TUGAS AKHIR SISTEM AKUNTANSI PENERIMAAN DAN …

TUGAS AKHIR

SISTEM AKUNTANSI PENERIMAAN DAN PENGELUARAN KAS PADA

SEKRETARIAT DPRD KOTA MEDAN

OLEH:

MHD SEPTIAN SYAH PUTRA AZHAR

172102046

Guna Memenuhi Salah Satu Syarat Untuk Menyelesaikan

Pendidikan pada Program Studi Diploma III

PROGRAM STUDI DIPLOMA III AKUNTANSI

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

MEDAN

2020


i

LEMBAR PENGESAHAN TUGAS AKHIR

NAMA : MHD SEPTIAN SYAH PUTRA AZHAR

NIM : 172102046

PROGRAM STUDI : DIPLOMA III AKUNTANSI

JUDUL : SISTEM AKUNTANSI PENERIMAAN DAN

PENGELUARAN KAS PADA

SEKRETARIAT DPRD KOTA MEDAN

Tanggal: .......................2020 DOSEN PEMBIMBING

Abdillah Arif Nasution

NIP. 19830406 200812 1 004

Tanggal: .......................2020 DOSEN PENGUJI

Dr. Keulana Erwin, SE., M.Si., Ak

NIP. 19820213 200501 1 003

Tanggal: .......................2020 KETUA PROGRAM STUDI

DIPLOMA III AKUNTANSI

Dra. Mutia Ismail, MM., Ak., CA

NIP. 19680501 199502 2 001

Tanggal: .......................2020 DEKAN FAKULTAS EKONOMI

DAN BISNIS

Prof. Dr. Ramli, SE, MS

NIP. 19580602 198803 1 001


ii

KATA PENGANTAR

Bismillahirrahmanirahim

Puji dan syukur penulis panjatkan atas kehadirat Allah SWT. yang telah

memberikan rahmat dan hidayah-Nya dan memberi kesempatan sehingga penulis

dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini yang berjudul “ Sistem Akuntansi

Penerimaan dan Pengeluaran Kas pada Sekretariat DPRD KOTA MEDAN

”. Tugas Akhir yang saya buat ini adalah syarat wajib bagi setiap mahasiswa

supaya bisa menyelesaikan Program Studi Diploma III Akuntansi, Fakultas

Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.

Dalam penyusunan Tugas Akhir yang penulis buat ini, penulis telah

mendapatkan bimbingan dan arahan dari berbagai pihak sehingga pada

kesempatan ini penulis ingin mengucapkan terima kasih, diantaranya kepada:

1. Bapak Prof. Dr. Ramli, SE., M.S selaku Dekan Fakultas Ekonomi dan

Bisnis Universitas Sumatera Utara.

2. Ibu Dra. Mutia Ismail, MM., Ak., CA selaku Ketua Program Studi

Diploma III Akuntansi.

3. Bapak Abdillah Arif Nasution selaku Sekretaris Program Studi Diploma

III Akuntansi Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara

dan Dosen Pembimbing Tugas Akhir.

4. Bapak Dr. Keulana Erwin, SE., M.Si., Ak selaku Dosen Penguji saya yang

sudah memberikan arahan juga petunjuk dalam menyempurnakan Tugas

akhir yang penulis buat.


iii

5. Semua Dosen Pengajar yang sudah memberikan ilmu kepada penulis dan

Pegawai di Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.

6. Kepada Ayah Syaiful Azhar dan Ibu Darwahyuni. yang telah memberi

dukungan dan bimbingan serta doa pada penulis selama menjalankan

Pendidikan sampai menyiapkan tugas akhir ini.

7. Teman-teman Diploma III Akuntansi Grup A dan B 2017.

8. Kepada saudara-saudara yang telah membantu penulis dalam

menyelesaikan laporan ini.

Semoga Tuhan senantiasa melimpahkan karunia-Nya dan membalas segala amal

budi serta kebaikan pihak-pihak yang telah membantu penulis dalam menyusun

laporan ini, dan penulis mengharapkan saran dan kritik dari semua pihak demi

kesempurnaan laporan ini. Semoga laporan ini dapat bermanfaat dan berguna bagi

para pembaca, Terima Kasih.

Medan, 17 April 2020

Penulis,

Mhd Septian Syah Putra Azhar

NIM. 172102046


iv

DAFTAR ISI

Halaman

KATA PENGANTAR .............................................................................. i

DAFTAR ISI ............................................................................................ iii

DAFTAR TABEL .................................................................................... iv

DAFTAR GAMBAR ................................................................................ v

DAFTAR LAMPIRAN ............................................................................. vi

BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang ................................................................. 1

1.2 Rumusan Masalah ............................................................ 2

1.3 Tujuan Penelitian .............................................................. 2

1.4 Manfaat Penelitian ............................................................ 3

1.5 Jadwal Kegiatan ............................................................... 3

1.6 Sistematika Penulisan ....................................................... 4

BAB II PROFIL PERUSAHAAN

2.1 Sejarah Singkat Kantor DPRD Kota Medan ...................... 6

2.2 Visi Misi DPRD Kota Medan ............................................ 8

2.3 Struktur Organisasi ........................................................... 12

2.4 Job Description ................................................................ 14

2.5 Jaringan Usaha Kegiatan ................................................... 29

2.6 Kinerja Usaha Terkini ....................................................... 30

2.7 Rencana Kegiatan.............................................................. 31

BAB III PEMBAHASAN

3.1 Pengertian Sistem Akuntansi ............................................ 35

3.2 Pengertian Kas ................................................................. 38

3.3 Pengawasan Intern Kas...................................................... 40

3.4 Sistem Akuntansi Penerimaan Kas ................................... 42

3.5 Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas ................................... 43

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN

4.1 Kesimpulan ...................................................................... 46

4.2 Saran ................................................................................ 46

DAFTAR PUSTAKA ............................................................................... 48


v

DAFTAR TABEL

No. Tabel Judul

Halaman

1. 1 Time Schedule Praktik Kerja Lapangan ..................................... 4

2. 1 Indikator Kinerja Utama Sekretariat DPRD Kota Medan ......... 6


vi

DAFTAR GAMBAR

No. Tabel Judul Halaman

Gambar 2. Struktur Organisasi Sekretariat DPRD Kota Medan ........ Error! Bookmark not

defined.


1

BAB 1

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Jalannya ekonomi suatu daerah memerlukan yang seperti bantuan dari

suatu lembaga instansi negara yang ada untuk meningkatkan layanan terhadap

masyarakat di daerah tersebut, masalah keuangan adalah masalah yang utama dan

umum bagi setiap lembaga sama juga halnya bagi instansi-instansi pemerintah.

Permasalahannya bagaimana cara setiap instansi maupun lembaga memperoleh

keuangan tersebut yang nantinya akan di pakai untuk beroperasinya suatu instansi,

dengan adanya Proses Perencanaan Keuangan Daerah dan Negara proses

penciptaan dan tujuan dari organisasi-organisasi. Lembaga Negara akan bisa

mewujudkannya dan juga bisa sukses mengkoordinasikan jangka pendek maupun

panjang. Hal ini terkait dengan tujuan organisasi-organisasi, Lembaga Negara dan

tujuan Sistem Pengelolaan Laporan Keuangan.

Untuk mengetahui status baik buruk serta berkembangnya suatu instansi

atau lembaga, biasanya dari bagian keuangan akan menyusun laporan keuangan

yang terjadi atau segala transaksi yang pernah dilakukan dari suatu instansi atau

lembaga tersebut. Untuk instansi pemerintah informasi akuntansi akan digunakan

dalam proses pengendalian manajemen mulai dari perencanaan strategi,

menciptakan program, penganggaran, evaluasi kinerjanya, dan pelaporan kinerja.

semua hal tersebut membutuhkan biaya dan yang nantinya akan disalurkan ke

berbagai bagian organisasi yang terkait dalam proses pengendalian manajemen


2

suatu instansi pemerintah, sesuai dengan kebutuhan operasional mereka yang

nanti akan dijalankan oleh organisasi tersebut.

Sebaagi manajemen keuangan harus mampu mengatur masuk keluarnya

kas/saldo yang diperlukan untuk menjalankan operasional dari suatu perusahaan.

Sistem Akuntansi adalah salah satu alat bantu manajemen keuangan dalam

mengendalikan aktivitas perusahaan untuk memperoleh media informasi yang

baik dan benar bagi semua perusahaan maupun lembaga instansi. Sistem

akuntansi yang memadai akan dapat digunakan sebagai sarana manajemen untuk

mengawasi semua aktivitas di perusahaan, sehingga rencana yang sudah di

terapkan dari suatu perusahaan tersebut dapat berjalan dengan baik tanpa adanya

kesalahan yang tidak diinginkan.

Berdasarkan uraian diatas penulis tertarik untuk mengangkat serta

menjadikan sistem akuntansi sebagai acuan dalam Tugas Akhir yang berjudul

“SISTEM AKUNTANSI PENERIMAAN DAN PENGELUARAN KAS

PADA SEKRETARIAT DPRD KOTA MEDAN”

1.2 Rumusan Masalah

Berdasarkan dari uraian yang ada di latar belakang, maka perumusan

masalah penelitian penulis adalah bagaimana sistem akuntansi penerimaan dan

pengeluaran kas pada Sekretariat DPRD Kota Medan ?

1.3 Tujuan Penelitian

Tujuan Penelitian ini adalah untuk mengetahui bagaimana sistem

akuntansi penerimaan dan pengeluaran kas di Sekretariat DPRD Kota Medan


3

1.4 Manfaat Penelitian

Adapun yang bisa menjadi manfaat bagi penulis dan juga bagi pembaca

yaitu :

a. Bagi Penulis, penelitian ini akan menambah serta memperluas ilmu

pengetahuan tentang sistem akuntansi yang ada di lembaga instansi

pemerintahan dan seperti apa gambaran yang terjadi di dalamnya

karena anggaran untuk lembaga instansi DPRD termasuk cukup besar,

serta penulis ingin mengimplementasikan teori yang telah di dapat di

bangku perkuliahan yang berkaitan dengan sistem akuntansi.

b. Bagi Perusahaan, penulis mengharapkan hasil penelitian ini dapat

dijadikan sebagai bahan masukan untuk menghadapi masalah-

masalah yang mungkin akan timbul di hari yang akan datang,

khususnya dalam hal penggunaan dana juga bisa merumuskan

rencana selanjutnya dengan tepat.

c. Hasil penelitian ini, nantinya juga bisa dijadikan sebagai bahan

referensi pada topik yang mungkin sama dengan hasil penelitian ini

dan diharapkan penelitian berikutnya akan bisa menjadi lebih baik

pada masa yang akan datang.

1.5 Jadwal Kegiatan

Kegiatan penelitian dilakukan di instansi pemerintah yang bernama Dewan

Perwakilan Rakyat Daerah (DPRD) Kota Medan beralamat di Jalan Kapten

Maulana Lubis No.1. Penelitian ini mulai berlangsung pada tanggal 8 April s/d 12

Juni 2020.


4

Tabel 1. 1

Time Schedule Tugas Akhir

1.6 Sistematika Penulisan

Adapun sistematikan penulisan yang di susun oleh penulis yaitu :

BAB I : PENDAHULUAN

Menjelaskan tentang latar belakang, rumusan masalah, tujuan

penelitian dan manfaat penelitian, jadwal kegiatan, sistematika penulisan.

No Kegiatan

Waktu Kegiatan

Minggu ke-

April Mei Juni

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2

1 Pengesahan Penulisan

Tugas Akhir

2 Pengajuan Judul

3. Penunjukan Dosen

Pembimbing

4. Permohonan Izin Riset

5. Pengumpulan Data

6.

Penyusunan dan

Bimbingan Tugas

Akhir

7. Pengesahan Tugas

Akhir


5

penelitian.

BAB II : PROFIL PERUSAHAAN

Dalam bab ini menjelaskan tentang sejarah singkat instansi, visi, misi dan

tujuan struktur organisasi, job description jaringan usaha kegiatan, kinerja

usaha terkini, rencana kegiatan.

BAB III : PEMBAHASAN

Dalam bab ini penulis memaparkan dan menganalisis tentang pengertian

Sistem Akuntansi, Pengertian Kas, Pengawasan Intern Kas, Sistem

Akuntansi Penerimaan Kas, Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas.

BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN

Dalam bab ini penulis memberikan kesimpulan dan saran yang akan

diajukan untuk pengembangan proses pengolahan data di Sekretariat

DPRD Kota Medan.


6

BAB II

PROFIL PERUSAHAAN

2.1 Sejarah Singkat Kantor DPRD Kota Medan

Pada tahun 1968-1971, masyarakat Kota Medan mempunyai

perwakilan untuk menyuarakan suara mereka di parlemen. Perwakilan itu adalah

Dewan Perwakilan Rakyat Gotong Rorong atau sering disingkat dengan sebutan

DPR-GR. Kantor Parlemen tersebut berlokasi di bagian belakang Balai Kota

lama. Di masa saat ini (tahun 2020) Hotel Grand Aston menjadi pengganti lokasi

parlemen DPR-GR terdahulu yang berlokasi di Jalan Balai Kota Medan. Pada saat

itu, kantor DPR-GR berbagi dengan sekretariat yang memiliki kantor di lantai

pertama dan DPR-GR berada di lantai kedua.

Di tahun 1971, DPR-GR mengubah namanya dengan sebutan baru. Nama

tersebut adalah Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kota Medan atau sering disebut

dengan DPRD Kota Medan. Pada saat itu, DPRD Kota Medan masih berlokasi di

bagian belakang Balai Kota Medan. Saat masa pemerintahan orde baru di tahun

1975, ada gagasan untuk membangun gedung DPRD Kota Medan yang baru yang

berlokasi di Jalan Kapten Maulana Lubis. Marah Halim, yang merupakan

Gubernur Sumatera Utara pada masa itu, merestukan pembangunan gedung

tersebut. Pada tanggal 26 Juni 1975, M. Saleh Arifin yang menjabat sebagai

Walikota Medan pada masa itu meresmikan pembangunan gedung tersebut

dengan meletakkan batu pertama di Jalan Kapten Maulana Lubis Medan.

Di tahun 1976, gedung DPRD Medan diresmikan. Gedung tersebut

memiliki tiga lantai yang saling berhadapan dengan kantor Walikota Medan di


7

masa ini (tahun 2020). Peresmian gedung DPRD Medan itu dilakukan oleh Amir

Mahmud yang menjabat sebagai Menteri Dalam Negeri (Mendagri) di masa itu.

Di lantai dua gedung tersebut, diletakkan prasasti yang menjadi bukti peresmian

gedung DPRD Medan di masa itu. Akhirnya anggota DPRD Medan bekerja di

kantor baru yang berlokasi di Jalan Kapten Maulana Lubis setelah selama 9 tahun

bekerja di kantor lama yang berlokasi di bagian belakang Balai Kota.

Pada periode 2004-2009, ada gagasan dari anggota DPRD Medan yang

menyarankan agar gedung DPRD Medan diperbaharui. Saran tersebut tidak

diterima yang pada akhirnya memunculkan pilihan lain, yaitu membangun gedung

baru. Di tahun 2012, Drs. Amiruddin yang menjabat sebagai ketua DPRD Kota

Medan di masa itu, mendirikan gedung DPRD Kota Medan yang baru yang

memiliki total 8 lantai. Anggaran pembangunan itu mencapai Rp 90 miliar lebih.

Dalam Peraturan Wali Kota Medan Nomor 60 Tahun 2017 tentang

Rincian Tugas dan Fungsi Sekretariat DPRD Kota Medan, dijelaskan bahwa

Sekretariat DPRD Kota Medan adalah unsur yang melayani di bidang

administratif dan memberikan dukungan kepada kewajiban dan fungsi dari

DPRD. Tugas Sekretariat DPRD Kota Medan adalah sebagai penyelenggara

administrasi keuangan dan kesekretariatan, memberi dukungan kepada DPRD

dalam pelaksanaan kewajiban dan fungsi, dan juga memberikan dan mengarahkan

tenaga ahli yang dibutuhkan di DPRD agar dapat melakukan kewajiban dan

fungsinya selaras dengan hal yang dibutuhkan. Selanjutnya untuk melakukan

kewajiban tersebut, Sekretariat DPRD mengelola beberapa buah fungsi. Fungsi

tersebut dapat dilihat dibawah ini:


8

1. Pengelolaan administrasi kesekretariatan DPRD.

2. Pengelolaan administrasi keuangan DPRD.

3. Memfasilitasi pengelolaan rapat DPRD.

4. Menyediakan dan pengarahan tenaga ahli yang dibutuhkan di DPRD.

5. Pengelolaan fungsi lainnya yang diberi Wali Kota terkait dengan

kewajiban dan fungsinya.

Adapun susunan organisasi Sekretariat DPRD Kota Medan adalah

sebagai berikut:

1. Sekretaris DPRD

2. Kepala Bagian Umum, membawahkan:

a. Kepala Sub Bagian Tata Usaha dan Kepegawaian

b. Kepala Sub Bagian Rumah Tangga

c. Kepala Sub Bagian Perlengkapan

3. Kepala Bagian Program dan Keuangan, membawahkan:

a. Kepala Sub Bagian Perencanaan dan Penganggaran

b. Kepala Sub Bagian Verifikasi

c. Kepala Sub Bagian Akuntansi dan Pelaporan

4. Kepala Bagian Persidangan dan Perundang-undangan, membawahkan:

a. Kepala Sub Bagian Kajian Perundang-undangan

b. Kepala Sub Bagian Persidangan dan Risalah

c. Kepala Sub Bagian Hubungan Masyarakat, Protokol dan Publikasi

5. Kepala Bagian Fasilitasi Penganggaran dan Pengawasan, membawahkan:


9

a. Kepala Sub Bagian Fasilitasi Penganggaran

b. Kepala Sub Bagian Fasilitasi Pengawasan

c. Kepala Sub Bagian Kerjasama dan Aspirasi

6. Kelompok Jabatan Fungsional dan Pelaksanaan.

2.2 Visi dan Misi Sekretariat DPRD Kota Medan

Rencana Strategi (atau sering disebut dengan singkatan Renstra)

Sekretariat DPRD Kota Medan tahun 2016-2021 memiliki kontribusi yang sangat

penting bagi suksesnya perwujudan dari Visi, Misi dan Program Wali Kota dan

Wakil Wali Kota Medan. Selanjutnya, agar lebih mensinkronkan pelaksanaan

tugas dan fungsi Sekretariat DPRD Kota Medan dengan Visi, Misi dan Program

Wali Kota dan Wakil Wali Kota Medan, penyusunan Renstra semaksimal

mungkin disesuaikan dengan Visi, Misi dan Program Wali Kota dan Wakil Wali

Kota Medan.

Sebagai hasil dari proses sinkronisasi tersebut, adalah rumusan Visi

Sekretariat DPRD Kota Medan yang secara jelas menunjukan keterkaitannya

dengan Visi Wali Kota dan Wakil Wali Kota. Adapun Visi Sekretariat DPRD

Kota Medan adalah: “Mitra DPRD Kota Medan yang Handal, Menuju Kota

Medan sebagai Kota Masa Depan yang Multikultural, Berdaya Saing, Humanis,

Sejahtera dan Religius”.

Selanjutnya untuk mewujudkan Visi tersebut dirumuskan Misi Sekretariat

DPRD Kota Medan, sebagai berikut: “Menumbuhkembangkan stabilitas,


10

kemitraan, partisipasi dan kebersamaan seluruh pemangku kepentingan

pembangunan kota”.

2.1. Struktur Organisasi

Untuk mempermudah pengamatan dan otoritas kerja kepada pegawai,

maka struktur organisasi perlu dibuat dalam suatu perusahaan ataupun instansi.

Untuk lebih memperjelas, pada gambar berikut ditampilkan struktur organisasi

yang ada di Sekretariat DPRD Kota Medan.

Gambar 2.1

Struktur Organisasi Sekretariat DPRD Kota Medan

Sumber : Renstra Sekretariat DPRD Kota Medan (2018)


11

2.2. Job Description

Adapun kewajiban setiap jabatan-jabatan yang berada di dalam Sekretariat

Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kota Medan adalah sebagai berikut:

A. Sekretaris

Sekretaris DPRD Kota Medan memiliki kewajiban untuk

melaksanakan urusan keuangan kesekretariatan dan administration,

memberikan dukungan ke DPRD Kota Medan dalam melaksanakan

kewajiban dan fungsi serta memberikan dan mengarahkan pegawai yang

diperlukan di DPRD Kota Medan, lalu melaksanakan dan merumuskan

peraturan, kemudian melaksanakan penilaian dan pemberitahuan, dan

pelaksanaan fungsi lainnya yang Gubernur berikan, berkaitan dengan

kewajiban dan fungsi pada Sekretariat DPRD Kota Medan.

1. Bagian Umum

Bagian Umum dipimpin Kabag Umum memiliki kewajiban

untuk melakukan kerjasama, akomodasi dan penilaian pada

Subbagian Tata Usaha dan Kepegawaian, Subbagian Rumah Tangga,

dan Subbagian Perlengkapan. Dalam melaksanakan tugas pokok

tersebut Bagian umum mempunyai fungsi:

a. Menyusun agenda kerja dan rancangan operasional di Bagian

Umum;


12

b. Menyelenggarakan kerjasama, akomodasi dan review hasil

pelaksanaan kewajiban di Bagian Umum;

c. Menyelenggarakan pengamatan, review dan pemberitahuan

pengerjaan kewajiban sesuai dengan kewajiban yang telah

dilakukan ke Sekretaris DPRD Kota Medan; dan

d. Kewajiban kedinasan lainnya yang diserahkan oleh pimpinan

DPRD Kota Medan selaras kewajiban dan fungsi.

Dalam menjalankan tugasnya Kepala Bagian Umum dan

Keuangan dibantu oleh 3 (tiga) Sub-Bagian, yaitu:

1.1 Sub Bagian Tata Usaha dan Kepegawaian, mempunyai

tugas sebagai berikut:

a. Menyusun perencanaan rancangan kerja pada Subbagian

Tata Usaha dan Kepegawaian;

b. Pengendalian kegiatan mengirim surat dan teks dinas

Sekretariat DPRD dan Ketua DPRD;

c. Penyusunan tata naskah dinas dan sistem kearsipan;

d. Penyelenggaraaan jasa surat menyurat, dan menyediakan

alat-alat kantor, barang yang dicetak serta fotokopi;

e. Penyelenggaraan pengadaan pakaian dinas dan

perlengkapan untuk Anggota DPRD dan pegawai di

lingkungan Sekretariat DPRD;

f. Penyediaan pakaian khusus hari-hari tertentu;


13

g. Pengelolaan pengawasan, evaluation dan review terhadap

prestasi yang ditunjukkan pegawai selama kerja;

h. Penyusunan Analisis Jabatan (Anjab) dan beban kerja;

i. Penyediaan jasa administrasi keuangan, jasa tenaga

penunjang administrasi/teknis pemerintah daerah;

j. Penyelenggaraan urusan Asuransi kesehatan (medical

checkup) Pimpinan dan Anggota DPRD;

k. Penyusunan dan penyiapan bahan administrasi di bagian

kepegawaian;

l. Menyusun rencana kerja operasi aktivitas melayani di

bagian administrasi kepegawaian;

m. Pelaksanaan analisis kebutuhan dan perencanaan

menyediakan pegawai ahli fraksi dan Tim Ahli di DPRD;

n. Mempersiapkan alat untuk membuat DUK (daftar urut

kepangkatan) dan susunan pegawai DPRD;

o. Pembinaan, pengawasan serta evaluasi terhadap

pelaksanaan tugas bawahan;

p. Memberikan saran dan keringanan, telaahan, laporan serta

penelitian ke pimpinan selaras dengan bidang kewajiban

dan fungsi; dan

q. Melaksanakan kewajiban kedinasan lainnya yang

diserahkan oleh pimpinan DPRD Kota Medan selaras

dengan kewajiban dan fungsi.


14

1.2 Sub Bagian Rumah Tangga, mempunyai tugas sebagai

berikut:

a. Menyusun perencanaan rencana kerja pada Subbagian

Rumah Tangga;

b. Pelaksanaan pengaturan lalu pemeliharaan kebersihan

kantor komplek Sekretariat DPRD;

c. Pelaksanaan pengaturan dan pemeliharaan lingkungan dan

taman komplek Sekretariat DPRD;

d. Melaksanakan pengaturan lalu pengolahan kemananan

komplek Sekretariat DPRD;

e. Pelaksanaan fasilitasi penyediaan lokasi dan ruang rapat dan

meeting;

f. Persiapan penyediaan alat-alat dan hal yang dibutuhkan

Sekretariat DPRD;

g. Pelaksanaan penyaluran dan controlling alat-alat Sekretariat

DPRD;

h. Merencanakan penjagaan alat-alat Sekretariat DPRD;

i. Penyelenggaraan barang yang disediakan, pengurusan,

penyimpanan, dan pengeluaran barang untuk keperluan

DPRD dan Sekretariat DPRD;


15

j. Pengelolaan BBM mobil dinas, persiapan, dan pengaturan

di Sekretariat DPRD;

k. Pelaksanaan peraturan pemakaian mobil dinas dan

peraturan bagi pengemudi untuk keperluan DPRD dan

Sekretariat DPRD;

l. Membina, mengawasi, dan melihat hasil kerja yang telah

dilakukan oleh bawahan Sekretariat DPRD;

m. Memberikan kritik dan saran, telaahan, laporan dan analisis

kepada pimpinan selaras dengan kewajiban dan fungsi dari

pegawai tersebut; dan

n. Melaksanakan kewajiban kedinasan lainnya yang

diserahkan oleh pimpinan DPRD Kota Medan selaras

dengan kewajiban dan fungsi.

1.3 Sub Bagian Perlengkapan, mempunyai tugas sebagai

berikut:

a. Penyusunan program kegiatan Sub Bagian Perlengkapan

yang didasari data dari Bagian Umum dan ketentuan UU

yang berlaku sebagai panduan dalam bekerja;

b. Memimpin dan mengarahkan pegawai supaya proses saat

melaksanakan kewajiban terjalankan dengan baik dan

mendukung sesuai dengan peraturan ketentuan UU yang

berlaku;


16

c. Memberikan sebuah hint dan guidance kepada pegawai

supaya proses saat melaksanakan kewajiban terjalankan

dengan sesuai harapan;

d. Mengelola dan menyalurkan kewajiban kepada pegawai

sejalan dengan keahlian yang dikuasainya;

e. Menganalisa dan menilai pekerjaan para pegawai, cara yang

digunakan adalah dengan menyamakan pedoman pekerjaan

yang diserahkan dan peraturan yang berlaku agar

korespondensi dan keandalan hasil pekerjaan dapat diraih;

f. Mengevaluasi kesuksesan pekerjaan pegawai yang didasari

dari efek lanjutan yang diraih. Tujuannya adalah untuk

menjadi faktor evaluasi dalam kesuksesan pekerjaan;

g. Merancang, memberikan dan membantu keperluan logistik

dan perangkat dan juga perawatan logistik di Sekretariat

DPRD;

h. Melaksanakan penyediaan, pemeliharaan, penyaluran dan

pendataan logistik dan perangkat kantor dan juga kediaman

pimpinan di Sekretariat DPRD;

i. Menangani dan menuntaskan pembayaran, contohnya Surat

Tanda Nomor Kendaraan, PPh 21, asuransi dan perangkat

dinas lainnya seperti alat transportasi;


17

j. Merancang, menangani dan melakukan perawatan untuk

alat transportasi dinas;

k. Memerintah pemberian tugas supir dan pengalokasian hak

dan data-data untuk kebutuhan dinas di Sekretariat DPRD;

l. Menilai penerapan aktivitas Sub Bagian Perlengkapan,

dengan menyeluruh;

m. Menyusun data-data dari aktivitas Sub Perlengkapan untuk

diberikan ke atasan sebagai kewajiban dan berita;

n. Melaksanakan kewajiban dinas lainnya yang diserahkan

oleh pimpinan DPRD Kota Medan selaras dengan

kewajiban dan fungsi.

2. Bagian Program dan Keuangan

Kepala Bagian Program dan Keuangan memiliki kewajiban

untuk melakukan kerjasama, akomodasi dan penilaian pada

Subbagian Perencanaan dan Penganggaran, Subbagian Verifikasi,

dan Subbagian Evaluasi dan Pelaporan. Dalam melaksanakan

kewajiban tersebut Kepala Bagian Program dan Keuangan

mempunyai fungsi:

a. Menyusun agenda kerja dan rancangan operasional pada Bagian

Keuangan dan Perencanaan;


18

b. Menyelenggarakan kerjasama, akomodasi dan review hasil

pelaksanaan kewajiban di lingkungan Bagian Keuangan dan

Perencanaan;

c. Menyelenggarakan pengamatan, review dan pemberitahuan

pengerjaan kewajiban sesuai dengan kewajiban yang telah

dilakukan ke Sekretaris DPRD Kota Medan; dan

d. Kewajiban kedinasan lain yang diberikan oleh pimpinan DPRD

Kota Medan sesuai kewajiban dan fungsinya.

Dalam melaksanakan kewajibannya Kabag. Program dan

Keuangan didukung oleh 3 Sub Bagian, diantaranya:

2.1 Sub Bagian Perencanaan dan Anggaran mempunyai tugas

sebagai berikut:

a. Mempersiapkan dan menyusun rencana aktivitas Sub

Bagian;

b. Merancang anggaran dan program kerja Sub Bagian;

c. Mempersiapkan dan menyusun penunjang prosedur

pekerjaan aktivitas Sub Bagian;

d. Mempersiapkan peraturan dan sistem program Sub Bagian;

e. Menyusun rencana kerja serta rencana taktis Sekretariat

DPRD;

f. Menyusun LAKIP/SAKIP Sekretariat DPRD;

g. Menyiapkan bahan untuk membahas KUA PPAS;


19

h. Menyiapkan data untuk membahas APBD/APBDP;

i. Menyiapkan bahan untuk membahas Peraturan Daerah

Pertanggung Jawaban Keuangan;

j. Mempersiapkan berkas untuk menyusun dan merancang

bujet DPRD serta revisi bujet DPRD yang didasari oleh

ketetapan tata tertib dan UU yang ada;

k. Melaksanaan dan membuat Dokumen Pelaksana Anggaran

dan juga Dokumen Perubahan Pelaksana Anggaran;

l. Melakukan pengawasan, penilaian, dan aktivitas laporan-

laporan Sub Bagian; dan

m. Melakukan kewajiban lainnya yang diserahkan dari Kabag.

selaras dengan kewajiban para pegawai serta fungsi.

2.2 Sub Bagian Verifikasi, mempunyai tugas sebagai berikut:

a. Mempersiapkan data untuk menyusun rencana aktivitas Sub

Bagian;

b. Merancang program pekerjaan serta bujet Sub Bagian;

c. Mempersiapkan data untuk menyusun penunjang prosedur


d. Mempersiapkan data peraturan formalitas Sub Bagian;

e. Mempersiapkan data perumusan kebijakan teknis dukungan

pengawasan penggunaan anggaran;


20

f. Mempersiapkan data untuk koordinasi akomodasi aktivitas

reses DPRD;

g. Mempersiapkan data untuk kerja sama Sekretariat DPRD

dan DPRD;

h. Menyiapkan bahan pengelolaan verifikasi

pertanggungjawaban keuangan;

i. Melakukan kewajiban sesuai dengan kewajiban yang telah

diserahkan Kepala Bagian kepada pegawai.

2.3 Sub Bagian Evaluasi dan Pelaporan, mempunyai tugas sebagai

berikut:

a. Mempersiapkan data untuk menyusun rencana aktivitas Sub

Bagian;

b. Membuat program pekerjaan dan biaya Sub Bagian;

c. Mempersiapkan data untuk menyusun penunjang prosedur


d. Mempersiapkan data peraturan formalitas Sub Bagian;

e. Mempersiapkan data untuk melaporkan hasil pengerjaan

verifikasi, penggunaan bujet DPRD kemudian bujet

Sekretariat DPRD;

f. Mempersiapkan data untuk merumuskan peraturan

formalitas dukungan pengawasan penggunaan anggaran;

g. Mempersiapkan data aktivitas hearing/percakapan dengan

pegawai pemerintah dan khalayak umum (rakyat);


21

h. Melakukan pengawasan, penilaian, dan melaporkan

aktivitas Sub Bagian; dan

i. Melakukan kewajiban sesuai dengan kewajiban yang telah

diserahkan Kepala Bagian kepada pegawai.

3. Bagian Fasilitasi Anggaran dan Pengawasan

Bagian Fasilitasi Penganggaran dan Pengawasan

dikoordinasikan satu orang Kepala Bagian memiliki jabatan yang

dibawahi oleh Sekretaris dan bertanggungjawab ke Sekretaris

DPRD, Bagian Fasilitasi Penganggaran dan Pengawasan memiliki

kewajiban untuk mendukung Sekretaris DPRD dalam hal membuat

kebijakan, mengarahkan, mengajari dan menuntun penyelenggaraaan

aktivitas pada bidang fasilitasi penganggaran, fasilitasi pengawasan

dan juga kerjasama dan aspirasi.

Dalam melaksanakan kewajibannya Kabag. Fasilitasi

Penganggaran dan Pengawasan didukung oleh 3 Sub Bagian,

diantaranya:

3.1 Sub Bagian Fasilitasi Penganggaran, mempunyai tugas

sebagai berikut:

a. Menyusun perencanaan rencana kegiatan pada Sub Bagian

Fasilitasi Penganggaran;

b. Pemfasilitasian pembuatan rencana kerja/program kerja

DPRD bidang penganggaran;


22

c. Merencanakan pembicaraan revisi RKT, KUPA

PPAS/KUA PPAS;

d. Perencanaan pembicaraan Rencana Kerja Anggaran (RKA)

SKPD;

e. Menyusun informasi yamg membicarakan APBDP/APBD;

f. Menyusun informasi yang membicarakan Ranperda

pertanggungjawaban penyelenggaraan APBD;

g. Menyusun informasi yang membicarakan laporan enam

bulan awal dan prognosis enam bulan berikutnya;

h. Menyusun informasi yang membicarakan Laporan

Keterangan Pertanggungjawaban (LKPJ) Pimpinan Daerah;

i. Menyusun informasi yang membicarakan perihal kelanjutan

hasil pengawasan Badan Pemeriksa Keuangan RI;

j. Penyusunan konsep pidato/pedoman pimpinan pada Rapat

Paripurna dalam rangka pelaksanaan kewajiban dan peranan

DPRD di bidang ini;

k. Pembinaan, pemeriksaan, serta evaluasi terhadap

pelaksanaan tugas bawahan;

l. Memberikan arahan dan kontemplasi, telaahan, memo dan

pengamatan kepada pimpinan selaras dengan kewajiban dan

perannya; dan


23

m. Melakukan kewajiban yang telah diserahkan Kepala Bagian

kepada pegawai dengan peraturan perundang-undangan,

yang sesuai petunjuk serta perintah atasan.

3.2 Sub Bagian Fasilitasi Pengawasan, mempunyai tugas

sebagai berikut:

a. Menyusun perencanaan rencana pekerjaan pada Sub Bagian

Fasilitasi Pengawasan;

b. Pemfasilitasian untuk menyusun rencana kerja/program

kerja DPRD bidang Pengawasan;

c. Mengulas kembali hasil meeting dalam bentuk pengawasan;

d. Menyusun berkas untuk meeting pihak intern DPRD;

e. Melaksanakan analisis pengukuhan adab dan etika DPRD;

f. Penganalisaan berkas untuk mendukung pengawasan dalam

menggunakan bujet;

g. Menyusun berkas untuk mengawasi implementasi prosedur;

h. Membina, mengawasi, dan menilai hasil pekerjaan para

pegawai;

i. Memberikan arahan dan kontemplasi, telaahan, memo dan


perannya; dan

j. Melakukan kewajiban yang telah diserahkan Kepala Bagian




24

3.3 Sub Bagian Kerjasama Dan Aspirasi, mempunyai tugas

sebagai berikut:


Kerjasama dan Aspirasi;

b. Pelaksanaan fasilitasi rehat DPRD;

c. Merencanakan aktivitas hearing/percakapan dengan

pegawai pemerintah dan khalayak umum (rakyat);

d. Pelaksanaan analisis data dan bantuan bagian aspirasi;

e. Menyusun ide-ide pemikiran untuk DPRD;

f. Melaksanakan koordinasi DPRD dan Sekretariat DPRD;

g. Membina, mengawasi, dan menilai hasil pekerjaan para

pegawai;

h. Memberikan arahan dan kontemplasi, telaahan, memo dan


perannya; dan

i. Melakukan kewajiban yang telah diserahkan Kepala Bagian



4. Bagian Persidangan dan Perundang-Undangan

Bagian Persidangan dan Perundang-Undangan

dikoordinasikan satu orang Kepala Bagian memiliki jabatan yang

dibawahi oleh Sekretaris dan bertanggungjawab ke Sekretaris

DPRD, Bagian Persidangan dan Perundang-Undangan memiliki


25

kewajiban untuk mendukung Sekretaris DPRD dalam hal membuat

kebijakan, mengarahkan, mengajari dan menuntun penyelenggaraaan

aktivitas pada bidang kajian perundang-undangan, bidang

persidangan dan risalah dan bidang humas, protokol dan publikasi.

Dalam melaksanakan kewajibannya Kabag. Bagian

Persidangan dan Perundang-Undangan didukung oleh 3 Sub Bagian,

diantaranya:

4.1 Sub Bagian Kajian Perundang-Undangan,

mempunyai tugas sebagai berikut:

a. Penyusunan perencanaan aktivitas pekerjaan pada

Subbagian Kajian Perundang-Undangan;

b. Melaksanakan pengkajian perundang-undangan;

c. Persiapan membuat rancangan untuk menyusun Manuskrip

Akademik;

d. Menyusun berkas untuk menganalisis hasil akhir dari proses

menyusun Perundang-Undangan;

e. Membuat rancangan berkas untuk mempersiapkan rencana

perda inisiatif, Peraturan DPRD, Keputusan DPRD, dan

Keputusan Sekretaris DPRD;

f. Melaksanakan rancangan yang berisi hal yang membahas

mengenai perda;

g. Menyusun berkas DIM (Daftar Inventarisir Masalah);


26

h. Penyiapan pembuatan konsep pidato/pedoman pimpinan

pada rapat paripurna dalam rangka pembahasan rancangan

peraturan daerah;

i. Membina, mengawasi, dan menilai hasil pekerjaan para

pegawai;

j. Pelaksanaan menganalisis serta memberikan pertimbangan

terhadap persoalan yang dihadapi oleh DPRD dan

Sekretariat DPRD damal pelaksanaan kewajiban dan

perannya; dan

k. Melakukan kewajiban yang telah diserahkan Kepala Bagian



4.2 Sub Bagian Persidangan dan Risalah, mempunyai tugas

sebagai berikut:

a. Menyusun perencanaanrencana kegiatan pada Sub Bagian

Persidangan dan Risalah;

b. Penyusunan program meeting serta jadwal forum DPRD;

c. Menyusun komentar, memorandum, inventarisir, dan

ringkasan dari rapat;

d. Menyiapkan konten/presentasi untuk meeting DPRD;

e. Pelaksanaan fasilitasi meeting di DPRD;

f. Menyiapkan berkas untuk menyusun Rancangan Kegiatan

Pekerjaan DPRD;


27

g. Penyediaan makan minum keperluan rapat dinas DPRD dan

Sekretariat DPRD;

h. Membina, mengawasi, dan menilai hasil pekerjaan para

pegawai;

i. Pelaksanaan menganalisis serta memberikan pertimbangan



perannya; dan

j. Melakukan kewajiban yang telah diserahkan Kepala Bagian



4.3 Sub Bagian Humas, Protokol dan Publikasi, mempunyai

tugas sebagai berikut:


Humas, Protokol dan Publikasi;

b. Penyusunan berkas untuk koneksi dan penerbitan;

c. Perancangan tata usaha dan perjalanan pekerjaan DPRD;

d. Penyusunan berkas berisi peraturan untuk ketua DPRD;

e. Penyusunan rencana aktivitas DPRD;

f. Perencanaan kegiatan DPRD;

g. Perencanaan keprotokolan pimpinan DPRD;

h. Perencanaan kegiatan DPRD;

i. Penyebarluasan informasi pembangunan daerah;


28

j. Menyediakan buku yang bisa dibaca yang berisi peraturan

UU;

k. Penyusunan dan pelaksanaan kebijakan yang berkenaan

dengan pengembangan teknologi, informasi dan komunikasi

di Sekretariat DPRD;

l. Pencetakan, penyimpanan, dan penyebarluasan peraturan

perundang-undangan, peraturan DPRD, ketetapan DPRD,

dan ketentuan Sekretariat DPRD;

m. Membina, mengawasi, dan menilai hasil pekerjaan para

pegawai;

n. Pelaksanaan menganalisis serta memberikan pertimbangan



perannya; dan

o. Melakukan kewajiban yang telah diserahkan Kepala Bagian



2.3. Jaringan Usaha Kegiatan

Jaringan usaha pada Sekretariat DPRD Kota Medan meliputi usaha atau

beberapa kegiatan, diantaranya adalah memberikan pelayanan administrasi dan

dukungan kepada anggota DPRD Kota Medan. Sasaran strategis Sekretariat

DPRD Kota Medan berhubungan dengan kepuasan anggota DPRD Kota Medan

yang dilayani. Adapun tolak ukur kinerja sekretariat selanjutnya dilihat dari


29

tingkat kepuasan anggota DPRD Kota Medan terhadap pelayanan administratif

dan dukungan fasilitatif Sekretariat DPRD Kota Medan.

Sesuai dengan visi dan misi Sekretariat DPRD Kota Medan, Sekretariat

DPRD Kota Medan bertanggung jawab terhadap pembinaan dan pengawasan

seluruh pelayanan administrasi anggota DPRD Kota Medan. Dalam periode

Renstra Sekretariat DPRD Kota Medan tahun 2010-2015, tingkat kepuasan

anggota DPRD Kota Medan menunjukan kepuasan yang relatif masih rendah.

Dengan demikian, Sekretariat DPRD Kota Medan dalam kurun waktu 2010-2015

tersebut belum mampu memberikan pelayanan dan usaha yang sesuai dengan

harapan dan kebutuhan anggota DPRD Kota Medan karena komplain atas

pelayanan dan usaha Sekretariat DPRD Kota Medan yang sering diungkapkan

oleh anggota DPRD Kota Medan Tahun 2010-2015. Diharapkan dalam periode

Renstra Sekretariat DPRD Kota Medan tahun 2016-2021 ini tingkat kepuasan

anggota DPRD Kota Medan dapat meningkat.

2.4. Kinerja Usaha Terkini

Dalam rangka mengukur kinerja usaha terkini Sekretariat DPRD Kota

Medan sesuai bidang urusan yang menjadi kewenangannya, diperlukan sejumlah

indikator kinerja. Indikator kinerja dimaksud tentunya harus mendukung

pencapaian Visi, Misi dan Program Wali Kota dan Wakil Wali Kota Kota Medan.

Dengan demikian, indikator yang digunakan oleh Sekretariat DPRD Kota Medan

ini, secara langsung maupun tidak langsung berkontribusi terhadap pencapaian

Tujuan dan Sasaran RPJMD Kota Medan Tahun 2016-2021.


30

Indikator kinerja yang berhubungan dengan bidang urusan ini disebut juga

dengan Indikator Kinerja Utama. Dalam dokumen Renstra Sekretariat DPRD

Tahun 2016-2021, dirumuskan sejumlah IKU Sekretariat DPRD. IKU ini sangat

penting, selain untuk keperluan pengukuran kinerja pada tahun berjalan, juga

digunakan untuk mengukur perkembangan kinerja Sekretariat DPRD Kota Medan

dalam beberapa tahun.

Adapun IKU Sekretariat DPRD Kota Medan, sebagaimana ditunjukan

dalam Tabel 2.1 berikut.

Tabel 2.1

Indikator Kinerja Utama Sekretariat DPRD Kota Medan

INDIKATOR KINERJA UTAMA

FORMULASI

1 2

Indeks Kepuasan Pimpinan dan Anggota DPRD Kota

Medan Terhadap Pelayanan Sekretariat

DPRD Kota Medan

Survey kepuasan pimpinan dan anggota DPRD

Nilai Akuntabilitas Kinerja Sekretariat DPRD

Skor yang diberikan Inspektorat

Sumber : Renstra Sekretariat DPRD Kota Medan (2018)

2.5. Rencana Kegiatan


31

Berikut adalah rencana program Sekretariat DPRD Kota Medan beserta

kegiatan yang bersifat indikatif:

1. Program Pelayanan Administrasi Perkantoran, meliputi sejumlah kegiatan

indikatif, yaitu:

a. Penyediaan jasa surat menyurat

b. Penyediaan jasa kebutuhan komunikasi, sumber daya air dan listrik

c. Penyediaan jasa tenaga keamanan gedung kantor

d. Penyediaan jasa kebersihan kantor

e. Penyediaan alat tulis kantor

f. Penyediaan barang cetakan dan penggandaan

g. Penyediaan komponen instalasi listrik/penerangan bangunan kantor

h. Penyediaan bahan bacaan dan peraturan perundang-undangan

i. Penyediaan makanan dan minuman

j. Rapat-rapat koordinasi dan konsultasi ke luar daerah

k. Penyediaan jasa tenaga pendukung teknis/administrasi perkantoran

l. Penyediaan jasa peralatan dan perlengkapan kantor

m. Penyediaan jasa administrasi keuangan

2. Program Peningkatan Sarana dan Prasarana Aparatur, meliputi sejumlah

kegiatan indikatif, yaitu:

a. Pembangunan gedung kantor

b. Pengadaan perlengkapan gedung kantor

c. Pengadaan peralatan gedung kantor

d. Pengadaan mebeleur


32

e. Pemeliharaan rutin/berkala gedung kantor

f. Pemeliharaan rutin/berkala mobil dinas/operasional

3. Program Peningkatan Disiplin Aparatur, meliputi sejumlah kegiatan

indikatif, yaitu:

a. Pengadaan pakaian dinas beserta perlengkapannya

b. Pengadaan pakaian khusus hari-hari tertentu

c. Penyelenggaraan kesegaran jasmani (senam)

4. Program Peningkatan Kapasitas Sumber Daya Aparatur, meliputi sejumlah

kegiatan indikatif, yaitu:

a. Bimbingan teknis implementasi peraturan perundang-undangan

b. Coaching Klinik ASN Sekretariat DPRD

c. Pelatihan motifasi kerja

d. Pelatihan Siaga Bencana

e. Character Building Sekretariat DPRD Kota Medan

5. Program Peningkatan Pengembangan Sistem Pelaporan Capaian Kinerja

dan Keuangan, meliputi sejumlah kegiatan indikatif, yaitu:

a. Penyusunan laporan capaian kinerja dan ikhtisar realisasi kinerja

SKPD

b. Penyusunan Standard Operasional Prosedur

c. Penyusunan pelaporan keuangan akhir tahun

6. Program Pengembangan Data dan Informasi, meliputi sejumlah kegiatan

indikatif, yaitu:

a. Pembuatan Aplikasi Jadwal Kegiatan Rapat DPRD Kota Medan


33

b. Pembuatan Aplikasi Managemen Perjalanan Dinas

c. Pembuatan Aplikasi Control Kesiapan Fasilitasi Kegiatan Dewan

d. Pembuatan Sistem Informasi e-Risalah Rapat Anggota Dewan

e. Pengembangan Aplikasi Kepegawaian DPRD

f. Pembuatan Aplikasi Pojok Informasi DPRD

g. Pemutakhiran Data Pojok Informasi

h. Pemeliharaan Aplikasi Agenda Harian Pimpinan DPRD

7. Program Kerjasama dengan Mass Media, meliputi sejumlah kegiatan

indikatif, yaitu:

a. Penyebarluasan Informasi Melalui Media Luar Ruang Baliho dan

Spanduk

b. Studi Komperatif Unit Sekretariat DPRD Medan

8. Program Pelaksanaan Kegiatan Keagamaan dan Hari-Hari Besar, meliputi

sejumlah kegiatan indikatif, yaitu:

a. Penyelenggaraan Halal Bi Halal

b. Pelaksanaan Berbuka Puasa Bersama

c. Pelaksanaan Hari Raya Natal

d. Pelaksanaan Perayaan Hari-Hari Besar

9. Program Peningkatan Kapasitas Lembaga Perwakilan Rakyat Daerah,

meliputi sejumlah kegiatan indikatif, yaitu:

a. Pembahasan Rancangan Peraturan Daerah

b. Rapat-Rapat Alat Kelengkapan Dewan

c. Rapat-Rapat Paripurna


34

d. Kegiatan Reses

e. Kunjungan Kerja Pimpinan dan Anggota DPRD dalam Daerah

f. Peningkatan Kapasitas Pimpinan dan Anggota DPRD

g. Rapat Kerja DPRD

h. Pendalaman Tugas Anggota DPRD Kota Medan

i. Orientasi Tugas Anggota DPRD Kota Medan

j. Hearing/Dialog dan Koordinasi Dengan Pejabat Pemerintah Daerah

dan Tokoh Masyarakat/Tokoh Agama

k. Sosialisasi Peraturan Daerah

10. Program Hubungan Kerja dan Koordinasi Antar Lembaga, berisi satu

kegiatan indikatif, yaitu: Pisah Sambut Anggota DPRD Kota Medan

Program Perencanaan Pembangunan Daerah, berisi satu kegiatan indikatif, yaitu:

Penyusunan Renja OPD


35

BAB III

PEMBAHASAN

3.1 Pengertian Sistem Akuntansi

Menurut Warren, Reeve, Fees yang diubah ke dalam bahasa indonesia

oleh Aria Farahwati dalam bukunya Warren, Reeve, Fees Accounting (2005:234),

Sistem Akuntansi adalah teknik dan proses untuk menggabungkan, menjelaskan,

menyimpulkan, dan memberikan data informasi dan keuangan sebuah organisasi.

Menurut Mulyadi Sistem Akuntansi yang ada di bukunya, Sistem

Akuntansi adalah catatan, formulir dan laporan yang dirundingkan sedemikian

rupa untuk memberikan data tentang keuangan yang bisa mengurangi kesulitan

manajemen dalam untuk pengelolaan organisasi.

Seluruh pengertian yang ada bisa disimpulkan bahwa sistem akuntansi

dibuat untuk memperoleh data keuangan yang diperlukan manajemen dari suatu

organisasi atau suatu instansi untuk memperoleh informasi, mempermudah

mengelola dan mengatur keuangan organisasi tersebut.

Unsur-Unsur Sistem Akuntansi

Manfaat dari sistem akuntansi ialah mendorong semaksimal mungkin

supaya sistem itu bisa membuahkan beragam informasi tentang akuntansi yang

sudah tersusun yaitu relevan, tepat waktu, penyediaan data dan informasi yang

andal sangat substansial untuk menjalankan kepentingan informasi akuntansi di

sebuah tempat yang menggunakan akuntansi, baik untuk kepentingan pihak luar

maupun dalam, dan juga bisa dipercayai agar tidak terjadi kecurangan. Unsur-

unsur yang ada di dalam sistem akuntansi saling berhubungan dengan satu sama


36

yang lainnya, agar dapat di laksanakan manajemen data dimulai dari pembukaan

sampai penutupan transaksi yang terjadi dengan bukti transaksi yang di laporkan

dapat dibuat menjadi informasi akuntansi, apalagi untuk mempersiapkan

mempersiapkan dan pembentukan rencana untuk pengeluaran kas informasi yang

bermanfaat ini nantinya bisa di pakai manajemen untuk memilih dan membuat

keputusan.

Terdapat beberapa faktor-faktor inti di dalam sistem akuntansi, Mulyadi

mengemukakan faktor-faktor sistem akuntansi seperti berikut:

1. Formulir

Formulir adalah dokumen yang di pergunakan untuk merecord sebuah

transaksi keuangan dan notulen bisnis yang dipakai menjadi dasar untuk

menganalis dan mencatat transaksi termasuk didalam faktur, bukti penerimaan,

diskon cek, dan dokumen-dokumen lain sejenisnya. Formulir dalam sistem

akuntansi harus didesain sedemikian rupa sehingga berfungsi sebagai perintah

kepada para pelaksana yang terlibat untuk melaksanakan suatu pekerjaan guna

menjaga keabsahan transaksi. Prinsip perencanaan formulir yang baik, yaitu

sederhana, murah, mudah diisi, dan membuat informasi secara tepat dan ringkas.

Formulir dan catatan yang digunakan oleh Sekretariat DPRD Kota Medan

sehubungan dengan pengawasan pengeluaran kas adalah :

a. Cek

b. Voucher

c. Faktur

d. Surat Perintah Kerja (SPK)


37

2. Jurnal (Buku Harian)

Junal adalah form spesifik yang dipergunakan untuk dicatat secara

kronologis transaksi-transaksi yang terjadi dalam perusahaan, merupakan nama

perkiraan dan jumlah yang harus didebit maupun dikredit. Jurnal adalah catatan

akuntansi yang pertama dipergunakan guna mencatat, mengklasifikasikan, dan

meringkas data keuanagan dan data lainnya. Formulir adalah sumber informasi

jurnal.

3. Buku Besar (General Ledger)

Buku besar adalah kumpulan dari perkiraan-perkiraan yang saling

berkaitan dan yang merupakan suatu kesatuan tersendiri. Buku besar terdiri dari

perkiraan.

Target Sistem Akuntansi untuk mewujudkan sistem akuntansi yang bagus,

yang hakikatnya diperlukan memahami pembentukan dari sistem akuntansi itu

sendiri, sistem akuntansi erat hubungannya dengan kerjasama manusia dengan

sumber daya lainnya didalam suatu perusahaan untuk mewujudkan tujuan

perusahaan. Tujuan sistem akuntansi adalah sebuah pencapaian yang berdasarkan

dengan tujuan apa yang mau dicapai oleh perusahaan.

Dari masing-masing sistem akuntansi yang terdiri dari macam-macam

sistem memiliki tujuan yang sama, sistem akuntansi itu sendiri dibuat oleh

manajemen untuk mengelola perusahaannya, oleh karena itu untuk lebih Jelasnya

lagi, tujuan sistem akuntansi dapat dijelaskan dibawah ini. Tujuan sistem


38

akuntansi yang dijelaskan oleh Mulyadi ke dalam bukunya Sistem Akuntansi

adalah :

Pengembangan tujuan umum sistem akuntansi memiliki tujuan utama sebagai

berikut :

1. Untuk menyajikan data informasi untuk pengelolaan kegiatan usaha baru.

2. Untuk mengembangkan data informasi yang diperoleh dari sistem yang

sudah ada, baik itu mengenai mutu, ketepatan penyajian, maupun struktur

informasinya.

3. Untuk menata ulang pengelolaan akuntansi dan pemeriksaan intern, yaitu untuk

menata ulang tingkat keandalan (reability) informasi akuntansi, dan untuk

memberikan catatan lengkap mengenai pertanggung jawaban dan perlindungan

dari kekayaan perusahaan.

4. Untuk meminimalisir cost klerikal dalam penyelenggaraan catatan

akuntansi.”

Dari uraian yang ada di atas, bisa ditarik kesimpulannya bahwa sistem

akuntansi adalah faktor utama yang penting untuk pengelolaan

organisasi/perusahaan bisa memperoleh informasi akuntansi yang terstruktur dan

memiliki arti.

3.2 Pengertian Kas

Kas adalah suatu alat tukar yang bisa digunakan sebagai alat ukur nilai di

dalam akuntansi, kas merupakan alat pertukaran yang dapat diterima untuk

pengganti suatu barang ataupun jasa yang kita terima sebagai bayarannya.


39

Menurut pandangan akuntansi, kas merupakan alat yang dapat digunakan

untuk melunasi utang dan bisa diterima menjadi bentuk menyetor ke dalam bank

dalam jumlah yang sesuai dengan nominalnya, juga sebagai simpanan di dalam

bank atau tempat penyimpanan yang lain yang bisa di ambil saat kapan

diperlukan.

"Pengertian Kas menurut Jusup dalam artian sempit yang berarti uang. Di

istilah akuntansi, kas memiliki arti yang luas dikarenakan termasuk juga uang

kertas, uang logam, dan cek, pos wesel, penyimpanan di bank, dan apapun

sesuatunya yang bisa disamakan dengan nilai uang." (2001: 10-11 Jusup).

"Sarwoko berkata Kas ialah seluruh benda dan uang tunai atau sumber

yang lain seperti (surat berharga) yang akan tersedia untuk melengkapi

kewajiban" (Sarwoko,dkk, 2003: 119).

Uraian-uraian yang ada di atas tentang kas yang dimaksud dengan sistem

akuntansi kas ialah aktiva perusahaan yang memperlibatkan bagian-bagian,

formulir-formulir, catatan-catatan, alat-alat, dan prosedur yang saling

berhubungan dengan yang lainnya untuk dipergunakan guna memenuhi syarat-

syarat finansial dari suatu organisasi.

3.3 Pengawasan Intern Kas

Pengendalian internal kas di perusahaan sangatlah penting, dan

pengendalian tersebut dilakukan oleh pemimpin perusahaan karena untuk

menghindari berbagai macam kecurangan yang mungkin terjadi seperti

penggelapan uang atau yang lainnya yang bisa mengakibatkan asset perusahaan

mengalami kerugian serta mengalami kekurangan. Di sistem akuntansi


40

penerimaan juga pengeluaran kas sudah menjadi bagian dari sistem pengawasan

internal kas.

Pengertian pengawasan internal ialah sistem pengendalian dari dalam yang

meliputi organisasi, metode, dan ukuran yang sudah dikoordinasikan untuk tetap

menjaga kekayaan dari suatu organisasi, membuat lebih efisien dengan

kebijaksanaan manajemen, untuk membantu meningkatkan tercapainya hal yang

diperlukan syarat-syarat yang di tentukan yang merupakan dari unsur pengawasan

itu sendiri, dan jika syarat-syarat ini di penuhi dan dilakukan kemungkinan besar

tujuan dari suatu organisasi tersebut akan tercapai dengan maksimal yang

memanfaatkan fasilitas yang di sediakan dengan efisien dan efektif.

Dari kutipan Mulyadi (2001: 163) defenisi yang ada diatas, tujuan dari

pengawasan intern adalah :

a. Menjaga kekayaan organisasi

b. Mengecek ketelitian dan keandalan akuntansi

c. Mendorong efisiensi, dan

d. Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen

1. Pengawasan Penerimaan

Dalam upaya mengusahakan adanya pengeluaran kas secara berhari-hari

Sekretariatan DPRD Kota Medan melakukan pengawasan antara kas masuk dan

kas keluar. Adapun pengawasan intern yang dilakukan terhadap penerimaan

kasnya dengan cara sebagai berikut :


41

a. Semua yang telah diterima berhubungan dengan penerimaan APBN,

APBD, dan bantuan luar negeri wajib diterima oleh Perbendaharaan

Negara.

b. Semua saldo uang kas di awasi langsung oleh kepala dinas selaku atasan

langsung bendahara sekurang-kurangnya sekali dalam 3 bulan dapat

memeriksa Kas Bendahara yang di tuangkan kedalam berita acara

pemeriksaan kas.

c. Ada waktu-waktu yang sudah di tentukan dinas untuk melakukan

rekonsiliasi bank yang nantinya di bandingkan antara saldo yang ada di

dinas dengan saldo yang sudah ada di bank.

d. Dinas cuma menyimpan sejumlah uang kas sehubungan dengan

yang digunakan untuk kebutuhan sehari-hari perusahaan dengan jumlah

yang tidak besar (petty cash), dalam hal pemenuhan kebutuhan operasional

kantor, Bendahara dapat membayarkan langsung dalam jumlah maksimal

yang besarannya telah di tentukan oleh pemerintah daerah.

e. Disaat penutupan kas, kebenaran buku kas, bukti-bukti pendukung, serta

saldo kas yang sudah ada nantinya akan di periksa kembali.

2. Pengawasan Pengeluaran Kas

Pengawasan internal dalam pengeluaran kas yang dilakukan oleh

Sekretariat DPRD Kota Medan adalah sebagai berikut :

a. Semua pengeluaran kas bank buktinya akan di tandatangani oleh yang

memegang kas dan atasan langsung pemegang kas menjadi bukti kalau


42

waktu kas dikeluarkan telah diketahui dan dinas juga sudah

menyetujuinya.

b. Semua transaksi wajib tepat waktu mencatatnya.

c. Mengerjakan cek silang oleh yang memegang kas dan bidang keuangan

untuk mengetahui apakah ada pencatatan yang berbeda atau kesalahan

dalam mencatat.

d. Seluruh cek yang dibayar memiliki nomor yang umumnya

sudah ditetapkan oleh pihak bank.

3.4 Sistem Akuntansi Penerimaan Kas

Penerimaan kas ialah kas yang diterima oleh suatu organisasi seperti

berupa uang tunai juga surat-surat berharga yang memiliki sifat bisa langsung

digunakan, yang asalnya dari transaksi perusahaan juga penjualan tunai,

pelunasan piutang atau transaksi lainnya yang bisa menambah kas perusahaan.

“Transaksi penjualan tunai adalah sumber penerimaan kas terbesar suatu

perusahaan dagang.” (Mulyadi, 2008: 462). Penerimaan Kas perusahaan berasal

dari dua sumber utama yaitu dari piutang dan penjualan tunai. Penerimaan Kas

dari penjualan tunai bisa berupa uang tunai credit card sale slip, juga cek pribadi

(personal check). Penerimaan Kas dari piutang bisa berupa cek atau giro Bilyet.

Adapun prosedur penerimaan kas, penyetoran kas, dan pencatatan pada

Sistem Penerimaan Kas pada Sekretariat DPRD Kota Medan, yaitu :


43

1. Bendahara mengajukan surat permohonan untuk meminta pembayaran

Uang Persediaan (SPP-UP) yang besarannya sudah ditetapkan oleh SK

walikota Medan (tahun 2020 UP Sekretariat DPRD sebesar Rp.3,5M).

2. Setelah disetujui oleh Bendahara Umum Daerah, uang sebesar yang

diminta akan di transfer ke rekening Bendahara Pengeluaran.

3. Bendahara mencairkan uang sebesar kebutuhan yang akan di bayarkan

dengan menerbitkan cek yang diketahui oleh Sekretaris DPRD Kota

Medan selaku pengguna anggaran.

4. Seluruh pengeluaran yang akan dibayarkan akan dipindah bukukan

kepada yang berhak melalui system transfer kepada masing-masing

yang berhak, bukti-bukti pengeluaran sebagai dasar pembayaran oleh

bendahara disimpan, dicatat, dan di pertanggung jawabkan.

5. Apabila Uang Persediaan di Bank tidak lagi mencukupi, Bendahara

mengajukan surat permintaan Pembayaran Ganti Uang Persediaan

(SPP-GU) kepada Bendahara Umum Daerah dengan jumlah sebesar

yang dipakai sehingga nominalnya akan tetap menjadi 3,5M.

Sumber penerimaan kas pada Sekretariat DPRD Kota Medan berasal

APBD yang penerimaan kas ini merupakan anggaran yang sudah

ditetapkan oleh pemerintah daerah.

Adapun dokumen-dokumen pada saat penerimaan kas pada Sekretariat

yaitu: 1. SPP (Surat Permintaan Pembayaran) yang diterbitkan oleh

Bendahara Pengeluaran.

2. SPM (Surat Perintah Membayar) yang dierbitkan kepala kantor.


44

3. Bendahara Umum Daerah menerbitkan SP2D (Surat Perintah

Pencairan Dana).

3.5 Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas

Dalam perusahaan maupun lembaga instansi negara kas itu merupakan suatu

transaksi yang sering terjadi, semua dana yang dikeluarkan oleh perusahaan

misalnya digunakan untuk membiayai operasional perusahaan, membayar jasa,

berbelanja, membayar upah pegawai/karyawan dan pengeluaran lain-lainnya .

Soemarso S.R menurutnya (2004:299) dia mengemukakan bahwa :

“Berkurangnya saldo kas dan bank milik perusahaan yang diakibatkan adanya

pembelian tunai pembayaran utang maupun transaksi yang menyebabkan

berkurangnya kas adalah suatu transaksi pengeluaran kas,”.

Pengeluaran kas adalah kejadian transaksi yang dimana menyebabkan

berkurangya saldo kas, atau rekening punya perusahaan baik yang dari

pembayaran utang, pembelian tunai, pengeluaran transfer, wesel/cek pos, uang

yang dikeluarkan melalui bank maupun dari piutang .

Sama seperti penerimaan kas, agar dapat terhindar dari pencurian sistem

pengeluaran kas juga memiliki prosedur yang dirancang sedemikian rupa untuk

menghindari dari hal tersebut, missal kas yang hilang maupun pengeluaran yang

pengalokasiannya tidak jelas, jadi cuma pengeluaran-pengeluaran yang sudah

disetujui dan memang betul untuk kegiatan perusahaan saja yang dicatat dalam

pembukuan perusahaan atau instansi.

Soemarso berkata (1992:325) agar dapat menciptakankan sistem pegawasan

yang bagus, prosedur pengeluaran uang harus memperhatikan beberapa hal :


45

Semua pengeluaran dilakukan dengan cek. Pengeluaran-pengeluaran dalam

jumlah kecil dilakukan melalui dana kas kecil, seluruh pengeluaran kas harus

mendapat persetujuan dari yang berwenang terlebih dahulu, terdapat pemisahan

tugas antara yang berhak menyetujui pegeluaran kas yang menyimpan uang kas

dan melakukan pengeluaran serta yang mencatat pengeluaran kas.

Adapun prosedur yang dijalankan untuk pencairan atau pengeluaran

dana/kas oleh Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kota Medan meliputi :

a. Menerima berkas/kwitansi pembayaran, pihak penerima pekerjaan

apabila telah melaksanakan pekerjaan akan mengajukan pembayaran

kepada sekretaris DPRD Kota Medan selaku pengguna anggaran

dengan melampirkan bukti-bukti pengeluaran berupa kwitansi, bukti

pembayaran yang dianggap sah serta surat-surat pendukung lainnya

b. Bukti-bukti yang dilampirkan tersebut kemudian di verifikasi untuk

meminimalisir kesalahan dalam perhitungan pembayaran.

c. Dokumen yang telah di verifikasi kemudian diajukan kepada Sekretaris

DPRD Kota Medan untuk mendapat persetujuan pembayaran

d. Apabila dokumen pembayaran telah disetujui, pembayaran dapat

melalui proses langsung pada Bendahara dengan menggunakan Uang

Persediaan.

e. Bendahara akan memindahkan dari rekening bendahara kepada

rekening penerima pekerjaan dengan jumlah yang tertera pada

dokumen.


46

f. Seluruh dokumen pembayaran beserta dokumen pendukung lainnya

disimpan oleh bendahara sebagai barang bukti pertanggung jawaban

pengeluaran kas.

Dokumen-dokumen yang ada saat pengeluaran kas hanya bukti-

bukti pembayaran atau kwitansi yang dilampirkan dengan bukti

pendukung yang lain.


47

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

Berdasarkan dari uraian yang ada di bab-bab sebelumnya yang sudah di

bahas, tentang sistem akuntansi penerimaan dan pengeluaran kas pada Sekretariat

DPRD Kota Medan, penulis dapat mengambil kesimpulan sebagai berikut :

a. Kantor Sekretariat DPRD Kota Medan merupakan suatu badan

pemerintah yang membantu melayani dan memfasilitasi DPRD

untuk mendukung penyelenggraan DPRD terutama yang terkait

dengan pelayanan.

b. Sistem Akuntansi Penerimaan dan Pengeluaran Kas pada

Sekretariat DPRD Kota Medan telah menerapkan syarat sistem

akuntansi yang baik dan mengikuti peraturan yang berlaku pada

Pemerintah Daerah.

B. Saran

1. Dalam pelaksanaan prosedur penerimaan dan pengeluaran kas baik

dalam pencairan dana dari pemerintah daerah maupun proses

pertanggung jawaban dalam pemakaian kas harus terlaksanakan

dengan fungsinya masing-masing agar tidak terjadi penumpukan

dalam pelaksanaan tugas dan fungsinya supaya berjalan dengan

efektif dan efisien.

2. Agar setiap prosedur pengeluaran kas berjalan dengan baik, perlu


48

adanya pengawasan secara rutin yang mengecek kembali semua

bukti dokumen yang dikeluarkan untuk menghindari terjadinya

korupsi dan kerugian pada kas.

3. Untuk menghindari penumpukan berkas dokumen perlu adanya

dukungan SDM yang handal dalam keterampilan pengoperasian

komputer, sebab dalam pencarian dokumen pegawai mengalami

beberapa hambatan salah satunya seperti kesulitan dalam

menemukan beberapa dokumen tertentu.

4. Saat pemberian tugas dan penanggung jawabannya kepada

pegawai

harus sesuai dengan kemampuan sehingga pengerjaan akan

berjalan

sempurna dan tidak memberatkan pegawai manapun.


49

DAFTAR PUSTAKA

(Sagala, 2017) Sagala, P. M. (2017). Sistem Akuntansi Penerimaan dan Pengeluaran Kas pada Dinas

Kesehatan Kabupaten Karo Kecamatan Kabanjahe. Diambil kembali dari

http://repositori.usu.ac.id/:

http://repositori.usu.ac.id/handle/123456789/17264

Kieso, Donald E, dan Jerry J Weygandt. 2001, Akuntansi Intermediate, Edisi

Kesepuluh, Penerbit Erlangga, Jakarta.

Azis, Abd. 2016. Rencana Strategis Perubahan Sekretariat DPRD Kota Medan

Tahun 2016-2021. Makalah

Mulyadi. 2001, Sistem Akuntansi. Edisi Ketiga. Jakarta: Salemba Empat.

Mulyadi. (2010). Sistem Akuntansi. Jakarta: Salemba Empat.

Mulyadi, 2008, Sistem Akuntansi, Edisi ketiga, Cetakan Ketiga, Penerbit

Salemba Empat, Jakarta.

Baridwan, Zaki. 2010. Intermediate Accounting. Edisi ketujuh. Yogyakarta:

Badan Penerbitan Fakultas Ekonomi Universitas Gajah Mada.

Cart, Warrens. 2005, Pengantar Akuntansi, Edisi Kelima. Penerbit Salemba

Empat Jakarta.

Sonia, Jihan. 2019. “The Effect Of Implementation Of Accounting Information

Systems, Internal Supervision, and Reward On Employee Performance With Work

Motivation As Moderating Variables In Serdang Bedagai District.” International

Journal Of Public Budgeting, Accounting and Finance, Vol. 2, No. 3, October

2019, pp.1-11.

Niawonger, Warren, Reeve, Fees, 2005 Prinsip-prinsip Akuntansi, Jilid Satu,

Edisi Kesembilan, Penerbit Erlangga, Jakarta.

https://pemkomedan.go.id/hal-sekretariat-dprd.html

Stefy Hendy Tenda, Ventje Ilat, Stanley Kho Walandouw. 2015, Analysis Of

Accountung Information Systems In Cash Expenditures General Secretariat


https://pemkomedan.go.id/hal-sekretariat-dprd.html

50

Bureau Regional Of North Sulawesi Province, Jurnal Berkala Ilmiah Efisiensi

Vol.15, No. 05 Tahun 2015.

https://ejournal.unsrat.ac.id/index.php/jbie/article/download/10507/10095


TUGAS AKHIR SISTEM AKUNTANSI PENERIMAAN DAN …

Documents

Transcript of TUGAS AKHIR SISTEM AKUNTANSI PENERIMAAN DAN …