TUGAS MIP 1- Scope Management

TUGAS MANAJEMEN INDUSTRI DAN PROYEK

SCOPE MANAGEMENT

Disusun Oleh :

Achmad Jaelani

21060114130099

TEKNIK ELEKTRO FAKULTAS TEKNIK

UNIVERSITAS DIPONEGORO

2016

1. Definisi Project Scope Management

Project scope management adalah suatu kegiatan untuk meyakinkan bahwa semua

kegiatan yang dilakukan telah mencakupi semua requirement yang telah didefinisikan, dan

tidak terdapat kegiatan tambahan yang tidak berhubungan dengan requirement.

Scope pada dasarnya dapat mengacu pada dua pengertian : Product Scope dan Project

Scope. Product Scope adalah fitur dan fungsi yang merupakan karakteristik dari produk

atau layanan yang dihasilkan, Sedangkan Project Scope adalah Kegiatan yang dilakukan

untuk menghasulkan produk atau layanan

Manajemen Ruang Lingkup Proyek meliputi proses yang diperlukan untuk

memastikan bahwa proyek tersebut mencakup semua pekerjaan yang diperlukan, dan

hanya pekerjaan yang diperlukan, untuk menyelesaikan proyek dengan sukses. Hal ini

terutama berkaitan dengan mendefinisikan dan mengontrol apa yang masuk atau tidak

termasuk dalam proyek.

2. Karakteristik Project Scope Management

Temporary (sementara)

Unique product/service/result

Progressive elaboration

Constrained by limited resources

3. Siklus Generik Proyek Hidup (Generic Project Life Cycle)

Gambar 1. Siklus Generik Proyek Hidup

Pada gambar kurva di atas menunjukkan bahwa terdapat 3 fasa dalam siklus generik

proyek hidup yaitu initial phase (fase awal), intermediate phases (fase pertengahan) dan

final phase (fase akhir) dimana terdapat 2 parameter waktu dan level biaya serta susunan

kepegawaian. Dari gambar di atas dapat dilihat pada fase awal menunjukkan seiring

Achmad Jaelani_21060114130099 2

berjalannya waktu,biaya dan penyusunan kepegawaian semakin besar dan banyak. lalu

pada fase intermediate, seiring berjalannya waktu, biaya mencapai pengeluaran terbesar

(titik tertinggi) . lalu pada fase akhir, seiring dengan berjalannya waktu, pengeluaran biaya

dan mencapai titik terendah.

4. Adding Value vs Cost to Change

Gambar 2. Adding Value vs Cost to Change

Pada gambar kurva di atas menunjukkan bahwa hubungan peluang untuk menambah

nilai tambah dengan biaya untuk perubahan adalah berbanding terbalik, dimana semakin

besar nilai tambah maka biaya untuk perubahan akan semakin kecil.

5. Project Stakeholder Management

merupakan proses untuk mengidentifikasi individu, kelompok, atau organisasi yang

dapat mempengaruhi atau dipengaruhi oleh proyek, untuk menganalisa harapan

stakeholder dan pengaruhnya terhadap proyek, dan untuk mengembangkan strategi

manajemen untuk keterlibatan efektif stakeholder pada keputusan proyek dan eksekusi

proyek.

Gambar 3. Bagian dari Project Stakeholder Management


6. Project Management Processes

Gambar 4. Project Management Processes

Pada gambar di atas merupakan siklus proses manajemen proses manajemen proyek,

ada 4 siklus dimulai dari membuat rencana kerja/proyek, melaksanakan rencana ,

pengecekkann dan melakukan tindakan kerja. Untuk gambaran kerja pertama yaitu

initiating atau awalan kerja, lalu ada (planning) atau rencana kerja lalu rencana kerja

tersebut dilaksanakan (executing). Apabila didapatkan hasil yang sesuai dengan rencana

maka kerjannya berhasil (closing)

7. Gambaran Umum Manajemen Ruang Lingkup (Proyek Project Scope Management)

Berikut ini merupakan gambaran tentang proses manajemen ruang lingkup proyek yang

utama:

1. Inisiasi – tahap otorisasi proyek atau fase proyek.

2. Ruang Lingkup Perencanaan – pembuatan pernyataan ruang lingkup tertulis

sebagai dasar untuk keputusan pada proyek di kemudian hari.

3. Definisi Ruang Lingkup – pengelompokan penyampaian proyek besar ke dalam

bagian yang kecil, dengan komponen yang mudah diatur.

4. Verifikasi Ruang Lingkup – memformalkan penerimaan ruang lingkup proyek.

5. Ruang Lingkup Pengendalian Perubahan – untuk mengendalikan perubahan

lingkup proyek.

Proses ini berinteraksi satu sama lain dan dengan proses di bidang pengetahuan

lain juga. Setiap proses mungkin melibatkan usaha dari satu atau lebih indikator individu

atau grup individu, berdasarkan kebutuhan proyek. Setiap proses umumnya terjadi

setidaknya sekali dalam setiap fase proyek. Meskipun proses disajikan di sini sebagai


komponen diskrit dengan antarmuka yang didefinisikan dengan baik, dalam praktiknya hal

ini mungkin tumpang tindih dan berinteraksi dengan cara tidak dapat dijelaskan secara

terperinci di sini. Dalam konteks proyek, istilah ruang lingkup bisa merujuk ke:

Ruang Lingkup Produk – fitur dan fungsi yang menjadi ciri sebuah produk atau jasa.

Ruang lingkup Proyek – pekerjaan yang harus dilakukan untuk memberikan produk

dengan fitur dan fungsi yang telah ditetapkan.

Proses, peralatan, dan teknik yang digunakan untuk mengelola ruang lingkup

proyek adalah fokus pada bagian ini. Proses, peralatan, dan teknik yang digunakan untuk

mengelola ruang lingkup produk yang berbeda-beda menurut wilayah aplikasi dan

biasanya didefinisikan sebagai bagian dari siklus hidup proyek. Sebuah proyek umumnya

menghasilkan produk tunggal, tetapi produk tersebut dapat meliputi komponen tambahan,

masing-masing dengan produk yang saling terpisah tetapi saling bergantung. Sebagai

contoh, sebuah sistem telepon baru umumnya akan mencakup empat bagian komponen –

perangkat keras, perangkat lunak, pelatihan, dan implementasi.

Penyempurnaan ruang lingkup proyek diukur terhadap rencana proyek, tetapi

penyelesaian lingkup produk diukur terhadap persyaratan produk. Kedua jenis manajemen

raung lingkup harus terintegrasi dengan baik untuk memastikan bahwa pekerjaan proyek

akan menghasilkan penyerahan produk tertentu.


Gambar 5. Managenent Ruang Lingkup Proyek


Berikut ini merupakan penjelasan tentang proses manajemen ruang lingkup proyek yang

utama:

A. Inisiasi

Inisiasi adalah proses otorisasi secara resmi sebuah proyek baru atau proyek yang ada

untuk melanjutkan ke tahap berikutnya. Ini merupakan link inisiasi formal proyek

untuk pekerjaan yang sedang berlangsung pada organisasi. Dalam beberapa organisasi,

proyek tersebut tidak secara resmi dimulai sampai setelah selesainya penilaian

kebutuhan, studi kelayakan, rencana awal, atau bentuk analisis lainnya yang diprakarsai

sendiri secara terpisah. Beberapa jenis proyek, layanan proyek internal khususnya dan

proyek-proyek pengembangan produk baru, dimulai secara informal, dan beberapa

jumlah terbatas pekerjaan dilakukan untuk mengamankan persetujuan yang diperlukan

untuk inisiasi formal. Proyek biasanya diotorisasi sebagai akibat dari satu atau lebih hal

berikut:

Sebuah permintaan pasar (misalnya, sebuah perusahaan mobil mengotorisasi sebuah

proyek untuk membangun lebih banyak mobil yang efisien bahan bakar dalam

menanggapi kekurangan bensin).

Kebutuhan bisnis (misalnya, sebuah perusahaan pelatihan mengotorisasi sebuah

proyek untuk membuat program baru untuk meningkatkan pendapatan perusahaan).

Rangsangan ini mungkin juga yang disebut masalah, peluang, atau kebutuhan bisnis.

Tema sentral dari semua istilah ini adalah bahwa manajemen secara umum harus

membuat keputusan tentang bagaimana merespon.

Gambar 6. Inisiasi

Input untuk Inisialisasi

Definisi Produk. Deskripsi produk mendokumentasikan karakteristik produk

atau layanan yang dilakukan pada proyek. Deskripsi produk biasanya akan

memiliki detail yang sedikit dalam fase awal dan lebih rinci dalam tahapan yang


berikutnya dimana karakteristik produk akan semakin diuraikan. Deskripsi

produk ini juga harus mendokumentasikan hubungan antara produk atau jasa

yang dibuat dan kebutuhan bisnis atau stimulus lain yang

memunculkan proyek tersebut. Sementara bentuk dan substansi deskripsi produk

akan bervariasi, selalu harus cukup rinci untuk mendukung perencanaan proyek

berikutnya. Banyak proyek melibatkan satu organisasi (penjual) yang melakukan

pekerjaan kepada pihak lain (pembeli). Dalam keadaan seperti itu, deskripsi

produk awal biasanya diberikan oleh pembeli.

Rencana Strategis. Semua proyek harus mendukung kinerja tujuan strategis

organisasi - rencana strategis organisasi harus dipertimbangkan sebagai faktor

dalam keputusan pemilihan proyek.

Kriteria Pemilihan Proyek. Kriteria seleksi Proyek biasanya didefinisikan dalam

hubungan manfaat dari produk proyek dan dapat mencakup keseluruhan perhatian

manajemen (pengembalian keuangan, pangsa pasar, persepsi publik, dll).

Informasi Historis. Informasi historis tentang hasil seleksi baik hasil keputusan

pemilihan proyek sebelumnya maupun kinerja proyek sebelumnya harus pula

dipertimbangkan. Ketika inisiasi melibatkan persetujuan untuk tahap berikutnya

dari proyek, informasi mengenai hasil dari fase sebelumnya seringkali kritis.

Alat dan Teknik untuk Inisialisasi

Metoda Pemilihan Proyek. Metode seleksi Proyek melibatkan pengukuran nilai

atau daya tarik pada pemilik proyek. Metode seleksi proyek termasuk

mempertimbangkan kriteria keputusan (beberapa kriteria, jika digunakan, harus

digabungkan menjadi fungsi nilai tunggal) dan sarana untuk menghitung nilai

dibawah ketidakpastian. Ini dikenal sebagai model keputusan dan metode

perhitungan. Seleksi proyek juga berlaku untuk memilih alternatif cara

mengerjakan proyek. Optimasi alat dapat digunakan untuk mencari kombinasi

Penilaian Ahli. Penilaian Ahli seringkali diperlukan untuk menilai masukan

untuk proses ini. Seperti keahlian dapat diberikan oleh setiap kelompok atau

individu dengan pengetahuan khusus atau pelatihan dan tersedia dari berbagai

sumber, termasuk: Unit lain dalam organisasi, Konsultan,Stakeholder, termasuk

pelanggan, Profesional dan asosiasi teknis, Kelompok industri.


Hasil dari Inisialisasi

Piagam Proyek. Sebuah project charter adalah sebuah dokumen yang resmi

mengotorisasi sebuah proyek. Ini harus mencakup, baik secara langsung atau

dengan referensi ke dokumen lain: Kebutuhan bisnis yang mana proyek ini

dilakukan dan Deskripsi produk.

Identifikasi/Penugasan Manajer Proyek. Secara umum, manajer proyek harus

diidentifikasi dan ditugaskan sebagai awal dari proyek tersebut. Manajer proyek

harus selalu diberikan sebelum memulai rencana pelaksanaan proyek dan lebih

baik sebelum perencanaan proyek dilakukan.

Kendala. Kendala adalah faktor yang akan membatasi pilihan tim manajemen

proyek tersebut. Misalnya, anggaran yang telah ditetapkan adalah kendala yang

sangat mungkin untuk membatasi pilihan tim yang menyangkut ruang lingkup,

staf, dan jadwal.

Asumsi.

B. Perencanaan Ruang Lingkup

Lingkup perencanaan adalah proses semakin merinci dan mendokumentasikan

pekerjaan proyek (lingkup proyek) yang menghasilkan produk proyek. Lingkup

perencanaan proyek dimulai dengan masukan awal deskripsi produk, Piagam proyek,

dan definisi awal kendala dan asumsi. Perhatikan bahwa deskripsi produk mencakup

persyaratan produk yang mencerminkan persetujuan kebutuhan oleh pelanggan dan

desain produk yang memenuhi persyaratan produk. Keluaran lingkup perencanaan

adalah pernyataan ruang lingkup dan rencana manajemen ruang lingkup, dengan detail

yang mendukung. Bentuk-bentuk pernyataan dasar untuk lingkup kesepakatan antara

proyek dan pelanggan proyek dengan mengidentifikasi baik tujuan proyek dan

penyerahan peroyek. Tim proyek mengembangkan ruang lingkup beberapa laporan

yang sesuai untuk tingkat dekomposisi kerja proyek.


Gambar 7. Perencanaan Ruang Lingkup

Input pada Perencanaan Ruang Lingkup

Deskripsi Produk.

Piagam Proyek.

Kendala.

Asumsi.

Alat dan Teknik untuk Perencanaan Ruang Lingkup

Analisa produk. Analisis Produk melibatkan pengembangan pemahaman yang

lebih baik dari produk proyek. Ini mencakup teknik seperti produk rekayasa

rincian analisis sistem, value engineering, analisis nilai, analisis fungsi, dan

fungsi penyebaran kualitas.

Analisa Benefit/Biaya. Manfaat analisis biaya melibatkan memperkirakan biaya

dan tidak berwujud nyata (pengeluaran) dan manfaat (keuntungan) dari berbagai

proyek dan alternatif produk, dan kemudian menggunakan ukuran finansial,

seperti hasil investasi atau payback period untuk menilai relatif keinginan

alternatif diidentifikasi.

Identifikasi Alternatif. Ini adalah istilah umum untuk setiap teknik yang

digunakan untukmenghasilkan pendekatan yang berbeda-gen untuk proyek. Ada

berbagai teknik mengelolaan umum yang sering digunakan di sini, yang paling

umum di antaranya adalah brainstorming dan berpikir lateral.


Hasil dari Perencanaan Ruang Lingkup

Peryataan Ruang Lingkup. Pernyataan Ruang lingkup didokumentasikan untuk

menyediakan dasar proyek masa depan dan untuk membuat keputusan dan

mengkonfirmasikan atau mengembangkan pemahaman lingkup proyek umum

diantara para stakeholder. Saat proyek berlangsung, pernyataan ruang lingkup

mungkin perlu direvisi atau disempurnakan untuk mencerminkan perubahan yang

telah disetujui dengan ruang lingkup proyek.

Detail dukungan. Pendukung detail untuk laporan cakupan harus

didokumentasikan dan terorganisir yang diperlukan untuk memfasilitasi

penggunaannya oleh proses manajemen proyek lainnya. Pendukung detail selalu

menyertakan dokumentasi dari semua identifikasi asumsi dan kendala. Jumlah

detail tambahan mungkin berbeda di setiap wilayah aplikasi.

C. Definisi Ruang Lingkup

Definisi Ruang Lingkup melibatkan pengelompokan penyerahan proyek utama (seperti

diidentifikasi dalam peryataan ruang lingkup menjadi kelompok lebih kecil, lebih

mudah dikelola:

Meningkatkan akurasi biaya, durasi, dan estimasi sumber daya.

Menetapkan dasar pengukuran kinerja dan kontrol.

Memfasilitasi tugas tanggung jawab yang jelas.

Definisi ruang lingkup yang benar sangat penting bagi keberhasilan proyek. “Ketika

definisi ruang lingkup tidak jelas, biaya proyek akhir dapat menjadi lebih tinggi karena

perubahan yang tak terelakkan yang mengganggu irama proyek, menyebabkan

pengerjaan ulang, peningkatan waktu proyek, dan menurunkan produktivitas dan moral

tenaga kerja”.

Gambar 8. Definisi Ruang Lingkup


Input Pada Definisi Ruang Lingkup

Pernyataan Ruang Lingkup.

Kendala. Ketika sebuah proyek dilakukan di bawah kontrak, kendala yang

ditentukan oleh ketentuan kontrak sering menjadi pertimbangan utama selama

pendefinisian ruang lingkup.

Asumsi.

Hasil Perencanaan Lain. Output dari proses di bidang pengetahuan lainnya

harus ditinjau ulang untuk dampak yang mungkin timbul pada lingkup definisi

proyek.

Informasi Historis. Informasi historis tentang proyek sebelumnya harus

dipertimbangkan dalam definisi ruang lingkup. Informasi tentang kesalahan dan

kelalaian pada proyek-proyek sebelumnya akan sangat berguna.

Alat dan Teknik untuk Definisi Ruang Lingkup

Template Work breakdown structure. WBS dari proyek sebelumnya yang

sering dapat digunakan sebagai template untuk sebuah proyek baru. Meskipun

setiap proyek adalah unik, WBSs sering bisa “digunakan kembali” karena

sebagian besar proyek akan menyerupai proyek lain sampai batas tertentu.

Sebagai contoh, sebagian besar proyek dalam sebuah organisasi tertentu akan

memiliki siklus hidup proyek yang mirip, dan dengan demikian akan memiliki

keperluan penyerahan yang sama atau serupa dari setiap tahap.

Dekomposisi. Dekomposisi melibatkan pengelompokan penyampaian proyek

utama atau subdeliverables menjadi lebih kecil, komponen yang lebih mudah

ditangani sampai kiriman didefinisikan dalam detail yang memadai untuk

mendukung pengembangan kegiatan proyek (perencanaan, pelaksanaan,

pengendalian, dan menutup).

Hasil dari Definsi Ruang Lingkup

Work Breakdown Structure Sebuah WBS adalah pengelompokan berorientasi

deliverable. Komponen proyek yang mengatur dan menentukan total cakupan

proyek; bekerja tidak dalam WBS berada di luar lingkup proyek. Seperti

pernyataan ruang lingkup, WBS yang sering digunakan untuk mengembangkan

atau mengkonfirmasi bahwa pengertian umum tentang ruang lingkup proyek


D. Verifikasi Ruang Lingkup

Verifikasi ruang lingkup adalah proses mendapatkan penerimaan formal ruang lingkup

proyek oleh stakeholder (sponsor, klien, pelanggan, dll). Hal ini membutuhkan

meninjau penyerahan dan hasil kerja untuk memastikan bahwa semua telah

diselesaikan dengan benar dan memuaskan. Jika proyek ini dihentikan lebih awal,

proses verifikasi ruang lingkup harus menetapkan dan mendokumentasikan

tingkat dan tahap penyelesaian. Verifikasi ruang lingkup berbeda dengan pengendalian

kualitas dalam hal ini terutama yang berurusan dengan penerimaan hasil kerja

sedangkan kualitas kontrol terutama berkaitan dengan kebenaran hasil pekerjaan.

Proses ini umumnya dilakukan secara paralel untuk memastikan kebenaran dan

penerimaan.

Gambar 9. Verifikasi Ruang Lingkup

Input pada verifikasi ruang lingkup

Hasil kerja. Hasil kerja – dimana penyerahannya telah selesai sepenuhnya atau

sebagian merupakan output dari pelaksanaan rencana proyek.

Dokumentasi produk. Dokumen yang dihasilkan untuk menggambarkan produk

proyek harus tersedia untuk ditinjau. Istilah yang digunakan untuk

menggambarkan dokumentasi ini (rencana, spesifikasi, dokumentasi teknis,

gambar, dll) berbeda-beda menurut wilayah aplikasi.

Work breakdown structure. Bantuan WBS dalam penentuan ruang lingkup, dan

harus digunakan untuk memverifikasi pekerjaan proyek tersebut.


Pernyataan ruang lingkup. Pernyataan ruang lingkup mendefinisikan ruang

lingkup secara rinci dan harus diverifikasi

Rencana Proyek.

Alat dan teknik untuk Verifikasi ruang lingkup

Pemeriksaan. Pemeriksaan mencakup kegiatan seperti pengukuran, pemeriksaan,

dan pengujian dilakukan untuk menentukan apakah hasil sesuai dengan

persyaratan. Berbagai inspeksi disebut resensi, review produk, audit, dan

penelusuran; di beberapa area aplikasi, istilah-istilah yang berbeda memiliki arti

sempit dan spesifik.

Hasil dari Verifikasi ruang lingkup

Penerimaan Formal. Dokumentasi dimana klien atau sponsor telah menerima

produk dari fase proyek atau penyerahan utama harus siap dan didistribusikan.

penerimaan tersebut dapat bersyarat, terutama pada akhir sebuah fase.

E. Kontrol Perubahan Ruang Lingkup

Lingkup pengendalian perubahan berkaitan dengan a) mempengaruhi faktor-faktor

yang membuat perubahan lingkup untuk memastikan bahwa perubahan telah

disepakati, b) menentukan bahwa perubahan lingkup telah terjadi, dan c) mengelola

perubahan aktual kapan dan jika mereka terjadi. Lingkup pengendalian perubahan harus

benar-benar terintegrasi dengan proses-proses kontrol lainnya (jadwal kontrol,

pengendalian biaya, pengendalian mutu, dan lain-lain).

Gambar 10. Kontrol Perubahan Ruang Lingkup


Input pada kontrol perubahan ruang lingkup

Work breakdown structure.

Laporan Kinerja. Laporan Kinerja, memberikan informasi tentang kinerja ruang

lingkup, seperti yang penyerahan interim yang telah diselesaikan dan yang belum.

Laporan Kinerja juga dapat mengingatkan tim proyek untuk isu-isu yang dapat

menyebabkan masalah di masa mendatang.

Permintaan perubahan. Permintaan perubahan dapat terjadi dalam berbagai

bentuk - lisan atau tertulis, langsung atau tidak langsung, dimulai eksternal atau

internal, dan dengan mandat legal atau opsional. Perubahan mungkin memerlukan

perluasan ruang lingkup atau memungkinkan menyusutkannya

Rencana pengelolaan ruang lingkup.

Alat dan teknik untuk kontrol perubahan ruang lingkup

Kontrol perubahan ruang lingkup. Sebuah pengendalian perubahan ruang

lingkup mendefinisikan prosedur dimana ruang lingkup proyek dapat diubah.

Termasuk dokumen, pelacakan sistem, dan tingkat persetujuan yang diperlukan

untuk otorisasi perubahan. Pengendalian perubahan ruang lingkup harus

diintegrasikan dengan kontrol perubahan yang terintegrasi dan, khususnya,

dengan sistem apapun atau sistem yang ada untuk mengendalikan lingkup

produk. Ketika proyek ini dilakukan di bawah kontrak,

pengendalian perubahan lingkup juga harus sesuai dengan semua ketentuan

kontrak yang relevan.

2. Pengukuran kinerja. Teknik pengukuran kinerja, membantu untuk menilai

besarnya setiap variasi yang terjadi. Menentukan apa yang menyebabkan varians

relatif terhadap baseline dan memutuskan apakah varians memerlukan tindakan

koreksi merupakan bagian yang penting dari kontrol ruang lingkup perubahan.

3. Perencanaan tambahan. Beberapa proyek berjalan tepat sesuai rencana. Calon

lingkup perubahan mungkin membutuhkan modifikasi pada WBS atau analisis

pendekatan alternatif (lihat masing-masing pada Bagian 3.3.1 dan 2.2.3).


Hasil dari kontrol perubahan ruang lingkup

Perubahan ruang lingkup. Sebuah cakupan perubahan adalah modifikasi pada

lingkupproyek yang telah disetujui seperti yang didefinisikan oleh WBS yang

disetujui. Lingkup perubahan sering membutuhkan penyesuaian terhadap biaya,

waktu, kualitas, atau tujuan proyek lainnya. Perubahan lingkup proyek ini adalah

umpan balik melalui proses perencanaan, teknis dan dokumen perencanaan

diperbarui yang diperlukan, dan pemangku kepentingan akan diberitahu

sebagaimana mestinya.

Tindakan perbaikan. Tindakan korektif adalah segala sesuatu dilakukan untuk

membawa kinerja proyek diharapkan di masa depan sejalan dengan rencana

proyek.

Pembelajaran. Penyebab varians, alasan di balik tindakan korektif yang dipilih,

dan jenisjenis pelajaran yang dipetik dari kontrol ruang lingkup perubahan harus

didokumentasikan, sehingga informasi ini menjadi bagian dari database historis

baik kedua proyek ini dan proyek lainnya dari organisasi yang melaksanakan.

Penyesuaian garis dasar. Tergantung pada sifat perubahan, dokumen dasar yang

sesuai dapat direvisi dan diterbitkan kembali untuk mencerminkan perubahan

yang telah disetujui dan membentuk dasar baru untuk perubahan masa depan.


TUGAS MIP 1- Scope Management

Documents

Transcript of TUGAS MIP 1- Scope Management