Mayang Delima21070112130065Kelompok 18

Tugas Pendahuluan Modul 9Implementasi Sistem Informasi Internal

1. Sistem informasi adalah sekumpulankomponen yang saling bekerja sama untuk mengumpulkan, mengolah, menyimpan, danmenyebarkan informasi dalam sebuah organisasi dalam rangka untuk mendukung pengambilan keputusan, koordinasi,pengendalian, analisis masalah dan visualisasi. Aktivitas dasar sistem informasi menurut Laudon yaitu: InputAktivitas masukan yang melibatkan pengumpulan data mentah dari dalam organisasi atau dari lingkunganeksternal untuk pengolahan dalam suatu sistem informasi. ProcessAkitivitas pemrosesan yang mengkonversi input mentah ke bentuk yang lebih bermakna. OutputAktivitas dimana proses informasi ditransfer kepada orang yang akan menggunakannya ataukepada aktivitas yang akan digunakan. FeedbackOutput yang dikembalikan ke anggota organisasi yang sesuai untuk kemudianmembantu mengevaluasi atau mengkoreksi tahap input.2. Building block saling berinteraksi satu dengan yang lainnya untuk membentuk satu kesatuan untuk mencapai sasarannya dalam suatu sistem. Building block tersebut terdiri dari: Blok Masukan (Input Block)Terdiri dari metode-metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan, yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar. Blok Model (Model Block)Terdiri dari kombinasi prosedur, logika, dan model matematik yang digunakan untuk memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan. Blok Keluaran (Output Block)Blok yang menghasilkan keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua pemakai sistem. Blok Teknologi (Technology Block)Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran, serta membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan. Blok teknologi terdiri dari 3 bagian utama, yaitu teknisi (humanware atau brainware), perangkat lunak (software), dan dan perangkat keras (hardware). Blok Basis Data (Database Block)Basis data (database) merupakan kumpulan data yang saling berhubungan dan tersimpan di perangkat keras komputer. Untuk memanipulasi basis data maka digunakan perangkat lunak. Basis data diakses atau dimanipulasi dengan menggunakan perangkat lunak paket yang disebut dengan DBMS (Database Management Systems). Blok Kendali (Controls Block)Merupakan blok yang digunakan untuk merancang dan menerapkan proses pengendalian untuk meyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun mengatasi sistem apabila terlanjur terjadi kesalahan-kesalahan.3. Yang dimaksud dengan: Context diagram: diagram yang menggambarkan ruang lingkup suatu sistem yang terdiri dari suatu proses. Context diagram merupakan level tertinggi dari DFD yang menggambarkan seluruh input ke sistem atau output dari sistem sehingga memberikan gambaran mengenai keseluruhan sistem. Contoh:

Data Flow Diagaram (DFD): suatu model logika data atau proses yang menggambarkan dari mana asal data dan kemana tujuan data yang keluar dari sistem, dimana data disimpan, proses apa yang menghasilkan data tersebut dan interaksi antara data yang tersimpan, serta proses yang dikenakan pada data tersebut. Contoh:

Diagram Alur Data Fisik (DADF): diagram yang digunakan untuk menggambarkan sistem yang ada (sistem lama) dengan menggambarkan bagaimana proses-proses dari sistem diterapkan (dengan cara apa, oleh siapa, dan dimana) termasuk proses-proses manual. Contoh:

Diagram Alur Data Logika (DADL): diagram yang digunakan untuk menggambarkan sistem yang akan diusulkan (sistem baru), menunjukkan kebutuhan proses dari sistem yang diusulkan secara logika. Contoh:

4. Soal seputar DFD:a. Komponen yg ada pada DFDSimbolNamaKeterangan

TerminatorUntuk menggambarkan lingkungan luar sistem, bisa memberikan input dan menerima output dari sistem

Aliran DataMenggambarkan aliran data dari satu proses ke proses lainnya

Tempat PenyimpananUntuk menyimpan data atau file

ProsesFungsi yang mentransformasikan data secara umum, mengubah masukan menjadi keluaran

b. Syarat pembuatan DFD: Pemberian nama untuk tiap komponen DFD. Pemberian nomor pada komponen proses. DFD digambarkan sesering mungkin agar enak dilihat. Menghindari penggambaran DFD yang rumit. Memastikan DFD yang dibentuk itu konsiten secara logika.c. Cara pembuatan DFD: Identifikasi entitas luar, input, dan output yang terlibat dalam sistem Buat context diagram (CD) dengan cara: Tentukan nama sistem Tentukan batasan sistem Tentukan terminator yang ada dalam sistem Tentukan apa yang diberikan/diterima terminator ke/dari sistem Gambarkan context diagram Buat overview diagram (OD) dengan cara: Tentukan proses utama dalam sistem Tentukan apa yang diberikan/diterima masing-masing proses ke/dari sistem (alur data yang keluar/masuk dari sutau level harus sama dengan alur data yang keluar/masuk pada level berikutnya) Munculkan data sore apabila diperlukan sebagai sumber maupun tujuan alur data Hindari perpotongan arus data Beri nomor pada proses utama Buat diagram level 1 dengan cara: Tentukan sub-proses dari proses utama yang ada di OD Tentukan apa yang akan diterima/diberikan masing-masing sub-proses ke/dari sistem Munculkan data sore apabila diperlukan sebagai sumber maupun tujuan alur data Hindari perpotongan arus data Beri nomor pada masing-masing sub-proses yang menunjukkan dekomposisi dari proses sebelumnya.d. Yang harus diperhatikan dalam pembuatan DFD: Pemberian nomor pada diagram level n dengan ketentuan sebagai berikut: Setiap penurunan ke level yang lebih rendah harus mampu merepresentasikan proses tersebut dalam sepesifikasi proses yang jelas. Setiap penurunan harus dilakukan hanya jika perlu. Tidak semua bagian dari sistem harus diturunkan dengan jumlah level yang sama Aliran data yang masuk dan keluar pada suatu proses di level n harus berhubungan dengan aliran data yang masuk dan keluar pada level n+1. Dimana level n+1 tersebut mendefinisikan sub-proses pada level n tersebut. Penyimpanan yang muncul pada level n harus didefinisikan kembali pada level n+1, sedangkan penyimpanan yang muncul pada level n tidak harus muncul pada level n-1 karena penyimpanan tersebut bersifat lokal. Ketika mulai menurunkan DFD dari level tertinggi, cobalah untuk mengidentifikasi external events dimana sistem harus memberikan respon. External events dalam hal ini berarti suatu kejadian yang berkaitan dengan pengolahan data di luar sistem, dan menyebabkan sistem kita memberikan respon. Jangan menghubungkan langsung antara satu penyimpanan dengan penyimpanan lainnya (harus melalui proses). Jangan menghubungkan langsung tempat penyimpanan data dengan terminator (harus melalui proses), atau sebaliknya. Jangan membuat suatu proses menerima input tetapi tidak pernah mengeluarkan output yang disebut dengan istilah black hole. Jangan membuat suatu tempat penyimpanan menerima input tetapi tidak pernah digunakan untuk proses. Jangan membuat suatu hasil proses yang lengkap dengan data yang terbatas yang disebut dengan istilah magic process. Jika terdapat terminator yang mempunyai banyak masukan dan keluaran, diperbolehkan untuk digambarkan lebih dari satu sehingga mencegah penggambaran yang terlalu rumit, dengan memberikan tanda asterik (*) atau garis silang (#), begitu dengan bentuk penyimpanan. Aliran data ke proses dan keluar sebagai output keterangan aliran data berbeda.5. Soal seputar ERD:a. Entity Relationship Diagram (ERD) adalah suatu model yang digunakan untuk menjelaskan suatu hubungan datadata pada suatu basis data. Fungsi ERD: Mempermudah analisis suatu basis data atau suatu sistem dengan cepat dan murah Dapat menguji model yang dibuat dan megabaikan proses apa yang telah dilakukan Menjelaskan hubunganhubungan antar datadata dalam basis data berdasarkan objekobjek dasar data yang mempunyai hubungan yang dihubungkan oleh suatu relasi Mendokumentasikan datadata yang ada dengan cara mengiidentifikasi setiap entitas dari data-data dan hubungannya pada suatu ERD itu sendiri.

b. Notasi dan simbol yang ada pada ERD:SimbolNamaKeterangan

Himpunan entitasMenggambarkan objek yang dapat diidentifikasikan dalam lingkungan pemakai

AtributMenggambarkan elemen-elemen dari suatu entity yang menggambarkan entity

RelasiEntity dapat berhubungan satu sama lain. Hubungan ini disebut relationship

GarisMenghubungkan entity dengan relasi dan entity dengan atribut

c. Jenis hubungan ERD: Satu ke satu (one to one) Satu entitas di dalam himpunan entitas A dihubungkan dengan satu entitas didalam himpunan entitas B, dan entitas di dalam himpunan entitas B dihubungkan dengan satu entitas dalam himpunan entitas A. Satu ke banyak (one to many) Satu entitas di dalam himpunan entitas A dihubungkan dengan lebih dari satu entitas didalam himpunan entitas B, dan entitas di dalam himpunan entitas B hanya dapat dihubungkan dengan satu entitas dalam himpunan entitas A. Banyak ke satu (many to one) Satu entitas di dalam himpunan entitas A dihubungkan dengan satu entitas didalam himpunan entitas B, dan entitas di dalam himpunan entitas B dapat dihubungkan dengan lebih dari satu entitas dalam himpunan entitas A. Banyak ke banyak (many to many) Satu entitas di dalam himpunan entitas A dapat dihubungkan dengan lebih dari satu entitas didalam himpunan entitas B, dan entitas di dalam himpunan entitas B dapat dihubungkan dengan lebih dari satu entitas dalam himpunan entitas A.d. Bagaimana metode membuat ERD: Menentukan Entity: menentukan dengan cermat sebuah entity yang ada dalam suatu proyek atau masalah. Entity berguna untuk menentukan peran, kejadian, lokasi, hal nyata dan konsep penggunaan untuk database Menentukan Relasi: menentukan relasi antar entity. Relasi apa yang terdapat antara Entity A dan B Gambar ERD sementara Isi kardinalitas: menentukan jumlah kejadian satu entitas untuk sebuah kejadian pada entitas yang berhubungan. Contohnya antara Entitas Buku, Distributor dan Pengarang, kardinalitas yang ada berupa: Satu pengarang dapat menulis banyak buku Satu buku ditulis satu pengarang Banyak buku di distribusikan oleh satu distributor. Tentukan primary key (Kunci Utama): primary key adalah atribut pada entity yang bersifat unik, jadi setiap entity hanya memiliki satu primary key saja Tentukan Foreign Key (Kunci Tamu) pada masing-masing entity: foreign key adalah primary key yang ada dalam entity yang lain. Gambar ERD berdasarkan primary key Menghilangkan relasi many to many dan memasukkan primary key dan foreign key pada masing-masing entitas. Relasi many to many antar entity perlu dihilangkan dengan cara menambah atribut baru antara 2 entity yang memiliki relasi many to many. Menentukan Atribut Pemetaan Atribut: pasang atribut dengan entitas yang sesuai. Gambar ERD dengan Atribut: mengatur ERD dengan menambahkan atribut dan relasi yang ditemukan. Periksa hasil apakah ERD sudah menggambarkan system yang akan dibangun6. Yang dimaksud dengan: Basis data: kumpulan data yang saling berhubungan dan tersimpan di perangkat keras komputer. Untuk memanipulasi basis data maka digunakan perangkat lunak. Database management system: perangkat lunak yang digunakan para pemakai untuk membuat, memelihara, mengontrol, dan mengakses basis data dengan cara yang efektif dan efisien. Peranan basis data: Salah satu komponen dalam sistem informasi karena merupakan dasar dalam menyediakan informasi Menentukan kualitas informasi, akurat, tepat pada waktunya dan relevan Mengurangi duplikasi data Hubungan data dapat ditingkatkan Mengurangi pemborosan tempat simpanan diluar atau fisik7. Kelebihan dan kelemahan database management system: Kelebihan DBMS: Mengendalikan/mengurangi duplikasi data Menjaga konsistensi dan integritas data Memudahkan pemerolehan informasi yang lebih banyak dari data yang sama disebabkan data dari berbagai bagian dalam organisasi dikumpulkan menjadi satu Meningkatkan keamanan data dari orang yang tidak berwenang Memaksakan penerapan standar Menghemat biaya karena data dapat dipakai oleh banyak departemen Menanggulangi konflik kebutuhan antar pemakai karena basis data di bawah kontrol administrator basis data Meningkatkan produktivitas pemrograman Meningkatkan pemeliharaan melalui independensi data Meningkatkan layanan backup dan recovery Kelemahan DBMS: Kompleksitas yang tinggi membuat administrator dan pemakai akhir harus benar-benar memahami fungsi-fungsi dalam DBMS agar dapat memperoleh manfaat yang optimal Ukuran penyimpanan yang dibutuhkan oleh DBMS sangat besar dan memerlukan memori yang besar agar bisa bekerja secara efisien Rata-rata harga DBMS yang handal sangat mahal Terkadang DBMS meminta kebutuhkan perangkat keras dengan spesifikasi tertentu sehingga diperlukan biaya tambahan Biaya konversi sistem lama ke sistem baru yang memakai DBMS terkadang sangat mahal melebihi biaya untuk memberli DBMS Kinerjanya terkadang kalah dengan sistem yang berbasis berkas Dampak kegagalan menajdi lebih tinggi karena semua pemakai dangat bergantung pada ketersediaan DBMS8. Enterprise Resource Planning (ERP) adalah konsep untuk mengidentifikasi dan merencanakan sisi sumber daya yang dibutuhkan perusahaan untuk digunakan, dibuat, dikirim, dan dihitung secara efisien dan dapat merspon kebutuhan pelanggan dengan lebih baik. Manfaat ERP Menawarkan sistem terintegrasi di dalam perusahaan sehingga proses dan pengambilan keputusan dapat dilakukan secara lebih efektif dan efisien Memungkinkan integrasi secara global Menghilangkan kebutuhan pemutakhiran dan koreksi data seperti yang terjadi pada sistem yang terpisah Memungkinkan manajemen mengelola operasi dan tidak memonitor saja dan lebih mampu menjawab semua pertanyaan yang ada Membantu melancarkan pelakasanaan manajemen rantai pasok serta memadukannya Memfasilitasi hubungan komunikasi secara internal dan eksternal dalam dan luar organisasi Dapat menurunkan kesenjangan anatara pemrograman dengan cara perawatan sistem yang sah Dapat menurunkan kompleksitas aplikasi dan teknologi Peranan ERP Mengkoordinasikan bisnis organisasi secara kesulurahan ERP merupakan software yang ada dalam organisasi/perusahaan untuk otomatisasi dan integrasi banyak proses bisnis serta pelanggan Perusahaan membutuhkan jasa konsultasi, kustomisasi, dan jasa pendukung Migrasi data adalah salah satu aktifitas terpenting dalam menentukan kesuksesan dari implementasi ERP Kelebihan ERP Integrasi antara area fungsional yang berbeda untuk meyakinkan komunikasi, produktifitas, dan efisiensi yang tepat Randangan perekayasaan Pelacakan pemesanan dari penerimaan sampai fulfillment Mengatur saling ketergantungan dari proses penagihan material yang kompleks Pelacakan 3 cara yang bersesuaian antara pemesanan pembelian, penerimaan inventori, dan pembiayaan Akuntansi untuk keseluruhan tugas, melacak pemasukan, biaya, dan keuntungan pada level inti Menghasilkan informasi real-time Memungkinkan perpaduan proses transasksi dan kegiatan perencanaan Kelemahan ERP Terbatasnya kustomisasi dari perangkat lunak ERP Sistem ERP sangat mahal Perekayasaan kembali proses bisnis untuk menyesuaikan dengan standar industry yang telah dideskripsikan oleh sistem ERP dapat menyebabkan hilangnya keuntungan kompetitif ERP sering terlihat terlalu sulit untuk beradaptasi dengan alur kerja dan proses bisnis tertentu dalam beberapa organisasi Sistem dapat terlalu kompleks jika dibandingkan dengan kebutuhan dari pelanggan Data dalam sistem ERP berada dalam satu tempat, contohnya: pelanggan, data, keuangan, dll Membagi database yang umum dan praktek bisnis melalui enterprise Kegagalan ERP Waktu dan biaya implementasi melebihi anggaran Pre-implementasi tidak dilakukan dengan baik Strategi operasi tidak sejalan dengan business process design dan pengembangannya Orang-orang tidak disiapkan untuk menerima dan beroperasi dengan sistem yang baru9. Software ERP: SAP Oracle JD Ewards OpenERP (Odoo): paket aplikasi bisnis open-source modern dan lengkap yang didalamnya terdapat berbagai program aplikasi bisnis. Ditulis dengan Python dan dirilis dibawah lisensi AGPL.Kelebihan Odoo: Akses informasi yang dapat dipercaya Multiplatform bisa menggunakan sistem operasi Windows, MacOS, Linux, dan Androis Menghindari redudansi dari pemasukan data dan oeprasi Mengurangi waktu jeda waktu penampilan informasi dan laporan Pengurangan biaya, penghematan waktu, dan peningkatan kontrol dengan analisis skala enterprise Modul lengkap dan saling terintegrasiKelemahan Odoo: Program aplikasi Odoo banyak memberikan pilihan konfigurasi sehingga menyulitkan penentuan cara tertentu/terbaik Odoo dikembangkan oleh komunitas, maka setiap saat program ini banyak mengalami perubahan dan perbaikan Odoo dikembangkan dengan bahasa pemrograman Python dimana komunitasnya belum banyak sehingga kalau ada masalah sulit mencari informasi10. Modul 9 merupakan implementasi sistem informasi internal dimana membutuhkan beberapa output dari modul sebelumnya sebagai input pada modul 9 ini. Ouput pada modul 1 yang dijadikan input pada modul 9 ini yaitu strategi perusahaan, proses bisnis, struktur organisasi, dan job analisis. Ouput pada modul 2 yang dijadikan input pada modul 9 adalah bill of materials, ouput pada modul 3 yang dijadikan input pada modul 9 adalah hasil peramalan, ouput pada modul 4 yang dijadikan input pada modul 9 adalah stasiun kerja, ouput pada modul 8 yang dijadikan input pada modul 9 yaitu jumlah karyawan, harga pokok produksi, dan harga material. Sedangkan output dari modul 9 ini akan digunakan sebagai input modul 10 yaitu model database. Modul 9 Lutvina Anggraeni 14