TUGAS TEORI KESEKRETARISAN

BEKERJA SECARA EFEKTIF DAN EFISIEN

OLEH :

FILDZAH SHABRINA/2012130084

MITA AFRIZA/2012130148

PUTRI RETNO M./2012130171

STIKS TARAKANITA TAHUN 2012

BAB 1

KATA PENGANTAR

Tugas sekretaris meliputi banyak hal. Ada tugas yang berdasarkan pada wewenang

yang diberikan pimpinan seperti tugas rutin, tugas melaksanakan instruksi, dan tugas

yang sifatnya kreatif. Ada juga tugas berdasarkan jenisnya seperti tugas perkantoran,

tugas resepsionis, tugas keuangan, tugas sosial, dan tugas insidental.

Begitu banyak tugas yang harus diselesaikan oleh seorang sekretaris. Semua tugas itu

menguras waktu dan tenaga jika tidak dikerjakan secara tepat. Lebih buruk lagi, jika

pekerjaan itu tidak terselesaikan dan akhirnya menumpuk sehingga membuat banyak

penundaan. Oleh karena itu, seorang sekretaris harus mampu bekerja secara efektif

dan efisien.

Efektif dan efisien adalah saling berkaitan. Efektif berarti menghasilkan suatu hasil

yang pasti atas suatu permintaan. Efisien berarti menghasilkan suatu hasil yang

diminta dengan usaha, biaya, dan waktu yang seminim mungkin. Sekretaris harus

mampu menggunakan perlengkapan dan peralatan di perusahaan untuk dapat

membantu melaksanakan pekerjaanya dengan efisien.

Bekerja secara efektif dan efisien ini sangat penting bagi sekretaris karena pada

dasarnya sekretaris mempunyai kewajiban dan tanggung jawab merinngankan

pekerjaan pimpinan. Setiap tugas yang dikerjakan oleh sekretaris merupakan suatu

upaya untuk mempermudah pekerjaan pimpinan. Sehingga jika pekerjaan itu dapat

dilakukan dengan lebih cepat dan tepat atau dengan kata lain secara efektif dan efisien

akan mempengaruhi kinerja pimpinan serta kemajuan dari perusahaan.

BAB 2

BEKERJA SECARA EFEKTIF DAN EFISIEN

1. BEKERJA SECARA EFEKTIF

Efektif berarti bahwa suatu pekerjaan yang dilakukan itu mempunyai nilai baik.

Dalam hal ini, efektivitas kerja sekretaris mengandung arti bahwa setiap pekerjaan

yang dilakukan oleh seorang sekretaris harus menunjukkan hasil kerja yang

maksimal.

Untuk menghasilkan kinerja yang maksimal tersebut, berikut beberapa hal yang

harus diperhatikan oleh seorang sekretaris .

a. Menghilangkan kegiatan yang tidak perlu, misalnya menerima telepon

berlama-lama dengan teman.

b. Memanfaatkan dan mengendalikan waktu. Misalnya jika tidak ada instruksi,

lakukan prioritas-prioritas untuk tugas rutin.

c. Membuat prioritas kerja sesuai dengan batas waktu yang sudah ditentukan.

Misalnya : membuat urutan kerja sesuai batas waktu dan standar hasil.

d. Melakukan pendelegasian. Misalnya : melaksanakan pendistribusian surat

undangan rapat ke unit-unit lain.

e. Melaksanakan penyaringan/ seleksi terhadap tugas-tugas yang menjadi

tanggung jawabnya.

2. BEKERJA SECARA EFISIEN

Bekerja efisien adalah penghematan di segala bidang baik tenaga, biaya, gerak,

materi dan sebagainya. Bekerja secara efisien adalah suatu keharusan yang vital

bagi sekretaris yang handal. Tetapi bagi sekretaris yang baru mulai bekerja kurang

menyadari itu.

A. Definisi Efisiensi Menurut Para Ahli

Miranda (2003) menyatakan bahwa efisiensi adalah prediksi keluaran/ output pada

biaya minimum, atau merupakan rasio antara kuantitas sumber yang digunakan

dengan keluaran yang dikirim.

Gie (1997:26) menjelaskan bahwa efisiensi adalah satu pengertian tentang

perhubungan optimal antara pendapatan dan pengeluaran, bekerja keras dan hasil-

hasilnya, modal dan keuntungan, biaya dan kenikmatan, yang ada kalanya juga

disamakan dengan ketepatan atau dapat juga dirumuskan sebagai perbandingan

terbaik antara pengeluaran dan penghasilan, antara suatu usaha kerja dengan

hasilnya. Perbandingan ini dapat dilihat dari dua segi, yaitu :

1.      Segi Hasil

Suatu pekerjaan dapat disebut efisien jika dengan usaha tertentu memberikan hasil

yang maksimal. Hasil yang dimaksud, yaitu mengenai kualitas dan kuantitas

maksimal yang diperoleh.

2.      Segi Usaha

Suatu pekerjaan dapat dikatakan efisien jika suatu hasil tertentu tercapai dengan

usaha yang minimal. Usaha yang dimaksud mengandung tiga unsur, yaitu waktu,

biaya, dan metode kerja.

B. Efisiensi kerja

adalah pelaksanaan cara-cara tertentu dengan tanpa mengurangi tujuannya,

merupakan cara yang:

a. Termudah –mengerjakannya.

b. Termurah – biayanya.

c. Tersingkat – waktunya.

d. Teringan – bebannya.

e. Terpendek – jaraknya.

Bekerja secara efisien dapat diterapkan untuk semua pekerjaan kantor yang besar

maupun sampai sekecil-kecilnya, sehingga dapat menghemat tenaga dan waktu.

Misalnya:

a. Meletakan tumpukan surat yang belum dibuka amplopnya di meja sebelah

kanan.

b. Meletakan pesawat telepon di sebelah kiri, supaya tangan kiri dapat

mengangkat gagang telepon, bila ada telepon berdering.

Ada beberapa bantuan penghematan di meja sekretaris terhadap persediaan alat-

alat dan perlengkapan untuk setiap tugas kantor secara praktis.

Pada setiap meja kerja harus ada:

a. Penjepit kertas, paper klip, lem, selotip, stapler, dan lain-lain.

b. Pembuka surat tergantung banyaknya surat yang diterima.

C. Faktor-Faktor Yang Mempengaruhi Efisiensi Kerja

Banyak faktor yang mempengaruhi seorang sekretaris untuk dapat bekerja secara

efisien, diantaranya:

1. Bentuk dan susunan permukaan meja perlu direncanakan dengan baik.

Untuk seorang sekretaris dapat direncakan suatu meja yang berbentuk L atau U

dengan tempat mesin ketik atau komputer di sebelah kiri dengan cat meja yang

berwarna terang serta tinggi meja yang standar.

Ada empat sistem daerah kerja pada permukaan meja, yaitu:

a. Sistem daerah kerja horisontal. (R)

b. Sistem daerah kerja vertikal. (L)

c. Sistem daerah kerja silang. (X)

d. Setengah lingkaran kecil di tengah.

2. Kursi Sekretaris.

a. Yang empuk, sebaiknya yang dapat berputar dan ada rodanya supaya mudah

digeser dari satu tempat ke tempat lain.

b. Pilihlah kursi yang tingginya dapat disesuaikan dengan tinggi tubuh sekretaris.

3. Pengaturan alat-alat di meja sekretaris,

a. Letakan barang yang perlu-perlu saja di atas meja.

b. Barang-barang yang jarang di digunakan diletakan di laci meja.

c. Sediakan map untuk meletakan pekerjaan yang akan dikerjakan pada hari itu.

d. Begitu selesai dengan satu pekerjaan, hendaklah pekerjaan tersebut disingkirkan

kemudian mulailah dengan pekejaan berikutnya.

4. Pengaturan alat-alat di laci meja.

a. Laci tengah. Laci ini berisi alat-alat yang sering digunakan, seperti rautan,

penghapus, paper clips,karet gelang, gunting, selotip, penggaris, stempel dan

perlengkapannya, kalender kecil dan tiga buah buku.

b. Laci samping atas. Laci ini berisi kartu filing, pekerjaan yang diproses, staples,

tip ex dan barang-barang tertentu yang agak besar seperti stapler, opener, dsb.

c. Laci samping tengah. Laci ini berisi bermacam-macam jenis kertas dan amplop.

d. Laci samping bawah. Laci ini dipakai untuk menyimpan barang-barang

sekretaris, misalanya tissue, alat kosmetik, alat-alat pribadi, obat-obatan, dan

kadang-kadang juga menyimpan buku refrensi. Laci ini dapat juga untuk

menyimpan map yang berisi surat karena cukup dalam, yang diletakkan secara

vertikal.

5. Sekretaris wajib untuk ikut mengatur ruangan kantor.

Contohnya ialah pada saat sekretaris mempersiapkan tempat rapat yang

disesuaikan dengan jumlah peserta rapat dan tamunya serta fasilitas yang dapat

membantu kelancaran rapat. Misalnya listrik yang cukup, temperatur ruangan,

sound system, LCD atau OHP(bila diperlukan). Apabila rapat diselenggarakan di

ruang kerja pimpinan, sekretaris mengatur agar ruangan tersebut siap dipakai. Bila

rapat diselenggarakan di tempat lain, sekretaris harus sudah memesan lama

sebelum rapat diadakan. Apabila perlu sekretaris bisa merubah tata ruang rapat

agar memberikan suasana yang berbeda dan segar.

6. Kemampuan untuk mengingat dengan baik merupakan dasar bekerja secara efisien.

Dalam melaksanakantugas-tugas di kantor, seorang sekretaris dapat

menerapakan cara kerja yang efektif dan efisien antara lain :

1. Mempelajari Pekerjaan ( Learn The Job )

Hal yang paling penting dalam menyelesaikan tugas dengan hasil yang

maksimal adalah dengan mengetahui secara jelas lingkup pekerjaan pimpinan

dan sekretaris itu sendiri. Oleh karena itu ada beberapa informasi yang harus

diperhatikan :

a. Pelajari dengan hati-hati semua instruksi yang ditinggalkan sekretaris

yang sebelumnya.

b. Cek bermacam-macam bentuk dari alat-alat tulis dan susunlah di atas

meja dan tentukan bilamana masing-masing digunakan.

c. Bacalah lembar instruksi yang telah disiapkan untuk tugas tertentu yang

harus disiapkan.

d. Pelajari buku pegangan tentang prosedur kantor.

e. Temukan apa yang ada dalam file aktif.

f. Teruskan ke daftar nama dari susunan organisasi untuk mempelajari nama

dari para pejabat dan pegawai.

2. Melaksanakan Rencana Kerja dengan Luwes ( Adapt with Flexible Plan)

Seorang sekretaris megharapkan untuk membuat rencana kerja kemudian

melaksanakannya. Namun terkadang tidak semua hal berjalan sesuai dengan

rencana. Dalam menghadapi situasi ini sekretaris harus bisa menyesuaikan diri

dengan cepat dan tetap tenang.

3. Mengatur Pekerjaan yang Kecil-kecil (Manage Details)

Sekretaris selalu dihadapkan dengan pekerjaan yang kecil-kecil ( dengan

informasi detail/rinci) dan akan dipaksa untuk merencanakan cara

mengelolanya. Oleh sebab itu, sekretaris tidak hanya harus mencatatnya

namun juga menyimpan dan mempergunakannya. Untuk melakukan hal ini

dibutuhkan buku-buku seperti:

a. Buku dikte : mencatat instuksi dari pimpinan

b. Buku telpon : mencatat nomor-nomor telpon, nama, dan keterangan

lainnya.

c. Block note yang berjudul ‘ To Do List’ : mencatat hal-hal yang perlu

diingat untuk dikerjakan.

4. Konsentrasikan Hanya pada Satu Tugas (Work at One Task at A Time)

Membuat jadwal pekerjaan sehingga dapat mengerjakan satu tugas hingga

selesai/ tidak setengah-setengah. Karena berpindah-pindah dari satu pekerjaan

ke pekerjaan lain akan membingungkan, membuang waktu dan tenaga.

5. Mulailah Hari Kerja dengan Tugas yang Sulit ( Start The Day with A Difficult

Task)

Datang pagi, segera mengerjakan rencana hari ini yang telah disiapkan sehari

sebelumnya an kerjakanlah satu tugas yang membutuhkan banyak konsentrasi.

Pekerjaan tersebut akan tampak lebih mudah apabila tenaga masih segar dan

pikiran masih terang.

6. Kelompokkan Tugas-tugas yang Sejenis ( Groub Similar Task)

Pekerjaan yang berbeda-beda membutuhkan tingkat konsentrasi yang berbeda

pula, dan juga perbedaan langkah. Pengelompokan tugas pada tingkat

konsentrasi sama akan mempermudah langkah sehingga dapat menghemat

waktu dan tenaga.

7. Masukkan Rileksasi ke dalam Jadwal Kerja

Membuat kombinasi antara perkerjaan yang sulit dan yang mudah.

8. Memulai Bekerja dengan Sekali Jadi (Get It Right The First Time)

Pekerjaan akan menjadi sia-sia apabila harus mengulang kembali pekerjaan

yang harusnya bisa diselesaikan pada percobaan pertama. Untuk mengerjakan

pekerjaan dengan benar pada pekejaan yang baru pertama kali dihadapi, perlu

perencanaan sebelum memulai, pemusatan perhatian pada ketepatan dalam

menangani pekerjaan, dan memeriksanya kembali.

9. Selesaikan Satu-Satu Tugas (Complete A Task)

Setiap hari lebih baik memikirkan tentang apa yang harus diselesaikan

daripada tentang apa yang masih harus dikerjakan. Sekretaris sebaiknya dapat

menyelesaikan tugasnya satu per satu hingga selesai, dengan demikian dapat

mengurangi resiko akan lupa untuk melanjutkannya lagi.

10. Tangani Interupsi dengan Baik

Tantangan terhadap pekerjaan yang meliputi berbagai macam tugas akan

disela oleh banyak sekali gangguan. Kesuksesan dalam menangani gangguan

merupakan pekerjaan dari sekretaris dan sangat penting untuk menentukan

mana yang prioritas. Sekretaris harus menyediakan waktu yang cukup untuk

menangani setiap gangguan dengan tenang dan cepat.

BAB 3

DAFTAR PUSTAKA

Yatimah, Durotul. 2009. Pengembangan Sumber Daya Manusia Bidang Keahlian :

Kesekretarisan Modern dan Administrasi Perkantoran. Bandung : Puataka Setia.

Pengajat, tim. 2011. Pengetahuan Kesekretarisan untuk Kalangan Sendiri. Jakarta :

AKSEK/LPK Tarakanita.