TUGASSTRATEGI CHANGE MANAGEMENT UNTUK MENGATASI PERUBAHAN AKIBAT PENERAPAN E-LEARNING(Studi Kasus: Politeknik Pos Indonesia)

MATA KULIAHSTRATEGI KEBIJAKAN SISTEM INFORMASI

Disusun Oleh :Heru Nugroho 23511015Hanung Nindito Prasetyo 23511023Rina Trisminingsih 23511080Supono 23511047Yogiek Indra Kurniawan 23511114

PROGRAM STUDI INFORMATIKASEKOLAH TEKNIK ELEKTRO DAN INFORMATIKA INSTITUT TEKNOLOGI BANDUNG2012PendahuluanPoliteknik Pos Indonesia sebagai sebuah institusi perguruan tinggi dituntut untuk terus-menerus melakukan perubahan proses bisnisnya untuk menyesuaikan dengan perkembangan teknologi saat ini. Proses perubahan dilakukan secara aktif dengan merespon positif peluang, ancaman, kekuatan, dan kelemahan yang terjadi agar Politeknik Pos Indonesia dapat bertahan hidup di lingkungan bisnis yang kompetitif. Salah satu perubahan yang dilakukan Politeknik Pos Indonesia untuk meningkatkan proses bisnisnya, dalam hal ini proses belajar mengajar, adalah penerapan e-learning. E-learning sebagai model pembelajaran baru dalam pendidikan memberikan peran dan fungsi yang besar bagi dunia pendidikan yang selama ini dibebankan dengan banyaknya kekurangan dan kelemahan pendidikan konvensional (pendidikan pada umumnya), diantaranya adalah keterbatasan ruang dan waktu dalam proses pendidikan konvensional. Visi Penerapan e-learning Poltek Pos adalah dijadikan alternatif bagi pengembangan sistem pendidikan yang lebih efektif dan efisien yaitu menuju e-campus di tahun 2014 yang ditandai dengan akses informasi oleh stakeholder yang cepat dan akurat dimana saja, kapan saja, dan oleh perangkat apa saja (perangkat fix atau perangkat mobile). Dalam penerapannya, teknologi e-learning mengalami berbagai hambatan dan tantangan baik dari sisi internal maupun eksternal institusi. Sebagai proses perubahan, penerapan e-learning dianggap sebagai ancaman bagi sebagian orang sehingga terjadi resistensi dalam pemanfaatannya. Selain itu faktor penunjang (infrastruktur) dan kebijakan yang jelas serta dukungan dari stakeholder juga menjadi faktor penting dalam penerapan e-learning pada Politeknik Pos Indonesia. Dengan demikian sebuah change management merupakan hal yang penting untuk diperhatikan oleh Politeknik Pos Indonesia, untuk keberlangsungan hidupnya dan meraih keunggulan kompetitif.Kajian dalam penelitian ini akan membahas secara sistematis tentang pengelolaan proses perubahan yang terjadi pada Politeknik Pos Indonesia dengan adanya penerapan e-learning. Model perubahan yang digunakan adalah model yang diperkenalkan oleh John P. Kotter melalui delapan tahapan proses perubahan untuk menciptakan perubahan utama yang penting untuk dilakukan, serta pembahasan manajemen transisi yang dikemukakan oleh William Bridges sebagai faktor penting penunjang keberhasilan dari proses perubahan. Implementasi praktis dari metodologi yang digunakan untuk proses perubahan ini melalui pendekatan manajemen proyek dan faktor-faktor kunci keberhasilannya yang diperkenalkan oleh Universitas Adelaide. Langkah-langkah praktis yang dirancang diarahkan untuk dapat memastikan bahwa change management penerapan e-learning pada Politeknik Pos Indonesia dapat dilakukan dengan cara yang aktif serta dapat menunjukan nilai-nilai untuk meraih keunggulan, bertindak dengan matang, integritas dan tanggung jawab, dapat melibatkan pengguna sistem, mendorong inovasi dan kreativitas serta mencapai visi yang diharapkan.

E-Learning di Politeknik PosPoliteknik Pos Indoensai adalah salah satu perguruan tinggi yang berbasis kampus TIK (Teknologi Informasi dan Komunikasi) yang memiliki visi dan misi terus meningkatkan kegiatan belajar dan mengajara, salah satunya adalah penerapan e-learning. E-learning merupakan singkatan dari Elektronic Learning, merupakan cara baru dalam proses belajar mengajar yang menggunakan media elektronik khususnya internet sebagai sistem pembelajarannya. E-learning merupakan dasar dan konsekuensi logis dari perkembangan teknologi informasi dan komunikasi.

Kehadiran TI memungkinkan interaksi proses belajarmengajar semakin intens dan variatif. Politeknik Pos Indonesia sendiri pernah menggunakan fasilitas e-learning pernah tersedia berupa versi jurusan sebagai hasil pengembangan PHK A1 Jurusan TI tahun 2007, namun saat ini sistem sudah non-aktif karena penggunanya tidak signifikan. Kemudian pada tahun 2010 mendapatkan sumbangan aplikasi e-learning dari Universitas Indonesia yang beralamat di vl.poltekpos.ac.id (virtual learning). Applikasi e-learning di Politeknik Pos Indonesia belum terintegrasi dengan applikasi lain, masih menggunakan aplikasi dan database yang terpisah, yaitu menggunakan Moodle dan database MySQL, untuk kedepan semua aplikasi akan diintegrasikan seperti rancangan peta aplikasi seperti gambar dibawah ini:

Gambar Peta Aplikasi pada Politeknik Pos Indonesia

Spesifikasi fungsional dari fasilitas E-Learning yang terakhir adalah sebagai berikut:1. Registrasi Kelas E-Learning: Sistem dapat memfasilitasi pembuatan kelas E-Learning secara virtual dan Sistem dapat memfasilitasi proses registrasi kelas E-Learning.2. Penyusunan Sumber Pembelajaran Kelas E-Learning: Sistem dapat memfasilitasi penyusunan sumber daya ilmiah yang mendukung kelas E-Learning seperti handout, konten audio visual, e-journal,e-dictionary,e-encyclopedia, e-book, dan sejenisnya.3. Pengelolaan Forum Diskusi/Chatting Kelas E-Learning: Sistem dapat memfasilitasi pembuatan & pengelolaan forum diskusi/chatting kelas e-learning.4. Pengelolaan Sharing Konten E-Learning: Sistem dapat memfasilitasi pengelolaan konten yang ingin di sharing di kelas E-LearningAplikasi e-learning ini ada dibawah unit SIM (Sistem Informasi Manajemen) yang membawahi semua bagian IT di politeknknik Pos Indonesia.

Change ManagementChange management adalah serangkaian proses yang digunakan untuk memastikan bahwa perubahanstrategis yang signifikan dalam organisasi dilakukan secara terkontrol dan sistematis, untuk mengatasi resistensi terhadap perubahan dalam rangka meningkatkan keterlibatan dan pencapaian tujuan organisasi untuk transformasi efektif. Pencapaian perubahan yang berkelanjutan dimulai dengan pemahaman yang jelas tentang keadaan organisasi saat ini, diikuti dengan pelaksanaan strategi yang tepat dan ditargetkan.Fokus dari change management adalah pada hasil perubahan yang akan dihasilkan, kebijakanyang baruharus bisa dipahami. Perubahan komprehensif dapat mengarahkan ke tujuan yang diinginkan dan menciptakan rasa kepemilikan, sehingga memungkinkan perbaikan berkelanjutan, terukur, dan mampu untuk menghadapi perubahan dimasa depan.

Delapan Tahap Proses Kotter's Untuk Menciptakan Perubahan UtamaJohn P. Kotter memperkenalkan tahapan proses perubahan yang perlu dilakukan oleh suatu organisasi. Setiap langkahmerupakan prinsip utamayang diidentifikasi olehKotterberkaitan denganresponmasyarakat danpendekatandalam perubahan,di mana orangmelihat, merasakandan kemudian menerima perubahan.Tahapan-tahapan proses change management menurut Kotter :1. Membangun rasa urgensiHal yang dilakukan adalah: membantu orang lain melihat perlunya perubahan dan pentingnya bertindak dengan segera,meneliti realitas pasar yang kompetitif (matriks SWOT), mengidentifikasi dan mendiskusikan krisis yang mungkin terjadi.2. Menciptakan panduan koalisiDalam proses perubahan diperlukan dukungan dari berbagai pihak, untuk itu institusi perlu memastikan adanya suatu kelompok yang powerful untuk membimbing perubahan, dengan keterampilan kepemimpinan, bias dalam tindakan, kredibilitas, kemampuan berkomunikasi, otoritas dan kemampuan analisis; membangun tim dan membentuk pembimbing koalisi yang berpengaruh; membentuk sebuah kelompok yang cukup kuat untuk memimpin dan mempengaruhi perubahan; mendapatkan kelompok untuk bekerja sama seperti sebuah tim.3. Mengembangkan visi dan strategiOrganisasi perlu memperjelas bagaimana kadaan setelah perubahan akan berbeda dengan keadaan masa lalu, dan bagaimana akan membuat realitas di masa depan; menciptakan sebuah visi untuk membantu secara langsung usaha perubahan; mendapatkan visi dan strategi yang tepat; mengembangkan strategi untuk mencapai visi.4. Mengkomunikasikan visi perubahanOrganisasi perlu meyakinkan sebanyak mungkin orang lain untuk dapat memahami dan menerima visi dan strategi; menggunakan setiap cara yang mungkin untuk terus menerus mengkomunikasikan visi baru dan strategi; memiliki peran model koalisi yang diharapkan untuk membimbing perilaku staf.5. Melakukan aksi yang lebih berpandangan luasTim change management perlu menghapus sebanyak mungkin hambatan sehingga dapat mewujudkan visi menjadi kenyataan, mengaktifkan orang lain untuk bertindak atas visi tersebut dengan mengatasi hambatan dan mendorong pengambilan risiko, mengubah sistem atau struktur yang melemahkan visi perubahan.6. Membangkitkan kesuksesan jangka pendekPemimpin tim perlu membuat beberapa perubahan yang dapat dilihat dan dirasakan, menjelaskan kesuksesan secepat mungkin; merencanakan danmenghasilkan kesuksesanjangka pendek untuk peningkatan kinerja; membuat kesuksesanbagi orang lain; mengakui dan menghargai orang-orang yang mungkin memperolehkesuksesan.7. Keuntungan konsolidasi dan membuat perubahan selanjutnyaPerubahan selanjutnya akan lebih cepat setelah keberhasilan pertama. Organisasitidak membiarkan perubahan berjalan terus, perlu adanya konsolidasi perbaikan danmempertahankan momentum untuk perubahan. Hal yang perlu dilakukan yaitu peningkatan kredibilitas untuk mengubah semua sistem, struktur dan kebijakan yang tidak cocok satu sama lain dan tidak sesuai dengan upaya transformasi, merekrut, mempromosikan dan mengembangkan orang-orang yang bisa mengimplementasikan visi perubahan, menghidupkan kembali proses dengan proyek-proyek baru, tema dan agen perubahan8. Menetapkancara dan budaya Baru Organisasi akan berpegang pada cara-cara berperilaku baru, dan memastikanpada stakeholder bahwa mereka berhasil hingga mereka menjadi bagian dari budaya kelompok, menciptakan kinerja yang lebih baik melalui perilaku pelanggan dan berorientasi produktivitas, kepemimpinan yang lebih lagi dan manajemen yang lebih efektif; mengartikulasikan hubungan antara perilaku baru dan keberhasilan organisasi.Model TransisiWilliam Bridges berfokus pada transisi dan perubahan psikologis yang ada dibalik perubahan organisasiyang signifikan. Dia berpendapat bahwa perubahan situasi tidak sulit bagi perusahaan untuk membuatnyasebagai transisi psikologis dari orang yang terkena dampak perubahan itu. Teori William Bridges melibatkan tigatahap proses:1. Ending, Losing, Lettingdilakukan dengan meminta individu untuk mengubah cara-cara yang dulu, membantu individumenangani rasa kehilangan mereka, mempersiapkan mental untuk berubah dan mempertimbangkan resistensi terhadap perubahan.2. The Neutral Zone - ditandai dengan perasaan bingung dan disorientasi karena perubahan, untuk mengatasi pase ini diperlukan lebih banyak energi untuk penyusunan kembali psikologis kritis. Tahapan ini membantu membuat orang melalui dan memanfaatkan semua kebingungan dengan mendorong mereka untuk menjadi inovator. Rencana baru, gambar, tujuan, dan peran dikomunikasikan.3. The New Beginning - Ini merupakan awal baru, membutuhkan orang untuk berperilaku dengan cara baru, mengembangkan identitas baru, energi pengalaman baru, dan menemukan tujuan baru yang membuat perubahan mulai bekerja. Fokus telah bergeser ke visi baru. Mendorong antusiasme, pelatihan, ritual baru, dan insentif adalah cara yang dapat fokus pada orang-orang yang berusaha bekerja dengan cara baru.

Gambar 1 Tiga Fase TransisiMetodologiDalam melaksanakan proyek yang sukses, semua proyek harus memiliki visi, perubahan yang jelas konsisten dan dukungan yang kuat serta prioritas untuk sunber daya yang efektif. Pendekatan perencanaan siklus proyek perubahan yang dibahas di bawah ini, mengadopsi pertimbangan utama model Kotter yang diadopsi oleh Universitas Adelaide, yaitumengidentifikasi dan menerapkan pertimbangan pada berbagai tahap siklus perencanaan proyek dan mengarah ke beberapa output nyata dalam hal strategi dan rencana. Pendekatan siklus proyek perubahan diilustrasikan pada Gambar 2.

Gambar 2 Siklus proyek perubahan

Tahapan perencanaan proyek pada siklus proyek perubahan secara umum fokus pada:1. Tahapan Pre-approvalSelama tahapan ini,kami mempertimbangkan tahap satu dan dua pada model Kotter. Tujuandari tahap ini adalah untuk mengidentifikasi kesempatan untuk perbaikan proses atau pemilihan masalah yang harus diselesaikan. Tahapan ini dilakukan untuk mempersiapkan dan menyetujui keseluruhan perencanaan proyek, mendapatkan persetujuan yang relevan, menentukan persyaratan stakeholder, dan mengkonfirmasi proyek apakah harus tetap dilanjutkan atau tidak.2. Tahapan Diagnosis dan ScopingPada tahapan ini, kami mempertimbangkan tahap dua dan tiga padamodel Kotter. Fase ini dimaksudkan sebagai pengukuran untuk menyoroti kinerja area bisnis utama. Tujuan dari tahap ini meliputi pengumpulan data dan proses yang diperlukan saat ini dan mengukur kinerja organisasi, memahami apa yang ada dalam lingkup dan luar lingkup proyek, menentukan pengukuran rinci yang harus diambil dan untuk mendapatkan manajemen penerimaan masalah.3. Tahapan Idea/ Concept DevelopmentDalam tahap ini kami dapat menerapkan tahap keempat dari model Kotter. Tujuan dari fase ini adalahmengembangkan beberapa pilihan untuk mengatasi masalah atau peluang. Tujuan tersebut termasuk memprioritaskan masalah kinerja, mengidentifikasi peran tim manajemen perubahan dan tanggung jawabnya, mencari akar penyebab masalah/ kinerja, mempersiapkan pilihan untuk perubahan pada proses/organisasi, menilai kesiapan organisasi untuk perubahan, mengidentifikasi dan menilai risiko dan rencana pengembangan untuk mengurangi risiko, ancaman dan peluang serta untuk menetapkan komitmen manajemen untuk proses perubahan.4. Tahapan Design and DevelopmentDalam fase ini kami menerapkan tahap kelima dari model Kotter. Tujuan dari tahap ini adalah menyiapkan solusi untuk implementasi enterprise wide. Untuk mencapai tujuan tersebut maka diperlukan tindakan untuk memastikan visi dan target yang direncanakan untuk memenuhi kebutuhan stakeholder dan harapan organisasi, memastikan pilihan-pilihan untuk proses perubahan didefinisikan dalam detail yang cukup untuk memenuhi masalah dan kesempatan, pengembangan diidentifikasi dan pencocokan yang lengkap tentang rencana yang diperlukan untuk pelaksanaan.5. Tahapan ImplementationDalam tahap implementasi, kamimempertimbangkan tahap enam, tujuh dan delapan dari model Kotter. Tujuan dari tahap ini adalah untuk melakukan perbaikan yang berkelanjutan terhadap kinerja. Tujuan tersebut dapat diupayakan dengan mempersiapkan dan menyetujui pelaksanaan rencana dalam lingkup enterprise dan sumber daya, melakukan komunikasi yang disesuaikan dengan organisasi, memastikan semua staf memahami perlunya perubahan, mempersiapkan dan melatih semua staf dan stakeholderutamadalam perubahan proses dan/atau struktur, mengelola masalah/konflik saatterjadi, dan memastikan manfaat yang direncanakan tercapai.6. Tahapan Post Implementation ReviewTujuan dari tahap ini adalah untuk menjaga atau memelihara benefit. Tujuan harus dipenuhi untuk mempertahankan benefit antara lain: menyerahkan kegiatan proses pengembangan yang berkesinambungan menjadiday to day management, mengkomunikasikan hasilnya kepada organisasi, menangkap, merekam dan mengkomunikasikan pelajaran kepada tim manajemen perubahan yang lebih luas dan informasi berguna lainnya untuk proyek perubahan di masa depan, mengambil pendekatan best practice untuk referensi di masa mendatang dan untuk memastikan tujuan kinerja yang dipelihara dan proses peningkatan yang terus menerus.Strategi change management Penerapan E-Learning di Politeknik PosBerdasarkan keadaan lingkungan Politeknik Pos Indonesia, changemanagementstartegy yang dilakukan ketika menerapkan teknologi yang baru, dalam hal ini e-learning, harus memperhatikan budaya, tingkah laku, dan pola pikir mahasiswa, dosen, karyawan, manajer, dan juga pimpinan. Pimpinan institusi harus mengerti pada poin-poin mana yang mereka harus mengintegrasikanpersonal change (perubahan personal) menjadiorganizational change (perubahan organisasi) dan bagaimana melakukan perubahan tersebut, karena jika hal tersebut tidak dilakukan, change management akan gagal.Untuk mengatasi masalah-masalah yang telah disebutkan sebelumnya, manajemen perubahan yang perlu dilakukan adalah:1. Pre-approval PhaseAktivitas - aktivitas yang dilakukan pada tahapan ini adalah sebagai berikut :1. Mengidentifikasi peluang dan pemilihan masalahuntuk perbaikan proses

Gambar 3 FishBone AnalysisDari Gambar 3 dapat diidentifikasi penyebab dari semua masalah yang terjadi. Inti masalah dari sulitnya menerapkan e-learning di Politeknik Pos Indonesia antara lain: dari sisi aplikasi, sistem, prosedur, infrastruktur TI, SDM, dan keuangan. Sedangkan yang menjadi akar masalahnya adalah kebijakan. Kebijakan menjadi akar masalah penerapan e-learning di Politeknik Pos Indonesia karena menjadi faktor yang mempengaruhi masalah-masalah lainnya.2. Perencanaan manajemen proyek perubahanLangkah selanjutnya untuk merealisasikan proyek perubahan penerapan e-learning adalah mempersiapkan project plan untuk mendapatkan persetujuan dari pihak manajemen, dengan membuat sebuah project plan. Project plan disampaikan kepada pimpinan untuk mendapat dukungan dan persetujuan formal atas proyek e-learning. Rencana ini menguraikan tujuan proyek, link ke bisnis inti, dan ruang lingkup. Selain itu, project plan juga digunakan untuk mengidentifikasi risiko, asumsi dan kendala, indikator kinerja utama, biaya dan jadwal proyek, sertastaf-staf yang bertanggung jawab. Rencana tersebut harus disetujui sebelum proyek dimulai.Project plan penerapan e-learning di Politeknik Pos Indonesia dijelaskan secara daetail pada Lampiran 1.3. Menciptakan visi dan tujuan bersamaUntuk melengkapi project plan yang dibuat, maka penting untuk membangun pemahaman bersama tentang tujuan bersama serta untuk menghasilkan gambaran yang jelas tentang pencapaian kesuksesan masa depan dengan dilakukannya change management. Visioningmerupakan proses yang sangat penting dalam memfokuskan semua yang terlibat. Visi adalah gambaran mental dari apa yang nantinya akan terlihat. Menciptakan sebuah visi efektif merupakan sarana untuk memilih perubahan yang dapat diimplementasikan dalam organisasi yang kompleks. Berikut langkah-langkah kunci yang dilakukan:Langkah 1: Define team purposeLangkah ini mencakup: Pembentukan tim harus memperhatikan model Tuckman melalui 4 tahapan kematangan sebuah tim yaitu forming, storming, norming,dan performing. Tujuan pembentukan tim perubahan disini adalah untuk merumuskan, menganalisis, merancang dan menerapkan proyek e-learning untuk meningkatkan kegiatan belajar dan mengajar yang efektif dan efisien. Kebutuhan pelanggan dan kepentingan stakeholder adalah faktor utama yang harus diperhatikan tim. Kontribusi tim dalam hal masukan untuk visi dan misi organisasi adalah perbaikan kinerja dari proses bisnisnya, sehingga misi yang dicanangkan dapat dijalankan secara efektif dan efisien.Langkah 2: Create futureKondisi kematangan penerapan e-learning menjadi tema utama dalam gambaran masa depan yang direncanakan oleh tim, berdasarkan teori information evolution. Model kematangan penerapan e-learning di Politeknik Pos Indonesia saat ini berada pada level ke 2 yaitu level consolidate. Dengan change management ini, tim bercita-cita untuk mewujudkan level kematangan dari level consolidate berubah menjadi berada pada posisi level ke 3 yaitu level integrate. Dengandemikian secara langsung akan merubah semua kinerja dari proses bisnis yang ada, termasuk peningkatan layanan bagi pelanggan dan kepentingan stakeholder.

Langkah 3: Display individual imagesSuatu kesuksesan perguruan tinggi dalam menerapkan e-learning sebagai media pendukung dalam meningkatkan kegiatan pembelajaran adalah fungsi didalaminfrastruktur, proses, orang, dan budaya. Idealnya, semua bekerja dalam satu kesatuan yang selaras. Sebuah kematangan organisasi pada dimensi ini dapat cukup diwakili dalam teori evolution information model yang meliputi lima tahap evolusi : Tingkat operasional, Tingkat konsolidasi, Tingkat Integrasi, Tingkat Optimasi dan Tingkat Inovasi. Tingkat kematangan penerapan e-learning pada saat ini berada pada tingkat ke 2 (dua) yaitu Konsolidasi dengan berbagai karateristiknya dalam menjalankan proyek perubahan ini akan dilakukan pengembangan sistem dengan mengacu kepada model pengembanganempat dimensi sebagai berikut infrastructure, knowledge process, human capital, cultur.

Langkah 4: Create a shared visionUntuk tercapainya tujuan dari impelementasi dari e-learning ini yaitu terwujudnya kematangan organisasi padatingkatan integrasi, diperlukan manajemen perubahan mencakup pengembangan empat dimensi organisasi yaitu: infrastructure, knowledge process, human capital dan cultur. Secara teknis proses perubahan yang dilakukan adalah melakukan pengembangan e-learning sebagai media yang dapat mendukung penyelenggaraan proses belajarmengajar/perkuliahan. Hal ini akan berdampak pada perubahan sistem pengajaran yang memungkinkansetiap orang dapat mengaksesnya 24 jam dalam sehari.

Langkah 5: Shared The Vision

Tabel 1 Shared VisionTargetAkuntabilitasKurun

MahasiswaMerupakan konsumen yang menggunakan dan menerima dampak perubahanproyek layanan secara langsung, sehingga mahasiswa adalah komponen utama yangharus di sosialisasikan tentang perubahan ini.Selama Prework dan TahapInvestigasi.

InstrukturMerupakan pelaksana proses sosialisasi penerapan e-larningSelama Prework dan Tahap Investigasi

Instansi PendidikanMerupakan pihak yang menyokong dan bertanggungjawab penuh terhadap proyek perubahanSelama Prework dan Tahap Investigasi

Content ProviderMerupakan pihak yang menyediakan content yang dapat diakses pada e-learningSelama Prework dan Tahap Investigasi

Technology ProviderMerupakan pihak yang membangun teknologi yang dapat memberikan penyampaian perkuliahan secara e-learningSelama Prework dan Tahap Investigasi.

Badan AkreditasiMerupakan instansi pusat yang menyokong dan mengevaluasi serta memonitorsemua pelaksana kebijakan yang diambil terhadap pelaksanaan proyek perubahanSelama Prework dan Tahap Investigasi

PekerjaMerupakan pelaksana teknis penerapan proyek perubahan.Selama Prework dan Tahap Investigasi.

2. Diagnosis & Scoping PhaseAktivitas - aktivitas yang dilakukan pada tahapan ini adalah sebagai berikut:1. Analisis stakeholderAnalisis terhadap stakeholder, individu atau kelompok yang bisa memiliki kepentingan dalam proyek, merupakan langkah penting. Memahami siapa mereka dan tingkat kepentingan serta pengaruhnya terhadap proyek e-learning merupakan langkah kunci untuk mengidentifikasi proses manajemen resiko.Stakeholder management plan memiliki peran vital, yaitu untuk menginformasikan dan mengelola stakeholder dalam pencapaian proyek. Selain itu, stakeholder management plan juga memastikan bahwa kepentingan para stakeholderkunci dapat diidentifikasi untuk menyusun strategi yang dikembangkan yang melibatkan mereka dalam proyek. Analisis stakeholder yang terlibat dalam penerapan e-learning di Politeknik Pos Indonesia dijelaskan pada Tabel 2 dan dijelaskan secara lebih detail di lampiran 2.Tabel 2 Stakeholder AnalysisKey Stakeholder GroupStakeholder Type (Sponsor, Advocate, Blocker, etc)Identify their Level of Buy-In to the Change(Driver, Neutral, Restrainer)Identify their Level of influence on the outcome of e-learning(High, Medium, Low)Identify Strategies to Deal with the ResistanceResponsible Person

MahasiswaConsumerDriverHighSocializationDosen

InstrukturConsumerDriverHighSocializationDosen

Instansi PendidikanSponsorDriverHighSocializationDirektur

Content ProviderPartnerDriverMediumTrainingWorker

Technology ProviderPartnerDriverMediumTraining-

Badan AkreditasiPartnerNeutralLowApproachBAN-PT

PekerjaSupporterNeutralHighTrainingManager

2. Melakukan SWOT analysisAktivitas ini bertujuan untuk mengidentifikasi kekuatan (strength), kelemahan (weakness), peluang (opportunity), dan ancaman(threat) dalam lingkungan pelaksanaan penerapan e-learning di Politeknik Pos Indonesia. Hal ini dilakukan untuk membuat perencanaan strategi untuk menyelesaikan permasalahan yang dirasakan. Analisis SWOT untuk penerapan e-learning di Politeknik Pos Indonesia diilustrasikan pada Gambar 4.

Gambar 4 Analysis SWOT3. Idea/Concept Development PhaseLangkah penting dari model Kotter yang harus dipertimbangkan pada tahapan ini adalah mengkomunikasikan visi perubahan. Aktivitas-aktivitas yang dilakukan pada tahapan ini adalah sebagai berikut:1. Menetapkan peran dan tanggung jawab tim manajemen perubahan Untuk mengasilkan keberhasilan dalam rencana perubahan pembelajaran berbasis elektronik (e-learning), salah satu hal yang harus dilakukan adalah menentukan job description yang jelas bagi tim manajemen perubahan yang akan dijadikan panduan tim dalam bekerja atau menjalankan proyek. Sebagai upaya untuk menghasilkan strategi yang tepat dalam manajemen perubahan proses pengembagan pembelajaran berbasis elektronik (e-learning) maka sebaiknya melibatkan juga pihak-pihak yang berkaitan secara langsungmaupun tidak langsung. Peran dan tanggung jawab tim manajemen perubahan penerapan e-learning di Politeknik Pos Indonesia dijelaskan pada Tabel 3.Tabel 3. Change management team roles and responsibilitiesNoSpesifikasiPeran dan Tanggung Jawab

1Manager/ Tim Leader Perubahan(Pimpinan, Sekretaris, Kepala Divisi/ Unit Bisnis dan Tim Leader Proyek, Tenaga Ahli)

(Pembantu Direktur 1, Ketua Jurusan, Kepala Sistem Informasi Manajemen, Kepala Satuan Pengawasan dan Penjaminan Mutu Akademik) Memberikan arahan strategis Membuat Panduan manajemen perubahan dan melakukan pengamatan lingkungan Membuat rencana strategis terkait pengembangan E-Learning Mengidentifikasi dan mengelola risiko Mengidentifikasi kebutuhan stakeholder Melakukan proses pengendalian dan evaluasi terkait proses yang terjadi dalam pengembangan E-Learning

2Agen Perubahan (Tim Inti/ Kepala Divisi/ Unit Bisnis / Tenaga Ahli)(Ketua Program Studi, Kepada BAAK, Dosen, Staff SIM) Menjalankan manajemen operational dari stratgi perubahan dan dukungan perencanaan Melakukan sosialisasi dampak perubahan Memberikan pelatihan E-learning Melakukan analisis kesenjangan dan proses pemetaan terkait pemanfaatan E-Learning Melakukan analisis kebutuhan / perancangan

3Tim Pengembang/ Proyek (Kepala sub divisi, Anggota Tenaga Ahli, yang dipimpin oleh Agen Perubahan)

Kepala SIM, Staf SIM, Dosen , Staf BAAK Melakukan perubahan baik dalam proses ataupun tim yang dalam pengembangan E-Learning Memberikan informasi yang valid dan memastikan informasi tersebut sampai pada pihak-pihak yang membutuhkan Memberikan umpan balik kepada pemimpin proyek Melakukan identifikasi masalah, resiko dan solusi Membantu agen perubahan dalam proses sosialisasi dampak perubahan dan pelatihan E-learning Mebuat panduan yang akan digunakan dalam melakukan pelatihan e-learning

4Change Champions(Dosen, Mahasiswa, BEM) Memberikan sarang pengembangan dalam penerapan e-learning sebagai media pembelajaran Mempengaruhi sejawat dan berbagi pengetahuan Memberikan informasi kekurangn yang dimiliki dalam menggunakan e-learning Berkontribusi dalam pemberian konten E-learning

2. Menilai kesiapan dan dampak perubahanTujuan dari penilaian kesiapan perubahan adalah melakukan identifikasi "orang" terkait dengan isu-isu yang mungkin terjadi dalam proyek perubahan. Dalam proses pengembangan e-learning di Politeknik Pos Indonesia, beberapa isu yang mucul sangat erat kaitannya dengan alasan mengapa perguran tinggi menerapkan pembelajaran berbasis elektronik (e-learning), yaitu: Peningkatan interaksi pembelajaran Kemudahan interaksi pembelajaran dari mana dan kapan saja Keluasan jangkauan dalam pembelajaran Kemudahan penyempurnaan dan penyimpanan materi pembelajaranDengan memahami masalah ini diharapkan, kita memahami posisi untuk mengidentifikasi, merencanakan, dan menerapkan strategi dalam mengatasi hambatan potensial pada proses perubahan. Sumber daya dan upaya dapat difokuskan pada isu-isu yang ditargetkan. Alat ukur untuk menilai kesiapan perubahan terdiri dari dua bagian, yaitu: Kesiapan untuk perubahan Strategi untuk membangun sebuah kesiapan perubahanUntuk memahami dampak dari perubahan, sebuah analisis kesenjangan diperlukan untuk menentukan perbedaan utama antara situasi "as-is" dan "to-be". Dari gap tersebut maka tentu akan menghasilkan suatu dampak yang dihasilkan dari perubahan. Tiga langkah yang digunakan untuk mementukan dampak dari perubahan, sebagai berikut :1. Tentukan perubahan utama yang direncanakan, dalam rangka mewujudkan visi perubahan. Kategorisasi menjadi kelompok-kelompok yang sesuai misalnya kemampuan, teknologi, sistem, proses, komunikasi, dll.Dalam proses pengembangan e-learning di Politeknik Pos Indonesia maka perubahan utama yang harus dilakukan akan dikelompokan menjadi teknologi (infrastruktur/jaringan), perangkat lunak (software), perangkat keras (hardware), proses delivery (materi/Isi, strategi interaksi), dan komunikasi (pelatihan, sosialisasi)1. Untuk masing-masing daerah perubahan, brainstorming semua tingkat "as-is" dan situasi "to-be" yang dapat dipikirkan. Perhatikan juga dampak dari perubahan menuju situasi "to-be". Dampaknya dapat berupa: jumlah orang yang terlibat, pekerjaan yang akan berubah, ketika dampak akan terjadi, isu keterampilan dan biasanya mempengaruhi pada bisnis. Tabel 4 Gap Analysis Impact of ChangeAs-IsTo BeDampak Perubahan

Tidak adanya server khusus yang digunakan untuk mendukung proses pembelajaran Diperlukan server khusus yang digunakan untuk mendukung proses pembelajaran berbasis elektronik (e-learning)Adanya pengaturan jaringan yang terkelola dengan baik

Tidak adanya ruang audio/video conferenceDiperlukan ruang audio/video conference yang merupakan fasilitas pendukung e-learning dan digunakan untuk kegiatan distance learning atau colaborative learning. Diperlukan investasi untuk fasilitas audio/video conference Diperlukannya ruangan kelas atau lab yang berfungsi sebagai ruang audio/video conference

Tidak dibutuhkannya fasilitas editingbahan ajarDibutuhkannya fasilitas editingbahan ajar sebagai perangkat editing yang dapat digunakan untuk mengembangkan bahan ajar termasuk animasi, photo,dan video Diperlukan investasi untuk fasilitas editingbahan ajar Diperlukannya ruang fasilitas editingbahan ajar

Tidak diperlukannya recording roomDiperlukan recording room yang merupakan fasilitas ruang rekaman yang dapat digunakan untuk mengembangkan bahan ajar, terutama untuk pengisian narasike dalam animasi atau video Diperlukan investasi untuk recording room Diperlukannya ruang untukrecording dalampengembangan bahan ajare-learning

Tidak adanya learning manajemen system yang mendukung proses pembelajaranAdanya software learning manajemen system sebagai sistem pengelolaan proses belajar mengajar (learning management) dan pusatrepositori materi-materi kuliah Politeknik Pos Indonesiasecara online (learning content management) Diperlukan investasi tim pengembang software learning manajemen system Materi perkuliahan yang tertera dalam kurikulum harus sudah siap untuk di masukan dalam LMS

Tidak diperlukannya perangkat keras dengan spesifikasi khusus untuk mendukung pembelajaranDiperlukannya perangkat keras dengan spesifikasi khusus untuk mendukung pembelajaran e-learningDiperlukan investasi untuk membeli perangkat keras yang mendukung proses pembelajaran berbasis elektronik (e-learning)

Pembelajaran konvensional yang terjadwal setiap pekannyaPembelajaran berbasis e-lerning dan terjadwalPertemuan tatap muka di kelas mungkin masih terjadi tapi jumlahnya sedikit

Ujian konvensional (paper based)Ujian secara online baik di lakukan di dalam kelas ataupun di luar kelasTidak ajanya jadwal ujian secara resmi seperti yang tertera dalam kalender akademik, ujian diserahkan pada masing-masing dosen

Kehadiran mahasiswa dan dosen di kampus menjadi sebuah keharusanDosen dan mahasiswa tidak perlu ada di dalam kampus selama proses pembelajaran tetap berlangsung kecuali ada kesepakatan sebelumnyaKehadiran mahasiswa tidak menjadi syarat dalam mengkuti ujiann atau asessment

Tidak dibutuhkannya sosialisasi ataupun pelatihan bagi dosen dan mahasiswa terkait proses pengajaran yang akan dilakukanDibutuhkannya sosialisasi ataupun pelatihan bagi dosen dan mahasiswa terkait proses pengajaran berbasis elektronik terkait cara penggunaan, aturan, dll Adanya jadwal khusus untuk sosisilaisasi bagi dosen dan mahasiswa terkait e-learning Adanya jadwal khusus untuk pelatihan bagi dosen terkait e-learning

1. Selanjutnya dengan menggunakan informasi yang didapatkan pada langkah sebelumnya, untuk menangkap isu-isu manajemen perubahan utama yang muncul. Dibuat ringkasan dampak perubahan, mengidentifikasi isu-isu terkait/hambatan/resiko dan enabler/gagasan tindakan yang mungkin terjadi dengan adanya penerapan e-learning di Politeknik Pos Indonesia.Tabel 5Impact of Change Summary Main Change IssuesPerubah atau Kategori Perubahan(Dari Langkah 1)Masalah/ Hambatan / Risiko(Dari Langkah 2)Enabler / GagasanTindakan

Teknologi Belum tersediannya server khusus untuk mendukung implementasi e-learning Belum adanya ruang Audio/Video Conference, fasilitas editing bahan ajar, dan recording room Pengadaan server atau melakukan pengelolaan server yang ada sehingga dapat mendukung e-learning Investasi untuk membangun ruangan baru atau memanfaatkan ruang yang ada untuk kepentingan Audio/Video Conference, fasilitas editing bahan ajar, dan recording room

Software Diperlukan tim pengembang untuk membangun software yang mendukung e-learning Membutuhakan waktu yang tidak sebentar dalam proses pembuatan dan pengembangan software LMS Menetapkan tim yang bertanggung jawab dalam proses pengembangan software e-learning Mengundang vendor penyedia layanan software yang mendukung e-learning untuk melakukan kerjasama

HardwareBelum adanya perangkat keras yang spesidik mendukung terutama dalam hal Audio/Video Conference, fasilitas editing bahan ajar, dan recording Investasi perangkat keras yang dibutuhkan untuk mendukung proses pembelajaran berbasis elektronik (E-Learning)

Proses Delivery Penyesuain penggunaan metode pembelajaran berbasis elektronik baik bagi dosen ataupun mahasiswa Diperlukan kurikulum berbasis kompetensi untuk mendukung e-learning Memberikan kesempatan pada dosen dan mahasiswa untuk memberikan umpan balik terkait penggunaan e-learning dalam proses pembelajaran Evaluasi kurikulum secara komperhensif terkait kebutuhan kompetensi yang diharapkan bagi mahasiswa

KomunikasiCara berkomunikasi yang berbeda memungkinkan terjadinya kesalahpahaman pada saat proses belajar Memberikan sosialisasi bagi mahasiswa dan dosen terkait dengan model pembelajaran e-learning Memberikan pelatihan bagi dosen terkait pengembangan model pembelajaran berbasis elektronik

3. Perencanaan strategi manajemen resikoResiko dapat diartikakan sebagai dampak negatif yang diakibatkan oleh kelemahan (vulnerability).Resiko adalah suatu umpan balik negatif yang timbul dari suatu kegiatan dengan tingkat probabilitas berbeda untuk setiap kegiatan. Menurut Spremic (2008), resiko merupakan fungsi kemungkinan (likelihood) sumber ancaman (threat-source) mengeksploitasi kerentanan (vulnerability) potensial, yang menghasilkan dampak (impact) kejadian yang merugikan organisasi. Terkait dengan pemanfaatan IT, resiko-resiko yang terjadi dapat memberikan dampak negatif terhadap aset IT (data, software, hardware), layanan-layanan IT, bisnis proses, serta organisasi secara keseluruhan. Hal inilah yang menjadi alasan mengapa resiko tersebut perlu dikelola dengan baik. Manajemen resiko merupakan proses identifikasi resiko, mengkaji resiko, dan membuat tindakan untuk mengurangi resiko pada batasan yang dapat diterima

Manajemen Risiko dibuat sebagai bagian dari proses perencanaan risiko. Perencanaan risiko akan membantu kita melakukan langkah-langkah yang harus dilakukan untuk mengatasi kemungkinan terjadiny suatu resiko dari pengembagan pembelajaran berbasis e-learning di Poltek Pos Indonesia. Masing-masing resiko diberikan penilaian dan ditetapkan skala prioritasnya.Setelah itu, ditentukan stratgei yang tepat untuk mengurangi atau menghindari resiko yang mungkin terjadi serta menetapkan kewenangan terkait strategi mitigasi resiko.Perencanaan manajemen risiko dapat dilihat pada Tabel 6.Tabel 6 Risk management planIdentifikasiRisikoPenentuanProbabilitas(Tinggi, Sedang,Rendah)Konsekuensi(Bencana, Mayor,Sedang, Kecil, tidaksignifikan)Prioritas (Concern, Minor, Significant, Critical, UnacceptableStrategi / Tindakandiperlukan untukmengurangi risikoOrang yangBertanggung jawabuntuk StrategiMitigasi / Aksi

Natural Disaster

KebakaranRendahKecilConcern-Tim

BanjirRendahKecilConcern-Tim

Gempa BumiRendahSedangMinor-Tim

Angin TopanRendahKecilConcern-Tim

Technical Disaster

Kerusakan AlatRendah SedangMinorMelakukan perbaikan pada alatTim

Kerusakan DatabaseSedangMayorSignificant Menbuat back up dataTim

Kerusakan Perangkat LunakTinggiBencanaCritical-Tim

Ketiadaan dayaSedangMayorCriticalMenyediakan generatorTim

Human Cause Disaster

PencurianSedangKecilConcernMeningkatkan keamanaan di lingkungan kampusTim

PerusakanSedangSedangMinor Memberikan pelatihan dalam menangani alatTim

VirusTinggiMayorSignificant-Tim

Kesalahan DataTinggiBencanaCritical-Tim

Design and Development PhaseFaktor penting yang harus diperhatikan pada tahapan ini adalah membuat Board Based Action. Rencana implementasi berfungsi sebagai alat untuk schedule key project milestones dan deliverables, seperti disajikan pada Tabel 7 berikut.

Tabel 7 Implementation PlanDeliverableKey Milestones (Milestones are significant events and progress points in the life of the project)Target DateResponsible

Kebutuhan Data E-learningAnalisis terhadap kebutuhan e-learning yang harus dipenuhixx/xx/xxxxAnggota Tim

Data alur proses e-learningAnalisis terhadap proses bisnis dari e-learningxx/xx/xxxxAnggota Tim

Data keadaan terkinie-learningAnalisis terhadap keadaan e-learningxx/xx/xxxxAnggota Tim

Blue print rancangansistem yang akan dituju.Perancangan rencana sistem yang akan ditujuxx/xx/xxxxUnit IT

Sistem yang baruPembuatan sistem yang baru sesuai dengan rancangan yang telah dibuat dan analisis yang telah dilakukan sebelumnya.xx/xx/xxxxUnit IT

Pada tahapan ini juga dilaksanakan strategi komunikasi, merupakan bagian dari strategi manajemenperubahan organisasi yang lebih luas untuk mengelola sisi orang/ pelaksanaan. Tujuan dari dokumen ini adalahuntuk menggambarkan strategi komunikasi untuk perubahan yang dilakukan. Strategi komunikasi harus diaturdengan sebuah perencanaan manajemen komunikasi, yang berfungsi sebagai alat untuk merencanakan danmengelola komunikasi stakeholder, perubahan perilaku dan harapan. Ini juga merupakan alat manajemen proyekinternal, seperti disajikan pada Tabel 8.Tabel 8 Communication Management PlanDeliverable Description (What)Objectives / PurposeKey message contentTimeframe (Frequency & end date)Key Stakeholders (Who)Delivery Method

Responsible

Progres ReportMonitor dan EvaluasiMustDay, WeekPudir Bidang Pendidikan/ Tim Leader Perubahan (Dosen, Mahasiswa, Jurusan dan Tim Leader Tenaga Ahli)MeetingTeam Leader

Evaluation reportEvaluasiMustWeekAgen Perubahan (Tim Inti/ Tenaga Ahli)Email, print, report tertulisTeam Leader

Jobs of the dayPlanningMustDayPengguna (Dosen, mahasiswa dan asisten)Meeting, face to face, ad hocTeam Leader

Perubahan yang terjadi akan melibatkan orang-orang diorganisasi, orang tidak dapat menerima perubahan hanya pada tingkat intelektual. Mereka harus mampu bekerja melalui emosi mereka dan menginternalisasikan sebelum mereka dapat pindah ke sesuatu awal yang baru.Ada banyak model yang membahas tanggapan alami dan emosional untuk perubahan, model yang menggambarkan tanggapan orang untuk perubahan. Pemahaman proses memungkinkan kita untuk mengidentifikasi berbagai tahap dan mengembangkan strategi untuk mengatasi masalah staf. Hal ini dapat dilihat dari kurva transisi, penting bagi seorang individu untuk memahami dampak bahwa perubahan akan ada pada mereka/ pribadi, dan bagi mereka untuk dapat bekerja melalui implikasi untuk persepsi diri mereka. Langkah dan strategi dapat dikembangkan untuk mengelola situasi sesuai dengan tahap masing-masing individu yang telah tercapai.Tabel 9Stage of Change CycleStaff identified in this stageStrategies to support each staff member

AnxietyAdaMeyakinkan secara emosional bahwa dengan penerapan e-learning akan berjalan lancar jika sesuai dengan prosedur yang ditetapkan

DenialAdaMeyakinkan secara emosional bahwa perubahan yang terjadi untuk kepentingan bersama, dan untuk memudahkan dalam proses KBM

HappinessAdaMeyakinkan secara emosional akan membawa rasa nyaman dan bahagia bagi mahasiswa dan dosen.

FearAdaMeyakinkan secara emosional bahwa dengan penerapan e-learning akan berjalan lancar jika sesuai dengan prosedur yang ditetapkan

ThreatAdaMeyakinkan secara emosional bahwa dengan perubahan tidak mengancam siapaun, termasuk dosen yang tidak terbiasa menggunakan e-learning.

GuiltAdaMeyakinkan secara emosional bahwa perubahan menuju ke yang lebih baik, e-learning dipandang harus diterapkan karena teknologi sudah mendukung.

DisillusionmentAdaMeyakinkan secara emosional bahwa perubahan menuju ke yang lebih baik, meminimalisir rasa kekecewaan dengan memberikan penjelasan dari mulai program e-learning yang handal dan prosedur yang bagus.

Depression--

HostilityAdaMeyakinkan secara emosional bahwa perubahan untuk mendukung visi dan misi bersama mencapai kegiatan KBM lebih baik.

Gradual AcceptanceAdaMelanjutkan perubahan dengan terus menggunakan e-learning

Moving ForwardAdaMeningkatkan semangat perubahan dengan terus menggunakan e-learning dan memberikan masukan terhadap system tersebut.

Implementation PhaseTujuan dari tahap ini adalah untuk melakukan perbaikan yang berkelanjutan terhadap kinerja dalam mengimplementasikan e-learning di Politeknik Pos Indonesia. Tahap ini dilakukan untuk mempersiapkan dan menyetujui pelaksanaan rencana implementasi berkaitan dengan sumber daya manusia yang berkaitan dengan implementasi e-learning di lingkungan Politeknik Pos Indonesia, melakukan komunikasi yang disesuaikan dengan kondisi dan situasi organisasi, memastikan semua staf memahami perlunya perubahan, untuk mempersiapkan dan melatih semua staf dan stakeholder kunci untuk perubahan dalam proses penerapan implementasi e-learning serta mengelola kemungkinan konflik yang akan muncul saat implementasi, dan memastikan manfaat yang direncanakan akan tercapai. Dalam merencanakan perubahan, diperlukan untuk mempertimbangkan pembelajaran, pengembangan dan kebutuhan pelatihan yang akan diperlukan sebagai akibat dari penerapan teknologi e-learning atau budaya/perubahan proses. Proses perubahan dalam menerapkan e-learning mencakup perubahan yang signifikan pada profil, komposisi, operasi atau jumlah sumber daya manusia, perubahan perubahan teknologi utama yang mempengaruhi kebutuhan ketrampilan staf serta program perubahan yang dianggap sebagai perubahan "besar". Untuk memudahkan perubahan dari proses yang mempengaruhi pegawai/staf, panduan transisi harus dibuat untuk staf agar sesuai serta untuk mengatur keadaan individu staf lainnya. Panduan transisi dibuat untuk memperoleh dukungan dan bimbingan selama perubahan atau alih teknologi penerapan e-learning di Politeknik Pos. Panduan transisi penerapan e-learning dipaparkan secara jelas pada Lampiran 3. Selain menyusun panduan langkah berikutnya adalah melakukan sosialisasi serta kebutuhan training penerapan e-learning di Politeknik Pos Indonesia. Proses trainingpenerapan e-learning di Politeknik Pos Indonesia dijelaskan pada Lampiran 4.Post Implementation Review PhaseFaktor-faktor kunci keberhasilan yang perlu diperhatikan dalam fase post implementasi review meliputi: mengembangkan strategi evaluasi. Adapun tahap yang perlu diperhatian dalam konteks penerapan dan pengembangan e-learning adalah menetapkan dengan jelas tujuan dari tahap ini adalah untuk menjaga atau memelihara benefit. Tujuan harus dipenuhi untuk mempertahankan benefit antara lain1. menyerahkan kegiatan proses pengembangan yang berkesinambungan ke day to day management, mengkomunikasikan hasilnya kepada manajemen, 1. menangkap, merekam dan mengkomunikasikan pelajaran kepada tim manajemen perubahan yang lebih luas dan informasi berguna lainnya untuk proyek perubahan dan pengembangan e-learning di masa depan, 1. mengambil pendekatan best practice untuk referensi di masa mendatang 1. dan untuk memastikan tujuan kinerja yang dipelihara dan proses peningkatan yang terus menerus. Tahap ini memungkinkan untuk pengembangan strategi evaluasi. Setiap proses dievaluasi apakah hasil semula yang ditetapkan untuk dicapai benar-benar telah dicapai, apa yang dipelajari dan bagaimana inisiatif untuk maju ke masa depan. Evaluasi proses harus menjadi faktor dalam pengembangan e-learning. Hal ini harus mencakup jadwal dan indikator kinerja utama. Selain itu, konfirmasi kepada semua pemangku kepentingan adalah cara yang sangat tepat untuk memastikan pembelajaran yang berkelanjutanKesimpulanTantangan globalisasi mengharuskan setiap orang untuk memiliki kemampuan mengembangkan dirinya sepanjang masa. Untuk itu, proses pendidikan tidak boleh hanya merupakan transfer ilmu namun sekaligus membangun keterampilan belajar (learning skill), kemampuan menyelesaikan masalah (problem solving), kemampuan menjadi pembelajar mandiri dan interdependen, kemampuan komunikasi dan kerja sama. Pendidikan yang demikian tentu saja tidak hanya mengandalkan metode lecturing (teacher centered), namun juga mengandalkan student-centered. Atas dasar tersebut, Politeknik Pos harus merubah paradigma pembelajaran yang asalnya berpusat pada dosen menjadi berpusat pada mahasiswa melalui pembelajaran E-learning yang memebentuk linkungan pembelajaran online agar peserta didik menjadi individu yang aktif mengembangkan keterampilan belajar mereka sendiri sehingga pada akhirnya peserta didik menjadi self-directed learners yang bertanggungjawab. Perubahan yang diinginkan tentu saja tidak begitu saja berubah seiring dengan adanya e-learning namun diperlukan suatu proses yang mendukung perubahan yaitu change management. Tujuan dari proses change management terhadap penerapan e-learning Politeknik Pos adalah adanya perubahan komprehensif yang dapat mengarahkan ke tujuan yang diinginkan dan menciptakan rasa kepemilikan, sehingga memungkinkan perbaikan berkelanjutan, terukur, dan mampu untuk menghadapi perubahan dimasa depan khususnya bagi Politeknik Pos dan umumnya bagi masyarakat. Management perubahan direncanakan dan dilaksanakan dengan pendekatan model yang dikemukakan oleh John P. Kotter dan William Bridges. Tujuan dari manajemen perubahan ini diharapkan departemen TI dan anggota Tim yang dibentuk dan pemanfaatan TI akan memberikan dukungan dan kontribusi yang besar pada pencapaian tujuan dari pemanfaatan dan penerapan e-learning, dalam hal peningkatan dalam efektifitas kegiatan belajar dan mengajar, memotong jarak dan waktu dengan adanya virtual learning, kecepatan dan integrasi informasi serta dampaknya dapat meningkatkan KBM.Tujuan utamanya adalah sesuai dengan visi dan misi dari Politeknik Pos Indonesia itu sendiri.

Referensi Kotter, J.P, 2003. Leading Change. Harvard Business School Press, Massachusetts, USA The University of Adelaiden, Performance Excellence : Guide Reward and Recognition, SA 5005 Australia. The University of Adelaiden, Leading Change, Transition and Transformation : A Guide for University Staff, SA 5005 Australia.Lampiran 1 Project Plan

PROJECT OVERVIEWPada umumnya, penyelenggaraan proses belajar mengajar masih dilakukan di lingkungan sekolah atau kampus. Proses belajar mengajar ini dilaksanakan melalui pertemuan antara pelajar/mahasiswa dengan pengajar/dosen di ruang kelas/kuliah. Kemudian dosen menyampaikan bahan kuliah di ruang belajar tersebut. Pada masa periodik tertentu, pengajar/dosen akan melakukan evaluasi (ujian) kepada mahasiswa. Evaluasi itupun masih dilakukan di lingkungan kampus.Proses belajar mengajar seperti yang telah dijelaskan di atas sebenarnya mempunyai kekurangan. Dalam sistem belajar mengejar seperti itu, setiap mahsiswa, dosen dipaksa untuk menghadiri perkuliahan di sekolah/kampus yang sudah ditentukan. Inti dari penjelasan di atas adalah sistem belajar mengajar klasik ini membatasi waktu dan ruang mahasiswa ataupun dosen. Dikatakan demikian karena mahasiswa maupun dosen tidak diberi keleluasaan waktu untuk mengikuti kegiatan belajar mengajar/kuliah sesuai denagn waktu luang mereka (terutama bagi para mahasiswa). Di samping itu sistem pengajaran yang umum ini juga membatasi ruang gerak dari pelajar/mahasiswaa maupun pengajar/dosen. Karena mereka tidak diberi keleluasaan untuk dapat mengikuti penjelasan kuliah maupun memberikan bahan kuliah dari tempat yang lain. Karena pengajar diharuskan untuk menyampaikan bahan kuliah/belajar di kelas dan pelajar/mahasiswa akan mendengarkan penyampaian bahan kuliah tersebut di kelas juga. Akibat keterbatasan ruang dan waktu ini, maka proses pendidikan akan berkembang secara lambat.Melihat kendala tersebut, maka akan sangat bermanfaat jika kita mampu mengurangi atau bahkan menghilangkan batasan ruang dan waktu tersebut dalam upaya memaksimalkan perkembangan sektor pendidikan, ilmu pengetahuan daan teknologi. Karena itu dibutuhkan suatu sistem baru yang mampu mendukung sebuah sistem pembelajaran yang sanggup memberikan penyelesaian terhadap masalah di atas. Kami mengajukan sebuah proyek dimana kami akan mengembangkan sebuah sistem pendukung untuk e-learning. Yaitu sebuah sistem pendukung yang mampu membantu penyelenggaraan proses belajar mengajar dari berbasis komputer dan internet.

Sasaran Proyek atau Kaitannya dengan Perencanaan, Strategi dan Sasaran Politeknik Pos Indonesia:Proyek ini mempunyai tujuan sebagai berikut : Untuk mengembangkan sebuah sistem pembelajaran baru yang diharapkan mampu mengatasi kelemahan sistem pembelajaran yang sudah ada/lama Untuk memperkenalkan sebuah sistem pengajaran baru yang mampu mengatasi keterbatasan ruang dan waktu dalam belajarAdapun relasi proyek ini dengan rencana, strategi maupun tujuan dari Politeknik Pos Indonesia antara lain : Untuk memberikan sebuah solusi dalam dunia pendidikan dalam upaya mengembangkan sebuahsistem pembelajaran baru yang dapat mengatasi kelemahan dari sistem pendidikan yang lama Untuk membantu perguruan tinggi dalam menyediakan sistempendukung e-learning yang memungkinkan pelajar/mahasiswa maupun pengajar/dosenuntuk dapat menyelenggarakan sebuah proses belajar mengajar tanpa mengenal batasan ruangdan waktu Untuk lebih meningkatkan perkembangan dunia pendidikan, ilmu pengetahuan, dan teknologidengan menyediakan sistem pendukung yang mampu mempermudah proses pendidikanSolusi yang ditawarkan/Pendekatan Proyek:Deskripsi dari proyek e-learning adalah berikut:Nama SistemE-learningPenjelasan tentang sistemSistem ini adalah sebuah sistem yang dapat mendukung penyelenggaraan proses belajarmengajar/perkuliahanBasisSistem yang dikembangkan adalah sebuah sistem yang berbasis web yang memungkinkansetiap orang dapat mengaksesnya 24 jam dalam sehariDukungan sistemSebagai sebuah sistem pengajaran maka e-learning ini akanmenyedikan fasilitas-fasilitas yang hampir sama dengan sistem pembelajaran pada umumnya.Dukungan yang diberikan oleh sistem ini antara lain :1. RegistrasiSistem akan menangani proses registrasi calon peserta e-learning yang meliputipendaftaran baru, registrasi akademik maupun registrasi administrasi2. Penyediaan Bahan KuliahSistem akan menyediakan bahan kuliah yang akan diberikan kepada mahasiswa.Bahan kuliah ini dikirimkan oleh dosen. Adapun bentuk dari bahan kuliah inibisa berupa : softcopy dari slide kuliah, dan juga video yang berisi simulasidosen dalam mengajar seperti layaknya di depan kelas.3. SilabusSilabus ini diberikan untuk mempermudah mahasiswa maupun dosen dalammengetahui daftar mata kuliah yang bisa diikuti, topik-topik yang dibahas dalammata kuliah, jadwal, keterangan tentang sistem pembelajaran, evaluasi, dan sebagainya.4. Bahan EvaluasiSistem juga menyediakan bahan yang akan dijadikan evaluasi bagi mahasiswa.Bahan evaluasi ini dibuat oleh dosen dari mata kuliah yang bersangkutan.5. Fasilitas Forum DiskusiSistem juga menyediakan forum diskusi yang bisa digunakan sebagai sarana komunikasi antara mahasiswa dengan dosen maupun dengan staf administrasi. Melalui forum ini, mereka bisa saling berkirim pesan ke forum untuk saling berukar informasi atau berdiskusi.

Pengguna Sistem1. Mahasiswa yang sudah terdaftar dalam program e-learning, jadi hanya mahasiswa yang melakukan registrasi administrasi dan akademik yang bisa mengikuti program e-learning ini.2. Dosen, pengajar yang menyediakan bahan kuliah dan evaluasi3. Staf administrasi, yang melakukan pemeliharaan terhadap jalannya sistemProses e-learning Calon peserta e-learning harus mendaftar terlebih dahulu Setelah proses pendaftaran selesai, maka di harus menyelesaikan registrasi administrasi dan akademik Peserta sudah bisa memulai kuliah dengan memanfaatkan semua fasilitas yang disediakanoleh sistem Peserta mengikuti evaluasi berdasarkan kriteria yang sudah ditentukan Jika peserta e-learning lulus dalam evaluasi, maka peserta akan mendapatkansertifikatDalam mengatasi kelemahan dari sistem pembelajaran yang lama ini, sebenarnya dikembangkansebuah strategi baru dalam proses belajar mengajar seperti collaborative learning dan problembased learning yang memberikan suasana belajar mengajar yang lebih kondusif, efektif, dan efisien.Namun teknik tersebut hanya memperbaiki kualitas penyampaian materi kuliah saja tetapitidak bisa menghilangkan batasan ruang dan waktu dalam belajar.Proyek ini ditawarkan sebagai solusi dalam mengatasi masalaha keterbatasan ruang dan waktu dalam hal belajar mengajar karena pertimbangan-pertimbangan sebagai berikut :1. Sistem yang dibangun dalam proyek ini dibuat berbasis web. Dimana kita sudah mengetahuibahwa penggunaan web sudah sangat meluas di seluruh dunia. Karena itu ini akanmemudahkan kegiatan e-learning dapat diikuti oleh pelajar dari seluruh dunia. Jadi tidakada batasan lagi ruang dalam belajar.2. Karena dibangun berbasikan web yang bisa diakses dalam 24 jam sehari, maka pelajar tidakdiharuskan untuk mendatangi atau mempelajari bahan kuliah pada waktu tertentu melainkanpada waktu luang yang dia miliki. Dengan demikian batasan waktu pun bisa dihilangkan denganpenggunaan sistem ini.Berdasarkan dua pertimbangan di atas, maka solusi ini dipilih karena memberikan harapanpenyelesaian yang riil terhadap problem domain yang dihadapi.Dengan semakin berkembangnya pembuatan aplikasi berbasis web, maka pengembangan proyekini tidak terlalu sulit. Karena itu kami memperkirakan bahwa proyek ini dapat diselesaikan dalamwaktu kurang lebih 3 bulan. Jika proyek mulai dikerjakan tanggal 1 Mei 2012, maka proyekdiperkirakan selesai tanggal 1 Agustus 2012.Hasil yang diharapkan: Mahasiswa serta Dosen tidak perlu repot-repot datang ke kampus untuk mengikuti kegiatan belajar mengajar di kampus pada waktu yang sudah ditentukan. Mahasiswa dapat bebas mempelajari bahan kuliah di waktu luang yang mereka miliki Dosen dapat memberikan bahan kuliah tanpa harus pada waktu tertentu karena dosen dapat mempersiapkan bahan mata kuliah dalam bentuk softcopy maupun rekaman video Hasil proyek ini dapat memberikan keuntungan bagi Politeknik Pos Indonesia dalam hal finansial maupun prestice di mata masyarakat Hasil proyek ini dapat memberikan andil dalam peningkatan kualitas, perkembangan pendidikan, ilmu pengetahuan dan teknologi di Indonesia.

Lampiran 2 Stakeholder AnalysisStakeholder yang berpengaruh terhadap e-learning di Politeknik Pos Indonesia antara lain : MahasiswaMahasiswa adalah pengguna dari e-learning. Dalam studi kasus ini adalah mahasiswa dari Politeknik Pos Bandung. MotivasiMahasiswa memiliki motivasi tinggi dalam menggunakan e-learning untuk mencapai kesuksesan dalam pendidikan. E-learning membantu mahasiswa untuk mengakses materi dari tempat yang tidak terjangkau,baik dari institusi pendidikan Politeknik Pos sendiri maupun dari institusi yang lain. Kendalae-learning merupakan cara baru dalam pembelajaran bagi mahasiswa. E-learning juga membutuhkan alat (internet) yang kadang tidak bisa didapat oleh mahasiswa. Selain itu, e-learning membuat hubungan social antar mahasiswa menjadi lebih sedikit dibandingkan dengan cara tradisional. InstrukturInstruktur merupakan pengajar atau pemberi panduan dalam pembelajaran e-learning, dalam hal ini adalah dosen-dosen yang mengajar melalui media e-learning di Politeknik Pos Bandung. MotivasiInstruktur memiliki beberapa motivasi dalam menggunakan e-learning pada pembelajarannya, seperti : adanya tekanan dari pihak institusi untuk menggunakan e-learning, instruktur berharap untuk mendapatkan perhatian yang lebih dari mahasiswa dengan adanya e-learning, atau karena adanya keuntungan yang bisa didapat dari penggunaan e-learning. Kendalae-learning membawa banyak sekali perubahan dalam penyampaian perkuliahan sehingga membuat instruktur harus belajar mengenai software maupun aplikasi e-learning itu sendiri. Selain itu,instruktur diharuskan membuat materi secara lebih interaktif serta pembuatan soal maupun latihan yang banyak menjadi kendala tersendiri bagi instruktur. Institusi PendidikanInstitusi pendidikan merupakan tempat dimana e-learning tersebut diterapkan, dalam hal ini di institusi Politeknik Pos Bandung. Motivasie-learning merupakan cara baru dalam menyampaikan perkuliahan secara lebih general serta lebih luas dalam pengembangan institusi ke dunia luar. Selain itu, e-learning dalam institusi pendidikan menjadi media yang merupakan fasilitas bagi pengajar dalam menyampaikan perkuliahannya. KendalaPenggunaan e-learning membutuhkan biaya yang besar dalam pembangunan sistem, implementasi serta perawatannya, sehingga perlu perencanaan biaya serta analisis yang cukup bagi institusi pendidikan. Terlebih lagi, sebagai sebuah institusi pendidikan swasta, Politeknik Pos mengandalkan diri sendiri dalam pembiayaan serta penggunaan keuangan. Sayangnya, penggunaan e-learning lebih sering tidak efektif dalam pembelajaran sehingga institusi menganggap investasi untuk e-learning merupakan investasi yang kurang menguntungkan sehingga menjadi kendala tersendiri bagi institusi tersebut. Content ProviderPada Politeknik Pos Bandung, content berupa online course dapat dibuat oleh instruktur (pengajar/dosen) dapat pula diambil dari sumber external. Hal ini tergantung dari seberapa kreatif para dosen dalam membuat content dalam pembelajaran perkuliahan mereka. MotivasiPendorong dari pembangunan content untuk e-learning adalah adanya motivasi dari para instruktur untuk memberikan content perkuliahan bagi para mahasiswa secara umum yang dapat membuat perkuliahan menjadi lebih efektif lagi. Selain itu, adanya keuntungan yang bisa didapat dengan membuat content pembelajaran e-learning dapat menjadi pendorong tersendiri bagi para content provider. KendalaKendala utama dalam content provider adalah hak atas kekayaan intelektual. Tidak adanya hak cipta dalam pembuatan content e-learning membuat para content provider enggan dalam membuat modul-modul yang digunakan dalam e-learning. Selain itu, tidak adanya standar teknologi merupakan salah satu kendala utama bagi content provider. Technology ProviderTechnology provider membangun teknologi yang dapat memberikan penyampaian perkuliahan secara e-learning. Beberapa teknologi provider bermunculan akhir-akhir ini seperti Blackboard. Pada Politeknik Pos, untuk menyampaikan perkuliahan e-learning, Learning Management Systems (LMS) disampaikan dengan teknologi secara open source, yaitu dengan menggunakan Moodle. MotivasiSama halnya dengan content provider, teknologi provider terdorong oleh keinginan untuk menyediakan lingkungan pembelajaran secara online yang dapat mengefektifkan perkuliahan. KendalaBelum adanya standar teknologi yang dipergunakan bagi e-learning menjadi penghambat tersendiri bagi perkembangan e-learning.

Badan AkreditasiBadan akreditasi adalah organisasi yang melakukan penilaian kualitas terhadap pendidikan tinggi, dalam hal ini untuk e-learning di Politeknik Pos, badan akreditasi adalah BAN-PT. MotivasiBadan akreditasi memberikan standar terhadap penggunaan e-learning pada perguruan tinggi. Dengan adanya standar tersebut, perguruan tinggi dapat memiliki batasan-batasan yang seharusnya dimiliki, dibangun serta dipergunakan pada pelaksanaan e-learning di Perguruan tinggi Indonesia. KendalaKesulitan dalam mengidentifikasi infrastruktur setiap perguruan tinggi yang ada di Indonesia menyebabkan standar untuk e-learning susah terbentuk. Selain itu, penggunaan e-learning yang masih minim di perguruan tinggi Indonesia membuat penilaian terhadap e-learning pun menjadi kurang diperhatikan bagi BAN-PT.

PekerjaPekerja adalah organisasi yang berperan dalam membangun serta melakukan perawatan terhadap e-learning. Dalam hal ini, adalah divisi Sisfo di Politeknik Pos. MotivasiPeningkatan e-learning dapat menjadi salah satu hal dalam mendorong peningkatan karir maupun keuntungan financial bagi para pekerja, terutama untuk pembangun aplikasi dari e-elearning. Kendalae-elearning dapat meningkatkan individualisme bagi pekerja, sehingga merupakan kendala personal bagi masing-masing pekerja.

Lampiran 3 Penyusunan Panduan Transisi

Tujuan Pembuatan Panduan/pedomanPedoman ini menjelaskan prinsip-prinsip yang berlaku dalam penerapan e-learning di Politeknik Pos Indonesia yang merupakan proses perubahan besar terhadap cara pembelajaran khususnya bagi civitas akademika. Panduan dirancang sebagai panduan yang komprehensif tetapi mungkin tidak mencakup semua skenario yang mungkin. Dimana apabila hal ini terjadi, diperlukan bimbingan dari anggota tim proyek.Defenisi Berikut ini beberapa hal yang diperhatikan dalam penyusunan pedoman/panduan:1. Permasalahan mendasar yang perlu disikapi dalam pemberdayaan teknologi informasi dan komunikasi dalam pendidikan adalah perubahan pola pikir dan kultur sivitas akademik Politeknik Pos indonesia. Perubahan sebuah pola pikir dan kultur memerlukan treatment, inisiasi, atau stimulus karena berbagai alasan dapat menjadi kendala perubahan. Kendala tersebut diantaranya kesiapan SDM dan langkah awal untuk memulai.1. Teknologi e-learning yang dikembangkan oleh Politeknik Pos Indonesia1. Pengembangan kurikulum berkaitan dengan e-learning1. Pengelolaan layanan dosen1. Pengelolaan layanan mahasiswa1. Evaluasi terkait e-learning1. Administrasi nilai terkait e-learning1. Pengelolaan layanan tugas e-learning1. Pengelolaan layanan forum e-learning1. Pengelolaan remediasi terkait e-learningTujuan review sistem pembelajaran di Politeknik Pos IndonesiaKajian sistem pembelajaran di Politeknik Pos Indonesia dilakukan sebagai sarana dengan tujuan menyediakan rekomendasi.Prinsip-prinsip Panduan Untuk menerapkan E-learningDalam proses perubahan besar, mencakup esensi dari alih teknologi e-learning terhadap proses bisnis pembelajaran.Prinsip-prinsip Panduan Untuk Transisi penerapan E-LearningBerikut ini merupakan tabel rencana perubahan alih teknologi pembelajaran melalui penerapan e-learning.Tabel Reancana PerubahanKondisiTindakanKeluaran

Sebelum penerapanDiiklankanProgram sosialisasi

Saat penerapanProgram sosialisasiTransisi e-learning

Setelah penerapanPeningkatan motivasi pemanfaatan e-learningPerubahan proses pembelajaran

Perubahan besar proses bisnis pembelajaranPerubahan budaya pembelajaran

Klasifikasi & Deskripsi Pelatihan & Penerapan e-learningAdapun deskripsi pelatihan yang dilakukan memiliki tujuan 1. Memperkenalkan model pembelajaran alternatif yang memberdayakan ICT di Politeknik Pos Indonesia.1. Meningkatkan kemampuan yang harus dimiliki dalam memberdayakan ICT sebagai sarana pembelajaran modern dalam konteks ini adalah e-learning.1. Meningkat kinerja SDM yang memiliki kultur pembelajaran modern melalui pemberdayaan ICT.1. Politeknik Pos mampu mengembangkan sendiri model pembelajaran modern berbasis ICT.1. Membuat Learning Management Sistem yang mudah dipelajari dan digunakan oleh dosen dan mahasiswa. 1. Memberikan kemudahan dalam memanfaatkan fasilitas pembelajaran melalui internet.Efek penerapan terhadap lingkungan & proses bisnisTentu saja rencana penerapan e-learning menjadi bagian dari konteks pembelajaran secara fundamental akan merubah proses bisnis pembelajaran yang berlangsung di lingkungan Politeknik Pos Indonesia. Pada prinsipnya penerapan e-learning memiliki tujuan menciptakan kultur melek teknologi dikalangan masyarakat pendidikan baik dosen maupun mahasiswa hingga dapat meningkatkan inovasi dan kreatifitas para pihak yang terlibat dalam pembelajaran. Harapan dari penerapan adalah efisiensi dan efektivitas pembelajaran civitas akademika serta pencapaian target pembelajaran tercapai sesuai tujuan Politeknik Pos Indonesia.Strategi KomunikasiProses perubahan secara dominan akan didukung oleh strategi komunikasi yang dapat mencakup pendekatan seperti grup atau semua email mahasiswa dan dosen(serta staf apabila diperlukan), informasi melalui situs web internal, presentasi dosen dan pertemuan rutin tim sosialisasi dan pengembang e-learning.

Lampiran 4 Proses Training

Proses Training sebagai Kebutuhan perubahan proses alih teknologi E-learningDalam merencanakan perubahan proses pembelajaran, perlu mempertimbangkan persyaratan pembelajaran, pengembangan dan pelatihan yang akan diperlukan sebagai akibat dari instalasi serta penerapan teknologi e-learning. Apabila diperlukan maka dapat saja Politeknik Pos Indonesia bekerja sama dengan konsultan akademik untuk membantu dalam hal: Kesenjangan pelatihan yakni kinerja yang diinginkan dalam sosialisasi e-learning Jumlah peserta yang memerlukan pelatihan e-learning Jenis pengembangan atau pelatihan e-learning yang dibutuhkan Format pengembangan Evaluasi pelatihan serta ketika kegiatan penerapan e-learning dilakukan Siapa yang akan melakukan pelatihan e-learning.Sebagai catatan biaya untuk solusi learning & development perlu dimasukkan dalam kasus bisnis untuk proyek tersebut. Berikut ini merupakan batasan kebutuhan dalam tahap persiapan menerapkan e-learning di Politeknik Pos Indonesia.

Batasan Dokumen Training (pembelajaran) & PengembanganChange Project NamePenerapan E-learning di Lingkungan Politeknik Pos

Project Contact Name

Supono Syafiq

Latar Belakang Perubahan ProsesSasaran Perubahan

Tujuan pencapaian proyekTercipta kultur melek teknologi dikalangan masyarakat pendidikan baik Dosen maupun Mahasiswa sehingga dapat meningkatkan inovasi dan kreatifitas para pihak yang terlibat dalam pembelajaran. Kultur pemberlajaran modern diantaranya dengan pemberdayaan ICT melalui model e-learning yang mudah dikelola dandikembangkan oleh Politeknik Pos Indonesia.

Seluruh civitas akademika Politeknik Pos menggunakan dan memanfaatkan keberadaan e-learning

Latar belakang penerapan proyek1. Tantangan kehidupan yang amat dinamis dan berubah serta berkembang terus menuntut respons yang jelas dari pendidikan khususnya bagi perkembangan Politeknik Pos kedepannya.1. Kualitas pendidikanPoliteknik Pos dalam arti tercapainya standard yang ditetapkan tidak lagi memenuhi jawaban yang diharapkan terhadap tantangan perubahan masa kini.1. Kinerja tinggi, efisiensi, produktivitas yang merupakan hasil sinergi knowledge dan aplikasi ICT kedalam sistem pembelajaran merupakan keunggulan Politeknik Pos.

Skala kebutuhan ProsesJumlah yang harus ditraining800 mahasiswa & 120 Dosen

Skala waktu Penyelesaian1 Bulan

Jumlah kebutuhan Budget(data ini diperlukan untuk penyusunan proposal proyek)

Rp. XX.XXX.XXX

Proses bisnis University untuk dimasukkan dalam pelatihan.Bila memungkinkan melampirkan proses.Proses Bisnis Akademik meliputi: Proses Bisnis Perkuliahan, Proses Bisnis Mentoring Proses Bisnis Monitoring dan evaluasi pembelajaran

Sasaran KinerjaHasil yang DiinginkanApa yang akan orang dapat lakukan sebagai hasil dari pembelajaran dan pengembangan perlu terpenuhi berhasil?Beberapa kelebihan dari pemanfaatan e-learning adalah sebagai berikut: 1. Kelas tidak membutuhkan bentuk fisik lagi, semuanya dapat dibangun dalam aplikasi internet. 1. Melalui internet institusi akan dapat lebih fokus pada penyelenggaraan program pendidikan/pelatihan. 1. Program e-learning dapat dilaksanakan dan diupdate secara cepat1. Dapat diciptakan interaksi yang bersifat real time maupun non-real time.1. Mengakomodasi keseluruhan proses belajardan juga transaksi. 1. Dapat diakses dari lokasi mana saja dan bersifat global. 1. Materi dapat dirancang secara multimedia dan dinamis. 1. Peserta belajar yaitu mahasiswa (atau bahkan dosen) dapat terhubung ke berbagai perpustakaan maya di seluruh dunia dan menjadikannya sebagai media penelitian dalam meningkatkan pemahaman pada bahan ajar. 1. Dosen dapat secara cepat menambahkan referensi bahan ajar yang bersifat studi kasus, trend industri dan proyeksi teknologi kedepan melalui berbagai sumber untuk menambah wawasan peserta terhadap bahan ajarnya.

EvaluasiBagaimana perkembangan dievaluasi dan oleh siapa? Pra Program Selama Setelah ProgramEvaluasi dilakukan secara internal dan eksternalInternal : Pra program oleh Tim Sosialisasi Penerapan E-learning Selama Program Tim Sosialisasi Penerapan E-learning Setelah Program Oleh Tim Sosialisasi Penerapan E-learning dan Direktorat Akademik.Ekternal: Melalui penilaian Dokumen oleh BAN-PT

Batasan Konten pelatihan

Indikasi isi pelatihan yangkemungkinan akan perlu dimasukkan (sejauh yang diketahui saat ini) Melakukan instalasi e-learning yang efektif untuk sebuah pembelajaran. Melakukan penyiapan SDM agar pembelajaran e-learning dapat berjalan. Melakukan penyiapan SDM agar e-learning dapat dikembangkan sesuai dengan dinamika yang ada. Melakukan sosialisasi e-learning kepada sivitas akademik Politeknik Pos sebagai stimulus untuk menuju pembelajaran modern.

Dokumen AgreementDianalisis & disetujui oleh:Tanda Tangan Tanggal

Eksekutif Dekan / Kepala Sekolah / Kepala Divisi kontakJob Title silahkan cetakDirektur Politeknik Pos

Tanggal selesai Belajar & Konsultan PengembanganXX-XX-2012

Tanggal diterima oleh Penyedia PelatihanXX-XX-2012

Tanggal Pelatihan Penyedia kontak bisnisXX-XX-2012XX-XX-2012