KOORDINASI & RENTANG MANAJEMEN

Tujuan Bab ini :

1. Menjelaskan mengapa koordinasi dari kegiatan dan tujuan dari organisasi penting untuk

dilakukan.

2. Mendefinisikam koordinasi yang efektif dan menjelaskan mengapa konflik yang

membangun sangat perlu dalam proses koordinasi.

3. Mengidentifikasikan dan menjelaskan mekanisme koordinasi yang dapat dipergunakan

para manajer.

4. Mendefinisikan rentang manajemen dan hubungannya dengan koordinasi.

5. Membedakan antara pendekatan tradisional dan moderen untuk memilih rentang

manajemen.

6. Menjelaskan efek dari rentang manajemen yang terlalu luas atau sempit.

7. Membedakan antara struktur organisasi yang tinggi dan yang datar.

8. Mengidentifikasi dan menjelaskan kriteria yang dipergunakan manajer dalam

menentukan rentang kendali manajemen yang dipilih.

KOORDINASI

Adalah proses pengintegrasian tujuan dan kegiatan pada satuan yang terpisah pada suatu

organisasi untuk mencapai tujuan organisasi secara efisien

Koordinasi penting bagi manajer karena melakukan secara bersamaan hal- hal sbb :

a) Membagi pekerjaan secara spesialisasi dan departementalisasi agar tercapai

produktifitas dan effisiensi tinggi.

b) Mengkoordinasikan bermacam-macam kegiatan yang ada dan telah effisien dan

produktif itu agar tercapai tujuan yang telah ditetapkan.

Tanpa koordinasi maka mereka akan memaksimalkan effisiensi bidang mereka tanpa

perduli bagian lain.

3 Macam Ketergantungan

• Saling ketergantungan yang menyatu

• Saling ketergantungan yang berurutan

• Saling ketergantungan timbal-balik

Masalah Dalam Koordinasi

• Perbedaan dalam orientasi terhadap tujuan tertentu

• Perbedaan dalam orientasi waktu

• Perbedaan dalam orientasi antar waktu

• Perbedaan dalam formalitas struktur

3 Pendekatan

• Teknik manajemen dasar

• Meningkatkan koordinasi potensial

• Mengurangi kebutuhan akan koordinasi

Masalah dalam koordinasi

Mekanisme Pengkoordinasi Dasar

.

• Hirarki manajerial

Jika ada karyawan dalam satu bagian mempunyai

pandangan berbeda tentang suatu masalah ,maka atasan

dibagian itu harus bisa menetapkan berdasarkan tujuan

secara benar dan masuk akal.

• Aturan dan prosedur

• Rencana dan penetapan tujuan

• Komunikasi antar departemen.

Sesama manajer dalam satu level mengkomunikasikan

pekerjaan mereka yang berkaitan dan satu dan lainnya

dan mengkaitkan pada kebijakan perusahaan.

• Komite

Suatu badan bentukan sementara ataurutin yang

mewadahi kerjasama antar departemen ,sehingga

masalah antara multi departemen dapat dirapatkan secara

rutin tiap minggu.

• Hubungan individu (Liaison individual).

Adalah sesorang yang mempunyai kemampuan cukup

mengenai beberapa departemen secara operasional detail dan

berfungsi menjembatani para manajer

RENTANG MANAJEMEN

Prinsip rentang manajemen berkaitan erat dengan jumlah bawahan yang dapat dikendalikan

secara efektif oleh manajer atau atasan. Antara rentang manajemen dan koordinasi saling

berhubungan erat. Ada anggapan bahwa semakin besar jumlah rentangan semakin sulit

untuk mengkoordinasikan kegiatan bawahan secara efektif

Penentuan rentang yang tepat

• Rentang manajemen mempengaruhi penggunaan efisien dari manajer dan

pelaksanaan kerja efektif dari bawahan mereka. Jika terlalu banyak anak buah

maka ,anak buah akan semakin kurang terkontrol dan kurang arahan. Kalau

terlalu sedikit maka ,manajer yang kurang dimanfaatkan tenaganya dan para bawahan

terlalu diawasi.

• Ada hubungan antara rentang manajemen di seluruh organisasi dan struktur

organisasi. Jika rentang terlalu sempit, yaitu anak buahnya sedikit, maka

organisasi jadi terlalu tinggi dan berjenjang sehingga efiktifitas manajer ditiap

tingkatan akan terpengaruh.

Jika anak buah merasa frustasi dan ada kecurangan maka dapat disimpulkan bahwa

rentang organisasi terlalu lebar, jadi tak effisien dan banyak tenaga yang tak

termanfaatkan dengan baik.

Pendekatan Graicunas

• Dalam memilih suatu rentangan, manajer harus mempertimbangkan tidak hanya

hubungan satu dengan satu secara langsung dengan bawahan yang diawasi tetapi juga

hubungan mereka dengan bawahan dalam kelompok dua atau lebih.

• Rumus: R=n{2(n-1)

+(n-1)}

dalam hal ini:

* R : jumlah hubungan

* n : jumlah bawahan

Pilihan dalam meningkatkan

jumlah karyawan

• Rentang manajemen naik

• Hirarki tingkatan manajemen naik

• Kombinasi keduanya

Gambar dibawah menunjukkan beberapa contoh hubungan antara rentang manajemen dangan

struktur organisasi.

Menurut Lockheed's tujuh faktor yang mempengaruhi manajer dalam penentuan

rentang manajemen adalah :

1) Kesamaan fungsi diawasi: sejauh mana fungsi atau tugas bawahan yang manajer

bertanggung jawab adalah sama atau berbeda.

2) Kedekatan geografis fungsi diawasi: seberapa dekat terletak kepada pengelola fungsi

atau bawahan.

3) Kompleksitas fungsi diawasi: sifat fungsi atau tugas yang bertanggung jawab

manajer.

4) Arah dan kontrol yang diperlukan oleh bawahan: derajat pengawasan yang

dibutuhkan bawahan.

5) Koordinasi yang diperlukan pengawas: sejauh mana manajer harus mencoba untuk

mengintegrasikan fungsi atau tugas dalam subunit atau di antara subunit dan bagian

lain dari organisasi.

6) Perencanaan yang diperlukan pengawas: sejauh mana manajer harus meninjau

program dan kegiatan subunit nya.

7) Bantuan pada atasan atas adanya organisasi : berapa banyak membantu dalam hal

asisten dan personil pendukung dapat diandalkan manajer.

Pertimbangan ekonomis sebagai hal terpenting dalam penentuan rentang manajemen

adalah :

Semakin lebar rentang manajemen maka biaya untuk manajer menurun dan biaya untuk

aktivitas operasional meningkat dan sebaliknya.

Semakin sempit rentang manajemen maka biaya untuk manajer meningkat dan biaya

untuk aktivitas operasional menurun.

Beberapa realita yang dihadapi adalah :

1 Realitas Bisnis.

Ini tidak hanya mempertimbangan nilai ekonomi dasar seperti yang baru saja kita bahas,

tetapi juga hal-hal lain seperti bagaimana tersebarnya operasional organisasi. Semakin

tersebar suatu organisasi (dalam hal fungsi atau operasi), maka kebutuhan akan manajer

tingkat menengah dan manajer tingkat yang lebih rendah kemungkinan akan diperlukan

lebih banyak lagi.

2 Realitas Manajemen.

Sistem organisasi manajemen juga akan mempengaruhi jenis rentang yang diperlukan.

Sebagai contoh, dalam organisasi dimana bawahan diizinkan banyak kemerdekaan,

rentang yang lebih luas mungkin diperlukan. Bawahan akan membuat lebih banyak

keputusan menurut mereka sendiri. Hal seperti itu terjadi pula, dalam organisasi dengan

program perencanaan yang efektif, bawahan akan lebih sadar akan tanggung jawab

mereka dan kemungkinan akan membutuhkan pengawasan kurang.

3 Realitas Manusia.

Kepribadian dan kemampuan para manajer dan bawahan juga akan mempengaruhi

rentang yang dipilih. Beberapa manajer mungkin ingin mengawasi (atau lebih mampu

mengawasi) bawahan mereka lebih dekat daripada yang lain, dalam hal rentang yang

mereka sukai akan cenderung sempit. Bawahan yang terlatih dan sangat mam pu (ahli)

biasanya tidak begitu suka diawasi terlalu ketat. Manajer dengan bawahan seperti itu akan

memerlukan rentang yang lebih luas.