Tutorial Si UPIK

Untuk Moderator

Aplikasi Si UPIK

Buka Aplikasi UPIK

http://upik.kerincikab.go.id

Login sebagai Moderator

Tugas Moderator Si UPIK

• Menginput Data Operator SKPD.• Mengelola Data Operator SKPD.• Meneruskan Pesan ke SKPD terkait.• Mengingatkan SKPD atas Pesan yang masuk dan

statusnya.• Memblokir Nomor Pengguna Tertentu.• Mempublish Pesan tertentu ke Website Si UPIK.• Menjawab Pesan Pertanyaan Umum.• Membuat Laporan yang disampaikan kepada Kabag PDE.

MODERATOR UPIK

Halaman Untuk Moderator

• Home – Kembali ke halaman depan• Pesan Masuk – Melihat Pesan Masuk dari Masyarakat• Pesan untuk Dinas – Pesan untuk Dinas/Bagian dimana Moderator bekerja• Black List – untuk memblokir nomor• Data Operator, Kadis & Seretaris – Input data Operator, Kadis dan Sekretaris SKPD• Rule Access – menentukan hak akses masing-masing user• Manage User – mengelola user di dalam aplikasi• Berita – berita, abaikan menu ini karena akan diintegrasikan dengan web kerincikab.go.id• Report – melihat laporan statistik Si UPIK Kabupaten Kerinci• Log Out – menu untuk keluar dari Si UPIK. Pastikan setelah menggunakan Si UPIK untuk klik LogOut

Pesan Masuk

• Moderator dapat memfilter pesan yang Sudah atau Belum dibalas.

• Moderator juga dapat memfilter berdasarkan kategori:– Keluhan– Pengaduan– Perminataan Informasi– Pujian

Memahami Kartu Pesan Si UPIK

• Bagian atas, Nomor Pengirim dan Waktu

• Isi Pesan di bagian dalam kotak.• Pesan yang sudah diteruskan akan

terdapat kolom SKPD yang menjawab atau belum.

• Bagian bawah terdapat tombol yang secara dinamis berubah.

• Dekatkan kursur pada tombol untuk melihat fungsinya.– Hapus, untuk menghapus pesan.– Blokir, untuk memblokir nomor.– Proses / Forward untuk meneruskan

pesan ke SKPD– Balas, untuk membalas pesan.– Publish, untuk menerbitkan pesan di

halaman utama Si UPIK

Menghapus Pesan

• Dekatkan kursor pada tombol Hapus.

• Akan ada konfirmasi seperti di samping.

• Klik YAKIN, pesan akan terhapus atau Klik Batal untuk membatalkan.

Memblokir Nomor

• Moderator dapat memblokir nomor tertentu dengan klik tombol Blokir.

• Akan muncul konfirmasi seperti di atas.• Klik YA nomor akan terblokir. Klik BATAL

untuk membatalkan.• Nomor Terblokir seperti gambar di

samping.

Meneruskan Pesan

• Moderator Bertugas untuk meneruskan pesan ke instansi terkait.• Klik Tombol Proses/Forward. Muncul jendela seperti di atas.• Baca isi SMS/Pesan secara seksama. Pastikan inti pesan tersebut terkait

dengan dinas tertentu. Konsultasikan dengan atasan jika diperlukan.• Pilih SKPD pada kolom diteruskan untuk, dan pesan diteruskan ke SKPD

yang dipilih.• Pilih Kategori SMS/Pesan.• Klik tombol Kirim.

Menjawab SMS/Pesan

Moderator UPIK sekaligus Operator pada SKPD-nya. Moderator dapat menjawab langsung Pesan yang masuk. Caranya:• Klik Tombol Balas.• Muncul jendela seperti di atas.• Isi kolom balasan, karakter yang

Anda ketik akan dihitung secara otomatis. Usahakan Jawaban tidak lebih dari 150.

• Pilih Kategorinya.• PENTING. Pastikan bahwa jawaban

Anda sudah diketahui oleh atasan. Isikan pejabat yang mengetahui Jawaban Anda.

• Klik Kirim.

Mempublikasikan Pesan

• Moderator dapat mempublikasikan pesan, sehingga masyarakat mengetahui pesan tersebut di website Si UPIK. Caranya:

• Dekatkan kursor pada menu Publish.• Klik menu Publish.• Pesan sudah terpublikasi di web Si UPIK dan tombol berubah.• Untuk membatalkan publikasi, klik lagi tombol Publish tersebut.

Menu Black List

• Moderator dapat melakukan Blokir, lihat di halaman atas.

• Moderator juga dapat membatalkan pemblokiran. Caranya:

• Klik menu Blacklist di atas.• Klik menu Jangan Blokir

sebagaimana gambar di atas.• Sekali Anda klik, nomor tersebut

BATAL di Blokir. Gambar Bawah.

Input Data SKPD

• Pilih SKPD terlebih dahulu.• Untuk Menambah Klik Tombol Add

Tambah Data SKPDSetelah Klik Tombol Add, muncul jendela Seperti ini.

• Pilih Dinas• Isi kolom Nama• Isi kolom Jabatan• Isi kolom HP• Isi Status : aktiv

Kolom-kolom tersebut harus diisi dengan benar.

Mengubah Data

• Tempatkan kursor pada data yang akan diubah, background berubah kuning.

• Klik menu Edit, muncul halaman seperti di samping.

• Silahkan ubah data.• Klik Save.

Rule Access

• Menu Rule Access adalah pengelompokan Grup User berdasarkan hak akses.

• Moderator sangat jarang perlu menggunakan menu ini.

Menu Manage User

• Halaman pada Manage User, ini digunakan untuk mengelola User Si UPIK.

• Anda bisa menambah, mengubah data termasuk password atau menghapus user.

Menambah / Mengubah User Operator

Pastikan saat mengisinya disesuaikan dengan SK pada masing-masing SKPD.

• Setelah Klik Add• Isikan Username• Isikan password• Pilih Dinas / SKPD• Pilih Yes untuk kolom

Active.• Pilih Rule, Operator.

Melihat Laporan / Report• Pimpinan daerah dapat melihat

statistik layanan pemda Kerinci yang diinginkan atau dirasakan warga melalui menu ini. Caranya:

• Klik menu Report.• Pilih interval atau jangka waktu

yang ingin dilihat, bisa per hari, minggu, bulan tahun dan seterusnya.

• Klik GO, tunggu beberapa saat hingga sistem men-generate laporan seperti contoh disamping.

Selesai – Log Out

• Pastikan Setelah Selesai untuk Klik Tombol Log Out agar tidak disalahgunakan oleh yang tidak berwenang.

Tutorial Si UPIK

Untuk Operator

TUGAS OPERATOR Si UPIK

• Meminta Persetujuan Ke Atasan Untuk Membalas SMS.

• Menolak Pesan yang masuk jika tidak sesuai dengan tupoksi/kewenangan instansi.

• Mengirim Balasan SMS.– Melalui Aplikasi Si UPIK.– Melalui HP Operator yang terdaftar.

OPERATOR SKPD

Tutorial Si UPIKOperator Menjawab

Melalui Aplikasi Si UPIKhttp://upik.kerincikab.go.id

Aplikasi Si UPIK

Buka Aplikasi UPIK

http://upik.kerincikab.go.id

Login sebagai Operator

Memahami Kartu Pesan Si UPIK

• Bagian atas terdapat kolom berwarna Biru, Orange, Merah dan Hijau. Warna tersebut menunjukan kategori pesan.

• Bagian atas terdapat Nomor Pengirim dan Waktu• Isi Pesan Masuk di bagian dalam kotak didahului

dengan 4 digit kode.• Kode Pesan berjumlah 4 digit berguna jika

Operator, Kepala SKPD atau Sekretaris ingin menjawab melalui Handphone.

• Jawaban atas pesan, terdapat dibawahnya dengan latar kuning.

• Bagian bawah terdapat dua tombol.– Tombok TOLAK. Ini untuk mengembalikan pesan

kepada moderator jika pesan tersebut tidak sesuai dengan tupoksi.

– Tombol BALAS untuk membalas pesan. Jawaban Anda akan diteruskan oleh Si UPIK kepada Masyarakat dan di arsip oleh Si UPIK.

Kaidah dan Ketentuan Menjawab Pesan

• Si UPIK adalah salah satu sarana guna meningkatkan Layanan Publik.• Si UPIK adalah sarana komunikasi interaktif antara Warga dengan Pemerintah

Kabupaten Kerinci.• Si UPIK dapat digunakan untuk memberikan penjelasan mengenai

Pembangunan dan Pelayanan Publik Pemkab Kerinci kepada Masyarakat.• Segala informasi yang berasal dari operator Si UPIK adalah informasi resmi

Pemerintah Kabupaten Kerinci melalui SKPD terkait dan karenanya memiliki kedudukan hukum.

• Koordinasikan informasi (jawaban) yang akan Anda sampaikan dengan atasan sebelum menjawabnya.

• Jawablah dengan singkat dan jelas.• Pastikan jawaban Anda tidak melanggar hukum, kaidah etika dan tidak

menyinggung isu SARA (Suku, Agama, Ras dan Antar Golongan).• Operator dapat menjawab lebih dari 1 kali.

Menjawab Pesan• Pada bagian bawah kartu pesan,

klik Tombol BALAS (gambar atas).• Muncul jendela (gambar bawah).• Isikan Jawaban pada kolom

balasan. Setiap karakter yang Anda ketik akan dihitung, usahakan tidak lebih dari 150 karakter.– Anda tetap dapat menjawabnya

lebih dari 150 karakter jika diperlukan.

• Isikan Pejabat yang mengetahui jawaban ini (PENTING).

• Klik tombol Kirim.

Menolak Pesan / SMSSKPD melalui Operator dapat menolak pesan, jika pesan yang diterima tidak sesuai dengan Tupoksi atau kewenangan dan tanggungjawab SKPD tersebut. Caranya:• Klik menu Tolak, muncul

jendela seperti di samping.• Isikan Alasan ditolak, usahakan

secara rinci dan berikan alternatif SKPD mana yang terkait dengan urusan tersebut.

• Isikan kolom diketahui oleh dengan Jabatan atasan Anda.

• Klik Kirim.

Selesai - Log Out

• Pastikan Setelah Selesai untuk Klik Tombol Log Out agar tidak disalahgunakan oleh yang tidak berwenang.

Tutorial Si UPIK

SKPD Menjawab Melalui Handphone

Memahami Pesan dari Si UPIK• Pesan yang dikirimkan masyarakat

dan diteruskan oleh Moderator UPIK akan terkirim ke Handphone Operator SKPD, Kadis maupun Sekretaris di SKPD masing-masing. Contoh seperti di samping.

• Di awal pesan tersebut terdapat 4 (empat) digit kode.

• Kode tersebut digunakan Si UPIK untuk membedakan identitas setiap pesan.

Membalas Pesan Melalui Si UPIKKepala SKPD, Sekretaris maupun Operator dapat membalas pesan melalui Handphone.

Khusus untuk Operator harap diingat bahwa jawaban atas pesan Anda harus diketahui oleh atasan baik Kepala SKPD atau Sekretaris.

Cara menjawab pesan melalui handphone.• Pastikan nomor Si UPIK (08569020200) sebagai

Tujuan Pengiriman.• Awali balasan dengan ketik BLS KODE dan isi

pesan Anda. (contoh pada gambar di samping).• Kemudian tekan kirim atau OK, tergantung

handphone yang Anda gunakan.

SelesaiTerimakasih