4. Penetapan kode abjad

Penetapan kode abjad digunakan untuk mempermudah dalam

membuat kartu klaper. Contoh penetapan kode abjad misalnya B-1

(merupakan kode dari wilayah bungo). Kode abjad tersebut

digunakan dalam membuat kartu klaper. Contoh kartu klaper adalah

sebagai berikut :

Bungo – Jambi No. Kartu : 1

No

urut

Tanggal M atau

K

Perusaha

an

isi Ke

5. Penyortiran

Surat-surat atau dokumen yag telah diteliti, diberi kode abjad

lalu disortir sesuai dengan kepentingan surat apakah surat itu

termasuk surat keluar atau surat masuk, surat rahasia atau biasa.

Penyortiran dokumen dilakukan untuk mempermudah

pengarsipan.

6. Penyimpanan

Tempat penyimpanan arsip harus disediakan sebelum arsip-

arsip akan disimpan, agar dalam penyimpananya dapat dilakukan

secara teratur dan rapi.

Penyimpanan arsip dengan sistem wilayah harus disesuaikan

atau diurutkan sesuai denga kode abjad yang telah dibuat pada

kartu klaper.

7. Penataan

Dalam menata arsip harus ditentukan cara penataanya. Agar

arsip tertata / terlihat lebih rapi.

Dalam penataan arsip dapat digunakan dengan 3 cara antara

lain cara horizontal, vertikal dan lateral.

8. Perawatan hinga pemusnahan

Setelah arsip tersimpan secara rapi, maka perlu adanya

perwatan. Perawatan dilakukan untuk menjaga arsip tetap terjaga

dari kerusakan. Misalnya denga selalu membersihkan tempat

penyimpanan arsip agar tidak menjadi lembab yang dapat

menimbulkan arsip rusak.

Dalam perawatan arsip, semua arsip juga perlu diperiksa atau

diteliti untuk mengetahui arsip tersebut masih aktif atau arsip in

aktif. Jika arsip itu termasuk arsip in aktif maka setelah kita

tanyakan dan mendapat persetujuan dari pimpinan bahwa arsip

tersebut merupakan arsip in aktif maka harus diadakanya

pemusnahan.

b. 1. Skestsa kerja penemuan kembali surat

adapun proses penemuan kembali surat adalah sebagai

berikut :

Penelitian Kode

Penetapan Tempat

Pencarian Dokumen

Pengambilan

Pengantian dengan bon pinjam

Penyerahan

b. 2. Keterangan

1. Penelitian kode

Untuk menemukan kembali dokumen/arsip yang telah

disimpan maka perlu diadakan penelitian kode, agar tidak terjadi

salah pengambilan arsip.

2. Penetapan tempat

Setelah kode arsip diteliti maka pentapan tempat arsip dapat

dilakukan dengan mudah.

3. Pencarian dokumen

Dalam pencarian dokumen harus dilakukan secara teliti

supaya dokumen yang akan diambil tidak salah dan sesuai dengan

yang diminta.

4. Pengambilan

Pengambilan dokumen dilakukan secara hati-hati dari

tempatnya gar dokumen tidak rusak dan dokumen yang lain tetap

tertata rapi.

5. Pergantian dengan bon pinjam.

Arsip yang telah diambil harus diganti dengan bon pinjam

arsip. Agar tidak terjadi hilangnya arsip karena pihak peminjam

yang tidak bertanggung jawab.

Contoh dari bon pinjam adalah sebagai berikut :

Bon Pinjam Arsip

Tanggal : ......................

1. Kode arsip : ....................................................

2. Nomor surat : ....................................................

3. Tanggal surat : ....................................................

4. Hal surat : ....................................................

5. Nama peminjam : ....................................................

a. Bagian : ....................................................

b. Jabatan : ....................................................

6. Lama dipinjam ; tgl ...........s/d.............tgl..........

Yang memberikan Yang meminjam

Tanda tangan Tanda tangan

Nama Terang Nama Terang

6. Penyerahan

Pemnjam arsip yang telah mengisi bon pinjam arsip atau

menandatanganinya maka arsip yang dipinjam tersebut harus

diserahkan kepada pihak peminjam, dan berusaha mengingatkan

kembali tentang pengembalian arsip yang telah disepakati dengan

tepat.

V.I RENCANA ANGGARAN BIAYA

a. Daftar harga bahan

No Nama Bahan Spesifi

kasi

Satuan Jumla

h

harga Total

Harga

1

2

3

4

Kertas HVS

Pena “Plat”

Buku agenda

Tipe x

A4

Hitam

falio

Lembar

Buah

Buah

Buah

15

1

1

1

200

2000

1100

0

3000

2000

11000

2500

5

6

7

8

9

10

11

12

Pengaris

Pensil

Penghapus k

Ordner

Guide card

Kartu indeks

Kartu klaper

map

Buah

Buah

Buah

Buah

Lembar

Lembar

Lemabr

Lembar

1

1

1

1

10

10

10

10

2500

100

1500

1000

1500

0

700

700

700

500

1000

1500

1.000

150.000

7000

7000

7000

5000

Jumlah 198.000

b. Daftar harga peralatan

No Nama Peralatan

Spesifikasi

Satuan Jumlah

harga Total Harga

12345

Rak penyortirLemari arsipPelubang kSteplerIsi stepler

Bsr&kclBsr/kcl

UnitUnit BuahBuahBuah

11122

100.000200.000 30.000 1.000 1.000

300020001100025001000

Jumlah 332.000

Total biaya yang dibutuhkan

a. Biaya bahan Rp. 198.000

b. Biaya alat Rp. 332.000

c. Biaya jasa Rp. 250.000

Total biaya Rp. 780.000

VII. Sasaran Pengguna

Kegiatan pengarsipan dokumen pada PT. Federal International

Finance dilakkukan hanya 1 bagian saja yaitu hard copy atau

sekretaris dan kegiatan pengarsipan ini sangat penting dilakukan

pada organisasi-organisasi baik swasta maupun negeri juga

lembaga-lemabga pemerintah. Pada PT. Federal International

Finance dalam pengarsipannya ini lebih baik menggunakan sistem

wilayah.

VII. Jadwal Pelaksanaan

N

o

Kegiatan Desemb

er

januari Februari Maret April

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 3

1

2

3

4

5

6

Proposal

Konsultas

i

Proses

Laporan

Veripikasi

Uji Nas

IX. Penutup

Dengan terselesainya proposal ini yang telah diajukan dengan

adanya bimbingan-bimbingan yang akan dijadikan sebagai suatu

pembenahan kegiatan pengarsipan dokumen pada PT. Federal

International finance yang dilaksanakan oleh sekretaris perusahaan

tersebut, maka penulis sangat berharap adanya partisipasi dan

dukungan karyawan pada program yang telah dibuat ini, agar

tujuan didalam proposal ini terpenuhi. Penulis juga mengharapkan

dengan adanya proposal ini kegiatan pengarsipan dalam

perusahaan akan lebih teratur guna menunjang kualitas kegiatan

perusahaan untuk lebih baik. Dan semoga proposal ini dapat

bermampaat bagi penulis, pembaca dan perusahaan agar dapat

mengetahui pentingnya pengarsipan dalam kelancaran kegiatan

perusahaan/lingkungan.