TUGAS TEORI KESEKRETARISAN
BEKERJA SECARA EFEKTIF DAN EFISIEN
OLEH :
FILDZAH SHABRINA/2012130084
MITA AFRIZA/2012130148
PUTRI RETNO M./2012130171
STIKS TARAKANITA TAHUN 2012
BAB 1
KATA PENGANTAR
Tugas sekretaris meliputi banyak hal. Ada tugas yang berdasarkan pada wewenang
yang diberikan pimpinan seperti tugas rutin, tugas melaksanakan instruksi, dan tugas
yang sifatnya kreatif. Ada juga tugas berdasarkan jenisnya seperti tugas perkantoran,
tugas resepsionis, tugas keuangan, tugas sosial, dan tugas insidental.
Begitu banyak tugas yang harus diselesaikan oleh seorang sekretaris. Semua tugas itu
menguras waktu dan tenaga jika tidak dikerjakan secara tepat. Lebih buruk lagi, jika
pekerjaan itu tidak terselesaikan dan akhirnya menumpuk sehingga membuat banyak
penundaan. Oleh karena itu, seorang sekretaris harus mampu bekerja secara efektif
dan efisien.
Efektif dan efisien adalah saling berkaitan. Efektif berarti menghasilkan suatu hasil
yang pasti atas suatu permintaan. Efisien berarti menghasilkan suatu hasil yang
diminta dengan usaha, biaya, dan waktu yang seminim mungkin. Sekretaris harus
mampu menggunakan perlengkapan dan peralatan di perusahaan untuk dapat
membantu melaksanakan pekerjaanya dengan efisien.
Bekerja secara efektif dan efisien ini sangat penting bagi sekretaris karena pada
dasarnya sekretaris mempunyai kewajiban dan tanggung jawab merinngankan
pekerjaan pimpinan. Setiap tugas yang dikerjakan oleh sekretaris merupakan suatu
upaya untuk mempermudah pekerjaan pimpinan. Sehingga jika pekerjaan itu dapat
dilakukan dengan lebih cepat dan tepat atau dengan kata lain secara efektif dan efisien
akan mempengaruhi kinerja pimpinan serta kemajuan dari perusahaan.
BAB 2
BEKERJA SECARA EFEKTIF DAN EFISIEN
1. BEKERJA SECARA EFEKTIF
Efektif berarti bahwa suatu pekerjaan yang dilakukan itu mempunyai nilai baik.
Dalam hal ini, efektivitas kerja sekretaris mengandung arti bahwa setiap pekerjaan
yang dilakukan oleh seorang sekretaris harus menunjukkan hasil kerja yang
maksimal.
Untuk menghasilkan kinerja yang maksimal tersebut, berikut beberapa hal yang
harus diperhatikan oleh seorang sekretaris .
a. Menghilangkan kegiatan yang tidak perlu, misalnya menerima telepon
berlama-lama dengan teman.
b. Memanfaatkan dan mengendalikan waktu. Misalnya jika tidak ada instruksi,
lakukan prioritas-prioritas untuk tugas rutin.
c. Membuat prioritas kerja sesuai dengan batas waktu yang sudah ditentukan.
Misalnya : membuat urutan kerja sesuai batas waktu dan standar hasil.
d. Melakukan pendelegasian. Misalnya : melaksanakan pendistribusian surat
undangan rapat ke unit-unit lain.
e. Melaksanakan penyaringan/ seleksi terhadap tugas-tugas yang menjadi
tanggung jawabnya.
2. BEKERJA SECARA EFISIEN
Bekerja efisien adalah penghematan di segala bidang baik tenaga, biaya, gerak,
materi dan sebagainya. Bekerja secara efisien adalah suatu keharusan yang vital
bagi sekretaris yang handal. Tetapi bagi sekretaris yang baru mulai bekerja kurang
menyadari itu.
A. Definisi Efisiensi Menurut Para Ahli
Miranda (2003) menyatakan bahwa efisiensi adalah prediksi keluaran/ output pada
biaya minimum, atau merupakan rasio antara kuantitas sumber yang digunakan
dengan keluaran yang dikirim.
Gie (1997:26) menjelaskan bahwa efisiensi adalah satu pengertian tentang
perhubungan optimal antara pendapatan dan pengeluaran, bekerja keras dan hasil-
hasilnya, modal dan keuntungan, biaya dan kenikmatan, yang ada kalanya juga
disamakan dengan ketepatan atau dapat juga dirumuskan sebagai perbandingan
terbaik antara pengeluaran dan penghasilan, antara suatu usaha kerja dengan
hasilnya. Perbandingan ini dapat dilihat dari dua segi, yaitu :
1. Segi Hasil
Suatu pekerjaan dapat disebut efisien jika dengan usaha tertentu memberikan hasil
yang maksimal. Hasil yang dimaksud, yaitu mengenai kualitas dan kuantitas
maksimal yang diperoleh.
2. Segi Usaha
Suatu pekerjaan dapat dikatakan efisien jika suatu hasil tertentu tercapai dengan
usaha yang minimal. Usaha yang dimaksud mengandung tiga unsur, yaitu waktu,
biaya, dan metode kerja.
B. Efisiensi kerja
adalah pelaksanaan cara-cara tertentu dengan tanpa mengurangi tujuannya,
merupakan cara yang:
a. Termudah –mengerjakannya.
b. Termurah – biayanya.
c. Tersingkat – waktunya.
d. Teringan – bebannya.
e. Terpendek – jaraknya.
Bekerja secara efisien dapat diterapkan untuk semua pekerjaan kantor yang besar
maupun sampai sekecil-kecilnya, sehingga dapat menghemat tenaga dan waktu.
Misalnya:
a. Meletakan tumpukan surat yang belum dibuka amplopnya di meja sebelah
kanan.
b. Meletakan pesawat telepon di sebelah kiri, supaya tangan kiri dapat
mengangkat gagang telepon, bila ada telepon berdering.
Ada beberapa bantuan penghematan di meja sekretaris terhadap persediaan alat-
alat dan perlengkapan untuk setiap tugas kantor secara praktis.
Pada setiap meja kerja harus ada:
a. Penjepit kertas, paper klip, lem, selotip, stapler, dan lain-lain.
b. Pembuka surat tergantung banyaknya surat yang diterima.
C. Faktor-Faktor Yang Mempengaruhi Efisiensi Kerja
Banyak faktor yang mempengaruhi seorang sekretaris untuk dapat bekerja secara
efisien, diantaranya:
1. Bentuk dan susunan permukaan meja perlu direncanakan dengan baik.
Untuk seorang sekretaris dapat direncakan suatu meja yang berbentuk L atau U
dengan tempat mesin ketik atau komputer di sebelah kiri dengan cat meja yang
berwarna terang serta tinggi meja yang standar.
Ada empat sistem daerah kerja pada permukaan meja, yaitu:
a. Sistem daerah kerja horisontal. (R)
b. Sistem daerah kerja vertikal. (L)
c. Sistem daerah kerja silang. (X)
d. Setengah lingkaran kecil di tengah.
2. Kursi Sekretaris.
a. Yang empuk, sebaiknya yang dapat berputar dan ada rodanya supaya mudah
digeser dari satu tempat ke tempat lain.
b. Pilihlah kursi yang tingginya dapat disesuaikan dengan tinggi tubuh sekretaris.
3. Pengaturan alat-alat di meja sekretaris,
a. Letakan barang yang perlu-perlu saja di atas meja.
b. Barang-barang yang jarang di digunakan diletakan di laci meja.
c. Sediakan map untuk meletakan pekerjaan yang akan dikerjakan pada hari itu.
d. Begitu selesai dengan satu pekerjaan, hendaklah pekerjaan tersebut disingkirkan
kemudian mulailah dengan pekejaan berikutnya.
4. Pengaturan alat-alat di laci meja.
a. Laci tengah. Laci ini berisi alat-alat yang sering digunakan, seperti rautan,
penghapus, paper clips,karet gelang, gunting, selotip, penggaris, stempel dan
perlengkapannya, kalender kecil dan tiga buah buku.
b. Laci samping atas. Laci ini berisi kartu filing, pekerjaan yang diproses, staples,
tip ex dan barang-barang tertentu yang agak besar seperti stapler, opener, dsb.
c. Laci samping tengah. Laci ini berisi bermacam-macam jenis kertas dan amplop.
d. Laci samping bawah. Laci ini dipakai untuk menyimpan barang-barang
sekretaris, misalanya tissue, alat kosmetik, alat-alat pribadi, obat-obatan, dan
kadang-kadang juga menyimpan buku refrensi. Laci ini dapat juga untuk
menyimpan map yang berisi surat karena cukup dalam, yang diletakkan secara
vertikal.
5. Sekretaris wajib untuk ikut mengatur ruangan kantor.
Contohnya ialah pada saat sekretaris mempersiapkan tempat rapat yang
disesuaikan dengan jumlah peserta rapat dan tamunya serta fasilitas yang dapat
membantu kelancaran rapat. Misalnya listrik yang cukup, temperatur ruangan,
sound system, LCD atau OHP(bila diperlukan). Apabila rapat diselenggarakan di
ruang kerja pimpinan, sekretaris mengatur agar ruangan tersebut siap dipakai. Bila
rapat diselenggarakan di tempat lain, sekretaris harus sudah memesan lama
sebelum rapat diadakan. Apabila perlu sekretaris bisa merubah tata ruang rapat
agar memberikan suasana yang berbeda dan segar.
6. Kemampuan untuk mengingat dengan baik merupakan dasar bekerja secara efisien.
Dalam melaksanakantugas-tugas di kantor, seorang sekretaris dapat
menerapakan cara kerja yang efektif dan efisien antara lain :
1. Mempelajari Pekerjaan ( Learn The Job )
Hal yang paling penting dalam menyelesaikan tugas dengan hasil yang
maksimal adalah dengan mengetahui secara jelas lingkup pekerjaan pimpinan
dan sekretaris itu sendiri. Oleh karena itu ada beberapa informasi yang harus
diperhatikan :
a. Pelajari dengan hati-hati semua instruksi yang ditinggalkan sekretaris
yang sebelumnya.
b. Cek bermacam-macam bentuk dari alat-alat tulis dan susunlah di atas
meja dan tentukan bilamana masing-masing digunakan.
c. Bacalah lembar instruksi yang telah disiapkan untuk tugas tertentu yang
harus disiapkan.
d. Pelajari buku pegangan tentang prosedur kantor.
e. Temukan apa yang ada dalam file aktif.
f. Teruskan ke daftar nama dari susunan organisasi untuk mempelajari nama
dari para pejabat dan pegawai.
2. Melaksanakan Rencana Kerja dengan Luwes ( Adapt with Flexible Plan)
Seorang sekretaris megharapkan untuk membuat rencana kerja kemudian
melaksanakannya. Namun terkadang tidak semua hal berjalan sesuai dengan
rencana. Dalam menghadapi situasi ini sekretaris harus bisa menyesuaikan diri
dengan cepat dan tetap tenang.
3. Mengatur Pekerjaan yang Kecil-kecil (Manage Details)
Sekretaris selalu dihadapkan dengan pekerjaan yang kecil-kecil ( dengan
informasi detail/rinci) dan akan dipaksa untuk merencanakan cara
mengelolanya. Oleh sebab itu, sekretaris tidak hanya harus mencatatnya
namun juga menyimpan dan mempergunakannya. Untuk melakukan hal ini
dibutuhkan buku-buku seperti:
a. Buku dikte : mencatat instuksi dari pimpinan
b. Buku telpon : mencatat nomor-nomor telpon, nama, dan keterangan
lainnya.
c. Block note yang berjudul ‘ To Do List’ : mencatat hal-hal yang perlu
diingat untuk dikerjakan.
4. Konsentrasikan Hanya pada Satu Tugas (Work at One Task at A Time)
Membuat jadwal pekerjaan sehingga dapat mengerjakan satu tugas hingga
selesai/ tidak setengah-setengah. Karena berpindah-pindah dari satu pekerjaan
ke pekerjaan lain akan membingungkan, membuang waktu dan tenaga.
5. Mulailah Hari Kerja dengan Tugas yang Sulit ( Start The Day with A Difficult
Task)
Datang pagi, segera mengerjakan rencana hari ini yang telah disiapkan sehari
sebelumnya an kerjakanlah satu tugas yang membutuhkan banyak konsentrasi.
Pekerjaan tersebut akan tampak lebih mudah apabila tenaga masih segar dan
pikiran masih terang.
6. Kelompokkan Tugas-tugas yang Sejenis ( Groub Similar Task)
Pekerjaan yang berbeda-beda membutuhkan tingkat konsentrasi yang berbeda
pula, dan juga perbedaan langkah. Pengelompokan tugas pada tingkat
konsentrasi sama akan mempermudah langkah sehingga dapat menghemat
waktu dan tenaga.
7. Masukkan Rileksasi ke dalam Jadwal Kerja
Membuat kombinasi antara perkerjaan yang sulit dan yang mudah.
8. Memulai Bekerja dengan Sekali Jadi (Get It Right The First Time)
Pekerjaan akan menjadi sia-sia apabila harus mengulang kembali pekerjaan
yang harusnya bisa diselesaikan pada percobaan pertama. Untuk mengerjakan
pekerjaan dengan benar pada pekejaan yang baru pertama kali dihadapi, perlu
perencanaan sebelum memulai, pemusatan perhatian pada ketepatan dalam
menangani pekerjaan, dan memeriksanya kembali.
9. Selesaikan Satu-Satu Tugas (Complete A Task)
Setiap hari lebih baik memikirkan tentang apa yang harus diselesaikan
daripada tentang apa yang masih harus dikerjakan. Sekretaris sebaiknya dapat
menyelesaikan tugasnya satu per satu hingga selesai, dengan demikian dapat
mengurangi resiko akan lupa untuk melanjutkannya lagi.
10. Tangani Interupsi dengan Baik
Tantangan terhadap pekerjaan yang meliputi berbagai macam tugas akan
disela oleh banyak sekali gangguan. Kesuksesan dalam menangani gangguan
merupakan pekerjaan dari sekretaris dan sangat penting untuk menentukan
mana yang prioritas. Sekretaris harus menyediakan waktu yang cukup untuk
menangani setiap gangguan dengan tenang dan cepat.
BAB 3
DAFTAR PUSTAKA
Yatimah, Durotul. 2009. Pengembangan Sumber Daya Manusia Bidang Keahlian :
Kesekretarisan Modern dan Administrasi Perkantoran. Bandung : Puataka Setia.
Pengajat, tim. 2011. Pengetahuan Kesekretarisan untuk Kalangan Sendiri. Jakarta :
AKSEK/LPK Tarakanita.
Top Related