Teknik Persidangan Dalam Organisasi

Persidangan adalah sebuah media atau tempat untuk merumuskan suatu permasalahan yang muncul dalam suatu komunitas yang didalamnya mutlak terdapat beberapa perbedaan faham dan kepentingan yang dimilikinya. Persidangan juga dibuat dalam rangka merumuskan hal-hal yang menjadi kebutuhan sebuah kelompok/organisasi dalam menjalankan tata kerja organisasi tersebut. Persidangan itu sendiri dibuat melalui mekanisme-mekanisme yang telah dibuat sebelumnya.

Mekanisme yang ada didalam persidangan ini berfungsi untuk menjaga keteraturan setiap elemen yang ada didalam sidang tersebut agar persidangan dapat berjalan lancar secara harmonis dan kondusif. Demi kelancaran sebuah persidangan, hendaknya didukung oleh beberapa perangkat-perangkat yang ada didalamnya, diantaranya adalah :

1. Pimpinan sidang adalah orang-orang yang telah ditunjuk sebelumnya oleh peserta sidang yang mempunyai tugas untuk mengarahkan sidang dan ,menetapkan hasil keputusan yang telah disepakati oleh seluruh peserta sidang. Pimpinan sidang biasanya terdiri dari 3 (tiga) orang, yakni pimpinan sidang ketua; pimpinan sidang sekretaris (notulen) yang bertugas untuk mencatat segala ketetapan yang telah disepakati dalam persidangan untuk kemudian diarsipkan; dan pimpinan sidang anggota yang mendampingi kedua pimpinan sidang ketua dan pimpinan sidang sekretaris.2. Materi sidang adalah materi/konsep permasalahan yang akan dibahas didalam persidangan. Materi ini merupakan rangkuman dari beberapa pokok-pokok permasalahan yang ada dalam tubuh organisasi tersebut.3. Peserta sidang adalah peserta yang mengikuti proses persidangan yang merupakan anggota dari organisasi tersebut. Peserta sidang ini nantinya merupakan penentu setiap kebijakan/keputusan dari permasalahan yang dibahas dalam persidangan.

1. DASAR PEMIKIRANPermusyawaratan dalam MUBES/KONGRES/RAKER membutuhkan persidangan-persidangan. Hal ini dilakukan secarafokus dan berimbang untuk mendapatkan hasil yang maksimal. Keputusan terbaik pada akhirnya akan lahir daripemahaman dan ketaatan terhadap aturan didalam sebuah persidangan.Persidangan didefinisikan sebagai pertemuan formal organisasi guna membahas masalah tertentu dalam upaya untukmenghasilkan keputusan yang dijadikan sebagai sebuah Ketetapan. Keputusan dari persidangan ini akan mengikatkepada seluruh elemen organisasi selama belum diadakan perubahan atas ketetapan tersebut. Ketetapan ini sifatnyafinal sehingga berlaku bagi yang setuju ataupun yang tidak, hadir ataupun tidak hadir ketika persidangan berlangsung

JENIS PERSIDANGAN1)Sidang Plenoa.Sidang Pleno diikuti oleh seluruh peserta dan peninjau Permusyawaratanb.Sidang Pleno dipimpin oleh Presidium Sidangc.Sidang Pleno dipandu oleh Steering Committeed.Sidang Pleno membahas dan memutuskan segala sesuatu yang berhubungan dengan Permusyawaratan2).Sidang Paripurnaa.Sidang Paripurna diikuti oleh seluruh peserta dan peninjau Permusyawaratanb.Sidang Paripurna dipimpin oleh Presidium SidangcSidang Paripurna mengesahkan segala ketetapan dan keputusan yang berhubungan dengan Permusyawaratan3).Sidang Komisia.Sidang Komisi diikuti oleh anggota masing-masing Komisib.Anggota masing-masing Komisi adalah peserta dan peninjau yang ditentukan oleh Sidang Plenoc.Sidang Komisi dipimpin oleh seorang pimpinan dibantu seorang Sekretaris Sidang Komisid.Pimpinan Sidang Komisi dipilih dari dan oleh anggota Komisi dalam Komisi tersebute. Sidang Komisi membahas materi-materi yang menjadi tugas dari Komisi yang bersangkutan

ATURAN PERSONALIA SIDANG1.PesertaHak peserta:a.Hak Bicara, adalah untuk bertanya, mengeluarkan pendapat dan mengajukan usulan kepada pimpinan baik secaralisan maupun tertulisb.Hak Suara, adalah hak untuk ikut ambil bagian dalam pengambilan keputusanc.Hak Memilih, adalah hak untuk menentukan pilihan dalam proses pemilihand.Hak Dipilih, adalah hak untuk dipilih dalam proses pemilihanKewajiban peserta:a.Mentaati tata tertib persidangan/permusyawaratanb.Menjaga ketenangan/harmonisasi persidangan2.PeninjauHak Peninjau:-.Hak Bicara, adalah untuk bertanya, mengeluarkan pendapat dan mengajukan usulan kepada pimpinan baik secaralisan maupun tertulisKewajiban Peninjau:a.Mentaati tata tertib persidangan/permusyawaratanb.Menjaga ketenangan/harmonisasi persidangan

ATURAN PERSONALIA SIDANG1.PesertaHak peserta:a.Hak Bicara, adalah untuk bertanya, mengeluarkan pendapat dan mengajukan usulan kepada pimpinan baik secaralisan maupun tertulisb.Hak Suara, adalah hak untuk ikut ambil bagian dalam pengambilan keputusanc.Hak Memilih, adalah hak untuk menentukan pilihan dalam proses pemilihand.Hak Dipilih, adalah hak untuk dipilih dalam proses pemilihanKewajiban peserta:a.Mentaati tata tertib persidangan/permusyawaratanb.Menjaga ketenangan/harmonisasi persidangan2.PeninjauHak Peninjau:-.Hak Bicara, adalah untuk bertanya, mengeluarkan pendapat dan mengajukan usulan kepada pimpinan baik secaralisan maupun tertulisKewajiban Peninjau:a.Mentaati tata tertib persidangan/permusyawaratanb.Menjaga ketenangan/harmonisasi persidangan

3.Presidium Sidanga.Presidium Sidang dipilih dari dan oleh peserta Permusyawaratan melalui Sidang Pleno yang dipandu oleh PanitiaPengarahb.Presidium Sidang bertugas untuk memimpin dan mengatur jalannya persidangan seperti aturan yang disepakatipesertac.Presidium Sidang berkuasa untuk memimpin dan menjalankan tata tertib persidangan

Syarat-syarat Presidium Sidang :a.Mempunyai sifat leadership, bijaksana dan bertanggung jawabb.Memiliki pengetahuan yang cukup tentang persidanganc.Peka terhadap situasi dan cepat mengambil inisiatif dalam situasi kritisd.Mampu mengontrol emosi sehingga tidak terpengaruh kondisi persidanganSikap Presidium Sidang :a.Simpatik, menarik, tegas dan disiplinb.Sopan dan hormat dalam kata dan perbuatanc.Adil, bijaksanan dan menghargai pendapat peserta

ATURAN KETUKAN PALU dan kondisi-kondisi lain :Ø1 kali ketukan

a.Menerima dan menyerahkan pimpinan sidang.b.Mengesahkan keputusan/kesepakatan peserta sidang poin perpoin (keputusan sementara).c.Memberi peringatan kepada peserta sidang agar tidak gaduh.d.Menskors dan mencabut kembali skorsing sidang yang waktunya tidak terlalu lama sehingga peserta sidang tidak perlumeninggalkan tempat sidang.e.Mencabut kembali / membatalkan ketukan terdahulu yang dianggap keliru.2 kali ketukan :Untuk menskorsing atau mencabut skorsing dalam waktu yang cukup lama, misalnya istirahat, lobying,sembahyang,makan.Skorsing ialah penundaan persidangan untuk sementara waktu.Lobying ialah suatu bentuk kompromi dalam menyelesaikan perbedaan pendapat dalam pengambilan keputusan3 kali ketukan :a.Membuka/menutup sidang atau acara resmi.b.Mengesahkan keputusan final /akhir hasil sidang.

Contoh kalimat yang dipakai oleh Presidium Sidang1.Membuka sidang“Dengan mengucap Bismilahirahmanirahim, sidang pleno I saya nyatakan dibuka. “ tok…….tok…….tok2Menutup sidang“Dengan mengucap Alhamdulillahriabilalamin, sidang pleno I saya nyatakan ditutup.” Tok……..tok……..tok3. Mengalihkan pimpinan sidang“Dengan ini pimpinan sidang saya alihkan dari presidium ...kepada presidium...” tok.4Mengambil alih pimpinan sidang“Saya terma pimpinan sidang dari pesidium ...,Dengan ini pimpinan sidang saya ambil alih “ tok5 Menskorsing sidang“Dengan ini sidang saya skorsing selama 15 menit” tok……….tok.6Mencabut skorsing“Dengan ini skorsing 15 menit saya cabut dan saya nyatakan sidang dilanjutkan“ tok…….tok.7Memberi peringatan kepada peserta sidangTok………. “Peserta sidang harap tenang !”

QUORUM DAN PENGAMBILAN KEPUTUSAN1.Persidangan dinyatakan syah/quorum apabila dihadiri oleh sekurang-kurangnya ½ n + 1 dari peserta yang terdaftar pada Panitia (OC)2.Setiap keputusan didasarkan atas musyawarah untuk mufakat, dan jika tidak berhasil diambil melalui suara terbanyak (½ + 1) dari peserta yang hadir di persidangan

3.Bila dalam pengambilan keputusan melalui suara terbanyak terjadi suara seimbang, maka dilakukan lobbying sebelum dilakukan pemungutan suara ulang