KETETAPAN

MAJELIS PERMUSYAWARATAN MAHASISWA

FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS INDONESIA

NO.010/TAP/MPM FTUI/2014

TENTANG:

FORMAT LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN

LEMBAGA EKSEKUTIF 2014

DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA

MAJELIS PERMUSYAWARATAN MAHASISWA

FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS INDONESIA

MENIMBANG

1. Bahwa perlu diciptakannya suatu kondisi kemahasiswaan yang dinamis dan

berkesinambungan di Fakultas Teknik Universitas Indonesia.

2. Bahwa perlu adanya penyerahan Laporan Pertanggungjawaban BEM FTUI, IMD dan IMPI

FTUI, BO FTUI, BOK FTUI, BSO FTUI, dan KPD FTUI periode 2014

MENGINGAT

1. Kode Etik IKM FTUI

2. Garis-garis Besar Haluan IKM FTUI

3. Peraturan Rumah Tangga

a. BAB II pasal 17 ayat (13) dan (19), pasal 18 ayat (7)

b. BAB III pasal 27 ayat (4) dan (6)

c. BAB IV pasal 37 ayat (6)

d. BAB V pasal 45 ayat (5)

e. BAB VI pasal 52 ayat (6) dan (7)

f. BAB VII pasal 61 ayat (6)

g. BAB VIII pasal 73 ayat (6)

h. BAB IX pasal 83 ayat (6)

MEMPERHATIKAN

1. Sidang Pleno Majelis Permusyawaratan Mahasiwa Fakultas Teknik Universitas Indonesia

pada hari Jumat, 7 Februari 2014

MENETAPKAN

1. Format Laporan Pertanggungjawaban Lembaga Eksekutif 2014, terlampir.

2. Ketetapan ini berlaku sejak tanggal ditetapkan

Ditetapkan di : Ruang MPM FTUI, Depok

Pada Hari : Jumat

Tanggal : 7 Februari 2014

Pukul : 15:41 WIB

MAJELIS PERMUSYAWARATAN MAHASISWA

FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS INDONESIA

Bramka Arga Jafino Khaerunisa Sabitha

Ketua Umum Sekretaris Umum

Tembusan :

1. Ketua BEM FTUI 2014

2. Ketua-ketua IMD dan IMPI 2014

3. Ketua-ketua BO, BOK, BSO, dan KPD 2014

LAMPIRAN TAP NO.010/TAP/MPM FTUI/2014

FORMAT LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN

A. ATURAN UMUM

Waktu pengumpulan LPJ:

BEM, IMD/IMPI, dan KPD setiap triwulan

BO, BOK, dan BSO setiap semester

Tiap halaman diberi kop surat

Ditulis dengan huruf Times New Roman font 12 spasi single

Seluruh LPJ dikumpulkan dalam dalam bentuk softcopy dalam bentuk pdf

Pada LPJ akhir digabungkan menjadi satu compact-disc yang berisi segala bentuk softcopy

(LPJ, notulensi, surat keluar, laporan keuangan, dan dokumentasi kegiatan lembaga)

Khusus untuk laporan keuangan mengikuti kesepakatan rakoor kebendaharaan apakah

hardcopy atau softcopy

B. FORMAT PEMBUKUAN

1. Sampul

2. Kata Pengantar

3. Daftar Isi

4. Pendahuluan dari Ketua

a. Gambaran Umum

Kondisi lembaga secara keseluruhan.

Pandangan terhadap bidang.

b. Pencapaian Visi dan Misi Lembaga Disertai Bukti.

Bagaimana pencapaian visi dan misi lembaga selama periode yang sudah berjalan.

Di evaluasi berdasarkan parameter keberhasilan yang disepakati lembaga di

awal kepengurusan.

Pencapaian dibuat secara progresif: sesuai dengan progress yang telah dicapai

di triwulan tersebut

Perkiraan persentase pencapaian visi misi lembaga berdasarkan data dan

analisis yang sudah dijelaskan sebelumnya pada periode yang sudah berjalan.

c. Keharmonisan Internal Lembaga.

Bagaimana kondisi keharmonisan internal lembaga di triwulan tersebut.

d. Pemberdayaan stakeholder.

Bagaimana kondisi koordinasi Ketua Lembaga dengan pihak-pihak di luar

kelembagaan selama periode yang sudah berjalan dan kerjasama apa saja yang

sudah dilakukan.

e. Pemberian tugas dari ketua lembaga kepada bidang/individu.

Tugas yang dimaksud adalah definisi tugas yang sesuai dengan GBPK 2014.

Daftar tugas apa saja yang diberikan kepada bidang atau individu terkait dan

akan dievaluasi pelaksanaan tugasnya pada LPJ bidang.

Keterangan: Poin a-e ditulis maksimal 8 halaman.

5. Deskripsi Kerja Bidang.

6. LPJ Sekum dan Kesekretariatan

a. Pencapaian Visi dan Misi bidang atau Parameter Capaian arahan Ketua.

Bagaimana pencapaian visi dan misi atau parameter capaian arahan ketua selama

periode yang sudah berjalan.

Dievaluasi berdasarkan parameter keberhasilan yang disepakati di awal

kepengurusan.

Pencapaian dibuat secara progresif: sesuai dengan progress yang telah dicapai

di triwulan tersebut

b. Tugas

List tugas yang diberikan oleh ketua lembaga (jika ada)

Gambaran Pelaksanaan Tugas

Evaluasi Tugas

Solusi atas Evaluasi Tugas

c. Evaluasi Pelaksanaan Kurikulum Kaderisasi dan Ketercapaian SPJ

Gambaran pelaksanaan kurikulum kaderisasi

Seberapa jauh ketercapaian SPJ oleh pengurus lembaga.

d. Gambaran Umum.

Koordinasi BPH-BP

Koordinasi antar BPH

Analisis SWOT bidang.

-Strength

-Weakness

-Opportunity

-Threat

C. Program kerja proyek dan non proyek (dibahas per program kerja).

Jenis Program Kerja (Keberlanjutan/Advokasi/Pembekalan/Penggerak

Perubahan/Penyesuai Kebutuhan)

Tujuan Program Kerja (berdasarkan borang konsep)

Pencapaian parameter.

Evaluasi, terdiri atas:

- Evaluasi pelaksanaan poin kerja (hanya untuk proker dari GBPKD)*

- Evaluasi pencapaian nilai dan/atau skill (hanya untuk proker dari RIP)*

- Evaluasi ketercapaian kebutuhan (hanya proker penyesuai kebutuhan)*

- Evaluasi Keefektifan bentuk.

- Evaluasi teknis pelaksanaan

- Evaluasi waktu pelaksanaan, disertakan waktu pelaksanaan yang

direncanakan dan waktu pelaksanaan yang sebenarnya (apakah sesuai dengan

yang telah ditentukan pada timeline awal atau tidak)

- Penjelasan perubahan pada pelaksanaan

Solusi atas evaluasi program kerja.

f. Penutup, terdiri atas:

Kesimpulan.

Rencana strategis bidang, terdiri atas:

- Rencana strategis di triwulan tersebut sebagai gambaran untuk tahun depan.

- Rencana strategis triwulan selanjutnya.

g. Lampiran, terdiri atas:

Presensi (Rapat bidang dan rapat BPH Lembaga)

Usulan format daftar hadir.

Notulensi

Dokumentasi

h. Penilaian ketua umum

- Koridor penilaian dengan sudut pandang program kerja

- Koridor penilaian dengan sudut pandang Kinerja Bidangb

7. LPJ Bendum dan Laporan Keuangan

Sama dengan LPJ Sekum s.d. Penilaian Ketua Umum namun ditambah dengan laporan

keuangan.

8. LPJ Bidang-Bidang

Sama dengan LPJ Sekum s.d. Penilaian Ketua Umum (kecuali lampiran presensi rapat

BPH Lembaga)

9. Rencana Strategis Lembaga untuk kedepannya

a. Ditulis oleh Ketua Lembaga

b. Keterangan:

Rencana strategis terdiri atas:

- Rencana strategis di triwulan tersebut sebagai gambaran untuk tahun depan.

-Rencana strategis triwulan selanjutnya.

Dalam LPJ akhir, selain berisi yang di atas juga berisi tentang rekomendasi untuk

masa kepengurusan berikutnya

10. Kata Penutup

a. Ditulis oleh Ketua Lembaga

11. Lampiran:

Kesekretariatan

a. Timeline lembaga

b. Daftar Surat Keluar (nomor urut, tanggal publikasi surat, nomor surat, tujuan,

perihal) dalam bentuk tabel

c. Daftar Surat Masuk (nomor urut, tanggal publikasi surat, nomor surat, pengirim,

perihal) dalam bentuk tabel

d. Daftar Inventarisasi lembaga (nomor urut, nama barang, jumlah, kondisi) dalam

bentuk tabel

e. Notulensi Rapat BPH (boleh di scan. Formatnya mengikuti kesepakatan format

notulensi)

f. Notulensi Rapat Bidang (boleh di scan. Formatnya mengikuti kesepakatan format

notulensi)

g. Absensi rapat BPH dan rapat bidang

Lampiran (hanya ditaruh pada LPJ akhir/triwulan ke 3)

a. Surat Masuk (softcopy/di-scan) digabungkan selama satu periode

b. Surat Keluar (softcopy) digabungkan selama satu periode

Struktur lembaga

Database Pengurus [nama, jurusan, angkatan, bidang, jabatan, tempat tanggal lahir,

nomor HP, email, alamat (kosan dan rumah)]

LPJ Kepanitiaan

Format:

a. Sampul

1) Tulisan: Laporan Pertanggungjawaban

2) Nama Kepanitiaan

3) Logo Kepanitiaan/Lambang Lembaga

4) Nama Lembaga yang bersangkutan

5) Tulisan: Ikatan Keluarga Mahasiswa Fakultas Teknik Universitas Indonesia

6) Tahun

b. Kata Pengantar

Ditulis oleh Ketua Panitia

c. Daftar Isi

Gambaran Umum Ketua Panitia terhadap kepanitiaan yang diketuainya

secara keseluruhan selama kepanitiaan berjalan.

e. Pendahuluan

1) Nama Kegiatan

2) Tujuan

3) Bentuk

4) Perencaaan

Sasaran

Alokasi Dana

Alokasi Waktu

Alokasi Tempat

Alokasi SDM

Parameter keberhasilan

f. Pelaksanaan waktu: apakah sesuai dengan target waktu yang telah direncanakan

pada timeline awal atau tidak.

g. LPJ Ketua Panitia

Pencapaian visi misi atau parameter pencapaian SC.

Pencapaian Nilai dan/atau skill yang ditanamkan pada proker ini.

Bagaimana kondisi koordinasi Ketua Panitia dengan setiap bidang selama

kepanitiaan berjalan

Bagaimana kondisi koordinasi Ketua Panitia dengan setiap pihak-pihak di

luar kepanitiaan selama kepanitiaan berjalan

h. LPJ Bidang-Bidang (sekum, bendum, dan bidang-bidang lain)

i) Deskripsi Kerja

ii) Gambaran Umum

Menjelaskan bagaimana kepengurusan bidang tersebut selama kepanitiaan

berjalan

a) Koordinasiantar BPH

b) Koordinasi BPH dengan BP

c) Analisis SWOT bidang

iii) Perencanaan

iv) Pelaksanaan (misal: kendala dan solusi)

i. Pencapaian Parameter Keberhasilan

j. Evaluasi

Jabarkan hal-hal yang terjadi pada saat pelaksanaan kegiatan serta data-data

kuantitatif yang ada secara efektif

k. Penutup (kesimpulan dan saran)

l. Lampiran

Proposal Sponsorship

Kesekretariatan:

i. Struktur Kepanitiaan

ii. Database Panitia

iii. Timeline kegiatan

iv. Notulensi dan Presensi rapat

v. Surat Masuk

vi. Surat Keluar

Operasional:

i. Petunjuk teknis Acara

ii. Petunjuk Pelaksanaan

Laporan Keuangan

Publikasi (softcopy)

Dokumentasi (softcopy)

Database jaringan eksternal.