TUGAS MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA

OLEH

BAGUS BEKTI TRI UTOMO

D311309093

PROGRAM STUDI MANAJEMEN AGRIBISNIS

JURUSAN MANAJEMEN AGRIBISNIS

POLITEKNIK NEGERI JEMEBR

TAHUN 2015

SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA MANUSIA

Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (SISDM) pada dasarnya merupakan suatu

prosedur sistematik tentang pengumpulan, penyimpanan, pemeliharaan dan perolehan

kembali berbagai data atau informasi yang sangat dibutuhkan oleh suatuperusahaan

(organisasi) atau para pemakai guna memperlancar kegiatan pengoprasian perusahaan.

Pengertian Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

            Definisi sistem informasi sumber daya manusia yang diungkapkan oleh Henry

Simamora (1997 : 90) di dalam bukunya Manajemen Sumber Daya Manusia sebagai

berikut : Sistem informasi sumber daya manusia (SISDM) adalah prosedur sistematik untuk

mengumpulkan, menyimpan, mempertahankan, menarik, dan memvalidasi datayang

dibutuhkan oleh sebuah organisasi tentang sumber daya manusia, aktivitas-aktivitas

personalia, dan karakteristik- karakteristik unit organisasinya.

            Pengertian sistem informasi sumber daya manusia yang diungkapkan oleh Raymond

McLeod, Jr yang telah diterjemahkan oleh Hendra Teguh (2004 : 475) dalam buku Sistem

Informasi Manajemen sebagai berikut : Sistem Informasi sumber daya manusia adalah sistem

yang menunjang manajemen untuk mempermudah dalam proses pengambilan keputusan

yang meliputi aktivitas merencanakan, menerima, menempatkan, melatih dan

mengembangkan serta memelihara atau merawat sumber daya manusia atau anggota

perusahaan.

            Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa sistem informasi sumber dayamanusia

merupakan suatu proses sistematik yang memiliki kemampuan lebih dari sekedar laporan

komputer mengenai informasi pegawai, menganalisa, memelihara dan mengendalikan

informasi keseluruhan mengenai sumber daya manusia agar dapatdipakai oleh semua pihak

yang membutuhkan.

Karakteristik Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

Menurut Henry Simamora (1997 : 90-91) dalam bukunya Manajemen Sumber Daya

Manusia mengungkapkan bahwa : Sebuah sistem informasi sumber daya manusia haruslah

dirancang untuk menyediakan informasi yang :

1. Tepat waktu,

2. Akurat,

3. Ringkas,

4. Relevan,

5. Lengkap.

           

            Karakteristik Sistem Informasi Sumber Daya Manusia tersebut diatas diuraikan secara

singkat sebagai berikut :

1. Tepat Waktu, Informasi yang disajikan kepada pemakai harus dilakukandengan baik atau

benar dan harus up to date, serta diterapkan pada waktuyang layak dan tepat waktu.

2. Akurat, Informasi yang dibutuhkan oleh pemakai harus memenuhi tingkatakurasi atau

ketepatan yang tinggi, bebas dari pengertian yang menyesatkan,kesalahan material dan dapat

diandalkan oleh pemakainya.

3. Ringkas, Manajer dapat menyerap banyak informasi yang dibutuhkan dalam situasi

tertentu.

4. Relevan, Manajer haruslah mendapatkan hanya informasi yang dibutuhkan dalam situasi  ter-

tentu.

5. Lengkap, Manajer harus mendapatkan informasi yang lengkap dan tidak terpotong-

potong.

Sumber Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

Membentuk sistem informasi sumber daya manusia yang komprehensif, memerlukan

informasi yang diperoleh dari berbagai sumber. Formulir-formulir khusus dan kuisioner ±

kuisioner dapat dibuat untuk mengumpulkan informasi bagi keperluan Sistem Informasi

Sumber Daya Manusia, diungkapkan oleh Henry Simamora (1997 :94) di dalam bukunya

Manajemen  Sumber Daya Manusia sebagai berikut :

Sumber-sumber informasi dari Sistem Informasi Sumber Daya Manusia adalah

sebagai berikut :

1.      Blangko-blangko lamaran

            Blangko lamaran harus dirancang sebagai guna mengumpulkan informasi yang

dibutuh-kan untuk Sistem Informasi Sumber Daya Manusia. Informasi ini mencakup tingkat

pendidikan, keahlian, dan data biografis lainnya yang relevan. Setelah si calon diseleksi,

diminta menyelesaikan blanko kedua yang meminta informasi yang lebih rinci untuk

keperluan Sistem Informasi Sumber DayaManusia

2. Evaluasi-evaluasi penting

            Informasi penting harus dimutahirkan secara periodik meliputi keahlian ± Keahlian

dan bakat karyawan, tingkat kinerja saat ini dan potensipertumbuhannya. Organisasi

memerlukan informasi yang sahih untuk membuatkeputusan-keputusan perencanaan jangka

panjang me-nyangkut individu-individu yang memiliki potensi promosi

3. Maklumat-maklumat perubahan personalia

            Organisasi telah mengembangkan blanko sederhana yang disebut maklumat

perubahan personalia (personal change notice), dimana penyedia dimintamelengkapi dan

mengirimkan ke bagian sumber daya manusia.

4. Tindakan-tindakan pendisiplinan

            Informasi yang bersangkut paut tindakan disipliner formal juga diperlukan dalam

Sistem Informasi Sumber Daya Manusia. Beberapa organisasi menggunakan formulir khusus

untuk me-laporkan informasi ini kepada bagian sumber daya manusia.

5. Daftar gaji

            Sistem Informasi Sumber Daya Manusia kadang-kadang berisi riwayat gajisetiap

karyawan, termasuk gaji dasar, persentase kenaikan setiap tahun dan setiap bonus serta

penghargaan khusus yang telah diberikan. Informasi ini dapat menjadi bagian dari data yang

disediakan melalui formulir evaluasi kerja.

Komponen Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

Komponen-komponen Sistem Informasi Sumber Daya Manusia yang dikemukakan

oleh Henry Simamora dalam bukunya Manajemen Sumber Daya Manusia adalah :

a.Fungsi Masukan,

b.Fungsi Pemrosesan,

c.Fungsi Keluaran.

            Secara singkat komponen fungsional utama dalam Sistem Informasi Sumber Daya

Manusia tersebut dapat diuraikan sebagai berikut :

a. Fungsi Masukan

            Yaitu memberikan kemampuan untuk memasukan informasi personalia kedalam

Sistem Sumber Daya Manusia, fungsi ini mengumpulkan data sepertisiapa yang

mengumpulkan data, kapan, dan bagaimana data diproses. Masukan-masukan dari Sistem

Informasi Sumber Daya Manusia serupa dengan system manual, informasi karyawan,

kebijakan-kebijakan dan prosedur sumber daya manusia dan informasi yang berkaitan dengan

personalia lainnya harus dimasukan ke dalam sistem agar dapat digunakan. Informasi ini

biasanya dimasukan dari dokumen-dokumen (seperti formulir lamaran) ke dalam komputer

pribadi yang dihubungkan dengan komputer besar (mainframe computer). Informasi dapat

diketik, dibaca secara digital atau dipindah (scanned) dari dokumen-dokumen dimasukan

kedalam sistem dari komputer-komputerlainnya atau diambil dari mesin-mesin lainnya yang

dihubungkan dengankomputer (misalnya mesin absensi yang dihubungkan langsung dengan

komputer).

b.Fungsi Pemrosesan

            Sistem data dimasukan ke dalam sistem informasi, fungsi pemeliharaan databaru

(data maintenance function) akan memperbaharui dan menambahkan data baru ke dalam

basis data yang ada. Dalam sistem yang tidak terkomputerisasi, karyawan melakukan hal ini

dengan tangan, mereka mengarsipkan dokumen dokumen kertas dan membuat masukan-

masukan data ke dalam arsip ± arsip. Sistem yang terkomputerisasi melakukan fungsi ini

secara akurat dan cepat.

c.Fungsi Keluaran

            Merupakan fungsi yang paling terlihat dari sebuah Sistem Informasi Sumber Daya

Manusia.Untuk menghasilkan fungsi keluaran yang bernilai bagi pemakai-pemakai komputer,

Sistem Informasi Sumber Daya Manusia harus memproses keluaran tersebut, membuat

kalkulasi-kalkulasi yang diperlukan dan setelah itu memformat persentasinya dengan cara

yang dapat dimengerti oleh para pemakai. Sistem yang tidak terkomputerisasi melakukan hal

ini secara manual, menyusun statistik-statistik dan mengetik laporan-laporan. Sistem yang

terkomputerisasi melakukan hal ini dengan menggunakan program-program yang canggih.

Model Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

Perencanaan awal harus memasukan sebuah model keseluruhan yang akan

menggambarkan masukan-masukan, transformasi, dan keluaran-keluaran yang diharapkan

dari sebuah sistem. Model Sistem Informasi Sumber Daya Manusia menggunakan format

umum yang sama dari subsistem input, database, dan subsistem output yang telah digunakan

berbagai area fungsional lain.

Komponen Sumber Daya Manusia (SDM) dapat dijelaskan sebagai berikut :

1. Subsistem Input

Kombinasi standar dari pengolahan data,  penelitian, dan intelejen.

Subsistem ini terdiri dari :

a.       Sistem Informasi Data Personil

b.      Menyediakan data personil bagi Sistem Informasi Sumber Daya Manusia sehingga database

berisi gambaran yang lengkap dari sumber daya personil yang berupa non keuntungan relatif

lebih permanen seperti : nama pegawai, jenis kelamin, tanggal lahir, pendidikan, jumlah

tanggungan.

c.       Subsistem Penelitian Sumber Daya Manusia

Mengumpulkan data melalui proyek penelitian khusus, contohnya :

penelitian suksesi, analisis dan evaluasi jabatan dan penelitian keluhan.

d.      Subsistem Intelijen Sumber Daya Manusia

Subsistem ini mengumpulkan data berhubungan dengan Sumber Daya Manusia (SDM) dari

lingkungan perusahaan. Elemen lingkungan yang menyediakan data ini meliputi pemerintah,

pemasok, tenaga kerja, masyarakat global, dan sebagainya.

2.      Database Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (SISDM)

Database yang digunakan adalah berbasis komputer yang meliputi :

a. Isi Database

     Data pegawai, seperti : tanggal lahir, nama, departemen, jabatan, tingkat pendidikan, dan

lain-lain.

     Data non pegawai, yang mengidentifikasi data dan menjelaskan organisasi di lingkungan per-

usahaan seperti agen tenaga kerja, akademis, universitas, serikat kerja, serta pemerintahan.

b. Lokasi Database Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (SISDM)

             Sebagai database Sistem Informasi Sumber Daya Manusia ditempatkan pada komputer

sentral perusahaan, tetapi database yang lain bisa berada didivisi khusus seperti pada divisi

operasi lain dan luar pusat pelayanan.

c. Perangkat Lunak Manajemen Database

             Perangkat lunak yang digunakan dalam mengelola database Sistem Informasi Sumber

Daya Manusia perusahaan contohnya : IMS, FOCUS, Dbase, dan lain-lain.

3. Subsistem Output

     Mencerminkan hasil pengelolahan data Sumber Daya Manusia (SDM) personil perusahaan,

yang meliputi :

a. Subsistem Perencanaan Angkatan Kerja

             Subsistem ini meliputi semua kegiatan yang memungkinkan manajemen untuk

mengidentifikasi kebutuhan pegawai di masa datang sepertipembuatan bagan organisasi,

peramalan gaji, analisis atau evaluasi jabatan.

b. Subsistem Perekutan

             Subsistem ini mengidentifikasi dua aplikasi perekutan yaitu penelusuran pelamaran dan

pencarian internal.

c. Subsistem Manajemen Angkatan Kerja

            Meliputi penilaian kerja, pendidikan dan pelatihan, pengendalian posisi, realokasi, keahlian

atau kompetisi, suksesi dan pendisiplinan.

d. Subsistem Kompesasi

   Mendeskripsikan segala bentuk informasi yang berkaitan dengan balas jasa terhadap apa

yang telah dikerjakan oleh karyawan, meliputi peningkatanpenghargaan, gaji, kompesasi

eksekutif, intensif bonus kehadiran.

e. Subsistem benefit

            Subsistem benefit ini seperti berapa besar pensiun yang diperoleh seorang karyawan

dan    masa kerjanya.

           

            Salah satu hal yang dipersepsi oleh karyawan adalah rancangan pekerjaan yang

didalam-nya termasuk peralatan dan perangkat serta cara kerja yang berhubungan langsung

dengan peker-jaan mereka. Peralatan atau perangkat yang dimaksud adalah SISDM itu

sendiri. SISDM sebagai perangkat untuk mendukung kerja memiliki kriteria ± kriteria dalam

setiap aspeknya baik subsistem input, pemrosesan ataupun output. Kriteria ± kriteria yang

dimak-sud adalah tepat waktu,akurat, ringkas, relevan dan lengkap. Kriteria- kriteria inilah

yang akan  dipersepsi oleh karyawan apakah sesuai dengan harapan dan kebutuhan karyawan

ataukah tidak.

            Bagaimana karyawan mempersepsi SISDM berkaitan dengan harapan dan kebutuhan

karyawan tersebut terhadap karakteristik SISDM yang sedang digunakan. Ketika data SISDM

dipersepsi tidak dapat memberikan data secara tepat waktu, tidak memberikan data yang

akurat dan bebas kesalahan, tidak banyak informasi yang diperoleh melalui SISDM secara

tepat dan lengkap, maka SISDM dipersepsi tidak sesuai dengan harapan karyawan.

Data SISDM yang dipersepsi tidak dapat memberikan informasi yang tepat waktu,

akan mengakibatkan karyawan menghayati bahwa SISDM tidak dapat membantunya dalam

menyelesaikan pekerjaan secara cepat, sehingga muncul penghayatan time urgency yang

mendesak karyawan untuk bekerja secara terburu ± buru. Begitu pula ketika data SISDM

dipersepsi tidak tampil secara mudah danringkas, maka karyawan akan menghayati data

SISDM merupakan data mentah yang masih harus diproses secara manual sehingga semakin

mendesak pekerjaan karyawan.

            Hal ini juga akan membuat pekerjaan menjadi semakin banyak dan sulit, sehingga

karyawan menghayati work overload (pekerjaan yang berlebihan) yang bila dibiarkan dapat

menjadi frustasi karena karyawan tidak dapat menyesuaikan diri terhadappekerjaannya. Data

SISDM yang dipersepsi tidak memberikan informasi yang bebaskesalahan dan tidak dapat

diandalkan akan dimaknakan tidak akurat, tidak relevan dan tidak lengkap yang kemudian

akan mempengaruhi prosedur kerja karyawan untuk menjadi dihayati semakin sulit.

Kondisi ± kondisi time urgency yang mendesak, prosedur kerja yang sulit, jumlah

pekerjaan yang berlebihan (work overload) hingga berakhir menjadi frustasimerupakan aspek

± aspek yang mempengaruhi beban kerja karyawan. Kondisi ± kondisi seperti ini dapat

menjadi faktor penekan bagi karyawan sehingga harusmenggunakan energi lebih banyak.

Penggunaan energi yang secara terus ± menerusmengakibatkan timbulnya kelelahan

(fatigue). AM. Sugeng. Budiono (2003:87) mengatakan kelelahan kerja ditandai dengan

melemahnya tenaga kerja melakukan pekerjaan/kegiatan, sehingga akan meningkatkan

kesalahan dalam melakukan pekerjaan. Selain itu, kondisi ± kondisi seperti time

urgency yang mendesak,work overload dan frustasi dapat menjadi faktor psikis dalam

mempengaruhi beban kerja. Faktor psikis ini akan berakibat pada kelelahan psikis yang

berkaitan dengan kelelahan emosional (emotional exhaustion) yang ditandai dengan

hilangnya perhatian, kepercayaan, minat dan semangat dalam bekerja (Ray & Miller, 1994).

Ketika seorang pekerja telah menghayati pekerjaannya dengan sebuah penghayatan

bahwa lingkungan fisik ataupun psikis merupakan sebuah penekan bagidirinya dan pekerja

tidak dapat beradaptasi terhadap tuntutan pekerjaannya maka halini dapat berpengaruh pada

tingkah lakunya dalam bekerja yaitu hilangnya minat dan semangat bekerja yang tampak

dalam tingkah laku mangkir, sering terlambat, lambatdalam menyelesaikan tugas.

Referensi

http://id.wikipedia.org/wiki/Sistem_informasi

http://dewin221106.blogspot.com/2010/05/dampak-negatif-sistem-informasi.html

http://kaltarabloggers.aimoo.com/Category/Topic-1-1221860.htmlhttp://id.wikipedia.org/

wiki/Sistem_manajemen_sumber_daya_manusia