalah faktor internal dan eksternal yang mendukung

perubahan. Reinforcement eksternal meliputi recognition, reward, dan

celebration. Reinforcement internal bisa datang dari rasa puas dengan

pencapaian (achievement atau manfaat lain yang diperoleh dari perubahan.

Faktor- faktor yang mempengaruhi reinforcement perubahan adalah:

a. Reinforcement yang berarti bagi seseorang

b. Hubungan reinforcement dengan kemajuan atau accomplishment

c. Tidak adanya konsekuensi negatif

d. Sistem pencatatan atas monitoring dan pengukuran.

Reinforcement sangat penting untuk mempertahankan proses perubahan agar

terus berlangsung, diantaranya:


29


a. Merayakan kesuksesan dan menerapkan program recognition

b. Memberikan reward

c. Mengumpulkan feedback dari karyawan

d. Melakukan audit dan pengukuran performa

Dalam proses membangun reinforcement, perlu diketahui terlebih dahulu

tingkat reinforcement stakeholder terhadap perubahan dalam suatu

perusahaan.

Keterbatasan dari metode manajemen perubahan ADKAR (Consulting, 2013),

adalah:

1. Metode ADKAR meninggalkan peran dari kepemimpinan dan prinsip-prinsip

dari program manajemen untuk membuat kejelasan dan menyediakan arahan

terhadap perubahan.

2. Metode ADKAR gagal dalam melihat program manajemen secara lebih luas.

2.3.4 Manajemen Perubahan versi Anderson and Anderson Nine Phase

Change Process Model

Metode ini berisi sembilan langkah perubahan. Setiap langkah terdiri dari

beberapa aktivitas dan tugas yang dapat diikuti untuk merencanakan, mendesain,

dan mengimplementasi perubahan (Anderson, et al., 2001).

1. Membentuk pemimpin kunci

Dalam langkah ini, ditentukan key people leader. Key people leader bertujuan

untuk menyiapkan pemimpin yang akan mengendalikan perubahan.

2. Membuat visi, komitmen, dan kapasitas organisasi

Langkah ini bertujuan menbangun pengertian, komitmen, momentum dan

kapasitas perubahan, khususnya diantara para stakeholder, dan pada seluruh

elemen perusahaan umumnya.

3. Melihat situasi untuk menentukan rancangan perubahan

Langkah ini bertujuan melihat keadaan dan situasi yang ada pada perusahaan

untuk membuat rancangan perubahan yang realistis.

4. Merancang perubahan yang diinginkan

Langkah ini membantu perusahaan merancang keadaan perubahan yang

diinginkan.

5. Menganalisa pengaruh perubahan


30


Langkah ini menganalisis pengaruh perubahan di dalam perusahaan, orang,

dan kebiasaannya sebagai dasar untuk merencanakan proses implementasi

yang realistis.

6. Merencanakan dan mengelola penerapan perubahan

Langkah ini mengidentifikasi langkah apa yang diperlukan untuk menuju ke

arah keadaan yang diinginkan.

7. Menerapkan perubahan

Langkah ini mengimplementasikan perubahan di dalam perusahaan.

8. Merayakan hasil perubahan yang didapat

Pada langkah ini dirayakan kemenangan atas hasil perubahan yang didapat

dan memberi tahu perusahaan bahwa mereka sudah masuk dalam keadaan

yang baru.

9. Mekanisme untuk terus memperbaiki keadaan yang sudah berubah

Langkah ini menciptakan mekanisme untuk terus memperbaiki keadaan yang

sudah berubah dan menjadikannya permanen.

Metode Anderson and Anderson secara garis besar berisi 3 bagian dasar

manajemen perubahan:

1. Dasar fondasi yang kuat untuk perubahan (upstream change)

2. Rancangan perubahan (midstream change)

3. Implementasi perubahan (downstream perubahan)

Ketiga dasar manajemen perubahan tersebut ada dalam 9 langkah perubahan

Anderson and Anderson, langkah 1 sampai 3 adalah upstream, langkah 4 sampai 6

adalah midstream dan langkah 7 sampai 9 downstream.

Keterbatasan dari metode manajemen perubahan Anderson and Anderson adalah

(Consulting, 2013):

1. Menggunakan pendekatan manajemen perubahan dari atas ke bawah,

2. Tiap-tiap langkah harus dijalankan, tidak dapat dilewatkan tiap langkahnya.

2.4 Teori Sistem Manajemen Dokumen

Sistem Manajemen Dokumen atau disebut dengan Document Management System

merupakan sistem berbasis komputer yang menyediakan tempat penyimpanan

berbasis web yang dapat diakses dari berbagai tempat (Awad , et al., 2004). Inti


31


pada sistem manajemen dokumen adalah tempat penyimpanan terpusat

(centralized repository), sebuah media elektronik tempat penyimpanan (storage)

dengan sebuah lokasi storage utama yang mampu menyediakan banyak akses ke

dalamnya. Sistem manajemen dokumen pada dasarnya menyimpan informasi.

Sebuah sistem manajemen dokumen menggabungkan sekumpulan informasi yang

relevan dengan baik pada satu lokasi melalui sebuah antar muka (interface) yang

umum. Manajemen dokumen dibangun pada tempat penyimpanan terpusat dengan

menambahkan dukungan untuk klasifikasi dan organisasi dari informasi, dan

menyatukan tindakan-tindakan dari storage dan mendapatkan kembali (retrieval)

dari dokumen-dokumen yang dibentuk dari sebuah sistem yang mandiri.

Sistem manajemen dokumen dapat diterapkan secara ’cheap and cheerful’,

beroperasi pada sejumlah fungsi yang terbatas atau dapat juga yang berkembang

sepenuhnya, sistem yang mahal dengan sejumlah fungsi yang besar dan berpotensi

menakutkan dalam istilah dampak mereka terhadap proses-proses organisatoris

dan pelaksana kegiatan-kegiatan administrasi. Fasilitas-fasilitas nilai tambah pada

sistem manajemen dokumen meliputi:

1. Mengontrol untuk menjamin hanya satu pengguna saja yang memodifikasi

sebuah dokumen pada satu waktu.

2. Memeriksa jejak untuk mengawasi perubahan-perubahan yang terjadi pada

sebuah dokumen setiap waktu.

3. Menyiapkan keamanan untuk mengontrol akses pengguna kepada dokumen-

dokumen.

4. Pengaturan dokumen-dokumen ke dalam grup-grup yang berhubungan dan

folder-folder.

5. Pengenalan dan mendapatkan kembali dari dokumen-dokumen sesuai dengan

teks yang ada pada dokumen-dokumen tersebut (freetext searching).

6. Mencatat informasi yang berhubungan dengan dokumen sebagai metadata,

seperti pengarang, tanggal pembuatan dan judul.

7. Kemampuan untuk mengirimkan dokumen-dokumen dari satu pengguna

kepada pengguna lainnya dalam kebiasaan yang terkontrol berdasarkan

workflow.


32


8. Mengubah dokumen-dokumen kertas ke dalam format elektronik dengan

melakukan pemindaian.

9. Mengatur dokumen-dokumen ke dalam grup-grup untuk memungkinkan

dokumen-dokumen tersebut untuk didistribusikan kepada target pencari atau

pembaca.

Tahapan implementasi sistem manajemen dokumen dibangun dengan tujuh

tahapan yaitu identify content, database set-up, populate database, Intranet

enable/publish, process search requests, present results dan view/download

original.

1. Identify content. Identifikasi dari jenis dokumen apa yang dapat ditempatkan

pada sistem manajemen dokumen

2. Database set-up. Sebuah sistem manajemen dokumen membutuhkan tempat

penyimpanan terpusat. Database harus dibuat dan dikonfigurasi sebagai lokasi

penyimpanan dokumen.

3. Populate database. Sebuah database yang sudah dibuat harus dinaikkan untuk

dapat digunakan.

4. Intranet enable/publish. Sistem manajemen dokumen digunakan pada internal

jaringan organisasi, sehingga diperlukan jaringan internal yang menampilkan

dari publikasi dari portal intranet organisasi.

5. Process. Proses digunakan dalam akses terhadap dokumen yang akan

digunakan, atau ketika unggah sebuah dokumen.

6. Search requests. Pencarian dokumen dapat dilakukan terhadap nama

dokumen, bahkan sampai pada isi dari dokumen yang dicari.

7. Present results. Hasil pencarian dapat ditampilkan berdasar kata kunci yang

dimasukkan dalam kotak pencarian.

8. View/download original. Melihat, dan mengunduh sebuah dokumen.

2.5 Analisis PEST

Analisis PEST yang merupakan singkatan dari political, economic, social, dan

technology. Analisis digunakan untuk menganalisa lingkungan eksternal

bisnis/organisasi melalui analisa terhadap kondisi politik, ekonomi, sosial, dan


33


teknologi yang berpengaruh langsung terhadap strategi bisnis/organisasi, baik

untuk kondisi saat ini maupun di masa yang akan datang.

Hasil dari analisis PEST adalah faktor-faktor yang termasuk ke dalam kesempatan

(opportunity) dan ancaman (threat) bagi organisasi. Seperti yang dapat dilihat

pada gambar 2.5 yang menggambarkan aspek-aspek yang tergolong dalam

masing-masing faktornya.

Gambar 2.4 Kerangka Kerja Analisis PEST

2.6 Analisis SWOT

Analisis SWOT merupakan singkatan dari strength (kekuatan), weakness

(kelemahan), opportunity (kesempatan), dan threat (ancaman). Analisis ini

pertama kali diperkenalkan oleh Albert Humphrey yang memimpin proyek riset di

Stanford University. Melalui analisis SWOT, kita dapat melakukan identifikasi

faktor internal (strength dan weakness) dan faktor eksternal (opportunity dan

threat) dari organisasi secara sistematis untuk merumuskan strategi organisasi.

Analisis SWOT adalah analisis yang berdasarkan pada anggapan bahwa suatu

strategi yang efektif berasal dari sumber daya internal (strength dan weakness)

dan eksternal (opportunity dan threat). Keuntungan dari analisis SWOT adalah


34


menghubungkan faktor internal dan eksternal untuk merangsang strategi baru,

oleh karena itu perencanaan yang berdasarkan pada sumber daya dan kompetensi

dapat memperkaya analisis SWOT dengan mengembangkan perspektif internal

(Dyson, 2002). Proses ini melibatkan penentuan tujuan yang spesifik dari

spekulasi bisnis atau proyek dan mengidentifikasi faktor internal dan eksternal

yang mendukung dan yang tidak mendukung dalam mencapai tujuan tersebut

pada kondisi yang ada saat ini.

Hasil identifikasi tersebut dibandingkan untuk memaksimalkan strength dan

opportunity (strategi SO) serta meminimalkan weakness dan threat (strategi WT)

guna mencapai strategi yang optimal. Dalam penelitian ini, analisis SWOT

digunakan terhadap data yang diperoleh dari hasil pengumpulan data, sehingga

akan diperoleh strategi yang memaksimalkan kekuatan dan peluang dan

meminimalkan kelemahan dan ancaman.

Pemaparan empat komponen SWOT secara terperinci adalah sebagai berikut:

1. Strength (S) merupakan karakteristik dari suatu organisasi atau bisnis yang

merupakan suatu keunggulan.

2. Weakness (W) merupakan karakteristik dari suatu organisasi atau bisnis yang

merupakan kelemahan.

3. Opportunity (O) kesempatan yang datang dari luar organisasi atau bisnis.

4. Threat (T) elemen yang datang dari luar yang dapat menjadi ancaman bagi

organisasi atau bisnis.

Tujuan dari setiap analisis SWOT adalah untuk mengidentifikasi faktor kunci

yang datang dari lingkungan internal dan eksternal. Analisis SWOT

dikelompokkan menjadi 2 kategori, yaitu:

1. Faktor internal: merupakan strength dan weakness yang datang dari

lingkungan internal organisasi atau bisnis.

2. Faktor eksternal: merupakan opportunity dan threat yang datang dari

lingkungan eksternal organisasi atau bisnis. Untuk mengidentifikasi faktor

ini, dapat digunakan analisis PEST.

Analisis SWOT adalah sebuah metode untuk mengkategorisasikan dan metode ini

memiliki kelemahan. Sebagai contoh, untuk menghasilkan kecenderungan suatu

organisasi menyusun daftar dibanding berfikir untuk melihat apa yang sebetulnya


35


penting untuk meraih suatu tujuan. Analisis SWOT juga menghasilkan daftar

tanpa urutan prioritas yang jelas, sebagai contoh adalah opportunity yang lemah

dapat dianggap sebagai threat yang kuat.

Secara matriks, penjelasan SWOT dapat disajikan dalam tabel 2.2 berikut:

Tabel 2.2 Matriks SWOT

Strength (S) Weakness (W)

Opportunity (O) Strategi S-O:

Memanfaatkan kekuatan

untuk memanfaatkan

peluang

Strategi W-O:

Meminimalkan

kelemahan untuk

memanfaatkan peluang

Threat (T) Strategi S-T:

Menggunakan kekuatan

untuk mengantisipasi

ancaman

Strategi W-T:

Meminimalkan

kelemahan untuk

menghindari

Proses eliminasi kandidat nilai SWOT harus dilakukan dengan hati-hati.

Pentingnya setiap individual SWOT akan dinyatakan oleh nilai dari strategi-

strategi yang dihasilkan. Sebuah nilai SWOT yang menghasilkan strategi yang

bernilai merupakan hal penting, sedangkan nilai SWOT yang tidak menghasilkan

strategi merupakan hal yang tidak penting.



BAB 3

METODOLOGI PENELITIAN

Bab 3 berisi uraian mengenai tahapan penelitian, kerangka teoritis, dan metode

pengumpulan data. Pada bab ini juga akan menggambarkan proses yang dilakukan

untuk menganalisa dan melakukan pembentukan metode manajemen perubahan

dalam penelitian ini. Selain itu juga dibahas sekilas tentang profil Premier Oil

Indonesia.

3.1 Tahapan Penelitian

Tahapan penelitian yang dilakukan dalam kajian ini terbagi atas 5 (lima) tahapan

yang dapat dilihat secara jelas pada gambar 3.1. Tahapan-tahapan dalam gambar

3.1 dapat dipaparkan penjelasannya sebagai berikut:

1. Melakukan identifikasi masalah.

Tahapan ini bertujuan untuk mengidentifikasi masalah dalam implementasi

sistem manajemen dokumen SharePoint. Metode yang digunakan yaitu

dengan melakukan wawancara kepada Manajer Operasional. Hasil dari

tahapan ini yaitu mendapatkan permasalahan yang terjadi dalam

implementasi sistem manajemen dokumen SharePoint pada Premier Oil

Indonesia dan membuat pertanyaan penelitian (halaman 4).

2. Mempelajari dan membandingkan metode-metode strategi manajemen

perubahan.

Tahapan ini bertujuan untuk membandingkan satu kegiatan manajemen

perubahan dalam satu metodologi dengan metodologi lain. Metodologi-

metodologi tersebut adalah Lewin’s three step model, Kotter Eight Stage

Change, ADKAR, dan Anderson and Anderson Nine Phase Process Model.

Dari hasil pembandingan tersebut diperoleh beberapa buah kegiatan yang

sama dan dikelompokkan dalam satu bagian. Dalam penelitian ini dari 4

(empat) metode strategi manajemen perubahan yang dipelajari, kemudian

akan didapatkan kerangka baru dari metode-metode manajemen perubahan

yang akan digunakan, yang akan menghasilkan teori-teori terkait strategi

manajemen perubahan. Metode Lewin digunakan sebagai landasan


37


utama dalam menyusun kerangka baru manajemen perubahan. Informasi pada

tahapan ini diperoleh dari data sekunder yang didapat dari studi literatur

tentang strategi manajemen perubahan (halaman 20).

3. Melakukan pengumpulan data

Tahapan ini bertujuan untuk memperoleh informasi yang dibutuhkan dalam

manajemen perubahan pada proses implementasi sistem manajemen dokumen

SharePoint yang digunakan untuk membentuk strategi manajemen perubahan.

Pengumpulan data dilakukan dengan wawancara dan observasi. Informasi

pada tahapan ini merupakan data primer yang didapat langsung dari

responden penelitian yaitu Manager SI, Manager Operasional, dan Manager

SDM (halaman 47).

4. Merumuskan strategi manajemen perubahan

Tahapan ini bertujuan untuk memperoleh strategi manajemen perubahan

berdasarkan hasil analisa SWOT terhadap lingkungan internal perusahaan dan

SI/TI, serta analisa PEST terhadap lingkungan eksternal perusahaan dan SI/TI

(halaman 58). Dari perumusan strategi manajemen perubahan ini akan

digunakan sebagai masukan untuk pemetaan strategi manajemen perubahan

ke dalam kerangka baru manajemen perubahan.

5. Pemetaan strategi manajemen perubahan ke dalam kerangka baru manajemen

perubahan.

Tahapan ini bertujuan untuk memetakan strategi manajemen perubahan ke

dalam langkah-langkah kerangka baru manajemen perubahan yang disusun

pada langkah ketiga. Tahapan ini dilakukan dengan mendapatkan Informasi

dari hasil perumusan strategi manajemen perubahan yang dibagi kedalam

analisis lingkungan internal TI dan organisasi, serta analisis lingkungan

eksternal TI dan organisasi. Hasil dari perumusan strategi manajemen

perubahan yang didapatkan akan dipetakan ke dalam kerangka baru

manajemen perubahan, sehingga dihasilkan strategi manajemen perubahan

(halaman 100).


38


Gambar 3.1 Tahapan Penelitian

Melakukan Identifikasi Masalah

Masukan : Wawancara

Tujuan : Identifikasi Masalah dan menentukan pertanyaan penelitian

Metode : Wawancara

Keluaran : Pertanyaan Penelitian (halaman 4)

Pemetaan Strategi Manajemen Perubahan

Masukan : Strategi-strategi manajemen perubahan

Tujuan : Mendapatkan strategi manajemen perubahan yang telah dipetakan

kedalam kerangka baru manajemen dokumen

Metode : Analisis tujuan dari masing-masing langkah kerangka baru manajemen

perubahan

Keluaran : Strategi manajemen perubahan (halaman 100)

Melakukan Pengumpulan Data

Masukan : Teori-teori terkait strategi manajemen perubahan

Tujuan : Memperoleh informasi dalam proses implementasi sistem manajemen

dokumen SharePoint yang digunakan untuk membentuk strategi

manajemen perubahan

Metode : Wawancara dan observasi

Keluaran : Informasi-informasi yang dibutuhkan dalam membentuk strategi

manajemen perubahan (halaman 47)

Merumuskan Strategi Manajemen Perubahan

Masukan : Informasi-informasi yang dibutuhkan dalam membentuk strategi

Tujuan : Memperoleh strategi-strategi manajemen perubahan

Metode : SWOT dan PEST

Keluaran : Strategi-strategi manajemen perubahan (halaman 58)

Mempelajari dan Membandingkan Metode-Metode Strategi Manajemen

Perubahan

Masukan : Pertanyaan Penelitian

Tujuan : Memahami langkah-langkah dari Lewin’s three step model, Kotter

Eight Stage Change, ADKAR, dan Anderson and Anderson Nine

Phase Process Model

Metode : Studi literatur mencakup teori-teori terkait

Keluaran : Teori-teori terkait strategi manajemen perubahan (halaman 20)

Strategi Manajemen Perubahan Sistem

Manajemen Dokumen


39


3.2 Kerangka Teoritis

Kerangka teoritis merupakan alur pemikiran penelitian yang disusun berdasarkan

teori-teori yang digunakan. Pada gambar 3.2, disajikan kerangka teoritis dalam

bentuk diagram yang dilengkapi dengan metode yang digunakan.

Kerangka teoritis ini menjelaskan kerangka baru manajemen perubahan yang

digunakan dipengaruhi oleh empat metode manajemen perubahan, yaitu Lewin’s

three step model, Kotter Eight Stage Change Process, ADKAR, dan Anderson and

Anderson Nine Phase Change Process Model.

Pada metode manajemen perubahan Lewin terdapat 3 (tiga) fase, pada metode

Kotter 8 (delapan) langkah, pada ADKAR 5 (lima) langkah, dan Anderson and

Anderson 9 (sembilan) langkah untuk melakukan manajemen perubahan dalam

organisasi.

Pada penelitian ini dihasilkan 13 langkah manajemen perubahan yang diambil dari

4 metode manajemen perubahan yang digunakan oleh empat penelitian

sebelumnya, sehingga menghasilkan kerangka baru manajemen perubahan. Pada

13 langkah yang dihasilkan disesuaikan dengan kebutuhan dari manajemen

perubahan pada Premier Oil Indonesia.

Pada gambar 3.2 terlihat penggabungan dari beberapa langkah yang akan

digunakan dalam menyusun sebuah kerangka baru manajemen perubahan, sebagai

landasan utama dari metode perubahan dalam penelitian ini adalah menggunakan

metode Lewin, yang berisi 3 fase manajemen perubahan.

Pada fase pertama atau yang disebut fase Unfreezing, terdapat 8 langkah

penggabungan dari 3 metode manajemen perubahan, yaitu 3 langkah Kotter, 4

langkah Anderson and Anderson dan 1 langkah ADKAR. Pada fase kedua atau

yang disebut fase Movement, terdapat 3 langkah penggabungan dari 2 metode

manajemen perubahan, yaitu dari 2 langkah Kotter, dan 1 langkah dari Anderson

and Anderson. Metode ADKAR pada fase ini tidak digunakan karena sudah

terwakili oleh langkah-langkah dari Kotter dan Anderson and Anderson. Pada fase

ketiga atau yang disebut fase Refreezing, terdapat 2 langkah penggabungan dari 3

metode lainnya, yaitu 1 langkah Anderson and Anderson dan 1 langkah ADKAR.

Metode Kotter pada fase ini tidak digunakan karena sudah terwakili oleh langkah-

langkah dari Anderson and Anderson dan ADKAR.


40


Gambar 3.2 Kerangka Teoritis


41


Kerangka teoritis menampilkan kerangka baru manajemen perubahan berdasarkan

kerangka Lewin yang terdiri dari fase Unfreezing, Movement, dan Refreezing.

Langkah-langkah dari metode Kotter diberi simbol K1 sampai K8, langkah-

langkah dari metode Anderson and Anderson diberi simbol AA1 sampai AA9,

dan langkah-langkah dari metode ADKAR diberi simbol A1 sampai A5.

Tabel 3.1 Matrik Kerangka baru Manajemen Perubahan

No.

Kerangka baru manajemen

perubahan berdasarkan

metode Lewin

Metode

Kotter

Metode

Anderson and

Anderson

Metode

ADKAR

1. Langkah 1 K1 - A1

2. Langkah 2 - AA3 -

3. Langkah 3 K2 AA1 -

4. Langkah 4 K3 AA2 -

5. Langkah 5 - - A2

6. Langkah 6 K4 - -

7. Langkah 7 - AA4 -

8. Langkah 8 - AA5 A3

9. Langkah 9 - AA6 dan AA7 A4

10. Langkah 10 K5 - -

11. Langkah 11 K6 - -

12. Langkah 12 K7 AA8 A5

13 Langkah 13 K8 AA9 -

Tabel 3.1 berisi matrik pemilihan dari masing-masing metode-metode manajemen

perubahan. Sebagai contoh pada no urut 1, langkah 1 merupakan hasil dari

pemilihan langkah 1 pada metode Kotter dengan langkah 1 dari metode ADKAR.

Dari matriks tersebut masing-masing langkah kerangka baru manajemen

perubahan berdasarkan kerangka Lewin diambil dari pemilihan langkah-langkah

dari metode Kotter, Anderson and Anderson, dan ADKAR.


42


3.3 Metode Pengumpulan Data

Dalam penelitian ini data-data dikumpulkan dengan menggunakan beberapa cara

yaitu:

1. Wawancara

Wawancara dilakukan dengan mewawancarai Manager SI, Manajer

Operasional, dan Manajer SMD. Data yang diperoleh dengan cara ini

merupakan data primer yang kemudian digunakan dalam penelitian.

2. Dokumen

Data yang diperoleh dari dokumen merupakan data pendukung atau disebut

dengan data sekunder yang berkaitan dan digunakan dalam penelitian ini.

Dokumen berupa gambaran perusahaan dan kebijakan perusahaan, dan tata

kelola informasi.

3. Observasi

Selain dengan cara wawancara, data primer diperoleh juga dengan observasi.

Observasi dilakukan untuk melihat proses kerja pada proses operasional

sistem manajemen dokumen. Hal ini dilakukan untuk melengkapi informasi

dari data wawancara dan dokumen.

3.4 Profil Premier oil Indonesia

Premier Oil Indonesia adalah operator dari Blok A laut Natuna dan memiliki hak

di Kakap. Dua PSC berada berdekatan dengan jarak 500 kilomoter dari Singapura

di laut Natuna barat. Gas di produksi pada area Anoa dan Gajah Baru pada area

Bloak A laut Natuna dan dari Kakap PSC diekspor ke Singapura melalu pipa

WNTS sejauh 650 kilometer. Pada area Pelikan dan Naga sedang dalam proses

pengembangan untuk gas.

Premier Oil Indonesia juga mempunyai kepemilikan pada blok A di Aceh, berisi 4

gas yang belum dikembangkan dan masih dalam tahap pengembangan, serta di

area Tuna di laut Natuna untuk pengeboran minyak, sedang dalam tahap

perencanaan.

3.4.1 Sekilas tentang Aplikasi-aplikasi terkait dengan Livelink.

Aplikasi Livelink digunakan sebagai sistem manajemen dokumen pada Premier

Oil Indonesia. Penggunaan aplikasi ini sudah berjalan 12 tahun, sejak pertama kali


43


adanya pengarahan dari kantor premier pusat yang berada di Inggris untuk

menggunakan Livelink sebagai sistem manajemen dokumen untuk internal

perusahaan. Selain livelink yang digunakan sebagai sistem manajemen dokumen,

ada beberapa aplikasi yang terintegrasi dengan Livelink. Aplikasi-aplikasi tersebut

diantaranya adalah sebagai berikut:

1. Cars (HSE Corrective Action Register System)

Keterangan:

a. Aplikasi CARS dibangun : ASP Classic

b. Pemilik aplikasi CARS : HSE

c. User yang menggunakan : Semua user

d. Tujuan aplikasi : Mencatat/registrasi

e. Hubungan dengan aplikasi : CARS-Livelink (Database SQL)

2. Invoice

Keterangan:

a. Aplikasi Invoice dibangun : (Old System – ASP Classic) hanya

dipakai saat audit, untuk invoice sebelum tahun 2010 (New system –

JDE) digunakan untuk tahun 2010 keatas

b. Pemilik aplikasi Invoice : Finance

c. User yang menggunakan : Invoice reviewer dan approver + users

Finance

d. Tujuan aplikasi : Invoice

e. Hubungan antar aplikasi : Invoice - JDE –LiveLInk (Database

SQL)

3. RMC Metadata Index System

Keterangan:

a. Aplikasi RMC dibangun : .Net

b. Pemilik aplikasi RMC : IS

c. User yang menggunakan : Semua user POI

d. Tujuan aplikasi : Physical data indexing

e. Hubungan antar aplikasi : RMC – Livelink ((Database SQL)

4. OVA Offshore Visitor Authorization

Keterangan:

a. Aplikasi OVA dibangun : .Net

b. Pemilik aplikasi OVA : Operation


d. Tujuan aplikasi : Perijinan ke Offshore

e. Hubungan antar aplikasi : berdiri sendiri (Database: SQL)


44


5. E-MoC Electronic Management of Change

Keterangan:

a. Aplikasi e-MoC dibangun : .Net

b. Pemilik aplikasi e-MoC : Operation


d. Tujuan aplikasi : Pekerjaan di lapangan/offshore harus

mendapatkan persetujuan

e. Hubungan antar aplikasi : berdiri sendiri (Database SQL)

6. Osyriz PPSG Operation

Keterangan:

a. Aplikasi Osyriz dibangun : .Net

b. Pemilik aplikasi Osyriz : Operation


d. Tujuan aplikasi : PPSG document control

e. Hubungan antar aplikasi : Osyriz – LiveLink (Database SQL)

7. DoA Delegation of Authority

Keterangan:

a. Aplikasi DoA dibangun : .Net

b. Pemilik aplikasi DoA : Finance


d. Tujuan aplikasi : Approval untuk yang mau cuti

e. Hubungan antar aplikasi : berdiri sendiri (Database SQL)

8. LLE Loose Lifting Equipment (Monitoring Shipped form Onshore to

offshore)

Keterangan:

a. Aplikasi LLE dibangun : Microsoft Access

b. Pemilik aplikasi LLE : Operation

c. User yang menggunakan : Logistic – Operation - HSE

d. Tujuan aplikasi : Monitoring barang dari onshore ke

offshore

e. Hubungan antar aplikasi : Berdiri sendiri (database di MS Access)



BAB 4

ANALISIS PENELITIAN

Bab 4 ini membahas perumusan strategi manajemen perubahan yang akan

diterapkan ke masing-masing metode manajemen perubahan, yaitu Lewin’s three

step model, Kotter Eight Stage Change Process, ADKAR, dan Anderson and

Anderson Nine Phase Change Process Model. Selanjutnya akan dibuat

perbandingan dari masing-masing langkah dari keempat metode manajemen

perubahan, berisi kesesuaian langkah tiap kegiatan. Dilanjutkan dengan

pembentukan kerangka baru metode manajemen perubahan yang diambil dari

keempat metode manajemen perubahan yang akan dikelompokkan kedalam 3 fase

manajemen perubahan. Selanjutnya dari kerangka baru metode manajemen

tersebut diterapkan dalam implementasi sistem manajemen dokumen SharePoint

pada Premier Oil Indonesia.

4.1 Data Wawancara

Data diperoleh dengan melakukan wawancara. Wawancara dilakukan kepada

pihak-pihak yang menjadi pemangku kebijakan dari implementasi sistem

manajemen dokumen SharePoint di Premier Oil Indonesia. Materi pertanyaan

yang diajukan kepada responden dibagi kedalam beberapa kelompok, yaitu

organisasi, komunikasi, dan teknologi informasi.

4.1.1 Data Responden

Repsonden wawancara berjumlah 3 orang yang merupakan jajaran manajemen di

Premier Oil Indonesia. Berikut adalah data repsonden:

1. Manajer SI (1 orang)

2. Manajer Operasional (1 orang)

3. Manajer Sumber Daya Manusia (1 orang)

4.1.2 Hasil Wawancara

Dari wawancara yang telah dilakukan, diperoleh beberapa kesimpulan.

Kesimpulan tersebut dikelompokkan menjadi beberapa kelompok pertanyaan,

yaitu:


46


1. Tujuan

Tujuan terkait dengan implementasi SMD di Premier Oil Indoneisa adalah

sebagai berikut:

a. Mempermudah pengguna dalam mengakses dokumen (lampiran 1, J1).

Berdasar wawancara yang dilakukan dengan Manager SI, adanya

kesulitan dalam melakukan pencarian dokumen. Diharapkan dengan

implementasi SMD baru, pengguna dapat dengan mudah menemukan

dokumen yang dicari, bahkan dapat melakukan pencarian tidak hanya

pada nama dari dokumen, tetapi melakukan pencarian berdasar isi dari

dokumen.

b. Mengurangi pengguna yang resisten.

Dalam implementasi SMD, terdapat pengguna yang resisten yang akan

menyebabkan kegagalan.

2. Kepemimpinan

Manajemen Premier Oil Indonesia secara jelas telah menginformasikan ke

seluruh pihak yang ada di dalam organisasi mengenai rencana implementasi

sistem manajemen dokumen SharePoint sehingga seluruh pihak memiliki

pemahaman yang sama mengenai pentingnya implementasi sistem

manajemen dokumen SharePoint (lampiran 2, J7).

3. Kebijakan

Keputusan untuk implementasi sistem dokumen manajemen SharePoint

disebabkan oleh arahan dari kantor pusat yang berada di London untuk

mengganti sistem manajemen dokumen Livelink ke SharePoint. Kebijakan ini

juga diterapkan di kantor pusat Premier di London dan kantor cabang yang

berada di Vietnam.

4. Teknologi Informasi

Penerapan sistem dokumen manajemen SharePoint ini khususnya sangat

mengandalkan teknologi informasi berupa internet yang digunakan untuk

mengakses sistem dokumen manajemen SharePoint ketika pengguna berada

di lingkungan luar dari jaringan internal perusahaan.


47


4.2 Perumusan Strategi Manajemen Perubahan

Perumusan strategi manajemen perubahan dilakukan dengan menggunakan

analisis SWOT. Langkah-langkah yang dilakukan meliputi analisis lingkungan

internal dan eksternal TI dan organisasi. Selanjutnya dari kedua analisis tersebut

diformulasikan strategi manajemen perubahan.

4.2.1 Analisis Lingkungan Internal TI dan Organisasi

Dalam analisis lingkungan internal TI dan organisasi, diperoleh faktor-faktor yang

merupakan kekuatan (strength) dan kelemahan (weakness). Faktor-faktor tersebut

hadir di dalam lingkungan TI dan perusahaan. Berikut yang menjadi faktor-faktor

kekuatan dan kelemahan di dalam lingkungan internal Premier Oil Indonesia:

Tabel 4.1 merupakan hasil analisis fakta-fakta internal yang dilakukan untuk

memperoleh kekuatan (strength) dan kelemahan (weakness) dari fakta-fakta

internal yang telah ditemukan. Berikut adalah hasil analisis fakta-fakta

internalnya:

1. Faktor-faktor kekuatan (strength):

a. S1. Manajemen sangat mendukung implementasi sistem manajemen

dokumen SharePoint.

Berdasarkan hasil wawancara dari Manajer Operasional, implementasi

sistem manajemen dokumen SharePoint sangat didukung oleh

manajemen.

b. S2. Pemberian penghargaan bagi unit yang beradaptasi dengan cepat.

Berdasarkan hasil wawancara dengan Manajer SI, terdapat kebijakan

pemberian penghargaan kepada departemen yang dapat menyesuaikan

dengan cepat penggunan SMD ini.

c. S3. Pembuatan panduan dan prosedur bagi pengguna

Adanya panduan ini sangat membantu pengguna dalam menggunakan

sistem manajemen dokumen SharePoint ini

d. S4. Infrastruktur TI sangat mendukung

Berdasarkan hasil wawancara dengan Manajer SI, implementasi SMD ini

didukung oleh infrastuktur TI yang mumpuni, mengikuti panduan yang

sesuai dengan rekomendasi dari SharePoint, meliputi koneksi internet

yang dibutuhkan, perangkat lunak dan perangkat keras yang digunakan.


48


Tabel 3.1 Hasil Analisis Fakta-Fakta Internal

No Fakta Internal

Analisis

Keterangan Klasifikasi Standar Wawancara

Studi

Literatur Kompetitor

1.

Manajemen sangat

mendukung implementasi

sistem manajemen dokumen

SharePoint (lampiran 2, J2)

Setiawan (2013), berdasarkan

hasil wawancara dari Manajer

Operasional, implementasi


SharePoint sangat didukung

oleh manajemen.

S

2.

Pemberian penghargaan bagi

unit yang beradaptasi dengan

cepat (lampiran 1, J7)

Budiawan (2013), berdasarkan

hasil wawancara dengan

Manajer SI, terdapat

kebijakan pemberian

penghargaan kepada

departemen yang dapat

menyesuaikan dengan cepat

penggunan SMD ini.

S


49


No Fakta Internal

Analisis


Studi


3.

Pembuatan panduan dan

prosedur bagi pengguna

(Razak, 2011), mengatakan

bahwa pentingnya panduan

(dalam bentuk SOP) untuk

peningkatan mutu layanan.

Penelitian ini menjelaskan

bahwa salah satu manfaat

adanya panduan adalah

memberikan kejelasan

mengenai prosedur kerja dan

tanggung jawab dalam sebuah

proses, selain itu panduan juga

bermanfaat untuk

meminimalisir kesalahan

dalam bekerja.

S

4. Pelatihan yang dilakukan Setiawan (2013), berdasarkan W


50


No Fakta Internal

Analisis


Studi


masih kurang (baru

diselenggarakan 1 kali).

(lampiran 2, J2)


Operasional, pelatihan baru

diselenggarakan 1 kali.

5. Infrastruktur TI sangat

mendukung (lampiran 1, J5)



Manajer SI, Implementasi

SMD ini didukung oleh

infrastuktur TI yang

mumpuni.

S

6.

Sistem manajemen dokumen

SharePoint dibuat semudah

mungkin dalam

pengoperasionalannya



Manajer SI, implementasi

SMD SharePoint ini dibuat

semudah mungkin, agar

pengguna tidak kesulitan

S


51


No Fakta Internal

Analisis


Studi


dalam menggunakannya.

7. Belum ada unit khusus yang

menangani SMD SharePoint

Riza Kurniawan dari

ConocoPhillips sekaligus

manajer proyek dari

implementasi SMD,

menyatakan bahwa

dibentuknya unit khusus yang

menangani SMD ini, sangat

membantu dalam proses

implementasi.

W

8.

Ada resistensi dari pengguna

yang belum terbiasa dengan


SharePoint (lampiran 2, J5)

Setiawan (2013), berdasarkan


Operasional,

W

9. SDM TI belum berpengalaman Standar yang didapat dari W


52


No Fakta Internal

Analisis


Studi


mengelola SMD SharePoint COBIT 4.1 pada proses AI3

"Mengelola dan Memelihara

Infrastruktur TI" menyatakan

bahwa dalam mengelola dan

memelihara infrastruktur TI

dibutuhkan pengetahuan dan

keterampilan khusus.

10.

Terbatasnya jumlah SDM TI

(lampiran 1, J10 dan Lampiran

3, J9)

Budiawan dan Rachmat

(2013), berdasarkan hasil

wawancara dengan Manajer

SI dan Manajer SDM, jumlah

SDM TI sangat terbatas dan

belum ada perekrutan baru.

W


53


e. S5. Sistem manajemen dokumen SharePoint dibuat semudah mungkin

dalam pengoperasionalannya.

Berdasarkan hasil wawancara dengan Manajer SI, implementasi SMD

SharePoint ini dibuat semudah mungkin, agar pengguna tidak kesulitan

dalam menggunakannya.

2. Faktor-faktor kelemahan (weakness)

a. W1. Pelatihan yang dilakukan masih kurang (baru diselenggarakan 1

kali).

Berdasarkan hasil wawancara dari Manajer Operasional, pelatihan baru

diselenggarakan satu kali.

b. W2. Belum ada unit khusus yang menangani sistem manajemen

dokumen.

Berdasarkan hasil wawancara dengan Riza Kurniawan dari

ConocoPhillips sekaligus manajer proyek dari implementasi sistem

manajemen dokumen, menyatakan bahwa dibentuknya unit khusus yang

menangani SMD ini, sangat membantu dalam proses implementasi.

c. W3. Ada resistensi dari pengguna yang belum terbiasa dengan sistem

manajemen dokumen SharePoint.

Berdasarkan hasil wawancara dari Manajer Operasional, kendala yang

terjadi adalah tampilan antar muka yang berubah, lalu beberapa

pengguna menyampaikan adanya langkah-langkah tambahan ketika

unggah sebuah dokumen, diharuskan mengisi metadata (informasi

tentang dokumen tersebut), yang membuat kesulitan dibanding dengan

penggunaan SMD sebelumnya dan akhirnya mengakibatkan resistensi

dari beberapa pengguna

d. W4. SDM TI belum berpengalaman mengelola SMD SharePoint

Dalam implementasi SMD SharePoint ini, sangat dibutuhkan sumber

daya TI yang berpengalaman dalam bidang SharePoint, supaya tidak

menghambat proses implementasi.

e. W5. Terbatasnya jumlah SDM TI.

Berdasarkan hasil wawancara dari Manajer SI dan Manajer SDM, jumlah

SDM TI sangat terbatas dan belum ada perekrutan baru.


54


4.2.2 Analisis Lingkungan Eksternal TI dan Organisasi

Dalam analisis lingkungan eksternal TI dan organisasi, diperoleh faktor-faktor

yang merupakan kesempatan (opportunity) dan ancaman (threat). Untuk

mendapatkan faktor-faktor tersebut digunakan analisis PEST (political, economic,

social, dan technology). Berikut ini penjabaran dari analisis PEST.

1. Political

a. Keinginan manajemen kantor pusat Premier untuk melakukan

implementasi sistem manajemen dokumen SharePoint.

b. Dukungan dari manajemen kantor pusat sangat besar.

2. Economic

Biaya implementasi sistem manajemen yang cukup mahal.

3. Social

Interaksi antar pengguna dalam berbagi informasi serta isu-isu terkait

perusahaan semakin tinggi.

4. Technology

a. Perkembangan TIK terutama yang terkait SMD SharePoint telah

berkembang sangat pesat.

b. Panduan atau materi penggunaan dari SharePoint banyak tersebar di

internet.

c. Mengharuskan kecepatan akses dokumen yang tinggi.

d. SMD SharePoint ini mengharuskan hanya bahasa .Net untuk pembuatan

form.

e. Ketergantungan kepada vendor pembuat perangkat lunak yang dalam hal

ini adalah Microsoft.

Berdasarkan hasil dari analisis PEST, maka dilakukan analisis lingkungan

eksternal TI dan organisasi untuk mendapatkan faktor-faktor kesempatan dan

ancaman. Berikut adalah faktor-faktor kesempatan dan ancaman lingkungan

eksternal TI dan organisasi.

Dari tabel 5 dapat dilihat bahwa dalam klasifikasi fakta-fakta eksternal yang

diperoleh dari analisis PEST, digunakan aspek dampak yang dihasilkan dari fakta-

fakta eksternal tersebut terhadap organisasi, sehingga dapat diklasifikasikan mana


55


yang termasuk kesempatan (opportunity) dan mana yang termasuk ancaman

(threat).

Tabel 4.2 Hasil Analisis Fakta-Fakta Eksternal

No Aspek Fakta Eksternal Dampak bagi

Perusahaan Klasifikasi

1. P Keinginan manajemen

kantor pusat Premier

untuk melakukan

implementasi sistem

manajemen dokumen

SharePoint

Menambah semangat

manajemen untuk

mengimplementasikan

SMD SharePoint

O

2. P Dukungan dari

manajemen kantor

pusat sangat besar

Menambah semangat

manajemen untuk

mengimplementasikan

SMD SharePoint

O

3. E Biaya implementasi

sistem manajemen yang

cukup mahal

Mempengaruhi

keputusan manajemen

pusat dalam

mengimplementasikan

SMD SharePoint

T

4. S Interaksi antar

pengguna dalam

berbagi informasi serta

isu-isu terkait

perusahaan semakin

tinggi

Memudahkan

komunikasi antar

pengguna dalam

perusahaan

O

5. T Perkembangan TIK

terutama yang terkait

SMD SharePoint telah

berkembang sangat

Memudahkan tim

implementasi dalam

mengembangkan SMD

O


56


No Aspek Fakta Eksternal Dampak bagi

Perusahaan Klasifikasi

pesat SharePoint

6. T Panduan atau materi

penggunaan dari

SharePoint banyak

tersebar di internet

Memudahkan tim

implementasi dalam

mengembangkan SMD

SharePoint

O

7. T Mengharuskan

kecepatan akses

dokumen yang tinggi

Mengharuskan

perusahaan untuk

membeli bandwidth yang

besar

T

8. T SMD SharePoint ini

mengharuskan hanya

bahasa .Net untuk

pembuatan form

Mewajibkan tim

pengembang untuk

menggunakan .Net

dalam membuat sebuah

form

T

9. T Ketergantungan kepada

vendor pembuat

perangkat lunak yang

dalam hal ini adalah

Microsoft

Perusahaan tidak bisa

lepas dari vendor

walaupun SMD

SharePoint telah

diimplementasikan

T

Berikut adalah pengelompokkan kesempatan (opportunity) dan ancaman (threat):

1. Faktor-faktor kesempatan (opportunity):

a. O1. Keinginan manajemen kantor pusat Premier untuk melakukan

implementasi sistem manajemen dokumen SharePoint.

b. O2. Dukungan dari manajemen kantor pusat sangat besar.

c. O3. Interaksi antar pengguna dalam berbagi informasi serta isu-isu terkait

perusahaan semakin tinggi.


57


d. O4. Perkembangan TIK terutama yang terkait SMD SharePoint telah

berkembang sangat pesat.

e. O5. Panduan atau materi penggunaan dari SharePoint banyak tersebar di

internet.

2. Faktor-faktor ancaman (threat)

a. T1. Biaya implementasi sistem manajemen yang cukup mahal.

b. T2. Mengharuskan kecepatan akses dokumen yang tinggi.

c. T3. SMD SharePoint ini mengharuskan hanya bahasa .Net untuk

pembuatan form.

d. T4. Ketergantungan kepada vendor pembuat perangkat lunak yang dalam

hal ini adalah Microsoft.

4.3 Formulasi Strategi Manajemen Perubahan

Formulasi strategi manajemen perubahan dilakukan setelah mendapatkan faktor-

faktor kekuatan (strength), kelemahan (weakness), kesempatan (opportunity), dan

ancaman (threat) yang telah dilakukan pada subbab 4.2 di atas. Formulasi strategi

manajemen perubahan tersebut dapat dilihat pada matriks SWOT di tabel 4.3

berikut:

Berdasarkan tabel 4.3 dari hasil analisis SWOT didapatkan 18 (delapan belas)

strategi manajemen perubahan yang terdiri dari 5 (lima) dari analisis SO, 4

(empat) dari analisis ST, 5 (lima) dari analisis WO, dan 4 (empat) dari analisis

WT. Penjelasan dari masing-masing strategi manajemen perubahan yang telah

disusun adalah sebagai berikut:

1. Mempertahankan dan memperkuat dukungan manajemen kantor pusat.

2. Memberikan tambahan penghargaan terhadap karyawan yang beradaptasi

dengan cepat.

3. Mengadakan pelatihan secara rutin ke semua pengguna SMD SharePoint.

4. Mensosialisasikan kemudahan-kemudahan dalam penggunaan SMD

SharePoint.

5. Menerapkan semua fasilitas-fasilitas yang sesuai dengan kebutuhan.

6. Menjelaskan nilai manfaat TI yang dihasilkan dari implementasi SMD

SharePoint.


58


7. Meningkatkan kompetensi sumber daya TI dalam pengembangan SMD

SharePoint.

8. Mempertahankan hubungan baik dengan pihak vendor pembuat SMD

SharePoint (Microsoft).

9. Menambah bandwidth untuk kebutuhan akses dengan ukuran dokumen yang

besar.

10. Menjelaskan pentingnya SMD SharePoint.

11. Membuat unit khusus yang menangani dan mengelola SMD SharePoint.

12. Membuat tim yang terdiri dari karyawan pilihan sebagai agen perubahan.

13. Merekrut karyawan baru yang berpengalaman untuk mempercepat proses

implementasi.

14. Mensosialisasikan pentingnya implementasi SMD SharePoint kepada seluruh

pengguna.

15. Mempelajari lesson learned dari perusahaan lain yang telah berhasil

mengimplementasikan SMD SharePoint.

16. Melakukan pengawasan dan evaluasi pelaksanaan implementasi SMD

SharePoint.

17. Mengkomunikasikan tujuan implementasi SMD SharePoint ke semua pihak

dalam perusahaan.

18. Melakukan evaluasi berkala dalam implementasi SMD SharePoint.

4.4 Pemetaan Strategi Manajemen Perubahan

Dari hasil analisis SWOT yang telah dilakukan, diperoleh 18 (delapan belas)

strategi manajemen perubahan yang dalam pelaksanaannya perlu dilakukan secara

bertahap. Strategi-strategi manajemen perubahan ini akan dipetakan ke 4 (empat)

metode manajemen perubahan yaitu Lewin’s three step model, Kotter Eight Stage

Change Process, ADKAR, dan Anderson and Anderson Nine Phase Change

Process Model.


59


Tabel 4.3 Matriks SWOT Formulasi Strategi Manajemen Perubahan

Kekuatan (strength)

S1. Manajemen sangat mendukung

implementasi sistem manajemen dokumen

SharePoint.

S2. Pemberian penghargaan bagi unit yang

beradaptasi dengan cepat

S3. Pembuatan panduan dan prosedur bagi

pengguna

S4. Infrastruktur TI sangat mendukung

S5. Sistem manajemen dokumen SharePoint

dibuat semudah mungkin dalam


Kelemahan (weakness)

W1. Pelatihan yang dilakukan masih kurang

W2. Belum ada unit khusus yang menangani


W3. Ada resistensi dari pengguna yang belum

terbiasa dengan sistem manajemen

dokumen SharePoint

W4. SDM TI belum berpengalaman mengelola

SMD SharePoint

W5. Terbatasnya jumlah SDM TI

Kesempatan (opportunity)

O1. Keinginan manajemen kantor pusat Premier

untuk melakukan implementasi SMD

SharePoint

O2. Dukungan dari manajemen kantor pusat

sangat besar

O3. Interaksi antar pengguna dalam berbagi

informasi serta isu-isu terkait perusahaan

semakin tinggi

O4. Perkembangan TIK terutama yang terkait

SMD SharePoint telah berkembang sangat

pesat

O5. Panduan atau materi penggunaan dari

SharePoint banyak tersebar di internet

SO1. Mempertahankan dan memperkuat

dukungan manajemen kantor pusat. (S1 &

O1, O2)

SO2. Memberikan tambahan penghargaan

terhadap karyawan yang beradaptasi

dengan cepat. (S2 & O1, O2)

SO3. Mengadakan pelatihan secara rutin ke

semua pengguna SMD SharePoint (S1, S3

& O1, O2)

SO4. Mensosialisasikan kemudahan-

kemudahan dalam penggunaan SMD

SharePoint (S3, S5 & O3, O5)

SO5. Menerapkan semua fasilitas-fasilitas yang

sesuai dengan kebutuhan (S1, S4 & O1,

O2, O4)

WO1. Menjelaskan pentingnya SMD

SharePoint (W3 & O1, O2, O4, O5)

WO2. Membuat unit khusus yang menangani

dan mengelola SMD SharePoint (W2 &

O1, O2)

WO3. Membuat tim yang terdiri dari karyawan

pilihan sebagai agen perubahan (W3, W4

& O1, O2, O3)

WO4. Merekrut karyawan baru yang

berpengalaman untuk mempercepat

proses implementasi (W5 & O1, O2)

WO5. Mensosialisasikan pentingnya

implementasi SMD SharePoint kepada

seluruh pengguna. (W3 & O1, O2)


60


Kekuatan (strength)

S1. Manajemen sangat mendukung

implementasi sistem manajemen dokumen

SharePoint.

S2. Pemberian penghargaan bagi unit yang

beradaptasi dengan cepat

S3. Pembuatan panduan dan prosedur bagi

pengguna

S4. Infrastruktur TI sangat mendukung

S5. Sistem manajemen dokumen SharePoint

dibuat semudah mungkin dalam


Kelemahan (weakness)

W1. Pelatihan yang dilakukan masih kurang

W2. Belum ada unit khusus yang menangani


W3. Ada resistensi dari pengguna yang belum

terbiasa dengan sistem manajemen

dokumen SharePoint

W4. SDM TI belum berpengalaman mengelola

SMD SharePoint

W5. Terbatasnya jumlah SDM TI

Ancaman (threat)

T1. Biaya implementasi sistem manajemen

yang cukup mahal

T2. Mengharuskan kecepatan akses dokumen

yang tinggi

T3. SMD SharePoint ini mengharuskan hanya

bahasa .Net untuk pembuatan form

T4. Ketergantungan kepada vendor pembuat

perangkat lunak yang dalam hal ini adalah

Microsoft

ST1. Menjelaskan nilai manfaat TI yang

dihasilkan dari implementasi SMD

SharePoint (S1 & T1)

ST2. Meningkatkan kompetensi sumber daya TI

dalam pengembangan SMD SharePoint

(S1, S3 &T3)

ST3. Mempertahankan hubungan baik dengan

pihak vendor pembuat SMD SharePoint

(Microsoft) (S1 & T4)

ST4. Menambah bandwidth untuk kebutuhan

akses dengan ukuran dokumen yang besar.

(S1 & T2)

WT1. Mempelajari lesson learned dari

perusahaan lain yang telah berhasil

mengimplementasikan SMD SharePoint

(W2, W3 & T1, T2, T3, T4).

WT2. Melakukan pengawasan dan evaluasi

pelaksanaan implementasi SMD

SharePoint (W1, W2, W3 & T1, T2)

WT3. Mengkomunikasikan tujuan

implementasi SMD SharePoint ke semua

pihak dalam perusahaan (W3 & T3)

WT4. Melakukan evaluasi berkala dalam

implementasi SMD SharePoint (W3 &

T1)


61


Pemetaan tersebut dilakukan dengan membandingkan tujuan/dampak/manfaat dari

pelaksanaan strategi tersebut. Tabel 4.4 menjelaskan tujuan/dampak/manfaat dari

masing-masing strategi tersebut:

Tabel 4.4 Tujuan dari Strategi Implementasi SMD

No Strategi Implementasi SMD Tujuan/Dampak/Manfaat

1. Mempertahankan dan memperkuat

dukungan manajemen kantor pusat

Membuat kelompok yang memiliki

kekuasan dalam perubahan,

sehingga tercipta kepemimpinan

yang kuat.

2. Memberikan tambahan

penghargaan terhadap karyawan

yang beradaptasi dengan cepat

Memberikan pengakuan kepada

orang-orang yang memungkinkan

tercapainya kemenangan.

3. Mengadakan pelatihan secara rutin

ke semua pengguna SMD

SharePoint

Menggunakan setiap waktu untuk

mengkomunikasikan visi

perubahan.

4. Mensosialisasikan kemudahan-

kemudahan dalam penggunaan

SMD SharePoint

Menciptakan kekuatan dan

keterkaitan terhadap perubahan

yang menghadirkan daya gerak dan

pendorong pada setiap level dalam

perusahaan.

5. Menerapkan semua fasilitas-

fasilitas yang sesuai dengan

kebutuhan

Mengimplementasikan perubahan

di dalam organisasi.

6. Menjelaskan nilai manfaat TI yang


SharePoint

Membangun pengertian, komitmen,

momentum dan kapasitas

perubahan, khususnya di antara

para stakeholder, dan pada seluruh

elemen organisasi umumnya.

7. Meningkatkan kompetensi sumber

daya TI dalam pengembangan

SMD SharePoint

Menghilangkan rintangan-rintangan

yang ada untuk perubahan.


62



8. Mempertahankan hubungan baik

dengan pihak vendor pembuat

SMD SharePoint (Microsoft)

Mengajarkan perilaku-perilaku

organisasi yang baik kepada

seluruh pihak dalam organisasi.

9. Menambah bandwidth untuk

kebutuhan akses dengan ukuran

dokumen yang besar.



10. Menjelaskan pentingnya SMD

SharePoint

Melihat keadaan dan situasi yang

ada pada organisasi untuk membuat

rancangan perubahan yang realistis.

11. Membuat unit khusus yang

menangani dan mengelola SMD

SharePoint

Menciptakan kekuatan dan


yang menghadirkan daya gerak dan

pendorong pada setiap level dalam

perusahaan.

12. Membuat tim yang terdiri dari

karyawan pilihan sebagai agen

perubahan.

Membuat kelompok yang memiliki

kekuasan dalam perubahan.

Sehingga tercipta kepemimpinan

yang kuat.

13. Merekrut karyawan baru yang

berpengalaman untuk mempercepat

proses implementasi.



14. Mensosialisasikan pentingnya

implementasi SMD SharePoint

kepada seluruh pengguna.

Membahas dan memikirkan krisis-

krisis yang ada, krisis-krisis yang

potensial atau peluang-peluang

yang utama.

15. Mempelajari lesson learned dari

perusahaan lain yang telah berhasil

mengimplementasikan SMD

SharePoint.

Menciptakan mekanisme untuk

terus memperbaiki keadaan yang

sudah berubah dan menjadikannya

permanen.

16. Melakukan pengawasan dan

evaluasi pelaksanaan implementasi

Mempertahankan proses perubahan

agar terus berlangsung.


63



SMD SharePoint

17. Mengkomunikasikan tujuan

implementasi SMD SharePoint ke

semua pihak dalam perusahaan

Membantu organisasi merancang

keadaan perubahan yang

diinginkan.

18. Melakukan evaluasi berkala dalam


Menganalisis pengaruh perubahan

di dalam organisasi, orang, dan

kebiasaannya sebagai dasar untuk

merencanakan proses implementasi

yang realistis.

Dari identifikasi tujuan/dampak/manfaat strategi implementasi sistem manajemen

dokumen (tabel 4.4) di atas, langkah selanjutnya adalah melakukan pemetaan

strategi manajemen perubahan ke masing-masing metode perubahan yang

digunakan dalam penelitian ini.

4.4.1 Pemetaan Strategi Manajemen Perubahan Lewin

Setelah identifikasi tujuan/dampak/manfaat dari strategi manajemen perubahan

didapatkan, selanjutnya akan dipetakan ke dalam 3 fase metode Lewin. Pemetaan

ini dilakukan dengan mencocokkan tiap tujuan/dampak/manfaat dari strategi-

strategi manajemen perubahan (tabel 4.4) dengan tiap langkah manajemen

perubahan Lewin. Hasil pemetaan tersebut dapat dilihat pada tabel 4.5 berikut:

Tabel 4.5 Pemetaan Strategi Manajemen Perubahan Lewin

No Strategi Implementasi

SMD

Metode Manajemen Perubahan Lewin

Unfreezing Movement Refreezing

1. Menjelaskan

pentingnya SMD

SharePoint

2. Menjelaskan nilai

manfaat TI yang

dihasilkan dari


64



SMD



implementasi SMD

SharePoint

3. Mensosialisasikan

kemudahan-kemudahan

dalam penggunaan

SMD SharePoint

4. Membuat unit khusus

yang menangani dan

mengelola SMD

SharePoint

5. Membuat tim yang

terdiri dari karyawan

pilihan sebagai agen

perubahan.

6. Merekrut karyawan

baru yang

berpengalaman untuk

mempercepat proses

implementasi.

7. Mempertahankan dan

memperkuat dukungan

manajemen kantor pusat

8. Mengadakan pelatihan

secara rutin ke semua

pengguna SMD

SharePoint

9. Meningkatkan

kompetensi sumber

daya TI dalam

pengembangan SMD


65



SMD



SharePoint

10. Menerapkan semua

fasilitas-fasilitas yang

sesuai dengan

kebutuhan


pentingnya

implementasi SMD

SharePoint kepada

seluruh pengguna.

12. Mengkomunikasikan

tujuan implementasi

SMD SharePoint ke

semua pihak dalam

perusahaan

13. Mempertahankan

hubungan baik dengan

pihak vendor pembuat

SMD SharePoint

(Microsoft)

14. Menambah bandwidth

untuk kebutuhan akses

dengan ukuran

dokumen yang besar.


penghargaan terhadap

karyawan yang

beradaptasi dengan

cepat


66



SMD



16. Melakukan evaluasi

berkala dalam

implementasi SMD

SharePoint

17. Melakukan pengawasan

dan evaluasi

pelaksanaan

implementasi SMD

SharePoint

18. Mempelajari lesson

learned dari perusahaan

lain yang telah berhasil

mengimplementasikan

SMD SharePoint.

Dari tabel 4.5 di atas, pemetaan 18 strategi manajemen perubahan ke metode

manajemen perubahan Lewin, dapat dijelaskan sebagai berikut:

1. Unfreezing

Pada fase Unfreezing, terdapat 6 langkah yang dilakukan, yaitu:

a. Menjelaskan pentingnya SMD SharePoint.

b. Menjelaskan nilai manfaat TI yang dihasilkan dari implementasi SMD

SharePoint.

c. Mensosialisasikan kemudahan-kemudahan dalam penggunaan SMD

SharePoint.

d. Membuat unit khusus yang menangani dan mengelola SMD SharePoint.

e. Membuat tim yang terdiri dari karyawan pilihan sebagai agen perubahan.

f. Merekrut karyawan baru yang berpengalaman untuk mempercepat proses

implementasi.

2. Movement

Pada fase Movement, terdapat 8 langkah yang dilakukan, yaitu:


67


a. Mempertahankan dan memperkuat dukungan manajemen kantor pusat.

b. Mengadakan pelatihan secara rutin ke semua pengguna SMD SharePoint.

c. Meningkatkan kompetensi sumber daya TI dalam pengembangan SMD

SharePoint.

d. Menerapkan semua fasilitas-fasilitas yang sesuai dengan kebutuhan.

e. Mensosialisasikan pentingnya implementasi SMD SharePoint kepada

seluruh pengguna.

f. Mengkomunikasikan tujuan implementasi SMD SharePoint ke semua

pihak dalam perusahaan.

g. Mempertahankan hubungan baik dengan pihak vendor pembuat SMD


h. Menambah bandwidth untuk kebutuhan akses dengan ukuran dokumen

yang besar.

3. Refreezing

Pada fase Refreezing, terdapat 4 langkah yang dilakukan, yaitu:

a. Memberikan tambahan penghargaan terhadap karyawan yang beradaptasi

dengan cepat.

b. Melakukan evaluasi berkala dalam implementasi SMD SharePoint.

c. Melakukan pengawasan dan evaluasi pelaksanaan implementasi SMD

SharePoint.

d. Mempelajari lesson learned dari perusahaan lain yang telah berhasil


4.4.2 Pemetaan Strategi Manajemen Perubahan Kotter


didapatkan, selanjutnya akan dipetakan ke dalam 8 langkah metode Kotter.

Pemetaan ini dilakukan dengan mencocokkan tiap tujuan/dampak/manfaat dari

strategi-strategi manajemen perubahan (tabel 4.4) dengan tiap langkah manajemen

perubahan Kotter. Hasil pemetaan tersebut dapat dilihat pada tabel 4.6.


68


Tabel 4.6 Pemetaan Strategi Manajemen Perubahan Kotter

No Strategi Implementasi SMD Metode Manajemen Perubahan Kotter

1 2 3 4 5 6 7 8


SharePoint


kemudahan-kemudahan dalam

penggunaan SMD SharePoint


menangani dan mengelola

SMD SharePoint


karyawan pilihan sebagai

agen perubahan.

5. Menjelaskan nilai manfaat TI

yang dihasilkan dari

implementasi SMD

SharePoint


implementasi SMD

SharePoint ke semua pihak

dalam perusahaan

7. Mengadakan pelatihan secara

rutin ke semua pengguna

SMD SharePoint


memperkuat dukungan

manajemen kantor pusat


implementasi SMD

SharePoint kepada seluruh

pengguna.


69



1 2 3 4 5 6 7 8



kebutuhan

11. Meningkatkan kompetensi

sumber daya TI dalam

pengembangan SMD

SharePoint


berpengalaman untuk

mempercepat proses

implementasi.

13. Mempertahankan hubungan

baik dengan pihak vendor

pembuat SMD SharePoint

(Microsoft)


kebutuhan akses dengan

ukuran dokumen yang besar.



karyawan yang beradaptasi

dengan cepat

16. Melakukan evaluasi berkala

dalam implementasi SMD

SharePoint


evaluasi pelaksanaan

implementasi SMD

SharePoint


70



1 2 3 4 5 6 7 8

18. Mempelajari lesson learned

dari perusahaan lain yang

telah berhasil

mengimplementasikan SMD

SharePoint.

Pada tabel 4.6, pemetaan 18 strategi manajemen perubahan ke metode manajemen

perubahan Kotter, dapat dijelaskan sebagai berikut:

1. Membangun rasa urgensi

Pada langkah ini terdapat 1 langkah yang dilakukan, yaitu:


2. Membangun koalisi atau kelompok kerja untuk perubahan


a. Mensosialisasikan kemudahan-kemudahan dalam penggunaan SMD

SharePoint.

b. Membuat unit khusus yang menangani dan mengelola SMD SharePoint.

c. Membuat tim yang terdiri dari karyawan pilihan sebagai agen perubahan.

3. Membangun visi dan strategi untuk perubahan


a. Menjelaskan nilai manfaat TI yang dihasilkan dari implementasi SMD

SharePoint.



a. Mengkomunikasikan tujuan implementasi SMD SharePoint ke semua



c. Mempertahankan dan memperkuat dukungan manajemen kantor pusat.

d. Mensosialisasikan pentingnya implementasi SMD SharePoint kepada

seluruh pengguna.

5. Memberdayakan tindakan yang menyeluruh


71



a. Menerapkan semua fasilitas-fasilitas yang sesuai dengan kebutuhan

b. Meningkatkan kompetensi sumber daya TI dalam pengembangan SMD

SharePoint.

c. Merekrut karyawan baru yang berpengalaman untuk mempercepat proses

implementasi.

d. Mempertahankan hubungan baik dengan pihak vendor pembuat SMD


e. Menambah bandwidth untuk kebutuhan akses dengan ukuran dokumen

yang besar.

6. Menghasilkan kemenangan jangka pendek.



dengan cepat.

7. Mengkonsolidasi hasil dan mendorong perubahan yang lebih besar


a. Melakukan evaluasi berkala dalam implementasi SMD SharePoint.

8. Menambahkan pendekatan baru dalam budaya


a. Melakukan pengawasan dan evaluasi pelaksanaan implementasi SMD

SharePoint.

b. Mempelajari lesson learned dari perusahaan lain yang telah berhasil


4.4.3 Pemetaan Strategi Manajemen Perubahan ADKAR


didapatkan, selanjutnya akan dipetakan ke dalam 5 langkah metode ADKAR.

Pemetaan ini dilakukan dengan mencocokkan tiap tujuan/dampak/manfaat dari

strategi-strategi manajemen perubahan (tabel 4.4) dengan tiap langkah manajemen

perubahan ADKAR. Hasil pemetaan tersebut dapat dilihat pada tabel 4.7:


72


Tabel 4.7 Pemetaan Strategi Manajemen Perubahan ADKAR

No Strategi

Implementasi SMD

Metode Manajemen Perubahan ADKAR

Awareness Desire Knowledge Ability Reinforcement

1. Menjelaskan

pentingnya SMD

SharePoint


manfaat TI yang

dihasilkan dari

implementasi SMD

SharePoint


kemudahan-

kemudahan dalam

penggunaan SMD

SharePoint


yang menangani dan

mengelola SMD

SharePoint

5. Membuat tim yang



perubahan.


baru yang

berpengalaman untuk

mempercepat proses

implementasi.


memperkuat

dukungan manajemen


73


No Strategi

Implementasi SMD



kantor pusat

8. Mengadakan

pelatihan secara rutin

ke semua pengguna

SMD SharePoint

9. Meningkatkan

kompetensi sumber

daya TI dalam

pengembangan SMD

SharePoint



sesuai dengan

kebutuhan


pentingnya

implementasi SMD

SharePoint kepada

seluruh pengguna.


tujuan implementasi

SMD SharePoint ke

semua pihak dalam

perusahaan

13. Mempertahankan



SMD SharePoint

(Microsoft)


74


No Strategi

Implementasi SMD




untuk kebutuhan

akses dengan ukuran

dokumen yang besar.

15. Memberikan

tambahan


karyawan yang

beradaptasi dengan

cepat


berkala dalam

implementasi SMD

SharePoint

17. Melakukan

pengawasan dan


implementasi SMD

SharePoint


learned dari

perusahaan lain yang

telah berhasil

mengimplementasikan

SMD SharePoint.

Pada tabel 4.7 pemetaan 18 strategi manajemen perubahan ke metode manajemen

perubahan ADKAR, dapat dijelaskan sebagai berikut:

1. Awareness

Pada langkah Awareness, terdapat 3 langkah yang dilakukan, yaitu:


75



b. Menjelaskan nilai manfaat TI yang dihasilkan dari implementasi SMD

SharePoint.

c. Mensosialisasikan kemudahan-kemudahan dalam penggunaan SMD

SharePoint.

2. Desire

Pada langkah Desire, terdapat 4 langkah yang dilakukan, yaitu:

a. Membuat unit khusus yang menangani dan mengelola SMD SharePoint.

b. Membuat tim yang terdiri dari karyawan pilihan sebagai agen perubahan.

c. Merekrut karyawan baru yang berpengalaman untuk mempercepat proses

implementasi.

d. Mempertahankan dan memperkuat dukungan manajemen kantor pusat.

3. Knowledge

Pada langkah Knowledge, terdapat 2 langkah yang dilakukan, yaitu:

a. Mengadakan pelatihan secara rutin ke semua pengguna SMD SharePoint.

b. Meningkatkan kompetensi sumber daya TI dalam pengembangan SMD

SharePoint.

4. Ability

Pada langkah Ability, terdapat 6 langkah yang dilakukan, yaitu:

a. Menerapkan semua fasilitas-fasilitas yang sesuai dengan kebutuhan.

b. Mensosialisasikan pentingnya implementasi SMD SharePoint kepada

seluruh pengguna.

c. Mengkomunikasikan tujuan implementasi SMD SharePoint ke semua


d. Mempertahankan hubungan baik dengan pihak vendor pembuat SMD


e. Menambah bandwidth untuk kebutuhan akses dengan ukuran dokumen

yang besar.

f. Memberikan tambahan penghargaan terhadap karyawan yang beradaptasi

dengan cepat.

5. Reinforcement

Pada langkah Reinforcement, terdapat 3 langkah yang dilakukan, yaitu:


76



b. Melakukan pengawasan dan evaluasi pelaksanaan implementasi SMD

SharePoint.

c. Mempelajari lesson learned dari perusahaan lain yang telah berhasil


4.4.4 Pemetaan Strategi Manajemen Perubahan Anderson and Anderson


didapatkan, selanjutnya akan dipetakan ke dalam 9 langkah metode Anderson and

Anderson. Pemetaan ini dilakukan dengan mencocokkan tiap

tujuan/dampak/manfaat dari strategi-strategi manajemen perubahan (tabel 4.4)

dengan tiap langkah manajemen perubahan Anderson and Anderson. Hasil

pemetaan tersebut dapat dilihat pada tabel 4.8 berikut:

Tabel 4.8 Pemetaan Strategi Manajemen Perubahan Anderson and

Anderson

No Strategi Implementasi SMD Metode Manajemen Perubahan

Anderson and Anderson

1 2 3 4 5 6 7 8 9

1. Mempertahankan dan memperkuat

dukungan manajemen kantor pusat


karyawan pilihan sebagai agen

perubahan

3. Menjelaskan nilai manfaat TI yang


SharePoint


SharePoint

5. Mensosialisasikan kemudahan-

kemudahan dalam penggunaan

SMD SharePoint


77




1 2 3 4 5 6 7 8 9


menangani dan mengelola SMD

SharePoint

7. Mengadakan pelatihan secara rutin

ke semua pengguna SMD

SharePoint

8. Meningkatkan kompetensi sumber

daya TI dalam pengembangan

SMD SharePoint


berpengalaman untuk

mempercepat proses

implementasi.



kepada seluruh pengguna


implementasi SMD SharePoint ke

semua pihak dalam perusahaan



kebutuhan

13. Mempertahankan hubungan baik

dengan pihak vendor pembuat

SMD SharePoint (Microsoft)


kebutuhan akses dengan ukuran

dokumen yang besar.


78




1 2 3 4 5 6 7 8 9


penghargaan terhadap karyawan

yang beradaptasi dengan cepat

16. Melakukan evaluasi berkala dalam





18. Mempelajari lesson learned dari

perusahaan lain yang telah

berhasil mengimplementasikan

SMD SharePoint.

Pada tabel 4.8 di atas, pemetaan 18 strategi manajemen perubahan ke metode

manajemen perubahan Anderon and Anderson, dapat dijelaskan sebagai berikut:

1. Membentuk pemimpin kunci

Pada langkah ini, terdapat 2 langkah yang dilakukan, yaitu:

a. Mempertahankan dan memperkuat dukungan manajemen kantor pusat.

b. Membuat tim yang terdiri dari karyawan pilihan sebagai agen perubahan.

2. Membuat visi, komitmen, dan kapasitas organisasi


a. Menjelaskan nilai manfaat TI yang dihasilkan dari implementasi SMD

SharePoint.

3. Melihat situasi untuk menentukan rancangan perubahan



b. Mensosialisasikan kemudahan-kemudahan dalam penggunaan SMD

SharePoint.



79



a. Membuat unit khusus yang menangani dan mengelola SMD SharePoint.




a. Meningkatkan kompetensi sumber daya TI dalam pengembangan SMD

SharePoint.

b. Merekrut karyawan baru yang berpengalaman untuk mempercepat proses

implementasi.

6. Merencanakan dan mengelola penerapan perubahan


a. Mensosialisasikan pentingnya implementasi SMD SharePoint kepada

seluruh pengguna.

b. Mengkomunikasikan tujuan implementasi SMD SharePoint ke semua


7. Menerapkan perubahan


a. Menerapkan semua fasilitas-fasilitas yang sesuai dengan kebutuhan

b. Mempertahankan hubungan baik dengan pihak vendor pembuat SMD


c. Menambah bandwidth untuk kebutuhan akses dengan ukuran dokumen

yang besar.

8. Merayakan hasil perubahan yang didapat



dengan cepat.

9. Mekanisme untuk terus memperbaiki keadaan yang sudah berubah



b. Melakukan pengawasan dan evaluasi pelaksanaan implementasi SMD

SharePoint.


80


c. Mempelajari lesson learned dari perusahaan lain yang telah berhasil


4.5 Perbandingan Metode Manajemen Perubahan

Dari empat buah metode manajemen perubahan, yaitu Kotter, Lewin, ADKAR,

dan Anderson and Anderson, akan ditampilkan perbandingan dari masing-masing

metode satu sama lainnya. Dari empat buah metode yang akan dipaparkan

ternyata diperoleh pola yang menjadi padanan fokus dalam pelaksanaan

manajemen perubahan. Kesesuaian langkah-langkah dikelompokkan menjadi satu

kedalam kegiatan, sesuai dengan penggunaannya. Tiap langkah-langkah

dibedakan oleh warna. Pengelompokan kegiatan tersebut ditampilkan dalam tabel

4.9. Pada tabel 4.9 disebutkan langkah-langkah dalam keempat metodologi

manajemen perubahan. Selanjutnya pada tabel 4.10 sampai tabel 4.15 ditampilkan

kesamaan langkah masing-masing metodologi dengan metodologi lainnya, yaitu:

1. Tabel 4.10 berisi perbandingan langkah-langkah Kotter dengan Lewin.

2. Tabel 4.11 berisi perbandingan langkah-langkah ADKAR dengan Kotter.

3. Tabel 4.12 berisi perbandingan langkah-langkah Kotter dengan Anderson and

Anderson.

4. Tabel 4.13 berisi perbandingan langkah-langkah ADKAR dengan Lewin.

5. Tabel 4.14 berisi perbandingan langkah-langkah ADKAR dengan Anderson

and Anderson.

6. Tabel 4.15 berisi perbandingan langkah-langkah Anderson and Anderson

dengan Lewin.


81


Tabel 4.9 Langkah-langkah Kegiatan Manajemen Perubahan

Metode Manajemen Perubahan

Elemen

perubahan

Prosci

8 langkah perubahan Kotter Anderson dan Anderson Nine Phase


Lewin Three Step

Model

Awareness

Desire

Knowledge

Ability

Reinforcement

Langkah 1: Membangun rasa urgensi

Langkah 2: Membangun koalisi atau kelompok kerja

untuk perubahan

Langkah 3: Membangun visi dan strategi untuk

perubahan

Langkah 4: Mengkomunikasikan visi perubahan

Langkah 5: Memberdayakan tindakan yang

menyeluruh

Langkah 6: Menghasilkan kemenangan jangka

pendek.

Langkah 7: Mengkonsolidasi hasil dan mendorong

perubahan yang lebih besar

Langkah 1: Membentuk pemimpin

kunci

Langkah 2: Membuat visi, komitmen,

dan kapasitas organisasi

Langkah 3: Melihat situasi untuk

menentukan rancangan perubahan

Langkah 4: Merancang perubahan

yang diinginkan

Langkah 5: Menganalisa pengaruh

perubahan

Langkah 6: Merencanakan dan

mengelola penerapan perubahan

Unfreezing

Movement

Refreezing


82



Elemen

perubahan

Prosci



Lewin Three Step

Model

Langkah 8: Menambahkan pendekatan baru dalam

budaya

Langkah 7: Menerapkan perubahan

Langkah 8: Merayakan hasil

perubahan yang didapat

Langkah 9: Mekanisme untuk terus

memperbaiki keadaan yang sudah

berubah


83


Tabel 4.10 Perbandingan langkah-langkah Kotter dengan Lewin.


8 langkah perubahan Kotter Lewin Three Step

Model


Langkah 2: Membangun koalisi atau kelompok

kerja untuk perubahan


perubahan

Unfreezing



menyeluruh


pendek.

Movement




budaya

Refreezing

Pada tabel 4.10 berisi tabel perbandingan langkah-langkah antara metode

perubahan Kotter dengan Lewin. Kesesuaian langkah 1 sampai langkah 3 pada

metode kotter sesuai dengan langkah Unfreezing pada metode Lewin, yaitu

diperlukannya membangun rasa urgensi, membentuk koalisi atau kelompok untuk

perubahan serta membangun visi dan strategi perubahan berkaitan dengan

memahami keadaan perusahaan saat ini untuk mengetahui kesenjangan antar

keadaan yang diharapkan dengan keadaan yang berjalan saat ini. Meningkatkan

dan menekankan faktor-faktor yang menguatkan untuk melakukan perubahan

serta mengurangi faktor yang bersifat resistensi terhadap perubahan tersebut, serta

membangun visi dan strategi untuk perubahan. Selanjutnya langkah 4 sampai

langkah 6 sesuai dengan langkah Movement. Pada langkah ini dilakukan proses

perubahan itu sendiri, dengan mengkomunikasikan visi dari perubahan,

melakukan perubahan-perubahan untuk menghindari resistensi dan mendapatkan


84


tujuan jangka pendek dari perubahan tersebut. Pada langkah 7 sampai langkah 8

sesuai dengan langkah Refreezing. Perubahan-perubahan yang terjadi harus

diperkuat dan dipermanenkan. Untuk memperkuat perubahan tersebut dapat

dilakukan dengan menetapkan aturan dan kebijakan baru, menciptakan budaya-

budaya baru, dan menerapkan sistem penghargaan terhadap perubahan tersebut.

Tabel 4.11 Perbandingan langkah-langkah ADKAR dengan Kotter


Elemen perubahan

Prosci 8 langkah perubahan Kotter

Awareness

Desire

Knowledge


Langkah 2: Membangun koalisi atau kelompok kerja

untuk perubahan


perubahan


Ability


menyeluruh


pendek.

Reinforcement




budaya


perubahan ADKAR dengan Kotter. Kesesuaian langkah Awarness, Desire, dan

Knowledge pada metode ADKAR sesuai dengan langkah 1 sampai langkah 4 pada

metode Kotter. Pada langkah ini diperlukan pemahaman terhadap perubahan,

mengetahui penyebab-penyebabnya, mengetahui faktor internal dan eksternal

yang diperlukan untuk perubahan. Keinginan yang mendorong dan terlibat dalam

perubahan yang dituangkan dalam visi dan strategi perubahan itu sendiri, dan


85


mengkomunikasikan visi perubahan tersebut dengan memberikan informasi,

latihan dan edukasi agar memahami maksud dari perubahan itu. Langkah Ability

sesuai dengan langkah 5 dan langkah 6, diterapkannya perubahan pada level

tertentu untuk mencapai terealisasinya pelaksanaan perubahan, dengan

memberdayakan tindakan menyeluruh dari perubahan dan mengetahui capaian-

capaiannya.

Tabel 4.12 Perbandingan langkah-langkah Kotter dengan Anderson and

Anderson





Langkah 2: Membangun koalisi atau

kelompok kerja untuk perubahan

Langkah 3: Membangun visi dan

strategi untuk perubahan

Langkah 4: Mengkomunikasikan visi

perubahan


kunci






yang diinginkan


perubahan

Langkah 5: Memberdayakan tindakan

yang menyeluruh

Langkah 6: Menghasilkan

kemenangan jangka pendek.




Langkah 7: Mengkonsolidasi hasil

dan mendorong perubahan yang lebih

besar

Langkah 8: Menambahkan

pendekatan baru dalam budaya





berubah


86


Langkah Reinforcement sesuai dengan langkah 7 dan langkah 8. Mempertahankan

proses perubahan agar tetap berlangsung, dengan pendekatan budaya, adanya

aturan dan kebijakan baru untuk mendorong perubahan yang lebih besar.

Ditambah dengan menerapkan sistem penghargaan terhadap perubahan tersebut

atas kesuksesan yang didapatkan.


perubahan Kotter dengan Anderson and Anderson. Kesesuaian langkah 1 sampai

langkah 4 pada metode Kotter sesuai dengan langkah 1 sampai langkah 5 pada

metode Anderson and Anderson. Mengetahui mengapa perubahan diperlukan

dengan melakukan identifikasi perubahan-perubahan yang diinginkan,

diperlukannya kepemimpinan yang kuat, dibuatnya visi dan strategi, komitmen

untuk perubahan yang akan dilakukan, merancang perubahan yang diinginkan

serta menganalisa pengaruh dari perubahan itu sendiri, selanjutnya dibuat

perencanaan proses implementasi yang realistis serta mengkomunikasikan

perubahan tersebut. Kesesuaian langkah 5 dan langkah 6 pada metode Kotter

sesuai dengan langkah 6 dan langkah 7 pada metode Anderson and Anderson.

Mengikutsertakan keterlibatan dari seluruh elemen organisasi untuk mengatasi

rintangan, melakukan perencanaan peningkatan kinerja dari hasil yang sudah

didapatkan, dengan melaksanakan langkah-langkah menuju keadaan yang

diinginkan. Pada langkah ini implementasi perubahan dijalankan. Kesesuaian

langkah 7 dan langkah 8 pada metode Kotter sesuai dengan langkah 8 dan langkah

9 pada metode Anderson and Anderson. Terciptanya perubahan yang diinginkan

akan membentuk mekanisme keadaan yang sudah berubah dan terciptanya

budaya-budaya baru.


perubahan ADKAR dengan Lewin. Langkah Awarness, Desire, dan Knowledge

pada metode ADKAR sesuai dengan langkah Unfreezing pada metode Lewin.

Pemahaman tentang perubahan itu sendiri, mengetahui penyebab perubahan,

pentingnya perubahan. Diperlukannya kepemimpinan yang baik dari perubahan


87


yang akan dilakukan, yang akan mendorong keterlibatan dari perubahan, dan

komunikasi dari perubahan tersebut.

Tabel 4.13 Perbandingan langkah-langkah ADKAR dengan Lewin


Elemen perubahan Prosci Lewin Three Step Model

Awarness

Desire

Knowledge

Unfreezing

Ability Movement

Reinforcement Refreezing

Kesesuaian langkah Ability pada metode ADKAR sesuai dengan langkah

Movement pada metode Lewin. Menerapkan pengetahuan untuk direalisasikan,

kemampuan mengimplementasikan perubahan, agar setiap orang siap untuk

berubah. Kesesuaian langkah Reinforcement pada metode ADKAR sesuai dengan

langkah Refreezing pada metode Lewin. Keadaan yang diharapkan sudah tercapai

harus diperkuat dan dipertahankan yang akan menciptakan budaya baru,

selanjutnya dengan merayakan kesuksesan, pemberian penghargaan dan adanya

audit pengukuran dari perubahan yang terjadi.


perubahan ADKAR dengan Anderson and Anderson. Kesesuaian langkah

Awarness, Desire, dan Knowledge pada metode ADKAR sesuai dengan langkah 1

sampai langkah 5 pada metode Anderson and Anderson. Memahami mengapa

perubahan itu penting, dan mengetahui manfaat dari perubahan, dengan keinginan

untuk mendorong dan terlibat dalam perubahan. Didukung dengan kepemimpinan

yang baik, perancangan perubahan yang diinginkan, dibuatnya visi dan strategi

dari perubahan yang akan dijalankan, dan mengkomunikasikan visi dan strategi

tersebut. Kesesuaian langkah Ability pada metode ADKAR sesuai dengan langkah

6 dan langkah 7 pada metode Anderson and Anderson. Implementasi perubahan


88


menuju keadaan yang diinginkan, yang didukung oleh penerapan pengetahuan dan

kemampuan untuk mengimplementasikan perubahan.

Tabel 4.14 Perbandingan langkah-langkah ADKAR dengan Anderson and

Anderson


Elemen

perubahan

Prosci

Anderson dan Anderson Nine Phase Change Process

Model

Awarness

Desire

Knowledge

Langkah 1: Membentuk pemimpin kunci

Langkah 2: Membuat visi, komitmen, dan kapasitas

organisasi

Langkah 3: Melihat situasi untuk menentukan rancangan

perubahan

Langkah 4: Merancang perubahan yang diinginkan

Langkah 5: Menganalisa pengaruh perubahan

Ability

Langkah 6: Merencanakan dan mengelola penerapan

perubahan


Reinforcement

Langkah 8: Merayakan hasil perubahan yang didapat

Langkah 9: Mekanisme untuk terus memperbaiki keadaan

yang sudah berubah

Kesesuaian langkah Reinforcement pada metode ADKAR sesuai dengan langkah

8 dan langkah 9 pada metode Anderson and Anderson. Melakukan perayaan dari

perubahan yang terealisasi dan adanya mekanisme keadaan yang sudah berubah.


perubahan Anderson and Anderson dengan Lewin. Kesesuaian langkah 1 sampai

langkah 5 pada metode Anderson and Anderson, sesuai dengan langkah

Unfreezing pada metode Lewin. Mengetahui kesenjangan antara keadaan saat ini

dengan keadaan yang diharapkan, mengetahui mengapa diperlukannya perubahan.


89


Didukung oleh kepemimpinan yang kuat, dengan mengetahui rancangan

perubahan yang diinginkan, dibuatkannya visi dan strategi perubahan dan

melakukan analisa pengaruh dari perubahan.

Tabel 4.15 Perbandingan langkah-langkah Anderson and Anderson dengan

Lewin


Anderson dan Anderson Nine Phase

Change Process Model Lewin Three Step Model


kunci






yang diinginkan


perubahan

Unfreezing




Movement





berubah

Refreezing

Kesesuaian langkah 6 dan langkah 7 pada metode Anderson and Anderson, sesuai

dengan langkah Movement pada metode Lewin. Merealisasikan langkah-langkah

perubahan menuju keadaan yang diinginkan, dengan mencermati strategi-strategi


90


perubahan yang tepat. Kesesuaian langkah 8 dan langkah 9 pada metode

Anderson and Anderson, sesuai dengan langkah Refreezing pada metode Lewin.

Keadaan yang diharapkan sudah tercapai harus diperkuat dan dipertahankan

dengan menetapkan kebijakan-kebijakan baru, terbentuknya budaya baru.

Merayakan hasil dari perubahan dengan pemberian penghargaan.

4.6 Pembentukan Kerangka Baru Manajemen Perubahan

Pembentukan kerangka baru manajemen perubahan dalam penelitian ini dilakukan

dengan memilih langkah-langkah dari empat metode manajemen perubahan. Pada

pembentukan kerangka baru manajemen perubahan ini, akan dibagi kedalam tiga

fase. Ketiga fase yang digunakan adalah dari metode Lewin sebagai landasan

utama dari pembentukan kerangka baru manajemen perubahan, yaitu Unfreezing,

Movement, dan Refreezing. Masing-masing fase tersebut akan berisi langkah-

langkah kegiatan manajemen perubahan.

Pada fase pertama yaitu Unfreezing, langkah-langkah manajemen perubahan yang

akan digunakan adalah:

Tabel 4.16 Fase Pertama Kerangka Baru Manajemen Perubahan

Metode Langkah dalam

metode tersebut Keterangan

Kotter Langkah 1 Alasan memilih

Mengembangkan rasa urgensi, dengan

mempelajari dan mendiskusikan krisis-

krisis yang ada, untuk mendapatkan alasan

yang baik untuk melakukan sesuatu yang

berbeda.

Alasan tidak memilih

ADKAR - Awareness. Karena pada

langkah ini kegiatan yang dilakukan

langsung kepada langkah kegiatan

komunikasi.


91




Anderson

and

Anderson

Langkah 3 Alasan memilih

Untuk mendapatkan kesenjangan dari

keadaan dan situasi yang ada sekarang dan

harapan yang diinginkan.


-


Dukungan dan terbentuknya kepemimpinan

yang kuat untuk menjalankan dan

mengendalikan perubahan mutlak

diperlukan perusahaan.


Anderson and Anderson - langkah 1.

Karena tidak dijelaskan bagaimana

pemimpin perubahan melakukan kegiatan

perubahan.

Anderson

and

Anderson


Dibuatnya visi, strategi, komitmen,

momentum dan kapasitas dari perubahan.

Pada langkah ini Anderson and Anderson

menjelaskan lebih detail langkah yang akan

dilakukan.


Kotter - langkah 3 hanya menjelaskan

langkah pembuatan visi dan strateginya.

ADKAR Desire Alasan memilih

Membangun rasa keterikatan dan

keterlibatan dalam perubahan.


-


92





Mengkomunikasikan visi dan strategi dari

perubahan


-

Anderson

and

Anderson


Merancang perubahan yang diinginkan.


-

Anderson

and

Anderson


Analisa pengaruh perubahan di dalam

organisasi, orang dan kebiasaannya,

sehingga akan dibuatkan perencanaan

proses implementasi yang realistis.


ADKAR - Knowledge. Pada langkah ini

lebih berfokus pada bagaimana cara

mengetahui hal-hal teknis yang dibutuhkan

untuk perubahan. Seperti pelaksanaan

pelatihan.

Fase pertama yaitu Unfreezing, berisi langkah-langkah seperti berikut:

1. Kotter - Langkah 1. Pada langkah ini, kegiatan yang dilakukan adalah

bagaimana manajemen mempelajari dan mendiskusikan kiris-krisis yang ada

untuk mendapatkan alasan yang baik untuk melakukan sesuatu yang berbeda.

2. Anderson and Anderson - Langkah 3. Pada langkah ini, kegiatan yang

dilakukan adalah mendapatkan informasi yang bertujuan untuk melihat

keadaan dan situasi yang ada pada perusahaan untuk membuat rancangan

keadaan perubahan yang realistis.


93



membentuk koalisi yang akan menjalankan perubahan, terdiri dari personil-

personil yang memiliki kekuasaan yang cukup untuk memimpin perubahan.

Minimal personil tersebut adalah personil-personil yang memiliki pengaruh,

kekuasaan, keahlian, kredibilitas dan jiwa pemimpin untuk memulai

perubahan.

4. Anderson and Anderson – Langkah 2. Pada langkah ini, setelah langkah

ketiga didapatkan, yaitu terbentuknya koalisi atau kepemimpinan untuk

perubahan, langkah selanjutnya adalah dibuatnya visi, strategi, momentum,

komitmen, dan kapasitas untuk perubahan yang akan dijalankan.

5. ADKAR - Desire. Pada langkah ini, kegiatan yang dilakukan adalah

menciptakan kekuatan dan keterlibatan dalam perubahan. Dengan cara

melibatkan karyawan dalam proses perubahan sehingga karyawan dapat

berpartisipasi dalam mendesain, mengembangkan, menguji dan menerapkan

solusi akhir

6. Kotter – Langkah 4. Pada langkah ini, setelah visi dan strategi pada langkah 3

di atas dijalankan, selanjutnya mengkomunikasikan visi dan strategi

perubahan tersebut pada seluruh elemen organisasi secara terus menerus

dengan menggunakan setiap kesempatan yang ada.


dilakukan adalah merancang perubahan yang diinginkan.


dilakukan adalah melakukan analisa pengaruh perubahan di dalam organisasi

sebagai dasar membuat perencanaan proses implementasi yang realistis.

Pada fase kedua yaitu Movement, langkah-langkah manajemen perubahan yang

digunakan adalah:

Tabel 4.17 Fase Kedua Kerangka Baru Manajemen Perubahan



Anderson

and

Anderson


Langkah implementasi manajemen

perubahan dijalankan.


94





ADKAR Ability. Pada langkah ini kegiatan

pengembangan pengetahuan dan

kemampuan. Langkah ini tidak dilakukan

karena pada langkah ini manajemen

perubahan sedang diterapkan, sedangkan

ability bermaksud untuk menerapkan

pengetahuan yang didapat menjadi

terealisasi di dalam pekerjaan.

Anderson and Anderson Langkah 6.

Langkah ini tidak dilakukan karena

identifikasi langkah apa yang diperlukan

untuk menuju ke arah keadaan yang

diinginkan sudah terdapat pada langkah 1.


Keterlibatan dari seluruh elemen organisasi

untuk mengatasi rintangan-rintangan yang

ada. Mendorong untuk menghadapi

tantangan dan ide-ide pembaruan.


-


Sebuah perubahan yang berhasil dijalankan

walau lingkupnya kecil harus mendapatkan

perhargaan, dalam hal ini akan membantu

proses perubahan berjalan dengan baik. Hal

ini akan menyebabkan pengguna lain dapat

melihat bahwa perubahan yang dilakukan

tidak sesulit yang dibayangkan, karena

terdapat contoh pengguna lain yang dapat


95




beradaptasi dengan baik.


-

Fase kedua yaitu Movement: berisi langkah-langkah seperti berikut:


dilakukan adalah implementasi dari manajemen perubahan di dalam

organisasi.


melibatkan seluruh elemen-elemen dalam organisasi untuk mengatasi

penghalang atau rintangan-rintangan yang ada ketika langkah implementasi

dari manajemen perubahan dilakukan.


memberikan penghargaan bagi pengguna yang dapat beradaptasi dengan

baik ketika perubahan tersebut dijalankan.

Pada fase ketiga yaitu Refreezing, langkah-langkah manajemen perubahan yang

akan digunakan adalah:

Tabel 4.18 Fase Ketiga Kerangka Baru Manajemen Perubahan



ADKAR Reinforcement Alasan memilih

Pengukuran dilakukan untuk melihat

berhasil tidaknya manajemen perubahan

yang dilakukan dengan adanya umpan

balik dari pengguna. Perayaan kesuksesan

dalam implementasi perubahan harus ada,

sebagai motivasi bagi pengguna dan

pemicu pengguna lain untuk mampu


96




beradaptasi terhadap perubahan yang

terjadi, dan untuk mempertahankan

proses perubahan agar terus berlangsung.


Anderson and Anderson – Langkah 8.

Perayaan hasil perubahan tidak perlu

dilakukan dalam langkah ini, karena

sudah dilakukan pada langkah kedua

sebelumnya.

Kotter – langkah 7. Kegiatan untuk

membuat proses perubahan semakin

besar.

Anderson

and

Anderson


Terdapat mekanisme untuk terus


berubah dan menjadikannya permanen.


Kotter – langkah 8. Pembentukan budaya

baru sudah terdapat pada langkah 9

Anderson and Anderson.

Fase ketiga yaitu Refreezing: berisi langkah-langkah seperti berikut:

1. ADKAR - Reinforcement. Pada langkah ini, kegiatan yang dilakukan adalah

melakukan pengukuran dari perubahan yang terjadi. Dari umpan balik yang

didapat dari pengguna, manajemen dapat menentukan perubahan-perubahan

mana yang efektif yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan dan

perubahan-perubahan yang tidak tepat diterapkan di perusahaan.

2. Kotter – Langkah 8. Pada langkah ini kegiatan yang dilakukan membentuk

budaya kerja baru yang disebabkan oleh perubahan-perubahan yang dapat

diterima oleh pengguna.


97


Sub bab ini menghasilkan kerangka manajemen perubahan baru yang terdiri dari

13 langkah dan terbagi dalam 3 fase yang dapat dilihat pada tabel 4.19.

Tabel 4.19 Kerangka Baru Manajemen Perubahan

No Fase Langkah

1. Unfreezing 1. Membangun rasa urgensi

2. Melihat situasi untuk menentukan rancangan

perubahan

3. Membangun koalisi atau kelompok kerja untuk

perubahan

4. Membuat visi, komitmen, dan kapasitas

organisasi

5. Desire




2. Movement 9. Menerapkan perubahan

10. Memberdayakan tindakan yang menyeluruh

11. Menghasilkan kemenangan jangka pendek

3. Refreezing 12. Reinforcement

13. Mekanisme untuk terus memperbaiki keadaan

yang sudah berubah

Tabel 4.19 di atas merupakan kerangka baru manajemen perubahan yang

terbentuk dari empat metode perubahan, sebagai kerangka manajemen perubahan

baru menggunakan metode Lewin, dan tiap langkah-langkah didalamnya diambil

dari metode Kotter, ADKAR, dan Anderson and Anderson. Urutan langkah dari

13 langkah yang terbagi ke dalam 3 fase tersebut dapat berubah sesuai kebutuhan

organisasi, perubahan urutan langkah tersebut hanya dapat dilakukan di dalam

fasenya masing-masing, perubahan urutan langkah tidak dapat terjadi antar fase.


98


Berikut ini adalah tabel 4.20 yang menjelaskan tujuan atau dampak atau manfaat

dari masing-masing langkah tersebut.

Tabel 4.20 Tujuan dari Kerangka Manajemen Perubahan yang Terbentuk

Fase Langkah Tujuan/dampak/manfaat

Unfreezing 1. Membangun rasa urgensi a. Melihat dan memahami

kondisi pasar dan realitas

kompetitif, identifikasi

pasar.

b. Membahas dan memikirkan

krisis-krisis yang ada, krisis-

krisis yang potensial atau

peluang-peluang yang

utama.

2. Melihat situasi untuk

menentukan rancangan

perubahan

Melihat keadaan dan situasi

yang ada pada organisasi untuk

membuat rancangan perubahan

yang realistis

3. Membangun koalisi atau

kelompok kerja untuk

perubahan

Membuat kelompok yang

memiliki kekuasan dalam

perubahan. Sehingga tercipta

kepemimpinan yang kuat

4. Membuat visi, komitmen,


Membangun pengertian,

komitmen, momentum dan

kapasitas perubahan, khususnya

diantara para stakeholder, dan

pada seluruh elemen organisasi

umumnya

5. Desire Menciptakan kekuatan dan


yang menghadirkan daya gerak

dan pendorong pada setiap level


99



dalam perusahaan

6. Mengkomunikasikan visi

perubahan

a. Menggunakan setiap waktu

untuk mengkomunikasikan

visi perubahan.

b. Menjadikan koalisi yang

tangguh yang dijadikan

panutan dalam perubahan.

c. Mengajarkan perilaku-

perilaku organisasi yang baik

kepada seluruh pihak dalam

organisasi.

7. Merancang perubahan

yang diinginkan

Membantu organisasi

merancang keadaan perubahan

yang diinginkan.

8. Menganalisa pengaruh

perubahan

Menganalisis pengaruh

perubahan di dalam organisasi,

orang, dan kebiasaannya sebagai

dasar untuk merencanakan

proses implementasi yang

realistis

Movement 9. Menerapkan perubahan Mengimplementasikan

perubahan di dalam organisasi

10. Memberdayakan tindakan

yang menyeluruh

a. Menghilangkan rintangan-

rintangan yang ada untuk

perubahan.

b. Mendorong karyawan untuk

menghadapi tantangan

dengan ide-ide pembaharuan,

aktifitas-aktifitas dan

kegiatan-kegiatan.


100



c. Mempercepat proses

implementasi dan

mengurangi resiko kegagalan

11. Menghasilkan

kemenangan jangka

pendek

a. Memberikan pengakuan

kepada orang-orang yang

memungkinkan tercapainya

kemenangan.

b. Merencanakan peningkatan

kinerja atau kemenangan

jangka pendek yang terlihat

Refreezing 12. Reinforcement Mempertahankan proses

perubahan agar terus

berlangsung

13. Mekanisme untuk terus

memperbaiki keadaan

yang sudah berubah

Menciptakan mekanisme untuk

terus memperbaiki keadaan yang

sudah berubah dan

menjadikannya permanen

4.6.1 Pemetaan Kerangka Baru Strategi Manajemen Perubahan

Setelah dilakukan identifikasi tujuan/dampak/manfaat dari setiap strategi

manajemen perubahan, kemudian akan dicocokkan dengan

tujuan/dampak/manfaat dari setiap kerangka baru manajemen perubahan yang

dapat dilihat pada tabel 4.20.

Dari identifikasi tujuan/dampak/manfaat antara strategi implementasi sistem

manajemen dokumen (tabel 4.4) dan kerangka baru metode manajemen perubahan

(tabel 4.20), kemudian dilakukan pemetaan strategi manajemen perubahan

berdasarkan kerangka baru manajemen perubahan. Pemetaan ini dilakukan dengan

mencocokkan tiap tujuan/dampak/manfaat dari strategi-strategi dengan

tujuan/dampak/manfaat yang ada pada tiap langkah kerangka baru metode

manajemen perubahan. Hasilnya dapat dilihat adalah pada tabel 4.21 berikut.


101


Tabel 4.21 Pemetaan Strategi Manajemen Perubahan


SMD

Kerangka Baru Manajemen Perubahan

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13


pentingnya

implementasi SMD

SharePoint kepada

seluruh pengguna

2. Menjelaskan

pentingnya SMD

SharePoint


memperkuat dukungan

manajemen kantor

pusat

4. Membuat tim yang



perubahan.


manfaat TI yang

dihasilkan dari

implementasi SMD

SharePoint


kemudahan-kemudahan

dalam penggunaan

SMD SharePoint


yang menangani dan

mengelola SMD

SharePoint


102



SMD


1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13

8. Mengadakan pelatihan

secara rutin ke semua

pengguna SMD

SharePoint

9. Mempertahankan



SMD SharePoint

(Microsoft)


tujuan implementasi

SMD SharePoint ke

semua pihak dalam

perusahaan


berkala dalam

implementasi SMD

SharePoint



sesuai dengan

kebutuhan

13. Meningkatkan

kompetensi sumber

daya TI dalam

pengembangan SMD

SharePoint


untuk kebutuhan akses

dengan ukuran


103



SMD


1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13

dokumen yang besar.


baru yang

berpengalaman untuk

mempercepat proses

implementasi.



karyawan yang

beradaptasi dengan

cepat

17. Melakukan pengawasan

dan evaluasi

pelaksanaan

implementasi SMD

SharePoint


learned dari perusahaan

lain yang telah berhasil

mengimplementasikan

SMD SharePoint.



BAB 5

KESIMPULAN DAN SARAN

Bab 5 berisi kesimpulan dari uraian dan penjelasan bab-bab sebelumnya dan saran

yang bermanfaat bagi kegiatan penyusunan dan implementasi manajemen

perubahan.

5.1 Kesimpulan

Berdasarkan pada penjelasan pada bab-bab sebelumnya, dapat ditarik kesimpulan-

kesimpulan sebagai berikut:

1. Strategi manajemen perubahan yang sesuai untuk mendukung keberhasilan

implementasi sistem manajemen dokumen SharePoint di Premier Oil

Indonesia adalah strategi perubahan transisional yang melibatkan semua

pengguna. Hal ini dikarenakan Premier Oil Indonesia akan mengubah suatu

keadaan lama menjadi keadaan baru dalam implementasi sistem manajemen

dokumen. Perubahan ini tidak menuntut adanya perubahan atau pergantian

SDM dan budaya organisasi secara menyeluruh. Strategi manajemen

perubahan ini menjawab pertanyaan penelitian yaitu: Bagaimanakah strategi

manajemen perubahan yang mampu mendukung implementasi sistem

manajemen dokumen SharePoint pada Premier Oil Indonesia?

2. Kerangka baru manajemen perubahan ini disusun dari 4 (empat) metode

manajemen perubahan yaitu Lewin, Kotter, ADKAR, serta Anderson and

Anderson. Pengelompokan fase-fase dalam kerangka baru ini mengikuti 3

(tiga) fase metode manajemen perubahan Lewin. Penggunaan fase-fase pada

metode Lewin menjadi landasan dari pembentukan kerangka baru manajemen

perubahan karena metode Lewin dianggap sebagai metode pertama yang

secara khusus mempertimbangkan faktor perubahan dan sampai sekarang

masih digunakan sebagai dasar atau acuan dari pengembangan metode-

metode manajemen perubahan lainnya. Langkah-langkah detail dari masing-

masing fase diambil dari metode manajemen perubahan Kotter, ADKAR,

serta Anderson and Anderson.


105


3. Pembentukan kerangka baru manajemen perubahan yang dilakukan dalam

penelitian ini adalah membandingkan masing-masing langkah dari tiap

metode manajemen perubahan yang digunakan. Perbandingan tersebut

menghasilkan kesamaan atau kesesuaian langkah dari masing-masing metode

manajemen perubahan. Proses pemilihan dari langkah yang digunakan

sebagai kerangka baru manajemen perubahan, ditentukan oleh kesesuaian dari

tiap langkah-langkah tersebut. Kesamaan-kesamaan langkah dari masing-

masing metode manajemen tersebut lalu dipilih langkah yang paling tepat.

Misalnya, langkah pada kerangka baru manajemen perubahan nomor 4

memilih langkah 2 dari metode Anderson and Anderson, yaitu membuat visi,

strategi, komitmen, momentum dan kapasitas dari perubahan. Pada langkah

ini Anderson and Anderson menjelaskan lebih detail langkah yang akan

dilakukan, dibanding dengan langkah 3 dari metode Kotter yang hanya

menjelaskan langkah pembuatan visi dan strategi dari perubahan.

4. Metode manajemen perubahan Kotter dan Anderson and Anderson berisi

detail dari langkah-langkah manajemen perubahan yang dijalankan. Berbeda

dengan metode manajemen perubahan Lewin dan ADKAR yang berisi

gambaran umum bagaimana langkah-langkah dari sebuah penerapan

manajemen perubahan dilaksanakan. Pada metode Kotter dan Anderson and

Anderson langkah yang digunakan lebih mudah dipilih karena langkah-

langkah yang digunakannya lebih jelas, dibandingkan dengan metode Lewin

dan ADKAR.

5. Kesulitan yang dihadapi dalam pembentukan kerangka baru manajemen

perubahan ini adalah menentukan langkah yang akan diambil dari metode

manajemen perubahan ADKAR. Ada 5 (lima) langkah dari metode ADKAR,

kesulitan yang dihadapi adalah menentukan langkah yang tepat dalam

pembentukan kerangka baru manajemen perubahan ini. Definisi dari langkah

yang digunakan tidak sesuai dengan kegiatan atau program yang harus

dijalankan dalam penerapan manajemen perubahan.

6. Kerangka baru manajemen perubahan ini menghasilkan 13 (tiga belas)

langkah yang dikelompokkan ke dalam 3 (tiga) fase. Fase pertama berisi 8

langkah, fase kedua berisi 3 langkah dan fase ketiga berisi 2 langkah


106


manajemen perubahan. Selanjutnya 18 strategi manajemen perubahan yang

didapat dari analisis SWOT dipetakan ke kerangka baru manajemen

perubahan dalam studi kasus penelitian ini.

5.2 Saran

Saran-saran yang dapat disampaikan setelah melakukan semua tahapan penelitian

ini sesuai metodologi yang digunakan adalah sebagai berikut:

1. Pembentukan kerangka baru manajemen perubahan ini, selain dapat

diterapkan pada manajemen perubahan implementasi sistem manajemen

dokumen, dapat juga diterapkan pada manajemen perubahan implementasi TI

lain, seperti implementasi CRM, implementasi ERP, dan implementasi

pengembangan aplikasi baru lainnya. Tetapi tidak tepat untuk penerapan

implementasi jaringan, infrastruktur, dan implementasi dari Data Center,

karena pada implementasi-implementasi tersebut tidak mengubah cara

bagaimana pengguna bekerja di dalam organisasi, sehingga dalam penelitian

selanjutnya dapat dibuatkan kerangka baru manajemen perubahan untuk

implementasi jaringan baru, infastruktur dan Data Center.

2. Pembentukan kerangka baru manajemen perubahan ini, selain dapat

diterapkan untuk implementasi TI pada perusahaan minyak dan gas seperti

dalam penulisan karya akhir ini, dapat juga diterapkan pada industri lain

seperti manufaktur, institusi pendidikan, institusi pemerintah atau rumah

sakit. Khusus untuk penerapan manajemen perubahan pada institusi

pemerintah, perubahan radikal yang mungkin terjadi atau disebut dengan

perubahan tranformasional, yaitu perubahan yang membutuhkan pergeseran

pola pikir, budaya atau perilaku organisasi, sehingga dalam penelitian

selanjutnya dapat dibuatkan kerangka baru manajemen perubahan untuk

diterapkan pada institusi pemerintah yang dapat mengakomodir pola dan

tatanan yang sudah berjalan selama ini.

3. Untuk penelitian selanjutnya dalam pembentukan kerangka baru manajemen

perubahan, gunakan metode manajemen perubahan selain dari metode

manajemen perubahan Lewin dan ADKAR, yang berisi detail dari langkah-

langkah yang digunakan. Karena dalam metode manajemen perubahan Lewin


107


dan ADKAR hanya berisi gambaran umum bagaimana langkah-langkah dari

sebuah manajemen perubahan dilaksanakan, tidak menjelaskan secara rinci

langkah-langkah di dalamnya.

4. Untuk penelitian selanjutnya, metode manajemen perubahan ADKAR

sebaiknya tidak digunakan sebagai acuan dalam pembentukan kerangka baru

manajemen perubahan. ADKAR sebaiknya digunakan langsung sebagai

metode manajemen perubahan dan penerapannya dalam strategi manajemen

perubahan pada sebuah organisasi. Karena dalam metode manajemen

perubahan ADKAR definisi langkah yang digunakan tidak sesuai dengan

kegiatan atau program yang harus dijalankan dalam penerapan manajemen

perubahan, sehingga akan menyulitkan dalam menentukan langkah yang tepat

dalam pembentukan kerangka baru manajemen perubahan

5. Dalam penelitian ini tidak menyebarkan kuesioner, karena pada perusahaan

minyak dan gas yang ada di Indonesia umumnya tidak diperkenankan untuk

penyebaran dari kuesioner kepada karyawannya. Penelitian selanjutnya dapat

menggunakan kuesioner, menyesuaikan dengan organisasi dari penelitian

yang akan diambil.



DAFTAR PUSTAKA

Anderson, Dean and Anderson, Linda Ackerman. 2001. Beyond Change

Management: Advanced Strategies for Today's Transformational Leaders. s.l. :

Jossey-Bass, 2001.

Applegate, Lynda M, Austin, Robert D and Soule, Deborah L. 2009. Corporate Information Strategy and Management: Text and Cases International

Edition Eight Edition. s.l. : Mc Graw Hill, 2009.

Awad , Elias M and Ghazir, Hassan M. 2004. Knowledge Management. New

Jersey : Pearson Education, 2004.

Bolognese, Albert F. 2002. Employee Resistance to Organizational Change .

[Online] 2002. [Cited: 11 20, 2013.]

http://www.newfoundations.com/OrgTheory/Bolognese721.html .

Consulting, PeopleWiz. 2013. A Comparison of 5 popular Models for Managing

Business Change. Change Management Models. [Online] 2013. [Cited: November

29, 2013.]

Dyson, R. 2002. Strategic Development and SWOT Analyst at The University of

Warwick. United Kingdom : University of Warwick, 2002.

Haryadi, Dody. 2012. Strategi Manajemen Perubahan Terhadap Implementasi

Sistem Pengisian Kartu Rencana Studi Online di Institusi Pendidikan: Studi

Kasus Universitas Al Azhar Indonesia. Jakarta : Program Magister Teknologi

Informasi Universitas Indonesia, 2012.

Hiatt, Jeffrey M. 2006. ADKAR: A Model for Change Business, Government and

Our Community. s.l. : Prosci Research Center, 2006.

Indar, Sukma. 2013. Strategi Manajemen Perubahan Implementasi Teknologi

Informasi di STMIK Indonesia: Studi Kasus Implementasi E-Learning. Jakarta :

Program Magister Teknologi Informasi Universitas Indonesia, 2013.

Kotter, John P. 1996. Leading Change. Boston, Massachusetts : Harvard

Business School Press, 1996.

L, Coch and J.R.P, French Jr. 1948. Overcoming Resistance to Change. 1948.

Lewin K. 1951. Field theory in social science. New York :, 1951


109


Lientz, Bennet P and Rea, Kathryn P. 2004. Breakthrough IT Change

Management - How to Get Enduring Change Results. s.l. : Elseiver Butterworth

Heinemann, 2004.

Longo, Rosario. 2011. Is Lewin’s change management model still valid?,. HR

Professional by Rosario Longo. [Online] 2011. [Cited: November 29, 2013.]

http://rosariolongo.blogspot.com/2011/05/is-lewins-change-management-model-

still.html.

Razak, A. 2011. Perlunya Standar Operasional Prosedur (SOP) untuk

Peningkatan Mutu Layanan. Manado : Balai Diklat Keagamaan., 2011.

Setia, Dian Hartana. 2009. Strategi Manajemen Perubahan untuk Mendukung

Implementasi Sistem Informasi Rumah Sakit: Studi kasus RSUD RAA Soewondo

Pati. Jakarta : Program Magister Teknologi Informasi Universitas Indonesia,

2009.

Sterman, John. 2000. Business Dynamics: System Thinking and Modeling For a

ComplexWorld. Singapore : McGraw Hill , 2000.

Wibowo, Adi. 2013. Strategi Manajemen Perubahan untuk Mendukung

Implementasi ERP: Studi Kasus Pada PT. NKP Bogor. Jakarta : Program

Magister Teknologi Informasi Universitas Indonesia, 2013.


http://rosariolongo.blogspot.com/2011/05/is-lewins-change-management-model-still.html

http://rosariolongo.blogspot.com/2011/05/is-lewins-change-management-model-still.html

110


Lampiran 1: Transkip Wawancara 1

Nama : Dharmoro Budiawan

Jabatan : Manajer Sistem Informasi

P1 : Apa alasan implementasi SMD di Premier Oil Indonesia?

J1 : Adanya keinginan dari manajemen kantor pusat yang berada di

London untuk melakukan pergantian SMD Livelink ke

SharePoint.

P2 : Sudah berapa lama SMD Livelink digunakan?

J2 : Sejak tahun 2001.

P3 : Apakah manajemen mendukung implementasi SMD SharePoint?

J3 : Sangat mendukung, karena arahan dari kantor pusat yang

mengharuskan penggunaan SharePoint untuk menggantikan

Livelink yang ada sekarang. Bentuk dukungan tersebut dengan

mengerahkan semua sumber daya di masing-masing unit bisnis

untuk keberhasilan implementasi sistem ini.

P4 : Apakah ada unit khusus di dalam departemen TI yang mengelola

dan mengembangkan SMD SharePoint ini?

J4 : Belum ada, saat ini SMD SharePoint dikelola oleh 1 orang admin.

Admin ini belum mempunya unit tersendiri, ke depan akan

direncanakan akan dibentuknya sebuah unit khusus untuk

pengelolaan dan pengembangan SMD ini di bawah departemen

TI.

P5 : Apakah infrastruktur TI mendukung dalam implementasi SMD

SharePoint ini?

J5 : Implementasi SMD ini didukung oleh infrastuktur TI yang

mumpuni, mengikuti panduan yang sesuai dengan rekomendasi

dari SharePoint, meliputi koneksi internet yang dibutuhkan,

perangkat lunak dan perangkat keras yang digunakan. Memang

masih ada masalah bagi pengguna yang berada diluar jaringan


111


internal perusahaan yang kesulitan mengakses dokumen, seperti

pengguna yang berada di Offshore, karena mereka mengakses

dokumen eksplorasi dengan ukuran yang besar.

P6 : Bagaimana gambaran pengguna dalam hal ini pengguna yang

sehari-harinya menggunakan SMD?

J6 : Umumnya pengguna sudah terbiasa dengan SMD yang sudah ada

sebelumnya, implementasi SMD mengubah cara pengguna

bekerja. Memang ada kesulitan awalnya, tetapi sedikit-demi

sedikit kesulitan itu dapat diatasi.

P7 : Apakah ada kebijakan yang dibuat oleh manajemen sehubungan

dengan implementasi SMD ini?

J7 : Kami dari manajemen mencoba memformulasikan kebijakan

terkait implementasi SMD ini. Kebijakan yang kami buat antara

lain pemberian penghargaan kepada departemen yang dapat

menyesuaikan dengan cepat penggunan SMD ini.

P8 : Bagaimana caranya supaya pengguna tidak kesulitan dalam

menjalankan aplikasi SMD tersebut?

J8 : Dalam implementasi SMD SharePoint ini dibuat semudah

mungkin, agar pengguna tidak kesulitan dalam menggunakannya.

P9 : Apa harapan dari implementasi SMD ini?

J9 : Harapannnya antara lain, SMD dapat meningkatkan efektifitas

dan efisiensi pengguna dalam melakukan unggah, unduh, dan

pencarian dokumen.

P10 : Apakah SDM TI yang terkait dengan implementasi SD sudah

cukup?

J10 : SDM TI saat ini masih kurang, karena hanya ada 7 orang yang

bekerja dalam implementasi ini, sedangkan aplikasi-aplikasi yang

diintegrasikan dengan SMD SharePoint ada 11 aplikasi.


112



Nama : Antoni Setiawan

Jabatan : Manajer Operasional

P1 : Apa alasan utama implementasi SMD di Premier Oil Indonesia?

J1 : Adanya keinginan dari pengguna yang merasa kesulitan dalam

menggunakan sistem manajemen dokumen yang sekarang, karena

tidak ada kontrol dari dokumen yang dimasukkan ke sistem

manajemen dokumen tersebut, sehingga menyebabkan ada

duplikasi dari dokumen dan kesulitan dalam melakukan

pencarian.


J2 : Sangat mendukung, bentuk dukungannya berupa dukungan

finansial, yaitu kemudahan dana yang digunakan serta dukungan

kebijakan yang dibuat untuk membantu implementasi SMD.


dan mengembangkan sistem manajemen dokumen SharePoint

saat ini?

J3 : Untuk saat ini hanya ada 1 (satu) admin yang ditugaskan untuk

mengelola SMD SharePoint. Rencana ke depan, akan ada bagian

technical support nya, tapi belum tahu akan berapa banyak

personil yang terlibat di dalamnya.

P4 : Apakah infrastruktur TI mendukung dalam implementasi SMD

SharePoint ini?

J4 : Untuk kebutuhan penggunaan SMD ini, pengguna disediakan

komputer dengan perangkat lunak dan perangkat keras yang

mendukung kegiatan operasional mereka sehari-hari.

P5 : Apakah ada kendala-kendala yang dihadapi dalam implementasi

SMD?

J5 : Kendala yang terjadi adalah tampilan antar muka yang berubah,

lalu beberapa pengguna menyampaikan adanya langkah-langkah


113


tambahan ketika unggah sebuah dokumen, diharuskan mengisi

metadata (informasi tentang dokumen tersebut), yang membuat

kesulitan dibanding dengan penggunaan SMD sebelumnya dan

akhirnya mengakibatkan resistensi dari beberapa pengguna.



J6 : Ada, yaitu kebijakan tentang pemberian penghargaan dari masing-

masing departemen dengan melakukan penilaian terhadap

bagaimana cara mereka menggunakan SMD dengan seharusnya.

P7 : Apakah manajemen menginformasikan tentang implementasi

SMD ke seluruh pihak di dalam organisasi?

J7 : Iya, manajemen mengkomunikasikan ke seluruh departemen

terkait tentang implementasi SMD, melalui poster, X-banner dan

laman internal perusahaan.

P8 : Apakah ada pelatihan yang diberikan oleh manajemen terkait

implementasi SMD?

J8 : Ada, pelatihan tentang bagaimana cara menggunakan SMD sudah

pernah diberikan, namun pelatihan ini baru diselenggarakan satu

kali. Pelatihan ini memang belum dilaksanakan ke semua

pengguna SMD, baru pada pengguna-pengguna kunci saja yang

diberikan.

P9 : Apakah pelatihan yang diselenggarakan oleh manajemen terkait

implementasi SMD sudah cukup?

J9 : Belum, pelatihan ini baru diselenggarakan 1 (satu) kali.

Kedepannya akan ada pelatihan untuk pengguna-pengguna

lainnya


J10 : Harapannnya adalah SMD dapat mempermudah pengguna dalam

melakukan unggah, unduh, dan melakukan pencarian dokumen-

dokumen perusahaan.


114



Nama : Rachmat S.M

Jabatan : Manajer Sumber Daya Manusia

P1 : Apa alasan utama implementasi SMD di Premier Oil Indonesia?

J1 : Manajemen ingin memperkuat penggunaan dari SMD. Karena

dalam implementasi ini, tidak hanya dokumen-dokumen

perusahaan yang dapat dikelola dengan baik, tetapi keterkaitan

hubungan antara bawahan dan atasan dapat dilihat. Keterkaitan

tersebut dapat dilihat dari struktur organisasinya. Pada SMD yang

sekarang digunakan, seorang pengguna dapat mengetahui

hubungan struktur organisasi dari pengguna lain untuk

mengetahui siapa atasannya. Begitu juga ketika atasan ingin

mengetahui siapa saja bawahan yang berada dalam sebuah

struktur. Hal ini memudahkan pengguna untuk melihat struktur

organisasi dalam perusahaan. Selain itu, adanya forum diskusi

yang tersedia pada SMD, mempermudah pengguna dalam

mengangkat isu-isu terkait, dan mendapatkan masukan dari hasil

diskusi tersebut. Pada tingkatan manajemen, manajer dapat

memasukkan informasi terbaru di laman mereka, dan akan terlihat

oleh pengguna lainnya.


J2 : Sangat mendukung, dikarenakan adanya arahan dari kantor pusat

yang berada di London, hal ini membuat mudahnya pemberian

dana terkait implementasi SMD.


dan mengembangkan sistem manajemen dokumen SharePoint

saat ini?

J3 : Untuk saat ini hanya ada 1 (satu) admin yang ditugaskan untuk

mengelola SMD SharePoint.


115


P4 : Apakah infrastruktur TI mendukung dalam implementasi sistem

manajemen dokumen SharePoint ini?

J4 : Infrastruktur TI sudah cukup baik untuk digunakan dalam SMD.

P5 : Dalam menghadapi perubahan ini, strategi apa yang telah

diterapkan perusahaan, agar implementasi SMD berjalan sesuai

dengan harapan?

J5 : Saat implementasi dijalankan, belum ada strategi yang dirancang

dalam implementasi SMD.



J6 : Ada, yaitu kebijakan tentang pemberian penghargaan dari masing-

masing departemen dengan melakukan penilaian terhadap

bagaimana cara mereka menggunakan SMD dengan seharusnya.

P7 : Bagaimana hasil dari implementasi SMD sekarang ini?

J7 : Saya melihat bahwa perlu diadakannya sosialisasi lebih lanjut dari

implementasi SMD. Pelatihan yang diberikan juga belum ke

semua pengguna, tentu ini akan menghambat proses implementasi

tersebut.


J8 : Tentu saja harapan dari implementasi SMD dapat memudahkan

pengguna selain sebagai arena untuk bertukar informasi di laman

web.

P9 : Bagaimana kondisi SDM TI yang ada saat ini?

J9 : SDM TI saat ini merupakan karyawan lama yang belum

berpengalaman dalam operasional sistem manajemen dokumen

SharePoint ini, disamping itu berdasarkan informasi dari Manajer

SI, jumlah SDM TI saat ini mengalami kekurangan sumber daya

karena belum ada rekrutmen baru.


UNIVERSITAS INDONESIA STRATEGI MANAJEMEN...

Documents

Transcript of UNIVERSITAS INDONESIA STRATEGI MANAJEMEN...