7/27/2019 Tim Proyek 4

1/8

TIM PROYEK

1. Pendahuluan

Secara umum pengertian tim proyek adalah semua personel yang tergabung

dalam organisasi pengelola proyek. Ada personel fungsional dari organisasi induk,

ada juga personel yang menjadi inti dari tim. Tim inti hanya bertanggung jawab ke

manajer proyek sedangkan personel fungsional melapor ke dua atasan, yakni

manajer operasional dan manajer proyek. Tim inti sering disebut juga dengan

project office.

Project office menunjukkan tempat fisik dimana tim proyek berkumpul dan

seluruh staff pendukung manajer proyek. Ada dua tempat kedudukan tim inti

proyek. Yang pertama tim inti bertempat di kantor pusat, yang akan menangani

pekerjaan-pekerjaan perencanaan: menyusun jadwal dan anggaran, desain dan

rekayasa, dan kegiatan-kegiatan pembelian material dan perlengkapan pendukung

proyek. Yang bertempat di kantor pusat adalah manajer proyek serta para staf ahli

untuk bidang-bidang yang tercakup dalam perencanaan, desain dan rekayasa danpengadaan. Pekerjaan pendahuluan proyek biasa dilakukan di kantor pusat.

Sedangkan anggota tim yang lain bertempat di lokasi proyek dengan dipimpin oleh

seorang manajer lapangan. Tugas utama tim dalam kelompok ini adalah

melaksanakan pekerjaan konstruksi/pembangunan dan pekerjaan-pekerjaan lain

yang berhubungan dengan pekerjaan konstruksi ini.

Ada beberapa jabatan penting dalam project office selain manajer proyek (MP).

Yang pertama kita akan membahas mengenai Manajer Proyek.

2. Manajer Proyek

Peran Manajer ProyekDalam proyek peran Manajer Proyek sangat penting dan menjadi sentral

dimana tanpa adanya MP maka tidak akan ada manajemen proyek. Peran

yang dimiliki seorang MP adalah sebagai integrator, komunikator, pembuat

keputusan, motivator, enterpreneurdan agen peubah.

Manajer Proyek berperan untuk mengintegrasikan beberapa kegiatan yang

berbeda untuk mencapai tujuan tertentu. Sebagai seorang utama dalam

manajemen proyek, ia mengintegrasikan apa saja dan siapa saja untuk

mecapai performansi yang ditargetkan.

Manajer Proyek juga seorang kumunikator. Dengan ini berarti ia menjadi

tempat terakhir menujunya laporan-laporan, memo, permintaan dan keluhan.

Ia mengambil input dari banyak sumber, mengolah dan menyampaikan

informasi ke beberapa pihak. Ia harus menyaring, mengolah, meringkas, dan

menyampaikan informasi untuk memastikan bahwa semua orang yang punya

peran dalam proyek mengetahui informasi mengenai kebijaksanaan, tujuan

anggaran, jadwal kebutuhan dan perubahan yang ada dalam proyek sesuai

dengan peran yang dipunyai.

7/27/2019 Tim Proyek 4

2/8

Sebagai pusat komunikasi. Manajer Proyek juga punya peran untuk

pengambilan keputusan. Keputusan yang menjadi wewenangnya antara lain

mengenai realokasi sumber daya, mengubah lingkup proyek,

menyeimbangkan kriteria biaya, jadwal dan performansi. Bahkan pada saat

dia tidak punya otoritas untuk membuat keputusan-keputusan tingkat tinggi

yang menjadi wewenang top management dia masih bisa mempengaruhikeputusan dan tindakan yang harus diambil.

Dalam proyek ada bermacam-macam kelompok yang berbeda yang harus

punya komitmen yang kuat untuk mencapai tujuan pokok. Dalam suatu

proyek Manajer Proyek-lah yang harus mengarahkan dan menumbuhkan

komitmen ini.

Manajer Proyek adalah juga seorang enterpreneuryang harus berusaha

untuk melakukan pengadaan dana, fasilitas dan orang agar proyek bisa

berjalan. Dia harus mampu mendapatkan orang yang terbaik dari unit

fungsional dengan melakukan negoisasi dengan para manajer fungsional.

Manajer Proyek juga seorang agen peubah yang mempelopori pemakaian ide

yang baru dan inovatif dan berusaha keras untuk mengatasi halangan untuk

melakukan perubahan.

Tanggung jawab Manajer Proyek

Tanggung jawab utama seorang MP adalah menyerahkan hasil akhir

proyek dalam kriteria waktu, biaya dan performansi yang telah ditetapkan,

termasuk profit yang ditargetkan. Tanggung jawab yang lain sangat

bergantung pada ukuran proyek, kemampuan MP, asal proyek, dan tugas-

tugas yang didelegasikan oleh pihak manajemen yang diatasnya.

Secara garis besar tanggung jawab Manajer Proyek adalah:1. Merencanakan kegiatan-kegiatan dalam proyek, tugas-tugas dan hasil

akhir, termasuk pemecahan pekerjaan, penjadwalan, dan penganggaran.

2. Mengorganisasikan, memilih dan menempatkan orang-orang dalam tim

proyek. Mengorganisasikan dan mengalokasikan sumber daya.

3. Memonitor status proyek.

4. Mengidentifikasikan masalah-masalah teknis.

5. Titik temu dari para kunstituen: subkontraktor, user, konsultan, top

management.

6. Menyelesaikan konflik yang terjadi dalam proyek.

7. Merekomendasikan penghentian proyek atau pengerahan kembali sumber

daya bila tujuan tidak tercapai.

3. Kompetensi dan Orientasi Manajer Proyek

7/27/2019 Tim Proyek 4

3/8

Seorang Manajer Proyek bekerja pada interface antara top managementdan para

teknologi atau teknisi, maka dia harus mempunyai kemampuan manajerial dan

sekaligus kompetensi teknis serta beberapa kualifikasi yang lain.

Bagaimana tingkat pentingnya kemampuan manajerial dan kemampuan teknis

sangat bergantung pada jenis proyek. Bagi proyek-proyek riset dan pengembangan

sangat dituntut Manajer Proyek dengan kemampuan teknis yang tinggi karenakompleksitas dan orientasi teknis dari proyek dan orang-orangnya. Sedangkan

dalam proyek pengembangan produk perlu kemampuan manajerial yang lebih

menonjol karena keterlibatan beberapa area fungsional yang berbeda.

Latar belakang yang luas juga perlu dipunyai oleh seorang manajer proyek.

Semakin tinggi perbedaan antar area fungsional lebih terbuka terjadinya konflik dan

semakin sulit untuk menyatukan mereka. Untuk itu Manajer Proyek perlu

mengetahui segala sesuatu seperti bagaimana teknik mereka, prosedur, dan

konstribusinya terhadap proyek.

Manajer Proyek juga perlu mempunyai pengetahuan dalam menggunakan alat-

alat manajemen seperti estimasi biaya, cash flow, penganggaran, insentif,

pinalti/hukuman dsb. Dia juga harus tahu tentang jenis kontrak dan konsekuensi

yang ada, juga tentang bagaimana memonitor dan mengendalikan proyek. Seorang

Manajer Proyek juga harus menjadi komunikator. Dia harus pandai menyampaikan

sesuatu pesan sekaligus mendengarkan orang lain bicara. Selain itu juga harus bisa

bekerja sama dengan orang lain serta menerima masukan.

Otoritas

Secara umum otoritas atau wewenang berarti kekuatan/power yang

dipunyai seseorang untuk memberi perintah ke orang lain untuk melakukan

sesuatu. Ada dua macam otoritas: otoritas legal dan otoritas karismatis. Yang

pertama mengacu pada hal-hal yang tertulis yang ditetapkan dalam uraianpekerjaan (job description) seseorang. Ini berkaitan dengan pendelegasian

kekuasaan, hirarki pelaporan, dan pengendalian sumber daya. Dengan

mempunyai otoritas legal seorang atasan mempunyai hak untuk memerintah

bawahannya. Pemilik otoritas legal mempunyai reward power yakni

kekuasaan untuk mengevaluasi dan memberi nilai pada bawahan.

Otoritas karismatis berkaitan dengan kekuatan yang dipunyai karena sifat-

sifat personal seperti penampilan atau kepribadian.

Dalam manajemen tradisional dianggap bahwa otoritas yang lebih besar

selalu dipunyai seseorang pada tingkat manajemen yang lebih tinggi. Ini

menganggap bahwa manajer pada tingkat lebih tinggi tahu lebih banyak dan

mempunyai posisi lebih tinggi untuk membuat keputusan, mendelegasikan

tanggung jawab dan memberi perintah. Pendapat ini mendapat banyak

tantangan karena pada kenyataannya banyak organisasi terutama yang

berbasis teknologi para manajer tidak mungkin tahu segala sesuatu untuk

membuat keputusan yang kompleks. Mereka sering kali tidak mengetahui

masalah teknis tertentu yang penting dan harus meminta saran dan nasehat

dari bawahannya yang lebih menguasai permasalahan.

7/27/2019 Tim Proyek 4

4/8

Di sisi lain ada yang dinamakan pengaruh (influence). Dalam hal ini

kemampuan mempengaruhi bisa timbul bukan karena otoritas legal yang

dimiliki seseorang, tetapi timbul karena pengetahuan dan kepribadian yang

dimiliki. Orang-orang dengan pengetahuan yang dimilikinya bisa

mempengaruhi orang lain tanpa harus memberi perintah. Begitu juga karena

kemenarikan kepribadian, keramahan seseorang bisa mempengaruhi oranglain.

Jika dalam organisasi tradisional (lini) otoritas dan pengaruh mengalir

secara vertikal maka dalam proyek ia bisa mengarah secara horisontal. Untuk

itu harus dipunyai otoritas legal sekaligus karismatis oleh seorang MP untuk

mensukseskan proyek.

Memilih Manajer Proyek

Setidaknya dapat dikelompokkan menjadi empat kategori kualifikasi yang

harus dipunyai untuk menjadi seorang Manajer Proyek yang berhasil.

Keempat kategori itu adalah: Karekteristik Personal

Karakteristik personal yang sebaiknya dimiliki seorang Manajer

Proyek antara lain:

Mempunyai fleksibilitas dan kemampuan beradaptasi yang

tinggi

Mempunyai kemampuan memimpin dan punya inisiatif

Percaya diri, bisa meyakinkan orang lain

Punya disiplin

Seorang generalis

Bisa menemukan masalah sekaligus membuat keputusan

Mampu menyeimbangkan antara masalah teknis dengan waktu,

biaya dan faktor manusia

Keterampilan Perilaku

Yang termasuk dalam kualifikasi ini antara lain kemampuan

mendengarkan secara aktif, komuniator yang baik, bisa menjalin

jaringan komunikasi informal. Ia juga harus bisa membangunkepercayaan dalam tim, menumbuhkan semangat tim. Seorang MP

perlu juga menguasai istilah-istilah teknis yang mungkin digunakan

oleh bawahannya untuk memperlancar proses komunikasi.

Keterampilan Bisnis

7/27/2019 Tim Proyek 4

5/8

Keterampilan bisnis perlu dipunyai oleh seorang MP karena

kemampuan ini akan sangat menunjang keberhasilan dalam

mengelola suatu proyek. Kemampuan yang dimaksud antara lain:

- Pemahaman mengenai organisasi dan masalah bisnis itu sendiri

-

Pemahaman mengenai manajemen secara umum yangmeliputi: pemasaran, pengendalian, pembelian, hukum,

administrasi karyawan, dan konsep umum mengenai

keuntungan

- Kemampuan mengubah kebutuhan bisnis menjadi kebutuhan

proyek

- Punya kemauan kuat dan aktif untuk mengajari, melatih dan

mengembangkan kemampuan bawahan

Kemampuan Teknis

Seorang Manajer Proyek perlu mengambil keputusan yang

berhubungan dengan hal-hal yang berhubungan dengan masalah

teknis. Untuk itu perlu mengetahui aspek teknis dari proyek yang

ditangani. Dalam proyek yang rendah kandungan teknologi

pemahaman teknis bisa didapat dari pengalaman maupun latihan-

latihan yang bersifat informal. Tetapi untuk proyek yang

melibatkan pemakaian teknologi tinggi pengetahuan mengenai

ilmu dan rekayasa sangatlah penting dimiliki seorang Manajer

Proyek.

Gambar 1Anggota Tim Proyek

MANAJERPROYEK

PROJECTENGINEER

WAKILFUNGSIONAL

CONTRACTADMINISTRATOR

PROJECTCOLLECTOR

CUSTOMERLIAISON

KOORDINATORPRODUKSI

QUALITYASSURANCESUPERVISOR

MANAJERLAPANGAN

PROJECTACCOUNTAN

7/27/2019 Tim Proyek 4

6/8

4. Anggota Tim Proyek

Contract Administrator

Contract Administrator terlibat dalam penyiapan proposal, negosiasi,

kontrak, mengintegrasikan keperluan dalam kontrak dengan rencana proyek,

mengidentifikasikan dan mendefinisikan perubahan-perubahan terhadap

lingkup proyek, mengkomunikasikan penyelesaian tahap-tahap penting,

dokumentasi masalah hukum, modifikasi kontrak.

Project Controller

Tugas project controller adalah membantu Manajer Proyek dalam

perencanaan, pengendalian, pelaporan, dan evaluasi. Bekerja sama dengan

manajer fungsional dalam mendefinisikan tugas dan hubungan tugas antar

bagian, dan menentukan orang-orang yang bertanggung jawab untuk

pengendalian tugas, memonitor kemajuan pekerjaan, mengevaluasi jadwal

dan kemuajuan biaya, merevisi estimasi waktu dan biaya untuk meyelesaikan

proyek.

Project Accountant

Membantu pekerjaan akuntasi dan finansial kepada Manajer Proyek,

membantu mengidentifikasikan tugas yang perlu dikendalikan, menyiapkan

estimasi biaya untuk pekerjaan-pekerjaan tertentu, menginvestasi masalah-

masalah finansial.

Customer Liason

Merupakan perwakilan teknis klien atau user dalam tim proyek. Ia

berperan serta dalam pembahasan teknis dan mereview apa yang sedang

berjalan dan membantu dalam pengubahan kontrak, bertanggung jawabmenjaga hubungan baik kontraktor-kustomer.

Production Coordinator

Merencanakan, memonitor, dan mengkoordiansikan aspek-aspek produksi.

Tanggung jawabnya meliputi review semua dokumentasi engineering yang

dikeluarkan untuk manufakturing, memonitor pengadaan dan perakitan

komponen, memonitor ongkos produksi, membuat jadwal untuk aktivitas

yang berhubungan dengan produksi.

Manajer Lapangan

Mengawasi pemasangan, pengujian, pemeliharaan dan menyerahkan hasil

akhir proyek kepada pelanggan. Tanggung jawabnya meliputi penjadwalan

operasi-operasi di lapangan, memonitor biaya pekerjaan di lapangan,

mengawasi personel di lapangan, dan berhubungan dengan manajer proyek.

Quality Assurance Supervisor

7/27/2019 Tim Proyek 4

7/8

Mengatur dan membuat prosedur pemeriksaan untuk memastikan

pemenuhan kualitas sesuai kebutuhan. Dia harus membangkitkan kepedulian

terhadap kualitas, perbaikan metode kerja dan mencapaizero defect.

5. Peran Lain di Luar Tim Proyek

Manajer Program

Ada kalanya dalam suatu waktu perusahaan mempunyai banyak proyek

yang harus ditangani. Masing-masing proyek dipimpin oleh seorang Manajer

Proyek. Perusahaan perlu juga menempatkan orang untuk

mengkoordinasikan para Manajer Proyek ini. Peran ini bisa dinamakan

Manajer Program atau Direktur Proyek. Orang yang duduk dalam jabatan ini

akan mengawasi seluruh proyek. Secara lebih rinci tugas dari manajer

program adalah:

Mengarahkan dan mengevaluasi kegiatan-kegiatan dari seluruh

manajer proyek

Memastikan bahwa arah dari semua proyek ini tidak melenceng dari

tujuan strategis perusahaan

Bekerja sama dengan para pimpinan fungsional perusahaan untuk

melakukan alokasi sumber daya dan menyelesaikan konflik pemakaian

sumber daya antar proyek dengan cara melakukan prioritas.

Memastikan bahwa perubahan yang terjadi dalam suatu proyek tetap

memperhatikan batasan biaya, waktu dan performansi dari proyek-

proyek lain

Membantu dalam mengembangkan kebijakan-kebijakan, perencanaan

dan teknik-teknik pengendalian manajemen proyek

Manajemen Puncak

Manajemen puncak bertanggung jawab untuk mensukseskan

pelaksanaan manajemen proyek. Sehingga ada beberapa tugas yang

harus dikerjakannya.

Menetapkan secara jelas tanggung jawab dan wewenang manajerproyek reatif terhadap manajer yang lain

Menentukan lingkup dan batasan tanggung jawab pengambilan

keputusan yang dimiliki manajer proyek

Menetapkan kebijaksanaan dalam penyelesaian konflik dan penetapan

prioritas

7/27/2019 Tim Proyek 4

8/8

Menjabarkan tujuan-tujuan yang akan digunakan untuk mengevaluasi

performansi manajer proyek

Merencanakan dan memberikan dukungan pada suatu sistem

manajemen proyek yang bisa menyediakan informasi yang berguna

untuk perencanaan, pengendalian, pemeriksaan dan evaluasi proyek-

proyek yang dilaksanakan.