TUTORIAL PENGGUNAAN SISTEM ARSIP IPB …web.ipb.ac.id/~f_ardiansyah/arsip/Tutorial SimArsip...

TUTORIAL PENGGUNAAN SISTEM ARSIP IPB

(http://www.arsip.ipb.ac.id)

Oleh:

Wahyu Dwi Suryanto

SISTEM INFORMASI ARSIP

INSTITUT PERTANIAN BOGOR

2011

[email protected] http://arsip.ipb.ac.id

DAFTAR ISI

DAFTAR ISI ............................................................................................................................ i

DAFTAR GAMBAR ................................................................................................................ ii

1. Instalasi Xampp ............................................................................................................... 1

2. Upload SimArsip Offline .................................................................................................. 6

3. Menjalankan SimArsip secara Offline ............................................................................. 8

3.1 Home ......................................................................................................................... 9

3.2 Surat .......................................................................................................................... 9

3.3 JRA ........................................................................................................................... 12

3.4 Instansi .................................................................................................................... 12

3.5 Klasifikasi ................................................................................................................. 13

3.6 Tembusan ................................................................................................................ 14

3.7 Penyimpanan .......................................................................................................... 14

3.8 Operator .................................................................................................................. 15

3.9 Isi Home .................................................................................................................. 15

3.10 Logout ................................................................................................................... 16


DAFTAR GAMBAR

Gambar 1 pesan pertama dari Xampp ................................................................................ 1

Gambar 2 Welcome Screen saat instal xampp ................................................................... 1

Gambar 3 Pemilihan direktori untuk menyimpan folder xampp ........................................ 2

Gambar 4 Aktifasi webserver dan MySQL .......................................................................... 2

Gambar 5 Instalasi mulai di proses ..................................................................................... 3

Gambar 6 Instalasi selesai ................................................................................................... 4

Gambar 7 pesan untuk menampilkan xampp control panel .............................................. 4

Gambar 8 Xampp control panel .......................................................................................... 5

Gambar 9 Lokasi penyimpanan foldel simarsip .................................................................. 6

Gambar 10 Lokasi penyimpanan folder dbarsip ................................................................. 7

Gambar 11 Halaman login webarsip ................................................................................... 8

Gambar 12 tampilan halaman utama webarsip ................................................................. 9

Gambar 13 Tampilan halaman surat................................................................................. 10

Gambar 14 Tampilan tambah surat baru .......................................................................... 10

Gambar 15 tampilan halaman tembusan untuk surat ...................................................... 11

Gambar 16 tampilan halaman retensi surat ..................................................................... 12

Gambar 17 Tampilan halaman instansi ............................................................................ 13

Gambar 18 tampilan klasifikasi surat ................................................................................ 13

Gambar 19 tampilan tambah data klasifikasi ................................................................... 13

Gambar 20 tampilan daftar tembusan ............................................................................. 14

Gambar 21 tampilan tembusan surat ............................................................................... 14

Gambar 22 Tampilan halaman penyimpanan ................................................................... 15

Gambar 23 Tampilan halaman operator........................................................................... 15

Gambar 24 Tampilah halaman isi home ........................................................................... 16

Gambar 25 menu logout ................................................................................................... 16


1

1. Instalasi Xampp

Xampp adalah webserver yang paling populer digunakan dalam

menjalankan website secara offline. Berikut arutan instalasi Xampp.

1. Buka Aplikasi (Mentahan) Xampp yang ada di CD.

double klik tunggu sampai keluar

windows berikut.

Gambar 1 pesan pertama dari Xampp

2. Pilih OK, kemudian akan muncul windws seperti berikut.

Gambar 2 Welcome Screen saat instal xampp

3. Pilih Next, selanjutnya Anda akan masuk ke direktori untuk instalasi.

Seperti gambar berikut.


2

Gambar 3 Pemilihan direktori untuk menyimpan folder xampp

4. Direktori default dari Xampp adalah C:/Xampp, kita bisa seting sesual

dengan keinginan kita. Jika ingin memindahkan ke direktori lain, pilih

Browse pilih direktori yang diinginkan OK. Jika sudah selesai, pilih

Next. Selanjutnya akan masuk ke halaman berikut.

Gambar 4 Aktifasi webserver dan MySQL


3

5. Pilih Next, kemudian Xampp akan melakukan instalasi. Seperti gambar

berikut.

6. Tunggu sampai proses instalasi selesai, jika sudah selesai akan muncul

tampilan seperti berikut.

Gambar 5 Instalasi mulai di proses


4

7. Biarkan kotak hitam hilang dengan sendirinya. Jika sudah, maka akan

muncul tampilan berikut.

Gambar 6 Instalasi selesai

8. Tekan Finish, selanjunya akan muncul pop-up windows seperti berikut

Gambar 7 pesan untuk menampilkan xampp control panel


5

9. Pilih Yas, Kemudian akan masuk ke halaman Control Panel Xampp.

Gambar 8 Xampp control panel

10. Pada halaman Control Panel, centang (√) pada kolom Apache, kemudian

tekan tombol start yang ada disamping kanan. Kemudian lakukan hal

serupa untuk MySql. Kemudian keluar melalui .


6

2. Upload SimArsip Offline

Setelah selesai melakukan instalasi, selanjutnya upload website ke server

offline. Langkah untuk upload website offline:

1. Buka kembali CD

2. Klik kanan pada folder simarsip copy

3. Kemudian buka path direktori di C:/Xampp/htdocs/

4. Paste folder simarsip di dalam folder htdocs

5. Selesai

Gambar 9 Lokasi penyimpanan foldel simarsip


7

Setelah selesai upload file website, selajutnya upload database (basis data)

ke server offline. Langkah untuk upload database offline:

1. Buka kembali CD

2. Klik kanan pada folder dbsimarsip

3. Kemudian buka path direktori di C:/Xampp/mysql/data/

4. Paste folder dbsimarsip di dalam folder htdocs

5. Selesai

Gambar 10 Lokasi penyimpanan folder dbarsip


8

Untuk menjalankan website dengan baik, disarankan untuk menggunakan

browser Mozilla Firefox 3.5, Opera 9.6, atau Flock 2.5 yang sudah tersedia di

dalam CD (di dalam folder Browser).

3. Menjalankan SimArsip secara Offline

Setelah terinstal, jalankan browser kesayangan Anda. Pada halaman

browser bagian Addres, diisi dengan http://localhost/simarsip/. Kemudian enter.

Kemudian akan tampil halaman utama dari website simarsip.

Gambar 11 Halaman login webarsip


9

Gambar 12 tampilan halaman utama webarsip

3.1 Home

Home berisi informasi singkat, disini pengelola bisa mengisi visi-misi, peraturan

dan sebagainya. Untuk mengubah halamanan home, melalui menu .

3.2 Surat

Menu untuk mengisi, melihat, mengubah, dan menghapus daftar surat masuk

maupun surat keluar. Dalam menu ini terdapat tiga sub manu, yaitu: Semua Surat, Surat

Masuk, dan Surat Keluar.

Menu Semua Surat berisi daftar semua surat, yaitu surat masuk dan surat

keluar. Untuk menu Surat Masuk, hanya berisi daftar surat masuk saja. Dan untuk menu

Surat Keluar, berisi daftar surat keluar saja.


10

Gambar 13 Tampilan halaman surat

Untuk menambahkan surat baru, melalui tombol Tambah Surat ( ),

kemudian akan masuk ke halaman tambah data:

Gambar 14 Tampilan tambah surat baru

Keterangan:

Nomor Surat : Berisi nomor surat yang tertera pada lembar surat

Tanggal Surat : Tanggal yang tertera pada surat

Tanggal Diterima : Tanggal surat diterima oleh instansi tujuan

Tanggal Diteruskan : Tanggal surat diteruskan

Perihal : Perihal Surat

Lampiran : Jumlah lampiran (berkas/lembar)

Menu Surat

Tambah surat


11

Isi Ringkas : isian ringkas dari isi surat

Catatan Tambahan : catatan tambahan pada surat (jika ada)

File Naskah : Berisi file naskah yang sudah di scan

Kode Klasifikasi : kode/indeks surat untuk menentukan JRA

Penyimpanan : Lokasi penyimpanan surat

Instansi pencipta surat : berisi nama instansi pencipta/pembuat surat

Instansi tujuan surat : berisi nama instansi tujuan surat

Status surat : berisi status surat(surat masuk/surat keluar)

Tembusan : berisi daftar tembusan surat

Setelah semua diisi (sesuai keperluan), maka takan tombol simpan untuk

menyimpan data surat.

Jika menambahkan surat di menu Surat Masuk atau Surat Keluar, maka status

surat otomatis akan diisi sesuai menu tanpa harus mengubah statusnya.

Untuk mengedit data surat (jika diperlukan/data salah), tekan icon edit ( )

pada bagian surat yang ingin di edit. Kemudian isi sesuai keperluan (seperti tambah

data), kemudian tekan tombol update untuk menyimpan hasil revisi ke dalam database.

Untuk melihat detail surat, tekan icon detail ( ) pada bagian surat yang ingin

dilihat detailnya. Jika ada yang salah, tekan tombol edit untuk mengubah, dan jika ingin

kembali ke halaman sebelumnya, tekan tombol kembali.

Untuk menambahkan tembusan, tekan icon ( ) pada bagian surat yang ingin

ditambahkan tembusannya.

Gambar 15 tampilan halaman tembusan untuk surat

Jika tembusan lebih dari 1, bisa dilakukan penambahan tembusan berikutnya

dengan cara yang sama.


12

Untuk menghapus surat, tekan icon hapus ( ) pada bagian surat yang ingin

dihapus.

Untuk pencarian bisa dilakukan secara spesifik berdasarkan kategori, kemudian

baru mengisikan keyword yang ingin dicari, selanjutnya tekan tombol cari untuk

mengeksekusi pencarian.

3.3 JRA

JRA akan terisi secara otomatis dari surat, menu yang terdapat di JRA sama

dengan menu yang ada di Surat yaitu, Retensi Surat (semua Retensi), Retensi Surat

Masuk (hanya berisi retensi surat masuk), dan Retensi Surat Keluar (hanya berisi retensi

surat keluar).

Pencarian pada JRA tidak di spesifikasi, sehingga pencarian bisa dilakukan tanpa

perlu mengisi kategori pencarian.

Gambar 16 tampilan halaman retensi surat

3.4 Instansi

Instansi berisi daftar instansi yang terkait. Instansi digunakan untuk mengisi

instansi pencipta dan instansi tujuan surat.

Proses tambah, edit, cari, lihat detail, dan hapus sama seperti pada menu surat.


13

Gambar 17 Tampilan halaman instansi

3.5 Klasifikasi

Menu ini berisi masa aktif dan in-aktif surat, status retensi sebuah surat

ditentukan oleh klasifikasinya. Pada menu ini bisa diisi keterangan sesuai ketentuan, jika

masa in-aktif habis.

Gambar 18 tampilan klasifikasi surat

Proses edit, hapus, dan cari sama halnya dengan surat. Tapi pada proses tambah

data, ada sedikit perbedaan, berikut tampilan tambah data klasifikasi.

Gambar 19 tampilan tambah data klasifikasi


14

Keterangan:

Kode Klasifikasi : kode dari indeks dan klasifikasi

Indeks/Subjek : nama dari klasifikasi

Masa Aktif : lama masa aktif arsip (tahun)

Maha in-Aktif : lama maha in-Aktif arsip(tahun)

Nilai guna : nilai guna dari arsip (misal: administrasi)

Keterangan : Keterangan surat jika masa in-aktif telah habis. Ada dua

pilihan keterangan, jika keterangan tidak tersedia di list,

maka bisa diisi secara manual di textbox.

3.6 Tembusan

Pada tembusan terdapat dua menu, yaitu menu Daftar Tembusan (berisi

jabatan, nama, dan masa jabatan dari penerima tembusan dan Tembusan Surat (berisi

daftar surat beserta tembusannya).

Proses tembah, edit, cari, dan hapus sama seperti pada surat.

Gambar 20 tampilan daftar tembusan

Gambar 21 tampilan tembusan surat

3.7 Penyimpanan

Halaman ini menyimpan data tempat penyimpanan arsip, baik boks,

sampul, lemari atau rak. Lokasi penyimpanan surat disimpan secara otomatis

oleh sistem berdasarkan nomor rak, boks, sampul, dan lemari yang dimasukkan

pengolah.


15

Untuk proses tambah, edit, cari dan hapus sama seperti pada surat.

Gambar 22 Tampilan halaman penyimpanan

3.8 Operator

Halaman ini adalah halaman yang paling penting dalam pengelolaan simarsip.

Pada halaman inilah hak akses superadmin/admin/operator diberikan. Pada halaman ini

super admin dapat memberika hakakses kepada admin dan operator, admin dapat

memberikan hakakses kepada operator. Pada halaman ini juga admin dapat mengganti

username dan atau password admin sendiri. Pada halaman ini, setiap user yang login,

tidak dapat menghapus dirinya sendiri. Termasuk admin juga tidak dapat menghapus

dirinya sendiri. Karena ini adalah halaman yang sangat penting dalam pengelolaan

website, maka ketika penambahan da update data, semua form harus diisi dengan

ketentuan yang benar. Berikut tampilan halaman pengolah.

Gambar 23 Tampilan halaman operator

3.9 Isi Home

Menu ini mengubah isi dari halaman home (halaman waktu pertama setelah

login). Pada halaman ini hanya bisa dilakaukan pengubahan (update) data.


16

Gambar 24 Tampilah halaman isi home

3.10 Logout

Menu Logout digunakan untuk keluar dari halaman sistem. Jika menu ini di klik,

akan langsung masuk ke halaman login.

Gambar 25 menu logout

TUTORIAL PENGGUNAAN SISTEM ARSIP IPB …web.ipb.ac.id/~f_ardiansyah/arsip/Tutorial SimArsip...

Documents

Transcript of TUTORIAL PENGGUNAAN SISTEM ARSIP IPB …web.ipb.ac.id/~f_ardiansyah/arsip/Tutorial SimArsip...