TINJAUAN MANAJEMEN

I. Pendahuluan

Evaluasi dilakukan untuk mengetahui keberhasilan dari program yang

telah dirancang dalam suatu organisasi. Dari hasil evaluasi dapat diketahui

program-program mana yang sudah berjalan dengan baik dan program-

program mana yang masih perlu diperbaiki, dalam upaya mendapatkan hasil

yang maksimal. Sesuai dengan misi PS S1 Teknik pengairan akan

menyelenggarakan pendidikan dan pengajaran berdasarkan kurikulum yang

menunjang kemampuan dan kejujuran akademik dan berperan aktif dalam

kegiatan penelitian maupun pengabdian pada masyarakat khususnya di

bidang pemanfaatan sumber daya air, maka PS S1 Teknik Pengairan rutin

melakukan monitoring dan evaluasi terhadap kegiatan-kegiatan maupun

program-program yang telah dirancang. Dari hasil evaluasi ini nantinya akan

diperoleh rekomendasi untuk kegiatan pada periode berikutnya.

II. Lingkup Bahasan

Tindakan evaluasi dalam tinjauan manajemen di PS S1 Teknik Pengairan

dilaksanakan dengan mengacu pada sistem manajemen mutu (SMM) yang

dianut oleh Universitas Brawijaya yaitu sistem manajemen mutu SNI ISO

9001:2008 sebagai berikut:

1. Hasil audit meliputi temuan-temuan dalam audit internal mutu (AIM) siklus

11 tahun 2013, serta temuan-temuan 4th survelliance ISO 9001 oleh

Llyod’s Register Quality Assurance (LQRA)

2. Umpan balik pelanggan, meliputi umpan balik terhadap kegiatan yang

dikelola oleh PS S1 Teknik Pengairan

3. Kinerja proses bisnis (capaian sasaran mutu masing-masing bidang) dan

kesesuaian produk

4. Tindakan pencegahan dan tindakan koreksi (hambatan program masing-

masing bidang dan tindak lanjut untuk mengatasi hambatan tersebut

5. Tindak lanjut tinjauan manajemen sebelumnya meliputi indakan-tindakan

yang dapat dilakukan untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi sistem

tata kelola dan manajemen mutu

6. Perubahan yang mempengaruhi SMM, baik internal maupun eksternal

7. Saran dan masukan untuk perbaikan SMM di PS S1 Teknik Pengairan

III. Pelaksanaan

Tinjauan manajemen di PS S1 Teknik Pengairan dilakukan melalui beberapa

tahapan sesuai dengan Manual Prosedur Tinjauan Manajemen yang dimiliki

PS S1 Teknik Pengairan. Tahap pertama dari urutan langkah tinjauan

manajemen adalah menyusun data-data yang diperlukan, baik data dari hasil

audit internal dan eksternal, data umpan balik pelanggan, data akademik

mahasiswa, dan data-data pendukung lainnya yang diperlukan. Setelah data

terkumpul

IV. Hasil

1. Audit Internal Mutu (AIM)

Pada AIM siklus 12 tahun 2013 terdapat beberapa temuan yang bersifat

ketidaksesuaian (KTS) dan saran perbaikan (OBS). Temuan-temuan

tersebut meliputi:

a. Pelayanan prima belum merata pada seluruh bagian.

b. Terdapat beberapa kegiatan yang belum didasarkan pada SOP yang

baku, misal; pemantauan tentang mahasiswa yang akan berakhir

masa studinya, kehadiran dosen yang minim tanpa ada penjelasan.

c. Sarana dan prasarana pelayanan tersedia tetapi perlu ditingkatkan

kebersihan dan kenyamanannya

Tindak lanjut: memperbaiki sarana dan prasarana yang ada

d. Belum ada petugas khusus yang menangani kotak pengaduan, loket

pengaduan, email dan lainnya. Sebaiknya dilengkapi dengan telepon

bebas pulsa (008) untuk memudahkan pengaduan

masyarakat/stakeholders.

Tindak lanjut: Sudah ada petugas khusus yang menangani masalah

email, loket pengaduan dan pengembangan website

e. Belum ada penyusunan dan perbaikan Learning Outcome sesuai

dengan Kerangka Kualifikasi Nasional Indonesia (KKNI) harapan

pengguna dan pemangku kepentingan lain

Tindak lanjut: Dilakukan perbaikan kurikulum yang telah disesuaikan

dengan KKNI dan akan diberlakukan mulai tahun ajaran 2015/2016

f. Profil kesesuaian bidang kerja dengan bidang studi (keahlian) lulusan

(PBS) kurang dari 80% (60%).

Tindak lanjut: Memberikan informasi lapangan kerja yang sesuai

bidangnya ke calon lulusan

2. Evaluasi internal dilakukan secara rutin dan berkelanjutan untuk

memperbaiki dan meningkatkan mutu pengelolaan PS, antara lain:

- Evaluasi terhadap proses perkuliahan dilakukan 2 kali setiap semester,

yaitu pada akhir pertemuan ke 8 dan pertemuan ke 16.

- Evaluasi terhadap kinerja dosen dan penyelenggaraan administrasi

dilakukan setahun sekali

- Evaluasi terhadap kurikulum yang dilaksanakan setiap minimal 3 tahun

3. Audit Internal Mutu untuk Laboratorium

AIM Laboratorium diberlakukan pada semua laboratorium yang terdapat di

PS S1 Teknik Pengairan meliputi; Laboratorium Air dan Tanah,

Laboratorium Hidrologi, Laboratorium Hidrolika Dasar, Laboratorium

Hidrolika Terapan, Laboratorium Sungai & Rawa, serta Laboratorium

Perencanaan Bangunan Air.

4. Umpan Balik Pelanggan

5. Capaian Sasaran Mutu PS S1 Teknik Pengairan

a. Jangka waktu penyelesaian studi untuk mahasiswa PSS1

Teknik Pengairan masih cukup lama (>5,5 tahun)

Gambar 1. Rasio jumlah mahasiswa yang lulus tepat waktu

b. Masih minimnya jumlah paten yang didapat oleh dosen jurusan

Pengairan

c. Peningkatan jumlah keterlibatan dosen dalam seminar

internasional

d. Peningkatan jumlah penelitian yang didanai pihak luar

e. Peningkatan kualitas dosen dan tenaga kependidikan

Tabel 1. Sasaran kinerja PS Teknik Pengairan tahun 2013

Sasaran Unit Indikator Capaian

Evaluasi internal penyusunan

visi, misi, tujuan dan sasaran

program studi serta pihak-pihak

yang dilibatkan

Kegiatan/tahun 1 1

Kesesuaian renstra dengan

realisasi / capaian

% 90 90

Akreditasi BAN-PT ranking A -

Persiapan akreditasi

Internasional dari lembaga

Asian University Network

% 30 20

0

20

40

60

80

100

2011 2012 2013Ju

mla

h m

ahas

isw

a

Tahun

Rasio Jumlah Mahasiswa yang Lulus Tepat Waktu

Jumlah mahasiswamasuk

Jumlah mahasiswalulus tepat waktu

Quality Assurance (AUN-QA)

Evaluasi kesesuaian capaian

program kerja dengan target

capaian

Kegiatan 1 1

Koordinasi kegiatan penelitian ,

pengajaran dan pengabdian

kepada masyarakat institusi

Kegiatan 1 1

Jumlah paten Hak paten 2

Monitoring dan evaluasi proses

belajar mengajar

Kegiatan 1 1

Penjaringan umpan balik

(feedback) dari dosen dan

mahasiswa

Kegiatan 1 1

Indeks prestasi lulusan IPK 3,5 3,5

Lama waktu penyelesaian

skripsi

bulan 3,5 4

Rata-rata lama penyelesian

studi

tahun 4,5 ‘> 5,5

Rasio dosen dan mahasiswa 1:15 1:17

Jumlah dosen bergelar

akademik S3

orang 18 21

Jumlah dosen dengan jabatan

fungsional guru besar

orang 4 2

Jumlah dosen yang

memperoleh sertifikat pendidik

profesional

orang 29 29

Partisipasi dosen dalam

seminar internasional

kegiatan 4 6

Keikutsertaan dosen dalam

organisasi profesi internasional

Orang/tahun 1 1

Kualitas tenaga kependidikan

dan laboran dengan pelatihan

Orang/tahun 2 2

Rata-rata beban dosen

persemester atau rata-rata FTE

(Fulltime Teaching Equivalent)

8 8

Jumlah dosen yang melakukan

penelitian

% 100 100

Jumlah hibah kompetisi

penelitian

Hibah/tahun 4 4

Jumlah kerjasama dengan

pihak eksternal

Kerjasama/tahun 3 3

Jumlah kerjasama tingkat

internasional

Kerjasama/tahun 1 2

Jumlah dosen yang melakukan

kegiatan pengabdian kepada

masyarakat

% 100 100

Kerjasama dengan pihak

eksternal untuk pengabdian

Kerjasama/tahun 7 7

Updating website PS Tekni

Pengairan

Kegiatan/minggu 1 1

Kecepatan internet (rata-rata

download maksimum)

kecepatan >7,5 >7,5

Kalibrasi peralatan laboratorium Kegiatan/minggu 2 1

Jumlah langganan jurnal

akreditasi/internasional

jurnal 2

Dari tabel tersebut di atas, beberapa capaian telah sesuai dan ada

beberapa capaian yang bahkan melebihi dari indicator yang ditetapkan

antara lain dari kegiatan monitoring dan evaluasi, kegiatan penelitian dan

pengabdian, prosentase dosen yang melakukan kegiatan penelitian dan

pengabdian, jumlah dosen bergelar akademik S3, partisipasi dosen dalam

kegiatan seminar internasional, dan jumlah kerjasama internasional.

Tetapi ada juga beberapa capaian yang masih di bawah indicator

yang ditargetkan antara lain; akreditasi Ban-PT (belum ada visitasi),

persiapan akreditasi internasional dari lembaga Asian University Network

Quality Assurance (AUN-QA), rasio dosen dan mahasiswa, lama waktu

penyelesaian skripsi dan jumlah langganan jurnal akreditasi/internasional.

Belum tercapainya beberapa indicator tersebut antara lain karena

6. Tindakan Pencegahan dan Tindakan Koreksi

- Mempercepat jangka waktu penyelesaian studi mahasiswa dengan :

o Diberikannya kesempatan kepada mahasiswa untuk mengikuti

program semester pendek yang diberikan setelah pelaksaan

ujian akhir semester genap

o Dilakukan perbaikan-perbaikan pada komposisi pengambilan

mata kuliah sehingga waktu tempuh studi mahasiswa menjadi

lebih pendek

o Memberikan kesempatan kepada mahasiswa semester 4

(empat) untuk melakukan magang kerja yang hasilnya nanti

dapat digunakan sebagai laporan KKN-P

o Team teaching melakukan evaluasi terhadap RPKPS

o KKDK melakukan evaluasi terhadap quisioner yang diberikan

kepada mahasiswa sebagai masukan terhadap

keberlangsungan proses belajar mengajar serta melakukan

koreksi terhadap prosentase kehadiran dosen.

- Upaya yang dilakukan jurusan dalam meningkatkan paten adalah

dengan memberikan motivasi kepada dosen untuk melakukan

penelitian yang berpotensi mendapatkan hak paten dan meningkatkan

peran laboratorium sebagai pusat penelitian maupun pengabdian pada

masyarakat.

7. Tindak lanjut Tinjauan Manajemen Sebelumnya

Pada tinjauan manajemen tahun 2013 didapat rekomendasi untuk

pelaksanaan kegiatan sebagai berikut:

Tabel 2. Tindak lanjut manajemen sebelumnya

No Kegiatan Target waktu Status

1. Pembuatan pedoman (IK) PDCA untuk

kegiatan penelitian dan pengabdian pada

masyarakat

2 minggu closed

2. Peningkatan penilaian kualitas lulusan dari

pengguna lulusan dengan meningkatkan

kemampuan bahasa Inggris dari lulusan

6 bulan closed

3. Meningkatkan peran serta dosen dalam

kegiatan seminar/workshop baik yang

berskala nasional maupun inter

6 bulan closed

4. Peningkatan implementasi ISO pada

fungsi pelayanan

6 bulan close

8. Hal-hal yang mempengaruhi SMM di PS S1 Teknik Pengairan

a. Masuknya program studi magister ke Jurusan Pengairan berpengaruh

terhadap penambahan tupoksi bagi staf dan pengelola jurusan

b. Pelaksanaan kurikulum baru yang rencananya akan dilaksanakan

pada tahun ajaran 2015/2016 akan mempengaruhi proses belajar

mengajar melihat perubahan kurikulum yang akan diberlakukan

nantinya cukup signifikan dari 76 mata kuliah menjadi sekitar 40 mata

kuliah.

9. Saran dan Masukan untuk Perbaikan SMM di PS S1 Teknik Pengairan

a. Sangat diperlukan adanya penambahan alat-alat laboratorium guna

mendukung proses belajar mengajar dan kegiatan

penelitian/pengabdian pada masyarakat

b. Penerimaan mahasiswa baru disesuaikan dengan kapasitas dari

sarana dan prasarana yang ada, sehingga proses belajar mengajar

dapat berjalan dengan efektif dan efisien.

c. Dana pengembangan jurusan masih diperoleh hanya dari dana

proporsional sehingga sangat perlu dilakukan terobosan-terobosan

untuk mendapatkan sumber dana pendamping misalnya dari dana

PHKI

V. Umpan Balik Pelanggan

Umpan balik yang dilaksanakan oleh mahasiswa, dosen, dan karyawan

dilaksanakan pada akhir semester genap tahun ajaran 2013/2014 dengan

cara membagikan kuesioner dan metode random sampling. Unit kerja yang

dinilai dalam kuesioner ini adalah Pengajaran PS-S1, Ruang Baca, Recording

PS-S1, dan Evaluasi pimpinan jurusan.

a. Umpan balik mahasiswa tekait pelayanan pengajaran PS-S1 melalui

kuesioner.

Hasil dari umpan balik yang diberikan kepada mahasiswa kepada tenaga

administrasi pengajaran pada umumnya mahasiswa mengeluhkan tentang

sedikitnya jumlah petugas dan sikap petugas dalam menjawab

pertanyaan mahasiswa. Secara keseluruhan mahasiswa cukup puas

dengan pelayanan yang diberikan petugas, dengan tingkat kepuasan

berkisar 73% – 83% dan rata-rata adalah 80%.

Berikut adalah parameter penilaian pelayanan yang diberikan: sikap

petugas dalam menjawab pertanyaan mahasiswa dengan senyum,

ramah, dan menyenangkan; sikap petugas dalam memberikan tanggapan

pelayanan; sikap petugas dalam menyelesaikan pelyanan sesuai janji

layanan; jumlah petugas memadai; kejelasan tugas dan fungsi dari

masing-masing petugas administrasi; kesiapan petugas di tempat pada

waktu jam kerja; fasilitas kerja dan peralatan yang memadai; efisiensi

metode pelayanan yang digunakan petugas; ketersediaan formulir/ berkas

yang dibutuhkan; kemudahan prosedur pelayanan; ketersediaan informasi

tentang pelayanan (orang, waktu, dan alur kerja); dan kenyamanan di

ruang unit pelayanan.

Gambar 2. Evaluasi kepuasan pelayanan public (unit pelayanan

pengajaran PS-S1)

b. Umpan balik mahasiswa tekait pelayanan ruang baca melalui kuesioner.

Hasil dari umpan balik yang diberikan kepada mahasiswa kepada tenaga

administrasi ruang baca pada umumnya mahasiswa mengeluhkan tentang

sedikitnya jumlah petugas, fasilitas kerja dan peralatan, serta

kenyamanan di dalam ruang naca. Secara keseluruhan mahasiswa cukup

puas dengan pelayanan yang diberikan petugas, dengan tingkat

kepuasan berkisar 75% – 88% dan rata-rata adalah 82%.

Berikut adalah parameter penilaian pelayanan yang diberikan: sikap

petugas dalam menjawab pertanyaan mahasiswa dengan senyum,

ramah, dan menyenangkan; sikap petugas dalam memberikan tanggapan

pelayanan; sikap petugas dalam menyelesaikan pelyanan sesuai janji

layanan; jumlah petugas memadai; kejelasan tugas dan fungsi dari

masing-masing petugas administrasi; kesiapan petugas di tempat pada

waktu jam kerja; fasilitas kerja dan peralatan yang memadai; efisiensi

metode pelayanan yang digunakan petugas; ketersediaan formulir/ berkas

yang dibutuhkan; kemudahan prosedur pelayanan; ketersediaan informasi

tentang pelayanan (orang, waktu, dan alur kerja); dan kenyamanan di

ruang unit pelayanan.

Gambar 3. Evaluasi kepuasan pelayanan publik (unit pelayanan ruang

baca)

c. Umpan balik mahasiswa tekait pelayanan Recording PS-S1 melalui

kuesioner.

Hasil dari umpan balik yang diberikan kepada mahasiswa kepada tenaga

administrasi recording pada umumnya mahasiswa mengeluhkan tentang

sikap petugas dalam menjawab pertanyaan mahasiswa dengan senyum,

ramah, dan menyenangkan serta sikap petugas dalam menyelesaikan

pelyanan sesuai dengan janji layanan. Secara keseluruhan mahasiswa

cukup puas dengan pelayanan yang diberikan petugas, dengan tingkat

kepuasan berkisar 76% – 84% dan rata-rata adalah 79%.

Berikut adalah parameter penilaian pelayanan yang diberikan: sikap

petugas dalam menjawab pertanyaan mahasiswa dengan senyum,

ramah, dan menyenangkan; sikap petugas dalam memberikan tanggapan

pelayanan; sikap petugas dalam menyelesaikan pelyanan sesuai janji

layanan; jumlah petugas memadai; kejelasan tugas dan fungsi dari

masing-masing petugas administrasi; kesiapan petugas di tempat pada

waktu jam kerja; fasilitas kerja dan peralatan yang memadai; efisiensi

metode pelayanan yang digunakan petugas; ketersediaan formulir/ berkas

yang dibutuhkan; kemudahan prosedur pelayanan; ketersediaan informasi

tentang pelayanan (orang, waktu, dan alur kerja); dan kenyamanan di

ruang unit pelayanan.

Gambar 3. Evaluasi kepuasan pelayanan publik (unit pelayanan

Recording PS-S1)

d. Umpan balik dari mahasiswa, dosen, dan karyawan mengenai evaluasi

pimpinan Jurusan Teknik Pengairan Fakultas Teknik Universitas

Brawijaya

Hasil dari umpan balik yang diberikan kepada mahasiswa, dosen, dan

tentag evaluasi pimpinan Jurusan Teknik Pengairan memberikan tingkat

kepuasan yang baik dengan rata-rata adalah 88%, responden menilai

kinerja pimpinan jurusan dengan 11 parameter yang diberikan dengan

skor antara 87% - 89%.

Berikut adalah parameter penilaian evaluasi pimpinan jurusan: memiliki

visi yang baik untuk Jurusan Teknik Pengairan; sifat terbuka, yaitu

kemauan, kerelaan, keikhlasan, dan keberanian untuk mempertanggung

jawabkan tindakan-tindakannya; memiliki kebijaksanaan untuk membuat

keputusan yang tepat dalam memastikan keberhasilan organisasi;

memiliki perhatian kepada dosen, staf, dan mahasiswa; dapat

mempengaruhi dan menginspirasi untuk menimbulkan semangat, gairah,

dan ketekunan dalam bekerja; gigih dalam mencapai tujuan kerja;

memiliki integritas yang baik dalam melaksanakan tugas kepemimpinan;

memiliki kedisiplinan tinggi; cepat dan tanggap dalam menyelesaikan

permasalahan secara bijaksana dan adil; kecakapan berkomunikasi:

kemampuan menyampaikan ide, pendapat serta keinginan dengan baik

kepada orang lain, serta dapat dengan mudah mengambil intisari

pembicaraan; kemampuan teknis kepemimpinan: mengetahui azas dan

tujuan organisasi. Mampu merencanakan, mengorganisasi,

mendelegasikan wewenang, mengambil keputusan, mengawasi, dan lain-

lain untuk tercapainya tujuan.

Gambar 3. Evaluasi pimpinan Jurusan Teknik Pengairan

VI. Penutup

Demikian laporan tinjauan manjemen ini dibuat sehingga dapat diperoleh

gambaran dari pelaksanaan program-program jurusan yang bertujuan untuk

meningkatkan kualitas pengelolaan program studi. Tentunya hal-hal yang

masih menjadi catatan sesegera mungkin dapat diperbaiki.