TUTORIALMICROSOFT OFFICE ACCESS 2003

TRAINING DIVISION

BY ROMIA, S.Pd

PENERBIT IG COMPUTERBandung, 2008

DAFTAR ISIDAFTAR ISI...............................................................................i1. Mengenal Area Kerja Acces 2003.....................................12. Mulai Bekerja Dengan Acces.............................................13. Pengenalan Aplikasi Access...............................................3

a. Format Tabel..................................................................3b. Format Query.................................................................5c. Format Form...................................................................7

a) Form Dosen................................................................7b) Form Mahasiswa......................................................11

d. Report...........................................................................12e. Macro...........................................................................13

4. Switchboard......................................................................165. Relasi Antar Tabel............................................................236. Membuat Program Transaksi...........................................26

a. Buat Tabel....................................................................26b. Isi tabel barang dan konsumen.....................................29c. Tentukan relasi antar tabel...........................................29d. Buat Query untuk Q-Head dan Q-Detil........................31e. Buat Form untuk Q_Head dan Q_Detil........................32f. Masukan rumus-rumus dan ketentuan transaksi..........34

i

1. Mengenal Area Kerja Acces 2003

2. Mulai Bekerja Dengan AccesUntuk memulai melangkah ke program Microsoft Acces caranya adalah:1. Klik start program microsoft Office Microsoft Office Access

20032. Klik menu file New blank database tentukan lokasi

penyimpanannya kemudian beri nama filenya create.

3. Selanjutnya tampilan yang akan muncul seperti di bawah ini.

Fungsi Yang ada di Microsoft Accesa Tabel digunakan untuk menyimpan datab Query digunakan untuk memanipulasi datac Form digunakan untuk membuat aplikasi sejenis formulir untuk

menginput data. Biasanya, data yang sudah di input akan di tampilkan.d Report digunakan untuk membuat laporane Macro digunakan untuk melakukan satu atau beberapa fungsi.f Switchboard digunakan untuk memadukan berbagai macam aplikasi.

2

3. Pengenalan Aplikasi Accessa. Format Tabel

Table adalah tempat untuk menyimpan data. Contohnya data mahasiswa dan dosen. Untuk membuat tabel, buatlah format tabel dengan kriteria sebagai berikut:Beri nama T_Mahasiswa.No Field Tipe Data Keterangan1. NIM Number Nomor Induk Mahasiswa2. Nama Text (30) Nama Mahasiswa3. Jurusan Text (20)4. Fakultas Text (6) FPIPS, FPBS, FPMIPA, FIP,

FPOK

Dan juga tabel yang diberi nama T_DosenNo Field Tipe Data Keterangan1. NIP Number Nomor Induk Pegawai2. Nama

DosenText (30) Nama Dosen

3. Alamat Text3. Jurusan Text (20)4. Fakultas Text (6) FPIPS, FPBS, FPMIPA, FIP,

FPOKDari kriteria tabel di atas input data yang diperlukan seperti dibawah ini:Tabel Mahasiswa

Tabel Dosen

Setelah selesai memasukkan kriteria tabel yang diperlukan. Untuk kriteria Fakultas hanya memiliki lima

3

pilihan. Untuk mempermudah, kita akan membuat setting otomatis dengan cara mengklik data type pilih lookup wizard

Kemudian akan muncul jendela lookup wizard, isilah seperti dibawah ini. Setelah itu klik finish.

Untuk mengakhiri pembuatan table sebelum di simpan kita tentukan primary key nya. Dalam tabel ini saya akan membuat primary key pada field NIM. Apabila anda ingin membuat lebih dari satu primary key, bisa saja anda lakukan. Namun yang saya sarankan untuk awal cukup satu saja dulu.

4

Setelah itu save tabel beri nama file di awali dengan huruf T untuk membedakan nama file tabel apabila kebetulan sama dengan yang lainnya. Klik OK. Kemudian close jendela tabel.

Untuk membuka tabel selanjutnya anda bisa membukanya di tampilan database.

b. Format QueryQuery adalah 'permintaan data' kita berupa bahasa bisnis, untuk

mengolah data dalam tabel-tabel menjadi satu informasi yang bisa dimengerti. Seperti mengelompokkan berapa mahasiswa yang berasal dari FPOK. Ia bisa berdasarkan pada satu tabel saja, atau pada dua/lebih tabel, ataupun berdasarkan pada query yang telah ada. Query biasanya digunakan sebagai sumber data untuk Report.dan Form.Langkah-langkah membuat query:

1. Dari table di atas kita akan membuat data terpilih dengan menggunakan Query. Pada Jendela database pilih Query lalu klik dua kali Create Query In Design View.

5

2. Pada Jendela Show Table Pilih Table-Table yang akan dipakai dalam Query, misalnya kita pakai tabel T_Mahasiswa. Klik T_Mahasiswa lalu klik Add. Jika tidak ada tabel yang ingin dipakai lagi klik Close.

KeteranganField = Nama Field yang ingn ditampilkanTable = Nama Table dari Filed tersebutSort = Mengurutkan Data hasil queryShow = Mengatur Field ditampikan atau tidakCriteria = Syarat dari data yang ingin ditampilkanPada jendela query di atas, misalnya kita ingin menampilkan berapa jumlah mahasiswa yang berasal dari Fakultas FPOK. Adapun caranya sebagai berikut:

Lakukan double klik field yang akan digunakan yaitu fakultas.Dalam tabel query akan muncul field fakultas.

Isi kolom criteria dengan diberi tanda petik dua “FPOK”

Untuk memunculkan jumlah mahasiswa yang berasal dari FPOK dengan cara mengklik menu query Run

6

Hasilnya akan tampak seperti di bawah ini

Simpan dengan file dengan nama yang anda inginkan.

c. Format Form

a) Form DosenLangkah-langkah:1. Klik objects form New maka akan muncul jendela

New Form. Tentukan jenis formnya. Pilihlah Autoform: Columnar. Pilih tabel. Saya misalkan tabel T_Dosen.

2. Setelah itu akan muncul jendela sebagai berikut:

7

3. Perbesar ukuran kemudian klik kanan pada area kerja. Klik form design.

4. Jendela form akan berubah dalam bentuk yang bisa di ubah-ubah sesuai dengan yang anda inginkan.

5. Klik toolbox label untuk memberi judul form. Atur posisi sesuai dengan yang anda inginkan. Tampilan akhir dari form yang telah anda buat adalah sebagai berikut :

8

6. Beri toolbox perintah untuk memudahkan proses input data. Diantaranya adalah untuk menambah, mengurangi, mencetak dan keluar dari aplikasi object form.

7. Untuk membuat aplikasi perintah penambahan input data baru caranya adalah dengan mengklik toolbox command button. Lepaskan ke area kerja, kemudian akan muncul jendela command button wizard.

8. Pilih record operations klik Next Pilih format text tentukan kata yang ingin anda gunakan misalnya: “&Tambah”. Supaya fungsi perintah ini bisa berjalan, maka sebelum kata tambah di tandai dengan symbol “&”. Kemudian klik next next beri nama “cmdtambah” kemudian klik finish.

9. Untuk aplikasi perintah delet. Langkah-langkahnya sama dengan cara membuat aplikasi perintah penambahan input data.

9

10. Beri nama toolbar command yang akan ditampilkan sesuai dengan yang anda inginkan.

11. Klik next dan beri nama sesuai dengan yang anda inginkan.

12. Setelah itu buatlah beberapa toolbar perintah yang akan anda gunakan misalnya perintah Tampilan akhir dari toolbar command yang telah anda buat adalah sebagai berikut:

10

b) Form Mahasiswa

11

d. ReportReport, seperti halnya form, digunakan untuk merepresentasikan hasil

olahan data menjadi informasi yang siap di cetak di lembaran kertas.Contoh soal:Dari table di bawah ini buatlah report untuk seluruh dosen.

Langkah-langkah:a). Klik object report. Kemudian klik New.

12

b). Kemudian masuk pada jendela New Report. Pilih autoreport:Tabular Masukan object data T_Dosen. Kemudian klik OK. Hasilnya akan tampak seperti di bawah ini:

e. MacroMakro berisi rangkaian perintah berupa aksi yang dapat dilaksanakan secara otomatis. Terutama untuk perintah yang sifatnya sama dan sering digunakan.Mendefinisikan Macro Kombinasi KunciUntuk mendefinisikan sebuah macro kombinasi kunci, ikuti langkah-langkah berikut ini:1. Buka file database yang anda inginkan, kemudian pada jendela kerja

database, klik macros yang ada di bawah objects atau pilih dan klik menu View, Databse Objects, Macros.

13

2. Pilih dan klik tombol perintah New. Kotak dialog Macro akan ditampilkan.

3. Pada tombol daftar pilihan Action, pilih dan klik perintah berupa aksi yang anda inginkan. Misalnya Anda pilih perintah Beep untuk mengeluarkan bip dan di baris berikutnya pilih perintah openreport untuk membuka report (Laporan).

4. Jika perlu pada kotak isian comment, ketikkan komentar yang anda inginkan untuk masing-masing Action yang anda pilih.

5. Setiap action yang anda pilih hamper sebagian besar mempunyai pengaturan Action argumens di bawahnya, sebagai contoh tempatkan

14

penunjuk pada baris action yang berisi OpenReport, kemudian [ada bagian Actions Arguments lakukan pemilihan dan pengisian berikut ini: Pada kotak isian Report name, ketikkan atau pilih nama report

(laporan) yang ingin anda buka. Pada kotak view, pilih bentuk keluaran yang ingin di tampilkan.

6. Untuk menyimpan macro yang anda buat, pilih dan klik menu file Save (Ctrl + S) atau klik tombol toolbar save. Kotak dialog Save As akan ditampilkan.

7. Pada kotak isian macro name, ketikkan nama macro yang akan ditampilkan.

8. Untuk menutup kotak dialog Macro, pilih dan klik menu File, Close atau klik tombol Close (X).

Menjalankan MacroLangkah-langkah: Buka file database yang terdapat aplikasi macro.

Lakukan double klik pada macro yang telah anda buat. Kemudian akan muncul kotak dialog seperti di bawah ini.

15

Klik step step sampai muncul laporan dari data yang telah anda buatkan macro.

4. SwitchboardSwitchboard merupakan perancangan menu otomatis pada access untuk

mempermudah dalam mengakses objek table, query, form, Report, macro, pages, modules yang telah dibuat. Dalam aplikasinya Switchboard sering digunakan sebagai menu aplikasi untuk memudahkan para pengguna. Untuk memahami bagaimana cara membuat Switchboard buatlah database baru dengan nama BIODATA dengan dua tabel, yaitu tabel dosen dan tabel mahasiswa, seperti struktur dibawah ini.Tabel Dosen

Tabel Mahasiswa

16

Langkah berikutnya buat Form Dosen dengan nama F_Dosen seperti gambar berikut ini, kemudian isikan data fiktif sebanyak record yang anda perlukan.

Langkah berikutnya buat Form Mahasiswa dengan nama F_Mahasiswa seperti gambar berikut ini, kemudian isikan data fiktif sebanyak record yang anda perlukan.

Setelah entri data selesai buatlah Buat Report dengan nama Rpt_Dosen berdasarkan table DOSEN dan Buat Report dengan nama Rpt_Mahasiswa berdasarkan table MahasiswaLangkah Membuat Switcboard:1. Klik menu Tools, pilih Database Utilities, Switchboard Manager

17

3ila anda belum pernah membuat Switchboard di layar akan mumcul kotak dialog sebagai berikut :Klik tombol Yes untuk memulai membuat Switchboard sampai keluar kotak Switchboard Manager

Klik tombol New

18

Ketik nama Switchboard yang diinginkan misalnya DATABASE kemudian klik Ok, di layar akan muncul kotak Switchboard Manager yang telah terisi DATABASE.

Klik DATABASE, klik make default.

Selanjutnya klik edit.

19

Klik NEW. Isi Switchboard item seperti berikut kemudian klik OK.

Lakukan dengan cara yang sama untuk mengisi Form mahasiswa, daftar dosen dan daftar mahasiswa. Namun untuk bentuk report, gunakan comand dengan perintah open report.

Kemudian membuat perintah untuk keluar dari program.

Close aplikasi pembuat swithcboard. Pada format form. Lakukan double klik untuk membuka program aplikasi switchboard yang telah kita buat.

20

Karena pada saat pembuatan kita memilih open form in add mode maka yang ditampilkan form kosong, jika ingin menampilkan data yang sudah diisikan harus memilih open form in add mode, jika ingin menampilkan data yang sudah diisikan harus memilih open form in edit mode, atau kalau sudah terlanjur dibuat, edit table switchboard items dengan cara:a). Klik object tabel.b). Doble klik switchboard items, kemudian akan muncul:

21

c). Ubah angka 2 pada kolom Command menjadi 3. Anda juga bisa mengubah Item. Misalnya terjadi salah ketik.

Mengatur Switchboard Pada Saat StartupAgar Switchboard langsung aktif pada saat file dijalankan lakukan perubahan pada startup, dengan cara sebagai berikut:a). Klik menu Tools, pilih Startup

b). Isi beberapa komponen pada kotak Startup, misalnya Aplication Title: isi dengan Judul Aplikasi yang anda buat. Display Form/Page. pilih form yang akan pertama kali dimunculkan, komponen lainnya disesuaikan dengan kebutuhan.

22

5. Relasi Antar Tabel

Tabel MAHASISWANama Field TipeNIM TEXT (PK)NAMA TEXTKODE_JUR TEXT (FK)

Tabel ORGANISASINama Field TipeKODE_ORG TEXT (PK)NAMA_ORG TEXT

Tabel JURUSANNama Field TipeKODE_JUR TEXT (PK)NAMA_JUR TEXTKODE_FAK TEXT (FK)

Tabel FAKULTASNama Field TipeKODE_FAK TEXT (PK)NAMA_FAK TEXT

Tabel MHS_ORGNama Field Tipe

23

NIM TEXT (PK)KODE_ORG TEXTTGL_GABUNG DATE

Implementasikan seperti biasa di Access, jangan lupa definisikan primary key untuk setiap tabel (PK). Cara mendefinisikan suatu tabel menjadi primary key adalah saat design view, klik kanan kolom yang akan dijadikan primary key (gambar bawah)

lalu pilih “Primary Key”, hasilnya akan tampak sebagai berikut:

Primary key ini nantinya akan berperan sebagai penghubung antar table

Untuk mendefinisikan relationship

Tekan tombol relationship.

24

Tambah semua table sehingga tampilannya akan seperti berikut:

Lebih Lanjut tentang Referential IntegrityReferential integrity adalah mekanisme untuk menjamin integritas data. Tanpa penjaminan referential integrity dapat terjadi kesalahan pada data, bukan kesalahan dalam hal fisik tetapi dalam hal kekonsistenan. Anda dapat bayangkan apa yang terjadi saat kode fakultas di tabel FAKULTAS diganti tanpa mengganti kode fakultas di tabel JURUSAN?Efeknya sangat fatal, semua JURUSAN yang terkait dengan fakultas tadi akan terputus dengan tabel FAKULTAS, atau lebih bahaya lagi akan terhubung ke record yang salah.Ketidak konsistenan data akan menyebabkan kesalahan lojik yang sangat sulit dilacak dan diperbaiki.

Kita dapat mengeset Access agar melaksanakan pemaksaan referential integrity (enforce referential integrity). Pada Access ada dua jenis enforce referential integrity: Cascade Update dan Cascade Delete.

Pada cascade update, jika suatu primary key tabel diubah (misalnya KODE_JUR pada tabel JURUSAN), otomatis field pada tabel lain yang mengacu field tersebut juga akan terupdate (misalnya KODE_JUR pada tabel MAHASISWA).

Sedangkan cascade delete terjadi saat suatu record dihapus, maka record yang mengacu pada record tersebut juga akan dihapus.

25

6. Membuat Program TransaksiKita akan membuat program transaksi dengan form seperti tampak pada di bawah ini:

Langkah-langkah Pembuatan Form Transaksi tersebut adalaha). Buat Tabelb). Isi Tabel barang dan Konsumenc). Tentukan relasi antar tabeld). Buat Query untuk Q-Head dan Q-Detile). Buat Form untuk Q-Head dan Q-Detilf). Gabungkan Form Q-Head sebagai main Form dan Q-Detil sebagai Sub

Formg). Masukan rumus-rumus transaksi

a. Buat TabelForm di atas memerlukan empat tabel yang harus dibuat, yaitu - Tabel Barang- Tabel_Konsumen- Tabel Head- Tabel DetilField yang sama yang dijadikan Primary Key pada tabel Head, Detil, dan Barang harus mempunyai Tipe Data, Field Size dan Field Name yang sama.

26

Tabel-tabel di atas dapat dibagi ke dalam dua golongan yaitu Tabel Master yang terdiri dari tabel Barang dan tabel Konsumen.

Tabel ini harus diisi dengan record yang sesuai sebelum digunakan dalam form transaksi. TabeI ini merupakan tabel sumber dari transaksi yang dilakukan.

Tabel Transaksi, terdiri atas tabel Head dan tabel Detil. Tabel ini diisi pada saat transaksi dilakukan.

27

28

b. Isi tabel barang dan konsumen

c. Tentukan relasi antar tabelSyarat relasi:

Data Type dan Field Size harus samaFiled Name boleh berbedaHubungan hams berjenis One to ManyBila terjadi hubungan One to One, terjadi perbedaan data type dan field size pada primary keys yang direlasikan. Bila terjadi intermediate, menunjukkan salah satu field yang direlasikan belum memakai primary keys

Untuk merelasikan Tabel lakukan langkah berikut Berikan perintah Tools Relationship. Kemudian akan muncul Kotak

Dialog Show Tabel. Blok Tabel yang akan dibuat relasi dengan cara klik dan seret mouse

dari nama Tabel Barang sampai Konsumen, Tekan tombol Add, nama-nama tabel akan masuk ke dalam jendela

Relationships Klik tombol Close, Anda akan masuk ke dalam jendela Relationships

29

Pada jendela Relationships relasikan field-field yang diperlukan dengan menyeret dan melepas tombol mouse pada nama field yang bersesuaian. sehingga relasi untuk keempat tabel di alas nampak pada tabel berikut.

Pada Kotak Dialog Edit Relationship yang ditampilkan, klik semua kotak check seperti tampak pada gambar berikut.

30

Tutup jendela Relationship dengan menekan tombol Close atau CtrI+F4. Sebuah kotak pecan akan ditampilkan. Tekan Yes untuk menyimpan relasi yang telah Anda buat.

d. Buat Query untuk Q-Head dan Q-DetilUntuk dapat mengisi tabel Head dan tabel Debi melalui Form

Transaksi, terlebih dahulu perlu dibuat Query Head dan Query Detil. Kunci keberhasilan membuat Query terletak pada ketelitian pengambilan sumber Field. Pada kasus ini Query Head diberi nama Q-Head dan untuk Query Detil diberi nama Q-Detil. Nama sebuah query sebaiknya diawali dengan huruf Q untuk membedakan dengan Tabel saat membuat Form

Untuk membuat Query lakukan langkah-langkah berikut:a. Klik Objek Query pada Database Windowsb. Klik Tombol New, Kotak Dialog Show Tabel dengan latar belakang

Query Windows akan ditampilkan.c. Klik nama Tabel yang akan dibuat Query (atau blok tabel-tahel yang

akan dibuat Query)d. Klik Add.e. Klik Close. Sekarang Anda akan berada pada Windows Queryf. Double klik nama-nama field yang akan dibuat Query pada daftar Field

yang ditampilkan.

31

g. Tekan Ctr1+F4 untuk keluar sekaligus menyimpan Query. Berikan Nama Query pada kotak dialog yang ditampilkan. Akhiri dengan menekan tombol Yes.

Untuk kasus di atas, bila Anda benar, Query Head, dan Query Detil nampak seperti pada gambar berikut:

e. Buat Form untuk Q_Head dan Q_DetilForm untuk Q-Head harus berbentuk Columnar Form, dan bed nama misalnya F-t leadForm untuk Q-Detil harus berbentuk Datasheet Form, dan beri nama misalnya F-Detil

32

Gabungkan Form F-Head dengan f_DetilJadikan Form F-Head sebagai main Form dan F-Detil sebagai Sub Form. Untuk menggabungkan kedua form tersebut lakukan langkah berikut:o Buka Form F_Head dalam keadaan Design View.o Posisikan Field dan Label sesuai dengan Form yang diinginkan.o Untuk memasukkan F-Detil sebagai Sub Form hisa menggunakan

Toolbox atau dengan menyeret nama form yang ditampilkan pada Database Windows ke dalam F-Head yang sedang dalam keadaan Design View.

o Hapus Field No Faktur Jual yang ada pada Sub Form

33

o Properties yang harus dirubah pada Sub Form adalahSource Object : F_DetilLink Child Fields : No Faktur JualLink Master Fields : No Faktur Jual

o Untuk menghindari kesalahan dalam menentukan values dari Link Child Fields dan Link Master fields, klik tombol Expression Builder yang berada di samping kanan Link Child Fields, sehingga Sub Form Field Linker ditampilkan. Klik OK.

f. Masukan rumus-rumus dan ketentuan transaksiTampilkan form gabungan F-Head dengan F-Detil dalam keadaan Design View. Kemudian lakukan hal-hal berikut:

a) Tanggal TransaksiTanggal transaksi dihuat otomatis sesuai dengan tanggal saat dilakukan transaksi. Klik mouse kanan pada textbox tanggal, klik properties. Ketikan = Date () pada properties Default Value

34

Tentukan format Tanggal pada properties Format sesuai dengan format yang disediakan.

b) Nomor CustomerAgar dapat mengisi Nomor Customer dengan cara rnemilih daftar Customer yang sudah ada yang diikuti dengan Nama dan Alamat Customer yang ditampilkan secara otomatis, lakukan Iangkah berikut: Klik mouse kanan pada textbox No Customer, klik Change "I o,

klik Combo Box. Tentukan properties

Row Source Type : Table/QueryRow Source : Konsumen

c) Kode BatangAgar dapat mengisi Kode Barang dengan cara memilih daftar Kode Barang yang sudah ada yang diikuti dengan Nama Barang yang ditampilkan secara otomatis, lakukan langkah berikut:

35

Klik mouse kanan pada textbox Kode Barang; klik Change "i o, khk Combo Box.

Tentukan propertiesRow Source Type : Table/QueryRow Source : Barang

36