Teknologi Informasi Dalam Organisasi

Pertemuan 8

Teknologi Informasi dalam Organisasi

Permasalahannya

Teknologi komunikasi komputer seperti surat elektronik (e-mail), videoconferencing, voice messaging, faksimil, dan papan buletin komputer mengubah cara kita bekerja.

Komunikasi bermedia komputer memperlancar penanggulangan hambatan-hambatan karena batasan ruang dan waktu,jadi lokasi pegawai secara fisik sudah tidak relevan lagi.

Teknologi komunikasi .: suatu sistem kegiatan atau kekuatan dua orang atau lebih, yang dikoordinasikan secara sadar (Bernard). Bentuknya spt: telegram, telepon, atau surat elektronik.

Komunikasi bermedia komputer dapat menerobos hierarki tradisional dan hambatan-hambatan departemennya dengan mudah, batas-batas organisasi dapat hilang. Proses komunikasi organisasi , komunikasi bermedia komputer dapat menentukan norma-norma, perilaku, dan keputusan organisasi.

Teknologi komunikasi telah mengalami revolusi bagi tempat kerja dengan memperbolehkan orang mengirim pesan lebih cepat dan lebih efisien. Kecepatan komunikasi telah banyak membantu kemampuan manajer untuk melaksanakan pekerjaan global tanpa harus bekerja 24 jam sehari.

Masalah Struktural dan Jelajah Komunikasi

Struktur organisasi dapat dipandang dengan berbagai cara, sebagai suatu objek empiris, sekumpulan hubungan yang dirundingkan, sebuah sistem, atau sebuah pembawa proses sosial.

Organisasi dapat dipandang sebagai entitas yang diciptakan secara formal ataruktu sebagai pola-pola perilaku yang dikontruksi secara sosial.

Struktur organisasi adalah wilayah kunci perhatian bagi mereka yang bekerja dalam organisasi. Mengapa?

Arah aliran informasi berhubungan langsung dengan bagaimana seharusnya pekerjaan dilakukan dan siapa yang memiliki akses ke dalam informasi serta siapa yang mengendalikan informasi tersebut.

Struktur organisasi dapat “tinggi” seperti dalam suatu piramid atau “datar” seperti dalam desain matriks dengan saluran-saluran informasinya yang berganda dan saling tumpang tindih.

Sifat utama surat eletronik atau komputer adalah kemampuannya untuk mengatasi kendala-kendala ruang dan waktu. Selain itu, memberi kesempatan untuk mengubah jarak dan wilayah komunikasi seseorang.

Dengan hubungan surat elektronik arah dan pola-pola komunikasi menjadi tidak terbatas. Kemungkinan jika pegawai menggunakan surat elektronik untuk jaringan komunikasi mereka ukuran, kerapatan, jarak akan berubah.

Surat elektronik dapat digunakan untuk menanggukangi batas-batas kendala tradisional, namun dapat juga dipakai untuk memperkuat norma-normayang ada dan mencerminkan hierarki tradisional organisasi bila ditetapkan oleh kebijakan organisasi.

Jelas berubah atau tidak struktrtur yang terdapat diorganisasi dengan masuknya surat elektronik atau teknologi komunikasi lainnya. Budaya organisasi juga dapat membatasi kemampuan organisasi untuk mengubah jarak, pola, dan arah komunikasinya.

Kesempurnaan Media

Kesempurnaan media atau kehadiran sosial didefinisikan sebagai kapasitas pengangkut – informasi yang mungkin atau respons – respons umpan balik suatu medium, ini meliputi komunikasi nonverbal, isyarat – isyarat sosial., informasi ekuivokal, proksimitas fisik, dan status.

Teori kesempurnaan media, atau pilihan rasional, mengemukakan bahwa orang memilh secara sadar media komunikasi berdasarkan pada “kesempurnaan” yang menjadi sifat medium , dan tingkat keselarasan “kesempurnaan” tersebut dengan peristiwa komunikasi

Dalam teori kesempurnaan media sendiri menyatakan bahwa komunikasi diperlancar oleh pemilihan media komunikasi “sempurna” dalam konteks yang amat ekuivokal. Namun sebaliknya suatu komunikasi disebut efektif jika seseorang memilih media “buruk” dalam situasi yang tidak ambigu. Dalam teori ini menyatakan bahwa pemilihan medium tidak perlu merupakan suatu keputusan terencana atau disadari.

Manajer efektif .: mereka yang berpengalaman dan berhasil dalam organisasi, lebih mahir menyesuaikan medium yang “benar” dengan situasinya.

Dengan kata lain manajer ini dapat mengetahui kapan sebaiknya memilih media “sempurna” atau media “buruk” dan menyesuaikannya secara benar dengan situasinya. Berdasarkan model pengaruh sosial komunikasi dari Ryu dan Fulk berasumsi bahwa bila sebuah kelompok secara sosial mengkonstruksi bahwa penggunaan surat elektronik diterima dalam situasi ambigu, maka pemilihan penggunaannya akan sesuai dan efektif dalam situasi tersebut.

Berbeda dengan teori kesempurnaan – informasi Daft dan Lengel mengemukakan bahwa hasil – hasil penggunaan media adalah akibat dari pemilihan rasional secara objektif berdasarkan pada kapasitas medium untuk menyediakan umpan balik, Fulk dan lain – lainnya menyatakan bahwa penggunaan media dikonstruksi secara sosial, oleh karena itu pemilihan media mungkin berbeda antara kelompok dengan kelompok, dan dari orang ke orang.

Namun menurut suatu penelitian multi – organisasi, menemukan bahwa surat elektronik, medium yang kurang sempurna, lebih banyak digunakan oleh para manajer daripada oleh pegawai biasa atau pegawai teknis.

Penggunaan surat elektonik oleh para manajer bertentangan dengan implikasi teori kesempurnaan media, bahwa para manajer, dalam konteks sosial mereka menggunakan surat elekronik sebagai pengganti komunikasi tatap – muka.

Model kesempurnaan media mengasumsikan bahwa, karena sifat kesempurnaan yang melekat pada komunikasi tatap muka akan menjadi pilihan rasional yang objektif bagi perundingan.

EFISIENSI dan PRODUKTIVITAS

Pembenaran untuk pemasangan suatu teknologi baru, dengan asumsi bahwa sebagai hasil dari peningkatan yang diperkirakan dalam efisiensi dan produktivitas, suatu organisasi dapat menjadi lebih efisien. Bahwa kenaikan dalam efisiensi dan produktivitas sebagai penyempurnaan dalam cara organisasi berfungsi.

PERINGATAN

Tujuan efisiensi suatu organisai bersifat khas, dapat berupa peningkatan keluaran untuk jumlah masukan yang sama, atau penurunan masukan untuk jumlah keluaran yang sama, atau kedua – duanya.

Asumsi mendasar oleh banyak organisasi bahwa mereka akan memperoleh manfaat secara ekonomis karena organisasinya “diotomatiskan” dan menjadi lebih “produktif dan efisien”. Namun, ada kemungkinan bahwa medium seperti surat eleltronik dapat mengakibatkan, misalnya “kelebihan beban informasi”

Terdapat sejumlah jenis tugas dan pekerjaan organisasi yang tidak dapat diukur, contohnya kualitas kondisi pekerjaan. Sebaiknya, Ketika mengevaluasi surat elektronik manajemen harus memperhitungkan sukses suatu departemen atau organisasi secara keseluruhan.

Surat elektronik dapat menyediakan suatu substitusi aktif untuk media lain. Ini jelas berkaitan dengan masalah produktivitas dan efisiensi.

Hitz menunjukkan bahwa mungkin ada pengaruh lain, (surat elektronik ditambahkan ke dalam komunikasi lain bukannya menggantikan komunikasi itu) atau ada pengaruh rembetan, (komunikasi tambahan yang diciptakan oleh surat elektronik mendorong lebih banyak lagi komunikasi melalui media lain).

Salah satu masalah yang dihadapi organisasi adalah bahwa perhatian yang sempit pada kemampuan produksi (yaitu keluaran) membatasi kemampuan organisasi untuk menerapkan teknologi baru. Kemampuan suatu organisasi untuk menyesuaikan terhadap perubahan dan inovasi, seharusnya menjadi tujuan utama bila mengambil teknologi komunikasi baru.

Pengaruh sosial medium komunikasi baru, sprts surat elektronik, dalam organisasi menciptakan isu – isu baru mengenai kebiasaan kerja serta struktur, kualitas dan kuantitas komunikasi antaprtsonal.

Sejak surat elektronik diperkenalkan, sampai tingkat tertentu keberhasilan bergantung pada banyak faktor, disini juga harus mempertimbangkan bagaimana interaksi antar pegawai, persepsi dan sikap mereka terhadap medium baru, selain dari apa yang dapat dilakukan oleh medium itu sendiri, mempengarui penggunanya.

Pemahaman mengenai setiap teknologi komunikasi baru dan khususnya medium baru seperti surat elektronik, harus mencakup penggunaan dan persepsi pegawai terhadap hal tersebut.

Penggunaan rasional untuk surat elektronik atau setiap teknologi komunikasi baru lainnya sebagai peralatan tambahan untuk organisasi, tetapi pegawai menciptakan dan mulai memahami organisasi dan perangkat tersebut ketika mereka berinteraksi dan berkerjasama.

KEKUASAAN DAN PEMBERDAYAAN dalam ORGANISASI

Pada dasarnya, organisasi mempunyai sifat berusaha memenuhi beberapa jenjang keteraturan tertentu sehingga dapat bertambah dan mencapai tujuanya. Ini berarti organisasi harus dapat mengajak anggotanya bersikap dengan cara-cara yang bermanfaat bagi organisasi. Ini dapat meliputi suatu keteraturan (order) yang dirundingkan, tetapi pengaturan manusialah yang melibatkan pelaksanaan kekuasaan. Individu yang bergabung dengan organisasi atau mereka untuk melakukan hal ini adalah dengan menggunakan kekuasaan.

Clegg mengemukakan bahwa: organisasi pada dasarnya .: pengendalian "dalam memperluas kekuasaan melalui pendelegasian, orang harus dapat menyatukan delegasi dengan kekuasaan yang mengesahkan".

Dalam kebanyakan kasus, individu dalam organisasi juga menginginkan rasa kendali (sense of control).

Kekuasaan apa yang digunakan dan bagaimana menggunakannya penting bagi masalah kepentingan siapa yang dilayani dan untuk tujuan apa.

Organisasi menggambarkan suatu bagian nyata dari bagian dari kehidupan dan bagian dari identitas pribadi. Istilah pemberdayaan (empowerment) merujuk kepada proses yang menyangkut cara individu menggunakan kekuasaan dalam organisasi.

Konsep tradisional mendefinisikan kekuasaan sebagai kemampuan perorangan untuk menentukan dan membatasi hasil-hasil. Ada pula yang melihat kekuasaan sebagai pengaruh yang diharapkan.

Riker berpendapat bahwa kekuasaan adalah kemampuan menggunakan pengaruh sedangkan alasan adalah penggunaan pengaruh yang sebenarnya.

Selanjutnya Cleeg memandang apakah kekuasaan didistribusikan secara meluas atau dipegang kalangan atas. Apakah tidak mengambil keputusan adalah sebuah tindakan atau bukan, apakah kekuasaan suatu kemampuan untuk bertindak atau melaksanakan tindakan.

Mintzberg melihat kekuasaan dipusatkan kepada siapa yang memperoleh kekuasaan, kapan kekuasaan diperoleh, bagaimana memperolehnya, mengapa orang memperoleh kekuasaan.

Boulding, mengemukakan gagasan bahwa kekuasaan itu, dalam arti luas, sampai tingkat mana dan bagaimana kita memperoleh yang kita inginkan. Bila hal ini diterapkan pada lingkungan organisasi, ini adalah masalah penentuan di seputar bagaimana organisasi memperoleh apa yang diinginkannya dan bagaimana pada pemberi adil dalam organisasi memperoleh apa yang mereka inginkan. Dalam hal ini, kekuasaan di pandang sebagai kemampuan perorangan atau kelompok untuk mempengaruhi, member perintah, dan mengendalikan hasil-hasil organisasi.

Konsep Kekuasaan dan Organisasi

Gagasan tradisional tentang kekuasaan memfokuskan pada individu dan pelaksanaan kekuasaannya. French dan Raven mendasarkan kekuasaan A terhadap B pada lima jenis kekuasaan yaitu:

1.Kekuasaan Penghargaan (Reward Power)Sumber kekuasaan ini didasarkan pada kemampuan orang untuk mengontrol sumber daya dan memberi penghargaan kepada orang lain. Selain itu, orang yang diberdayakan harus menghargai jenis penghargaan ini. Dalam konteks organisasi, manajer harus mempunyai penhargaan potensial, seperti peningkatan gaji, promosi, informasi berharga, umpan balik, dan penghargaan lain yang tersedia untuk mereka.

2. Kekuasaan Koersif (Coersive Power)

Sumber kekuasaan ini tergantung pada ketakutan. Orang dengan kekuasaan koersif mempunyai kemampuan untuk menimbulkan konsekuensi hukuman atau aversif pada orang lain, atau paling tidak melakukan apa yang diyakini orang lain akan menghasilkan hukuman atau hasil yang tidak diinginkan. Dalam konteks organisasi, manajer sering mempunyai kekuasaan koersif dimana mereka dapat memecat atau menurunkan orang yang bekerja pada mereka, atau memotong gaji mereka.

3. Kekuasaan Legitimasi (Legimate  Power)

Kekuasaan legitimasi hampir serupa dengan otoritas dan berhubungan dekat dengan kekuasaan penghargaan dan koersif karena orang dengan legitimasi juga berada dalam posisi memberi penghargaan dan menghukum. Perbedaannya, kekuasaan legitimasi tidak bergantung pada hubungan dengan orang lain, tetapi lebih kepada posisi atau peranan yang dimiliki seseorang. Misalnya, orang memperoleh legitimasi dikarenakan gelar mereka (kapten atau wakil presiden eksekutif) atau posisi (tertua dalam keluarga atau pegawai dalam perusahaan) daripada kepribadian mereka atau bagaimana mereka memengaruhi orang lain.

4. Kekuasaan Referen (Referent Power)

Jenis kekuasaan ini berasal dari hasrat sebagian orang untuk dikenal agen yang memegang kekuasaan. Mereka ingin dikenal tanpa memerdulikan hasil. Orang memberi kekuasaan karena mereka menarik dan mempunyai sumber daya atau karakteristik kepribadian yang diinginkan. Dalam konteks organisasi, kekuasaan referen jauh berbeda dari jenis kekuasaan lain. Misalnya, manajer dengan kekuasaan referen harus menarik bagi karyawan mereka sehingga karyawan mau mengenal manajer tanpa memedulikan apakah manajer mempunyai kemampuan untuk memberi penghargaan atau hukuman atau apakah mereka mempunyai legitimasi.

5. Kekuasaan Keahlian (Expert  Power)

Didasarkan pada seberapa orang mempunyai atribut pengetahuan dan keahlian untuk memegang kekuasaan. Dalam organisasi, staf spesialis mempunyai kekuasaan keahlian dalam area fungsional mereka, tetapi tidak diluar area tersebut. Misalnya, insinyur diberikan kekuasaan keahlian dalam masalah produksi, tetapi tidak dalam masalah personalia atau humas.

Organisasi dan kekuasaan hendaknya memiliki interaksi yang sangat erat. Sama dengan halnya dengan struktur organisasi, kekuasaan kekuasaan tidak dapat mempertahankan dirinya tanpa orang-orang yang mengesahkan dirinya melalui perilaku, sementara itu sepereti sudah disebutkan sebelumnya bahwa orang didalam organisasi melakukan usaha untuk mencapai tujuan organisasi untuk itu di perlukan sebuah kekuasaan.

Boulding menemukan ada 3 jenis kekuasaan dalam mempertahankan organisasi yaitu: a) Kekuasaan yang bersifat menghancurkan, menghasilkan, dan menyatukan. Kekuasaan destruktif adalah kekuasaan untuk potensi menghancurkan dan mengancam. b) Kekuasaan produktif atau menghasilkan bersifat ekonomik dan meliputi kekuasaan untuk menghasilkan dan menjual. c) Kekuasaan integratif berarti berarti mendorong kesetiaan, menyatukan orang bersama dan mampu menggerakan kearah tujuan bersama. Menurut Boulding kekuasaan integratif adalah bentuk kekuasaan yang paling dominan.

Dinamika Komunikasi Organisasi

Gagasan komunikasi mula-mula (secara tradisional) melihat komunikasi sebagai alat atau transmisi. Komunikasi menitik beratkan pada gagasan pengiriman, penyebaran dan pemberian informasi kepada orang lain untuk upaya mengendalikan. Ada gagasan lain yang mengemukakan bahwa komunikasi bukan hanya alat tetapi sebagai sarana pikiran yaitu komunikasi dipakai untuk maksud tertentu seperti memberi instruksi, membujuk untuk memperoleh kekuasaan.

Komunikasi dan Proses Pemberian Kekuasaan

Bagian penting pemberdayaan adalah pengenalan kondisi-kondisi yang membangkitkan perasaan-perasaan tidak berdaya. Dalam organisasi, manusia merasa tidak berdaya apa bila mereka tidak memiliki akses kepada informasi yang mempengaruhi pekerjaan dan kesejahteraan mereka.

Konsep pemberian kekuasaan atau pemberdayaan (empowerment) memiliki beberapa dimensi. Conger dan Kanungo menyatakan bahwa pemberdayaan dapat ditinjau dari relasional dan motivasional.

Praktek komunikasi misalnya penggunaan bahasa lisan sangat dominan disini. Misalnya penggunaan istilah untuk arti tertentu atau Habermas menekankan praktek komunikasi dalam kekuasaan ini menekankan pada kompetisi komunikasi yang digunakan bersama (pemahaman atau konsep yang dipahami bersama) serta dialog. Komunikasi seperti inilah kadang atau cendrung diabaikan dalam kekuasaan.

Hal yang tidak kalah penting dalam pembahasan pemberdayaan adalah pengenalan kondisi yang membangkitkan perasaan tidak berdaya. Dalam organisasi manusia akan merasa tidak berdaya apabila mereka tidak memiliki akses terhadap informasi yang mempengaruhi pekerjaan dan kesejahteraan mereka. Sebagai contoh struktur birokrasi memiliki masalah yang mengarah pada rasa tidak berdaya. Amiguitas peranan, harapan terhadap peranan yang berlebihan serta konflik juga merupakan faktor konstektual yang dapat menciptakan ketidakberdayaan.

Oleh karena itu pemberdayaan adalah kesempatan pada pegawai yang memungkinkan menggunakan kemampuanya, disampinng itu iklim komunikasi yang aman, terbuka dan masuk akal yang harus diciptakan.

Kondisi yang memungkinkan manusia mengetahui peran mereka apakah pentingnya peranan tersebut bagi perusahaan secara keseluruhan serta memungkinkan keterlibatan bersama terhadap hasil merupakan cerminan lingkungan yang melaksanakan pemberdayaan.

Dalam hal komunikasi dan pelaksanaan kekuasaan kita tidak perlu melihat kekuasaan selalu dalam arti negatif. Kekuasaan itu positif dalam arti bahwa ia dapat menyebabkan tujuan tercapai dan masalah terselesaikan. Kanter memandang bahwa kekuasaan tidak sebagai dominasi hierarkhis melainkan sebagai kemampuan untuk menyelesaikan segala sesuatu organisasi harus mencerminkan penggunaan kekuasaan yang bijaksana.

Komunikasi dan Pelaksanaan Kekuasaan Komunikasi dalam suatu organisasi harus mencerminkan

penggunaan kekuasaan yang bijaksana. Boulding berpendapat bahwa mempertahankan kekuasaan mungkin bergantung pada pengetahuan kapan untuk manggunakan kekuasaan itu.

Kekuasaan yang dilaksanakan secara bijaksana mungkin sama sekali tidak digunakan. Misalnya, seorang manajer mendelegasikan otoritas kepada bawahannya untuk melakukan suatu tugas, komunikasi harus mendukung yaitu manajer setidaknya memberi memo, atau merinci tugas yang harus dikerjakan

Komunikasi dengan menempatkan posisi manusia lebih rendah adalah suatu wujud pelaksanaan kekuasaan. Ini mengisyaratkan suatu hubungan yang memaksakan dominasi tanpa sepengetahuan orang yang melakukannya, dan mungkin tidak selalu disadari oleh orang tersebut.

Banyak isu gender (bahasa seksis, bahasa seksual) merupakan isu kekuasaan. Sesuatu yang tanmpak tidak ada salahnya bagi seseorang, dapat saja dipandang sebagai penindasan oleh orang lain. Misalnya istilah freshman dapat saja menimbulkan pertentangan. Alasanya, kata tersebut khusus untuk pria sehingga mengabaikan keberadaa kaum wanita. Meskipun istilah ini sudah ada sejak dulu dan tidak menyangkut jenis kelamin lagi. Dalam istilah komunikasi, yang penting adalah "penciptaan pesan". Bahasa tidak sekedar kecermatan politis. Masalah persamaan lebih penting daripada kecerdasan politis.

Kekuasaan adalah kemampuan mempengaruhi, mengatur, atau mengendalikan dan merupakan bagian yang merekat pada proses organisasi. Kekuasaan tidak hanya terletak pada manusia dan sumber daya, tetapi juga pada struktur sosial itu sendiri.

Struktur organisasi memperbolehkan dan membatasi penggunaan kekuasaan. Struktur ini disahkan melalui prilaku komunikasi. Struktur organisasi diciptakan, dipertahankan , dan ditranformasikan melalui proses komunikasi.

Komunikasi bukan hanya berlaku sebagai suatu mekanisme kekuasan tetapi juga merupakan kekuasaan dalam arti aturan-aturan, praktik-praktik dan cara pandang dalam wacana yang bersangkutan. Praktik-praktik diskusi,penulisan, dan argumentasi merupakan baagian yang melekat pada struktur.

Organisasi yang mendambakan inovasi, perubahan, dan andil maksimal dari pada anggotanya akan menjalankan komunikasi yang meberdayakan semua pesertanya. Kekuasaan dapat menjadi kekuasaan positif bila dibagikan, dikembangkan pada lain, dan digunakan secara bijaksana, yakni memperbolehkan pendapat yang beraneka ragam, menumbuhkan kemampuan diri, saran-saran dan saling menjamin kondisi yang memberi kesempatan untuk saling mempengaruhi.

Any Qestions???

Terima Kasih